Table of Contents

Table of Contents........................................................................................................................................ 1 Prevederi referitoare la intocmirea situatiilor financiare (Ordin 3055/2009; Ordin 2239/2011).................1 clasa 1: Conturi de capitaluri (inclusiv rezultate)......................................................................................2 clasa 2: Conturi de active imobilizate....................................................................................................... 3 clasa 3: Conturi de stocuri si productie in curs de executie......................................................................4 clasa 4: Conturi de terti ........................................................................................................................... 4 clasa 5: Conturi de trezorerie................................................................................................................... 5 clasa 6: Conturi de cheltuieli.................................................................................................................... 5 clasa 7: Conturi de venituri....................................................................................................................... 6 Contabilitatea angajamentelor i altor elemente extrabilaniere ..............................................................7

Prevederi referitoare la intocmirea situatiilor financiare (Ordin 3055/2009; Ordin 2239/2011) Ordin 2239/2011 Sistem simplificat de contabilitate situatii financiare simplificate Art. 2. - (1) Persoanele care n exerciiul financiar precedent au nregistrat cifra de afaceri net sub echivalentul in lei al sumei de 35.000 euro i totalul activelor sub echivalentul n lei al sumei de 35.000 euro pot opta pentru sistemul simplificat de contabilitate, aprobat prin prezentul ordin. (2) Pentru verificarea ncadrrii n criteriile prevzute la alin. (1) se au n vedere indicatorii determinai din situaiile financiare anuale, respectiv balana de verificare, ncheiate la finele exerciiului financiar precedent, utilizndu-se cursul de schimb valutar comunicat de Banca Naional a Romniei, valabil la data ncheierii aceluiai exerciiu financiar. (3) In cazul persoanelor nou-infiintate, acestea pot opta n primul exerciiu financiar fie pentru aplicarea sistemului simplificat de contabilitate, fie pentru aplicarea Reglementrilor contabile conforme cu directivele europene, aprobate prin Ordinul ministrului finanelor publice nr. 3.055/2009, cu modificrile i completrile ulterioare. Dac n al doilea exerciiu financiar de raportare aceste persoane nceteaz s ndeplineasc criteriile prevzute la alin. (1), ele sunt obligate s aplice Reglementrile contabile conforme cu directivele europene, aprobate prin Ordinul ministrului finanelor publice nr. 3055/2009, cu modificrile i completrile ulterioare. Ordin 3055/2009 3 - (1) Persoanele juridice care la data bilanului de pesc limitele a dou dintre urmtoarele trei criterii(denumite n continuare criterii de mrime): -total active: 3.650.000 euro, -cifr de afaceri net: 7.300.000 euro, -numr mediu de salariai n cursul exerciiului financiar: 50 ntocmesc situaii financiare anuale care cuprind: -bilan, -cont de profit i pierdere, -situaia modificrilor capitalului propriu, -situaia fluxurilor de numerar, -notele explicative la situaiile financiare anuale. (situatii financiare cu 5 componente) (2) Persoanele juridice care la data bilanului nu depesc limitele a dou dintre criteriilede mrime prevzute la alin. (1) ntocmesc situaii financiare anuale simplificate care cuprind: -bilan prescurtat, -cont de profit i pierdere,

