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DECRETO POR EL QUE SE EXPIDE LA LEY DE ARCHIVOS DEL DISTRITO FEDERAL. (Al margen superior un escudo que dice: Ciudad de Mxico.- Capital en Movimiento) DECRETO POR EL QUE SE EXPIDE LA LEY DE ARCHIVOS DEL DISTRITO FEDERAL. MARCELO LUIS EBRARD CASAUBON, Jefe de Gobierno del Distrito Federal, a sus habitantes sabed: Que la H. Asamblea Legislativa del Distrito Federal, IV Legislatura, se ha servido dirigirme el siguiente:
DECRETO

(Al margen superior izquierdo un sello con el Escudo Nacional que dice: ESTADOS UNIDOS MEXICANOS.ASAMBLEA LEGISLATIVA DEL DISTRITO FEDERAL, IV LEGISLATURA)

ASAMBLEA LEGISLATIVA DEL DISTRITO FEDERAL IV LEGISLATURA. DECRETA DECRETO POR EL QUE SE EXPIDE LA LEY DE ARCHIVOS DEL DISTRITO FEDERAL. NICO.- Se expide la Ley de Archivos del Distrito Federal, para quedar como sigue: LEY DE ARCHIVOS DEL DISTRITO FEDERAL TTULO PRIMERO Disposiciones Generales Captulo I Del Objeto y del mbito de Aplicacin de la Presente Ley Artculo 1. Las disposiciones contenidas en la presente ley son de orden pblico e inters general y tienen por objeto regular el funcionamiento, la integracin y administracin de documentos y los archivos en posesin de la Administracin Pblica del Distrito Federal, rgano Legislativo, rgano Judicial y Organismos Pblicos Autnomos del Distrito Federal, as como establecer las bases para la coordinacin, organizacin y funcionamiento de los Sistemas Institucionales de archivos de los entes pblicos obligados conforme a esta ley, as como del Consejo General de Archivos del Distrito Federal. Artculo 2. La administracin pblica del Distrito Federal de conformidad con esta Ley y en el mbito de su competencia, emitir las normas que regulen el procedimiento a seguir para la declaracin como histricos y la inclusin en el Registro del Patrimonio Documental del Distrito Federal, de aquellos documentos o colecciones documentales en posesin de particulares que tengan relevancia para la historia y la cultura del Distrito Federal, sin afectar la legtima propiedad privada de los mismos, sin afectar la situacin jurdica que detenten sus propietarios o legtimos poseedores.

Artculo 3. Para los efectos de esta ley son entes pblicos obligados al cumplimiento de la presente Ley: I. II. III. IV. V. La Asamblea Legislativa del Distrito Federal; El Tribunal Superior de Justicia del Distrito Federal; El Tribunal de lo Contencioso Administrativo del Distrito Federal; El Tribunal Electoral del Distrito Federal; El Instituto Electoral del Distrito Federal;

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VI. VII. VIII. IX.

La Comisin de Derechos Humanos del Distrito Federal; La Junta de Conciliacin y Arbitraje del Distrito Federal; La Jefatura de Gobierno del Distrito Federal; Las Dependencias, rganos Desconcentrados, rganos Poltico Administrativos y Entidades de la Administracin Pblica del Distrito Federal; X. Los Organismos Pblicos Autnomos por Ley;

XI. Aquellos que la legislacin local reconozca como de inters pblico y ejerzan gasto pblico; y XII. Los entes equivalentes a personas jurdicas de derecho pblico o privado, ya sea que en ejercicio de sus actividades acten en auxilio de los rganos antes citados o ejerzan gasto pblico; Artculo 4. Para los efectos de esta ley, se entiende por: Archivo: Conjunto orgnico de documentos organizados y reunidos por una persona o institucin pblica o privada, en el desarrollo de sus competencias, el cual sirve de testimonio y fuente de informacin a las personas o instituciones que los produjeron, a los ciudadanos o para servir de fuente de estudio de la historia e investigacin; Catlogo de disposicin documental: Registro general y sistemtico elaborado por la unidad coordinadora de archivos y aprobado por el COTECIAD de cada ente pblico, en el que se establece en concordancia con el cuadro general de clasificacin archivstica, los valores documentales, los plazos de conservacin, la vigencia documental, la clasificacin de la informacin pblica o de acceso restringido ya sea reservada o confidencial y su destino; Consejo: El Consejo General de Archivos del Distrito Federal, rgano asesor en la normatividad, y consulta en materia de los archivos pblicos; Conservacin Preventiva: Conjunto de acciones tendientes a garantizar la conservacin del patrimonio documental mediante implantacin de adecuados programas de mantenimiento para lograr condiciones adecuadas medio ambientales, procedimientos de manejo y almacenamiento de los documentos, exhibicin, transporte de los mismos, establecimiento de planes para el control de plagas y planes de emergencias contra desastres; COTECIAD: Comit Tcnico Interno de Administracin de Documentos; Cuadro general de clasificacin archivstica: Instrumento tcnico que describe la estructura jerrquica y funcional documental, en la que se establece un principio de diferenciacin y estratificacin de las diversas agrupaciones documentales que conforman el acervo de un ente pblico. De esta manera, los documentos se renen en agrupaciones naturales llamadas fondo, seccin, serie, expediente y unidad documental; Destino: Determinacin de la transferencia al rea de archivo que le corresponda de acuerdo con el ciclo vital de los documentos o, en su caso, la baja documental de stos; Documento electrnico: Aquella informacin cuyo soporte durante todo su ciclo de vida se mantiene en formato electrnico y su tratamiento es automatizado, requiere de una herramienta especfica para leerse o recuperarse; Expediente.- Conjunto de documentos ordenados de acuerdo con un mtodo determinado y que tratan de un mismo asunto, de carcter indivisible y estructura bsica de la Serie Documental; Fondo: Conjunto de documentos, con independencia de su soporte o tipo documental, producidos orgnicamente o acumulados y utilizados por una persona fsica, familia, institucin pblica o privada en el transcurso de sus actividades como productor; Gestin Documental.- Sistema de procedimientos que permite conducir el flujo informativo dentro de una institucin, mediante el cual los responsables administrativos se aseguran de que los asuntos por ellos tratados se desahoguen con efectividad, prontitud, eficiencia y apego a derecho;

