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J.P.G.

LIQUIDACIN Y CONTABILIZACIN DE LA NOMINA

La nmina es el documento a travs del cual se relaciona, los pagos por los servicios prestados, las deducciones obligatorias y voluntarias, el valor neto recibido y apropiaciones de los trabajadores de un una empresa durante un periodo determinado. La nmina se divide en cuatro partes a saber:

ENCABEZADO: Recoge los datos de identificacin de la empresa, el periodo de pago y los datos del trabajador. DEVENGADO: Se relacionan los conceptos que percibe el trabajador de carcter legal y los extralegales. Conceptos tales como: 2.1. SALARIOS: Constituye salario no slo la remuneracin ordinaria, fija o variable, sino todo lo que recibe el trabajador en dinero o en especie como contraprestacin directa del servicio, sea cualquiera la forma o denominacin que se adopte, como primas, sobresueldos, bonificaciones habituales, valor del trabajo suplementario o de las horas extras, valor del trabajo en das de descanso obligatorio, porcentajes sobre ventas y comisiones. (Art. 127 C.S.T). 2.1.1. Salario minino: El artculo 145 del C.S.T establece que todo trabajador tiene derecho a percibir un salario mnimo y suficiente para cubrir las necesidades mnimas de el y de su familia. Para el ao 2013 el salario mnimo establecido por el gobierno es de $ 589.500. 2.1.2. Salario bsico: Es la remuneracin bsica pactado entre el trabajador y el empleador, establecido dentro del contrato de trabajo y que sirve de base para la liquidacin del trabajo suplementario o de horas extras. 2.1.3. Salario integral: Esta modalidad de pago del salario, adems de retribuir el trabajo ordinario, compensa de antemano el valor de prestaciones, recargos y beneficios por trabajo nocturno, extraordinario, dominical y festivo, primas legales y extralegales, cesantas e intereses sobre las cesantas, excepto las vacaciones. Este tipo de salario debe pactarse por escrito entre trabajador y empleador y slo pueden acceder a l los trabajadores que devenguen como salario bsico, una suma igual o superior a 10 SMLMV. La legislacin laboral prescribe que el salario integral debe ser como mnimo el valor equivalente a 10 SMLMV vigentes ms un 30% como factor prestacional. Para el 2011 el salario mnimo integral es de $ 5.895.000 ms el 30% del factor prestacional $ 1.768.500 que en total nos da: $ 7.663.500 2.2. AUXILIO DE TRANSPORTE: Es un auxilio en dinero efectivo que el empleador debe reconocer a los trabajadores que devenguen menos de 2 SMLMV con el fin de que estos puedan trasladarse desde su residencia hasta el lugar de trabajo. Para el ao 2013 el gobierno ha establecido como auxilio de transporte las suma de $ 89.500 mensuales.

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2.3. TRABAJO SUPLEMENTARIO O DE HORAS EXTRAS: Es aquel que desarrolla el trabajador despus de la jornada laboral ordinaria o habitual. La jornada laboral ordinaria en Colombia es de mximo 8 horas diarias y 48 horas semanales las cuales pueden ser distribuidas de lunes a viernes o de lunes a sbado. 2.3.1. Jornada laboral diurna: La jornada diurna es la comprendida entre las 06 de la maana y las 10 de la noche. 2.3.2. Jornada laboral nocturna: Es la comprendida entre las 10 de la noche y las 06 de la maana, si la persona debe trabajar en esta jornada su trabajo debe remunerarse con recargo nocturno del 35% adicional al valor de la hora diurna. Las horas trabajadas por fuera de la jornada habitual se remuneran como horas extras. Si el trabajo extra se desarrolla dentro de la jornada diurna, cada hora extra se debe pagar con un recargo del 25%. Si por el contrario, se desarrollan en la jornada nocturna las horas extras se pagan como nocturnas con recargo del 75%, al igual que el trabajo realizado en das domingo y festivos. Los porcentajes se liquidan sobre el salario ordinario en proporcin a las horas laboradas. Las horas extras de trabajo no pueden exceder de 2 horas diarias y 12 horas a la semana. Adicionalmente, trabajador y empleador pueden convenir como da de descanso obligatorio el sbado y ser reconocido como descanso dominical en todos sus aspectos legales. Los empleadores no estn obligados a pagar horas extras a aquellos trabajadores que ostenten cargos de direccin, confianza y manejo. Resumen de las horas extras y formula para su liquidacin. % DE RECARG 25% 75% 100% 150% 75% 35% FACTOR DE CALCULO 1.25 1.75 2.0 2.5 1.75

HORA EXTRA Hora extra diurna ordinaria HEDO Hora extra nocturna ordinria HENO Hora extra diurna festiva HEDF Hora extra nocturna festiva HENF Dominical o festivo Recargo nocturno ordinrio

FORMULA PARA CALCULO Vho X factor X No. Horas Vho X factor X No. Horas Vho X factor X No. Horas Vho X factor X No. Horas Vdo X factor X No. De dias Vho X 35% X No. De recargos

2.4. OTROS CONCEPTOS: El empleador puede reconocer a sus trabajadores otros conceptos adicionales a los establecidos en la ley tales como: comisiones sobre ventas, bonificaciones, auxilios etc. La sumatoria de todos valores relacionados anteriormente, conforma lo que se llama total devengado, que es la totalidad de los ingresos que recibe un empleado como remuneracin por su trabajo.

