CAPITOLUL 4 STABILIREA TERMENELOR

Obiective: ntocmirea i analiza diagramei reea; Estimarea duratei activitii; ncadrarea n restricii; Prezentarea listei restriciilor.

Coninut: 4.1 ANALIZAREA TERMENELOR POSIBILE 4.1.1 Desenarea diagramelor reea 4.1.2 Forme de diagrame reea 4.1.3 Analiza diagramei reea 4.1.4 Corelaii ntre activiti n diagrama reea 4.1.5 Analiza unui exemplu simplu folosind diagrama reea 4.2 REALIZAREA DESFURTORULUI PROIECTULUI 4.2.1 Realizarea desfurtorului iniial 4.2.2 Evitarea capcanei mersul napoi n desfurtor 4.2.3 ncadrarea n restriciile de timp 4.2.4 Reducerea timpului necesar 4.3 ESTIMAREA DURATEI ACTIVITILOR 4.3.1 Descrierea activitilor 4.3.2 Considerarea caracteristicilor resurselor 4.3.3 Utilizarea surselor suplimentare de informare 4.3.4 Ameliorarea estimrilor privind durata 4.4 PREZENTAREA DESFURTORULUI

Cuvinte cheie: diagrama reea, calea critic, activitate precursor, timp de desfurare

4.1 ANALIZA TERMENELOR POSIBILE

Timpul total cerut de ndeplinirea unui grup de activiti depinde de: Durat: ct ine fiecare activitate n parte; Succesiune: ordinea n care se ndeplinesc activitile.

Exemplu: un proiect se compune din 10 activiti fiecare necesitnd o sptmn pentru realizarea sa. Ct ar lua realizarea proiectuli? Nu se poate spune. Proiectul ar putea fi terminat ntr-o sptmn dac se pot efectua toate activitile concomitent i sunt suficiente resurse. Sau proiectul poate dura 10 sptmni dac activitile sunt succesive. Sau proiectul poate lua ntre una i 10 sptmni dac se pot face cteva activiti n paralel i cteva succesive. Luai n considerare durata activitilor i interdependenele cnd realizai o list (de activiti) pentru un proiect mic. Pentru proiecte cu mai mult de 15 20 de activiti, din care unele pot fi fcute concomitent, avei nevoie de o metod care s v ghideze n analiz.

4.1.1 Desenarea diagramelor reea

Diagrama reea este un grafic care ilustreaz ordinea n care se ndeplinesc activitile n proiect. Gndii-v la diagrama reea ca la un test de laborator: v d o ans s susinei diferite strategii chiar naintea executrii lucrrii. Diagrama reea include trei elemente: Evenimentul - o ntmplare semnificativ n viaa proiectului dumneavoastr: cteodat numit jalon sau reper. Evenimentul nu necesit timp i nu consum resurse; el se ntmpl instantaneu. Gndii-v la el ca la indicatoarele de direcie ce nseamn c ai ajuns la un anume punct n drumul spre terminarea proiectului. Evenimentul marcheaz startul sau finalul unei activiti sau a unui grup de activiti. Exemple de evenimente sunt: aprobarea schiei i start realizare dosar prezentare. Activitatea - operaiune necesar pentru a trece de la un eveniment la urmtorul din proiect. Activitile necesit timp, consum resurse i sunt descrise de verbe de aciune. Exemple de activiti: schiare raport i turnat fundaie. Durata: - timpul necesar pentru a finaliza o activitate. Cantitatea de efort cerut, disponibilitatea oamenilor i faptul c doi sau mai muli oameni pot munci la aceeai activitate n acelai timp influeneaz durata n timp. Capacitatea (de exemplu viteza de procesare a calculatorului i paginile scoase pe minut de un fotocopiator) i disponibilitatea resurselor nesalariale afecteaz de asemenea

durata. Cunoscnd fundamentul duratei v ajut s nelegei cile de reducere a acesteia dac este necesar. Exemplu. Un comerciant livreaz cereale cu un camion. Cu 8 ore de lucru pe zi i trebuie 3 zile pentru finalizarea livrrii. Dac vrea s scurteze durata la 2 zile, dublarea oferilor nu este suficient, dar lucrnd 12 ore pe zi va reui. Unitile de timp sunt folosite s descrie dou caracteristici nrudite ale activitilor. Durata n timp arat durata; efortul de munc este numrul total de ore munc pentru a termina sau ndeplini o activitate. Dac 4 oameni lucreaz 5 zile pentru a termina o activitate, durata activitii este de 5 zile. Efortul de munc este 20 zile-om (4 persoane x 5 zile). Se poate aduga o perioad pentru ateptare. Dac eful trebuie s aprobe proiectul, l punei n map unde st 4 zile i apte ore. Apoi eful l ia, l citete ntr-o or i l semneaz. Durata activitii este de 5 zile, efortul este de o or. Nu conteaz complexitatea proiectului, diagrama reea este format din cele trei elemente.

4.1.2 Forme de diagrame reea

Putei schia diagramele reea ntr-una din cele dou forme: Activitate int: numit i abordarea clasic sau tradiional; Activitate n ateptare: numit i abordarea activitate incipient.

Aceste dou forme sunt interschimbabile: orice activitate poate fi reprezentat n oricare dintre diagrame, diferena constnd n simbolurile folosite s reprezinte cele trei elemente. Alte denumiri pentru diagram: Diagrama prioritar: termen pentru diagrama reea n abordarea activitate n ateptare; Diagrama dependent: termen pentru diagrama reea n orice format; Grafic PERT: se refer la o diagram reea n formatul activitate int.

PERT este acronimul pentru Programul de Evaluare i Revizie Tehnic. PERT a fost creat n 1950 pentru a planifica design-ul sistemului de arme Polaris. PERT este o tehnic de analiz care permite s stabilii optimist, pesimist i probabil durata activitii, cnd nu v ateptai c realizarea activitii va dura la fel dup condiiile de mediu. Aceast tehnic folosete teoria probabilitii pentru a determina posibilitatea de ncadrare n timp a activitilor individuale i n general posibilitatea c durata proiectului se va ncadra n limitele precizate.

Folosirea diagramei n format activitate int Abordarea activitate int folosete simboluri distincte pentru a descrie fiecare din cele trei elemente ale diagramei: un patrulater reprezint un eveniment; o linie cu sgeat reprezint o activitate; litera t reprezint perioada de timp.

Fiecare activitate ncepe i se termin cu un eveniment. Figura 4.1 reprezint un exemplu simplu. Cnd ajungei la Evenimentul A (reprezentat prin careul din stnga) putei desfura activitatea (reprezentat prin sgeat). Estimai c activitatea v dura 2 sptmni pentru desfurare (descris de nota t). Dup terminarea activitii, ajungei la evenimentul B, reprezentat de careul din dreapta. Figura 4.1 Simbolurile folosite n diagrama reea de tip activitate int Activitate - lucrare efectuat pentru a ajunge de la un eveniment la altul

Eveniment

A t1 = 2 sptmni Durata

Eveniment (reper, jalon)

