Fasilitator Ketua Anggota

: dr.Trisiswati,SpKK : Wingka Gurning,SE : dr. Wahju Maria W Wiwik S Rachma PF

INSTALASI RAWAT JALAN RSUD Dr SOETOMO SURABAYA

LARASATI , prajurit wanita tegas dan

cerdas tetapi berperilaku lemah lembut
LARASATI , artinya :
LA RA SA TI : layanan : ramah : santun : sepenuh hati

Arti Logo Tombak

: senantiasa memohon perlindungan pada Tuhan Timbangan / neraca : berusaha untuk menyeimbangkan antara tugas utama dan tugas tambahan

STRUKTUR ORGANISASI KBK LARASATI INSTALASI RAWAT JALAN RSUD Dr. SOETOMO SURABAYA
DIREKTUR
WADIR YANMED & KEPERAWATAN

KEPALA INSTALASI RAWAT JALAN

KBK LARASATI

POLI / URJ OTI

POLI / URJ PALIATIF

POLI/URJ BEDAH UMUM

POLI / URJ THT

POLI / URJ MATA

POLI/URJ LAIN

VISI, MISI dan MOTTO

VISI Menjadikan IRJ yang terkemuka dalam pelayanan, pendidikan , dan penelitian di kawasan Asia Tenggara (ASEAN ). MISI * Menyelenggarakan pelayanan kesehatan yang Aman, Informatif, Efektif, Efisien, Mutu, Manusiawi dan Memuaskan (AIEEMMM). * Menyelenggarakan pelayanan rujukan tertinggi. * Mendorong terwujudnya sumber daya manusia (SDM) yang profesional, akuntabel, dan berorientasi pelanggan. * Melaksanakan pendidikan dan penelitian yang menunjang pelayanan kesehatan prima baik dalam skala nasional maupun internasional. * Memberikan pelayanan yang tetap memperhatikan aspek sosial ekonomi. MOTTO Saya senantiasa mengutamakan kesehatan penderita

PENDAHULUAN
Kunjungan

perhari IRJ + 2500 pasien 40 % diantaranya pasien maskin Data bulan Mei 2009 pasien maskin 1600, jumlah kunjungan ke poli Bedah 265 pasien 37 % ( 98 pasien ) SKP hilang

JADWAL KEGIATAN DAN REALISASI KBK LARASATI PERIODE BULAN MEI 2009 SAMPAI DENGAN AGUSTUS 2009

LANGKAH P I

KEGIATAN 1
Menentukan Tema dan Judul

MEI 09 2 3 4 1

JUNI 09 2 3 4 1

JULI 09 2 3 4 1

AGUST 09 2 3 4

II III

Menganalisa Penyebab Dominan Menguji dan Menentukan Penyebab Dominan Membuat Rencana dan Melaksanakan Perbaikan Meneliti Hasil Perbaikan

IV

VI

Membuat Standar Baru

VII

Mengumpulkan Data Baru dan Membuat Rencana Selanjutnya

LANGKAH I Menentukan Tema dan Judul Periode : 1 s/d 30 Mei 2009

Inventarisasi masalah
Ditemukan masalah sebagai berikut :
Masalah Tingginya biaya pemakaian tissue di Poli OTI Usulan Rachma

No 1

2
3 4

Rendahnya frekwensi kunjungan ulang pasien di Poli Paliatif

Rendahnya ratio antara dokter dengan pasien di Poli Bedah Tingginya angka kehilangan SKP di Poli Bedah Umum pada pasien maskin kuota

Dr Wahju
Wiwik Wingka

Check Sheet Data Masalah

Periode Metode Penanggung jawab
No

: 1 30 Mei 2009 : Observasi : Winka Gurning ,SE

Jumlah Kejadian Total % Ranking

Masalah

1 2

Tingginya biaya pemakaian tissue di Poli OTI Rendahnya frekwensi kunjungan ulang pasien di Poli Paliatif

