ANEXOS

MODELOS DE FORMATOS PARA USO EN LOS ARCHIVOS CENTRALES Y ARCHIVOS DE GESTION. TITULO DE FORMATO

RECEPCION DE DOCUMENTOS

(ANEXO 1)

REGISTRO Y CONTROL DE TRAMITE DE DOCUMENTOS (ANEXO 2)

REGISTRO DE SALIDA DE CORRESPONDENCIA (ANEXO 3)

CONTROL DE PRESTAMO INTERNO DE DOCUMENTOS (ANEXO 4)

GUIA PARA LA FORMACIN DE ARCHIVOS (ANEXO 5)

TABLA DE PLAZOS DE CONSERVACIN DOCUMENTAL (ANEXO 6)

INVENTARIO GENERAL DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO (ANEXO 7)

REGISTRO DE TRANSFERENCIAS DE ARCHIVOS ( ANEXO 8) SOLICITUD DE ACCESO A LA INFORMACIN PUBLICA (ANEXO 9)

MODELOS DE FORMATOS PARA USO EN LOS ARCHIVOS CENTRALES Y ARCHIVOS DE GESTION

INSTRUCTIVO DE ORGANIZACIN BASICA Y GESTION DE ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS

ANEXO 1
FORMULARIO: RECEPCION DE DOCUMENTOS

CASILLERO Fecha y hora:

ACTIVIDAD Datos que pone el responsable de la recepcin del documento. Numeracin Interna que se da al documento recibido. Nombre de la Institucin y cargo del funcionario que enva el documento. Numeracin del documento recibido. Firma del empleado responsable de la recepcin del documento.

No. Remitente:

Referencia del Doc.: Recib Conforme:

ANEXO 1 (NOMBRE DE LA INSTITUCION)

(NOMBRE DE LA UNIDAD DE RECEPCION, Ej: AREA DE ARCHIVO CENTRAL)

Fecha y hora: Remitente: Referencia del documento: Recib conforme:

FORMATO DSINAR-RD-01-2005

RECEPCION DE DOCUMENTOS No.:

INSTRUCTIVO DE ORGANIZACIN BASICA Y GESTION DE ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS

ANEXO 2
FORMULARIO: REGISTRO Y CONTROL DE TRMITE DE DOCUMENTOS

CASILLERO
Registro No.:

ACTIVIDAD
Numeracin consecutiva anual que recibe el documento para su identificacin de trmite Interno. Identificacin documento. del lugar geogrfico que procede el

Procedencia:

Remitente:

Identificacin de la Institucin, cargo y persona que remite el documento. Datos del tipo de documento y numeracin del trmite. Cargo y/o nombre del funcionario que esta dirigido el documento. Dato de fecha del documento. Dato de fecha con la que se registra el documento. Resumen del asunto que trata el documento. Detalle de los adjuntos que vienen con el documento. Nombre de la Unidad Administrativa que le corresponde cumplir la gestin de trmite. Datos y firma del responsable de la Unidad Administrativa que recibe el documento con fecha y hora. Datos adicionales relacionados al documento. Acciones que establece el Jefe de la Unidad de trmite, incluye firma de responsabilidad de la accin y fecha. Informacin del documento elaborado por la Unidad Administrativa en atencin al trmite. ubicacin fsica donde es archivado el documento.

Clase y No. del Doc.: Dirigido a:

Fecha de Origen: Fecha de Registro: Asunto: Anexos: Enviado a:

Recepcin Interna: Inicial, fecha y hora

Observaciones: Accin a tomar:

Salida:

Archivado en:

ANEXO 2
INSTRUCTIVO DE ORGANIZACIN BASICA Y GESTION DE ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS

ORIGINAL (COLOR BLANCO)

ARCHIVO CENTRAL

(NOMBRE DE LA INSTITUCION) ACCION A TOMARSE

ACUSAR RECIBO

REGISTRO Y CONTROL DE TRAMITE DE DOCUMENTOS

REGISTRO No.
PROCEDENCIA: CLASE Y No. DOC ASUNTO: REMITENTE: DIRIGIDO A: FECHA ORIGEN FECHA REGISTRO

1
C O P I A C O L O R R O S A D O

INFORMESE Y DEVUELVA TRAMITAR REVISAR DAR OPINION INVESTIGAR TOMAR NOTA CORREGIR DESPACHAR HABLAR CONMIGO OTRA ACCION

2
C O P I A C O L O R A M A R I L L O

3
C O P I A C O L O R V E R D E

ANEXOS: ENVIADO A:

RECEPCION INTERNA INICIAL FECHA Y HORA OF. No. Fecha DESTINATARIO

SALIDA

FIRMA: GUIA ARCHIVADO EN: OBSERVACIONES: Este formulario debe ser devuelto al Archivo Central una vez finalizado el trmite Para Tarjetero alfabtico por remitente del Archivo Central (Control tramite pendiente) Para Tarjetero Alfabtico por remitente de la Unidad de Trmite Tarjetero numrico del Archivo Central (opcional) FECHA:

FORMATO DSINAR-RCTD-01-2005

INSTRUCTIVO DE ORGANIZACIN BASICA Y GESTION DE ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS

ANEXO 3
FORMULARIO: REGISTRO DE SALIDA DE CORRESPONDENCIA

CASILLERO No. : Fecha: Destinatario:

ACTIVIDAD Numeracin consecutiva anual de control. Dato de la fecha de salida. A quien va dirigida la comunicacin.

Ref. Documento: Sigla y nmero del documento que se remite. Anexos: Indicacin de los adjuntos que se remiten con el documento principal.

DATOS DE RECEPCIN Nombre y Firma: Datos y firma de la persona que recibe el documento. Fecha y Hora: Datos de recepcin del documento (puede solicitarse el sello de la entidad). Nombre de la persona que se responsabiliza de su elaboracin. Nombre de la persona que se responsabiliza del servicio de entrega.

Elaborado por:

Entregado por:

ANEXO 3
INSTRUCTIVO DE ORGANIZACIN BASICA Y GESTION DE ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS

(NOMBRE DE LA INSTITUCION)
REGISTRO DE SALIDA DE CORRESPONDENCIA No. . FECHA :
REF. DOCUMENTO ANEXOS DATOS DE RECEPCION NOMBRE Y FIRMA FECHA Y HORA

ARCHIVO CENTRAL DESTINATARIO

ELABORADO POR :

ENTREGADO POR:

FORMATO DSINAR-RSC-01-2005

INSTRUCTIVO DE ORGANIZACIN BASICA Y GESTION DE ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS

ANEXO 4
FORMULARIO: CONTROL DE PRESTAMO INTERNO DE DOCUMENTOS

CASILLERO
Nombre del Solicitante: Fecha de solicitud: Unidad Administrativa que labora: Plazo del Prstamo:

ACTIVIDAD
Nombres y Apellidos completos Da, mes y ao de la solicitud.

Lugar de trabajo del solicitante. Informacin del plazo mximo que se concede el prstamo del documento.

DATOS DEL MATERIAL DOCUMENTAL PRESTADO Descripcin Del Documento: No. Fojas: Ubicacin Fsica:

Datos del documento o expediente solicitado. El nmero de documentos ha prestarse. Datos de la ubicacin del archivo a prestarse (caja, estante, bandeja) Nombre, cargo y firma de la autoridad que solicita el

Autorizado por: prstamo. Recib conforme:

Nombre, cargo y firma del funcionario que recibe el material documental.

CONTROL DE DEVOLUCIN: Fecha de devolucin: Entregado por:

Datos de la fecha de devolucin. Nombre y cargo de la persona que devuelve el material documental prestado. Sumilla de la persona que recibe y verifica la devolucin. Datos adicionales sobre la devolucin del material.

Visto Bueno: Observaciones:

ANEXO 4
INSTRUCTIVO DE ORGANIZACIN BASICA Y GESTION DE ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS

CONTROL DE PRESTAMO INTERNO DE DOCUMENTOS

NOMBRE DEL SOLICITANTE: UNIDAD ADMINISTRATIVA QUE LABORA: DATOS DEL MATERIAL DOCUMENTAL PRESTADO
DESCRIPCION DEL DOCUMENTO No. FOJAS Caja UBICACIN FISICA Estante Bandeja FECHA DE SOLICITUD:

PLAZO DEL PRESTAMO:

f. AUTORIZADO POR
(Nombre, cargo y firma de la autoridad que solicita el prstamo)

f. RECIBI CONFORME
(Nombre, cargo y firma del funcionario que recibe los documentos)

CONTROL DE DEVOLUCION
FECHA DE DEVOLUCION:

ENTREGADO POR:

VISTO BUENO

OBERVACIONES:

FORMATO DSINAR-CPID-01-2005

INSTRUCTIVO DE ORGANIZACIN BASICA Y GESTION DE ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS

ANEXO 5
FORMULARIO: GUIA PARA FORMACIN DE ARCHIVOS

CASILLERO
Oficina Productora:

ACTIVIDAD
Nombre de la Unidad Administrativa que tiene a cargo el archivo.

Nombre de la Serie Documental: Concepto de la Serie Documental:

Nombre que representa al conjunto de expedientes.

