Univerzitet u Novom Sadu Tehniki fakultet Mihajlo Pupin Zrenjanin

SEMINARSKI RAD predmet: Upravljanje projektima tema: Upravljanje trokovima

Profesor: prof. dr Miodrag Ivkovi

Student:

Zrenjanin, 2010. god.

Trokovi projekta
Osnovni cilj upravljanja projektom je da se projekat realizuje u najkraem moguem vremenu i sa najmanjim trokovima. Trokovi projekta mogu biti: direktni indirektni

Direktni trokovi se odnose na trokove aktivnosti (oni su fiksni) i na trokove resursa. U direktne trokove spadaju npr. nadoknade za rad u radnom vremenu, prekovremeni rad, iznajmljivanje prostorija ili opreme i slino. Od direktnih trokova na ukupne trokove najvie utiu trokovi materijala i trokovi radne snage. Indirektni trokovi se odnose na porez, administraciju, energiju, sirovine, potroni materijal i slino. Direktni i indirektni trokovi zajedno predstavljaju ukupne trokove projekta i oni se vremenom poveavaju.

Upravljanje trokovima projekta

Upravljanje trokovima projekta ukljuuje procese neophodne za zavretak projekta u okviru predvienog i odobrenog budeta. Osnovni procesi upravljanja trokovima su: planiranje resursa procena trokova trokovni budet kontrola trokova

Planiranje resursa
U konceptu upravljanja projektom, pod resursima se podrazumeva raznovrstan materijal i delovi, radna snaga, oprema, finansijska sredstva itd. Planiranje svake od navedenih vrsta resursa je veoma sloen proces i ove pojedinane procese treba sinhronizovati i uklopiti u proces planiranja resursa. Planiranje resursa je neophodno zato to su raspoloivi resursi najee ogranieni, pa je potrebno izvriti optimalan raspored njihovog angaovanja na projektu, kako bi trokovi realizacije bili to nii, a sama realizacija efikasnija. Optimalna dodela resursa je za veinu preduzea vaan deo planiranja i procesa proizvodnje. Proces planiranja resursa se odvija u vie faza: planiranje materijala proces utvrivanja potrebnih koliina pojedinih vrsta materijala i delova planiranje i nabavka opreme potproces procesa planiranja koji obuhvata utvrivanje pojedinih vrsta i koliina opreme, njihovo naruivanje i nabavku, kako bi bili spremni da za ugradnju u planiranom terminu

planiranje radne snage odreivanje najpovoljnijeg rasporeda angaovanja kadrova razliitih profila na izvrenju pojednih aktivnosti u toku realizacije projekta nivelisanje resursa postupak optimalnog rasporeivanja raspoloivih i ogranienih resursa na planirane aktivnosti, kako bi se one obavile u najmanjem moguem vremenu i sa najmanjim trokovima.

Procena trokova
Teorijski posmatrana suma svih procena trokova pojedinih aktivnosti daje ukupne procenjene trokove realizacije projekta. Meutim, u praksi se obino izmeu procene trokova pojedinih aktivnosti i procene ukupnih trokova projekta javljaju i drugi organizaciono tehnoloki nivoi koji zahtevaju procenu trokova. Kod realizacije investicionih projekata, zavisno od toga da li celokupan projekat izvodi jedna izvoaka organizacija samostalno ili uz pomo veeg broja izvoaa, procena trokova treba da se vri na nivou organizacionih jedinica, odnosno izvoakih organizacija koje izvode pojedine delove projekta. Inenjering organizacija koja vodi celokupan posao dobija od pojedinih izvoaa cene delova projekta koje oni izvode i nju interesuje samo planiranje trokova na tom nivou, dok na izvoakim organizacijama ostaje da izvre deteljne procene i planiranje trokova na nivou aktivnosti da bi se uklopile u ugovorenu cenu dela projekta. Planiranje trokova u sklopu koncepta planiranja i kontrole realizacije projekta, obuhvatam pre svega dve osnovne vrste direktnih trokova, a to su: trokovi materijala koji je neophodan za izgradnju investicionog objekta, i trokovi radne snage. Osnovu za planiranje trokova realizacije projekta, odnosno za procenu trokova, predstavljaju glavni projekti u kojima su date predraunske vrednosti trokova rada i materijala. Pored glavnih projekata, kao osnov za rad na planiranju trokova slue i razne informacije i ponude (kasnije ugovori) od dobavljaa, isporuioca opreme i ureaja, izvoaa i kooperanta, itd. Za upravljanje projektom neophodno je izvriti detaljnije podele projekta na fizike celine i pojedine aktivnosti, i dati procene trokova materijala i rada za svaku aktivnost, i to po vrstama radova i po izvoaima. Planiranje trokova mora logino da se nastavlja i da sledi planiranje vremena realizacije projekta i planiranje resursa. Organizaciono tehnoloko ralanjivanje projekta na logine fizike celine, koje kod sloenijih projekata predstavljaju pojedine objekte, i dalja podela na fizike faze u gradnji i vrste radova, sve do pojedninanih aktivnosti, predstavlja osnov za planiranje i procenu trokova. Za svaku pojedinanu aktivnost moe se proceniti potrebno vreme za njeno obavljanje i trokovi rada na obavljanju ove aktivnosti, odnosno ukupni trokovi jedne faze rada ili vrste radova, zatim jedne fizike celine i celokupnog investicionog objekta. Takoe, na osnovu plana materijala, odnosno planiranih vrsta i koliina materijala za izvoenje projekta, i cena pojednih materijala, mogu se vriti procene trokova materijala za svaku aktivnost i projekat u celini. U procenu trokova rada, a takoe i u procenu trokova materijala, moraju biti ukljueni svi uesnici, posebno pripremno, proizvodno i nabavno odeljenje. Najbolje je da procenu radnog vremena i trokova radne snage vri ona organizaciona jedinica, koja e taj posao da obavlja.