Surprinztor poate, lungimea sgeii reprezentnd activitatea nu este proporional cu durata activitii. Ocazional un al patrulea simbol este folosit n schema diagramei reea, i anume activitatea fals care este o activitate cu durata zero, folosit s reprezinte dependena ntre evenimente. Presupunem c Marinescu i Mulescu trebuie s aprobe fiecare planul proiectului nainte s ncepei implementarea lui. Reprezentai asta n diagrama reea cu dou evenimente separate: Primirea aprobrii lui Marinescu i Primirea aprobrii lui Mulescu i avei o activitate fals pentru evenimentul Planul proiectului terminat. Folosirea diagramei n format activitate n ateptare Abordarea activitate n ateptare folosete doar dou simboluri s descrie cele trei elemente ale diagramei: un dreptunghi reprezint att evenimentul ct i activitatea; diferena dintre eveniment sau activitate este durata: dac este zero, este eveniment. n plus

casetele reprezentnd evenimente, pot fi scoase n eviden prin ngroare, dublndu-se liniile lor sau sunt puse n prim plan. litera t reprezint perioada de timp. O ilustrare simpl este cea din figura 4.2. Cnd ajungei la evenimentul A (dreptunghiul din stnga) putei desfura activitatea 1 (dreptunghiul din mijloc). Dup terminarea Activitii 1 ajungei la evenimentul B (dreptungiul din dreapta). Figura 4.2. Simbolurile folosite n diagrama de tip activitate n ateptare

Evenimente
A ta = 0

1 t1 = 2 sptmni Activitate

B tb = 0

Figura 4.2. ilustreaz folosirea abordrii activitii n ateptare pentru a reprezenta evenimentele i activitile; folosirea evenimentelor este opional, o activitate putnd conduce direct la urmtoarea fr un eveniment ntre ele. Alegerea unui format pentru diagrama reea Cele dou forme ale diagramei sunt interschimbabile, nici o activitate nu poate fi reprezentat n una dintre diagrame fr a putea fi reprezentat n cealalt. Oricare ar fi formatul diagramei, luai n considerare urmtoarele: Abordarea activitate int prezint fiecare element cu un simbol unic. Aceasta ajut dac tocmai ai nvat diagrama reea ntruct nu confundai activitile i evenimentele; Abordarea activitate n ateptare permite s aranjai ntregul proiect fr s definii nici un eveniment. Abordarea dureaz mai puin i ia mai puin spaiu pentru aranjat deoarece nu se cere s definii evenimentele; Cele mai comune programe de gestiune a proiectului folosesc abordarea activitate n ateptare. Vom folosi abordarea activitate n ateptare n continuare pentru c este mai simpl de neles, iar planurile sunt mai uor de integrat ntr-un program software de management.

4.1.3 Analiza diagramei reea

Gndii la proiect ca la o excursie cu prietenii. Fiecare are propria main i cltorete pe drumuri diferite. n timpul excursiei, rutele se intersecteaz n anumite locuri. V nelegei ca toi cei programai s treac printr-un punct comun, sosesc n acel punct i nu pleac mai departe nainte ca ceilali s-i poat continua drumul. Excursia este gata cnd toi ajung la destinaie. O excursie att de complet are nevoie de planificare pe hart pentru a determina ct timp dureaz ntreaga excursie, a identifica dificultile poteniale de-a lungul drumului i a analiza rutele alternative pentru acceai destinaie. Diagrama reea pentru acest proiect este harta. Fiecare etap de voiaj reprezint activitile pe care membrii proiectului le vor desfura, iar reperele reprezint startul sau finalul etapei. O cale este succesiunea activitilor desfurate pe durata proiectului. n desenarea i interpretarea diagramei reea se folosesc dou reguli: Regula 1: dup ce terminai o activitate sau ajungei la un eveniment, putei trece la activitatea sau evenimentul urmtor aa cum este indicat prin sgeata care pleac de la activitatea sau evenimentul n cauz; Regula 2: pentru a ncepe o activitate sau a ajunge la un eveniment trebuie s desfurai toate activitile i s trecei prin toate evenimentele de la care vin sgeile care intr n evenimentul de la nceputul activitii n cauz. Figura 4.3. ilustreaz o diagram reea schiat n formatul activitate n ateptare. Regula 1 spune c dup ce ncepei proiectul (atunci cnd ajungei la evenimentul start) putei desfura Activitatea 1 sau 3 sau amndou. Cu alte cuvinte activitile 1 i 3 sunt independente una de alta. De asemenea nseamn c putei s nu facei nici una din cele dou activiti. Regula 1 este o relaie permis nu o relaie forat. Rezult c putei lucra la activitile ale cror sgei ncep de la evenimentul start, nu c trebuie s lucrai la una dintre ele. Dac ns nu lucrai la nici una, proiectul va ntrzia. Regula 2 spune c putei lucra la activitatea 2 imediat ce ai terminat activitatea 1 deoarece sgeata de la activitatea 1 are o singur direcie respectiv spre Activitatea 2. Regula 2 este o relaie forat. Dac sgeile de la trei activiti ar duce la activitatea 2, diagrama arat c nu putei ncepe activitatea 2 dac nu finalizai toate cele trei activiti.

Figura 4.3 Exemplul unei diagrame reea.

Activitatea 1 t1=5 Start t=0 Activitatea 2 t2=1 Final t=0

Activitatea 3 t3=1

Activitatea 4 t4=3

Activitatea 5 t5=2

Calea critic (n linie ngroat) = 7 sptmni Timpul este n sptmni

Stabilii urmtoarele informaii din diagrama reea pentru a nelege ce activiti sunt posibil de ndeplinit i cum anume: calea critic: o serie de activiti din proiect, aflate n succesiune, cu cea mai mare durat pentru a fi ndeplinite mpreun; calea necritic: o serie de activiti pe care le putei amna ctva timp i totui s terminai proiectul n cel mai scurt timp; timp mort: perioada maxim de timp cu care putei amna o activitate i totui s terminai proiectul n cel mai scurt timp; cea mai apropiat dat de debut: data cea mai apropiat la care putei ncepe o activitate; cea mai apropiat dat de final: data cea mai apropiat la care putei ncheia o activitate; ultima dat de ncepere: ultima dat cnd putei ncepe o activitate i s terminai proiectul n cel mai scurt timp posibil; ultima dat de final: ultima dat cnd putei finaliza o activitate i s terminai proiectul n cel mai scurt timp posibil. Lungimea cii critice a proiectului determin ct timp va lua s terminai proiectul. Dac vrei s terminai proiectul ntr-o perioad mai scurt, luai n considerare cile de scurtare a duratei activitilor de pe calea critic. Monitorizai ndeaproape activitile de pe calea critic la realizarea proiectului; orice ntrziere n desfurarea activitilor de pe calea critic va ntrzia finalizarea proiectului. Proiectul poate avea mai multe ci critice concomitent. De fapt fiecare cale din proiect poate fi critic dac va dura la fel pentru realizare. Aceasta este o

situaie de risc ridicat deoarece ntrzierea oricrei activiti duce imediat la ntrzierea finalizrii proiectului. Cile critice pot schimba desfurarea proiectului. Cteva activiti situate pe calea critic sunt terminate mai devreme i astfel timpul total de terminare a cii critice devine mai mic dect cel cerut pentru terminarea unei ci necritice, acestea devenind cale critic. Este posibil, de asemenea ca activitile unei ci iniial necritic s fie att de ntrziate nct s devin cale critic. Pasul progresiv- determinarea cilor critice, necritice i a celor mai apropiate datelor de ncepere i finalizare a proiectului. Primul pas n analiza diagramei reea este s pornii de la nceputul proiectului s vedei ct de repede putei desfura activitile de-a lungul fiecrei ci a proiectului pn cnd ajungei la finalul proiectului. Aceast analiz nceput sfrit este numit pasul progresiv. Putei parcurge n pas progresiv diagrama ilustrat n figura 4.3 astfel: Regula 1 spune c putei ncepe proiectul cu activitatea 1 sau 3 (cnd ajungei la evenimentul numit Start). n primul rnd, lum n calcul calea superioar cuprinznd activitile 1 i 2: cel mai apropiat moment de ncepere a activitii este debutul proiectului; cel mai repede putei termina activitatea 1 la sfritul sptmnii a 5-a (se regula 2 spune c cel mai devreme putei ncepe activitatea 2 la nceputul activitatea 2 poate fi terminat cel mai devreme la sfritul sptmnii 6. S analizm calea de jos a diagramei ce cuprinde activitile 3, 4 i 5: 1; a 2-a; a 4-a; Acum avem de-a face cu ceva diferit. Potrivit regulii 2 cele dou sgei care intr n Activitatea 5 arat c nu putei ncepe activitatea 5 pn cnd nu terminai Activitatea 1 i 4. Chiar dac terminai activitatea 4 la sfritul cel mai devreme putei termina activitatea 4 la sfritul sptmnii cel mai devreme putei ncepe activitatea 4 la nceputul sptmnii cel mai devreme putei ncepe activitatea 3 la nceputul proiectului; cel mai devreme putei termina activitatea 3 la sfritul sptmnii

