DICAS RÁPIDAS PARA REVISÃO DE

DOCUMENTO WORD

Há pessoas que usam o computador como máquina de escrever, trabalhando bem mais do que
deveria, errando mais (de tanto digitar desnecessariamente), usando o TAB e dando dois espaços
manualmente a cada novo parágrafo (quando poderiam automatizar esse espaçamento)... Enfim,
perdem tempo porque, quase sempre, aprenderam a usar o Word “na marra” (como eu), sem pelo
menos ter tido sequer um “cursilhozinho” de Word.

Foi pensando nessas situações de extrema perda de tempo que preparei esse informalíssimo
micro-manual, principalmente em consideração aos meus orientados, alunos e colegas de
publicações (revisores, autores), torcendo para que nos sobre mais tempo para as nossas
famílias, para o cafezinho entre amigos e tempo para o lazer, ao fazermos a “máquina”
trabalhar mais por nós.

Com apenas uma ou duas horas você poderá aproveitar essas modestas dicas, principalmente se
praticar no Word enquanto lê este material – pode ser que sua versão seja diferente da minha e,
por isso, algumas funções e telas poderão apresentar pequenas diferenças.

Se forem dicas úteis, quem sabe poderei lhe enviar a “lição número 2”...

Paulo Robson.
Campo Grande, 7/11/08

1. EXIBINDO ALTERAÇÕES NO TEXTO

Você quer submeter um texto seu para alguém revisar, mas quer saber depois que palavras ou
trechos (ou mesmo configuração das letras e espaços) foram alterados pelo revisor? É simples:

Caso o seu texto Word não esteja programado para que apareçam novas alterações, basta clicar
em FERRAMENTAS e, em seguida, clicar a figurinha CONTROLAR ALTERAÇÕES. Veja o
exemplo abaixo.

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Feito isso, qualquer mudança no texto irá aparecer em cores diferentes (não são cores reais) ou
marcas (que também são virtuais). Veja o exemplo a seguir:

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Repare, nesse exemplo acima, que eu mudei a primeira linha (negrito), a terceira (itálico), dei um
espaço após “(1985, p. 105)” (aparece uma linha vertical à esquerda, indicando essa alteração) e
inseri texto novo (em azul, CAIXA ALTA). Todas essas mudanças aparecem, também, apontadas
na coluna à direita, que é VIRTUAL. Essas cores / formas para apontar as alterações já estavam
pré-definidas no seu computador (por outra pessoa, ou pela fábrica).

Mas, e se você não gostou das cores? Ou da maneira com que as alterações aparecem destacadas?
Para mudá-las basta clicar em “FERRAMENTAS” e, em seguida, “OPÇÕES”:

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Dentro da caixa “OPÇÕES”, clique na “ficha” ALTERAÇÕES do “fichário” (veja a próxima
figura).
Repare que, para cada item que aparece neste lado da caixa (inserções,
exclusões etc.), há uma opção. Você tem de definir COMO quer que
apareça a alteração (somente cor, ou sublinhado, ou negrito etc.). Eu
prefiro COR, pois sublinhado deixa o texto confuso...

Neste lado
direito,
supondo que
você
escolheu a
opção “cor”,
escolha a cor
de sua
preferência.
Repita a
operação
para cada
item da
direita e
clique OK.

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No exemplo a seguir ALTEREI a cor do texto novo (inserções), que agora passa a aparecer em
VERMELHO. Alterações nas letras agora aparecerão AZUIS (negrito, itálico etc.), assim como os
trechos excluídos. As marcas verticais agora são verdes. Repito: são cores virtuais.

Ou seja, nesse exemplo marquei AZUL para exclusões e alterações no formato (negrito, itálico,
numeradores etc.), e automatizei VERMELHO para texto novo.

Tudo o que eu fizer no texto a partir de agora seguirá esse padrão.

