Definicin de Programa Operativo Anual (POA) El sistema presupuesto por programas, divide su estructura en funciones, programas, y proyectos, siendo

en esta ltima clasificacin donde surge la conceptualizacin del Programa Operativo Anual (POA). El programa operativo es un programa concreto de accin de corto plazo, que emerge del plan de largo plazo, y contiene los elementos (objetivo, estrategia, meta y accin) que permiten la asignacin de recursos humanos y materiales a las acciones que harn posible el cumplimiento de las metas y objetivos de un proyecto especfico. Los programas operativos se confeccionan en trminos de unidades fsicas de producto final o volumen de trabajo. Calculando los costos sobre los resultados esperados y distribuyendo los recursos financieros necesarios por partidas, segn el objeto del gasto (clasificacin contable), para solventar los costos a travs de un presupuesto. Los costos acumulados de cada proyecto darn como resultado el costo total de cada proyecto, y sucesivamente de programa y funcin, as como el costo total de cada dependencia; proporcionando con esta valoracin los elementos necesarios para la toma de decisiones respecto de la distribucin de recursos que realizan los rganos de gobierno de la Universidad, ya que se conoce la magnitud de las erogaciones presupuestarias en todos y cada uno de los niveles, as como de las unidades a las que se destinan los recursos. Esta herramienta de planeacin, organizacin y control de nuestras actividades cotidianas, ofrece en el corto plazo la certidumbre de las acciones a realizar; la despolitizacin de la misma; claridad en la relacin costo-beneficio; hace posible el seguimiento del avance de metas y la participacin en bolsas de recursos para los proyectos que trabajan con mayor eficiencia.

1. Objetivos del Programa Operativo Anual Los objetivos del POA son: Uniformar la conceptualizacin y presentacin de los programas de trabajo, permitiendo realizar estudios comparativos entre las actividades que realizan las diferentes unidades administrativas. Evaluar los beneficios y los costos de cada programa, permitiendo con ello fijar prioridades de accin. Estudiar el grado de compatibilidad y consistencia interna de cada programa, a travs de la relacin de las metas cualitativas y cuantitativas con el resultado final de las tareas realizadas.

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Establecer coeficientes de rendimiento de los recursos para medir la eficiencia con que se utilizan y determinar la consistencia entre las metas y los medios empleados para lograrlas. Facilitar la coordinacin entre la planeacin operacional (de corto plazo), con el Plan Institucional de Desarrollo (de mediano y largo plazo). Identificar y medir los costos de los resultados finales, tanto unitariamente como a nivel general, facilitando la integracin del presupuesto anual. Desarrollar una herramienta que facilite la contabilizacin de los gastos y la generacin de estados financieros que permitan la evaluacin econmica y global de la institucin.

2. Lineamientos para la coordinacin del Plan Institucional de Desarrollo y los planes operativos anuales Para poder verificar la congruencia que debe existir entre los planes operacionales anuales y el Plan Institucional de Desarrollo, es necesario especificar las normas que permitirn la evaluacin de los resultados.

Deben definirse las funciones sustantivas de la institucin, as como la estructura organizacional que permita su realizacin. Es indispensable describir las polticas que se implementarn para orientar al cumplimiento de las funciones. Presentar el resumen de la clasificacin econmica del gasto, analizando la distribucin global entre el gasto operacional, las inversiones o las transferencias para verificar su congruencia con las polticas de austeridad o de desarrollo y el cumplimiento de las funciones sustantivas. Definir los centros de responsabilidad y asignarles una catalogacin que est acorde con las reas de funcionalidad, predeterminadas en la estructura organizacional. Definir la estructura programtica, que permita el logro de los objetivos institucionales, de acuerdo a los pasos siguientes:

Describir brevemente los objetivos generales de mediano y largo plazo de la institucin. Determinar las relaciones de agrupamiento y subordenacin entre las funciones sustantivas, programas y proyectos. Explicitar en el nivel ms analtico (proyecto) las acciones que permitan alcanzar los objetivos de corto plazo y que representan avances del mediano y largo plazo. Es conveniente distinguir los programas de acuerdo a la clasificacin econmica del gasto (operacionales, inversin y transferencias). Numerar y subordenar los conceptos de la estructura.

Los proyectos deben detallarse, indicando sus componentes principales como son:

Su identificacin (de acuerdo a la estructura programtica) y relacin con las funciones sustantivas de la institucin.