adaug estimarea duratei de 5 sptmni la cea mai timpurie dat de ncepere); sptmnii a 6-a dup finalizarea activitii 1;

sptmnii 4 nu putei termina activitatea 1 pn la sfritul sptmnii 5. Aadar, cel mai devreme putei ncepe activitatea 5 la nceputul sptmnii 6. Aceast situaie ilustreaz urmtoarea regul: Dac dou sau mai multe activiti precedente conduc la aceeai activitate, cea mai apropiat dat de ncepere a activitii este cea mai trzie dat din datele de finalizare ale activitilor precedente. De exemplu, cea mai trzie dat pentru terminarea Activitilor 4 i 1 este sfritul sptmnii 5. Aadar, cea mai apropiat dat de ncepere a Activitii 5 este nceputul sptmnii 6. Este greu? Lucrurile sunt complicate i pentru c s-au folosit jocuri de cuvinte greu de urmrit. cel mai devreme putei ncepe activitatea 5 la nceputul sptmnii 6; cel mai devreme putei finaliza activitatea 5 la sfritul sptmnii 7; cel mai devreme putei finaliza activitatea 2 la sfritul sptmnii 6; Aadar, cel mai devreme putei termina ntregul proiect (s ajungei la evenimentul Final) la sfritul sptmnii 7. Pn acum ai aflat urmtoarele informaii despre proiect: lungimea cii critice este de 7 sptmni, acesta fiind cel mai scurt timp n care proiectul poate fi terminat. Exist o cale critic care dureaz 7 sptmni: ea include evenimentul Start, activitatea 1, activitatea 5 i evenimentul Final; activitile 2, 3 i 4 nu sunt situate pe calea critic; cele mai timpurii date la care putei ncepe i sfri fiecare activitate din

proiect sunt trecute n Tabelul 4.1. Tabelul 4.1: Cele mai apropiate date pentru nceputul i sfritul activitilor pentru Figura 4.3 Activitatea 1 2 3 4 5 Cea mai apropiat dat pentru nceput nceputul 1 sptmnii nceputul 6 sptmnii nceputul 1 sptmnii nceputul 2 sptmnii nceputul 6 sptmnii Cea mai apropiat dat pentru final Sfritul 5 sptmnii Sfritul 6 sptmnii Sfritul 1 sptmnii Sfritul 4 sptmnii Sfritul 7 sptmnii

Pasul napoi (revizuirea) - determinarea timpilor mori, a datei celui mai apropiat nceput i a datei celui mai apropiat sfrit Suntei la jumtatea drumului. Acum, este necesar s determinai ct de mult putei ntrzia (amna) activitile de-a lungul fiecrui ci (piste) a proiectului i totui s-l terminai ct mai devreme posibil. Aceast analiz de la coad la cap se numete revizuire (sau pasul napoi). Ai aflat din analiza precedent c cea mai apropiat dat la care putei ajunge la evenimentul Final este sfritul sptmnii 7. Totui, regula 2 spune c nu putei ajunge la Final pn cnd activitile 2 i 5 nu sunt terminate. De aceea, dac vrei s ncheiai proiectul pn la sfritul sptmnii 7, cel mai trziu cnd putei termina activitile 2 i 5 este sfritul sptmnii 7. inei seama c pista inferioar cuprinde activitile 3,4 i 5. trebuie s ncepei activitatea 5 la nceputul sptmnii 6, cel mai trziu, dac vrei s terminai la sfritul sptmnii 7; regula 2 spune c nu putei ncepe activitatea 5 pn cnd nu terminai activitile 1 i 4. Deci, trebuie s terminai activitile 1 i 4 la sfritul sptmnii 5, cel trziu; trebuie deci s ncepei activitatea 4 la sfritul sptmnii 3, cel trziu; trebuie s terminai activitatea 3 nainte ca s putei lucra la activitatea 4. Deci, trebuie s terminai activitatea 3 la sfritul sptmnii 2, cel trziu; trebuie s ncepei activitatea 3 la nceputul sptmnii 2, cel trziu; S analizm pista superioar: trebuie s ncepei activitatea 2 la nceputul sptmnii 7, cel trziu; Nu putei lucra la activitatea 2 pn cnd nu terminai activitatea 1. De aceea, trebuie s terminai activitatea 1 la sfritul sptmnii 6, cel trziu; Din nou, se observ o mic diferen. Trebuie s terminai activitatea 1 la sfritul sptmnii 5 pentru a permite lucrul la activitatea 5 pornit la nceputul sptmnii 6 i la sfritul sptmnii 6 s permitei munca la activitatea 2 ce va ncepe la nceputul sptmnii 7. Terminnd activitatea 1 la sfritul sptmnii 5, vei satisface ambele cerine. Aceast situaie ilustreaz urmtoarele: Dac dou sau mai multe sgei pleac de la aceeai activitate sau eveniment, cea mai trzie dat la care trebuie s terminai activitatea sau s ajungei la eveniment este cea mai trzie dat la care trebuie s ncepei activitatea sau s ajungei la evenimentul ctre care duc aceste sgei.

n acest exemplu, cea mai trzie dat pentru nceperea activitilor 2 i 5 este nceputul sptmnii 7 i respectiv, nceputul sptmnii 6. Deci, cea mai trzie dat la care trebuie s terminai activitatea 1 este sfritul sptmnii 5. Restul este simplu: trebuie s ncepei activitatea 1 la nceputul sptmnii 1, cel mai trziu. Uneori simii c v-ai pierdut n calcule. Dac se scrie cea mai apropiat i cea mai trzie dat pentru nceput (CMAI, CMTI) i cea mai apropiat i cea mai trzie dat pentru sfrit (CMAS,CMTS) deasupra activitilor, ntregul proces se vede mai simplu, ca n figura 4.4. Tabelul 4.2 Datele celui mai trziu nceput i celui mai trziu sfrit pentru activitile din figura 4.3. Activitatea 1 2 3 4 5 Datele celui mai trziu nceput nceputul sptmnii 1 nceputul sptmnii 7 nceputul sptmnii 2 nceputul sptmnii 3 nceputul sptmnii 6 Datele celui mai trziu sfrit Sfritul sptmnii 5 Sfritul sptmnii 7 Sfritul sptmnii 2 Sfritul sptmnii 5 Sfritul sptmnii 7

Figura 4.4. Diagram reea cu datele celui mai apropiat i celui mai trziu nceput i sfrit.
CMA1- I1 CMAS F5 CMTI I1 CMTS F5 CMA1- I6 CMAS F6 CMTI I7 CMTS F7

Activitatea 1 t1=5

Activitatea 2 t2=1

Start t=0

CMA1- I1 CMAS F1 CMTI I2 CMTS F2

CMA1- I2 CMAS F4 CMTI I3 CMTS F5

CMA1- I6 CMAS F7 CMTI I6 CMTS F7

Final t=0

Activitatea 3 t3=1

Activitatea 4 t4=3

Activitatea 5 t5=2

CMAI - Cel mai apropiat nceput CMAS - Cel mai apropiat sfrit I1- ncepe n sptmna 1 CMTI- Cel mai trziu nceput CMTS Cel mai trziu sfrit F1 finalizat sptmna 1

Timpul mort asociat cu fiecare activitate se determin n dou moduri: scdem data celui mai devreme nceput posibil din data celui mai trziu nceput permis; scdem data celui mai devreme final posibil din data celui mai trziu final permis. Tabelul 4.3 prezint timpii mori pentru fiecare activitate. Dac timpul mort al unei activiti este zero activitatea este pe calea critic. Tabelul 4.3 Timpii mori pentru diagrama reea din Figura 4.3. Activitatea 1 2 3 4 5 Timpi mori (sptmni) 0 1 1 1 0

Timpul mort este mai degrab asociat cu o secven de activitii dect cu o activitate individual. Tabelul 4.3. indic faptul c activitile 2 i 3, situate pe aceeai cale, au timpi mori cte o sptmn. Totui, dac activitatea 2 este amnat cu o sptmn, activitatea 3 va avea timpul mort zero.

