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TÉCNICA DE ARQUIVO
TEXTO DIDÁTICO
RECIFE
1997
TÉCNICA DE ARQUIVO
APRESENTAÇÃO
Este texto didático colocado à disposição dos interessados, tem como finalidade
servir de suporte e orientação à disciplina Técnica de Arquivo.
A terminologia mais utilizada para o assunto distingue e estabelece diferenças entre
arquivologia (para a ciência dos arquivos) e arquivística (para a técnica). Neste sentido, por
tratar de conhecimentos práticos relativos à organização de arquivos, o texto promove e
orienta a aplicação da arquivística no controle, administração e recuperação dos diversos
tipos de documentos.
SUMÁRIO
APRESENTAÇÃO
1 CONCEITO DE ARQUIVO
1.1 FINALIDADE E FUNÇÃO DOS ARQUIVOS
1.2 CLASSIFICAÇÃO
1.2.1 Entidades Mantenedoras (características das organizações)
1.2.2 Estágios de sua evolução
1.2.3 Extensão de sua atuação
1.2.4 Natureza dos documentos
1.3 TERMINOLOGIA ARQUIVÍSTICA
3 ARQUIVOS CORRENTES
3.1 PROTOCOLO
3.1.1 Registro e movimentação
3.2 EXPEDIÇÃO
3.3 ARQUIVAMENTO
3.3.1 Métodos básicos de arquivamento
3.3.1.1 Método alfabético
3.3.1.2 Método geográfico
3.3.2 Método numérico
3.3.2.1 Método simples
3.3.2.2 Método numérico cronológico
3.3.2.3 Método digito-terminal
3.3.3 Métodos por assunto
3.3.3.1 Método alfabético
3.3.3.2 Ordem dicionária
3.3.3.3 Ordem enciclopédica
3.3.4 Método numérico de assunto
3.3.4.1 Método duplex
3.3.4.2 Método decimal
3.3.5 Métodos padronizados
3.4 EMPRÉSTIMO E CONSULTA
4 PLANEJAMENTO DE UMA SISTEMA DE ARQUIVO CORRENTE
4.1 PROJETO
4.2 EXEMPLOS
4.2.1 Arquivo técnico de uma consultoria
4.2.2 Arquivo técnico de uma pequena empresa
5 AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS
5.1 CRITÉRIOS PARA AVALIAÇÃO
5.2 DETERMINAÇÃO DOS VALORES DOS DOCUMENTOS
5.3 MODELO TABELA DE TEMPORALIDADE
6 CONCLUSÃO
REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS
ANEXOS
1 CONCEITO DE ARQUIVO
Conjunto de documentos produzidos e recebidos por uma pessoa física ou jurídica, pública
ou privada. Caracteriza-se pela natureza orgânica de sua acumulação (de forma organizada, dentro
de uma estrutura).
Solon Buck define: “Arquivo é o conjunto de documentos oficialmente produzidos e
recebidos por um governo, organização ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e
conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros”.1
Pela conceituação deduz-se três características que distinguem os arquivos:
a) exclusividade de criação e recepção por uma repartição, firma ou instituição. Não se considera
arquivo uma coleção de manuscritos históricos, reunidos por uma pessoa.
b) origem no curso de suas atividades. Os documentos devem servir de prova de transações passadas.
c) caráter orgânico que liga o documento aos outros do mesmo conjunto. Um documento, destacado
do seu conjunto, do todo a que pertence, significa muito menos do que quando em conjunto.
* Conjunto de documentos.
* Móvel para guarda de documentos.
* Local onde o acervo documental deverá ser conservado.
* Órgão governamental ou institucional cujo objetivo seja o de guardar e conservar a documentação.
* Compartimento ou arranjo, por assunto, de temas armazenados em disquetes ou em grandes
sistemas automatizados.
Daí o valor primário (valor administrativo) e o valor secundário (valor cultural). Observa-
se então a grande diferença entre os arquivos e outras áreas da Documentação. 2 Sendo
primordialmente administrativo, serve primeiro à administração que o criou, depois é que serve à
história - após o esgotamento da atividade administrativa.
O arquivo tem como funções básicas a guarda, a conservação e recuperação dos
documentos.
1.2 CLASSIFICAÇÃO
- As entidades mantenedoras.
- Os estágios de sua evolução.
- A extensão de sua atuação.
- A natureza dos documentos.
