LibreOffice Calc: aplicacin de hojas de clculo

TRABAJANDO CON TUS PRIMERAS FRMULAS EN CALC

Calc es una hoja de clculo que est orientada a realizar de manera rpida y efectiva operaciones matemticas. En este tutorial vas a utilizar Calc para realizar tus primeros operaciones matemticas usando algunas de las frmulas ms elementales que podrs encontrar en la aplicacin. Las frmulas son el principal recurso en una hoja de clculo, y donde reside casi toda su potencia. Algo muy importante es que toda frmula en Calc debe estar compuesta por el signo = seguido de la operacin a realizar. Se pueden clasificar las frmulas existentes en tres categoras: Frmulas simples. Son todas aquellas que realizan operaciones numricas bsicas, formadas por dgitos del 0 al 9, y operadores como +, -, *, /. Por ejemplo =5+12 Frmulas con referencias. Frmulas cuyos datos hacen referencia y operan con informacin contenida en otras celdas. Frmulas predefinidas. Tambin conocidas como funciones. Estas operaciones son ecuaciones o clculos implementados internamente por Calc, que permiten realizar complicadas operaciones de una forma rpida y sencilla.

Las frmulas simples

Con ellas se realizarn operaciones bsicas como sumas, diferencias o restas, multiplicaciones, divisiones, porcentajes o potencias. Debes de tener en cuenta que si combinas las operaciones en una misma frmula stas se realizarn en un orden preferente: en primer lugar, las operaciones incluidas entre parntesis, a continuacin las multiplicaciones y divisiones, y por ltimo, las sumas y restas en el orden que han sido establecidas. Cuando indiques frmulas con varias operaciones es preciso indicar el orden en que se realizarn. Para ello utiliza los parntesis. Observa, por ejemplo, las operaciones siguientes y sus diferentes resultados: 24 / 3 + 3 * 6 3 = 23 24 / (3 + 3) * (6 3) = 12 24 / 3 + 3 * (6 3) = 17

Frmulas con referencias

Estas frmulas sern las que ms utilices dentro de una hoja de clculo. En este caso, en lugar de utilizar nmeros, utilizars las referencias a las celdas concretas. Recuerda que puedes utilizar tanto referencias Con el ordenador a cuestas http://www.lasticenelaula.es/portal

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LibreOffice Calc: aplicacin de hojas de clculo absolutas, como relativas o mixtas. Acostmbrate a utilizarlas ya que lo ms probable es que realices hojas de clculo con varias decenas de datos y escribir, uno a uno, cada uno de ellos en las frmulas que definas no te va a resultar ni cmodo ni efectivo. Ya te hemos hablado de estas cuestiones en el artculo Cmo incluir operaciones y clculos sencillos en Calc. Revsalo si es necesario.

Frmulas predefinidas
Tambin conocidas como funciones. Son ecuaciones o clculos implementados internamente por Calc que utilizars para resolver operaciones de forma rpida. Calc permite utilizar frmulas muy diferentes: matemticas, trigonomtricas, lgicas, de texto, de fecha y hora, etc. Siempre que utilices una funcin su sintaxis ser la que se muestra a continuacin

=SUMA(A1;A2;...)
= Signo igual, presente en toda frmula y que indica a Calc que lo que va a continuacin, es precisamente eso. SUMA Nombre de la funcin (A1;A2;..) Conjunto de variables de entrada necesarias para realizar los clculos en la funcin. Irn separados por punto y coma (;).

Debes de tener en cuenta tambin que Calc incluye funciones predefinidas que no necesitan parmetros para su ejecucin. Un ejemplo de esto puede ser la funcin =TODAY(). Veamos cmo funciona: Inicia Calc y escribe en el campo Frmula de la celda activa A1 esta funcin. Presiona el botn Aplicar de la Barra de Frmulas o la tecla Intro y Calc te devolver la fecha del da actual segn tu ordenador. Como ves la funcin no necesita de ningn argumento que le acompae.

Frmulas con varias hojas del documento

Calc no se limita a realizar operaciones y frmulas con los datos presentes en la hoja de clculo que tienes activa en este momento. Tambin puede realizar operaciones y frmulas con los datos que se encuentran en las diferentes hojas que componen un documento. La sintaxis ser similar a la siguiente:

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=SUMA(Hoja1,B3; E4)
donde Nota Para que Calc pueda realizar operaciones con celdas de otras hojas, es necesario especificar siempre el nombre de la hoja en la que est la celda a utilizar, un punto, y el nombre de la celda en cuestin. = Signo igual, presente en toda frmula y que indica a Calc que precisamente se inicia su sintaxis SUMA. Nombre de la funcin Hoja1,B3. Nombre de la hoja en la que se encuentra el primer argumento a utilizar. E4. Segundo argumento de la funcin.