4.1.4 Corelaii ntre activiti n diagrama reea

Pentru a schia diagrama reea a proiectului, trebuie s decidei ordinea n care vei realiza activitile proiectului. Precursorul activitii X este activitatea ce trebuie terminat nainte s putei lucra la activitatea X. O activitatea este un precursor imediat al activitii X dac ntre sfritul ei i nceputul activitii X nu este nici o alt activitate. Determinai precursorul imediat pentru fiecare activitate i dispunei de toate informaiile necesare pentru a desena diagrama reea a proiectului. Legturile dintre activiti se pot baza pe cteva aprecieri: - legturi necesare: relaiile care trebuie s fie observate dac activitile proiectului sunt ndeplinite cu succes. Cerine legale: legile sau normele europene, statale sau locale care impun anumite activiti obligatorii. De exemplu, un productor de pesticide, nainte de a ncepe producia unui produs testat, este obligat de lege s obin mai nti aprobarea autoritilor pentru noul produs. Cerine procedurale: procedurile interne care cer ca anumite activiti s fie fcute naintea altora. Dac lansai un program de formare, dup

realizarea planului de formare este necesar ca acesta s fie supus aprobrii interne, nainte de a cere aprobarea autoritilor externe. - legturi discreionare: relaiile alese ntre anumite activiti. legturi logice: cerine logice cer s facei unele activiti naintea altora, aa credei c are sens. Dac scriei un raport n care capitolul 3 depinde n bun msur de capitolul 2, decidei s scriei capitolul 2 mai nti. Putei lucra la capitolul 3 nainte sau putei lucra la ambele capitole n acelai timp, dar crete ansa ca s refacei capitolul 3, dup ce terminai capitolul 2. alegeri manageriale: acestea sunt decizii arbitrare de a lucra la anumite activiti naintea altora, poate pentru c ele sunt mai dificile, mai complexe, .a.m.d; Precursorul imediat al activitilor proiectului se poate stabili astfel: De la cap la coad: alegei activitatea(ile) ce le vei ndeplini dup debutul proiectului; se ine seama de una din aceste activiti i se decide care activitate sau activiti le vei ndeplini de ndat ce vei termina activitatea aleas; se continu n acest fel pentru toate activitile proiectului;

De la coad la cap: se identific ultima activitate sau ultimele activiti pe care le vei ndeplini nainte ca proiectul s fie gata; se alege una din aceste activiti i se decide ce activiti vei ndeplini imediat naintea nceperii activitii alese; se continu n aceeai manier pn cnd vei cuprinde toate activitile din proiect. n ambele cazuri, se noteaz precursorul imediat al ctivitilor proiectului ntr-un tabel simplu (tabelul 4.4). Tabelul 4.4. Precursorul imediat al activitilor din diagrama reea (figura 4.3) Codul activitii din SDA 1 2 3 4 5 Descrierea activitii Numele activitii Numele activitii Numele activitii Numele activitii Numele activitii Precursorul imediat Nici unul 1 Nici unul 3 1,4

Determinai prioritatea avnd la baz natura i cerinele activitilor i nu resursele care credei c vor fi disponibile. S presupunem c Activitile A i B pot fi fcute n acelai timp; totui v imaginai c vei desemna aceeai persoan ca s le fac pe amndou. Stabilii A precursor imediat pentru B, deoarece persoana poate lucra doar la o singur activitate la un moment dat. Pentru proiecte simple, putei crea diagrama reea folosind linii pentru reprezentarea activitilor i evenimentelor pe poster sau direct pe perei. Pentru proiecte mai complexe, se folosete programul de management al proiectelor.

4.1.5 Analiza unui exemplu simplu folosind diagrama reea

Se consider exemplul de pregtire a unui picnic pentru a demonstra cum putei utiliza diagrama reea pentru a determina lista posibilitilor i modalitile de satisfacere a dorinelor oamenilor. Exemplu: este vineri seara dup o sptmn grea. mpreun cu prietenul v gndii ce putei face n acest week-end pentru relaxare. Prognoza timpului pentru smbt este vreme nsorit i linitit i decidei c ai putea vizita un lac din apropiere pentru un picnic la lac. Hotri s planificai aceast ieire cu grij, schind i analiznd diagrama reea. Tabelul 4.5. arat 7 activiti identificate pentru a pregti picnicul de la lac. n plus, suntei de acord cu urmtoarele obligaii: ncepei toate activitile acas, smbt dimineaa la ora 8 00. Nu putei face nimic nainte; trebuie s terminai activitile nainte ca proiectul s fie fcut; nu putei schimba modul n care trebuie fcute diferitele activiti; dac dou lacuri sunt n direcii opuse fa de cas, trebuie s hotri ce lac vei vizita nainte de a ncepe s conducei maina. Mai nti, decidei ordinea n care vei realiza activitile. Cu alte cuvinte, determinai precursorul imediat pentru fiecare activitate. Remarcm urmtoarele interdependene: prietenul trebuie s fiarb oule nainte s fac sandwich-urile cu ou; amndoi trebuie s decidei lacul nainte de a ncepe s rulai cu maina. Tabelul 4.5. Activiti necesare pentru picnicul de la lac Activitatea 1 Descriere ncrcarea mainii Cine face activitatea Tu i prietenul tu Durata (minute) 5

2 3 4 5 6 7

Scoaterea banilor de la banc Pregtirea sandwich-lor Mersul cu maina spre lac Decizia - care lac Cumprarea benzinei Fiertul oulelor pentru sandwich-uri

Tu prietenul tu Tu i prietenul tu Tu i prietenul tu Tu prietenul tu

5 10 30 2 10 10

Cum vei face restul activitilor depinde de voi. Putei lua n considerare urmtoarele modaliti: de ndat ce v vei decide asupra lacului, mergei la banc pentru a lua banii; dup ce luai banii de la banc, cumprai benzin; de ndat ce vei decide lacul, prietenul ncepe s fiarb oule; Dup ce oule s-au fiert, prietenul face sandwich-urile; de ndat ce v ntoarcei cu benzina i prietenul a terminat de fcut sandwichurile cu ou, ncrcai maina; ncepei s conducei spre lac, imediat ce suntei n main; Tabelul 4.6. Relaiile de precursor pentru activitile definite. Cod Activitate 1 2 3 4 5 6 7 Descriere ncrcarea mainii Scoaterea banilor de la banc Pregtirea sandwich-lor cu ou Condusul mainii spre lac Decizia - care lac Cumprarea benzinei Fiert ou pentru sandwich-uri Precursorul imediat 3,6 5 7 1 Nici unul 2 5

