JUHTA - Julkisen hallinnon tietohallinnon neuvottelukunta

JHS 176 Shkisten asiakirjallisten tietojen ksittely, hallinta ja silyttminen

Versio: 1.3 5.10.2012 Julkaistu: 23.04.2010 Voimassaoloaika: toistaiseksi Sisllys
1 Johdanto........................................................................................................................................................ 1 2 Soveltamisala................................................................................................................................................ 3 3 Termit ja mritelmt.................................................................................................................................... 3 4 Nykytila......................................................................................................................................................... 5 5 SHKE2....................................................................................................................................................... 5 6 Suositukset.................................................................................................................................................. 10 6.1 Tietojrjestelmien hankinta ja kehittminen............................................................................................. 10 6.2 Asiakirjojen muodostaminen tai vastaanottaminen................................................................................... 11 6.3 Ksittely................................................................................................................................................... 13 6.4 Silytys..................................................................................................................................................... 13 7 Opastavat tiedot .......................................................................................................................................... 15 8 Liitteet......................................................................................................................................................... 15

1 Johdanto
Tmn suosituksen tarkoitus on tukea julkishallinnon organisaatioita arkistolaitoksen SHKE2-mryksen (jatkossa SHKE2) asettamien vaatimusten toteuttamisessa asiakirjallista tietoa ksitteleviss tietojrjestelmiss. Suosituksessa pyritn tunnistamaan nykytekniikan mukaisia konkreettisia keinoja saavuttaa SHKE2:n kuvaama tavoitetila. Suositusta sovelletaan ensimmisess vaiheessa ensisijaisesti asianhallinnassa. Tavoitteena on tukea organisaation asiakirjallisten tietojen ksittelyn, hallinnan ja silyttmisen kehittmist siten, ett se on tiedon shkisen silyttmisen edellyttmll tasolla koko elinkaaren ajan. Suosituksen aihe-alue on osa laajempaa kokonaisuutta, johon liittyy toiminnan kehittminen sek tietojen yhteentoimivuuden edistminen. Suosituksen avulla saavutettavia etuja organisaatiolle ovat: Tietojen ksittelyn tehostaminen Henkiltyn sstminen Tiedon todistusvoimaisuuden parantaminen Shkisen silyttmisen ja hvittmisen mahdollistaminen Tiedon lydettvyyden parantaminen Asiakirjallisen tiedon ksittelyprosessien tietoturvallisuuden parantaminen. Tietojen hallinnassa on kysymys lainsdnnss asetettujen toiminnallisten ja laadullisten vaatimusten toteuttamisesta organisaation toiminnassa. Toteuttamisessa on kytnnn haasteena tietojen ksittelyn

1/15

JUHTA - Julkisen hallinnon tietohallinnon neuvottelukunta

jakautuminen erilaisiin jrjestelmiin ja asiointikanaviin. Asiakirjallisen tiedon hallinnan keskeiset toiminnot ja nihin liittyvt kysymykset on esitetty seuraavassa taulukossa. Toiminnot Tietojen kytettvyys Kysymykset Miten oikea tieto saadaan luotettavasti ja nopeasti esiin? Miss tietoa silytetn? Onko tieto ymmrrettvss muodossa? Onko organisaation julkinen tieto saatavissa? Mihin kokonaisuuteen tieto liittyy? Asiakirjan muodostaminen tai Kuinka asiakirjan metatiedot muodostetaan automaattisesti? vastaanottaminen Toimivatko kaikki eri asiointikanavat yhdenmukaisesti asiakirjoja vastaanotettaessa? Tietojen laatu Miten tiedon alkuper, luotettavuus ja eheys varmistetaan? Mik asiakirjan kopioista on ensisijainen ja uusin versio? Ketk kaikki ovat ksitelleet asiakirjaa? Puuttuuko asiakirjasta sivuja tai onko tietosislt muutettu? Alkuperinen vai kopio? Tarvitaanko kopioita? Ksittelyprosessien tehokkuus ja Onko nykyisi toimintatapoja mahdollista tehostaa? tarkoituksenmukaisuus Tehdnk samaa tehtv usealla eri tavalla ja vlineell? Kytetnk tehtvn suorittamiseen useampaa kuin yht tietojrjestelm ja siirtyyk tieto jrjestelmien vlill luotettavasti ja automaattisesti? Kuka on tiedon omistaja? Onko pllekkist arkistointia? Tietosuojan toteutuminen Miten varmistutaan siit, ett vain ne henkilt, joilla on siihen oikeus, voivat lukea ja ksitell tietoa? Voidaanko jlkikteen nhd, ketk ovat lukeneet ja ksitelleet tietoa? Silyttminen ja hvittminen Onko tietojen silyttminen toteutettu siten, ett kytettvyys vastaa toiminnan tarpeita? Silytetnk tiedot siten, ett niiden laatu ei krsi? Hvitetnk tieto, kun sen silyttmiseen ei ole en perusteita? Hvitetnk tiedon kaikki kopiot? Onko pllekkist arkistointia? Taulukko 1 Asiakirjallisen tiedon hallinnan keskeiset toiminnot ja niihin liittyvt kysymykset SHKE2:n mukainen ratkaisu tiedonhallinnan haasteisiin on shkinen arkistonmuodostussuunnitelma (eAMS). SHKE2 esitt eAMS:n toteuttamista keskitettyn tietojrjestelmn, josta tss suosituksessa kytetn termi eAMS-jrjestelm. Suositus perustuu mrykseen SHKE2 (Shkisten asiakirjallisten tietojen ksittely, hallinta ja silyttminen, Arkistolaitos AL 9815/07.01.01.00/2008, 19.12.2008). Tiedonhallintaa koskevia vaatimuksia on asetettu lainsdnnss. Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999, jatkossa julkisuuslaki) ja sit tydentv asetus (1030/1999) edellyttvt, ett organisaatiolla tulee olla sellaiset tiedonhallinnan vlineet, jotka palvelevat viranomaistoiminnan julkisuutta, avoimuutta ja tietosuojan sek tietoturvallisuuden toteuttamista. Organisaatiolla tytyy olla tieto siit, miten sen tehtvien hoitoon liittyvt asiakirjat ja tiedot kertyvt, miten ne etenevt organisaation ksittelyprosesseissa ja miten ne silytetn ja hvitetn. Tiedonhallinnasta sdetn lisksi mm. laissa shkisest asioinnista viranomaistoiminnassa (13/2003), arkistolaissa (831/1994) ja henkiltietolaissa (523/1999). SHKE2:n metatietomallissa on otettu huomioon JHS 143 -suositus. SHKE2 ei ksittele shkisi allekirjoituksia, eik niiden kyttn tten oteta tss suosituksessa kantaa. JHS 156 -suositus pohjautuu arkistolaitoksen vuonna 2003 antamaan mrykseen asiakirjojen rekisterinnist. JHS 156 ei tarkastele asiakirjallisen tiedon ksittelyprosessia kokonaisuudessaan, vaan pitklti vain rekisterinti. Arkistolaitos on antanut tmn suosituksen jlkeen mrykset SHKE1 ja SHKE2. SHKE1:st ei ole olemassa erillist suositusta. SHKE2:n liittyvt seuraavat Arkistolaitoksen mrykset ja ohjeet: SHKE2-Siirto-ohje. Arkistolaitoksen ohje 2.10.2009

