PROYECTO INTEGRADOR

Tcnicas de Archivo
Facultad de Ciencias Administrativas y Afines

OBJETIVO GENERAL
El proyecto integrador busca de manera clara y concisa la integracin del conocimiento de las diferentes materias que se aborden en cada nivel, este proceso pretende generar en el educando las competencias necesarias para cada nivel acadmico que le permitan el ejercicio de ellas en el campo laboral y personal, cada vez que culmine un nivel semestral, su interaccin y su aplicabilidad se acercar a alcanzar sus propios objetivos en pro de cumplir con su proyecto de vida acadmica y abrir puertas para su continuidad acadmica en otros niveles.

OBJETIVOS ESPECIFICOS
Consolidar el proyecto integrador para la cohorte

que inicia en cada perodo acadmico. Implementar de manera paulatina cada perodo acadmico el proyecto integrador hasta su cobertura total en todos los semestres del programa. Generar conciencia colectiva en la importancia y aplicacin del proyecto.

OBJETIVOS ESPECIFICOS
Integrar las competencias de las materias del semestre entre s para la generacin de resultados medibles, en comn, por el cuerpo docente.

Preparar a los educandos para el ejercicio de competencias en tcnicas de archivo.

Evaluar los resultados del proyecto mediante competencias.

Proporcionar al educando conocimientos que le permitan salidas laborales en cada semestre.

JUSTIFICACION
Para cada semestre se presenta un desarrollo especfico en competencias, para que una vez finalizado este nivel, el educando tenga la oportunidad de desempeo laboral en concordancia a su preparacin educativa. Para ello en cada perodo acadmico se realizar nfasis de preparacin en temas de conocimiento y aplicabilidad que brinde al individuo la oportunidad de desempeo y, sobre todo, en busca de contribuir mediante la formacin a que los educandos puedan desempearse en reas del sector productivo en la medida que est cursando sus estudios sin prejuicio ni necesidad de tener que esperar a finalizar su carrera para poderse desempear laboralmente.

 Las competencias a proporcionar a los educandos se integraran a la formacin especfica de las asignaturas, de esta manera cada materia abarcar la aplicacin directa al microcurrculo, las materias integradas impartirn los saberes requeridos para el desarrollo de capacidades, destrezas y habilidades de los estudiantes en la aplicabilidad de tcnicas de archivo.

METODOLOGA

En el microcurriculo de las materias afines al rea de conocimiento se realizar la aplicacin del tema para permitir integrar los saberes con el saber hacer. Para la correcta aplicacin de los saberes los microcurrculos integrarn un captulo, para desarrollo en el trascurso del perodo acadmico, de tcnicas de archivo, la temtica a seguir se encuentra plasmada en CONTENIDO PARA PRIMER SEMESTRE.

METODOLOGA
Se empieza su imparticin a partir del cierre del primer corte, cada materia realizar la imparticin de temas especficos de manera consecutiva. Cada materia integrada aplicar las tcnicas de archivo y se realizar entrega de producto final, se solicitarn avances para comprobar la evolucin de los estudiantes y ser calificable dentro de los 10%. Se deber llevar archivo fsico y digital (archivos en sitio WEB), ambos deben coincidir con la informacin archivada.

La entrega del producto final (archivo fsico y digital) ser evaluado en conjunto por los docentes y ser calificado como el examen final (20%).

PRODUCTO FINAL
El estudiante presentar sus archivos para sustentar de la siguiente manera:

Archivo Fsico: Por cada materia integrada entregar las carpetas evidenciando la aplicacin de tcnicas de archivo, el docente establecer los documentos que deber archivar el estudiante.
Archivo Digital: Por cada materia integrada evidenciar mediante archivo digital , creando o utilizando un sitio en la WEB, que ste concuerda con su archivo fsico.

1. CONCEPTUALIZACIN Archivstica.
Proceso de ordenar, clasificar y conservar de manera adecuada los documentos en un lugar determinado, fsica y / o digitalmente, a fin de ser localizados de manera rpida y fcil para protegerlos de deterioro o de su extravo. Los documentos se colocan en un mismo orden debidamente clasificados, todos los documentos relacionados con el individuo y la organizacin.

