1

PERSIDANGAN
A. SIDANG Sidang adalah pertemuan dua orang atau lebih yang memiliki kepentingan yang sama untuk mengkaji persoalan tertentu melalui suatu mekanisme yang teratur dan terarah. Sidang dilakukan Untuk 1. Membahas masalah 2. Mengurai isi masalah 3. Menyatukan pendapat 4. Memperoleh kesepakatan, dan; 5. Mengambil keputusan Persidangan adalah pertemuan formal organisasi guna membahas masalh tertentu dalam upaya untuk menghasilkan keputusan yang dijadikan sebagai sebuah ketetapan. Keputusan dari persidangan ini akan mengikat kepada seluruh elemen organisasi selama belum diadakan perubahan atas ketetapan tersebut. Ketetapan ini sifatnya final sehingga berlaku bagi yang setuju ataupun yang tidak, hadir ataupun tidak hadir ketika persidangan berlangsung. 1. Jenis Sidang Jenis sidang adalah karakteristik sidang. Jenis sidang berdasarkan kebutuhan dan dipengaruhi oleh lingkungan itu sendiri. Jenis sidang terbagi atas 2, yakni jenis sidang formal dan non-formal ; a. Sidang Formal Sidang formal adalah sidang yang dilaksanakan dengan memenuhi kriteria sebagai berikut : 1. Memiliki wadah (Contohnya: Kantor, organisasi atau lembaga) 2. Memiliki pemimpin sidang (Presidium) dan anggota sidang (peserta) 3. Memiliki tempat sidang 4. Memiliki agenda sidang 5. Memiliki perangkat sidang : (Contohnya: Palu sidang, kelengkapan kesekretariatan dan draft pembahasan) ; dan 6. Menggunakan metode persidangan (Tata cara resmi) b. Sidang Non-Formal Sedangkan dalam sidang non-formal, tidak harus memenuhi criteria pada sidang formal (di atas). Sidang ini menggunakan nilai kewajaran dan tidak terikat dari mekanisme yang ada. Contoh : Curhat, diskusi, pertemuan biasa dan lain - lain. ( Cat : Dalam pembahasan Metode persidangan, yang kita bahas adalah SIDANG FORMAL ) 2. Macam-Macam Sidang Pada dasarnya sidang bermacam-macam, contoh di sebuah organisasi seperti (OSIS, PMR dll) macam-macam sidang seperti : a. Sidang pembuka Sidang ini dibuka oleh pelaksana acara seperti panitia atau Sterring Comittee, biasanya membahas tata tertib pemilihan dan pengangkatan PRESIDIUM SIDANG.

Disajikan Dalam LDK SMKN 2 Mamuju Utara

OSIS Periode 2012/2013

@herianto

b. Sidang Pleno Biasa disebut sidang besar yang diikuti oleh seluruh peserta sidang tanpa kecuali. Sidang pleno dilakukan untuk membahas isi dari agenda sidang yang telah dirumuskan. Contoh :

Pleno I (Pemilihan presidium sidang) Pleno II (Pembahasan Agenda sidang) Pleno III (Pembahasan Tata Tertib Persidangan) Pleno IV (Laporan pertanggung-jawaban Badan pengurus HIPMA-MATRA periode) Pleno V (Laporan Kerja Dewan Anggota HIPMA - MATRA periode..) Pleno VI (Penetapan anggota komisi) Dll

c. Sidang Komisi Sidang ini dibentuk untuk mempertajam pembahasan, yang tidak mungkin tercapai dalam sebuah sidang yang besar dan dengan tingkat pengetahuan peserta yang beragam. Selesainya dibahas maka setiap komisi akan memaparkan hasil keputusan dari setiap komisi dan dirangkumkan untuk melengkapi arsip pleno yang telah ada.

