ORGANISASI DAN STAF PERPUSTAKAAN

Oleh: Thalha Achmad

BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Setiap perpustakaan, baik kecil maupun besar, perlu diatur dan ditata dengan baik, sehingga pelaksnaan kegiatan kerjanya dapat berjalan dengan efesian dan efektif, jika suatu perpustakaan memiliki Struktrur Organisasi yang mantap dan staf/karyawan memiliki kompetensi yang menjadi pensyaratan yang harus dipengaruhi oleh sumbar daya manusia perpustakaan dewasa ini. Sumber daya manusia atau tenaga kerja perpustakaan yang memiliki kompetensi memungkinkan setiap jenis pekerjaan dapat dilaksanakan dengan baik, tepat waktu, tepat sasaran, dan sebanding antara biaya dan hasil yang diperoleh. Tampa Struktur organisasi yang mantap dan SDM yang memiliki kompetensi, mustahil suatu Perpustakaan dalam mencapai visi dan misinya sebagai unsur penunjang perpguruan tinggi dalam meujudkan berbagai fungsinya. Seperti fungsi edukasi (sumber belajar para civitas akademika), fungsi informasi, riset, rekreasi dan deposit.
Makalah ini disajikan pada acara Pengenalan Pustaka MABA-UMI tahun 2010 di Ruangan Perpustakaan UMI Makassar

B. Rumusan Masalah Dari pemaparan latar belakang di atas dapat dirumuskan permasalahan yang dianggap urgen untuk dibahas dalam makalah ini, yaitu : 1. Bagaimana pola struktur organisasi perpustakaan yang efektif ? 2. Faktor-faktor apa yang mempengaruhi pola struktur organisasi suatu perpustakaan ? 3. Standar apa yang harus dipenuhi staf/karyawan perpustakaan ? C. Sistimatika Pembahasan Makalah ini membahas tentang: 1. Pengertian judul, yaitu membahas sekitar Pengertian Struktur

organisaisi, Perpustakaan dan Kompetensi. 2. Struktur Organisasi Perpustakaan a. Macam-macam pola Struktur Organisasi perpustakaan b. Faktor-faktor Perpustakaan 3. Staf/karyawan Perpustakaan a. Macam-macam Staf perpustakaan b. Kompetensi Staf perpustakaan c. Pembinaan Staf Perpustakaan yang mempengaruhi pola struktur organisasi

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

A. Organisasi

Pengertian organisasi menurut Prof.Dr.Mr.S. Prajudi Atmosudirdjo dalam bukunya dasar-dasar ilmu administrasi adalah suatu bentuk kerjasama antara sekelompok orang berdasarkan suatu perjanjian untuk bekerjasama guna mencapai suatu tujuan bersama yang tertentu 1 Organisasi dibentuk untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Tujuan organisasi inilah yang mendorong orang-orang menjadi anggota suatu oraganisasi dengan harapan bahwa organisasi itu dapat memenuhi keinginankeinginanya bahkan dapat melindungi kepentingan hidupnya. Suatu organisasi yang baik bentuknya sederhana sesuai dengan tuntutan tugas pokok dan fungsi yang menimbulkan beban kerja. B. S t a f Staf perpustakaan merupakan komponen yang sangat penting dalam mencapai keberhasilan layanan perpustakaan, oleh karena itu staf perpustakaan harus memenuhi dari segi jumlah dan mutu untuk memenuhi kebutuhan pelayanan dan progranm yang dikembangkan di perpustkaaan.

Prof.Dr.Mr.S. Prajudi Atmosudirdjo, Dasar-dasar Ilmu Administrasi, Jilid I Cet. ke-VII, Jakarta, 1978, hal. 87

C. Perpustakaan Pengertian Perpustakan menurut Sulistyo Basuki dalam bukunya pengatar Ilmu Perpustakaan adalah sebuah ruangan, bagian sebuah gedung, atau gedung itu sendiri yang digunakan untuk menyimpan buku atau terbitan lainnya yang biasanya disimpan menurut tata susunan tertentu untuk digunakan membaca, bukan dijual 2

