EXCEL 2007

Documentacin realizada por: Jos Luis Egido

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NDICE DE CONTENIDOS

EDICION .....................................................................................................................6
Buscar y reemplazar datos .................................................................................................................. 6 Seleccin especial .............................................................................................................................. 7 Pegado ............................................................................................................................................. 9 Pegado especial ................................................................................................................................. 9 Panel Portapapeles ........................................................................................................................... 11

FORMULAS ................................................................................................................ 12
Operadores: ..................................................................................................................................... 12

OperadoresAritmticos..........................................................................................................................12 OperadoresRelacionalesodeComparacin..........................................................................................12 OperadoresdeTexto ...............................................................................................................................12 OperadoresdeReferencia......................................................................................................................12 Precedenciadeoperadores .....................................................................................................................12

Referencias: concepto y tipos ............................................................................................................ 13

Referenciasrelativas...............................................................................................................................13 Referenciasabsolutas.............................................................................................................................13 Referenciasmixtas..................................................................................................................................14

Modo de especificar o cambiar las referencias a una celda. .................................................................. 14 Modo de extender una formula .......................................................................................................... 14 Ejemplos de tipos de referencias ........................................................................................................ 15

Referenciasrelativas...............................................................................................................................15 Referenciasabsolutas.............................................................................................................................15 Referenciasmixtas..................................................................................................................................16

Nombres .......................................................................................................................................... 17

Definirnombres......................................................................................................................................17 Darnombresaceldasorangos...............................................................................................................17 Cuadrodenombres:................................................................................................................................18 Utilizarnombres:.....................................................................................................................................18 Gestionarnombres: .................................................................................................................................18 Darnombresaconstantesyformulasinternas......................................................................................19

FORMATO ................................................................................................................. 19
Formatos predefinidos ....................................................................................................................... 20 Formatos personalizados ................................................................................................................... 20 Formato condicional .......................................................................................................................... 23

Definirunformatocondicional...............................................................................................................23 Administrarreglasdeformatocondicional.............................................................................................24 Pgina2

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Copiar y pegar formato ..................................................................................................................... 25 Estructura de una funcin.................................................................................................................. 26 Tipos de argumentos ........................................................................................................................ 26 Categoras de funciones .................................................................................................................... 26 Introduccin de funciones ................................................................................................................. 27 Grupos de funciones importantes ....................................................................................................... 29

FUNCIONES ............................................................................................................... 26

FUNCIONESESTADISTICAS......................................................................................................................29 FUNCIONESLGICAS...............................................................................................................................35 FUNCIONESDEBUSQUEDAYREFERENCIA.............................................................................................38 FUNCIONESMATEMTICASYTRIGONOMTRICAS .................................................................................43 FUNCIONESDETEXTO.............................................................................................................................46 FUNCIONESDEFECHAYHORA...............................................................................................................49 FUNCIONESDEBASESDEDATOS............................................................................................................51

BASES DE DATOS ...................................................................................................... 52

Creacin de una base de datos .......................................................................................................... 52 Gestin de una base de datos ............................................................................................................ 52 Validacin de datos ........................................................................................................................... 53

Configuracin..........................................................................................................................................54 Mensajedeentrada................................................................................................................................54 Mensajedeerror.....................................................................................................................................55 ValidacindeLista...................................................................................................................................56 ValidacinPersonalizada.........................................................................................................................56

Ordenacin....................................................................................................................................... 58 Filtrado o Extraccin o de informacin ................................................................................................ 58

Filtro........................................................................................................................................................59 FiltroAvanzado.......................................................................................................................................59
Subtotales ........................................................................................................................................ 62

Creacindesubtotales............................................................................................................................62 Utilizardistintasfuncionessobreunoomascamposdelamismaagrupacin......................................63 Creacindevariosnivelesdesubtotales................................................................................................63

FUNCIONES DE BASES DE DATOS ..................................................................................................... 65

Tablas ....................................................................................................................... 67
Creacin de tablas ............................................................................................................................ 67 Utilizacin de tablas .......................................................................................................................... 67

Usodereferenciasalatabla...................................................................................................................68

VINCULACIN DE DATOS. .......................................................................................... 69

Referencias externas ......................................................................................................................... 69

Referenciasexternasentrelibros ............................................................................................................69 Pgina3

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Resmenes de datos ......................................................................................................................... 71

Referencias3D........................................................................................................................................71 Consolidacindedatos...........................................................................................................................72

GRFICOS ................................................................................................................. 75
Conceptos de grficos ....................................................................................................................... 75 Terminologa de grficos de Excel ...................................................................................................... 76 Tipos de grficos .............................................................................................................................. 77 Subtipos de grficos .......................................................................................................................... 80 Interrelacin Datos Grfico ............................................................................................................. 80 Aadir o eliminar datos ..................................................................................................................... 81

Aadirunaseriesocategorasdedatoscontiguaalasyaexistentes....................................................81 Aadirseriesocategorasdedatosalgrficonocontiguasalasyaexistentes.....................................81 Aadirseriesocategorasdedatosalgrficocopiandoypegandoconelratn...................................81

Grficos dinmicos ............................................................................................................................ 81 Grficos Combinados......................................................................................................................... 81 Eje secundario .................................................................................................................................. 82 Opciones Especiales .......................................................................................................................... 83

Ejedevalores..........................................................................................................................................83 Ejedecategoras.....................................................................................................................................84 Superposicindeseriesyanchodelintervalo........................................................................................84 Barrasdeerror........................................................................................................................................85 Lneasdetendencia .................................................................................................................................86 Representacindevaloresocultos,nulos,ovacios................................................................................88

TABLAS DINAMICAS................................................................................................... 90
Concepto y Componentes .................................................................................................................. 90 Creacin de una tabla dinmica ......................................................................................................... 90 Variar la perspectiva de los datos ....................................................................................................... 93 Filtrar Informacin ............................................................................................................................ 93

FiltrosdeCampo.....................................................................................................................................93 Filtrosdeetiqueta...................................................................................................................................93 Filtrosdefecha........................................................................................................................................93 Filtropersonalizado.................................................................................................................................93 Filtrosporvalor:......................................................................................................................................93

Ordenar Informacin ......................................................................................................................... 94

OrdenManual.........................................................................................................................................94 Ordenautomtico...................................................................................................................................94 Ordenarloscamposenla"Listadecamposdelatabladinmica".........................................................95

Esquemas: agrupar mostrar y ocultar informacin ............................................................................... 96

Mostrardetalle ........................................................................................................................................96 Pgina4

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Mltiples campos o funciones en el rea " Valores"............................................................................ 97 Clculos personalizados en tablas dinmicas ....................................................................................... 97

Mostrarvalorescomo.............................................................................................................................97 Camposcalculados..................................................................................................................................98 Elementoscalculados..............................................................................................................................99 Ordenderesolucin..............................................................................................................................100 Listadodetodosloscamposyelementoscalculados...........................................................................101

Grficos dinmicos .......................................................................................................................... 101

MACROS ................................................................................................................. 102

Concepto........................................................................................................................................ 102 Creacin de macros ........................................................................................................................ 102

Consideracionesantesdegrabarunamacro:.......................................................................................102 Ejemplodecreacindeunamacro:......................................................................................................104 Opciones ................................................................................................................................................104

Ejecucin de macros. ...................................................................................................................... 105

DesdeelcuadrodedialogoMacro........................................................................................................105 Medianteunacombinacindeteclas...................................................................................................105 Medianteunbotnenlabarradeherramientasdeaccesorpido ......................................................105 Medianteunbotnocontroldeformularioounobjetogrficoenlapropiahojadeclculo. ............106 EntornodeprogramacinVisualBasicparaAplicaciones(VBA) ...........................................................107 VentanaExploradordeProyectos.........................................................................................................109 VentanadePropiedades.......................................................................................................................110 VentanadeCdigo................................................................................................................................110
Ejercicios: ...................................................................................................................................... 113

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EDICION
Buscaryreemplazardatos
Se pueden localizar datos en una hoja de Excel o en todas las hojas de un cierto libro mediante el comando Buscar o Reemplazar situados en la ficha Inicio, grupo Modificar, opcin Buscar y seleccionar. Al hacer clic en cualquiera de ellos aparece el cuadro de dialogo Buscar y Reemplazar siguiente.

Dicho cuadro nos permite tambin reemplazar lo buscado por nuevos valores, utilizando para ello la ficha Reemplazar. Se puede buscar por contenido, es decir escribiendo el texto, numero, o fecha a buscar en el cuadro de texto Buscar, se puede buscar segn el formato de los datos o ambas posibilidades combinadas. Al hacer la bsqueda se puede avanzar de una ocurrencia a otra con el botn Buscar siguiente o bien hacer que Excel confeccione una lista con todas las ocurrencias, para lo cual clicaremos el botn Buscar todos. En las fichas Buscar y Reemplazar podemos buscar segn el tipo de datos (valores, formulas, comentarios), teniendo en cuenta el mbito de bsqueda y reemplazo (a nivel hoja o todos el libro)y diversas opciones que se resumen en la tabla siguiente: Tabla: Controles y funcionalidad asociada el cuadro de dialogo Buscar y Reemplazar

Control
Campo Buscar Botn Buscar todos Botn Buscar siguiente Campo Reemplazar con Botn Reemplazar todos Botn Reemplazar Botn Opciones

Funcin
Contiene el valor que se quiere buscar o reemplazar. Selecciona cada celda que contiene el valor del campo Buscar. Selecciona la siguiente celda que contiene el valor del campo Buscar. Contiene el valor para sobrescribir el valor del campo Buscar. Reemplaza cada ocurrencia del valor del campo Buscar con el valor del campo Reemplazar. Reemplaza la siguiente ocurrencia del valor del campo Buscar y marca o selecciona la siguiente celda que contiene dicho valor. Expande el cuadro de dilogo Buscar y reemplazar para mostrar diversas posibilidades adicionales en la bsqueda y reemplazo.

Botn Formato

Despliega el cuadro de dilogo Buscar Formato, que se puede utilizar para especificar el formato de los valores a buscar o a reemplazar

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Permite seleccionar el mbito de bsqueda. Se puede buscar en la hoja de clculo activa o en el libro entero. Permite seleccionar el orden o direccin de bsqueda: Se puede buscar por columnas o filas. Sirve para definir el tipo de dato o bsqueda a realizar. Permite seleccionar si busca dentro del contenido de formulas, valores o comentarios de las celdas seleccionadas. Si se activa tendr en cuenta la diferencia entre maysculas y minsculas, as por ejemplo Paris, PARIS y paris, sern ocurrencias diferentes de una misma palabra. Busca todas aquellas celdas cuyo contenido sea el mismo valor que en el cuadro Buscar. Cierra el cuadro de dilogo Buscar y Reemplazar.

Cuadro de lista Dentro de Cuadro de lista Buscar Cuadro de lista Buscar dentro de. Casilla de verificacin Coincidir maysculas y minsculas Casilla de verificacin Coincidir con el contenido de toda la celda Botn Cerrar

Seleccinespecial
En muy diversas circunstancias es necesario seleccionar todas las celdas dentro de un rango seleccionado o que tengan una o varias caractersticas comunes. Para ello Excel nos facilita el comando Ir a Especial. Para activarlo debemos seleccionar la ficha Inicio, grupo Modificar, opcin Buscar y seleccionar, elemento Ir a Especial.. o bien pulsando la tecla F5 y el dialogo Ir A clicando sobre el botn Especial. En ambos casos aparece el cuadro de dialogo Ir a Especial:

Previo al uso de cualquiera de las opciones del cuadro de dialogo anterior, se debe definir el alcance o mbito de la seleccin a efectuar. Existen dos posibilidades: mbito a nivel de hoja entera: Es el existente por defecto cuando solo tenemos seleccionada una celda cualquiera. mbito a nivel de un cierto rango de la hoja: Solo buscara en las celdas del rango seleccionado. El rango puede ser continuo o discontinuo.

Nota: El mbito de actuacin de este comando es solo a nivel de rango o de hoja, no de libro. Usos comunes de esta herramienta son:

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Dar formato: Por ejemplo, se puede desear seleccionar todas aquellas celdas que contengan formulas para marcarlas con un determinado color de fondo o un cierto tipo de letra que las diferencie de las dems o bien marcar todas las celdas que son rtulos, es decir constantes de tipo Texto Marcar celdas que contengan errores. Seleccin de celdas con contenidos especficos: por ejemplo las que estn en blanco dentro de un rango dado, las que contengan comentarios, etc. Seleccionar celdas visibles: para darles formato, borrarlas, copiarlas, etc.

Opcin
Comentarios Constantes

Seleccin
Celdas que contienen comentarios. Celdas que contienen constantes, es decir valores que no varan, ya sean texto, nmeros, fechas, valores lgicos, etc. Se puede seleccionar segn tipos de contenido (nmeros, texto etc.), marcando la correspondiente casilla de verificacin que haya debajo. Celdas que contienen frmulas. Se puede seleccionar segn el tipo de resultado que produzcan (nmeros, texto etc.), marcando la correspondiente casilla de verificacin que haya debajo. Celdas en blanco. Selecciona el rango de celdas adyacentes a la que estemos situado extendindose en todas las direcciones hasta hallar la hasta la primera fila o columna vaca en cada una de dichas direcciones, que es lo que delimita la regin actual. Selecciona todas las celdas que compongan el rango de la matriz actual. Esta opcin solo tiene sentido si estamos situados en alguna de las celdas de un rango-matriz, caso contrario nos aparecer el mensaje informativo. No se encontraron celdas. Selecciona los objetos grficos (grficos, botones, cuadros de texto, fotografas, etc.) Todas las celdas que se diferencian de la celda activa y que se hallan en la misma fila. Por defecto la celda activa es la primera celda de la fila o parte de fila seleccionada, pero se puede cambiar presionando ENTRAR o TAB. Si se ha seleccionado ms de una fila, la comparacin se hace para cada fila individual de dicha seleccin y la celda que se utiliza en la comparacin para cada fila adicional se encuentra en la misma columna que la celda activa. Anlogo a la Diferencia entre filas. Selecciona todas las celdas que se diferencian de la celda activa en una columna seleccionada. Por defecto la celda activa es la primera celda de la columna o parte de columna seleccionada. Para cambiar la ubicacin de la celda activa, basta presionar la tecla ENTRAR o TAB. Celdas a las que hace referencia la frmula de la celda activa. Se pueden buscar slo las directamente relacionadas, es decir aquellas que se mencionan en la formula o todas, lo que incluye tanto las referenciadas directamente como indirectamente a cualquier nivel. Celdas con frmulas que hacen referencia a la celda activa. Es el reciproco de Celdas precedentes, y al igual que en dicha opcin, tenemos dos posibilidades: seleccionar solo las directamente relacionadas (aquellas que tienen una referencia directa a la celda activa) o todas las que tienen relacin con la celda activa, ya sea directa o indirectamente.

Frmulas

Celdas en blanco Regin actual

Matriz actual

Objetos Diferencias entre filas

Diferencias entre columnas

Celdas precedentes

Celdas dependientes

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 ltima celda Slo celdas visibles

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Celda en la interseccin de la ultima fila y columna que contiene o datos o formato. Selecciona slo las celdas que estn visibles en un rango en el que puede haber celdas, filas o columnas ocultas. Celdas que tienen aplicados formatos condicionales. En esta opcin existen dos posibilidades: o buscar todas las celdas con formato condicional existentes o buscar todas aquellas que tienen un formato condicional igual al de la celda activa seleccionada. Celdas a las que se han aplicado las reglas de validacin de datos. Existen, dos posibilidades de seleccin, que son anlogas a las de la opcin Celdas con formatos condicionales

Celdas con formatos condicionales

Celdas con validacin de datos

Pegado
Cuando se mueve o se copia una informacin, al final del proceso se debe de Pegar mediante alguna de las diversas posibilidades existentes., por ejemplo usando el men contextual de la celda de destino o bien la ficha Inicio > Pegar. Una vez pegada la informacin, aparece al lado del rea de pegado el icono de Opciones de pegado, que al desplegarlo haciendo clic en la flecha que hay en su lateral derecho , presentara una serie de opciones de pegado, que son las siguientes: Mantener formato de origen: Mantiene el formato de las celdas que se han copiado Mantener tema de destino: Mantiene el tema del libro u hoja de destino, es decir el tipo de letra, esquema de color y diseo. Coincidir con formato de destino: Lo copiado adopta el formato de las celdas de destino. Formatos de nmeros y valores: Mantiene el formato numrico de los datos copiados. Mantener ancho de columnas de origen: Le aplica a las celdas destino de la copia la misma anchura de columna que la que tenia la celda donde estaban los datos originales. Slo formato: Copia y aplica nicamente el formato. Vincular celdas: Establece un vinculo entre las celdas origen copiadas y las celdas destino de la copia. Si se cambia el contenido de las celdas origen, automticamente cambiara tambin el de la copia.

Estas opciones y algunas otras mas especializadas existen en las opciones de Pegado especial que se vera en el prximo apartado.

Pegadoespecial
Usualmente, cuando se copia y pega algo dentro de un mismo libro de Excel, o entre diferentes libros, se hace con la opcin por defecto, que pega todo, dado que es lo generalmente se quiere, no obstante existen una serie de opciones o posibilidades de pegado mas especificas y muy interesantes. Una vez seleccionada la celda o celdas a copiar y habindonos desplazado a la celda o celdas de pegado, para tener acceso a dicha opciones al cuadro de dialogo Pegado especial tenemos dos posibilidades: Usar el men contextual de la celda y hacer clic en la opcin Pegado especial Seleccionar ficha Inicio, grupo Portapapeles, desplegable Pegar, opcin Pegado especial

en ambos casos nos aparecer el cuadro de dialogo Pegado especial segn figura adjunta:

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Las opciones disponibles de Pegado especial se agrupan en tres bloques diferenciados: Opciones de pegado en Pegar, opciones de pegado con operacin en Operacin y varios Las opciones de Pegar son las siguientes: Todo: Realiza la misma funcin que el pegado normal, es decir pega todo en la nueva ubicacin, tanto datos como formato de la celda o celdas copiadas. Frmulas: Pega nicamente las formulas existentes en la celda copiada. Valores: Pega solo el valor de la celda o en el caso de una formula, solo el resultado, no la formula. Formatos: Pega solo el formato de la celda seleccionada en la celda o celdas de destino, es el equivalente a usar el icono Copiar formatoexistente en ficha Inicio, grupo Portapapeles. Comentarios: Pega los comentarios asociados a las celdas seleccionadas. Validacin: Pega nicamente las reglas de validacin de datos. La validacin es una caracterstica que permite poner condiciones o restricciones respecto al tipo y rango de datos que se pueden introducir en una celda o rango determinado. Todo utilizando el tema de origen: Pega el contenido de la celda copiada usando como formato el tema que tenga asociado el documento. Todo excepto bordes: Pega el contenido de la celda y el formato completo de dicha celda, excepto los bordes. Ancho de las columnas:Cambia el ancho de las columnas de pegado de destino por el ancho de las celdas de origen seleccionadas. Formatos de nmeros y frmulas: Es una variante o ampliacin de la opcin Frmulas, aqu adems de pegar la formula pega tambin el formato numrico de las celdas seleccionadas. Formatos de nmeros y valores: Variante o aplicacin de la opcin Valores. Adems de pegar el valor pega todas las opciones de formato numrico que tuviera la celda de origen.

El grupo de Operacin sirve para elegir la operacin a efectuar entre los datos que hemos copiado y los datos que puedan existir en destino, de forma que si en las celdas destino hay valores, de que lo que se pega es el resultado de dicha operacin. Las operaciones disponibles son: Ninguna, Sumar, Restar, Multiplicar y Dividir Nota: Las celdas destino vacas se consideran como ceros.

Existenademsotrasopcionesdisponiblesqueson:
Saltar blancos: Si un rango copiado tiene celdas en blanco, las celdas de destino de pegado correspondientes no se sobrescribirn.

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Transponer: Intercambia los datos copiados cambiando filas por columnas y viceversa. Pegar Vnculos: Sirve para vincular datos. No pega el contenido de la celda o celdas copiadas, sino la referencia absoluta a las celdas copiadas. As, cuando la celda original sea modificada el cambio se reflejara tambin en la celda vinculada. Es una forma de creacin de vnculos entre hojas del mismo o distinto libro. Existe otra forma de realizar la vinculacin de datos.

PanelPortapapeles
Existe una herramienta denominada Portapapeles o Panel Portapapeles que facilita el trabajar con mayor comodidad a la hora de copiar y pegar, cuando hemos de hacer varios copiados y pegados sucesivos, dado que nos permite acumular hasta 24 tems de cualquier tipo de informacin y despus pegar selectivamente los que queramos y en el orden que queramos. Para activar dicha herramienta hemos de ir a la ficha Inicio, grupo Portapapeles y darle al cuadro lanzador el portapapeles que esta situado en la esquina inferior derecha de dicho grupo. Al hacerlo aparecer el panel Portapapeles a la izquierda de la pantalla, con todos los elementos copiados hasta el momento. Para copiar informacin es suficiente hacerlo de las formas habituales. Dicha informacin se ira acumulando en le Portapapeles de forma secuencia, quedan la mas reciente siempre arriba de todo. Para pegar la informacin copiada simplemente nos posicionaremos en cada caso en la celda deseada y haciendo clic en el trozo de informacin deseada este se pegara en la celda activa.

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FORMULAS
ParacrearformulasenunaceldadeExcelsedebeescribirprimeroelsignoigual(=)ydespuslaexpresin deseada. Una expresin es una combinacin de operadores, operandos, referencias a otras celdas o fun cionesdeExcelquealserevaluadaporExceldaunciertoresultadoovalor.ELvalorretornadoporlafor mulapuedeserunnmero,unafecha,untexto,unvalorlgicoounvalordeerror.Expresinyformula sonsinnimosenestecontexto. Alcrearformulasnosencontramoscondosconceptosimportantes:losoperadoresysuprecedenciaylas referenciasysusdiferentestipos.

Operadores:
LosoperadoresquesepuedenusarparacrearunaformulaenExcelsonlossiguientes:

OperadoresAritmticos
+ * / ^ Suma Diferencia Producto Divisin Exponente

OperadoresRelacionalesodeComparacin
Operador = <> < <= > >= Definicin Igual que Distinto de Menor que Menor o igual que Mayor que Mayor o igual que

OperadoresdeTexto
& Concatenacin Concatena (conecta o enlaza) dos valores o cadenas de texto para producir una cadena de texto continuo.

OperadoresdeReferencia
Operador : ; espacio Definicin Rango Unin Interseccin Ejemplo =SUMA(A1:A10) =SUMA(A1;A10;B12) =ao2007 Ventas

Precedenciadeoperadores
Se llama precedencia o rango a la importancia de unos operadores respecto de otros. La precedencia determina como evala Excel una formula para producir el resultado final. En una formula siempre se evalan primero las operaciones cuyo operador tiene mayor precedencia. En caso de haber dos operadores con la mima precedencia o un mismo operador repetido varias veces, se evalan de forma secuencial de izquierda a derecha.

Tabla: Operadores de Excel y orden de precedencia

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Precedencia 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11

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Operador () : espacio ; % ^ */ +& =,<,>,<=,>=,<> Definicin Parntesis Rango Interseccin Unin Negacin Porcentaje Potencia o Exponente Producto y Divisin Suma y Resta Concatenacin Comparacin

Ejemplo:
Usando los mismos operandos: 3, 6, 12, 4 y 2 y operadores: (), *, /, +, y si introducimos cuatro formulas segn la figura adjunta, veremos que los resultados obtenidos (19, 24, 11,50 y 27) son todos diferentes. Ello es debido a la precedencia asignada a cada operador y/o al lugar en el que aparece en la formula.

Referencias:conceptoytipos
Las referencia son los nombres o direcciones de las celdas. Las referencias se utilizan al escribir formulas que deben tomar datos de otras celdas. El tipo de referencia que se use al escribir una formula no afecta al resultado de dicha formula, pero si es importante si dicha formula va a ser copiada a otras celdas, pues determina el comportamiento y resultado de la formula en esas celdas. Existen tres tipos de referencias a celdas o rangos: relativas, absolutas y mixtas.

Referenciasrelativas
Cuando se efecta una copia de una celda que contiene una formula o funcin con referencias relativas, las celdas de destino desplazan (adaptan) sus direcciones tantas filas y columnas como se haya desplazado la celda original respecto a la celda de destino. Son las referencias por defecto de Excel. Para ponerlas basta con escribir la letra de la columna, seguida del numero de fila de la celda a la que queremos hacer referencia. No importa maysculas y minsculas, pero no debe de haber ningn espacio entre letra y numero y por supuesto no podemos usar letras o nmeros de celdas que no existan, por ejemplo no podemos usar la referencia a la celda XXV100 por que aunque si existe la fila 100, no existe la columna XXV. Las referencias relativas son las mas usuales en Excel dado que muchos clculos que se efectan usan la misma formula, solo que esta se debe aplicar en diferente fila o columna a donde se ha definido.

Referenciasabsolutas
La referencias absolutas se usan para que la referencia a una cierta celda no cambie independientemente de donde se copie despus la formula que contiene dicha referencia. Son utiles para referenciar aquellas celdas que contienene valores constantes que se usan en mltiples lugares (p.e. el valor del I.V.A.) Las referencias absolutas se denotan poniendo delante de la letra de la columna y del numero de la fila el smbolo del dlar $.

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Referenciasmixtas
Las referencias mixtas son aquellas que en la direccin de una celda tiene una parte relativa y otra absoluta, por ejemplo: $A1: Seria la una referencia absoluta a la columna A y relativa a la fila 1 A$1: Seria la una referencia relativa a la columna A y absoluta a la fila 1

Mododeespecificarocambiarlasreferenciasaunacelda.
La forma mas cmoda de introducir o cambiar las referencias a la direccin de una celda es la siguiente: 1. Seleccionar la celda que contiene la formula a modificar. 2. Seleccionar en la barra de herramientas, dentro de la formula, la direccin de la celda cuya referencia queremos modificar. 3. Pulsar la tecla de funcin F4 de forma continuada, esto hace que Excel vaya cambiando el tipo de referencia cada vez que pulsamos F4, pasando en cada pulsacin por uno de los 4 tipos posible de referencia.

Mododeextenderunaformula
Para extender una formula ya este hecha esta con referencias relativas, absolutas o mixtas, se debe seguir el siguiente procedimiento: 1. Seleccionar la celda donde se halla la formula a extender. 2. Hacer clic en el cuadro de llenado, que se halla en la parte inferior derecha de la celda. 3. Arrastrar hacia derecha, izquierda, arriba o abajo, segn la direccin de llenado hacia donde se desee extender la formula, hasta la celda final de destino. Al arrastrar formulas, al igual que sucede con celdas que contienen fechas o nmeros, se generan series aritmticas, es decir en el caso de formulas si nos desplazamos a derecha o izquierda dentro de la misma fila, solo cambiara la letra de columna de las celdas referenciadas y si nos movemos dentro de una misma columna hacia arriba o hacia abajo solo cambiara el numero de fila de las filas referenciadas en la formula.

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Ejemplosdetiposdereferencias
Referenciasrelativas
En el ejemplo de la figura, para calcular el Total de ventas por producto para cada producto solo ha sido necesario escribir la formula en B17 y despus arrastrarla con el botn o cuadro de llenado en la misma fila hasta E17, dado que la formula es idntica en todos los casos y lo que cambia es la referencia de las celdas a sumar.

Referenciasabsolutas
Se trata de calcular el Importe total a pagar a cada empleado que ha hecho horas extras, teniendo en cuenta que el precio de la hora extra es igual para todos los empleados. Dicho precio se halla en la celda C2. Para calcular correctamente el pago para cada empleado se debe multiplicar las horas que ha hecho el empleado por el precio hora. Para lo cual basta escribir la formula inicial en D5 arrastrarla hasta D8, pero teniendo en cuenta que una de las referencias, la del precio hora, debe de estar fijada como absoluta, para que no vari cuando sea arrastrada la formula. El detalle se puede ver en la siguiente figura

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Referenciasmixtas
Las referencias mixtas se aplican a aquellos problemas en los que intervienen dos elementos variables. Estn relacionadas siempre con estructuras de calculo en forma de tabla. Por ejemplo, supongamos que quisiramos calcular la tabla de multiplicar del nmero 1 al nmero 10, empezando el primer calculo en la celda C5, segn el desarrollo mostrado en la siguiente ilustracin:

Para hacerla bastara con situarse en dicha celda C5, escribir la formula: =$B5 * C$4 y extenderla arrastrando el cuadro de llenado, primero horizontalmente desde C5 hasta L5 y despus, manteniendo la seleccin de C5 a L5 arrastrarla hacia abajo hasta la fila 10. Dado que tanto los valores de la fila de referencia (fila 4) como los de la columna (columna B) variaran al desplazarnos, las referencias para mantener esta variacin deben de ser forzosamente mixtas.

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Nombres
Los nombres es un mecanismo que facilita enormemente la claridad y compresin de formulas y funciones en cuyo enunciado o argumentos se hace referencia a celdas o rangos de celdas. Al referirse a una celda o rango en una formula se usa por defecto el lenguaje estndar de Excel, que consiste en escribir la letra de la columna y el numero de fila de la celda que queremos referenciar o si se trata de un rango, escribir la celda inicia de la misma forma, el operador rango (:) y la celda final del rango. Hay otra forma alternativa para hacer esto, y es asignar nombres a celdas individuales o rangos y despus utilizar estos nombres en las formulas, en lugar del lenguaje referencial de Excel. Se trata por tanto de crear alias bautizando las celdas con nombres propios que tengan un sentido practico y funcional y as prescindir del lenguaje referencial y mas crptico que nos da Excel por defecto. Crear nombres para celdas o rangos es totalmente opcional, pero muy practico y recomendable incluso si no se crean formulas de gran complejidad. Adems de nombres a rangos y celdas, se pueden dar nombres a constantes y formulas que no se hallen situadas en ninguna celda, sino que son internas al libro u hoja. Los nombres, adems de para hacer mas inteligibles las formulas y funciones, si son de celdas o rangos sirven tambin para desplazarnos de forma rpida a la celda o rango que definen, para ello basta con seleccionar el deseado en el Cuadro de nombres.