B. METODE PERSIDANGAN Metode berarti cara. Sedangkan persidangan diartikan sebagai suatu forum yang menyelesaikan atau memecahkan suatu masalah. Jadi pengertian dari metode persidangan itu sendiri adalah cara menyelesaikan suatu masalah dalam suatu forum berdasarkan hal / agenda yang telah dijadwalkan / dirumuskan sebelumnya. Dalam membahas metode persidangan, kita tidak hanya membicarakan tentang bentuk persidangan / model forum, namun juga kita harus mengetahui macammacam persidangan. Dalam kehidupan sehari penyelesaian masalah merupakan miniature dari pelaksanaan sidang. Meski tak formal dan tak teratur, para peniliti percaya penyelesaian masalah menggunakan ide seseorang (jenis cara penyelesaian) jauh lebih efektif dari segi waktu (cepat) dan sugestifitas (kenyamanan).

C. HAL - HAL YANG PERLU DIPERHATIKAN DALAM PERSIDANGAN 1. Tempat / Ruangan 2. Waktu 3. Agenda Acara / Pembahasan 4. Peserta 5. Tata Tertib 6. Perlengkapan dan Peralatan 7. Pimpinan Sidang 8. Keputusan / Kesimpulan Sidang

D. SUBJEK SIDANG Subjek sidang adalah semua pelaku yang berperan aktif dalam pelaksanaan Acara persidangan, yakni :
Disajikan Dalam LDK SMKN 2 Mamuju Utara

OSIS Periode 2012/2013

@herianto

Penanggung jawab Acara persidangan Pelaku sidang

E. LATAR BELAKANG Perlu diketahui bahwa persidangan merupakan sebuah kegiatan. Guna merencanakan, membentuk, dan melaksanakan kegiatan ini maka diperlukan tim atau pengggerak penggagas pelaksanaan acara. Dalam dunia organisasi pembentukan tim kerja sangatlah penting dalam mewujudkan tujuan diatas. Olehnya itu dibentuklah sebuah tim penggaggas sekaligus penanggung jawab kegiatan dalam menyukseskan acara yang dimaksud. 1. Kepanitiaan Kepanitiaan adalah salah satu dari sekian jenis tim pelaksana yang dibentuk guna menjalankan visi dan misi sebuah perecanaan gerakan (kegiatan dan non kegiatan). Kepanitaan adalah sebuah struktur (tim) yang dibentuk berfungsi mengarahkan/ melaksanakan/dan mengevaluasi sebuah program kerja berdasarkan aturan dan mekanisme yang telah diatur dan direncanakan. Dalam Kepanitian terbagi atas 2 wilayah komando :

Steerring comitte (Panitia pengarah), dan; Organizing committee (Panitia pelaksana)

a. Steerring comitte (SC) / (Panitia pengarah), Berfungsi mengarahkan organizing comitte (Panitia pelaksana) dalam menjalankan program kerja yang telah diatur. SC Berhak memVETO (tegur) dan bertanggung jawab atas pelaksanaan kerja organizing comitte (Panitia pelaksana). Kepemipinan SC di komandoi oleh seorang kordinator dalam timnya. Tugas umumnya : 1. Senantiasa mengarahkan panitia mengawal jalannya persidangan 2. Membuka persidangan dengan resmi 3. Memimpin sidang pembuka 4. Membahas pemilihan presidium sidang 5. Menyiapkan draft pembahasan sidang 6. Mengumpulkan hasil ketetapan persidangan guna pengarsipan (Prosiding) 7. Menerima ketetapan sidang (Arsip ke-II) dan Menutup persidangan dengan resmi b. Organizing committee (OC) / (Panitia pelaksana), Berfungsi sebagai tim pelaksana kerja. OC juga berhak mengatur dan membahas (rapat) strategi penyelesaian dalam melaksanakan program kerja. Kepatuhan akan fungsi kontrol pengawasan dari SC ke OC adalah Mutlak dan hirarki. Kepemimpinan OC dipegang oleh seorang Ketua dan dibantu oleh pembantu utama (Sekretris dan Bendahara) dalam pengelolaan materi dan perangkat kepanitiaan. F. PELAKU SIDANG Pelaku sidang adalah subjek/pelaksana dari kegiatan sidang. Diantara fungsi dan kewajibannya. Pelaku sidang adalah elemen penting dalam pelaksanaan persidangan. Pelaku sidang Terdiri atas 2 subjek :
Disajikan Dalam LDK SMKN 2 Mamuju Utara OSIS Periode 2012/2013