2/15

JUHTA - Julkisen hallinnon tietohallinnon neuvottelukunta

SHKE2-vaatimusten mukainen hvitysesitys ja sen tietosislt. Arkistolaitoksen mrys/ohje 15.2.2010

2 Soveltamisala
Tss suosituksessa annetaan SHKE2:n kyttnottoon liittyvi suosituksia julkishallinnon organisaatioille. Suositusta voidaan hydynt mys muualla kuin julkishallinnossa. Suositus koskee ensisijaisesti hallintoasioiden ksittelyprosesseja. Suosituksen kohderyhmi ovat valtionhallinnon ja kunnallishallinnon organisaatioiden tietohallinto, johto, asiakirjahallinto sek yhteistytahot.

3 Termit ja mritelmt
Suosituksessa noudatetaan ppiirteittin SHKE2:ssa ja julkisuuslaissa kytss olevaa ksitteist. Arkistonmuodostussuunnitelma (AMS) AMS on organisaation asiakirjallisten tietojen ksittelyn, rekisterinnin ja silyttmisen ohjeisto. AMS koskee kaikkia organisaatiossa kertyvi asiakirjoja ja tietoaineistoja sek niiden rekisterintiin ja ksittelyyn liittyvi jrjestelmi ja menetelmi. AMS on osa organisaation asiakirjahallinnon ksikirjaa (Ams-opas, http://www.ams-opas.fi). AMS:sta kytetn mys termi tiedonohjaussuunnitelma. Asia Asia on viranomaisen ksiteltvkseen saama tai ottama kokonaisuus. Ksittelyn lopputuloksena syntyy asiaan liittyv ratkaisu tai muu lopputulos. Asiaan liittyv ksittely voi muodostua yhdest tai useammasta toimenpiteest. Kuhunkin toimenpiteeseen voi liitty asiakirjoja. Asiakirjallisen tiedon ksittely ja hallinta SHKE2-mryksen tietomallissa kytetty termi joka muodostuu toimenpiteist ja niihin liittyvist asiakirjoista. Asiakirjallinen tieto/asiakirja Julkisuuslaki mritt asiakirjan ja viranomaisen asiakirjan seuraavasti: Asiakirjalla tarkoitetaan tss laissa kirjallisen ja kuvallisen esityksen lisksi sellaista kyttns vuoksi yhteen kuuluviksi tarkoitetuista merkeist muodostuvaa tietty kohdetta tai asiaa koskevaa viesti, joka on saatavissa selville vain automaattisen tietojenksittelyn tai nen- ja kuvantoistolaitteiden taikka muiden apuvlineiden avulla. Viranomaisen asiakirjalla tarkoitetaan viranomaisen hallussa olevaa asiakirjaa, jonka viranomainen tai sen palveluksessa oleva on laatinut taikka joka on toimitettu viranomaiselle asian ksittely varten tai muuten sen toimialaan tai tehtviin kuuluvassa asiassa. Viranomaisen laatimana pidetn mys asiakirjaa, joka on laadittu viranomaisen antaman toimeksiannon johdosta, ja viranomaiselle toimitettuna asiakirjana asiakirjaa, joka on annettu viranomaisen toimeksiannosta tai muuten sen lukuun toimivalle toimeksiantotehtvn suorittamista varten. Asiakirjan elinkaari Asiakirjan elinkaari on mallinnus asiakirjalle tehtvist toimenpiteist alkaen muodostamisesta tai vastaanottamisesta ja pttyen pysyvn silyttmiseen tai hvittmiseen.

