GUA para participar en ruedas de negocios de ECOTURISMO PARA EMPRESARIOS Y EMPRESARIAS DE LA MIPYME

Programa Promocin de la Microempresa, Pequea y Mediana Empresa en Guatemala PROMOCAP

COOPERACION
REPUBLICA DE GUATEMALA

REPUBLICA FEDERAL DE ALEMANIA

Supervisin: Sybille Thielsch Autora: Magdala Sagastume/Consultora Independiente Orientacin y revisin: Ligia Orantes Norah Becerra Miguel Angel Figueroa Deutsche Gesellschaft fr Technische Zusammenarbeit (GTZ) GmbH Cooperacin tcnica alemana Programa Promocin de la Microempresa, Pequea y Mediana Empresa en Guatemala GTZ PROMOCAP 13 calle 2-60, zona 10 Edificio Topacio Azul 5to. Nivel, oficina 502 Tel. (502) 2429-9600 Fax: (502) 2363-0708 E-mail: promocap@gtzpromocap.org.gt Internet: www.gtz.de

Impresin: Serviprensa, S.A. 3 avenida 14-62, zona 1 Telfonos: 22325424 22329025 E-mail: gerenciageneral@serviprensa.com www.serviprensa.com

CONTENIDO
Presentacin ........................................................................................................................ 5 I. Introduccin .................................................................................................................. 7 II. Razones para asistir a ruedas nacionales e internacionales de ecoturismo................................................................................... 9 2.1 Clasificacin de las Ruedas de Negocios. ............................................................ 10 2.2 Las Ruedas de Negocios de Ecoturismo ............................................................ 11

III. Etapas para participar en una rueda de negocios de ecoturismo............................. 12 A. Primera Etapa: Pre-rueda (planificacin y organizacin)..................................... 13 1. Eleccin del mercado.................................................................................... 13 2. Aspectos a considerar................................................................................... 14 3. Inscripcin en la Rueda de Negocios........................................................... 14 4. Presupuesto................................................................................................... 16 5. Eleccin de los productos y/o servicios a promover.................................... 17 6. Publicidad y promocin................................................................................. 17 7. Lista de precios.............................................................................................. 17 8. Seleccin de empresas con las cuales se quieren entrevistar..................... 18 9. Contratacin de construccin y decoracin de stand.................................. 18 10. Envo del personal idneo para negociar..................................................... 18 11. Capacitacin del personal idneo. ................................................................ 19 B. Segunda Etapa: rueda en accin (ejecucin) .................................................... 20 1. Ruedas de Negocios..................................................................................... 20 2. Atencin del stand......................................................................................... 22 3. Registro de contactos.................................................................................... 22 4. Contacto con potenciales clientes fuera del marco del evento.................... 23 C. Tercera Etapa: Post-rueda (seguimiento y evaluacin).......................................... 23 1. Supervisin del desmontaje del stand.......................................................... 23 2. Seguimiento a clientes contactados............................................................. 23 3. Evaluacin de la rueda (negocios cerrados, alianzas, etc.)......................... 24

Gua
PRESENTACION

para participar en Ruedas de Negocios de Ecoturismo para Empresarios y Empresarias de la MIPYME