Definirnombres
Se pueden dar nombres a celdas individuales y a rangos (continuos o discontinuos). mbito o visibilidad: Al definir un nombre tenemos que tener en cuenta el mbito (visibilidad o alcance), es decir desde que partes del libro se puede ver y usar. Excel soporta dos tipos de alcance diferente para los nombres: mbito global o de libro: el nombre es visible y utilizable en todas las hojas del libro donde se ha definido. mbito local o de hoja: el nombre solo esta disponible en la hoja de calculo en la cual ha sido definido.

El mbito de un nombre no tiene por que coincidir con la hoja a la que pertenece el rango, se puede tener un nombre con mbito en la Hoja2, pero que se refiera a las celdas de la Hoja5. El mbito para constantes o formulas internas es siempre global. Reglas para nombres: Deben empezar siempre por una letra No pueden tener espacios. Si se desea poner un nombre compuesto, se puede usar el guion bajo como separador o poner la primera letra de cada palabra en mayscula. Por ejemplo: Importe_total o ImporteTotal. Pueden tener hasta 255 caracteres No pueden usarse nombres que tengan una denominacin que coincida con la referencia a una celda. Por ejemplo A123, o IVA16 no son validos. Para los nombres Excel no distingue entre maysculas y minsculas No se pueden tener dos nombre iguales dentro del mismo mbito. Si en mbitos diferentes o libros diferentes.

Si escribimos un nombre no permitido, el propio Excel nos avisa del error. Una celda o rango puede tener varios nombres o alias, aunque no es muy usual dar mas de un nombre a un mismo rango.

Darnombresaceldasorangos
Una vez seleccionada una celda o rango de celdas hay dos formas de darle un nombre 1. Situndonos en el "Cuadro de nombres" de la barra de formulas, escribir el nombre y darle a la tecla ENTER para terminar.

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Con esta opcin los nombres creados son de mbito global por defecto. 2. Situarnos en la ficha Formulas, grupo "Nombres definidos", elegir la opcin "Asignar nombre a un rango", "Definir nombre", lo cual har que aparezca el cuadro de dialogo Nombre nuevo" Esta segunda forma nos permite tres posibilidades adicionales: Podemos definir el mbito tanto global, como local. Aqu tambin podemos crear nombres con mbito de hoja, pero que hagan referencia a otra hoja, para lo cual basta poner el nombre de la hoja y el signo de exclamacin antes del nombre del rango, (NombeHoja!NombreRango). Podemos de aadir opcionalmente un comentario explicativo, que aparecer en el "Administrador de nombres". Podemos dar nombres a constantes o formulas internas.

Cuadrodenombres:
Esta situado en la parte izquierda de la barra de formulas. En su parte derecha tiene una flecha que al clicarla nos muestra todos los nombres a los que se puede acceder desde la hoja en la que estemos en ese momento. Muestra tanto los nombres que tienen mbito de libro, como aquellos cuyo mbito es solo la hoja donde estamos situados. En el cuadro de nombre no aparecen los nombres dados a constantes o formulas, para poder ver estos ltimos es necesario usar la herramienta "Administrador de nombres". Seleccionando un nombre cualquiera, Excel nos desplaza y marca el rango que tiene dicho nombre. sirven tambin para desplazarnos de forma rpida a la celda o rango que definen, para ello basta con seleccionar el deseado en el Cuadro de nombres.

Utilizarnombres:
Para utilizar un nombre en una formula o funcin basta con escribirlo. En la mayora de los casos con la nueva funcionalidad de Excel de ayuda automtica en la sintaxis, en cuanto hayamos escrito las primeras silabas del nombre aparecer el mismo en una lista desplegable, basta entonces seleccionarlo con el ratn o darle a la tecla TAB para que Excel termine de escribirlo completo. Caso de no acordarnos de cmo comienza el nombre que hemos definido, tenemos la opcin de pulsar la tecla F3 que har aparecer el cuadro de dialogo Pegar nombre, donde esta la lista de todos los nombres existentes, basta entonces buscar y seleccionar el deseado y darle al botn Aceptar.

Gestionarnombres:
Para controlar que nombres existen en un libro, a que celda o celdas se refieren, conocer su mbito, o si son nombres de constantes o formulas disponemos de dos herramientas: "Pegar nombres" y "Administrador de nombres"

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 Pegar nombres: Para disponer de un listado de todos los nombres definidos en el libro en el que estamos, basta con pulsar la tecla F3 y elegir el botn "Pegar lista". Excel nos creara una lista de dos columnas, a partir de la celda en la que estemos situados, hacia abajo y a derecha. En la primera columna nos da en orden alfabtico el nombre de todos nombres definidos, sean del tipo que sean, y en la segunda columna la referencia del rango o formula que representan. Administrador de nombres :ficha Frmulas, grupo Nombres definidos, Administrador de nombres. Esta es una herramienta de gestin o auditoria de nombres mas potente, dado que nos permite editar los existentes, borrarlos, ordenarlos por alguna de sus caractersticas, saber su mbito, filtrarlos por diversos criterios, as como crear nuevos nombres.

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Darnombresaconstantesyformulasinternas
Para crear nombre para una constante o formula interna, debemos realizar los siguientes pasos: Ir a la ficha Formulas, grupo "Nombres definidos", elegir la opcin "Asignar nombre a un rango", "Definir nombre" y aparecer el cuadro de dialogo "Nombre nuevo" Escribir en el cuadro de texto Nombre, el nombre que deseamos para la constante o formula. Escribir en el cuadro de texto "Hace referencia a:" un signo igual (=) y el valor de la contante o la formula o funcin deseada. Ejemplos: IVA=0,16 Total_IVA =TotalImporte * IVA (donde TotalImporte es un nombre de rango existente en el libro) Si se definie Total= SUMA(A$1;A$10) despus bastara poner =Total en una celda cualquiera de cualquier fila mayor que 10, para que Excel sume las celdas desde la fila 1 a la fila 10 de la columna en la que estemos situados, dado que la referencia a las columnas es relativa, mientras que para las filas es absoluta.

FORMATO
Formatear datos implica darles una apariencia distinta a la que tienen por defecto, no se cambian los datos en si, solo su aspecto. Dar formato sirve no solo para que los datos tengan una mejor apariencia o presentacin y resulten mas atractivos, sino que en muchos casos sirve tambin para facilitar mejor su comprensin o lectura o para marcar o analizar de una forma ms rpida dichos datos.

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 Excel nos facilita una serie de utilidades para dar formato a los datos y resultados de formulas de una forma fcil, rpida y fiable La mayora de las opciones directas y esenciales de formato se encuentra en la ficha Inicio, grupos Fuente, Alineacin, Nmero y Estilos y Celdas, segn la figura siguiente:

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Formatospredefinidos
Para la mayora de tipos de datos existen una serie de formatos de uso comn, ya predefinidos. Para acceder a ellos basta seleccionar primero las celdas a las que se desea aplicar formato y despus en el grupo Nmero, se halla un desplegable donde estn definidos los formatos de datos mas usuales, y caso de no hallar el deseado, al final del desplegable aparece la opcin "Ms formatos de numero" que lanza el cuadro de Dialogo "Formato de celdas", donde se halla entre otras la ficha "Nmero" en la que estn el resto de los formatos predefinidos que Excel nos facilita.

Los formatos aparecen agrupados en funcin de las diversas categoras de formatos que podemos aplicarles, a los datos, por ejemplo si se tratase de aplicar a un grupo de celdas un cierto formato de fecha, elegiramos la categora Fecha, donde aparecen todos los formatos disponibles. En el momento que seleccionemos cualquiera de ellos, podremos ver una pre visualizacin de cmo quedaran los datos en la parte superior del cuadro de dialogo, en el cuadro Muestra. De esta forma podremos decidir que formato nos interesa antes de aplicarlo definitivamente.

Formatospersonalizados
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 Excel nos permite una serie de posibilidades para que caso de no hallar un formato predefinido que se adapte a nuestras necesidades, poder crearlo. Para ello en el dialogo anterior "Formato de celdas", ficha Nmero, existe la opcin Personalizada, que permite crear formatos especficos que no existan en ninguna de las categoras predefinidas. Los formatos personalizados pueden constar de hasta cuatro secciones diferentes separadas por punto y como. La primera seccin define el formato para nmeros positivos, la segunda para nmeros negativos, la tercera para valores 0 y la cuarta y ultima, para el dato que sea texto. Para la creacin de formatos personalizados se pueden emplear los siguientes smbolos o cdigos: Carcter 0 Funcin Especifica o reserva lugar para un numero por cada cero que se ponga. Si al introducir la cifra seleccionada, tiene menos dgitos de los indicados en el formato, en los lugares donde no exista nmero se mostraran ceros. Especifica una cifra opcional por cada smbolo que se ponga. Es decir si el numero introducido tiene un valor en la posicin del smbolo lo mostrara y si no lo hay, no mostrara nada. Agrega los espacios de los ceros sin valor a cada lado del separador para alinear los decimales. Tambin puede utilizarse este smbolo para las fracciones que tengan un nmero de dgitos variable. Especifica el lugar de aparicin del punto separador de millares. Especifica el lugar de aparicin de la coma separadora de decimales. Especifica que el carcter que se ponga despus del smbolo sea repetido en todas las posiciones de la celda hasta rellenar el espacio no utilizado de dicha celda. El guion bajo representa un espacio en blanco. Se suele usar para alinear cifras numricas con decimales. Indicador de texto. Presenta el valor de la celda cuando sea texto. Muestra el carcter que siga a la barra como un literal y no con el significado especial que pudiera tener. Por ejemplo \E mostrara una E no lo tomara como smbolo de exponencial. Muestra un numero en notacin cientfica o exponencial en base diez, diez elevado a Permiten introducir texto literal en el formato. Se usa usualmente en nmeros. Se puede hacer que cualquier seccin del formato tome uno de los colores bsicos existente, para ello basta poner el nombre del color entre corchetes cuadrados ([]).Los colores que podemos utilizar tienen los siguientes nombres: Negro, Azul, Verde, Fucsia, Rojo, Blanco, Amarillo y Aguamarina. Permiten escribir formatos condicionales usando los operadores relacionales entre corchetes cuadrados ([])

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# ?

. , * _ @ \ E "/h" [color]

<,>,=

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 Ejemplos Formato para texto:

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1- Formato para un nmero de Telfono: ## ### ###-##-## (# =no obligatorio) Si escribo 9876543211 me presentar: 2- Formato para un nmero de Telfono: Si escribo 9876543211 me presentar: Formato para nmeros 1- Hacer un formato para nmeros que presente separador de miles y un digito decimal, pero que solo incluya la primera seccin: #.##0.0 Presentara el mismo formato para nmeros positivos, negativos o cero. 2- El mismo ejemplo anterior, pero incluyendo formato tambin para la seccin de los nmeros negativos. #.##0.0; "NEGATIVO" As si escribo 1000,456 presentara 1.000,5. Si escribo -45 presentara "NEGATIVO" A los nmeros 0 se les aplica el mismo formato que a los positivos, pues no se ha definido formato especifico para la tercera seccin. 3- Mismo ejemplo, pero incluyendo formato para las tres primeras secciones. #.##0.0; "NEGATIVO"; "CERO" 4- Mismo ejemplo anterior incluyendo un formato especifico para la cuarta seccin. #.##0;-#.##0,00;"CERO";"ERROR! No es un nmero" 5- Mismo ejemplo anterior, al que se le aade color a la seccin segunda , tercera y cuarta. #.## "h";[rojo]"NEGATIVO";[azul]"CERO"; [Rojo]"ERROR! No es un numero" 987 654-32-11 00 000 000 00 00 (0 = obligatorio) 00 987 654 3211

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Formatocondicional
Excel permite resaltar el contenido de una celda aplicando diferentes formatos en funcin de que el valor que exista dentro de la celda cumpla uno o mas criterios especficos o en funcin de la evaluacin de una cierta formula que esta relacionada de una forma lgica con dicha celda. Por ejemplo es posible marcar con un color de fuente o fondo todas las celdas de un rango cuyo valor sea superior a una cantidad y marcar el resto con otro color diferente. El formato condicional es una herramienta de anlisis visual de datos, dado que nos permite resaltar la informacin segn nos interese y despus localizarla de un vistazo. Es una herramienta que refuerza o complementa al formato personalizado y se vuelve especialmente til cuando la cantidad de datos a evaluar es elevada y por tanto es difcil localizar rpidamente los datos de nuestro inters. Se puede aplicar formato condicional tanto a celdas que contengan constantes como a celdas que contengan formulas. En este ultimo caso Excel primero evala la formula y despus aplica el formato al resultado obtenido teniendo en cuenta las condiciones o criterios especificados para la celda en cuestin. El formato condicional permite aplicar a una celda o grupo de celdas diferente color o estilo de fuente, bordes, color de fondo, tramas, gradacin de colores en funcin del valor o conjuntos de iconos semnticos seleccionados de una coleccin existente en Excel. Se puede establecer un nmero ilimitado de condiciones de formato condicional para cada celda o rango de celdas.

Definirunformatocondicional
Para establecer un formato condicional se deben dar los siguientes pasos: Seleccionar la celda o celdas a las que se desee aplicar formato condicional. Ir a ficha Inicio, grupo Estilos, desplegable Formato Condicional, segn muestra la imagen siguiente, donde hallamos las posibilidades mas usuales en opciones directas.

Si queremos aplicar algn tipo de regla no existente dentro de estas opciones directas deberemos seleccionar o bien la opcin "Nueva regla" o bien "Administrar reglas", botn "Nueva regla", ambas hacen aparecer el cuadro de dialogo "Nueva regla de formato" donde podemos definir la regla deseada.

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 En cuadro de dialogo "Nueva regla de formato" que aparece en ambos casos, existen seis posibilidades o tipos de reglas diferentes (ver figura Dialogo "Nueva regla de formato"), que se pueden sintetizar en lo siguiente: A una celda o grupo de celdas se les puede aplicar formato condicional segn: El valor de la celda. El contenido de la celda. Es decir el tipo de dato de la celda El resultado de evaluar una cierta formula o funcin relacionada de forma lgica con dicha celda.

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Superposicindeformatosymultiplescondiciones
Los formatos condicionales pueden superponerse, por ejemplo se puede aplicar un color a una celda y al mismo tiempo mostrar un icono. Tambin puede haber mas de una condicin o regla aplicable a una misma celda. Las reglas se irn aplicando en el orden en que aparezcan. En caso de conflicto entre dos criterios de aplicara el que aparezca primero en la lista de reglas definidas. Por ejemplo se puede aplicar un color de fondo a una celda si cumple un cierto criterio y al mismo tiempo un color de letra, o negrita o cursiva si ademas cumple otro criterio Cuando una condicin dada se cumple, se puede determinar que no se sigan evaluando el resto de condiciones, para ello basta con activar la casilla "Detener si es verdad" dentro del "Administrador de reglas de formato condicional"

Administrarreglasdeformatocondicional
En la misma ficha Inicio, grupo Estilos, Formato Condicional, al final del desplegable tenemos la opcin "Administrar reglas" que lanza el cuadro de dialogo "Administrador de reglas de formato condicionales" Dicho administrador permite gestionar diversos aspectos de las reglas que ya tengamos definidas o queramos definir para la celda o celdas actualmente seleccionadas. Tiene las siguientes opciones para el control del formato condicional: Crear una nueva regla haciendo clic en el botn "Nueva regla".

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Cambiar una regla existente seleccionando la regla y pulsando despus el botn "Editar regla" Eliminar una regla existente seleccionando la regla y pulsando despus el botn "Eliminar regla" Cambiar el orden de evaluacin de una regla movindola hacia arriba o abajo haciendo clic en el botn Subir o Bajar. Determinar si Excel debe de seguir evaluando formatos condicionales despus de encontrar una regla que se cumple, marcando o desmarcando para ello la casilla "Detener si es verdad". Guardar cualquier regla nueva o cambiada y cerrar el dialogo haciendo clic en Aceptar. Guardar cualquier regla nueva o cambiada sin cerrar el dialogo haciendo clic en Aplicar. Descartar cualquier cambio hecho que no se haya guardado haciendo clic en Cerrar. En detalle nos permite controlar los formatos condicional

Copiarypegarformato
Existe una opcin que nos permite copiar el formato de una determinada celda o celdas y asignrselo a otra celda o rango de celdas. Esta opcin es la herramienta copiar formato, que se halla situada en la ficha Inicio > Portapapeles > Copiar formato( ) La forma de proceder es la siguiente 1. Seleccionar la celda o celdas que tienen el formato que queremos copiar. 2. Clicar encima del botn Copiar formato de la ficha Inicio > Portapapeles. 3. Clicar encima de la celda a partir de la cual queremos aplicar el formato o bien hacer clic sostenido y arrastrar por el conjunto de celdas a las que queremos aplicar dicho formato. Si se desea aplicar el mismo formato mas de una vez en varias celdas o rangos distintos, en el paso segundo, deberamos hacer doble clic sobre el icono Copiar formato lo cual har que la herramienta permanezca operativa hasta que no volvamos a clicar encima de dicho icono.

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FUNCIONES
Una funcin es una formula programada o abreviada, que efecta una o varias operaciones simultneamente, devolviendo un resultado determinado. Las funciones es un mecanismo para facilitarnos el calculo de la mayor parte de operaciones, sean del tipo que sean. Las funciones pueden utilizarse en una formula o expresin de forma independiente o combinadas con operadores y operandos diversos. Tambin pueden formar parte de otra funcin (funciones anidadas) o usarse para la creacin de formatos condicionales, reglas de validacin, campos calculados o funciones internas personalizadas definidas por el usuario de Excel.

Estructuradeunafuncin
Toda funcin de Excel tiene una estructura o sintaxis bsica, que es =NOMBRE_DE_LA_FUNCION(Lista de argumentos) NOMBRE_DE_LA_FUNCION: Es el nombre de la funcin a usar. El nombre debe de ser exacto, excepto maysculas o minsculas que Excel no distingue aqu, caso contrario Excel devolver el valor de error: #NOMBRE?. Lista de argumentos. Los argumentos son la informacin que necesita conocer la funcin para hacer su trabajo. La lista de argumentos o parmetros siempre esta encerrada entre parntesis, incluso si la funcin no necesita argumentos. Cada argumento se separa del siguiente por un punto y coma (;). La longitud mxima en caracteres que puede tener una formula o funcin contando todos sus caracteres es de 8.192.

Tiposdeargumentos
Los argumentos de una funcin pueden ser obligatorios y opcionales. Los obligatorios estn marcados en negrita, tanto en la ayuda automtica que va apareciendo a medida que vamos escribiendo la funcin, como si usamos el asistente Insertar funcin, los no obligatorios estn en letra normal y aparecen entre corchetes en la ayuda automtica. Una funcin pude admitir un nmero fijo de argumentos (incluso ninguno) o un numero variable, depende del tipo de funcin. En cada caso la ayuda automtica o el asistente Insertar funcin nos aclaran la cuestin. En el caso de funciones con un numero variable de argumentos el numero mximo que pueden llegar a tener es de 225. Los tipos de argumentos que una funcin puede admitir son: Ningn argumento. Por ejemplo las funciones PI((), HOY() y AHORA(); Nmeros: SUMA(43;300;2) Referencias a celdas individuales o rangos: SUMA(A1;B10:C20;D50) Nombres de celdas o rangos: PRODUCTO(Cantidad; Precio) Texto: Cadenas de texto: MAYUSCULAS(jess) Valores lgicos: SI(A1>50;89;A2) o pruebas lgicas Valores de Error: TIPO.DE.ERROR(#Nombre) Matrices: SUMAPRODUCTO(A1:A10;B1:B10). Algunas funciones como TRANSPONER o TENDENCIA requieren el uso de matrices como argumentos. Otras funciones: SUMA(MAX(A1:A20);B1:B20). A estas funciones internas se les denomina funciones anidadas. Excel admite un mximo de 64 niveles de anidamiento. Una mezcla de algunos o todos los tipos mencionados anteriormente.

Categorasdefunciones
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 De forma intrnseca Excel posee mas de 400 funciones que permiten efectuar los mas variados clculos, desde los mas sencillos hasta los ms complejos. Para un acceso mas rpido a la funcin deseada y a su ayuda, Excel agrupa las funciones en diversos tipos o categoras funcionales. En concreto existen las siguientes categoras de funciones: Funciones de complemento y automatizacin Funciones de cubo Funciones de base de datos Funciones de fecha y hora Funciones de ingeniera Funciones financieras Funciones de informacin Funciones lgicas Funciones de bsqueda y referencia Funciones matemticas y trigonomtricas Funciones estadsticas Funciones de texto Dentro de cada categora las funciones aparecen ordenadas en orden alfabtico. Si conocemos el nombre de una funcin, pero no sabemos en que categora esta, podemos buscarla dentro de la categora agrupadora Todas, donde se hallan todas las funciones existentes en el resto de categoras, ordenadas tambin alfabticamente. Para acceder a estas categoras y ver las funciones que componen cada una de ellas, podemos hacerlo de dos formas: Desplazndonos a la ficha Frmulas, grupo Biblioteca de funciones donde aparecen las categoras mas relevantes. Las categoras restantes estn dentro del desplegable Ms funciones, Situarnos en la celda donde deseemos escribir la funcin y clicar en el asistente Insertar funcin que se halla en misma ficha Frmulas, grupo Biblioteca de funciones y tambin en la Barra de frmulas. En ambos casos accederemos a todas las categoras de funciones de Excel excepto a Funciones de complemento y automatizacin. Esta categora engloba diversas funciones o subprogramas muy especializados, que es necesario cargar previo a su uso. Para ello debemos ir a Botn de Office >Opciones de Excel > Complementos y all habilitar el complemento deseado. Entre los mas destacados estn: Herramientas para anlisis y Solver.

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Introduccindefunciones
Existen dos procedimientos para introducir una funcin en una celda, manualmente o mediante el asistente Insertar funcin A) Procedimiento semi-manual 1. Seleccionar la celda donde se desea poner la formula. 2. Escribir el signo igual (=) y empezar a escribir el nombre de la funcin, p.e. PROMEDIO. Nada mas escribirla aparece un desplegable con todas las funciones de Excel o nombres de rangos definidos por nosotros. A medida que vamos escribiendo mas letras de la funcin la lista se va ajustando para mostrarnos solo aquellas funciones que comienzan por lo escrito. En el momento que estemos en la deseada no hace falta escribir toda la funcin, solo picar la tecla TAB y Excel escribe el resto del nombre y el parntesis de apertura necesario para toda funcin. 3. Escribir los argumentos, o si son referencias a celdas o rangos marcarlos con el cursor.

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4. Finalmente escribir el parntesis de cierre de la funcin y terminar pulsando ENTER. B) Procedimiento semi-automatizado utilizando el asistente Insertar funcin 1. Seleccionar la celda donde se desea poner la formula. 2. Hacer clic en el botn Insertar funcin del barra de formulas o de la ficha Formulas. 3. Seleccionar la categora adecuada, aqu funciones Estadsticas

4. Seleccionar la funcin: p.e. PROMEDIO. En la parte inferior del cuadro de dialogo Insertar funcin no aparecer una breve descripcin del cometido de la funcin y un hipervnculo a la pagina de ayuda donde nos explica mas en detalle dicho cometido as como la sintaxis exacta de la funcin y probablemente algn ejemplo clarificador de su uso. 5. Clicar sobre el botn Aceptar para proseguir con la creacin de la funcin. Se escribir el nombre de la funcin en la barra de formulas y nos aparecer el dialogo Argumentos de la funcin para que introduzcamos manualmente o mediante el ratn los valores o referencias a celdas y rangos donde estn las cantidades de las que queremos hallar el promedio. 6. Hacer clic en el cuadro de texto Nmero1 y despus seleccionar directamente en la hoja de calculo el rango A1:A10. De forma similar hacerlo con Nmero2 y rango C1:C7 y con Nmero3 rango K1:K4. 7. En la parte inferior del dialogo se mostrara el resultado de la funcin a medida que se vayan aadiendo argumentos. 8. Cuando hayamos aadido todos los argumentos basta hacer clic en el botn Aceptar y Excel insertara debidamente la formula en la celda seleccionada en el punto 1.

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Gruposdefuncionesimportantes
Como se ha mencionado Excel posee mas de 400 funciones. A continuacin se van a detallar las ms genricas y tiles de cada categora. El orden en el que aparecen tanto las categoras, como las funciones dentro de su categora es un orden funcional, es decir se ha pretendido poner las funciones por orden de relevancia o importancia.

FUNCIONESESTADISTICAS
Las funciones estadsticas permiten analizar grupos de nmeros o datos. Aqu se mencionaran las funciones estadsticas mas usuales y utilizadas. En esta categora existen muchas funciones especializadas y funciones avanzadas como ESTIMACION.LINEAL, ESTIMACION.LOGARITMICA, TENDENCIA, CRECIMIENTO, PROBABILIDAD, JERARQUIA, etc. CONTAR.BLANCO Devuelve un nmero que representa la cantidad de cedas en blanco existentes dentro de un rango dado. Sintaxis CONTAR.BLANCO(rango) Rango es el rango seleccionado dentro del cual se quiere contar el numero de celdas en blanco existentes. Si existen formulas que devuelven "" (cadena o texto vacio) tambin se cuentan. Las celdas cuyo contenido son valores cero no se cuentan. Ejemplos

A 1 2 FelipeRodrguez 3 4 1245,33 5 21/12/2009 6 7 1.581

CONTAR

CONTAR.BLANCO(A1:A7) es igual a 3 CONTAR.BLANCO(A2:A7) es igual a 2

Cuenta el nmero de celdas que contienen nmeros. Sintaxis: CONTAR(ref1;ref2;) Ref1; ref2; ... son entre 1 y 225 argumentos que pueden contener o hacer referencia a distintos tipos de datos, pero slo se cuentan los nmeros. Los argumentos que son nmeros, fechas o representaciones textuales de nmeros se cuentan. Tambin se cuentan las celdas cuyo contenido son formulas que devuelven un nmero o fecha. Los argumentos que son valores de error o texto que no puede traducirse a nmeros se pasan por alto. Si un argumento es una matriz o una referencia, slo se cuentan los nmeros de esa matriz o referencia. Se pasan por alto las celdas vacas, valores lgicos, texto o valores de error de la matriz o de la referencia. Utilizar la funcin CONTARA si se necesita contar valores lgicos, texto o valores de error.

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 Ejemplos

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CONTAR(A1:A10) es igual a 3, que son las celdas que contienen un numero, una fecha y una formula que retorna un nmero (1.581) respectivamente.

A 1 2 FelipeRodrguez 3 #NUM! 4 1245,33 5 21/12/2009 6 7 1.581 8 "" 9 AlbertoSanJuan 10 VERDADERO

CONTARA

Cuenta el nmero de celdas que no estn vacas y los valores que hay en la lista de argumentos, Usar CONTARA para contar el nmero de celdas que contienen datos en un rango o matriz. Si no se necesita contar valores lgicos, texto o valores de error, usar la funcin CONTAR. Sintaxis CONTARA(valor1 ;valor2; ... ) Valor1; valor2; ... son de 1 a 225 argumentos que representan los valores que se desea contar. En este caso, un valor es cualquier tipo de informacin, incluyendo texto vacio (""), pero excluyendo celdas vacas. Si un argumento es una matriz o una referencia, se pasan por alto las celdas vacas que se encuentran en la matriz o en la referencia. Ejemplos

A 1 2 FelipeRodrguez 3 #NUM! 4 1245,33 5 21/12/2009 6 7 1.581 8 "" 9 AlbertoSanJuan 10 VERDADERO

CONTAR.SI

CONTARA(A1:A10) es igual a 8, pues tambin incluye el valor de A8 que es una cadena vaca o de longitud cero, que es distinto de celda vaca.

Cuenta las celdas, dentro del rango, que no estn en blanco y que cumplen con el criterio especificado. Es una extensin de la funcin CONTAR. Sintaxis CONTAR.SI(rango; criterio) Rango es el rango dentro del cual desea contar el nmero de celdas que no estn en blanco. Criterio es el criterio en forma de nmero, expresin o texto, que determina las celdas que se van a contar. Por ejemplo, el argumento criterio puede expresarse como 55; "55"; ">55" o "Sevilla".