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Asignacin de responsabilidad, con base en el identificador de unidades de la estructura organizacional. Los objetivos especficos y la estrategia a utilizar para lograrlos. Las metas establecidas en funcin del resultado final deseado, que se pretenden alcanzar en el futuro inmediato. Las acciones que hay que realizar, para dar cumplimiento a las metas y objetivos, as como su calendarizacin; indicando la unidad de medida del resultado final y estableciendo en trminos cuantitativos su magnitud. Los recursos necesarios para llevar a cabo las acciones y el tiempo en que sern requeridos.

Resumir la estructura global de los costos totales de los proyectos, realizando

clasificaciones cruzadas de proyectos y objeto de gasto, as como de los costos y las unidades responsables; para analizar tanto la incidencia de los diferentes conceptos de gasto, como la apreciacin del consumo de recursos de cada proyecto y de cada unidad responsable. Asignar los techos financieros, como producto del anlisis de la relacin entre los planes institucionales, la disponibilidad de recursos y la definicin de prioridades. Facilitar la ejecucin de de las acciones, mediante la disponibilidad de los recursos (humanos, materiales, sistemas, tecnologa y liderazgo), que se hayan comprometido. Establecer los mtodos de reportes de actuacin para darle seguimiento al cumplimiento de las metas contra lo planeado, tanto cualitativa como cuantitativamente. Definir los parmetros de medicin de las acciones para supervisar y evaluar la relacin costo - beneficio de cada proyecto, as como la eficiencia del trabajo de los recursos humanos y de las unidades responsables en su conjunto. Informar a planificadores y directivos los resultados del proceso de control, para que tomen decisiones respecto a las desviaciones y reorientacin de actividades. Globalizar la informacin para analizar y evaluar el desarrollo de la institucin.

3. El ciclo presupuestario El ciclo presupuestario es un proceso que permite elaborar, ejecutar y controlar la asignacin presupuestal a las diversas actividades que realiza la institucin para dar cumplimiento a sus objetivos. Este ciclo comprende las siguientes etapas. 5.1 5.2 Formulacin Discusin y Aprobacin

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5.3 5.4 5.5 Ejecucin Control Evaluacin

3.1 Formulacin La formulacin inicia con la programacin presupuestaria, que es el planteamiento peridico, (generalmente anual) que permite definir los componentes concretos de las actividades que se pretende realizar en el periodo inmediato de operaciones. Este planteamiento implica: Definir los niveles de actividad, que es la forma de vincular el plan de corto plazo con el de largo plazo de la institucin, y debe provenir de una instruccin especfica de las autoridades. Formular en cada unidad administrativa un programa de trabajo de acuerdo a criterios de prioridad, lmites de tiempo, calidad y costo. Supervisar los programas de trabajo por parte de los niveles de autoridad superiores, siendo para ello necesario, que el programa contenga un resumen, que permita un juicio global acerca de su contenido. Concentrar los programas de diversas unidades administrativas por dependencias, para evaluar la participacin de estas ltimas en el plan global de la institucin, la evaluacin mencionada servir para visualizar contradicciones, cuellos de botella, necesidades de ampliacin o reduccin de proyectos, reclasificaciones funcionales o coordinacin de las actividades de organismos conexos. Por ltimo presentar al ms alto nivel de ejecucin el plan global para su sancin y autorizacin.

3.2 Discusin y Aprobacin Si bien es cierto que en el proceso de formulacin del presupuesto intervienen todos y cada uno de los niveles jerrquicos de la institucin, corresponde a los directivos de mayor nivel su discusin y aprobacin. Es importante que los participantes en esta revisin tengan una actitud crtica pero a la vez comprensiva y que conozcan profundamente los problemas de la institucin, ya que el objetivo de esta actividad es el enriquecimiento del proyecto presupuestario, aportando ideas que clarifiquen las necesidades reales que pretende solventar la institucin. El proceso de discusin debe estar organizado de tal manera que se limiten los excesos que pretendan desarticular el presupuesto, desvirtuar las actividades prioritarias de dependencias contrarias, es por ello necesario contar con defensores que tengan pleno conocimiento de los problemas presupuestarios y conozcan las

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consecuencias de los proyectos que plantean. Pero sobre todo debe existir una plena conciencia de que el plan global es un todo y no la suma de proyectos aislados.

3.3 Ejecucin Una vez autorizado el programa presupuestario se procede a ejecutarlo: iniciando con los ajustes reformulaciones presupuestales aprobadas; enseguida se realizan las asignaciones presupuestales que estarn condicionadas por las fuentes de ingreso disponibles; se procede a la disposicin de recursos para poder realizar las actividades por medio de solicitudes de uso de recursos, mismas que pasaran por un proceso de revisin y autorizacin: primero del departamento presupuestal para verificar que el recurso haya sido programado. Y segundo por los responsables de la administracin financiera para comprobar la disponibilidad de los recursos.