El Programa Promocin de la Microempresa, Pequea y Mediana Empresa en Guatemala (PROMOCAP) de la Cooperacin tcnica alemana (GTZ) ha trabajado durante diez aos contribuyendo al desarrollo del sector de la MIPYME por medio de acciones de asistencia tcnica y del desarrollo e implementacin de instrumentos y productos apropiados. En este contexto, PROMOCAP ha fortalecido a la MIPYME en la comercializacin de sus productos y servicios a travs de instrumentos y metodologas que faciliten la organizacin e implementacin de Ferias regionales, nacionales e internacionales y de Ruedas de Negocios. Para el manejo eficiente de las Ruedas de Negocios se desarroll, en el marco del programa regional de GTZ, un software especializado que est siendo aplicado exitosamente por varias instituciones en el pas. Asimismo se ha capacitado a diferentes actores nacionales y locales en el manejo de estos instrumentos. Entre las ferias apoyadas por GTZ se destacan la Feria de Ecoturismo de las Verapaces, la Feria de Servicios de Desarrollo Empresarial, la Feria de Servicios de Educacin, todas realizadas en las Verapaces, y las Ferias de la MIPYME, que se ejecutaron conjuntamente con el Ministerio de Economa de Guatemala en diferentes regiones del pas. Las experiencias positivas alcanzadas con el uso de estos instrumentos llevaron a PROMOCAP a considerar la importancia de dejarlas plasmadas en forma sistematizada, a travs de guas y manuales que sean de fcil manejo para los diferentes grupos meta involucrados en estos procesos. PROMOCAP se complace en presentar una serie de cuatro documentos con el objetivo de facilitar el accionar de personas y/o instituciones dedicadas a la planificacin e implementacin de Ferias y Ruedas de Negocios, as como a los empresarios y empresarias de la MIPYME a fin de que cuenten con las herramientas necesarias para poder participar en estos eventos de manera efectiva y eficiente. La serie se conforma de: 1. Manual para organizadores de ferias 2. Gua para participar en Ruedas de Negocios de Ecoturismo para empresarios y empresarias de la MIPYME 3. Gua para participar en Ferias de Ecoturismo para empresarios y empresarias de la MIPYME 4. Gua para participar en Ruedas de Negocios de Artesanas para empresarios y empresarias de la MIPYME. Agradecemos a todas las personas que, de una u otra manera, colaboraron en el desarrollo e implementacin de los instrumentos de Ferias y Ruedas de Negocios y, que con su contribucin hicieron posible la sistematizacin y publicacin de los mismos. Sybille Thielsch Coordinadora del Programa GTZ PROMOCAP

Gua

para participar en Ruedas de Negocios de Ecoturismo para Empresarios y Empresarias de la MIPYME

I. INTRODUCCIN
Las ruedas o rondas de negocios son un mecanismo de reuniones planificadas, que de forma directa renen a la oferta y la demanda en un ambiente propicio para realizar negociaciones y establecer con tactos comerciales. A travs de ruedas, se promueve el contacto entre empresarios (as), instituciones y organizaciones que desean establecer vnculos, ya sea para realizar negocios o para crear alianzas estratgicas entre oferentes y/o demandantes. Estas reuniones se convierten en una plataforma til para aquellas empresas que desean ingresar a nuevos mercados nacionales o internacionales. A travs de su participacin en este tipo de eventos, muchos empresarios(as) han logrado expan dir, concretar o iniciar un negocio. El objetivo de la rueda, es lograr la compra y/o venta de productos y/o servicios. Las ventajas que ofrece una rueda son varias, ya que permite identificar: a) las caractersticas de la demanda; b) los estndares de calidad demandados; c) investigar mercados po El presente documento guiar a los/las empresarios (as) de servicios (hoteles, restau rantes, agencias de viajes, tour operadores, guas, alquiler de medios de transporte, etctera). que buscan nuevos mercados dentro o fuera del pas, a planificar y organizar su participacin en una rueda de negocios de forma efectiva. La idea de participar en una rueda de negocios es lograr que la MiPyMe encuentre la posibilidad de hacer negocios. Por lo tanto, se convierte en uno de los mejores instrumentos de marketing, si la partici pacin ha sido bien planificada y organizada. En esas condiciones la asistencia a estos eventos es una inversin a futuro para el empresario(a). tenciales d) lograr un buen nmero de contactos en un tiempo breve; y, e) obtener precios actuales para lograr la insercin en un mercado. Asimismo, permite, por ejem plo evaluar la reaccin ante la oferta, en la introduccin de un nuevo producto y/o servicio.

Gua

para participar en Ruedas de Negocios de Ecoturismo para Empresarios y Empresarias de la MIPYME

