1.

1 PREZENTAREA GENERAL A PROCESORULUI DE TABELE

Un loc important n sistemul programelor de birotic l ocup procesoarele de tabele i reprezentri grafice dintre care Excel 97 face obiectul prezentrii noastre. Aceste procesoare de tabele sunt instrumente software de mare putere, destinate prelucrrii informaiilor dispuse sub form de tabel, ntr-o mare varietate de structuri: bugete, balane de verificare, bilan, facturi, analize etc.. Excel 97 s-a impus n categoria procesoarelor de tabele prin bogia de funcii, simplitatea utilizrii, ergonomie, fiind utilizate cu succes n domeniul afacerilor, n previziuni, simulri economice i analize statistice, n activiti curente de birou etc. Concepte de baz ale calculului tabelar Un procesor de tabele este o aplicaie informatic care permite lucrul cu foi de calcul. O asemenea foaie seamn foarte mult cu un tabel ntocmit pe hrtie, avnd ns multiple avantaje fa de acesta. Foaia de calcul este un spaiu plan, delimitat precis i organizat n linii i coloane. Fiind o matrice, foaia de calcul poate fi asimilat unui tabel ce este format din 256 de coloane, numerotate de la A la IV i 16.384 de linii (2 ). Aceste linii i coloane definesc 4.194.304 de celule. Celula se poate defini ca fiind o intersecie a unei linii cu o coloan. O celul poate conine 256 de caractere, semnificnd valori, iruri de caractere, funcii sau formule. Celula curent (celula activ) este celula n care se afl cursorul i care este afiat pe ecran cu marginile ngroate. Acest mod particular de afiare poart numele de cursor Excel. Cel mai des, introducerea datelor n foaia de calcul se face prin celula care conine cursorul. Coordonatele celulei (referine) reprezint perechea format din litera coloanei i numrul liniei care definesc celula respectiv ( de ex. A3, F8, AD196, etc). Coordonatele pot fi: - relative cu sintaxa prezentat mai sus: A3, F8 etc.
14

- absolute cu sintaxa urmtoare: $A$3, $F$8, $AD$196 etc. - mixte cu sintaxa: $A3 sau A$3, $F8 sau F$8 etc. Ele se mai numesc i referine deoarece sunt utilizate n formule i funcii pentru a indica poziia celulei al crei coninut este preluat n formula/funcia respectiv. Modul lor de utilizare va fi prezentat n paragraful "Calcule pe baz de formule". Tipuri de cmpuri dintr-o tabel (coordonate, nume)

H I

J K

...

...

IV

Cmp orizontal :

A:C4 .. A:G4

K2

Nume : CMP1

C4

G4

Cmp vertical:

5 1

A:K2..A:K1

Nume : CMP4

D7

B8

Cmp celul:

10

A:B8.. A:B8

11 Nume:CMP2

I11

K11

12

Cmp mixt

...

A:D7..A:I11

...

Nume:CMP3

Fig. 1.1 Tipuri de cmpuri Plaja de celule (cmp) este un ansamblu de celule adiacente, avnd drept coordonate liniile i coloanele aferente. Cmpul poate fi definit pe cel puin o celul (cmp celul), pe mai multe coloane i o singur linie (cmp orizontal), pe o coloan i mai multe linii (cmp vertical) i pe mai multe linii i coloane (cmp mixt), ca n figura 1.1. Precizm c i n cazul plajelor de celule referirea se face tot prin coordonate, sintaxa fiind : nume-foaie!coordonate-celul:coordonate-celul. De exemplu, utiliznd exprimarea n coordonate relative, se va nota astfel: Sheet1!C4:G4 Registrul de lucru. Tipul obinuit de document sau fiier din Microsoft Excel 97 este registrul de lucru (workbook). Registrele de lucru conin foi (sheet); acestea pot fi foi de calcul, foi de diagram i foi de macrocomenzi. Numele fiecrei foi apare n partea de jos foii-ecran, ntr-o zon pentru care care acceptam denumirea de "tab". n figura 1.2 se pot observa tab-urile cu numele: Sheet1, Sheet2 i Sheet3. n cadrul unui registru de lucru foile pot fi rearanjate, redenumite, inserate sau eliminate. Un registru de lucru este salvat sub forma unui fiier cu extensia .XLS i poate conine orice numr de foi (limita este dat de capacitatea calculatorului).