3.4 Control El control es el examen detallado de las actividades realizadas para verificar su eficiencia legalidad y contribucin a los fines institucionales, el cual se efecta por medio de las herramientas de contabilidad y auditoria. La contabilizacin es el registro sistemtico de las disposiciones de recursos que genera cada unidad administrativa, respecto a cada proyecto y cuya acumulacin y estructuracin originar reportes que permitirn el anlisis de la gestin administrativa de todos los ejecutantes del presupuesto. La contabilidad debe esta estructurada de tal manera que sea compatible con la presupuestacin; que permita determinar la responsabilidad de las unidades administrativas; que propicie la medicin de los costos de las actividades y proyectos y de a conocer resultados financieros que faciliten la administracin de la institucin. La revisin de los registros contables se llama auditoria y puede efectuarse desde el interior exterior de la institucin pero en ambos casos ofrecer informacin que permita tomar medidas correctivas respecto a las desviaciones encontradas.

3.5 Evaluacin Es evidente que la planificacin, programacin y presupuestacin encuentran su razn de ser en el proceso de relacionar los objetivos institucionales con los recursos disponibles para obtener resultados que permitan evaluar las acciones, servicios productos que genera la institucin, prestando mayor atencin a los logros que al consumo de bienes que slo son los medios para el cumplimiento de las funciones.

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Esta presupuestacin por programas y actividades que ha obligado a las unidades administrativas a formular programas especficos de trabajo y a comprometerse al cumplimiento de ciertas metas, debe incluir mecanismos para asegurar que la planificacin sea adecuada; precisin en la asignacin de recursos; una definicin precisa y equilibrada de responsabilidades y la inexistencia de duplicidades funcionales. Por ltimo, evaluar la eficiencia con que operan las diferentes unidades administrativas que aplican el presupuesto, requiere de una serie de indicadores de rendimiento que permita la comparacin entre proyectos similares contra estndares institucionales propios y/o de otros organismos. Pero siempre el propsito esencial de toda evaluacin ser medir los resultados y estos en una institucin universitaria estn vinculados al grado de cumplimiento de nuestra misin acadmica. 4. Definicin de conceptos generales Esta seccin tiene como propsito, explicar el lenguaje y terminologa que integran el marco conceptual que sustenta la estructura funcional y jerrquica del Programa Operativo Anual. Accin. En la operacin especfica que forma parte de un proceso destinado a producir un resultado determinado. Expresa la manera cmo vamos a poner en movimiento los recursos humanos y materiales encaminados a la realizacin de las metas, debiendo ser factibles de cuantificar y calificar. Es el medio que permitir dar seguimiento a la eficiencia de los recursos humanos y materiales con que cuenta la UACJ, as como a la congruencia del crecimiento de las unidades responsables con el desarrollo institucional predeterminado. Calendarizacin de metas y acciones. Consiste en distribuir entre los meses del perodo-operacional las acciones que previamente han sido cuantificadas y calificadas con unidades de medida. Catlogo de artculos. Es un listado de recursos materiales que se ordenan alfanumricamente, comprende: clave del artculo, la descripcin, la unidad de medida, el costo unitario y la partida. El nmero de clave del artculo es una composicin de nmeros y letras cuyo significado es importante. Unidad de medida, indica la manera en que se adquieren los artculos ejemplo: pieza, hoja, caja, rollo, kilo, pliego, etc. Costo. Es el precio actualizado del artculo.

