Complexitatea vieii economice n condiiile concurenei impuse de economia de pia determin creterea rolului informaiei n procesul de gestiune a ntreprinderii

i de luare a deciziilor. Informaia a devenit ea nsi o resurs, de corectitudinea ei depinznd calitatea deciziilor luate i, implicit, a rezultatelor obinute. Pentru obinerea informaiei sunt prelucrate colecii complexe, n care datele sunt grupate conform caracteristicilor comune. Utilizarea eficient a tehnologiilor informaionale n ntreprinderi nu se poate face fr cunoaterea detaliat a domeniilor de aplicabilitate. Activitatea financiar-contabil este unul dintre primele domenii n care sistemele informatice au fost aplicate cu succes. Actualmente n majoritatea ntreprinderilor n care procesul de informatizare este avansat ponderea aplicaiilor din domeniul financiar-contabil este mare. Automatizarea sistemului de eviden contabil este caracterizat de implementarea programelor care automatizeaz un anumit sector de eviden, care este specific fiecrei ntreprinderi. Aceasta faciliteaz munca de rutin a contabilului, care are mai mult timp pentru efectuarea analizei economico-financiare a ntreprinderii, cutarea rezervelor interne de mrire a eficacitii lucrului. Implementarea sistemului automatizat de eviden permite: mult mai operativ de efectuat eviden, nscrierea informaiei operative ntr-un timp stabilit, gsirea i introducerea operativ a informaiei economice necesare, automatizarea ndeplinirii rapoartelor financiare i contabile, se micoreaz volumul de lucru i cantitatea erorilor posibile.

Sisteme informaionale i informatice. Generaliti.

Noiunea de sistem e foarte larg rspndit n toate domeniile de activitate uman, ns n diferite domenii de activitate aceast noiune poart un caracter specific acestui domeniu. Sistemul e o totalitate de elemente de natur diferit care au legturi ntre ele, formeaz un tot ntreg i activeaz pentru a atinge un scop bine determinat. Un sistem reprezint un ansamblu de componente (elemente) interdependente, ntre care se stabilete o interaciune dinamic, pe baza unor reguli prestabilite, cu scopul atingerii unui anumit obiectiv. Condiiile necesare pentru ca un obiect, un eveniment sau proces s poat fi tratat ca un sistem sunt: Ele sunt: 1. existena unui nr. finit de elemente, 2 existena legturi dintre elemente, 3 integritatea, 4 existena unui scop pus n faa sistemului. Elementele stau la baza sistemului ele pot fi de diferit natur. Fiecare element are un loc i un rol bine determinat. Activitatea lor se execut prin intermediul legturilor cu celelalte elemente. Legturile pot fi de mai multe feluri ns de obicei se evideniaz 3 tipuri mai nsemnate de legturi: a) ierarhice sunt cele mai simple i ele presupun subordonarea elementelor unul fa de altul. Schematic aceste legturi se prezint n form de arbore. b) n form de reea sunt puin mai complicate i presupun c legtura dintre elemente se va face cu ajutorul elementelor intermediare. c) relaionale au mai multe posibiliti i presupun c orice element a sistemului poate face legtur direct cu alt element al sistemului. Elementele mpreun cu legturile dintre ele formeaz structura sistemului. Conform teoriei sistemelor orice organism economic este un sistem deoarece: - prezint o structur proprie alctuit dintr -o mulime de elemente care interacioneaz ntre ele pe principii funcionale; - fluxurile (legturile) existente ntre componentele organizatorice implic resursele (potenialul) organismului economic. n cadrul oricrui organism economic se produc fluxuri materiale, financiare, informaionale; - mulimea componentelor organizatorice i interaciunea dintre acestea urmresc realizarea unui anumit obiectiv global: funcionarea ntreprinderii ntr-un mod optim. 1.2. ntreprinderea i sistemul ei informaional USE poate fi privit ca un sistem componena i structura cruia este determinat de structura organizatoric, apartenena de ramur, specificul proceselor de producere i tehnologiile utilizate, metodele de conducere, capacitile i dimensiunile ntreprinderii etc. Elemente pot fi: personalul, tehnologiile utilizate, materia prim, mijloacele fixe i circulante, informaia disponibil etc. ntreprinderea se consider format din urmt oarele trei subsisteme: 1. subsistemul de conducere (decizional) 2. subsistemul de informare (informaional) 3. subsistemul de execuie (operaional). Subsistemul de execuie cuprinde ansamblul activitilor specifice ntreprinderii: aprovizionarea, producerea, desfacerea, exportul, transportul etc. Volumul i calitatea acestor activiti se reflect prin intermediul datelor care de obicei sunt fixate n documentele respective. Ele redau starea i dinamica 1

proceselor economice care trebuie gestionate. Datele mai apoi sunt transmise subsistemului informaional. Subsistemul informaional include anumite elemente ca: principii, metode, procedee, mijloace tehnice, personal calificat i structuri organizatorice ce se folosesc pentru generalizarea, culegerea, transmiterea, prelucrarea, codificarea, filtrarea, stocarea datelor, adic acest subsistem realizeaz o anumit tehnologie informaional. La etapa de prelucrare a tehnologiei informaionale, datele se transform n informaii. Informaiile obinute n rezultatul prelucrrii sunt analizate i transmise subsistemului decizional. SS informaional joac un rol dublu : pe de o parte asigur toate informaiile necesare lurii deciziilor la toate nivelurile de responsabilitate, conducere i control iar pe de alt parte asigur cile de comunicare dintre celelalte subsisteme. Totodat asigurnd legtura mediul intern al ntreprinderii i cel extern (mediul economic, financiar, bancar) Subsistemul decizional are scop realizarea funciilor de baz conducerii USE care sunt: dirijare, coordonare, reglare, comand, control. Prin intermediul acestor funcii subsistemul de conducere trebuie s asigure funcionarea optim a ntreprinderii, lund deciziile respective de ordin strategic, tactic sau operativ. Iar eficiena acestor decizii i implicit a rezultatelor obinute depind n mare msur de calitatea i operativitatea informaiilor furnizate de subsistemul informaional. Sistemul ntreprindere M E D I U L

