INTRODUCCIN

La problemtica que se indaga a travs de este estudio se inserta en el mbito de la contadura pblica, en tal sentido la investigacin se enfocar en el mbito contable que an hoy, la actividad comercial sigue siendo un medio idneo para reforzar o incluso crear las relaciones entre las organizaciones. Pese a ello, se amerita estar organizados, sistematizados y adecuarlas a los nuevos adelantos de la informacin y la tecnologa que la sociedad demanda. Muchos aspectos empresariales han cambiado hoy en da, la visin acerca de los procedimientos y el control interno sobre la manera de cmo se deben implementar cobra cada vez ms fuerza, los procesos contables y sus elementos ms representativos toman trascendental importancia. As el concepto de procesos contables ha tomado una inusitada importancia, ya que con ellos se quiere hacer referencia a todos aquellos factores que aunque no estn plasmados en los balances, permiten que las empresas compitan en un entorno ms cierto y sometido a cambios continuos como consecuencia de su implementacin. Es por ello, que en la actualidad se observan establecimientos comerciales que no optimizan sus ganancias en notables beneficios. De all que, en la sociedad actual la tecnologa est presente en todas las actividades sociales, econmicas, polticas y comerciales. Ahora bien, ante el uso de la tecnologa en el mbito de las actividades comerciales, se precisa de la determinacin de una clasificacin de actividades donde se persigue el objetivo de satisfacer necesidades de ordenar y agrupar los datos relativos a los responsables que se vinculan con la administracin, segn categoras anlogas u homogneas, teniendo en consideracin la forma en que las actividades comerciales se combinan y contribuyen en las unidades de produccin.

Esta realidad, le imprime la importancia a esta investigacin, razn por la cual se plantea como propsito Proponer un Sistema de Contabilidad en las Cuentas por Cobrar de la Cooperativa hotel Chiquinquir AP1 R.L., del municipio San Fernando del Estado Apure. Es de resaltar que este estudio lo conforma un amplio soporte terico. Por lo antes expuesto, estudio est estructurado en seis (6) Captulos: El Capitulo I est dedicado a presentar el problema, justificacin, objetivos generales y especficos. El Capitulo II se refiere al Marco Terico antecedentes de la investigacin y las bases tericas que sustentan el estudio. El Capitulo III trata de la Metodologa utilizada, tipo de investigacin. Poblacin y muestra. Tcnicas de recoleccin de datos y validez del instrumento. El Captulo IV, detalla la presentacin y anlisis de los resultados. El Captulo V, contiene las conclusiones y recomendaciones. El Captulo VI, inserta la propuesta. Posteriormente, se muestran las referencias bibliogrficas y los respectivos anexos.

CAPTULO I EL PROBLEMA Planteamiento del Problema Los procesos contables garantizan el xito de una empresa organizada; a travs de su empleo se espera que la labor ejecutada funcione con mayor eficacia, pues brindan el soporte que stas necesitan para contar con una informacin contable oportuna y veraz que sirva de base a la toma de decisiones; stos se aplican a diferentes partidas que requieren de mayor importancia para la empresa, entre ellas se encuentran las cuentas por cobrar, las cuentas por pagar, los ingresos, entre otros. Los procesos contables en general son normas y pautas a seguir para controlar las operaciones y obtener informacin financiera de una empresa, para ello es necesario tener como mnimo un conocimiento global de la empresa, elaborar informes peridicos, realizar chequeos constantes, as como tambin llevar los registros al da, entre otros. Es mediante la aplicacin de procesos contables en las cuentas por cobrar que se constituye un medio para lograr el fin de lucro de una entidad que dirija el norte de todas las decisiones que se pretendan llevar a cabo en este sentido, ya mediante ellas se obtiene la gran mayora de los ingresos de una empresa. En las cuentas por cobrar se llevan a cabo todos los pasos para que se realice la cobranza, es decir, es donde se integran diversos elementos como operacin, facturacin, administracin y contabilidad en armona, dando como resultado el ingreso de dinero lo que mantiene en pie a la organizacin, si ste no se lleva a cabo es imposible que se logre una ptima recaudacin, lo que en un corto plazo se convertira en prdidas. Una manera eficaz de poder controlar las actividades de las cuentas por cobrar es mediante la aplicacin de procedimientos contables que garanticen el control de esta partida a fin de valuarlas correctamente. 3

Ahora bien, el Hotel Chiquinquir, ubicada en el Municipio San Fernando del Estado Apure, es una cooperativa constituida el da veintisiete de febrero del 2005, denominada Virgen de Chiquinqui AP1 con responsabilidad limitada, registrada en el Registro Subalterno de San Fernando de Apure, Estado Apure bajo el nmero veinticinco (25), folios ciento noventa y seis al doscientos siete (207), protocolo primero, tomo vigsimo de fecha veintids de marzo del ao dos mil cinco, dedicada a la prestacin de servicio hotelera y posada turstica, la misma est integrada por 5 socias. Una buena parte del total de sus ingresos, lo conforman la prestacin por servicios a crdito, ya que sus clientes principales estn conformados por entes gubernamentales que realizan las contrataciones del servicio a crdito y con plazos de cobros establecidos con anterioridad. Sin embargo, los procedimientos contables para efectuar las cuentas por cobrar no se llevan correctamente, lo que ocasiona que se estn presentando diferentes debilidades en la gestin de cobranza de las cuentas por cobrar y en consecuencia causa una falta de liquidez. Es de resaltar que el crdito es una de las formas de captar ingresos, an cuando se ha de esperar el retorno del efectivo por los das de crdito concebidos. Por tanto, el rea de cuentas por cobrar constituye un punto fundamental dentro de las empresas, ya que forma parte de los flujos del efectivo, del activo circulante que refleja la situacin en que stas se encuentran. Es por ello que se deben controlar todos y cada uno de los pasos a seguir desde que se otorga el crdito hasta la cobranza del mismo. Actualmente la Cooperativa Hotel Chiquinquir, no cuenta con un sistema de poltica y normas establecidas de esa manera sistemtica y planificada, para operar las cuentas por cobrar, lo cual obliga a que las operaciones diarias se realicen en forma improvisada, es decir, sobre la base de ideas que se van operativizando en la manera en que se vayan viendo los resultados. Resulta preocupante realizar el proceso de cobranza de esta forma, ya que es importante contar con una gua para las operaciones. En la 4

generalizacin anterior cabe sealar, que la industria hotelera tiene que englobarse en esos cambios, que no buscan ms que agilizar e imprimirle calidad a sus procesos y a sus salidas. Ahora bien, de lo planteado anteriormente, se derivan algunas consecuencias de seguir los procedimientos contables adecuados para efectuar las cuentas por cobrar, como por ejemplo, se observa: lentitud al determinar cules y cuntas habitaciones estn ocupadas; cuentas por cobrar, dilacin al escribir a mano los datos de los clientes; demora al momento de emitir facturas a los clientes; baja eficiencia en el almacenamiento de los datos; molestia de los clientes por ineficiencia de los procesos; imposibilidad de emanar reportes de ingresos por concepto de alquiler y de habitaciones no ocupadas a los administradores del Hotel. Evidentemente, los problemas mencionados tienen sus causas y radican en los procesos contables aplicados erradamente que realizan su personal al momento de registrar los datos de los huspedes y emitir facturas de las cuentas por cobrar. Estos problemas son provocados por una serie de aspectos que a continuacin se mencionan: el empleado tiene que revisar las fichas de ocupacin de habitaciones, cuentas por cobrar, verificar que la habitacin que solicite el cliente est disponible; tiempo que se tarda en llenar en manuscrito las fichas de registro y todos los datos correspondientes a una facturacin; los registros de los clientes se guardan en fichas sueltas y en cualquier pudieran deteriorarse, y en el peor de los casos, extraviarse, tambin trae como consecuencia que se tengan que habilitar otros espacios para guardar las fichas; el cliente siempre espera una atencin rpida y al no conseguirla, es posible que no se sienta a gusto. No existe una metodologa que le permita obtener la informacin correcta y oportuna para la toma de decisiones. Como se aprecia, es evidente la problemtica que atraviesa actualmente la cooperativa denotada en indicadores sintomticos que reflejan la dificultad por parte de la empresa por hacer ptimo el sistema de cobranza, al mismo tiempo que se infieren infructuosos intentos y estrategias 5

para optimizar la misma, siendo ineficaces algunas de las que se han puesto en marcha. Es de resaltar que esta situacin relativa a la problemtica de existencia de morosos debido a la inadecuada poltica de cobranzas se ha originado inclusive desde los inicios de creacin de la empresa, profundizndose con el tiempo debido a la disminucin de dinero activo circulante en San Fernando, producto de la depresin econmica que se vive en el Estado, pues en su gran mayora las personas laboran para el Ejecutivo Regional. Esta ltima consideracin constituye una de las principales causas del problema, aunado a ello el escaso criterio que caracteriza a los usuarios para cancelar a tiempo las deudas contradas en este caso derivadas del servicio prestado; as como la escasa planificacin de procedimientos para dinamizar de proceso de cobranza. De all que, esto trae como consecuencia que la empresa no mantenga un buen flujo de efectivo por la falta de cobro. Sin embargo, se hace necesario tomar las medidas preventivas y de mayor efectividad operacional que puedan mejorar an ms la eficiencia y rentabilidad de la empresa. De no atacar la situacin actual, la empresa se podra ver en situaciones incomodas as como la posibilidad de llegar a la quiebra; al originarse retrasos en el retorno de efectivo afectando de esta manera los activos circulantes. Por consiguiente, a fin de subsanar las deficiencias planteadas se propondr un Sistema de Contabilidad en las Cuentas por Cobrar de la Cooperativa Hotel Chiquinquir AP1 R.L., del Municipio San Fernando del Estado Apure. Se hace necesario implementar medidas que mejoren la situacin de la cooperativa, en cuanto a la aplicacin de los procesos contables de una manera efectiva que permita gestin del anlisis del crdito y la cobranza, de all surgen una serie de interrogantes, tales como:

Cmo es el mecanismo de control de las cuentas por cobrar en la Cooperativa Hotel Chiquinquir AP1 R.L., del Municipio San Fernando del Estado Apure? Qu proceso contable se efecta para realizar las cuentas por cobrar en la cooperativa objeto de estudio? Es necesario el diseo de un Sistema de Contabilidad en las Cuentas por Cobrar de la Cooperativa Hotel Chiquinquir AP1 R.L., del Municipio San Fernando del Estado Apure? Objetivos de la Investigacin

Objetivo General

Proponer un Sistema de Contabilidad en las Cuentas por Cobrar de la Cooperativa Hotel Chiquinquir AP1 R.L., del Municipio San Fernando del Estado Apure. Objetivos Especficos

- Describir los mecanismos de control de las cuentas por cobrar que lleva a cabo la Cooperativa Hotel Chiquinquir AP1 R.L., del Municipio San Fernando del Estado Apure. - Identificar el proceso contable para efectuar las cuentas por cobrar en la cooperativa objeto de estudio. - Disear un Sistema de Contabilidad en las Cuentas por Cobrar de la Cooperativa Hotel Chiquinquir AP1 R.L., del Municipio San Fernando del Estado Apure. Justificacin 7