Significado del nombre general que se ha dado a la Serie documental. Material en el que se encuentra la informacin. Nombre de la institucin o persona a quien van dirigidos documentos.

Tipo de soporte documental: Destinatario: los

Legislacin:

Detalle pormenorizado de las Leyes, Reglamentos, Decretos, Reformas y otros, con que se respalda la Unidad Administrativa para atender los trmites. Detalle consecutivo de todas las actividades que se cumple en la Unidad Administrativa para atencin del trmite. Informacin detallada en forma cronolgica de todos los documentos que forman el expediente, esto es desde el documento que gener el trmite hasta su salida. Identificacin del tipo de ordenamiento numrico, cronolgico, alfabtico u otro. Calificacin de los documentos considerados activos y pasivos y valorados como temporales y permanentes. Informacin que adems determina los calendarios de transferencias al Archivo Central.

Pasos del trmite:

Documentos bsicos que contiene el expedienteOrdenacin de la Serie Documental:

Vigencia Adm.nistrativa:

10

ANEXO 5
INSTRUCTIVO DE ORGANIZACIN BASICA Y GESTION DE ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS

GUIA PARA FORMACION DE ARCHIVOS

(Nombre de la unidad administrativa)
NOMBRE DE LA INSTITUCION NOMBRE DE LA SERIE DOCUMENTAL OFICINA PRODUCTORA CONCEPTO DE LA SERIE DOCUMENTAL

TIPO DE SOPORTE DOCUMENTAL

DESTINATARIO

LEGISLACION

PASOS DEL TRAMITE: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. DOCUMENTOS BASICOS QUE CONTIENE EL EXPEDIENTE 1. 2. 3. 4. 5. ORDENACION DE LA SERIE

9. 10. 11. 12. 13. 14. 15

6. 7. 8. 9.

VIGENCIA ADMINISTRATIVA TEMPORAL PERMANENTE

FORMATO DSINAR-GFA-01-2005

11

INSTRUCTIVO DE ORGANIZACIN BASICA Y GESTION DE ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS

ANEXO 6
FORMULARIO: DOCUMENTAL TABLA DE PLAZOS DE CONSERVACION

CASILLERO

ACTIVIDAD

Hoja No.:

Numeracin consecutiva de cada hoja que contiene la informacin.

Oficina Emisora: Nombre de la Unidad donde se encuentran los Expedientes o Grupos Documentales. Descripcin del contenido: Plazo de Conservacin:

Datos detallados de cada expediente o Grupo Documental.

Plazo establecido en aos por cada expediente o Grupo documental o en letras cuando se trata de conservacin PERMANENTE.
Lugar donde se encuentra ubicado los expedientes o grupos documentales (caja/estante/ bandeja) Datos adicionales referentes a los documentos

Ubicacin Fsica:

Observaciones: Responsable de la revisin en el AAC.:

Nombre, cargo y firma del responsable del rea de Archivo Central.

12

ANEXO 6
INSTRUCTIVO DE ORGANIZACIN BASICA Y GESTION DE ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS
(NOMBRE DE LA INSTITUCION)

TABLA DE PLAZOS DE CONSERVACION DOCUMENTAL

HOJA No.:

OFICINA EMISORA

DESCRIPCION DEL CONTENIDO

PLAZO DE CONSERVACION

UBICACIN FISICA
CAJA/ESTANTE/BANDEJA

OBSERVACIONES

RESPONSABLE DE LA REVISIN EN EL AAC.

FORMATO DSINAR-TPC-01-2005

13

INSTRUCTIVO DE ORGANIZACIN BASICA Y GESTION DE ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS

ANEXO 7
FORMULARIO: ARCHIVO INVENTARIO GENERAL DE DOCUMENTOS DE

CASILLERO Nombre de la Unidad Administrativa: Hoja No.: Pertenece a la Serie Documental: Nmero Registro: Fecha del Documento: Descripcin del Contenido: Nmero Anexos: Ubicacin Fsica: Observaciones: Responsable de La elaboracin:

ACTIVIDAD

Unidad que recibe y enlista los documentos. Numeracin consecutiva de control.

Nombre de la Serie Documental. Nmero asignado al documento en el inicio de la gestin. Fecha que consta en el documento.

Resumen del asunto de que trata el material documental. Detalle de adjuntos que se encuentren con el documento. localizacin del documento (caja/ estante/bandeja). Datos adicionales referentes al documento.