Subsistemul decizional Decizii

Fluxuri informaionale

Informaii Subsistemul informaional

Decizii
Fluxuri materiale i financiare

Date Subsistemul operativ

E X T E R I O R

Figura 1.1. 2. Sistemul informatic al USE. Structura, componente, clasificri. Subsistemul informatic al USE cuprinde figura 1.2. n caz general SI al USE se definete ca un ansamblu logic i armonios structurat, format din echipamente electronice de calcul i de comunicaie, din procese i proceduri automate i manuale, din structuri organizatorice i personal specializat care folosesc echipament electronic de calcul ca instrument de prelucrare automat a datelor n domeniile respective ale U SE.
Informaia furnizat trebuie s se caracterizeze prin: acuratee i realitate; relevant i oportun; forma de prezentare adecvat i accesibilitate, cost corespunztor. Informaia ntr-un anumit sens reprezint nlturarea incertitudinii prin prelucrarea datelor. Ciclul de via a unui document este determinat de momentul n care el a fost emis pn la momentul cnd este predat n arhiv sau este lichidat. ### Sistemul automatizat de eviden include urmtoarele elemente:
1. Mijloacele tehnice. La ele se refer utilajul i instalaiile din care este alctuit calculatorul, cum ar fi procesorul ce ntral, mijloace optice de numrare, mijloace de pstrare a informaiei, imprimante, terminale, etc.; 2. Produse program. - programe de sistem. La aceste programe se atribuie cele care ndeplinesc funcii generale, de obicei sistemele de operare, care opereaz cu resursele calculatorului, repartizndu -le pentru un lucru ct mai eficient, sisteme de gestiune a bazelor de date, care asigur ndeplinirea funciilor standard legate de prelucrarea datelor. Programele de sistem sunt elaborate de furnizorii de produse tehni ce sau firme care sunt specializate n domeniul asigurrii cu programe. - programe pentru utilizator. Reprezint un set de instruciuni privind prelucrarea prestabilit a datelor, ele fiind elaborate independent de ntreprindere sau sunt procurate de la firme specializate. 3. Documentaia include descrierea sistemul, informaii privind utilizarea, prelucrarea datelor alte funcii privind utilizar ea.

4. Personalul lucrtorii care coordoneaz lucrul cu sistemul, proiecteaz i asigur cu programe, exploateaz i verific prelucrarea datelor de ctre sistem. 5. Datele reprezint nregistrri privind operaiile economice i alte informaii nefinanciare necesare, care sunt introduse, pstrate i prelucrate de sistem. 6. Proceduri de control procedurile care asigur nscrierea corespunztoare a nregistrrilor, prentmpinnd i nregistrnd erorile comise.

Subsistemul informatic al ntreprinderii

Informaia (nivel sintactic forma i structura (volumul de date); semantic sensul coninutului, indicatori, structura BD, clasificatoare; nivel pragmatic reflect valoarea inf. pentru luarea deciziilor). Ansamblul informaiilor interne i externe, formale sau neformale utilizate n cadrul firmei precum i datele care stau la baza obinerii lor.

Tehnologiile informaionale.
(de baz) Sisteme de operare, mijloace de realizare a PP, programe de testare AVP, (aplicaii) generale Office, de comunicare, multimedia, translatoare, etc. instrumentar special matematice, statistice, contabile, de gestiune a proiectelor, inteligen artificial etc. modul de utilizare locale, complexe, integrate, corporative. Mijloace de colectare i nregistrare (tastatura, scanner, dispozitive optice) mijloace de transmitere (LAN, WAN, Internet, Intranet) Mijloace de stocare a datelor (discuri optice, CD, DVD) mijloace de prelucrare (PC, servere, supercalculatoare) mijloace de prezentare a informaiei imprimante, monitoare, dispozitive grafice, etc.

Structura organizatoric Subdiviziunile structurale, personalul de conducere, care ndeplinesc funciile de conducere cu ajutorul tehnologiilor informaionale Tip ierarhic corespunde structurii liniarfuncionale, care cuprinde subdiviziunile funcionale i de structur. Tip reea ce corespunde divizrii structurii n anumite business-uniti.

Structura funcional totalitatea subsistemelor funcionale, procedurilor, metodelor, modelelor i algoritmilor de prelucrare a informaiei, actelor normative care realizeaz funcia de conducere. Conducerea strategic Gestiunea producerii Conducerea personalului Evidena contabil Gestiunea operativ (logistica)

Mijloace tehnice

Metode de conducere Produse program

Modele de luare a deciziilor

Sistemul informatic reprezint o parte a sistemului informaional care permite realizarea operaiilor de culegere, transmitere, stocare, prelucrare a datelor i difuzarea informaiilor prin utilizarea tehnologiilor informatice moderne (ntr-un mod automatizat). Un SI trebuie structurat n aa mod ca s corespund cerinelor diferitor grupe de utilizatori: 1. manageri la nivelul conducerii strategice, tactice i operative; 2. personalul implicat n procesul de culegere i prelucrare a datelor; 3. personalul implicat n procesul cercetrilor tiinifice i proiectrii de noi produse i tehnologii de fabricaie; 4. personalul implicat n procesul de producie, control a proceselor industriale utiliznd mijloace speciale tehnologiilor informaionale. Astfel, n cadrul SI al USE pot fi diferite urmtoarele SS: - SS conducerii strategice; - SS conducerii curente; - SS de gestiune a cunoaterii (specific activitii de cercetare i proiectare); - SS operaionale. SI la nivel operaional (OLS) permit culegerea, stocarea i prelucrarea datelor referitoare la tranzacie i procesele economice derulate (aprovizionri cu materii prime) consum de materii pr ime, produse finite obinute, livrate, ncasate, pli efectuate ctre furnizori, gestiunea depozitelor bancare, ncasri sau pli prin conturi curente. S de gestiune a cunoaterii n cadrul USE permit noilor tehnologii i cunotine n cadrul USE (produse soft destinate proiectrii asistate de calculator) precum i asigurarea automat a controlului fluxului de documente n cadrul USE. SI destinate conducerii curente (nivelul tactic) asigur derularea activitii de control i conducere pe termen scurt, susinnd, de regul, deciziile de rutin. Aceste S genereaz rapoarte periodice a cror structur este prestabil, oprind informaia necesar decidentului n conformitate cu domeniul su de responsabilitate. Fiind gndite mai mult ca sisteme de rapoarte periodice, ele sunt mai puin pregtite s ofere informaii urgente ca urmare a unor situaii neprevzute. 3