II. RAZONES PARA ASISTIR A RUEDAS NACIONALES E INTERNACIONALES DE ECOTURISMO

El turismo, es uno de los sectores econmicos de ms rpido crecimiento del mundo, de acuerdo con la Organizacin Mundial del Turismo (OMT). Es un sector econmico donde Guatemala tiene ventajas comparativas para competir a nivel mundial especficamente del ecoturismo y es visto como un creciente motor de desarrollo del pas. Los beneficios de esta actividad son ampliar la visin del mercado del sector ecoturstico; mejorar la presentacin del potencial ante los tour operadores; formacin de alianzas y la vinculacin directamente entre la oferta y la demanda. Los propietarios de productos y/o servicios tursticos se encuentran en una encrucijada frente a los problemas de no poder cumplir los altos estndares de calidad requeridos en un mercado cada da ms globalizado y, por ende, ms competitivo. Frente a estos problemas, especialmente en el sector turstico, la participacin en ruedas de negocios puede constituirse en una herramienta El Programa de Promocin a la Microempresa, Pequea y Mediana Empresa en Guatemala de la Cooperacin tcnica alemana GTZ / PROMOCAP , a travs de sus componentes Servicios de Desarrollo Empresarial (SDE) y Desarrollo Econmico Local (DEL) al tomar en cuenta los siguientes factores: a) los nuevos retos que deben enfrentar los propietarios de servicios y/o atractivos tursticos; b) la necesidad de las MiPyMes de promoverse y no saber cmo hacerlo con mayor eficacia y eficiencia; y c) el aumento de la competencia a nivel mundial; Ha visto conveniente dejar en manos de instituciones, consultores, as como de empresarios innovadores y creativos, un instrumento que les sea de utilidad para preparar de manera adecuada la participacin en una rueda de negocios de turismo. bastante til para la bsqueda de nuevos mercados, fortaleciendo la capacidad de establecer contactos con nuevos compradores, proveedores e instancias de apoyo al sector turstico.

Gua

para participar en Ruedas de Negocios de Ecoturismo para Empresarios y Empresarias de la MIPYME

Las ruedas de negocios son una herramienta de apoyo a la comercializacin que debe aprovecharse de forma efectiva, debiendo investigarse qu oportunidades hay en el medio nacional e internacional de este tipo de eventos.

Rueda de Negocios Multisectorial: Son las que convocan a participar a una amplia gama de oferentes y demandantes de productos y servicios de diferentes sectores: forestal, agrario, turstico, artesanal, industrial, etctera. B) Por la cobertura geogrfica de sus participantes Ruedas de Negocios Nacionales:

2.1 Clasificacin de las Ruedas de Negocios

Las ruedas de negocios se clasifican segn los siguientes criterios:

1) A nivel de pas 2) A nivel regional Los participantes son procedentes de un mismo pas o regin (puede ser determinada por una regin o departamentos).

Ruedas de Negocios Internacionales: A. Por el Producto y/o Servicio que exhiben 1) Regional 2) Mundial Son grandes eventos que se llevan a cabo para reunir a empresarios(as) de la oferta y demanda de talla internacional.

Rueda de Negocios Monosectorial: Estn dirigidas a un solo sector econ mico. Por ejemplo: una rueda de negocios especfica para empresas que venden y compran servicios y/o bienes del sector turismo.

10

Gua
C) Por la modalidad De acuerdo a la modalidad de la orga nizacin de la Rueda se pueden dar las formas siguientes: Vendedores sentados y compradores rotando Compradores sentados y vendedores rotando Vendedores y compradores rotando

para participar en Ruedas de Negocios de Ecoturismo para Empresarios y Empresarias de la MIPYME

2.2 Las Ruedas de Negocios de Ecoturismo

Entre las razones y/o beneficios para que un empresario(a) se decida a asistir a una rueda de negocios, se pueden citar las siguientes:

Beneficios
Promocin de sus productos y/o servicios a nivel nacional, regional o internacional. Oportunidad de abrir brechas para nuevos negocios. Ampliacin de la informacin acerca del mercado; especficamente del mercado del sector turstico. Oportunidad de realizar varios contactos en un solo lugar y en poco tiempo. Mejorar la competitividad de las empresas tursticas al poder conocer las tendencias del sector. Lograr alianzas empresariales e institucionales que apoyen al sector. Disminuir los costos de promocin. Facilitar las negociaciones directas con los compradores y/o inversionistas y otros agentes de apoyo al sector.

11

Gua

para participar en Ruedas de Negocios de Ecoturismo para Empresarios y Empresarias de la MIPYME

Las ruedas de negocios de ecoturismo se llevan a cabo con la participacin de los/ as propietarios/as (oferentes) de bienes (atractivos tursticos) y servicios tursticos (representados por propietarios/as de ho teles, guas, restaurantes, transporte, agencias de viajes, proveedores, sector artesanal, educacin, as como instituciones que apoyan al sector turismo); y la demanda (compradores/as).

