Implementasi Knowledge Management pada APTEKINDO, Pembentukan Sharing Culture antar Pendidikan Teknologi dan Kejuruan di Indonesia

A. Pendahuluan APTEKINDO adalah akronim dari Asosiasi Pendidikan Teknik dan Kejuruan Indonesia, merupakan asosiasi institusi pendidikan tinggi yang menyelenggarakan pendidikan calon guru pendidikan teknologi dan kejuruan, Sekolah Menengah Kejuruan, Program Diploma, Politeknik dan Lembaga Diklat di Indonesia. Sedangkan tujuan yang ingin dicapai adalah 1) Turut aktif dalam upaya menyukseskan pembangunan nasional, 2) Mengembangkan serta memajukan pendidikan kejuruan sebagai ilmu profesi dalam rangka ikut mempersiapkan sumberdaya manusia yang berkualitas, 3) Mengupayakan pengembangan dan kemajuan Lembaga Pendidikan Tenaga Kependidikan Pendidikan Teknologi dan Kejuruan (LPTK-PTK) Universitas dan institusi pendidikan kejuruan lainnya, 4) Mengupayakan pengembangan ketenagakerjaan, dan 5) Mempertinggi professionalisme tenaga kependidikan kejuruan. Sedangkan Fungsi APTEKINDO yaitu: 1) Sebagai inovator dan inisiator dalam perumusan kebijakan pendidikan kejuruan, 2) Sebagai wadah persatuan, pembinaan dan pengembangan anggota dalam upaya mencapai tujuan organisasi, 3) Sebagai wadah peran serta profesional pendidikan kejuruan dalam usaha menyukseskan pembangunan nasional, 4) Sebagai sarana penyalur aspirasi anggota serta sarana komunikasi sosial timbal balik antar organisasi kemasyarakatan dan pemerintah, 5) Ikut serta berperan dalam proses pengawasanmutu pendidikan kejuruan di Indonesia, dan 6)Memberikan advokasi kepada anggota APTEKINDO [1]. Tujuan dan fungsi APTEKINDO ini tidak akan tercapai jika tidak ada resource sharing yang meliputi kepakaran, fasilitas, dan pengetahuan antar sesama anggota APTEKINDO. Anggota APTEKINDO terdiri dari Institusi Pendidikan Tinggi, Politeknik, SMK dan Lemdiklat dengan lokasi masing-masing anggota tersebar di seluruh nusantara, yang berjauhan secara geografis. Dengan kondisi seperti itu maka sharing fasilitas hanya dapat dilakukan antar sesama anggota yang lokasinya berdekatan, sedangkan untuk sharing knowledge dan kepakaran masih relatif jarang dilakukan. Acara sharing semacam ini masih terbatas, sehingga bisa dikatakan sharing resources pada jaringan APTEKINDO belum berfungsi maksimal, mengingat:

a) Acara konvensi rutin dua tahunan tersebut umumnya tidak dapat dihadiri oleh seluruh dosen (peneliti). b) Pembicaraan yang disampaikan dalam acara tersebut seringkali hanya seputar kebijakan dan manajemen organisasi, sedangkan presentasi kepakaran masih sangat minim. c) Dokumentasi database hasil tiap-tiap pertemuan masih dilakukan secara manual, yaitu berbentuk CD. Kondisi ini mencerminkan bahwa kondisi manajemen knowledge dalam APTEKINDO belum terkonsep dengan baik sehingga belum saling memberikan manfaat positif antar sesama anggotanya. Dengan manajemen yang baik, banyak manfaat yang bisa dipetik misalnya mengenai manajemen pembelajaran, kurikulum, kepakaran bidang tertentu, pengembangan karir, dan sebagainya. Untuk mewujudkan hal tersebut harus dibudayakan kebiasaan menulis dan mem-publish tulisan, kemudian juga menuntut para anggotanya untuk mem-publish ide, gagasan, atau hasil penelitiannya. Selain itu, wadah untuk menanggapi (diskusi) topik yang telah diposting oleh member juga harus tersedia. Sistem manajemen knowledge organisasi semacam ini dikenal dengan istilah OKMS (Organisation Knowledge Management System). Pada dasarnya proses manajemen knowledge meliputi 4 fungsi pokok, yaitu using knowledge (penggunaan knowledge) , finding knowledge (penemuan knowledge), creating knowledge knowledge). DIKTI sebagai induk seluruh perguruan tinggi di Indonesia telah melaksanakan program INHERENT yang tujuannya adalah memfasilitasi terjadinya resource sharing antar perguruan tinggi di Indonesia dengan menyediakan jaringan dengan kapasitas yang memadai (155 Mbps). Oleh karena itu, jaringan yang telah dibangun atas program INHERENT ini akan semakin berarti jika dipergunakan untuk melaksanakan program knowledge management secara lebih terkonsep. Infrastruktur dibangun berbasis web dengan tujuan supaya terjadi tolong-menolong (sharing) antar sesama insitutusi pendidikan di Indonesia dalam usaha mencerdaskan bangsa. B. Permasalahan Makalah ini mengemukakan gagasan mengenai implementasi knowledge management pada APTEKINDO untuk mengelola knowledge yang dimiliki oleh (pembuatan knowledge) serta packaging knowledge (pengemasan