SI destinate conducerii strategice permit echipei manageriale de vrf s realizeze planificarea activitii USE pe termen lung n vederea atingerii obiective strategice fixate. Structura SI al USE cuprind att componente definite dup criterii funcionale ct i pe cele rezultate de luare n considerare a nivelurilor de decizie i operaionale din cadrul USE. n egal msur poate fi realizat o clasificare a SIG utilizate n cadrul USE pornind de la criteriul naturii prelucrrilor realizate prin intermediul lor: 1. S pentru prelucrarea tranzaciilor (TPS) sunt speciale n prelucrarea, stocarea i preluarea datelor privitoare la tranzaciile zilnice de rutin. Se caracterizeaz prin gradul lor mare de repetabilitate i volum mare de date i servesc nivelul operaional. n aceast categorie sunt incluse SI ca: - privind gestiunea produciei; - privind evidena vnzrilor; - privind contabilitatea financiar; - privind gestiunea stocurilor; - privind operaiile pe cont curent; - conducerea gestiunilor financiare (depozite, credite). 2. SI destinate activitii de birotic (OAS) destinate n principal personalului implicat in procesul prelucrrii informaiilor i comunicaiei (contabili, secretare, manageri). n aceast categorie sunt cuprinse: - procesoare de texte; - procesoare de tabele; - sisteme de pot electronic. 3. S destinate cercetrii-dezvoltrii (KWS) destinate crerii i integrrii noilor tehnologii n cadrul USE. Utilizatorii acestor S sunt ingineri, proiectani i ali specialiti implicai n activitatea de cercetare. 4. SI destinate conducerii (MIS) destinate asigurrii rapoartelor sintetice de rutin necesare n procesul fundamentrii deciziilor curente, controlului i planificrii pe termen scurt. Asemenea S permit generarea de rapoarte privind abaterile nregistrate precum i consultarea online a informaiilor referitoare perioadelor anterioare de gestiune. 5. S suport de decizie (DSS) ofer managerilor modele complexe i aprofundate de analiz n vederea fundamentrii deciziilor. Ele valorific informaii interne oferite de prima i a patra categorie alturi de informaii provenite din mediul exterior (curs valutar, preul produselor fabricat e de firmele concurente, preul de pia a materiilor prime). Ofer utilizatorilor flexibilitate deosebit la cerinele formulate returnnd rapid rspunsurile solicitate. n aceast categorie de S pot fi incluse S expert caracterizate prin stocarea cunotinelor exportului uman sub form de fapte i reguli ntr -o baz de cunotine utilizate pentru deducerea de concluzii, prin derularea de raionamente automate. Deci, asemenea S expert pot fi utilizate cu succes n diagnosticarea financiar a USE, n elabor area deciziilor bneti, de acordare a creditelor clienilor si. (ex. de avantaje i dezavantaje) 6. S suport ale executivului (ESS) reprezint SI destinate conducerii strategice i permit luarea unor decizii nestructurate, altele dect cele de rutin. Ele nu au fost gndite s serveasc la soluionarea unei anumite probleme ci s ofere faciliti generalizate de calculul comunicare. Utilizeaz date privind mediul exterior USE precum i date sintetizate oferite de S 4 i 5 precum i de cele mai avansate produse soft grafice. Dup aria de cuprindere: Subsisteme informatice acoperind arii distincte, definite pe criterii funcionale n cadrul organizaiei: o Subsistemul contabilitii o Subsistemul produciei o Subsistemul cercetrii o Subsistemul commercial o Subsistemul resurselor umane Subsisteme interorganizaionale concepute s asigure fluxuri informaionale ntre: o Organizaie i partenerii si (furnizori, clieni, banc etc). Ex: e- banking, comer electronic etc. o Firma mam i subdiviziunile sale organizatorice.

Aciune
Nevoi de informaii

Factori de decizie
Informaii

Activitatea economic date

Cuantificare Realizat prin nregistrarea datelor

Contabilitate
Prelucrare Realizat prin stocarea i pregtirea datelor Comunicare Realizat prin rapoarte

Fig. 1.4. Contabilitatea ca sistem informaional pentru decizii economice Conform figurii 1.4 contabilitatea face legtura dintre activitile economice i factorii decizionali. n primul rnd contabilitatea cuantific activitile economice, nregistrnd datele c e le privesc pentru o utilizare ulterioar. n al doilea rnd, datele sunt stocate ct timp este necesar iar apoi prelucrate pentru a deveni informaii utile. n al treilea rnd, informaiile sunt comunicare prin intermediul rapoartelor financiare factorilor de decizie. S-ar spune c datele brute ce privesc activitile economice reprezint un imput al sistemului contabil, iar informaia prelucrat, util pentru factorii de decizie, reprezint output-ul. Astfel sistemul informaional contabil este cel mai important, pentru c joac rolul principal n direcionarea fluxului de date economice ctre toate compartimentele unei ntreprinderi i ctre terii interesai din afara ntreprinderii. Contabilitatea reprezint nucleul financiar al sistemul informaional managerial. Acesta ofer att conducerii ct i terilor din exterior o imagine complet asupra organizrii agentului economic.

Documente surs

Jurnale

Cartea Mare

Balana de verificare

Bilan contabil

Fiiere Culegerea Pregtirea, Prelucrarea i ntreinerea Fig. 1.5. Ciclul prelucrrii datelor n contabilitate