Isso é uma questão de gosto e – mais importante – muda de computador para computador.
Portanto, o texto novo que no meu computador aparece em azul, pode aparecer vermelho ou
sublinhado no seu computador, caso você seja o meu revisor. Neste caso é bom que o revisor
reconfigure as cores das marcas de revisão segundo sua preferência (no meu caso, acho vermelho
ou sublinhado cansativos – prefiro novas inserções em azul e cortes em vermelho).

2. GRIFANDO UM TRECHO
Você pode chamar a atenção para alguma parte do texto da seguinte maneira: SELECIONE O
TRECHO A SER GRIFADO > CLIQUE na figurinha “AB com um marcador de texto
desenhado” (que geralmente aparece no canto da barra de ferramentas). Veja a figura a seguir:

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Escolha a cor de sua preferência para grifar. No exemplo abaixo eu preferi o amarelo.

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Para apagar o grifo, é só fazer o mesmo procedimento (ou seja, selecionar o trecho que agora está
grifado), dessa vez clicando “nenhum”, em vez de clicar na cor.

3. COLOCANDO UM BILHETINHO VIRTUAL

Veja na tela abaixo que eu vou colocar um comentário VIRTUAL para o meu revisor ou, CASO
EU SEJA O REVISOR, para o autor do texto. No exemplo abaixo vou dizer quem foi Lévi-
Strauss. Deixo o cursor em STRAUSS, clico INSERIR > COMENTÁRIO.

Vai aparecer uma caixinha de texto, cuja cor posso definir previamente. Agora, basta escrever
dentro dela o meu comentário. Ao clicar no corpo do texto o comentário será salvo.

Abaixo aparece o comentário que inseri. Você pode copiar-colar, dentro da caixinha do
comentário, textos previamente redigidos, inclusive da internet (usando as teclas “control c” e
“control v”, depois de marcar o trecho a ser copiado).

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Meu comentário. [PR1] significa: minhas iniciais, comentário 1 (isso é feito automaticamente).

4. OUTRA DICA LEGAL

Para descansar a vista, crie um fundo colorido virtual no seu documento. Basta clicar em
FORMATAR > logo em seguida PLANO DE FUNDO > escolha a cor (acho melhor cores
neutras, como cinza, azul claro ou verde água, que de fato descansam as vistas). Isto é muito útil
em trabalhos longos e cansativos, como teses. ISSO NÃO VAI PARA A IMPRESSÃO!

Veja na próxima figura o caminho:

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Eis uma das cores possíveis:

Mas atenção: se você escolheu uma letra “azul” para indicar inserção de texto novo, evite
essa cor como plano de fundo. Veja acima (fundo verde) que os trechos em azul e em vermelho
(cores “de mentirinha”) aparecem nítidas, assim como o comentário e o grifo amarelo.

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5. CONCORDANDO COM AS ALTERAÇÕES
Após receber o arquivo do revisor, você pode concordar com tudo o que ele alterou, com parte ou
com nada do que ele alterou. Basta clicar no botão apontado abaixo com uma seta amarela.

Supondo que você acatou todas as alterações, corra o mouse na figura indicada pela seta amarela
e, em seguida, clique ACEITAR TODAS AS ALTERAÇÕES NO DOCUMENTO (veja figura
abaixo):

Mas atenção: se as alterações foram às dezenas, é melhor acatar (ou não) uma por uma (arraste o
mouse sobre essas funções, que aparecerá escrito o comando de seu interesse).

A FIGURA A SEGUIR mostra o texto APÓS eu ter acatado todas as alterações que o meu revisor
fez. Repare que todas as cores do texto desapareceram (eram virtuais), exceto o ”bilhetinho” sobre
quem foi Lévi-Strauss e o grifo em amarelo.

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6. APAGANDO O BILHETINHO (o comentário PR1)

É simples: basta clicar dentro dele, com o botão DIREITO do mouse, e clicar em “EXCLUIR
COMENTÁRIO”.

Pronto? Quase. Depois de tudo feito, não se esqueça de “desligar” a função “controlar alterações”
(veja o passo 1). Basta clicar sobre essa figurinha de novo. Caso contrário, textos novos, cortes,
enfim, todo tipo de novas alterações feitas depois de você acatar (ou não) as alterações do seu
revisor, aparecerão marcados com cores virtuais – embora, no reenvio de uma nova versão ao

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revisor (para uma leitura final), isso lhe “facilite a vida”, pois ele não terá que ler tudo de novo,
mas apenas as mudanças que você fez, os trechos novos (que aparecerão coloridos).

