Tatacara Pengurusan Kewangan & Stok

PENGURUSAN KEWANGAN DAN STOK

BIDANG TUGAS

Bertanggungjawab memastikan dan melaksanakan pengurusan pentadbiran, kewangan, inventori bahan-bahan dan peralatan di kelas prasekolah mengikut PekelilingPekeliling Perkhidmatan serta Perintah Am yang berkuatkuasa.

Bidang Tugas Pengurusan Kewangan

i.

ii.

Mengurus belanjawan bulanan, mingguan dan harian. Merancang belanjawan menu harian, mingguan dan bulanan. Mengurus proses pembelian dan perolehan. Menguruskan akaun dan perkara yang berkaitan dengan kewangan prasekolah. Menulis resit penerimaan kutipan insuran dan sumbangan daripada ibubapa/penjaga dan pihak luar.

iii. iv.

v.

Bidang Tugas Pengurusan Kewangan

vi.

Menguruskan peruntukan kewangan yang diterima (PCG LPBT dan Bantuan Makanan) serta mengemukakan tuntutan kepada unit kewangan Menguruskan pesanan bahan-bahan masakan dan mengenalpasti kuantiti mencukupi (seperti dalam pesanan) serta barangan yang diterima berkualiti. Menguruskan kutipan pembelian sampingan (Tshirt, lencana, pakaian prasekolah dsbnya) Mengurus kutipan menerima dan mengeluarkan resit bagi bayaran pendaftaran pelajar.

vii.

viii.

ix.

Bidang Tugas Penyenggaraan Inventori Bahan & Peralatan

Menyenaraikan bahan-bahan / peralatan Harta Modal dan bukan harta modal di dalam kelas prasekolah (Kew 312) Menyedia dan membuat inventori peralatan dalam kelas prasekolah (Kew313) Merekod pembelian bahan dan peralatan di prasekolah Merekod Daftar Bekalan Pejabat (Kew 314)
Bersambung..

Merekodkan Pergerakan Harta Modal (Kew 315)

Merekod dan melabel nombor pendaftaran stok Menerima dan merekod bahan / peralatan yang dibekalkan (Sijil SAP) Mengenalpasti, mencatat dan melaporkan sebarang kerosakan peralatan di prasekolah Mencadang dan menguruskan proses hapuskira bagi peralatan yang rosak / berusia melebihi 5 tahun

PENGURUSAN KEWANGAN PEMBERIAN DALAM NEGERI

1.

BANTUAN PERKAPITA (PCG) RM100.00 x 25 murid x setahun

2.

BANTUAN MAKANAN RM1.50 x 25 murid x 200 hari

PENGURUSAN KEWANGAN
KEGUNAAN PERUNTUKAN MAKANAN

Pembelian bahan makanan:

Makanan mentah ( basah dan kering) Makanan bermasak

PENGURUSAN KEWANGAN KEGUNAAN PERUNTUKAN PCG

Pembelian peralatan dan bahan habis guna untuk tujuan pengajaran dan pembelajaran Pembelian bahan dapur bukan makanan seperti gas memasak, arang, sabun basuh, berus dll. Penyelenggaraan peralatan permainan dalam dan luar bilik darjah serta penyelenggaraan komputer dan lain-lain peralatan bagi tujuan pengajaran dan pembelajaran. Pembelian buku rujukan, ensiklopedia, perisian, video tape dan lain-lain yang bersesuaian untuk tujuan P&P

Program & lawatan berunsurkan pendidikan yang boleh memberi pengukuhan kepada proses P&P sama ada semasa cuti persekolahan atau hari persekolahan
Simpanan 10% untuk dibawa ke tahun hadapan

5.10.1 BELANJAWAN
ii.

Memindahkan jumlah perbelanjaan mingguan ke dalam borang Rekod Perbelanjaan Mingguan dan seterusnya dalam borang Rekod Perbelanjaan Bulanan.

