FUNCIONES DE GERENCIA

GERENTE GENERAL (Carlos Andrés Vásquez R.)

Las funciones del Gerente General son:

 Contratar todas las posiciones gerenciales.
 Realizar evaluaciones periódicas acerca del cumplimiento de las
funciones de los diferentes departamentos.
 Planear y desarrollar metas a corto y largo plazo junto con objetivos
anuales y entregar las proyecciones de dichas metas para la aprobación
de los gerentes corporativos.
 Coordinar con las oficinas administrativas para asegurar que los registros
y sus análisis se están llevando correctamente.
 Crear y mantener buenas relaciones con los clientes, gerentes
corporativos y proveedores para mantener el buen funcionamiento de la
empresa.
 Lograr que las personas quieran hacer lo que tienen que hacer y no
hacer lo que ellas quieren hacer.

GERENTE FINANCIERO (Jaiderson Arango Ruíz)

El administrador financiero juega un papel importante en la empresa, sus

funciones y su objetivo pueden evaluarse con respecto a los Estados financieros
Básicos. Sus tres funciones primarias son:

o El análisis de datos financieros

o La determinación de la estructura de activos de la
empresa
o La fijación de la estructura de capital

1. Análisis de datos financieros

Esta función se refiere a la transformación de datos financieros a una forma

que puedan utilizarse para controlar la posición financiera de la empresa, a
hacer planes para financiamientos futuros, evaluar la necesidad para
incrementar la capacidad productiva y a determinar el financiamiento adicional
que se requiera.

2. Determinación de la estructura de activos de la empresa

El administrador financiero debe determinar tanto la composición, como el tipo

de activos que se encuentran en el Balance de la empresa. El término
composición se refiere a la cantidad de dinero que comprenden los activos
circulantes y fijos.

Una vez que se determinan la composición, el gerente financiero debe

determinar y tratar de mantener ciertos niveles óptimos de cada tipo de activos
circulante. Asimismo, debe determinar cuáles son los mejores activos fijos que
deben adquirirse. Debe saber en que momento los activos fijos se hacen
obsoletos y es necesario reemplazarlos o modificarlos.

La determinación de la estructura óptima de activos de una empresa no es un

proceso simple; requiere de perspicacia y estudio de las operaciones pasadas y
futuras de la empresa, así como también comprensión de los objetivos a largo
plazo.

3. Determinación de la estructura de capital

Esta función se ocupa del pasivo y capital en el Balance. Deben tomarse dos
decisiones fundamentales acerca de la estructura de capital de la empresa.

Primero debe determinarse la composición más adecuada de financiamiento a

corto plazo y largo plazo, esta es una decisión importante por cuanto afecta la
rentabilidad y la liquidez general de la compañía. Otro asunto de igual
importancia es determinar cuáles fuentes de financiamiento a corto o largo
plazo son mejores para la empresa en un momento determinado. Muchas de
estas decisiones las impone la necesidad, peor algunas requieren un análisis
minucioso de las alternativas disponibles, su costo y sus implicaciones a largo
plazo.

La evaluación del Balance por parte del administrador financiero refleja la

situación financiera general de la empresa, al hacer esta evaluación, debe
observar el funcionamiento de la empresa y buscar áreas problemáticas y áreas
que sean susceptibles de mejoras.

Al determinar la estructura de activos de la empresa, se da forma a la parte del

activo y al fijar la estructura de capital se están construyendo las partes del
pasivo y capital en el Balance.

También debe cumplir funciones especificas Como:

o Evaluar y seleccionar clientes

o Evaluación de la posición financiera de la empresa
o Adquisición de financiamiento a corto plazo
o Adquisición de activos fijos
o Distribución de utilidades

El objetivo final que debe cumplir el administrador financiero debe ser alcanzar
los objetivos de los dueños de la empresa. Frente a esto la función financiera,
el administrador debe plantear una estrategia más viable que los esfuerzos para
maximizar utilidades. Es una estrategia que hace hincapié en el aumento del
valor actual de la inversión de los dueños y en la implementación de proyectos
que aumenten el valor en el mercado de los valores de la empresa.