Alte raportri i analize

Obinerea ieirilor

Sistemul informaional al agentului economic

Planificarea Aprovizionarea Realizarea

Evidena muncii i a retribuiei

Evidena mijloacelor fixe

Evidena operaiilor financiare

Evidena consumurilor de producie

Rapoartele i drile de seam

Sistemele informaionale ale altor uniti economice

Evidena materialelor

Evidena produciei finite

Finanele

Cadrele

Producerea

Fig. 1.6. Legturile informaionale n evidena contabil

n realizarea unui sistem informatic se poate opta pentru una din urmtoarele soluii: o sistem informatic centralizat o sistem informatic descentralizat Sistemul informatic centralizat se caracterizeaz prin faptul c ntregul proces de stocare i prelucrare a datelor precum i de dezvoltare a sistemului se realizeaz la nivelul unei singure locaii n care se afl un singur sistem de calcul, de regul un mainframe, care stocheaz o baz de date unic precum i ansamblul programelor de aplicaie. Utilizatorii interacioneaz cu sistemul prin intermediul terminalelor. Avantajele centralizrii sunt reprezentate de: - controlul efectiv asupra utilizrii i dezvoltrii software -ului; - controlul asupra securitii i integritii datelor; - partajarea resurselor hard, soft i a datelor ntre utilizatori; - eliminarea riscului incompatibilitii hard i soft n cadrul sistemului; - promovarea cu uurin a standardelor (tehnice, de proiectare, procedurale etc) la nivelul ntregului sistem; - asigurarea serviciilor solicitate de ctre utilizatori prin puterea de calcul a sistemului central ; Dezavantajele centralizrii sunt reprezentate de urmtoarele aspecte: - cderea sistemului de calcul blocheaz toi utilizatorii; - alterarea datelor i a programelor, voit sau accidental, afecteaz toi utilizatorii; - sistemul se poate dovedi lent i inflexibil la nevoile utilizatorilor, adesea fiind insuficient adaptat nevoilor locale sau de grup ale utilizatorilor; - poate realiza un timp mare de rspuns n cazul unor solicitri simultane ale mai multor utilizatori. Sistemul informatic descentralizat se caracter izeaz prin faptul c datele, software-ul i puterea de calcul sunt dispersate n diferite locaii (chiar dispersate geografic) ale organizaiei. Prelucrarea se realizeaz pe calculatoare personale independente sau n cadrul unor reele locale. Avantajele descentralizrii: - datele sunt stocate i prelucrate local; - soft-ul este mai bine adaptat nevoilor locale; - avariile hard, soft sau ale bazei de date la nivelul unei locaii nu afecteaz celelalte locaii; - configuraia sistemului poate fi gndit n funcie de nevoile diferitelor departamente din cadrul organizaiei sau chiar a utilizatorilor locali; 7

- mai marea autonomie i motivare la nivelul utilizatorului local. Dezavantajele descentralizrii: - riscuri mari legate de incompatibiliti hard i soft ntre diferite locaii; - apariia inerent a unor duplicri ale datelor i software-ului n diferite locaii; - dificultatea realizrii unor proiecte complexe la nivel local; - riscul de fragmentare a politicii TI; - costuri mai mari n comparaie cu sistemul centralizat. Tendina actual este net orientat ctre descentralizare care trebuie s se realizeze astfel nct: ntreaga responsabilitate i autoritate pentru funciile descentralizate ale SI s aparin managementului local; s se asigure alinierea la standardele utilizate la nivelul SI global al organizaiei; la nivel central urmeaz s se realizeze: - elaborarea strategiei la nivelul ntregului SI al organizaiei; - managementul comunicaiilor n cadrul reelei locale ale organizaiei; - administrarea datelor; - refacerea n caz de dezastre. Astzi, arhitectura promovat n realizarea sistemelor descentralizate este arhitectura client-server caracterizat prin faptul c aplicaiile i datele puse la dispoziia utilizatorilor sunt dispersate pe diferitele componente hardware n funcie de numrul utilizatorilor care trebuie s aib acces i de puterea de calcul necesar. Componentele hardware sunt reprezentate de: - staii de lucru (calculatoare personale) folosite de utilizatori individuali; - servere departamentale partajate de utilizatori caracterizai prin aceleai nevoi de prelucrare; - server central partajat de toi utilizatorii. Software-ul exploatat n cadrul organizaiei este reprezentat de: - Aplicaiile la nivelul clienilor care: ruleaz pe staia de lucru pus la dispoziia clientului; exploateaz date stocate pe calculatorul clientului; sunt reprezentate n principal de: procesoare de tabele, procesoare de texte, aplicaii exploatnd baze de date. - Aplicaii departamentale care: ruleaz pe serverul departamental; exploateaz la nivelul departamentului, datele stocate pe serverul acestuia; sunt partajate de utilizatorii aceluiai departament; - Aplicaii la nivelul organizaiei care: ruleaz pe serverul central; exploateaz datele de interes general stocate pe serverul central; sunt partajate de utilizatorii mai multor departamente; necesit putere mare de prelucrare. Desfurarea unei activiti riguroase i performante de proiectare i realizare de sisteme informatice de gestiune impune respectarea urmtoarelor aspecte: 1. Abordarea global a problemei de rezolvat; 2. Utilizarea unei metodologii unitare n proiectarea i realizarea sistemului informatic; 3. Aplicarea celor mai moderne soluii i metode de proiectare i realizare a sistemului informatic; 4. Structurarea sistemului informatic innd seama de structura organizatoric din cadrul firmei . 5. Participarea nemijlocit a viitorului beneficiar la activitile de analiz, proiectare i implementare a sistemului informatic. O astfel de participare asigur formularea clar a specificaiilor necesare proiectrii i validarea ealonat a soluiilor propuse de proiectant toate acestea asigurnd n final un produs care s corespund deplin cerinelor utilizator ului; 6. Respectarea cadrului legislativ. Fiind vorba de sisteme informatice de gestiune devine obligatorie realizarea evidenelor, calcularea indicatorilor i ntocmirea lucrrilor de sintez n conformitate cu reglementrile aflate n vigoare. 7. Realizarea unor sisteme informatice corespunztoare resurselor disponibile la utilizator; 8