1|Page

- note explicative la situaiile financiare anuale simplificate. Opional,ele pot ntocmi situaia modificrilor capitalului propriu i/sau situaia fluxurilor de numerar. 5 - (1) Situaiile financiare anuale ntocmite de persoanele juridice prevzute la pct. 3 alin. (1) sunt auditate potrivit legii.Sunt auditate, de asemenea, situaiile financiare anuale ntocmite de entitile prevzute la pct. 1 alin. (3) lit. h), n cazul depirii limitelor criteriilor de mrime prevzute la pct. 3 alin. (1). (4)Din punct de vedere contabil, sediile permanente din Romnia care aparin unor persoane juridice cu sediul n strintate reprezint subuniti fr personalitate juridic ce aparin acestor persoane juridice i au obligaia ntocmirii situaiilor financiare anuale i a raportrilor contabile cerute de Legea contabilitii nr. 82/1991, republicat. 7 - (1) Atunci cnd, la data bilanului, o entitate depete sau nceteaz s mai depeasc limitele a dou dintre cele trei criterii prevzute la pct. 3 alin. (1), acest fapt afecteaz aplicarea derogrii prevzute la acel punct, numai dac acest lucru are loc n dou exerciii financiare consecutive. n acest scop se reanalizeaz numrul de componente ale situaiilor financiare anuale, astfel: a) o entitate care a ntocmit situaii financiare anuale simplificate va ntocmi situaiile financiare anuale prevzute la pct. 3 alin. (1) numai dac, n dou exerciii financiare consecutive, depete limitele a dou dintre cele trei criterii prevzute la pct. 3 alin. (1); b) o entitate care a ntocmit situaiile financiare anuale prevzute la pct. 3 alin. (1) va ntocmi situaii financiare anuale simplificate, numai dac, n dou exerciii financiare consecutive, nu depete limitele a dou dintre cele trei criterii prevzute la pct. 3 alin. (1). clasa 1: Conturi de capitaluri (inclusiv rezultate) o Pentru rezervele din reevaluare (105) trebuie sa existe o situatie cu sumele aferente fiecarui mijloc fix reevaluat Legea 31: Din profitul societatii se va prelua, n fiecare an, cel putin 5% pentru formarea fondului de rezerva, pna ce acesta va atinge minimum a cincea parte din capitalul social in caz de nerespectare fondatorul, administratorul, directorul sau reprezentulnta legal sunt pasibili de inchisoare intre 1 si 3 ani Daca exista 1174 -> de vazut din ce perioada provine; daca s-a rectificat D.101 trebuie trecut in contul1171 (_0-> pierdere, _3 ->profit) Daca e cazul -> centralizatoare pentru provizioane de riscuri si cheltuieli Imprumuturile o o o o o centralizator/situatii (val.valuta x curs valutar sf.de luna)(atentie, nu se face reeval.automata de catre Smart); de verificat contracte (termene de rambursare, prelungire termene) imprumuturile externe cu termen de rambursare mai mare de 1 an trebuie declarate la BNR (si orice operatiuni ulterioare legate de ele) incadrarea pe termen scurt/lung -> reevaluarile pe analiticele corespunzatoare + configurare grad de indatorare atentie la incadrarea imprumuturilor cu termen de rambursare mai mic de un an pentru care se prelungeste termenul de rambursare - daca actul aditional de prelungire a termenului de rambursare prevazut initial are data anterioara celei prevazute pentru rambursare, imprumutul devine pe termen lung (d.p.d.v.fiscal) incepand cu data actului aditional dobanzile -> se inregistreaza distinct in functie de procent deductibilitate; sunt incluse in capitalul imprumutat; pentru cele nedeductibile reevaluarile se fac cu 665_9 si 765_3

o o

2|Page

o o

dobanzile trebuie inregistrate in contabilitate cel putin trimestrial de agreat unde este posibil (nu sunt influente fiscale) si volumul de inregistrari este mare, proceduri de lucru specifice inregistrarea anuala a trecerii imprumuturilor din termen scurt in termen lung de analizat niveluri deductibilitate imprumuturi lei/valuta si de prezentat varianta optima dpdv fiscal clientilor (la imprumuturile in lei de regula nivel deductibilitate mai mare decat cel aferent imprumuturilor in valuta) de avut in vedere faptul ca exista posibilitatea capitalizarii (includere in valoarea activului) costurilor ndatorrii care sunt direct atribuibile achiziiei, construciei sau produciei unui activ cu ciclu lung de fabricaie (dobanzi, comisioane) atentie la dobanzile nedeductibile => amortizare nedeductibila capitalizarea costurilor ndatorrii trebuie s nceteze cnd se realizeaz cea mai mare parte a activitilor necesare pentru pregtirea activului cu ciclu lung de fabricaie

