MONOGRAFII PENTRU DEMONSTRAREA CIRCUITULUI INFORMAIEI FINANCIAR-CONTABILE DE LA APARIIA EI, PN LA PUNEREA LA PSTRARE (ARHIVARE)

n principiu, informaia are urmtorul circuit: 1. Document primar, eventual document centralizator pentru documente primare. 2. nregistrare n contabilitatea cronologic. nregistrare n contabilitatea sistematic (n conturi sintetice i conturi analitice). 3. Clasarea pe tipuri de operaiuni sau pe zile (decizia aparine celui care organizeaz contabilitatea firmei). 4. Loc de arhivare. Pentru exemplificare. Prima operaiune. 1. n baza cererii de subscriere pentru cumprare de aciuni se nregistreaz constituirea capitalului subscris. 2. Se ncarc concomitent cu subscrierea 30% din suma subscris sum pentru care se elibereaz chitane. 3. n baza actului de cesiune se nregistreaz aport de capital n natur (o cldire) evaluat la 2.000 lei. 4. Se ncarc pe baz de chitane 2 trane de capital subscris 4.000 lei. 5. Se modific pe baza unei note contabile natura capitalului firmei pentru aportul n natur i n numerar din capitalul subscris n capital depus. 6. n baza facturii fiscale a furnizorului i a fiei de recepie (not de intrarerecepie) materiale cu plat ulterioar 5.000 lei. 7. Se depune n contul de la banc suma de 6.500 lei capital depus. Contul viramente interne este cont cu dubl funcie (de activ i pasiv) i deci, ncepe s funcioneze fie prin nscriere n debit fie prin nscriere n credit i poate avea sold debitor sau sold creditor (starea de normalitate presupune acest cont fr sold). Este folosit pentru nregistrarea operaiunilor de trezorerie desfurate ntre unitatea economic i unitatea bancar depunere sau ridicare de numerar de la banc, depuneri de documente, bilete la ordin sau cambii. 8. Se nregistreaz tatul de salarii pentru suma de 300 lei drepturi cuvenite angajailor. 9. n baza bonului de consum se scoate din depozit pentru seciile de fabricaie material n valoare de 3.000 lei. 10. Pe baza fiei de calcul a amortizrii se nregistreaz amortizarea lunar la cldiri.

- materiale de baz, materiale auxiliare, combustibil, piese de schimb. Fiecare subelement la rndul lei se poate desfura pe alte subelemente. De ex. combustibilul se desfoar n motorin, benzin. n acest caz prima balan de verificare analitic ntocmit pentru benzine, uleiuri, verific subelementul combustibil. A doua balan analitic a combustibilului, materiilor prime verific contul materiale. Materiale: de baz, piese de schimb, combustibil. Pentru exemplificare, cele 12 operaiuni efectuate n luna martie sunt reflectate n balana de verificare astfel: D Capital subscris C (5) 9.000 100.000 (1) SC = 1.000 D Decontri cu acionarii C (1) 100.000 3.000 (2) 2.000 (3) 4.000 (4) SD = 1.000

D D Cldiri (3) 2.000 SD = 2.000 C

Capital depus C 9.000 (5) SC = 9.000

Furnizori C 5.250 (6) SC = 5.250

D Materiale C (6) 5.000 3.000 (3) SD = 2.000 D Cassa C (2) 3.000 6.500 (7) (4) 4.000 SD = 500 D Cheltuieli salarii C (8) 300 300

Chelt. cu amortiz. (10) 50 50

D Chelt. consum mater. (9) 3.000 3.000

Amortiz. Imob. C 50 (10) SC = 50 D Profit / Pierdere C 3.650

Jurnal pe luna Pag. 1

Nr. Explicaia op. 1. Capital subscris 2. ncrcare 30% 3. Aport n natur 4. ncrcare de capital 5. Schimbarea naturii capitalului 6. Aprovizionare cu materiale 7. Depunere la banc 8. nregistrare n contul de la banc 9. tat de salarii 10. Consum materiale 11. Amortizare cldiri Conturi D Decontri cu acionarii Cassa Cldiri Cassa Capital subscris Materiale Viramente interne Cont la banc Chelt. cu salarii Chelt. cu mat. consum. Chelt. cu amortiz. C Capital subscris Decontri cu acionarii Decontri cu acionarii Decontri cu acionarii Capital depus Furnizori Cassa Viramente interne Personal remuneraii Materiale Amortiz. imob. Suma 10.000 3.000 2.000 4.000 9.000 5.000 6.500 6.500 300 3.000 50