A medida que se desarrollan las empresas, va creciendo tambin la complejidad y diversidad en las operaciones que ellas efectan, hacindose cada vez ms difcil su control. Es por ello que nace la preocupacin de las investigadoras en la cual se han observado una serie de deficiencias en el manejo de las cuentas por cobrar. Es importante por el Hotel Chiquinquir la aplicacin de un sistema contable para el control de las cuentas por cobrar a los usuarios por cuanto se lograra un flujo continuo y adecuado de informacin, de una manera oportuna y confiable, lo cual permitira menos riesgos y tiempo en el retorno efectivo. La empresa requiere eliminar todo problema que pueda afectar el desenvolvimiento de las operaciones diarias, creando responsabilidad y compromiso en los usuarios. En este caso, el aporte de esta investigacin se presenta a los accionistas de la empresa, a fin de que sea examinado y posteriormente puesto en prctica, ya que el mismo ser producto de un diagnstico de las cuentas por cobrar a fin que las estrategias estn basadas en principios de administracin moderna. De igual forma desde el punto de vista terico, la investigacin servir de referencia para profesores, estudiantes y dems personas interesadas en la temtica. Adems, que con el modelo de sistema de contabilidad automatizado de las cuentas por cobrar del Hotel Chiquinquir, se podr solventar y cubrir de una manera eficiente todas las actividades que ahora realizan de forma manual y dilatoria, porque contar con una herramienta (Computador) que les proporcionar rapidez, confiabilidad, seguridad y eficacia en todas y cada uno de los procesos que se lleven a cabo. Con esto tendrn a disposicin en cualquier momento y en un mnimo de tiempo, toda la informacin necesaria, tanto para cubrir las necesidades de los clientes (proporcionarle una atencin ms rpida) y del administrador del Hotel y para los usuarios del sistema, mediante la generacin de reportes para la toma de decisiones.

Al referir la importancia que tienen los procesos contables en una empresa se puede inferir que son la base para obtener datos confiables que se utilizan para hacer los estados financieros que le permitan presentar en forma clara el estado en que se encuentra una empresa en un determinado perodo econmico. Si lo anterior es cierto, tambin es importante detenerse a analizar en detalle cules procesos contables se utilizaron para obtener tales resultados, cmo se utilizaron esos procesos, en qu medida se llevan a cabo y, si se estn aplicando de la manera correcta. De la aplicacin eficiente de stos, la primera beneficiaria sera la empresa pues, se tendra la certeza de que sus informes financieros son confiables, los dueos de la empresa tambin se vern favorecidos ya que su dinero no sera malversado por quienes lo manejan y ofrecera ms seguridad de stos para con sus empleados.

CAPTULO II MARCO TEORICO Antecedentes de la Investigacin Los antecedentes de la investigacin comprenden una serie de estudios ya realizados, que estn relacionados de una u otra manera con la presente investigacin, contribuyendo como base en el momento de su elaboracin. En este caso, cabra sealar los estudios efectuados por: Gonzlez (2009), en su trabajo titulado: Lineamientos para la Optimizacin del Procedimiento de Control Interno de las Cuentas por Cobrar de la Empresa Smithkline Becan Animal Health, S.A., ubicada en Maracay, Estado Aragua. El trabajo lo present en la Universidad Catlica Andrs Bello como requisito para optar al ttulo de Licenciado en Contadura Pblica. Emple un trabajo de campo, de tipo descriptivo apoyado en la modalidad de proyecto factible; para la recoleccin de informacin se aplic una gua de entrevista al gerente del departamento de administracin y un cuestionario a los empleados en estudio. En la cual los resultados obtenidos dieron a conocer que el sistema de control interno adoptado por la empresa no era el ms adecuado. Le fue recomendado a la empresa que se definan claramente las unidades de mando, delimitar las actividades, segregar las funciones con el fin de que el sistema de control interno fuera confiable, incrementando su aceptacin dentro de la organizacin. El autor, sent como resultado los lineamientos para optimizar el procedimiento de control interno de cuentas por cobrar, lo que indica que el citado estudio, es una referencia importante para el presente anteproyecto.

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Por otra parte, Musso (2010), en su trabajo titulado: Propuesta para Optimizar el Manejo, Control y Organizacin de las Cuentas por Cobrar de la Empresa Comercial Musso, Ubicada en la Victoria, Estado Aragua. El trabajo lo present en la Universidad de Carabobo como requisito para optar al ttulo de Licenciado en Contadura Pblica. En cuanto a la metodologa se enfoc en el trabajo de campo apoyado en la modalidad de proyecto factible, aplic como instrumento una gua de entrevista a los gerentes de la empresa en estudio. En el estudio Musso concluye que se debe implementar un modelo que permita optimizar el manejo, control y organizacin de las cuentas por cobrar como herramienta estratgica para la toma de decisiones y evaluar en forma continua la efectividad y eficiencia del modelo, una vez puesto en marcha, para as mantener la vigencia en el trabajo. El trabajo de Musso es considerado antecedente de la presente investigacin por cuanto hace nfasis en la eficiencia y afectividad que proporciona un modelo administrativo para optimizar las cuentas por cobrar. De manera similar, Gutirrez (2010), en su trabajo titulado Evaluacin de la Administracin del Crdito y Cobranza en la empresa Industrial P.C:, C.A. a Travs de Mecanismo Operativos de Seguimiento y Control. El trabajo lo present en la Universidad del Zulia como requisito para optar al ttulo de Licenciado en Contadura Pblica. Emple el estudio de campo enmarcado en la modalidad de proyecto factible, apoyado en el estudio evaluativo-correlacional, aplic como instrumento un cuestionario tipo Likert a los gerentes de la empresa industrial P.C. El trabajo enmarca las afirmaciones siguientes: el nivel de la eficiencia en la gestin administrativa de las cuentas por cobrar, se deben encontrar en la evaluacin de los objetivos y las actividades, en cuanto a la gestin de cobranza y las actividades relacionadas con esta gestin para lograr una administracin transparente. Por otra parte, indica la necesidad de establecer un nivel de eficiencia calificado para que se cumpla con los patrones establecidos en el modelo normativo para la administracin de la cobranza de la empresa evita prdidas 11

considerables y aumente los recursos financieros. Por ltimo, la planeacin de control puede proteger a la empresa de muchos errores, fraudes y desajustes financieros. La investigacin citada es una referencia importante para la presente investigacin en cuanto a la gestin administrativa de las cuentas por cobrar. Todas las investigaciones sealadas anteriormente guardan relacin con el presente investigacin, en vista de que cada una plantea de una u otra forma el tema relacionado a la propuesta de un modelo administrativo para optimizar las cuentas por cobrar en comn dichas investigaciones, radica en la importancia que tiene un sistema de control efectivo de las empresas. Bases Tericas A continuacin se describen un conjunto de aspectos y distintos enfoques tericos acerca del sistema administrativo. As como el control y planificacin estratgica que servirn como base terica para el trabajo que se est realizando. Cuentas por Cobrar Segn Gitman (2009), las cuentas por cobrar de una empresa representan la extensin de un crdito a sus clientes en cuenta abierta, con el fin de mantener a sus clientes habituales y atraer a nuevos, la mayora de las empresas manufactureras consideran necesario ofrecer crdito (p. 52). Segn Gmez (2010), a conceptualiza como las creencias a favor de la empresa, liquidables dentro de un ejercicio normal de la misma, que provienen de actividades especficas en que comercia, que suelen estar amparadas por factura, recibos y documentos similares (p. 77). Segn Redondo (2010), constituyen el activo circulante que agrupa nicamente los criterios comerciales de la empresa, creados por las ventas de productos o por la prestacin de sus servicios (p. 98). 12

Segn Weston (2010), considera que dichas cuentas son los activos circulantes que tienen como propsito mantener la cartera de clientes y atraer nuevos, plantendose la necesidad de ofrecer crdito, extendindose al servicio de los clientes (p. 83). Requisitos de las Cuentas Por Cobrar Segn Gitman (2009), para cualquier empresa, es importante mantener requisitos de sus cuentas por cobrar, ya que estas sern una de las tcnicas ms efectivas para disminuir el capital ocioso, la observacin de los requisitos de las cuentas por cobrar debe realizarse con cuidado, revisarlos y pensar en ellos como instrumento indispensables para verificar y constatar cuentas vencidas (p. 18). El propsito de la revisin es eliminar los problemas potenciales, identificarlos lo ms pronto posible y luego centrar la atencin de ellos, y decidir los pasos que se deben dar para evitar que las cuentas por cobrar se conviertan en morosas. Los problemas con las cuentas vencidas rara vez desaparecen por s solo y nunca se empequeecen a medida que pasa el tiempo. Al contrario, por lo general aumentan y se vuelven ms serios con el paso del tiempo (p. 92). En consecuencia, es absolutamente esencial identificarlos pronto y comenzar cuanto antes a preocuparse para ellos. Auditoria de los Cobros de Efectivo De acuerdo con Gitman (2009), los cobros son una parte integral del ciclo generador de ingresos de los negocios y representan un rea con un gran riesgo de desfalco (p. 22). El auditor debe preocuparse por la exactitud y oportunidad de los cobros registrados, as como por la posibilidad de que sustraigan algunos cobros antes de darle entrada en los ingresos de efectivo. - Determinar que los cobros de efectivo registrados hayan ido contabilizados con exactitud. 13

- Establecer que todos los cobros de efectivo han sido registrados. Los procedimientos de auditoria para alcanzar el primer objetivo de la auditoria de cobro de efectivo comprende la comprobacin de los registros del banco. Los cobros individuales deben ser seguidos hacia delante y hacia atrs a partir del registro del asiento original a travs del diario de cobro hasta las cuentas del mayor general. Los depsitos en el banco, tal como aparece registrado en los libros debe ser verificados contra las entradas en los estados de cuentas de los bancos. Se debe comprobar la exactitud de los cobros, verificando los totales y revisarlos para detectar partidas poco usuales. Para alcanzar el segundo objetivo, Gitman (2009), refiere, la seguridad de que no existen cobros sin registrar, el auditor debe apoyarse fuertemente en el control interno y la revisin analtica (p. 99). Control Interno sobre los Cobros de Efectivo Gitman (2009), expresa que todos los principios de control interno, segregacin de funciones y trabajo, finanzas de fidelidad, lneas de autoridad y responsabilidad bien claras, accesos limitados a los activos, entre otros, se aplican a los cobros de efectivo (p. 26). Se evala el control interno sobre la funcin de cobranza, el auditor debe determinar que en todas las fases del sistema de cobro se mantenga una separacin entre la custodia del activo y el registro en los libros. Esto se logra inicialmente mediante procedimientos que requieran el registro inmediato y permanente de los cobros recibidos tanto por correo como en los mostradores. Despus de esta operacin, el registro del efectivo recibido no debe estar a cargo de personas que tengan acceso directo al efectivo. Los depsitos diarios e intactos en el banco, la supervisin adecuada y las conciliaciones bancarias peridicas son otros elementos importantes del sistema de control interno de los cobros de efectivos.