Formas de crear una frmula

Puedes crear una frmula en Calc utilizando diferentes procedimientos, tal y como te indicamos a continuacin: De forma manual En este caso teclea cada componente que desees que forme parte de la frmula en la Lnea de entrada o en la celda directamente. Este mtodo es apropiado si las frmulas a utilizar son pequeas y simples, pero si la frmula incluye muchos operadores o no recuerdas las referencias a la celda que contiene el dato que deseas, no resulta demasiado operativo.

Con el ratn En este caso crea la frmula utilizando el puntero del ratn. Slo tienes que hacer clic en las celdas que corresponda para introducir las referencias de las celdas que vas a utilizar como operadores. La celda sobre la que pulses se introducir en la frmula. No olvides teclear, entre celda y celda, el operador aritmtico que indicar a Calc la operacin a realizar.

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LibreOffice Calc: aplicacin de hojas de clculo Con el Asistente de Funciones Calc incluye un asistente que te permitir definir frmulas y funciones de una manera muy simple y guiada. Es el Asistente de Funciones, que har prcticamente todo el trabajo por ti. Inicia Calc y escribe Numerador en B2, Denominador en D2 y Resultado en F2. Para utilizar el Asistente de funciones en primer lugar posicinate en la hoja en la que vayas a aplicar la frmula y selecciona la celda o rango en la que vas a insertar la funcin. En el ejemplo que estamos realizando haz clic en la celda F3. Haz clic en el botn Asistente de Funciones de la Barra de Frmulas, o bien acude al men Insertar Funcin (puedes pulsar igualmente la combinacin de teclas Ctrl + F2):

En cualquier caso se abrir en pantalla la ventana Asistente de funciones en la que podrs seleccionar o escoger la Funcin que necesites:

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Categora. Si despliegas el men desplegable Categora puedes ver todas las reas con funciones predefinidas en Calc. Slo tienes que elegir la categora que prefieras y vers su contenido en el campo Funcin.

Si seleccionas la categora Todos, vers el listado completo de funciones en el campo Funcin, organizadas por orden alfabtico. La ventana te ofrece informacin concreta sobre cada funcin seleccionada en la zona de la derecha. Vers una breve descripcin de la misma y su sintaxis. Por ejemplo selecciona Matemticas como Categora y haz clic en la funcin Cociente.

Una vez seleccionada, haz doble clic en ella, o pulsa el botn Siguiente para definirla. Observa el nuevo aspecto de la ventana. Se muestran los apartados destinados a introducir los argumentos de la funcin seleccionada. Con el ordenador a cuestas http://www.lasticenelaula.es/portal

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Fjate. Para que esta funcin pueda realizar los clculos necesita un valor para el numerador y otro para el denominador, es decir, el dividendo y el divisor. La funcin dividir el primer nmero por el segundo y nos ofrecer su resultado exacto. Para insertar una referencia a una celda, seleccinala directamente en la hoja de clculo. Para ello utiliza el botn Reducir.

Observa... presiona el comando Reducir del cuadro del argumento Numerador (la ventana se reduce).

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LibreOffice Calc: aplicacin de hojas de clculo Ahora haz clic en la celda que quieres elegir en la hoja de clculo, en este caso la celda B3. Observa cmo la referencia a la celda se muestra en la ventana reducida:

Presiona la tecla Intro del teclado o pulsa el botn Aumentar para devolver la ventana a su tamao original. Repite el mismo procedimiento para seleccionar la celda correspondiente al denominador (celda D3).

En el campo Resultado de funcin vers el resultado que la funcin ofrecera si en este momento dieses por vlida la funcin.

Dirs... algo hemos hecho mal porque la funcin nos da un mensaje de error (Err:502). El error proviene simplemente de que no hay nada escrito en las celdas a las que se referencian. Aprende tu primera leccin importante en Calc: siempre debes escribir primero los valores en las celdas que luego vas a referenciar en una frmula o funcin, o de lo contrario Calc no interpretar las frmulas y funciones correctamente y ocurrir esto.

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LibreOffice Calc: aplicacin de hojas de clculo Observa el botn Fx situado justo a la izquierda de los dos campos de texto. Te permiten insertar, en lugar de una celda, una funcin. En la seccin Frmula, ubicada en la parte inferior de la ventana, puedes ver la frmula que acabas de crear. Puedes escribir directamente en este campo y realizar modificaciones, si lo precisas.

Y para comprobar que todos los valores insertados como argumentos son correctos, haz clic en la pestaa Estructura. En esta seccin vers la funcin recin definida en forma de esquema. Los argumentos insertados se representarn en forma de puntos de color azul si son correctos, y de color rojo si ocasionan un error en la funcin. Observa que los argumentos son, por tanto, correctos, aunque el resultado sea errneo.

Para finalizar el proceso pulsa el botn Aceptar y la funcin se mostrar en la hoja de clculo.

Prubala incluyendo un par de datos numricos en las celdas que hemos indicado, B3 y D3. Por ejemplo, introduce los valores 12 y 3 y observa el resultado, o 28,4 y 12,2... Ya ves, Calc recalcula en todo momento la operacin a medida que cambias los valores correspondientes.

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