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Informacin.- Todo archivo, registro o dato contenido en cualquier medio, documento o registro impreso, ptico, electrnico, magntico, qumico, fsico o biolgico que se encuentre en poder de los entes pblicos; Inventarios documentales: Instrumentos de consulta y control que describen las series y expedientes de un archivo y que permiten su localizacin, transferencia o disposicin documental; Plazo de conservacin: Periodo de conservacin de la documentacin en las reas de archivo de trmite, de concentracin e histrico; Patrimonio documental: Forma parte del Patrimonio Histrico del Distrito Federal y est constituido por todos los documentos, producidos, recibidos o reunidos por los entes pblicos, en cualquier poca en el ejercicio de sus funciones y atribuciones. Para los efectos de la presente Ley se excluyen de este concepto los ejemplares mltiples de las obras editadas o publicadas y los bienes muebles de naturaleza esencialmente artstica, arqueolgica o etnogrfica; Red: La Red de Archivos del Distrito Federal; Reglamento: El reglamento de la presente ley; Registro del patrimonio documental: Inventario en donde se recopila e incorpora la informacin relativa a la documentacin perteneciente al patrimonio documental del Distrito Federal, su productor, custodio o poseedor, volumen, periodo, soporte, condiciones de acceso y caractersticas especiales; Seccin: Subdivisin del fondo consistente en las divisiones administrativas del ente pblico que lo origina, y cuando no es posible, con agrupaciones geogrficas, cronolgicas, funcionales o similares del propio ente; Serie: Subdivisin de la seccin, consistente en un conjunto de documentos producidos por un sujeto en el desarrollo de una misma funcin administrativa y regulado por la misma norma de carcter jurdico y/o de procedimiento; Sistema: El Sistema Institucional de Archivos del Distrito Federal; Transferencia: Envo controlado y sistemtico de expedientes de consulta espordica de la Unidad de Archivo de Trmite a la Unidad de Archivo de Concentracin; as como del traslado controlado y sistemtico de documentos de la Unidad de Archivo de Concentracin a la Unidad de Archivo Histrico para su conservacin permanente; Valores Primarios: Son los valores intrnsecos que contienen los documentos en su primera edad, o de gestin los cuales son: administrativo, legal y fiscal; Valores Secundarios: Son los valores intrnsecos que contienen los documentos en su segunda edad y son: informativos, testimoniales y evidenciales. Artculo 5. En la aplicacin e interpretacin de la presente ley, se observarn los siguientes principios: I. Principio de Orden original: Consiste en mantener los documentos de cada fondo documental en el orden que les fue dado de origen; II. Principio de Procedencia: Consiste en respetar la procedencia institucional productora de los fondos documentales. Los documentos de archivo procedentes de un ente pblico debern mantenerse agrupados sin mezclarse con otros, respetando su organizacin y atribuciones. III. Principio de integridad: Es responsabilidad de cada ente pblico, mantener organizados los documentos para su fcil localizacin, consulta y reproduccin, haciendo uso de mtodos y tcnicas para la sistematizacin de la informacin, as como el uso de nuevas tecnologas aplicables en la administracin de documentos. IV. Principio de Preservacin: Consiste en la responsabilidad de cada ente pblico, a mantener en perfecto estado de conservacin los documentos que por disposicin de esta ley, le han sido encomendados o le ha sido permitido el acceso a los mismos, procurando en todo momento evitar su destruccin, deterioro o alteracin.

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Artculo 6. Los entes pblicos obligados de la presente ley y todo aqul que ejerza recursos pblicos o desempee alguna funcin pblica, colaborarn en la defensa y conservacin del patrimonio documental del Distrito Federal, adoptando, en el marco de lo previsto en esta Ley y en las normas que la desarrollen, cuantas medidas sean necesarias para evitar su deterioro, prdida o destruccin, y notificarn al Consejo para el registro correspondiente, aquellas circunstancias que puedan implicar o provoquen daos a tales bienes, as como a la Secretara de Cultura del Distrito Federal cuando se trate de documentos histricos, para los efectos procedentes de acuerdo a la legislacin aplicable. Captulo II Del Patrimonio Documental del Distrito Federal Artculo 7. Los documentos integrantes del patrimonio documental se conservarn debidamente organizados y descritos, estando a disposicin de los entes pblicos encargados de la aplicacin de la presente ley y de cualquier persona que lo solicite, en las oficinas que los hayan originado o reunido, o en el archivo que corresponda. Artculo 8. El registro del inventario del patrimonio documental del Distrito Federal correr a cargo del Consejo y del Archivo Histrico del Distrito Federal con la informacin que le remitan los entes pblicos. Artculo 9. Los archivos regulados por esta ley se consideran bienes de domino pblico y por lo tanto, son inalienables, imprescriptibles, inembargables y no estn sujetos a ningn gravamen o afectacin de dominio. Ttulo Segundo De la Organizacin y Funcionamiento de los Sistemas Institucionales de Archivos del Distrito Federal Captulo I De la Denominacin de los Archivos Artculo 10. En relacin con el ciclo vital de los documentos y de acuerdo a los valores documentales que los conforman, los archivos se integrarn dentro de cada ente pblico como un Sistema Institucional de Archivos, denominndose de la forma siguiente: I. Archivo de Trmite o de Gestin Administrativa, conformado por los documentos que se encuentren en trmite. Los documentos sern resguardados en l de conformidad con el Catlogo de Disposicin Documental de cada ente pblico, por el tiempo estrictamente indispensable para cumplir con el objetivo para el cual fue creado, debiendo ser remitidos a la Unidad de Archivo de Concentracin para su conservacin precautoria; II. Archivo de Concentracin, conformado por los documentos que habiendo concluido su trmite y luego de haber sido valorados, sean transferidos por la Unidad de Archivos de Trmite a la Unidad de Archivo de Concentracin para su conservacin precautoria de conformidad con el Catlogo de Disposicin Documental del ente pblico. En esta Unidad de archivo se integran los documentos cuya consulta es espordica por parte de las unidades administrativas de los entes pblicos y cuyos valores primarios an no prescriben; III. Archivo Histrico, conformado por los documentos que habiendo completado su vigencia en la Unidad de Archivo de Concentracin, sean transferidos para completar su Ciclo Vital a la Unidad de Archivo histrico del ente pblico o en su caso, al Archivo Histrico del Distrito Federal, constituyendo el Patrimonio Histrico del Distrito Federal. Artculo 11. La informacin que generen, reciban o administren los entes pblicos en sus respectivos Sistemas Institucionales de Archivos, que se encuentre contenida en cualquier medio o soporte documental, ya sea escrito, impreso, sonoro, visual, electrnico, informtico, hologrfico o cualquier otro derivado de las innovaciones tecnolgicas se denominar genricamente documento de archivo. Ser documentacin de archivo toda la que se encuentre en cualquier registro que documente el ejercicio de las facultades o la actividad de los entes pblicos. Los documentos de archivo debern ser organizados, inventariados, conservados y custodiados de acuerdo con lo establecido en la presente Ley y su Reglamento. Captulo II De la Organizacin y Composicin de los Sistemas Institucionales de Archivos