Federal
Públicas Estadual
Municipal
Sindicatos
Colégios
Institucionais Igrejas
ONGs
Sociedades, Associações, Conselhos
Empresas
Indústrias
Comerciais Companhias
Pequenas e médias empresas
Escritórios
* Arquivo Especial: formado por documentos de formas físicas diversas: fotografias, discos, fitas,
slides, CD’s, microformas, disquetes - que merecem tratamento especial não apenas quanto ao
armazenamento, mas também quanto ao registro, acondicionamento, controle e conservação.
* Arquivo Especializado: formado por documentos resultantes da experiência humana num campo
específico - independente da forma física que apresentam. Por exemplo: arquivos médicos, arquivos
hospitalares, arquivos de imprensa, arquivos de engenharia.
- Ostensivos ou ordinários: a classificação é dada aos assuntos aos quais a divulgação não prejudica
a administração.
- Sigilosos: documentos sigilosos são aqueles que, por sua natureza, devem ser de conhecimento
restrito e, portanto, exigem medidas especiais para salvaguardar sua custódia e divulgação.
- Conforme a necessidade de sigilo e quanto ao meio em que podem circular, ainda existem os graus
de sigilo:
LEGISLAÇÃO ARQUIVÍSTICA
3 ARQUIVOS CORRENTES
Recebimento e classificação
PASSOS ROTINAS
1 Receber a correspondência.
2 Separar a correspondência oficial da particular.
3 Distribuir a correspondência particular.
4 Separar a correspondência oficial de caráter ostensivo da de caráter sigiloso.
5 Encaminhar a correspondência sigilosa aos destinatários.
6 Abrir a correspondência ostensiva.
7 Interpretar e classificar com base no código de assunto adotado.
8 Colocar o carimbo do protocolo - o número e a data (canto superior direito do
documento). Figura 1.
9 Elaborar o resumo do assunto a ser lançado na ficha de protocolo.
10 Encaminhar os papéis ao setor de registro e movimentação.
FIGURA 1
CARIMBO DE PROTOCOLO
DATA NÚMERO
DESTINO CÓDIGO
PASSOS ROTINAS
1 Preparar a ficha de protocolo (em duas vias).
2 Anexar a segunda via da ficha do documento, encaminhando-a ao seu destino.
3 Inscrever os dados constantes da ficha de protocolo na ficha de procedência e
assunto (quando for o caso).
4 Arquivar as fichas de protocolo em ordem numérica.
5 Receber dos vários setores os documentos a serem redistribuídos, anotar nas
respectivas fichas numéricas o novo destino.
6 Encaminhar os documentos aos respectivos destinos.
FIGURA 2
FICHA DE PROTOCOLO
No do Protocolo Código
Assunto
Data Espécie
Entrada
Data No de
PROCEDÊNCIA Documento Origem
ASSUNTO
FIGURA 3
FICHA DE PROCEDÊNCIA
PROCEDÊNCIA:
DOCUMENTO
ESP E No DATA ASSUNTO No PROTOCOLO
FIGURA 4
FICHA DE ASSUNTO
CÓDIGO
DOCUMENTO
ESP E No DATA PROCEDÊNCIA No PROTOCOLO
ROTINA DE EXPEDIÇÃO
PASSOS ROTINAS
1 Receber a correspondência (original, envelope e cópias em cores e quantidades a
determinar).
2 Verificar se não faltam folhas em anexo.
3 Numerar e completar a data no original e nas cópias.
4 Separar o original das cópias.
5 Expedir o original, com os anexos se for o caso.
6 Encaminhar as cópias, acompanhadas dos antecedentes que lhes deram origem,
ao setor de arquivamento, isto é, ao arquivo propriamente dito.
Fonte: PAES, M. L. Arquivo: teoria e prática.
3.3 ARQUIVAMENTO
A bibliografia especializada nem sempre é unânime no que diz respeito aos enfoques sobre a
classificação dos arquivos.
Classificação é o princípio utilizado para definir as classes, subclasses, grupos, subgrupos -
entre os quais se distribuirá a documentação que se quer arquivar.
As classificações cobrem a maioria das ocupações humanas e suas regras devem ser tais que
cada classe agrupe os elementos mais semelhantes entre si e diferentes daqueles incluídos nas demais
classes. O que evitará ambigüidades no momento da classificação e da procura - ou da
reclassificação. Assim, as classes subdividem-se em subclasses, contendo certo número de grupos
homogêneos, possuindo um ou diversos critérios comuns que diferenciam-se das outras subclasses.