anggota APTEKINDO sehingga terwujud budaya sharing antar sesama anggota APTEKINDO. Terbentuknya konsep APTEKINDO Organizational Knowledge ManagementSystems yang merupakan implementasi manajemen knowledge dengan memberdayakan ke empat fungsi yaitu : using knowledge , finding knowledge, creating knowledge dan packaging knowledge yang dapat diimplementasikan di organisasi APTEKINDO, serta membangun budaya knowledge sharing di kalangan dosen, peneliti, dan praktisi pada nstitusi anggota APTEKINDO sehingga diharapkan dapat mendorong untuk berinovasi baik secara kelompok ataupun individu. Permasalahan dirumuskan sebagai berikut: a) Bagaimanakah membangun budaya knowledge sharing antar sesama anggota APTEKINDO untuk percepatan pengembangan institusi anggota? b) Bagaimanakah konsep Knowledge Management System untuk APTEKINDO (selanjutnya disebut dengan APTEKINDO Knowledge Management System) dalam rangka optimasi pendidikan kejuruan dalam rangka pengembangan SDM nasional? C. Kajian Teori 1. Pengertian Knowledge Davenport dan Prusak membedakan pengertian antara data, informasi dan pengetahuan[3] yaitu : knowledge is neither data nor information, though it related to both, and the differences between these terms are often a matter of degree. Pengetahuan bukan sekedar data atau informasi, akan tetapi berhubungan dengan keduanya, dan perbedaan antara istilah-istilah ini sering kali adalah derajat kemateriannya. Kebanyakan organisasi belum atau tidak mengetahui potensi knowledge tersembunyi yang dimiliki oleh anggotanya. Hal ini juga terjadi di lingkungan perguruan tinggi, termasuk asosiasi semacam APTEKINDO. 2. Pengertian Knowledge Management System Skyrme mengemukakan definisi[5]: Knowledge management merupakan manajemen pengetahuan vital secara eksplisit dan sistematis dan proses yang berasosiasi pada pembentukan, pengorganisasian, difusi, penggunaan dan eksploitasi. Definisi tersebut merupakan definisi rumusan Skyrme yang paling merepresentasikan pengertian knowledge management berdasarkan pengalaman dan kepakarannya. Definisi yang lain Knowledge Management adalah proses bagaimana sebuah organisasi mengambil keuntungan dari aset berbasis intelektual dan pengetahuan.

3. Penciptaan dan Pengembangan Knowledge Penciptaan pengetahuan melibatkan lima langkah utama, Von Krogh, Ichiyo serta Nonaka mengemukakan bahwa penciptaan pengetahuan organisasional terdiri dari lima langkah utama yaitu: a) berbagi pengetahuan terbatinkan, b) menciptakan konsep, c) membenarkan konsep, d) membangun prototype, dan e) melakukan penyebaran pengetahuan di berbagai fungsi dan tingkat di organisasi. Skyrme membedakan siklus inovasi dan siklus knowledge management seperti yangterlihat pada Gambar 1.