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 Ejemplos

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Supongamos que el rango A1:A5 contiene los valores: Madrid, Barcelona, Sevilla, Barcelona y Valencia, respectivamente, entonces CONTAR.SI(A1:A5;Barcelona) es igual a 2. Supongamos que el rango B1:B5 contiene los valores: 12,50,33,20 y 31, entonces CONTAR.SI(B1:B5; ">30") es igual a 3. CONTAR.SI.CONJUNTO Cuenta el nmero de celdas en un rango para celdas que tienen mltiples criterios. Es una extensin o ampliacin de CONTAR.SI que en lugar de un solo criterio admite mltiples criterios. Sintaxis CONTAR.SI.CONJUNTO(rango_criterios1;criterio1;[rango_criterios2;criterio2];) Rango_criterios1, Rango_criterios2,Son los rangos dentro de los cuales se compara el criterio correspondiente para ver que celdas del rango correspondiente lo cumplen. Criterio1, Criterio2, son los criterios en forma de nmero, texto o fecha que determinan las celdas que se contarn. Esta funcin admite mltiples criterios a la vez, pero sobre campos o columnas distintas. Para aplicar mltiples criterios sobre un mismo campo debemos usar funciones de tipo Bases de datos, como por ejemplo BDCONTAR o BDCONTARA Ejemplos Supongamos la siguiente tabla de clientes y ventas: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 A Clientes EL CORTE INGLES IKEA MUEBLES LA FABRICA OFIMUEBLE LA CASA DE LAS LAMPARAS IKEA TODO HOGAR NOVALINEA EL CORTE INGLES OFIMUEBLE B Zona Centro Catalunya Centro Catalunya Andaluca Andaluca Catalunya Aragn Aragn Catalunya C Ciudad Madrid Barcelona Madrid Barcelona Sevilla Sevilla Barcelona Zaragoza Zaragoza Barcelona D Mes 9 9 11 5 6 9 9 8 3 2 E Cantidad 100 50 25 100 120 50 100 200 120 100 F Importe 1000 900 1200 1800 2000 1900 800 1200 1300 1200

Si quisiramos hallar el nmero de clientes de Barcelona a los que se les facturo menos de 1000 , escribiramos la funcin as: CONTAR.SI.CONJUNTO(C2:C11;"Barcelona";F2:F11;"<1000") MIN Devuelve el valor mnimo de un conjunto de valores. Sintaxis MIN(nmero1 ;nmero2; ...) Nmero1;nmero2; ... son entre 1 a 225 nmeros cuyos valores mnimos se desea encontrar. Se pueden especificar argumentos que sean nmeros, celdas vacas, valores lgicos o representaciones textuales de nmeros. Los argumentos que son valores de error o texto que no se puede traducir a nmeros, provocan errores. Si un argumento es una matriz o referencia, slo se usan los nmeros de esa matriz o referencia. Las celdas vacas, valores lgicos o texto que se encuentren dentro de la matriz o referencia se pasan por alto. Utilizar la funcin MINA si los valores lgicos o el texto no deben pasarse por alto. Si los argumentos no contienen nmeros, MIN devuelve 0. Ejemplos Si A1 :A5 contiene los nmeros 36, 12, 5, 43, y 14, entonces:

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MIN(A1:A5) es igual a 5 MIN(A1:A5;8) es igual a 8.

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MAX Devuelve el valor mximo de un conjunto de valores. Sintaxis MAX(nmero1 ;nmero2; ... ) Nmero 1; nmero2; ... son entre 1 y 225 nmeros para los que se desea encontrar el valor mximo. Se pueden especificar argumentos que sean nmeros, celdas vacas, valores lgicos o representaciones de nmeros en forma de texto. Los argumentos que sean valores de error o de texto que no se puedan traducir a nmeros provocan errores. Si un argumento es una matriz o referencia, se usarn slo los nmeros de esa matriz o referencia. Las celdas vacas, valores lgicos o texto que se encuentren dentro de la matriz o referencia se pasarn por alto. Si no se desea pasar por alto los valores lgicos y el texto, utilizar MAXA. Si el argumento no contiene nmeros, MAX devuelve 0 Ejemplos Si A1:A5 contiene los nmeros 36, 12, 5, 43 y 14, entonces: MAX(A1 :A5) es igual a 437 MAX(A1 :A5;80) es igual a 80 PROMEDIO Devuelve la media aritmtica de los argumentos. Sintaxis PROMEDIO(nmero1 ;nmero2; ...) Nmero1;nmero2; ... son de 1 a 225 argumentos numricos cuyo promedio se desea obtener. Los argumentos deben ser nmeros o nombres, matrices o referencias que contengan nmeros. Si un argumento matricial o de referencia contiene texto, valores lgicos o celdas vacas, esos valores se pasan por alto; sin embargo, se incluyen las celdas cuyo valor sea 0. Al calcular el promedio de las celdas, hay que tener en cuenta la diferencia entre las celdas vacas y las que contienen el valor cero, especialmente si ha desactivado la casilla de verificacin Mostrar un cero en celdas que tienen un valor cero de Opciones de Excel > Avanzadas > Mostrar opciones para esta hoja ,no se cuentan las celdas vacas, pero se cuentan los valores cero. Ejemplos Si A1:A5 se denomina Unidades y contiene los nmeros 10, 7, 9, 27 y 2 entonces: PROMEDIO(A1:A5) es igual a 11 PROMEDIO(Unidades) es igual a 11 PROMEDIO(A1:A5;5) es igual a 10 PROMEDIO(A1:A5) es igual a SUMA(A1:A5)/CONTAR(A1:A5), que es igual a 11

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 MEDIANA

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Devuelve la mediana de los nmeros. La mediana es el nmero que se encuentra en medio de un conjunto de nmeros, es decir, la mitad de los nmeros es mayor que la mediana y la otra mitad es menor. Sintaxis MEDIANA(nmero1 ;nmero2; ..) Nmero1;nmero2; .... son entre 1 y 225 nmeros cuya mediana desea obtener. Los argumentos deben ser nmeros o nombres, matrices o referencias que contengan nmeros. Excel examina todos los nmeros en cada argumento matricial o de referencia. Si un argumento matricial o de referencia contiene texto, valores lgicos o celdas vacas, esos valores se pasan por alto; sin embargo, se incluyen las celdas cuyo valor sea 0. Si la cantidad de nmeros en el conjunto es par, MEDIANA calcula el promedio de los nmeros centrales. Ejemplos MEDIANA(1; 2; 3; 4; 5) es igual a 3 MEDIANA(1; 2; 3; 4; 5; 6) es igual a 3,5, el promedio de 3 y 4 MODA Devuelve el valor que se repite con ms frecuencia en una matriz o rango de datos. Al igual que MEDIANA, MODA es una medida de posicin o centralizacin Sintaxis MODA(nmero1 ;nmero2; ...) Nmero1;nmero2; ... son entre 1 y 225 argumentos cuya moda se desea calcular. Tambin se puede usar una matriz individual o una referencia matricial en lugar de argumentos separados por punto y coma. Los argumentos deben ser nmeros, nombres, matrices o referencias que contengan nmeros. Si un argumento matricial o de referencia contiene texto, valores lgicos o celdas vacas, esos valores se pasan por alto; sin embargo, se incluirn las celdas cuyo valor sea 0. Si el conjunto de datos no contiene puntos de datos duplicados, MODA devuelve el valor de error #N/A. Ejemplo MODA({5,6: 4; 4; 3; 2; 4}) es igual a 4 DESVEST Calcula la desviacin estndar de una muestra. La desviacin estndar es la medida de la dispersin de los valores respecto a la media (valor promedio). Sintaxis DESVEST(nmero1; nmero2; ...) Nmero 1; nmero2; ...son de 1 a 225 argumentos numricos que corresponden a una muestra de poblacin. Tambin se puede utilizar una matriz nica o una referencia matricial en lugar de argumentos separados con punto y coma. Se pasan por alto los valores lgicos como VERDADERO y FALSO y el texto. Si los valores lgicos y el texto no deben pasarse por alto, utilizar la funcin de hoja de clculo DESVESTA. DESVEST parte de la hiptesis de que los argumentos representan la muestra de una poblacin. Si los datos representan la poblacin total, utilizar DESVESTP para calcular la desviacin estndar. Ejemplo Supongamos que tenemos una muestra aleatoria de 10 herramientas forjadas por la misma mquina durante un ciclo de produccin y cuya resistencia a la rotura se desea medir. Los valores de la muestra (1345; 1301; 1368; 1322; 1310; 1370; 1318; 1350; 1303; 1299) se almacenan en las celdas A2:E3 respectivamente. DESVEST calcula la desviacin estndar de la resistencia a la rotura de todas las herramientas producidas.

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 VAR

DESVEST(A2:E3) es igual a 27,46

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Calcula la varianza de una muestra. Sintaxis VAR(nmero1 ;nmero2;.) . Nmero 1; nmero2; ... son de 1 a 225 argumentos numricos que se corresponden con una muestra de poblacin. La funcin VAR parte de la hiptesis de que los argumentos representan una muestra de la poblacin. Si los datos representan fa poblacin total;utilizar VARPpara calcular la varianza. Se pasan por alto los valores lgicos como VERDADERO y FALSO Y el texto Utilizar la funcin de hoja de clculo DESVESTA si los valores lgicos y el texto no se deben pasar por alto. Ejemplo Supongamos que toma una muestra aleatoria de 10 herramientas forjadas por la misma mquina durante un ciclo de produccin y cuya resistencia a la rotura desea medir. Los valores de la muestra (1345; 1301; 1368; 1322; 1310; 1370; 1318; 1350; 1303; 1299) se almacenan en las celdas A2:E3 respectivamente. VAR calcula la varianza de la resistencia a la rotura de todas las herramientas producidas. VAR(A2:E3) es igual a 754,3

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FUNCIONESLGICAS
Las funciones lgicas sirven para evaluar pruebas lgicas, es decir comparar valores o comprobar si se cumple una o varias condiciones. Las funciones lgicas suelen emplear los operadores relaciones o de comparacin en alguno de sus argumentos y en general retornan los valores lgicos VERDADERO o FALSO. SI Se utiliza para realizar pruebas condicionales en valores y frmulas. Devuelve un valor si la condicin especificada es VERDADERO y otro valor si dicho argumento es FALSO. Sintaxis SI(prueba-lgica;valor_si_verdadero;valor_si_falso) Prueba_lgica es cualquier valor o expresin que pueda evaluarse como VERDADERO o FALSO. Valor_si_verdadero es el valor que se devolver si prueba_lgica es VERDADERO. Si prueba_lgica es VERDADERO y se omite el argumento valor_si_verdadero, la funcin devuelve VERDADERO. Este argumento puede ser a su vez otra frmula. Valor_si_falso es el valor que se devolver si prueba_lgica es FALSO. Si prueba_lgica es FALSO y se omite el argumento valor_si_falso, la funcin devuelve FALSO. Tambin puede ser una frmula. Es posible anidar hasta 64 funciones SI como argumentos valor_si_verdadero y valor_si_falso para construir pruebas con ms condiciones o condiciones ms elaboradas. Cuando los argumentos valor_si_verdadero y valor_si_falso se evalan, la funcin SI devuelve el valor devuelto por la ejecucin de las instrucciones. Si uno de los argumentos de la funcin SI es una matriz, cada elemento de la matriz se evaluar cuando se ejecute la instruccin SI. Ejemplos En el siguiente ejemplo, si el valor en la celda A:10 es 100, prueba_lgica ser VERDADERO y se calcular el valor total del rango B5:B 15. De lo contrario, prueba_lgica ser FALSO y se devolver una cadena de texto vaca (""') que borrar el contenido de la celda que contenga la funcin SI. SI(A10=100;SUMA(B5:B15);"") Supongamos que una hoja de clculo contiene las cifras de los gastos actuales y los pronosticados. Las celdas B2:B4 contienen los "Gastos actuales" para enero, febrero y marzo: 1500; 500; 500. Las celdasC2:C4contienen k>s "Gastos pronosticados" para los mismos periodos: 900; 900;,925,.. Con las siguientes frmulas puede escribir una frmula que compruebe si se ha excedido el presupuesto: SI(B2>C2;"Presupuesto excedido";"Aceptar") es igual a "Presupuesto excedido" SI(B3>C3;"Presupuesto excedido";"Aceptar") es igual a "Aceptar" O Devolver VERDADERO si alguno de los argumentos es VERDADERO; devolver FALSO si todos los argumentos son FALSO. Sintaxis O(valor_lgico1 ;valor_lgico2; ) Valor_lgico1; valor_lgico2; ... son entre 1 y 225 condiciones que se desean comprobar y que pueden ser VERDADERO o FALSO. Los argumentos deben ser valores lgicos como VERDADERO O FALSO, o matrices o referencias que contengan valores lgicos. Si un argumento matricial o de referencia contiene texto, nmeros o celdas vacas, dichos valores se pasarn por alto. Si el rango especificado no contiene valores lgicos, O devolver el valor de error #VALORI

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 Se puede utilizar la frmula matricial O para comprobar si un valor aparece en una matriz. Para introducir una frmula matricial pulsar Ctrl+Maysculas+lntro. Ejemplos O(VERDADERO) es igual a VERDADERO O(1+1 =1 ;2+2=5) es igual a FALSO Si el rango A1:A3 contiene los valores VERDADERO, FALSO Y VERDADERO, entonces: O(A1:A3) es igual a VERDADERO Y Devuelve VERDADERO si todos los argumentos son VERDADERO; devuelve FALSO si uno o ms argumentos son FALSO. Sintaxis Y(valor_lgico1 ;valor_lgico2; ) Valor_lgico1;valor_lgico2; ... son de 1 a 225 condiciones que desea comprobar y que pueden ser VERDADERO o FALSO. Los argumentos deben evaluarse como valores lgicos (VERDADERO O FALSO), o los argumentos deben ser matrices o referencias que contengan valores lgicos. Si un argumento matricial o de referencia contiene texto o celdas vacas, esos valores se pasan por alto. Si el rango especificado no contiene valores lgicos, la funcin Y devuelve el valor de error #VALORI Ejemplos Y(VERDADERO;VERDADERO) es igual a VERDADERO Y(VERDADERO;FALSO) es igual a FALSO Y(2+2=4; 2+3=5) es igual a VERDADERO Si B1:B3 contiene los valores VERDADERO, FALSO y VERDADERO, entonces: Y(B1:B3) es igual a FALSO Si B4 contiene un nmero entre 1 y 100, entonces: Y(1<B4;B4<100) es igual a VERDADERO Supongamos que se desea mostrar la celda B4 slo si contiene un nmero entre 1 y 100, Y que debe mostrar un mensaje si no lo contiene. Si B4 contiene 104, entonces: SI(Y(1 <B4; B4<100);B4;"El valor queda fuera del rango") es igual a "El valor queda fuera del rango." Si B4 contiene 50, entonces: SI(Y(1 <B4; B4<100); B4; "El valor queda fuera del rango") es igual a 50 SI.ERROR Sirve para desplegar un mensaje de error personalizado en la propia celda en la que se utiliza. Es decir devuelve un valor que es el resultado de ejecutar una formula o funcin o caso de producirse un error en dicha formula, retorna un mensaje de error personalizado. Se debe usar para interceptar y controlar errores en formulas. Sintaxis SI.ERROR(valor ;valor_si_error) Valor es una, formula, expresin o funcin que puede o no producir un error en su evaluacin. Valor_si_error es el valor que se devuelve si la frmula lo evala como error. Se evalan los tipos siguientes de error: #N/A, #VALOR!, #REF!, #DIV/0!, #NUM!, #NOMBRE? o #NULO!.

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 Ejemplo

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Supuesta la siguiente tabla de Clientes, se desea buscar los valores de Ciudad para un cliente determinado dando como informacin inicial el nombre del cliente en la celda A10. 1 2 3 4 5 6 7 A Clientes EL CORTE INGLES IKEA MUEBLES LA FABRICA OFIMUEBLE LA CASA DE LAS LAMPARAS IKEA B Zona Centro Catalunya Centro Catalunya Andaluca Andaluca C Ciudad Madrid Barcelona Madrid Barcelona Sevilla Sevilla

Si introduzco al formula siguiente en la celda B10: =SI.ERROR(BUSCARV(A10;B1:C7;3;FALSO);"El cliente no existe") Si en A 10 escribo OFIMUEBLE el resultado que se mostrara en B10 es: Barcelona. Si en A10 escribo OFIMUEBLES el resultado que se mostrara en B10 es: "El cliente no existe"

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FUNCIONESDEBUSQUEDAYREFERENCIA
Las funciones de Bsqueda y Referencia sirven para buscar o examinar informacin almacenada en rangos, listas o tablas, devolviendo como resultado un valor asociado al que se busca, o la posicin que ocupa el valor buscado dentro del rango o bien una referencia a una cierta celda o grupo de celdas del rango. BUSCARV Busca un valor especfico en la columna ms a la izquierda de una matriz y devuelve el valor en la misma fila de una columna especificada en la tabla. Se debe utilizar BUSCARV en lugar de BUSCARH cuando los valores de comparacin se encuentren en una columna situada a la izquierda de los datos que se desea encontrar. Sintaxis BUSCARV(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_columnas;ordenado) Valor_buscado es el valor que se busca en la primera columna de la matriz. Valor_buscado puede ser un valor, una referencia o una cadena de texto. Matriz_buscar_en es el conjunto de informacin donde se buscan los datos. Se puede utilizar una referencia a un rango o el nombre de un rango como, por ejemplo, Base_de_datos o Lista. Si el argumento ordenado es VERDADERO, los valores de la primera columna del argumento matriz_buscar_en deben colocarse en orden ascendente (; -2;-1;0;1;2; ... ; A-Z; FALSO; VERDADERO) caso contrario, BUSCARV podra devolver un valor incorrecto. Para colocar los valores en orden ascendente, se debe elegir el comando Ordenar de la ficha Datos y seleccionar la opcin Ascendente. Los valores de la primera columna de matriz_buscar_en pueden ser texto, nmeros o valores lgicos. El texto escrito en maysculas y minsculas es equivalente. Indicador_columnas es el nmero de columna de matriz_buscar_en desde la cual debe devolverse el valor coincidente. Si el argumento indicador_columnas es igual a 1, la funcin devuelve el valor de la primera columna del argumento matriz_buscar_en; si el argumento indicador_columnas es igual a 2, devuelve el valor de la segunda columna de matriz_buscar_en y as sucesivamente. Si indicador_columnas es menor que 1, BUSCARV devuelve el valor de error #VALOR!; si indicador_columnas es mayor que el nmero de columnas de matriz_buscar_en, BUSCARV devuelve el valor de error #iREF! Ordenado es un valor lgico que indica si se desea que la funcin BUSCARV busque un valor igual o aproximado al valor especificado. Si el argumento ordenado es VERDADERO o se omite, la funcin devuelve un valor aproximado, es decir, si no encuentra un valor exacto, devolver el valor inmediatamente menor que valor_buscado. Si ordenado es FALSO, BUSCARV devuelve el valor buscado. Si no encuentra ningn valor, devuelve el valor de error #N/A. Si BUSCARV no puede encontrar valor_buscado y ordenado es VERDADERO, utiliza el valor ms grande que sea menor o igual que el valor_buscado. Si valor_buscado es menor que el menor valor de la primera columna de matriz_buscar_en, BUSCARV devuelve el valor de error #N/A. Si BUSCARV no puede encontrar valor_buscado y ordenado es FALSO, devuelve el valor de error #N/A. Ejemplos Supuesta la siguiente hoja de calculo, donde el rango A2:C6 se denomina RangoDatos 1 2 3 4 5 6 A Densidad 0,457 0,525 0,616 0,675 0,746 B Viscosidad 3,55 3,25 2,93 2,75 2,57 C Temperatura 500 400 300 250 200

BUSCARV(0,746;RangoDados;3;FALSO) es igual a 200

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BUSCARV(0,745;RangoDados;3;VERDADERO) es igual a 250 BUSCARV(0,1;RangoDados;2;VERDADERO) es igual a #N/A debido a que 0,1 es menor que el menor valor de la columna A. BUSCARH Busca un valor en la fila superior de una tabla o una matriz de valores y, a continuacin, devuelve un valor en la misma columna de una fila especificada en la tabla o en la matriz. Sintaxis BUSCARH(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_filas;ordenado) Valor_buscado es el valor que se busca en la primera fila de matriz_buscar_en. Puede ser un valor, una referencia o una cadena de texto. Matriz_buscar_en es una tabla de informacin en la que se buscan los datos. Se puede utilizar una referencia a un rango o el nombre de un rango. Los valores de la primera fila del argumento matriz_buscar_en pueden ser texto, nmeros o valores lgicos. Si el argumento ordenado es VERDADERO, los valores de la primera fila del argumento matriz_buscar_en debern colocarse en orden ascendente:...-2;-1;0;1;2; ..., A-Z, FALSO, VERDADERO; de lo contrario, es posible que BUSCARH no devuelva el valor correcto. El texto en maysculas y minsculas es equivalente. Se pueden poner los datos en orden ascendente de izquierda a derecha seleccionando los valores y eligiendo el comando Ordenar de la ficha Datos. Indicador_filas es el nmero de fila en matriz_buscar_en desde el cual se deber devolver el valor coincidente. Si indicador_filas es 1, devuelve el valor de la primera fila en matriz_buscar_en; si indicador_filas es 2, devuelve el valor de la segunda fila en matriz_buscar_en y as sucesivamente. Si indicador_filas es menor que 1, BUSCARH devuelve el valor de error #VALORI; si indicador_filas es mayor que el nmero de filas en matriz_buscar_en, BUSCARH devuelve el valor de error #REF! Ordenado es un valor lgico que especifica si se desea que el elemento buscado por la funcin BUSCARH coincida exacta o aproximadamente. Si ordenado es VERDADERO o se omite, la funcin devuelve un valor aproximado, es decir, si no se encuentra un valor exacto, se devuelve el mayor valor que sea menor que el argumento valor_buscado. Si ordenado es FALSO, la funcin BUSCARH encontrar el valor exacto. Si no se encuentra dicho valor, devuelve el valor de error #N/A. Si BUSCARH no logra encontrar valor_buscado, utiliza el mayor valor que sea menor que valor_buscado. Si valor_buscado es menor que el menor valor de la primera fila de matriz_buscar_en, BUSCARH devuelve el valor de error #N/A... Ejemplos Supongamos que en una hoja se guarda un inventario de repuestos, segn la siguiente tabla: 1 2 3 4 A Ejes 4 5 6 B Cojinetes 4 7 8 C Engranajes 9 10 11

BUSCARH("Ejes"; A1:C4;2;VERDADERO) es igual a 5 BUSCARH("Cojinetes";A1 :C4;3;VERDADERO) es igual a 8 BUSCARH("Engranajes";A1:C4;4;) es igual a 11 Matriz_buscar_en tambin puede ser una constante matricial: BUSCARH(3;{1;2;3\"a";"b";"c"\"d";"e";"f'};2;VERDADERO) es igual a "c" COINCIDIR

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 Devuelve la posicin relativa de un elemento en una matriz que coincida con un orden especificado. Se debe utilizar COINCIDIR en lugar de las funciones BUSCAR cuando se necesite conocer la posicin de un elemento en un rango, en lugar del elemento en s. Sintaxis COINCIDIR(valor_buscado;matriz_buscada;tipo_de_coincidencia) Valor_buscado es el valor que se usa para encontrar el valor deseado en la tabla. Valor_buscado es el valor que desea hacer coincidir en la matriz_buscada. Por ejemplo, al buscar algn nmero en la gua telefnica, se estar usando el nombre de la persona como valor de bsqueda, pero el valor que realmente se desea es el nmero de telfono. Valor_buscado puede ser un valor (nmero, texto o valor lgico) o una referencia de celda a un nmero, a un texto o a un valor lgico. Matriz_buscada es un rango mltiple de celdas que contienen posibles valores a buscar. Puede ser una matriz o una referencia matricial. Tipo_de_coincidencia es el nmero -1, 0 1. Si tipo_de_coincidencia es 1, COINCIDIR encuentra el mayor valor que es inferior o igual al valor_buscado. Los valores en el argumento matriz_buscada deben colocarse en orden ascendente (...-2; -1; 0; 1; 2;...A-Z; FALSO; VERDADERO). Si tipo_de_coincidencia es 0, COINCIDIR encuentra el primer valor que es exactamente igual al valor_buscado. Los valores en matriz_buscada pueden estar en cualquier orden. Si tipo_de_coincidencia es -1, COINCIDIR encuentra el menor valor que es mayor o igual al valor_buscado. Los valores en matriz_buscada deben colocarse en orden descendente (VERDADERO; FALSO; Z-A;...2; 1; 0; -1; -2;) y as sucesivamente. Si se omite tipo_de_coincidencia, se supondr que es 1. COINCIDIR devuelve la posicin del valor coincidente dentro de la matriz_buscada y no el valor en s. Por ejemplo: COINCIDIR("b";{"a";"b";"c"};0) devuelve 2, la posicin relativa de "b" dentro de la matriz {"a";"b";"c"}. COINCIDIR no distingue entre maysculas y minsculas cuando hace coincidir valores de texto. Si COINCIDlR no puede encontrar una coincidencia, devuelve el valor de error #N/A: Si tipo_de_coincidencia es 0 y valor_buscado es texto, valor_buscado puede contener los caracteres comodines asterisco (*) y signo de interrogacin (?). El asterisco equivale a una secuencia de caracteres y el signo de interrogacin a un nico carcter. Ejemplos

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1 2 3 4 5 6 7 8
INDICE

A Importe 1000 2000 3000 4000 5000 6000 7000

COINCIDIR(4000;A2:A8;1) es igual a 4, usando coincidencia aproximada. COINCIDIR(2000;A2:A8;0) es igual a 2, usando coincidencia exacta. COINCIDIR(4000;A2:A8;-1) es igual al valor de error #N/A debido a que el rango A2:A8 est ordenado incorrectamente para el tipo_de_coincidencia (-1). El orden debe ser descendente para que sea correcto.

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 Devuelve un valor o la referencia a un valor en una tabla o rango. La funcin INDICE tiene dos formas: matricial y referencial. La forma matricial siempre devuelve un valor o una matriz de valores y la forma de referencia siempre devuelve una referencia. Sintaxis Forma matricial INDICE(matriz;nm_fila;nm_columna) Matriz es un rango de celdas o una matriz de constantes. Nm_fila selecciona, en el rango matriz, la fila desde la cual se devolver un valor. Si se omite nm_fila, se requiere el argumento nm_columna. Nm_columna selecciona, en el rango matriz, la columna desde la cual se devolver un valor. Si se omite nm_columna, se requiere el argumento nm_fila. Si se utilizan ambos argumentos nm_fila y nm_columna, INDICE devuelve el valor en la celda de interseccin de los argumentos nm_fiIa y nm_columna. Si matriz contiene slo una fila o columna, el argumento nm_fila o nm_columna que corresponde es opcional. Si matriz tiene ms de una fila y ms de una columna y slo utiliza nm_fila o nm_columna, INDICE devuelve una matriz con toda una fila o columna. Si se define nm_fiIa o nm_columna como 0, INDICE devuelve la matriz de valores de toda la columna o fila, respectivamente. Si se desea utilizar valores devueltos en forma de matriz, se debe introducir la funcin INDICE como una frmula matricial en un rango horizontal de celdas. Para introducir una frmula matricial, pulsar Ctrl+Maysculas+lntro. Los argumentos nm_fila y nm_columna deben indicar una celda contenida en matriz; de lo contrario, INDICE devuelve el valor de error #iREF! Ejemplos INDICE({1;2\3;4};2;2) es igual a 4, si se introduce de forma referencial. INDICE({1;2\3;4};0;2) es igual a {2/4}, si se introduce como una formula matricial ocupando dos celdas. Si las celdas B5:B6 contienen el texto Manzanas y Bananas y las celdas C5:C6 el texto Limones y Peras respectivamente, entonces: INDICE(B5:C6;2;2) es igual a Peras INDICE(B5:C6;2;1) es igual a Bananas Sintaxis Forma de referencia INDICE(ref;nm_fila;nm_columna;nm_rea) Ref selecciona un rango en el argumento ref desde el cual se devolver la interseccin de nm_fila y nm columna. Si se introduce una seleccin no adyacente como argumento ref, hay que escribirla entre parntesis. Si cada rea del argumento ref contiene una sola fila o columna, el argumento nm_fila o nm_columna respectivamente, es opcional. Nm_fila es el nmero dela fila en el argumento ref desde la cual se devolver una referencia, Nm_columna es el nmero de la columna en el argumento ref desde la cual se devolver una referencia. Nm_rea selecciona un rango en el argumento ref desde el cual se devolver la interseccin de nm_fila y nm_columna. La primera rea seleccionada o introducida se numera con 1, la segunda con 2 y as sucesivamente. Si se omite nm_rea, INDICE usa rea 1. Por ejemplo, si ref describe las celdas (A1:B4;D1:E4;G1:H4), entonces nm_rea 1 es el rango A1 :B4, nm_rea 2 ser el rango D1:E4, y nm_rea 3 es el rango G1:H4. Despus de que ref y nm_rea hayan seleccionado un rango determinado, nm_fila y nm_columna seleccionan una celda especfica: nm_fiIa 1 es la primera fila del rango, nm_columna 1 es la primera colum-

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 na y as sucesivamente. La referencia devuelta por INDICE es la interseccin entre nm_fila y nm columna. Si se define nm_fila o nm_columna como 0, INDICE devuelve la referencia de toda la fila o columna, segn corresponda. Nm_fila, nm_columna y nm_rea debern dirigirse a una celda en ref, de lo contrario la funcin INDICE devuelve el valor de error #REF! Si nm_fila y nm_columna se omiten, INDICE devuelve el rea del argumento ref definido por nm_rea. El resultado de la funcin INDICE es una referencia y ser interpretada como tal por otras frmulas. El valor devuelto por la funcin INDICE se puede utilizar como una referencia o como un valor, dependiendo de la frmula. Por ejemplo, la frmula CELDA("ancho";INDICE(A1:B2;1;2)) es igual a CELDA("ancho";B1). La funcin CELDA utiliza el valor devuelto por INDICE como referencia a una celda. Por otra parte, una frmula como 2*INDICE(A1:B2;1;2) traduce el valor devuelto por INDICE en el nmero de la celda B1. Ejemplos En la siguiente hoja de clculo, el rango A2:C6 se denomina Fruta, el rango A7:C10 se denomina FrutosSecos y el rango C21:C11 se denomina Existencias.