Los empresarios(as) de la empresa turstica debern contar con paquetes tursticos individuales y/o integrados de sus productos y/o servicios, indicando costos (Q. y U$), temporadas, horarios y servicios complementarios, etctera. En algunas ruedas de negocios enfocadas a este sector, los empresarios ubican exposiciones de sus productos y/o servicios en stands, adquiridos previamente de los organizadores.

III. ETAPAS PARA PARTICIPAR EN UNA RUEDA DE NEGOCIOS DE ECOTURISMO

Todo empresario(a) del sector turstico para participar en forma efectiva en una rueda de negocios debe realizar tres etapas que van desde la planificacin hasta la evaluacin, las cuales se detallan a continuacin:

12

Gua
A. Primera Etapa: Pre-rueda (planificacin y organizacin) 1. Eleccin del mercado

para participar en Ruedas de Negocios de Ecoturismo para Empresarios y Empresarias de la MIPYME

productores de hortalizas orgnicas, productores de muebles artesanales, transporte, entre otros. Escuelas de espaol. Son empresas

Una empresa que participa en una rueda de negocios de ecoturismo, debe tener bien claro cul es el tipo de clientes con los que desea hacer alianzas. Para los empresarios(as) tursticos, los clientes potenciales pueden ser los siguientes: Operadores de turismo. Son empresas que se dedican a planificar y organizar las visitas o excursiones de los turistas extranjeros en un pas. Los beneficios que obtiene una empresa al hacer negocios con este cliente garantizarn la visita de grupos durante todo el ao de turistas extranjeros. Agencias de viajes. Estas empresas son las encargadas de hacer el contacto en el pas de origen del turista, con las operadoras de turismo en el pas destino y planificar el viaje antes de su partida. As mismo, se encargan de reservar pasajes con las aerolneas. Proveedores de la empresa turstica. Son todas aquellas empresas que venden productos y/o servicios a la empresa turstica. En este caso puede aprovechar hacer negocios con artesanos, productos de limpieza, seguros,

tursticas que se dedican a ensearle a los turistas extranjeros el idioma espaol. Adems, programan visitas a los lugares tursticos del pas, stas pueden ser un mercado muy efectivo. Colegios y universidades. Estos esta blecimientos educativos organizan ex cursiones y giras de estudio profesional, relacionados al tema del cuidado del medio ambiente, conocimiento cultural o por diversin. Capturar este segmento de mercado puede apoyar a la micro, pequea y mediana empresa turstica a fortalecer sus ingresos econmicos en temporada baja de turismo. Es un nicho de mercado nacional e internacional que las empresas ecotursticas pueden aprovechar para contar con un nmero de turistas nacionales. Consumidores directos. Son todas aquellas personas que visitan el stand con el nico inters de informarse de los lugares que se promueven en l, sin embargo, pueden ser potenciales clientes que no necesitan de ninguna empresa para tomar la decisin del viaje.

13

Gua

para participar en Ruedas de Negocios de Ecoturismo para Empresarios y Empresarias de la MIPYME

En funcin de lo anterior el empresario(a) debe realizar un listado de los contactos que le interesa que estn presentes en la rueda para poder entrevistarse y lograr el mejor aprovechamiento de la misma.
2. Aspectos a considerar Teniendo en cuenta las caractersticas del producto o servicio que se ofrecer, los aspectos a tomar en cuenta para participar en la rueda son los siguientes: Experiencia de los organizadores e infraestructura y servicios ofrecidos (Informacin de hospedaje). Resultados de las ruedas de ecoturismo anteriormente realizadas. Sondear la satisfaccin de personas que ya han asistido a ruedas con estas instituciones. Relacin del evento con la capacidad de nuestra empresa para negociar en este mercado (revisar estadsticas de demanda y oferta del producto). Es importante participar preferiblemente en ruedas especializadas de ecoturismo. Nmero y origen de participantes. Con la anterior informacin clara, la em presa participante debe de llenar una ficha de inscripcin con todos los datos reque3. Inscripcin en la Rueda de Negocios Costo de inscripcin a la rueda, a las capacitaciones si las hay, y colocacin de stand si aplica. Nmero de citas garantizadas. Es importante requerir a los organizadores cuntas citas de negocios promedio se ofrecen para su empresa, y el nmero de participantes en el evento que estn inscritos, su origen, etctera. Ficha de inscripcin. Con la informacin que se encuentra en la ficha de inscripcin se elaboran los catlogos o directorios de participantes, los cuales sern entregados a los empresarios para que stos escojan las empresas o personas con las que se desean reunir. ridos y entregarla a los organizadores con anticipacin a la fecha del evento. Esta ficha es la base para la bsqueda de las contrapartes. Al decidir participar se debe de realizar la solicitud de informacin relevante para la participacin.