Sulistyo Basuki, Pengantar Ilmu Perpustakaan, Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama, Cet. Kedua 1993,

h.3

BAB III PEMBAHASAN

A. Pengertian Setiap perpustakaan, baik kecil maupun besar, perlu diatur dan ditata sedemikian rupa, agar dapat mencapai tujuannya, yaitu untuk meningkatkan layanan demi kepuasan pengguna perpustakaan. Sebelum membahas lebih jauh makalah ini, terlebih dahulu kita memberikan pengertian judul: - Kata Struktur berarti cara bagaimana sesuatu disusun atau dubangun; susunan; bangunan 1 . - Yang dimaksud organisasi adalah menyusun struktur kekuasaan formal, batasan jelas dan dikoordinasi untuk mencapai obyek tertentu 2 . Jadi Struktur organisasi adalah suatu kerangka yang menunjukkan semua tugas kerja untuk mencapai tujuan organisasi. - Sedang yang dimaksud kompetensi adalah kewenangan (kekuasaan) untuk menentukan (memutuskan) sesuatu. 3

Departemen Pendidikan & Kebuadyaan, RI, Kamus Besar Bahasa Indonesia, Jakarta: Balai Pustaka, 1988, h. 860 2 Sulistyo Basuki, Pengantar Ilmu Perpustakaan, Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama, Cet. Kedua 1993, h. 194 3 Departemen Pendidikan & Kebuadyaan, RI, Kamus Besar Bahasa Indonesia, Jakarta: Balai Pustaka, 1988, h.453

- Kata Perpustakaan berasal dari kata dasar pustaka yang mendapat inbuhan per dan an, sehingga berarti tempat atau kumpulan bahan pustaka (wadah informasi dapat berupa buku & non buku). 4 Jadi Perpustakaan adalah lembaga yang menghimpun bahan pustaka dan menyediakan sarana bagi orang untuk memanfaatkan koleksi tersebut Dari pengertian di atas, maka dapat disimpulkan bahwa makalah ini membahas Struktur/susunan organisasi dan kompetensi staf/karyawan yang terlibat dalam mengelolah Perpustakaan.

B. Struktur Organisasi Perpustakaan 1. Macam-macam Pola Struktur Organisasi Perpustakaan Struktur organisasi perpustakaan ada beberapa macam: a. Berdasarkan Fungsi. Pola struktur organisasi yang disusun berdasarkan fungsi, seperti bagian Tata usaha (mengurus masalah kepegawaian, keuangan, administrasi, perlengkapan dan kerumahtanggaan, bagian Layanan

teknis (pengadaan, Pengolahan dan perawatan koleksi), bagian layanan

Soeatminah, Perpustakaan Kepustakawanan dan Pustakawan, Yogyakarta: Kanisius, Cet. keempat, 1992, h. 32

pengguna (sirkulasi, Referensi, Tandon/cadangan dan koleksi khusus), Bagian Penelitian dan pengembangan, bagian jaringan kerjasama. Walaupun terbagi atas beberpa bagian, hendaknya masing-masing bagian/seksi tidak bekerja autonom (sendiri-sendiri), sehingga terpisah dari bagian yang lain, misalnya bagian layanan teknis memiliki hubungan erat dengan bagian layanan pengguna. Dan bagian layanan

pengguna mempunyai hubungan erat dengan bagian Jaringan kerjasama, bagian kejasama mempunyai hubungan erat dengan bagian

pengembangan dan seterusnya. Pada umumnya, perpustakaan perguruan tinggi di Indonesia tersusun berdasarkan fungsi 4 . Jadi pola ini sudah menjadi pedoman bagi perpustakaan Perguruan Tinggi seluruh Indonesia, bahkan sebahagian Perpustakaan umum (Daerah) di Indonesia . - Contoh Struktur organisasi Perpustakaan menurut fungsinya seperti yang digambarkan pada buku Pedoman Perpustakaan edisi 3 tahun 2004 yang diterbitkan oleh Dirjen Pendidikan Tinggi RI:

RI, Departemen Pendidikan Nasinal, Perpustakaan Perguruan Tinggi Buku Pedoman, Edisi ketiga, Jakarta : Departemen Pendidikan Nasional RI Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi, 2004, h. 7

Kepala Tim Perpustakaan Wakil Kepala Sidang Pustakawan

Adm. Perpustakaan (KTU)