Fig. 1.2 Meniul FORMAT Utilizatorul poate crea sau salva noi registre de lucru, poate crea copii de rezerv i poate restaura un document pierdut, poate utiliza un registru creat anterior i l poate vizualiza nainte de imprimare. Meniurile. n executarea unei anumite operaii utilizatorul este asistat de un sistem de meniuri organizate ierarhic (n cascad) n meniuri i submeniuri. Meniurile permit definirea comenzilor ce urmeaz a fi executate. Ele sunt apelate prin selectarea meniului respectiv, exemplu: meniul Format di fig.1.2. Acest meniu este afiat ca urmare a selectrii opiunii Format din meniul principal. Opiunile din meniul principal sunt structurate pe orizontal, sub forma unei bare de meniu. Exist o standardizare a sistemului de meniuri, astfel: dac o comand este urmat de trei puncte (...) nseamnn c prin selectarea ei va fi afiat pe ecran o fereastr de dialog cu utilizatorul, prin care acesta este solicitat s furnizeze noi informaii; dac o comand este urmat de semnul () nseamn c prin selectarea ei va fi afiat un submeniu; dac o comand este afiat cu intensitate mai slab nseamn c nu este operabil; dac o comand este nsoit de ( ) sau iconul corespunztor este pe poziia apsat, nseamn c ea este deja activ. n plus meniurile conin n dreptul fiecrei comenzi numele tastei (combinaiilor de taste) funcionale prin care se poate lansa de la tastatur comanda respectiv. Meniurile contextuale sunt organizate pe logica unui meniu vertical i conin comenzi aferente obiectului selectat. Activarea meniului contextual se face prin selectarea contextului i acionarea butonului drept al mouse-ului. Gestionarea registrelor de lucru (WorkBook)

Ori de cte ori deschidem, salvm sau nchidem un fiier n MS Excel 97, deschidem, salvm sau nchidem un fiier registru de lucru. Registrul de lucru se deschide implicit cu 16 foi de calcul (Sheet1, ... Sheet16). Selectarea foilor dintr-un registru a) Selectarea unei singure foi se realizeaz executnd un click pe tab-ul foii curente (Sheet 1, n fig. 1.2); Dac ns se apas butonul drept al mousului, utilizatorul va avea acces la opiunile unui meniu contextual, opiuni ce conin comenzi pentru: inserare foaie nou (INSERT) Inserarea se poate face preciznd tipul foii. ntr-un registru de lucru pot exista 5 tipuri de foi i anume: Tip Worksheet (Foaie de calcul) Chart (Foaie diagrama) MS Excel 5.0 Dialog (Dialog) MS Excel 4.0 Macro (Foaie de macrocomand MS Excel 4.0) International Macro Sheet (Foaie de macrocomand internaional) Utilizare Introducerea si calcularea de date Diagrame nencorporate ntr-un registru de lucru Limbajul Visual Basic din MS Excel Compatibilitatea cu versiunile anterioare Compatibilitatea cu versiunile anterioare

Tabel 1.3 Tipuri de foi de calcul tergere foaie (DELETE) redenumire foaie (RENAME) mutare sau copiere foaie n registrul de lucru activ sau ntr-un alt registru de lucru (MOVE or COPY...) afiarea ferestrei MS Visual Basic ce permite vizualizarea procedurilor ataate foii respective (VIEW CODE). Oricare din operaiile prezentate se pot aplica unei foi sau unui grup de foi (simultan). Gruparea foilor se realizeaz prin operaia de selectare. b) Selectarea mai multor foi - pentru a selecta foi adiacente se execut un click pe primul tab-foaie (utiliznd butonul stng al mouse-ului), se apas tasta SHIFT i concomitent se face click pe tabul corespunztor ultimei foi din grup;

- pentru a selecta foi neadiacente se face click pe tabul primei foi din grup, se apas tasta CTRL i apoi se clicheaz succesiv pe tabul fiecrei foi care va face parte din grup; - pentru a selecta toate foile se alege din meniul contextual al foii comanda SELECT ALL SHEETS. Atta timp ct sunt selectate mai multe foi, n meniul contextual este adugat comanda UNGROUP SHEETS necesar pentru a realiza deselectarea.