14

Gua

para participar en Ruedas de Negocios de Ecoturismo para Empresarios y Empresarias de la MIPYME

A continuacin se presentan dos ejemplos de la ficha de inscripcin para los vendedores y compradores:

Ficha de Inscripcin 1 (perfil de la empresa oferente)

Nombre de la empresa: Contacto (nombre persona participante): Direccin: Telfono: Fax: e-mail / pgina Web: Productos o atractivos que ofrece PERFIL DE PRODUCTOS Y/O SERVICIOS QUE OFRECE Productos y/o Servicios que ofrece Tipo de hospedaje: Alimentacin: Alquiler de caballos: Alquiler de lanchas: Alquiler de bicicletas: Guas: Tours: Fincas: Caminatas: Otros:

Nota: Cada organizacin debe poseer su propia ficha de Inscripcin.

Ficha de Inscripcin 2 (perfil de la empresa demandante)

Nombre de la empresa: Contacto (nombre persona participante): Direccin: Telfono: Fax: Servicios que demanda e-mail / pgina Web: Productos o atractivos que demanda PERFIL DE PRODUCTOS Y/O SERVICIOS QUE DESEA DEMANDAR

15

Gua

para participar en Ruedas de Negocios de Ecoturismo para Empresarios y Empresarias de la MIPYME

4. Presupuesto La empresa participante debe elaborar un presupuesto de los gastos a realizar, sin omitir ninguna actividad. Esto garantizar una buena imagen y una excelente presen tacin de la empresa. En algunas moda lidades de ruedas la presentacin del producto es esencial, por lo que se debe tomar en cuenta la preparacin y el costo de un stand. Ejemplo de formato de presupuesto
Actividad COSTO DE STAND Subactividad Cantidad de metros Subtotal (a) Gastos de embalaje Gastos de transporte Gastos de aduanas Gastos de seguro Subtotal (b) Gastos de diseador Alquiler de mobiliario DECORACIN DE STAND Materiales de decoracin: fotografas, artesanas, etctera. Alquiler de equipos audiovisuales Decoracin floral Otros Subtotal (c) Telfono, fax Limpieza Vigilancia Envo de e-mails Otros Subtotal (d) Folletera: afiches, trifoliares, mapas, etctera. PROMOCIN Y PUBLICIDAD Catlogos Paquetes tursticos Souvenir promocinales (recuerdos) Tarjetas de presentacin Otros Subtotal (e) Total (a+b+c+d+e) Costo

A continuacin se presenta una forma de definir el presupuesto.

TRANSPORTE DE MUESTRAS Y MATERIAL

SERVICIOS ANEXOS

16

Gua
5. Eleccin de los productos y/o servicios a promover La empresa turstica debe definir claramente cul ser el producto o servicio que ofrecer a los posibles clientes. Los productos/ servicios, estn determinados segn los segmentos de turismo que haya elegido, por ejemplo: si el enfoque es hacia turistas aventureros, la empresa deber presentar todas las posibilidades que tiene el turista en su negocio o en el atractivo que promueve. Estos productos y/o servicios debern ser presentados en paquetes tursticos con un costo, incluyendo alimentacin, transporte, guas, costo de entradas a los sitios tursticos a visitar, rutas de aventura, alquiler de equipo, etctera. Tambin son importantes los precios justos y calidad del servicio. De esta forma la exposicin podr mostrar el producto y/o servicio adecuado para captar la atencin de los clientes. 6. Publicidad y promocin Es importante que la empresa participante cuente con los materiales de promocin y divulgacin de los servicios o productos que ofrece. Dentro de stos se encuentran: afiches, trifoliares, mapas, paquetes turs ticos, playeras, gorras, llaveros, artesanas y otro tipo de souvenir (recuerdos). Estos deben vender la imagen o marca de la

para participar en Ruedas de Negocios de Ecoturismo para Empresarios y Empresarias de la MIPYME

empresa, incluir fotografas del lugar, direc cin, telfono, e-mail. La folletera debe estar escrita al menos en dos idiomas si la rueda de negocios es de talla internacional.