7. MAIS DICAS QUENTÍSSIMAS

Se você já sabe, desculpe a minha intromissão. Mas aí vão outras dicas, que merecem um novo
cursilho rápido.

• Você copiou-colou, dentro do seu arquivo Word, texto de outro arquivo, ou da internet, e
as letras aparecem desconfiguradas, “contaminando” o texto original? Use o notepad
ou bloco de notas (BN)! Ao copiar-colar qualquer texto dentro do BN antes de levá-lo para
o Word, o BN elimina TODA formatação (itálico, tipo e tamanho de letra, etc.). Ao levar
esse texto (vindo do BN) para o Word, depois de “colado” (no seu texto Word), o trecho
inserido passa a ter a configuração do seu texto Word, inclusive espaçamento.
• Para ganhar tempo, depois de colar o trecho selecionado (que você vai usar no Word)
dentro do bloco de notas, use as teclas control a (para selecionar tudo) e control x (para
copiar e, ao mesmo tempo, apagar o texto do BN). Estando dentro do seu arquivo Word,
cole o trecho que veio do BN (usando o “control v”)... Geralmente o Bloco de Notas está
dentro de PROGRAMAS / ACESSÓRIOS (veja figura a seguir).

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• Não digite mais! Você pode automatizar sua máquina, para ela “digitar” por você. Imagina
escrever 300 vezes o nome da bocaiúva numa tese: Acrocomia aculeata (Jacq.) Lodd. ex
Mart. Loucura!
Para evitar isto (e uma L.E.R.), basta usar a função
FERRAMENTAS >>> OPÇÕES DE AUTOCORREÇÃO >>> SUBSTITUIR
(digitar, no primeiro campo vazio, a palavra a ser substituída ou algum código ou apelido
que você tenha inventado na hora --- não esquecer esse código).
No campo...
>>>> POR, digitar a palavra a ser automatizada, ou o nome científico, o gigantesco nome
da sua instituição etc.
>>>> clicar ADICIONAR
>>> clicar OK.

Por exemplo, se você quiser automatizar a “digitação” do nome científico da palmeira

bocaiúva, basta escrever um “apelido” dentro do campo “SUBSTITUIR”. Mas atenção:
tem que ser um código fácil de lembrar e difícil de aparecer na digitação, em outro
contexto (neste caso, para a bocaiúva eu inventei o apelido aa25). Em seguida, digite o
palavrão Acrocomia aculeata (Jacq.) Lodd. ex Mart. dentro do campo “POR” (confira
cuidadosamente o nome científico digitado ou use a função copiar em um arquivo
confiável e cole no campo). Depois de adicionar o nome científico e clicar OK, toda vez
que você digitar aa25 em qualquer arquivo Word, quando der espaço esse apelido será
automaticamente substituído por Acrocomia aculeata (Jacq.) Lodd. ex Mart.

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São n espécies de plantas ou animais? Faça uma lista de “apelidos” e cole no seu monitor. Quer
eliminar o apelido, ou substituí-lo? Abra a lista de autotextos (seta verde acima), clique no nome
de interesse e o exclua.

• Você quer encontrar rapidamente uma palavra, um número, um trecho perdido em 300
páginas? USE E ABUSE da função localizar (clique em EDITAR > localizar > digite a
palavra procurada, ou pelo menos as primeiras letras, ou o número). É a maneira mais
rápida de percorrer páginas e páginas em segundos, e voltar para o ponto de origem mais
rapidamente usando a mesma função. Muito útil, principalmente em trabalhos com mais
de 10 páginas. Outra: ponha uma INTERROGAÇÃO nas lacunas, assim: ......?............ .
Quando for preenchê-las, basta fazer a busca automática por estes três sinais: .?.

