Professional Documents
Culture Documents
Otomatisasi Kantor
Disusun Oleh :
Andrias Simon Yuli Andriawan Ridwan Ovandi M. Rifki M. Fadli Ozi Kurnia Ponco Sutanto Husni Mubarak Abdul Ghoni Hendy Erwanda M. Ari Kurniawan ERC1B010121 ERC1B010012 ERC1B010034 ERC1B010044 ERC1B010040 ERC1B010079 ERC1B009002 ERC1B010074 ERC1B010134 ERC1B010046 ERC1B010020
BAB I PENDAHULUAN
I.1 Latar Belakang
Seiring berkembangnya Ilmu Pengetahuan dan Teknologi (IPTEK), peranan sistem informasi dalam suatu organisasi tidak diragukan lagi. Dukungan sistem informasi dapat membuat sebuah perusahaan memiliki keunggulan kompetitif. Sekarang ini teknologi informasi melesat dengan cepat, keberadaan sistem informasi juga berperan penting dalam sebuah perusahaan agar dapat bersaing dengan perusahaan lain di era globalisasi seperti saat ini. Berikut ini akan di bahas salah satu sistem informasi yaitu Office Automation (OA) / Otomatisasi Kantor. Seperti halnya sistem informasi yang lain, otomatisasi kantor juga memberikan fasilitas tugas tugas pemrosesan informasi sehari hari di dalam perkantoran dan organisasi bisnis. Berikut akan di jelaskan lebih lanjut dan terperinci. Sutau perusahaan dalam mengembangkan pemrosen data dibutuhkan suatu kecepatan dalam pemrosen data menjadi sebuah informasi, dengan adanya makalah ini diharapkan dapat menambah pengetahuan bagi mahasiswa yang mau mendirikan suatu perusahaan. Karena bagaimanapun kita dituntut untuk memberikan yang terbaik dalam waktu yang seefisien mungkin sehingga bisa memberikan suatu kepuasan, baik untuk perusahaan maupun pelanggan perusahaan. Itulah yang melatarbelakangi kami dalam menyusun makalah yang bertemakan otomatisasi kantor. Banyak penulis yang menulis tentang masalah itu,
tapi tidak banyak pula yang tahu tentang masalah itu, yaitu masalah yang akan kita coba paparkan dalam bab berikutnya.
Pemecahan masalah kelompok, cara OA berkontribusi pada komunikasi keadaan dari manajer membuatnya sangat cocok diterapkan untuk memecahkan masalah kelompok. Pelengkap-bukan pengganti, sebagai suatu cara komunikasi bisnis, OA bukan tanpa keterbatasan. OA tidak akan menggantikan semua komunikasi interpersonal tradisional percakapan tatap muka, percakapan telepon, pesan tertulis pada memo, dan sejenisnya. OA harus bertujuan melengkapi komunikasi tradisional. Penggabungan dan penerapan teknologi, beberapa teknologi pendukung komunikasi sangat berkembang pesat belakangan ini, penggunaan tekonologi dapat berupa hardware ataupun software. Memperbarui proses pelaksanaan pekerjaan di kantor, sudah saatnya meninggalkan cara lama yang sudah tidak efesien lagi, merubah cara komunikasi dalam perusahaan dengan menggunakan teknologi yang efektif dan efisien. Meningkatkan produktivitas dan efektivitas pekerjaan, dengan cara mengambil keputusan-keputusan tepat yang dengan menggunakan teknologi, dengan begitu feedback yang didapat pasti akan baik karena segala sesuatu sudah terstruktur. Jadi secara garis besar dari beberapa sub item tujuan yang ada diatas dapat kita kembangkan menjadi suatu runtutan mengenai tujuan adanya OA atau Office Automation dalam suatu perusahaan atau kantor, yaitu sebagai berikut: Dengan adanya OA atau Office automation dianggap sebagai cara untuk meningkatkan produktivitas sekretaris dan pegawai administrative. Produk OA memungkinkan para pekerja kantor ini memproses lebih banyak dokumen secara lebih cepat dan lebih baik.
Selanjutnya ternyata para pekerja terdidik juga dapat memanfaatkannya. OA memudahkan para pekerja terdidik untuk menyimpan korespondensi keluar. Tetapi korespondensi keluar merupakan korespondensi masuk orang lain, cara mendorong korespondensi masuk, maka OA menjadi peralatan yang digunakan dalam pemecahan masalah. Dengan kata lain, otomatisasi kantor bertujuan untuk meningkatkan produktivitas. Bila diterapkan sebagai alat pemecah masalah, otomatisasi kantor dapat memberikan kemampuan antara manajer untuk saling melakukan komunikasi dengan lebih baik selagi mereka memecahkan masalah. Peningkatan komunikasi ini dapat menghasilkan keputusan yang lebih baik dan lebih cepat.
Pegawai administratif, biasanya bertugas melaksanakan tugas-tugas untuk sekretaris, seperti mengoperasikan mesin fotokopi, menyusun dokumen, menyimpan dokumen dan mengirimkan surat.
Lingkungan Perusahaan
System Otomatisasi Kantor Pemecah Masalah
Aplikasi Otomatisasi Kantor Non-komputer
Komunikasi
informasi
Database
mengubah
Lingkungan
Gambar 1. Model OA( office Automation )
Keterangan Gambar, diatas adalah : Karena OA tidak memiliki mengelola data, penggunaan database dibatasi pada isi informasi. Informasi dikumpulkan dari system fisik perusahaan ( SIA mengumpulkan datanya ). Informasi juga disediakan oleh lingkungan. Informasi berfungsi sebagai input bagi aplikasi OA berbasis computer seperti pengolah kata, e-mail, dann konferensi komputer. Pemecah masalah lain berada ditengah-tengah garis yang memisahkan perusahaan dengan lingkungan. Ini berarti bahwa orang-orang itu mungkin berada di kedua area tersebut. Model tersebut juga mencerminkan penggunaan aplikasi OA berbasis nonkomputer seperti konferensi video dan audio.