3/15

JUHTA - Julkisen hallinnon tietohallinnon neuvottelukunta

Asiakirjatyyppi Luokitus joka kokoaa kytttarkoitukseltaan tai tietosisllltn samantyyppiset asiakirjat yhteen. Esimerkkej asiakirjatyypist: hakuilmoitus, hakemus, hakemuksen liite, pts, pytkirja, valitus. JHS 143:ssa kytetn termi asiakirjan tyyppi. Asianhallinta Asianhallinta tarkoittaa organisaation toimintaprosesseihin sisltyvien asioiden ja asiakirjojen ksittelyn ohjaamista niiden koko elinkaaren ajan. Asianhallinta pyrkii tehostamaan asioiden valmistelua, ksittely, ptksentekoa, julkaisemista ja arkistointia sek asiakirjallisten tietojen hallintaa (VAHTI 5/2006). Asianhallinta-/asianksittelyjrjestelm Tietojrjestelm, jonka avulla organisaation ksittelemt asiat voidaan hallita ennalta mriteltyjen ksittelysntjen mukaisesti. Jrjestelm sislt tai siihen on integroitu toiminnallisesti tai loogisesti toisiinsa liittyvi sovelluksia, sisisi tietovarantoja, palveluita ja toimistotykaluja (yleens ainakin asiakirjarekisteri/rekisteriosa, asiakirjojen hallinta ja tekstivarannot sek tekstinksittelysovellus) (JHS156). Asiointikanava Tapa tai vline jolla asiointiin liittyv kommunikointi kahden osapuolen vlill tapahtuu. Viranomaisen ja kansalaisen vlisi mahdollisia asiointikanavia ovat esimerkiksi shkposti, puhelin, kirje, faksi, internetin shkiset lomakkeet ja muut shkiset asiointipalvelut ja kynti virastossa. eAMS Shkinen arkistonmuodostussuunnitelma. eAMS on organisaation tehtvluokitukseen perustuva jrjestelm, jossa kuvataan tehtvien ksittelyvaiheet, asiakirjalliset tiedot ja asiakirjatyypit sek niiden oletusmetatietoarvot (esimerkiksi silytysaika). eAMS:sta kytetn mys termi tiedonohjausjrjestelm (TOJ). eAMS-jrjestelm Tss suosituksessa kytetty termi SHKE2-mryksen mukaisesta keskitetyst tietojrjestelmst joka toteuttaa eAMS:n. eAMS-jrjestelmn rooli organisaation tietojrjestelmarkkitehtuurissa on toimia keskitettyn asiakirjallisten tietojen hallinnan vlineen. Ksittelyvaihe Ksittelyprosessin vaihe, joka koostuu toimenpiteist. Ksittelyvaihe voi sislt yhden toimenpiteen tai useita toimenpiteit. Metatieto (kuvailutieto) Metatiedot ovat asiakirjallisen tiedon kontekstia, sislt ja rakennetta sek asiakirjallisen tiedon hallintaa ja ksittely koko niiden elinkaaren ajan kuvaavaa tietoa. Metatiedot mahdollistavat asiakirjallisten tietojen haun, paikallistamisen ja tunnistamisen. Niiden avulla mys automatisoidaan asiakirjallisten tietojen laatimis- ja ksittelyvaiheita sek mritelln viittauksia eri asiakirjallisten tietojen vlille (SHKE2). Tehtvluokitus Organisaation lakisteisten tehtvien ja tuki- ja yllpitotehtvien hierarkkinen luettelo (SHKE2). Toimenpide Asianksittelyyn liittyvn toimenpiteen tiedot. Toimenpide voi olla aloitus-, vli- tai lopputoimenpide (SHKE1). Toimenpiteen tyyppi Luokitus, joka kokoaa keskenn samantyyppiset toimenpiteet yhteen. Esimerkkej toimenpiteen tyypist: ksittely/valmistelu, ptksenteko, tiedoksianto/toimeenpano, oikaisuvaatimus/valitusmenettely, seuranta/valvonta (SHKE2).

4/15

JUHTA - Julkisen hallinnon tietohallinnon neuvottelukunta

Yhteentoimivuus Tietojrjestelmien kyky viesti keskenn sellaisella tavalla tai siin laajuudessa, ett ne voivat rutiinimaisesti kytt toistensa tuloksia omassa toiminnassaan (ATK-sanakirja, Tietotekniikan liitto ry).

4 Nykytila
Julkishallinnon organisaatioiden tapa ksitell tietoja eroaa toisistaan. Eroja syntyy esimerkiksi organisaatioiden erilaisista tehtvist, kokoeroista ja organisaatioita koskeneista rakennemuutoksista. Julkishallinnon organisaatioita yhdist pyrkimys hyvn tiedonhallintatapaan, johon velvoitetaan mys lainsdnnss. Yhteentoimivuuteen ja yhdenmukaisuuteen ei kuitenkaan pakoteta, vaan organisaatioilla on ollut vapaus valita kyttmns vlineet ja tavat. Keskeiset asiakirjallisen tiedon hallintaan kytetyt menetelmt ovat metatiedot, rekisterinti ja arkistonmuodostussuunnitelma (AMS). Rekisterinnill tarkoitetaan organisaation ksittelemien asioiden ja niihin liittyvien asiakirjojen sek niiden ksittelyvaiheiden merkitsemist rekisteriin. Rekisteri kokoaa tiedot rekisteriin liitetyist yksittisist asiakirjoista ja niiden ksittelyn tilasta organisaatiossa sek mahdollistaa tietojen lytmisen. Rekisterinnist kytetn mys termej diaariointi ja kirjaaminen. AMS:n avulla kuvataan organisaation tietoaineiston ksittely, silytyst ja hvittmist koskevat menettelytavat. Kun rekisterinniss keskitytn yksittisiin asioihin ja asiakirjoihin, on AMS:n nkkulma asiakirjojen luokat (ryhmt, tehtvt, sarjat). Siirtyminen shkiseen toimintaympristn on korostanut rekisterinnin tarvetta ja mahdollistanut sen automatisoinnin ja kertyvien tietojen lismisen. Erilaisten asiointikanavien lisntymisen johdosta kattava rekisterinti on aiempaa haastavampaa. AMS on usein toteutettu paperiarkiston hallinnan nkkulmasta, eik tietojrjestelmiss ksiteltvn tiedon hallintaa ole aina otettu huomioon. Esimerkiksi shkpostitse tapahtuva asiointi j usein AMS:n ulkopuolelle. Tietojen silyttmisen osalta nykykytnnt vaihtelevat organisaatioittain ja tietojrjestelmittin. Shkinen silyttminen on harvinaista ja usein silyttviss jrjestelmiss on rajallinen tuki tietojen hvittmiselle silytysajan umpeuduttua. Eri organisaatioiden tilanne tietojrjestelmien suhteen on hajanainen. Joissain organisaatioissa kytss olevat tietojrjestelmt on integroitu keskenn ja niiden muodostama kokonaisuus vastaa organisaation tarpeita. Tyypillisemp on, ett organisaatioissa on kytss erillisi ja jopa pllekkisi jrjestelmi, jrjestelmi ei ole yhdistetty toisiinsa eik tietojrjestelmiss ole kaikkea organisaation tehtvien ja velvoitteiden toteuttamiseen tarvittavaa toiminnallisuutta.