Procene trokova rada i trokova materijala se obino daju na osnovu podataka iz slinih projekata, ili na osnovu prethodno izraene dokumentacije, ali ove procene esto ne oslikavaju realno stanje na terenu. Zbog toga se kod upravljanja projektom insistira na detaljnoj i dobroj proceni trokova, jer je to od velike vanosti za valjano upravljanje trokovima. Da bi se obuhvatili trokovi projekta u celini i dobila neka ukupna suma planiranih trokova projekta (ukupna cena projekta, odnosno ukupni trokovi projekta), neophodno je da se planiranjem obuhvate i druge stavke trokova kao to su: energija, korienje opreme, trokovi reije, i dr. Takoe je neophodno da se planom trokova obuhvate posebno i trokovi nabavke i ugradnje tehnoloke opreme, koji najee, pored graevinskog dela i instalacija, ine najveu stavku u ukupnim trokovima realizacije projekta. Znai da ukupan plan trokova realizacije projekta treba da obuhvati sve stavke direktnih i indirektnih trokova kako bi imali mogunost da ih kasnije pratimo i vrimo kontrolu ostvarenih trokova. Kod formiranja ukupnog plana trokova realizacije projekta neophodno je uzeti u obzir i neke nepredviene sluajeve i neke eventualne izmene, koje u svakom sluaju poveavaju ukupne trokove projekta. Kod investicionih projekata, ija realizacija traje dui vremenski period, neophodno je u obzir uzeti i inflaciju jer je njen uticaj na ukupne trokove projekta veoma znaajan. Zbog toga uticaj inflacije treba uneti jo kod ugovaranja realizacije projekta i kasnije preneti u odgovarajue planove trokova. Primer procedure procene trokova sa stanovita izvoaa graevinskih radova:

Trokovni budet
Budet projekta opisuje projekat u finansijskim stavkama tj. on prikazuje sve projektne trokove i izvore iz kojih e se oni pokrivati. Prilikom pravljenje budeta za neki projekat mora se proi kroz itav proces planiranja, a uz to se mora tano znati kakve ciljeve, rokove, metode i saradnike elite. Budet je jasan i precizan i on prati aktivnosti projekta. Svaka stavka budeta se mora pojedinano opravdati.

Kontrola trokova
Kontrola trokova predstavlja regulaciju izdataka u okviru planiranih sredstava uz istovremeno postizanje eljenog kvaliteta unutar odreenog vremena. Ova kontrola se sprovodi u svim fazama projekta. Kontrola trokova je zasnovana na planiranim trokovima koji se prave prema standardnim trokovima i onim dobijenim obradom na nekom od prethodnih projekata i oni se moraju stalno pratiti. Proces kontrole trokova se sastoji od: podele projekta na potprojekte i radove odreivanja centara kontrole tj. mesta troka analize trokova utvrivanja razlike stvarnih i planiranih veliina (varijansa) akcija korekcije kontrola pomou analize varijanse (Variance Analysis) kontrola pomou analize izvrenja (Performance Analysis)