2 58 53 98

12 277 300 393

16.67 20,94 17.66 24.93

4 2 3 1

3
4

Rendahnya ratio antara dokter dan pasien di URJ Bedah

Tingginya angka kehilangan SKP di URJ BedahUmum

 Menentukan Tema
Kelompok sepakat dan dengan persetujuan Kepala IRJ, masalah yang akan diselesaikan adalah Menurunkan angka kehilangan SKP

di URJ Bedah Umum pada pasien maskin kuota

Alasan mengambil tema tersebut adalah :

1. Untuk mempermudah proses pengolahan data 2. Meningkatkan pendapatan RS 3. Kebijakan pimpinan

Menentukan Judul Check Sheet Data Masalah

Periode Metode Penanggung jawab : 1 30 Mei 2009 : Observasi : Winka Gurning ,SE

N o. 1

Sub. Masalah Tingginya angka kehilangan SKP di URJ Bedah Urologi Tingginya angka kehilangan SKP di URJ Bedah Syaraf Tingginya angka kehilangan SKP di URJ Bedah Umum

Kode

Mg Mg. I II 3 1

Mg. III 2

Mg. IV 3

Jml

12

27

22

20

24

32

98

Tabel Stratifikasi Periode : 1 30 Mei 2009 Metode : Observasi Penanggung jawab : Winka Gurning ,SE

N o 1 2 3

Sub. Masalah C B A Jumlah

Frekwensi 98 27 9 134

Frek. Kum 98 125 134

% 73.13 20.15 6.72 100

% Kum 73.13 93.28 100

DIAGRAM PARETO SUB MASALAH

KETERANGAN : A :Tingginya angka kehilangan SKP di URJ Bedah Urologi B :Tingginya angka kehilangan SKP di URJ Bedah Syaraf :Tingginya angka kehilangan SKP di URJ Bedah Umum

Kelompok sepakat mengangkat judul MENURUNKAN ANGKA KEHILANGAN SKP DI URJ BEDAH UMUM PADA PASIEN MASKIN KUOTA SEBESAR 65 % DALAM WAKTU 4 BULAN

Aspek Mutu : Q C D S M

Quality Cost Delivery Safety Moral

: Menurunkan mutu pelayanan RS : Mempengaruhi pendapatan RS : Menghambat pengiriman data : Fungsi administrasi terganggu : Menurunkan kepercayaan pasien terhadap petugas RS

LANGKAH II
MENCARI PENYEBAB MASALAH Periode 1 s/d 14 Juni 2009
Inventarisasi Faktor Penyebab No Uraian Calon Penyebab Usulan

1
2 3

Kurang komunikasi antar petugas

Rasio petugas dengan pasien tidak seimbang Petugas kurang informatif

Wingka
Rachma Dr Wahju

4
5 6 7

Petunjuk pada SKP tidak tercetak jelas

Protap belum lengkap Tulisan pada form SKP tidak jelas dan terlalu kecil Tempat penerimaan berkas pasien JPS, Askes dan umum tidak dibedakan

Dr Wahju
Wiwik Wiwik Wingka

Pengelompokan Faktor Penyebab

No. FAKTOR Manusia CALON PENYEBAB

1. Ratio petugas dengan pasien tidak seimbang

2. Petugas kurang informatif

3. Kurang komunikasi antar petugas

2 3 4 Metode Alat Material Lingkungan 1. Protap belum lengkap 1. Petunjuk pada SKP tidak jelas bahwa SKP harus dikembalikan 1. Tulisan di SKP tidak jelas 1. Tempat penerimaan berkas pasien JPS,ASKES & Umum tidak dibedakan

Diagram Tulang Ikan ( Fish Bone Diagram )

Kebijakan pimpinan

Metode

Manusia
Tidak ada rekruitmen

Petugas kurang informatif

Prosedur sering berubah

Jumlah tenaga kurang

Kurang komunikasi antar petugas Protap belum direvisi

Protap belum lengkap

Ratio Petugas pasien tdk seimbang

Petugas kurang tanggung jwb

Tingginya angka kehilangan SKP di URJ Bedah Umum

Petunjuk pd SKP tidak jelas

Tulisan pd SKP tidak jelas

Tempat penerimaan berkas pasien JPS, Askes dan umum tidak dibedakan

Tulisan pd SKP tidak mencolok

Tulisan terlalu kecil Tidak disediakan tempat khusus

Alat

Material

Lingkungan

Penentuan Calon Penyebab Dominan

Teknik NGT
No

Faktor Penyebab Masalah WH

Nama Anggota WK 1 WW 2 R 2 7

Nilai Rank VI

Ratio petugas dan pasien tidak seimbang

2
3 4 5 6

Kurang komunikasi antar petugas

Petugas kurang informatif Protap belum di revisi Petunjuk pada SKP tidak jelas Tulisan di SKP tidak jelas Tempat penerimaan berkas antara pasien JPS, Umum dan ASKES tidak di bedakan