M - classe
Ma - subclasse
Mv - subclasse.
De acordo com as necessidades poder-se-á continuar essa subdivisão formando para cada
subclasse um número mais ou menos importante de grupos e assim sucessivamente. E, claro, essa
subdivisão não se levará mais além do estritamente necessário e suficiente. É impossível racionalizar
todos os casos apresentados e é bom lembrar que são as exceções que determinam os custos do
arquivamento.
Uma classificação que pretende prever todos os casos excepcionais e todas as tarefas
complexas, emergentes, é necessariamente uma classificação muito onerosa. Para ordenar os
elementos em uma classificação dada, são possíveis duas ordens de classificação:
As classificações são portanto possíveis graças à ordem alfabética e à ordem numérica e suas
derivações. As classificações também chamadas métodos de arquivamento se dividem em básicas e
padronizadas.
Alfabético
Geográfico
Básicos Numéricos Simples
Cronológico
Dígito-Terminal
Assunto Alfabético Dicionário
Enciclopédico
Numérico Duplex
Decimal
Padronizados Variadex
Automático
Soundex
Rôneo
Mnemônico
* Nome
* Local
* Data
* Assunto.
* Ordem alfabética
* Ordem geográfica
* Ordem cronológica
* Ordem de assunto.
3.3.1 Métodos básicos de arquivamento
É simples de elaboração e de manuseio, desde que o elemento a ser considerado seja o nome.
É indispensável que o alfabeto seja bastante conhecido (inclusive com as letras K, Y, e W), As fichas,
ou pastas, são realizadas em rigorosa ordem alfabética. As notações nas guias das pastas podem ser
abertas ou fechadas.
REGRAS DE ALFABETAÇÃO
J. Pereira Pereira, J.
João Pereira Pereira, João
José Pereira Pereira, Jonas
Jonas Pereira Pereira José.
* arranjo em ordem alfabética
6) As partículas, tais como “de”, “da”, “do”, “e” não são consideradas.
7) Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho, Júnior, Neto, Sobrinho são
considerados parte integrante do último sobrenome - mas não são considerados na ordenação
alfabética.
10) As partículas podem ou não, ser consideradas. O mais comum é considerá-las como parte
integrante do nome - quando escritas com letras maiúsculas.
11) Os nomes espanhóis são registrados pelo penúltimo sobrenome, que corresponde ao sobrenome
de família do pai.
12) Os nomes orientais - japoneses, chineses, árabes são registrados como se apresentam.
Al Ben-Hur Al Ben-Hur
Li Yutang Li Yutang
Anuar el Sadat Anuar el Sadat
* arranjo em ordem alfabética
13) Os nomes de firmas, empresas, instituições e órgãos governamentais devem ser transcritos como
se apresentam. Não se considera para ordenação os artigos, preposições que compõem os
nomes.
14) Os nomes de instituições ou órgãos governamentais de países estrangeiros devem ser precedidos
pelo nome do país.
The Washington Post Estados Unidos. Washington Post (The)
The Financial Times Estados Unidos. Financial Times (The)
The Library of Congress Estados Unidos. Library of Congress (The)
* arranjo em ordem alfabética
15) Nos títulos de Congressos, Conferências, Reuniões, Assembléias, etc, os números arábicos,
romanos ou escritos por extenso, deverão aparecer no fim, entre parênteses.
EXERCÍCIO
O método geográfico é do sistema direto. Aconselhado para serviços que utilizam pesquisas
por áreas geográficas. Deve ser complementado por um índice com o nome das pessoas e respectiva
localização. O elemento considerado é o local. As melhores ordenações geográficas são:
São Paulo
Rio de Janeiro
Pernambuco
b) Nome da Cidade, Estado e correspondente.
Quando se organiza um arquivo por cidades, deve-se observar rigorosa ordem alfabética das
cidades - as capitais são ordenadas alfabeticamente, sem destaque.
* Não é necessário o uso de guias - apenas que as pastas tragam os nomes das cidades e dos Estados,
e estejam ordenadas alfabeticamente pelas cidades.
FIGURA 6
Itambé - Paraíba
Nas correspondências com outros países, alfabeta-se primeiro o país, seguido da capital e do
correspondente.