Siklus knowledge management mempunyai kelebihan dalam hal pengkategorian, pengoraganisasian dan penyimpanan, deseminasi, dan kemudahan untuk diakses. Dengan demikian siklus konsep yang dibangun atas knowledge management jauh lebih baik dan lebih mendorong terjadinya inovasi dibandingkan dengan siklus inovasi itu sendiri. Sistem pakar (expert system) merupakan salah satu teknologi andalan dalam knowledge management, terutama melalui empat skema penerapan dalam suatu organisasi yaitu [2]: a. case-based reasoning b. rule-based reasoning (CBR) yang merupakan (RBR) dan mengandalkan pengalaman representasi serangkaian knowledge rules yang dalam berdasarkan pengalaman, termasuk kasus dan solusinya merepresentasi knowledge karyawan/manusia

memecahkan kasus. c. model-based reasoning (MBR) melalui representasi knowledge dalam bentuk atribut, perilaku, antar hubungan maupun simulasi proses terbentuknya knowledge

d. constraint-satisfaction reasoning yang merupakan kombinasi antara RBR dan MBR. Di dalam konfigurasi yang demikian, dimungkinkan pengembangan knowledge management di salah satu unit organisasi dengan dokumentasi dan informasi dalam bentuk [2]: a. proses mengoleksi, mengorganisasikan, mengklasifikasikan, dan mendiseminasikan knowledge ke seluruh unit kerja dalam suatu organisasi agar knowledge tersebut berguna bagi siapapun yang memerlukannya, b. kebijakan, prosedur yang dipakai untuk mengoperasikan database dalam suatu jaringan intranet yang selalu up-to-date, c. menggunakan ICT yang tepat untuk menangkap knowledge yang terdapat di dalam pikiran individu sehingga knowledge itu bisa dengan mudah digunakan bersama dalam suatu organisasi, d. adanya suatu lingkungan untuk pengembangan aplikasi expert systems e. analisis informasi dalam databases, data mining atau data warehouse sehingga hasil analisis tersebut dapat segera diketahui dan dipakai oleh lembaga, f. mengidentifikasi kategori knowledge yang diperlukan untuk mendukung lembaga, mentransformasikan basis knowledge ke basis yang baru, g. mengkombinasikan peng-indek-an, pencarian knowledge dengan pendekatan semantics atau syntacs, h. mengorganisasikan dan menyediakan know-how yang relevan, kapan, dan bilamana diperlukan, mencakup proses, prosedur, paten, bahan rujukan, formula, best practices, prediksi dan cara-cara memecahkan masalah. Secara sederhana, intranet, groupware, atau bulletin boards adalah sarana yang memungkinkan lembaga menyimpan dan mendesiminasikan knowledge, i. memetakan knowledge (knowledge mapping) pada suatu organisasi baik secara online atau off-line, pelatihan, dan perlengkapan akses ke knowledge. 4. Proses Konversi Knowledge Skyrme mengutip dari I. Nonaka and H. Tekeuchi bahwa tacit knowledge maupun explicit knowledge dapat dikonversikan dengan proses sosialisasi, eksternalisasi, internalisasi, maupun kombinasi seperti yang terlihat pada Gambar 2. Untuk mengubah tacit knowledge menjadi explicit knowledge diperlukan proses

eksternalisasi, sedangkan untuk mengubah explicit knowledge menjadi tacit knowledge diperlukan proses internalisasi.