@herianto

1. Presidium Sidang Presidium sidang adalah orang yang memimpin acara persidangan (Pleno). Para presidium sidang ditunjuk secara mufakat oleh anggota sidang di rapat pembuka dengan jumlah ganjil (Aturan Presidium) yang disahkan oleh pimpinan sidang sementara (Sterring committee), presidium sidang bertugas untuk memimpin dan mengatur jalannya persdidangan serta berkuasa untuk memimpin dan menjalankan tata tertib persidangan. Seorang presidium sidang sebaiknya memiliki sifat leadeship, bijaksana, bertanggung jawab, memiliki pengetahuan yang cukup luas tentang persidangan, peka dalam situasi dan cepat mengambil inisiatif dalam situasi kritis, serta mampu mengontrol emosi sehingga tidak terpengaruh kondisi persidangan. Komposisi presidium sidang terdiri atas :

Pimpinan sidang (Ketua) Sekretaris Anggota

a. Pimpinan sidang (ketua), Adalah anggota perisidium yang bertugas memimpin jalannya sidang, menampung serta mempertimbangkan pendapat peserta sidang, dan memutuskan keputusan sidang. Kriteria seorang pimpinan sidang :

Tegas Cerdas Bijaksana Berwawasan luas

b. Sekretaris pimpinan sidang, Adalah pembantu utama pimpinan sidang dalam hal kerja administrasi (mencatat, mengolah, dan melaporkan) hasil dalam pembahasan persidangan kepada pimpinan sidang guna membantu menentukan keputusan sidang. Kerja-kerja utama seorang sekretaris :

Menyiapkan segala sesuatu yang dibutuhkan pimpinan sidang (ketua) contoh: Alat tulis, kertas, Palu,

Menyiapkan lembar agenda sidang Menyiapkan lembar absen peserta sidang Menyiapkan lembar konsideran sidang Mencatat hal-hal yang penting pada alur pembahasan sidang Mencatat pertanyaan, saran, dan pendapat peserta sidang yang telah diterima dan disetujui oleh pimpinan sidang ketua

Kriteria sekretaris :

Cerdas Teliti Menguasai ilmu administrasi dasar

c. Anggota Pimpinan sidang, adalah pembantu kedua pimpinan utama (Ketua dan sekretaris) dalam hal memberikan sumbangsih pemikiran (nasehat dan masukan) dalam memutuskan hasil sidang maupun siap menjadi pengganti dalam memimpin jalannya persidangan.
Disajikan Dalam LDK SMKN 2 Mamuju Utara

OSIS Periode 2012/2013

@herianto

2. Anggota Sidang Anggota sidang adalah peserta sidang. Peserta sidang berhak mengikuti persidangan dengan ketentuan sebagai berikut :

Anggota sidang adalah peserta undangan yang mengikuti proses persidangan Anggota sidang adalah orang yang diundang oleh Kepanitiaan/wadah (Pelaksana kegiatan)

Anggota sidang terbagi atas 2 (dua) : Anggota sidang tetap, adalah peserta sidang undangan yang masih terdaftar sebagai anggota resmi pelaksana sidang misalnya : terdaftar sebagai anggota aktif di database organisasi. anggota sidang / peserta sidang memiliki hak bicara, hak suara, hak memilih dan hak dipilih. Sedangkan kewajibannya adalah menaati tata tertib dan menjaga ketenangan / harmonisasi persidangan. Anggota sidang peninjau, Adalah peserta undangan sidang yang bukan dari ruang lingkup resmi pelaksana contoh: Sesepuh, Alumni, dan tamu organisas maupun tamu dari organsasi lain. Anggota jenis ini memiliki hak untuk berbicara dan memilki kewajiban menaati tata tertib dan menjaga ketenangan / harmonisasi persidangan. Peserta sidang juga memiliki peranan sebagai berikut : Menyajikan informasi berdasarkan pengetahuan dan pengalamannya. Menyampaikan pemikiran secara lengkap dan jelas. Menyampaikan bukti-bukti yang mendukung Menanggapi pertanyaan atau pernyataan yang dilontarkan