FIGURA 7
Inglaterra - Leverpool
Inglaterra - Londres
França - Rennes
França - Lorena
França - Paris
EXERCÍCIO
Os métodos numéricos são indiretos, uma vez que, para se localizar um documento ou pasta,
existe a necessidade de se recorrer a um índice alfabético, em fichas, que fornecerá o número sob o
qual o documento ou pasta foi arquivado. A numeração é seqüencial.
Os métodos numéricos são:
a) Simples
b) Cronológico
c) Digito-terminal.
3.3.2.1 Simples
1 Paulo de Castro
Correspondentes
Efetivos
Registro em pasta
Neste método, além da ordem numérica, deve-se observar a data. Esse método é adotado em
quase todas as repartições públicas. O documento recebe um número (protocolo) e a data.
O documento, depois de numerado, é colocado numa pasta onde, além do número e da data,
estão contidas informações úteis. em geral é chamado processo, a partir daí.
A automação possibilitou a agilização de inúmeros processos administrativos, inclusive o
acompanhamento dos processos pelos interessados. É um método de arquivamento que dispensa o
uso de pastas miscelâneas, uma vez que cada documento recebe o seu próprio número de registro,
constituindo-se num processo único, ordenado em rigorosa ordem numérica. Tem como vantagem o
maior grau de sigilo e menor possibilidade de erros. Sendo um método indireto exige duplicidade de
pesquisa, a busca se dá pelo número e a data do processo, automatizado ou não.
Para Castro, “toda instituição dispõe de um certo número de documentos que devem ser
arquivados por assuntos. Usa-se este sistema quando o assunto de que trata o documento é mais
importante do que o nome ou o endereço do indivíduo ou da entidade.
Neste caso, conforme o que está sendo tratado no texto do documento, determina-se o
assunto pelo qual se há de arquivar”.3
A aplicação do método de arquivamento por assunto não é de fácil execução, depende da
correta interpretação dos documentos sob análise, além de amplo conhecimento das atividades
institucionais. É o método mais aconselhado nos casos de grandes volumes de documentos e
variedade de assuntos.
No arquivamento por assunto, podem ser adotados:
- Método alfabético
- Método numérico
Verbas
Transferências
Promoções
Máquinas
3.3.3.1 Método alfabético
Fichas Pessoais
Quando o volume e a diversidade de assuntos da documentação a ser arquivada é pequena,
deve-se adotar um método alfabético Férias
que pode obedecer duas ordens: ordem dicionária ou ordem
enciclopédica.
Dotações
3.3.3.2 Ordem dicionária
Diárias
Assuntos isolados são dispostos em ordem alfabética, obedecendo-se à seqüência das letras.
Exemplo: gaveta de um arquivo, disposto em ordem dicionária, do Departamento de Pessoal
Demisões
de uma instituição pública.
Créditos
FIGURA 9
ORDEM DICIONÁRIA
Ajuda de custo
Admissão
Departamento
de Pessoal
EXERCÍCIO
Treinamento de pessoal
Aperfeiçoamento de pessoal
Assistência técnica
Material permanente
Aquisição de material de consumo
Previdência e assistência social
Recrutamento de pessoal (seleção)
Quadros e tabelas de pessoal
Relações públicas
Publicidade
Exposições
Relatórios
Correspondência particular do diretor
Estatutos
Assembléia Geral
Conselho Diretor
Outros assuntos
Férias
Pagamento
Salário-família
Assistência psicológica
Conservação e recuperação
Inventários
Operações bancárias
Patrimônio
Comunicações
Impressão
Exposição
Distribuição
Publicações
3.3.3.3 Ordem enciclopédica
Aplicada ao trabalho
Assuntos correlatos são agrupados sob um título geral e dispostos em ordem alfabética.
Exemplo: gaveta de um arquivoAplicada
do Departamento
à educaçãode Educação da Universidade YZ.
FIGURA
Psicologia10
ORDEM ENCICLOPÉDICA
Economia
Ciência Política
Administração
Pesquisas
Mestrado
Formação
Especialização
Doutorado
Cursos
Departamento de
EXERCÍCIO
1. Organize um esquema de assuntos em ordem enciclopédica, adotando como classes principais:
Organização/Pessoal/Orçamento/Material/Comunicações/Patrimônio.