Es aquella ciencia que se ocupa de la gestin de documentos, administracin y tratamiento tcnico de los Archivos, as como su funcin jurdica, administrativa y cientfica de los mismos.

Un Archivo se define como un acervo o conjunto de documentos generados o reunidos y guardados por una persona o una entidad pblica o privada en desarrollo de su gestin.

Un documento es la informacin (una idea en un lenguaje) registrada en cualquier medio material (papel, cintas magnticas, metal, entre otros) y forma (imgenes, texto, diagramas, dibujos, figuras). Un documento lo es tanto un acta como un gravado, una carta, un mapa o un mensaje electrnico, con independencia de su lenguaje y soporte material.
Ley General de Archivos, Art. 03 y Reglamento General de Archivos de Colombia, Parte III, Art. 67.

Los documentos que constituyen un archivo pueden estar en cualquier medio o soporte de la informacin, como el papel, las cintas magnetofnicas o discos pticos, entre otros, que forman diferentes tipos de archivos, por ejemplo:
archivos audiovisuales flmicos sonoros fotogrficos informticos

As mismo, pueden tener diferentes fechas y formas.

Los archivos se deben conservar respetando su orden natural de generacin de manera que sirvan de informacin y testimonio efectivo para la persona o institucin que los produce y para los ciudadanos interesados en su consulta. Igualmente, para que sean fuentes para la historia institucional, de los logros y dems aspectos de las sociedades y de las personas.

2. FINES E IMPORTANCIA

La finalidad de un archivo est directamente relacionada con las necesidades de su utilizacin por la Administracin para el desarrollo de su gestin y objetivos, y sobre todo para el servicio al ciudadano y como fuente de la Historia. As, los archivos tienen por meta disponer de manera organizada la documentacin que conservan, de la manera que mejor permita la recuperacin e integridad de la informacin institucional y su preservacin.

Ley General de Archivos, Art. 04 y Reglamento General de Archivos de Colombia, Art. 1.

El archivo representa tanto para los individuos como para las organizaciones la evidencia memorstica de la conservacin de documentos, fsicos y digitales, teniendo en consideracin que slo se conservan aquellas evidencias de real importancia y utilidad.

La importancia de los archivos se deriva de ser consustanciales a la organizacin y funcionamiento del Estado, son tambin una parte fundamental y constitutiva de la administracin, instrumentos bsicos en la definicin de las polticas y finalidades de las instituciones, son manifestaciones concretas de la gestin y soporte de la modernizacin, permiten tomar decisiones basadas en antecedentes y por sus valores se convierten en fuentes para la historia y componentes del patrimonio cultural y de la identidad nacional.

FUNCIONES
La principal funcin del archivo consiste en la conservacin de documentos, ya que la Ley obliga a ello estableciendo unos plazos mnimos de conservacin, durante los cuales puede ser requerida su presentacin. Estos documentos se conservaran debidamente ordenados y clasificados. Esta conservacin proporciona informacin sobre el funcionamiento y los asuntos tratados por la entidad. El archivo ser eficaz cuando se encuentra rpidamente lo que se busca.
Otra funcin del archivo es la de ser un centro activo de informacin que permite relacionar los nuevos documentos con los ya archivados. Adems sirve como medio de consulta cuando se pretende indagar en las actuaciones del pasado. Tambin el archivo sirve como elemento probatorio cuando el organismo o entidad pretende demostrar la realizacin de un acto o la forma de hacerlo.

IMPORTANCIA
Administracin: Sistemas de Archivos que le permiten; ingresar, conservar, resguardar y recuperar la Informacin que surge de los diferentes trmites y gestiones que se realizan a lo largo del tiempo.

IMPORTANCIA
Desarrollo de la Identidad Cultural: Los Archivos histricos, por ejemplo, constituyen la garanta de la evolucin jurdica y administrativa de la sociedad, son la memoria colectiva de una nacin, regin o localidad; testimonios que evidencian la experiencia humana. Su finalidad es atesorar, salvaguardar y difundir el patrimonio documental.