Gestionarea ferestrelor Ferestrele multiple fac mai uoar introducerea, compararea, stabilirea de formate i editarea de date n: - pri diferite ale unei foi - foi diferite din acelai registru de lucru - dou sau mai multe registre de lucru Pentru gestionarea ferestrelor se utilizeaz meniul WINDOW, cu urmtoarele optiuni : - New window : creaz o nou fereastr ntr-un registru de lucru; - Arrange : permite aranjarea vertical sau orizontal a ferestrelor deschise simultan, permind vizualizarea concomitent a informaiilor din ferestre diferite; - Hide : ascunde fereastra activ; - Unhide : efect invers selectrii opiunii Hide. - Split : secioneaz n patru, ecranul foii de calcul permind defilarea independent pe cele patru zone - Freeze Panes : blocheaz n timpul defilrii coloanele din stnga celulei dorite, respectiv liniile de deasupra. Cnd o fereastr nu mai este util ea poate fi nchis, fr a fi necesar nchiderea fiierului registru de lucru. Componentele ferestrei document n Excel Lansarea n execuie a aplicaiei se realizeaz prin dublu click pe iconul Microsoft Excel. Efectul este afiarea ecranului Excel, figura 1.4. Se observ cu uurin elementele standard ale unei ferestre WINDOWS i anume: - bara de titlu, flancat n stnga de butonul meniului sistem ( meniu ce conine opiuni pentru gestionarea ferestrei WINDOWS), iar n dreapta de butoanele pentru minimizare/maximizare fereastr i nchidere aplicaie; - bara de meniuri ale aplicaiei; - bara/barele de instrumente standard; prin activarea cu ajutorul mouse-ului a unui instrument se realizeaz efectuarea rapid a uneia dintre operaiile curente;

- bara de formule: servete pentru introducerea datelor, vizualizarea i modificarea coninutului celulelor; - fereastra aferent foii de calcul active; - bara de defilare orizontal care cuprinde butoane pentru rsfoirea registrului de lucru foaie cu foaie (nainte / napoi ), poziionare la nceput ( ) / sfrit ( ) de registru, taburile foilor din registru i bara de defilare n cadrul foii active; Structura ferestrei de ecran Excel 97

Fig. 1.4 Ecranul EXCEL 97 - linia de stare: furnizeaz permanent informaii n legtur cu modul de lucru curent. Dac se dorete mrirea suprafeei de ecran pentru fereastra aferent foii de calcul active, se poate renuna la afiarea unora dintre barele componente, prin selectarea meniului VIEW i dezactivarea optiunilor respective. Invers, dac se dorete afiarea unei anumite bare de instrumente (Excel are 13 astfel de bare, la care se pot aduga nc multe altele create de utilizator) se selecteaz meniul VIEW, se activeaz comanda TOOLBARS... i se marcheaz casetele corespunztoarei barelor de instrumente necesare. Ieirea din sesiunea de lucru EXCEL se realizeaz prin dublu click pe butonul meniului sistem sau prin comanda File Quit.

Structura foii de calcul Foaia de calcul este documentul principal care se utilizeaz n Excel pentru a stoca i manipula date. Ea face parte ntotdeauna dintr-un registru de lucru, alturi de foi diagram, module Visual Basic etc., numrul lor nefiind limitat dect de memoria disponibil. Coloanele sunt identificate prin una sau dou litere (A,B, ... AA, ... IV). Liniile sunt identificate prin numere (de la 1 la 16384). O celul (definit prin intersecia unei linii cu o coloan) este identificat prin referina sa, adic prin coordonatele coloanei i liniei n care se afl (de ex.B2). Celulele pot fi grupate n cmpuri (plaje de celule). Un cmp este de form rectangular i poate fi identificat prin coordonatele colurilor opuse (stnga sus, dreapta jos), delimitate prin caracterul (:). De exemplu B3:E10 definete cmpul format din 32 celule care ncepe la celula B3 i se ncheie la celula E10. O celul poate conine informaii (text, numere, date calendaristice) sau formule de calcul, caz n care n celul va fi afiat rezultatul calculului (figura 1.5) Conceperea unei foi de calcul Conceperea prezentrii i organizrii unei foi de calcul este deosebit de important pentru vizualizarea informaiilor pe care foaia le conine. De aceea este indicat s se parcurg urmtoarele etape: 1. Stabilirea ideii generale Fiecare foaie de calcul trebuie conceput avnd n vedere scopul foii de calcul respective, care sunt datele necesare, cine va fi utilizatorul ei. n cazul unei foi de calcul care permite efectuarea de simulri, se recomand structurarea pe zone. n general o foaie de calcul cuprinde patru zone: zona de ipoteze, zona de date, zona de calcule i zona de rezultate. n cazul foilor ce conin baze de date se impune crearea unor zone de criterii pentru filtrarea informaiilor din baza de date i eventual a unor zone de afiare a rezultatelor filtrrilor. n aceste cazuri este indicat utilizarea mai multor foi de calcul care s cuprind parte din aceste zone, de exemplu: o foaie cu zonele de ipoteze, o alta cu zonele de criterii, .a.m.d., evitndu-se pe ct posibil crearea de foi de calcul uriae, greu de utilizat. n plus regruparea tuturor ipotezelor societii ntr-o singur foaie uureaz reutilizarea lor n mai multe foi sau registre de lucru.