8. ntruct prin natura sa software-ul este supus schimbrii, aceast schimbare trebuie anticipat i controlat; 9. Compromisurile sunt inevitabile n dezvoltarea aplicaiilor informatice i ele trebuie explicitate i documentate. 10. Fundamentarea realizrii SI pe criterii de eficien economic presupune evaluarea cheltuielilor necesare pentru conceperea, realizarea, implementarea i exploatarea curent a SI i compararea acestora cu efectele economice directe i indirecte obinute de unitatea beneficiar. Evoluia rapid a tehnologiilor informaionale i extinderea domeniilor de utilizare a informaticii au impus realizarea unor strategii de proiectare i realizare a SI. n prezent aceste strategii pot fi clasificate n modul urmtor: 1) n funcie de rolul SI n cadrul USE se disting 3 categorii de strategii: a) strategia ameliorativ; b) strategia inovatoare; c) strategia adaptiv. Strategia ameliorativ urmrete automatizarea activitilor i operaiilor care au caracter repetitiv sau de rutin. Sistemele informatice, elaborate dup asemenea strategie, nu impun modificri n sistemul unitii, au un grad redus de complexitate, sunt lipsite de flexibilitate, nu folosesc personal numeros, iar timpul de implementare este scurt. Strategia inovatoare consider c implementarea SI trebuie nsoit de schimbri importante n organizarea i funcionarea sistemului USE. Aceste strategii presupun un timp mai mare pentru realizarea noului sistem, mai multe cheltuieli, personal de nalt calificare, dar care asigur valorificarea facilitilor oferite de calculator. Strategia adaptiv se bazeaz pe principiul invariaiei sau modificrilor lente impuse de existena proceselor i structurilor de baz ale unitilor economice. Elementele informaionale invariante sunt surprinse n baza informaional (BI) care ocup locul central n cadrul SI. Strategia adaptiv asigur flexibiliti sporite datorit utilizrii conceptului de baz informaional c are se transpune n colecii de date i care mpreun cu procedurile de creare, actualizare i exploatare constituie nucleul SI. Prin comparaie, strategia ameliorativ pleac de la un set bine determinat de ieiri n funcie de care se determin toate celelalte elemente ale sistemului (atribute de intrare, BI, algoritmi i proceduri de prelucrare etc.), n timp ce strategia adaptiv ncepe prin determinarea setului de intrri strict necesare asigurrii BI n aa fel nct aceasta s modeleze ct mai complet sistemul unitii. 2) n funcie de modalitatea de abordare i realizare a SI se disting: Strategia descendent Strategia ascendent Strategia mixt Strategia descendent numit i top-down pleac de la principiul descompunerii sistemului informatic complex n componente prezentnd o complexitate mai redus (definite pe domenii de activitate de exemplu) parcurgndu-se succesiv mai multe niveluri de detaliere n cadrul fiecrei componente definite. Prin aceast abordare, sistemul informatic dobndete o structur ierarhic modular n care fiecare component ndeplinete o anumit funcionalitate i va fi coordonat n funcionarea sa de componentele plasate la nivelul ierarhic imediat superior. Aceast strategie: se aplic n cazul sistemelor informatice complexe, viznd o arie larg de cuprindere; asigur realizarea unei soluii globale, unitare la nivel conceptual pentru ntregul sistem, componentele acestuia urmnd s fie proiectate i realizate independent (pe baza unei planificri), prioritile fiind fixate n funcie de opiunea beneficiarului sau importanei respectivelor componente i conexiunilor necesare n cadrul sistemului global. Pe msura realizrii componentelor din arhitectura general a sistemului informatic acestea se vor testa i apoi integra n produsul final a crui funcionalitate va fi de asemenea verificat.

 Impune un efort deosebit att n perioada de analiz (fiind necesar o analiz complex i foarte amnunit avnd n vedere complexitatea proceselor informaionale supuse informatizrii) ct i de proiectare i realizare ceea ce impune eforturi financiare deosebite. n procesul integrrii componentelor nu vor aprea probleme deosebite ca urmare a strategiei unitare de proiectare i realizare definit la demararea proiectului. Strategia ascendent numit i bottom up promoveaz iniiativa la nivelul fiecrui domeniu de gestiune (contabilitate, comercial, producie etc) fr a exista o soluie cadru i o arhitectur definit pentru sistemul informatic global la nivel de organizaie. Sistemele de gestiune se proiecteaz, realizeaz i exploateaz independent, rspunznd cerinelor de gestiune ale domeniilor pentru care au fost realizate, urmnd ca ulterior s se treac la integrarea acestora n cadrul sistemului info rmatic global al organizaiei. Datorit lipsei unei strategii unitare n plan hardware i software, a unei soluii unitare de proiectare i realizare exist riscul unui grad redus de integrare a subsistemelor de gestiune realizate n cadrul sistemului informatic al organizaiei. Strategia mixt reprezint o combinare a strategiei descendente cu strategia ascendent reinndu -se punctele lor forte. n aceast abordare se opteaz pentru o definire a componentelor sistemului informatic n conformitate cu cerinele strategiei descendente, urmnd ca proiectarea, realizarea i integrarea acestor componente s se realizeze urmnd cerinele strategiei ascendente. Indiferent de strategia utilizat n definirea arhitecturii trebuie ca aceast soluie s permit dezvo ltarea ulterioar a sistemului informatic prin crearea i integrarea de noi componente. O astfel de abordare conduce la definirea de arhitecturi deschise pentru sistemele informatice. Numai astfel sistemul informatic va putea evolua odat cu activitatea organizaiei asigurnd suportul informaional necesar procesului de conducere i se va putea totodat moderniza prin integrarea de noi soluii TI.

Structura general a unui sistem informatic de gestiune

Pentru a defini structura general a unui sistem informatic este necesar s plecm de la funcia acestuia de a prelucra datele disponibile n vederea obinerii informaiilor necesare lurii deciziilor n procesul conducerii. Cele trei componente majore care formeaz sistemul informatic sunt: Intrrile Prelucrrile Ieirile Intrrile reprezint ansamblul datelor ncrcate, stocate i prelucrate n cadrul sistemului n vederea obinerii informaiilor. Intrrile se clasific n dou grupe i anume: 1. Tranzaciile externe care redau dinamica operaiilor i proceselor economice i financiare din cadrul firmei. Provin din mediul exterior sistemului informatic. Sunt tranzacii externe: datele referitoare la aprovizionrile cu materii prime, datele reflectnd operaiile de ncasri i pli etc. Tranzaciile interne sunt reprezentate de: Date consemnate n documente primare, la locul producerii operaiilor pe care le evideniaz, n cadrul firmei (de exemplu: un bon de consum, o factur emis unui client etc); Date care provin din mediul economic-financiar-bancar, consemnate n documente sau nscrise n norme i/sau prevederi legale (facturi primite de la furnizori, ordin de plat onorat de client, cota legal de TVA, cotele de impozit pe profit etc); Date provenind de la alte sisteme informatice operaionale n cadrul aceleiai firme. Date provenind de la alte sisteme informatice exterioare firmei. Datele consemnate n documente vor fi introduse n sistemul informatic n urmtoarele moduri: - Executarea unor proceduri specializate ale sistemului informatic permind ncrcarea datelor tastate de operator pe baza unor machete de culegere a datelor generate pe monitorul calculatorului i validarea datelor; - Scanarea documentelor, tehnologie modern pe principii optice, permind preluarea unui volum foarte mare de date ntr-un interval scurt de timp. Intrrile pot fi realizate n mod direct, utilizndu-se mijloace moderne ale TI cum ar fi: - Transferul de date prin reeaua local din cadrul firmei, o reea Novell de exemplu sau reeaua intranet reuindu-se astfel ca ieirile unui subsistem informatic al firmei s devin intrri pentru un alt subsistem; - Transfer de date la distan: o Prin Internet, inclusiv utilizarea tehnologiei EDI Electronic Data Interchange; 10