Prédios e salas
Regulamentos
Organogramas
Admissão
Aluguel de salas
Receita
Correios
Condomínio
Telex
Gratificação de funções
Aquisição de material
Limpeza e conservação de prédios
Salários
Baixas de material
Mudanças
Concorrências
Licitações
Casa de empregados
Recrutamento de pessoal
Terrenos
Despesa
Dispensa de pessoal
Telégrafos
Férias
Gratificação por tempo de serviço
Rádio
Previdência social
Licenças
Satélite
O sistema numérico, aplicado à classificação por assunto facilita as operações, pois basta
marcar com um número (símbolo) cada papel, para indicar o local exato onde o documento deverá
ser arquivado.
Usando-se métodos numéricos é indispensável:
1) Um índice alfabético.
2) Um código de classificação.
* Organização
* Documentação
* Necessidade do usuário.
Utiliza-se neste sistema os métodos:
- método duplex
- método decimal
01 CONTABILIDADE 07 METAIS
02 EMPREGADOS 08 FERRAGENS
03 MÓVEIS 09 TINTAS
04 IMÓVEIS 10 ÓLEOS, LUBRIFICANTES
05 SEGUROS 11 FERRAMENTAS
06 TRANSPORTES 12.MATERIAL DE CONSTRUÇÃO
Mais tarde a empresa resolveu negociar também com material elétrico. O arquivista terá que
abrir outra classe em seu código que refletirá mais esta novidade:
13 MATERIAL ELÉTRICO
14 EQUIPAMENTO ELÉTRICO.
Conforme a ilustração, a estrutura do Método duplex, estabelece a relação entre as partes
através de um traço-de-união.
1. CONTABILIDADE
1-1 CONTAS A RECEBER
1-1-1 CONTAS DO GOVERNO
1-1-2 CONTAS DA PREFEITURA
1-2 CONTAS A PAGAR
1-2-1 BANCOS
1-2-1-1 ULTRAMARINO
1-2-1-2 FRANCÊS
1-2-1-3 ALEMÃO
1-2-1-4 DO BRASIL
..........
..........
10 ÓLEOS E LUBRIFICANTES
10-1 ÓLEOS
10-1-1 ISOLANTES
10-1-2 LUBRIFICANTES
..........
..........
13. MATERIAL ELÉTRICO
13-1 FIOS
13-1-1 FITAS ISOLANTES
13-1-2 OUTROS CONDUTORES
Este método baseia-se na técnica do Sistema Decimal de Melvil Dewey (bibliotecário norte-
americano).
Castro adianta que “...a classificação decimal consta de uma tabela de assuntos, denominada
código de assuntos e de um índice que permite sua rápida localização. Tal classificação distirbui os
assuntos em nove classes. A décima classe é reservada para os assuntos de caráter muito genérico,
que não devem ser incluídos em nenhuma das outras nove classes, já estabelecidas.
Cada classe, por sua vez, está subdividida em subclasses e uma décima para generalidades e
assim sucessivamente, recebendo as denominações: divisões, grupos , subgrupos, etc.
A codificação é formada por números cujos três primeiros algarismos, que estão separados
dos demais por um ponto, representam cada uma das dez classes. Portanto, a parte inteira do número
é sempre composta de três algarismos. A parte decimal pode não existir, como pode ter um, dois, três
ou mais algarismos.”3
O método decimal exige a divisão dos assuntos do geral para o particular. A tábua, tabela ou
esquema, com a classificação adotada tem o nome de classificador ou código, e não dispensa um
índice alfabético. Não existe uma classificação universal para arquivos - cada instituição tem a sua
classificação particular.
Para utilizar-se o método decimal é preciso antecipadamente rigoroso estudo do mecanismo
da classificação decimal.
Vale salientar que nos arquivos aplicamos somente a técnica da classificação de Dewey -
nunca a classificação propriamente dita. É difícil para um arquivista iniciante determinar quais as
classes principais, que compreendem em si todos os assuntos contidos nos documentos produzidos ou
recebidos pelo órgão - se as classes não forem bem definidas, encontraremos documentos que tratam
do mesmo assunto arquivados em locais diferentes.
À medida que se apresenta um assunto, deve-se procurar onde colocá-lo, partindo-se sempre
do geral para o particular.
ÍNDICE ALFABÉTICO
Tanto no método duplex, como no decimal, uma vez concluído o plano de classificação,
deve-se elaborar o índice alfabético - que funcionará como instrumento auxiliar na recuperação da
informação.
FIGURA 11
ÍNDICE ALFABÉTICO
MÉTODO
ASSUNTO DUPLEX DECIMAL
Administração Geral 0 000
Arquivos (Sistemas) 5-2 520
Assistência Técnica 4 400
Biblioteca (Sistemas) 5-1 510
......