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Tipos de Cuentas por Cobrar De acuerdo a Gmez (2010), existen tres tipos de cuentas por cobrar, as cuales son: Cuentas con clientes: el origen de esta partida es la venta a crdito de mercancas. Se carga a la cuenta del cliente el precio de la mercanca despachada o de los servicios prestados y se le abonan a los pagos recibidos. El saldo representa un derecho legtimo de la empresa a percibir dinero por lo expresado. Cuentas con Directivos y Empleados: proviene de las ventas, anticipos o prstamos concebidos a los funcionarios de una empresa. El tratamiento sobre las ventas efectuadas a dichas personas debe ser bajo condiciones parecidas a la de los dems clientes. Cuentas Varias: estas reflejan reclamaciones o derecho exigibles que no caen en ninguna de las anteriores. Polticas de Crdito Weston (2010), expresa que: Las polticas de crdito de una empresa establecen los lineamientos para determinar si se otorga un crdito a un cliente y por cuanto se debe conceder. La empresa no slo debe ocuparse con establecer las normas de crdito, sino en aplicar correctamente tales normas al tomar decisiones (p. 42). Estos aspectos son importantes, ya que permiten que exista una administracin eficaz de las cuentas por cobrar. Segn Westn (2010), las polticas de crdito son un conjunto de normas de conductos o de acciones dictada por la empresa que deben observar todos los empleados y deben expresarse por escrito e indicar que es lo que se puede hacer y loque no debe hacer (p. 36). Dichas polticas se deben establecer de acuerdo al objetivo de la empresa y de las cuales se pueden mencionar: 15

El Perodo de Crdito: es la longitud de tiempo por el cual se confiere un crdito, es decir, el plazo de tiempo que se otorga a los compradores para que cancelen sus adquisiciones. Las normas de crdito: se refiere a la capacidad financiera mnima que deben tener los clientes a crdito para poder ser aceptados y el monto del crdito disponible para los distintos tipos de clientes, en otras palabras, es la fuerza y la dignidad de crdito para poder ser aceptados y el monto del crdito disponible para los distintos tipos de clientes, en otras palabras, es la fuerza y la dignidad de crdito que debe mostrar un cliente para calificar como sujeto de crdito, estas normas servirn para determinar cuales seran los clientes que podran cumplir con los trminos ordinarios de crdito y la cantidad de crdito que deberan recibir cada cliente, tomando en cuenta ciertos aspectos, tales como la reputacin crediticia, referencias de crditos, perodos de pago promedio y algunos ndices financieros. Las Polticas de Cobranzas: son los procedimientos que sigue la empresa para cobrar las cuentas vencidas, estos procedimientos pueden ser entre otros, llamadas telefnicas, cartas, visitas personales y en casos extremos se han de tomar acciones legales, por lo cual sera necesario mandarlas a un abogado para prevenir un agrandamiento indebido del perodo de cobranza. Se debe obtener un punto de equilibrio entre los costos y beneficios de diferentes polticas de cobranza. Los Descuentos Ofrecidos: es el descuento en efectivo que otorga la empresa para fomentar el pronto pago y aumentar la probabilidad de cobrar la cuenta Gmez (2010), expresa: consiste mayormente en un porcentaje de disminucin en el precio de venta que tiene derecho el cliente, se paga dentro de un lapso especfico y se analiza equilibrando los costos y los beneficios de diferentes descuentos de efectivo (p. 120).

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El Riesgo del Crdito Gmez (2010), establece que todo crdito lleva implcito un cierto factor de riesgo en funcin del tiempo transcurrido, por ello, se han de formular una serie de polticas, normas y procedimientos eficientes, que permitan al gerente de crdito y cobranza hacer frente a los problemas (p. 28). El riesgo es inherente y marcha paralelo al otorgamiento del crdito y prevalece a lo largo de todo el proceso de cobranza, hasta su liquidacin. Las Cinco C del Crdito. Por otro lado, Weston (2010), establece que para evaluar el riesgo de crditos en administradores consideran las cinco C del crdito: Carcter, Capacidad, Capital, Colateral y Condiciones. El Carcter Tiene que ver con la probabilidad de un cliente trate de pagar sus obligaciones. Este factor es de importancia considerable, porque cada transaccin de crdito implica un pronto pago. Har el acreedor un esfuerzo para pagar sus deudas o este solicitante de crdito muestra probabilidad de dejar de pagar algo? La administracin de crditos con experiencias frecuentemente insiste en que el carcter es el aspecto ms importante en una evaluacin de crditos. La Capacidad Consiste en un juicio sobre la capacidad que tiene el cliente para pagar. Se examina mediante el registro del desempeo anterior del cliente en las operaciones de negocios, complementada con la observacin fsica de la planta o almacn y de los mtodos de operaciones de negocios. 17

El Capital Se mide por la posicin financiera general de la empresa segn queda indicada por un anlisis de razones financieras, en el que se destaque el capital contable tangible de la empresa. El Colateral Est representado por los archivos ofrecidos por los clientes como garanta de la seguridad del crdito extendido. Las Condiciones Tiene que ver con el impacto que ejercen las tendencias econmicas gerenciales sobre la empresa en ciertas reas de la economa que puedan influir en la capacidad del cliente, para cumplir con la obligacin. La informacin sobre estas partidas se obtiene de varias fuentes, incluyendo la experiencia anterior de la empresa con el cliente. Si es nueva la cuenta, se puede requerir estados financieros auditados de los tres ltimos aos. Normas de Crdito De acuerdo con Gitman (2009), las normas de crdito de una empresa definen: Los crditos bsicos para la concesin de un crdito a un cliente. Existen aspectos como la reputacin crediticia, referencias de crdito, periodo de pago promedios y ciertos ndices financiero, que proporcionan una base cuantitativa para establecer y reforzar los patrones de crdito (p. 38).

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Las principales variables que deben considerarse para ampliar o restringir las normas de crdito son: el volumen de ventas, inversin en cuentas por cobrar y gastos por cuentas incobrables. Mejoramiento de los Procesos Segn Hampton (2010): El mejoramiento de los procesos de la empresa, es una metodologa sistemtica que ha desarrollado con el fin de ayudar a una organizacin a realizar avances significativos en la manera de dirigir sus procesos (p. 33). Esta metodologa ataca el corazn del problema de los empleados de oficina, al centrarse en eliminar el desperdicio y la burocracia. Tambin ofrece un sistema que le ayudar a simplificar y modernizar sus funciones y al mismo tiempo, asegurar que sus clientes internos y externos reciban productos sorprendentemente buenos. El principal objetivo consiste en garantizar que la organizacin tenga procesos que: - Eliminen los errores. - Minimicen el uso de los activos. - Sean fciles de emplear. - Promueve el entendimiento. - Sean amistosos con el cliente. - Reduzca el exceso de personal. - Proporciona a la organizacin una ventaja competitiva. - Sean adaptables a las necesidades cambiantes de los clientes.

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DESCUBRIR EL VACIO ENTRE EL OBJETIVO Y

DIAGNOS TICAR EL PROBLEMA

PLANTEAR EL CAMBIO IMPLANTAR EVALUAR

EL DESEMPEO

Grfico 1. El Proceso de Cambio. Fuente: Hampton, D (2010) En concordancia con lo sealado, el mejoramiento de los procesos, debe ser parte integral del control interno de cualquier empresa, que debe lidiar en un sistema competitivo, donde debe mejorarse continuamente para tener xito, la empresa en estudio no escapa de esta situacin, lo que otorga relevancia al tema del mejoramiento de procesos, con respecto a esta investigacin. Bases Legales El estudio tiene fundamento legal principalmente en la Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela y en el Cdigo de Comercio, que a continuacin se sealan: Constitucin de la Republica Bolivariana de Venezuela. Artculo 118. Se reconoce el derecho de los trabajadores y de la comunidad para desarrollar asociaciones de carcter social y participativo, como las cooperativas, caja de ahorro, mutuales y otras formas asociativas. Estas asociaciones podrn desarrollar cualquier tipo de actividad econmica, de conformidad con la Ley. La Ley reconocer las especificidades de estas organizaciones, en especial, las relativas al acto cooperativo, al trabajo asociado y su carcter generador de beneficios colectivos. El estado promover y proteger estas asociaciones destinadas a mejorar la economa popular y alternativa. 20

Este Artculo destaca el reconocimiento por parte del estado de las asociaciones cooperativas como formas de organizacin social y de participacin, como es el caso de la Cooperativa Hotel Chiquinquir AP1 R.L., objeto de nuestro estudio, con todas sus especificidades. Artculo 299. El rgimen socioeconmico de la Repblica Bolivariana de Venezuela se fundamenta en los principios de justicia social, democratizacin, eficiencia, libre competencia, proteccin del ambiente, productividad y solidaridad, a los fines de asegurar el desarrollo humano integral y una existencia digna y provechosa para la colectividad. El estado conjuntamente con la iniciativa privada promover el desarrollo armnico de la economa nacional con el fin de general fuentes de trabajo, alto valor agregado nacional, elevar el nivel de vida de la poblacin y fortalecer la soberana econmica del pas, garantizando la seguridad jurdica, solidez, dinamismo, sustentabilidad, permanencia y equidad del crecimiento de la economa, para garantizar una justa distribucin de la riqueza mediante una planificacin estratgica democrtica participativa y de consulta abierta. El anterior Artculo destaca la eficiencia como principio bsico en el rgimen socioeconmico del pas, que deben orientar las actividades socioeconmicas, para garantizar el estado, el desarrollo armnico de la economa nacional, conjuntamente con la iniciativa privada. La forma de cumplir con este principio, que permita el mejor aprovechamientos de los recursos humanos, materiales y financieros con que cuenta una organizacin, en nuestro caso la Cooperativa Hotel Chiquinquir AP1 R.L., es a travs de un adecuado sistema de contabilidad en las cuentas por cobrar, de ah la necesidad de su diseo e implementacin, lo cual le va a permitir mayor solidez, dinamismo, sustentabilidad, permanencia y competencia a esta empresa, y por ende contribuir al crecimiento de la economa nacional. Cdigo de Comercio. Artculo 32: Todo comerciante debe llevar en idioma castellano su contabilidad, la cual comprender, obligatoriamente, el libro Diario, el libro 21