IMPORTANCIA
Desarrollo Cientfico y Tecnolgico: Los Archivos son importantes para el desarrollo de la investigacin cientfica y tecnolgica, ya que son los que resguardan la informacin y conocimientos importantes o necesarios para llevar a cabo la misma.
Los Archivos han comenzado a desarrollar una gran relevancia en cuanto a la educacin, la cultura, la proteccin del patrimonio documental y la promocin cultural hacia la comunidad, adaptando los servicios de las unidades de informacin a las exigencias de los tiempos actuales.

Para no olvidar: La misin de un archivo es el acceso oportuno a documentos debidamente organizados y conservados.

3. FINALIDAD DE LA CLASIFICACIN
El archivo carece de valor y utilidad cuando los documentos que contiene no pueden ser localizables con prontitud. Si cada individuo inventara sus propias reglas de archivo, slo sera til para ella. Por esto es necesario observa reglas fijas que permitan seleccionar y ordenar los ttulos y poder archivar de manera adecuada todos los documentos.

De acuerdo con el ciclo de la evolucin documental, el sistema archivstico se estructura en:

Archivos de gestin. Se localizan en las unidades y servicios administrativos y su finalidad es organizar, tratar y custodiar la documentacin durante la fase activa, as como facilitar la informacin necesaria. Archivo intermedio. Recoge toda la documentacin procedente de los archivos de gestin cuya vigencia administrativa ha finalizado, pero sigue siendo de consulta para parte de la administracin. Archivo histrico. Recoge toda la documentacin que se conservar de manera permanente.

4. BREVE RESEA DE LA ARCHIVISTICA

Los archivos en el mundo. El Consejo Internacional de Archivos, CIA. La archivstica moderna cuenta con un organismo de coordinacin mundial denominado Consejo Internacional de Archivos, adscrito a la Organizacin de las Naciones Unidas para la Educacin, la Ciencia y la Cultura UNESCO-. Se dedica al desarrollo de los archivos a escala mundial, mediante la promocin de la conservacin, desarrollo y utilizacin del patrimonio mundial de los archivos. El CIA tiene ms de 1.400 asociados en ms 190 pases y territorios. Fue creada en 1948

Los archivos en Amrica Latina. Asociacin Latinoamericana de Archivos, ALA.

En los pases de Iberoamrica los trabajos llevados a cabo a finales de los 80 por el Grupo Iberoamericano de Tratamiento de Archivos Administrativos (creado en 1989) conformado por Espaa y Brasil, observaron que la tradicin archivstica y administrativa en Iberoamrica ameritaba partir del reconocimiento de problemas semejantes para buscar alternativas tcnicas y avanzar en una terminologa archivstica homognea para el rea, sistematizar las fases del tratamiento archivstico (activa, semiactiva e inactiva), a la clasificacin, ordenacin, transferencias y expurgos documentales y a definir las caractersticas administrativas y archivsticas para Iberoamrica. Fue creada en Lima en 1973.

Los archivos en Colombia. Archivo General de la Nacin y Sistema Nacional de Archivos. En nuestro Pas, la funcin archivo y la gestin documental tiene su mayor expresin en el establecimiento del Archivo General de la Nacin y del Sistema Nacional de Archivos. Es un establecimiento pblico, adscrito al Ministerio de Cultura. Fue creado en 1989 mediante la Ley 80, como el organismo rector de los archivos en Colombia.

5. CODIGO DE ETICA EN ARCHIVSTICA

El manejo de los documentos de archivo requiere de la formacin de un perfil tico especialmente orientado al respecto por la informacin y al servicio al ciudadano. Los principios que fundamentan estas actuaciones son de aplicacin para todos los funcionarios y empleados que manejan documentos. Corresponden a elevadas normas de comportamiento.
Los principios y definiciones del Cdigo fueron aprobados por la Asamblea General del Consejo Internacional de Archivos, realizada en Pekn el 6 de septiembre de 1996. Las siguientes son las premisas ticas esenciales del trabajo con archivos:

 El archivista proteger la integridad de los bienes documentales que custodia para que constituyan fiel testimonio del pasado, velar por la legitimidad de los documentos y actuar siempre con objetividad e imparcialidad. Resistir las presiones provenientes de cualquier fuerza que intente manipular las evidencias, encubrirlas o distorsionar los hechos. El archivista valorar, seleccionar y conservar el material de archivo en su contexto histrico, legal, administrativo y documental, manteniendo el principio de procedencia de los documentos de archivo. Valorar imparcialmente el material documental. Adelantar la ordenacin y descripcin de los documentos a conservar de acuerdo con los principios archivsticos de procedencia y de orden original.