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Artculo 12. Los entes pblicos del Distrito Federal, de conformidad con su normatividad, debern integrar y organizar con las modalidades que resulten necesarias su respectivo Sistema Institucional de Archivos, que les permita la correcta administracin de documentos a lo largo de su ciclo vital, siguiendo las directrices sealadas en la presente Ley y su Reglamento. Artculo 13. El Sistema Institucional de Archivos se integrar en cada ente pblico a partir de la composicin siguiente: I. Componentes Normativos, y II. Componentes Operativos. Los componentes normativos tendrn a su cargo la regulacin y coordinacin de la operacin del Sistema. Los componentes operativos sern los archivos de trmite, concentracin e histrico, encargados del funcionamiento cotidiano del Sistema, de conformidad con el ciclo vital de los documentos del ente pblico. Artculo 14. Los componentes normativos se integrarn por: I. La Unidad Coordinadora de Archivos; y II. Un Comit Tcnico Interno de Administracin de Documentos (COTECIAD) Artculo 15. Dentro de cada ente pblico del Distrito Federal la Unidad Coordinadora de Archivos ser la responsable de regular el Sistema Institucional de Archivos para su funcionamiento estandarizado y homogneo, y el COTECIAD ser su rgano tcnico consultivo. Artculo 16. El responsable de la Unidad Coordinadora de Archivos ser designado por el servidor pblico que tenga facultades legales para ello, quien, en su caso, establecer su nivel jerrquico y adscripcin administrativa. Artculo 17. El COTECIAD es el rgano tcnico consultivo de instrumentacin y retroalimentacin de la normatividad aplicable en materia de archivos del ente pblico, integrado por los titulares de los archivos de trmite, concentracin e histrico y por aquellas personas que por su experiencia y funcin dentro del ente pblico se consideren necesarias para promover y garantizar la correcta administracin de documentos y para la gestin de los archivos de cada institucin. El COTECIAD deber contar con la siguiente estructura mnima: I. Una Presidencia, a cargo del Director General de Administracin o equivalente en cada ente pblico; II. Una Secretara Tcnica, a cargo del responsable de la Unidad Coordinadora de Archivos del ente pblico; III. Una Secretara Ejecutiva, a cargo del responsable de la Oficina de Informacin Pblica; IV. Vocales, entre los que debern participar los responsables de las distintas unidades de archivo del ente pblico; y V. Representantes de la Direccin Jurdica o equivalente, del rgano de control interno del ente pblico, as como de las reas de Informtica, sistemas y recursos financieros. Artculo 18. Los componentes operativos se integrarn con la estructura orgnica y modalidades que resulten convenientes para cada ente pblico, en concordancia con su normatividad interna, considerando la siguiente organizacin: I. Unidades generales del ente pblico, conformadas por: a) Unidad Central de Correspondencia o equivalente, b) Unidad de Archivo de Concentracin o equivalente, c) Unidad de Archivo Histrico o equivalente. II. Unidades particulares en cada rea Administrativa: a) Unidad de Documentacin en Trmite o equivalente, b) Unidad de Archivo de Trmite o equivalente.

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Artculo 19. Los responsables de las unidades operativas del Sistema Institucional de Archivos sern designados por los funcionarios con facultades legales para ello, y debern contar con el perfil, conocimientos y experiencia en archivstica, as como capacitarse y actualizarse continuamente en la materia, de conformidad con el Programa Institucional de Desarrollo Archivstico que se establezca por cada ente pblico. Captulo III De las Funciones y Componentes del Sistema Artculo 20. Sern funciones de la Unidad Coordinadora de Archivos, las siguientes: I. Disear, proponer, desarrollar, instrumentar y evaluar, los planes, programas y proyectos de desarrollo archivstico; II. Establecer las polticas y medidas tcnicas para la regulacin de los procesos archivsticos durante el ciclo vital de los documentos de archivo; III. Formular los instrumentos, procesos y mtodos de control archivstico del ente pblico; IV. Fungir como Secretario Tcnico del COTECIAD del ente pblico; promover la operacin regular de este rgano y coadyuvar en la integracin de su Reglamento de operacin y programa anual de trabajo; V. Elaborar y presentar los modelos tcnicos o Manuales para la organizacin y procedimientos de los archivos de trmite, concentracin y, en su caso, histrico del ente pblico, en coordinacin con los responsables de dichas unidades; VI. Coordinar los trabajos para la elaboracin de los principales instrumentos de control archivstico dentro del ente pblico, proponiendo el diseo, desarrollo, implementacin y actualizacin del Sistema de Clasificacin Archivstica, el Catlogo de Disposicin Documental y los inventarios que se elaboren para la identificacin y descripcin de los archivos institucionales; VII. Establecer, en coordinacin con la instancia responsable de la funcin dentro del ente pblico, un amplio programa de capacitacin en la materia, as como las principales estrategias para el desarrollo profesional del personal que se dedique al desempeo de las funciones archivsticas; VIII. Coadyuvar con la instancia responsable de la funcin dentro del ente pblico, en la elaboracin de un programa de necesidades para la normalizacin de los recursos materiales que se destinen a los archivos, propiciando la incorporacin de mobiliario, equipo tcnico, de conservacin y seguridad, e instalaciones apropiadas para los archivos, de conformidad con las funciones y servicios que stos brindan; IX. Coadyuvar con la instancia responsable de la funcin, en el diseo, desarrollo, establecimiento y actualizacin de la normatividad que sea aplicable dentro del ente pblico, para la adquisicin de tecnologas de la informacin para los archivos, as como para la automatizacin de archivos, la digitalizacin o microfilmacin de los documentos de archivo o para la gestin, administracin y conservacin de los documentos electrnicos; y X. Las dems que establezcan las disposiciones aplicables. Artculo 21. Las funciones del COTECIAD son: I. Constituirse como el rgano tcnico consultivo, de instrumentacin y retroalimentacin de la normatividad aplicable en la materia dentro de los archivos del ente pblico; II. Realizar los programas de valoracin documental del ente pblico; III. Propiciar el desarrollo de medidas y acciones permanentes de coordinacin y concertacin entre sus miembros que favorezcan la implantacin de las normas archivsticas para el mejoramiento integral de los archivos del ente pblico; IV. Participar en los eventos tcnicos y acadmicos que en la materia se efecten en el ente pblico, en los que sean convocados por el Consejo General de Archivos del Distrito Federal y los que lleven a cabo otras instituciones nacionales o internacionales; V. Emitir su reglamento de operacin y su programa anual de trabajo; y VI. Aprobar los instrumentos de control archivstico, establecidos en el artculo 35 de la presente Ley; VI. Las dems que establezcan las disposiciones aplicables. Artculo 22. Las funciones genricas de los componentes operativos del Sistema Institucional de Archivos de cada ente pblico son: I. La Unidad Central de Correspondencia o equivalente conocida genricamente como Oficiala de Partes, se encargar de brindar los servicios centralizados de recepcin y despacho de la correspondencia oficial dentro de los entes pblicos;

