Ibkk/12/8/05

LAPORAN PELAKSANAAN KEGIATAN MONITORING KINERJA KELEMBAGAAN INSPEKTORAT BIDANG KINERJA KELEMBAGAAN

I. Latar Belakang Kegiatan monitoring dan evaluasi merupakan bagian dari pelaksanaan tugas dan fungsi di Inspektorat Bidang Kinerja Kelembagaan (IBKK) yang dilakukan secara terus menerus atau secara berkala. Data dan informasi yang dikumpulkan dari kegiatan monitoring selanjutnya diolah untuk kemudian digunakan sebagai dasar evaluasi. Karena itu, kegiatan monitoring dan evaluasi di IBKK merupakan rangkaian dua kegiatan yang tidak terpisahkan. Pelaksanaan kegiatan monitoring dan evaluasi, antara lain dilakukan melalui kegiatan atau pertemuanpertemuan yang bersifat koordinatif dengan unit-unit kerja/instansi-instansi terkait. Dalam tahun 2005, ketiga kegiatan (koordinasi, monitoring, dan evaluasi) dilakukan dalam satu payung kegiatan monitoring, dikarenakan kesulitan untuk membedakan ketiga kegiatan tesebut dalam pelaksanaan Tupoksi IBKK. Agar kegiatan monitoring dapat dilaksanakan dengan efisien dan obyektif maka harus didukung oleh data dan informasi yang relevan, lengkap dan akurat (penyusunan data base, disusun dalam kegiatan tersendiri sejalan dengan kegiatan pengembangan konsep Sistem Manajemen Akuntabilitas Kinerja/SMAK). Adapun kegiatan monitoring yang dilakukan oleh IBKK adalah sebagai berikut: 1. Monitoring kinerja atas pelaksanaan Rencana Kerja (Renja) unit kerja, berdasarkan indikator kinerja dan target yang telah ditetapkan. 2. Monitoring pelaksanaan tugas pokok dan fungsi unit-unit kerja di lingkungan Kantor Meneg PPN/Bappenas. 3. Monitoring pelaksanaan tindak lanjut temuan pengawasan/pengaduan yang terkait dengan pengawasan kinerja. 4. Monitoring pelaksanaan kegiatan-kegiatan Kementerian PPN/Bappenas yang berada di daerah.

Ibkk/12/8/05

5. 6.

Analisis dan evaluasi kinerja, antara lain berdasarkan hasil monitoring di atas. Monitoring pelaksanaan Penyusunan Pedoman Manajemen Kinerja dan Pengukurannya untuk peningkatan kinerja Bappenas secara keseluruhan.

7.

Monitoring pelaksanaan Penyusunan Pedoman Audit Kinerja untuk kepentingan audit kinerja di lingkungan Kementerian Negara PPN/Bappenas.

8.

Monitoring atas pelaksanaan kegiatan Audit Kajian dari Unit Kerja Eselon II di lingkungan Kementerian Negara PPN/Bappenas.

9.

Monitoring pelaksanaan kegiatan Seminar Hasil Evaluasi Audit Kajian dan Persiapan Tahun Anggaran 2006.

II. Tujuan Kegiatan Tujuan dilakukannya kegiatan monitoring sebagai berikut: 1. Agar diketahui perkembangan pelaksanaan Rencana Kerja (Renja) lembaga/unit kerja berdasarkan indikator kinerja yang telah disepakati. 2. Agar dapat diketahui secara dini hambatan-hambatan dalam pelaksanaan Renja tersebut dan mencari solusinya. 3. Agar dapat diperoleh feedback dari hasil evaluasi untuk penyempurnaan Renja tahun selanjutnya (hasil/manfaat). 4. 5. Untuk memastikan pelaksanaan tindak lanjut temuan pengawasan kinerja. Agar terdapat kesamaan pandangan terhadap permasalahan antara inspektorat dengan unit kerja yang dievaluasi (melalui koordinasi) 6. 7. Agar tersedia data dan informasi sebagai masukan dalam penyusunan kebijakan. Mendiskusikan kegiatan IBKK khususnya penerapan SMAK dengan instansi-instansi terkait atau narasumber untuk memperoleh tanggapan/pandangan guna penyempurnaan di masa mendatang.

Ibkk/12/8/05

8.

Untuk mengetahui perkembangan pelaksanaan Penyusunan Pedoman Manajemen Kinerja dan Pengukurannya.

9. 10.

Agar dapat diketahui perkembangan pelaksanaan Penyusunan Manual Audit Kinerja. Untuk mengetahui hasil pelaksanaan kegiatan Audit Kajian Tahun Anggaran 2005 oleh Unit Kerja Eselon II.

11.

Untuk mengetahui hasil pelaksanaan kegiatan Seminar Hasil Evaluasi Audit Kajian serta Persiapan Tahun Anggaran 2006.

12.

Untuk memperoleh feedback dari hasil evaluasi kegiatan-kegiatan Inspektorat Bidang Kinerja Kelembagaan sebagai bagian dari langkah-langkah penyempurnaan kegiatan di Tahun Anggaran 2006.

13.

Untuk mengetahui perkembangan pelaksanaan rekomendasi hasil Audit Kajian yang telah dilakukan.

14.

Menyusun perencanaan tindak lanjut/follow up dari hasil monitoring yang telah dilaksanakan sebagai bagian dari proses penerapan sistem audit kinerja yang dirancang untuk lingkungan Kementerian PPN/Bappenas.

III.

Tahapan Kegiatan Tahapan kegiatan monitoring meliputi: 1. 2. 3. Mengadakan pertemuan-pertemuan pembahasan pelaksanaan kegiatan monitoring. Mengolah data dan informasi hasil monitoring. Menganalisis hasil pelaksanaan monitoring sehingga dapat dijadikan bahan masukan untuk evaluasi terhadap pelaksanaan Renstra/Renja lembaga dan Renja unit-unit kerja; dan penyempurnaannya di masa mendatang. 4. Melakukan penilaian/evaluasi kinerja pelaksanaan tupoksi/Renja dengan (di dalamnya inheren/termasuk evaluasi dan koordinasi)

mempertimbangkan antara lain hasil-hasil monitoring.

Ibkk/12/8/05

5.