A travs de los medios de promocin la imagen de la empresa debe verse slida, organizada y que inspire confianza al comprador.

7. Lista de precios En el sector turismo la lista de precios se deber presentar en quetzales y en dlares por producto o servicio. Queda a criterio de la empresa participante la presentacin de sus propios paquetes. A continuacin se presenta un ejemplo de un paquete turstico.

17

Gua
Da 1:

para participar en Ruedas de Negocios de Ecoturismo para Empresarios y Empresarias de la MIPYME

Formato para definir un paquete turstico

Hora Lugar (servicio o atractivo) Salida de la ciudad capital a San Jernimo, Baja Verapaz Desayuno en el restaurante Don Paco . . . TOTAL COSTO Medio de transporte a utilizar Autobs tipo pullman Costo en Q /US$

8:00 am

Q 50.00

9:30 am . . .

--. . .

Q 35.00 . . .

8. Seleccin de empresas con las cuales se quieren entrevistar La empresa que participa como com pradora/ demandante debe identificar los productos y/o servicios que necesita para hacer las negociaciones. En el caso de las empresas oferentes/vendedoras, deben identificar el mercado objetivo. Para los organizadores de la rueda de negocios, esta informacin es de vital importancia y se refleja en la ficha de inscripcin. De esta forma los organizadores hacen un primer sondeo de las empresas participantes y si no se cuenta con los compradores y vendedores necesarios pueden convocar a los posibles contactos previo a la realizacin de la rueda de negocios.

9. Contratacin de construccin y decoracin de stand En algunas ruedas de negocios, los par ticipantes exponen sus productos y/o servicios en un stand ferial (lugar de exposicin de productos o servicios). La empresa puede contratar o delegar la responsabilidad a una persona o empresa especializada para que disee, construya y decore el stand y as se asegure que se cuente con el equipo y material necesario. 10. Envo del personal idneo para negociar La eleccin del personal idneo (de preferencia el gerente o propietario) para negociar es de suma importancia. Estas

18

Gua
personas deben estar bien comprometidas con los objetivos de la empresa. Asimismo contar con buenas relaciones personales, conocer perfectamente el manejo de la misma, tener capacidad de decisin para cerrar negocios, hablar dos idiomas, (en caso de participar en ferias internacionales), estar a tiempo completo en la realizacin de la rueda. La o las personas del stand deben estar capacitadas para presentar y vender la empresa, llevar un inventario de todos los clientes que contactaron, indicando sus datos personales, tales como: nombre de necesidades.

para participar en Ruedas de Negocios de Ecoturismo para Empresarios y Empresarias de la MIPYME

la empresa, cargo, telfono, fax, e-mail y

11. Capacitacin del personal idneo La capacitacin al personal que asistir a las negociaciones es muy importante para el xito de la empresa en la rueda. Previo a la realizacin del evento, los organizadores planifican temas de capa citacin para los participantes con el objetivo de ensearles las tcnicas de marketing o mercadeo para poder hacer negocios, y es una oferta que la empresa debe aprovechar.

Es importante llevar un inventario de los datos de los clientes

Formato de Registros de Contactos

Empresa Contacto Cargo Telfono/fax E-mail / pgina Web Direccin Inters de la visita al stand

19

Gua

para participar en Ruedas de Negocios de Ecoturismo para Empresarios y Empresarias de la MIPYME

B. Segunda Etapa: Rueda en accin (ejecucin)

Esta etapa consiste en el desarrollo de la rueda de negocios.