Postoje dve grupe kontrole trokova koje se primenjuju u kontroli projekta:

Kontrola pomou analize varijanse ima tri pristupa koji se u praksi obino kombinuju. To su: uporeivanje planiranih i stvarnih trokova, uporeivanje stvarnih i planiranih koliina radova, uporeivanje stvarnih i planiranih sati rada

Nedostaci kontrole pomou analize varijanse su to to se analizira prolo stanje na koje se vie ne moe uticati, ne povezuju se napredovanje projekta i trokovi kao i to to se ne vidi napredovanje projekta. Analiza varijanse pokazuje samo razliku planiranih i utroenih resursa, pa se ne vidi da li je za utroene resurse dobijena adekvatna vrednost. Kontrola pomou analize izvrenja se sastoji od: podele strukture projekta na elemente odreivanja centara kontrole (Cost Centers) koncepcije realizovane vrednosti (Earned Value)

Centar kontrole je najnia mogua taka u strukturi projekta koja ini neki deo projekta i za koju je mogue odrediti ukupne trokove, tj. direktne i indirektne trokove. Realizovana vrednost je ostvarena vrednost u odnosu na utroene, a ne na planirane resurse. To je fiziko ostvarenje i moe se iskazati kroz: trokove, radne sate i koliine radova. U analizi izvrenja koriste se tri veliine: PTPR planirani trokovi za planirane radove (BCWS) PTIR planirani trokovi za izvrene radove (BCWP) STIR stvarni trokovi za izvrene radove (ACWP) varijansa trokova = PTIR STIR

Pokazatelji kod analize izvrenja su:

varijansa izvrenja (trokovno) = PTIP PTPR indeks trokovnog izvrenja = PTIR / STIR indeks vremenskog izvrenja = PTIR / PTPR

Indeksi trokovnog i vremenskog izvrenja manji od 1 ukazuju na zaostajanje projekta i prekoraenje trokova.

Optimizacija trokova realizacije projekta

Obzirom na zavisnost vremena i trokova realizacije projekta, u odreenim sluajevima mogue je skratiti ukupno vreme trajanja realizacije projekta, na raun odreenog poveanja trokova. Pri tome se tei da se vreme pojedinih aktivnosti, pa time i vreme realizacije projekta u celini, skrati to vie, a da to izazove to manje trokove, odnosno da se uspostavi optimalan odnos vremena i trokova projekta. To se postie tako to se odreuje uobiajeno vreme trajanja aktivnosti, koje izaziva normalne trokove realizacije, i skraeno vreme trajanja pojednih aktivnosti, koje se dobijaju uz poveene usiljene trokove. Jedna od tehnika koje se koriste pri optimizaciji trokova projekta je tehnika mrenog dijagrama. Da bi krenuli u postupak optimizacije potrebno je da se izraunaju trokovi za svaku aktivnost koja dozvoljava mogunost skraivanja. Prirataj trokova se rauna po sledeoj formuli:
a=

gde su: UT usiljeni trokovi aktivnosti NT normalni trokovi aktivnosti NV normalno vreme trajanja aktivnosti UV usiljeno vreme trajanja aktivnosti a prirataj trokova za aktivnost

UT NT NV UV

Da bi se skratilo vreme realizacije projekta, uz najmanje poveanje trokova, najpre treba vriti skraenje aktivnosti koje se nalaze na kritinom putu. Metod se odvija interativnim postupkom dok se ne iscrpe mogunosti za skraivanje pojedinih aktivnosti.

Literatura
1) http://www.grf.bg.ac.rs/mm/files/learnmat/55Procena%20troskova.pdf 2) http://www.scribd.com/document_downloads/direct/3444382? extension=pdf&ft=1272979157&lt=1272982767&uahk=AMI8pwgvy8odLUe gSisKI37eqYU 3) http://www.vspm-bg.com/userfiles/Planiranje%20i%20nivelisanje %20resursa.ppt 4) http://www.men.fon.rs/index.php? option=com_jotloader&section=files&task=download&cid=186_9a841368fc f8c612fb8d6847c4079422&Itemid=125 5) http://specgra.tvz.hr/php/skini_repoz.php?id=16293&id1=5&id2=2

6) Duko Leti, Vesna Jevti Upavljanje projektima metode i softver, tf Mihajlo Pupin, Zrenjanin, 2007. god.