1
7 5 4 3

2
7 5 4 3

1
7 6 4 3

1
7 5 3 4

5
28 21 15 13

VII
I III IV V

23

II

Calon penyebab dominan hilangnya SKP di URJ bedah umum adalah : 1. Petugas kurang informatif 2. Tempat penerimaan berkas antara pasien JPS, umum & ASKES tidak di bedakan 3. Protap belum di revisi 4. Petunjuk pada SKP tidak jelas 5. Tulisan di SKP tidak jelas

LANGKAH III MENGUJI DAN MENENTUKAN PENYEBAB DOMINAN Periode 15 Juni S /D 14 Juli 2009
Check sheet Penyebab Utama Metode : Observasi Tempat : URJ Bedah Umum Penanggung Jawab : Wingka Gurning SE

Tabel Stratifikasi Penyebab Masalah yang Dominan

No Penyebab masalah Frek Frek kum % % kum

Tempat penerimaan berkas antara pasien JPS, umum, dan ASKES tak dibedakan. Petugas kurang informatif. Protap belum di revisi Petunjuk pada SKP tidak jelas. Tulisan di SKP tidak jelas

59

59

52,21

52,21

2 3 4 5

28 14 7 5 113

87 101 108 113

24,78 12,39 6,2 4,42 100

76,99 89,38 95,58 100

JUMLAH

Diagram Pencar
Hubungan antara petugas kurang informatif dengan hilangnya SKP Pasien Maskin Kuota Di URJ Bedah Umum r : 0,824

Analisa Diagram Scatter Berdasarkan Tabel dan diagram scatter diatas, terdapat hubungan positif antara petugas kurang informatif dengan hilangnya SKP pasien Maskin kuota di URJ Bedah Umum.Terjadi frekwensi kehilangan SKP pasien maskin kuota di URJ Bedah Umum sebanyak 82 % yang disebabkan oleh petugas kurang informatif, sehingga Gugus berpendapat bahwa petugas kurang informatif merupakan penyebab dominan.

Hubungan Antara Tempat Penerimaan Berkas Pasien JPS, Umum, dan Askes Tidak Dibedakan terhadap Hilangnya SKP Pasien Maskin Kuota Di URJ Bedah Umum.

: 0,866

Analisa Diagram Scatter Berdasarkan Tabel dan diagram scatter diatas, terdapat hubungan positif antara Tempat Penerimaan Berkas dengan hilangnya SKP pasien Maskin kuota di URJ Bedah Umum.Terjadi frekwensi kehilangan SKP pasien maskin kuota di URJ Bedah Umum sebanyak 87 % yang disebabkan oleh Tempat Penerimaan Berkas , sehingga Gugus berpendapat bahwa Tempat Penerimaan Berkas merupakan penyebab dominan.

Hubungan antara Protap belum direvisi dengan hilangnya SKP Pasien Maskin Kuota di URJ Bedah Umum r : 0.771

Analisa Diagram Scatter Berdasarkan Tabel dan diagram scatter diatas, terdapat hubungan positif antara protap belum direvisi dengan hilangnya SKP pasien Maskin kuota di URJ Bedah Umum.Terjadi frekwensi kehilangan SKP pasien maskin kuota di URJ Bedah Umum sebanyak 77 % yang disebabkan oleh protap belum direvisi, sehingga Gugus berpendapat bahwa protap belum direvisi merupakan penyebab dominan.

