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Cmo se realiza un acta

QU ES UN ACTA?
Es un documento escrito, donde consta la sntesis de los asuntos tratados y las decisiones adoptadas por un rgano colegiado de una entidad (Asamblea de Asociados, Junta de Socios, Asamblea de accionistas, Cooperados o Corporados, Consejo de Administracin, etc.) de una Entidad. Documento que debe cumplir los requisitos mnimos de la ley para la existencia, validez y eficacia de las decisiones.

QU REQUISITOS DEBE CONTENER UN ACTA?

A.EL ACTA DEBE CONTENER POR LOS MENOS LOS SIGUIENTES REQUISITOS GENERALES:

1.NOMBRE Y NIT de la empresa a la cual pertenece

2.NMERO DEL ACTA (Las actas deben llevar una numeracin cronolgica. Si se lleva en un solo libro de actas del mximo rgano asamblea y del organo de administracin junta directiva el consecutivo debe ser independiente para cada rgano. Si se pasa de un ao a otro o el libro se cambia por agotamiento, el consecutivo continua).

3.RGANO QUE SE RENE (Asamblea de accionistas, Junta de socios, juntas directivas, consejos de administracin, juntas de vigilancia, etc.)

4.CLASE DE LA REUNIN (Ordinaria Extraordinaria universal, de derecho propio, de segunda convocatoria, reunin no presencial o decisiones tomadas a vuelta de correo)

5.CIUDAD DONDE SE DESARROLL LA REUNIN. Son ineficaces las decisiones adoptadas en reuniones desarrolladas por fuera del domicilio de la sociedad, salvo en la reunin universal.

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1. Cmo se realiza un acta

6.EL LUGAR, LA FECHA Y LA HORA de la reunin.

7.QUIEN CONVOCO Y EN CALIDAD DE QU; el medio utilizado para convocar a la reunin; y el trmino de antelacin de la misma o fecha en que se convoc. Son ineficaces las decisiones adoptadas en reuniones que no se cumplieron las condiciones establecidas en los estatutos o la ley para la convocatoria, salvo en la reunin universal.

B.DE IGUAL FORMA DEBE CONTENER POR LO MENOS LOS SIGUIENTES REQUSITOS ESPECFICOS EN DESARROLLO DEL ORDEN DEL DIA:

1.Nombres de las personas designadas para presidir la reunin (Presidente y Secretario)

2.Se debe demostrar el qurum deliberatorio para le desarrollo de la reunin y el decisorio para cada uno de los temas aprobados en las misma. Son ineficaces las decisiones del mximo rgano adoptadas en una reunin que no hubo qurum deliberatorio estatutario o legal, y son nulas las decisiones adoptadas en una reunin que no hubo qurum, estatutario o legal.

El deliberatorio se demuestra, para las reuniones del mximo rgano (Ej. Asamblea de accionistas), indicando el nmero y nombre de los socios que estn presentes o representados en la reunin, el monto del capital que representan o nmero de cuotas o acciones de cada uno y el total del capital de la sociedad (si concurren a travs de apoderado, se expresar el nombre de este, y si el socio o accionista es una persona jurdica o un incapaz, se indicar en que calidad acta su representante) Para el rgano de administracin. (Ej. Junta directiva), se debe indicar el nombre completo de cada directivo presente en la reunin.

El decisorio de cualquier rgano, se demuestra indicando para cada decisin que se someta a aprobacin, el nmero de votos emitidos a favor, en contra y en blanco.

3.Los temas establecidos en el orden del da de la convocatoria, si la reunin es extraordinaria o de segunda convocatoria de una extraordinaria; o los aprobados en la reunin para desarrollar en la misma, en las dems.

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1. Cmo se realiza un acta

4.La constancia de aprobacin del acta, por parte del rgano que actu o de la comisin designada en la reunin, para el efecto, quienes deben firmarla en seal de aprobacin.

5.Fecha y hora de cierre de la reunin.

6.El original del acta debe firmarse, por quienes actuaron como PRESIDENTE Y SECRETARIO de la reunin en seal de cierre, o en su defecto del revisor fiscal.

QU ANEXOS SE DEBEN PRESENTAR CON EL ACTA?:

1.De los elegidos que no aceptaron el nombramiento durante la reunin, segn el acta, se debe enviar la constancia de aceptacin con su firma.

2.Fotocopia legible de la cdula de todos los dignatarios elegidos, principales y suplentes.

3.Si los nombramientos son de personas jurdicas anexar fotocopia de los respectivos NIT de cada empresa o entidad nombrada.

4.Si la entidad es sin animo de lucro y realiza una actividad que esta regulada por la ley especial y por ende la vigila una entidad de control estatal (Superintendencia Bancaria, de Vigilancia, Valores, Economa Solidaria para las Cooperativas con Seccin de Ahorro y Crdito, etc) los elegidos, se deben posesionar previamente ante dicha entidad, para el posterior registro del nombramiento ante la Cmara, para lo cual debern allegar la autorizacin de la mencionada posesin.

RECOMENDACIONES:

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1. Cmo se realiza un acta

1.Verifique que el nombramiento lo realice el rgano competente segn estatutos para efectuar el mismo

2.Compruebe que los nombramientos realizados correspondan a cargos previstos en los estatutos o en la ley

3.La copia del acta que se remita debe ser totalmente legible, para garantizar su digitacin

4.Si existe reformas estatutarias confirmar que exista qurum para deliberar y tomar decisiones.

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