Mayor y el de Inventarios. Podr llevar, adems, todos los libros auxiliares que estimare conveniente para el mayor orden y claridad de sus operaciones. En lo que respecta a los registro de las operaciones, tal como lo establece el artculo 32 del Cdigo de Comercio, los asientos deben ser efectuados en los libros legales: Diario, Mayor e Inventarios. As mismo, la ley en comento, establece en el artculo 34 lo siguiente: Articulo 34: En el libro Diario se asentarn, da por da, las operaciones que haga el comerciante, de modo que cada partida exprese claramente quin es el acreedor y quin el deudor, en la negociacin a que se refiere, o se resumirn mensualmente, por lo menos, los totales de esas operaciones siempre que, en este caso, se conserven todos los documentos que permitan comprobar tales operaciones, da por da. No obstante, los comerciantes por menor, es decir, los que habitualmente slo vendan al detal, directamente al consumidor, cumplirn con la obligacin que impone este artculo con slo asentar diariamente un resumen de las compras y ventas hechas al contado; y detalladamente las que hicieren a crdito, y los pagos y cobros con motivo de stas. De este artculo se puede definir al Libro Diario como aquel donde se anotan diariamente y en orden cronolgico todos los movimientos comerciales que la empresa realiza anexando los documentos legales que prueban esas transacciones, aqu se evidencia el respeto por el principio de la Partida Doble y la Objetividad. En el Libro Diario se reflejan todas las transacciones realizadas por la empresa, mientras que en el Libro Mayor se reflejan las distintas partidas contables, por ejemplo, la cuenta Caja y todos sus movimientos, la cuenta Banco y todos sus cargos y abonos, y as con todas las cuentas de la empresa. Tanto el Diario como el Mayor tienen los mismos cargos y abonos, slo que el primero los agrupa por transacciones en orden cronolgico y el 22

segundo por orden de cuentas, es decir en forma clasificada. El Diario es un libro de primera entrada y el Mayor de entrada final. Ellos estn interconectados por un nmero asignado a cada cuenta, de tal modo que al registrar en el Diario se traslada al Mayor, siguiendo la numeracin. Siguiendo con la norma citada, establece en el artculo 36 que: Se prohbe a los comerciantes: 1- Alterar en los asientos el orden y fecha de las operaciones descritas. 2- Dejar blancos en el cuerpo de los asientos o a continuacin de ellos. 3- Poner asientos al margen y hacer interlineaciones, raspaduras o enmendaturas. 4- Borrar los asientos o partes de ellos. 5- Arrancar hojas, alterar la encuadernacin o foliatura y mutilar alguna parte de los libros. Cada registro diario de cada transaccin tambin debe respetar las normas: de no alterar la fecha y el orden de los asientos, no dejar espacios en blanco, no borrar, no hacer correcciones sobre los mismos, no arrancar las hojas de los libros. Es decir que se debe dejar el registro tal y como se hizo originalmente, no importa si est errneo, despus al darse cuenta se puede corregir legalmente con otro asiento, tal y como lo dice el artculo 37. As mismo, el artculo 37 de la ley ejusdem, establece: Los errores y omisiones que se cometieren al formar un asiento se salvarn en otro distinto, en la fecha en que se notare la falta. Hay autorizacin para corregir cualquier registro errneo que se hizo anteriormente con otro asiento que se har en la misma fecha que se note el error. Estos son asientos de correcciones llamados contrapartida. Si inicialmente se carga o acredita a una cuenta equivocada, al corregir lo que 23

se debe hacer es acreditar o debitar a esa cuenta, o sea, el proceso contrario. Puede haber tambin errores en cantidades cargadas o acreditadas, las cuales es necesario ajustar. Por otra parte, la ley en comento en el artculo 39 expresa: Para que los libros auxiliares de contabilidad, llevados por los comerciantes, puedan ser aprovechados en juicio por stos, han de reunir todos los requisitos que se prescriben con respecto de los libros necesarios. Los libros auxiliares que se lleven deben acogerse a las mismas condiciones que los libros obligatorios. Entre esos libros se pueden encontrar un Libro diario auxiliar de Caja, un libro diario auxiliar de compras a crdito, un libro diario auxiliar de ventas a crdito, entre otros. Ahora bien, la necesidad de llevar un libro auxiliar de caja, por ejemplo. Se hace con la finalidad de controlar las entradas y salidas de dinero, as se puede clasificar las entradas y salidas de dinero por su origen. El origen de las entradas puede ser por: ventas de contado, cobros a clientes, prstamos obtenidos, entre. El origen de las salidas se da por: compras al contado, pago a proveedores, pago de deudas, pago de gastos, entre otros.

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Cuadro 1. Operacionalizacin de Variables Objetivo Especfico Describir los mecanismos de control de las cuentas por cobrar que lleva a cabo la Cooperativa hotel Chiquinquir AP1 R.L., del municipio San Fernando del Estado Apure Identificar el proceso contable para efectuar las cuentas por cobrar en la cooperativa objeto de estudio Variable Mecanismos de Control Indicador Manual de procedimiento para cuentas por cobrar. Supervisin constante de las operaciones contables Plazo de Pago. Notas de Crdito para Cobrar. Libro Diario auxiliar de ventas a crdito Libro Diario Auxiliar de Cuentas por Cobrar Libro Mayor Auxiliar De Cuentas Por Cobrar Estado de cuenta de clientes tems Fuente Gerente y Administrador Instrumento Cuestionario

Proceso Contable -

Administrador

Cuestionario

Fuente: Las Investigadoras, Ao (2012)

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CAPTULO III METODOLOGIA Tipo de Investigacin Este trabajo de Aplicacin se ubica en la modalidad de investigacin de proyecto factible, ya que se resalta el hecho de que el proyecto es flexible y adaptable; facilita la combinacin de elementos tantos documentales como de campo, adems de desarrollar nuevos mecanismos y procedimientos dirigidos a la solucin de problemas. En este sentido Hurtado (2009), manifiesta que el proyecto factible: intenta proponer soluciones a una situacin determinada. Implica explorar, describir, explicar y proponer alternativas de cambio, ms no necesariamente ejecutar la propuesta (p. 63). Sobre la base de lo planteado por este autor, en este trabajo se propone un Sistema de Contabilidad en las Cuentas por Cobrar de la Cooperativa hotel Chiquinquir AP1 R.L., del municipio San Fernando del Estado Apure. De all que, se generaron alternativas de cambio en los ordenes administrativos e institucional dirigidos a la empresa seleccionada para el estudio. Diseo de la Investigacin La investigacin se apoy en el diseo de investigacin de campo, ya que exige sealar de manera general las fases que se realizaron en una correspondencia entre teora y la prctica, estando orientada hacia la consecucin de los objetivos propuestos. Este criterio de seleccin se hace motivado a lo sealado por Azuaje (2009) al respecto seala los estudios de campo recolectan la informacin de una manera directa de la realidad en donde ocurren los hechos. Estudian un determinado grupo de personas para conocer su estructura y sus relaciones sociales (p. 76). Por consiguiente, 26

mediante este tipo de investigacin, se reconoci la realidad a indagar su correspondiente delimitacin espacio tiempo - sujeto, lo cual proporcion una visin integral en un primer contacto con los gerentes y empleados de la Cooperativa Hotel Chiquinquir, este primer contacto, permiti un reconocimiento ms preciso de la situacin objeto de estudio. Nivel de Investigacin Tomando en consideracin los objetivos especficos de la investigacin, es decir de acuerdo al tipo de conocimientos que se pueden o desean obtener, esta investigacin es de naturaleza descriptiva, ya que se obtiene informacin a cerca de las caractersticas, funcionamiento y eficiencia de las operaciones que realiza la Cooperativa Hotel Chiquinquir AP1 R.L. con relacin al Sistema de Contabilidad en las Cuentas por Cobrar. En este orden de ideas, el nivel de investigacin es de carcter descriptivo, ya que se orienta a la ubicacin del problema especfico a fin de disear un Sistema de Contabilidad en las Cuentas por Cobrar de la Cooperativa hotel Chiquinquir AP1 R.L, del municipio San Fernando del Estado Apure. De tal forma, que a travs de la descripcin del problema, se ubicar tericamente su universalidad en contraste con la realidad, se elaboraron variables que orientaron el estudio y la determinacin terica de las contradicciones que se manifiestan en relacin con el hecho social y administrativo. Poblacin y Muestra Poblacin Tomando en consideracin la definicin que hace Arias (2009) sobre poblacin, argumentando que sta se comprende al conjunto para el cual sern vlidas las conclusiones que se obtengan a los elementos o unidades personas (p. 51).

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En el caso correspondiente a este trabajo de aplicacin, la poblacin esta conformada por cinco (5) personas, que estn ligadas a la problemtica en estudio y laboran en la Cooperativa, segn se muestra (Ver Cuadro N 2). Cuadro N 2 Distribucin de la Poblacin CARGO Presidente Gerentes (Facturacin, Cobranza y Contabilidad) Administrador TOTAL Fuente: Olivero y Ruiz (2012) Muestra Tamayo (2007) sostiene que la muestra, es la seleccin de algunos elementos con la intencin de averiguar algo sobre la poblacin de la cual estn formados (p.115). A pesar de que toda investigacin requiere de la determinacin de la proporcin de las unidades de anlisis a estudiar; en sta, sobre la base de la cantidad de la poblacin establecida, de las socias no se proceder a determinar el tamao de la muestra, quedando conformada la misma por la totalidad del universo poblacional a saber: 05 unidades de anlisis. Con la relacin a lo planteado, Spencer (2007), seala: para garantizar la mxima confiabilidad a los resultados es recomendable seguir los requerimientos de la investigacin obtenida unidades poblacionales (p.186). Tcnicas de Recoleccin de Informacin Empleada Para el abordaje y comprensin del problema a estudiar, se utilizaron las tcnicas que hicieron posible la instrumentacin del diseo de la investigacin y de su desarrollo real en relacin con la prxis. En tal sentido, las formas o maneras de obtener la informacin en este estudio sern: 28 al mximo de N PERSONAS 1 3 1 5

El fichaje: Arias (2009) seala que esta tcnica permite acumular datos, recoger ideas y organizarlas a la hora de querer consultar nuevamente la fuente (p. 49). Por lo tanto, esta tcnica es de gran utilidad, ya que permiti recoger con autonoma los diferentes aspectos que se estudiaron al mismo tiempo que conllev a estructurar ordenada y lgicamente las ideas permitiendo a las investigadoras cotejar fcilmente las citas de los autores consultados para el estudio. La encuesta: segn Azuaje (2009), es un formato constituido por un conjunto de preguntas referentes a los aspectos, hechos o situaciones que se desean investigar, para responder de manera escrita por los informantes (p. 95). Por tal motivo, en esta investigacin se aplic un cuestionario a la poblacin de gerentes que conforman la Cooperativa, acerca de las dimensiones e indicadores que se manejan. Instrumento Empleado Para el logro de la informacin requerida, se elabor y administr el siguiente instrumento: un cuestionario compuesto por trece (13) tems, con preguntas cerradas de seleccin si o no, dirigido a los gerentes con el fin de determinar los mecanismos de control de las cuentas por cobrar y describir cmo se lleva a cabo el procedimiento de cobranza de la Cooperativa Chiquinquir. Validez y Confiabilidad del Instrumento Validez En este estudio, se emple la validez de contenido, la cual segn Azuaje (2009), se refiere a la capacidad de los reactivos (preguntas) para representar con fidelidad el contenido de los datos (p. 96). En este sentido, la validez de contenido se realiz mediante la consideracin de expertos a fin 29

de verificar la consistencia de los tems con respecto a los objetivos y variables del estudio. Por esta razn, se solicit la opinin de tres (3) expertos, los cuales desarrollaron los pasos siguientes: Revisin del tipo de datos que se aspira recolectar, para ello se determin la relacin entre el ttulo, objetivos, las interrogantes y la operacionalizacin de variables. Verificar si los reactivos formulados abarcan todos los aspectos importantes de la situacin, conducta o hecho que se desea medir. Eliminacin de aquellos reactivos que presenten ambigedad y dificultad para ser respondidos. Confiabilidad La confiabilidad se refiere segn Azuaje (2009), a la estabilidad, consistencia y exactitud de los resultados obtenidos al aplicar el instrumento (p. 98). En el presente estudio, la confiabilidad se estim a travs del procedimiento estadstico Alfa de Cronbach. Para ello, se tom una muestra piloto, la cual consisti en aplicar el instrumento a un nmero reducido de informantes. Una vez aplicado el instrumento se elabor una tabla de especificaciones con todas y cada una de las conductas que fueron evaluadas por los mismos, previo a su versin final. Procedimientos Metodolgicos Empleados Considerando que el estudio se enmarc en la modalidad de proyecto factible, los procedimientos que se siguieron para la conformacin del mismo, fueron los siguientes: Fase documental: proporcion una visin global de la realidad por investigar y permiti establecer categoras conceptuales para determinar el carcter reversible y totalizador de la teora con la prctica. 30

