Un contrato

es un vehculo para establecer buenas comunicaciones entre el cliente y el contratista y llegar a una comprensin mutua con claras expectativas que aseguren el xito del proyecto. Es un convenio entre el contratista, quien acepta proporcionar un producto o servicio (productos o servicios por entregar) y el cliente, quien est de acuerdo en pagarle una cierta cantidad a cambio de ello. El contrato tiene que exponer con claridad las partidas que se espera que proporcione el contratista. Tambin especificar que el resultado del proyecto cumplir con ciertas especificaciones, o que se proporcionar cierta documentacin. El contrato tambin tiene que precisar las condiciones en las que el cliente har pagos al contratista. Bsicamente son dos los tipos de contratos que existen: de precio fijo y de reembolso del costo.

Contratos de precio fijo

En un contrato de precio fijo, el cliente y el contratista acuerdan un precio para el trabajo propuesto. El precio permanece fijo a menos de que el cliente y el contratista estn de acuerdo en cambios. Este tipo de contrato proporciona bajos riesgos para el cliente, puesto que ste no pagar ms que el precio fijo, con independencia de cunto cueste en realidad el proyecto. Sin embargo, un contrato de precio fijo es de alto riesgo para el contratista, porque si el costo de terminar el proyecto es superior a lo que se plane originalmente, l tendr una utilidad inferior a la prevista o incluso perder dinero. El contratista que presenta una licitacin para un proyecto de precio fijo, tiene que desarrollar estimados de costos exactos y completos e incluir los suficientes costos de contingencia. Sin embargo, necesita tener cuidado de no exagerar el precio del proyecto propuesto, pues de lo contrario quiz se seleccione a un contratista competidor con un precio inferior. Los contratos de precio fijo son los ms adecuados para proyectos que estn bien definidos y que representen poco riesgo:

Contratos de reembolso del costo

En un contrato de reembolso del costo, el cliente acepta pagar al contratista todos los costos reales (mano de obra, materiales, etc.), con independencia de la cantidad, ms alguna utilidad acordada. Este tipo de contrato representa un alto riesgo para el cliente, puesto que los costos del contratista pueden exceder el costo propuesto -como en el caso en que un servicio de reparacin de automviles proporciona un estimado para reparar una transmisin, pero presenta una cuenta final que es ms alta que el estimado original-. Por lo general, en los contratos de reembolso del

costo el cliente requiere que, durante el proyecto, el contratista compare peridicamente los gastos reales con el presupuesto presentado, que vuelva a preparar un pronstico de cul ser el costo a la terminacin, comparndolo con el precio original propuesto. Esto le permite al cliente llevar a cabo la accin necesaria si parece que el proyecto superar los costos originales del presupuesto presentado. Este tipo de contrato tiene poco riesgo para el contratista, porque todos los costos sern reembolsados por el cliente. Y no puede perder dinero. Sin embargo, si los costos del contratista exceden el presupuesto, resultar daada su reputacin, lo que a su vez daa sus posibilidades de obtener contratos en el futuro. Los contratos de reembolso del costo son los ms apropiados para proyectos que incluyen riesgo.

CLASULAS DEL CONTRATO

ALGUNOS ASPECTOS QUE SE DEBEN TOMAR EN CUENTA EN LAS CLASULAS DEL CONTRATO:

1. EXPOSICIN FALSA DE LOS COSTOS. Afirma que es ilegal para el contratista exagerar las horas o los costos gastados en el proyecto.

2. AVISO DE EXCESO EN LOS COSTOS O DEMORAS EN EL PROGRAMA. Presenta las circunstancias bajo las cuales el contratista tiene que notificar de inmediato al cliente de cualquier exceso real o previsto en los costos o en las demoras del programa, presentando por escrito tanto las razones como un plan para tomar una accin correctiva para hacer que de nuevo los costos queden dentro del presupuesto o que el programa vuelva a estar de acuerdo con lo previsto.