D. Metodologi Ditinjau secara global makalah ini hanyalah merupakan bagian dari sebuah penelitian pengembangan (development research). Permasalahan yang akan dipecahakan dalam penelitian pengembangan ini adalah bagaimana mewujudkan APTEKINDO Knowledge Management System untuk membudayakan knowledge sharing dalam organisasi APTEKINDO. Makalah ini dibatasi hanya pada pengagasan konsep pemecahan masalah tersebut sedangkan untuk mewujudkan gagasan tersebut secara nyata masih diperlukan implementasi lanjut. Alternatif pemecahan masalah diajukan berdasarkan study literature, pengamatan pada penerapan konsep yang sudah berjalan, serta intuisi terhadap bekal pengetahuan dan ketrampilan penulis. E. Hasil dan Pembahasan 1. Pembudayaan Knowledge Sharing Knowledge management syatem diharapkan mampu membuat berbagai informasi menjadi lebih baik. Knowledge management termasuk strategi dari tanggung jawab dan tindak lanjut (commitment), baik untuk meningkatkan efektifitas organisasi maupun untuk meningkatkan peluang/kesempatan. Tujuan dari knowledge management adalah meningkatkan kemampuan organisasi untuk melaksanakan proses inti lebih efisien. Supaya knowledge management system berhasil dilaksanakan pada APTEKINDO maka hal-hal berikut ini harus dibudayakan pada anggotanya, baik secara individu maupun insitusi: a. menciptakan knowledge b. menangkap knowledge

c. menjaring knowledge d. menyimpan knowledge e. mengolah knowledge f. menyebarluaskan knowledge Dalam organisasi APTEKINDO aspek yang perlu untuk di-manage sebagai knowledge yang perlu di-share di antaranya kemampuan, jadual kegiatan (rapat, ceramah, diskusi, seminar dsb), output yang dihasilkan misalnya pedoman, laporan, prosedur, klasifikasi dan lain sebagainya. Hal-hal tersebut menjadi objek knowledge yang bermanfaat bagi seluruh anggota APTEKINDO jika dikelola dengan baik, dieksplisitkan, dan bisa diakses oleh seluruh anggota. Catatan penting yang juga sangat mempengaruhi berhasil tidaknya knowledge management pada APTEKINDO adalah: a. Penerapannya tidak hanya menghasilkan knowledge baru, tetapi juga mendaur ulang knowledge yang sudah ada. Oleh karena itu knowledge yang dipmiliki sejak lama harus digali kembali dan di-eksplisitkan. b. Teknologi informasi memang merupakan sarana yang paling mudah dalam menjembatani terjadinya jejaring sistem knowledge management akan tetapi harus disadari pula belum sepenuhnya bisa menggantikan fungsi-fungsi jaringan sosial antar anggota organisasi. Oleh karena itu, tatap muka juga masih tetap diperlukan. c. Sebagian besar organisasi tidak pernah tahu apa yang sesungguhnya mereka ketahui, banyak knowledge penting yang harus ditemukan lewat upaya-upaya khusus, padahal knowledge itu sudah dimiliki organisasi tersebut sejak lama. 2. Usulan Konsep APTEKINDO Knowledge Management Di organisasi-organisasi modern saat ini, pandangan tentang manajemen perubahan bersinggungan dengan cara mereka memberlakukan knowledge sebagai modal intelektual. Manajemen perubahan mencakup prinsip, alat analisis, ICT, teori perubahan strategis, peningkatan fungsi individu, sistem, struktur dan proses kerja yang di dahului dengan desain organisasi, perbaikan kinerja pegawai, hubungan antar bidang/bagian/kelompok dalam suatu organisasi. Hal ini juga berlaku bagi APTEKINDO.

Gambar 3 menunjukkan usulan gambaran umum konsep APTEKINDO knowledge management system. Sistem terbangun atas 4 pilar utama, yaitu teknologi, aktifitas, interface, dan berbagai komponen. Aktifitas yang diperlukan dalam sistem ini di antaranya web browing, computer based collaboration, searching dan data mining. Semua aktifitas itu bisa dilakukan dengan menggunakan web browser. Interface yang bisa dipergunakan untuk menjembatani terjadinya kolaborasi informasi ini selain web browser juga mailling list, forum diskusi, bahkan jika diperlukan aplikasi C/S ( customer service). Adapun komponen yang ada dalam sistem untuk mensuplai terjadinya berbagai kegiatan tersebut meliputi database, web platform, data management tools, perangkat pengirim pesan, search engine, web service, document management serta interference engine. Teknology yang dibutuhkan untuk menyokong layanan tersebut di antaranya adalah RDBMS (Relational Database Management System), aplikasi client-server, web service serta artificial inelegance (AI). Dengan latar belakang anggota yang tersebar di seluruh Indonesia maka hal yang paling memungkinkan APTEKINDO knowledge management system tersebut adalah web based knowledge management portal , yaitu situs portal komunitas yang beranggotakan seluruh individu-individu dari insitusi anggota APTEKINDO yang bertujuan untuk saling sharing pengetahuan. Konsep semacam ini sudah dilaksanakan dengan sangat baik bahkan dipromotori secara mandiri oleh perorangan. Contoh yang sangat nyata adalah www.ilmukomputer.com dan www.sony-ak.com. Kedua situs tersebut dibangun untuk tujuan sharing ilmu, hanya saja dalam hal ini, dilakukan oleh volunteer-volunteer yang berasal dari pribadi maupun berbagai kalangan yang dengan kesadaran men-share pikirannya untuk dipelajari orang. Berkembangnya opensource web platform yang sangat melimpah merupakan potensi yang sangat besar untuk implementasi sistem tersebut. Tentu saja hal ini masih memerlukan pencermatan yang lebih mendalam sehingga bisa dipilih web-platform yang