G. PERANGKAT SIDANG Perangkat sidang ada 2 (dua) jenis yakni : 1. Materi sidang Materi sidang adalah bahan-bahan persidangan. Segala sesuatu yang digunakan guna untuk menjalankan persidangan. Materi persidangan antara lain sebagai berikut:

Draft sidang (pembahasan) Konsideran (Surat ketetapan)

2. Alat sidang Adalah komponen pelengkap dalam pelaksanaan sidang guna menunjang jalannya pelaksanaan persidangan. Macam-macam alat sidang : Palu sidang, Merupakan alat pengambilan keputusan. Ini pula merupakan alat yg paling urgen dan harus selalu diperhatikan keberadaannya. Palu sidang alangkah baiknya terbuat dari material rendah bahan berat dan murah. Tujuannya agar memudahkan pengguna dalam mengunakannya (Ringan, misalnya: kayu) dan mudah didapat (dijangkau pembelian dan pembuatannya).

Disajikan Dalam LDK SMKN 2 Mamuju Utara

OSIS Periode 2012/2013

@herianto

Pengeras suara, tak begitu urgen, namun bila pelaksanaannya menggunakan wadah (tempat yang besar dan luas) dan terdapat kelemahan fisiologis (pita suara) pada pelaksana persidangan, maka alat ini direkomendasikan harus ada.

G. BENTUK SIDANG Bentuk Sidang adalah model dan pola bentuk alur persidangan. Setiap bentuknya mempunyai makna tersendiri dalam perjalanan sidang. Adapun bentuk dan modelnya adalah sebagai berikut : 1. Bentuk U, Merupakan bentukan persidangan yang paling efektif karena semua peserta sidang bisa benar-benar terfokus perhatiannya. Hal ini merupakan salah satu kelebihan dari bentuk persidangan ini.

2. Bentuk lingkaran, Bentuk persidangan seperti ini memiliki kelemahan, yaitu tidak dapat debedakan secara tegas antara pemateri, moderator, dan notulen dengan para peserta sidang. Contoh forum yang pernah menggunakan bentul persidangan seperti ini yaitu Konferensi Meja Bundar (KMB). 3. Bentuk berpanjar / kabinet, Kelemahan dari bentuk persidangan seperti ini yaitu peserta yang duduk di belakang kemungkinan besar tidak fokus terhadap forum tersebut. Contohnya yaitu pada acara-acara seminar pada umumnya.

4. Bentuk komisi, Untuk bentuk persidangan seperti ini, memiliki kelemahan pula, yaitu jarak antar komisi yang berdekatan akan menyebabkan kurangnya konsentrasi / bahkan tidak adanya konsentrasi dari pemateri sidang maupun pesertanya.

H. MEKANISME SIDANG 1. Tata Cara dalam persidangan

Persidangan bersifat musyawarah untuk mufakat. Persidangan dipimpin oleh Pimpinan sidang. Peserta sidang berbicara setelah mendapat izin dari Pimpinan sidang. Peserta sidang tidak boleh diganggu selama berbicara. Pimpinan sidang dapat mengenakan ketentuan mengenai lamanya para anggota berbicara.

Disajikan Dalam LDK SMKN 2 Mamuju Utara

OSIS Periode 2012/2013

@herianto

Bilamana pembicaraan melampaui batas waktu yang ditetapkan Pimpinan sidang dapat memperingatkan pembicaraan supaya mengakhiri pembicaraannya dan pembicara harus menaati ketentuan itu.