Garantiile de buna executie retinute/incasate (167) situatii cu termene de exigibilitate, iar pentru cele in valuta - valoarea in valuta; reevaluarea se inregistreaza cu 665_1/765_1 nu intra in calculul gradului de indatorare (atentie, nu se face reeval.automata de catre Smart); pentru cele in lei cu decontare in functie de cursul unei valute reevaluearea se face cu 668_1/768_1

clasa 2: Conturi de active imobilizate o o o o o verificare solduri cu centralizatorul de mijloace fixe terenurile i cldirile sunt active separabile i sunt contabilizate separat, chiar atunci cnd sunt achiziionate mpreun. terenurile trebuie identificate distinct, pe fiecare nr cadastral/lot dac un activ imobilizat este reevaluat, toate celelalte active din grupa din care face parte trebuie reevaluate (ex de grupe: terenuri, cladiri, masini si echipamente) amortizarea pt mijloace fixe neutilizate (nu se obtin venituri sau nu sunt folosite in scop administrativ) - se sisteaza simultan amortizarea fiscala si cea contabila, reluandu-se inregistrarea acestora in momentul reluarii activitatii, cu obligatia recalcularii amortizarii lunare (pe perioada ramasa). Obligatoriu: decizie administrator/ politica contabila + mentiune in procedura specifica de lucru; orice exceptie - se prevede in procedura/ politica contabila cheltuielile cu demolarea imobilelor nu se imobilizeaza, reprezinta cheltuieli deductibile in cazul demolarii unei cladiri, suma ramasa neamortizata este cheltuiala nedeductibila daca in urma dezmembrarii nu rezulta material ce pot fi vandute sau valorificate intern (discutam de cazurile in care sunt achizitionate terenuri pentru diverse proiecte, insa exista si cladiri construite care pt a putea realiza proiectele trebuie demolate pentru cheltuielile de constituire neamortizate integral se pastreaza o parte din profitul reportat nedistribuit in suma cel putin egala cu valoarea neamortizata; ch de constit amortizate integral tb scoase din evidenta contabila (2801 = 201) Concesiunile primite se reflect ca imobilizri necorporale atunci cnd contractul de concesiune stabilete o durat i o valoare determinate pentru concesiune. Amortizarea concesiunii urmeaz a fi nregistrat pe durata de folosire a acesteia, stabilit potrivit contractului. n cazul n care contractul prevede plata unei redevene/chirii, i nu o valoare amortizabil, n contabilitatea entitii care primete concesiunea, se reflect cheltuiala reprezentnd redevena/chiria, fr recunoaterea unei imobilizri necorporale. Din punct de vedere al TVA, concesionarea este operatiune scutita fara drept de deducere dar cu posibilitate de optare pentru taxare =>In cazul in care facturile pentru concesiune sunt cu TVA, trebuie ceruta notificare inregistrata la administratie. Imobilizari in curs de exececutie (231) o de regularizat TVA dedusa in momentul scoaterii din evidenta a imobilizarilor in curs - 231, 233 (de ex: abandonarea proiectelor imobiliare din diverse motive, investitia nu s-a concretizat intr-un produs final, a ramas doar un avans platit si atat);