Rekod Perbelanjaan Bulanan hendaklah ditunjukkan kepada Pentadbir Sekolah sebelum 10hb kalendar pada setiap bulan berikutnya

5.10.2. MERANCANGAN BELANJAWAN

i.

Menyediakan draf perbelanjaan menu harian, mingguan dan bulanan berpandukan Cadangan Menu Harian oleh Bahagian Pembangunan Kesihatan Keluarga Kementerian Kesihatan.

5.11. BEKALAN DAN PEMBELIAN

Mengurus proses pembelian Mengurus pesanan bahan masakan (basah dan kering) Mengenalpasti kuantiti dan kualiti pesanan Aspek-Aspek Penting Dalam Perolehan:
1. Perancangan 2. Kedudukan kewangan 3. Tatacara perolehan / pembelian

ASPEK-ASPEK PENTING DALAM PROSES PEROLEHAN

5.11.3. KENALPASTI KUANTIITI DAN KUALITI

Perancangan

1. 2. 3. 4. 5.

Merancang perolehan dengan baik dengan mengambil kira jumlah peruntukan yang akan diperolehi akan dapat mengelakkan pembaziran. Sebelum membeli, guru perlu memastikan:-

Peruntukan mencukupi Kuantiti dibeli mesti berdasarkan keperluan. Pembelian bermanafaat Keputusan mesyuarat Mendapat kelulusan Ketua PTJ bagi pembelian me-lebihi had

(rujuk JPNP01/05/161 Jld 1 (9) bth: 27 Feb 2004 Pindaan Pindaan Pertama Kepada Pek. Kewangan Bil. 5 Tahun 2002)

PENGURUSAN KEWANGAN
PROSES PEROLEHAN PERMINTAAN
Mengenalpasti keperluan dan mengajukan Nota Minta

Sebut harga / Quotations

Meminta sebutharga Membuat pesanan dengan borang Pesanan Tempatan (LO) Menerima barangan beserta dengan bil / invois dan borang LO salinan pertama yang telah diperakui mutu oleh pembekal Menyemak barangan bagi mengesahkan kuantiti dan kualiti seperti dalam pesanan

Pesanan

Tatacara Pengurusan Kewangan dan Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah(TPKPKWS) MS 96

PENGURUSAN KEWANGAN
Pesanan Tempatan
AP 176(b) dan bab 6 para 6.4.1 Buku Garispanduan Perakaunan dan Kewangan Sekolah

Borang Pesanan Tempatan (Am75) hendaklah digunakan semasa membuat pembelian. Pengarah / Pengetua / Guru Besar sahaja boleh menanda-tangani borang Pesanan Tempatan

Pembekal dikehendaki menandatangani perakuan / jaminan mutu barangan /perkhidmatan (salinan pertama) dan mengembalikan ke sekolah bersama-sama barangan atau selepas selesai perkhidmatan berserta dengan invois

Sekolah menyelenggarakan satu Daftar Stok Buku Pesanan Tempatan

5.12. PERAKAUNAN PRASEKOLAH

Menguruskan perakaunan prasekolah
1.

Menerima kutipan / bayaran / sumbangan dan mengeluarkan resit.

TPKPKWS MS 72

5.13. PENGURUSAN STOK

PROSEDUR PELAKSANAAN

Menjadi Ahli Jawatankuasa Penyelarasan Stok Menyemak Sijil Akuan Penerimaan dan menerima barang-barang

Merekod barang-barang yang diterima dalam Buku Stok dan ..

PENGURUSAN STOK
PROSEDUR PELAKSANAAN

Membuat pemeriksaan stok.

Pemeriksaan stok hendaklah dibuat oleh pegawai yang dilantik dari semasa ke semasa untuk menentukan bilangan adalah sama seperti dalam Daftar Stok mengikut kategori barangan.
Barangan yang dikenalpasti rosak boleh dibuat permohonan hapuskira.

