Professional Documents
Culture Documents
SEMINARSKI RAD IZ PREDMETA UPRAVLJAKI INFORMACIONI SISTEMI Prikaz preduzea GRADITELJ d.o.o. Novi Sad
Profesor: Prof. dr Zoran Savi Asistent: Borislav Todorovi Student: Jelena Pavi Br. indeksa: 2/06-2
SEMINARSKI RAD
1.1. Naziv i sedite preduzea ................................................................. 2 1.3. Definisanje problema ....................................................................... . 3 1.4. Cilj rada ............................................................................................. 3 1.5. Projektni zadatak ......................... .................................................... 3 2. Snimak postojeih tokova informacija ........................................................ 4 2.1. Organizaciona struktura kompanije .............................................. .... 4 2.2. Tokovi informacija ............................................................................. 5 2.3. Analiza postojeeg stanja .................................. ............................... 7 2.4. Procena informatizovanosti firme ...................................................... 9 3. Predlog savremenog reenja toka informacija .......................................... 9 3.1. Predlog reenja .................................................................................. 9 3.2. Obrazloenje reenja ....................................................................... 10 4. Zakljuak .................................................................................................... 18 5. Literatura .................................................................................................... 19
UPRAVLJAKI INFORMACIONI SISTEMI Student Jelena Pavi strana - 2 Br. indeksa 2/06-2
SEMINARSKI RAD
1. UVOD Od samog osnivanja pa do danas proizvodno, trgovinsko, usluna kompanija GRADITELJ d.o.o. Novi Sad razvija u kontinuitetu svoju osnovnu delatnost ovlaenog distributera i servisera graevinske, putarske i komunalne opreme, postrojenja i vozila poznatih svetskih proizvoaa, pozicionirajui se na tritu kod dobavljaa i kupaca kao uspean i pouzdan poslovni partner. 1.1. Naziv i sedite preduzea Proizvodno, trgovinsko, usluna kompanija GRADITELJ d.o.o. Novi Sad osnovana je 1992.godine, od strane dva osnivaa/vlasnika, sada predsednika i potpredsednika kompanije. Sedite kompanije je u Novom Sadu, Bulevar Slobodana Jovanovia 4a. Do danas, kompanija se razvila u grupaciju GRADITELJ-GROUP koju ine: GRADITELJ d.o.o. Novi Sad - Srbija, sa svojim regionalnim centrima u Beogradu, aku i Niu GRADITELJ BL d.o.o. Banja Luka Bosna i Hercegovina, sa kancelarijom u Sarajevu GRADITELJ CG d.o.o. Podgorica - Crna Gora GRADITELJ STROJEVI I VOZILA d.o.o. Zagreb Hrvatska GRADITEL-ADING d.o.o. Skoplje Makedonija 1.2. Delatnost preduzea Delatnosti kompanije GRADITELJ d.o.o. Novi Sad, kao i ostalih lanica grupacije, su prodaja, inenjering, servisiranje i remont graevinskih maina, UPRAVLJAKI INFORMACIONI SISTEMI Student Jelena Pavi strana - 3 Br. indeksa 2/06-2
SEMINARSKI RAD postrojenja, vozila, motora i komponenata, kao i druge usluge vezane za graevinsku mehanizaciju. 1.3. Definisanisanje problema Pored injenice da se kompanija GRADITELJ d.o.o. od svog nastanka veoma uspeno razvija, to dokazuju i znatan porast u broju zaposlenih, stepen strunosti zaposlenih, i razna priznanja i nagrade Privredne Komore i drugih dravnih institucija, kompanija GRADITELJ d.o.o. se u svom radu susree sa problemom efikasne razmene informacija zbog nedovoljno definisane strukture i neadekvatno postavljenog informacionog sistema i informacionih tokova. Kroz vizuru menadmenta, problem efikasne razmene informacija predstavlja ozbiljnu pretnju u daljem poslovanju kompanije jer kao rezultat ima neslaganja u periodinim izvetajima o poslovanju kompanije, trokovima i ostvarenoj dobiti, to je uzrokovano neadekvatnim protokom informacija meu sektorima. Posledica neusaglaenosti analiza i izvetaja se ogleda kako u grekama prilikom planiranja nabavki tako i u problemima prilikom plasiranja i prodaje robe. 1.4. Cilj rada Propisivanje procedura za svaki pojedinani segment poslovanja i osavremenjivanje informacionog sistema usklaenog sa propisanim procedurama bi tano definisalo tokove i vrstu informacija i pratee dokumentacije i time sveo na minimum probleme u daljem poslovanju kompanije. 1.5. Projektni zadatak Budui da je osnovna delatnost kompanije prodaja, projektni zadatak ovog rada je da se pokrije jedan segment prodaje koji zahteva veliku preciznost i
UPRAVLJAKI INFORMACIONI SISTEMI Student Jelena Pavi strana - 4 Br. indeksa 2/06-2
SEMINARSKI RAD dobro organizovan tok informacija i dokumentacije, sve u cilju sigurne prodaje, a to je uestvovanje na tenderima i davanje ponude.