Nombre y cargo del empleado que elabora el Inventario

14

ANEXO 7
INSTRUCTIVO DE ORGANIZACIN BASICA Y GESTION DE ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS

INVENTARIO GENERAL DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO

UNIDAD ADMINISTRATIVA: RESPONSABLE DE LA ELABORACION: PERTENECE A LA SERIE DOCUMENTAL: NUMERO REGISTRO FECHA DEL DOCUMENTO DESCRIPCION DEL CONTENIDO NUMERO ANEXOS UBICACIN FISICA
CAJA/ESTANTE/BANDEJA

HOJA No.:

OBSERVACIONES

FORMATO DSINAR-RTA-01-2005

15

INSTRUCTIVO DE ORGANIZACIN BASICA Y GESTION DE ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS

ANEXO 8
FORMULARIO: REGISTRO DE TRANSFERENCIAS DE ARCHIVOS

CASILLERO
Unidad Administrativa: Responsable del archivo: Fecha: Responsable de la Recepcin en el AAC.:

ACTIVIDAD
Nombre de la Unidad que custodia los archivos.

Nombre del responsable de elaborar el Inventario. Da mes y ao de elaboracin del Registro

Nombre y cargo del responsable del rea de Archivo Central que recibe los archivos. Fecha de recepcin. Numeracin consecutiva de control Numeracin consecutiva utilizada en cada caja. Nmero de orden asignado a la carpeta u otro material documental que ir dentro de la caja. Resumen del contenido de la carpeta u otro material documental. Nmero de piezas documentales contenidas en cada carpeta, flder, u otro material documental. Identificacin de los aos que contiene el material documental. Localizacin del documento (estante/bandeja). Datos adicionales sobre la recepcin de los archivos.

Fecha: Hoja No.: Caja No.: Nmero Registro:

Descripcin del Contenido:

Cantidad de piezas documentales:

Ao (s):

Ubicacin Fsica: Observaciones:

16

ANEXO 8
INSTRUCTIVO DE ORGANIZACIN BASICA Y GESTION DE ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS

REGISTRO DE TRANSFERENCIAS DE ARCHIVOS

UNIDAD ADMINISTRATIVA: RESPONSABLE DEL ARCHIVO: FECHA:
CAJA

HOJA No.:

NUMERO REGISTRO

CANTIDAD DE

AO(S)

UBICACIN FISICA ESTANTE BANDEJA

OBSERVACIONES

DESCRIPCION DEL CONTENIDO

PIEZAS DOCUMENTALES

RESPONSABLE DE LA RECEPCION EN EL AAC.: FECHA:

FORMATO DSINAR-RTA-01-2005

18

INSTRUCTIVO DE ORGANIZACIN BASICA Y GESTION DE ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS

ANEXO 9
FORMULARIO: SOLICITUD DE ACCESO A LA INFORMACIN PBLICA

CASILLERO
Hoja No.: Nombre de la Unidad Administrativa:

ACTIVIDAD
Numeracin consecutiva de control.

Nombre de la Unidad que proporciona el servicio de Acceso a la Informacin. Identificacin del solicitante, nombres y apellidos, nmero de cdula de identidad o pasaporte, direccin domiciliaria, lugar de trabajo, telfonos y E. Mail. (si disponen) Detalle de la informacin solicitada. Firma completa. Datos del da, mes y ao.

DATOS DEL SOLICITANTE:

DATOS DE LA CONSULTA: Firma del solicitante: Fecha de la solicitud:

DATOS INTERNOS DEL DOCUMENTO: Cdigo de Ubicacin Fsica: Nmero de fojas:

Datos de ubicacin del documento (caja/estante/bandeja) Indicacin de fojas anexas al documento, carpeta, flder.

CONTROL DE DEVOLUCION: Visto Bueno: Observaciones: Detalle de copias entregadas: Firma del responsable que recibe la documentacin. Datos adicionales sobre la devolucin

Informacin detallada de los documentos que se han otorgado copias.

19

ANEXO 9
INSTRUCTIVO DE ORGANIZACIN BASICA Y GESTION DE ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS

(Nombre de la Institucin)

SOLICITUD DE ACCESO A LA INFORMACION PUBLICA

NOMBRE DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA HOJA No.

DATOS DEL SOLICITANTE

Nombres y Apellidos Direccin Domiciliaria Lugar de Trabajo Telfonos:
Calle No. E. Mail:

Documento No.Cd. Identidad de o Identidad Pasaporte

Telfonos:
E. Mail:

DATOS DE LA CONSULTA

FIRMA DEL SOLICITANTE

FECHA DE LA SOLICITUD

DATOS INTERNOS DEL DOCUMENTO

CODIGO UBICACIN FISICA
CAJA ESTANTE BANDEJA

CONTROL DE DEVOLUCION VISTO BUENO

OBSERVACIONES

NUMERO DE HOJAS

DETALLE DE COPIAS ENTREGADAS:

FORMATO DSINAR-SAIP-01-2005

20