Kategori 1
Setiap 2 tahun

Baranga n tidak menarik Barangan menarik

pakaian, kelengkapan dapur, perabut dsb.

Kategori 2
Sekali setahun

Kategori 3
2 kali setahun

Barangan SANGAT menarik

komputer, laptop, radio, kamera, dsbnya

PENGURUSAN STOK
DAFTAR STOK

Penerimaan Barang-Barang
Pengarah/Pegawai-Pegawai yang dilantik

memastikan salinan asal Pesanan Tempatan (LO) dikembalikan oleh pembekal bersama-sama invois
Memastikan barang-barang yang dibekalkan atau perkhidmatan yang diberi adalah betul seperti dalam borang pesanan. Memastikan perakuan penerimaan barangan/perkhidmatan dicatat dalam LO salinan asal.

Penerimaan Barang-Barang

5.14 DAFTAR STOK

Barang-barang yang diterima dicatat dalam:
-

Daftar Harta Modal (Kew 312)

Harta Modal; Harta Modal ialah barang-barang tak luak yang bernilai RM500 dan ke atas pada masa perolehan tetapi tidak termasuk perabot, permaidani, langsir dan seumpamanya yang diperolehi tanpa mengira kos. Kad Daftar Harta Modal(Kew 312) digunakan untuk merekod semua jenis harta modal yang diperolehi. Mengandungi 2 bahagian:
TPKPKWS MS 158

1.

Bhg. A - Untuk rekodkan semua maklumat berhubung pembelian / perolehan, penempatan, pemeriksaan dan pelupusan.

2.

Bhg. B Untuk merekod maklumat-maklumat penyenggaraan seperti pembaikan dan penukaran alat-ganti.

Penerimaan Barang-Barang
DAFTAR STOK

PENGURUSAN STOK

Barang-barang yang diterima dicatat dalam: - Daftar Inventori (Kew 313) Barang Tak luak bernilai kurang RM500

TPKPKWS MS 164

Daftar Inventori (Kew 313); Inventori ialah barang-barang tak luak yang bernilai kurang dari RM500 pada masa perolehan tetapi walau bagaimana pun barang-barang seperti perabot, permaidani, langsir dan pinggan mangkuk adalah termasuk inventori tanpa mengira kos.

PENGURUSAN STOK
DAFTAR STOK

Barang-barang (bekalan pejabat) yang diterima dicatat dalam: - Daftar Stok Bekalan Pejabat (Kew 314)

Daftar Stok Bekalan Pejabat (Kew 314); Semua barang-barang luak, termasuk alatulis serta kelengkapan pejabat, walau bagaimana pun barang-barang seperti perabot, permaidani, langsir dan pinggan mangkuk adalah termasuk inventori tanpa mengira kos.

Penerimaan Barang-Barang
DAFTAR STOK

PENGURUSAN STOK

Barang-barang (Harta Modal) yang dikeluarkan dari stok atau dimasukkan semula ke dalam stok kerana dipinjam atau dipulangkan semula dicatat dalam:
Daftar

Pergerakan Harta Modal dan Inventori (Kew 315)

PENGURUSAN STOK
Penyimpanan Barang-Barang

Barang-barang yang baru diterima disimpan dengan teratur dan selamat di dalam stor. Barang-barang yang telah rosak diasingkan.

Pengeluaran Stok

Merekodkan setiap pengeluaran barangbarang (Stok Bekalan Pejabat) daripada stok dalam Daftar Stok (Kew 314) dan di tt oleh penerima. Barang yang dikeluarkan dari stok tetapi tidak digunakan mestilah dikembalikan dan dicatatkan semula ke dalam Daftar Stok

PENGURUSAN STOK
Pergerakan Harta Modal

Merekodkan setiap pergerakan barang-barang (Harta Modal) daripada stok dalam Daftar Pergerakan Harta Modal (Kew315) dan di tt oleh penerima. Barang yang dimasukkan semula ke stok setelah dipulangkan oleh peminjam hendaklah dicatatkan semula ke dalam Daftar Stok dan di t.t. oleh GB atau pegawai yang diberi kuasa.