2. SNIMAK POSTOJEIH TOKOVA INFORMACIJA 2.1. Organizaciona struktura kompanije "Graditelj d.o.o. Novi Sad HIJERARHIJSKA
GRADITELJ GROUP
Predsednik
uprava
logistka
TEHNIKI DIREKTOR
prodaja
FUNKCIONALNA UPRAVLJAKI INFORMACIONI SISTEMI Student Jelena Pavi strana - 5 Br. indeksa 2/06-2
SEMINARSKI RAD
Predsednik
uprava
logist ka
FINANSIJE
SPOLJNA TRGOVINA
MARKETING
prodaja
KOMERCIJALNA SLUBA
PRODAJNI CENTAR NOVI SAD PRODAJNI CENTAR BEOGRAD PRODAJNI CENTAR NI PRODAJNI CENTAR AAK
TEHNIKI SEKTOR
post prodaja
SERVISNI CENTAR
REMONT
2.2.
Tokovi informacija U domenu plasiranja robe na tritu kod izrade i prezentovanja ponuda
potencijalnim kupcima i uestvovanja na tenderima, u lancu komunikacije nalaze se: direktor prodaje, menader prodaje, refernet nabavke u sektoru spoljne trgovine, referent optih i pravnih poslova, finansijska sluba i proizvoai/dobavljai opreme koja se nudi. Nakon otkupa tenderske dokumentacije, odnosno, definisanja opravdanosti uestvovanja na raspisanom tenderu, referent nabavke u sektoru spoljne trgovine od dobavljaa, na osnovu upita menadera prodaje pribavlja potrebne informacije za izrdau predkalkulacije. Informacije o ceni, uslovima prodaje i rokovima isporuke u pisanoj formi dostavlja menaderu prodaje koji na osnovu
UPRAVLJAKI INFORMACIONI SISTEMI Student Jelena Pavi strana - 6 Br. indeksa 2/06-2
SEMINARSKI RAD dobijenih informacija pravi simulaciju bodovanja na tenderu i od direktora prodaje dobija instrukcije za uee na tenderu i parametre za izradu ponude. Zahtev za izradu ponude sa detaljnim instrukcijama za izradu iste dostavlja referentu nabavke u spoljnoj trgovini koji izrauje konanu ponudu i obezbeuje sve potrebne dokumente (certifikate o usklaenosti, izjave i autorizacije proizvoaa, itd) za uestvovanje na tenderu. Menader prodaje je takoe obavezan da do referenta optih i pravnih poslova kao i finansijske slube obezbedi dodatne dokumentaciju i bankarske garancije ukoliko je to tenderom zahtevano.