3. DEDUCCIONES: Una vez determinado el valor total que un trabajador ha ganado en una quincena o en un mes, se procede a restar los conceptos que por obligacin el empleado debe pagar, ya sea a la empresa o a terceros. Las deducciones son los valores que ley autoriza descotar al trabajador del valor devengado y las hay de tres tipos: las obligatorias, las autorizadas por el trabajador y las de orden judicial.

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3.1. DEDUCCIONES DE CARCTER OBLIGATORIO: Son aquellas que el empleador de acuerdo a la ley debe descontar al trabajador de los pagos realizados; dentro de estas deducciones tenemos: 3.1.1. Deducciones para salud: El trabajador debe estar afiliado al sistema de salud. La cotizacin por salud que corresponde al 12.5% de la base del aporte, se hace en conjunto con la empresa. sta ltima aporta el 8.5%, y el empleado debe aportar el 4% restante. Ese 4% es el valor que se debe descontar (deducir) del total devengado menos el auxilio de transporte a cargo del empleado. 3.1.2. Deducciones para la pensin: El trabajador tambin debe estar afiliado al sistema de pensiones. La cotizacin por pensin est a cargo tanto de la empresa como del empleado. Del total del aporte 16% la empresa aporta el 12% y el trabajador aporta el restante 4% del total devengado menos el auxilio de transporte. 3.1.3. Deducciones para el fondo de solidaridad pensional: Todo trabajador que devengue un salario entre 4 y 16 SMLM debe aportar un 1% adicional para este fondo, los que devenguen entre 16 y 17 SMLM aportan un 1.20%, entre 17 y 18 SMLM aportan 1.40%, entre 18 y 19 SMLM aportan 1.60%, entre 19 y 20 SMLM aportan 1.80% y los que devengan un salario superior a 20 SMLM aportan un 2% 3.1.4. Retencin en la fuente. Si hubiere lugar, la empresa deber calcular y retener al empleado el valor correspondiente a Retencin en la fuente por ingresos laborales. Este valor ser declarado y consignado en la respectiva declaracin mensual de retencin en la fuente. 3.2. DEDUCCIONES AUTORIZADAS POR EL TRABAJADOR: Son aquellas que explcitamente el trabajador autoriza se le descuente de sus pagos, si no existe la autorizacin el empleador no podr descontar ningn concepto. Dentro de estas deducciones encontramos las siguientes: 3.2.1. Cuotas sindicales: Las cuotas que los trabajadores sindicalizados deben aportar al sindicato al que estn afiliados, y siempre que medie autorizacin del empleado. 3.2.2. Aportes a cooperativas: Las cuotas o aportes que los empleados hagan a las cooperativas legalmente constituidas, pueden tambin ser deducidas de la nmina del empleado. 3.2.3. Cuotas de crditos a entidades financieras: Las cuotas que el empleado deba pagar a una entidad financiera, para la amortizacin de un crdito que le haya sido otorgado, pueden tambin ser descontadas de la nmina del empleado. 3.2.4. Deudas del empleado con la empresa: Se pueden descontar tambin de la nmina, el valor que se deba pagar por las obligaciones que el empleado tenga con su empresa, como puede ser un crdito que sta le haya otorgado, o como compensacin por algn perjuicio o detrimento econmico que el empleado le haya causado a la empresa. 3.3. DEDUCCIONES POR ORDEN JUDICIAL: Son los embargos ordenados por autoridad judicial competente contra los empleados, deben ser descontados de la nmina por la empresa y consignarlos en la cuenta que el juez haya ordenado.