RAMLI BIN SARIP

21/04/06

13/08/06

Ramli

Sidek

21/04/06

5.15. HAPUS KIRA

Membatal atau mengeluarkan daripada rekod kewangan sekolah mengenai wang atau barang awam yang disahkan hilang / tidak dapat dikesan / tiada dalam simpanan sekolah. Akaun Belum Terima (ABT) juga boleh dikeluarkan daripada akaun sekolah jika disahkan tidak dapat dipungut.
Jenis-jenis Kehilangan: Kehilangan wang awam Kehilangan barang awam (Harta Modal dll) Akaun Belum Terima amaun yang sepatutnya dikutip tetapi tidak dapat dikutip.

5.16 PELUPUSAN
Proses mengeluarkan daripada simpanan dan rekod sekolah sesuatu aset / barang / barang-barang sekolah yang secara fizikalnya masih ada dalam simpanan tetapi tidak boleh digunakan disebabkan rosak / pecah / usang / tidak ekonomik dibaiki / melebihi keperluan (berlebihan) dan sebagainya.

Pelupusan aset alih / barang awam perlu dilakukan secara berterusan bagi menjimatkan ruang stor dan mengemaskini rekod perakaunan aset.

Kriteria pulangan hasil sentiasa diberi perhatian dengan cara pelupusan yang sesuai dan paling menguntungkan kerajaan.

KAEDAH PELUPUSAN ASET ALIH / BARANG AWAM

Pelupusan aset alih/barang awam termasuk buku teks (SPBT) dengan dua kaedah: 1. Pelupusan Tanpa Lembaga Pemeriksa 2. Pelupusan Melalui Lembaga Pemeriksa

Pelupusan Peralatan Komputer Melupuskan semua perkakasan atau komponen fizikal dan, atau semua perisian / program dalam sistem.
KRITERIA
1.
2. 3. 4.
SPP BIL.7/1995

Kecekapan / keupayaan komputer menjadi semakin rendah kerana beban kerja yang tinggi.
Kos penyelenggaraan / pengoperasian tinggi berbanding prestasi peralatan. Kerap berlaku ralat (error) Tiada lagi khidmat sokongan daripada pembekal.

5.

Sukar memperolehi alat ganti / kos alat ganti tinggi

PROSES PELUPUSAN
1. 2. 3. Menggunakan tatacara pelupusan melalui lembaga pemeriksa. Menyedia dan menghantar Kertas Cadangan Untuk Pelupusan Peralatan Komputer bersama-sama dengan Borang KEW.300-V Lihat panduan dalam buku TPKPKWS ms.247. Kelulusan diberikan oleh Ketua PTJ berasaskan ulasan / cadangan Jawatankuasa Melupus Peralatan Komputer.

PROSES PELUPUSAN

1. Lengkapkan Jadual Tempoh Simpan Dokumen Untuk Simpan Dokumen Kewangan dengan senarai dokumen yang hendak dilupuskan.

TPKPKWS MS 250

2. Mengemukakan permohonan untuk mendapatkan pengesahan daripada Ketua Audit Negara, Ketua Pengarah Arkib Negara dan Ibu Pejabat Badan Pencegah Rasuah bahawa dokumen tersebut tiada halangan untuk dilupuskan. Permohonan disalinkan kepada Ketua PTJ.

3. Mengemukakan permohonan untuk mendapatkan kelulusan daripada Jabatan Akauntan Negara Malaysia (JANM) melalui Ketua PTJ dengan menyertakan surat pengesahan dan perakuan bersama dengan Jadual Tempoh Simpanan Untuk Dokumen Kewangan.