Total pagina 1

49.350 Pag. 2

Nr. Explicaia op. 11. Report din pagina 1

Conturi D C

Suma 49.350

Pentru reflectarea n contabilitate a operaiunilor din punct de vedere cronologic se folosete registrul de contabilitate numit registru jurnal, a crui structur de principiu este: Registru jurnal pentru luna
Nr. Explicaia op. 1. Subscriere de capital 1.000 act. X 5 = 5.000 2. ncasarea contravalorii aciunilor 3. Schimbarea structurii capitalului 4. Cumprarea mrfii de la furnizori Conturi D Decontri cu aciuni Cassa Capital subscris Materiale C Capital subscris Decontri cu acionarii Capital depus Furnizori Suma 5.000 5.000 5.000 3.000

Concomitent se realizeaz i evidena operaiunilor n mod sistematic, adic grupate pe elementele pe care le-au modificat. Evidena sistematic se realizeaz n practic cu ajutorul fielor de cont deschise pentru fiecare element de patrimoniu n parte care particip la derularea operaiunilor (n scop didactic se folosete o schem redus a fiei de eviden concretizat sub forma literei T). 1. Acionarii subscriu pri sociale (sau cumpr aciuni) la SC AZUR GORANU SA (pe baz de contract). a) NO (Tipul de operaiune) angajarea aciunilor spre cumprare b) EL. INFLUENATE - Capitalul social subscris (cretere) - Dreptul crean (crete) c) Conturile care nregistreaz operaiunea: contul capital social subscris (pasiv) contul decontri cu acionarii (activ) d) Formula contabil - capital social subscris + se crediteaz - decont cu acionarii + se debiteaz D Capital social subscris 5.000 5.000 C

Decontri cu aciuni C 5.000 5.000

2. Se cumpr cu numerar aciunile subscrise 5.000 lei: a) ncasare numerar b) trezoreria (numerarul) +; creane c) cont Cassa A (activ) cont Dec. cu aciuni A d) Cassa (A) + Deb.; Dec. cu acionarii A-C D Cassa 5.000 C

3. Schimbarea naturii capitalului (chitana). Capitalul social depus + (P) (crediteaz) Capitalul social subscris (P) (debiteaz) D Cap. soc. depus C 5.000

4. Se cumpr materiale de la furnizori 3.000 lei D Cont. mat. 3.000 C D Furnizori C 3.000

CORELAIA DINTRE CONTABILITATEA CRONOLOGIC I SISTEMATIC BALANA DE VERIFICARE

Corelaia dintre cele dou sisteme de nregistrare contabil trebuie realizat pentru c este unicul mod de control al exactitii nregistrrii operaiunilor. Pentru exemplificare.

La 30 noiembrie n conturile unei societi comerciale existau urmtoarele solduri: Capital social depus 15.000 (P) Cont Cassa 8.000 (A) Cont Mrfuri 6.000 (A) Cont Clieni (este un cont de creane) 3.000 (A) Cont Furnizori (este un cont de datorii) 5.000 (P) Cont Mijloace de transport 1.500 (A) Cont la banc (numerar) 1.500 (A) Not: Soldurile conturilor (diferena dintre partea contului mai mare i partea contului mai mic) sunt dup momentul n care se calculeaz: - solduri finale, adic cele stabilite la sfritul unei perioade de nregistrri, de regul o lun sau ori de cte ori este nevoie s se stabileasc solduri - solduri iniiale, adic soldurile care se regsesc n conturi la nceputul unei perioade de nregistrare Regul general Soldurile iniiale ale unor perioade pentru care urmeaz s se fac operaiuni vor fi ntotdeauna egale cu soldurile finale ale perioadei anterioare. Soldurile conturilor reprezint legtura dintre perioadele n care o firm i desfoar activitatea. Exist n contabilitate principiul continuitii activitii, principiul materializrii formei n aceast relaie.