Se schieaz diagrama reea a proiectului, pornind de la informaiile din acest tabel, dup cum urmeaz: 1. ncepei proiectul cu un evenimentul Start; 2. apoi gsii toate activitile care nu au precursor imediat ele pot fi pornite de ndat ce ncepei proiectul; n acest caz, activitatea 5 este singura activitate de acest fel; 3. ncepei diagrama reprezentnd aceste relaii. aa cum sunt ilustrate n figura 4.5. Figura 4.5. nceputul diagramei reea pentru picnicul de la lac

Start t=0

Decide lacul t5=2

Reprezentai aceast activitate ntr-un dreptunghi i schiai o sgeat de la evenimentul numit Start spre acest dreptunghi. 4. Gsii toate activitile care au activitatea 5 ca precursor imediat. Tabelul arat c sunt dou, activitile 2 i 7. Reprezentai-le pe acestea cu dreptunghiuri i desenai sgei de la activitatea 5 spre aceste dreptunghiuri. 5. Continuai n acelai mod. Se observ c activitatea 6 este singura activitate care are activitatea 2 ca precursor imediat. Desenai un dreptunghi reprezentnd activitatea 6 i schiai o sgeat de la activitatea 2 la activitatea 6. La fel, pe ramura de jos, desenai un dreptunghi reprezentnd activitatea 3 i schiai o sgeat de la activitatea 7 la activitatea 3. Diagrama reea n construcie este ilustrat n figura 4.6. Figura 4.6. Continuarea diagramei reea pentru picnicul de la lac Scoate banii t2=5 Cumpr benzin t6=10

Start t=0

Decide lacul t5=2

Fierbe ou t7=10

Sandwich-uri t3=10

Acum realizai c activitatea 1 are ca precursor imediat att activitatea 3, ct i activitatea 6. Desenai un dreptunghi reprezentnd activitatea 1 i schiai sgei de la activitatea 3 spre activitatea 1 i de la activitatea 6 spre activitatea 1.

Figura 4.7. Diagrama reea final pentru picnicul de la lac n format activitate int Scoate banii t2=5 Cumpr benzin t6=10

Start t=0

Decide lacul t5=2

ncarc maina t1=5

Condus la lac t4=30

Final t=0

Fierbe ou t7=10

Sandwich-uri t3=10 Timpii sunt n minute

Calea critic (linii ngroate) 57 minute

Restul este simplu. Activitatea 4 este singura activitate care are ca precursor imediat activitatea 1. De aceea, desenai un dreptunghi reprezentnd activitatea 4 i schiai o sgeat de la activitatea 1 la activitatea 4. n final, desenai un dreptunghi reprezentnd evenimentul numit Final. Figura 4.7. arat forma final a diagramei reea a proiectului. O ntrebare important: Mai nti, ct timp dureaz s ajungei la lac? Calea superioar, cu activitile 2 i 6, necesit 15 minute pentru finalizare; Calea inferioar, cu activitile 7 i 3 ia 20 minute pentru a fi complet; Deoarece drumul critic este cel mai lung drum de la un capt la cellalt al proiectului, calea cuprinznd activitile 5, 7, 3, 1 i 4 este calea critic. Dureaz 57 minute pentru a ajunge la lac dup planul din acest diagram; Putei amna (ntrzia) una din activiti i totui s ajungei la lac n 57 de minute? Care sunt aceste activiti? Calea superioar cuprinznd activitile 2 i 6 este o cale necritic; Diagrama reea arat c activitile 5, 7, 3, 1 i 4 sunt pe calea critic i de aceea, nici una nu poate fi amnat dac vrei s ajungei la lac n 57 minute.

Figura 4.8. Diagrama reea final picnic la lac n format activitate n ateptare
Cumpr benzin t6=10

Scoate banii t2=5 Decide lacul t5=2

t=0 ncarc maina t1=5 Condus la lac t4=30

Fierbe ou t7=10

t=0 Calea critic (linii ngroate) 57 minute Sandwich-uri t3=10

Timpii sunt n minute

Cu toate acestea, activitile 2 i 6 pot fi ndeplinite n acelai timp cu activitile 7 i 3. Activitile 7 i 3 necesit 20 minute pentru a le ndeplini, n timp ce activitile 2 i 6 doar 15 minute. Deci, activitile 2 i 6 au 5 minute timp mort. Figura 4.8. arat diagrama reea pentru acest proiect schiat ntr-un format activitate n ateptare. Evenimentul A este echivalentul Start (Pornire) i evenimentul I este echivalentul Finalului din figura 4.7. S-au schiat evenimentele la nceputul i sfritul fiecrei activiti n figura 4.8., ns nu au fost nc denumite. Este posibil s se in seama de activitatea tocmai finalizat. De exemplu: evenimentul B, finalul activitii 5 decide lacul poate fi numit decis lacul; evenimentul C, finalul activitii 2, scoate banii poate fi numit bani obinui i aa mai departe. Un eveniment simplu este acela care reprezint ndeplinirea unei singure activiti. Definirea evenimentelor simple de la sfritul tuturor activitilor n formatul "activitate int", face proiectul mai uor de supravegheat i de raportat starea de ndeplinire a activitilor. Dac activitatea are precursori multiplii, n loc

de a avea sgei pentru fiecare precursor venind direct n miezul evenimentului de la care pleac activitatea X, se fac urmtoarele: fiecare dintre precursori se termin ntr-un singur eveniment; se leag toate evenimentele ntr-unul prin activiti fictive; astfel activitatea X pleac de la un singur eveniment.

Aceast tehnic este ilustrat n figura 4.8. Trebuie s finalizai activitatea 6, "Cumpr benzina", i prietenul trebuie s finalizeze activitatea 3, "Pregtit sandwich-uri", nainte s ncrcai maina. Dect s avei fiecare activiti care s conduc la Evenimentul G, activitatea 6 se termin n Evenimentul D. "Benzina cumprat", i activitatea 3 se termin n Evenimentul F, "Sandwich-uri fcute". Dup aceea se deseneaz activiti fictive de la evenimentele D i respectiv F la evenimentul G, care va fi definit "gata de a ncrca maina".

4.2 DESFURTORUL PROIECTULUI

Realizarea programrii actuale necesit s gsii o combinaie de activiti, resurse i o modalitate de ndeplinire secvenial a activitilor care v ofer mari anse de a rspunde ateptrilor audienei, cu minim de risc.

4.2.1 Realizarea desfurtorului iniial

Realizai prima tentativ privind desfurtorul proiectului astfel: 1. Descriei obiectivele, restriciile i ipoteze proiectului. 2. Detaliai activitile proiectului. 3. Identificai precursorii imediai pentru toate activitile din proiect. 4. Estimai durata n timp acordat pentru toate activitile din proiect. 5. Identificai orice dat intermediar i final care trebuie respectat. 6. Identificai toate activitile sau evenimentele din afara proiectului care afecteaz ndeplinirea activitilor proiectului. 7. Desenai diagrama reea a proiectului. 8. Analizai diagrama reea a proiectului pentru a determina identitatea i lungimea tuturor cilor critice i timpii mori. Dac data de finalizare la care ajungei este acceptabil pentru audien, ai terminat cu proiectarea. Oricum, dac audiena dorete s terminai mai repede dect reiese din programarea iniial, analiza abia ncepe.