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1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11

A Frutas Manzanas Pltanos Limones Naranjas Peras Frutossecos Almendras Anacardos Cacahuetes Nueces

B Precio 0,69 0,34 0,55 0,25 0,59 2,80 3,55 1,25 1,75

C Existencias 40 38 15 25 40 10 18 20 12

INDICE(Frutas;2;3) es igual a la referencia C3, que contiene 38. INDICE((A1:C6;A8:C11);2;2;2) es igual a la referencia B9, que contiene 3,55 SUMA(INDICE(Existencias;0;3;1)) es igual a SUMA(C1:C11), cuyo resultado es 218. SUMA(B2:INDICE(Frutas;5;2)) es igual a SUMA(B2:B6), cuyo resultado es 2,42

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FUNCIONESMATEMTICASYTRIGONOMTRICAS
En esta categora se halla un amplio conjunto de funciones que permiten ejecutar clculos aritmticos y matemticos muy variados, desde simples sumas a clculos con nmeros complejos, pasando por funciones para el redondeo de nmeros, funciones logartmicas, funciones trigonomtricas, etc. SUMA Suma todos los nmeros de un rango. Sintaxis SUMA(nmero1 ;nmero2; ... ) Nmero 1; nmero2; ... son entre 1 y 255 nmeros o referencias a celdas o rangos cuya suma se desea obtener. Se toman en cuenta nmeros, valores lgicos y representaciones de nmeros escritos directamente en la lista de argumentos. Si un argumento es una matriz o una referencia, solamente se contarn los nmeros de esa matriz o referencia. Se pasan por alto las celdas vacas, valores lgicos, texto o valores de error en esa matriz o referencia. Los argumentos que sean valores de error o texto que no se pueda traducir a nmeros causarn errores. Ejemplos SUMA(3; 2) es igual a 5 SUMA("3"; 2; VERDADERO) es igual a 6, ya que los valores de texto se traducen a nmeros y el valor lgico VERDADERO se traduce como 1. A diferencia del ejemplo anterior, si A1 contiene "3" y B1 contiene VERDADERO, entonces: SUMA(A1; B1; 2) es igual a 2, ya que las referencias a valores no numricos de las referencias no se traducen. Si las celdas A2:E2 contienen 5; 15; 30; 40 Y 50, entonces: SUMA(A2:C2) es igual a 50 y SUMA(B2:E2; 15) es igual a 150 SUMAR.SI Suma las celdas en el rango que coinciden con el argumento criterio. Es una extensin de la funcin SUMA Sintaxis SUMAR.SI(rango;criterio;rango_suma) Rango es el rango de celdas que se desea evaluar. Criterio es el criterio en forma de nmero, expresin o texto, que determina qu celdas se van a sumar. Por ejemplo, el argumento criterio puede expresarse como 55; "55"; ">55"; "Sevilla". Rango_suma son las celdas que se van a sumar. Las celdas contenidas en rango_suma se suman slo si las celdas correspondientes del rango coinciden con el criterio Si rango_suma se omite, se suman las celdas contenidas en el argumento rango. Ejemplo Supongamos que el rango A1 :A4 contiene los siguientes valores de propiedad para cuatro casas: 100.000, 200.000, 300.000 y 400.000 respectivamente. El rango B1 :B4 contiene las siguientes comisiones de venta correspondientes a estos valores de propiedad: 7.000, 14.000, 21.000 y 28.000. SUMAR.SI(A1:A4;">160000";B1:B4) es igual a 63000. SUMAR.SI.CONJUNTO Suma los valores de las celdas que cumplen un determinado conjunto de condiciones. Es una extensin o ampliacin de SUMAR.SI que en lugar de un solo criterio admite mltiples criterios. Sintaxis SUMAR.SI.CONJUNTO(rango_suma,rango_criterios1,criterio1;[rango_criterios2;criterio2];)

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 Rango_suma es una o ms celdas para sumar, incluidos nmeros o nombres, rangos o referencias de celda que contienen nmeros. Se omiten los valores en blanco o de texto. Rango_criterios1, Rango_criterios2,Son los rangos dentro de los cuales se compara el criterio correspondiente para ver que celdas del rango correspondiente lo cumplen. Criterio1, Criterio2, son los criterios en forma de nmero, texto o fecha que determinan las celdas que se incluirn en la suma. Esta funcin admite mltiples criterios a la vez, pero sobre campos o columnas distintas. Para aplicar mltiples criterios sobre un mismo campo debemos usa la funcin de tipo Bases de datos, BDSUMA. Ejemplos Supongamos la siguiente tabla de clientes y ventas: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 A Clientes EL CORTE INGLES IKEA MUEBLES LA FABRICA OFIMUEBLE LA CASA DE LAS LAMPARAS IKEA TODO HOGAR NOVALINEA EL CORTE INGLES OFIMUEBLE B Zona Centro Catalunya Centro Catalunya Andaluca Andaluca Catalunya Aragn Aragn Catalunya C Ciudad Madrid Barcelona Madrid Barcelona Sevilla Sevilla Barcelona Zaragoza Zaragoza Barcelona D Mes 9 9 11 5 6 9 9 8 3 2 E Cantidad 100 50 25 100 120 50 100 200 120 100 F Importe 1000 900 1200 1800 2000 1900 800 1200 1300 1200

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Si quisiramos hallar el importe total de ventas a clientes para clientes de Barcelona a los que se les facturo menos de 1000 , escribiramos la funcin as: SUMAR.SI.CONJUNTO(F6:F15;C6:C15;"Barcelona";F6:F15;"<1000") ENTERO Redondea un nmero hasta el entero inferior ms prximo. Sintaxis ENTERO(nmero) Nmero es el nmero real que desea redondear al entero inferior ms prximo. Ejemplos ENTERO(8,9) es igual a 8 y ENTERO(-8,9) es igual a -9 REDONDEAR Redondea un nmero al nmero de decimales especificado. Sintaxis REDONDEAR(nmero;nm_de_decimales) Nmero es el nmero que se desea redondear. Nm_de_decmales especifica el nmero de dgitos al que se desea redondear el argumento nmero. Si el argumento nm_de_decmales es mayor que 0, nmero se redondear al nmero de lugares decimales especificado. Si el argumento nm_de_decmales es 0, nmero se redondear al entero ms prximo Si el argumento nm_de_decmales es menor que 0, nmero se redondear hacia la izquierda del separador decimal. Existen varias funciones, extensiones especializadas de esta, y son; REDONDERAR.IMPAR, REDONDEAR.PAR, REDONDEAR.MAS y REDONDEAR.MENOS. Ejemplos REDONDEAR(2,15; 1) es igual a 2,2.

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REDONDEAR(2,149; 1) es igual a 2,1. REDONDEAR(-1 ,475; 2) es igual a -1,48. REDONDEAR(21 ,5; -1) es igual a 20. TRUNCAR Trunca un nmero a un entero, suprimiendo la parte fraccionaria de dicho nmero. Sintaxis TRUNCAR(nmero; nm_de_decimales) Nmero es el nmero que se desea truncar. Nm_de_decmales es un nmero que especifica la precisin al truncar. El valor predeterminado del argumento nm_de_decmales es 0. TRUNCAR y ENTERO son similares, ya que ambos devuelven enteros. TRUNCAR suprime la parte fraccionaria del nmero. ENTERO redondea los nmeros al entero menor ms prximo, segn el valor de la porcin fraccionaria del nmero. ENTERO y TRUNCAR son diferentes solamente cuando se usan nmeros negativos: TRUNCAR(-4,3) devuelve -4, pero ENTERO(-4,3) devuelve -5, ya que -5 es el nmero entero menor ms cercano. Ejemplos TRUNCAR(8,9) es igual a 8. DECIMAL Redondea un nmero al numero especificado de decimales, dando formato al nmero usando puntos y comas y retornando el resultado como texto. Sintaxis DECIMAL(nmero; decimales, no_separar_millares) Nmero es el nmero que se desea redondear y convertir en texto Decimales es el nmero de dgitos a la derecha del separador decimal. No_separar_millares determina si se incluye o no el separador de miles en el resultado textual que retorna. Es un valor lgico, que si es VERDADERO no incluir el separador de miles en el resultado. La principal diferencia entre dar formato a una celda que contiene un nmero con un comando (en ficha Inicio, en el grupo Nmero) y dar formato a un nmero directamente con la funcin DECIMAL es que DECIMAL convierte el resultado en texto. Un nmero que recibe formato con el comando CELDAS sigue siendo un nmero. Dado que el resultado de esta funcin es texto, no se podr usar dentro de funciones que requieran argumentos numricos. ABS Devuelve el valor absoluto de un nmero. El valor absoluto de un nmero es el nmero sin su signo. Sintaxis ABS(nmero) Nmero es el nmero real cuyo valor absoluto desea obtener. Ejemplos ABS(2) es igual a 2 ABS(-2) es igual a 2 Si A1 contiene -16, entonces: RAIZ(ABS(A1)) es igual a 4 SUBTOTALES Devuelve un subtotal en una lista o base de datos, aunque generalmente es ms fcil crear una lista con subtotales utilizando el comando Subtotal de la ficha Datos, grupo Esquema. Las funcin SUBTOTALES engloba dentro de si once funciones diferentes con dos posibilidades cada una de ellas TRUNCAR(-8,9) es igual a -8. TRUNCAR(PI()) es igual a 3.

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 Sintaxis

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SUBTOTALES(nm_funcin;ref1) Nm_funcin es un nmero de 1 a 11 (incluye valores ocultos) o de 101 a 111 (no incluye valores ocultos) que indica qu funcin debe ser utilizada para calcular los subtotales dentro de una lista. Nm_funcin (incluye valores ocultos) 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 Nm_funcin (no incluye valores ocultos) 101 102 103 104 105 106 107 108 109 110 111 Funcin PROMEDIO CONTAR CONTARA MAX MIN PRODUCTO DESVEST DESVESTP SUMA VAR VARP

Ref1 es el rango o referencia para el cual se desea calcular los subtotales. Si hay otros subtotales dentro de ref1 (o subtotales anidados), estos subtotales anidados se pasarn por alto para no repetir los clculos. La funcin SUBTOTALES pasa por alto las filas ocultas que no se hayan incluido en el resultado de un filtro, independientemente del valor de nm_funcin que se use, es dicir que las dos posibilidades de cada funcion daran igual sobre el conjunto de registros resultante de un Filtro o Filtro avnzado, en ambos casos solo incluiran en el subtotal los registros visibles. Si alguna de las referencias es una referencia 3D, SUBTOTALES devolver el valor de error #VALOR!. Ejemplo SUBTOTALES (9;C3:C5) producir un subtotal de las celdas C3:C5 utilizando la funcin SUMA.

FUNCIONESDETEXTO
Las funciones de esta categora o bien manipulan cadenas de texto o bien convierten entradas de texto a valores numricos o entradas numricas a valores de texto. La mayor de ellas toman como argumento un texto y nos permiten operaciones como buscar, reemplazar o eliminar caracteres dentro del mismo, convertirlo a maysculas o minsculas, contar su longitud en caracteres, eliminar espacios o caracteres no imprimibles, etc. CONCATENAR Concatena argumentos de texto. Sintaxis CONCATENAR(texto1, texto2;.) Texto1,texto2, son de 1 a 225 elementos de teso que se unirn en un elemento de texto nico. Los elementos de texto pueden ser cadenas de texto, nmeros o referencias a celdas individuales. Se puede realizar la misma operacin de unin de elementos de texto usando el operador de concatenacin "&" que es totalmente equivalente. Ejemplo Suponiendo tuvisemos una base de datos sobre empleados segn la siguiente tabla A B C

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 1 2 3 4 5 6

Apellidos Abelln Bermejo Barragn Perz Cerqueda Pino Chimeno Casas Daz Fernndez

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Nombre Sonia Laura Milagros Cristina Mirian Concatenado Sra/Srta. Sonia, Abelln Bermejo Sra/Srta. Laura, Barragn Perz Sra/Srta. Milagros, Cerqueda Pino Sra/Srta. Cristina, Chimeno Casas Sra/Srta. Mirian, Das Fernndez

Y suponiendo que quisiramos concatenar en la columna C, primero el nombre y despus el apellido con un calificativo inicial deberamos introducir de C2 a C6 la siguiente formula: =CONCATENAR("Sra/Srta. ";B2;", ";A2) Para producir el resultado que aparece en la columna C de la tabla IZQUIERDA Extrae el carcter o los caracteres situados en el extremo izquierdo de una cadena de texto. Sintaxis IZQUIERDA(texto;nm_de_caracteres) Texto es la cadena de texto que contiene los caracteres que desea extraer. Nm_de_caracteres especifica cuntos caracteres desea que devuelva, debe ser mayor o igual a 0. Si nm_de_caracteres es mayor que la longitud del texto, IZQUIERDA devuelve todo el texto. Si nm_de_caracteres se omite, el valor predeterminado es 1. Ejemplos IZQUIERDA("Precio de venta"; 6) es igual a "Precio" Si A1 contiene "Suecia", entonces: IZQUIERDA (A1;1) es igual a "S" DERECHA Devuelve el ltimo carcter o caracteres del extremo derecho de una cadena de texto. Sintaxis DERECHA(texto;nm_de_caracteres) Texto es la cadena de texto que contiene los caracteres que se desea extraer. Nm_de_caracteres especifica el nmero de caracteres que se desea extraer, debe ser igualo mayor que o. Si el argumento nm_de_caracteres es mayor que la longitud de texto, DERECHA devolver todo el texto. Si el argumento nm_de_caracteres se omite, se asume que es 1. Ejemplos DERECHA("Precio Venta"; 7) es igual a "Venta" DERECHA("Nmero Inventario") es igual a "o"

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 EXTRAE

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Devuelve un nmero especfico de caracteres de una cadena de texto, comenzando en la posicin que especifique. Sintaxis EXTRAE(texto;posicin_inicial;nm_de_caracteres) Texto es la cadena de texto que contiene los caracteres que se desea extraer. Posicin_inicial es la posicin del primer carcter que se desea extraer del argumento texto. La posicin_inicial del primer carcter de texto es 1 y as sucesivamente. Si posicin_inicial es mayor que la longitud de texto, EXTRAE devuelve texto vaco. Si posicin_inicial es menor que la longitud de texto, pero posicin_inicial ms nm_de_caracteres excede la longitud de texto, EXTRAE devuelve los caracteres hasta el final de texto. Si posicin_inicial es menor que 1, EXTRAE devuelve el valor de error #VALOR! Nm_de_caracteres especifica el nmero de caracteres de texto que se han de devolver. Si nm_de_ caracteres es negativo, EXTRAE devuelve el valor de error #VALOR! Ejemplos EXTRAE("Flujo de liquido"; 1; 5) es igual a "Flujo" EXTRAE("Flujo de liquido"; 7; 20) es igual a "de lquido" EXTRAE("1234"; 5; 5) es igual a .... (texto vaco) IGUAL Compara dos cadenas de texto y devuelve VERDADERO si son exactamente iguales y FALSO si no lo son. IGUAL reconoce maysculas y minsculas, pero pasa por alto las diferencias de formato Sintaxis IGUAL(texto1;texto2) Texto1 es la primera cadena de texto, entre comillas. Texto2 es la segunda cadena de texto, entre comillas. Ejemplos IGUAL("palabra";"palabra") es igual a VERDADERO IGUAL("Palabra";"palabra") es igual a FALSO IGUAL("p alabra";"palabra") es igual a FALSO.

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FUNCIONESDEFECHAYHORA
Excel almacena las fechas como nmeros de serie secuenciales para que puedan utilizarse en los clculos. De forma predeterminada, Excel para Windows emplea el sistema de fechas 1900, en el cual los nmeros de serie corresponden a fechas comprendidas entre el 1 de enero de 1900 y el 31 de diciembre de 9999, as pues el 1 de enero de 1900 es el nmero de serie 1 y el 10 de diciembre de 2009 equivale al nmero de serie 40157, porque viene 40.157 das despus del 1 de enero de 1900. En los nmeros de serie, los dgitos a la derecha del separador decimal representan la hora y los nmeros a la izquierda representan la fecha. Por ejemplo, en el sistema de fechas 1900, el nmero de serie 40157,5 representa la combinacin de fecha y hora 10 de diciembre de 2009, 12:00 PM. El sistema de fechas cambia automticamente cuando se abre un documento creado en otra plataforma. Por ejemplo, si se est trabajando en Excel para Windows y se abre un documento creado en Excel para Macintosh, la casilla de verificacin Usar sistema de fechas 1904, de Botn de Office > Opciones de Excel > Avanzadas > Al calcular este libro, se activar automticamente. La mayora de las funciones convierten automticamente los valores de fecha en nmeros de serie. Las funciones de fecha y hora permiten hacer clculos precisos y rpidos sobre contajes de tiempo. HOY Devuelve la fecha actual con formato de fecha. El nmero de serie es el cdigo de fecha/hora que Excel usa para los clculos de fecha y hora. Sintaxis HOY( ) AHORA Devuelve el nmero de serie de la fecha y hora actuales. Si el formato de celda era General antes de escribir la funcin, el resultado tendr formato de fecha. Sintaxis AHORA( ) Esta funcin slo cambia cuando se realiza un clculo en la hoja de clculo o cuando se ejecuta una macro que contiene la funcin. No se actualiza constantemente. Ejemplo Si se est usando el sistema de fechas 1900 y el reloj de nuestro equipo est ajustado a las 12:30 del da 10 de diciembre de 2009: AHORA() es igual a 10/12/2009 12:30 FECHA Devuelve el nmero de serie de una fecha especificada. Sintaxis FECHA(ao;mes;da) Ao es un nmero entre 1900 y 9999 en Excel para Windows o entre 1904 y 9999 en Excel para Macintosh. Mes es un nmero que representa el mes del ao. Si mes es mayor que 12, el argumento mes agrega dicho nmero de meses al primer mes del ao especificado. Da es un nmero que representa el da del mes. Si da es mayor que el nmero de das en el mes especificado, el argumento da agrega dicho nmero de das al primer da del mes. La funcin FECHA es muy til en las frmulas donde ao, mes y da son frmulas, no constantes. Ejemplo FECHA(2009;11 ;10) es igual a 39412, es decir, el nmero de serie que corresponde a la fecha 10 de noviembre de 2009. NSHORA

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 Devuelve el nmero de serie para una hora determinada. El nmero de serie devuelto por NSHORA es una fraccin decimal entre O y 0,99999999 que representa las horas entre 0:00:00 (12:00:00 AM) y 23:59:59 (11 :59:59 PM). Sintaxis NSHORA(hora;minuto;segundo) Hora es un nmero entre 0 y 23 que representa las horas. Minuto es un nmero entre 0 y 59 que representa los minutos. Segundo es un nmero entre 0 y 59 que representa los segundos. Ejemplo NSHORA(12;0;0) es igual al nmero de serie 0,5, que es equivalente a 12:00:00 PM Funciones de extraccin de parte de fecha/hora Existen un conjunto de funciones muy similares en sintaxis y funcionalidad que sirven para extraer u obtener una parte concreta de una fecha u hora. El resultado que retornan se debe interpretar como un nmero, que en la mayora de las ocasiones sirve como base para algn calculo sobre tiempo. Sintaxis Nombre_Funcion(nm_de_serie) Nombre_Funcion puede ser AO, MES, DIA, HORA, MINUTO o SEGUNDO nm_de_serie puede proporcionarse como texto, por ejemplo, "10-dic-2009" o "10-12-09", en lugar de como nmero. El texto se convierte automticamente en un nmero de serie. Las funciones AO, MES y DIA retornan la parte correspondiente de la fecha como un nmero entero Las funciones HORA, MINUTO Y SEGUNDO retornan la parte correspondiente de la fecha como un nmero decimal, sin parte entera. Ejemplos: AO("10-12-09') es igual a 2009. AO(40157) es igual a 2009 AO(A1) es igual a 2009, si el valor de la celda A1 es una fecha comprendida entre el1 de enero y el 31 de diciembre del ao 2009. MES("10-noviembre") es igual a 11 DIA("6-feb") es igual a 6 . DIA("10-dic-2009") es igual a 10. HORA(0,7) es igual a 16. HORA("3:30:30 PM") es igual a 15 MINUTO("4:48:00 PM") es igual a 48 SEGUNDO("4:48: 18 PM") es igual a 18 DIASEM Devuelve el da de la semana correspondiente al argumento nm_de_serie. El da se devuelve como un nmero entero entre 1 (domingo) y 7 (sbado). Sintaxis DIASEM(nm_de_serie;tipo) Nm_de_serie es el cdigo de fecha-hora que Excel usa para los clculos de fecha y hora. El argumento nm_de_serie puede proporcionarse como texto, por ejemplo, "10-nov-2009" o "10-11-09", en lugar de como nmero. El texto se convierte automticamente en un nmero de serie. Tipo es un nmero que determina que tipo de valor debe ser devuelto. 1 u omitido 2 Nmeros del 1 (domingo) al 7 (sbado) Nmeros del 1 (lunes) al 7 (domingo)

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Nmeros del 0 (lunes) al 6 (domingo)

Tambin puede usarse la funcin TEXTO para convertir un valor en un formato de nmero especificado usando el sistema de fechas 1900: TEXTO("10-11-09";"dddd") es igual a martes Ejemplos =DIASEM("27-11-09") es igual a 6 (domingo) FECHANUMERO Devuelve el nmero de serie de la fecha representada por texto_de_fecha. Sintaxis FECHANUMERO(texto_de_fecha) Texto_de_fecha es el texto que devuelve una fecha en un formato de fecha de Excel. Si se usa el sistema de fecha predeterminado de Excel para Windows, el argumento texto_de_fecha debe representar una fecha desde el1 de enero de 1900 hasta el 31 de diciembre del ao 9999. Devuelve el valor de error #VALORI si texto_de_fecha no est comprendido en ese rango. Si se omite la parte texto_de_fecha correspondiente al ao, se usa el ao corriente del reloj integrado en el PC. La informacin de hora de texto_de_fecha se pasa por alto. Ejemplo FECHANUMERO("6-feb") es igual a 39850. Siendo el 6 de febrero de 2009 HORANUMERO Devuelve el nmero de serie de la hora representada por texto_de_hora. El nmero de serie es una fraccin decimal entre 0 y 0,99999999 que representa las horas entre 0:00:00 (12:00:00 AM) y 23:59:59 (11 :59:59 PM). Sintaxis HORANUMERO(texto_de_hora) Texto_de_hora es una cadena de texto entre comillas que devuelve una hora en uno de los formatos horarios de Excel. La informacin de fecha en el argumento texto_de_hora se pasa por alto. Ejemplos HORANUMERO("2:24 AM") es igual a 0,1 HORANUMERO("10-nov-07 12:30") es igual a 0,520833333335759

FUNCIONESDEBASESDEDATOS
Vase el apartado del mismo nombre en el tema "BASES DE DATOS"

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BASESDEDATOS
Una de las funcionalidades de Excel es manejar listas o tablas de informacin de cualquier tipo: nombres, direcciones, telfonos, salarios, importes, etc..Excel puede trabajar con listas, que se componen de una sola columna o con tablas o bases de datos que se componen de varias columnas de informacin. Una base de datos en Excel es por tanto o bien una Tabla o bien un grupo de columnas que almacenan un conjunto de informacin homognea organizada de una forma estructurada y sistemtica; un ejemplo usual es una lista de empleados o clientes con sus correspondientes datos. La informacin de una base de datos se estructura en forma de registros y campos: Un registro o fila representa el conjunto de la informacin relativa a cada uno de los elementos individuales de una base de datos: en una base de datos de empleados la informacin de cada uno de los empleados representara un registro. Un campo, representa cada uno de los fragmentos individuales de informacin que componen un registro. Cada empleado de la base de datos est definido por su nombre, su direccin, su nmero telefnico, el departamento en el que trabaja; cada uno de estos elementos constituye un campo.

Las bases de datos en Excel se construyen introduciendo cada registro en una fila de una hoja de calculo. Una base de datos solo puede ocupar una nica hoja de calculo. Excel no admite o permite trabajar con Bases de datos Relacionales, que son bases de datos en las cuales la informacin se puede almacenar en varias tablas o ficheros con campos relacionados, lo cual evita la redundancia (duplicacin) de informacin. Para trabajar con bases de datos Relacionales debemos usar Microsoft Access u otro programa similar. A las bases de datos que se guardan en un nico fichero u hoja de calculo se les denomina bases de datos planas y sus funcionalidades son mas limitadas que las de tipo Relacional Dentro de cada hoja de calculo se pueden crear varias bases de datos independientes, utilizando la opcin Crear tabla, que se detallar mas adelante.

Creacindeunabasededatos
En el momento de la creacin de una base de datos en Excel debemos tener en cuenta las siguientes consideraciones: Registros: No pueden ocupar mas de una fila de la hoja de calculo. En nmero mximo de registros admitidos viene limitado por el numero mximo de filas que puede contener una hoja de calculo, 1.048.576. Campos: Los nombres de cada uno de los campos pueden contener como mximo 1.024 caracteres y no pueden existir dos nombres de campo iguales en la misma base de datos. El nmero mximo de campos se encuentra limitado a su vez por el nmero mximo de columnas en una hoja de clculo,16.384 Los datos introducidos en una base de datos pueden ser de cualquier tipo, texto, nmeros, funciones o formulas. Los datos se pueden introducir en maysculas o minsculas. En la mayor parte de opciones, excepto en la ordenacin de datos, Excel no distingue entre ambos casos. El inicio del rea que compondr la base de datos puede ser cualquier fila y columna, no es necesario empezar en la fila 1 y columna A. El rea que contiene los nombres de los campos y los datos de los registros ha de ser contigua. El inicio de la base de datos lo marcan los encabezados correspondientes a los nombres de los campos.

Gestindeunabasededatos
La gestin de una base de datos comprende todos aquellas operaciones necesarias para manejar la informacin contenida en ella, as como su actualizacin, modificacin, aadido o eliminacin. Excel nos permite realizar de una forma sencilla las siguientes operaciones de gestin: Validacin de datos: fijar reglas o criterios de restriccin para la introduccin de nuevos datos. Edicin de datos: modificar, aadir, eliminar datos Ordenacin de la informacin: segn valores de uno o varios campos y siguiendo diversos criterios

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Bsqueda de registros: bajo criterios especficos para cada campo. Filtrado o Extraccin o de informacin: a travs de diversos filtros automatizados o manuales Creacin de subtotales: usando un mecanismo automatizado. Clculos y filtros avanzados usando funciones de Bases de datos.

La mayor parte de estas operaciones se pueden llevar a cabo, desde la ficha Datos, principalmente en los grupos Ordenar y filtrar ,Herramientas de datos y Esquema.

Validacindedatos
La validacin de datos es un mecanismo que nos facilita Excel para minimizar al mximo la posibilidad de cometer errores durante la introduccin de datos en las celdas. En muchas ocasiones se deben introducir datos que han de cumplir unos criterios o siguen un cierto patrn, por ejemplo podemos tener una base de datos con una columna donde se debe especificar el precio y sabemos que los precios deben ser nmeros (con o sin decimales) y que estn en un rango de valores posibles, adems de ser evidentemente nmeros positivos, o podemos tener una columna de fechas de pedidos, donde la fecha ha de ser una fecha del ao actual, etc. Con la validacin de datos podemos seleccionar una celda o rango de celdas y especificar que tipo de datos son los permitidos en dichas celdas. Se pueden restringir los datos para que sean de uno de los tipos siguientes: nmeros enteros, nmeros decimales, fechas, horas, texto, o bien solo valores seleccionables de una lista de referencia creada previamente. As mismo se pueden definir limites a dichas entradas, por ejemplo limitar el rango numrico o de fechas aceptable, o si son entradas de texto, limitar el nmero de caracteres admisibles. Para especificar los limites se puede usar valores (constantes), referencias a celdas o frmulas. Para llevar a cabo la operacin de restriccin primero debemos seleccionar las celdas que deseamos restringir y despus en la ficha Datos > Herramientas de datos > seleccionar la opcin "Validacin de datos" que lanza el siguiente cuadro de dialogo:

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 El dialogo "Validacin de datos" se divide en tres fichas o pestaas: Configuracin, Mensaje de entrada y Mensaje de error: Cada una de ellas con cometidos o funcionalidad especifica, pero complementaria a las otras.

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Configuracin
Es la pestaa mas importante. Aqu es donde se debe seleccionar el tipo de dato permitido y las limitaciones adicionales que se pueden aplicar sobre dicho tipo. Las limitaciones son especificas para cada tipo y aparecern cuando se seleccione el tipo. En la misma existen dos casillas de verificacin: Omitir blancos. Determina el tratamiento de los valores en blanco (nulos), es decir el comportamiento en el caso de querer dejar la celda vaca despus de haber comenzado a introducir datos. Solo si esta casilla esta activada, nos permitir dejar la celda en blanco. Nota: Tambin nos permitir dejar la celda en blanco aunque no este habilitada la opcin "Omitir blancos" en el caso de escribir en una celda en la que previamente no haba nada, para ello basta con pulsar la tecla ESC. Aplicar estos cambios a otras celdas con la misma configuracin: Cuando estamos modificando una regla de validacin existente podemos decirle a Excel si queremos que aplique tambin los cambios a todas las celdas dentro de la hoja actual que tengan la misma regla de validacin que la de la celda que estamos modificando, lo que resulta bastante til, dado que no tenemos que seleccionar, previamente al cambio, todas las celdas afectadas, con la posibilidad adems de olvidarnos alguna.