10
Surat Elektronik ( E-mail ) Surat elektronik atau yang sekarang lebih kita kenal dengan E-mail adalah penggunaan jaringan komputer yang memungkinkan para pemakai mengirim, menyimpan dan menerima pesan-pesan dengan menggunakan terminal computer dan alat penyimpanan. Voice Mail Voice mail serupa dengan surat elektronik, hanya bedanya kalau voice mail menggunakan suara melalui telepon dalam mengirimkan atau menerima pesan, sedangkan surat elektronik kita harus mengetiknya. Kalender Elektronik ( Elelctronic Calendaring ) Kalender elektronik adalah penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan dan mengambil kalender pertemuan manajer. Konferensi Audio Konferensi audio adalah penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat suatu hubungan audio diantara orang-orang yang tersebar secara geografis dengan tujuan melaksanakan konferensi. Konferensi Video Konferensi video adalah penggunaan peralatan televise untuk menghubungan para peserta konferensi yang tersebar secara geografis.
11
memungkinkan para anggota tim pemecahan masalah bertukar informasi mengenai masalah masalah yang sedang dipecahkan. Transmisi faksimile atau FAX FAX, singkatan dari facsimile tranmision, adalah penggunaan peralatan khusus yang dapat membaca citra dokumen pada satu ujung saluran komunikasi dan membuat salinannya diujung yang lain. Video tex Video tex adalah penggunaan computer untuk menampilkan pada layer CRT materi narasi dan grafik yang tersimpan. Pencitraan ( imaging ) Pencitraan merupakan salah satu aplikasi OA yang digunakan untuk
mengenal karakter secara optic (optical character recognition ) untuk mengubah catatan-catatan kertas atau microfilm menjadi format digital untuk disimpan didalam alat penyimpanan sementara. Desktop publishing
12
Desktop Publishing ( DTP ) adalah penggunaan komputer untuk menyiapkan output tercetak yang kualitasnya sangat mirip dengan yang dihasilkan oleh type setter.
13
System publikasi elektronik ( electronic publishing system ) adalah penggunaan teknologi informasi untuk keperluan pembuatan dokumen tercetak. Yang termasuk aplikasi dari system pubikasi dan pengolahan imej elektronik adalah desktop publishing, elektonik document management, presentase graphics dan multimedia presentation. Elektonik document management ( EDM ) merupakana system penyimpanan document yang membentuk basis data imej ( image database ) yang nantinya dapat diakses dan diproses kembali. Presentation graphic digunakan untuk menampilkan grafik yang akan dipresentasikan. Sedangkan multimedia presentation tidak hanya mempresentasikan grafik saja, tetapi memungkinkan untuk mempresentasikan dalam beberapa bentuk media seperti teks, grafik, foto, suara dan video. System Pengolahan Kantor System pengolahan kantor ( office management systems ) merupakan system kantor otomatis yang mendukung orang-orang di organisasi untuk mengorganisasikan aktivitas-aktivitas kerja mereka. Yang termasuk dalam system ini adalah desktop accessories dan electronic scheduling atau kalender elektronik. Desktop accessories menyediakan alat-alat seperti kalkulator, kalender, jam, notepad, daftar nomer telepon dan daftar jam janjian. Electronic scheduling membantu pemakai-pemakai system ini untuk mengatur skejul kerja mereka.
14
Dalam system otomatisasi kantor ini, untuk lebih jelasnya, kita perhatikan grafik yang ada di bawah ini :
- Teleconference - Telecommuting
15
sendiri. Adapunn yang mempengaruhi pemilihan aplikasi otomatisasi kantor adalah sebagai berikut: Jenis Organisasi, yaitu seorang manajer diperusahaan dengan satu lokasi tidak akan mempertimbangkan penggunaan konferensi audio dan video. Pilihan pribadi, manajer yang memilih komunikasi tatap muka dengan menggunakan konferensi video dan memanfaatkan kalender elektronik. Sumber daya OA yang butuhkan manajer dibatasi oleh sumber oleh sumber daya OA yang tersedia dalam perusahaan.
16
BAB IV PENUTUP
IV.1 Kesimpulan
Tahun 1964 diperkenalkan satu generasi baru alat penghitung yang mempengaruhi cara penggunaan komputer. Konsep penggunaan komputer sebagai SIM ( Sistem Informasi Manajemen ) dipromosikan oleh pembuat komputer untuk mendukung peralatan baru tsb. Konsep SIM ( Sistem Informasi Manajemen ) menyadari bahwa aplikasi komputer harus diterapkan untuk tujuan utama menghasilkan informasi manajemen. Otomatisasi kantor (office automation/OA) memudahkan komunikasi dan meningkatkan produktivitas diantara para manajer dan pekerja kantor melalui penggunaan alat elektronik. OA telah berkembang meliputi beragam aplikasi seperti konferensi jarak jauh, voice mail, e-mail, electronik calendaring, facsimile transmission. Komputer dapat diprogram untuk melaksanakan sebagian penalaran logis yang sama seperti manusia, suatu aplikasi yang dinamakan kecerdasan buatan (artificial intelligence).
17