o Prin reele private. - MICR (Magnetic ink character recognition) documentele sunt completate folosind caractere stilizate nscrise cu cerneal magnetic citirea documentelor fcndu -se prin intermediul unor echipamente specializate - Carduri cu band magnetic - Smart card-uri - Coduri de bare - Recunoatere vocal - Camere digitale 2. Tranzaciile interne sunt urmarea unor prelucrri automate desfurate n cadrul sistemului informatic conducnd la modificri structurale n cadrul coleciilor de date. Exemple: valoarea total a produselor livrate, valoarea total a ncasrilor etc. Prelucrrile, cel de al doilea element definitoriu al sistemului informatic, reprezint un ansamblu omogen de proceduri automate realiznd: Crearea iniial i actualizarea bazei de date Exploatarea bazei de date Reorganizarea bazei de date Salvarea/restaurarea bazei de date. Ieirile sistemului informatic sunt reprezentate de rezultatele prelucrrilor desfurate. Aceste ieiri, n funcie de natura prelucrrilor care le-au generat, sunt de dou categorii: Ieiri obinute n urma unor operaii de transfer al datelor, care nu i -au modificat valoarea fa de momentul introducerii lor n sistem. De exemplu: numrul i data unei facturi, denumirea unui produs, cantitatea facturat etc. Ieiri obinute n urma unor operaii de calcul pe baza unor algoritmi prestabilii (valoarea produsului facturat, total factur, valoarea vnzrilor pe lunaetc). Ieirile sistemului informatic pot fi clasificate n funcie de coninutul i forma lor de prezentare n: Indicatori sintetici regsii n tablourile de bord oferite managerilor ce pot fi consultate on -line; Rapoarte (situaii) care grupeaz diveri indicatori sintetici sau analitici sub form tabelar. Exemplu: Statul de plat, Situaia stocurilor de produse finite la data , Balana sintetic etc. a) Dup gradul de agregare a datelor rapoartele se clasific astfel: -Rapoarte sintetice, cuprinznd indicatori cu grad mare de sintetizare, destinate analizei activitii i fundamentrii deciziilor. Exemple: Situaia evoluiei vnzrilor pe produse i trimestre, Balana de verificare, Bilanul contabil etc. -Rapoarte analitice coninnd informaii detaliate privind desfurarea unei activiti pe un anumit segment de timp (exemplu: Situaia consumului de materiale pe luna, Situaia intrrilor de materiale pe gestiuni etc). Sunt destinate utilizrii n cadrul compartimentelor funcionale. b) Dup criteriul naturii informaiilor prezentate rapoartele se pot clasifica n: -Rapoarte coninnd date de stare reflectnd valoarea patrimoniului la un moment dat, volumul activitii la o anumit dat. Cel mai elocvent exemplu este bilanul contabil care reflect o fotografiere a situaiei patrimoniale la sfritul perioadei de gestiune. -Rapoarte statistice cuprinznd informaii avnd caracter statistic necesare raportrilor ierarhice (ministere, bnci etc), Comisiei Naionale de Statistic, BNR, centralei bncii n cazul sucursalelor sau fundamentrii unor decizii viznd perioade viitoare de timp. -Rapoarte previzionale care permit pe baza informaiilor privitoare la perioade anterioare de gestiune s se anticipeze evoluia unor procese i fenomene economice i/sau financiare. Aceste rapoarte sunt necesare att n fundamentarea deciziilor tactice ct i a celor strategice. c) Dup destinaie, coninut i modul de structurare rapoartele se pot clasifica astfel: -Rapoarte de uz intern al cror coninut este determinat de cerinele proprii de informare i control; -Rapoarte de uz general al cror coninut este prestabilit (exemplu: bilan contabil, balan de verificare etc) multe dintre acestea fiind destinate i mediului exterior firmei (bncilor n procesul de creditare, organelor fiscale etc). d) Dup frecvena de generare: -Rapoarte zilnice -Rapoarte lunare 11

-Rapoarte trimestriale -Rapoarte anuale n cadrul acestor rapoarte gradul de agregare/sintetizare a informaiei coninute este cu att mai mare cu ct intervalul de timp la care se refer este mai larg. Rapoartele pot fi generate pe imprimant, pe monitorul calculatorului, pe s uport magnetic sau optic pentru a fi transmise off-line beneficiarului sau transmise la distan on-line (sub form de fiiere) prin intermediul reelelor. Grafice care permit reprezentarea ntr -o form sugestiv (bi sau tridimensional) a dinamicii indicatorilor sintetici i analitici precum i a structurii indicatorilor. Graficele pot fi de mai multe tipuri: liniare, histograme, bursiere, de structur (pie), mixte etc. Foi de calcul electronice generate cu ajutorul procesoarelor de tip EXCEL, LOTUS 1 -2-3 ale cror date pot face obiectul exporturilor/importurilor ctre sistemele de gestiune a bazelor de date n vederea obinerii altor prelucrri. Ieiri destinate altor sisteme reprezentate de fiiere transmise on-line sau off-line n vederea continurii prelucrrilor n cadrul altor subsisteme informatice. Interdependena dintre activitile financiar-contabile i elementele funcionale ale SIFC La proiectarea SIFC se utilizeaz diferit terminologie la desfurarea activitilor financiar -contabile prin terminologia manual i cea automatizat. De aceea vom arta corespunderea dintre partea funcional a sistemului financiar-contabil i partea funcional a SIFC. Aceast corespundere prezint schematic astfel:
Structura funcional a SIF financiarcontabil Structura funcional a SI financiarcontabil