 El archivista evitar realizar intervenciones que puedan afectar la autenticidad de los documentos. Garantizar el valor de los documentos incluyendo los soportes electrnicos y los multimedia. Realizar la seleccin documental utilizando mtodos cuidadosos y de acuerdo con criterios establecidos. Informar al usuario sobre cambios temporales de ubicacin de los documentos, en caso de estar restringida la consulta. El archivista garantizar el continuo acceso y la legibilidad de los documentos. Cooperar con colegas y otras entidades judiciales en la persecucin y aprehensin de personas sospechosas de hurtar documentos. El archivista registrar y justificar plenamente las acciones realizadas sobre el material que tiene a su cargo. Garantizar que los procesos de produccin de documentos y el empleo de sistemas archivsticos se guen por procedimientos adecuados para preservar su valor. Har un registro permanente de la documentacin que ha ingresado y del trabajo archivstico y de conservacin realizado.

 El archivista promover el mayor acceso posible a los documentos y ofrecer sus servicios a todos los usuarios de manera imparcial. No impondr restricciones insensatas que impidan el acceso a los documentos, pero podr sugerir o determinar lmites claramente establecidos y por un perodo definido. Responder objetivamente y con espritu de colaboracin a los requerimientos razonables sobre los documentos que custodia y estimular la mayor consulta de acuerdo con las polticas institucionales, los criterios de preservacin, las condiciones legales, los derechos individuales y los convenios establecidos en cado de donacin. El archivista respectar tanto el acceso pblico como la privacidad de la documentacin dentro del marco legal vigente. Proteger el carcter privado de la documentacin institucional y personal, sin recurrir a la destruccin de la informacin.

 El archivista no deber utilizar en beneficio propio o de terceros su posicin especial y la confianza que la comunidad ha depositado en l. Se abstendr de realizar acciones que vayan en detrimento de su integridad, objetividad e imparcialidad. No buscar beneficio personal, econmico o de otro tipo, en detrimento de las instituciones, los usuarios, los documentos o de sus colegas. El archivista se esforzar por alcanzar la excelencia profesional mediante el enriquecimiento sistemtico y continuo de sus conocimientos y la difusin de los resultados de sus investigaciones y experiencias, con el fin de contribuir al desarrollo de su profesin y garantizar a quienes estn a su alrededor cuenten con las condiciones adecuadas para adelantar su tarea de manera ptima.

 El archivista trabajar conjuntamente con sus colegas as como con profesionales de otras disciplinas para promover la preservacin y la utilizacin de la herencia documental del mundo. Estimular la prctica de los valores ticos de su profesin y cooperar con miembros de otras disciplinas sobre la base de la comprensin y el respeto mutuos.

6. CLASES DE ARCHIVOS
Segn el grado o frecuencia de utilizacin: Archivos activos o de gestin: recogen documentos recin entregados en la entidad o de consulta frecuente. Semiactivos: contienen documentos provenientes de archivos activos por haberse realizado sobre ellos el trabajo concreto. Inactivos: recoge los documentos que habiendo perdido todo su valor operativo y funcional, conservan valor histrico, poltico, o documental.

Segn el lugar de emplazamiento: Generales o centralizados: documentos que se conservan en el mismo lugar y es consultado por distintos departamentos. Descentralizados o parciales: se encuentran en las distintas dependencias de la entidad. Estos a su vez pueden ser:
Departamentales o por secciones.- en el propio departamento por ser utilizado constantemente por este. Personales.- de cada puesto de trabajo para que pueda ser de acceso inmediato a la persona que trabaja con ellos.

7. TIPOLOGIA DE ARCHIVOS
El Archivo Histrico: A partir de este momento, la documentacin seleccionada por su valor informativo, histrico y cultural, se conserva a perpetuidad, en condiciones que garanticen su integridad y transmisin a las generaciones futuras, por cuanto constituye parte del patrimonio histrico de las naciones y, por ende, de la humanidad. (Cruz Mundet, 2001, p.96) Evidentemente acepta transferencia de documentos y es el ltimo de los archivos orgnicos que conforman el sistema de archivos de una

organizacin.