Fase exploratoria: en la que se reconoci la realidad por investigar y su delimitacin en el espacio, tiempo y sujeto, la cual permiti obtener una visin integral de los gerentes. En esta fase, tambin se describieron las variables que caracterizan la investigacin. Fase explicativa: consisti en el ordenamiento, anlisis e interpretacin de los datos para la verificacin o redaccin de los resultados que sustentarn la parte diagnostica. Fase operativa: en la misma, se dise un Sistema de Contabilidad en las Cuentas por Cobrar de la Cooperativa hotel Chiquinquir, del municipio San Fernando del Estado Apure. Procesamiento, Presentacin y Anlisis de los Resultados Procesamiento La informacin que se recolecte, se proces de manera manual a travs del procedimiento siguiente: codificacin de los datos, tabulacin de los datos provenientes de los instrumentos, as como, organizacin de los datos a travs de tablas porcentuales para analizar las variables. Presentacin Los datos se organizaron a travs de tablas porcentuales para analizar las variables. Para tal efecto se elaboraron cuadros de distribucin de frecuencias y porcentajes de una sola variable e indicadores significativos del estudio. De igual manera, se utilizaron grficos de barras para ilustrar los datos porcentuales. Anlisis

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El presente estudio, requiri del anlisis estadstico para llegar a evaluar sus resultados. Para los efectos de la investigacin se emple el anlisis cuantitativo el cual se hace mediante enunciados referidos a informaciones numricas y cuantitativas (Azuaje 2009, p.118). Por otra parte, se emple el anlisis descriptivo el cual se refiere a la bsqueda de significados y sentido a la informacin con relacin al contexto dentro del cual se desarrolla el estudio (Azuaje 2009, p.116).

CAPTULO IV

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PRESENTACIN Y ANLISIS DE LOS RESULTADOS La metodologa para el anlisis de los resultados; obtenidos a travs de los instrumentos aplicados a la muestra en estudio; se concret en examinar las respuestas que los sujetos de investigacin dieron a los tem formulados. En este caso los resultados encontrados se presentan en cuadros estadsticos de filas y columnas. En cuanto al anlisis, como ya se dijo, se utiliz el cuantitativo expresndose la distribucin de frecuencias y porcentajes de acuerdo al nmero de respuestas dada en cada tem. De igual forma, el anlisis descriptivo permiti profundizar las diferencias hechas relacionando las variables con el marco terico que sirvi de basamento al estudio y as establecer las conclusiones y recomendaciones generales. La presentacin de la informacin se hace sobre la base de las variables e indicadores manejados en el estudio. Una vez que las investigadoras recogieron la informacin correspondiente a travs de los instrumentos respectivos, dispuso de una forma de organizacin para analizar los datos y para presentarlos. De manera que, primero se analizaron los resultados y despus se organizaron para presentarlos de una manera que sea atrayente y clara para los que lo han de recibirlos. Seguidamente se presentan los resultados derivados del proceso investigativo.

Variable 1: Mecanismos de Control Cuadro 3 33

Distribucin de las respuestas aportadas por los gerentes para el indicador: Actividades de Control tem 1. Existen manuales de polticas y procedimientos de cobranza. 2. Se preparan regularmente relaciones de saldos de los auxiliares de cuenta por cobrar. 3. Se concilian estas cuentas de control del mayor general por un empleado que no sea el de las cuentas por cobrar. 4. Son analizados peridicamente los saldos de las cuentas por cobrar segn su antigedad. Promedio: Fuente: Olivero y Ruiz (2012) 3 60 40 2 40 60 F 5 Si % 100 F 5 5 No % 100 100

El cuadro 3 referido al indicador actividades de control, en relacin al tem 1, los datos denotan que la totalidad de las respuestas 100% refieren que no existen manuales de polticas y procedimientos de cobranza. Mientras que para el tem 2, los datos arrojan que la totalidad de las respuestas 100% si preparan regularmente relaciones de saldos de los auxiliares de cuenta por cobrar. En cuanto al tem 3, los datos denotan que la totalidad de las respuestas 100% refieren que no se concilian las cuentas de control del mayor general por un empleado que no sea el de las cuentas por cobrar. El tem 4, los datos reflejan que un 60% de las respuestas aportadas refieren que si son analizados peridicamente los saldos de las cuentas por cobrar segn su antigedad, mientras que un 40% seala que no. Los datos aportados denotan que no existen manuales de polticas y procedimientos, se preparan regularmente relaciones de saldos de los auxiliares de cuentas por cobrar, as como que las cuentas conciliadas con el mayor general la maneja la misma persona, y los saldos son analizados peridicamente segn su antigedad. 34

Cuadro 4 Distribucin de las respuestas aportadas por los gerentes para el indicador: Supervisin Constante de las Operaciones Contables tem Si No F % F % 5. Verifica a travs de la observacin directa los 2 40 3 60 procedimientos contables establecidos para la revisin de la informacin suministrada por el Departamento de Administracin y Cobranzas con el objetivo de constatar que los mismos se ejecutan de acuerdo con lo establecido 6. Realiza una descripcin de los procedimientos 3 60 2 40 tanto administrativos como contables utilizados en las operaciones relacionadas con las cuentas por cobrar, con el fin de verificar la eficacia y confiabilidad de los mismos en la realizacin de las actividades de la empresa. Promedio 50 50 Fuente: Olivero y Ruiz (2012) Los datos aportados para el cuadro 4, refieren para el indicador Supervisin Constante de las Operaciones Contables, para el tem 5, se tiene que un 60% de las respuestas manifiestan que no verifica a travs de la observacin directa los procedimientos contables establecidos para la revisin de la informacin suministrada por el Departamento de Administracin y Cobranzas con el objetivo de constatar que los mismos se ejecutan de acuerdo con lo establecido, mientras que un 40% seala que si.

Distribucin de las respuestas aportadas por los gerentes para el indicador: Plazo de Pago Cuadro 5 tem 7. El cliente cumple con el pago en el tiempo 35 F 1 Si % 40 F 4 No % 60

establecido. 8. Establece intereses por mora por el atraso en el pago. Promedio Fuente: Olivero y Ruiz (2012)

20

100 80

En cuanto al cuadro 5, referido al indicador plazo de pago, para el tem 7 los datos reflejan que un 60% de las respuestas refieren que no se cumple con el pago en el tiempo establecido, mientras que un 40% seala que si se cumple. Con relacin al tem 8, la totalidad de las respuestas aportadas denotan que no se establecen intereses por mora por el atraso en el pago. Distribucin de las respuestas aportadas por los gerentes para el indicador: Notas de Crdito para Cobrar Cuadro 6 tem 9. Emplea las notas de crdito para cobrar. F 5 Si % 100 F No % -

Promedio Fuente: Olivero y Ruiz (2012)

100

Para el cuadro 6, referido al indicador notas de crdito para cobrar, los datos reflejan que para el tem 9, la totalidad de las respuestas 100% denotan que si emplea las notas de crdito para cobrar. Variable 2: Proceso Contable Cuadro 7 Distribucin de las respuestas aportadas por los gerentes para el indicador: Libro Diario auxiliar de ventas a crdito tem 1. Las ventas a crdito que se realizan diariamente se registran en forma oportuna para contabilizar 36 F 1 Si % 20 F 4 No % 80

los ingresos en forma diaria. Promedio Fuente: Olivero y Ruiz (2012) Para el cuadro 7, referido al indicador Libro Diario auxiliar de ventas a crdito, los datos reflejan que la mayora de las respuestas 80% expres no se registran en forma diaria y un 20% dijo que si. Los datos aportados para este indicador, reflejan que las ventas a crdito que se realizan diariamente originan cuentas por cobrar, se pudo constatar que debido al atraso en la contabilidad de la empresa, no se registran en forma oportuna las ventas, ocasionando que los ingresos no se contabilicen en forma diaria. Por ello, la necesidad de llevar un control manual de los clientes que tienen deudas con la empresa; en donde se anote diariamente el monto del importe de las cuentas por cobrar de cada cliente, y as mostrar en detalle el movimiento de las cuentas de cada uno de los ellos en un momento dado y en tiempo real; y a su vez se relacionarlo con el mayor auxiliar de cuentas por cobrar, realizando al mismo tiempo los respectivos pases al mayor auxiliar de cuentas por cobrar. 20 80

Cuadro 8 Distribucin de las respuestas aportadas por los gerentes para el indicador: Libro Diario Auxiliar de Cuentas por Cobrar tem 2. Emplea el libro diario auxiliar para registrar da a da cada uno de los clientes que tiene deudas con la empresa. Promedio 37 100 F 5 Si % 100 F No % -

Fuente: Olivero y Ruiz (2012) Para el cuadro 8, referido al indicador Libro Diario Auxiliar de Cuentas por Cobrar, los datos reflejan que la totalidad de las respuestas 100% si emplea el libro diario auxiliar para registrar da a da cada uno de los clientes que tiene deudas con la empresa. Los datos permiten inferir que los libros diarios auxiliares desglosan la informacin en detalle, este rengln del sistema es adecuado para el registro del da a da de cada uno de los clientes que tienen deudas con la empresa y se lleva separadamente y en forma resumida los datos contenidos en el diario auxiliar. Cuadro 9 Distribucin de las respuestas aportadas por los gerentes para el indicador: Libro Mayor Auxiliar de Cuentas por Cobrar tem Si No F % F % 3. Emplea el libro mayor auxiliar para registrar 5 100 todas las transacciones de los clientes. Promedio 100 Fuente: Olivero y Ruiz (2012) Para el cuadro 9, referido al indicador Libro Mayor Auxiliar de Cuentas por Cobrar, los datos reflejan que la totalidad de las respuestas 100% no emplea el libro mayor auxiliar para registrar todas y cada una de las transacciones de los clientes que tienen con la empresa. De all, que los datos permiten aportar de los libros diarios auxiliares de ventas a crdito se hacen los pases al mayor auxiliar respectivo para cada cliente. Se va registrando cada partida contenida en el diario a la cuenta del mayor auxiliar que corresponde al cliente involucrado en la transaccin, teniendo en cuenta la separacin de los efectos de las cuentas por cobrar. A medida que se van haciendo los pases, se van cruzando las referencias entre los libros auxiliares y mayores. La utilidad que proporciona el mayor auxiliar de cuentas por cobrar es que permite conocer en cualquier momento cunto es el monto que adeuda cada cliente a la empresa. En este sentido, de la investigacin realizada, se pudo constatar que stos no son 38

utilizados ni consultados, debido a la extemporaneidad de los mismos, lo que se puede sealar que, los auxiliares que aunque son de mucha importancia, no se llevan a cabo por parte de la empresa, trayendo consigo que un aspecto del proceso contable tan importante para el registro y control de la empresa no se maneje, ocasionando que la informacin obtenida en los estados financieros sea poco confiables. Cuadro 10 Distribucin de las respuestas aportadas por los gerentes para el indicador: Estado de Cuenta de Clientes tem Si No F % F % 4. Se realizan estados de cuentas peridicos a los 5 100 clientes y cortes mensuales de cuenta. Promedio 100 Fuente: Olivero y Ruiz (2012) Para el cuadro 9, referido al indicador estado de cuenta de clientes, los datos denotan que en una frecuencia de 100% de las respuestas aportadas refieren que no realizan estados de cuentas peridicos a los clientes y cortes mensuales de cuenta. Los datos aportados permiten inferir que en la empresa se puede constatar que este sistema no se pone en prctica ya que no se realizan estados de cuentas peridicos a los clientes ni cortes mensuales de cuentas, se utiliza en muchas oportunidades la que el cliente lleva en sus controles, trayendo consigo que puedan obviar alguna factura lo cual no beneficia a la empresa. Este es un aspecto importante en el caso de las cuentas por cobrar, ya que se mediante ellas se tiene un control de los montos de clientes pendientes de cobro.