Hubungan antara Petunjuk pada SKP tidak jelas dengan hilangnya SKP Pasien Maskin Kuota Di URJ Bedah Umum

: 0.600

Analisa Diagram Scatter Berdasarkan Tabel dan diagram scatter diatas, terdapat hubungan positif antara Petunjuk pada SKP tidak jelas dengan hilangnya SKP pasien Maskin kuota di URJ Bedah Umum.Terjadi frekwensi kehilangan SKP pasien maskin kuota di URJ Bedah Umum sebanyak 60 % yang disebabkan oleh Petunjuk pada SKP tidak jelas, sehingga Gugus berpendapat bahwa Petunjuk pada SKP tidak jelas merupakan penyebab tidak dominan.

Hubungan antara tulisan pada SKP tidak jelas dengan hilangnya SKP Pasien Maskin Kuota di URJ Bedah Umum

: 0.582

Analisa Diagram Scatter Berdasarkan Tabel dan diagram scatter diatas, terdapat hubungan positif antara tulisan pada SKP tidak jelas dengan hilangnya SKP pasien Maskin kuota di URJ Bedah Umum. Terjadi frekwensi kehilangan SKP pasien maskin kuota di URJ Bedah Umum sebanyak 58 % yang disebabkan tulisan pada SKP tidak jelas , sehingga kelompok berpendapat bahwa tulisan pada SKP tidak jelas merupakan penyebab tidak dominan.


No 1 2 3 4 5

Tabel Koefisien Korelasi Penyebab

Akar penyebab r1 r2 r3 r4 r5 Jumlah Koefisien korelasi 0,866 0,824 0,771 0,600 0,582 3,643 % 23,77 22,62 21,16 16,47 15,98 100 Derajat 85,57 81,43 76,18 59,29 57,53 360

Keterangan : r1 : Tempat penerimaan berkas tidak dibedakan r2 : Petugas kurang informatif r3 : Protap belum direvisi r4 : Petunjuk pada SKP kurang jelas r5 : Tulisan pada SKP tidak jelas

Diagram Pie Koefisien Korelasi Penyebab Paling Dominan

r5, 15.98% r1, 23.77% r4, 16.47% r2, 22.62% r3, 21.16%

Kesimpulan : Dari hasil penghitungan koefisien korelasi r dan diagram pie chart, maka dapat disimpulkan penyebab dominan adalah : 1. Tempat penerimaan berkas pasien JPS , ASKES , dan Umum tidak dibedakan 2. Petugas kurang informatif 3. Protap belum direvisi

LANGKAH IV MEMBUAT RENCANA DAN MELAKSANAKAN PERBAIKAN Periode : 15 s/d 31 Juli 2009
Rencana perbaikan dan target hasil tehnik 5 W dan 2 H

No

Faktor penyebab dominan

Why Tujuan diperbaiki

What

Where

When

Who

How Cara perbaikan

How much

1.

Tempat penerimaan berkas antara pasien JPS, Askes, dan umum tidak dibedakan

Agar berkas pasien JPS, Askes, dan umum tidak tercampur

Membuat tempat khusus berkas untuk pasien JPS, Askes, dan umum

URJ Bedah Umum

15 Juli 2009 s/d 31 Juli 2009

Wingka

1.Disediakan3 tempat/ keranjang untuk meletakkan berkas pasien sesuai dg kriteria pasien (JPS,Askes dan umum) 2.Dibuatkan petunjuk sebagai pengingat agar berkas tidak tercampur

75%

No

Faktor penyebab dominan

Petugas kurang informatif

Why Tujuan diperbaiki

Agar petugas senantiasa menanyakan apakah pasien sudah selesai atau mau melanjutkan ke bagian lain

What

Where

When

Who

How Cara perbaikan

How much

2.

Melakukan refreshing kepada semua petugas URJ Bedah Umum

URJ Bedah Umum

15 Juli 2009 s/d 31 Juli 2009

Dr. Wahju

1.Memberikan refreshing pada semua petugas untuk senantiasa menanyakan pd pasien sebelum meninggalkan URJ Bedah setiap hari Senin 2.Dibuatkan petunjuk sebagai pengingat agar selalu menanyakan pada pasien, dipasang pada tempat penerimaan berkas

70%

No

Faktor penyebab dominan

Why Tujuan diperbaiki Agar semua petugas memahami prosedur yang benar

What

Where

When

Who

How Cara perbaikan

How much

3.