El Archivo Administrativo:

Es el archivo, que resguarda de manera temporal los

documentos de una institucin a la cual prestan servicio, puede ser pblica o privada. Son llamados archivos

vivos, esto es por el simple hecho de que contienen los

documentos de mayor consulta y creados recientemente.

El Archivo Administrativo: Archivo vigente, activo, que

guarda con carcter temporal los documentos que se encuentran al servicio exclusivo de las instituciones a la cual pertenece. Son

fuentes de completamiento de los archivos centrales, provinciales y

municipales.

Al archivo administrativo tambin se le llama archivo vivo. (GRUPO

IBEROAMERICANO DE TRATAMIENTO DE ARCHIVOS

ADMINISTRATIVOS, 1997).

El Archivo Administrativo: Segn Manuel Vsquez: los

archivos administrativos son los ubicados en "oficinas que inician o reciben documentos que pueden haber estado archivados formalmente o en muebles de archivadores de documentos que tiene que permanecer cerca del usuario. Respetando el orden original de los documentos y

estableciendo series y el sistema clasificatorio" determinado principalmente por el rector del sistema de archivos.

Organizacin del Archivo Administrativo

Se basa en el orden lgico de los documentos dentro de los fondos de la unidad. Para ello se debe realizar una serie de procesos y pasos tcnicos como: clasificacin de las series documentales, cuadro de clasificacin, usar una codificacin alfanumrica, establecer un orden cronolgico de los documentos.

Archivos de gestin: En l se conservan los documentos que estn en tramitacin, en expedientes que permanecen abiertos, hasta un plazo mximo de 5 aos. Tambin se llama archivo de oficina, puesto que estn prximos a los organismos que los necesitan para su gestin. Pasado ese plazo, o bien cuando el expediente est ya cerrado y el procedimiento terminado, pasan al archivo siguiente.

Archivos centrales: Aqu estn los expedientes definitivamente cerrados, pero que an podran consultarse en bsqueda de antecedentes o por parte de ciudadanos en busca de pruebas de sus derechos. En la Administracin General del Estado, existe un Archivo Central en cada Departamento Ministerial. Aqu permanecen los documentos durante un periodo de diez aos, pasados los cuales, se transfieren al archivo siguiente.

Archivos intermedios: Aqu estn los documentos cuyo valor de gestin ya es casi nulo y se van clasificando de cara a su inters histrico. En este archivo se hace el proceso de expurgo, es decir, de

seleccin de aquellos archivos que merecen la pena

conservar por su inters histrico, procediendo a la eliminacin del resto. Los archivos se conservarn por un periodo de diez a quince aos. Los que sobrevivan al expurgo, pasarn al archivo siguiente.

Archivos histricos: Aqu van a parar aquellos

documentos que se consideran de inters permanente

para las futuras generaciones. Son documentos que, si se hace la cuenta anterior, se ver que tienen como mnimo, ms de veinticinco aos de antigedad y estn destinados a conservarse por tiempo indefinido.

8. SISTEMA DE ARCHIVOS
Sistema alfabtico. Hace su asociacin de letras desde la A hasta la Z. Ejemplo: Orden alfabtico por apellido cuando se archiva informacin de un individuo. Sistema numrico. Hace la asociacin de nmeros, se ubica de menor a mayor. Ejemplo: Factura 20, factura 21.. factura 132.

Sistema Geogrfico. Hace asociacin al sitio de un pas, departamento, ciudad, municipio, etc. del cual se genera el documento. Ejemplo: Colombia / Medelln Espaa / Valencia

Sistema por asunto. Hace la asociacin de acuerdo a la referencia del asunto que trate el documento y generalmente se utiliza para labores cotidianas. Ejemplo: Plizas, Facturas, Correspondencia recibida, Correspondencia enviada, etc.