memadai untuk melaksanakan fungsi ini. Hal-hal yang harus diperhatikan dalam memilih opensource web platform tersebut di antaranya: a. bisa menjalankan berbagai fungsi manajemen data, manajemen dokumen, searching, massaging, dan sebagainya. b. Banyak disuplai oleh berbagai plugin oleh komunitas terbuka sehingga memungkinkan penyempurnaan fasilitas jika diperlukan. c. Mudah diimplementasikan dengan interface yang user friendly. d. Multi-user sehingga memungkinkan penggunaan bersama-sama oleh seluruh anggota. Beberapa keuntungan dengan dimilikinya knowledge portal bagi APTEKINDO adalah adanya gambaran yang konsisten mengenai organisasi APTEKINDO, kemampuan mengelola dan mencari informasi, akses langsung ke informasi dan sumber daya organisasi, hubungan langsung ke laporan-laporan, dan pertanyaan-pertanyaan, hubungan langsung ke data yang dibutuhkan dan keahlian seseorang, serta identitas individu dan akses ke isi/subyek (content) yang dapat dipersonalisasi. F. Simpulan 1. Dengan APTEKINDO knowledge management system, inovasi dan perkembangan insitusi menjadi lebih cepat karena dengan pola siklus knowledge management tersebut semua pengetahuan terarsip dengan baik dan dapat diakses dengan mudah oleh seluruh anggota. Namun demikian diperlukan kemauan masing-masing individu dalam insitusi anggota APTEKINDO untuk mengeksplisitkan semua tacit knowledge yang dimiliki sehingga bisa disebarluaskan kepada anggota lain. Sikap yang harus dibudayakan untuk pembentukan sistem ini diantaranya menciptakan, menangkap, menjaring, menyimpan, mengolah, danmenyebarluaskan knowledge masing-masing. 2. APTEKINDO Knowledge Management System terdiri dari aspek aktifitas, teknologi pendukung, interface dan berbagai komponen pendukung lainnya. Namun demikian perkembang opensource web platform saat ini memungkinkan implementasi knowledge management portal dalam bentuk yang lebih sederhana akan tetapi sudah cukup menjembatani terjadinya sharing culture di organisasi termasuk APTEKINDO.