Protap belum direvisi

Merevisi protap tentang pengisian SKP pasien JPS

URJ Bedah Umum

15 Juli 2009 s/d 31 Juli 2009

Rachma

1.Merevisi protap 2.Membuat alur kerja petugas dari pasien datang sampai pasien pulang

85%

Metode penghitungan target

Target No Penyebab dominan Tempat penerimaan berkas antara px JPS ,Askes dan Umum tdk dibedakan Petugas kurang informatif Protap belum direvisi Jumlah Frekuensi target Sisa

(%)
1 59 75 44 15

2 3

28 14 101

70 85 77

20 12 76

8 2 25

Jadi kelompok sepakat menyelesaikan penyebab masalah sebesar 77 % dengan sisa penyebab masalah sebesar 25 kejadian.

Pelaksanaan kegiatan. Periode 15 Juli s/d 31 Juli 2009

No Faktor penyebab dominan Pelaksanaan perbaikan Uji coba Gambar Monitoring Hasil perbaikan

Tempat 1.Telah disediakan penerimaan 3 keranjang berkas antara untuk berkas px JPS ,Askes pasien sesuai dan Umum tdk kriterianya ( JPS, dibedakan Askes, dan umum )

Terlampir

Cara pemisahan dengan 3 keranjang dapat dilakukan dengan praktis

Petunjuk pengingat kepada petugas dapat selalu mengingatkan supaya berkas tidak tercampur Kesimpulan : perbaikan berhasil dilakukan

2.Telah dibuatkan petunjuk sebagai pengingat petugas supaya berkas tidak tercampur

No

Faktor penyebab dominan

Uji coba

Monitoring

Hasil perbaikan

Pelaksanaan perbaikan

Gambar

Petugas kurang informatif

1.Telah dilakukan refreshing kepada petugas seminggu sekali setiap hari senin

Terlampir

Refreshing kepada petugas dilakukan secara rutin setiap minggu setiap hari senin Terjadi penurunan kejadian kehilangan SKP dari 98 menjadi 17 kejadian Kesimpulan : perbaikan cukup berhasil

2.Telah dibuat petunjuk sebagai pengingat petugas supaya selalu menanyakan kepada pasien

No

Faktor penyebab dominan

Uji coba Pelaksanaan perbaikan Gambar

Monitoring

Hasil perbaikan

Protap belum 1.Telah dilakukan direvisi revisi protap tentang alur penerimaan pasien

Terlampir

Karena sudah dibuat protap dan alur penerimaan pasien maka setiap petugas sudah memahami prosedur yang benar sehingga tidak ada kehilangan SKP
Kesimpulan : perbaikan berhasil dilakukan

2.Telah dibuat alur kerja petugas dari pasien datang sampai pasien pulang

1. Run chart monitoring tempat penerimaan berkas pasien setelah perbaikan

2.5 2 1.5 1 0.5 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20

Hari / tanggal pengamatan

2. Run chart monitoring petugas kurang informatif setelah perbaikan

2.5 2 1.5 1 0.5 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 Hari / tanggal pengamatan

3. Run chart monitoring protap belum di revisi setelah perbaikan

2.5 2 1.5 1 0.5 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 Hari / tanggal pengamatan

KBK

LANGKAH V MENELITI HASIL PERBAIKAN Periode : 24 juli 21 Agustus 2009

TERHADAP PENYEBAB MASALAH CHECK SHEET Metode : Observasi Tempat : URJ Bedah Umum Penanggung Jawab : Wingka Gurning SE
Sebelum Mei 2009 Sesudah Juli Agustus 2009 Mg 4 Tot Mg 4 Mg 1 Mg 2 Mg 3 Tot

No 1 2 3

Penyebab Masalah Tempat penerimaan berkas tidak dibedakan Petugas informatif kurang