2. Introducerea n foaia de calcul a informaiilor reprezentnd titluri: - titlul tabelului, data crerii - etichetele de coloane i de linii - comentarii ataate celulelor - zone de test, eventuali separatori. 3. Introducerea datelor iniiale Datele iniiale trebuie nelese ca date primare. Pe ct posibil nu trebuie s fie preluate sub form de date iniiale, date ce pot fi obinute prin calcule. Chiar dac uneori

este mai dificil de utilizat formule, ele trebuie preferate valorilor absolute; orice schimbare intervenit valoarea iniial se va repercuta automat n toate formulele care o utilizeaz direct sau indirect diminundu-se la maximum riscul de eroare. Volumul datelor iniiale trebuie redus la minim. 4. Introducerea formulelor Se recomand utilizarea referinelor nominale de celule/zone i a formulelor scurte. Dac este necesar efectuarea de calcule complexe (formule mari) este indicat descompunerea n calcule pariale plasate n celule diferite. Utilizarea referinelor nominale micoreaz erorile de manipulare posibile. 5. Formatarea foii de calcul Aceasta trebuie realizat (dac este posibil) n conformitate cu formatele cu care utilizatorul este familiarizat. Pentru aceasta este necesar inserarea de celule/linii/coloane vide, chenare, etc. pentru a permite citirea cu uurin a foii de calcul. Spre exemplificare prezentm n continuare un formular de bilant (pentru trei exerciii financiare consecutive), realizat ntr-o foaie de calcul (fig. 1.5). ACTIV Imobilizri Necorporale Cheltuieli de constituire i de cercetare Dezvoltare Concesiuni, brevete, alte drepturi similare Fond comercial Alte imobilizari Imobilizari in curs Imobilizari Corporale Terenuri Cladiri i construcii speciale Maini si utilaje Alte imobilizri corporale Imobilizri n curs Imobilizari Financiare Titluri de participare Alte titluri imobilizate Creane imobilizate TOTAL ACTIVE IMOBILIZATE Stocuri Materii prime i materiale 0 1995 0 1996 1997 283

84792 15083 143690 21685 33655 0 0

433899 300882 38737 10805 83475 0 0

84792 433899 109873 140619 16973

283 1512

Obiecte de inventar i stocuri aflate la teri Producie n curs Produse finite Alte active circulante Furnizori - Debitori Clieni i conturi asimilate Acionari-capital subscris i nevrsat Alte creane Titluri de plasament Conturi la bnci, casa i acreditive TOTAL ACTIVE CIRCULANTE Cheltuieli constatate n avan Diferene de conversie activ TOTAL CONTURI DE REGULA-RIZARI I ASIMILATE Prime privind rambursarea obligaiunilor TOTAL ACTIV

109873 424864 44340 169397

123646 872676 62864 504544 0 50976 270256 0 0 160151 35012 534737 1013295 0 68257 0 101233 0 169490