5 SHKE2
SHKE2 esitt tavoitetilan asiakirjallisen tiedon ksittelylle julkishallinnon organisaatioiden tietojrjestelmiss. Tss osiossa esitetn tiivistettyn SHKE2-toiminnallisuus jsenneltyn asiakirjan elinkaaren mukaisesti. Samaa jrjestyst kytetn suositusten jsentelyss luvussa 6.

5/15

JUHTA - Julkisen hallinnon tietohallinnon neuvottelukunta

Kuva 1 Asiakirjan elinkaari SHKE2:n noudattaminen antaa tietojrjestelmlle seuraavia hytyj: mahdollistaa tietojen pitkaikaisen ja pysyvn silyttmisen shkisess muodossa. selkeytt asiakirjallisen tiedon silyttmist ja hvittmist koskevat vaatimukset. edist eri tietojrjestelmien yhtenisyytt tietojen haussa, kytss, siirrossa ja hvittmisess. Arkistolaitoksen myntm shkisen silyttmisen lupa edellytt tietojrjestelmn osalta SHKE2:n kattavaa noudattamista. Muita hytyj on mahdollista saavuttaa jo toteutuksen aikana. Shkisen silyttmisen lupa koskee tietojrjestelmss syntyv uutta aineistoa. Shkisen silyttmisen lupaa ei psntisesti mynnet takautuvasti. SHKE2:n noudattaminen edellytt muutoksia organisaation tietojrjestelmiin ja shkisiin asiakirjoihin. Muutokset voi jakaa seuraaviin osiin: eAMS-jrjestelm. eAMS-toiminnallisuus. eAMS-metatiedot. eAMS-jrjestelm on keskitetty tietojrjestelm, jossa hallinnoidaan organisaation asiakirjallisen tiedon ksittely koskevat snnt. eAMS-jrjestelm tarjoaa kyselyrajapintoja asiakirjallista tietoa ksittelevien tietojrjestelmien kyttn. eAMS-toiminnallisuudet ovat asiakirjallista tietoa ksittelevien tietojrjestelmien ominaisuuksia. eAMStoiminnallisuus sislt eAMS-jrjestelmn kyselyrajapintojen hydyntmisen, asiakirjojen eAMSmetatietojen tuen ja niden hydyntmiseen liittyvt toiminnallisuudet. eAMS-metatiedot ovat asiakirjaan, toimenpiteeseen tai asiakirjallisen tiedon ksittelyyn liittyvi metatietoja, joita hydynten tietojrjestelmt toteuttavat eAMS-toiminnallisuuksia. Keskeiset eAMS-metatiedot ovat asiakirjaan liittyvt tehtvluokka, asiakirjatyyppi ja toimenpide. Osa muista eAMS-metatiedoista on kyseltviss eAMS-jrjestelmst mainittujen keskeisten eAMS-metatietojen avulla. SHKE2:ssa kytetyn tietomallin kolme keskeist osa-aluetta ovat asiakirjallisen tiedon ksittely ja hallinta, toimenpide ja asiakirja. Taustalla on mallinnus, jossa ksittelyprosessi jakautuu ksittelyvaiheisiin ja jossa yhteen ksittelyvaiheeseen voi liitty yksi tai useampi asiakirjatyyppi. Toimenpiteet vastaavat ksittelyvaiheita ja kutakin asiakirjaa vastaa asiakirjatyyppi. Asianhallintajrjestelmiss on yleisesti kytss vastaava mallinnus siten, ett asiakirjallisen tiedon ksittelyst ja hallinnasta kytetn termi asia. Kytetty mallinnus on esitetty alla.

6/15

JUHTA - Julkisen hallinnon tietohallinnon neuvottelukunta

Kuva 2 SHKE2 -tietomallin keskeiset osa-alueet SHKE2:n noudattamiseen liittyv toiminnallisuus asiakirjallista tietoa ksittelevss tietojrjestelmss on esitetty seuraavassa taulukossa tiivistetysti: Toiminnallisuus Asiakirjaa muodostettaessa tai vastaanotettaessa tietojrjestelm tuottaa toimenpiteen eAMSmetatiedot ja liitt ne toimenpiteen metatiedoiksi. tuottaa keskeiset eAMS-metatiedot ja liitt ne asiakirjan metatiedoiksi. kyselee eAMS-jrjestelmlt keskeisten eAMS-metatietojen mukaiset muut eAMS-metatiedot ja liitt nm asiakirjan metatiedoiksi. Esimerkki toimenpiteen tyyppi = vireilletulo laadittu = 2009-08-05 laatija = Lasse Laatija asiakirjatyyppi = Ympristlupa tehtvluokka = 11 01 00 julkisuusluokka = julkinen silytysaika = pysyvsti silytettv silytyksen laskentaperiaate = ptksen ajankohta

Asiakirjaa ksiteltess tietojrjestelm tuottaa toimenpiteen eAMSmetatiedot ja liitt ne toimenpiteen metatiedoiksi. toteuttaa asiakirjan ksittelyn eAMS-metatietojen mukaisesti.

toimenpiteen tyyppi = valmistelu muokattu = 2009-08-05 valmistelija = Veera Valmistelija Psy asiakirjaan on suojattu julkisuusluokan mukaisesti (esimerkiksi julkinen / salassa pidettv). Asiakirja metatietoineen hvitetn silytysajan ptytty ja hvittmisest muodostuu hvitysluettelo.