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CAPTULO V CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES Conclusiones Luego de analizada la informacin recolectada a travs de instrumento de recoleccin de datos, las investigadoras llegaron a las siguientes conclusiones:

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Para el primer objetivo formulado a los fines de describir los mecanismos de control de las cuentas por cobrar que lleva a cabo la Cooperativa Hotel Chiquinquir AP1 R.L., del Municipio San Fernando del Estado Apure, se concluye: No existen manuales de polticas y procedimientos para el otorgamiento de los crditos, lo cual demuestra que no se disponen de mecanismos de controles suficientes y apropiados para el manejo de las cuentas por cobrar, a pesar de prepararse regularmente relaciones de los auxiliares de cuentas por cobrar. Las cuentas por cobrar no son conciliadas con las cuentas de control del mayor general por un empleado distinto al encargado del manejo de la misma, lo cual no permite una adecuada segregacin de funciones para su control. Los saldos de la cuentas por cobrar segn su antigedad son analizados peridicamente, lo cual permite inferir que se cumple con uno de los principios de control interno como lo es la revisin oportuna, para aplicar correctivos y solicitar la cancelacin a los deudores, antes de que se conviertan en incobrables. En cuanto al segundo objetivo que textualmente dice: Identificar el proceso contable para efectuar las cuentas por cobrar en la cooperativa objeto de estudio, se concluye: Los datos aportados para el indicador Libro Diario auxiliar de ventas a crdito, reflejan que las ventas a crdito que se realizan diariamente originan cuentas por cobrar, se pudo constatar que debido al atraso en la contabilidad de la empresa, no se registran en forma oportuna las ventas, ocasionando que los ingresos no se contabilicen en forma diaria. La informacin recabada a travs del instrumento permiten afirmar que los libros diarios auxiliares desglosan la informacin en detalle, este rengln del sistema es adecuado para el registro del da a da de cada uno

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de los clientes que tienen deudas con la empresa y se lleva separadamente y en forma resumida los datos contenidos en el diario auxiliar. De all, que los datos permiten aportar de los libros diarios auxiliares de ventas a crdito se hacen los pases al mayor auxiliar respectivo para cada cliente. Se va registrando cada partida contenida en el diario a la cuenta del mayor auxiliar que corresponde al cliente involucrado en la transaccin, teniendo en cuenta la separacin de los efectos de las cuentas por cobrar. Los datos aportados permiten manifestar que en la empresa se puede constatar que este sistema no se pone en prctica ya que no se realizan estados de cuentas peridicos a los clientes ni cortes mensuales de cuentas, se utiliza en muchas oportunidades la que el cliente lleva en sus controles, trayendo consigo que puedan obviar alguna factura lo cual no beneficia a la empresa. Este es un aspecto importante en el caso de las cuentas por cobrar, ya que se mediante ellas se tiene un control de los montos de clientes pendientes de cobro. Finalmente, y en cuanto al tercer objetivo formulado a los fines de: Disear un Sistema de Contabilidad en las Cuentas por Cobrar de la Cooperativa Hotel Chiquinquir AP1 R.L., del Municipio San Fernando del Estado Apure, se concluye: Los datos aportados denotan que la Cooperativa Hotel Chiquinquir AP1 R.L. para efectuar un control equilibrado, eficaz y efectivo debe aplicar el sistema de contabilidad apoyado en las normas, procedimientos, polticas y recomendaciones que se insertan en la propuesta que se ofrece. Recomendaciones Luego de formulada las conclusiones respectivas, las investigadoras recomiendan: - Se recomienda que la responsabilidad principal en la aplicacin del control interno en la organizacin debe estar siempre en manos de la 42

administracin o alta gerencia, con el fin de que exista un compromiso real a todos los niveles de la entidad empresarial. - Es necesario que en el Departamento de Crdito y Cobranzas exista un Analista de Cuentas por cobrar, que se encargue de revisar la facturacin con el objetivo de hacerle un seguimiento constante a los saldos vencidos, a fin de definir las estrategias dirigidas a la recuperacin de los mismos. - Con respecto a la provisin para cuentas incobrables es recomendable que se tomen en consideracin los siguientes aspectos: o Tiempo mximo de un crdito moroso para considerarlo como incobrable. o Persona autorizada para dar de baja a las facturas incobrables. o Mtodos a emplear para la determinacin de la provisin. - Se recomienda realizar un anlisis con respecto a las posibilidades de cobro de la cartera de clientes que se posee, a fin de establecer aquellos crditos que pudieran resultar incobrables y as prever las posibles prdidas, permitiendo presentar en el Balance General el saldo real de las cuentas por cobrar. - Todo informe que se presente a terceras personas, debe identificar de manera especifica los empleados involucrados en la preparacin, revisin y autorizacin del mismo, lo cual facilita conocer en un momento determinado los responsables de dicho informe. - Es conveniente que el cobrador utilice recibos de cobro preenumerados, para facilitar el control de los cheques recibidos, diariamente, por concepto de cancelacin de facturas. - Se deben enviar estados de cuentas a todos los clientes que mantienen crdito con el Hotel, con el propsito de verificar que la informacin manejada por el Departamento sea igual a la que posee la empresa deudora. - Se deben realizar confirmacin de saldos de manera escrita, por parte de personas ajenas al departamento, para corroborar el saldo de las 43

cuentas por cobrar en una fecha especfica, con la finalidad de hacer un seguimiento a las diferencias encontradas. - Es recomendable aplicar el sistema de contabilidad que ofrece en la propuesta a corto plazo.

CAPTULO VI PROPUESTA SISTEMA DE CONTABILIDAD EN LAS CUENTAS POR COBRAR DE LA COOPERATIVA HOTEL CHIQUINQUIR AP1 R.L., DEL MUNICIPIO SAN FERNANDO DEL ESTADO APURE PRESENTACIN 44

Este captulo parte de la propuesta de un sistema contable y control interno aplicado a las cuentas por cobrar en la Cooperativa Hotel Chiquinquir AP1 R.L., el cual se llev a cabo partiendo de la observacin directa de las operaciones efectuadas por los empleados del Departamento de Crdito y Cobranzas. Luego del anlisis encontrado derivado de la aplicacin de los instrumentos respectivos, se ofrecen una serie de recomendaciones y procedimientos relacionado con la facturacin a crdito, generada por las actividades de la Cooperativa Hotel Chiquinquir AP1 R.L. Estos lineamientos se encuentran plasmados en los sistemas contables a travs de manuales, formularios, normas y procedimientos que tienen como finalidad proveer a los trabajadores y ejecutivos de la organizacin de guas o parmetros para la efectiva conduccin y desarrollo de los procesos y procedimientos de trabajo. Por otra parte, dicho sistema de contabilidad ilustran las diferentes rutinas propias de cada rea o seccin, con miras a contribuir a la toma de decisiones asertivas que garanticen la efectividad de los servicios ofrecidos por la Cooperativa Adems, este sistema de contabilidad constituye uno de los mecanismos de control con que contar esta organizacin para la ejecucin de cada una de sus actividades. Adems, cabe destacar que los sistemas contables representan hoy en da uno de los instrumentos esenciales para el funcionamiento del control interno, siendo uno de sus principales objetivos la definicin clara de las normas por las cuales deben regirse cada uno de los departamentos que integran la organizacin empresarial y el establecimiento de lneas de autoridad y responsabilidad. En dicho sistema contable deben quedar reflejados nicamente los aspectos estrictamente necesarios para la ejecucin de los objetivos establecidos previamente por los directivos de la organizacin. De manera general, para la realizacin del anlisis del sistema de contabilidad, se aplicar el sistema de control interno aplicado a las cuentas por cobrar, donde se estudiaron varios aspectos como: 45

- Determinacin de la existencia de manuales de procedimientos que amparen cada una de las actividades llevadas a cabo por el Departamento de Crdito y Cobranzas. - Verificacin, a travs de la observacin directa, de los procedimientos establecidos en los manuales, revisin de la informacin suministrada por el Departamento de Crdito y Cobranzas con el objetivo de constatar que los mismos se ejecutan de acuerdo con lo establecido. - Descripcin de los procedimientos tanto administrativos como contables utilizados en las operaciones relacionadas con las cuentas por cobrar, con el fin de verificar la eficacia y confiabilidad de los mismos en la realizacin de las actividades de la empresa. ESTRUCTURA DE LA PROPUESTA 1. Aspectos Generales del Sistema de Contabilidad en las Cuentas por Cobrar. 1.1. Objetivos del Sistema. Establecer los lineamientos metodolgicos para llevar a cabo la contabilidad y control en las cuentas por cobrar de la Cooperativa Hotel Chiquinquir AP1 R.L. Este sistema constituye un instrumento idneo para suministrar informacin sobre las normas, procedimientos involucrados en el registro y control de dichas cuentas, originadas por las prestacin de servicios de hospedaje a crdito y centralizado su cobro en el Jefe del Departamento de Crdito y Cobranzas, quien es el nico autorizado para otorgar crdito. 1.2. Unidades que intervienen. Presidencia. Gerencia de Administracin. Departamento de Crdito y Cobranza. Departamento de Contabilidad. Departamento de Facturacin. 46

1.3. Documentos Utilizados. Relacin de Cobros. Facturas. Contratos o Convenios de Pagos. Ticket de Caja. 1.4. Formularios Utilizados. Cronograma de Cobros. Hojas de gestin de cobros. 2. Diseo de un organigrama Estructural Tomando como referencia las actividades y el tamao de la Cooperativa Hotel Chiquinquir AP1 R.L. presentamos la siguiente estructura organizativa, ya que actualmente no tiene una claramente definida y establecida.