Melakukan pertemuan-pertemuan koordinasi dengan unit-unit pengawasan/ instansi lain dalam rangka pengembangan sistem pengawasan/evaluasi kinerja.

6.

Mengadakan pertemuan-pertemuan pembahasan rencana pelaksanaan kegiatankegiatan TA 2006 beserta format pelaksanaan kegiatan monitoring terkait.

7.

Mengadakan pembahasan internal (organisasi/unit kerja) untuk menganalisa lebih lanjut hal-hal yang memerlukan perbaikan dalam pelaksanaan program atau kegiatan TA 2007 antara lain penyempurnaan Penyusunan Pedoman Manajemen Kinerja dan Pengukurannya serta Pedoman Audit Kinerja

8.

Melakukan

penilaian/evaluasi

kinerja

pelaksanaan

tupoksi/Renja

dengan

mempertimbangkan antara lain hasil-hasil monitoring dari kegiatan Audit Kajian TA 2005. 9. Melakukan pertemuan-pertemuan koordinasi dengan unit-unit kerja eselon II internal Bappenas untuk membahas hasil evaluasi melalui kegiatan Seminar atau Diskusi Terfokus.

IV. Keluaran/Hasil (Output/Outcome) Pelaksanaan Monitoring Kinerja 1. Uji Coba Penerapan Sistem Manajemen Akuntabilitas Kinerja (SMAK) di beberapa instansi (melalui kuesioner dan wawancara) a Pelaksanaan: Pelaksanaan monitoring dilakukan melalui beberapa kegiatan yaitu:

1). mencari data/informasi yang sangat erat kaitannya dengan pengembangan sistem pengawasan kinerja yang akan dikembangkan melalui payung Sistem Manajemen Akuntabilitas Kinerja (SMAK) yang sudah mencapai tahap uji coba baik secara internal maupun eksternal. Secara Internal dilakukan dalam lingkup Kementerian PPN/Bappenas dengan melakukan pre test kepada beberapa responden yang diambil dari beberapa unit kerja eselon (UKE) II secara acak sebanyak 7 orang. Secara eksternal dengan melakukan peninjauan ke lapangan (survey) dengan sasaran beberapa Kantor Bappeda dan Kantor Dinas di 8 Propinsi yang tugas pokok dan fungsinya berkaitan erat dengan penyusunan rencana kerja, program, dan anggaran, serta terkait dengan pelaksanaan proyek Bappenas yang dilakukan di beberapa propinsi tersebut;

Ibkk/12/8/05

2). Melakukan monitoring dan koordinasi pengawasan kinerja kelembagaan yang terkait dengan pengembangan sistem kinerja dalam lingkup Kementerian PPN/Bappenas melalui kegiatan rapat koordinasi lintas unit kerja terkait, menindaklanjuti laporan pengawasan kinerja dari unit kerja terkait. Untuk mendapatkan hasil yang sesuai dengan sasaran monitoring, maka setelah pengisisan kuesioner dilanjutkan dengan wawancara terhadap responden mengenai hasil isian kuesioner, kondisi manajemen organisasi, pelaksanaan koordinasi yang dilakukan selama ini yang ada hubungannya dengan kegiatan keproyekan di Bappenas, dan mengumpulkan data/informasi model monitoring dan pengawasan kinerja dalam organisasi tersebut. b. Analisis hasil pelaksanaan 1) Dari hasil analisis pelaksanaan uji coba Sistem Manajemen Akuntabilitas Kinerja (survey) tersebut dapat disimpulkan sebagai berikut: a) Terjadi inskonsistensi dalam pengisian sehingga terjadi perbedaan yang mempengaruhi hasil penilaian, seperti antara hasil kerja dikaitkan dengan proses yang ada dalam organisasi (hasil kerja rata-rata baik, namun jika dilihat dari proses ada yang tidak menunjang) b) Diindikasikan sistem manajemen organisasi berjalan hanya dikarenakan faktor kepemimpinan yang baik saja. Hal ini terlihat dari tingginya penilaian terhadap kepemimpinan namun dalam proses dan hasil kerja ada beberapa yang tidak mengeluarkan hasil yang baik. Dengan demikian kategori perbaikan

berkelanjutan dan kategori yang lainnya perlu juga disempurnakan. c) Rata-rata penilaian yang dilakukan terhadap pengembangan sumber daya manusia masih menunjukkan penilaian yang rendah/sangat rendah dan ini harus dicari pemcahannya/dibuat kebijakan manajemen SDM yang terstrategi. d) Masih belum jelasnya pengertian Nilai Inti Budaya Organisasi (NIBO) dengan budaya kerja,. Hal ini dikarenakan masih ada beberapa responden mengisi bahwa NIBO sudah ada di organisasi. NIBO lebih ditekankan kepada gambaran organisasi dalam merespon dan mensosialisasikan kebutuhan stakeholder ke dalam program-program yang disusun dalam rangka peningkatan kesejahteraan masyarakat (keinginan/keikutsertaan dari masyarakat dalam pelaksanaan

Ibkk/12/8/05

pembangunan diaspirasikan). Manajemen kinerja sudah ada dibeberapa organisasi dan apakah hal itu benar-benar sudah berjalan/ada perlu menjadi pertanyaan/klarifikasi 2) Hasil dari pelaksanaan monitoring dan koordinasi pengawasan kinerja dapat disimpulkan sebagai berikut: a) Pelaksanaan dilakukan tetap dengan mengacu pada konsep-konsep yang terdapat dalam Sistem Manajemen Akuntabilitas Kinerja dihubungkan dengan pelaksanaan monitoing dan koordinasi yang dilakukan melalui rapat-rapat koordinasi dengan unit kerja terkait, membantu dalam penyusunan sistem prosedur yang berkaitan dengan pelaksanaan manajemen organisasi di Kementerian PPN/Bappenas dengan tetap mengacu kepada Renstra dan Renja yang ada. Penyusunan SOP dilakukan dalam rangka pengembangan sistem manajemen internal untuk memudahkan unit kerja eselon II menterjemahkan undang-undang no. 17 tahun 2001 mengenai Keuangan Negara dan UndangUndang no 25 tahun 2003 mengenai Sistem Perencanaan Pembangunan Nasional. b) Melakukan kerja sama dengan beberapa organisasi di luar Kementerian PPN/Bappenas dalam mengembangkan Sistem Manajemen Akuntabilitas Kinerja kedepan melalui pelaksanaan pre test pelaksanaan SMAK. c) Melakukan koordinasi dalam penyusunan tugas pokok dan fungsi unit kerja eselon II dengan biro Perencanaan, Organisasi, dan Tata laksana. Koordinasi dilakukan berdasarkan kesamaan kepentingan bersama untuk memudahkan masing-masing UKE II menterjemahkan tugas pokok dan fungsinya kedalam kegiatan-kegiatan yang akan dilakukan, disamping itu juga untuk

memudahkan Biro Perencanaan, Organisasi, dan Tata laksana dan Inspektorat Bidang Kinerja Kelembagaan dalam melakukan penyusunan rencana kerja dan evaluasi atas hasil pelaksanaan rencana kerja UKE II tersebut.