DIREKTOR PRODAJE
Usmena komunikacija Usmena i pismena komunikacija
MENADER PRODAJE
FINANSIJSKA SLUBA
PROIZVOA / DOBAVLJA
UPRAVLJAKI INFORMACIONI SISTEMI Student Jelena Pavi strana - 7 Br. indeksa 2/06-2
SEMINARSKI RAD 2.3. Analiza postojeeg stanja Kako zbog obima posla, naina poslovanja, tako i zbog ugleda koji je tokom godina stekla, kompanija uveliko prevazilazi pomenuti vid tokova informacija unutar i izvan organizacije. Propusti u poslovanju izazvani neadekvatnim prikupljanjem i distribucijom informacija za krajnju posledicu ima pogrene procene i planiranja, a ubrzani rast kompanije i rapidno poveanje broja zaposlenih dovodi do gubljenja kontrole menadmenta nad deavanjima unutar kompanije i odvijanja poslovnog procesa. Menaderi prodaje zadueni i za praenje deavanja na dodeljenoj teritoriji, esto propuste informacije o raspisivanju tendera, a samim tim i uestvovanje kompanije na istom. Porded pomenutog propusta, deava se da informacije o uslovima tendera i potrebnoj dokumentaciji budu pogreno rastumaene od strane menadera prodaje to, zbog nekompletne dokumentacije, takoe dovodi do nemogunosti uestvovanja na tenderu. Postoojea raunarska mrea i informacioni sitem nepothranjuju podatke o rezultatima tendera to onemoguava menadment kompanije da izvri potrebne periodine analize. Zbog svega navedenog i samog poveanja obima poslovanja, kao i oformljenja grupacije koja pokriva gotovo itavu teritoriju bive Jugoslavije, menadment kompanije se odluio na uvoenje informacionog sistema koji bi omoguio prikupljanje, obradu i distribuciju informacija na zbirnom mestu serveru, kao i potpunu kontrolu poslovanja svih segmenata svake lanice grupacije od strane vlasnika kompanije.
UPRAVLJAKI INFORMACIONI SISTEMI Student Jelena Pavi strana - 8 Br. indeksa 2/06-2
SEMINARSKI RAD Nije se pribeglo kupovini gotovog reenja, ve je angaovana programerska kua za izradu i implementaciju informacionog sistema prema zadatim parametrima od strane menadmenta. Shema informatikog sistema
PREDSEDNIK
POTPREDSEDNIK
GEN. DIREKTOR
SERVER
FINANSIJE OPTI I PRAVNI POSLOVI MARKETING I RAZVOJ SPOLJNA TRGOVINA / NABAVNA SLUBA TEHNIKI SEKTOR
PRODAJA/KOMERCIJALA
REZ. DELOVI
REMONT
PRODAJNI CENTRI Postojea informatika struktura dozvoljava implementaciju zahtevanog informacionog sistema.
UPRAVLJAKI INFORMACIONI SISTEMI Student Jelena Pavi strana - 9 Br. indeksa 2/06-2
SEMINARSKI RAD 2.4. Procena informatizovanosti kompanije Informaciona tehnologija u kompaniji GRADITELJ d.o.o. je hardverski dobro opremljena. Svako radno mesto poseduje stacionarni raunar, 75% raunara ima svoj laserski tampa i svi segmenti poslovanja se oslanjaju na informacione tehnologije. Postojei informacioni sistem je konstruisan po zadatim parametrima menadementa kompanije, nije se koristilo gotovo reenje. Budui da su zahtevi menadmenta i potrebe kompanije tokom implementacije informacionog sistema menjali, dolo je potrebe za sutinskim promenama u konstrukciji informacionih sistema to je dovelo do nepovezanosti sektora i nekompletnosti sistema. Zbog vih navedenih nedostatka, moe se zakljuiti da trenutna informatizovanost kompanije nije na zadovoljavajuem nivou. Baze podataka na serveru su, zbog neadekvatne forme, prazne, a u poslovanju se i dalje pribegava loijim metodama tokova, distribucije i obrade informacija u vidu korienja exel tabela za izradu izvetaja, meusektorsko komuniciranje putem telefona ili e-maila, bez uskladitenja razmenjenih informacija. 3. PREDLOG SAVREMENOG REENJA TOKOVA INFORMACIJA 3.1. Predlog reenja Predlog reenja za problem prikupljanja, obrade i distribucije informacija u vezi sa plasiranjem i prodajom proizvoda iz svog prodajnog asortimana, je izrada detaljne procedure sa tano definisanim tokom informacija i dokumentacije na osnovu koje bi se pristupilo izradi informacionog sistema. To bi svakom
UPRAVLJAKI INFORMACIONI SISTEMI Student Jelena Pavi strana - 10 Br. indeksa 2/06-2
SEMINARSKI RAD zaposlenom u lancu toka komunikacije tano definisalo obaveze i odgovornosti svodei mogunost greke na minimum, a menadmentu kompanije obezbedilo precizne izvetaje za svaki segment poslovanja u svakom momentu. 3.2. Obrazloenje reenja
Procedura uea na tenderima i davanja ponude ima za cilj da definie nain uestvovanja na tenderima (konkursima za javne nabavke)
Podruje primene
Procedura uea na tenderima i davanja ponude se odnosi na sve sluajeve kada se javno oglaava potreba za nabavkom opreme koju kompanija GRADITELJ d.o.o. ima u svojoj ponudi.