3. APROBACIN DE LOS SUBCONTRATISTAS. Seala cundo el contratista necesita obtener la aprobacin por adelantado del cliente, antes de contratar a un subcontratista para que realice una tarea del proyecto.

4. EL EQUIPO O LA INFORMACIN A PROPORCIONAR POR EL CLIENTE. Relaciona las partidas (por ejemplo, las piezas para realizar pruebas) que proporcionar el cliente al contratista durante el proyecto y las fechasen que las tendr a su disposicin. Esta clusula protege al contratista de incurrir en fallas en el programa ocasionadas por demoras por parte del cliente en proporcionar informacin, piezas, u otras partidas.

5. PATENTES. Abarca la propiedad de patentes que puedan resultar de realizar el proyecto.

6. DIVULGACIN DE INFORMACIN CONFIDENCIAL. Prohbe a una de las partes revelar a alguien ms, o usar para cualquier propsito distinto al trabajo en el proyecto, informacin confidencial, tecnologas, o procesos utilizados por la otra parte durante el proyecto.

7. CONSIDERACIONES INTERNACIONALES. Especifica los ajustes que se tienen que hacer para clientes de otros pases. Los contratos para proyectos que se realizan para un cliente extranjero o que en parte se lleven a cabo en otro pas quiz requieran que el contratista haga ciertos ajustes, por ejemplo: Observar ciertos das festivos o reglas de trabajo. Gastar un cierto porcentaje de los costos de mano de obra o de los materiales del contrato, en el pas del cliente. Proporcionar documentacin del proyecto, por ejemplo manuales e informes en el idioma del cliente.

8. CANCELACIN. Presenta las condiciones bajo las cuales el cliente puede dar por terminado el contrato, por ejemplo incumplimiento por parte del contratista.

9. CONDICIONES DE PAGO. Se refiere a la base sobre la que el cliente har pagos al contratista. Algunos tipos de pagos son: Pagos mensuales, basados en los costos reales incurridos por el contratista. Pagos iguales, mensuales o trimestrales, sobre la base de la duracin global esperada del programa del presupuesto. Porcentaje del importe total del contrato, que se paga cuando el contratista completa puntos de referencia definidos previamente. Un solo pago a la terminacin del proyecto. En algunos casos, por ejemplo cuando el contratista necesita comprar una cantidad importante de materiales y suministros en las primeras etapas del proyecto, el cliente proporciona un pago a cuenta inicial al comenzar el contrato.

10. PAGOS POR PRIMAS/PENALIDADES. Algunos contratos tienen una clusula de primas, por la cual el cliente le pagar al contratista una prima si termina el proyecto antes de lo programado o si exceden otros requisitos de desempeo del cliente. Por otra parte, algunos contratos incluyen una clusula de penalidad, por la cual el cliente puede reducir el pago final al contratista si el proyecto no se termina de acuerdo al programa o si no se cumplen los requisitos de desempeo. Algunas de estas penalidades pueden ser importantes, por ejemplo el 1% del precio total del contrato por cada semana que el proyecto se extienda ms all de la fecha de terminacin requerida, hasta un mximo del 10%. El excederse diez semanas del programa puede eliminar las utilidades del contratista y ocasionar una prdida.

11. CAMBIOS. Abarca el procedimiento para proponer, aprobar y poner en prctica cambios al alcance o al programa del proyecto. Los cambios puede iniciarlos el cliente o proponerlos el contratista. Algunas modificaciones pueden requerir un cambio en precios (aumentos o disminuciones); otros no. Todas las alteraciones se tienen que documentar y ser aprobadas por el cliente antes de que se incluyan en el proyecto. Es comn que, en el caso de un cambio propuesto, los clientes quieran que el contratista proporcione un estimado del precio, junto con una indicacin de su repercusin sobre el programa, antes de permitirle ponerlo en prctica. Si el contratista hace cambios sin la aprobacin del cliente o con slo una aprobacin verbal de alguien en la organizacin que quiz no est autorizado para darla, el contratista corre el riesgo de no poder cobrarlos.