o o

o o o

3|Page

atentie la ce se recunoaste ca si amenajare - a nu se confunda cu reparatiile care tb inregistrate pe 611 si a nu se face analiza in functie de sume; de urmarit daca trebuie receptionate si declarate la DITL Investitiile trebuie s aib ca efect mbuntirea parametrilor tehnici iniiali i s conduc la obinerea de beneficii economice viitoare. [] n cazul cldirilor, investiiile efectuate trebuie s asigure protecia valorilor umane i materiale i mbuntirea gradului de confort i ambient sau reabilitarea i modernizarea termic a acestora. [] Cheltuielile care se fac la mijloacele fixe ce au ca scop restabilirea strii iniiale sunt considerate cheltuieli de reparaii. o o Garantiile platite (2678) o situatii cu termene de exigibilitate, iar pt cele in valuta inclusiv valoarea in valuta; o nu intra capitalul imprumutat, deci reevaluarea se inregistreaza cu 665_1/765_1 (atentie,nu seface reeval.automata de catre Smart) o la inventariere trebuie solicitate confirmari de sold o atentie la garantiile aferente contractelor de chirie expirate/inchise Imprumuturile acordate - nu intra capitalul imprumutat se reevalueaza cu 665_9/765_1(atentie, nu se face reeval.automata de catre Smart) - este o cheltuiala neded. deoarece nu este facuta in scopul obtinerii de venituri. Mai mult, daca s-ar acorda imprumuturi din surse provenind la randul lor din finantari, si dobanda si diferentele de curs aferente sumelor acordate mai departe ca imprumuturi trebuie sa fie nedeductibile (Atentie, existenta dobanzilor trebuie sa implice autorizare CAEN - nu se obtine, daca nu e IFN)

clasa 3: Conturi de stocuri si productie in curs de executie o Nu trebuie sa existe sold la 303, decat in cazul in care in mod expres se stabileste ca acele ob.de inventar nu sunt date in folosinta se realizeaza punctaje periodice; Tb. facuta distinctie intre 303 si 604/611 -> tastaturi, mouse, calculatoare de birou, huse, incarcatoare etc mai degraba 611/604; de tinut cont si de politica client si de faptul ca ceea ce intra pe obiecte de inventar tb prezentat la un control (mai tb atribuite si numere de inventar, la fel ca si pt mijloacele fixe); Daca avem terenuri, ansambluri de locuinte destinate vanzarii, acestea trebuie recunoscute ca stocuri (daca vor fi exploatate prin inchiriere tb recunoscute ca active); atentie la trecerea din imobilizari in stocuri tb. avut in vedere ca bunului respectiv sa i se imbunatateasca parametrii tehnici; trecerea se face la valoare neta; daca au fost inregistrate reevaluari (cu crestere de valoare) suma respectiva se considera castig realizat si tb impozitata; Daca exista RD pe conturi de stocuri (30,35,37) se verifica existenta Nir-urilor si BC -> Atentie la cele generate de noi in Smart -> sa fi emise in ordine cronologica Pentru toate conturile de clasa 3 trebuie sa existe situatii de stocuri/ componenta

clasa 4: Conturi de terti o Intotdeauna trebuie verificate Situatia de clienti/Situatia de furnizori cu optiunea Detaliata pe conturi. Acolo unde exista atat sold la client/furnizor cat si avansuri se va analiza corectitudinea inregistrarilor -> este posibil ca anumite sume inregistrate ca avansuri sa fie de fapt livrari/prestari partiale pentru care nu se mai emit fact de regularizare Pentru soldurile negative pe contul 4111 din situatiile totalizate pe client trebuie col. TVA (prin nota contabila, totalizat la sf.lunii -> se va intocmi si o situatie xls cu soldurile respective, daca

4|Page

sunt mai multi clienti; la inceputul lunii se poate anula nota respectiva si repusa iar la final, pe soldurile actualizate) o Pentru sumele inregistrate in 419_1 avansuri incasate fara factura se verifica in documentele de incasare (extrase de regula) daca e vorba de avans sau este posibil sa nu fi primit toate facturile de vanzare; similar se va verifica si 409_1 sau 232_1 Pentru platile de furnizori externi se verifica intotdeauna daca trebuie constituit/declarat impozit nerezidenti neaparat certificatul de rezidenta fiscala valabil la data platii, daca este subiect al taxarii cu acest impozit Salariile neridicate pana la sfarsitul lunii in care se datoreaza se inregistreaza in contul 426 De compensat periodic eventuale sume inregistrate pentru acelasi tert (de regula administratorul sau asociatul) in 461, 542, 462, 455 Atentie la conturile in care sunt inregistrate sume in valuta si pentru care Smart-ul nu face reevaluare automata (461, 462, 4091_5) Reevaluarile la sumele in valuta din contul 461 nu se fac cu analitice .2 sau .3 - doar 765_1 sau 665_1. Nu reprezinta imprumuturi primite, a caror deductibilitate este limitata Pentru 471 si 472 trebuie sa existe centralizatoare/situatii cu componenta; atentie la cheltuieli in avans de genul asigurarilor, roviniete pt mijl.fixe care nu mai sunt in patrimoniu Sumele nregistrate n contul 473 trebuie clarificate de ctre entitate ntr-un termen de cel mult trei luni de la data constatrii