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4. APROPIACIONES: Son valores que el empleador debe provisionar con el fin de cubrir pagos futuros originados en la relacin laboral, estos conceptos solo recaen sobre el empleador. Las apropiaciones en la nomina estn conformadas por los siguientes conceptos: 4.1 SEGURIDAD SOCIAL. 4.1.1 Salud: Los aportes al sistema de salud es del 12.5% del total devengado menos el auxilio de transporte, de este corresponde un 8.5% al empleador. Este valor la empresa lo debe apropiar en cada nomina y consignarlo con el valor descontado al trabajador a la respectiva E.P.S a la cual se encuentre afiliado el trabajador 4.1.2. Pensin: Por cada empleado se debe aportar por concepto de pensin, un 16% del total devengado menos el auxilio de transporte. El empleado aporta el 4% y la empresa aporta el 12%, valor que mensualmente la empresa debe apropiar y consignar en el fondo de pensiones que el empleado haya determinado. 4.1.3. Riesgos profesionales: La empresa debe afiliar al empleado al sistema de riesgos profesionales, con el objetivo de cubrir los problemas, los accidentes o enfermedades que el empleado sufra como consecuencia del ejercicio de su labor en la empresa. El aporte en su totalidad est a cargo de la empresa, y el porcentaje a cotizar est dado por una tabla progresiva segn sea el nivel de riesgo que corra el trabajador en su trabajo. 4.2 PRESTACIONES SOCIALES. 4.2.1. Prima de servicios: Por ste concepto la empresa debe apropiar mensualmente un 8.33% del total devengado. 4.2.2. Vacaciones: Cada mes la empresa debe apropiar un 4.17% del valor del salario del trabajador por concepto de vacaciones. 4.2.3. Cesantas: Por ste concepto es necesario apropiar mensualmente el 8.33% del total devengado. 4.2.4. Intereses sobre las cesantas: Los intereses sobre cesantas corresponden al 12% anualmente del saldo acumulado de las cesantas a 31 de diciembre. Por lo que se debe apropiar o provisionar el 12% mensualmente o quincenalmente del valor de las cesantas provisionado, segn sea le periodo de la liquidacin, o un 1% mensual del total devengado por el trabajador 4.3 APORTES PARAFISCALES 4.3.1. Cajas de compensacin familiar: Mensualmente la empresa debe pagar por subsidio familiar un 4% del total devengado menos el auxilio de transporte 4.3.2. Instituto colombiano de bienestar familiar: Mensualmente la empresa debe aportar un 3% del total devengado menos el auxilio de transporte, con destino al I.C.B.F. 4.3.3. Servicio nacional de aprendizaje: Mensualmente la empresa debe aportar el 2% del total devengado menos el auxilio de transporte, con destino al SENA.

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EJEMPLO DE LIQUIDACION DE LA NOMINA La empresa XXX Ltda. Paga nomina de sus trabajadores para el mes de abril de 2011 por los siguientes conceptos: TRABAJADOR Jos Repelin Cucharas Magolita Goza de lo Lindo SALARIO BASICO $ 4.000.000 $ 900.000 DIAS LABORADOS 30 29 HORAS EXTRAS 0 0 2 HEDO 3 HENO 2 HEDF 1 HENF 1 DOMINICAL 4 RN

Lastenia Rojas

$ 535.600

30

Calculo del Bsico Pago =

salario bsico x Das Laborados 30 Salario Bsico 240 Salario bsico 30 Auxilio de Transporte x Das Laborados 30

Valor hora ordinaria =

Valor da ordinario = Valor Auxilio de Transporte =

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NOMINA MENSUAL XXX LTDA


PERIODO DE PAGO DEL: ABRIL 01 AL 30 DE 2011 DEVENGADO
nombre empleado Jose Repelin Cucharas Magolita Goza de lo Lindo Lastenia Rojas salario dias basico lab 4.000.000 30 900.000 29 535.600 30 total quincena 4.000.000 870.000 535.600 5.405.600 horas extras 66.169 66.169 aux transp 61.093 63.600 124.693 total devengado 4.000.000 931.093 665.369 5.596.462 salud 160.000 34.800 24.071 218.871 pension 160.000 34.800 24.071 218.871

DEDUCIDO
retencion en la fuente 40.000 57.467 40.000 57.467 fsp total retenido 417.467 69.600 48.142 535.209 neto a pagar 3.582.533 861.493 617.227 5.061.253

TOTAL

5.435.600

APROPIACIONES
% SALUD PENSIN A.R.P. CESANTAS INTERESE/CESANT PRIMA VACACIONES ICBF SENA CAJAS DE COMPE 8,5% 12% 0,522% 8,33% 12% 8,33% 4,17% 3% 2% 4% 465.100 656.612 28.563 466.185 55.942 466.185 228.173 164.153 109.435 218.871

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COMPROBANTE DE CONTABILIZACIN DE LA NOMINA XXX LTDA COMPROBATE DE DIARIO

CODIGO 5105 510506 510515 510518 510827 510530 510533 510536 510539 510568 510569 510570 510572 510575 510578 2365 236505 2370 237005 237005 237005 237006 237010 2610 261005 261010 261015 261020 1110 111005

CUENTA GASTOS DE PERSONAL SALARIOS HORAS EXTRAS COMISIONES AUXILIO DE TRANSPORTE CESANTIAS INTERESES SOBRE CESANTIAS PRIMA DE SERVICIOS VACACIONES APORTES A.R.P APORTES E.P.S APORTES PENSIONES APORTES CAJAS DE COMPENS APORTES I.C.B.F APORTES SENA RETENCION EN LA FUENTE SALARIOS RETENCION Y APORTES DE NOMINA APORTES E.P.S APORTES PENSION APORTES F.S.P APORTES A.R.P APORES CAJAS, SENA, I.C.B.F PARA OBLIGACIONES LABORARES CESANTIAS INTERESES SOBRE CESANTIAS VACACIONES PRIMA DE SERVICIOS BANCOS BANCOS NACIONALES SUMAS IGUALES

PARCIAL 5.405.600 66.169 124.693 466.185 55.942 466.185 228.173 28.563 465.100 656.612 218.871 164.153 109.435

DEBE 8.455.682

HABER

57.467 57.467 2.120.476 683.971 875.483 40.000 28.563 492.459 1.216.486 466.185 55.942 228.173 466.185 5.061.253 5.061.253 8.455.682 8.455.682

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