Media Library ce este, cum o pregteti i de ce?

Media Library este acel instrument folosit n ageniile de PR, care face diferena ntre un profesionist i un profan. Acest instrument magic i permite PR-istului s redacteze rspunsurile la solicitrile media n cel mai scurt timp posibil i s obin aprobrile efului/ clientului ntr -un timp record. Cum arat Media Library? n mod normal, este un document redactat n word, n care se regsete toat comunicarea cu presa pentru un anumit cl ient, ntr-o perioad delimitat de timp (pentru ca folosirea lor s fie ct mai uoar, trebuie s fie anuale). Aceast bibliotec media trebuie s fie foarte bine documentat i completat. Structura unei Media Library eficiente Pentru a fi eficient, documentul trebuie s aib dou pri, bine delimitate prin felul de comunicare cu presa: comunicare proactiv (iniiat de PR-ist) saureactiv (iniiat de jurnalist). n partea documentului care se refer la comunicarea proactiv, vom introduce, pe rnd, toate materialele de pres redactate pentru un client, n ordinea cronologic a trimiterii ctre pres. n partea dedicat comunicrii reactive, vom introduce toate solicitrile media i rspunsurile furnizate, att cele corporate (despre companie), ct i de brand (referitoare la produsele/ serviciile companiei), n ordinea cronologic a trimiterii ctre pres. De-ale lui Stan Pitu 1) La fel ca i baza de date, nici acest instrument nu este un document finit pe care l creezi o dat i l vei avea permanent finalizat; este un instrument de lucru, n care vei insera permanent comunicate i solicitri media. 2) 3) Rolul acestui tool[1]este acela de a-i organiza/ uura munca i de a te ajuta s redactezi materiale de pres i rspunsuri la solicitri media, pornind de la informaiile deja furnizate ntruct este un instrument de lucru, este destul de uor de fcut, pentru c, att comunicatele, ct i rspunsurile la solicitrile media, se introduc n document cu copy -paste, fr a fi

presei. necesar o aranjare deosebit n pagin. ns este important s fie actualizat permanent, astfel nct s poi folosi repede informaiile existente. 4) 5) 6) Este important ca aceste materiale s fie introduse n ordinea cronologic a folosirii lor, pentru a fi uor de gsit. Pregtete un cuprins al documentului, pe prima pagin, astfel nct s tii de la nceput care sunt subiectele despre care s-a comunicat. nc de la nceput, n momentul n care faci cuprinsul documentului, folosete ancore[2] care s te duc n document, direct la tema care te intereseaz. De asemenea, n document, dup

ce ai inserat un comunicat sau rspunsurile la o solicitare media, este bine s faci ancore care s te aduc rapid npoi la cuprins (gseti mai multe informaii despre modalitatea de inserare a ancorelor n carte, la finalul capitolului Media Library). 7) Imediat ce ai trimis un anumit material de pres sau rspunsul la o solicitare media, introdu-le n document, astfel nct s i fie uor s le gseti; n timp, dac vei introduce toat comunicarea cu jurnalitii dintr-un an, documentul tu va ajunge la dimensiuni impresionante peste 100 de pagini cu condiia ca acel client s aib ntr-adevr o comunicare cu presa. ns poi gsi oricnd informaiile care s-au difuzat despre o anumit tem datorit ancorelor sau folosind Find. 8) 9) ntodeauna, la seciunea de solicitri media, specific numele jurnalistului, al publicaiei, data difuzrii i numele/ func ia persoanei care a rspuns la solicitarea media. n cazul companiilor multinaionale, dac sunt conduse de un expat pentru care trebuie redactate permanent materiale de pres n limba englez, pentru a obine aprobarea, este necesar

s existe dou Media Library: una n englez, cu toate materialele redactate i aprobate de client/ ef i alta n romn, cu toate materialele aa cum au fost difuzate jurnalitilor (e preferabil s nu trimitem materiale de pres n limba englez jurnalitilor, dect dac scriu la o publicaie de limb englez. Altfel poi avea surpriza s ai nite traduceri fanteziste ale termenilor de specialitate). 10) Dei este mai dificil s ai dou documente identice, unul n limba romn, altul n englez, la fel de bine actualizate, este mai eficient, din punctul de vedere al timpului, dect s traduci permanent anumite rspunsuri la solicitrile media, mai ales dac exist o traducere deja agreat de client. Studiu de caz: Trebuie s pregteti o Media Library pentru un client productor de buturi rcoritoare. Cum procedezi? n carte vei gsi etapele identificate de mine pentru pregtirea acestui document, explicate, pas cu pas, inclusiv print -screen-uri ale unui exemplu de Media Library.

[1] Instrument termen folosit n PR [2] Link-uri (word sau html) care te duc la capitolul/ sectiunea care te intereseaz, in cadrul aceluiasi document; la finalul capitolului, vei gsi o descriere a modului n care se fac ancorele