Business Process Prosedur Surat Keluar Sekretaris Universitas

Actual Process & Improvement

Prosedur surat keluar ialah pedoman bagi sekretariat unit kerja Universitas Indonesia dalam mengirim dan menata surat keluar dari dan ke unit kerja masingmasing. Surat-surat tersebut antara lain surat dinas, surat keputusan, nota dinas, memo, surat pengantar dan lainnya. Pada pelaksanaanya, prosedur mengikuti bagan proses yang telah disediakan. Bagan tersebut pada tugas kali ini akan dianalisa serta dievaluasi, untuk memungkinkan peluang peningkatan performa kesekretariatan melalui optimalisasi prosedur surat keluar sekretariat ini. Tabel berikut merupakan tabel komparasi prosedur saat ini dan prosedur perbaikan yang diajukan. Perbaikan meliputi penyesuaian bagan proses dengan prosedur tertulis pada POB dan eliminasi tahap yang tidak efektif pada rangkaian prosedur.

N O 1 2

Proses Saat Ini Mulai Membuat/menjawab surat Registrasi surat Lengkap/tidak? Scan surat

Peningkatan Proses yang Diajukan Mulai Membuat/menjawab surat Registrasi surat Lengkap/tidak? Scan surat Pelabelan surat Pengiriman surat Ekspedisi/tidak? Ya Pencatatan Tidak Dengan email? Ya Unggah

3 4 5 6 7 Pengiriman surat 8 Ekspedisi/tidak? 9 Ya 10 Dropbox 11 Buku Pengantar 12 Arsip 13 Tidak 14 Dengan email? 15 Ya 16 Email/DNS 17 Entri ke sistem 18 Unggah 19 Tidak 20 Fax

Tidak Kirim via fax

21 22 23

Dropbox Unggah Selesai

Simpan bukti pengiriman dan copy surat Selesai

Pada tabel di atas terlihat bahwa perbaikan proses meliputi satu kali penguraian langkah (5 dan 6) dan tiga kali penyingkatan prosedur (10-11-12, 16-17-18, 21-22) yang berbasis pada prosedur tertulis pada POB. Perbaikan tersebut, selain akan mempermudah operator dalam memahami tahap demi tahap prosedur surat keluar, juga terbukti mempersingkat waktu keseluruhan proses seperti dijelaskan pada grafik berikut :

Waktu proses rata-rata pada Improvement terbukti lebih kecil (8 menit, 55 detik) dibandingkan waktu proses rata-rata untuk Proses Saat Ini (11 menit 48 detik). Maka, perbaikan prosedur Surat Keluar Sekretaris Universitas Indonesia terbukti lebih efektif dibandingkan proses yang dilaksanakan saat ini.