Mg 1

Mg 2

Mg 3

15 5 5 25

12 6 2 20

15 8 1 24

17 9 6 32

59 28 14 101

2 1 2 5

3 1 1 5

1 0 1 2

2 1 2 5

8 3 6 17

Protap belum direvisi

JUMLAH

STRATIFIKASI PENYEBAB MASALAH

Sebelum No Penyebab masalah Frek. Tempat penerimaan berkas tidak dibedakan Petugas informatif kurang 59 Frek. Kum 59 58 1 % Kum 58 Frek . 8 Sesudah Frek. Kum 8 47,06 % Kum 47,06

28

87

27

85

11

17,65

64,71

14 3 Protap belum direvisi 101 JUMLAH

101

15

100

17

35,29

100

100

17

36

100

Diagram Pareto Penyebab Masalah

Ket : A : Tempat penerimaan berkas tidak dibedakan B : Protap belum direvisi C : Petugas kurang informatif

Diagram Batang penurunan terhadap penyebab masalah

120 100 80 60 T A R G E T 25 B

Target

40
20 0

101

I L 17 C

Keterangan : A. Sebelum perbaikan ( 101 ) B. Target gugus ( 25 ) C. Setelah perbaikan ( 17 )

Hasil

H A S

Perbandingan Terhadap Sub Masalah

Tabel Pareto Sub masalah Sebelum perbaikan Data sheet sub masalah Periode : 1 s / d 30 mei 2009
No . Sub Masalah Frek Frek. Kum % % Kum

Table Pareto sub masalah sesudah perbaikan Data sheet sub masalah Periode : 24 Juli s / d 21 Agustus 2009
No Sub Masalah Frek Fre .Kum % % Kum

Tingginya angka kehilangan SKP di URJ Bedah Umum pada pasien Maskin Kuota Tingginya angka kehilangan SKP di URJ Bedah syaraf pada pasien Maskin kuota
Tingginya angka kehilangan SKP di URJ Bedah Urologi pada pasien maskin Kuota

98

98

73,13

73,13

Tingginya angka kehilangan SKP di URJ Bedah Umum pada pasien Maskin Kuota Tingginya angka kehilangan SKP di URJ Bedah syaraf pada pasien Maskin kuota

17

17

62,9 6

62,96

27

125

20,15

93,28

25

29,6 3

92,59

134

6,72

100

Tingginya angka kehilangan SKP di URJ Bedah Urologi pada pasien maskin Kuota

27

7,41

100

Jumlah

134

100

Jumlah

27

100

Diagram Batang Target Penurunan Frekuensi terhadap Sub Masalah

140 120 100 80 T A R G E T 98 34

H A

60
40 30 0 A

S
I L 17 C

Kesimpulan : Gugus berhasil menurunkan frekuensi dari semula 98 kejadian menjadi 27 kejadian

Analisa Dampak
Hasil Perbaikan Gugus berhasil menurunkan jumlah kehilangan SKP Dampak Positif Tempat penerimaan berkas pasien di pisah sesuai dengan status sosial/kriteria pasien Kelengkapan administrasi pasien JPS menjadi lebih lengkap dan teratur Negatif Menambah biaya untuk permbelian alat (keranjang pemisah berkas ) RS Meningkatkan pendapatan RS karena klaim ke PT. ASKES bertambah Manfaat Anggota Gugus Semakin terampil dalam membuat PDCA Petugas Petugas semakin informatif terhadap pasien dan keluarganya

Menambah biaya untuk pembuatan alur dan protap sebagai pengingat petugas

Proses pengolahan data menjadi lancar

Semakin terampil dan aktif dalam menyelesaikian masalah

Dengan adanya alur, petugas selalu ingat akan proses kegiatan yang harus dilakukan

Meningkatkan kedisiplinan petugas dalam melaksanakan alur pengembalian berkas pasien ke loket ASKES

Membutuhkan waktu untuk merevisi protap dan mensosialisasi-kan kepada petugas

Dengan tertibnya administrasi penderita kesejahteraan petugas akan meningkat.