4.2.2 Evitarea capcanei mersul napoi n desfurtor

Atenie la realizarea unui desfurtor prin mersul napoi. Mersul napoi este procesul de a porni de la sfritul proiectului spre nceput, identificnd activitile i estimnd durata care n final se va aduga timpului pe care l-ai alocat proiectului. Utiliznd aceast abordare se reduc substanial ansele ca proiectul s respecte desfurtorul pe care-l realizai pentru urmtoarele motive: uitai activiti pentru c v concentrai mai mult pe ncadrarea n timp dect pe asigurarea c ai identificat toate lucrrile necesare; estimarea timpilor se bazeaz pe ce putei aloca activitilor dect pe ce este necesar cu adevrat; ordinea n care propunei desfurarea activitilor poate fi eronat sau perfectibil. Analiznd planul proiectului domnului Ionescu (proiect prezentat n seciunea anterioar) constatm c i-a alocat o sptmn pentru analiza i aprobarea raportului final. Cnd a fost ntrebat dac estimarea este realist, domnul Ionescu a replicat cu siguran nu dar a trebuit s o scrie pentru ca ntregul plan al proiectului s mearg ca pe roate. Cu alte cuvinte, el a folosit timpii estimai care totalizai ddeau timpul pe care a dorit s-l ating, dect cel pe care a crezut c l-ar atinge.

4.2.3 ncadrarea n restriciile de timp

Dac se cere o cale mai scurt dect programat de a realiza proiectul, luai n considerare urmtoarele opiuni pentru toate cile critice ale proiectului: 1. Reverificai timpii estimai iniial: fii siguri c lucrrile fiecrei activitii sunt bine descrise i estimate; dac performanele trecute au fost folosite ca un ghid pentru estimarea timpilor, verificai pentru a v asigura c toate aspectele situaiei actuale sunt asemntoare cu situaiile pentru care s-au estimat timpii; ntrebai ali experi pentru a analiza i valida estimrile voastre; cerei oamenilor care vor executa lucrrile n aceste activiti s analizeze i s valideze estimrile voastre. 2. Folosii personal experimentat. Personalul mai experimentat poate termina treaba n timp mai scurt. Atenie, oamenii experimentai pot costa mai mult. De

asemenea, nu suntei singurul din organizaie ce-i va dori acest personal experimentat, de aceea ei nu vor fi mereu disponibili. 3. Luai n considerare strategii diferite pentru realizarea lor . Ca un exemplu, dac ai planificat s realizai activitatea prin efort intern, luai n discuie externalizarea. Sau dac ai plnuit s antrenai concurena prin subcontractare, gndii-v s facei activitatea pe plan intern. 4. Luai n considerare mutarea lor de pe calea critic fcndu-le n paralel cu una sau mai multe activiti necritice . Calea rapid necesit realizarea mai multor activiti n acelai timp pentru a reduce timpul total de ndeplinire a proiectului. Este posibil s terminai mai repede dar este de asemenea riscant pentru c uneori s revenii asupra lucrurilor deja fcute. Imediat ce gsii modaliti de a scurta cile critice, monitorizai cile care iniial necritice pentru a v asigura c nu vor deveni critice. Dac una sau mai multe ci devin critice, folosii aceleai abordri pentru a reduce lungimea lor.

4.2.4 Reducerea timpului necesar

Cum putei aplica parte din aceste abordri la picnicul de la lac? Dac ajungei la lac n 57 de minute e OK, analiza e bun. Dar s presupunem c mpreun cu prietenul suntei de acord c trebuie s ajungei n 45 de minute, de la plecare. Ce schimbri putei face n planul iniial pentru a ctiga 12 minute? Putei fi tentat s schimbai timpul estimat pentru a conduce maina de la 30 minute la 18 minute presupunnd c vei conduce mai repede. Din pcate aceasta nu va funciona dac credei c mersul cu maina va dura 30 de minute. Amintii-v c planul reprezint o abordare despre care credei c are o ans s mearg (fr a garanta c aa se va ntmpla). Dac va trebui s conducei pn la lac cu viteza excesiv de 120 m/h pe un drum cu noroi, reducerea timpului de condus la 18 minute nu este posibil. Desfurarea activitilor n acelai timp Trebuie s fii creativ dac vrei s fii n stare s planificai reducerea duratei i s aib o ans de funcionare. presupunei c exist un automat bancar lng staia de benzin. Dac cerei un serviciu complet la benzinrie, putei scoate banii de la automat ct timp angajatul v umple rezervorul mainii cu benzin

procednd astfel, putei face activitatea 2 i 6 n acelai timp n 10 minute n loc de 15 minute ct sunt indicate n figura 4.7. La prima vedere se pare c putei reduce timpul total la 52 minute fcnd

aceasta schimbare. Privii nc o dat ns. Aceste dou activiti nu sunt pe calea critic, aa c reducnd durata lor nu are nici un impact asupra derulrii ntregului proiect ci cel mult va crete timpii mori afereni acestor activiti. napoi la planificat. ncepei cu soluia de 57 minute i amintii-v c trebuie s reducei lungimea cilor critice dac vrei s salvai timp. O alt idee. Amndoi suntei n main pentru a merge la lac dar, doar unul conduce n timp ce cellalt doar st n main. V putei oferi voluntar pentru a conduce i prietenul s fac sandwiche-urile n main n timpul cltoriei spre lac. Aceasta ar putea reduce 10 minute din activitatea unei ci critice. ntrebarea este, totui, ct timp va economisi aceast schimbare? Examinai diagrama din figura 4.7 pentru a gsi rspunsul, dup cum urmeaz: calea de sus cuprinde activitile 2 si 6 i dureaz 15 minute iar calea de jos cuprinde activitile 7 i 3 i ia 20 de minute. ntruct calea de jos este cea critic, mutnd 5 minute din aceast cale va salva 5 minute din timpul total de ndeplinire a proiectului. n acest moment sunt doua ci critice, fiecare de cte 15 minute. lund alte 5 minute din calea de jos, nu salveaz n nici un fel timpul proiectului deoarece calea de sus tot necesita 15 minute. Oricum, ea face s adauge 5 minute de timp mort la calea de jos. Figura 4.9 reflect schimbarea n diagrama reea. Figura 4.9: Pregtirea sandwiche-urilor n timp ce se conduce la lac
Scoate banii t2=5 Cumpr benzin t6=10

Start t=0

Decide lacul t5=2

ncarc maina t1=5

Condus la lac t4=30 Sandwiche-uri t3=10

Final t=0

Fierbe ou t7=10

Calea critic (linii ngroate) 52 minute. Timpii sunt n minute

S lum n considerare din nou folosirea primei idei, s ncercm s obinem bani de la automat n timp ce un angajat umple rezervorul cu benzin. Acum se ctig 5 minute, pentru c acum calea de sus este cale critic. n final putei decide ce lac s vizitai i s ncrcai maina n acelai timp, ceea ce va salva un timp suplimentar de 2 minute. Diagrama reea pentru soluia final de 45 minute este ilustrat n figura 4.10. Figura 4-10: Mersul la picnicul de la lac n 45 de minute. Scoate banii t2=5 ncarc maina t1=5 Condus la lac t4=30

Start t=0

Cumpr benzin t6=10

Gata pt ncrcat t=0

Gata pt condus t=0

Final t=0

Fierbe ou t7=10

Decide lacul t5=2

Sandwiche-uri t3=10

Calea critic (linii ngroate) 45 minute; Timpii sunt n minute S ne gndim la o situaie n care trebuie s ndeplinii dou sau mai multe activiti nainte de a trece la alte noi activiti. Reprezentai aceasta n diagram prin definirea unui eveniment ce reprezint ndeplinirea celor dou sau mai multe activiti i desenai sgei de la aceste activiti la eveniment iar dup aceea desenai sgei de la eveniment la alte activiti care se pot desfura. Aceast situaie este ilustrat n figura 4.10. Odat ce realizai activitile Scoate banii, Cumpr benzina i Fierbe oule, putei derula aciunile ncarc maina i Decide lacul. Reprezentai aceasta desennd sgei de la fiecare dintre cele trei activiti la un nou eveniment definit, Gata pentru ncrcat maina i sgei de la evenimentul acesta la activitatea ncarc maina i Decide lacul. Deci, dac vrei s scurtai derularea proiectului: 1. Gsii calea critic i reducei timpul acesteia pn cnd cea de-a doua cale devine critic;