Ibkk/12/8/05

c. Rekomendasi 1) Perlu dibuat suatu sistem yang terkoordinasi dalam pelaksanaan monitoring dan kordinasi pengawasan kinerja di Kementerian PPN/Bappenas dengan mengikut sertakan unit-unit kerja terkait dalam rangka perbaikan sistem manajemen akuntabilitas kinerja kelembagaan yang arahnya ditujukan pada penerapan nilai-nilai budaya yang transparan, akuntabel, dan partisipatif. Dengan demikian perlu dirumuskan kembali langkah-langkah yang sesuai dengan kondisi organisasi Kementerian PPN/Bappenas khususnya yang berkaitan dengan pola pelaksanaan monitoring dan evaluasi yang terjadwal dan mempunyai maknya yang penting dalam menindaklanjuti penyusunan rencana kerja Unit Kerja Eselon II yang didasari atas hasil analisis pelaksanaan monitoring dan evaluasi baik yang dilakukan oleh unit kerja itu sendiri atau unit kerja yang bertanggung jawab terhadap hasil pelaksanaan kegiatan di lingkungan Kementerian PPN/Bappenas (Sekretariat Utama/Biro Perencanaan, Organisasi, dan Tata Laksana, Inspektorat Utama). 2) Sistem Manajemen Akuntabilitas Kinerja dapat dijadikan dasar dalam

pengembangan/perbaikan sistem manajemen organisasi di lingkungan Kementerian PPN/Bappenas dalam rangka membantu menjalankan sistem/prosedur operasional yang sudah ada khususnya yang terkait dengan tugas pokok dan fungsi organisasi sebagai Think Tank, koordinator dan administrator, dan membantu dalam pengambilan keputusan bagi pimpinan.

2. Monitoring terhadap pelaksanaan Rencana Kerja (Renja) Tahun 2005 a. Pelaksanaan. Pelaksanaan monitoring dilakukan dengan mengumpulkan data-data yang terkait dengan pelaksanaan rencana kerja Kementerian Negara PPN/Bappenas. Dalam hal ini data-data yang digunakan terutama bersumber dari Buku Rencana Kerja dan Anggaran Tahun 2005 yang dikeluarkan oleh Biro Perencanaan, Organisasi dan Tata Laksana (Renortala) Agustus 2005, dan Laporan Pemantauan Pelaksanaan Program/Kegiatan APBN Tahun 2005 (data per September 2005 ) yang dikeluarkan oleh Biro Renortala, Oktober 2005. Dari Laporan Pemantauan Pelaksanaan Program/Kegiatan APBN Tahun 2005 tersebut diketahui beberapa permasalahan sebagai berikut:

Ibkk/12/8/05

1). Secara keseluruhan realisasi penyerapan dana Kementerian Negara PPN/ Bappenas sampai dengan akhir September 2005 baru mencapai 50,94% atau sebesar Rp. 133.814.271.494,- yang terdiri dari dana RM 51,55% dan dana PHLN 49,59%; 2). Program dengan realisasi penyerapan dana terendah untuk Anggaran Bagian 55 terdapat pada program Penataan Kelembagaan dan Ketatalaksanaan yaitu hanya sebesar 25,59%. Sedangkan realisasi penyerapan dana terendah untuk Anggaran Bagian 69 terdapat pada program Peningkatan Sarana dan Prasarana Aparatur Negara yaitu masih 0%; 3). PPA dengan realisasi penyerapan dana terendah untuk anggaran bagian 55 terdapat pada PPA Deputi Bidang Pendanaan Pembangunan yaitu hanya sebesar 8,95%, sedangkan realisasi penyerapan dana terendah untuk anggaran bagian 69 terdapat pada PPA Pengembangan Sistem Elektronik Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah yaitu masih 0%. Hambatan yang dikemukakan untuk kegiiatan ini adalah karena usulan-usulan kegiatan masih dalam tahap proses pelelangan, sedangkan untuk pendidikan dan pelatihan belum dilaksanakan.

b. Analisis Hasil Pelaksanaan. Berdasarkan pemantauan yang dilakukan oleh Biro Renortala disebutkan bahwa penyebab rendah dan lambatnya pencapaian target realisasi penyerapan dana secara umum adalah sebagai berikut: 1). Lambatnya proses penyelesaian dokumen DIPA tahun 2005 yang baru terbit pada April 2005, sehingga kegiatan proyek secara efektif baru dapat dimulai pada sekitar Mei 2005; 2). SDM pengelola keuangan dengan sistem baru belum dapat menyesuaikan; 3). Jumlah uang persediaan (JUP) terbatas, sehingga pembayaran hanya dapat dibayar dengan jumlah terbatas (kecil/sedikit); 4). Kesulitan dalam pengajuan tambahan uang persediaan (TUP) yang terkait dengan PPA lain, dan; 5). Tidak adanya juklak dan juknis mengenai proses pengelolaan keuangan dengan sistem baru sehingga proses pencairan anggaran yang memerlukan waktu cukup lama yang