Critical Review Menurut kami sebagai pembaca, tulisan ini sudah cukup jelas. Karena, tulisan ini berisikan gagasan untuk mengimplementasikan suatu sistem manajemen pengetahuan sebagai tindakan nyata dalam upaya optimasi pendidikan kejuruan dalam pengembangan SDM nasional di organisasi APTEKINDO. Didalam tulisan ini dipaparkan secara jelas dari apa yang dimaksud dengan Knowledge Managemen, kemudian aktifitas yang mendukung knowledge management system, latar belakang permasalahan di APTEKINDO, kemudian juga menjelaskan cara membangun budaya knowledge sharing antar sesama anggota APTEKINDO untuk percepatan pengembangan institusi anggota, Selain itu, juga menjelaskan konsep Knowledge Management System untuk APTEKINDO (selanjutnya disebut dengan APTEKINDO Knowledge Management System) dalam rangka optimasi pendidikan kejuruan dalam rangka pengembangan SDM nasional. Knowledge management merupakan teknik mengorganisasi knowledge dalam sebuah oraganisasi. Tujuannya adalah mempercepat terjadinya inovasi dengan meningkatkan efektititas dan efisiensi penyerapan knowledge melalui proses knowledge sharing. Empat aktifitas yang mendasari knowledge management system adalah using knowledge, finding knowledge, creating knowledge dan packaging knowledge. Dalam proses ini dituntut kemampuan untuk mengkonversi tacit knowledge menjadi explicit knowledge sehingga bisa ditransfer kepada orang lain. Latar belakang anggota APTEKINDO yang berasal dari seluruh pelosok nusantara maka web based knowledge management system merupakan pilihan terbaik. Sistem ini terbangun atas banyak aspek, namun bisa dilakukan berbagai penyederhanaan sehingga bisa diwujudkan dalam bentuk knowledge management portal. Supaya sistem ini dapat terbangun dengan baik, perlu dibudayakan sikap menciptakan, menangkap, menjaring, menyimpan, mengolah, dan menyebarluaskan knowledge. Yang menjadi permasalahan dalam kasus ini adalah bagaimanakah membangun budaya knowledge sharing antar sesama anggota APTEKINDO untuk percepatan pengembangan institusi anggota? Selain itu, bagaimanakah konsep Knowledge Management System untuk APTEKINDO (selanjutnya disebut dengan APTEKINDO Knowledge Management System) dalam rangka optimasi pendidikan kejuruan dalam rangka pengembangan SDM nasional? Membahas dua permasalahan diatas, penulis dapat menyimpulkan bahwa dalam organisasi APTEKINDO aspek yang perlu untuk di-manage sebagai knowledge yang

perlu di-share di antaranya kemampuan, jadual kegiatan (rapat, ceramah, diskusi, seminar dsb), output yang dihasilkan misalnya pedoman, laporan, prosedur, klasifikasi dan lain sebagainya. Hal-hal tersebut menjadi objek knowledge yang bermanfaat bagi seluruh anggota APTEKINDO jika dikelola dengan baik, dieksplisitkan, dan bisa diakses oleh seluruh anggota. Catatan penting yang juga sangat mempengaruhi berhasil tidaknya knowledge management pada APTEKINDO diantaranya Penerapannya tidak hanya menghasilkan knowledge baru, tetapi juga mendaur ulang knowledge yang sudah ada, teknologi informasi memang merupakan sarana yang paling mudah dalam menjembatani terjadinya jejaring sistem knowledge management akan tetapi harus disadari pula belum sepenuhnya bisa menggantikan fungsi-fungsi jaringan sosial antar anggota organisasi,sehingga tatap muka juga masih tetap diperlukan, Sebagian besar organisasi tidak pernah tahu apa yang sesungguhnya mereka ketahui, banyak knowledge penting yang harus ditemukan lewat upaya-upaya khusus, padahal knowledge itu sudah dimiliki organisasi tersebut sejak lama. Kemudian, konsep Knowledge Management System untuk APTEKINDO (selanjutnya disebut dengan APTEKINDO Knowledge Management System) yang digunakan dalam rangka optimasi pendidikan kejuruan dalam rangka pengembangan SDM nasional terdiri atas 4 pilar utama, yaitu teknologi, aktifitas, interface, dan berbagai komponen. Aktifitas yang diperlukan dalam sistem ini di antaranya web browing, computer based collaboration, searching dan data mining. Semua aktifitas itu bisa dilakukan dengan menggunakan web browser. Interface yang bisa dipergunakan untuk menjembatani terjadinya kolaborasi informasi ini selain web browser juga mailling list, forum diskusi, bahkan jika diperlukan aplikasi C/S ( customer service). Adapun komponen yang ada dalam sistem untuk mensuplai terjadinya berbagai kegiatan tersebut meliputi database, web platform, data management tools, perangkat pengirim pesan, search engine, web service, document management serta interference engine. Teknology yang dibutuhkan untuk menyokong layanan tersebut di antaranya adalah RDBMS (Relational Database Management System), aplikasi client-server, web service serta artificial inelegance (AI). Dengan latar belakang anggota yang tersebar di seluruh Indonesia maka hal yang paling memungkinkan APTEKINDO knowledge management system tersebut adalah web based knowledge management portal, yaitu situs portal komunitas yang