Nota: Los mensajes de validacin de datos slo se muestran al introducir manualmente los datos de uno en uno, es decir de celda en celda. Por tanto no se muestran al pegar valores copiados de otra celda, aunque sea de una celda individual, ni por supuesto en copiados y pegados de mltiples celdas.

Mensajedeentrada
Esta pestaa nos facilita una opcin complementaria que consiste en hacer aparecer un mensaje descriptivo en la celda con validacin en el momento en que nos posicionamos en dicha celda para escribir. El objetivo es servir de gua en la introduccin de datos clarificando con mas o menos detalle las condiciones que deben cumplir los datos permitidos. Es mensaje aparece como una pequea nota de color amarillo en la parte inferior de la celda, un poco por debajo de esta, como en el siguiente ejemplo.

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Mensajedeerror
Despus de introducir datos no permitidos en una celda con validacin Excel lanza un mensaje para advertirnos del error, siempre que este activada la opcin Mostrar mensaje de error si se introducen datos no validos, que se halla en esta pestaa. Si esta seleccionada esta opcin, pero no hemos escrito nada en el cuadro Titulo, ni en el cuadro Mensaje de error Excel crea un mensaje de error genrico.

Es conveniente construir nuestro propio mensaje cuando pueda haber lugar a ambigedad con el mensaje predeterminado o bien por que queremos ser muy especficos respecto a lo permitido y no permitido en dicha celda.

En la lista desplegable Estilo podemos seleccionar el tipo de mensaje o mejor dicho la severidad de la restriccin. Con la opcin Grave, la restriccin es estricta, no se puede escribir en la celda ningn dato que no cumpla la regla de validacin. Las dos opciones restantes, "Advertencia e Informacin tambin lanzan el mensaje de error, pero Excel nos permite a voluntad propia continuar o no con los datos incorrectos, es decir nos permite aceptar casos especiales para los cuales no se debe aplicar la regla de validacin. Estas dos ultimas son idnticas en funcionalidad, simplemente varia el icono del mensaje y el numero de botones, cada una de ellas se adapta mejor a ciertas situaciones.

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En Validacin de datos hay dos casos especiales, la validacin de tipo "Lista" y la "Personalizada".

ValidacindeLista
La validacin a travs de una lista nos permitir escribir solo un valor de los que estn en una cierta lista, cuyo rango de referencia (posicin) debemos escribir el cuadro Origen al crear la regla. Una vez creada la regla, la validacin funciona exactamente igual que el resto de casos anteriores, es decir nos posicionamos en la celda y escribimos el valor deseado. No obstante en este caso existe la casilla opcional "Celda con lista desplegable", que caso de activarla en cada celda, en el momento de situarnos en la misma, nos presentara en la parte derecha de la celda y fuera de esta una flecha que hace aparecer la lista con todos los valores que tiene la lista Origen y en el mismo orden en el que estn en dicha lista, por lo cual no tenemos por que acordarnos de ningn valor. La Lista puede ser un rango vertical u horizontal de celdas, pero de una sola fila o columna respectivamente.Los datos pueden ser texto, nmeros, fecha u horas, y en cada caso los tratara como tales cuando se escriban en la celda correspondiente.Al introducir datos no se distingue entre maysculas y minsculas. Nota: La validacin tipo "lista" solo admite como rango lista un rango que este en la misma hoja donde se usar para validar. No obstante esta restriccin es fcil de superar, basta con crear un rango con nombre y as la lista puede estar en cualquier otra hoja del libro o en otro libro diferente.

ValidacinPersonalizada
Este tipo de validacin nos permite construir reglas verdaderamente potentes y sofisticadas y ajustarlas a cualquier necesidad por muy compleja o exigente que esta sea. Una regla de validacin Personalizada consiste en una formula cuyo resultado es un valor lgico. Despus de haber introducido los datos se evala la formula, y solo en caso de dar VERDADERO, se admitirn dichos datos escritos. La formula puede ser tan sencilla o compleja como se quiera y se introduce de la misma forma en que se escribe una formula en una celda, es decir, primero el signo igual y despus la expresin con los operadores o funciones que sean necesarios. Esta opcin es un mecanismo muy potente y verstil, dado que por ejemplo no permite la introduccin de ciertos datos, si previamente no se han escrito otros, o introducir un dato si y solo si no se ha introducido otro relacionado o viceversa, etc. Ejemplos de reglas de validacin personalizada: Ejemplo 1: Supuesta una base de datos en la que existen entre otros los campos "Fecha pedido" y "Fecha de entrega". Se desea que nunca se admita como "Fecha de entrega" una fecha que sobrepase en mas de 30 das a "Fecha pedido" y que en ningn caso sea menor que la "Fecha de entrega". Si "Fecha pedido" estuviese por ejemplo en la columna D de nuestra base de datos, la regla para las celdas de "Fecha de entrega" seria: Permitir Fecha Datos entre Fecha inicial: =D2 Fecha final =D2+30 Ejemplo 2: Supuesto una base de datos con, entre otros, los tres siguientes campos: "Precio Compra", en columna B, "Portes" en columna C y "Precio Venta" en columna D. Se desea controlar que los valores en

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 "Precio Venta" nunca sean menores que la suma de los valores "Precio Compra" + "Portes" de su misma fila. Para ello la regla de validacin de las celdas de "Precio Venta" debera de ser la siguiente: Permitir Decimal Datos: mayor o igual que Mnimo =B2+C2

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Excel 2007

Ordenacin
Excel provee varias herramientas para ordenar una base de datos o tabla. Todas ellas estn situadas en la ficha Datos, grupo Ordenar y filtrar. Si se desea ordenar de forma rpida y sencilla por cualquier campo de la base de datos, basta con situarse en cualquier registro de dicho campo y clicar en los botones Ordenar de A a Z para orden ascendente o Ordenar de Z a A para orden descendente. Si se quiere ordenar por mas de un campo a la vez, o utilizar opciones especiales, se debe clicar el botn Ordenar que har aparecer el cuadro de dialogo Ordenar, en el cual podemos poner hasta un total de 64 condiciones de ordenacin.

Para cada campo, tenemos la opcin de ordenarlo segn una de las cuatro posibilidades existentes en el desplegable Ordenar segn, que son: Valores (la ms usual), Color de celda, Color de fuente e Icono de celda. Para cada criterio, la lista desplegable Criterio de ordenacin nos presentar diferentes posibilidades, que dependern del tipo de datos del campo seleccionado. En el caso de los campos de tipo texto es particularmente interesante la opcin Lista personalizada que nos permite hacer un orden jerrquico en base a una lista personalizada que hayamos definido previamente. Existen adems algunas opciones adicionales que podemos usar. Para hacerlo basta con hacer clic en el botn Opciones del cuadro de dialogo Ordenar, lo cual har aparecer a su vez el cuadro de dialogo "Opciones de ordenacin", con las siguientes posibilidades: La principal y mas importante opcin del cuadro anterior es la posibilidad de distinguir entre maysculas y minsculas en la ordenacin. Ordenar de arriba hacia abajo se refiere a ordenar por registros (filas). Ordenar de izquierda a derecha se refiere a ordenar por campos (columnas), es decir mueve columnas enteras a basndose en el nombre del campo. La mayor parte de opciones de ordenacin tambin aparecen al aplicar la opcin Filtro en el desplegable que se crea en la cabecera de cada campo de la base de datos.

FiltradooExtraccinodeinformacin
Filtrar informacin es seleccionar un subconjunto de registros que cumplan unos determinados criterios. Al hacerlo Excel oculta el resto de registros que no cumplen los criterios y de esta forma nos permite manejar con mayor facilidad y rapidez los datos que nos interesan que son solo una parte de los datos totales. Existen dos opciones para el filtrado de informacin: Filtro y Filtro Avanzado

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Filtro
Para poder usar el "Filtro" o "Autofiltro" basta ponerse en cualquier celda de un rango de datos y Excel se encargara de seleccionar todo el rango continuo y poner en la primera fila de cada campo del rango un desplegable. Dicho desplegable es similar pero con opciones especificas en funcin del tipo de datos de cada columna. El desplegable, adems de las opciones de filtrado propias del campo muestra una lista ordenada ascendentemente con todos los valores distintos que contiene dicho campo. En la figura siguiente podemos ver un ejemplo para un campo de tipo texto llamado POBLACION.

Para filtrar por un valor o valores concretos basta con deseleccionar la casilla (Seleccionar todo) y seleccionar las casillas de los valores deseados. Una vez aplicado un filtro a un campo, en la cabecera de dicho campo y como indicativo de que los datos estn filtrados para dicho campo, aparece un pequeo embudo. As mismo en la parte izquierda de la barra de estado, si esta visible, veremos un mensaje que nos dice cuantos registros respecto al total cumplen el criterio o criterio seleccionados, que son los que quedan visibles. Se puede filtrar por uno, varios o todos los campos a la vez. Al filtrar dos o mas campos se dice que se usan criterios tipo "Y", dado que los registros visibles han de cumplir los criterios del primer campo y los del segundo y as sucesivamente. Despus de haber aplicado un filtro es posible ordenar los datos filtrados utilizando la opcin existente en el propio desplegable.

FiltroAvanzado
El filtro avanzado es una herramienta ms potente que permite sobrepasar las limitaciones del "Filtro" automtico. Con Filtro Avanzado podemos: Aplicar un numero indeterminado de criterios sobre el mismo campo Aplicar criterios "Y" , criterios "O" o ambos al mismo tiempo Hacer referencia a celdas en la construccin de los criterios, lo cual nos permite una mayor versatilidad al poder configurar criterios semi-dinamicos. Se pueden usar formulas en la construccin de los criterios. Copiar los resultados que cumplan los criterios en otro lugar de la hoja de calculo. A esto se le denomina "Extraccin de informacin". Filtrado de registros nicos.

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Poder definir los filtros en cualquier hoja de calculo de cualquier libro, y no necesariamente en la misma hoja de calculo donde se hallan los datos

Definicin de un filtro avanzado Para crear un filtro avanzado debemos seleccionar un rango en la primera fila del cual pondremos los nombres de los campos a filtrar y en las filas de debajo de esta los criterios que debe cumplir cada campo. Todos los criterios que estn en la misma fila se denominan criterios "Y" y deben cumplirse todos a la vez para un registro determinado. Todos los criterios que estn en filas diferentes se denominan criterios "O" y son independientes de los criterios de las dems filas. Ejemplos: Supuesta una base de datos sobre empleados que tiene los campos PROVINCIA y EDAD entre otros. Criterios "O" EDAD 38 40 34 Criterios "Y" PROVINCIA Barcelona EDAD >=40 Todos los empleados que sean de la provincia de Barcelona y tengan una edad igual o superior a los 40 aos. Todos los empleados cuya edad sea igual a 38 o a 40 o menor o igual que 34 aos.

Criterios "O" e Y conjuntamente PROVINCIA Barcelona EDAD <36 Una vez creados los rangos que harn de filtro, se debe lanzar el cuadro de dialogo "Filtro avanzado" (ver siguiente figura) para lo cual debemos usar la opcin Avanzadas de la ficha Datos, grupo Ordenar y filtrar. En dicho dialogo debemos rellenar la informacin de dos parmetros obligatorios: Rango de la lista: rango donde esta situada la base de datos. Dicho rango debe incluir tambin la cabecera o nombres de los campos. Rango de criterios: rango donde hemos creado los criterios, incluyendo todo, nombre de campos y criterios. Todos los empleados que sean de la provincia de Barcelona y adems todos los que tenga una edad menor que 36 aos.

En ambos parmetros podemos usar nombres de rango en lugar de referencias, si tenemos creados dichos nombres. Adems y de forma opcional podemos solicitar las opciones "Slo registros nicos" y "Copiar a otro lugar" La opcin "Copiar a otro lugar" o extraer informacin es un caso particular de filtrado, donde adems de filtrar la informacin, Excel nos permite crear una copia de dicha informacin para poderla usar de forma independiente en otros procesos, por ejemplo darle un formato especial, imprimirla, enviarla por mail a un colaborador, etc.. La informacin as extrada solo se puede copiar en alguna parte de la misma hoja, si intentsemos hacerlo en otra hoja o libro Excel nos mostrara el siguiente mensaje: Slo se pueden copiar los datos filtrados en la hoja actual. Las opcin "Registros nicos" solo presentara un registro por grupo para todo grupo de registros cuyos valores sean exactamente idnticos en sus respectivos campos, es decir ocultara los duplicados.

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Subtotales
Para cualquier base de datos Excel permite realizar un agrupamiento automtico de valores para uno o varios campos, creando un grupo cada vez que detecte un cambio de valor en los campos que le indiquemos y aadiendo una o mas funciones de totalizacin para cada grupo creado, usando para ello la funcin SUBTOTALES. La forma de proceder de Excel es la siguiente: Crea un grupo de registros para cada conjunto de datos que tiene el mismo valor en el campo por el cual se esta agrupando. Los registros no se mueven de posicin (fila). Por cada cambio en el valor del campo creara un nuevo grupo. Esto lleva implcito el hecho de que en general es necesario tener debidamente ordenados los registros por el campo o campos por los que queramos agrupar. Una vez creados los grupos, aade una funcin SUBTOTALES para cada grupo, con la operacin elegida (Suma, Cuenta, Promedio, Producto, etc.) que resume el resultado de dicha operacin sobre todos los registros de cada grupo, poniendo el resultado en una nueva fila encima o debajo de cada grupo. Por cada subtotal creado genera un nivel de esquema de forma que podamos ver/ocultar de forma rpida los totales o totales y detalles que los componen.

Creacindesubtotales
RESUMEN VENTAS ANUALES
NOMBRE Lourdes Rosa jope Adela Juan Juan Carlos Eva Adela Jose Adela Adela Fermin Pedro Fermin Eva Jose Lourdes Carlos Juan APELLIDOS Cruz Ros Perez Lopez Puig Ros Sanchez Lopez Sanchez Lopez Cruz Ros Puig Ros Closgomerzindo Coll Marti Coll Marti Martin Marti Saez Pla Saez Pla Rodenas Gomez Romenas Gomez Clos Reig Clos Trull Clos Trull Clos Reig Perez Lopez DIRECCION C/ Molas, 7 C/ Balmes, 123 C/ Muntaner, 546 C/ Balmes, 123 C/ Balmes, 123 C/ Verano, 23 C/ Muntaner, 456 C7 Gelabert, 13 C/ Cereza, 78 C/ Cerza, 78 C/ Gilabert, 12 C/ Soledad, 88 C/ Soledad, 88 C/ Ajo, 45 C/ Ajo, 45 C/ Sol 23 C/ La Luna, 145 C/ La Luna, 145 C/ Sol, 23 C/ Balmes, 123 POBLACION Barcelona Barcelona Barcelona Barcelona Barcelona Sabadell Sabadell Bordils Bordils Bordils Bordils Bordils Bordils Figueres Figueres Reus Reus Reus Valls Valls PROVINCIA BARCELONA BARCELONA BARCELONA BARCELONA BARCELONA BARCELONA BARCELONA GERONA GERONA GERONA GERONA GERONA GERONA GERONA GERONA TARRAGONA TARRAGONA TARRAGONA TARRAGONA TARRAGONA UNIDS 400 120 275 325 325 450 510 700 310 550 600 275 220 400 275 400 600 345 400 600 P/U 500 350 350 350 750 500 1.000 750 500 750 500 500 750 1.000 1.000 1.000 500 350 1.000 750 TOTAL 200.000 42.000 96.250 113.750 243.750 225.000 510.000 525.000 155.000 412.500 300.000 137.500 165.000 400.000 275.000 400.000 300.000 120.750 400.000 450.000

Para crear subtotales para un cierto campo y usando una cierta funcin se deben cumplimentar los siguientes pasos: Ordenar adecuadamente los datos por el campo o campos por los que se desea agrupar y crear subtotales. Lanzar el cuadro de dialogo Subtotales desde la ficha Datos, grupo Esquema, opcin Subtotal. Elegir el campo por el que agruparemos en el desplegable "Para cada cambio en...". Elegir la funcin a usar en el desplegable "Usar funcin:" Dentro de la lista "Agregar subtotal a:" marcar todos los campos a los cuales queremos aplicar al funcin elegida.

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 Se puede aplicar la misma funcin a varios campos distintos de cada grupo

Excel 2007

Utilizardistintasfuncionessobreunoomascamposdelamismaagrupacin
Por defecto inicialmente Excel solo permite aplicar la misma funcin para los diversos campos seleccionados. Si queremos aplicar una funcin distinta para uno o varios campos de la misma agrupacin, tenemos dos opciones 1. Una vez generados los subtotales, modificar manualmente la funcin SUBTOTALES para los campos deseados, cambiando el primer parmetro de dicha funcin y seleccionando el nmero que corresponda a la funcin que queremos aplicar (vase funcin SUBTOTALES). 2. Volver al lanzar el cuadro de dialogo Subtotales tantas veces como funciones distintas queramos aplicar, eligiendo en cada ocasin la funcin a aplicar y los campos sobre los que se aplicara y mantener desmarcada en todos los casos la casilla "Reemplazar subtotales actuales" de forma que nos mantenga los subtotales creados anteriormente y nos agregue los nuevos. Por cada subtotal aadido creara una nueva lnea con el titulo y resultado de dicho subtotal.

Creacindevariosnivelesdesubtotales
Es posible crear los niveles de agrupacin que se quieran, es decir se puede agrupar por uno, dos o todos los campos de la base de datos que se quiera. Para llevar a cabo los subgrupos se debe proceder de una forma anloga a la creacin de subtotales para un solo campo. Se deben tener en cuenta las siguientes consideraciones: Ordenar debidamente los datos, ordenando primero los del primer campo por el que se quiere agrupar, segundo los del segundo campo de agrupacin, y as sucesivamente. Lanzar el cuadro de dialogo "Subtotales" una vez por cada campo de agrupacin y elegir en cada caso el campo deseado en el desplegable "Para cada cambio en...", pero siguiendo el mismo orden de seleccin que el de ordenacin de los campos. Elegir despus la funcin a utilizar y los campos sobre los que se empleara. Mantener siempre deshabilitada la casilla "Reemplazar subtotales actuales"

Por cada grupo y funcin distinta aparece una nueva fila con el titulo de Total o Cuenta o Promedio, segn la funcin utilizada. Los datos se muestran agrupados por filas mediante un esquema. La opcin "Salto de pagina entre grupos" esta relacionada con la impresin del documento. Si esta habilitada Excel creara tantas hojas fsicas para imprimir como grupos y subgrupos se generen al hacer el esquema. Ejemplos. Nivel 1

Nivel 2

Nivel 3

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Para eliminar los agrupamientos de valores, sus subtotales y sus correspondientes esquemas, basta situarse en cualquiera de las celdas de la base de datos y clicar el botn "Quitar todos" de cuadro de dialogo Subtotales.

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FUNCIONESDEBASESDEDATOS
Las funciones de esta categora operan sobre los registros de una base de datos, lista o tabla. Todas ellas comienzan por el prefijo BD seguido del nombre de la funcin y estn bastante relacionadas con sus funciones estadsticas homnimas en cuanto a funcionalidad. Se puede decir que en la mayora de casos son extensiones de estas que adems admiten mltiples criterios personalizados para seleccionar solo los registros de la base de datos sobre los que actuaran. Sintaxis general BDfuncin(base_de_datos;nombre_de_campo;criterios) base_de_datos es el rango de celdas que compone la base de datos. Una base de datos es una lista o tabla de datos relacionados, en la que las filas son los registros y las columnas de datos son los campos. nombre_de_campo indica el campo que se utiliza en la funcin. Puede ser un texto con el rtulo encerrado entre dobles comillas como, por ejemplo, "Edad" o "Campo", o como un nmero que represente la posicin de la columna en la lista: 1 para la primera columna, 2 para la segunda y as sucesivamente. criterios es el rango de celdas que contiene los criterios personalizados de la base de datos. Se puede utilizar cualquier rango en el argumento criterios mientras ste incluya por lo menos un rtulo de columna. Entre las principales funciones de bases de datos estn las siguientes: BDCONTAR Cuenta las celdas que contienen un nmero en una columna de una lista o base de datos, y que concuerdan con los criterios especificados. El argumento nombre_de_campo es opcional. Si se pasa por alto, BDCONTAR cuenta todos los registros de la base de datos que coinciden con los criterios. BDCONTARA Cuenta el nmero de celdas que no estn en blanco dentro de los registros de la base de datos que cumplen con los criterios especificados. BDSUMA Suma los nmeros de una columna de una lista o base de datos que concuerden con las condiciones especificadas. BDPROMEDIO Devuelve el promedio de las entradas seleccionadas de una base de datos que coinciden con los criterios. BDMAX Devuelve el valor mximo de las entradas seleccionadas de una base de datos que coincidan con los criterios. BDMIN Devuelve el valor mnimo de una columna en una lista o base de datos que concuerde con las condiciones especificadas. BDEXTRAER Extrae un nico valor de la columna de una lista o base de datos que concuerde con las condiciones especificadas. Si ningn registro coincide con los criterios, BDEXTRAER devuelve el valor de error #VALOR!. Si coincide ms de uno, devuelve el valor de error #NUM!. BDDESVESTP Calcula la desviacin estndar del conjunto de una poblacin basndose en toda la poblacin, utilizando los nmeros de una columna de una lista o base de datos que concuerden con las condiciones especificadas. BDVARP Calcula la varianza del conjunto de una poblacin basndose en toda la poblacin, utilizando los nmeros de una columna de una lista o base de datos que concuerde con las condiciones especificadas. Ejemplos:

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 Supuesta la base de datos de la figura siguiente:

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En dicha base de datos se han definido dos rangos con nombre para usarlos en la construccin de las formulas, dichos rangos son BD2_Criterio1 y BD2_Criterio2 En E24 se desea calcular la edad promedio de todos los hombres, para lo cual se debe usar la funcin DBPROMEDIO, con los siguientes valores: =BDPROMEDIO(B1:I21;"Edad";BD2_Criterio1) En E25 se desea calcular la edad promedio de todas las mujeres que vivan en la provincia de BARCELONA. Anlogamente al caso anterior debemos usar la funcin DBPROMEDIO con la siguiente sintaxis: =BDPROMEDIO(BDatos_2;"Edad";BD2_Criterio2) En la figura anterior se muestran los resultados correspondientes.

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Tablas
El concepto de Tabla se introdujo en la versin Excel 2003, aunque con el nombre de Lista. En Excel 2007 se han aadido algunas caractersticas adicionales que hacen que sea aun mas til y manejable. Una Tabla es un conjunto de datos, con un nombre determinado, al que se le puede aplicar filtros, formatos, ordenar, aadir o quitar filas o columnas, crear campos calculados y agregar funciones de totalizacin a las diversas columnas de la tabla, trabajando siempre con dicho conjunto como una unidad. Las Tablas solventan algunos problemas importantes que se producen con rangos de datos que representaban un conjunto de informacin relacionado, y que son dinmicos, es decir van cambiando con el tiempo. As es normal que se aadan mas registros al final de dicho rango, o se eliminen otros, y anlogamente ocurre con los campos o columnas. En grficos, formulas, tablas dinmicas, etc., asociadas a datos, al emplear referencias a rangos convencionales de datos, no pertenecientes a una tabla, en la mayora de los casos no se actualizan las referencias existentes cuando el rango de datos cambia, por ejemplo no se detecta que se han aadido mas datos al principio o al final y por lo tanto el primer o ultimo registro estn en una posicin diferente. La nica forma de evitar estas situaciones consiste en insertar filas despus de la primera del rango o antes de la ultima, con lo cual las referencias al rango si se adaptan a la amplitud de la nueva rea de datos, o bien redefinir los nombres de rangos existentes para que abarquen los nuevos registros o en el caso de formulas, modificar las referencias a los rangos de origen, si en dichas formulas no se han empleado nombres de rangos. Al trabajar con tablas, estas son como rangos dinmicos con nombre que se ajustan (amplan o reducen) segn la evolucin del rea de datos. Las principales utilidades de una Tabla son: Creacin rpida y eficaz de rangos dinmicos para su uso en grficos, formulas, etc., tal y como ya se comento en prrafos anteriores. Posibilidad de poder tener mas de una base de datos en la misma hoja y poder aplicarles de forma independiente ordenaciones, filtros, etc. Uso sencillo y abreviado de rangos en formulas, bien internas en la propia tabla, bien externas a la tabla.

Creacindetablas
Para crear una tabla debemos llevar a cabo los siguientes pasos: 1. Escribir los datos que formaran la tabla inicial, es decir las los registros y campos (filas y columnas) correspondientes. 2. Seleccionar dichos datos, incluyendo los encabezados e ir a ficha Insertar, grupo Tablas, opcin Tabla. Aparecer el cuadro de dialogo Crear Tabla. 3. Definir si la tabla tiene encabezados o no. 4. Pulsar el botn aceptar.

Utilizacindetablas
Una vez creada una tabla, si nos posicionamos en cualquier celda de su interior nos aparecer la ficha contextual Herramientas de tabla-Diseo, en la que existen diversas opciones para aplicar formato, crear una tabla dinmica a partir de la misma, exportar datos, etc.. Hay dos opciones que conviene destacar: Nombre de tabla: Sirve para darle un nombre significativo a la tabla, nombre que despus se podr usar para grficos, formulas, etc. Convertir en rango: Si en algn momento no deseamos tener los datos como tabla o se ha de hacer alguna modificacin que la tabla no permita, podemos volver a convertir la tabla en un rango normal de datos.

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Usodereferenciasalatabla
Para hacer referencia a un campo de la tabla dentro de alguna de las celdas de la propia tabla, por ejemplo para crear un campo calculado, basta con poner un signo igual (=) y seleccionar el rango de datos dentro de la tabla, y es el propio Excel el que escribir con la sintaxis adecuada la referencia a dicha celda o rango de celdas. Para hacer referencia a un campo de una tabla desde fuera de la tabla, debemos poner el nombre de la tabla y despus entre corchetes el nombre del campo. Ejemplo: =CONTAR(NombreDeLaTabla[NombreDelCampo]) y de forma anloga en cualquier cuadro de dialogo en el que queramos introducir una referencia a un rango. Existen una serie de modificadores especficos para las tablas (caracteres o palabras reservadas de control), que se pueden usar al escribir referencias a partes de la tabla, dichos modificadores y sus significado son los siguientes: Modificador #Todo #Datos #Encabezados #Totales #Esta fila Ejemplos =NombreDeLaTabla[[#Modificador];[NombreCampo]] =ComprasHorasExtras[[#Totales];[H.extras]] Funcin Devuelve todo el contenido de la tabla: datos, encabezados y fila totales Da solo los datos, sin encabezados ni fila de totales Da la fila de encabezado Devuelve el valor de la fila totales Da el valor de la tabla que se encuentra en la misma fila que la celda donde esta la formula, aunque se encuentre en distinta hoja.

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VINCULACINDEDATOS.
Ya sabemos que Excel nos permite hacer referencia a una celda o rango de celdas desde otra distinta, bien usando formulas que sean directamente referencias o bien usndolas como argumentos de funciones, debiendo nosotros decidir el tipo de referencia a usar (relativa, absoluta o mixta). De esta manera tenemos una vinculacin dinmica de datos, de forma que cuando cambien los datos en la celda referenciada cambiaran tambin en todas las celdas o funciones donde se hallen referenciados. Bajo el punto de vista de la vinculacin de datos, Excel distingue dos casos posibles: Referencias internas. Aquellas que establecemos entre celdas de la misma hoja de calculo. Referencias externas. Las que se establecen entre diferentes hojas del mismo libro o entre diferentes libros.

Referenciasexternas
En muchos casos las referencias externas se hacen necesarias, bien por que no es posible por complejidad poner todos los datos en la misma hoja y el tenerlos en hojas o libros distintos facilita su manipulacin de forma mas sencilla, bien por que hay demasiados datos, bien por que son datos estructuralmente idnticos pero pertenecen a distintas secciones de la empresa, o son de distinto grupo. Para establecer referencias externas tenemos cuatro posibilidades distintas equivalentes: Copiar la celda que queramos vincular, trasladarnos a la celda donde haremos la vinculacin y all usar la ficha Inicio > Pegar > opcin "Pegar vnculos" o bien opcin "Pegado especial.." y pulsar el botn "Pegar vnculos" situado en la parte inferior. Copiar la celda que queramos vincular, trasladarnos a la celda donde haremos la vinculacin y all, usando el men contextual de las celdas, elegir la opcin "Pegar" y despus usando el desplegable "opciones de pegado" que aparece al lado de la celda, seleccionar "Vincular celdas" Para la tercera forma debemos tener visibles tanto la celda fuente, como la celda destino del vinculo, es decir que ha de haber dos ventanas distintas, cada una mostrando una de las celdas que intervienen en la operacin. Una vez as basta con posicionarse en la celda en la que haremos la vinculacin, escribir el signo igual (=) y despus clicar sobre la celda que queremos vincular, que esta en la otra ventana. La ltima forma consiste en escribir la referencia directamente en la celda de vinculacin de forma manual. Esta opcin no es muy aconsejable por posibles errores en la sintaxis cuando los nombres de hojas o libros sean largos. Sintaxis de las referencias externas: Entre hojas del mismo libro: NombreHoja!CeldaVinculada, p.e. =Enero!B13. Entre libros diferentes: [NombreLibro]NombreHoja!CeldaVinculada: p.e.=[Fuente.xlsx]Enero!$B$13.