2. Continuai scurtarea celor dou ci critice prin aceeai metod pn ce cea de-a treia cale devine critic i tot aa. Atenie, trebuie s pltii urmtoarele costuri pentru a ndeplini mai repede un grup de activiti: crete timpul pentru planificare: trebuie s detaliai precis toate activitile i relaiile dintre acestea, nu v putei permite s greii; cresc riscurile: crete lista ipotezelor i devine tot mai probabil c una sau mai multe ipoteze nu se vor adeveri. n exemplul picnicul la lac, ai fcut urmtoarele ipoteze pentru a ajunge la soluia de 45 minute: putei avea dreptate privind serviciul complet oferit de staia de benzin dar doar dac ajungei puin peste ora 8; angajaii sunt pregtii s v umple rezervorul imediat ce ajungei la benzinrie; automatul bancar este liber i lucreaz n timp ce oprii la benzinrie; mpreun cu prietenul putei ncrca maina i decide lacul unde vei merge fr a v cearta timp de o or cu argumente pro i contra; prietenul poate face sandwche-urile n timp ce conducei fr a murdri interiorul mainii. Oricum, cnd vei identifica ipotezele, putei face progrese spre a crete ansele dac se dovedete c ipotezele se adeveresc sau vei dezvolta planuri de criz n caz c nu se vor adeveri. S considerm c avei dreptate privind presupunerea cu serviciu complet de la benzinrie dup ce ajungei acolo puin dup ora 8, smbta diminea. n primul rnd, putei s ntrebai angajatul de acolo dac presupunerea voastr e rezonabil. Din pcate, dup ce ntrebai, vei primi drept rspuns c smbt diminea este cea mai ocupat diminea a sptmnii i c nu are nici o idee despre ct de mult vei atepta. Cnd i vei spune ct de important este s beneficiai de serviciul complet n timp redus pentru a ajunge la picnic pn la ora 8,45, i va cere scuze i i va spune c nu are ce face. O alt abordare: ntrebai se schimb ceva, dac ai 10 lei?. V garanteaz imediat serviciul complet de la 7,55 la 8,20 i repartizeaz pe ceilali la standul 3. El v garanteaz c dac intrai la 8,00 vei termina n 10 minute cu benzina n rezervor i un zmbet pe fa. Ai aflat c pn i cel mai nesigur lucru

poate fi rezolvat cu un pre. Misiunea voastr este de a determina ct de mult putei reduce nesigurana i ct v va costa acest lucru. Imaginnd o strategie cu totul nou Avei un plan pentru a ajunge la lac n 45 de minute. Nu este garantat c va merge, dar cel puin v d o ans. Oricum, s presupunem c prietenul v spune c el trebuie neaprat s ajung la lac n 10 minute n loc de 45. Este posibil ca reacia voastr imediat s fie imposibil! A crea un plan este una, dar cum s ajungei n 10 minute cnd doar condusul pn acolo cere 30 de minute? Fr a realiza ai schimbat criteriile pentru succesul proiectului de la a atinge rezultatul dorit, care este obiectivul proiectului, la a ndeplini o serie de activiti care nu constituie obiectivul proiectului. Succesul proiectului este de a ajunge la lac pentru picnic nu de a ndeplini un plan preconceput de activiti. Cele 7 activiti ce le-ai propus sunt bune, atta timp ct v acord posibilitatea de a ajunge la lac n termenii stabilii. Dar dac activitile nu v permit s mplinii proiectul cu succes, gndii-v s schimbaii activitile. Facei nite cercetri i vei afla c putei nchiria un elicopter pentru 5 mii lei pe zi i v poate duce la lac n 10 minute. Dar v gndeai s cheltuii doar 50 de lei de persoan pentru picnic, pentru benzin i este absurd s cheltuii 5 mii lei cnd putei cheltui doar 50 de lei. Aa c, nici nu-i spunei prietenului despre posibilitatea de a nchiria elicopterul, i spunei c este imposibil. Dar nu tii motivul pentru care prietenul trebuie s ajung la lac n 10 minute. Dac aflai c ar fi fcut acolo 100 mii lei profit dintr-o afacere, constatai c merit s cheltuii 5 mii lei pentru a face 100 mii lei! Merit, dar nu ai tiut de cei 100 mii lei. Cnd vei dezvolta opiunile desfurtorului, nu este treaba voastr s decidei n numele altcuiva. Dorii s identificai toate variantele posibile i costurile acestora pentru ca decidentul s ia o decizie n cunotin de cauz. Subdivizarea activitilor Fierbe oule n ap O alt cale care reduce timpul de tndeplinire a secvenelor de activiti este =7 3b subdivizarea activitilor n subactiviti, cu derulare concomitent. Figura 4.11. ilustreaz cum poate prietenul s Finalizat salveze 7 minute prin a Pregtit pentru pregtire fiert oucnd timp prepar sandwiche-urile. sandwiche-uri fierbe oule t5a=3 t3b=3 Fig. 4.11: Reducerea timpului estimat prin subdivizarea activitilor. Primii pai pentru pregtire sandwiche-uri t3a=7 Timp pentru fiert ou i fcut sandwiche-uri = 13 minute

Divizarea activitii de fierbere a oulelor n dou pri: Pregtit pentru fiert ou: luat oala din raft, luat oule din frigider, umplut oala cu ap i adugat ou, pus oala pe aragaz i aprins focul; se estimeaz o durata de 3 minute. fiert oule n ap: lsat oule s fiarb pn ce sunt tari; se estimeaz circa 7 minute. Divizarea activitii de a face sandwiche-uri din ou n dou pri: Primii pai pentru pregtire sandwiche-uri: luat pinea, maioneza, salata verde i roiile din frigider, luat folia de plastic n care nvelii sandwich-urile din sertar, pus pinea n folie, apoi maioneza, salata i roiile pe pine; se estimeaz circa 7 minute; Finalizat pregtire sandwiche-uri: luat oule din oal, decojirea lor, tiat felii, pus pe feliile de pine. Timpul estimat este de 3 minute. Notai c timpul total pentru activitatea iniial de fiet ou este tot de 10 minute (3 minute pentru a le prepara i 7 minute n ap) i timpul total de pregtire a sandwiche-urilor este tot de 10 minute (7 minute pentru primii pai i 3 minute pentru a finaliza). Acum activitile se prezint ca n figura 4.11. Prin descrierea detaliat a modului de preparare a activitilor se poate ajunge s se termine cele dou activiti n 13 minute n loc de 20 de minute.

4.3 ESTIMAREA DURATEI ACTIVITILOR

Timpul estimat este cea mai bun judecat despre ct de mult va dura realizarea activitii. Nu se refer la ct dorim sau ct spune cineva c va dura ci ct timp credei cu adevrat c va dura realizarea activitii. Un timp estimat nerealist mai scurt, poate face ca activitatea s dureze mai mult pentru c dac oamenii nu cred n estimri, nu vor ncerca s le respecte. Estimarea nu se negociaz. eful cere finalizarea proiectului n 6 luni. Analiznd, constatai c va dura cel puin 12 luni. Dup negocieri strnse, convenii s finalizai n nou luni. Dac amndoi ai fost iniial sinceri, ai parafat eecul proiectului! V angajai s finalizai cu 3 luni mai nainte s fie posibil iar eful a fost de acord s accepte produsul final cu 3 luni mai trziu dect necesar. Dac nu ai fi fost sinceri, fiecare a nvat ceva despre cellalt. Ai nvat c ori de cte ori eful d un termen limit, putei aduga 50% la acesta pentru a termina. eful a nvat c, dac suntei presat, putei termina sarcina mai repede, trebuind s v cear s o ndeplinii cu 25% mai devreme. Dar cel mai ru este c ai obinut o nelegere pe un termen imposibil i inacceptabil pentru pri.