Cursos 2 200
Especialização 2-2 220
Mestrado 2-3-1 231
Doutorado 2-3-2 232
Sistema
de arquivos 5-2 520
de bibliotecas 5-1 510
Codifique os assuntos a seguir pelos métodos duplex e decimal a partir da classe 3.
Duplex Decimal
PUBLICAÇÕES
Permuta de publicações
Exposição e feira de livros
Postos de vendas. Representantes
no país
no estrangeiro
Direitos autorais
ENSINO
Cursos
Recrutamento
Alunos
Matrículas
Trancamento
Taxas. Anuidades. Mensalidades.
Bolsas de Estudo
ASSISTÊNCIA TÉCNICA
Intercâmbio cultural
Acordos. Convênios.
SOLENIDADES, EVENTOS DIVERSOS
Congressos
Aulas inaugurais. Discursos.
Visitas, visitantes.
Os métodos padronizados não serão aqui detalhados. São métodos com finalidades
comerciais, padronizados, que foram criados para atendimento às organizações e fogem ao objetivo
da disciplina. Comentários e observações sobre o assunto poderão ser encontrados na bibliografia.
Entre estes métodos padronizados, alguns já estão fora de uso, considerando-se que a automação
possibilitou a criação de arquivos específicos - para atendimento às necessidades da clientela.
Esta é uma das mais importantes atividades dos arquivos, uma vez que corresponde à própria
essência de sua formação: servir à administração e à história.
Todas as operações efetuadas no curso do trabalho arquivístico devem considerar a
utilização racional das informações.
Visando a segurança dos arquivos, em sua maioria os documentos não devem ser cedidos.
Poderão ser cedidos para empréstimos: aos próprios setores que produziram, ou receberam, desde
que autoridades, na mesma linha hierárquica encarregadas façam a solicitação.
Recomenda-se ainda que, salvo os casos excepcionais, os documentos não sejam retirados
das pastas para empréstimo. Considerando-se as implicações éticas e os riscos que acompanham os
empréstimos de documentos - é indispensável que se exerça o seu controle, no sentido de garantir a
integridade do acervo, como informar com segurança onde se encontra a documentação.
PASSOS ROTINAS
1 Atender às requisições oriundas dos vários órgãos.
2 Preencher em duas vias o formulário recibo de Dossiê.
3 Colocar a 2a via no lugar da pasta retirada para empréstimo.
4 Arquivar a primeira via assinada pelo requisitante no fichário de lembretes (em
ordem cronológica para poder ser feito controle de prazos).
5 Preencher e encaminhar o formulário cobrança de Dossiê (quando a pasta não
tiver sido restituída no prazo).
6 Recebida a pasta, eliminar a 2a via do recibo.
7 Apor o carimbo restituído na primeira via assinada pelo requisitante e devolvê-la.
Fonte: Paes, M. L. Arquivo: teoria e prática.
* a estrutura e organização da instituição (seus objetivos, suas atividades e para qual usuário se
destinará o arquivo).
* as normas da instituição/empresa.
* a característica dos documentos, a freqüência de uso, estado de conservação, número/quantidade
dos documentos.
* o pessoal disponível para desenvolver as atividades do arquivo.
* material, equipamentos, área disponível para o funcionamento do arquivo.
* previsão de desenvolvimento futuro.
* grau de economia quanto a: eliminação de documentos, pessoal, espaço e tempo.
4.1 PROJETO
O projeto deverá conter em sua primeira parte uma análise crítica da situação em que se
encontra a documentação que será trabalhada. Assim como os procedimentos até então adotados de
recebimento, registro, controle de tramitação, expedição de correspondência, bem como o
arquivamento propriamente dito e o empréstimo.
Deverá ainda detalhar a situação, discorrer sobre procedimentos inadequados, ou
características encontradas na instituição que não favorecem a administração do arquivo (se for o
caso).
Na segunda parte, o projeto deverá fazer recomendações técnicas, o porquê da adoção de
determinado método de arquivamento e controle de documentos.
Determinará a extensão da área, equipamento e material compatíveis ao arquivamento em
questão.
O arquivista deverá incluir no projeto, cronograma de atividades, recursos necessários e
programa de treinamento.
4.2 EXEMPLOS:
1o) Memória: o armazenamento de todos os trabalhos produzidos pela consultoria para os clientes
(produção intelectual sobre determinado assunto).