Ibkk/12/8/05

umumnya masih dihadapi oleh para PPA sampai saat ini juga menyebabkan rendahnya pencapaian target realisasi. Berdasarkan pemantauan yang dilakukan oleh Inspektorat Bidang Kinerja Kelembagaan, terdapat beberapa permasalahan utama dalam pelaksanaan dan pelaporan Renja tahun 2005 sebagai berikut: 1). Buku Rencana Kerja dan Anggaran Tahun 2005 yang dikeluarkan oleh Renortala hanya memuat kegiatan-kegiatan yang didukung oleh anggaran. Sedangkan kegiatan-kegiatan penting lain yang tidak memerlukan anggaran atau didukung oleh dana pinjaman/hibah tidak tercantum dalam buku Rencana Kerja dan Anggaran Tahun 2005. 2). Kerangka Acuan Kerja Kajian/Studi yang terdapat dalam buku Rencana Kerja dan Anggaran Tahun 2005 belum memasukkan indikator output/outcome yang akan dihasilkan oleh kajian/studi yang akan dilaksanakan. Hal ini tentunya menyulitkan bagi pengawas/pemantau untuk mengetahui perkembangan kemajuan pelaksanaan kegiatan secara akurat. 3). Laporan pemantauan pelaksanaan program/kegiatan APBN Th 2005 (September 2005) yang dikeluarkan oleh Renortala hanya melaporkan dari sisi penyerapan dana, dan belum melaporkan mengenai perkembangan penyelesaian substansi kajian/studi. 4). Pencairan dana tercepat yang diterima oleh PPA adalah Mei 2005. Hal ini mengakibatkan tertundanya pelaksanaan kegiatan, terutama kegiatan yang dilakukan oleh pihak III (dikontrakkan). Dengan demikian, pengawas pun mengalami kesulitan untuk melakukan pemantauan kegiatan semester pertama yang pada umumnya baru mulai berjalan. 5). Penerapan SK Meneg PPN/Kepala Bappenas Nomor:223/M.PPN/12/2004 tentang Pedoman Penyusunan Anggaran Biaya Kajian dan Evaluasi Kebijakan Perencanaan Pembangunan di Lingkungan Kementerian PPN/Bappenas telah menimbulkan

kecemburuan social dan rasa ketidakadilan diantara sesama staf dikarenakan pendapatan honorarium yang bisa jauh berbeda untuk staf dengan golongan dan jabatan yang sama.

Ibkk/12/8/05

c. Rekomendasi 1). Sehubungan dengan masa akhir kegiatan yang sudah semakin dekat, diusulkan agar setiap pelaksana kegiatan kajian/studi segera menyelenggarakan seminar/workshop (jika terdapat alokasi seminar dalam RAB kajian/studi tersebut) dengan mengundang pihak-pihak terkait serta Inspektorat. 2). Setiap unit kerja agar segera menyiapkan laporan pelaksanaan kegiatan, baik kegiatan yang menggunakan anggaran maupun yang tidak menggunakan anggaran. 3). Bappenas, melalui Biro Renortala perlu mengkaji ulang terhadap Pedoman Penyusunan Anggaran Biaya Kajian dan Evaluasi Kebijakan Perencanaan Pembangunan di Lingkungan Kementerian PPN/Bappenas untuk mengantisipasi dampak yang mungkin muncul akibat penerapan pedoman tersebut. 4). Agar Laporan Pelaksanaan Program/Kegiatan APBN Tahun 2005 yang dikeluarkan oleh Biro Renortala tidak hanya memuat laporan penyerapan dana tetapi juga memuat laporan hasil pelaksanaan kegiatan dari sisi substansi kegiatan.

3. Pelaksanaan Penyusunan Pedoman Manajemen Kinerja a Pelaksanaan: Monitoring dilakukan melalui beberapa kegiatan yaitu:

Penyusunan Pedoman Manajemen Kinerja dilakukan dengan cara mencari data/informasi yang sangat erat kaitannya dengan pengembangan sistem audit kinerja yang akan dikembangkan sejalan dengan penerapan konsep Anggaran Berbasis Kinerja. Langkah penerapan Penyusunan Pedoman Manajemen Kinerja terdiri dari 3 tahapan. Tahapan awal adalah proses penelaahan kajian diagnostik untuk melihat analisis kesenjangan yang menunjukkan peningkatan yang perlu dilakukan guna menyempurnakan praktek pengukuran kinerja di Bappenas (1), proses pengembangan pedoman (2) dan tahapan implementasi pada Unit Pilot (3). Pada tahap awal sekumpulan dokumen pendukung yang berupa produk-produk Inspektorat Bidang Kinerja Kelembagaan telah diserahkan kepada Tenaga Ahli sebagai acuan dalam melakukan mapping keadaan kinerja organisasi Bappenas secara umum. Dokumen-dokumen pendukung yang telah diserahkan seperti Tupoksi Bappenas, Renstra tahun 2005-2009, Renja UKE II Bappenas, No. 17 thn 2003

10

Ibkk/12/8/05

tentang Keuangan Negara dan UU.25 thn 2004 tentang SPN, hasil Audit Organisasi thn 2003, hasil Audit Kajian, dokumen SMAK (Sistem Manajemen Akuntabilitas Kinerja), buku Indikator Kinerja UKE II serta Pedoman Pengawasan Anggaran. Dalam tahap proses pengembangan pedoman digunakan pertimbangan analisis kesenjangan untuk

mengembangkan pedoman manajemen kinerja. Hasil utama dari tahap ini adalah Pedoman Manajemen Kinerja dan dalam tahap ini pedoman masih akan bersifat draft, sebelum tahap implementasi pilot, perbaikan pedoman akan selesai terlaksana. Tahap implementasi pada Unit Pilot dilakukan untuk memastikan bahwa pedoman yang dikembangkan akan dapat diterapkan oleh semua tingkat jabatan di Bappenas. Implementasi dilakukan terhadap 3 UKE II yaitu Direktorat Pemukiman dan Perumahan (1), Direktorat Perkotaan, Tata Ruang dan Pertanahan (2) serta Biro Perencanaan Organisasi dan Tata Laksana (3). Untuk memperdalam penjelasan konsep serta pemahaman implementasi Pedoman Manajemen Kinerja di lingkungan Kementerian Negara PPN/Bappenas maka telah dilakukan serangkaian pra workshop dan workshop dengan mengundang perwakilan 3 Unit Pilot terpilih. Dalam pra workshop dibahas mengenai strategic allignment dari deskripsi tugas pokok dan fungsi UKE II terkait. Penyelarasan strategis merupakan bagian dari penerapan konsep Balanced Scorecard yang memberikan penjelasan penggunaan Sasaran dan Inisiatif serta Key Performance Indicator yang dibutuhkan untuk memperoleh capaian Manajemen Strategis lembaga Kementerian Negara PPN/Bappenas secara keseluruhan. Konsep ini juga menggunakan model Cascading yang berupa penjabaran Sasaran dan Inisiatif Strategis Eselon I hingga tingkat Pejabat Fungsional Perencana. Hasil dari penerapan model Cascading akan menghasilkan indikator-indikator yang dijadikan acuan pengukuran kinerja berdasarkan Pedoman Manajemen Kinerja. Pendalaman selanjutnya diadakan melalui kegiatan workshop yang mengagendakan pembahasan hasil strategic allignment beserta perumusan indikator-indikator UKE II.