o o

clasa 5: Conturi de trezorerie o Pentru toate incasarile din registru de casa (altele decat incasarile de client si alimentarile de numerar din banca) trebuie sa existe dispozitie de casierie si chitanta de incasare -> daca se emit din Smart de verificat existenta acestora si cronologia (din Dispozitii de incasare sau plata, se alege perioada, se biefaza Incasare si se urmareste in raportul respectiv Nr.chit.incas.) Dispozitiile de casierie (incasari + plati) verificare cronologie Pt sumele din 542 se analizeaza periodic componenta, daca sunt sume vechi mai ales pt persoane care nu mai sunt in firma de inchis soldurile (ar trebui ca la iesirea unui angajat din firma sa se tina cont si de soldul 542); atentie la schimbarea Administratorilor pe numele carora se inregistrarea cheltuieli de obicei raman perioade lungi deconturi tot pe numele fostului Administrator Depozitele overnight se contabilizeaza in contul 508, nu in 5125 (se reevalueaza lunar daca sunt in valuata) Conturile in valuta fara miscari de sume trebuie reevaluate lunar Sold cont 581 ar tb sa fie 0; daca sunt sume transferate care ajung la destinatie in primele zile ale lunii urmatoare se inregistreza in 5125

o o

o o o

clasa 6: Conturi de cheltuieli o La modul general de verificat in contracte perioada de derulare/prestare a serviciului pentru a vedea daca se recunoaste o cheltuiala sau trebuie inregistrata o cheltuiala in avans (471)

5|Page

Pentru serviciile externe se verifica necesitatea declararii contractelor, sau in lipsa acestora documentele care justifica prestarea efectiva (situatii de lucrari, procese - verbale de receptie, rapoarte de lucrari etc) la autoritatile fiscale Daca exista costuri cu chiriile si se deduce TVA aferenta se verifica existenta notificarilor privind taxarea operatiunilor Cheltuielile cu subcontractorii aparute dupa facturarea veniturilor trebuie corelate contractual cu clauzele din contractele aferente veniturilor inregistrate Cheltuielile cu tichetele de masa acordate trebuie sa sa coincida cu suma trecuta in centralizatorul aferent statului de salarii Atentie la tichetele cadou acordate angajati vs colaboratori; pentru angajati reprezinta avantaje asimilate salariului ca taxare; pentru colaboratori persoane fizice tb situatii semnate de predareprimire, platit impozit pe venit 16% si pastrat datele pt D.205; pentru colaboratori PJ nu se datoreaza impozite, tb sa faca parte din campanii de marketing; tb situatii semnate pt predareprimire Atentie la sumele acordate ca diurne comunicati cu salarizarea pentru partile care tb tratate ca avantaje Cheltuielile inregistrate conform contracte de servicii de sanatate > costurile cu medicina muncii trebuie inregistrate ca sicheltuili deductibile, nu avantaje la salariat Cheltuielile cu taxele si cotizatiile ctre organizaiile neguvernamentale sau asociaiile profesionale care au legtur cu activitatea desfurat de contribuabili a caror deductibilitate este limitata (echivalentul in lei a 4.000 euro/pe an) trebuie inregistrate distinct, in analiticul special creat - 628_2 (altele decat taxele de nscriere, cotizaiile i contribuiile obligatorii, stabilite prin acte normative, de practicare a unor profesii cum sunt: expert contabil, contabil autorizat, arhitect, medic, auditor financiar, avocat, notar i altele asemenea, precum si taxele de nscriere, cotizaiile i contribuiile datorate ctre camerele de comer i industrie, organizaiile sindicale i organizaiile patronale) Fondul de mediu trebuie inregistrat in contul 652, nu 635 Reducerile financiare sunt acordate pentru achitarea datoriilor nainte de termenul normal de exigibilitate. Reducerile financiare primite de la furnizor reprezint venituri ale perioadei indiferent de perioada la care se refer (contul 767 "Venituri din sconturi obinute"). La furnizor, aceste reduceri acordate reprezint cheltuieli ale perioadei, indiferent de perioada la care se refer (contul 667 "Cheltuieli privind sconturile acordate"). Contul 709 Reduceri comerciale acordate in cazul micro nu trebuie sa diminueze baza de calcul a impozitului