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II. La Unidad de Documentacin en Trmite es la responsable de brindar integralmente los servicios de correspondencia y control de gestin en cada una de las reas; III. La Unidad de Archivo de Trmite es la responsable de la administracin de los documentos de archivo en gestin, de uso cotidiano y necesario para el ejercicio de las atribuciones y funciones de cada rea; IV. La Unidad de Archivo de Concentracin es la responsable de la administracin de documentos cuya frecuencia de consulta ha disminuido y que permanecen en l hasta que concluye su plazo de conservacin en razn de sus valores primarios de carcter administrativo, legal y fiscal; y V. La Unidad de Archivo Histrico o equivalente es la responsable de organizar, describir, conservar, preservar, administrar y divulgar la memoria documental institucional.

Artculo 23. Las funciones especficas de los componentes operativos del Sistema Institucional de Archivos debern describirse en sus respectivos Manuales de organizacin y procedimientos que sean integrados por la unidad coordinadora de archivos y aprobados al seno del COTECIAD del ente pblico. Captulo IV Del los Procesos Documentales y Archivsticos Artculo 24. Los procesos archivsticos son el conjunto de actos concatenados, mediante los cuales el ente pblico le da seguimiento al ciclo de vida de los documentos, desde su produccin o ingreso, hasta su transferencia al archivo histrico o su eliminacin definitiva por no contener valores secundarios. Artculo 25. El responsable de la Unidad Coordinadora de Archivos, en consulta con el COTECIAD, emitir los instrumentos de control necesarios para la regulacin de los procesos archivsticos que se llevan a cabo durante el ciclo vital de los documentos en el ente pblico, instrumentando las acciones necesarias en coordinacin con las unidades de archivo. Artculo 26. Los instrumentos de control archivstico son los que permiten la ejecucin de los procesos archivsticos asociados al ciclo vital de los documentos de archivo. Artculo 27. Los procesos documentales y archivsticos bsicos son los siguientes: I. Manejo de la correspondencia de entrada, control de correspondencia en trmite y correspondencia de salida; II. Integracin de expedientes y series documentales; III. Clasificacin y ordenacin de expedientes; IV. Descripcin documental; V. Valoracin primaria y secundaria; VI. Disposicin documental; VII. Acceso a la informacin archivstica; VIII. Transferencias primarias y secundarias; IX. Conservacin y restauracin; y X. Difusin. Artculo 28. Los documentos de archivo deben integrarse y obrar en expedientes, o unidades de documentacin compuesta, constituidos por uno o varios documentos de archivo, ordenados lgica y cronolgicamente relacionndolos por un mismo asunto, materia, actividad o trmite. Artculo 29. Los expedientes que se relacionen con el ejercicio de una funcin o atribucin genrica, formarn parte de una Serie Documental. Los expedientes debern siempre asociarse a la serie documental o funcin de la que derive su creacin y organizarse de conformidad con el Sistema de Clasificacin que se establezca dentro del Ente Pblico.

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Artculo 30. La Clasificacin Archivstica es el proceso mediante el cual se identifica, agrupa, sistematiza y codifican los expedientes de acuerdo con su origen estructural y funcional. Todos los expedientes de los entes pblicos estarn correctamente clasificados mediante la utilizacin de cdigos clasificadores que los identifiquen plenamente, mismos que debern contener sin menoscabo de niveles intermedios que el ente pblico establezca, al menos los siguientes aspectos: I. Cdigo o clave de la Unidad Administrativa o rea productora del expediente; II. Cdigo de la Serie a la que pertenece el expediente que se clasifica; III. Titulo del tema, asunto o materia a la que se refiere el expediente; IV. Nmero consecutivo del expediente dentro de la Serie a la que pertenece; V. Ao de apertura y en su caso, cierre del expediente; VI. Los datos de valoracin y disposicin documental que se asocien al expediente; y VII. Los datos asociados a la informacin de acceso restringido y, en su caso, apertura pblica del expediente, de conformidad con lo que lo previsto por la Ley de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica del Distrito Federal. Artculo 31. La descripcin archivstica es el registro sistematizado de la informacin de los documentos de archivo, recopilado, organizado y jerarquizado de forma tal que sirva para localizar y explicar el contexto y sistema que los ha producido. Artculo 32. La valoracin documental es el proceso de anlisis mediante el cual se determinan los valores de los documentos. El valor documental es la condicin de los documentos de archivo, en atencin a su naturaleza y valores primarios de carcter administrativo, legal o fiscal en los archivos de trmite o concentracin en razn de sus valores secundarios evidnciales, testimoniales e informativos, que determinan su conservacin permanente en un archivo histrico. La valoracin de documentos permite determinar los plazos de guarda o vigencias de los documentos dentro del Sistema, as como determinar su disposicin documental. Artculo 33. La disposicin documental es el destino sucesivo inmediato de los expedientes y series documentales dentro del Sistema Institucional de Archivos, una vez que prescriben sus valores primarios, administrativos, legales o fiscales, dando lugar a la seleccin de los documentos de archivo que adquieren un valor secundario o a la baja documental o depuracin de los que no tienen valor secundario o histrico. Con base en los procesos de valoracin y disposicin documental, que invariablemente debern efectuarse dentro de los entes pblicos por grupos de valoracin integrados al seno de su COTECIAD, se integrarn los catlogos de disposicin documental y sus instrumentos auxiliares, tales como el calendario de caducidades, los inventarios de transferencia primaria y secundaria, as como los inventarios de baja o depuracin de archivos, con los cuales se proceder a la seleccin de documentos con valor secundario o histrico o bien a la ejecucin de los procesos de baja o depuracin documental. Artculo 34. La baja documental o depuracin es el proceso de eliminacin razonada y sistemtica de documentacin que haya prescrito en sus valores primarios: administrativos, legales o fiscales, y que no posea valores secundarios o histricos: evidnciales, testimoniales o informativos, de conformidad con la valoracin de los documentos de archivo. La temporalidad y los procesos de baja o depuracin documental se determinarn en el catlogo de disposicin documental que cada ente pblico genere. Captulo V De los Instrumentos de Control Archivstico