Figura N 1 Organigrama Estructural

PRESIDENCIA

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GERENCIA DE ADMINISTRACIN

DEPARTAMENTO DE FACTURACIN

DEPARTAMENTO DE CRDITO Y COBRANZAS

DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD

Elaborado por: Olivero y Ruiz (2012) 3. Desarrollo de Normas y Procedimientos Contables, que describen, guan y regulan cada una de las actividades involucradas en el proceso de cuentas por cobrar, as como la presentacin de registros 3.1. Normas para el Manejo de las Cuentas por Cobrar en la Cooperativa Hotel Chiquinquir AP1, R.L. 1. Se entiende por cuentas por cobrar todos aquellos derechos adquiridos por la Cooperativa, a travs de sus unidades administrativas, por la prestacin de servicios de hospedaje. 2. El Contador ser el responsable del registro contable de las cuentas por cobrar. 3. Es responsabilidad del Departamento de Crdito y Cobranzas autorizar los crditos y verificar el cumplimiento de las condiciones y requisitos para su otorgamiento. 4. Es responsabilidad del Departamento de Crdito y Cobranzas realizar el Cronograma de Cobros y ejecutar el mismo, de acuerdo a las fechas establecidas en cada uno de los documentos que generan la mismas 5. El Contador mantendr actualizado el Libro Auxiliar de Cuentas por Cobrar. formularios y

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6. Todo pago realizado a travs de depsito bancario deber ser cancelado en efectivo o en Cheque a nombre de la Cooperativa Hotel Chiquinquir AP1, R.L. 7. Las cuentas por cobrar se mantendrn por un lapso de 90 das, pasado ese lapso y determinada su imposibilidad de cobro se pasarn a manos de un abogado, cargndose su monto a Provisin para Cuentas Incobrables, y abonado a las Cuentas por Cobrar. 8. El Jefe del Departamento de Crdito y Cobranzas ser el responsable de emitir mensualmente Estados de Cuentas detallados de las cuentas y enviarlos al Gerente de Administracin, para informacin del Presidente de la Cooperativa. 9. El Jefe del Departamento de Crdito y Cobranzas deber suministrar la situacin de los deudores de la empresa e informar al Contador de Cualquier operacin que afecte las Cuentas por Cobrar, para su oportuno registro. 10. El Contador deber determinar la Provisin para cuentas incobrables por el Mtodo de Antigedad de Saldo. 11. Todas las reservaciones de las empresas con crdito debern ser garantizadas con una carta aval, donde especifique los gastos a cubrir, y la misma deber ser autorizada por el Jefe de Crdito y Cobranza antes del registro del husped. 12. El lapso de tiempo para notificar al cliente que le ha sido aprobada la solicitud de crdito ser de 10 das hbiles. Esta notificacin se efectuar por escrito. 13. Toda facturacin deber ser enviada al cliente en un tiempo mximo de cuarenta y ocho (48) horas despus de ser emitida. 14. El Jefe de Crdito y Cobranza realizar las gestiones de cobro en forma directa (telefnicamente o a travs de visitas personalizadas) cuando las cuentas excedan los 30 das despus de ser emitidas. 15. Se deber efectuar una revisin de los saldos de vencimiento de las cuentas por cobrar en forma peridica. 49

16. Toda cuenta husped perteneciente a compaas con crdito se les efectuar un corte semanal, que deber ser firmado por el husped en seal de conforme. 17. El Jefe del Departamento de Crdito y Cobranzas deber enviar correspondencias a las empresas, sealando el vencimiento de las facturas, as como el saldo deudor a la fecha. 18. Las facturas canceladas debern ser desincorporadas de las cuentas por cobrar. 19. Los ingresos recibidos por el cobrador deberan ser entregados el mismo da de su cobro al Jefe de Crdito y Cobranza, quien lo har llegar a la Gerencia de Administracin. 20. A los cheques recibidos se les debe colocar en el dorso un sello que tenga la leyenda nicamente para ser depositado en la cuenta de X. 21. Los cheques recibidos por concepto de cancelacin de facturas deben ser depositados en un tiempo mximo de 48 horas. 22. Los cheques recibidos por concepto de cancelacin de facturas debern ser depositados en un tiempo mximo de 48 horas. 3.2. Procedimiento: Cuentas por Cobrar. 3.2.1. Proceso Administrativo para el Otorgamiento del Crdito La Cooperativa Hotel Chiquinquir AP1 R.L para aumentar el volumen de sus operaciones recurre al otorgamiento de lneas de crdito, con la finalidad de ofrecer mayores posibilidades a sus clientes, con relacin a las tarifas ofrecidas, as como tambin acuerdos de pago convenientes tanto para el cliente como para la empresa. Es pertinente destacar, que esta empresa no otorga crdito a personas naturales, puesto que stas cancelan directamente de contado. Por lo tanto, su cartera de clientes est constituida, nicamente, por personas jurdicas. El proceso de otorgamiento de crdito se inicia con la solicitud de la parte interesada por el servicio, bien sea por escrito o por telfono, a fin de

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conocer acerca de los requisitos exigidos para la autorizacin del mismo. Dentro de stos requisitos se tienen: Pblico ltima Junta Directiva Razn Social de la empresa Copia del Registro Mercantil Tres (3) referencias bancarias Tres (3) referencias comerciales Copia del R.I.F Direccin Fiscal de la empresa ltimos tres Estados Financieros firmados por un Contador

Una vez recibida dicha solicitud por el Jefe de Crdito y Cobranzas, ste proceder a enviar al cliente, va fax o personalmente, el formato de Solicitud de Crdito. Al obtener este formato lleno y con los recaudos por parte del cliente, el Jefe de Crdito y Cobranzas proceder a la verificacin y anlisis de los mismos de la siguiente manera: completos Verifica las referencias bancarias y comerciales. Verifica los Estados Financieros Verifica que todos los recaudos mnimos solicitados estn

Luego de ser verificados y analizados los recaudos del solicitante, el Jefe de Crdito y Cobranzas, tomar la decisin sobre el caso: Si la decisin es afirmativa, se proceder a informar el otorgamiento y las condiciones de crdito al cliente. Dichas condiciones sern las siguientes: Plazo para la cancelacin de las facturas. Dicho plazo podr ser de 15 a 30 das, a partir de la recepcin de la facturacin, el cual se establecer luego de haber verificado la capacidad de pago de la empresa. El lmite de crdito otorgado. Las cartas de solicitud de reserva se debern enviar con 24 horas

de anticipacin, en papel membretado y sellado.

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Se cobrar la primera noche, en caso de no presentarse el

husped en la fecha prevista. Si la decisin es negativa, se proceder a informar al cliente, el NO otorgamiento del crdito y el motivo. Cuando la decisin es afirmativa, el Jefe de Crdito y Cobranzas, proceder a abrir el expediente de crdito al cliente, donde se archivar la solicitud, recaudos y otras correspondencias. Mientras que, las solicitudes no aprobadas sern archivadas en una carpeta general de Solicitudes de Crdito no Aprobadas. 3.2.2. Procedimiento para la Recepcin de las Facturas a Crdito El Jefe de Crdito y Cobranza recibir diariamente del Auditor de Ingresos el reporte de las facturas a crdito. Dicho reporte deber tener anexo el reporte de los cajeros recepcionistas y las facturas (Original y Copia) emitidas por cada uno de ellos. Emitir reporte en sistema (Se recomienda aplicar el sistema Verificar que el saldo del reporte de ventas a crdito CPC sea contable SAINT) de ventas a crdito. igual al saldo del reporte de ventas a crdito de Auditoria de Ingresos. En caso de existir alguna discrepancia en los reportes se deber verificar con Auditoria para detectar y solventar el problema. en fsico. Cuando alguna de las facturas relacionadas no est se procede a reportarla en la carpeta de las facturas por recuperar. El tiempo otorgado para la recuperacin de facturas es de 48 horas. Dicha carpeta contendr un formato con los siguientes datos: N de Factura Fecha Emisin de la factura Nombre de la Empresa Importe Bs. 52 Una vez verificado que los saldos de los reportes son iguales, se proceder a cotejar que todas las facturas relacionadas en los reportes estn

Fecha de Recuperacin 3.2.3. Procedimiento para Enviar las Facturas a Las Empresas con Crdito Despus de verificar que las facturas cumplan con todos los requisitos, entonces se clasificarn en original y copia y se procede a: Emitir fotocopia de la carta aval Anexar copia de la carta aval a la copia de la factura Clasificar las facturas por clientes El Jefe de Crdito y Cobranzas elaborar diariamente una relacin

de facturas enviadas al cobro, donde colocar la siguiente informacin:. Nombre de la Empresa: Fecha de elaboracin de la relacin Fecha de Emisin de la factura. N de las Facturas Nombre del Husped Importe en Bs Observaciones El Jefe de Crdito y Cobranza entregar al cobrador las facturas originales con los soportes anexos a cada una de ellas y la copia de las facturas registradas en la relacin de cobro. El cobrador firma como recibido en dicha relacin. El cobrador entrega las facturas originales con los soportes a la empresa y solicita que sellen, firmen y coloquen la fecha de recibido en la copia de la factura. En caso de que la empresa con crdito no acepte la factura por algn motivo, entonces, el cobrador se la entrega al Jefe de Crdito y Cobranzas, para que ste emita una refacturacin. El cobrador del Hotel entregar al Jefe de Crdito y Cobranzas, El Jefe de Crdito y Cobranzas en la relacin de facturas enviadas las facturas que no pudo entregar durante el da. al cobro colocar en la columna de observaciones, la fecha de entrega de las 53

facturas y la fecha en que van a ser canceladas. Esta informacin es suministrada por el cobrador. El Jefe de Crdito y Cobranzas archivar la copia de las facturas entregadas en el expediente de cada empresa para realizar, posteriormente, las gestiones de cobro respectivas. Las facturas originales pendientes por enviar al cobro las archiva en una carpeta para entregarlas al da siguiente al cobrador. 3.2.4. Procedimiento para el Cobro de la Facturacin. Para efectuar el cobro de la facturacin, el Jefe de Crdito y Cobranzas se basar en la informacin que se obtiene de la revisin semanal del listado o Estado de Cuenta del Cliente y de la relacin de facturas enviadas al cobro, donde est indicado la fecha de pago de la empresa. Igualmente, a travs de llamadas telefnicas recibidas, donde la empresa con crdito, indicar que tienen cheque de pago para el Hotel. Todos los das el Jefe de Crdito elaborar una relacin de cobros de las empresas y se la entrega al cobrador, para que solicite los cheques de pago en las mismas. El cobrador al recibir los cheques en las empresas, emite un recibo de cobro al cliente con los siguientes datos: a) Fecha de recepcin del pago b) Nombre de la empresa que emite el pago c) Monto cancelado d) N del cheque recibido y nombre del Banco e) Firma del cobrador f) N de facturas canceladas El cobrador entrega el recibo de cobro original al cliente. El cobrador al llegar al Hotel entregar al Cajero General todos los cheques cobrados. Dicho cajero recibe los cheques y elabora un recibo de ingreso a caja, donde se detalla: a) Fecha de recibido el ingreso 54

b) Nombre del cobrador c) Cantidad en Bs. d) N de los recibos e) N de los cheques f) Firma del Cajero g) N de facturas El Cajero General entregar al cobrador el original del recibo de Ingreso de caja. El cobrador entregar al Jefe de Crdito y Cobranza los voucher de pago de los cheques, copia de los recibos de cobro emitidos a las empresas y el recibo de Ingreso a Caja. El Jefe de Crdito y Cobranzas anexar a la copia de las facturas el voucher de pago y la copia de los recibos de cobro emitidos por el cobrador. Si el pago es recibido va transferencia, entonces, se recibir del banco por medio del correo electrnico las notas de crdito. Luego se procede a la verificacin del depsito en el Estado de Cuenta de la respectiva entidad financiera. Posteriormente, se ingresar al sistema SAINT, a fin de desincorporar del mismo las facturas que el detalle de pago seala como canceladas. Luego, dicho sistema emite un reporte de cancelacin, que indica: N del Movimiento Fecha de Movimiento Cdigo del Cliente Nombre del Cliente Tipo de Movimiento N de Facturas canceladas Importe Bs. Monto total del movimiento