Al utilizar la estrategia de maximizar la riqueza, el gerente financiero se

enfrenta con el problema de la incertidumbre al tener en cuenta las alternativas
entre diferentes tipos de rendimiento y los niveles de riesgo correspondientes.
Utilizando su conocimiento de estas alternativas previstas de riesgo -
rendimiento, perfecciona estrategias destinadas a incrementar al máximo la
riqueza de los dueños a cambio de un nivel aceptable de riesgo.

"La administración financiera esencialmente es una combinación de contabilidad

y economía. En primer lugar, los gerentes financieros utilizan la información
contable -balances generales, estados de resultados, flujos de caja, estado de
fuentes y usos.- con el fin de analizar, planear y distribuir recursos financieros
para las Pymes. En segunda instancia, ellos emplean los principios
económicos como guía para la toma de decisiones financieras que favorezcan
los intereses de la organización. En otras palabras, las finanzas constituyen un
área aplicada de la economía que se apoya en la información contable".

"Todos los gerentes financieros deben estar en capacidad de COMUNICAR,

ANALIZAR Y TOMAR DECISIONES con base en la información recopilada a
partir de muchas fuentes. Para llevar a cabo esta tarea, necesitan ANALIZAR
LOS ESTADOS FINANCIEROS, ADEMÁS DE PRONOSTICAR, PLANEAR Y
DETERMINAR el efecto de la magnitud, el riesgo y la temporalidad de los flujos
de efectivo."

El ADMINISTRADOR FINANCIERO es quien proporciona la información

fundamental de la empresa a través del diagnóstico financiero, para lo cual
toma la contabilidad (el ayer), interpreta los datos fríos existentes en los
estados financieros y elabora con detalle la información que requiere la
empresa para conocer su situación actual. Con base en esta información
proyecta a la empresa a una situación futura y factible a través de la planeación
prospectiva y la planeación estratégica financiera.

La información sobre productividad debe inducir a que los empresarios

conozcan el VALOR ECONÓMICO que se destruye o se genera al interior de la
organización. EL ADMINISTRADOR FINANCIERO es quien indica la forma
para lograr la generación de valor, orienta adecuadamente los recursos y da
alternativas para su uso óptimo; él es quien indica la cantidad de inversión que
se requiere para cumplir con su objetivo básico y busca la financiación al menor
costo posible.

El Talento Humano de buen desempeño y el capital, son los recursos más

escasos para toda empresa. El ADMINISTRADOR FINANCIERO se ha
preparado para procesar la información que se requiere en el momento de
localizar esas dos fuentes tan importantes y escasas en el presente milenio. El
es conciente del poder que tienen las habilidades esenciales (innovación) de
toda empresa, él más que nadie es conciente del valor del know How de la
organización.

GERENTE DE PRODUCCIÓN (Lina Marcela Diosa)

Un gerente de producción es la persona encargada de supervisar que dentro de

un proceso productivo se cumpla con los objetivos y con el plan de producción
dando soluciones a problemas presentados a la mayor brevedad posible
garantizando que las personas a su cargo se comprometan con sus funciones, y
las cumplan a cabalidad.

El gerente de producción es responsable de la coordinación y supervisión de

todos los detalles administrativos, económicos y técnicos de la producción.

El gerente de producción supervisa todas las acciones del grupo de producción.

GERENTE DE MERCADEO (Natalia Pulgarín Cano)

El gerente de mercadeo y ventas es la persona encargada de dirigir, organizar y

controlar un cuerpo o departamento de ventas.

El buen gerente de ventas debe agrupar todas las cualidades de un verdadero

líder, como son la honestidad, ser catalizador, tomar decisiones, ejecutarlas, en
fin un gerente deber ser muchas cosas, para muchas personas.