• Quero substituir uma palavra escrita errado 200 vezes com um único clique. Como? Veja a
figura abaixo. Num livro fictício escrevi o nome científico “Anona coriácea” 200 vezes,
porém incorretamente, segundo as normas científicas. Posso corrigir sua grafia, passá-la
para o itálico, mudar a cor da letra etc., tudo isso usando vários recursos da função
EDITAR >> SUBSTITUIR. Como? Lançando o termo incorreto no campo
“LOCALIZAR” e o termo correto no campo “SUBSTITUIR POR”. Em seguida, formato
a fonte do termo que escrevi dentro do campo “substituir por” (que no exemplo abaixo
aparece corretamente, “Annona coriacea”), desde que o cursor esteja neste campo. Em
seguida, faço as 200 substituições da grafia errada (Anona coriácea) por “Anonna
coriacea” (itálico, dois n, sem acento no a), num único clique: “SUBSTITUIR TUDO”.

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 Mas, se algo saiu errado, basta usar a tecla de arrependimento (control z) e repetir a operação.

• Quer eliminar todos os espaços em branco duplos entre as palavras? Use a função
SUBSTITUIR acima, dessa vez substituindo dois toques do espaçador por um toque.
Idem para parêntese com espaço, como no exemplo a seguir, onde o amarelo
representa o espaço invisível: (... exemplo..). Neste caso, substitua (.. por ( Í
parêntese sem espaço<<< e faça o mesmo para o fechamento do parêntese, ou seja,
substitua ..) por ). Idem para espaços antes de pontuação, como: .., ..; ..: ... ou
para casos como ,, .. ,. etc. Você vai se surpreender com a quantidade de
substituições feitas com apenas alguns toques... Em uma tese chegam a ser 300, 400
correções automáticas em poucos segundos...
• Sua editora vai soltar foguetes com essas correções feitas ainda no Word, pois os
programas de edição de livros (PageMaker, Corel etc) não fazem nenhuma dessas
funções automáticas. Neles, as alterações são “no muque” mesmo, uma a uma.
• Como eu, você olha pro teclado ao digitar e, sem querer, esquece de desligar a tecla
para letras maiúsculas (Caps Lock)? Quando olha para o monitor, vê que tem um
parágrafo TODO ESCRITO EM CAIXA ALTA! Calma... Não digite de novo! Marque
o trecho em caixa alta e use a função FORMATAR >> MAIÚSCULAS E
MINÚSCULAS >> clique na opção desejada.

8. MAIS ALGUMAS DICAS

1. Procure, sempre, salvar o arquivo evitando qualquer tipo de acentos, espaços e Ç no novo
nome do arquivo. O dia que o computador “der pau”, ou se você perder a pasta, será mais
fácil localizá-lo. Use a tecla “underline” para_separar_palavras.
2. Ao fechar um arquivo com grandes alterações ou revisado por terceiros, salve-o com um
novo nome, pois você pode se arrepender, não gostar da nova redação e querer recuperar
trechos que estão no arquivo anterior. Ao colocar a data (do salvamento) no nome da
versão que está sendo salva, isso facilita comparar versões, futuramente. Exemplo:
alfabeto_pantanal_PRS_20_10_08.doc
3. O revisor deve, também, sempre colocar a data da revisão e suas iniciais no nome do
arquivo. Desde modo, quando são dois ou mais revisores, esse cuidado pode evitar
confusões quanto à identificação da origem da correção. Ex:
alfabeto_pantanal_Marilia_7_11_08.doc e alfabeto_pantanal_Alb_28_10_08.doc
4. Ao comparar dois arquivos, por exemplo o original e o revisado, ABRA AMBOS e use a
função JANELA > COMPARAR LADO A LADO COM. Diminua o zoom para 75%,
para ver com mais amplitude os dois textos.

Bom trabalho!

Um abração amigo desse velho professor Paulinho1.

1
Prof. Paulo Robson de Souza. Universidade Federal de Mato Grosso do Sul – Departamento de Biologia
paulorobson.souza@gmail.com - www.dbi.ufms.br/~paulorobson/

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