2. Penggunaan Palu Sidang Penggunaan palu sidang adalah dengan menggunakan ketukan dari palu sidang agar menghasilkan suara dari kode keputusan. Dalam persidangan ketukan palu dikenal sebanyak 4 macam; yakni ketukan palu 1x, 2x 3x, dan beruntun. a. Ketukan 1x Mengalihkan pimpinan sidang, mensahkan keputusan sementara (keputusan poin per poin), menskors dan mencabut skorsing sidang (jangka pendek/waktunya tidak terlalu lama sehingga peserta tidak perlu meninggalkan tempat sidang), Peninjauan kembali dan memberi peringatan kepada peserta untuk tidak gaduh. Contoh kasus : Menerima dan menyerahkan pimpinan sidang Pimpinan I : "Dengan mengucapkan Alhamdulillah pimpinan sidang lama saya serahkan kepimpinan sidang baru" (Tok) Pimpinan II : "Dengan mengucapkan Bismillahirrahmanirrhaim pimpinan yang baru sidang saya terima" (Tok) Mensahkan keputusan sementara

Pimpinan Peserta Pimpinan

: Bagaimana peserta sidang ? sepakat ? : Sepakat..!! : Sah (Tok)

Pencabutan skorsing Contoh : Dengan mengucapkan bismillahirrahmannirrahim skorsing sidang saya cabut.. (Tok)

Peninjauan kembali Contoh : Berdasarkan saran dan pendapat oleh forum sidang akan kekeliruan pada pasal pembahasan sebelumnya maka sidang saya tinjau kembali.. (Tok)

Memberi peringatan kepada peserta untuk tidak gaduh Contoh : Tok...Peserta sidang harap tenang"

b. Ketukan 2x Ketukan 2 kali digunakan untuk Menskorsing/memending sidang, pencabutan pending sidang (jangka lama). Menskorsing sidang Contoh : Dengan mengucapkan Alhamdulillahirbil alamin, sidang saya skorsing selama 15 menit. (Tok tok) Mempending sidang Contoh : Dengan mengucapkan Alhamdulillahirabbil alamin, sidang saya pending hingga pada besok hari atau pada tanggal 10 Mei 2013 pada pukul 21.00 WITA dengan
Disajikan Dalam LDK SMKN 2 Mamuju Utara OSIS Periode 2012/2013

@herianto

pembahasan agenda pleno berikut Laporan kerja Badan pegurus OSIS SMKN 2 MAMUJU UTARA perioder 2012/2013. (Tok tok) Mencabut skorsing sidang Contoh : Dengan mengucapkan bismillahrrahmanirrahim, skorsing sidang saya cabut dan sidang dilanjutkan. (Tok tok) c. Ketukan 3x Mensahkan keputusan akhir sidang, menetapkan keputusan konsideran (ketetapan hasil sidang) membuka dan menutup persidangan (ceremonial) secara resmi dan keseluruhan. Contoh kasus : Mensahkan keputusan akhir sidang Contoh: Dengan ini saya ucapkan sah.. (Tok tok tok..)

Mensahkan Konsideran Contoh: Letawa 10 Mei 2013 pada pukul 24.00 WITA. Pimpinan sidang Kaco, Sekretaris Becce, anggota Kere, anggota Lambang, anggota liwang. Dengan ini saya nyatakan sah. (Tok tok tok..) Dengan mengucapkan Bismillahirrahmanrirahim Musyawarah Anggota OSIS SMKN 2 MAMUJU UTARA pada tanggal 05 s/d 10 Mei 2013 ini dengan resmi dibuka (Tok..tok..tok) Dengan mengucapkan Alhamdulillahirabbil alamin Musyawarah Anggota OSIS SMKN 2 MAMUJU UTARA pada tanggal 05 s/d 10 Mei 2013 ini dengan resmi dibuka (Tok..tok..tok)