Sub Bagian

Sub Bagian

Sub Bagian

Penelitian dan Pengembangan

Layanan Teknis

Layanan Pengguna

Jaringan Kerjasama

b. Berdasarkan Fungsi. Struktur organisasi perpustakaan berdasarkan subyek sering pula digunakan perpustakaan perguruan Tinggi dan perpustakaan umum, pembagian berdasarkan subyek biasanya bersifat terbuka dan tersedia ruangan studi yang berdekatan dengan rak buku. Pembagian berdasarkan subyek dapat berfungsi sebagai perpustakaan khusus bagi pemakai. Dan banyak perpustakaan perguruan Tinggi membagi perpustakaan menjadi 3 kelompok subyek luas yaitu humaniora atau kemanusiaan, ilmu-ilmu sosial serta ilmu pengetahuan dan

teknologi. . Disamping koleksi berdasarkan subyek tersebut, masih

ada lagi bagian umum serperti bagian referens, bagian sirkulasi, dan bagian pengadaan. 5 Contoh Struktur organisasi perpustakaan berdasarkan subyek :

Kepala Perpustakaan

KTU

Bagian Pengadaan

Bagian Pengolahan

Bagian Layanan Sirkulasi

Bagian Koleksi Humaniora

Bagian Koleksi Ilmu. Sosial

Bagian Koleksi IPTEK. h

c. Berdasarkan Kawasan Pola struktur organisasi yang disusun berdasarkan fungsi, seperti bagian Tata usaha (mengurus masalah kepegawaian, keuangan, Struktur organisasi perpustakaan dibagi berdasarkan wilayah atau kawasan yang dilayaninya. Pola ini lazim digunakan oleh perpustakaan umum. Karena itu perpustakaan umum yang menganut berdsarkan kawasan akan memiliki perpustakaan pusat, perpustakaan cabang dan perpustakaan keliling (mobile liberaries). Perpustakaan perguruan tinggi

Sulistyo Basuki, Pengantar Ilmu Perpustakaan, Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama, Cet. Kedua 1993, h. 196

acap kali menggunakan pola ini misalnya mendirikan perpustakaan departemen, seperti perpustakaan hukum, fisika, kesehatan kedokteran. Contoh Struktur organisasi perpustakaan berdasarkan kawasan:

Kepala Perpustakaan

K T U.

Perpustakaan Pusat

Perpustakaan Cabang

Perpustakaan Keliling (Mobil)

d. Berdasarkan pemakai yang dilayani. Pada perpusrakaan umum terdapat ruangan khusus untuk anakanak, remaja, tuna-netra, atau kelompok berdasarkan ciri ekonomis (misalnya pengusaha, pensiunan) sedangkan pada perpustakaan

perguruan tinggi biasa dikelompokkan pada perpustakaan program S1, S-2 dan S-3, atau ruangan khusus koleksi langkah, koleksi khusus peneliti. Contoh struktur berdasarkan pemakai yang dilayani :

10

Kepala Perpustakaan

K T U.

Bagian Pengadaan & Pengolahan

Bagian Layanan Sirkulasi

Bagian Koleksi S-1

Bagian Koleksi S-2

Bagian Koleksi S-3

e. Berdasarkan Jenis Dokumen. Struktur organiasasi berdasrakan jenis dokumen banyak

digunakan perpustakaan nasional dan perpustakaan daerah. Pola struktur berdasarkan jenis dokumen dibagi menjadi: bagian buku, bagian peta, bagian majalah, bagian film, bagian terbitan Pemerintah. Setiap bagain bertanggung jawab atas pengadaan, pengkatalogan dan pengklasifikasian serta jasa layanan. Pada perpustakaan perguruan tinggi dan perpustakaan umum, biasanya terdapat ruangan khusus Skripsi, Tesis, Disertasi,

Majalah, Jurnal, buku, audi visual, dan ruangan multimedia. Contoh Struktur organisasi perpustakan berdasarkan jenis dokument yaitu:

11

Kepala Perpustakaan

K T U.