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Catlogo de unidades de medida de las acciones. 1 Es la estructuracin de los conceptos de unidad de medida, que consiste en asignar un nmero consecutivo a cada forma de medir una accin, describindolas y ordenndolas de modo alfabtico. Clasificador por objeto de gasto. Es un ordenamiento contable de los diferentes conceptos de recurso, a los que se les asigna un nmero y una descripcin, esta compuesto de tres elementos que son las cuentas totalizadoras; las cuentas de mayor; subcuentas y/o sub-subcuentas. Clasificador por objeto del ingreso. Es la ordenacin del origen de los recursos de que dispone la Universidad para el cumplimiento de sus funciones. La estructura se compone de grupos, subgrupos y conceptos especficos, que se numeran y describen en un catlogo. Estrategia. Es una lnea general de accin que relaciona las ventajas competitivas con las fuerzas de medio ambiente, garantizando que los objetivos se logren de la manera ms apropiada. Metas. Es la definicin concreta de qu queremos alcanzar en un perodo determinado. Es la especificacin de los objetivos. Son los resultados que se pretende alcanzar en un futuro inmediato. Objetivo. Es la expresin cualitativa y genrica de los fines que se tratan de alcanzar, que se derivan y concuerdan con la misin que la UACJ se ha fijado. Representan no slo el punto final de la planeacin, sino que tambin dirigen la accin. Y debe ser definido de manera que pueda ser utilizado como medida de comparacin en el momento de la evaluacin de los avances del proyecto. Plan. Es cualquier mtodo detallado de antemano para hacer algo. Es decir un curso de accin predeterminado. Planeacin. Es el proceso de decidir de antemano que se har y de que manera. Es la actividad integradora que busca aprovechar al mximo la efectividad total de una organizacin de acuerdo con sus objetivos. Plan Institucional de Desarrollo 1994 - 2000. Es el documento en donde la comunidad universitaria ha expresado su misin, objetivos, estrategias, polticas, metas y acciones a travs de los cuales promover el desarrollo de la UACJ para el perodo de 1994 - 2000.

A partir del ejercicio 2004 se ha actualizado el catlogo de unidades de medida, eliminndose las unidades de medida que nunca fueron utilizadas por los usuarios, suprimiendo trminos homnimos, y agregando unidades de medida tiles para medir el cumplimento de metas y logros acadmicos, derivados de los compromisos establecidos en el PIFI 3.0.

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Poltica. Es el conjunto de lineamientos, orientaciones, principios, normas y especificaciones concretas, apoyadas en consideraciones de tipo socio-econmico, cultural, cientfico y pedaggico, que responden al anlisis de exigencias de desarrollo nacional o estatal, que una institucin educativa establece y de acuerdo con las cuales dirige funciones sustantivas y adjetivas. Presupuestar. Es la determinacin de la cantidad de dinero que se necesita para adquirir los recursos y establecer de dnde se obtendr ese dinero. Presupuesto. Es un instrumento que contiene decisiones polticas que deben expresarse en accin; pero la accin debe ser planificada para que resulte efectiva y ejecutada al menor costo posible. Son planes que especifican los recursos financieros que generan y consumen las actividades a desarrollar en un perodo especfico. El programa con expresin numrica, permite a quienes toman las decisiones canalizar los recursos a las reas prioritarias o que justifican el beneficio que proporcionan. Presupuestacin de requerimientos. Es el conjunto de recursos asignados a un proyecto, indispensables para la realizacin de sus objetivos. Consiste en sumarizar la totalidad de requerimientos de insumos de todas y cada una de las acciones que necesita un proyecto para llevarlo a buen trmino. Presupuesto - programa. De acuerdo con Gonzalo Marttner es el instrumento que cumple el propsito de combinar los recursos disponibles en el futuro inmediato tras las metas de corto plazo, concebidas para la ejecucin de los objetivos de largo y mediano plazo. Programa. Es un instrumento diseado para el cumplimiento de las funciones de la institucin, en el que se establecen los objetivos generales, expresados de forma cualitativa y cuya ejecucin queda a cargo de unidades administrativas de alto nivel jerrquico y acordes con la estructura funcional. Programacin presupuestaria. Es una tcnica auxiliar que proporciona los instrumentos que permiten fijar en el corto plazo, las actividades concretas que deber ejecutar la institucin para lograr el cumplimiento de las metas de largo plazo determinadas en la programacin global (Plan Institucional de Desarrollo); obteniendo el nivel de gasto necesario del desarrollo econmico de un perodo determinado. Proyecto. Es un conjunto de acciones especficas y diferenciadas, encaminadas al logro de los objetivos de los programas a que pertenecen. Recursos. Es el conjunto de bienes y medios de que dispone una institucin para la realizacin de las actividades que le son propias. Pueden ser recursos humanos, materiales, financieros, sistemas y an bienes intangibles. Subunidad responsable. Son las dependencias como son las direcciones generales, subdirecciones y jefaturas de departamentos, que tiene como funcin la supervisin y control de actividades especficas realizadas por sus subordinados.

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Unidad de medida. Categora cualitativa y cuantitativa que permite la medicin de las acciones y como consecuencia la de las metas, objetivos, proyectos, etctera. Unidad responsable. Es la dependencia genrica - la Rectora y los institutos - que tiene a su cargo la direccin de subunidades con actividades homogneas.