d. Ketukan keras berulang dan beruntun Ketukan keras berulang dan berulang-ulang adalah ketukan penegas yang berguna mengendalikan forum atau mengambil alih forum alam keadaan situasional: Menenangkan peserta sidang (forum). Contoh kasus : (Tok tok tok tok tok.....) Forum harap tenang!!! I. MODEL KEPUTUSAN SIDANG 1. Keputusan demokrasi, Proses demokrasi dalam pengambilan keputusan dapat terjadi bila kelompok mayoritas setuju dengan pembahasan. Metode ini sering digunakan karena didasari oleh prinsip-prinsip demokrasi. 2. Keputusan mufakat, keputusan yang diambil secara langsung dan terbuka, dimana seluruh peserta dapat menerimanya scara bulat. J. QUORUM DAN PENGAMBILAN KEPUTUSAN

Persidangan dinyatakan quorum apabila dihadiri oleh sekurang-kurangnya 1/3 n + 1 dari peserta yang terdaftar pada daftar peserta.

Setiap keputusan didasarkan atas musyawarah untuk mufakat, dan jika tidak berhasil diambil melalui sura terbanyak
Disajikan Dalam LDK SMKN 2 Mamuju Utara

OSIS Periode 2012/2013

@herianto

Bila dalam pengambilan keputusan melalui suara terbanyak terjadi suara seimbang maka dilakukan lobying sebelum dilakukan pemungutan suara ulang.

K. INTERUPSI Ialah suatu bentuk selaan atau memotong pembicaraan dalam sidang karena adanya masukan yang perlu doperhatikan untukpelaksanaan sidang tersebut 1. Macam - Macam Interupsi

Interuption of order = untuk meminta penjelasan atau memberikan masukan yang berkaitan dengan jalannya persidangan (jika melencon, minta dikembalikan)

Interuption of information = informasi yang perlu diperhatikan oleh peserta maupun pimpinan sidang

Interuption of clarification = meminta klarifikasi dari pernyataan peserta yang lain Interuption of explanation = menjelaskan pernyataan agar tidak ditanggapi keliru Interuption of personal = jika ada pernyataan yang menyangkut pribadi

2. Pelaksanaan Interupsi

Dilaksanakan dengan mengangkat tangan terlebih dahulu, dan berbicara setelah minta ijin dari presidium sidang

Interupsi di atas interupsi hanya berlaku selama tidak mengganggu persidangan Apabila dalam persidangan, presidium sidang tidak mampu menguasai dan mengendalikan jalannya persidangan, maka SC diberikan wewenang untuk mengambil alih jalannya persidangan, atas permintaan presidium sidang dan atau peserta sidang

L. TATA TERTIB & SANKSI

Tata tertib persidangan merupakan hasil kesepakatan seluruh peserta pada saat persidangan dengan memperhatikan aturan umum organisasi dan nilai-nilai universal (norma)

Peserta yang tidak memenuhi pensyaratan dan kewajiban yang ditentukan dalam tata tertib persidangan akan dikenakan sanksi dengan mempertimbangkan saran dan usulan peserta.

M. ISTILAH ISTILAH DALAM PERSIDANGAN 1. Pending, adalah menunda sidang dalam waktu yang cukup lama 2. Skorsing, adalah menunda sidang (dengan jangka waktu yang cukup pendek) 3. Lobying, merupakan proses diskusi antar peserta sidang diluar pengaturan pimpinan sidang. 4. Voting, merupakan prosesi pengambilan keputusan berdasarkan suara terbanyak setelah jalan musyawarah mengalami kebuntuan. 5. Quorum, merupakan syarat sebelum persidangan dimulai, agar keputusan dapat dianggap sah. 6. Interupsi, Ialah suatu bentuk selaan atau memotong pembicaraan dalam sidang karena adanya masukan yang perlu di perhatikan untuk pelaksanaan sidang tersebut. 7. Prosiding = Hasil ketetapan sidang/Musyawarah yang telah di bukukan (bersifat tertulis) 8. Konsideran = Surat keputusan
Disajikan Dalam LDK SMKN 2 Mamuju Utara

OSIS Periode 2012/2013

@herianto