9. MUEBLES DE ARCHIVO COMUNES:

Archivador horizontal. Se utiliza una gaveta para fines de archivo. Se trata de colocar los documentos en posicin horizontal, uno encima de otro sin doblarlos hasta ser pasados a una carpeta especfica destinada para este tipo de documento.
Archivo lateral. Los documentos se apoyan sobre uno de los lados del archivador, generalmente un estante, se coloca uno al lado del otro como los libros en una biblioteca y el documento se archiva en una carpeta marcada con el ttulo.

 Archivador vertical. Los documentos se apoyan en bolsas colgantes uno detrs de otro en carpetas. Consiste en juntar toda la informacin concerniente a un tema especfico, individuo, empresa, lugar o asunto. Este mtodo prev mayor apariencia, visibilidad, exactitud y facilidad para archivar y encontrar documentos ocupando menos espacio.

10. TRANSFERENCIA Y ELIMINACIN DE ARCHIVOS

Los archivos deben ser revisados de manera peridica para transferirlos a otro archivo o para su eliminacin, se conservan solamente los que estn en vigencia y aquellos que sean de utilidad posterior, este es el paso final para el ciclo de vida de un documento. La transferencia regular de documentos inactivos brinda como resultado el ahorro de espacio, equipo e inclusive mano de obra, reduce el espacio para los archivos activos permitiendo ampliar el equipo y suministros para los archivos transferidos y simplifica los archivos inactivos, de esta manera se permite localizar de forma ms sencilla y rpida los documentos.

Para determinar el valor de los documentos las empresas suelen clasificarlos de la siguiente manera:
Documentos vitales. Incluyen documentos legales como los de constitucin de la empresa, ttulos de propiedad, escrituras, estados financieros, etc. Documentos importantes. Incluyen facturas, registros de ventas, registros de compras, cotizaciones, registro de bancos, correspondencia y todo lo relacionado con la operacin de la organizacin. Documentos tiles. Incluyen correspondencia general como memorandos, normas legales, informes, etc. Todo documento que se utilice de manera temporal y despus de unas semanas o hasta un ao de la fecha en que se recibieron o tramitaron se pueden destruir.

Documentos no esenciales. Incluyen anuncios, formatos, afiches, etc., los cuales pueden ser destruidos una vez sean utilizados de manera temporal, en algunos casos sin necesidad de archivarlos. Una vez que se ha determinado el valor de los documentos, es necesario decidir la cantidad de tiempo que se van a conservar o el perodo de su retencin. Los factores que influyen sobre esta decisin son:

Leyes existentes al respecto. Naturaleza de la empresa. Tipo de documento y la informacin que se genera de este.

11. ORGANIZACIN DE UN SISTEMA DE ARCHIVO

Los sistemas de archivo constan de tres elementos. Equipos. El mueble ms utilizado es el archivador vertical que tiene una o ms gavetas. Ocupa poco espacio y es de material fuerte y resistente, tiene gran capacidad para almacenar documentos y se colocan rtulos para indicar letras o nmeros, departamento o seccin.

Guas. Son hojas de cartn dplex (bolsa colgante) que tiene una parte que sobresale llamada pestaa, en la pestaa se coloca la letra o el nmero (rtulo). Tiene forma rectangular y viene en diversos colores para facilitar su clasificacin.

 Fundones. Se utiliza para dividir el archivo, subdividir el archivo y sostiene la correspondencia. Carpetas. Son flderes generalmente de color crema o amarillos que se utiliza para guardar la correspondencia. Las carpetas tiene una pestaa que se utiliza el nombre de una empresa, persona o asunto y vienen en varios tamaos como Carta, A4, oficio, etc.

12. PROCEDIMIENTO PARA ARCHIVAR

1. Inspeccionar. Corresponde en verificar si el documento est tramitado para ir al archivo o si est pendiente de algn trmite.
2. Clasificar. Determinar bajo que titulo va a ser archivado el documento, es decir, se elige por empresa, individuo, asunto, etc. 3. Codificar. Ponerle marca o cdigo al nombre que se ha elegido en el paso anterior.

4. Distribuir. Realizar arreglo alfabtico preliminar en una bandeja distribuidora, esto evitar abrir varias veces el mismo sitio del archivo. 5. Archivar. Colocar los documentos en los respectivos flderes o carpetas o archivadores.