UPRAVLJAKI INFORMACIONI SISTEMI Student Jelena Pavi strana - 11 Br. indeksa 2/06-2
Opis rada
Nain obavljanja procedure i opis pojedinih aktivnosti dat je u nastavku.
Prikupljanje informacija
Ovaj posao radi svakodnevno za to zadueno lice u SDST (sektoru spoljne trgovine I odnosa sa dobavljacima)
Dostavljanje informacija
Odmah po pregledu javnih glasila i uoavanju raspisanog tendera za nabavku opreme iz naeg prodajnog programa, fotokopiju oglasa sa markiranim tekstom dostaviti komercijalnom direktoru kompanije, (KD)
Razmatranje informacija
Po prijemu obavetenja o raspisanom tenderu komercijalni direktor uz konsultacije sa direktorima prodaje donosi odluku o uestvovanju na tenderu i o kupovini tenderske dokumentacije.
UPRAVLJAKI INFORMACIONI SISTEMI Student Jelena Pavi strana - 12 Br. indeksa 2/06-2
SEMINARSKI RAD
Odmah po preuzimanju tenderske dokumentacije menader prodaje signira pojedine zahteve iz te dokumentacije na slube koje treba da pripreme pojedine dokumente koji se zahtevaju i obavezno naznaava rok do kada dokumenti treba da se pripreme. Nadlene slube pripremaju zahtevanu dokumentaciju za tender, a menader prodaje to koordinira.
Definisanje ponude
Na osnovu tehnike specifikacije zahtevane u uslovima tendera i prezentiranih kriterijuma za bodovanje ponuaa menader prodaje zajedno sa nadlenim direktorom prodaje, a po potrebi I sa komercijalnim direktorom bira opremu koju treba na dati tender ponuditi. Na osnovu prezentiranih kriterijuma za bodovanje ponuaa menader prodaje zajedno sa nadlenim direktorom prodaje i komercijalnim direktorom koji se konsultuje sa direktorom uprave i (MDST) menaderom za spoljnu trgovinu i odnose sa dobavljaima, odreuje rok isporuke, cenu i uslove plaanja za ponudu na dati tender.
Izrada ponude
Po odreivanju svih uslova menader prodaje dostavlja u (SDST) sektor spoljne trgovine I odnosa sa dobavljaina kompletno popunjen zahtev za izradu ponude za tender na obrascu Q2.K0.01.-01
Kompletiranje dokumentacije
Po prikupljanju sve zahtevane dokumentacije menader prodaje proverava kompletnost i ispravnost i ako je dokumentacija kompletna dostavlja je tenderskoj komisiji u skladu sa zahtevanim rokom i procedurom, a ako dokumentacija nije kompletna vraa je na pripremu u delu u kome je treba dokompletirati
UPRAVLJAKI INFORMACIONI SISTEMI Student Jelena Pavi strana - 13 Br. indeksa 2/06-2
SEMINARSKI RAD
Otvaranje ponude
Menader prodaje obavezno mora prisustvovati otvaranju ponuda na tender i obavezno mora staviti prigovor i izdvojiti miljenje ako uoi bilo kakvu povredu procedure od strane konkurencije ili od strane tenderske komisije, znai, mora aktivno uestvovati prilikom otvaranja ponuda. Svoj izvetaj sa otvaranja ponude dostavlja faxom ili E.mailom nadlenom direktoru prodaje u roku od 24 sata od otvaranja ponuda.
uvanje dokumentacije
Sva dokumentacija koja se odnosi na tender (oglas, fotokopija kompletnog seta tederske dokumentacije, naa ponuda, zapisnik sa otvaranja ponuda, obavetenje o izboru najpovoljnijeg ponuaa) mora se uvati i predaje se u (SOP), sektor optih i pravnih poslova radi preduzimanja odgovarajuih mera ako se ukae potreba i ako ima osnova za to. Dokumentacija se uva kod komercijalnog direktora u registratoru oznaenom sa TENDERI _______god.