2o) Biblioteca: Interna, com acervo específico por área de atuação, além de relatórios, estudos,
manuais, projetos, etc.
3o) Documentação recebida: relatórios, teses, programas, modelos remetidos pela clientela. Esta
documentação subsidia, na área documental, os trabalhos da consultoria para a própria
clientela.
Como exemplo, parte da memória referente a treinamento.
O ciclo da “memória” é iniciado a partir da entrada do contrato, celebrado entre a empresa e
o cliente. Nesse momento o cliente recebe um número - que é um código. A partir daí as letras
acrescentadas ao número, funcionam como uma subdivisão do código inicial. O código é o referencial
para a localização fixa - o arquivo é arranjado seqüencialmente, pela ordem cronológica dos números
(códigos). O código identifica o cliente. Observe no exemplo: tudo que se relaciona com o cliente, em
questão, recebe o código 14.
CÓDIGO CLIENTE MEMÓRIA/
ARQUIVO
14 Prefeitura da Cidade do Recife 14
14A Proposta
14A Proposta de contrato 14A
Doc.1
14A Adendo ao contrato 14A
Doc. 2
........
14C Treinamento
14C Texto básico: Por que treinar. 14C
Doc. 1
14C Texto básico: O poder das organizações. 14C
Doc. 2
14C Caderno de informações básicas. 14C
Doc. 3
14C Texto básico: A informática na organização. 14C
Doc. 4
........
14F Seminários 14F
TRENAMENTOS
TEXTOS BÁSICOS
ÍNDICEEstadual
23 - Secretaria DE ASSUNTO
de Planejamento
FIGURA 13
14 - Prefeitura
ÍNDICE da DECidade do Recife
CÓDIGOS
CLIENTES
ÍNDICE DE CÓDIGOS
FIGURA 14
DISTRIBUIÇÃO DOS ASSUNTOS
6 DIVERSOS
5 ASSISTÊNCIA TÉCNICA
4 MATERIAL
3 RECURSOS HUMANOS
2 INFORMÁTICA
1 ORGANIZAÇÃO
0 FINANÇAS E CONTABILIDADE
ÍNDICE
Relação dos assuntos para arquivamento:
0 FINANÇAS E CONTABILIDADE
0-1 Orçamento
0-1-1 Contas a receber
0-1-2 contas a pagar
0-1-3 Empréstimos
0-1-4 Impostos
1 ORGANIZAÇÃO
1-1 Regimento interno
1-2 Regimento - Bancos - Instruções
1-3 Organograma
1-4 Plano Diretor
2 INFORMÁTICA
2-1 Automação - Equipamentos
2-2 Prestação de serviços
2-3 Contratos
2-4 Programa de treinamento
3 RECURSOS HUMANOS
3-1 Relação de funcionários
3-2 Seleção (currículos)
3-3 Admissão
3-4 Gratificações (distribuição de chefias)
3-5 Férias
4 MATERIAL
4-1 Relação de material de consumo (controle de estoque)
4-2 Fornecedores
4-3 Compras
5 ASSISTÊNCIA TÉCNICA
5-1 Contratos
5-2 Fornecedores
5-3 Técnicos
6 DIVERSOS
6-1 Aluguel
6-2 Terrenos
6-3 Diretoria
6-4 Contrato
3 - 5 Férias
3 - 4 Gratificações
3 - 3 Admissão FIGURA 15
ARQUIVO DE PASTAS SUSPENSAS
3 - 2 Seleção (Currículos)
3 RECURSOS HUMANOS
2 INFORMÁTICA
1 - 4 Plano Diretor
1 - 3 Organograma
1 - 1 Regimento interno
1 ORGANIZAÇÃO
0 - 1 - 4 Imposto
0 - 1 - 3 Empréstimo
0 - 1 - 2 Contas a pagar
0 - 1 - 1 Contas a receber
0 - 1 Orçamento
0 FINANÇAS E CONTABILIDADE
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
5 AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS
A política de avaliação de documentos é um dos estudos mais difíceis e
controvertidos na Arquivologia, pretende estabelecer uma normalização para seleção dos
documentos, principalmente dos arquivos administrativos, atribuindo-se prazos de validade,
considerando :
* prazo administrativo
* prazo legal
* prazo contábil
* prazo permanente
* tabela de temporalidade
* plano para destruição e/ou
* microfilmagem
Administrativo
Jurídico
Fiscal
PRIMÁRIOS Atos normativos
Histórico Programas de
trabalho
Relatório
Probatório Propostas orçamentárias
Exemplos
VALORES quanto ao documento
DOS Histórico Princípio (cópias)
DOCUMENTOS Informativo de
Obs.: O grande unicidade quanto à informação
recurso - identificar (recapitulativos)
SECUNDÁRIOS documentos
recapitulativo quanto ao documento
Princípios (condição física)
de
forma quanto à informação
(grau de concentração)
ASSESSORIA... SUBGRUPO...