b. Acto inaugural. El comit organizador hace mencin de los objetivos y resul tados esperados del evento, y d una explicacin de la metodologa a emplear. a. Registro de participantes. Se efecta al momento del ingreso de los parti cipantes al lugar donde se llevar a cabo el evento. La persona encargada del registro le har una serie de pre guntas relacionadas con la boleta de inscripcin, para corroborar los datos obtenidos anteriormente. Asimismo, comprobar que se haya realizado el pago de la inscripcin, si no ha pagado podr hacerlo en ese momento, se guidamente le proporcionarn el gafete de identificacin, el instructivo, la boleta de evaluacin, el directorio o catlogo y la agenda de citas de acuerdo a sus requerimientos. c. Ubicacin en el stand o mesa de signada. Cada participante tendr asignada una mesa o stand con un nmero que lo identificar. Si est ubicado en mesa deber colocar sobre ella, de forma ordenada, toda la informacin que lleva. Recuerde que a travs de los materiales de promocin usted vender su empresa y convencer a su futuro cliente. Si la ronda de negocios se lleva a cabo en el local donde se ubican los stands de exposicin, usted debeLa inauguracin est a cargo de alguna personalidad de la regin o por las personas que designe el comit.

1. Ruedas de Negocios Los pasos para el desarrollo de una rueda de negocios son:

20

Gua
r exponer su material, permanecer en l y esperar a que sus clientes lleguen, de acuerdo a las citas y horas programadas. d. Desarrollo de la agenda de citas. El evento inicia al momento en que todos los participantes estn ubicados en sus respectivos lugares y las empresas demandantes empiezan a buscar las mesas o stands enumerados, de acuerdo a su agenda de citas. Las negociaciones inician con una seal de los encargados de llevar el control del tiempo y ubicacin de los oferentes y demandantes; muchas veces se utiliza un timbre, micrfono o las luces de un semforo para indicar el inicio y final del tiempo. Al trmino del tiempo programado, el participante deber estar atento a su prxima entrevista. Recuerde que el cumplimiento del tiempo designado es muy importante para no entorpecer el evento, sobre todo para que cada participante aproveche al mximo el tiempo para lograr el mayor nmero de contactos durante el evento. Por lo tanto, ser importante tener preparada una presentacin corempresa.

para participar en Ruedas de Negocios de Ecoturismo para Empresarios y Empresarias de la MIPYME

ta, pero concisa del perfil y oferta de la

e. Boleta de evaluacin. Para medir el xito que tuvo como empresario y el evento RUEDA, los organizadores le proporcionarn la boleta de evaluacin, la cual deber llenar y entregarla a los encargados despus de cada cita. Esta informacin es muy importante ya que con los resultados que usted obtiene como empresa, se evala el xito del evento. Adems, es muy importante saber si se cumplieron sus expectativas. f. Participacin en foros y conferencias. En la realizacin de un evento comercial como las Ruedas de Negocios, por lo general se llevan a cabo foros y conferencias con la finalidad de facilitar al gremio empresarial el acceso a nuevos temas o novedades para implementar en las micro, pequeas y medianas empresas ecotursticas, por ejemplo: implementacin de tecno logas limpias para el cuidado del medio ambiente, productos orgnicos, innovacin y creacin de productos tursticos, u otros temas de importancia para los propietarios.

21

Gua

para participar en Ruedas de Negocios de Ecoturismo para Empresarios y Empresarias de la MIPYME

2. Atencin del stand Durante los das del evento, el stand debe estar permanentemente atendido por las personas designadas. Recuerde que el stand es el lugar donde su empresa expone

lo mejor de su oferta y podr ser visitado por clientes potenciales, que probablemente no hayan participado en la rueda de negocios. El stand no debe quedar en ningn mo mento sin personal de atencin, ya que puede perder clientes. 3. Registro de contactos

Un stand es el lugar destinado para la exposicin de los productos y/o servicios que se ofrecen.

Durante la ronda de negocios se debe llevar un registro de contactos, con el objetivo de no perder ninguna informacin de futuros clientes potenciales. El cuadro siguiente le ayudar a identificar los datos ms importantes de sus clientes.

Formato de Registro de Contactos

Nombre de la Empresa Persona / Contacto Telfono /fax E-mail / Pgina Web En que productos / servicios se interes el entrevistado (a)?