4.3.1 Descrierea activitilor

Cnd estimai durata n timp a activitii, descriei mai nti urmtoarele componente ale activitii: munca realizat de oameni: activitile fizice i mentale ndeplinite de oameni. Exemple: scrierea unui raport, asamblarea unui echipament sau gndirea ideilor pentru o companie publicitar; munca realizat de resurse non-umane: defragmentarea unui computer sau printarea unui raport cu o imprimant de vitez mare; procesele: reaciile fizice sau chimice precum uscarea vopselei, reacii chimice, instalarea vegetaiei pe un teren proaspt lucrat, intarea pe rod a plantaiei, etc; timpul de ateptare: este datorat disponibilitii resurselor.

Rezervarea unei camere de conferin cu dou sptmni nainte este un exemplu sau rezervararea biletului de avion cu cteva zile nainte.

4.3.2 Considerarea caracteristicilor resurselor

Realizarea activitilor proiectelor necesit diferite tipuri de resurse: personal, echipament, faciliti, materii prime, informaii, fonduri. Pentru fiecare resurs necesar pentru sprijinirea sau ndeplinirea lucrrilor sau sarcinilor activitilor se determin: capacitatea: productivitatea pe unitate de timp; disponibilitatea: cnd anume va fi disponibil resursa.

4.3.3 Utilizarea surselor suplimentare de informare

Cnd se descriu activitile, consultai urmtoarele surse de informaii pentru a estima mai corect durata: nregistrri mai vechi despre durata necesar pentru ndeplinirea aceleiai activiti n trecut; persoane care au ndeplinit astfel de activiti n trecut; persoane ce vor lucra la aceste activiti; experi familiarizai cu acest tip de activiti, chiar dac nu au mai lucrat pe aceeai problem mai nainte.

4.3.4 Ameliorarea estimrilor privind durata

Acurateea estimrii duratei poate fi mbuntit prin urmtoarele aciuni: definii clar activitile, minimalizai folosirea jargoanelor tehnice i descriei procesele de munc prin asociere; divizai activitile pn cnd se estimeaz c activitile de la cel mai mic nivel vor dura dou sptmni sau mai puin; definii nceputul i sfritul activitilor ct mai clar posibil; minimalizai utilizarea factorului timp de siguran.

Factorul timp de siguran este timpul adugat celui mai bun timp estimat, pentru a fi sigur. Un exemplu este adugarea unui procent de 50% la timpul iniial estimat. Factorul timp de siguran compromite planificarea pentru c:

 activitatea se lungete pentru a umple timpul alocat: dac se poate finaliza o activitate n dou sptmni, dar folosii 50% timp de siguran estimnd trei sptmni, probabilitatea de a termina mai repede este aproape zero; oamenii folosesc factorul timp de siguran ca o scuz pentru a evita detalierea activitilor suficient s le permit s dezvolte strategii de lucru; oamenii pierd ncrederea n acurateea i fezabilitatea planului deoarece tiu c planificai activitile fr a gndi lucrurile n detaliu. Orict de mult ncercai, uneori este dificil s estimai durata unei activiti. Activitile pe care nu le-ai mai fcut pn acum, activitile ce le vei face n viitor i activitile impredictibile sunt exemple, dar se poate totui: s facei cea mai bun estimare urmrind abordarea prezentat; s monitorizai ndeaproape desfurarea proiectului pentru a identifica orice schimbare ce ar putea modifica estimrile iniiale; reflectai schimbrile n program imediat ce aflai de ele.

4.4 PREZENTAREA DESFURTORULUI

Diagrama reea a proiectului nu conine desfurtorul activitilor; ea este informaia de baz pentru a dezvolta desfurtorul. Desfurtorul se poate prezenta n urmtoarele formate: raportul evenimentelor cheie: un tabel cu lista evenimentelor i datele programate pentru a fi realizate; raportul activitilor: un tabel cu activitile i datele planificate de nceput i final; graficul Gantt: un grafic care ilustreaz activitile cu momentul de nceput, durata de desfurare i momentul final; combinaia dintre graficul cu repere i graficul Gantt : un grafic ilustrnd momentul de nceput, durata de desfurare i momentul final ca i momentul de realizare a evenimentelor selectate. Figura 4.12 Prezentarea proiectului Picnic la lac ntr-un desfurtor de tip raportul evenimentelor cheie.

Evenimente cheie Maina gata de ncrcare Maina gata de condus Final: sosit la lac

Persoane responsabile Tu i prietenul Tu i prietenul Tu i prietenul

Durata 10 15 45

Observaii Calea critic Calea critic Calea critic

Not: Aceast list include cteva evenimente cheie definite pentru proiect. Se poate alege definirea i reprezentarea cte unui eveniment la finalul activitilor.

Figura 4.13 Reprezentarea proiectului Picnic la lac ntr-un desfurtor de tip raportul activitilor. Activitatea 1. ncarc maina 2. Scoate banii 3. Sandwich-uri 4. Condus la lac 5. Decis lacul 6. Cumpr benzin 7. Fierbe ou Persoane responsabile Tu i prietenul Tu Prietenul tu Tu i prietenul Tu i prietenul Tu Prietenul tu Debut 10 0 15 15 10 0 0 Final 15 5 25 45 12 10 10 Calea critic Calea critic Calea critic Observaii Calea critic Calea critic

(min dupa start)

Desfurtorul de 45 de minute pentru picnic-ul la lac este prezentat n format raportul evenimentelor cheie, raportul activitilor i graficul Gantt n continuare. S nu uitm c: raportul evenimentelor cheie i raportul activitilor sunt mult mai eficace pentru a indica datele specifice; graficul Gantt ne arat o imagine clar cu privire la lungimea relativ a activitilor, a suprapunerilor i a volumului de munc. Figura 4-14 Reprezentarea proiectului Picnic la lac ntr-un desfurtor de tip grafic Gantt.
Activiti/ evenimente Scoate banii Cumpr benzin Fierbe ou Calea critic este reprezentat mai nchis

Decis lacul ncarc maina Sandwiche-uri Condus la lac 0 5 10 15 20 25 30 35 40 45 Timpul (minute dup start)

Rezumat Sarcinile proiectului au ntotdeauna termene limit. Nu putei fi sigur cnd ndeplinii proiectul, dar vrei s tii cnd trebuie terminat. Din nefericire, adesea dup ce aflai, reacia imediat este c nu avei timp destul! Adevrul este c atunci cnd primii pentru prima dat sarcina de a realiza un proiect nu tii ct timp va lua s-l facei. Primele reacii sunt de obicei bazate mai mult pe fric i anxietate dect pe fapte, n special dac ncercai s jonglai cu multiplele responsabiliti i proiectul este destul complex. Avei nevoie de o abordare organizat pentru a clarifica modul cum v propunei s ndeplinii activitile proiectului, ce termene sunt acceptabile pentru nceput i ce putei face pentru a v ncadra n termenele limit ce iniial preau a fi nerealizabile. Acest capitol v ajut s v construii planurile care sunt realizabile i s rspund schimbrilor inerente din viaa proiectului. ntrebri 1. Ce este diagrama reea a unui proiect? 2. Care sunt elementele diagramei reea? 3. Prin ce se caracterizeaz cele dou formate de diagram reea? 4. Reprezentai o diagram reea n format activitate int. 5. Reprezentai o diagram reea n format activitate n ateptare. 6. Cum se construiete diagrama reea? 7. Cum putei reduce timpul de derulare a unui proiect? 8. Ce este o cale critic? 9. Ce efect va avea reducerea timpului unei activiti aflate pe calea critic asupra termenului final al proiectului?