En el caso de referencias entre hojas del mismo libro, el movimiento de las hojas de posicin o el cambio de nombre no afectan para nada a las referencias. En el caso del cambio de nombre, Excel tambin cambia el nombre automticamente en todas las referencias en las que se mencione dicho nombre.

Referenciasexternasentrelibros
Cada vez que hacemos una referencia a una celda o rango de celdas que se encuentran en otro libro, es decir establecemos un vinculo, Excel almacena no solo el nombre del libro vinculado, sino tambin la ubicacin del mismo, para poder acceder a el en el momento en que se quiera actualizar la informacin. Si un libro contiene vnculos a otros, podemos ver y manipular dichos vnculos con la opcin Botn de Office > Preparar > "Editar vnculos a archivos", que nos muestra el cuadro de dialogo "Modificar vnculos". Aqu podemos actualizar los valores vinculados en el momento deseado, cambiar el origen del vinculo, abrir el origen del vinculo (para hacer nuevas vinculaciones) o visualizar otra informacin relacionada. Tambin podemos romper el vinculo si hemos borrado la referencia existente y por tanto ya no nos interesa que aparezca la lnea que referencia al libro donde estaba. Finalmente podemos comprobar el estado de un vinculo.

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En este dialogo aparece una lnea por cada libro distinto vinculado, no por cada celda vinculada, es decir que aunque haya quince vnculos a un cierto libro, este solo aparecer una vez en el listado "Modificar vnculos". Adems de vnculos a otros libros de Excel aqu tambin aparecen todos los vnculos existentes que pudiera haber a documentos de otros tipos, como por ejemplo un documento Word o una Base de Datos Access. Hay dos casos especiales en los que un vinculo puede quedar desconectado: Cuando cambiamos de nombre el archivo vinculado Cuando movemos a otra carpeta o directorio el archivo vinculado

En ambos casos, al abrir el libro de destino donde esta la referencia o referencias a dicho libro, Excel al no poder actualizar los datos vinculados lanza el siguiente mensaje:

A fin de que podamos abrir directamente el dialogo "Modificar vnculos" y actualizar la nueva ubicacin o nombre de los archivos vinculados. En botn Office > Opciones de Excel > Avanzadas > "Al calcular este libro" podemos elegir si queremos que los vnculos se actualicen automticamente al calcular el libro y "Guardar valores de vnculos externos" de forma que aunque no podamos acceder a la informacin mas reciente si tengamos una copia de los datos obtenidos en la ultima actualizacin.

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Resmenesdedatos
Caso de tener informacin diversa que tiene entre si una relacin lgica, pero que esta dispersa en mltiples hojas o libros, bien por que por falta de previsin se hizo as en su momento o bien por que es informacin que pertenece a distintos grupos, divisiones o departamentos y cada uno la ha escrito en su propia hoja, Excel nos permite "combinar" los valores de un conjunto de hojas del mismo libro o de libros distintos en una hoja maestra u hoja de resumen, siempre que los datos presenten alguna relacin o similitud estructural entre ellos. Si no hubiera una mnima relacin estructural no tendramos otro remedio que hacer la hoja resumen a mano, creando cada relacin o referencia una por una. Por "combinar" se debe entender hacer algn tipo de calculo o resumen sobre los datos que se referenciaran ,es decir aplicar alguna funcin de contaje o estadstica tpica sobre esos datos, como por ejemplo la Suma, el Promedio, la Desviacin Estndar, etc. En el caso de existir esas mnimas relaciones estructurales entre los datos a combinar Excel nos ofrece tres posibilidades para resumir los datos de forma automatizada: Referencias 3D, Consolidacin de datos por posicin y Consolidacin de datos por categoras.

Referencias3D
Para poder usar esta caracterstica de Excel es necesario que se cumplan las siguientes condiciones: Las hojas sobre las que se podemos crear referencias 3D deben ser del mismo libro de trabajo. Las hojas a resumir deben de tener la misma estructura de datos. Las referencias 3D no permiten elegir individualmente las hojas sobre las que operaran, solo permiten elegir la primera y la ultima hoja que formaran parte de las referencias 3D, quedando automticamente incluidas en dicha referencia todas las hojas que se encuentren entre ambas en cada momento. As si se mueve o quita una hoja entre ellas, desaparecer de las referencias y si por el contrario de mueve o agrega cualquier hoja entre la primera y la ultima hoja de referencia, entonces pasara a formar parte de la referencia y ser tenida en cuenta en los clculos.

Un ejemplo tpico de uso es cuando se tienen datos sobre ingresos, gastos, ventas, etc. con la misma estructura pero en diferentes hojas, por ejemplo una hoja por cada tienda, delegacin o producto, o bien agrupados en una hoja por cada mes o ao contabilizado. La sintaxis para crear una referencia 3D es :NombreHojaIncial:NombreHojaFinal!CeldaReferenciada Supuesto tenemos una serie de hojas que son el resumen de ventas del ao 2009 para las cuatro tiendas de una cadena de electrnica e informtica. Cada hoja contiene los datos resumen de una cierta tienda de la cadena y tienen por nombre 2009_T1, 2009_T2, 2009_T3, 2009_T4 La forma de crear una referencia 3D sera la siguiente: Situarnos en la hoja y celda donde queramos hacer la funcin de resumen. El resumen se puede hacer en cualquier hoja y en cualquier celda, no tiene por que coincidir posicionalmente con la celda de las hojas que referencia. En nuestro caso crearemos una nueva hoja llamada "Ventas Totales" nos posicionaremos en B6 y ah haremos las referencias 3D aplicando la funcin SUMA. En la celda seleccionada (B6) escribimos el signo igual (=), el nombre de la funcin (SUMA) y el parntesis de apertura de la funcin " ( ". Despus del parntesis, el nombre de la primera hoja a sumar, 2009_T1, seguido del operador rango (:) y el nombre de la ultima hoja a sumar, 2009_T4. Justo a continuacin, el smbolo admiracin (!) y la referencia a la celda sobre la que queremos aplicar el calculo ( aqu B4). Una vez escrito todo realizamos la validacin de la formula pulsando la tecla Enter.

De esta forma en la celda B6 de nuestra hoja "Ventas Totales" aparecera el resultado de sumar todas las celdas B4 de todas las hojas que haya entre 2009_T1 y 2009_T4, que aqu en total son cuatro. La formula de B6 sera por tanto: =SUMA('2009_T1:2009_T4'!B4), segn puede verse en la siguiente ilustracin.

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Las funciones que podemos aplicar en formulas con referencias 3D son: SUMA, PROMEDIO, CONTAR, CONTARA, MX, MXA, MN, MNA, PRODUCTO, DESVEST, DESVESTA, DESVESTP, VAR, VARA, VARP y VARPA.

Consolidacindedatos
Adems de resumir datos de forma manual o usando referencias tridimensionales si es posible, Excel permite consolidar datos repartidos en diferentes hojas o libros, si los datos estn dispuestos en forma de tabla o listado y comparten una cierta estructura mnima comn, incluso en el caso de no ser completamente iguales en cada hoja o hallarse en la misma posicin. Consolidar permite combinar los valores de hasta 255 hojas de clculo en una nica hoja final de resumen. Por ejemplo, si tenemos informacin financiera o de ventas por cada divisin o tienda de nuestra compaa en hojas o libros de trabajo separados, usando la opcin Consolidar podramos crear una hoja de clculo resumen que calcule los totales de los artculos correspondientes en cada libro de trabajo de cada divisin o tienda. Dependiendo de la estructura mnima comn de los datos tenemos dos posibilidades de consolidacin: Consolidacin por posicin y Consolidacin por categoras Consolidacin por posicin Para poder usarla solo es necesario que la informacin de los datos se halle situada en la misma posicin en cada una de las hojas referenciadas u hojas fuente. La informacin no tiene por que tener ttulos o encabezados de fila y columna o los ttulos no tienen por que ser igual, aunque es mas practico que existan esos ttulos y sean los mismos en todas las hojas a seleccionar, de esta forma el propio Excel usar los ttulos para construir el rango resumen. Como es la forma mas sencilla de consolidacin de las dos existentes tambin es la mas fcil de realizar. Para realizarla llevaramos a cabo los siguientes pasos: 1. Crear la hoja de consolidacin o resumen y situarnos en el lugar que queremos que aparezca el primer resultado o titulo. 2. En ficha Datos > Herramientas de datos, pulsar el botn Consolidar lo que hace aparecer el dialogo homnimo.

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3. Elegir la funcin de resumen a utilizar en el desplegable Funcin. Las funciones existentes posibles son: Suma, Cuenta (que corresponde a la funcin CONTARA), Promedio, Mx, Mn, Producto, Contar Nmeros (que corresponde a la funcin CONTAR), Desvest, Desvestp, Var y Varp. 4. En el cuadro de texto "Referencia" seleccionar el rango de datos de la primera hoja que queramos consolidar. En dicho rango adems del rea de datos fuente podemos incorporar de forma opcional los ttulos o encabezados de fila y columna, siempre que sean idnticos en todos los rangos y as Excel los usar para el rango de resumen. 5. Si los datos estuvieran en otro libro debemos pulsar el botn Examinar y localizar el libro y hoja donde se hallen. 6. Una vez seleccionado el primer rango de datos, con o sin ttulos, debemos pulsar la tecla Agregar para aadirlo a la lista de referencias "Todas las referencias". 7. Aadir el resto de rangos de las otras hojas, para lo cual, dado que todos los rangos tienen la misma posicin basta con hacer clic sobre la pestaa de la hoja para que ya aparezca en el cuadro de texto "Referencia", despus pulsamos el botn Agregar y as sucesivamente con cada rango-hoja. 8. Si queremos que Excel use los datos de la fila superior y/o de la columna izquierda de los rangos seleccionados como ttulos en la hoja resumen se deben de habilitar las casillas del grupo "Usar rtulos en" sito en la parte inferior izquierda del dialogo "Consolidar" 9. Por ultimo existe la opcin "Crear vnculos con los datos de origen", si no la activamos, Excel simplemente creara una consolidacin-resumen esttico de los datos de origen, es decir que aunque estos cambien, los cambios no se reflejaran en la hoja resumen, pero si activamos dicha casilla, Excel creara un vinculo con cada celda de datos, de forma que la hoja resumen reflejara siempre un total actualizado de los datos. Si activamos la opcin "Crear vnculos con los datos de origen", Excel acta de una forma similar a como lo hace cuando creamos subtotales, es decir genera de forma automtica un Esquema en el cual los elementos de primer nivel son los resultados de la funcin aplicada y los de segundo nivel los componentes de cada resultado global. Al mostrar el segundo nivel de cualquier total veremos en una columna, entre los ttulos de fila y los datos, el nombre del libro de donde provienen los datos y en cada celda la formula con la referencia al libro, hoja y celda de la cual toma el dato. En la figura siguiente se muestra una consolidacin por posicin de cuatro tiendas de electrodomsticos y electrnica de una cadena de almacenes. La consolidacin se ha hecho sobre las hojas denominadas Barcelona, Hospitalet, Matar y Tarragona, pertenecientes todas a un libro llamado ConsolidacionPorPosicion.

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Consolidacin por categoras Este tipo de consolidacin es ms flexible, dado que permite que los rangos sean de distinto ancho (numero de columnas), distinto alto (numero de filas) y pueden estar situados en lugares diferentes en sus correspondientes hojas. Aqu si es necesario que haya ttulos de filas y columnas, pues se basa en ellos para consolidar. Por ejemplo suponiendo que tuviramos unos rangos de datos donde sus ttulos de columnas fueran meses, seria indiferente si en una hoja Enero esta en la columna A y en otra en la columna F. La forma de crearla es completamente anloga a la de consolidacin por posicin, pero aqu si es necesarios seleccionar los ttulos de filas y columnas para usarlos como rtulos al consolidar. Ejemplo: En el ejemplo siguiente se parte de la existencia de cuatro hojas diferentes, cada una de las cuales representa una asignatura de un curso (Matemticas, Fsica, Ingles e Informtica). En cada hoja se apuntan los Alumnos que esta matriculados, las pruebas parciales que tiene cada asignatura y el resultado que ha obtenido cada alumno en cada asignatura. No todas las asignaturas tienen el mismo nmero de pruebas o Exmenes (por ejemplo Informtica tiene un examen mas) y no todos los alumnos estn matriculados en todas las asignaturas. Se trata de hallar el promedio del curso por Alumno y Examen para todas las asignaturas en las que esta inscrito cada alumno. El resultado final se puede observar en la siguiente figura, en donde se puede ver con claridad que la posicin de los datos es diferente en cada hoja consolidada (vanse las referencias de los datos del alumno Carlos para el primer examen -de D1 a D8- ).

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GRFICOS
Conceptosdegrficos
Para crear grficos es necesario familiarizarse con los conceptos mas comunes relacionados con los mismos. Los mas importantes son los siguientes: Series: Una serie es un conjunto de datos o conjunto de valores relacionados que se disponen en columna o en fila en la hoja de calculo. Categoras o Puntos: Una categora o punto de datos es una agrupacin de datos relacionados en forma de fila o columna. Excel considera categoras todos los grupos de datos que no acten como series. Valores: Cada uno de los valores individuales que componen una serie o categora. Rango de datos del grafico: Es el conjunto de valores y rtulos de series y categoras que conforma la informacin para genera el grafico.

Series y Categoras son conceptos equivalentes, simplemente depende de la consideracin que hagamos respecto a la forma de ver los datos de las filas y columnas en que se basa un grafico. Excel por defecto considera como series de datos los grupos que abunden menos ya sean filas o columnas. Por ejemplo, supuesta la siguiente tabla de datos, donde el rango de datos comprende desde B2 a E7 a partir del cual generaramos un grafico:

Excel, por defecto, vera como series los grupos de datos en columnas, es decir: Mviles, MP3 y eReaders, dado que hay menos que filas de datos; las filas de datos las vera como Categoras o Puntos de datos. No obstante al hacer el grafico podemos cambiar esta visin por defecto y considerar las filas como Series (Andaluca, Aragn, etc.) y las columnas como Categoras (Mviles, MP3 y eReaders). Para cambiar series por categoras o viceversa debemos seleccionar el grafico y en la ficha contextual Diseo, grupo Datos, pulsar sobre la opcin "Cambiar entre filas y columnas".

En las prximas ilustraciones se ve una representacin de la tabla anterior en ambas posibilidades.

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 Figuras: Ejemplo de grficos agrupados con series en columnas o en filas.

210.000 190.000 170.000 150.000 130.000 110.000 90.000 70.000 50.000 Andalucia Aragn Canarias Catalunya Valencia

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Moviles MP3 eReaders
Aqu las series de datos estn en columnas y las categoras en filas, representadas por el eje de categoras o eje horizontal. Esta disposicin es til para comparar valores de diferentes series para una misma categora, dado que las barras que representan los datos estn muy prximas entre si.

Este es el caso inverso al anterior, series en filas, categoras en columnas. til para comparar valores de diferentes categoras para una misma serie

210.000 190.000 170.000 150.000 130.000 110.000 90.000 70.000 50.000

Andalucia

Aragn

Canarias

Catalunya

Valencia

Moviles

MP3

eReaders

TerminologadegrficosdeExcel
Cuando Excel crea un grafico, lo divide en una serie de partes, que es conveniente conocer para poder interaccionar con las mismas a fin de modificarlas si fuera necesario. Podemos acceder a cualquiera de los componentes que pueda tener un grafico, despus de creado, seleccionado el grafico y en la ficha contextual "Herramientas de grficos", ficha Presentacin, grupo "Seleccin actual" encontraremos un desplegable con la lista de todas las partes del grafico, seleccionando la deseada, ese elemento queda marcado y podemos modificarlo Los elementos mas importantes en un grafico Excel son: rea del grafico: Es el grafico propiamente, es decir el contenedor que incluye a los restantes elementos del grafico. rea de trazado: El rea de trazado de un grfico es el cuadro interior del grfico en donde se muestran las columnas, barras, lneas o figuras elegidas para representan los valores del grafico. Eje de categoras: Es el eje donde se disponen los valores o ttulos de las categoras de datos. Usualmente es el eje horizontal. Eje de valores: Es el eje donde se dispone la escala con los valores que abarcan todas las series. En general representado por el eje vertical del grafico. Leyenda: Es el cuadro que muestra los nombres de cada serie y el smbolo asociado a las mismas para poder distinguirlas con facilidad en el grafico. Es opcional y se puede posicionar en cualquier parte del "rea del grafico". Series: Cada una de las columnas, barras, lneas, etc. que representan los datos del grafico.

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Tiposdegrficos
Existe una gran variedad de modelos de grficos. Cada uno de ellos se adecua mejor a la representacin de determinado tipo de datos que otro, por lo tanto es conveniente conocer que tipos de grficos existen y bajo que formas de representacin de datos son mas adecuados. Hay diversas formas de clasificar los grficos, Excel lo hace en funcin de la forma en que el grafico presenta la informacin. Las categoras de grficos de Excel estn representadas en la siguiente figura:

Entre las mas importantes destacan: Columna: Representa las categoras horizontalmente y los valores de cada serie de datos como barras o columnas verticales. Son utilices para comparar entre si valores de dos o mas series de datos. Tambin se puede usar para comparar los cambios que han sufrido los datos en el transcurso de un periodo de tiempo, si las categoras representasen datos de tiempo (das, meses, aos, etc.), aunque en este caso son menos efectivos que los de Lnea, dado que los valores individuales de cada serie no estn conectados entre si.

Tienda1 30.000 25.000 20.000 15.000 10.000 5.000

Tienda2

Tienda3

Tienda4

Ene Feb Mar Abr May Jun

Jul Ago Sep Oct Nov Dic

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 Barra: Son como los de Columna y sirven para lo mismo, simplemente que las categoras aparecen organizadas en el eje vertical y los valores de las series se representan en barras o columnas horizontales. Es especialmente indicado para representa grficos de control de tiempo y planificacin (grficos de Gantt), donde el eje vertical representa tareas y el horizontal la duracin de las mismas.

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Tienda4

Tienda3

Tienda2

Tienda1

Nov Sep Jul May Mar Ene 5.000 10.000 15.000 20.000 25.000 30.000

Cilindro Cono 3D y Pirmide: Dentro de los de Columna o Barra encontramos los subtipos o variantes Cilindro Cono 3D y Pirmide, idnticos en funcionalidad. Son una variacin esttica de los mismos. En algunos casos pueden ser utilices para realzar o mejorar la presentacin de los de Barras o Columnas, en especial los Cilndricos. Circular: Sirven para mostrar la distribucin o aportacin de cada valor de datos al total de la serie, es decir relacionan las partes con el todo. Son tiles para comparar entre elementos de datos de la misma serie o para destacar los elementos mas significativos de la serie. Los datos (valores) se pueden representar de la forma usual en valor absoluto (cantidad), como porcentaje o de ambas formas a la vez. Son los grficos mas sencillos y por su naturaleza solo pueden mostrar una nica serie de datos.

VentasMP3
Valencia 25%

Andalucia 13% Aragn 20%

Catalunya 26%

Canarias 16%

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 Lneas: Representan los valores de cada serie de datos como puntos en una lnea, por lo cual son tiles para mostrar la continuidad entre puntos individuales de una serie dado que los valores estn conectados por las lneas. Especialmente prcticos cuando se trata de mostrar la tendencia de los datos a lo largo de un intervalo de tiempo situado en el eje horizontal o de abcisas.

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ResumenAnualVentas
35.000 30.000 EnEuros 25.000 20.000 15.000 10.000 5.000 Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Sep Oct Nov Dic
Dispersin: Estos grficos se caracterizan por que los dos ejes miden valores. Son tiles para determinar si existe relacin causa-efecto entre los valores de las series de datos que se representan. Son muy comunes en representaciones de datos cientficos. En el siguiente ejemplo basado en dos series de datos (Gastos e Ingresos), se trata de ver si existe alguna relacin entre el incremento de gasto en publicidad y los ingresos obtenidos por las ventas de lo que se publicita.

Tienda1

Tienda2

Tienda3

Tienda4

Tienda5

200 Ingresosenmilesde 160 120 80 40 0 0 5

PublicidadVentas

Ingresos

10

15 20 Gastosenmilesde

25

30

35

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Subtiposdegrficos
Dentro de cada categora de grficos existen diversas opciones para ajustar mejor la representacin de datos. En las principales categoras (Columna, Barra, rea y Lnea) existen las siguientes tres opciones o tipos: Agrupados: Son los que se generan por defecto. Comparan valores entre categoras y muestran una columna por cada valor de la categora dada, separando las categoras unas de otras. Apilados: Solo presentan una columna por categora, que incluye todos los valore de dicha categora. Los valores se van apilando, por lo que da una representacin del valor acumulado de cada categora. Muestran o sirven principalmente para comparar categoras completas entre si, en lugar de los valores individuales como hacen los agrupados. Apilados 100%: Son similares a los Apilados, es decir solo muestran una columna por categora, pero en estos todas las columnas miden igual, ocupando toda la altura del "rea de trazado", por lo que son tiles para comparar entre valores de la misma categora y ver que con que porcentaje contribuye cada punto de datos al total del grupo, es decir de la categora.

Ejemplos Agrupados: De este tipo hemos visto ya varios ejemplos en apartados anteriores, uno de ellos en la definicin de grficos de columna. Apilados

ResumenAnualVentas
600

Moviles

MP3

eReaders

EnmilesdeEuros

500 400 300 200 100 0 Andalucia Aragn Canarias Catalunya Valencia

Apilados 100%

ResumenAnualVentas
100% 80% Euros 60% 40% 20% 0% Andalucia Aragn

Moviles

MP3

eReaders

Canarias

Catalunya

Valencia

InterrelacinDatosGrfico
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 Existe una interrelacin o dependencia continua o dinmica del grfico con respecto a los datos que representa en varios aspectos: Si modificamos algn dato, este cambio se vera reflejado inmediatamente en el grafico. Si ocultamos alguna fila o columna (bien manualmente, bien mediante esquemas o bien usando filtros) los datos ocultos de forma predeterminada tambin se ocultaran en el grafico, es decir no se representaran.

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Aadiroeliminardatos
A diferencia del cambio de datos, el aadido o eliminacin de nuevas series o categoras, no se refleja automticamente en el grafico en la mayor parte de las situaciones. Al actualizar el grafico podemos encontrarnos con dos casos diferentes: que la nueva serie o categora sea contigua a las ya existentes o bien no lo sea.

Aadirunaseriesocategorasdedatoscontiguaalasyaexistentes..
Para aadir una serie o categora de datos contigua a las ya existentes hay que hacer clic con el botn principal del ratn sobre el grfico para seleccionarlo. Aparecer un borde alrededor del rango de datos del grfico inicial. Usando el cuadro de relleno situado en la zona inferior del rango se debe seleccionar la nueva serie.

Aadirseriesocategorasdedatosalgrficonocontiguasalasyaexistentes.
Este mtodo sirve para cualquier caso que se de, y consta de tres pasos: Seleccionar el grfico haciendo clic sobre l. Aparecer la ficha contextual "Herramientas de grficos" que contiene todas las opciones disponibles para grficos. Ir a ficha Diseo, grupo Datos y pulsar la opcin "Seleccionar datos" que lanzara el cuadro de dialogo "Seleccionar origen de datos". En el cuadro de dialogo "Seleccionar origen de datos" esta el cuadro de texto "Rango de datos del grafico" se debe introducir nuevo rango que ocupan ahora tanto datos como rtulos o bien emplear el botn contraer dialogo para seleccionar dicho rango con el ratn sobre la hoja de calculo. As el grafico se expandir o contraer segn dicha rea.

Aadirseriesocategorasdedatosalgrficocopiandoypegandoconelratn.
Tambin se pueden aadir series o categoras de datos a un grfico ya creado, con slo seleccionarlas, copiarlas y situndonos encima del grafico pegarlas encima. La serie o categora se aadir de forma automtica a las existentes en el grfico.

Grficosdinmicos
Para hacer un grafico realmente dinmico, sin necesidad de reajustar la propiedad " Rango de datos del grafico" cada vez que este se expande o contrae, es practico y aconsejable convertir primero el rango en tabla y despus basar el grafico en dicha tabla. De esta forma, cada vez que ampliemos o reduzcamos la tabla el grafico se ajustara automticamente. Adems como beneficio aadido tenemos la posibilidad de usar los filtros que automticamente se generan al crear una tabla.

GrficosCombinados
Se denominan grficos combinados a aquellos que representan una o mas series de datos de una forma y el resto de otra, por ejemplo en un grafico de tres series (Comparas, Ventas, Balance), dos podran estar en columna y la tercera en lnea. Ver ejemplo en Figura: Ejemplo de grfico combinado

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Ejesecundario
En ocasiones ocurre que alguna de las series tiene un conjunto de valores muy diferente (mucho mayor o menor) al del resto, por lo que para que se vea mejor conviene crear un eje de valores propio para dicha serie. Para crear un eje de valores propio o eje secundario para una cierta serie hay que: Seleccionar cualquier punto de datos de la serie. Lanzar su men contextual haciendo clic con el botn secundario del ratn. Elegir la opcin: "Dar formato a la serie de datos." que nos llevara el cuadro de dialogo "Formato de la serie de datos", Opciones de la serie. Situarnos en el apartado Trazar serie en: y clicar sobre la opcin "Eje secundario" Finalmente pulsar el botn "Cerrar". Figura: Ejemplo de grfico combinado.

1000 800 600 400 200 0 200

COMPRAS

VENTAS

BALANCE

A1998 A1999 A2000 A2001 A2002 A2003 A2004 A2005 A2006 A2007
Figura: Ejemplo de grfico combinado con eje secundario.

850 750 650 550 450 350 250 150 50 50

COMPRAS

VENTAS

BALANCE

110 90 70 50 30 10 10 30

A1998 A1999 A2000 A2001 A2002 A2003 A2004 A2005 A2006 A2007

50

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OpcionesEspeciales
En muchos grficos para aprovechar mejor el espacio del rea del grafico o del rea de trazado es conveniente hacer determinadas modificaciones opcionales que consiguen dicho propsito. Entre las principales posibilidades, para tal tarea, tenemos las siguientes:

Ejedevalores
En el eje de valores (eje Y o eje vertical) hay una serie de posibilidades para ajustar mejor el mnimo, mximo, marcas de gradacin o reduccin del ancho de las unidades de visualizacin. Accedemos a estas opciones usando del botn secundario del ratn encima de cada uno de los ejes y eligiendo la opcin "Dar formato al eje". Opciones del eje Mnima, Mxima: Para determinar con precisin el rango de valores del eje y ajustarlo para eliminar espacio vacio. Es muy adecuado cambiarlos sobre todo en la Mnima cuando el valor mnimo es bastante mayor que cero, dado que por defecto se traza desde cero. Unidad mayor, Unidad menor: Determina el intervalo entre cada lnea divisoria del grafico y la siguiente, para las lneas principales y secundarias respectivamente Valores en orden inverso: Invierte el eje de ordenadas, de forma que los valores mas altos aparecen en la parte inferior del grafico y viceversa. Esta opcin es til si todos los valores son negativos y queremos ver los valores absolutos de cada punto. Unidades de visualizacin: Es til para reducir la escala de los datos del eje, lo que redunda en el uso de menos espacio y ms claridad. El plano inferior cruza en: Cambia el punto normal de interseccin de los ejes X e Y. es decir mueve el eje X. Es til cuando hay valores menores que cero. Automtica: por defecto. El punto de interseccin es el valor 0. Valor del eje: para posicionar el plano X en el punto de interseccin deseado. Valor mximo del eje: -Eje de categoras(X) cruza en mximo valor. Hace que el eje de categoras se situ siempre en el mximo valor del eje Y, o sea en general lo desplaza a la parte superior. Esta opcin anula a la opcin: Eje de categoras(X) cruza en:

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Ejedecategoras
Intervalo entre etiquetas: Para reducir el numero de etiquetas o nombres de categora que aparecen. Es til cuando hay muchas categoras, o sus nombres son muy largos y no se pueden ver bien. Poniendo el valor 1 salen todas las etiquetas, poniendo 2 se muestran la mitad, poniendo 3 se muestra un tercio y as sucesivamente. Distancia de la etiqueta desde el eje: Fija la distancia entre el eje y los rtulos de categoras. Nmeros bajos hacen que rtulos y eje estn muy prximos, nmeros altos lo contrario. El valor mas adecuado suele ser 100. El eje vertical cruza en: Por defecto el eje de valores se sita en la parte izquierda del eje de categoras, es decir al inicio del mismo, con esta opcin podemos desplazar el eje de valores a cualquier punto del eje horizontal o de categoras. Esta opcin es relevante en grficos de tipo cientfico, donde el origen de coordenadas se suele situar en medio del plano que representa el grafico, en lugar de en la parte inferior izquierda como hace Excel por defecto. Es muy similar a la opcin del eje vertical "El plano inferior cruza en:".