b. Analisis hasil pelaksanaan Dari hasil analisis pelaksanaan Penyusunan Pedoman Manajemen Kinerja tersebut dapat disimpulkan hal-hal sebagai berikut: 1). Terdapat ketidaksesuaian penggunaan data dalam proses pengolahannya menjadi informasi yang terkait dengan penjabaran Sasaran dan Inisiatif Strategis dari Eselon I

11

Ibkk/12/8/05

hingga tingkat Pejabat Fungsional Perencana. Ketidaksesuaian ini terjadi antara dokumendokumen pendukung yang diserahkan oleh Inspektorat Bidang Kinerja Kelembagaan dengan dokumen yang digunakan oleh Tim Tenaga Ahli. Terdapat beberapa dokumen/produk-produk IBKK yang belum direvisi tetap digunakan dalam analisis. Meskipun serangkaian dokumen pendukung terbaru juga telah diikutsertakan dalam tahap awal penyusunan pedoman. Hal ini menyebabkan hasil olahan data atau informasi yang didapat menjadi kurang sesuai dengan kondisi UKE II yang ada saat ini. 2). Masih belum jelasnya pemahaman terhadap konsep Balanced Scorecard terutama mengenai model Cascading yang berupa penjabaran Sasaran dan Inisiatif Strategis Eselon I hinggga tingkat Pejabat Fungsional Perencana. Untuk penjabaran tersebut diperlukan deskripsi pekerjaan yang spesifik dari masing-masing UKE II Unit Pilot dan tidak cukup hanya menggunakan penjabaran umum tugas pokok dan fungsi yang tertera dalam PerMen 01. thn 2005 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Negara PPN/Bappenas. Uraian job description dibutuhkan untuk mengetahui lebih lanjut mengenai deskripsi pekerjaan dari Pejabat Fungsional Perencana dan atau Staff Perencana sebagai tingkat manajemen terbawah dari strata fungsional yang ada di Bappenas. Selain itu, penjabaran deskripsi pekerjaan dari Pejabat Fungsional Perencana belum bersifat tehnis. 3). Masih belum jelasnya pemahaman terhadap tugas pokok dan fungsi dari Pejabat Fungsional Perencana dan Staff Perencana karena dalam kenyataannya tugas sehari-hari adalah untuk mendukung Eselon I atau dapat juga membantu pelaksanaan tugas dari Eselon II dan Eselon III. Sehingga, masih diperlukan pemahaman lebih lanjut mengenai hal tersebut terutama dalam hal perumusan indikator kinerja UKE II yang memungkinkan adanya penilaian terhadap kinerja individu. 4). Dari hasil pembahasan deskripsi pekerjaan untuk penyelarasan strategis dan perumusan indikator yang hendak dicapai, disimpulkan bahwa terdapat tugas tambahan dari UKE II selain tugas pokok dan fungsi dasarnya yang tertera dalam PerMen 01. thn 2005 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Negara PPN/Bappenas.Tugas tambahan ini diakui cukup mendominasi pelaksanaan tugas pokok dan fungsi dasar dari direktorat.

12

Ibkk/12/8/05

c. Rekomendasi 1).Diperlukannya koordinasi antara Tim Inspektorat Bidang Kinerja Kelembagaan dengan Tim Tenaga Ahli terutama mengenai kelengkapan dokumen yang dibutuhkan dalam pengolahan data menjadi informasi yang relevan dan aplikatif untuk UKE II di lingkungan Kementerian Negara PPN/Bappenas. Hal ini untuk menghindari kesenjangan informasi sehingga tidak menghasilkan analisa yang kurang sesuai. Untuk itu, tingkat pantauan terhadap kesesuaian dokumen perlu ditingkatkan melalui proses re-check dengan Tim Tenaga Ahli dan Unit Pilot. Selain itu, validitas dokumen pendukung dapat dikoordinasikan dengan pihak yang menerbitkan/mengeluarkan dokumen tersebut seperti Biro Perencanaan Organisasi dan Tata Laksana. 2).Penjabaran konsep Balanced Scorecard dan model Cascading pada dasarnya telah mencakup kondisi dan lingkup tugas dari masin-masing UKE II yang menjadi Unit Pilot. Akan tetapi, masih diperlukan pemahaman lebih lanjut terutama terkait dengan penggunaan informasi deskripsi pekerjaan dari Eselon I hingga tingkat Pejabat Fungsional Perencana dan Staff Perencana. Deskripsi pekerjaan yang dimaksud diharapkan dapat lebih bersifat tehnis sehingga dapat dihasilkan suatu pola atau indikator pengukuran kinerja yang generik apabila terdapat kesamaan inisiatif strategis antar UKE II. 3) Diperlukan pemisahan analisa pekerjaan atau tugas pokok dan fungsi utama dari direktorat dengan tugas tambahan yang dilaksanakan direktorat. Salah satu alternatif adalah dengan memilah dan melaksanakan tugas-tugas tambahan yang hanya mendukung pencapaian sasaran strategis UKE II atau tugas pokok dan fungsi utama direktorat sehingga tugas tambahan tersebut dapat memberi nilai tambah (value added) bagi direktorat. Selain itu, dalam Pedoman Manajemen Kinerja akan diberikan format matriks tersendiri untuk memudahkan analisa. 4) Diperlukan koordinasi dalam penyusunan tugas pokok dan fungsi unit kerja eselon II dengan Biro Perencanaan, Organisasi, dan Tata laksana. Koordinasi dilakukan berdasarkan kesamaan kepentingan bersama untuk memudahkan masing-masing UKE II

menterjemahkan tugas pokok dan fungsinya kedalam kegiatan-kegiatan yang akan dilakukan (Inisiatif Strategis). Selain itu juga untuk memudahkan Biro Perencanaan, Organisasi, dan Tata laksana dan Inspektorat Bidang Kinerja Kelembagaan dalam melakukan evaluasi atas hasil pelaksanaan inisiatif strategis UKE II tersebut.