Bagian Koleksi Buku

Bagian Koleksi Peta

Bagian Koleksi Audivisual

Bagian Koleksi Khusus

Bagian Koleksi Multi Media

2. Faktor yang Mempengaruhi Pola Struktur Organisasi Perpustakaan Pola sistem yang dianut oleh suatu perpustakaan perlu dikaji secara mendalam ditinjau dari segi efesiensi dan efektifitasnya. Bila tujuannya memperoleh efesiensi, polanya harus sederhana. Pustakawan perlu memahami masalah pola organisasi kerena pemilihan pola yang kurang tepat dapat menimbulkan masalah pada jasa pelayanan yang kurang memuaskan tetapi biayanya mahal. Penetuan pola struktur oerganisisi perpustakaan yang akan dipilih tergantung pada faktor: a. Tujuan Perpustakaan Tujuan atau obyek perpustakaan merupakan faktor yang penting bagi perencanaan bagian-bagian perpustakaan.

12

b. Jenis Pemakai jenis pemakai yang akan dilayani menentukan pola organisasi. Misalnya, perpustakaan khusus untuk tunanetra memerlukan jasa dan layanan yang berlainan dengan perpustakaan sekolah. c. Jenis Dokumen; Jenis dokumen menentukan pola pengelolaan serta organisasi

perpustakaan yang mengkhususkan diri pada dokumen kertografis seperti peta, atlas dan globe akan memerlukan tenaga yang dan materi konservasi yang berlainan dengan perpustakaan yang mengkhususkan diri pada buku saja. d. Keadaan gedung perpustakaan. Gedung perpustakaan yang direncanakan dengan cermat serta lebih fleksibel (luwes) akan memudahkan penyeliaan serta memberikan berbagai pilihan dalam menentukan pola organisasi . e. Personalia perpustakaan. Setiap personil harus sesuai dengan pola organisasi yang ditentukan. Pola pada perpustakaan umum yung memetingkan jasa bagi pemakai umum memerlukan personil berlainan dengan perpustakaan khusus dengan jumlah pemakai terbatas.

13

f. Kegiatan outomasi perpustakaan. Automasi perpustakan menyangkut banyak aspek, sehingga perlu ditimbang masak-masak dalam menetukan pola perpustakaan. Berbagai jasa perpustakaan dapat dilaksanakan lebih cepat dan efesien karena outomasi, namun sebaliknya automasi juga memerlukan biaya yang tidak sedikit. g. Bantuan keuangan. Ini memerlukan pertimbangan yang matang, Karena keterbatasan dana memungkinkan memilih bentuk sentralisasi senua kegiatan dan jasa.

C. Staf/Karyawan Perpustakaan 1. Jenis Staf Perpustakaan Staf perpustakaan dewasa ini sebaiknya terdiri dari : a. Pustakawan dengan pendidikan paling rendah (S-1) dalam bidang ilmu perpustakaan, dokumentasi dan informasi (Pusdokinfo), atau S-1

bidang studi lain yang memiliki kompetensi dalam pengelolaan perpustakaan, dengan tugas melaksanakan tugas keprofesian dalam bidang perpustakaan. b. Asisten pustakawan dengan pendidikan ilmu perpustakaan tingkat diploma dalam bidang ilmu perpustakaan, dokumentasi dan informasi

14

c. Tenaga fungsional lain dengan pendidikan kejuruan atau keahlian tingkat kesarjanaan dengan tugas melaksanakan pekerjaan penunjang keprofesian, seperti pranata komputer dan kearsipan. d. Tenaga administrasi dengan tugas melaksanakan kegiatan

kepegawaian, keuangan, kerumahtanggaan, perlengkapan. 2. Kompetensi Staf Perpustakaan Staf perpustakaan dewasa ini semakin dituntut memiliki kompetensi: a. Kompetensi professional yang harus dipenuhi oleh putakawan, yaitu: 1) Mempunyai pengetuhuan dan manpu menjalankan fungsi dan aktivitas sistem perpustakaan. 2) Memiliki pengetahuan tentang subyek khusus yang sesuai dengan kegiatan perguruan tinggi. 3) Mengembangkan dan mengelola layanan informasi dengan baik, mudah diakses, dan efektif dalam pembiayaan yang sejalan denganaturan strategis perguruan tingginya. 4) Menyediakan bimbingan dan bantuan terhadap pengguna layanan informasi dan perpustakaan.