Aspek mutu Q C D S M
: Dengan menurunnya SKP yang hilang, akan meningkatkan mutu pelayanan Rumah Sakit karena pengolahan data menjadi lancar : Dengan menurunnya SKP yang hilang, akan meningkatkan pendapatan Rumah Sakit, karena klaim ke PT. ASKES bertambah : Dengan menurunnya SKP yang hilang, menjadikan pengiriman dan pelaporan data menjadi lancar dan tepat waktu : Dengan menurunnya SKP yang hilang, administrasi Rumah Sakit dapat berfungsi dengan baik : Dengan menurunnya SKP yang hilang, meningkatkan kepercayaan pasien dan keluarganya terhadap petugas, sehingga meningkatkan citra Rumah Sakit

Quality Cost Delivery

Safety
Moral

LANGKAH VI MEMBUAT PROTAP BARU Periode : 22 s/d 28 Agustus 2009

STANDAR PROSEDUR : 1. Tenaga administrasi : terima berkas SKP pasien di tempat penerimaan pasien 2. Tenaga administrasi : periksa kelengkapan berkas SKP 3. Perawat : berkas yang telah lengkap serahkan kepada dokter URJ beserta DMK 4. Dokter : Tulis diagnosa medis dan tindakan medis berdasarkan ICD 10 dan ICD 9 CM / ICOPIM pada elektronik Medikal dan DMK Record kemudian salin pada berkas SKP 5. Dokter : Tulis nama dan tanda tangani pada berkas SKP 6. Perawat : Kembalikan kepada petugas administrasi 7. Tenaga administrasi : Periksa kelengkapan penulisan diagnosa di SKP

8. Tenaga administrasi : Bubuhi paraf petugas dan pasien kemudian beri stempel poli 9. Tenaga administrasi : Tanya kepada pasien, akan berobat kemana lagi. 10. Tenaga administrasi :Bila pasien tidak melanjutkan pemeriksaan,kumpulkan berkas SKP 11. Bila pasien melanjutkan pemeriksaan, serahkan berkas SKP kepada pasien 12. Catat pada buku ekspedisi bahwa pasien berobat ke poli lanjutan 13. Beritahu pasien bila telah selesai menjalani pemeriksaan di poli terakhir, berkas SKP serahkan kepada petugas di poli terakhir tersebut

STANDAR HASIL
Menurunkan angka kehilangan SKP pasien maskin kuota dari 98 kejadian ( sebesar Rp 25.892.865,- ) menjadi 17 kejadian ( sebesar Rp 4.435.827,- ) dalam waktu 4 bulan

LEMBAR PENGESAHAN

LANGKAH VII MENENTUKAN RENCANA BERIKUTNYA Periode 24 s/d 31 Agustus 2009

Masalah masalah yang ditemukan

Masalah Masalah lama : Usulan

No.

1
2 3 4

Rendahnya frekuensi kunjungan ulang pasien di poli Paliatif

Rendahnya ratio antara dokter dengan pasien di poli Bedah Umum Tingginya biaya pemakaian tissue di poli OTI Masalah baru : Lamanya pasien menunggu DMK dari kurir catatan medik di poli Bedah umum

dr. Wahju
Wiwik Rachma Wingka

Check Sheet Data Masalah. Periode : Metode : Penanggung Jawab :

24 s/d 31 Agustus 2009 Observasi. Wingka.

Jumlah

NO

Masalah Tingginya biaya pemakaian tissue di Poli OTI Rendahnya frekwensi kunjungan ulang pasien di Poli Paliatif Rendahnya ratio antara dokter dan pasien di URJ Bedah Lamanya pasien menunggu DMK dari kurir catatan medik di URJ Bedah

Kejadian 2 58 53

Total 12 277 300

Ranking

1 2 3

16.67 20,94 17.66

4 2 3

69

244

28,28

Menentukan Tema Dari tema di atas , kelompok sepakat dan dengan persetujuan Kepala Instalasi Rawat Jalan, bahwa masalah yang akan diselesaikan adalah Menurunkan Waktu Tunggu DMK Pasien dari Kurir Catatan Medik.

Alasan mengambil tema tersebut adalah : 1. Dengan waktu tunggu DMK pasien yang lama, maka pelayanan kepada pasien akan terhambat 2. Dengan terhambatnya pelayanan kepada pasien, maka citra rumah sakit menjadi kurang baik 3. Kebijakan pimpinan.