13

Ibkk/12/8/05

4. Monitoring Pelaksanaan Penyusunan Pedoman Audit Kinerja a. Pelaksanaan: Monitoring dilakukan dengan beberapa tahapan yaitu: Tahapan Kegiatan I : Persiapan dan Survey Diagnostik -- Penelaahan dokumen umum organisasi. Pada awal hingga pertengahan bulan Mei 2006, sekumpulan dokumen pendukung yang berupa produk-produk Inspektorat Bidang Kinerja Kelembagaan telah diserahkan kepada Tenaga Ahli sebagai acuan dalam melakukan mapping keadaan kinerja organisasi Bappenas secara umum. Dokumen-dokumen pendukung yang telah diserahkan seperti Tupoksi Bappenas, UU No. 17 thn 2003 tentang Keuangan Negara dan UU.25 thn 2004 tentang SPN, hasil Audit Organisasi thn 2003, hasil Audit Kajian, dokumen SMAK (Sistem Manajemen Akuntabilitas Kinerja), buku Indikator Kinerja UKE II serta Pedoman Pengawasan Anggaran.

a.

Survey kondisi performance audit dan mapping pada unit pilot (1 atau 2) kegiatan audit kinerja. Pada tahap ini direncanakan melakukan survey dengan menggunakan bantuan team tenaga ahli dan juga berkoordinasi dengan pihak internal unit pilot untuk pelaksanaan survey. Kegiatan ini direncanakan dilakukan pada minggu ke-empat bulan Mei hingga minggu ke-empat bulan Juni. Dalam perkembangan selanjutnya, survey baru dapat dilaksanakan setelah tersusun draft/kerangka Pedoman Audit Kinerja dan akan didiskusikan terkait dengan pemilihan unit pilot yang akan diberikan bimbingan implementasi.

Tahapan Kegiatan II : Pengembangan Pedoman Audit Kinerja -- Kajian, pendalaman konsep dan analisis pengembangan sistem Audit Kinerja yang relevan. Kegiatan ini dilakukan pada minggu pertama hingga minggu kedua bulan Juli tahun 2006. Pendalaman konsep dan analisis pengembangan merupakan kelanjutan dari tahapan sebelumnya yaitu penyusunan draft/kerangka konsep Pedoman Audit Kinerja untuk pemilihan unit pilot. Pemilihan unit pilot diputuskan tidak hanya mengacu kepada unit pilot saja, akan tetapi dapat mengacu kepada program kerja atau kegiatan yang dilakukan oleh unit pilot terkait.

14

Ibkk/12/8/05

b. Penyusunan Draft Manual/Pedoman Audit Kinerja Kegiatan ini sesuai dengan Jadwal Rencana Kegiatan sedang dilaksanakan pada minggu ke-empat bulan Juli tahun 2006. Dalam tahap ini Tenaga Ahli beserta team terkait menyusun draft tersebut dengan upaya untuk mengidentifikasi faktor-faktor yang mempengaruhi Audit Kinerja secara lebih spesifik di lingkungan unit pilot terpilih. Tahapan Kegiatan III : Bimbingan Implementasi Konsep Pada tahap ini terdapat beberapa kegiatan yang meliputi antara lain pelaksanaan Workshop dan Sosialisasi Pedoman Audit Kinerja kemudian akan direncanakan bimbingan implementasi pada 1 atau 2 kegiatan Audit Kinerja yang relevan. Setelah itu, akan dilakukan pemaparan dan evaluasi implementasi pada kegiatan Unit Pilot disertai dengan penyerahan laporan final.

b.Analisis Hasil Pelaksanaan. Analisis hasil pelaksanaan kegiatan Penyusunan Pedoman Audit Kinerja menunjukkan beberapa kesimpulan antara lain terutama terkait dengan materi atau substansi dari Pedoman Audit Kinerja yang masih bersifat draft. 1).Kurang jelasnya kategori audit yang dimaksud dalam Pedoman Audit Kinerja. Masih belum terdapat pembedaan antara pemeriksaan dan evaluasi audit; 2) Belum adanya penjelasan mengenai batas atau jenis-jenis audit yang tertera dalam Pedoman sehingga tidak terlihat spesifikasi jenis audit yang akan dilaksanakan. Pembatasan jenis audit yang dilaksanakan akan berdampak kepada langkah-langkah audit yang digunakan; 3) Faktor perencanaan dan penjadwalan untuk kegiatan audit atau Audit Program belum terdapat dalam Pedoman Audit Kinerja; 4) Estimasi Akibat yang terdapat dalam Identifikasi Peluang Perbaikan dapat menyebabkan persepsi tumpang tindih antara audit anggaran dengan audit kinerja sehingga dapat membingungkan bagi pihak auditee (pihak yang diaudit); 5) Belum jelasnya penentuan objek audit atau belum spesifik merujuk kepada objek pemeriksanaan tertentu;

15

Ibkk/12/8/05

c. Rekomendasi 1) Sebaiknya dalam Pedoman Audit Kinerja lebih diberikan batasan mengenai lingkup dan kategori audit yang terdapat dalam pedoman. Sebab patut dipahami pula perbedaan audit operasional dengan audit kinerja. Audit operasional lebih mengacu kepada audit proses kegiatan yang sedang dilaksanakan. Sedangkan audit kinerja tidak hanya pada proses saja akan tetapi juga mengacu kepada audit output yang dihasilkan kegiatan tersebut. Jika terdapat kesenjangan antara kriteria dengan output yang dihasilkan maka langkah selanjutnya adalah melihat proses kegiatan yang telah berjalan. 2) Perlu dilakukan upaya pembedaan jenis-jenis audit yang akan dilaksanakan seperti audit kajian atau audit terhadap Tupoksi UKE II yang ada I lingkungan Kementerian Negara PPN/Bappenas. Hal ini dibutuhkan untuk menetapkan langkah-langkah audit selanjutnya dalam kegiatan audit tersebut. 3) Perlu diupayakan penetapan perencanaan dan penjadwalan kegiatan serta objek audit agar lebih mempermudah proses atau kegiatan audit yang akan dilaksanakan. 4) Untuk estimasi akibat, diperlukan uraian lebih lanjut agar dapat dibedakan lingkup audit anggaran dan audit kinerja dan tidak terjadi overlap. Penjelasan dapat lebih diarahkan seperti estimasi akibat dilihat untuk menilai dampak kerugian pada organisasi sehingga yang dimaksudkan estimasi akibat finansial adalah bukan pada konsekuensi anggaran. Hal ini disebabkan ukuran kuantitatif selalu lebih mudah untuk digunakan.