beranggotakan seluruh individu-individu dari insitusi anggota APTEKINDO yang bertujuan untuk saling sharing pengetahuan. Beberapa keuntungan dengan dimilikinya knowledge portal bagi APTEKINDO adalah adanya gambaran yang konsisten mengenai organisasi APTEKINDO, kemampuan mengelola dan mencari informasi, akses langsung ke informasi dan sumber daya organisasi, hubungan langsung ke laporan-laporan, dan pertanyaan-pertanyaan, hubungan langsung ke data yang dibutuhkan dan keahlian seseorang, serta identitas individu dan akses ke isi/subyek (content) yang dapat dipersonalisasi. Namun demikian, untuk mendapatkan keuntungan dari knowledge portal bagi APTEKINDO, diperlukan kemauan masing-masing individu dalam institusi anggota APTEKINDO untuk mengeksplisitkan semua tacit knowledge yang dimiliki sehingga bisa disebarluaskan kepada anggota lain. Sikap yang harus dibudayakan untuk pembentukan sistem ini diantaranya menciptakan, menangkap, menjaring, menyimpan, mengolah, dan menyebarluaskan knowledge masing-masing. APTEKINDO Knowledge Management System terdiri dari aspek aktifitas, teknologi pendukung, interface dan berbagai komponen pendukung lainnya. Namun demikian perkembang opensource web platform saat ini memungkinkan implementasi knowledge management portal dalam bentuk yang lebih sederhana akan tetapi sudah cukup menjembatani terjadinya sharing culture di organisasi termasuk APTEKINDO. Jika jurnal ini dikaitkan dengan materi SIM di bab 11, maka paper ini berhubungan dengan rantai nilai pengetahuan, Manajemen pengetahuan (knowledge management) adalah seperangkat proses bisnis yang dikembangkan dalam organisasi untuk:
a. menciptakan knowledge: knowledge diciptakan begitu seseorang menentukan cara baru untuk melakukan sesuatu atau menciptakan know-how. Kadang-kadang knowledge eksternal dibawa ke dalam organisasi/institusi, b. menangkap knowledge: knowledge baru diidentifikasikan sebagai bernilai dan direpresentasikan dalam suatu cara yang masuk akal, c. menjaring knowledge: knowledge baru harus ditempatkan dalam konteks agar dapat ditindaklanjuti. Hal ini menunjukkan kedalaman manusia (kualitas tacit) yang harus ditangkap bersamaan dengan fakta explicit,

d. menyimpan knowledge: knowledge yang bermanfaat harus disimpan dalam format yang baik dalam penyimpanan knowledge, sehingga semua anggota dalam organisasi dapat mengaksesnya, e. mengolah knowledge: seperti perpustakaan, knowledge harus dibuat up-to-date. Hal tersebut harus di-review untuk menjelaskan apakah relevan atau akurat, f. menyebarluaskan knowledge: knowledge harus tersedia dalam format yang bermanfaat untuk semua orang dalam organisasi yang memerlukan, dimanapun dan tersedia setiap saat.

Disini APTEKINDO menerapkan community of practiceCOP yang merupakan jaringan umum informal yang terdiri atas para anggota APTEKINDO karena minat dan kegiatan yang sama. Kegiatan komunitas ini meliputi pendidikan diri dan kelompoknya, konferensi, mailing list, dan hari-hari berbagi pengalaman dan teknik untuk memecahkan masalah pekerjaan tertentu. Jenis system knowledge management di gunakan adalah System knowledge management keseluruhan (enterprise-wide knowledge management system). Jenis ini merupakan system serba guna yang digunakan oleh organisasi untuk mengumpulkan, menyimpan, mendistribusikan dan menerapkan pengetahuan dan muatan digital. System ini menyediakan basis data berikut perangkatnya untuk menyusun dan menyimpan dokumen terstruktur dan tidak terstruktur beserta objek pengetahuan lainnya, seperti email dan multimedia.