Activ Bilan Bunuri Numerar Drept de crean

Pasiv Capital Datorii

Luna decembrie D Capital social C 15.000 Si D Clieni C Si 3.000 3.000 1/5

D Mijloace transp. Si 1.500

D Cassa C Si 8.000 200 1/3 7.000 5.000

D Furnizori C 5.000 5.000 Si 3.500 1/1 20 1/7 D Cont la banc Si 1.500 1/5 3.000 C

D Mrfuri C Si 6.000 6.000 1/8 1/1 3.500

Chelt. de transp. C 200 200 1/9

Impozit pe salarii C 80 1/6

D Chelt. cu. salarii C 1/6 500 500 1/9

Pers. remun. dat. C 1/6 80 500 1/6

Chelt. cu energia C 1/7 20 20 1/9

D Venituri C 1/10 7.000 7.000 1/3

D Chelt. cu mrfurile C 1/8 6.000 6.000 1/9

Cont profit sau pierdere C 1/9 6.720 7.000 1/20

1. Capitaluri 8. Conturi n afara bilanului 2. Imobilizri 9. Conturi de gestiune intern 3. Stocuri 4. Teri 5. Trezorerie 6. Cheltuieli 7. Venituri O prim constatare este egalitatea soldurilor de activ nsumate i suma soldurilor de pasiv. ncepe derularea operaiunilor pe decembrie: Jurnal Pagina 1 Nr. Elemente de analiz contabil op. 1. Se cumpr mrfuri de la furnizori conform facturii fiscale 2. Se pltete transportul mrfurilor de la furnizori conform chitanei Dacos 3. Conform monetarului de la magazin am vndut mrfurile 4. Se pltete furnizorului factura neachitat n luna precedent 5. n extrasul de cont al bncii BCR se nregistreaz ncrcarea creanelor anterioare Conturi Ct. Mrfuri Chelt. de transport Cassa Furnizori Cont la banc Ct. Furnizori Cassa Venituri Cassa Clieni Personal remun. datorate Impozit pe salariu Furnizori Mrfuri Chelt. cu transp. Chelt. cu salarii Chelt. cu energia i apa Chelt. cu mrfuri Contul Suma 3.500 200 7.000 5.000 3.000 500 80 600 600 200 500 20 600 7.000

6.

7. 8. 9.

Pt. prima op. chelt. tatul de salarii prevede sume de cu salarii plat reprezentnd salariul brut 500 i Personal impozit pe salariu 16% adic 80 lei remun. datorate Se primete o factur pentru consum Chelt. cu de energie electric i ap energia i apa Se descarc contul de mrfuri cu Chelt. cu preul de achiziie al acestora (6.00 mrfuri lei) Se trec cheltuielile efectuate asupra Contul de contului de profit sau pierdere profit sau pierdere

10. Se trec veniturile asupra contului de 8

Contul de

profit sau pierdere

venituri

de profit sau pierdere

PREZENTAREA INFORMAIILOR CONTABILE PRELUCRATE I SINTETIZATE N VEDEREA ANALIZEI LOR

Multitudinea de informaii corespunztore operaiunilor economice efectuate ntr-o perioad fac dificil prezentarea rezultatelor acestor operaiuni. Apare ca necesar sintetizarea acestora i apoi prezentarea ntr-o form perceptibil tuturor celor interesai. Prezentarea informaiei trebuie realizat n mod unitar la nivel naional indiferent de natura entitii economice (societate comercial sau instituie public) i indiferent de obiectul de activitate (unitate de producie, unitate prestatoare de servicii, unitate bancar, unitate de asigurare). n acest sens Ministerul Finanelor elaboreaz periodic nomenclatoare i structura situaiilor de prezentare a informaiei financiar-contabile prelucrate care actualmente conform Ordinului M.F. 1752/2005 este urmtoarea: 1. Balana de verificare se ntocmete lunar pe baza informaiilor din conturi stabilite la sfritul lunii. 2. Bilanul contabil care se ntocmete anual (obligatoriu sau ori de cte ori este nevoie, pe baza datelor din balana de verificare). 3. Contul de profit sau pierdere se ntocmete anual i prezint cheltuielile i veniturile firmei, iar n final prezint rezultatul financiar. Folosete informaii din conturile care nu se gsesc n bilan. 4. Situaia modificrii capitalurilor. 5. Situaia fluxurilor de trezorerie. Bilanul, contul de profit, situaia capitalurilor, fluxurile de trezorerie i situaiile anex sunt cunoscute sub denumirea de situaii financiare finale. Balanele de verificare sunt structurate dup elementele contului care trebuie prezentate prin completare cu informaii luate din conturi. O balan de verificare complet este cea cu 4 serii de egaliti i este structurat astfel: Elementele contului / Conturi 0 1011 1012 TOTAL Solduri iniiale D 1 C 2 D 3 Rulaje C 4 Total sume D 1+3 5 C 2+4 6 Solduri finale D C (1+3)- (2+4)(2+4) (1+3) 7 8