Superposicindeseriesyanchodelintervalo
Estas opciones condicionan como de prximas o separadas estn las figuras (barras, cilindros, etc. ) que representan los datos dentro del rea de trazado. Su utilidad reside en aproximar o separar los puntos o valores a fin de aprovechar mejor el espacio, sobre todo cuando el grafico representa muchos valores, muchas series, o ambos casos a la vez. A - Superposicin de series:

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 Condiciona la separacin entre las columnas (valores o marcadores) de cada punto de datos. El rango de val es va de 100% a 100%. Si superposicin = 0%, no hay separacin entre marcadores. Todos los valores (marcadores) de un mismo punto o categora estn juntos (pero no superpuestos) Si superposicin mayor que 0%, los puntos se superponer o solapan. La utilidad es representar mas datos en menos espacio horizontal sin por ello perder informacin. Si superposicin menor que 0%, los puntos se separan. B - Ancho del intervalo Es el espacio (anchura) entre grupos de marcadores, o sea entre puntos o categoras. El rango de valores va de 0% a 500%. A mayor valor mayor separacin entre categoras y menor anchura de cada marcador del grafico Si valor igual a 0, entonces todas las columnas (marcadores) toman el mismo ancho, quedan juntas y ocupan todo el "rea de trazado". La anchura de cada columna viene dada por la frmula: ancho("rea de trazado")/ (nm. de columnas) Ambas opciones (A y B) estn interrelacionadas, por que se distribuyen el espacio existente en el rea de trazado.

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Barrasdeerror
Las barras de error sirven para mostrar grficamente la cuanta del error en los datos que representan proyecciones o extrapolaciones o bien datos obtenidos de forma experimental en tareas cientficas. Las barras de error pueden aplicarse individualmente a cualquier serie de datos. Los tipos de grficos que admiten barras de error son los de Columnas, de Barras, de Lneas, de reas, de tipo XY (Dispersin) y de Burbujas. Estos dos ltimos tipos admiten barras de error tanto para los valores X, como para los valores Y, o ambos a la vez. Para agregar barras de error a un grfico se deben seguir los siguientes pasos: Seleccionar el rea del grafico si se quiere crear barras para todas las series, o bien marcar un valor o punto de datos de la serie individual a la que se quiera aadir barras de error. En ficha contextual Presentacin, Grupo Anlisis, clicar sobre la opcin Barras de error, que har aparecer el cuadro de dialogo "Formato de barras de error" donde estn todas las posibilidades relacionadas con el tema.

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Adems de marcar la direccin de las barra y el estilo, se debe seleccionar el mtodo a usar para determinar la cuanta del error, en el conjunto de opciones excluyentes marcado como "Cuanta de error", en el que existen las siguientes opciones: Valor fijo: Se debe poner un cierto valor de error. Dicho valor ser el mismo para todos los puntos o datos de la serie, es decir la barra de error tendr el mismo tamao (ancho o alto) para todos los datos. Porcentaje: Anlogo al anterior, es decir debemos escribir el porcentaje. La longitud de la lnea de error es el % elegido, pero con respecto al valor de que se trate, es decir que cada dato tendr una Linea de diferente tamao, excepto si hay valores iguales. Desviacin estndar: Creara barras de error cuya longitud ser el valor que se ponga. El valor o % que se ponga se crea usando todos los puntos de datos como cuanta del error, ya que se hace su desviacin estndar, por ejemplo el 3% de la desviacin estndar: Se crean lneas verticales del mismo tamao, que sirven de gua para ver como esta de separado cualquier punto respecto a la media. Error tpico: Utiliza el error estndar o tpico de los valores trazados como cuanta del error de cada punto de datos. El error tpico o estndar es una medida de la cuanta de error en el pronostico del valor de y para un valor individual de x. Todos los puntos de datos de la serie mostraran el mismo tamao (alto o ancho). Personalizado: En esta opcin se deben especificar uno o dos conjuntos de valores, bien introducindolos manualmente, separados por punto y coma, bien especificando el rango de la hoja de calculo que se usara como valores de la cuanta del error tanto para los valores de error positivo, como para los de error negativo. Para ambas opciones debemos clicar primero el botn "Especificar valor". Tambin es posible incluir formulas en rango de datos para los errores

Lneasdetendencia
A partir de los datos representados en un grafico podemos analizar que tipo de funcin matemtica o curva descriptiva han seguido los mismos en el pasado (es decir con los datos existentes) y tambin extrapolar o

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 hacer previsiones de evolucin futura de dichos datos. Para ello, y a nivel grafico, Excel nos permite probar y ajustar los datos a una lnea, funcin exponencial o logartmica, un polinomio de grado mximo 6, una funcin potencial o usar medias mviles. Se trata de probar que tipo de curva describe mejor los datos, es decir la que mejor se adapta a los datos existentes. Se pueden agregar limas de tendencia en la series de datos de grficos de Columnas, de Barras, de Lneas, de reas 2D no apiladas, de burbujas y de Dispersin (tipo XY), siendo muy usuales en los del ultimo tipo.

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Una opcin importante de las lneas de tendencia o regresin es que se pueden extrapolar hacia adelante o hacia atrs de los limites de los datos para poder hacer predicciones o previsiones futuras. Esto se lleva acabo con la opcin Extrapolar, sealando el numero de periodos hacia Adelante o Hacia atrs. Un periodo es el siguiente valor Adelante o Hacia Atrs en el eje X de la serie de datos representada Otras opciones interesantes son: Sealar interseccin: Sirve para definir el punto en que la curva debe intersectar con el eje "Y". Presentar ecuacin en el grfico: Nos muestra en el grafico la ecuacin matemtica que describe la curva, excepto en el caso de medias mviles que no existe tal ecuacin. En la ecuacin se ven tanto la variable X, como sus coeficientes o exponentes (caso de haberlos).

En el siguiente ejemplo se puede ver una proyeccin de resultados de ventas esperados extrapolada 2 periodos hacia delante, es decir dos aos. Se han hecho dos lneas de tendencia (la lineal de color verde y la polinmica de color rojo) para ver cual se ajusta mejor a los datos existentes: En ambos casos se muestra tambin la ecuacin que describe cada lnea.

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VentasTotales Lineal(VentasTotales) Polinmica(VentasTotales) y=121783x25E+08x+5E+11

ResumenVentasAnuales
14.000.000 12.000.000 10.000.000 8.000.000 6.000.000 4.000.000 2.000.000 0 2000 2001 2002 2003 2004

y=2E+06x3E+09

2005

2006

2007

2008

2009

Los mismos clculos se pueden llevar a cabo de forma cuantitativa con ciertas funciones estadsticas de Excel. Si deseamos hacer estimaciones lineales de datos existentes, lo adecuado es usar la funcin ESTIMACION.LINEAL y caso de querer hacer estimaciones no lineales (exponenciales, polinmicas, etc.) deberemos usar la funcin ESTIMACION.LOGARITMICA. Ambas funciones trabajan sobre datos existentes y sirven para ajustar curvas y extraer estadsticas de regresin. Si lo que deseamos es hacer extrapolaciones o proyecciones hacia el futuro, lo adecuado es utilizar TENDENCIA o PRONOSTICO, para estimaciones de tipo lineal, o CRECIMIENTO para estimaciones de tipo no lineal.

Representacindevaloresocultos,nulos,ovacios
Excel nos proporciona opciones para dos situaciones usuales que se pueden presentar en los grficos: A. Que se hayan ocultado valores de datos (filas o columnas), mediante filtros, esquemas o manualmente. Excel por defecto no muestra estos datos en el grfico asociado. B. Que existan valores nulos o vacios en el rango de datos representado. En ambos casos debemos seleccionar y el grafico y en Herramientas de grafico > Diseo >Seleccionar datos, clicar en el botn "Celdas ocultas y vacas", y no aparecer el cuadro de dialogo "Configuracin de celdas ocultas y vacas" siguiente:

En el caso A. si queremos ver representados en el grafico los datos ocultos, basta con activar la casilla "Mostrar datos en filas y columnas ocultas" El caso B es relevante cuando el grafico es de Lneas, dado que por defecto la opcin activa es "Rangos"que si no hay datos no los representar, por lo que la lnea queda interrumpida. Si elegimos la opcin "cero" Excel har la lnea continua, pasando por cero para los puntos sin datos Si lo que queremos es que no se interrumpa la lnea, pero que no nos dibuje el dato que falta, elegiremos la opcin "Conectar puntos de datos con lnea".

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 Otra forma de conseguir el mismo efecto de dibujar la lnea continua incluso para el caso de datos que faltan, es rellenar las celdas vacas con #N/A (not available), valor que deberemos escribir a mano. As al no estar el dato disponible lo pasa por alto, pero mantiene la continuidad de la serie, dado que la celda no esta ni vaca ni oculta. Esta ultima opcin tiene las ventajas de una mayor claridad y el hecho de que no debemos cambiar la configuracin por defecto en "Configuracin de celdas ocultas y vacas".

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TABLASDINAMICAS
ConceptoyComponentes
Una tabla dinmica es una potente herramienta de anlisis de datos que nos facilita Excel que permite presentar resmenes de los datos de una base de datos de una forma fcil y rpida. Una tabla dinmica nos permite clasificar, filtrar y organizar dinmicamente unos determinados datos para enfatizar diferentes aspectos. En el apartado organizativo nos permite presentar los campos de la base de datos casi de cualquier forma deseada. Una tabla dinmica es similar al concepto de referencias cruzadas, es decir se relacionan valores puestos en filas y columnas con un valor numrico que esta asociado a ambas y al que se le aplica una cierta funcin matemtica o estadstica ( suma, promedio, mximo, mnimo, etc.). Las tablas dinmicas representan un paso adelante en relacin a otras herramientas de resumen y anlisis de datos, como son Consolidar o Referencias 3D, en el sentido de que nos permiten mas posibilidades de filtrado de datos, ordenacin o agrupacin. Poseen adems una caracterstica propia y nica respecto a las anteriores y es la posibilidad de generar nuevos datos y clculos personalizados mediante las opciones de campos y elementos calculados.

Creacindeunatabladinmica
Se puede crear una tabla dinmica de cualquier rango de datos, siempre que los datos estn dispuestos en columnas, existiendo al principio de cada una de ellas el nombre del campo correspondiente. Antes de crear la tabla dinmica es conveniente, aunque no necesario, convertir el rea o rango que ocupan los datos, incluidos los ttulos de los campos en una Tabla. De esta forma cada vez que agreguemos o quitemos datos del principio o del final del rango, no tendremos que volver a redefinir el origen de datos de la tabla dinmica para que tenga constancia de la variacin de la amplitud del rango.

Hay dos formas de crear una tabla dinmica: Ficha Insertar > Tablas > Tabla dinmica Si hemos creado previamente una Tabla con el rango de datos, ir a la ficha contextual "Herramientas de tabla - Diseo" > Herramientas > "Resumir con tabla dinmica".

Supuesto tuvisemos la base de datos de la figura anterior, la cual la hemos convertido en una tabla con el nombre de tblVentas, y usando el segundo mtodo de creacin de tabla dinmica, al clicar sobre el botn "Resumir con tabla dinmica" nos aparecer el cuadro de dialogo siguiente:

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En el mismo ya aparece seleccionada y con su nombre el rango de la tabla en la cual estamos situados. Caso de no ser esta la fuente de datos deseada tenemos la opcin "Utilice una fuente de datos externa" que nos permite usar datos de otros libros de Excel, conexiones Bases de Datos, como Access o conexiones a fuentes de datos ODBC (Object Data Base Conectivity). Una vez seleccionada la fuente de datos debemos decirle a Excel donde colocar la tabla dinmica: en una hoja de calculo nueva o en una hoja de calculo ya existente en el libro, la cual elegiramos de la lista desplegable de la parte inferior derecha del cuadro de dialogo. Finalmente clicando el botn Aceptar, se nos creara una hoja con el siguiente aspecto:

En la hoja de tabla dinmica aparecen dos elementos diferenciados: a la izquierda, la zona donde se creara la tabla dinmica y se mostraran los resmenes que se realicen, enmarcada en un recuadro con el titulo "Tabla dinmica1", y a la derecha el panel "Lista de campos de la tabla dinmica".

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 El panel "Lista de campos de la tabla dinmica" consta de cinco areas o partes: 1. La parte superior encabezada por el ttulo "Seleccionar campos para agregar al informe". Aqu aparecen todos los nombres de los campos (columnas) que tenia el rea de datos en la que se basa la tabla dinmica. 2. "Rtulos de columna": Aqu se ponen los campos de resumen que aparecern como filas de la tabla dinmica. 3. "Rtulos de fila" : Donde se situaran los campos de resumen que aparecern como filas de la tabla dinmica 4. " Valores": En este rea, para cada valor relacionado de fila y columna aparecer el resumen o resmenes de totales elegidos. Es la seccin en la que se muestran los resultados numricos de contar, sumar, hacer el promedio, etc. 5. "Filtro de informe": Es un rea opcional, donde podemos situar el resto de campos cuyos valores no deseamos ver explcitamente, pero si queremos que intervengan en las operaciones. Al situarlos aqu tenemos la opcin de aplicar filtros mas selectivos y potentes sobre la informacin que se resume en el rea " Valores": Para poner uno o mas campos en cualquiera de las areas tenemos dos formas diferentes: 1. Arrastrndolos desde la parte superior del panel "Lista de campos de la tabla dinmica" al rea deseada. 2. En el panel "Lista de campos de la tabla dinmica" haciendo clic con el botn secundario del ratn nos aparecer un men contextual que nos permite elegir el rea de destino del campo. En la figura siguiente se muestra un ejemplo realizado con la base de datos de la figura inicial.

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Una vez creada la tabla dinmica, vamos a ver en los prximos apartados las acciones u opciones mas interesantes que se pueden llevar a cabo con ella.

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Variarlaperspectivadelosdatos
Podemos poner un campo en cualquiera de las cuatro zonas de la tabla, principalmente en las zonas de Filtro de informe, Rtulos de fila y Rtulos de columna. Esto puede ayudarnos a estructurar los datos de una forma mas clara o adecuada, o bien a fijarlos en una cierta forma para imprimirlos. Para posicionar un campo en una de esas zonas, seguiramos cualquiera de los dos mtodos conocidos, aunque el mas fcil y rpido es el de arrastrar el campo seleccionado al rea elegida.

FiltrarInformacin
Se puede filtrar la informacin de todos los campos que se quiera, de forma anloga a como se hace en una base de datos o tabla. El filtrado de informacin se puede llevar a cabo solo para campos que aparezcan en cualquier rea que no sea la de " Valores". En la parte derecha del nombre de cada campo aparece un botn en forma de flecha que representa el desplegable con todas las opciones posibles tanto de ordenacin como de filtrado que existen para dicho campo Las opciones dependern en cada caso del tipo de campo y del rea en el que se halle. Entre las mas usuales estn:

FiltrosdeCampo
Es la nica opcin que existe para las areas de Filtro de informe, Rtulos de fila y Rtulos de columna, el resto de posibilidades solo estn disponibles para las secciones de Rtulos de fila y Rtulos de columna. El filtro de campo nos presenta la lista de todos los valores de dicho campo. Se pueden seleccionar discrecionalmente los que se quieran mostrar simplemente activando la casilla que esta a izquierda de cada elemento. Por ejemplo: para Producto: Arenque ahumado, Caviar rojo, Cerveza tibetana Barley.

Filtrosdeetiqueta
Filtros disponibles solo para campos de tipo texto. Por ejemplo, se puede filtrar por todos los elementos cuyo valor comience por t* o que contenga unas ciertas silabas 'alg', o que sea mayor o igual que G

Filtrosdefecha
Tienen un amplio abanico de posibilidades para filtrar de forma general fechas que cumplan alguno de los criterios existentes, como por ejemplo: todas las fechas del periodo trimestre1, Ayer, Hoy, Prxima semana, Prximo mes, Este ao, Ao pasado, Hasta la fecha. El filtro "Hasta la fecha" mostrara todos los registros cuya fecha sea del ao actual y menor o igual a la fecha del dia de hoy.

Filtropersonalizado
Esta dentro de los filtros para fechas y sirve para acceder a algunos de los filtros predefinidos que no aparecen por defecto en el desplegable inicial. Los filtros predefinidos extras que aparecen aqu son: "no es igual a", "anterior o igual a", "posterior o igual a", "no est comprendido entre"

Filtrosporvalor:
Para cualquier tipo de campo: Es igual a, No es igual a , Mayor que, Menor que, Entre, Diez mejores. El filtro por valor acta sobre los totales de campo por ejemplo si lo aplico sobre el campo: Productos, Entre X e Y, solo me mostrara aquellos elementos (Casco, Zapatillas, etc.) tal que su total (es decir la suma de todos sus elementos) para el campo que sea (por ejemplo Suma de Ingresos) este dentro de los valores especificados por el filtro. Se refiere o acta solo sobre campos numricos que tienen aplicada una funcin de Agregados (totales) y sirve para mostrar solo aquellas filas o columnas (totales de elemento) que cumplan el criterio seleccionado, de entre las que estn visibles en ese momento debido a la aplicacin de filtros de pagina, es decir para filtrar considera los totales del campo (ya sea fila o columna) y no los valores individuales

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 Filtro Diez mejores: Esta opcin esta dentro de filtro por valor:

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Se puede tener aplicado un filtro por valor: por ejemplo que solo se vea Casco y Guantes y aplicar un Filtro 10 mejores. El filtro 10 mejores acta sobre los totales de los elementos, estn estos o no ocultos y solo muestra los que cumplen el criterio. Un ejemplo: si solo estn visibles los productos Casco y Guantes pero Filtro los 2 superiores, mostrara dos que estaban ocultos y que son los superiores: RoadTDF y TourItalia, es decir el "Filtro 10 mejores" domina sobre el filtro por valor de campo, si se aplican sobre el mismo campo en el rea de "Rtulos de fila" o "Rtulos de columna".

OrdenarInformacin
OrdenManual
Consiste en arrastrar el elemento de campo, de fila o columna, por su cabecera para colocarlo en la posicin deseada. Para ello debe de estar habilitada la opcin "manualmente" de la ficha Herramientas tabla dinmica > Opciones > Ordenar . Si estamos situados en los ttulos (elementos) de un campo al clicar Ordenar aparecer el cuadro de dialogo Ordenar (NombreDeCampo) con la opcin; "Manualmente".

Ordenautomtico
Podemos ordenar segn cuatro posibilidades o areas: 1. Ordenar por elementos (ttulos) de campo: rea "Rtulos de fila" o "Rtulos de columna". 2. Ordenar por valor de los elementos: rea " Valores". 3. Ordenar por totales de fila o columna. 4. Ordenar en subgrupos. Para ejecutar cualquiera de estas posibilidades basta situarnos en el rea correspondiente y pulsar el botn "Ordenar de A a Z" u "Ordenar de Z a A" de la ficha "Herramientas de tabla dinmica" > Opciones > Ordenar. En esta misma ficha y grupo al pulsar el botn Ordenar y segn el rea donde estemos posicionados, aparecer un cuadro de dialogo con mas opciones o posibilidades en relacin al orden en dicha rea o podr aclararnos dudas respecto a como va a ordenar Excel. Ordenar por elementos (ttulos) de campo: Rtulos de fila o columna Existen dos comportamientos posibles, dependiendo de si se habilito o no la casilla "Usar listas personalizadas al ordenar" de "Opciones de tabla dinmica" > "Totales y filtros" > Ordenacin. Si no habilitada, simplemente aplicara el orden Ascendente o Descendente segn el alfabeto, o valor del nmero o fecha, si habilitada, entonces inicialmente debemos elegir una lista personalizada, que es la que aplicara para ordenar los elementos. La lista personalizada nos sirve aqu para ordenar los datos segn un orden jerrquico predefinido. Por ejemplo, podemos ordenar el campo Producto alfabticamente por el nombre de sus elementos o bien ordenarlo segn una lista previamente predefinida, donde los productos se han organizado por nombre segn el volumen de ventas que hubo en aos anteriores.

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 Ordenar por valor de los elementos: rea " Valores" Al situarnos en cualquier valor de esta rea nos permitir ordenar en orden ascendente o descendente segn los valores de dicho elemento y podremos hacerlo en sentido vertical ("De arriba hacia abajo") o en horizontal("Izquierda a derecha"). Figura: dialogo Ordenar por elemento Figura: dialogo Ordenar por valor

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Ordenar por totales de fila o columna Es idntico al "Ordenar por valor de los elementos", simplemente que se aplica al total general de filas o de columnas. Debemos por tanto situarnos previamente en cualquier total de la columna de totales de filas o de la fila de totales de columna, antes de pulsar el botn de ordenacin correspondiente. Ordenar en subgrupos Si existen subgrupos en el rea "Rtulos de fila" o "Rtulos de columna" se puede a su vez ordenar dentro de cada subgrupo, bien por elementos (titulo) o bien por sus valores. Se hace de forma anloga a los anteriores casos posicionndose previamente en un titulo o valor del subgrupo.

Ordenarloscamposenla"Listadecamposdelatabladinmica".
"Opciones de tabla dinmica" > Mostrar > Lista de campos: "Ordenar de A a Z" u "Ordenar segn origen de datos". Se refiere a como presentara la lista de campos en el panel "Lista de campos de la tabla dinmica", no tiene que ver con la ordenacin de campos o elementos en la tabla, La opcin mas adecuada es "Ordenar segn origen de datos"

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Esquemas:agruparmostraryocultarinformacin
Los esquemas consisten en agrupar informacin por diversos criterios. Se suelen efectuar con los elementos de los campos de Rtulos de fila. Se pueden crear de dos formas: Automticamente: al poner mas de un campo en el rea Rtulos de fila, dado que se crean grupos. Manualmente: Para ello en el men contextual del campo o de uno de sus elementos se elige agrupar. Existen dos posibilidades diferentes, segn se trate de un campo de fechas, donde podremos agrupar por varios niveles o de un campo de nmeros donde deberemos definir la amplitud de los rangos. No se puede agrupar por campos cuyos elementos sean texto. Figura: dialogo Agrupar para fechas Figura: dialogo Agrupar para Nmeros

Cuando existen esquemas, sus niveles y subniveles se pueden manejar de diversas formas: Usando los botones grficos que se pueden habilitar en ficha Herramienta de tabla dinmica > Opciones > Mostrar u ocultar > Botones +/Usando la opcin "expandir o contraer" del men contextual de un elemento dado de uno de los campos agrupados. Simplemente haciendo doble clic sobre el elemento de campo deseado para expandirlo y otra vez doble clic para contraerlo.

Mostrardetalle
Se aade un campo mas a dichas reas. Es decir lo que hace es traspasar un campo oculto (que esta en el rea de pagina) a las reas Rtulos de fila o Rtulos de columna y por lo tanto visibiliza sus datos. Para llevarlo a cabo debemos hacer doble clic en un nombre de campo en la reas de reas Rtulos de fila o Rtulos de columna.

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Mltiplescamposofuncionesenelrea" Valores"
Al igual que en el resto de areas de la tabla dinmica, en el rea Valores podemos situar numerosos campo, aplicndoles a cada uno se ellos una cierta funcin de totalizacin de entre las disponibles (Suma, Cuenta, Promedio, Mximo, Mnimo, etc.). Si queremos cambiar la funcin que por defecto nos ha creado Excel al posicionar un campo en dicha rea, basta con hacer clic en la flecha negra que aparece en el nombre del campo, dentro del panel " Valores" y seleccionar el men "Configuracin de campo de valor" que har aparecer el cuadro de dialogo "Configuracin de campo de valor" segn figura adjunta:

Enlaficha"Resumirpor"dedichodialogotenemostodaslasfuncionesposibles.
Adems de tener varios campos distintos tambin podemos tener el mismo campo repetido tantas veces como funciones distintas queramos aplicar sobre el. Evidentemente se puede tener la combinacin de ambas cosas, es decir varios campos distintos y al mismo tiempo alguno de ellos repetido aplicndole una funcin distinta en cada caso.

Clculospersonalizadosentablasdinmicas
Mostrarvalorescomo
Cuando en una tabla dinmica posicionamos un campo en el rea " Valores" asocindole una de las funciones de resumen posibles, Excel por defecto nos muestra el resultado de esa funcin como valor , o "Normal" segn su terminologa. No obstante podemos presentar el resultado bajo alguna de las otras ocho formas restantes que existen, lo cual puede resultar muy til para ver por ejemplo los datos como porcentaje o para comparar entre datos. Para cambiar la forma de visualizacin de los resultados de un campo de resumen en " Valores", se debe seleccionar dicho campo y acceder al cuadro de dialogo "Configuracin de campo de valor", de la misma forma que se hizo en el apartado " Mltiples campos o funciones en el rea " Valores" y despus a la ficha "Mostrar

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 valores como". En esta ficha encontramos las nueve posibilidades existentes, que para una comprensin mas fcil se pueden organizar en los cinco grupos siguientes: A. Normal 1 - Desactiva el clculo personalizado si lo haba y muestra los datos de la forma usual, como valor numrico. B. Comparaciones entre valores de elementos respecto a un elemento base 2 - Diferencia de: Para cada valor de un cierto campo y elemento mostrara la diferencia entre ese valor y el valor del elemento de dicho campo elegido como elemento base para la comparacin. 3 - % de: Similar al anterior. Aqu todos los valores del elemento base son el 100% y los dems son relativos a estos, extrados mediante un simple regla de tres. Con esta opcin vemos el porcentaje total de cada elemento-valor y en que medida sobrepasa al elemento base comparativo. 4 - % de la diferencia: Idntico a "Diferencia de" pero expresado en %. Muestra el % que le falta o sobra a un valor respecto al 100% del valor de referencia. C. Total en 5 - Trabaja a nivel de campo, no de elemento. Presenta los valores del total acumulado para el campo elegido. Por ejemplo supuesto el campo Producto en "Rtulos de columna", solo el primer elemento de la izquierda (Casco) presentara los valores reales, el resto presentaran los valores acumulados de la suma de todos los campos anteriores a ellos. D. Comparaciones entre valores de elementos respecto a totales generales 6 - % de la fila: El % que representa el valor de dicho elemento respecto al total de su fila que equivale al 100%. 7 - % de la columna: El % que representa el valor de dicho elemento respecto al total de su columna que equivale al 100%. 8 - % del total: El % que representa el valor de dicho elemento respecto al total general de toda la tabla que representa el 100%. E. ndice 9 - Calcula un valor (el del ndice ) segn la frmula indicada a continuacin: ((valor en celda) x (Suma total de sumas totales)) / ((Suma total de fila) x (Suma total de columna)) En todos los casos anteriores es importante observar para una correcta interpretacin de los resultados, que los datos por defecto no tienen en cuenta elementos o valores ocultos por filtros.

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Camposcalculados
Como en el caso de las Bases de Datos, adems de los campos originales, podemos generar campos nuevos, denominados campos calculados, a partir de formulas que usen como parmetros o argumentos uno o varios de los campos existentes en nuestros datos. Para crear un campo calculado nos situamos en cualquiera de las cuatro areas se la tabla dinmica y seleccionamos la opcin "Campo calculado." en la ficha "Herramientas de tabla dinmica" > Opciones > Herramientas > Frmulas, as aparecer el cuadro de dilogo "Insertar campo calculado". En dicho cuadro debemos darle un nombre al campo (se admiten espacios) y despus crear la frmula que generara los datos del nuevo campo calculado. La frmula se genera como cualquier otra frmula de Excel, es decir poniendo inicialmente un smbolo de igual y despus los nombres de los campos y operadores a usar. Los nombres de campos podemos escribirlos manualmente o seleccionarlos de la lista campos y pulsando el botn "Insertar campo" el propio Excel se encargara de escribirlos. Una vez creado un campo calculado, aparecer en el panel "Lista de campos de la tabla dinmica" como un campo mas. Podemos modificar el nombre o definicin (es decir la frmula del campo) en cualquier momento, para ello basta con abrir el cuadro de dialogo "Insertar campo calculado", seleccionar el campo en la lista desplegable Nombre, donde aparecen todos los campos calculados, modificar la frmula y finalmente pulsar el botn Modificar para aplicar y guardar la modificacin.

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 Para eliminar un campo calculado, de forma similar al paso anterior, se selecciona el campo y despus se pulsa el botn Eliminar.

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Los campos calculados siempre utilizan como funcin de resumen la funcin Suma. Como norma de Excel, la frmula de un campo calculado opera sobre la suma de los datos asociados a los campos que se incluyen en la misma, por lo que no es posible cambiar la funcin de resumen en un campo calculado. Ejemplos: Supuesto tuviramos una base de datos con los campos Ingresos, Gastos, Fecha Pedido y Fecha Entrega entre otros, podramos generar los campos calculados siguientes: Campo 1: Saber el Beneficio Bruto obtenido. Nombre: Beneficios Brutos Frmula: =Ingresos Gastos Campo 2: Obtener el Beneficio Neto supuesto que el impuesto de sociedades fuese del 40%. Nombre: Beneficios Netos Frmula: =(Ingresos Gastos) *0,60 Campo 3: Conocer el retardo entre la fecha de los pedidos y la fecha de entrega. Nombre: RetardoEnEntregas Frmula: ='Fecha Entrega' - 'Fecha Pedido'

Elementoscalculados
Es un concepto bastante similar al de campo calculado, pero en lugar de operar con todos los valores de un campo, se opera a nivel de los valores de un elemento de campo. Es decir en los elementos calculados, a diferencia de los campos calculados la frmula se aplica a cada registro individual y luego se resumen todos en el rea de datos. Solo se pueden generar elementos calculados a partir de campos que estn situados en las areas "Rotulo de fila" o "Rotulo de columna", por lo cual antes de iniciar la creacin de un "elemento calculado" debemos estar posicionados en una de esas dos areas. Una vez hecho esto se procede de forma anloga al caso de los campos calculados, es decir vamos a la ficha "Herramientas de tabla dinmica" > Opciones > Herramientas > Frmulas y seleccionamos la opcin "Elemento calculado" que nos lanza el siguiente cuadro de dialogo:

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Para crear el elemento calculado deberemos darle un nombre y crear la frmula que generara los valores del elemento, bien de forma manual o bien seleccionando el campo, despus el elemento que usaremos como base para nuestros clculos y usando el botn "Insertar campo" para insertar el campo en el cuadro de texto Frmula. Una vez creado un elemento calculado, este ser aadido como un elemento mas del campo y por tanto aparecer en su correspondiente rea y tambin en los filtros por valor del campo al que pertenece. Si los elementos de un campo se encuentran agrupados, no es posible aadir elementos calculados a dicho campo; para hacerlo hay que desagrupar primero el campo, crear el elemento calculado y despus volver a agrupar el campo de la forma deseada. Ejemplos: Supuesto tuviramos en nuestros datos un campo llamado Productos, que tuviera los elementos Casco, Guantes, Zapatillas, etc., entre otros, podramos generar elementos calculados del tipo siguiente: Elemento 1: Conocer los ingresos esperados en Casco, supuesto las ventas esperadas se incrementen un 5% en el prximo periodo. Nombre: Casco + 5% Frmula: =Casco *1,05 Elemento 2: Obtener un elemento calculado que sea la suma de los dos elementos mas importantes, sin tener que recurrir a ocultar el resto de productos. Nombre: Casco y Zapatillas Frmula: =Casco+Zapatillas

Ordenderesolucin
En ocasiones puede que existan varios elementos calculados definidos para diferentes campos o bien varias formulas para un mismo elemento calculado, o tenemos elementos calculados tanto en rtulos de fila como de columna, de forma que pueda darse el caso de para una misma celda se apliquen dos o mas clculos. Si el orden puede influir en el resultado correcto tenemos la opcin de decirle a Excel en que orden queremos que se ejecuten los elementos calculados, para ello debemos lanzar el cuadro de dialogo "Orden de resolucin de elemento calculado" desde la ficha Herramientas de tabla dinmica >Opciones > Herramientas > Formulas > Orden de resolucin.Las formulas se ejecutaran de arriba hacia abajo, siendo la ultima frmula la que determinara el valor final de la celda.