Asiakirjaa silyttess tietojrjestelm toteuttaa asiakirjan silyttmisen ja hvittmisen asiakirjan eAMSmetatietojen mukaisesti.

7/15

JUHTA - Julkisen hallinnon tietohallinnon neuvottelukunta

Toiminnallisuus Esimerkki Tiedonsiirtorakenne on SHKE2:n mukainen. toteuttaa pysyvsti silytettvien tietojen siirron Kansallisarkiston mritysten mukaisesti (yksityiskohtaiset mritykset ovat erilaiset valtionhallinnossa ja kunnallishallinnossa). Taulukko 2 SHKE2:n mukainen toiminnallisuus asiakirjallista tietoa ksittelevss tietojrjestelmss Seuraavissa kuvissa on esitetty esimerkki organisaation tietojrjestelmist ilman eAMS-jrjestelm ja eAMS-jrjestelmn kanssa.

Kuva 3 Esimerkki nykytilasta Kuvassa 3 esitetn tietojrjestelmkokonaisuus, jossa kolme tietojrjestelm toteuttaa kukin erilaisen osajoukon asiakirjan elinkaaren hallinnan toiminnallisuuksia. Kaksi jrjestelmist on integroitu toisiinsa, kolmannesta jrjestelmst ei ole liityntj muihin jrjestelmiin. Kahdesta jrjestelmst arkistointi on toteutettu paperisessa muodossa, kolmannessa silyttmistoiminnallisuus on toteutettu jrjestelmss itsessn. Esimerkkijrjestelmn haasteena on eri jrjestelmien tietojen ja toimintatapojen yhtenisyyden hallinta. Osaan taulukossa 1 esitetyist kysymyksist vastaaminen on vaikeaa.

8/15

JUHTA - Julkisen hallinnon tietohallinnon neuvottelukunta

Kuva 4 Esimerkki SHKE2:n mukaisesta tavoitetilasta Kuvassa 4 esitetty tietojrjestelmkokonaisuus eroaa kuvasta 3 siten, ett tietojrjestelmkokonaisuuteen on listty eAMS-jrjestelm ja kuhunkin kolmesta jrjestelmst on listty eAMS-toiminnallisuutta. Lisksi kokonaisuuteen on listty uusi shkinen arkistojrjestelm. Yhteist edellisen kuvan tilanteeseen on se, ett samat kolme tietojrjestelm toteuttavat vastaavan osajoukon asiakirjan elinkaaren hallinnan toiminnallisuuksia. Kaikki jrjestelmt on integroitu toisiinsa. Arkistointi on toteutettu keskitetyn shkisen arkiston avulla, mutta yhdess tietojrjestelmss silytetn yh osa tiedoista jrjestelmss itsessn. eAMS-jrjestelmss hallinnoidaan tietojrjestelmien muodostaman kokonaisuuden tietoja ja jrjestelmt kyselevt eAMS-jrjestelmlt omaa osuuttaan koskevia arvoja tarpeen mukaan. Esimerkkijrjestelmss tietojrjestelmt muodostavat yhtenisen kokonaisuuden, jota on mahdollista hallita keskitetysti. Taulukossa 1 esitettyihin kysymyksiin vastaaminen on helppoa. Yksittisen asiakirjallista tietoa ksittelevn tietojrjestelmn SHKE2 -yhteensopivaksi saattamiseksi tarvittavat muutokset ovat seuraavat: Tietojrjestelm tukee SHKE2:n tietomallia. Tietojrjestelmn voi tallentaa asioita (asiakirjallisen tiedon ksittely), toimenpiteit sek niden eAMS-metatietoja. Tietojrjestelmss voi tallentaa asiakirjalle eAMS-metatietoja. Tietojrjestelm tuottaa pakolliset eAMS-metatiedot. Tietojrjestelm kyselee muut eAMS-metatiedot eAMS-jrjestelmlt. Tietojrjestelm toteuttaa sit koskevat hvittmiseen ja silyttmiseen liittyvt eAMStoiminnallisuudet. Tietojrjestelm toteuttaa sit koskevat muut eAMS-toiminnallisuudet.