Cargo

Direccin

22

Gua
4. Contacto con potenciales clientes fuera del marco del evento Se debe aprovechar la estada del personal de la empresa en la regin donde se realiza el evento. Esto significa entablar contactos con posibles clientes que no participan de la rueda. Puede invitarlos a visitar su stand para observar los productos que ofrece y motivar las negociaciones o realizar una reunin fuera del horario del evento, por ejemplo invitarlos a cenar. Por ello es importante llevar la lista de contactos clave para propiciar encuentros adicionales. C. Tercera Etapa: Post-rueda (seguimiento y evaluacin) stand

para participar en Ruedas de Negocios de Ecoturismo para Empresarios y Empresarias de la MIPYME

1. Supervisin del desmontaje del

El desmontaje del stand, estar a cargo del personal designado y de la persona encargada de supervisar que los materiales y equipo utilizados sean guardados de la mejor manera para evitar su deterioro y prdidas. Adems, debern tener el cuidado de dejar el espacio utilizado en las mismas condiciones en que fue recibido; para esto, el supervisor revisar el contrato firmado y velar para que lo que le fue proporcionado por el comit organizador sea devuelto en buenas condiciones. 2. Seguimiento a clientes contactados Es importante darle seguimiento a los

Al concluir la rueda de negocios se deben de realizar las tareas de cierre

clientes contactados durante la rueda de negocios. Deber tomarse en cuenta el inters que el cliente demostr al momento de informarse sobre los productos, y tomarlo como una oportunidad para cerrar un negocio lo antes posible; de lo contrario, puede perderse el inters del cliente y la oportunidad del negocio.

23

Gua

para participar en Ruedas de Negocios de Ecoturismo para Empresarios y Empresarias de la MIPYME

Este seguimiento a los clientes se podr hacer a travs de visitas personales, contacto telefnico, fax o e-mail. Asimismo, es importante que la empresa siga participando en otros eventos similares para no perder presencia en el mercado. En algunos casos, los empresarios tursticos no llegan totalmente preparados con sus paquetes tursticos, o con un producto bien definido; esta es una gran desventaja y puede ser la razn por la cual no se cerr ningn negocio. En este caso deber ofrecer a las empresas demandantes hacerles llegar dicha informacin a la brevedad posible y efectivamente hacerlo para no dejar pasar la oportunidad. 3. Evaluacin de la rueda (negocios cerrados, alianzas, etctera)

a. Los negocios cerrados durante la Rueda. Durante el evento la empresa debi haber hecho algn contacto di recto con los demandantes y haber cerrado o iniciado un negocio o con seguido nuevos clientes. Si no logr ningn contacto, pudo haberse debido a diversas razones, por ejemplo que: a) los organizadores no convocaron al pblico objetivo (la oferta y la demanda interesada); b) la empresa no estaba debidamente preparada para cerrar negocios; c) la oferta no llenaba las expectativas de los demandantes; d) los demandantes inscritos por alguna razn no llegaron al evento, etctera. b. A travs del aumento de la visita de turistas. As mismo, se sugiere hacer un sondeo de los turistas que viajan de manera individual o en grupo. Para obtener esta informacin se recomienda tener un libro de comentarios y sugerencias, identificando en una columna la forma de cmo se enter de la existencia de la empresa. El siguiente cuadro le servir de ejemplo.

La participacin en una rueda de negocios puede ser medida desde dos aspectos:

24

Gua
Nombre Pas de procedencia Viaja en grupo organizado o individual Nmero de personas

para participar en Ruedas de Negocios de Ecoturismo para Empresarios y Empresarias de la MIPYME

Libro de comentarios y sugerencias de la empresa

Cmo se enter de la existencia de esta empresa

Comentario o sugerencia

Este libro de sugerencias y comentarios es muy til en la empresa, ya que adems de evaluar la calidad del producto que se ofrece, servir de mucho para conocer la

cantidad de turistas que se enteraron de su empresa a travs de la participacin en la rueda de negocios.

25

Gua

para participar en Ruedas de Negocios de Ecoturismo para Empresarios y Empresarias de la MIPYME

Informacin sobre ferias y ruedas puede obtenerla en:

Portal de Informacin a las Mipymes www.infomipyme.com Asociacin Guatemalteca de Exportadores AGEXPORT www.export.com.gt Sitio de promocin de Guatemala INGUAT http://www.visitguatemala.com/site/home/index.html Pgina Web que contiene informacin turstica en Guatemala - Guatemala en Vivo http://www.guatemalaenvivo.com/new/index.ph

26