Exist mai multe tipuri de balan de verificare, dintre care cele mai interesante sunt: a) balane de verificare a conturilor sintetice b) balane de verificare a conturilor analitice Prima balan are rolul de a verifica modul de reflectare n contabilitate a operaiunilor economice la nivelul conturilor sintetice. Cea de-a doua are rolul de a prezenta n detaliu subelementele unuia din elementele nregistrate n contul sintetic. Informaia financiar i contabilitate Activitatea economic desfurat ntr-o unitate (ntreprindere de stat sau unitate economic sau firm) produce informaii referitoare la volumul, intensitatea i calitatea acestora. Multitudinea informaiilor face absolut necesar consemnarea lor i ncercarea de sistematizare n vederea prelucrrii. Consemnarea informaiei se realizeaz pe un suport de informaie denumit generic document care din punct de vedere tehnic poate fi suport de hrtie sau suport electronic, magnetic etc. Fiind suportul care consemneaz pentru prima dat informaia este ntlnit sub denumirea de document primar, celelalte documente care prelucreaz i sintetizeaz informaia fiind documente centralizatoare. Contul procedeu de baz pentru consemnarea i prelucrarea informaiilor financiare Operaiunile care compun activitatea unei uniti economice vor trebui consemnate ntr-un suport de informaii specializat, consemnare fcut dup o anumit metodologie i cu respectarea unor reguli stricte care s asigure reflectarea n acelai fel a unei operaiuni pe ntregul teritoriu al rii (numai n acest fel informaiile publicate de ctre fiecare entitate economic n parte vor putea fi interpretate n acelai fel i cu acelai rezultat). Pentru a se asigura aceast cerin M.F., singurul coordonator al metodologiei de consemnare a informaiilor economice prin intermediul contabilitii a stabilit urmtoarele: pentru fiecare element component al structurilor patrimoniale se va folosi pentru consemnarea informaiei un suport stil list n care vor fi consemnate separat cele dou modaliti de micare sau modificare a elementului patrimonial (intrare-ieire), majorare sau scdere, plus sau minus).

Suportul tip list se numete cont. Pentru a deveni sau a fi util celor care l vor analiza trebuie s fie structurat astfel: a) Titlul contului reprezint denumirea elementului pe care l consemneaz exprimat direct sau sub o form convenional. b) Prile contului - partea stng: debit - partea dreapt: credit