CARA-CARA PELUPUSAN Dalam urusan pelupusan aset, kriteria pulangan hasil hendaklah sentiasa diberi keutamaan. Cara pelupusan yang sesuai dan paling menguntungkan kerajaan hendaklah dilaksanakan. Lembaga Pemeriksa atau Pengurus Sekolah boleh mengesyorkan cara-cara pelupusan seperti berikut:
SPP.BIL 2/1997 dan PPTPS para 222

1.

Jualan Secara Lelong

i.

Kaedah ini diutamakan dalam pelupusan aset kerajaan. Barang-barang yang ada elemen besi dijual sebagai besi buruk kepada syarikat berdaftar yang berdekatan.
Hasil jualan dikreditkan ke Akaun Hasil Persekutuan jika barang tersebut dibeli dari peruntukan persekutuan. Jika pembeliannya menggunakan Akaun SUWA, hasil jualan hendaklah dikreditkan ke Akaun SUWA di bawah butiran Pelbagai.

ii.

2.

Pemusnahan i. Tindakan pemusnahan seperti dibuang, bakar dan tanam hendaklah mendapat kebenaran Pihak Berkuasa Tempatan jika kuantitinya banyak dn mestilah disaksikan oleh Pegawai Pemeriksa. Sekiranya syor pelupusan secara dimusnahkan, sila nyatakan sama ada dibuang, diketuk dan ditanam atau dibakar dan sebagainya.

ii.

iii. Pelupusan buku teks Agama Islam hendaklah diasingkan dan dilupuskan secara dibakar. Tidak boleh diserahkan kepada Jabatan Percetakan atau kontraktor untuk kitar semula. iv. Dokumen kewangan hendaklah dirincih (dihancurkan) terlebih dahulu sebelum dilupuskan.

3.

Hadiah i. Pelupusan secara hadiah boleh dilaksanakan diantara jabatan kerajaan dan mana-mana organisasi, agensi, pertubuhan sukarela dan badan-badan yang diiktiraf oleh kerajaan. Semua pelupusan secara hadiah dirujuk terlebih dahulu untuk kelulusan Perbendaharaan dengan mengemukakan cadangan pelupusan secara hadiah dan menyertakan dokumen sokongan seperti permohonan daripada agensi yang memohon. Kelulusan mesti diperolehi daripada Perbendaharaan dengan mengemukakan permohonan melalui Ketua PTJ dan Bahagian Kewangan, KPM sebelum dilupuskan cara hadiah.

ii.

4. Pindahan i. Pelupusan secara pindahan antara jabatan-jabatan Persekutuan perlu dimaklumkan kepada Perbendaharaan. Pindahan kepada agensi-agensi kerajaan negeri perlu ada kelulusan Perbendaharaan. Pindahan hendaklah ada permohonan bertulis daripada jabatan berkenaan.

ii.

iii. Semasa pindahan, semua rekod aset/barang hendaklah diserahkan kepada jabatan penerima.

TINDAKAN SELEPAS KELULUSAN DIPEROLEHI

1. Bagi permohonan yang telah diluluskan oleh Ketua PTJ, Pengurus Sekolah hendaklah mengemukakan satu salinan dokumen-dokumen berikut ke Bahagian Kewangan, KPM:
i. ii. Borang KEW.300-V yang telah diluluskan; Sijil Saksi;

iii. Sijil Pelupusan Barang-Barang (KEW.300-X) dan iv. Resit Jualan (jika berkenaan)

2. Salinan borang pelupusan yang diluluskan oleh Pegawai Pengawal (Ketua Setiausaha) atau Pegawai Yang Menerima Penurunan Kuasa (Pengarah JPN) tidak perlu dihantar ke Perbendaharaan.

3. Tempoh Pelupusan Pengurus Sekolah hendaklah melaporkan kepada Ketua PTJ dan Bahagian Kewangan, KPM jika pelupusan tidak dapat dilaksanakan dalam tempoh tiga (3) bulan selepas kelulusan diberikan.

PPTPS para 225