Dentro de sus funciones, tenemos las siguientes:

 Preparar planes y presupuestos de ventas, de modo que debe planificar sus

acciones y las del departamento, tomando en cuenta los recursos necesarios y
disponibles para llevar a cabo dichos planes.

 Establecer metas y objetivos. Es importante aclarar que las metas son a

largo plazo o sea, son más idealistas, es como decir que la meta puede ser,
llegar a ser el número uno en un mercado determinado, mientras que los
objetivos son mas precisos y a plazos mas cortos. Un objetivo seria vender diez
millones en el próximo trimestre.

 Calcular la demanda y pronosticar las ventas. Este proceso es de vital

importancia y deber realizarse en el mismo orden en que se ha citado, de forma
que primero calculemos cual es la demanda real del mercado y considerando
nuestra participación en el mismo, podamos pronosticar nuestras ventas. Dicho
pronóstico debe ser lo mas preciso posible porque de esto depende otros
compromisos, como la compra de materia prima, el pago a suplidores o
cualquier otro compromiso con acreedores.

 Determinar el tamaño y la estructura de la fuerza de ventas. Debido a que

el gerente es quien conoce de primera mano el mercado que se trabaja, y como
debe tratar el mismo, es quien esta llamado a estructurar el departamento.

 Reclutamiento, selección y capacitación de los vendedores. Esta función del

gerente de ventas, dependerá de la estructura de la empresa, porque en
muchos casos, estos procedimientos son realizados por el departamento de
recursos humanos, aunque la forma idónea seria que Recursos Humanos,
recluten y seleccionen previamente y luego se le presente al gerente solo los
mejores candidatos para ser incorporados a la empresa.

 Delimitar el territorio, establecer las cuotas de ventas y definir los

estándares de desempeño. Esto es así, porque al gerente se le entregan sus
responsabilidades como cuotas generales de ventas y territorios amplios. Para
cumplir estas cuotas el gerente debe dividir el total de las ventas entre su
equipo de vendedores, tomando en cuenta las posibilidades de cierre de cada
vendedor sus zonas geográficas, de modo tal, que cada representante conozca
sus cuotas y la sumatoria de estas, den como resultado el objetivo de venta al
gerente.

 Compensa, motiva y guía las fuerzas de venta. La compensación y la

motivación, son dos prácticas similares porque lleva satisfacción al vendedor, la
cual es transmitida por el mismo, a sus clientes, con una sensación de
confianza.

Los planes de compensación, son muy variados y dependerán del producto que
se este trabajando y de como este organizada la estructura de ventas.

 Conducir el análisis de costo de ventas. Toda planificación debe tener

incluida un análisis de costos. Dentro de esos análisis debe estar definida cual
seria el costo para alcanzar las ventas deseadas y como es el gerente quien
conoce las estrategias para alcanzar los objetivos, es quien debe analizar los
gastos en que incurrirá la compañía en el desarrollo de su plan.

 Evaluación del desempeño de la fuerza de ventas. El gerente debe de

calificar el desempeño de sus vendedores básicamente comparando el período
actual con los anteriores y a los vendedores uno con otros.

 Monitorear el departamento. Es misión del gerente velar porque todo el

procedimiento de ventas, se este llevando cabo de la forma idónea y que sus
representantes sean buenos ciudadanos corporativos.

Integración de la gerencia de ventas y de marketing

Ambas son funciones de marketing en la empresa y es fundamental que tanto
el personal de marketing como el de ventas, estén enfocados en objetivos y
metas comunes.

La oficina de marketing, debe dar soporte a las ventas en diferentes aspectos

como son:

Publicidad, debe coordinar los esfuerzos publicitarios.

Promoción de ventas, está llamada a proveer al departamento de ventas, con

material POP, como son folletos, catálogos y otros materiales promociónales
fundamentales para la venta.

Exposiciones. Tienen un carácter informativo.

Investigación de mercado. Es la recopilación e interpretación de datos

referentes al mercado en cuestión.

Planeación de marketing. Sirve de base para la planeación de ventas.