Artculo 35. Los archivos del Distrito Federal, contarn, al menos, con los siguientes instrumentos archivsticos: I. Cuadro General de Clasificacin; II. Inventarios de archivo de trmite, concentracin e histrico; III. Gua General de Fondos de los Archivos Histricos; IV. Inventarios de Transferencia primaria y secundaria; V. Inventarios de baja documental; VI. Controles de correspondencia de entrada, en trmite (control de gestin) y salida;

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VII. Control de prstamos de expedientes y estadsticas de usuarios; VIII. El Catlogo de Disposicin Documental; IX. Mapas de ordenacin topogrfica de los acervos de Concentracin e Histrico; y X. Controles de conservacin y restauracin de documentos; Artculo 36. Para la elaboracin de los instrumentos mencionados en el artculo anterior, los entes pblicos aplicarn, en su caso, los elementos de estandarizacin correspondientes a la utilizacin de normas nacionales e internacionales. Captulo VI De los Documentos Electrnicos Artculo 37. Los entes pblicos, en el marco de su Sistema Institucional de Archivos establecern las medidas para la administracin, uso, control y conservacin de los documentos de archivo electrnicos, garantizando los aspectos siguientes: I. Incorporar y usar ordenadamente las tecnologas de la informacin en la generacin de documentos de archivo electrnicos asociados a los procesos de gestin institucional; II. Establecer programas informticos para la gestin de documentos de archivo electrnicos; III. Incorporar medidas, normas y especificaciones tcnicas nacionales e internacionales, para asegurar la autenticidad, seguridad, integridad y disponibilidad de los documentos de archivo electrnicos y su control archivstico; IV. Garantizar el uso y conservacin de la documentacin electrnica sustantiva como informacin de largo plazo; V. Propiciar la incorporacin de procesos, instrumentos y nuevas tecnologas para la clasificacin, descripcin, as como para la valoracin y disposicin de documentacin electrnica; VI. Generar los vnculos informticos necesarios con la Red, para el intercambio de informacin Artculo 38. Los entes pblicos propiciarn, con la participacin de las instancias competentes en sus respectivas instituciones y en el marco de su Sistema, el desarrollo ordenado de programas para la automatizacin de archivos, la digitalizacin de imgenes y, en su caso, programas de microfilmacin, auspiciando medidas de racionalidad y eficiencia en la aplicacin y adquisicin de tecnologas incorporadas para la administracin de documentos de archivo, la gestin y la conservacin de archivos, en los diversos soportes documentales. Artculo 39. El documento electrnico deber contener todos los elementos diplomticos de actor, accin, tiempo y espacio; as como las dems caractersticas que determine cada ente pblico. Artculo 40. Los documentos en soporte electrnico debern contener informacin debidamente ordenada y completa a fin de garantizar su manejo como informacin archivstica y su conservacin a largo plazo como memoria histrica cuando as lo determinen sus valores. Captulo VII De los Programas de Desarrollo Archivstico Artculo 41. Los entes pblicos debern integrar anualmente, un Programa Institucional de Desarrollo Archivstico en el que se contemplen los objetivos, estrategias, proyectos y actividades que se llevarn a cabo para dar cumplimiento a lo previsto en la presente Ley y su Reglamento. Artculo 42. Los Programas Institucionales de Desarrollo Archivstico debern incluir, entre otros aspectos, los siguientes: I. Proyectos y acciones de desarrollo e instrumentacin de normatividad tcnica; II. Proyectos de capacitacin, especializacin y desarrollo profesional del personal archivstico; III. Proyectos para la adquisicin, con base en las condiciones presupuestales de cada ente pblico, de los recursos materiales de mayor urgencia que requieran los archivos de la institucin; IV. Estudios e investigaciones para la incorporacin ordenada de tecnologas de informacin en el campo de los archivos; V. Acciones de difusin y divulgacin archivstica y para el fomento de una nueva cultura institucional en la materia; VI. Proyectos para la conservacin y preservacin de la informacin archivstica; VII. Proyectos y planes preventivos que permitan enfrentar situaciones de emergencia, riesgo o catstrofes.