15

5) Melakukan survai mengenai jenis dan kebutuhan informasi, layanan informasi dan produk-produk yang sesuai dengan kebutuhan pengguna. 6) Mengetahui dan manpu menggunakan teknologi informasi untuk pengadaan, pengorganiosasian dan penyebaran informasi. 7) Mengetahui dan manpu menggunakan pendekatan bisnis dan manajemen untuk mengkomunikasikan perlunya layanan

informasi kepada pimpinan perguruan tingginya. 8) Mengembangkan produk-pruduk informasi khusus untuk

digunakan di dalam atau di luar lembaga atau oleh pelanggan secara individu. 9) Mengevaluasi hasil penggunaan informasi dan menyelenggarakan penelitian yang berhubungan dengan pemecahan masalah-masalah dengan manajeman informasi. 10) Secara berkelanjutan memperbaiki layanan informasi untuk menanggapi perubahan kebutuhan. b. Kompetensi Individu, yang harus dimiliki pustakawan yaitu: 1) Memiliki komitmen untuk memberikan layanan terbaik.

16

2) Manpu mencari peluang dan melihat kesempatan baru baik di dalam maupun di luar perpustakaan. 3) Berpandangan luas, 4) Manpu mencari mitra kerja, 5) Manpu menciptakan lingkungan kerja yang dihargai & dipercaya. 6) Memiliki keteranpilan berkomunikasi yang efektif. 7) Dapat bekerjasama secara baik dalam suatu tim kerja. 8) Memiliki sifat kepemimpinan, 9) Mampu merencanakan, memprioritaskan dan memusatkan pada suatu hal yang kritis, 10) Memiliki perubahan. 3. Pembinaan Staf Perpustakaan Pembinaan staf perpustakaan dapat ditempuh dengan jalur seperti: a. pendidikan pustakawan D-3, S-1, S-2 dan S-3 dibidang ilmu perpustakaan. b. diklat & pelatihan dibidang perpustakaan. c. keikutsertaan dalam seminar, lokakarya dan simposium d. Kenaikan pengkat fungsional dan reguler. sifat positif dan fleksibel dalam menhadapi

17

III. P E N U T U P

A. Kesimpulan 1. Sturuktur organisasi perpustaan yang efektif diterapkan dalam sutau adalah stutur organisasi yang dapat memenuhi kepentingan pengguna. 2. Faktor yang mempengaruhi pemilihan sturuktur organisasi suatu perpustakaan adalah tujuan perpustakaan, jenis dokumen, jenis pemakai, kondisi gedung dan jumlah anggaran yang tersedia. 3. Staf/karyawan perpustakaan adalah sataf yang memiliki kompetensi, baik kompetensi professional (mempunyai pengetuhuan/keahlian dibidang

Perpusdokinfo), maupun kompetensi Individu (memiliki krakter/akhlak dalam hal pengelolaan dan pengembangan perpustakaan).

B. Saran-saran dan Harapan 1. Makalah ini dapat menambah khasanah perpustakaan mengenai koleksi. 2. Dalam menyusun struktur organisasi suatu perpustakaan, hendaknya disusun disusun secara profesional dengan pertimbangan kepentingan lembaga, bukan kepentingan pribadi. 3. Hendaknya tidak menempatkan staf di perpustakaan yang tidak memiliki kompetensi dibidang kepustakawanan.

18

DAFTAR PUSTAKA

Dirjen Pendidikan Tinggi, Depdiknas RI., Perpustakan Perguruan Tinggi buku pedoman, edisi ketiga, Depdiknas RI Dirrektorat Pendidikan Tinggi, Jakarta, 2004 Departemen Pendidikan & Kebuadyaan, RI, Kamus Besar Bahasa Indonesia, Jakarta: Balai Pustaka, 1988. Prajudi Atmosudirdjo, Dasar-dasar Ilmu Administrasi, Jilid I Cet. ke-VII, Jakarta, 1978. Sulistyo Basuki, Pengantar Ilmu Perpustakaan, Cet. Kedua, PT Gramedia Pustaka Utama, Jakarta, 1993 Sukarna, Dasar-Dasar Manajemen, Cet.I; Cv. Maju Mundur, Jakarta, 1992 Sumardji, P. Perpustakaan, Organisasi Perpustakaan dan Tatakerjanya, Cet. ke VIII, Kanisius, Yogyakarta, 1988 Soewarno Handayaningrat, Pengatar Studi Ilmu Administrasi dan Manajemen, Cet, II; Gunung Agung, Jakarta, 1982 Soeatminah, Perpustakaan Kepustakaan, dan Perpustakaan; Cet.IV, Kanisius, Yogyakarta, 1991

19