o o

clasa 7: Conturi de venituri o De verificat cu precadere contractele aferente serviciilor pentru care se emit facturi de servicii cu date de inceput de luna. De regula acestea se refera la servicii prestate pentru luna precedenta, deci trebuie inregistrate veniturile in corespondenta cu 418 in luna in care au fost prestate In cazul in care la data bilantului sunt cunoscute valorile reducerilor comerciale ce urmeaza a fi primite/acordate, acestea se recunosc prin conturile 408/418.

6|Page

In cazul in care se inregistreaza venituri din vanzare de marfa dar nu prin modulul de gestiune din Smart trebuie inregitrata automat si descarcarea de gestiune! (deci verificare in balanta ca intotdeauna daca exista rulaj pe 707 sa existe si rulaj pe 607)

Contabilitatea angajamentelor i altor elemente extrabilaniere o Se cuprind: angajamente (giruri, garanii, cauiuni) acordate sau primite n relaiile cu terii; imobilizri corporale luate cu chirie; valori materiale primite spre prelucrare sau reparare, n pstrare sau custodie; debitori scosi din activ, urmrii n continuare; stocuri de natura obiectelor de inventar date n folosin; redevene, locaii de gestiune, chirii i alte datorii asimilate; efecte scontate neajunse la scaden; bunuri publice primite n administrare, concesiune i cu chirie de ctre regii autonome, societi/companii naionale, societi comerciale; dobnzi aferente contractelor de leasing financiar, neajunse la scaden; certificate de emisii de gaze cu efect de ser primite, care nu au stabilit o valoare i, prin urmare, nu pot fi recunoscute n conturi bilaniere Activele contingente nu trebuie recunoscute n conturile bilaniere. Acestea trebuie prezentate n notele explicative n cazul n care este probabil apariia unor intrri de beneficii economice. Activele contingente nu sunt recunoscute n situaiile financiare, deoarece ele nu sunt certe iar recunoaterea lor ar putea determina un venit care s nu se realizeze niciodat. Un exemplu n acest sens l reprezint un drept de crean ce poate rezulta dintr-un litigiu n instan (de ex. o despgubire), n care este implicat entitatea i al crui rezultat este incert. O datorie contingent este:o obligaie potenial, aprut ca urmare a unor evenimente trecute, anterior datei bilanului i a crei existen va fi confirmat numai de apariia sau neapariia unuia sau mai multor evenimente viitoare incerte, care nu pot fi n totalitate sub controlul entitii sau o obligaie curent aprut ca urmare a unor evenimente trecute, anterior datei bilanului, dar care nu este recunoscut deoarece: - nu este sigur c vor fi necesare ieiri de resurse pentru stingerea acestei datorii; sau - valoarea datoriei nu poate fi evaluat suficient de credibil. O entitate nu va recunoate n bilan o datorie contingent, aceasta fiind prezentat n notele explicative.

o Un provizion va fi recunoscut numai n momentul n care: - o entitate are o obligaie curent generat de un eveniment anterior; - este probabil ca o ieire de resurse s fie necesar pentru a onora obligaia respectiv; i - poate fi realizat o estimare credibil a valorii obligaiei. Dac aceste condiii nu sunt ndeplinite, nu va fi recunoscut un provizion. (se va recunoaste o datorie contingenta)

7|Page