1512 25791 280 16682 338 278 8213 27303 0 328 328

0 0 0 619529 1616684 27914

PASIV Capital social din care : -capital subscris i vrsat Prime legate de capital Diferene din reevaluare Rezerve Rezultatul reportat Rezultatul exerciiului Fonduri Subvenii pentru investiii Provizioane reglementate TOTAL CAPITALURI PROPRII Provizioane pentru riscuri Provizioane pentru cheltuieli TOTAL PROVIZIOANE PENTRU RISCURI SI CHELTUIELI

1995 200 200 0 40 0 51795

1996 227460 227460 0 0 29315 0 111118

1997 20000 20000 4000 3346 73

54497 0 106532 0 0 0

206728 0 574621 0 40200 40200

850 470 28739 0 100 100

Imprumuturi si datorii asimilate din care : -pe termen mediu si lung Furnizori si conturi asimilate Clienti - Creditori Alte datorii Banca TOTAL DATORII Venituri inregistrate in avans Diferente de conversie pasiv TOTAL CONTURI DE REGULA-RIZARE SI ASIMILATE TOTAL PASIV EGALITATE BILANT ACTIV PASIV ** DIFERENTE** Fig. 1.5 Stuctura bilanului

0 0 155108 0 305229 0 460337 3703 48957 52660

0 0 366582 853 532171 0 899606 0 102257 102257 5418 5176 10547 1249 5711 28101 275 275

619529 1616684 57215 1991 619529 619529 0 1992 1616684 1616684 0 1993 27914 57215 -29301

6. Verificarea i testarea foii de calcul Trebuie verificat totul i mai ales formulele. Pentru aceasta se face apel la valori ale datelor de intrare pentru care se cunosc rezultatele diferitelor celule. 7. Ataarea unui plan desfurtor Excel permite crearea (automat sau de ctre utilizator) a unui plan desfurtor (outline), plan ce poate fi afiat in extenso cu toate detaliile sau restrns cnd detaliile sunt ascunse. Se realizeaza astfel o sintetizare a foii de calcul. Datorit acestei faciliti se pot ascunde sau afia pna la opt nivele de detaliu din rnduri sau coloane. n acest fel informaia devine mai uor de citit i de comparat. Unei foi de calcul i se poate ataa un singur plan desfurtor. Modalitile de rezolvare sunt urmtoarele: a) automat Pentru exemplificare relum foaia ce conine formularul de bilan. i atam automat un plan desfurtor, astfel: -selectm ntregul formular; -selectm din meniul Data opiunea Group and Outline; Auto Outline. Implicit Excel presupune c rndurile de cumul sunt dedesubtul rndurilor de detaliu (Summary rows below detail), iar coloanele de cumul sunt la dreapta coloanelor de detaliu (Summary columns to right of detail). Utilizatorul poate schimba direcia de

calcul modificnd setrile din fereastra Setting (figura 1.6). i acionnd butonul Create. Afiarea acestei ferestra se face cu comanda Data; Group and Outline, Setting Ca urmare n partea stng a foii de calcul apare o zon cu butonae de nivel (numerotate 1,2,3,) i cu butonae de ascundere/afiare detalii ([ ]/[+]). Acionarea butonaelor [-] (cu ajutorul mouse-ului), face s dispar liniile de detaliu; pentru reafiarea lor se acioneaz (tot prin intermediul mouse-ului) butonaele [+]. Dac planul desfurtor este creat pe linii,butonaele apar n stnga antetelor de linii; dac este creat pe coloane, butonaele apar n zona de deasupra antetelor de coloane. Un plan desfurtor poate fi realizat i simultan pe linii si coloane.
_

Fig. 1.6 Caseta de setare b) manual Pentru ataarea manual a unei structuri de plan desfurtor se procedeaz astfel: - se selecteaz celulele pentru grupare, corespunztoare unui nivel, exclusiv celula ce conine formula de cumulare (n caz c exist!) - se alege comanda Data; Group and Outline; Group. n cazul n care nu au fost selectate rnduri sau coloane ntregi, va apare fereastra de dialog Group. - din caseta de dialog Group se selecteaz Rows sau Columns. - se acioneaza butonul OK dup care se repet procedeul pentru fiecare nivel de grupare n parte. Anularea unei grupri se face cu comanda Data; Group and Outline, Ungroup. n figura 1.7 este prezentat o parte din planul desfurtor aferent formularului de bilan.

Fig. 1.7 Plan desfurtor