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Artculo 43. Para la ejecucin, control y evaluacin del Programa Institucional de Desarrollo Archivstico, los entes pblicos establecern las medidas que se estimen necesarias para su cumplimiento, en el marco de las acciones de transparencia y rendicin de cuentas, deber publicar en sus portales de Internet, entre otras cosas: el Programa, el calendario de ejecucin del mismo y el Informe Anual de su cumplimiento. El calendario e informes de avance anual debern remitirse al Consejo General de Archivos del Distrito Federal, a ms tardar, el 31 de enero de cada ao en formato impreso y electrnico para su registro. Captulo VIII Del Archivo Histrico del Distrito Federal Artculo 44. El Archivo Histrico del Distrito Federal estar conformado por los Fondos y Colecciones correspondientes a las instituciones vigentes en la Ciudad de Mxico hasta el siglo XX, as como por los fondos y colecciones que haya recibido o reciba en donacin. Los fondos histricos del Siglo XXI en adelante sern resguardados por los archivos histricos de los propios entes pblicos, quienes debern enviar copia electrnica de sus inventarios de informacin histrica al Archivo Histrico del Distrito Federal para su centro de referencias. Por la importancia de los valores contenidos en un documento, los entes pblicos podrn remitir al Archivo Histrico del Distrito Federal los documentos que contengan informacin relevante y trascendental para la Ciudad de Mxico, independientemente de la antigedad del mismo. El Archivo Histrico del Distrito Federal tendr como objetivos: I. El resguardo y la difusin de la identidad y la historia de la Ciudad de Mxico, consignadas en los documentos bajo su responsabilidad; II. Recibir los Fondos documentales de las instituciones que se extingan de manera permanente; III. La promocin de la investigacin cientfica en sus Fondos y Colecciones; y IV. La promocin del conocimiento archivstico entre la poblacin. Artculo 45. La naturaleza jurdica, estructura interna y funcionamiento del Archivo Histrico, sern normados por las disposiciones que emita el Jefe de Gobierno del Distrito Federal. Captulo IX Del Manejo de Archivos de Entes Pblicos Extinguidos Artculo 46. En caso de fusin o extincin de Instituciones, sus fondos documentales sern entregados a la institucin que le sustituya en el ejercicio de sus atribuciones, de acuerdo a su ciclo vital, a travs de inventarios archivsticos normalizados, con todas y cada una de las series que conformaron el ente pblico que se extingue o se fusiona. Artculo 47. En el caso de que un ente pblico se extinga, y no exista otro que lo sustituya o que est vinculado con sus atribuciones, remitir su documentacin al Archivo Histrico del Distrito Federal. Artculo 48. Los servidores pblicos, al concluir su encargo, entregarn sus archivos correspondientes, los documentos generados y recibidos durante su gestin por medio de inventarios archivsticos y el Catlogo de disposicin documental y de conformidad con lo establecido en la Ley de Entrega-Recepcin de los Recursos de la Administracin Pblica del Distrito Federal. TITULO TERCERO De los recursos archivisticos Captulo I De los Recursos Humanos

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Artculo 49. Los titulares de las Unidades de Archivos de Trmite, Concentracin e Histrico del Sistema Institucional de Archivos tendrn las siguientes atribuciones y obligaciones: I. Planificar y coordinar, desde el mbito del COTECIAD, las actividades de las reas de archivo del ente pblico en materia de administracin de documentos; II. Formar parte del COTECIAD, que ser la instancia encargada de determinar el destino de los documentos de archivo, en los trminos previstos por esta ley y el reglamento; III. Proporcionar capacitacin y profesionalizacin permanente al personal del rea; IV. Promover y gestionar el enriquecimiento del patrimonio documental; V. Participar en los programas de difusin para hacer extensivo a la sociedad el conocimiento y aprovechamiento de los acervos pblicos; VI. Intervenir en el destino de los documentos de archivo de su rea de adscripcin; VII. Expedir las certificaciones de los documentos que conformen los fondos documentales resguardados en los repositorios de su responsabilidad; VIII. Proponer a la autoridad competente del ente pblico, la celebracin de convenios y acuerdos con instituciones pblicas y privadas, nacionales e internacionales, para la capacitacin del personal en materia de administracin de documentos e intercambio de conocimientos tcnicos y operativos archivsticos; y IX. Realizar anualmente un diagnstico archivstico de los fondos documentales de su rea de adscripcin; X. Organizar, proteger y defender el patrimonio documental del ente obligado al que pertenecen; XI. Participar en los programas de modernizacin archivstica integral con el fin de posibilitar la calidad del servicio a la ciudadana en el Acceso a la Informacin y la toma de decisiones de los servidores pblicos; XII. Elabora y difundir guas, inventarios, catlogos, ndices, registros, censos y otros instrumentos de descripcin que faciliten la organizacin, consulta y acceso de sus Fondos de acuerdo al tipo de archivo de su titularidad o responsabilidad; XIII. Realizar todas las acciones tendientes a la conservacin del acervo documental que se encuentra bajo su resguardo. XIV. Las dems que le seale esta ley, el reglamento y otras disposiciones legales que resulten aplicables. Artculo 50. Los entes pblicos, por s o en colaboracin con otras entidades, instrumentarn la concesin de ayudas econmicas para la mejora de las instalaciones y el equipamiento de los archivos integrados al Sistema, as como para el desarrollo de programas de ordenacin, descripcin, restauracin y difusin de dichos archivos. Artculo 51. Para ser titular de la Unidad Coordinadora de Archivos o de las Unidades Operativas de los Sistemas Institucionales de Archivos, se requiere: I. Ser tcnico o Licenciado en Archivstica, administracin, historia, alguna carrera afn o poseer experiencia comprobada de tres aos en organizacin y administracin de archivos; II. No haber sido condenado por la comisin de algn delito doloso; y III. No haber sido inhabilitado en el servicio pblico por ninguna causa de carcter administrativo. Captulo II De los Edificios e Infraestructura de los Archivos Artculo 52. Los entes pblicos debern destinar y establecer las reas adecuadas y suficientes para el depsito y servicios archivsticos. Artculo 53. Los archivos que por su naturaleza requieran de la consulta de fuentes secundarias para sus investigaciones, debern contar con los espacios necesarios para ofrecer este servicio. Artculo 54. Para el desempeo de sus funciones, los entes pblicos debern, dentro de lo posible, adecuar las instalaciones de archivo a las recomendaciones de la Asociacin Latinoamericana de Archivos para la edificacin o adaptacin de espacios y mobiliario de archivo. Para el resguardo de archivos, los entes pblicos debern contar con: I. Instalaciones y mobiliario adecuados para resguardar los fondos documentales bajo su custodia; II. La infraestructura adecuada para la conservacin preventiva de los documentos, y; III. Las medidas preventivas y de seguridad que garanticen la proteccin de los depsitos documentales, tales como:

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a. Detectores de humo. b. Extintores de fuego de gas inocuo; c. Materiales de archivo retardantes; d. Salas de desinfeccin; e. Salas de desinsectacin; f. Vigilancia; y g. Plan de emergencia. TTULO CUARTO De los mecanismos de coordinacin y comunicacin archivistita en el Distrito Federal Captulo I Del Consejo General de Archivos del Distrito Federal Artculo 55. El Distrito Federal contar con un Consejo General de Archivos, el cual tiene por objeto apoyar en el diseo de metodologas para la gestin de archivos, auxiliar a los entes pblicos en su instrumentacin, coordinar la Red de Archivos, as como apoyar al COTECIAD de cada ente pblico en el cumplimiento de las disposiciones contenidas en la presente Ley. Artculo 56. Los miembros del Consejo tendrn el carcter de honorarios y sern nombrados por los titulares de los rganos legislativo, ejecutivo y judicial. Este grupo colegiado fijar su propia reglamentacin interna. Artculo 57. El Consejo se integrar para su funcionamiento por tres miembros representantes de los rganos Ejecutivo, Legislativo y Judicial del Distrito Federal; De entre sus miembros el pleno del Consejo elegir por mayora a su Presidente, que durar en su encargo un ao. El Consejo contar con una Secretara Tcnica designada por el Presidente en turno. Los Secretarios tcnicos de los COTECIAD adscritos a los Organismos Pblicos Autnomos del Distrito Federal, tendrn derecho a participar en las sesiones del Consejo con el carcter de invitados permanentes. Artculo 58. Para ser miembro del Consejo, se requiere: I. Ser ciudadano mexicano por nacimiento o naturalizacin en pleno ejercicio de sus derechos polticos y civiles; II. No haber sido condenado por la comisin de algn delito doloso calificado como grave; III. Contar con experiencia en la Administracin Pblica y no haber sido inhabilitado para el ejercicio de cargos pblicos en cualquier nivel de gobierno; IV. Tener el grado mnimo de Director General, o su equivalente; y IV. Tener el grado mnimo de licenciatura, preferentemente en Archivonoma, Administracin Pblica, Ciencias de la Informacin, Derecho, Historia o Ciencias Sociales afines y una experiencia tres aos en la direccin o gestin de archivos. Captulo II De las Atribuciones del Consejo Artculo 59. El Consejo publicar las metodologas y estudios que coadyuven al anlisis, identificacin, ordenacin, clasificacin, descripcin, conservacin, valoracin y difusin de los archivos, para el correcto ejercicio de la administracin de documentos en los archivos de los entes pblicos. Artculo 60. El Consejo tendr las siguientes atribuciones: I. Apoyar a los COTECIADs de los entes pblicos en el diseo de metodologas para el ejercicio de los procesos archivsticos del ciclo vital de los documentos; II. Coordinar y supervisar el ptimo funcionamiento de la Red de Archivos del Distrito Federal;

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III. Realizar las recomendaciones pertinentes a los entes pblicos, para la gestin de su documentacin; IV. Organizar eventos tcnico acadmicos para el fomento de una cultura archivstica en el Distrito Federal; V. Elaborar su Reglamento Interno y dems normas de operacin; VI. Proveer de bibliografa especializada en archivstica y ciencias afines; VII. Elaborar su Programa Anual de Trabajo; VIII. Apoyar a los entes pblicos en los programas de capacitacin y actualizacin Profesional de los Archivistas del Distrito Federal; IX. Preparar, editar y publicar anualmente una revista que verse sobre temas de archivstica y ciencias afines; y XI. Publicar su informe anual de actividades Captulo III De la Red de Archivos del Distrito Federal Artculo 61. Con la finalidad de optimizar los Recursos de Informacin, garantizar la Transparencia, el Acceso a la Informacin, la Proteccin de Datos Personales y la eficacia Administrativa, se conformar la Red de Archivos del Distrito Federal como un conjunto de normas, mecanismos y dispositivos de intercambio y consulta telemtica de informacin entre los entes pblicos, de acuerdo con sus funciones y atribuciones. Artculo 62. Los Titulares de los entes pblicos garantizarn que se elaboren los instrumentos de descripcin archivstica correspondientes al mbito de su competencia de acuerdo con los estndares nacionales e internacionales, observando los siguientes principios. I. La seguridad de la informacin, mediante el establecimiento de niveles de acceso de acuerdo con las funciones, atribuciones y derechos de los interesados y los usuarios; II. La compatibilidad de los lenguajes de intercambio de datos y formatos de los instrumentos de descripcin archivstica; y III. La accesibilidad permanente.

Artculo 63. El Consejo como entidad coordinadora de la Red de Archivos, tendr las siguientes responsabilidades. I. Publicar y dar a conocer de manera anual, los elementos que debern contener los instrumentos de descripcin archivstica mencionados en el artculo anterior; II. Elaborar y difundir anualmente un boletn con las noticias nacionales e internacionales sobre los avances en los archivos.

TTULO QUINTO De las sanciones Captulo nico Artculo 64. Las violaciones a lo establecido por la presente Ley y dems disposiciones que de ella emanen, sern sancionadas conforme a lo establecido en la normatividad aplicable en materia de responsabilidad administrativa a los Servidores Pblicos en el Distrito Federal. Son infracciones a la presente Ley, las siguientes: I. Enajenar los documentos de archivo que obren en los archivos de los entes pblicos; II. Sustraer sin autorizacin de quien pueda concederla, los documentos que obren en los archivos de los entes pblicos; III. Extraviar o deteriorar por negligencia los documentos de archivo; IV. Deteriorar dolosamente los documentos de archivo; V. Alterar, adaptar o modificar dolosamente la informacin de los documentos de archivo; VI. Poseer ilegtimamente algn documento una vez separado del empleo, cargo o comisin; VII. Toda vulneracin de las prescripciones contenidas en el presente ordenamiento y en las normas reglamentarias, acuerdos y reglas que desarrollen la presente Ley; y