Activiti

A1

A2

An

Subsisteme

SS1

SS2

SSn

Subactiviti

SA1

SA2

SAt

Aplicaie informatic Unitate de prelucrare

AI1

AI2

AIt

Funcii

F1

F2

Fm

UP1

UP2

UPm

Operaii

O1

O2

Ok

Module

M1

M2

Mk

Structura funcional i obiectivele SIFC Obiectivele SIFC sunt funcionale deoarece SIFC e sistem de gestiune. Pentru SI -e din domeniul financiar-contabil obiectivele pot fi repartizate pe 3 direcii care reflect de fapt, automatizarea celor 3 subactiviti ale activitii financiar -contabile i anume:
Structura funcional a SIFC

SS finane

SS gestiune

SS control

AI imp

AI bug

AI rez

AI terti

EM

EMF

EP

AI fin

AI res. um

AI patr

12

Atunci cnd se elaboreaz ceva concret pentru automatizarea evidenei financiar -contabile e necesar de prelungit structura funcional pn la nivelul modulelor. Vom meniona c proiectarea structurii funcionale pn la nivelul AI se execut la proiectarea general. Elaborarea unitilor de prelucrare (UP) i a modulelor (M) se execut la etapa proiectrii de detaliu, prin intermediul SGBD sau limbajelor de programare. Resurse informaionale ale SIFC 1. Informaiile financiar-contabil posed o anumit structur ce se exprim prin informaia unitilor relative de msurare a informaiei economice i legturile dintre ele. Schematic structura informaiei financiar-contabil poate fi exprimat astfel:
Rechizite simbol Atribut Indice Rechizite baz

Rind de document Document Masiv informaional Flux informaional Subsistem informatic SI

Cea mai mic unitate relativ de msur a informaiei e rechizitul care are 2 aspecte: a) Aspect calitativ numit rechizit simbol, b) Aspect cantitativ numit rechizit baz. Se dm un exemplu: 18 mese, 18 aspect cantitativ i mese aspect calitativ. Unul sau mai multe rechizite simbol i un rechizit baz care mpreun dau caracteristica unui obiect formeaz indicele. Indicele poate fi exprimat formal astfel: I ( R1 , R2 ,...Rn , Q)

R1 , R2 ,...Rn - rechizite simbol, Q rechizit baz. Rechizitele i indicii poart o denumire comun de atribut. Unul sau mai muli indici aranjai ntr-o anumit consecutivitate i redau un anumit sens relativ, rndul de document. Rndul de document e cea mai mic unitate relativ de msurare a informaiei fina nciar-contabile n care se poate nregistra o informaie. Mai multe rnduri omogene pot forma masivul informaional. Mai multe masive care caracterizeaz o subactivitate formeaz fluxul informaional. Fluxurile informaionale arat dinamica informaiilor, ele au nceput i sfrit i pot fi verticale, orizontale sau circulare. Fluxurile informaionale care caracterizeaz o activitate vor forma subsistemul informaional, iar totalitatea subsistemelor vor caracteriza toate activitile desfurate i vor forma mpreun sistemul informaional. Intrrile unui sistem informatic reprezint totalitatea datelor primare care sunt necesare obinerii informaiilor de ieire determinate din timp, ca rezultat al rezolvrii problemei propuse. Definind intrrile trebuie determinate elementele necesare realizrii tehnice ulterioare a documentelor de intrare. Intrrile i ieirile unui sistem se afl ntr-o interdependen care este determinat de operaiile de transformare a intrrilor n ieiri, adic intrrile parcurg toat e etapele procesului tehnologic de prelucrare a datelor ulterior devenind ieiri, care n cele mai dese cazuri reprezint o form agragat a intrrilor. Determinarea corect a coninutului, formei i circuitului informaional al listelor de ieire sunt realizate n funcie de natura activitii, cerinele informaionale ale conducerii, obiectivele propuse, cadrul legislativ i anumite cerine care trebuiesc n primul rnd respectate. Aceste restricii 13

impun un anumit coninut specific al situaiilor, inclusiv elemente referitoare la destinaie, utilizare, frecven i forma de prezentare. Realizarea obiectivelor oricrui sistem informatic are loc practic prin satisfacerea cerinelor informaionale ale conducerii. Cu alte cuvinte aceasta nseamn furnizarea la timpul stabilit a rapoartelor i situaiilor de ieire, care grupeaz date necesare pentru a gestiona anumite procese sau pentru a lua anumite decizii. Listele situaii de ieire trebuie s reflecte, prin coninutul lor starea i dinamica fenomenelor i proceselor economice care fac obiectul de prelucrare a datelor. Natura prelucrrilor sistemului informatic are un caracter specific n funcie de natura activitii unitii economice i impune o anumit structurare a indicatorilor analizai. Asigurarea informaional extern include: sistemele de clasificatoare i clasificatoare, sisteme de decodificare i decodificatoare, documente de intrare i instruciunile de completare a lor, datele din aceste documente, documentele de ieire i instruciunile de utilizare a informaiilor din ele. n activitatea financiar-contabil predomin 2 sisteme de clasificare a informaiei: Sistemul ierarhic Sistemul de faset. Sistemul ierarhic de clasificare const n urmtoarele: 1. se ia mulimea iniial de obiecte i e alege un criteriu de mprire a ei n clase. 2. se alege un alt criteriu i mulimile primite n rezultatul primei clasificri se mpart din nou n clase conform criteriului. Procesul se prelungete pn se epuizeaz toate criteriile de clasificare. n rezultat se primete o divizare a mulimii iniiale M n clase subordonate. Schematic clasificarea ierarhic se prezint n forma unui arbore n rdcina cruia st mulimea iniial M, clasele sunt nodurile arborelui, iar ramurile arat calea de subordonare a claselor.
M- nr. studenilor

zi

ff

Facultile

Anul de studii Grupa

Clasificarea ierarhic e uor de efectuat, dar are un dezavantaj este greu de corectat n cazul cnd au fost comise erori. Acest sistem de clasificare are 2 proprieti: 1. unul i acelai obiect la oricare nivel nu nimerete mai mult dect ntr -o singur clas 2. reuniunea claselor oricrui nivel formeaz mulimea iniial de obiecte M. Sistemul de faset se procedeaz astfel la metoda de clasificare: a) se fixeaz careva criteriu numit fasetul 1 i mulimea iniial de obiecte M se mparte n clase conform criteriului b) se alege al 2 criteriu, numit fasetul 2 i din nou mulimea iniial M de obiecte se mparte n clase conform criteriului dat c) procesul se prelungete pn cnd se epuizeaz toate criteriile. De exemplu:
F1 F1 limba de studii F2 naionalitatea F3 cmin M 2 5 02 14 1 F2 01 Fn