b. Pelaksanaan Audit Kajian Tahun Anggaran 2005 a. Monitoring untuk pelaksanaan Audit Kajian TA 2005 dilakukan melalui beberapa kegiatan seperti: 1).Pengumpulan data dan informasi dapat menggunakan tata cara diskusi terfokus, seminar, atau bentuk lainnya untuk membangun pemahaman dan kesepakatan tentang permasalahan audit kinerja di sektor publik khususnya di Bappenas sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya. 2).Studi literatur yang akan menggunakan sarana studi pustaka, dan bentuk pengumpulan data/informasi lainnya yang relevan. 3) Pada tahap pendalaman dan analisa dapat dilakukan survey atau interview dengan stake holders di dalam internal lembaga atau nara sumber lain yang dianggap kompeten.

16

Ibkk/12/8/05

4).Melakukan modeling/ uji coba detail konsep yang telah dirumuskan pada sedikitnya satu (1) buah pelaksanaan audit kinerja.

5).Presentasi hasil kajian/studi oleh penanggung jawab kajian/pimpinan unit kerja dilanjutkan dengan tanggapan dan analisa terhadap hasil kajian oleh tim teknis/pembahas dan peserta forum presentasi. 6).Penyelenggaraan loka-karya atau diskusi terfokus internal Bappenas untuk

membangun kesepahaman dan kesepakatan peran Bappenas dalam fungsinya sebagai lembaga think-tank.

b. Analisis Hasil Pelaksanaan.

Pelaksanaan kegiatan Audit Kajian ini dilakukan dalam beberapa tahap dan diakhiri dengan penulisan laporan yang berisi kesimpulan (temuan) dan rekomendasi. Lingkup kegiatan pengukuran kinerja meliputi proses verifikasi dan penilaian terhadap pendekatan pengukuran kinerja: input (masukan), process (aktivitas), output (hasil), dan outcomes (manfaat). pengukuran kinerja kegiatan pada Di dalam

proses/ aktivitas yang dilakukan dalam mencapai tujuan

kegiatan kajian/studi dan output serta manfaat yang dihasilkan penilaian akan dibantu oleh para nara sumber.

1) Verifikasi dan Penilaian Awal Pada tahap awal, auditor melakukan penilaian dan verifikasi secara umum berdasarkan kriteria pengukuran dan indikator yang telah disepakati bersama auditee (Biro Ortala beserta tim nara sumber). Penilaian awal lebih difokuskan pada verifikasi dan penilaian pada aspek

pengukuran verifikasi dan penilaian kinerja Input dan Proses. 2) Evaluasi Penilaian Tenaga Ahli dan Presentasi Hasil Kajian Tim Nara Sumber akan membantu dalam proses penilaian dan evaluasi terhadap kualitas Kinerja Output dan/ Proses, dan Outcomes atau Manfaat dalam pelaksanaan kajian yang dilakukan oleh masing-masing UKE. Tim Nara Sumber terdiri dari para ahli dalam bidang pembangunan masing-masing yang akan memberikan masukan evaluasi terhadap laporan kajian dan pelaksanaan presentasi. dari Tim nara sumber dapat berasal dari luar Bappenas dan

dalam Bappenas (pejabat fungsional/struktural yang dianggap ahli dan mempunyai

pengalaman yang dapat memberikan opini dalam bidang tertentu).

17

Ibkk/12/8/05

3) Loka karya/ Diskusi Terfokus Setelah proses presentasi selesai dan tim auditors telah melakukan kompilasi

review/penilaian, selanjutnya akan dilakukan lokakarya/diskusi terfokus yang terbatas (untuk mengefektifkan proses diskusi) akan dilakukan sebagai bagian dari proses review/penilaian ini. Kegiatan ini dimaksudkan untuk memberikan pengayaan (enrichment) terhadap

rekomendasi yang akan diberikan untuk peningkatan kualitas peran Bappenas sebagai lembaga pemikir dan pengkaji di dalam memberikan masukan dalam perumusan kebijakan nasional. Di dalam lokakarya akan dipresentasikan dan dibahas hasil temuan review awal yang telah dijalankan dan diskusi secara umum peran Bappenas dalam kegiatan kajian/perumusan kebijakan. Lokakarya dilaksanakan di Bappenas.

4). Penulisan Laporan dan Rekomendasi Hasil dari kegiatan pengawasan ini adalah laporan hasil audit kajian yang berisi kesimpulan opini hasil audit (temuan) dan rekomendasi baik secara umum maupun per UKE II.

Berdasarkan tahapan pelaksanaan kegiatan tersebut dapat dianalisa hal-hal sebagai berikut: 1). Pembuatan Kerangka Acuan Kerja (Terms of refference) belum sepenuhnya sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Sebagai contoh, TOR belum sepenuhnya merinci kualifikasi personil yang terlibat terutama penggunaan SDM dalam keterlibtannya di FGD. Selain itu, belum terdapat pemisahan TOR pekerjaan yang diswakelolakan dengan pekerjaan yang dikontrakkan, kemudian terdapat ketidakjelasan pembagian tugas antara pihak penyelenggara kegiatan dengan pihak ketiga terutama dalam penyelengaaraan seminar dan survey, belum tertibnya adminsitrasi data keuangan dan SK pembentukan Tim Kajian belum sepenuhnya merinci tugas serta tanggung jawab dari pihak personil yang terlibat. Hal ini dapat disebabkan kurang cermatnya Unit Pelaksana Kajian dalam menyusun TOR serta Tim Perumus SK internal Bappenas belum melakukan rincian tugas dan tanggung jawab pihak personil yang terlibat penyusunan Kajian.