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Listadodetodosloscamposyelementoscalculados
Excel nos ofrece una herramienta de auditoria que nos facilita conocer todos los campos y elementos calculados que tenemos definidos sobre una cierta tabla dinmica. Si nos situamos en cualquier lugar de la tabla dinmica, en la ficha Herramientas de tabla dinmica >Opciones > Herramientas > Formulas > encontraremos la opcin "Crear lista de formulas", que generara una hoja de calculo nueva con el nombre y frmula de todos los campos existentes en dicha tabla

Grficosdinmicos
Un grafico dinmico combina la facilidad de resumen de datos de las tablas dinmicas con la apariencia y facilidad de anlisis visual de un grafico. Un grafico dinmico se debe generar a partir de una tabla dinmica. Una vez generado, ambos tabla dinmica y grafico quedan totalmente vinculados, de forma que cualquier filtro que se haga en la tabla dinmica se reflejara inmediatamente en el grafico y viceversa. As mismo si en la tabla se agregan, quitan o cambian de rea campos, el grafico se actualizara automticamente con dichos cambios nada mas finalizar los mismos. Para crear un grafico dinmico debemos situarnos en cualquier punto de la tabla dinmica y pulsar la opcin "Grfico dinmico" de la ficha Herramientas de tabla dinmica > Opciones > Herramientas y escoger el tipo de grafico deseado. Una vez creado el grafico podemos hacerle las modificaciones visuales y de formato deseadas de la forma usual en cualquier tipo de grficos. Como particularidad, al estar seleccionada alguna parte del grafico nos aparecer el panel "Panel de filtros de grficos dinmico" propio solo de grficos generados a partir de tablas dinmicas, donde podremos aplicar filtros a los campos de rea o "Filtro de informe" y a los campos de los ejes (de categoras u horizontal y de series o vertical).

Casco 9.000 8.000 Millaresde 7.000 6.000 5.000 4.000 3.000 Trim.1

Guantes

Zapasllas

Trim.2

Trim.3

Trim.4

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MACROS
Concepto
Excel incorpora un lenguaje de programacin denominado Visual Basic para Aplicaciones (VBA). Mediante este lenguaje es posible ir ms all de las funcionalidades facilitadas por las distintas fichas y comandos y realizar tareas sencillas o complejas de forma automtica. Un macro es la secuencia ordenada de los pasos o instrucciones que se deben llevar a cabo para cumplimentar una tarea. Excel permite guardarlos con un nombre determinado y despus ejecutarlos tantas veces como se quiera de una forma fcil y rpida. Los macros son muy tiles para tereas repetitivas, dado que una vez grabados nos evitan tener que repetir de nuevo todos y cada uno de los pasos realizados para hacer dicha tarea cada vez que necesitemos repetirla, con la ventaja y seguridad de no olvidarnos de ningn paso, ni del orden correcto en que se deban ejecutar. Por tarea repetitiva se debe entender cualquiera que se vaya a repetir ms de cuatro o cinco veces, pero si la tarea consta de un gran nmero de pasos o es muy compleja, entonces vale la pena hacer un macro aunque solo lo vayamos a ejecutar dos o tres veces.

Creacindemacros
Existen dos mtodos para crear un macro en Excel: Automtico: Se trata de usar la grabadora de macros que posee Excel. Dicha grabadora ira recogiendo cada uno de los pasos que demos con el ratn o con el teclado y lo traducir a la instruccin correspondiente de VBA, de una forma interna y automtica. No necesitamos saber nada sobre programacin e instrucciones en VBA. Este mtodo es muy adecuado cuando nos iniciamos en el mundo de los macros, cuando los macros no son demasiado complejos y tambin como mtodo de autoaprendizaje del lenguaje VBA, dado que despus de grabar el macro podemos revisar y modificar el cdigo generado por la grabadora. Manual: Debemos abrir el entorno de programacin de Excel-VBA y teclear todas las instrucciones y sentencias necesarias, lo que implica tener conocimientos tanto de programacin de VBA, como del el modelo de objetos de Excel. Para abrir el entorno de programacin debemos desplazarnos a la ficha Programador, grupo Cdigo y clicar sobre el botn visual Basic.

Consideracionesantesdegrabarunamacro:
Tanto para iniciar la grabacin de una macro, como para detenerla y aplicar alguna otra opcin relacionada debemos hacerlo desde la ficha Programador, para lo cual ha de estar visible La ficha Programador inicialmente, por defecto, no est visible, para hacerla visible debemos ir a botn de Office, Opciones de Excel, Mas frecuentes y dentro del grupo "Opciones principales para trabajar con Excel" habilitar la casilla "Mostrar ficha de programador en la cinta de opciones". Figura: Ficha Programador

Antes de empezar a grabar una macro conviene tener claros diversos puntos Es muy aconsejable conocer los pasos de la tarea que se quiere grabar, especialmente cuando esta consta de un gran nmero de pasos, dado que es molesto e improductivo darse cuenta en mitad de la grabacin que no estamos seguros de cul es el siguiente paso, o apercibirnos que nos hemos equivocado tres pasos atrs. Vale la pena, si el macro es complejo, ejecutar ms de una vez la rutina o anotarse los pasos de la misma, dado que cuando se graba una macro de forma automtica no existen las opciones de parar la grabadora o

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 volver hacia atrs en algn paso y la grabadora de macros graba todo lo que se hace, incluyendo los errores que comentamos. Si la macro se grabo mal, solo hay dos opciones: volver a repetirla de nuevo toda entera, o bien si poseemos conocimientos de VBA modificarla manualmente en el entorno de programacin. Elegir un nombre adecuado para la macro, lo mas descriptivo posible de la funcin que realiza. Ni muy largo, ni muy corto. Los nombres deben de ser continuos, es decir si se componen de varias palabras deberemos poner la primera silaba de cada palabra en maysculas o usar el guion bajo (_) para separarlas. Definir el mbito de uso del macro. El mbito de uso queda determinado por el lugar en el que se guarde la macro grabada, lo cual depende a su vez de lo que haga la macro. Existen las tres posibilidades siguientes: Libro de macros personal: Es el lugar adecuado para guardar todos los macros que sean de tipo genrico, es decir que lleven a cabo tareas que no dependan de ningn libro en particular, como por ejemplo organizar en horizontal o vertical las ventanas abiertas existentes, marcar todas las celdas con errores en la hoja que este activa ese momento, dar una lista de los libros abiertos, etc.. Tambin es el lugar conveniente para aquellos macros que se usen muy a menudo y por lo tanto deben estar disponibles en cualquier sesin. El libro de macros personal es un libro normal llamado PERSONAL.XLSB, donde Excel guarda todos los macros genricos. Es un libro que se crea de forma automtica al grabar por primera vez un macro genrico. Este libro queda oculto de forma predeterminada y se guarda en el directorio de inicio de Excel, usualmente llamado Inicio o XLSTART. Al activar Excel, este siempre mira en el directorio de inicio y abre de forma automtica todos los libros que haya en dicho directorio. Con ello PERSONAL.XLSB siempre estar disponible. Por tanto si nos queremos llevar las macros grabadas en PERSONAL.XLSB a otro ordenador deberemos copiar dicho archivo y ponerlo en el directorio de Inicio o XLSTART del ordenador de destino. Si en el ordenador de destino existiese ya un PERSONAL.XLBS, deberamos renombrarlo, abrirlo y copiar todas sus macros al nuevo PERSONAL.XLBS que tenemos. Este libro. Esta opcin es la adecuada para macros que realicen tareas especficas ligadas a una determinada hoja u hojas del libro activo. La macro se grabara dentro del libro actual y por tanto solo estar disponible si est abierto el libro que la contiene. Si la macro se necesitase en otros libros, entonces debera o bien guardarse en el "Libro de macros personal" o bien se deber cargar este libro para que est disponible. Libro nuevo. Esta es una opcin mixta o intermedia entre las dos anteriores, es decir es recomendable cuando las macros se necesiten para varias situaciones distintas en distintos libros, pero a la vez no sean de uso muy frecuente o no se quiera sobrecargar el "Libro de macros personal". Las macros grabadas estarn disponibles siempre que el libro este cargado.

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Definir el tipo de referencias a usar. Por ltimo, caso que el macro vaya a hacer operaciones o referencias a celdas o rangos, se debe definir si se desea emplear referencias absolutas o relativas, dado que despus el macro reproducir este compor-

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 tamiento al ejecutarlo. Durante la grabacin no se puede cambiar de un tipo de referencias a otro. Para activar la grabacin de referencias relativas debemos pulsar el botn "Usar referencias relativas" que est debajo del botn "Grabar macro".

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Referencias absolutas: El macro se reproducir exactamente en las mismas celdas seleccionadas en la hoja en la que se ejecute. Para grabarlo debemos situarnos en cualquier celda distinta de la celda inicial donde empezaremos a grabar. Referencias relativas: En este caso si debemos posicionarnos inicialmente en la celda en la cual queremos empezar a hacer la tarea. Con este mtodo se grabaran las referencias relativas a la celda de la esquina superior izquierda de la seleccin original y cuando se ejecute el macro, este actuara sobre un rango de tamao igual al definido en la grabacin original, pero tomando como celda de inicio la que en ese momento este seleccionada.

Ejemplodecreacindeunamacro:
Como ejemplo crearemos una macro sencilla cuya funcin ser escribir en cualquier celda de cualquier hoja en la que nos posicionemos la fecha actual, que obtendr del reloj del sistema. La fecha ser esttica, es decir constante, al contrario del resultado de la funcin HOY(), que se reclcula cada vez que se abre el libro que la contiene y por tanto siempre refleja la fecha ms actual. As mismo a la fecha le daremos fuente Arial, tamao 12 puntos y efecto negrita. Para grabar cualquier macro debemos acometer los siguientes pasos: Hacer visible la ficha Programador, si no lo estuviera y activarla. Si la macro fuese a operar con celdas, posicionarnos en la celda adecuada antes de empezar a grabar y determinar si usar referencias relativas o absolutas. En nuestro caso nos situaremos en cualquier celda, por ejemplo en B2, dado que vamos a usar referencias relativas, pues queremos que escriba la fecha en la celda que tengamos seleccionada en el momento de la ejecucin del macro En la ficha Programador, grupo Cdigo, pulsar el botn "Usar referencias relativas" y despus pulsar la opcin "Grabar macro", se visualizara el cuadro de dilogo "Grabar macro", donde especificaremos los dos datos obligatorios: a. "El nombre de la macro": FechaActualEstatica b. "Guardar macro en": Libro de macros personal Despus clicaremos el botn Aceptar, a partir de este momento comienza el proceso de grabacin, toda operacin que realicemos con el ratn o el teclado se transcribir a cdigo VBA. En la celda B2 escribimos: =HOY() y pulsamos la tecla ENTER. Volvemos a seleccionar la celda B2 y en su men contextual elegimos copiar. Pulsamos el botn secundario del ratn para volver a hacer aparecer el men contextual y elegimos Pegado especial.., Valores, de esta forma no se pegara la funcin, sino el valor que ha calculado. Pulsar la tecla ESC. A continuacin nos situaremos en la ficha Inicio y seleccionaremos la fuente, tamao y efecto deseado. En este punto ya hemos terminado nuestra macro, solo falta parar la grabadora, para lo cual volvemos a la ficha Programador, grupo Cdigo y pulsaremos la opcin "Detener grabacin", que solo esta activa durante el proceso de grabacin de una macro.

Una vez grabado el macro se debe comprobar que funciona correctamente y despus asociarlo a la barra de herramientas de acceso rpido o ejecutarlo mediante alguna de las otras opciones disponibles que se mencionan en secciones siguientes.

Opciones

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 A parte de los datos obligatorios existen dos opciones que se pueden usar en el momento de la creacin del macro o a posteriori, a travs de la opcin Macros, cuadro de dialogo Macro, botn "Opciones", son las siguientes Descripcin: Sirve como documentacin de la macro. Se puede apuntar la fecha de creacin y una breve descripcin de la tarea o tareas que realiza. Puede ser til especialmente cuando la macro realiza varias tareas simultneamente. Tecla de mtodo abreviado: Sirve para asignar una combinacin de teclas a la macro de forma que al pulsarlas se ejecute. En un apartado posterior se comentaran con ms detalle aspectos relacionados con la asignacin de teclas.

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Ambas opciones se pueden asignar o desasignar en el momento deseado en el mismo cuadro de dialogo "Opciones de la macro".

Ejecucindemacros.
Existen diversas formas de ejecutar un macro: Desde el cuadro de dialogo Macro. Mediante una combinacin de teclas. Mediante un botn en la barra de herramientas de acceso rpido. Mediante un botn o control de formulario o un objeto grfico en la propia hoja de clculo.

DesdeelcuadrodedialogoMacro.
Para ejecutar una macro desde el cuadro de dialogo Macro hemos de posicionarnos en la ficha Programador, grupo Cdigo y clicar sobre el botn Macros. Una vez aparezca el dialogo Macro basta con seleccionar el nombre del macro en el cuadro de lista "Nombre de la macro" y pulsar el botn Ejecutar. Esta forma no es muy verstil, est pensada esencialmente para probar los macros antes de asociarlos definitivamente a la barra de herramientas o a algn objeto o tambin para aquellos macros que se usen con poca frecuencia

Medianteunacombinacindeteclas
Se puede asignar una combinacin de teclas que comience con la tecla Ctrl+letra o Ctrl+Mays+letra. La combinacin de teclas de mtodo abreviado suplantar a cualquier combinacin de teclas de mtodo abreviado predeterminada equivalente en Excel mientras est abierto el libro que contiene la macro. Si se quiere evitar esto se debe asignar alguna combinacin que no use Excel. En la ayuda de Excel se puede obtener una lista de teclas de mtodo abreviado que utilicen la tecla CTRL que ya estn asignadas buscando el enunciado "Teclas de funcin y de mtodo abreviado de Excel".

Medianteunbotnenlabarradeherramientasdeaccesorpido
Esta es una de las opciones ms tiles si se trata de un macro que realice acciones genricas aplicables a cualquier libro o ventana activa y se use con frecuencia. Para colocar un macro en la barra de acceso rpido debemos clicar en el botn de Office, Opciones de Excel, Personalizar y en la lista desplegable "Comandos disponibles en:", elegir la categora Macros, lo que har aparecer la lista de todos los macros disponibles. Seleccionamos el macro deseado y clicando sobre el botn Agregar hacemos que quede incluido en la barra asociado a un botn. Opcionalmente podemos:

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1. Desplazar de posicin del botn al que est asociado, clicando sobre los botones arriba/abajo existentes en la parte central derecha del cuadro de dialogo. 2. Asignarle un botn grafico adecuado que se aproxime e identifique la funcin que lleva a cabo el macro y ponerle una descripcin significativa que se visualizara al pasar el cursor del ratn por encima del botn. Esto se realiza en el cuadro de dialogo que aparece al clicar sobre el botn "Modificar..". Figura: Cuadro de dialogo "Opciones de Excel", Personalizar.

Mediante un botn o control de formulario o un objeto grfico en la propia hoja de clculo.

Se puede asociar un macro a controles de formulario, o cualquier tipo de objeto grafico. Esta posibilidad es til en diversos contextos, por ejemplo: cuando se trata de macros con mbito de libro (en este caso no tiene mucho sentido asociarlos a la "barra de herramientas de acceso rpido"), cuando queremos facilitar el uso del libro u hoja por parte de otras personas, o bien para resaltar el hecho de que existen macros asociados al libro abierto. Podemos emplear dos clases de objetos para asociarles macros dentro de una hoja de clculo: Controles de Formulario: Son los controles disponibles en ficha Programador, grupo Controles, opcin Insertar "Controles de formulario". El ms usual de ellos es el control "Botn (control de formulario)".

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Objetos grficos. Dentro de esta categora entra cualquiera de las formas existentes en la ficha Insertar, grupo Ilustraciones, opcin Formas, as como fotografas o ilustraciones y los propios grficos creados con Excel.

Asociar un macro a un control de formulario: Por ejemplo asociarlo a un Botn. Debemos seguir los siguientes pasos: En la ficha Programador, grupo Controles, opcin Insertar "Controles de formulario", elegir el control "Botn (control de formulario)": En ese momento el cursor se convertir en una delgada cruz griega de color negro, que podremos observar al posicionarnos encima de la hoja de clculo. Pulsar el botn primario del ratn y mantenindolo pulsado arrastrar hasta crear el botn del tamao deseado, en ese momento soltar el botn del ratn. Se dibujara el botn y automticamente aparecer el cuadro de dialogo "Asignar macro" Seleccionar el nombre de la macro a asociar y pulsar el botn Aceptar.

Asociar un macro a una forma, fotografa u objeto grafico: Hacer clic con el botn secundario del ratn encima del objeto (forma, grfico, etc.), lo que har aparecer el men contextual del mismo. Seleccionar y pulsar la opcin "Asignar macro", que har aparecer el cuadro de dialogo "Asignar macro". Seleccionar el nombre de la macro a asociar y pulsar el botn Aceptar.

EntornodeprogramacinVisualBasicparaAplicaciones(VBA)
Para ver o modificar el cdigo de programacin generado al grabar una macro debemos abrir el Entorno de programacin de Visual Basic para Aplicaciones (VBA), lo que se puede hacer de las dos formas siguientes desde ficha Programador > Cdigo:

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La opcin genrica: pulsando el botn "Visual Basic" que simplemente abre el entorno en el mismo punto y estado en que se cerr en la ltima ocasin. La opcin especifica: pulsando el botn "Macros" que abre el cuadro de dialogo "Macro", donde al seleccionar un macro y pulsar el botn "Modificar" no posicionara exactamente en el cdigo de dicho macro.

La opcin especifica es sin duda la ms adecuada para no perdernos si tenemos muchos macros, adems nos permite tambin eliminar los macros no deseados, o ejecutar paso a paso los errneos para ver en qu punto fallan.

Nota: En caso de querer ver el cdigo de un macro grabado en el "libro de macros personal" es necesario previamente desocultar el archivo PERSONAL.XLSB, caso contrario recibiremos el siguiente mensaje de Excel:

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 En nuestro ejemplo, si desocultamos el libro PERSONAL.XLSB, elegimos la macro FechaActualEstatica y presionamos el botn Modificar, al abrirse el entorno VBA, presentara un aspecto similar al de la figura siguiente, en la cual podemos ver el cdigo que ha generado la grabadora de macros.

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El entorno VBA es un completo entorno de programacin, con un amplio abanico de mens, ventanas y opciones. Aqu comentaremos las partes principales, para aprender a movernos dentro de el, as como el cdigo generado por los macros o que nosotros podemos escribir directamente y algunas opciones de los mens. Las partes principales del entorno son las siguientes:

VentanaExploradordeProyectos
Es la ventana que aparece con el titulo "Proyecto - VBAProject", en ella aparecen tantos elementos (proyectos) como libros tengamos abiertos en ese momento. Para ver esta ventana caso de no estar visible basta con ir al men Ver y seleccionar Explorador de proyectos. Al expandir cualquiera de los elementos de un proyecto encontraremos dos o tres carpetas: Microsoft Excel Objetos: Son todas las hojas que contiene el libro, adems del propio libro (ThisWorkbook). En cada una de estos elementos se puede escribir cdigo especifico para el mismo. Formularios: Esta carpeta solo existe si se crean especficamente Formularios desde el men Insertar > UserForm. Los formularios son mdulos especiales que pueden contener controles ActiveX para visibilizar por pantalla. Mdulos: Contiene tantos mdulos como macros grabemos. Aqu se guarda el cdigo que puede ser usado por cualquier hoja del libro. Podemos crear manualmente Mdulos propios o cambiar el nombre a los existentes.

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VentanadePropiedades
Cada uno de los elementos de la ventana "Explorador de proyectos" tiene un conjunto de propiedades. La cantidad de propiedades depende del tipo de elemento. Las propiedades definen caractersticas del elemento, como por ejemplo ttulo, tamao de la letra, color del texto, etc. Si esta ventana no apareciese visible debemos hacer lo mismo que en el caso del "Explorador de proyectos", ir al men Ver y seleccionar Ventana propiedades. Figura: Ventana Explorador de Proyectos Figura: Ventana Propiedades

VentanadeCdigo
La ventana cdigo es donde aparecen todas las instrucciones grabadas por una macro o introducidas manualmente. Para cada objeto o elemento de un proyecto podemos tener abierta su propia ventana de cdigo, basta hacer doble clic sobre dicho elemento para que se abra su correspondiente ventana. Para gestionar u organizar las ventanas iremos al men Ventana donde aparece la lista de todas ellas. En la parte inferior izquierda de una ventana de cdigo aparecen dos botones o iconos: "Ver procedimiento" y "Ver modulo completo" que nos permiten ver solo el cdigo del procedimiento actual o todo el cdigo existente en la hoja, formulario o modulo en el que estemos. En este ultimo caso, para distinguir mejor donde empieza o acaba un procedimiento, entre uno y otro se inserta una lnea horizontal que los separa, segn se puede ver en la figura de la pagina siguiente. Entendiendo el cdigo VBA Si miramos lo escrito por Excel al crear una macro, es decir el cdigo de programacin, podemos observar lo siguiente: Todos los macros o procedimientos estn limitados por las palabras reservadas del lenguaje Sub y End Sud que indican el principio y el final del macro. Despus de Sub viene el nombre del macro o procedimiento que debe de ser continuo (sin espacios entre palabras). Todo lo que aparece dentro despus de un apostrofe ( ' ) es un comentario, es decir Excel lo omite al ejecutar el procedimiento. Los comentarios sirven para documentar mejor el propsito de los macros o procedimientos. Por defecto aparecen en color verde. Todas las palabras que aparecen en color azul son palabras especificas del lenguaje VBA, tienen un significado especial y estn reservadas por lo que no podemos usarlas para darle nombre a un macro.

Figura: Ventana de cdigo de un modulo

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Cdigos comunes Si grabamos macros y observamos su cdigo es muy posible que nos encontremos con alguna de las lneas de cdigo mas comunes que se presentan a continuacin, a fin de entender para que sirven: Trasladarseoseleccionarunacelda Range("B5").Select Escribirenunacelda ActiveCell.FormulaRlCl="Importes de Ventas" LetraNegrita Selection.Font.Bold = True LetraCursiva Selection.Font.Italic = True LetraSubrayada Selection Font.Underline= xlUndelineStyleSingle Centrartexto With Selection .HorizontalAlignment =xlCenter .VerticalAlignment=xlBottom End With Alinearaladerecha With Selection .HorizontalAlignment =xlRight End With TipodeLetra(Fuente) With Selection.Font

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.Name = "Algerian" End With

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TamaodeLetra(TamaodeFuente) With Selection.Font .Size = 14 End With Copiar Selection.Copy Pegar ActiveSheet.Paste Cortar Selection.Cut Insertarunafila.. Selection.EntireRow.Insert Eliminarunafila Selection.EntireRow.Delete Insertarunacolumna.. Selection.EntireColumn.Insert Eliminarunacolumna Selection.EntireColumn.Delete Abrirciertolibro Workbooks.Open Filename:="D:\Mis documentos\Ventas.xlsx" Grabarunlibro ActiveWorkbook.SaveAs Filenarne := "C: \Mis documentos\Ventas.xlsx", FileFormat:=xlNormal, Password:="", ReadOnlyRecommended:=False,CreateBackup:=False Trasladarseaunahojadeterminada Sheets("BD_Subtotales").Select Movernosalaventanasiguiente ActiveWindow.ActivateNext Movernosalaventanaanterior ActiveWindow.ActivatePrevious Ocultarciertasfilasocolumnas Range("7:10,15:20,23:27").Select Selection.EntireRow.Hidden = True Range("E:J,L:Q,S:X,AA:AF,CG:CH").Select Selection.EntireColumn.Hidden = True Desocultarciertasfilasocolumnas Range("7:10,15:20,23:27").Select Selection.EntireRow.Hidden = False Range("E:J,L:Q,S:X,AA:AF,CG:CH").Select

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Selection.EntireColumn.Hidden = False Organizarlasventanasenvertical Windows.Arrange xlArrangeStyleVertical Organizarlasventanaenhorizontal Windows.Arrange xlArrangeStyleHorizontal Evitarqueparpadeelapantallaalejecutaralgunasacciones Application.ScreenUpdating = False Volverlapantallaasuestadonormal Application.ScreenUpdating = True

Ejercicios:
Macrosconmbitoglobal(debenguardarseenLibrodemacrospersonal)
1. Grabar una macro que organice todas las ventanas abiertas en mosaico horizontal. 2. Crear una macro que organice todas las ventanas abiertas en mosaico vertical. 3. Grabar una macro que, aplicada a cualquier hoja, disminuya el zoom al 25%. 4. Crear una macro que, aplicada a cualquier hoja, aumente el zoom al 130%. 5. Grabar una macro para desplazarse a la siguiente ventana o a la anterior. 6. Crea una macro que abra dos archivos a la vez, los organice en mosaico vertical posicionndose en la celda A100 de la segunda hoja de cada uno de ellos. 7. Crear una macro de nombre CabeceraEmpresaAbsoluta usando referencias absolutas, empezando por la celda B2,que comprenda el nombre y direccin de la empresa. Al hacerlo aplicarle diversas opciones de formato (color de fondo, letra mayor para el titulo, bordes alrededor, etc.). El resultado final debe presentar un aspecto similar al de la siguiente figura:

8. Crear una macro idntica a CabeceraEmpresaAbsoluta pero usando referencias relativas. Darle en nombre de CabeceraEmpresaRelativa. 9. Hacer un macro que escriba la fecha actual, pero de forma esttica, es decir que la fecha no se actualice cada vez que se abre el libro. Al grabar la macro debemos usar la funcin HOY(). Se desea adems que la fecha se escriba en la celda en la que estemos posicionadas en el momento de la ejecucin del macro y que le de formato negrita a dicha fecha. 10. Crear una macro que prepare las propiedades de formato del documento a nivel de impresin. Se deben fijar las siguientes caractersticas: Mrgenes superior, inferior, izquierdo y derecha a 2 cm, Encabezado y Pie a 1 cm , Orientacin del papel Horizontal, Tamao del papel A5 y Alineacin vertical centrada. 11. Supuesto tuviramos que crear cada semana una determinada tabla que representa un planning semanal de horarios de atencin al publico, que despus es rellenada con el nombre de los pacientes, segn la siguiente ilustracin:

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Queremos que pueda ser creada en cualquier libro y en una celda inicial no definida previamente. Evidentemente, si la tabla siempre estuviese en la misma posicin, se podra utilizar una plantilla, pero como queremos poder crearla en cualquier celda, deberemos grabar el proceso de generacin en una macro, llammosle CrearTablaHorarios. Antes de empezar a grabar las acciones, debemos recordar que se debe grabar en el "Libro de macros personal" y que se debe realizar una grabacin relativa.

Macrosconmbitodelibro(debenguardarseenEstelibro)
1. Macro para desplazarse a una hoja y a un punto especifico de dicha hoja. Asociarlo a un Botn (control de formulario) que se pondr en la hoja inicial a la que llamaremos Control. 2. Hacer un macro, de nombre OcultarColumnas, que oculte un conjunto de columnas disjuntas. Hacerlo con mbito "Este libro" y asociarlo a un Botn (control de formulario). 3. Hacer el macro reciproco a OcultarColumnas, es decir uno que las desoculte. Dicho macro tendr mbito "Este libro", de nombre MostrarColumnas y ser asociado a un Botn (control de formulario). 4. Hacer un macro que habr un archivo determinado y asociarlo a un Botn (control de formulario) dentro de un libro especifico. 5. Darle el nombre "FIN" a la celda A100 y despus crear un macro que asociaremos a un Botn (control de formulario) de forma que al pulsarlo siempre se desplace a dicha celda, independientemente de que esta se haya movido de posicin.

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