10

c) Rulajele sumele nscrise n conturi i care reprezint mrimea valoric a elementelor participante la operaiuni. Dac sumele sunt nscrise n partea stng a contului se vor numi rulaje debitoare iar dac sunt nscrise n partea dreapt se vor numi rulaje creditoare. d) Soldul diferena dintre rulajul mai mare i cellalt rulaj mai mic. Abordat din acest punct de vedere, soldul unui cont poate fi: - debitor dac rulajul debitor este mai mare dect rulajul creditor - creditor dac rulajul creditor este mai mare dect rulajul creditor - sold zero n cazul egalitii dintre rulaje (n practic se spune c acest cont nu are sold) n afara acestor elemente de baz care caracterizeaz un cont, pentru consemnarea mai complet a unor informaii n cont vor trebui nscrise i data operaiunii i natura (felul operaiunii), mai ales scopul operaiunii. Dup coninutul i caracteristicile elementelor ce se vor nregistra n conturi vor exista grupe de conturi cu un coninut asemntor astfel: - vor exista conturi de bunuri materiale de folosin ndelungat (conturi pentru imobilizri). - vor exista conturi de bunuri materiale de folosin imediat cunoscute sub numele de stocuri. - vor exista conturi n care vor fi consemnate sumele n numerar sau pstrate n conturile de la banc cunoscute sub numele de conturi de trezorerie. - vor exista conturi n care se vor nregistra sume pe care trebuie s le ncasm de la teri numite conturi de creane. - vor exista conturi n care vor fi nscrise sumele pe care le avem de pltit terilor cunoscute sub denumirea de conturi de datorii. - vor exista conturi n care vom nregistra sumele proprii pe care firma le investete sau le folosete pentru diferite activiti, conturi numite conturi de capitaluri. - conturile n care se vor nregistra echivalentul valoric al ncasrilor din activitate se numesc conturi de venituri. - conturile n care se vor nregistra consumurile efectuate pentru desfurarea activitii se numesc conturi de cheltuieli. Conturile de activ nregistreaz n debit existentul i majorrile elementului pe care-l reflect n credit diminurile aceluiai element, iar soldul contului poate fi debitor sau zero. Debitul nu poate fi mai mare sau egal cu zero. Conturile de pasiv nregistreaz n credit existentul i majorrile elementului pe care-l reflect n debit diminurile aceluiai element iar soldul contului nu poate fi creditor sau zero. Debitul nu poate fi mai mic sau egal cu zero. nregistrarea operaiunilor n mod difereniat n conturile de activ fa de cele de pasiv necesit pe de o parte respectarea tipurilor de modificri i pe de alt parte respectarea egalitii bilaniere. Reflectarea n dou conturi a aceleiai operaiuni este cunoscut n literatura de specialitate sub denumirea de dubl nregistrare cu accepiunea de dubl reprezentare a aceluiai fenomen i nu de nregistrare de dou ori.

11

Analiza contabil Reprezint o metodologie de abordare a unei operaiuni economice n vederea nregistrrii ei n contabilitate. Metodologia prevede abordarea n cteva etape succesive a fiecrei operaiuni. 1. Analizarea pe baza documentului primar sau a unui document centralizat a tipului de operaiune (intrare sau ieire) a unui element patrimonial. Pentru exemplificare. Pe baza unei facturi primite de la un furnizor concluzionm c s-a efectuat o operaiune de intrare de bunuri materiale sau a fost prestat un serviciu, ambele efectuate cu o plat ulterioar. Pe baza unui cec de numerar se trage concluzia c s-a efectuat operaiunea de luare de la banc a unei sume care va fi adus la firm pentru a fi folosit n diferite scopuri. Pe baza unui ordin de plat ntocmit de firm pentru un ter rezult c s-a efectuat o plat din contul de la banc al firmei ctre contul terului. 2. Determinarea elementului sau elementelor care particip la efectuarea operaiunii i modul cum acestea sunt modificate. Exemple: 1. La intrarea de materiale cu plat ulterioar vor fi afectate: elementul material care se va majora; elementul datorii care de asemenea se va majora. 2. La operaiunea de ridicare de numerar de la banc este afectat pe de o parte numerarul din contul bncii care se va diminua iar pe de alt parte numerarul din casieria firmei care se va majora. 3. La efectuarea plii unei datorii este afectat numerarul din contul de la banc prin care se va diminua concomitent i datoria unui ter care se va diminua. 3. Determinarea contului n care sunt reflectate elementele care s-au modificat la efectuarea operaiunii. 4. Aplicarea regulilor de funcionare la conturile identificate i nscrierea acestora ntr-o formul (articol contabil). Formula contabil reprezint forma grafic de redare a nregistrrii n contabilitate a unei operaiuni. n formula contabil exist de fapt cteva elemente obligatorii: a) semnul egal b) contul care se debiteaz i contul care se crediteaz c) suma nscris n contul sau conturile care se debiteaz i suma nscris n contul sau conturile care se crediteaz Exemplu: La operaiunea care a avut la baz factura, adic operaiunea de aprovizionare cu materiale de la furnizori cu plat ulterioar. Elementele afectate sunt: materiale, datorii comerciale. Conturile care nregistreaz elementele materiale: - conturile materiale (A) 12

conturile furnizori (P)

13