9/15

JUHTA - Julkisen hallinnon tietohallinnon neuvottelukunta

6 Suositukset
Suositusten kyttminen edellytt perehtymist SHKE2:en.

6.1
ID 1

Tietojrjestelmien hankinta ja kehittminen

Suositus Organisaation jrjestelmarkkitehtuuri tulee suunnitella ja kehitt siten, ett muodostuva kokonaisuus palvelee organisaation tiedonhallinnan tarpeita. Toimiva kokonaisuus on mahdollista toteuttaa monella eri tapaa. Kehittmisess pyritn tyypillisesti vhentmn jrjestelmien mr ja integroimaan jrjestelmt toisiinsa. Uusia tietojrjestelmi hankittaessa tulee SHKE2:n mukaiset tiedonohjauksen toiminnallisuudet asettaa sitoviksi vaatimuksiksi tarjouspyyntvaiheessa. Yksityiskohtaiset vaatimukset vaihtelevat organisaation jrjestelmarkkitehtuurin ja hankittavan jrjestelmn kytttarkoituksen mukaan. Nykyisi jrjestelmi kehitettess tulee SHKE2:n mukaiset tiedonohjauksen toiminnallisuudet asettaa sitoviksi vaatimuksiksi mrittelyvaiheessa. Yksityiskohtaiset vaatimukset vaihtelevat organisaation jrjestelmarkkitehtuurin ja jrjestelmn kytttarkoituksen mukaan. Kehittminen voidaan toteuttaa vaiheissa. Esimerkki vaiheistamisesta on esitetty liitteess 1. On suositeltavaa rakentaa ensin eAMS-jrjestelm ja liitt muita tietojrjestelmi sen piiriin vaiheittain. eAMS-jrjestelm on mahdollista toteuttaa johonkin olemassa olevaan tietojrjestelmn. Tllin pit ottaa huomioon se, ett toteutus soveltuu mys muiden tietojrjestelmien kyttn, eik j vain yhden yksittisen jrjestelmn hydyntmksi. Jos eAMS-jrjestelm ei ole kytss tietojrjestelm hankittaessa, pit kytetyt luokitukset tuottaa ja hallinnoida jrjestelmss paikallisesti. Kun organisaatio myhemmin hankkii eAMS-jrjestelmn, tulee jrjestelmss kytetyt osaluokituksen mukaiset tiedot myhemmin yhdist eAMS-jrjestelmn luokituksiin. Kaikkea eAMS-toiminnallisuutta ei ole pakko toteuttaa ja ottaa kyttn yhdell kertaa. eAMS-toiminnallisuuden piiriin liittminen suositellaan aloitettavaksi asianhallintajrjestelmist. eAMS-jrjestelmn sisltyv arkistonmuodostussuunnitelma voidaan kehitt vaiheittain. Vaiheistaminen voi tapahtua tehtvluokka kerrallaan ja/tai tietojrjestelm kerrallaan. Pysyvn silyttmisen lupa on edellytt, ett eAMS on kattava sen tietojrjestelmn osalta, johon lupahakemus kohdentuu. eAMS:in soveltaminen tietojrjestelmss ei edellyt kattavan tehtvluokituksen laatimista tai tysin valmista eAMS:ia. Luokituksia ja eAMS:ia on mahdollista kehitt ja tydent sit mukaa, kun jrjestelmn piiriin liittyy uusia tietojrjestelmi tai asiakirjallista tietoa. Luokituksen laatimisessa on mahdollista kytt soveltuvin osin valmiiksi kuvattuja yhtenisi prosesseja. Nit ovat esimerkiksi henkilsthallinnon prosessit.

10/15

JUHTA - Julkisen hallinnon tietohallinnon neuvottelukunta

6.2
ID 6

Asiakirjojen muodostaminen tai vastaanottaminen

Suositus Asiakirjaa muodostettaessa tai vastaanotettaessa tietojrjestelmn tulee automaattisesti luoda asiakirjan keskeiset metatiedot: tehtvluokka, toimenpide ja asiakirjatyyppi. Nm kolme metatietoarvoa ovat keskeinen avain, jolla asiakirja liitetn tiedonohjauksen piiriin. Metatietojen muodostamisen ei pid olla riippuvainen eAMS-jrjestelmn olemassaolosta. Tietojrjestelmi hankittaessa ja kehitettess niden metatietoarvojen muodostamiseen ja tallentamiseen tulee varautua. Kytettess shkist asiointikanavaa (esimerkiksi portaalijrjestelm) on metatietojen muodostaminen automaattisesti mahdollista. Shkpostitse tai paperimuodossa saapuvien asiakirjojen osalta metatietojen muodostaminen on ksityt. Asiakirjaa muodostettaessa tai vastaanotettaessa sen metatiedot tulee tydent eAMSjrjestelmn tiedoilla. Kyseltess eAMS-jrjestelmlt metatietoarvoja kytetn hakutietona asiakirjan keskeisi metatietoja: tehtvluokka, toimenpide ja asiakirjatyyppi. Tietojrjestelmi hankittaessa ja kehitettess niden arvojen kyselemiseen ja tallentamiseen tulee varautua. Kyseltvt arvot vastaavat kyselyhetken tilannetta ja toimivat asiakirjan metatietojen oletusarvoina. Joissain kytttapauksissa voi olla tarpeen tarjota kyttjlle mahdollisuus muuttaa arvoja. Metatietoarvoja on mahdollista kysell eAMS-jrjestelmlt mys asiakirjan elinkaaren myhemmiss vaiheissa. Asiakirjaa muodostettaessa tai vastaanotettaessa suositellaan, ett sen eAMS-metatiedot muodostetaan kattavasti. Asiakirjojen yksilinniss tulee kytt aidosti yksilivi tunnuksia. Yksi mahdollinen menetelm on OID (JHS 159). Asiakirjan metatietojen muodostaminen tulee mahdollisuuksien mukaan automatisoida asiakirjallista tietoa ksitteleviss tietojrjestelmiss. Automatisoinnin ollessa mahdotonta on sallittua jtt valinta kyttjlle. Loppukyttjn valittavissa olevat arvot suositellaan rajaamaan automaattisesti. Mikli metatietojen syttminen j loppukyttjn vastuulle, hnelle on tarjottava riittv koulutus, ohjeistus ja tuki. Salassa pidettvien tietojen merkitsemiseen tulee kiinnitt erityist huomiota. Eri tietojrjestelmiss kytettvien metatietojen koodistojen ja luokitusten yhtenistmist tulee kehitt. Kun saatavilla on vakiintunut luokitus, on sen mukaisten arvojen kytt suositeltavaa. Arvoja voidaan yhtenist keskitettyj koodistoja kytten. Koodistoja voidaan jaella esimerkiksi hakemisto- tai koodistopalvelimia kytten. Keskeisi yhtenistettvi luokituksia ovat tehtvluokitus, toimenpiteen tyyppi ja asiakirjatyyppi.