2). Proses pelaksanaan kajian yang tertera dalam laporan akhir kajian belum sepenuhnya menunjukkan pengendalian internal yang memadai. Keterlibatan stakeholders terkait belum selengkapnya terlihat dalam laporan akhir. Selain itu, dokumentasi proses belum sepenuhnya lengkap dengan penekanan logical framework. Kekurangan-kekurangan ini dapat dikarenakan pelaksana kegiatan belum memberikan informasi proses akuntabilitas dalam penyusunan kajian secara optimal.

18

Ibkk/12/8/05

3). Kualitas output menunjukkan masih diperlukannya peningkatan efisiensi dan efektivitas dalam pencapaian tujuan. Hal ini juga dapat dilihat dari masih diperlukannya penyesuaian topik kajian dengan Tupoksi UKE II serta fokus yang diharapkan. Penyesuaian lainnya adalah penyesuaian ketepatan penentuan pelaksana kajian dari Bappenas agar tidak overlap dengan departemen tehnis. Penentuan metodologi dan analisa kualitatif dari pihak ketiga belum mendalam sehubungan dengan rancangan penelitian awal yang belum optimal. Sehingga pada akhirnya menghasilkan rekomendasi yang bersifat umum dan akibatnya implikasi kebijakan yang dirumuskan juga menjadi tidak jelas.

4). Dari analisa kegiatan didapati bahwa masih terdapat output yang tidak dapat segera dimanfaatkan terutama terkait dengan peran Bappenas dan belum disertai rencana tindak lanjut serta rencana pemanfaatan hasil kajian. Hal ini dapat disebabkan masih terdapat proses partisipatori stakeholder yang belum dilakukan secara optimal.

c. Rekomendasi Beberapa rekomendasi terkait dengan monitoring kegiatan Audit Kajian TA 2005 dapat dilihat sebagai berikut: 1). Perlu diupayakan sosialisasi peraturan-peraturan yang menjadi pedoman pembuatan Kerangka Acuan Kerja pedoman pelaksanaan kajian. Sosialisasi ini dapat dilakukan oleh Biro Perencanaan Organisasi dan Tata Laksana. 2). Tim Anggaran agar dapat lebih memperhatikan ketentuan-ketentuan dalam penilaian usulan kegiatan terutama terkait dengan usulan Rencana Anggaran Biaya. 3). Tim Perumus SK internal Bappenas agar sebaiknya merinci tugas dan tanggung jawab masing-masing pihak/fungsi yang terlibat dalam penyusunan dan pelaksanaan kegiatan kajian. 4). Perlu diupayakan proses partisipatori yang lebih baik dan optimal dengan stakeholder terkait melalui seminar, diskusi, konsinyasi disertai dukungan pembuktian dokumentasi proses sehingga terdapat akuntabilitas dan transparansi proses yang terlaksana.

19

Ibkk/12/8/05

5). Biro Perencanaan Organisasi dan Tata Laksana serta pihak Penanggung Jawab kegiatan agar berkoordinasi lebih baik untuk mengendalikan kualitas kajian terutama dalam hal pemilihan topik kajian. Terkait dengan pemilihan topik kajian agar disesuaikan dengan program dam prioritas yang terdapat dalam Rencana Kerja Pemerintah (RKP). 6). Pelaksana kegiatan perlu memantau pekerjaan pihak ketiga apabila diperlukan untuk merancang desain penelitian. 7). Pelaksana kegiatan dapat mengembangkan rekomendasi secara lebih spesifik sehingga hasil kajian dapat lebih diaplikasikan. Selain itu, perlu dilakukan perbaikan-perbaikan hasil pelaksanaan kegiatan sehingga output kegiatan dapat dimanfaatkan. 8). Persiapan pelaksanaan kegiatan agar dapat dilakukan secara memadai sehingga tersusun rencana tindak lanjut dan rencana pemanfaatan yang mempengaruhi implikasi kebijakan di sektor terkait

5.Monitoring Pelaksanaan Seminar Hasil Evaluasi Audit Kajian TA 2005 dan Persiapan TA 2006 Kegiatan Monitoring untuk pelaksanaan Seminar Hasil Evaluasi Audit Kajian TA 2005 dan Persiapan TA 2006 mencakup beberapa hal seperti: 1). Seminar Hasil Evaluasi Audit Kajian TA 2005 dilaksanakan untuk mensosialisasikan hasil kajian audit dan juga akan membahas langkah-langkah penyempurnaan kegiatan kajian dari masing-masing direktorat untuk Tahun Anggaran 2007 mendatang. Hasil evaluasi yang dimaksudkan berupa evaluasi terhadap proses, keluaran, hasil, dan manfaat dalam kegiatan kajian yang dilakukan oleh setiap UKE I/II. Selain itu, hasil evaluasi kegiatan kajian dilaksanakan bertujuan selain untuk memberikan masukan terhadap pengendalian kualitas hasil kajian, juga sebagai bagian dari upaya penerapan nilai-nilai transparansi, partisipasi, koordinasi, dan akuntabilitas dari kegiatan yang dilakukan dan dibiayai oleh Anggaran Pembangunan dan Belanja Negara untuk mendukung terciptanya pelaksanaan

kepemerintahan yang baik di lingkungan kementrian PPN/Bappenas. 2). Pembahasan dalam kegiatan Seminar Hasil Evaluasi Audit Kajian berdasarkan kepada hasil audit kajian yang telah dikumpulkan dan dipresentasikan pada pertengahan bulan Juni tahun 2006. Hasil Audit Kajian yang akan dibahas merupakan hasil evaluasi yang dilakukan oleh

20

Ibkk/12/8/05

staff auditor Inspektorat Utama dengan menggunakan pertimbangan atau masukkan (critical review) para Nara Sumber yang memiliki kompetensi terkait topik kajian. Langkah-langkah yang tercakup dalam kegiatan Seminar Hasil Evaluasi Audit Kajian di antaranya adalah: Pembahasan langkah-langkah penyempurnaan Kegiatan Audit Kajian untuk Tahun Anggaran 2007. Pembahasan langkah-langkah penyempurnaan Kegiatan Kajian dari masing-masing Unit Kerja Eselon II untuk TA 2007 di lingkungan Kementerian Negara PPN/Bappenas. Pembahasan penerapan implikasi-implikasi kajian terhadap kebijakan.

---ooo---

21