ASSUNTO AC AG AI AN OBS.:
1. Projeto Bilateral de Pesquisa vigência 5 anos 5 anos recolhe
2. Projeto Multilateral de Pesquisa vigência 5 anos 5 anos recolhe
3. Intercâmbio de Pesquisadores vigência 5 anos 3 anos recolhe
4. Seminário, Congressos, vigência 3 anos
Simpósios, Cursos rápidos,
Reuniões Técnicas
5 Expedições Científicas vigência 20 anos 5 anos
6. Vistos para Pesquisadores 1 ano 2 anos Quando vinculado a um
Estrangeiros eliminar processo, fazer referência
quanto á eliminação
7. Reunião de Comissão Mista 2 anos 5 anos 5 anos recolhe
8. Bolsistas
AC - Arquivo Corrente
AG - Arquivo Geral
AI - Arquivo Intermediário Federal
AN - Arquivo Nacional
6 CONCLUSÃO
O assunto técnico de arquivamento não se esgota aqui. Este Texto didático teve
como objetivo a abordagem dos métodos mais utilizados de arquivamento, servindo de roteiro
para os iniciantes.
OBRAS CITADAS
1 PAES, Marilena L. Arquivo: teoria e prática. Rio de Janeiro : FVG, 1986. 161p.
2 CAVALCANTI, Cordélia. Arquivos e bibliotecas : semelhanças e diferenças.Revista de
Biblioteconomia de Brasília, v.16, n.1, p. 5-17, jan./jun. 1988
3 CASTRO, A. de Moraes e, GASPARIAN, D.M.C. Arquivística = técnica; Arquivologia =
ciência. Brasília : ABDF, 1985. 2v. v.1, p.39-45.
OBRAS CONSULTADAS
A seguir, são fornecidos os termos cuja conceituação foi apreciada pelos dois grupos de estudos.
a) Organize um esquema de assuntos e numere pelo método decimal, utilizando os títulos a seguir:
Concurso de monografias
Solenidades. Comemorações
Inventários de material
Proposta orçamentária
Comunicações de posse
ASSUNTOS DIVERSOS
Permuta de livros
Sistemas (processamento de dados)
Suplementação de verbas
Publicações (livros, periódicos, etc.)
Documentação de sistemas
Estágios em órgãos especializados
Acordos. Convênios de assistência técnica
RECURSOS HUMANOS
Imóveis
Compra de livros
Impressão de obras institucionais
ASSISTÊNCIA TÉCNICA
Avaliação de custos de sistemas
ASSUNTOS FINANCEIROS E CONTÁBEIS
Aluguel de edifícios
Visitas. Visitantes
Terrenos
Aquisição de material permanente
Registros. Regulamentos
Requisição de funcionários
Folhas de pagamento
Seleção de pessoal
COMUNICAÇÕES
Aquisição de material de consumo
ORGANIZAÇÃO
Grupos de trabalho
Prestação de serviços de processamento de dados por terceiros
Pagamento de pessoal
Pedidos de donativos e auxílio diversos
Gratificações a pessoal
Pedidos diversos de assistência técnica
Relatórios
Serviço telefônico
Aperfeiçoamento de pessoal
Comissões
Aquisição de edifícios
Utilização de programas no computador
Recrutamento de pessoal
Planos e roteiros de trabalho
Impressão de periódicos
Colaboração com outras instituições
Admissão
Doação de livros
Congressos. Conferências. Seminários
INFORMÁTICA
Automação. Processamento de dados
Concursos e provas
Métodos de trabalho
Telex
Subvenções e auxílios
Conservação. Recuperação de material
PATRIMÔNIO
Preservação de serviços de processamento de dados a terceiros
MATERIAL
Orçamento.
Correios e Telégrafos
Cessão de funcionários para participar de trabalhos técnicos em outras instituições