UPRAVLJAKI INFORMACIONI SISTEMI Student Jelena Pavi strana - 14 Br. indeksa 2/06-2
Aktivnost 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6 5.7 5.8 5.9 5.10 U O O O O O U I I I U I I O U U O O U I U I O I U U I U
I U
I U I
UPRAVLJAKI INFORMACIONI SISTEMI Student Jelena Pavi strana - 15 Br. indeksa 2/06-2
UPRAVLJAKI INFORMACIONI SISTEMI Student Jelena Pavi strana - 16 Br. indeksa 2/06-2
SEMINARSKI RAD
5.1
REFERENT
PRIKUPLJANJE
5.2
DOSTAVLJANJE INFORMACIJA
REFERENT
KRAJ
DA
Uestvovanje na tenderu
5.4
PREUZIMANJE TENDERSKE DOKUMENTACIJE I PRIPREMA PONUDE MENADER PRODAJE NADLENE SLUBE
5.5
DEFINISANJE PONUDE Zahtev za izradu ponude Q2.K0.01-01 MENADER PRODAJE
5.6
IZRADA
REFERENT
Ponuda
5.7 KOMPLETIRANJE DOKUMENTA
NE DOKUMENTACIJA KOMPLETNA DA MENADER PRODAJE
5.8
OTVARANJE PONUDA MENADER PRODAJE
Izvetaj sa otvaranja
KOMERC.DIREKTOR MENADER PRAVNIH I OPTIH POSLOVA
5.10
KRAJ
UPRAVLJAKI INFORMACIONI SISTEMI Student Jelena Pavi strana - 17 Br. indeksa 2/06-2
SEMINARSKI RAD Po zavretku uvoenje informacionog sistema u aplikaciji informacionog sistema e se nalaziti i biti dostupni menademntu podaci o: menaderu prodaje koji je vodio predmet, datumu objavljivanja tendera, naruiocu tendera, terminu za dostavljanje ponuda, terminu otvaranja ponuda, roku za donoenje odluke, ceni tenderske dokumentacije, vrednosti nabavke, ciljnoj grupi, kriterijumima tendera, odabranom ponuau, predmetu ponude kompanije i odabranoj ponudi, ukoliko to nije ponuda kompanije, sa svim detaljima (ponuaem, brojem ponude, uslovima plaanja, vrednosti ponuene opreme, i sl.) Uz ovako konstruisan i implementiran informacioni sistem, menadment kompanije e u izabranom terminu za odreeni interval, npr. krajem godine za prethodnu godinu, imati kompletan i precizan izvetaj o broju tendera na kojima je uestvovano, ukupnoj ceni otkupljene tenderske dokumentacije, prolaznosti na tenderima, kao i aktivnostima konkurencije, njihovim cenama i uslovima prodaje.
UPRAVLJAKI INFORMACIONI SISTEMI Student Jelena Pavi strana - 18 Br. indeksa 2/06-2
SEMINARSKI RAD 3. ZAKLJUAK Kompanija GRADITELJ d.o.o. iz Novog Sada je u proteklih 16 godina svog postojanja i poslovanja izgradila zavidan ugled na prostoru Srbije i ostalih republika bive Jugoslavije /u kojima su osnovane sestre kompanije, ali nisu bile relevantne za izradu ovog rada/. Misiju pruanja kompletne usluge svojim korisnicima poevi od nabavke, preko kvalitetnog odravanja i servisiranja kupljene opreme do otkupa mehanizacije na principu zamene staro za novo i konanog formiranja proizvodnje i ugradnje dodatne opreme na maine, postrojenja i vozila iz svog prodajnog programa, kompanija ostvaruje zapoljavanjem mladih strunjaka i time smanjuje broj visokoobrazovanih kadrova koji naputaju zemlju. Iz svega navedenog namee se zakljuak da je kompanija GRADITELJ d.o.o. jedna od firmi u naoj zemlji ija organizacija i poslovanje, iako i dalje u razvojnoj fazi sklonoj promenama usled tenji za boljim, mogu da poslue kao primer poslovanja i rada jedne uspene kompanije.
UPRAVLJAKI INFORMACIONI SISTEMI Student Jelena Pavi strana - 19 Br. indeksa 2/06-2
1. Zoran Savi, Upravljaki informacioni sistemi, pp prezentacija 2. Statut kompanije GRADITELJ d.o.o. Novi Sad 3. www.graditelj-group.com
UPRAVLJAKI INFORMACIONI SISTEMI Student Jelena Pavi strana - 20 Br. indeksa 2/06-2