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Como fazer um plano de operações

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plano de operações como dsenvolver
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Como fazer um plano de operações
Índice
Introdução
Voltar ao topoTanto para uma empresa fabricante de produtos como para uma fornecedora de serviços, é necessário efectuar um plano de operações. Não é suficiente saber qual oproduto ou serviço finais que se pretende propor aos clientes, é também preciso haver, na empresa, uma série de procedimentos definidos. Evita-se, desta forma, umasérie de descoordenações e mesmo de incoerências no funcionamento da empresa, e evita-se, por essa razão, uma série de custos desnecessários
Ponto 1- Saber o que deveconter
Voltar ao topoUm plano de operações é um documento que deve descrever com bastante pormenor todas as tarefas necessárias à fabricação de um produto ou à prestação de umserviço. E isto desde o início até ao fim, tipicamente desde a recepção dos diversos materiais até à armazenagem do produto, se estivermos a falar de produção de umbem físico. Graças a esta listagem será possível prever, por um lado o tempo que vai demorar a realizar a operação e, por outro, quantas pessoas serão necessáriaspara efectuar a tarefa. A lista dos elementos essenciais que devem constar para cada tarefa são:
A descrição
O tempo necessário
Os recursos humanos necessários
Todos os materiais que serão incorporados
O equipamento que é preciso para as várias fases do processo
Como devem ser quantificados os resultados
Como deve ser feito o controlo
Ponto 2- Saber quais asquestões fundamentais
Voltar aotopoMas um plano de operações não se deve limitar a uma descrição. Deve ir mais longe e analisar cinco questões fundamentais:
Quais as várias tarefas do processo: são essenciais ou importantes? Podem ser eliminadas ou simplificadas?
Como é executada cada tarefa: os equipamentos, processos e métodos são os mais eficazes? Existe margem para alterar a forma como é realizada a tarefa, demodo a reduzir custos?
Quem executa as tarefas? Devem ser pessoas especializadas ou não? Podem elas também fazer outras tarefas simultaneamente?
Quando é feita cada tarefa: Existem tempos de espera desnecessários? Quanto tempo leva a executar cada tarefa? Existe coordenação no tempo entre as váriasfases do processo?
Onde é realizada cada tarefa? Os equipamentos estão no melhor sítio? Perde-se tempo na deslocação de materiais e pessoas? O
lay-out 
é o melhor possível?
 
Ponto 3- Calcular o ciclo deprodução
Voltar aotopoO tempo que demora a executar cada fase da operação é uma variável extremamente importante e é frequentemente um elemento que pode ser melhorado de forma areduzir substancialmente os custos de produção. O ciclo de produção indica o total do tempo necessário - normalmente medido em número de dias - para completar afabricação de um produto ou a prestação de um serviço desde o momento zero, ou seja desde que se encomendam as matérias-primas necessárias. A ideia é avaliarquanto tempo demora cada uma das fases e qual a ordem pela qual elas devem ser feitas. Este cálculo, baseado na separação das várias tarefas, permite tambémplanear, podendo começar uma tarefa posterior antes de uma anterior, se a primeira demorar mais tempo.Uma análise dos tempos improdutivos é essencial para melhorar a produtividade da empresa.Este documento é essencial para uma efectiva gestão de
stocks
, tanto de matérias-primas como de produtos acabados. Quanto mais
stocks
, menos capacidadeinstalada deverá ter a empresa. Mas isto também depende do prazo de entrega que se dá aos clientes. Se este for muito elevado e o tempo de fabricação curto, anecessidade de armazenamento é mínima. No limite, a técnica do
 just-in-time
permite zero
stocks
mas obriga a uma coordenação perfeita entre a empresa e os seusfornecedores.Obviamente que este problema não se coloca para uma empresa prestadora de serviços. No entanto o estudo da duração de cada tarefa é igualmente essencial.
Ponto 4- Identificar os custosmais importantes
Voltar aotopoPara construir um plano de operações com rigor é necessária uma série de informações, tais como qual o volume das encomendas de clientes em carteira e qual aprevisão das vendas de forma a ter
stock 
para as satisfazer.Além disso, um plano de operações é um documento essencial para conseguir diminuir os custos de fabricação ou de produção. Para isso, é útil efectuar adecomposição de custos como, por exemplo, a seguinte:
Custos devidos ao aumento do ritmo da produção:
o
Custos do pagamento das horas extraordinárias ou dos turnos de produção adicionais.
o
Custos de subcontratação de mão-de-obra adicional.
Custos decorrentes da alteração do número de trabalhadores:
o
Custos do reforço do número de trabalhadores (custos administrativos, salários e encargos sociais).
o
Custos das indemnizações a pagar se houver redução do número de trabalhadores.
Custos ligados à alteração do volume de
stocks
 
o
Diminuição: custos de ruptura e de diminuição da qualidade de serviço ao cliente
o
Aumento: Custos de armazenagem, aumento da probabilidade de obsolescência e deterioração e custo de oportunidade.
Custos de subcontratação da produção.
Ponto 5- Implementar os meiosde produção
Voltar aotopoÉ impossível identificar teoricamente de forma definitiva qual a melhor implementação dos equipamentos e das pessoas de modo a maximizar a produção, para quehaja um mínimo de tempos improdutivos. E isto porque todas as empresas são diferentes e trabalham em instalações diferentes. Frequentemente, as instalaçõesestavam adaptadas a um outro volume de produção e também com equipamentos diferentes. À medida que a empresa cresce altera-se o número de unidadesproduzidas além das máquinas à disposição. Mas as instalações mantêm-se. Por isso, o custo derivado da inadequação do local à produção aumenta. O que éimportante é entender que há sempre melhorias a efectuar, que podem valer várias centenas de contos em poupanças. Por vezes, a simples alteração do local ondeestá situado um equipamento ou o armazém de peças, pode ser o suficiente para melhorar substancialmente a produtividade.Assim, para melhorar a implementação, é necessário:
Fazer um levantamento exaustivo de todas as tarefas e subtarefas mesmo as mais pequenas, com os respectivos durações
Fazer um mapa das deslocações no interior da zona de produção
Envolver todos os que trabalham directamente para incluir as suas opiniões

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