8 9 10

11

11/15

JUHTA - Julkisen hallinnon tietohallinnon neuvottelukunta

ID 12 Suositus Pysyvsti ja mraikaisesti silytettvien asiakirjojen osalta suositellaan kytettvksi SHKE2:n mukaisia metatietoja ja menetelmi. Mys muiden tietojen 1 osalta suositellaan liitettvn samat metatiedot mahdollisuuksien mukaan. Suositeltava toimintatapa on, ett muodostettavaan asiakirjalliseen tietoon liitetn aina keskeiset eAMS-metatiedot. Ei suositella toimintatapaa, jossa eAMS-metatiedot pyritn liittmn vain pysyvsti silytettviin asiakirjoihin. Suositellaan kytettvksi tehtvluokituksen ja asiakirjatyyppiluokitusten kansallisia mrityksi niiden valmistuttua. Toimialoista esimerkiksi terveydenhuollossa ja sosiaalialalla on omia kansallisia luokituksiaan. Mikli soveltuvaa kansallista luokitusta ei ole olemassa, on sallittua kytt omia luokituksia. Laadittaessa omia luokituksia suositellaan laatimaan luokituksia sit mukaa kun niille on kytt. Organisaation ulkopuolelta vastaanotettavan tiedon alkuperisyys ja eheys tulee tarkistaa. Asiakirjojen ja metatietojen tarkastaminen on mahdollista toteuttaa automaattisesti, kun vastaanottokanava on portaali tai shkinen rajapinta. Automaattisessa tarkastamisessa voidaan kytt SHKE2:n mukaisia metatietoja ja menetelmi. Shkpostitse ja paperimuodossa saapuvan asiakirjallisen tiedon alkuperisyys ja eheys suositellaan tarkistamaan ksin. Tm toimenpide voidaan yhdist metatietojen syttmiseen. Vastaanotto pit toteuttaa siten, ett asiakirjojen muuttumattomuus voidaan osoittaa jlkikteen. Tm on mahdollista toteuttaa esimerkiksi ottamalla talteen saapunut asiakirja alkuperisess muodossaan. Tietoa muodostettaessa ja vastaanotettaessa pit huolehtia tietojen salassapidosta. Asiakirjaa muodostettaessa tai vastaanotettaessa mritelty tietojen salassapito vaikuttaa asiakirjan myhempn ksittelyyn. Erityisesti osittain salassa pidettvien asiakirjojen ksittely edellytt huolellisuutta. Virheet merkinnss voivat esimerkiksi aiheuttaa sen, ett automaattinen julkaisujrjestelm julkaisee salassa pidettvi tietoja julkisina. Tietojen julkisuudesta on mrtty julkisuuslaissa. Salassapitovelvoitteista on mrtty esimerkiksi henkiltietolaissa. Tietojrjestelmiss muodostuva asiakirjallinen tieto pit ottaa talteen. Esimerkiksi toiminnanohjausjrjestelmiss tehtviss toimenpideketjuissa (transaktio) voi muodostua asiakirjallista tietoa, joka on oikeusturvan ja tutkimuksen kannalta merkittv ja pit siten ottaa talteen. Tm tieto ei muodosta jrjestelmss perinteisess mieless asiakirjaa.

13

14

15

16

Esimerkiksi tietojrjestelmn sisltm tieto, josta ei ole muodostettu asiakirjaa tai vastaanotettu tiedosto, jota ei ole otettu talteen asiakirjana.

12/15

JUHTA - Julkisen hallinnon tietohallinnon neuvottelukunta

6.3
ID 17

Ksittely
Suositus Tietojen pllekkist tallentamista tulee vltt. Mikli samaa tietoa tarvitaan useammassa jrjestelmss, suositellaan tiedon vlittmist jrjestelmien vlill automatisoidusti. Tietoihin tapahtuneiden muutosten tulee pivitty niihin tietojrjestelmiin, joihin tieto on vlitetty. Kun asiakirjallista tietoa siirretn eri organisaatioiden vlill, on keskeist mritt tietojen omistajuus. Katso suositus 6.4. Tm suositus liittyy toiminnan kehittmiseen laajemmin, eik siten rajoitu vain asiakirjalliseen tietoon. Tietojrjestelmn tulee tukea SHKE2:n mukaista ksittelyprosessien mallinnusta. Tietojrjestelmn tulee toteuttaa asiakirjallisen tiedon ksittelyyn ja toimenpiteisiin liittyv toiminnallisuus. Asiakirjallisen tiedon ksittelyyn ja toimenpiteeseen liittyy molempiin eAMS-metatietoja. Tietojrjestelmn tulee toteuttaa prosessiin liittyvt toiminnallisuudet. eAMS-jrjestelmss hallinnoidaan toimenpiteisiin liittyvi ksittelysntj. Esimerkiksi tietty toimenpide voi aiheuttaa muutoksia asiakirjan metatietoihin. Asiakirjallista tietoa suojatessa tulee kiinnitt huomiota mys metatietojen suojaamiseen. Metatietoarvojen muuttamisen pit tapahtua etukteen mritettyjen kyttoikeuksien puitteissa. Salassa pidettvien asiakirjojen osalta tulee mys niihin liittyvt metatiedot suojata. Vlitettess salassa pidettvi asiakirjoja tietojrjestelmien vlill tulee kiinnitt huomiota siihen, ett suojaamistarve otetaan huomioon mys vastaanottavassa jrjestelmss. Erityisesti henkiltiedot ja turvallisuusluokitellut tiedot on trke suojata riittvll tasolla.

18 19

20

21

22

6.4
ID 23

Silytys
Suositus Silyttmisen toteutusta suunniteltaessa tulee ottaa huomioon hvitystoiminnallisuuteen liittyvt vaatimukset. Silytysaika liittyy usein henkiltietoihin ja tietojen silyttminen tt aikaa pidempn on lainsdnnn ja asianomaisen etujen vastaista. Hvittminen pit toteuttaa siten, ett tiedot aidosti poistetaan. Pelkk tietojen piilottaminen kyttliittymss ei riit. Tietoja hvitettess tulee ottaa huomioon mys varmuuskopioiden ksittely. Suositellaan, ett hvitetyt tiedot poistuvat varmuuskopioista niiden normaalin kierron yhteydess. Hvittminen tulee toteuttaa kaikkiin niihin tietojrjestelmiin, joissa asiakirjallista tietoa on ksitelty. Joissain tapauksissa on kustannustehokkaampaa keskitt hvittminen keskitettyyn shkiseen arkistoon, kuin toteuttaa hvittmistoiminnallisuus hajautettuihin jrjestelmiin.