Menentukan Judul
CHECK SHEET DATA SUB.MASALAH Periode : 24 s/d 31 Agustus 2009 Metode : Observasi Tempat : Rawat jalan

Penanggung jawab

: Wingka Gurning ,SE

N O

Sub. Masalah

Kode

Mg I

Mg. II

Mg. III

Mg IV

Jml

Lamanya pasien menunggu DMK 1 dari kurir catatan medik di URJ Paliatif Lamanya pasien menunggu DMK 2 dari kurir catatan medik di URJ Bedah Umum Lamanya pasien menunggu DMK 3 dari kurir catatan medik di URJ OTI

10

12

15

46

Tabel Stratifikasi Periode : Metode : Penanggung Jawab :

24 s/d 31Agustus 2009 Observasi Rachma

No

Sub. Masalah

Frekwen si

Frek. Kum

% Ku m

1 2
3

B A
C Jumlah

46 8
5 59

46 54
59

77,97 13,56
8,47 100

77,97 91,53
100

Diagram Pareto Sub Masalah

KETERANGAN : A : Lamanya pasien menunggu DMK dari kurir catatan medik di URJ Paliatif

: Lamanya pasien menunggu DMK dari

kurir catatan medik di URJ Bedah Umum

Lamanya pasien menunggu DMK dari kurir catatan medik di URJ OTI

gugus sepakat mengangkat judul MENURUNKAN WAKTU TUNGGU DMK PASIEN DARI KURIR CATATAN MEDIK DI URJ BEDAH UMUM SEBESAR 65% DALAM WAKTU 5 BULAN

Alasan pengambilan judul tersebut adalah : 1. Dengan waktu tunggu DMK pasien yang lama, maka pelayanan kepada pasien akan terhambat 2. Dengan terhambatnya pelayanan kepada pasien, maka citra rumah sakit menjadi kurang baik 3. Kebijakan pimpinan.

Aspek Mutu Q C D S M

Quality : Dengan waktu tunggu yang lama mutu pelayanan menjadi menurun karena proses pelayanan kepada pasien tidak baik Cost : Proses tunggu DMK pasien yang lama merupakan kelemahan, karena bila terjadi sesuatu terhadap pasien tdk ada bukti tertulis sebagai tanggung jawab petugas medis Delivery: Karena proses tunggu DMK pasien lama, maka meningkatkan jumlah antrian pasien di poli Safety : Resiko terhadap keamanan dan keselamatan pasien akan meningkat bila pasien menunggu terlalu lama untuk mendapatkan DMKnya Moral : Proses tunggu DMK pasien yang lama akan menurunkan kepercayaan pasien dan keluarganya terhadap petugas sehingga menurunkan citra rumah sakit

JADWAL KEGIATAN DAN REALISASI KBK LARASATI PERIODE BULAN AGUSTUS 2009 SAMPAI DENGAN DESEMBER 2009

LANGKAH

KEGIATAN 1

AGUST 09 2 3 4 1

SEPT 09 2 3 4 1

OKT 09 2 3 4 1

NOP 09 2 3 4 1

DES 09 2 3 4

Menentukan Tema dan Judul

II

Menganalisa Penyebab Dominan Menguji dan Menentukan Penyebab Dominan Membuat Rencana dan Melaksanakan Perbaikan Meneliti Hasil Perbaikan

III

IV

VI

Membuat Standar Baru

VII

Mengumpulkan Data Baru dan Membuat Rencana Selanjutnya

RESUME
Penyelesaian : 1.a. Disediakan 3 keranjang berkas pasien b. Dibuat petunjuk agar berkas tdk tercampur 2.a. Refreshing secara rutin b. Buat petunjuk supaya selalu tanya pada pasien 3.a. Revisi protap b. Alur kerja

Masalah Banyaknya SKP pasien jamkesmas hilang

Penyebab 1.Tempat terima berkas tidak dibedakan 2. Petugas kurang informatif 3. Ptotap belum direvisi

Hasil Menurunnya angka kehilangan SKP pasien Jamkesmas kuota dari 98 kejadian ( RP. 25.892.865,- ) Menjadi 17 kejadian ( Rp. 4.435.827,- )

MATUR NUWUN