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VIII. El incumplimiento de cualquiera de las disposiciones establecidas en la presente ley. Artculo 65. A los servidores pblicos que incurran en las infracciones a que se refiere el artculo anterior, se les impondrn las siguientes sanciones: I. Amonestacin, para el caso de la fraccin II, VII y VIII II. Multa para los casos de las fracciones III y VI; y III. Destitucin para los casos de las fracciones I, IV y V. Artculo 66. Las sanciones previstas en el artculo anterior se aplicarn de acuerdo con los procedimientos y parmetros de las sanciones establecidas en la Ley Federal de Responsabilidades de los servidores pblicos aplicable en el Distrito Federal, sin eximir de las responsabilidades penales o civiles en que pudieran incurrir los servidores pblicos. Artculo 67. Incurrirn en infraccin a la presente Ley, los particulares que lleven a cabo alguna de las conductas sealadas en el artculo 64 de la presente Ley, por lo cual se harn acreedores a una multa que va desde los cinco hasta los trescientos das de salario mnimo general vigente en el Distrito Federal, al momento de cometer la falta, sin perjuicio de la responsabilidad civil o penal en la que pudieran incurrir. Artculo 68. En la imposicin de la multa se considerar: I. La gravedad de la falta; II. Las condiciones socioeconmicas del infractor; III. Las circunstancias especiales de la ejecucin de la falta; y IV. El dao o perjuicio causado. Artculo 69. Previamente a la imposicin de la sancin, el ente pblico citar por escrito al infractor para que, dentro del trmino de tres das hbiles siguientes a la citacin, manifieste lo que a su derecho convenga. Si ofreciere pruebas se estar a lo dispuesto por los artculos 56 y 57 de la Ley de Procedimiento Administrativo del Distrito Federal, y si estn acordes con lo establecido en los numerales sealados, se le admitirn y se desahogarn dentro de los tres das hbiles siguientes, transcurridos los cuales, se dictar la resolucin que en derecho proceda. En caso de que el infractor subsane las irregularidades en que hubiere incurrido, previo a que el ente pblico determine la sancin, se considerar tal situacin como atenuante de la infraccin cometida. Artculo 70. Las multas impuestas a los particulares constituirn crditos fiscales y su monto se har efectivo a travs del procedimiento administrativo de ejecucin que lleve a cabo la autoridad correspondiente. Establecindose los procedimientos a seguir en el Reglamento de la presente Ley.

ARTCULOS TRANSITORIOS PRIMERO.- El presente decreto entrar en vigor al da siguiente de su publicacin en la Gaceta Oficial del Distrito Federal. SEGUNDO.- Hasta en tanto se expidan el Catalogo de Disposicin Documental y las dems normas para determinar los procedimientos para la disposicin documental, no se permitir la eliminacin de ningn documento. TERCERO.- Dentro de los 180 das naturales siguientes a la entrada en vigor de la presente Ley, los entes pblicos, emitirn los Instrumentos de Control Archivstico sealados en el artculo 35 de la presente Ley y dems acuerdos o reglas que desarrollen la presente Ley. CUARTO.- Los entes pblicos, debern designar a los titulares de las Unidades Coordinadoras de Archivos y a los miembros del COTECIAD, a ms tardar, 90 das naturales despus de la entrada en vigor de este ordenamiento.

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QUINTO.- El Presupuesto de Egresos del Distrito Federal para el ao 2009 deber establecer la previsin presupuestal correspondiente para permitir la integracin y funcionamiento de la presente Ley. SEXTO.- Se derogan aquellas disposiciones jurdicas que se opongan a la presente Ley. SPTIMO.- Publquese en la Gaceta Oficial del Distrito Federal para su debida observancia y aplicacin, as como en el Diario Oficial de la Federacin para su mayor difusin. Recinto de la Asamblea Legislativa del Distrito Federal, a los veintisiete das del mes de agosto del ao dos mil ocho.POR LA MESA DIRECTIVA.- DIP. AGUSTN CARLOS CASTILLA MARROQUN, PRESIDENTE.SECRETARIA, DIP. LETICIA QUEZADA CONTRERAS.- SECRETARIO, DIP. ALFREDO VINALAY MORA.FIRMAS.

En cumplimiento de lo dispuesto por los artculos 122, apartado C, base segunda, fraccin II, inciso b), de la Constitucin Poltica de los Estados Unidos Mexicanos; 48, 49 y 67, fraccin II, del Estatuto de Gobierno del Distrito Federal, para su debida aplicacin y observancia, expido el presente Decreto Promulgatorio en la Residencia Oficial del Jefe de Gobierno del Distrito Federal, en la Ciudad de Mxico, a los dos das del mes de octubre del ao dos mil ocho.- EL JEFE DE GOBIERNO DEL DISTRITO FEDERAL, MARCELO LUIS EBRARD CASAUBON.- FIRMA.- EL SECRETARIO DE GOBIERNO, JOS NGEL VILA PREZ.- FIRMA.- EL SECRETARIO DE DESARROLLO URBANO Y VIVIENDA, ARQ. J. ARTURO AISPURO CORONEL.- FIRMA.- LA SECRETARIA DE DESARROLLO ECONMICO, LAURA VELZQUEZ ALZA.- FIRMA.- LA SECRETARIA DEL MEDIO AMBIENTE, MARTHA DELGADO PERALTA.- FIRMA.- EL SECRETARIO DE OBRAS Y SERVICIOS, JORGE ARGANIS DAZ LEAL.- FIRMA.- EL SECRETARIO DE DESARROLLO SOCIAL, MART BATRES GUADARRAMA.- FIRMA.- EL SECRETARIO DE SALUD, ARMANDO AHUED ORTEGA.- FIRMA.- EL SECRETARIO DE FINANZAS, MARIO DELGADO CARRILLO.- FIRMA.- EL SECRETARIO DE TRANSPORTES Y VIALIDAD, ARMANDO QUINTERO MARTNEZ.- FIRMA.- EL SECRETARIO DE SEGURIDAD PBLICA, MANUEL MONDRAGN Y KALB.- FIRMA.- EL SECRETARIO DE TURISMO, ALEJANDRO ROJAS DAZ DURN.- FIRMA.- LA SECRETARIA DE CULTURA, ELENA CEPEDA DE LEN.- FIRMA.- EL SECRETARIO DE PROTECCIN CIVIL, ELAS MIGUEL MORENO BRIZUELA.FIRMA.- EL SECRETARIO DE TRABAJO Y FOMENTO AL EMPLEO, BENITO MIRN LINCE.- FIRMA.- EL SECRETARIO DE EDUCACIN, AXEL DIDRIKSSON TAKAYANAGUI.- FIRMA.- LA SECRETARIA DE DESARROLLO RURAL Y EQUIDAD PARA LAS COMUNIDADES, MARA ROSA MRQUEZ CABRERA.FIRMA.

DECRETO POR EL QUE SE EXPIDE LA LEY DE PROTECCIN Y FOMENTO AL EMPLEO PARA EL DISTRITO FEDERAL (Al margen superior un escudo que dice: Ciudad de Mxico.- Capital en Movimiento) DECRETO POR EL QUE SE EXPIDE LA LEY DE PROTECCIN Y FOMENTO AL EMPLEO PARA EL DISTRITO FEDERAL MARCELO LUIS EBRARD CASAUBON, Jefe de Gobierno del Distrito Federal, a sus habitantes sabed: Que la H. Asamblea Legislativa del Distrito Federal, IV Legislatura, se ha servido dirigirme el siguiente:
DECRETO