24

13/15

JUHTA - Julkisen hallinnon tietohallinnon neuvottelukunta

ID 25 Suositus Hvittminen tulee toteuttaa siten, ett kaikkien organisaatioiden hallinnassa olevat kopiot asiakirjasta hvitetn. Kun asiakirjasta syntyy versioita eri tietojrjestelmiin, tytyy kaikkien jrjestelmien toteuttaa silytys yhdenmukaisesti ja hvitt asiakirja eAMS-jrjestelmn silytyssntjen mukaisesti. Vaihtoehtoisesti voidaan mritt selkesti, mik jrjestelmist silytt alkuperist versiota ja miss jrjestelmiss oleva tieto on vain kyttkopio, joka voidaan hvitt kytttarpeen ptytty. Tietojrjestelmiin tulee silti toteuttaa hvitystoiminnallisuus, mutta kyttkopioiden siivoamiseen riitt yksinkertainen hvityslogiikka (esimerkiksi: hvit vuoden lopussa kaikki kuluvaa vuotta vanhemmat valmiit asiakirjat ja niiden metatiedot). Asiakirjoista tyasemiin jvien kopioiden hvittmisen osalta suositellaan kyttjien ohjeistusta sek valvontaa. Hvittminen tulee toteuttaa siten, ett hvittmisest laaditaan hvitysesitys ja hvitysluettelo. Hvittminen tulee toteuttaa siten, ett mys asiakirjan metatiedot hvitetn. Metatietojen hvittmisen osalta toiminnallisuus eroaa SHKE1-mryksen mukaisesta mallista. Asiakirjallisen tiedon silytyksen ja hvittmisen toiminnallisuuksia kehitettess suositellaan ottamaan huomioon mys nykyisiss jrjestelmiss jo olemassa olevan asiakirjallisen tiedon silytys- ja hvitystarpeet. Jos tietojen silyttmiseen ei ole SHKE1- tai SHKE2-mrysten mukaista lupaa, ei pysyvissilyttmist saa toteuttaa shkisesti. Toiminnallisuus on mahdollista toteuttaa siten, ett mys aiemmin muodostetut mrajan silytettvt asiakirjat ovat silytys- ja hvitystoiminnallisuuksien piiriss. Shkiseen muotoon siirrettyjen asiakirjojen paperiversioiden hvittmisen aikataulu on organisaation ptettviss. Hvitysaika suositellaan asettamaan yhdenmukaisesti ja ohjeistamaan hvittminen selkesti. Organisaatiolla pit olla omat ohjeet digitoinnin (skannauksen) laadun varmistamisesta ja paperiversion hvittmisest. Ennen hvittmist pit varmistua siit, ett digitoitu kopio on riittvn laadukas. Pysyvsti silytettvn aineiston paperiversioiden hvittminen edellytt, ett shkiselle silyttmiselle on arkistolaitoksen lupa. Pysyvissilytyksen hyvksymt tietomuodot on mahdollista ottaa huomioon tietojrjestelmiss kytettvi tietomuotoja suunniteltaessa. Jos asiakirjan tietomuoto on jo ksittelyvaiheessa pysyvissilytykseen kelpaava, vltytn myhemmlt mahdolliselta tietokonversiolta. Mys asiakirjaa koskevat kyttoikeudet vaikuttavat yhteentoimivuuteen. Esimerkiksi immateriaalioikeudet voivat rajoittaa asiakirjan kyttmahdollisuuksia.

26 27

28

29

30

14/15

JUHTA - Julkisen hallinnon tietohallinnon neuvottelukunta

ID 31 Suositus Suositeltava tapa kytst poistuvien jrjestelmien tietojen silyttmiseen ja hvittmiseen riippuu aineiston silytysajan pituudesta ja aineistoon kohdistuvan kytn mrst. Seuraavassa on esitetty esimerkkivaihtoehtoja: - Silytt jrjestelm kyttvalmiina, kunnes jrjestelmn sisltm aineisto on hvitettviss - Siirt jrjestelm fyysiselt laitteistolta virtuaaliseen ympristn ja silytt virtuaalikone kyttvalmiina, kunnes jrjestelmn sisltm aineisto on hvitettviss. - Siirt jrjestelmn tietoaineisto erilliseen shkiseen arkistojrjestelmn. Shkisen silyttmisen lupa koskee psntisesti vain mynthetken jlkeen syntyv aineistoa. Olemassa olevan jrjestelmn sisltmlle tiedolle ei siis aina ole mahdollista hankkia pysyvn shkisen silyttmisen lupaa, vaan pysyv silyttminen pit toteuttaa muuten.

7 Opastavat tiedot
Tt suositusta yllpit Julkisen hallinnon tietohallinnon neuvottelukunta JUHTA, puh. 0295 16001, shkposti: jhs-sihteeri@jhs-suositukset.fi JHS-jrjestelmn verkkosivut: http://www.jhs-suositukset.fi/ Digitoinnin laatukriteerit on esitetty Arkistolaitoksen ohjeessa Digitoinnin laatukriteeri 2008. Aineistojen silytysajoista on erillisi mryksi ja ohjeita. Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen yleisesityksen suositellaan teosta Arkistot, yhteiskunnan toimiva muisti (Lybeck, Jari [et al.], Helsinki : Arkistolaitos, 2006. 307 s., ISBN 951-53-2864-0 (pdf), ISSN 1795-9683) http://www.arkisto.fi/uploads/Palvelut/Julkaisut/asiakirjahallinnon_oppikirja.pdf

8 Liitteet
Liite 1 Vaihteittain eteneminen Liite 2 Esimerkkitapaukset

15/15