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El Jefe de Crdito y Cobranzas una vez que ha emitido el reporte de cancelacin en el sistema SAINT, procede comprobante diario de contabilidad. a la elaboracin del

3.2.5. Procedimiento para las Cartas de Garanta Toda Carta de Garanta deber ser aprobada por el Jefe de Crdito y Cobranzas antes de registrarse el husped. Al recibir una Carta de Garanta del Auxiliar de Reservaciones, ejecutar el siguiente procedimiento: Troquela con un nmero correlativo el original y la copia de la El Jefe de Crdito y Cobranzas emitir un formato con la siguiente Carta de Garanta. informacin: N de la Carta de Garanta Nombre de la Empresa Nombre del Husped Fecha de Entrada Fecha de Salida Tipo de Habitacin Tarifa de Habitacin Gastos a cubrir: o o o o o o Todos los gastos Habitacin Alimentos Bebidas Telfono Lavandera El Jefe de Crdito y Cobranzas firmar el formato, as como la

original y copia de la Carta de Garanta y solicita que el Auxiliar de Reservaciones tambin lo haga. Luego le entrega al mismo, la copia de la Carta Aval y archiva la original en el expediente de la empresa. 56

3.3. Tratamiento Contable de las Cuentas por Cobrar en la Cooperativa Hotel Chiquinquir AP1 R.L La Cooperativa Hotel Chiquinquir AP1 R.L es una empresa que ejecuta una diversidad de operaciones, relacionadas con la prestacin de servicios tanto al contado como a crdito. Dichas operaciones, al igual que otras empresas de distinto ramo, deben ser registradas, diariamente, a fin de garantizar el ptimo funcionamiento de esta Entidad. En esta empresa los asientos contables se realizan en forma sistematizada y no manual. Esto con el propsito de agilizar el registro de la informacin financiera y el proceso de la toma de decisiones en un determinado momento. El Sistema Contable utilizado por La Cooperativa Hotel Chiquinquir AP1 R.L es SAINT, que proporciona segn los requerimientos del Hotel el mejor resultado, debido a que dicho sistema se caracteriza por ser bastante flexible, adaptndose fcilmente a cualquier cambio que se pudiera presentar entorno al sistema administrativo de la empresa. La contabilizacin de las ventas a crdito es bastante sencilla. Sin embargo, el procedimiento para la misma debe contemplar una serie de aspectos que permitan tener un mayor control sobre dicha stas. Por este motivo, el proceso para registrar las cuentas por cobrar no solo debe prestar suficiente nfasis en el registro de los montos, sino tambin se deben poseer suficientes mecanismos de control, que contribuyan a llevar apropiadamente las cuentas por cobrar. De esta manera, se garantiza la fiabilidad y adecuado registro de la informacin contable. A continuacin se indican los asientos contables relacionados con la partida en estudio:

Registro de las Ventas Diarias a Crdito Cdigo Nombre de la Cuenta 57 Doc/Asoc Debito Crdito

1.1.2.1.02 2.1.3.1.02 2.1.3.1.08 4.1.1.1.01 4.1.2.1.03 4.1.2.2.01 4.1.2.1.05 4.1.3.1.02 4.1.3.1.01 4.1.3.1.03 1.3.3.2.97

Cuenta Ciudad Cta Cdad XXX Porcentaje de Servicio Porc. Serv Propinas Prop. Vta de Habitacin Vtas Hab. Room Services R/ Serv. Rest. Apure Apure Rest. Italia Italia Servicio de Piso (10%) Serv. Piso Servicio de Telfono Telfono Servicio de Lavandera Serv .Lav. Iva Dbito Fiscal (12%) Iva. Recep. Para registrar las ventas diarias a crdito

XXX XXX XXX XXX XXX XXX XXX XXX XXX XXX

Registro de la Provisin para Cuentas Incobrables Cdigo 5.2.5.2.2.1.9 4 1.1.2.1.09 Nombre de la Cuenta Perdida para Incobrables Provisin Doc/Asoc Perd. I Debito XXX Crdito

para Prov. I

XXX

Incobrables Para registrar la Provisin para las cuentas de dudoso cobro

Para Registrar la Cancelacin de las Cuentas por Cobrar Cdigo Nombre de la Cuenta Doc/Asoc Debito Crdito 1.1.2.1.07 Depsitos por Identificar N Dep. XXX 1.3.4.2.01 ISLR Retenido ISLR 2% XXX 1.3.3.2.99 IVA Retenido IVA 75% XXX 1.3.4.2.02 Impuesto Municipal IM 1, 5% XXX 1.1.2.1.02 Cuenta Ciudad N Canc. XXX Para registrar la cancelacin de la Fact. N xxx ms la retencin del ISLR, IVA e Impuesto Municipal Registro de la Cancelacin de las Cuentas por Cobrar Empleados. Cuando no Tienen Descuento Nombre de la Cuenta Consumos y Cargos Cuenta Ciudad 58 Doc/Asoc N Fact. N Canc. Debito XXX Crdito XXX Cdigo 1.1.2.2.02 1.1.2.1.02

Para registrar la cancelacin de los consumos de empleados sin descuentos Cuando se Conceden Descuentos Cdigo Nombre de la Cuenta Doc/Asoc Debito Crdito 1.1.2.2.02 Consumos y Cargos N Fact. XXX 1.1.2.2.02 Rebajas y Devoluciones Dctos 50% XXX 4.1.9.1.03 Rebajas y Devoluciones Dctos 25% XXX 1.1.2.1.02 Cuenta Ciudad N Canc XXX Para registrar la cancelacin de los consumos de empleados con descuentos

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3.4. FORMULARIOS Y REGISTROS

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REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS Arias, L. (2009). Mtodos de Investigacin. Editorial Lobos. Caracas. Azuaje, O. (2009). Mtodos y Tcnicas de Estudio como Elaborar un Trabajo de Grado. Editorial Episteme. Mxico. Garca, I. (2010). Proceso Administrativo. Ediciones Socializadas. Mxico. Gitman, E. (2009). Manuales de Polticas y Procedimientos . Ediciones Ciencia Sociales. Colombia. Gmez, M. (2010). Salamanca. Mxico. Cuentas por Cobrar. Manejos . Ediciones

Gonzlez, L. (2009). Lineamientos para la Optimizacin del Procedimiento de Control Interno de las Cuentas por Cobrar de la Empresa Smithkline Becan Animal Health, S.A. Ubicada en Maracay, Estado Aragua. Trabajo Especial de Grado no Publicado. Universidad Bicentenaria de Aragua. Gutirrez, G. (2010). Evaluacin de la Administracin del Crdito y Cobranza de la Empresa Industrial PC C.A. a travs de Mecanismos Operativos de Seguimiento de Control. Trabajo Especial de Grado no publicado. Universidad de Carabobo. Hampton, D. (2010). Administracin. Proceso. Ediciones Aula Abierta. Colombia. Hurtado (2009) Tcnicas y Mtodos de Investigacin . Ediciones Episteme Melinkoff, R. (2009). Proceso Administrativo. Ediciones Mediterrneo. Colombia Musso, E. (2010). Propuesta para Optimizar el Manejo, Control y Organizacin de las Cuentas por Cobrar de la Empresa Comercial Musso, ubicada en la Victoria, Estado Aragua. Trabajo Especial de Grado no publicado. Universidad Bicentenaria de Aragua. Redondo, O. (2010). Pasivos Elementos de una Empresa . Ediciones B & G. S.A. Mxico. Robbins, S. (1998). Procesos Administrativos. Editorial Planeta Sur. Mxico. Spencer (2007) Metodologa de la Investigacin. Editorial Paidos Spencer, F. (2007). El Proyecto de Investigacin. Mxico, Editorial Episteme Asocuedos. Stoner, L. y Otros (1999). Administracin. Editorial Ateneo. Espaa.

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Tamayo (2007) Mtodos y Tcnicas de Investigacin . Editorial Brcenas Weston y Brigham (2004). Fundamentos de Financiera. Dcima Edicin. Mc. Graw Hill. Mxico. Administracin

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ANEXOS

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CUESTIONARIO Instrumento aplicado a los gerentes a los fines de describir los mecanismos de control de las cuentas por cobrar que lleva a cabo la Cooperativa hotel Chiquinquir AP1 R.L., del municipio San Fernando del Estado Apure e identificar el proceso contable para efectuar las cuentas por cobrar en la cooperativa objeto de estudio. El instrumento fue elaborado de tal manera que permita la obtencin de informacin necesaria y calificada, la cual resulta necesaria para la realizacin del Trabajo Especial de Grado; mencionando a su vez que dicha informacin slo tendr fines investigativos. Por otra parte, se le agradece suministrar la informacin solicitada de la manera ms confiable posible, ya que la autenticidad y fiabilidad del estudio, depender de a veracidad con que usted responda las preguntas que incluye. Agradecindole de antemano la colaboracin prestada. Las Investigadoras

INSTRUCCIONES A continuacin se presentan una serie de preguntas, en tal sentido, se le sugiere atender a las instrucciones siguientes: Leer cuidadosamente cada una de las preguntas. Escoger la alternativa que considere ms conveniente. No debe obviar preguntas, puesto que resulta de vital importancia toda Favor contestar con la mayor veracidad posible. El instrumento est conformada en una escala dicotmica que va desde

la informacin solicitada para el xito de la investigacin.

si y no.

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Variable 1: Mecanismos de Control indicador: Actividades de Control tem F Indicador: Actividades de Control 1. Existen manuales de polticas y procedimientos de cobranza. 2. Se preparan regularmente relaciones de saldos de los auxiliares de cuenta por cobrar. 3. Se concilian estas cuentas de control del mayor general por un empleado que no sea el de las cuentas por cobrar. 4. Son analizados peridicamente los saldos de las cuentas por cobrar segn su antigedad. Indicador: Supervisin Constante de las Operaciones Contables 5. Verifica a travs de la observacin directa los procedimientos contables establecidos para la revisin de la informacin suministrada por el Departamento de Administracin y Cobranzas con el objetivo de constatar que los mismos se ejecutan de acuerdo con lo establecido 6. Realiza una descripcin de los procedimientos tanto administrativos como contables utilizados en las operaciones relacionadas con las cuentas por cobrar, con el fin de verificar la eficacia y confiabilidad de los mismos en la realizacin de las actividades de la empresa. Indicador: Plazo de Pago 7. El cliente cumple con el pago en el tiempo establecido. 8. Establece intereses por mora por el atraso en el pago. Indicador: Notas de Crdito para Cobrar 9. Emplea las notas de crdito para cobrar Si % F No %

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Variable 2: Proceso Contable tem F 1. Indicador: Libro Diario auxiliar de ventas a crdito Las ventas a crdito que se realizan diariamente se registran en forma oportuna para contabilizar los ingresos en forma diaria. indicador: Libro Diario Auxiliar de Cuentas por Cobrar Emplea el libro diario auxiliar para registrar da a da cada uno de los clientes que tiene deudas con la empresa Indicador: Libro Mayor Auxiliar de Cuentas por Cobrar Emplea el libro mayor auxiliar para registrar todas las transacciones de los clientes Indicador: Estado de Cuenta de Clientes Se realizan estados de cuentas peridicos a los clientes y cortes mensuales de cuenta Si % F No %

2.

3. 4.

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