Clasificarea de faset este mai flexibil, adic se corecteaz uor, ns are un dezavantaj se execut mai greu dect cea ierarhic. 14

Sistemul de clasificare de faset ca i cel ierarhic are 2 proprieti: a) unul i acelai obiect la fiecare faset nimerete ntr-o singur clas b) reuniunea claselor fiecrui faset coincide cu mulimea iniial de obiecte. n SIFC cele mai des utilizate clasificatoare sunt: 1. clasificatorul ntreprinderilor 2. clasificatorul profesiilor muncitoreti 3. clasificatorul mijloacelor fixe 4. clasificatorul materialelor 5. clasificatorul conturilor contabile etc. La clasificare se lucreaz cu grupe de obiecte. Codificarea ns presupune lucrul cu fiecare obiect n parte. La codificare se utilizeaz anumite noiuni, ele sunt: sistem de codificare totalitatea regulilor n conformitate cu care obiectele se codific codificare procesul de atribuire fiecrui obiect a unui cod unic n conformitate cu sistemul de codificare cod un simbol sau o grup de simboluri care se atribuie fiecrui obiect supus codificrii alfabetul codurilor simboluri diferite ce se utilizeaz la formarea codurilor baza codurilor numrul de simboluri din alfabetul codurilor lungimea codului numrul de poziii din cod ordinul codului poziia ocupat de simbol n cod. Codurile obiectelor unor mulimi codificate trebuie s aib aceeai lungime n mod obligator. Mai des utilizate sunt 3 metode de codificare: 1. n ordine 2. consecutive 3. n paralel. Codificarea n ordine e cea mai simpl de executat i const n atribuirea fiecrui obiect din mulime a unui cod unic format din cifre, litere sau combinaia lor. Cel mai des la codificarea n ordine se folosesc ca alfabet cifrele sistemului zecimal de numeraie. Aceasta nu d posibilitate s aranjm n mod automat obiectele n ordinea creterii codurilor sau descreterii lor. Rezultatele codificrii se nregistreaz ntr-un formular numit codificator. El are denumire codificatorul obiectelor i un tabel din 2 coloane: codul, denumirea obiectului. La codificarea n ordine ntre capacitatea codului (numrul de obiecte care pot fi codificate), baza codului i numrul de poziii din cod exist urmtoarea relaie: C qn q baza codului n numrul de poziii din cod C capacitatea codului. Codificarea consecutiv se execut atunci cnd obiectele mulimii iniiale M au fost mai nti clasificate prin metoda ierarhic. Codificarea se face n felul urmtor: fiecrui obiect din clasele ultimului nivel de clasificare i se atribuie un cod n ordine, se codific n ordine clasele fiecrui nivel n grupa de clase subordonate. Pentru fiecare obiect al mulimii M se formeaz un cod compus care are n ultimele poziii codul n ordine al obiectului n ultima clas, iar n poziiile precedente codurile n ordine ale claselor subordonate.

15

Forma de studii

zi

ff

Facultatea

Anul de studii

1
Forma de studii

2
Facultatea

0
Numarul studentului

Anul de studii

Metoda de codificare n paralel se face astfel: Mulimea iniial de obiecte M se codific n ordine; Se codific n ordine clasele fiecrui faset; Se formeaz pentru fiecare obiect al mulimii M un cod compus care include n ultimele poziii codul n ordine al obiectului, iar n poziiile precedente codurile claselor din fiecare faset unde a nimerit obiectul la clasificare. Codul primit la codificare n paralel este foarte informativ i d posibilitate de a grupa obiectele dup clasele fasetelor. Se folosete la prelucrarea anchetelor. Asigurarea informaional intern este prezentat prin intermediul coleciilor sau BD. Coleciile de date din interiorul echipamentului electronic de calcul se formeaz cu ajutorul datelor luate din documentele n care sunt nregistrate operaiile economice parvenite n rezultatul tranzaciilor externe. Coleciile de date se vor prezenta n baza informaional de intrare sub form de entiti care la rndul lor sunt reprezentate prin intermediul tabelelor. Atributele entitilor este de dorit s coincid cu atributele din documentele de intrare i s respecte aceeai ordine pentru a se evita erorile la introducerea datelor. n cazul cnd clasificatoarele i codificatoarele se completeaz i sunt duse n mod automatizat atunci ele vor face parte i din asigurarea informaional intern. Aceasta d posibilitate de a introduce codurile sau denumirile obiectelor n documentele de ieire n mod automatizat. Din punct de vedere tipologic ieirile SIFC pot fi redate prin rapoarte, indicatori sintetici, listesituaii de ieire, grafice i ieiri ctre alte sisteme. Indicatorii sintetici caracterizeaz din punct de vedere sintetic activitatea economico -financiar prin intermediul unor informaii care redau: 1. Patrimoniul USE; 2. Starea i rezultatele economice financiare; 3. Calculul i planificarea financiar a investiiilor; 4. Calculul i planificarea rezultatelor economico -financiare; 5. Calculul i previzionarea activelor circulante i surselor de finanare; 6. Calculul i previzionarea activitii de trezorerie. Indicatorii economici financiari sintetici sunt furnizate de SI n form de videoformate pe ecranul PC. Aceste videoformate de obicei includ: Denumirea UE; Filiala; Titlul sau denumirea complet a indicatorilor; Activitatea; Valoarea numeric a indicatorilor; Intervalul de referin; Secia, atelier, ora, schimbul; Natura neconcordanei decizia recomandat; Data curent. Liste-situaii de ieire conin un ntreg sistem de indicatori economici financiari sintetici sau analitici, grupai ntr-o form care s asigure integral obiectivele propuse. Prin coninutul lor trebuie s reflecte starea i dinamica proceselor economici din UE. Determinarea concret a coninutului, formei i circuitului informaional sunt realizate n dependen de natura activitii, de cerin ele conducerii, de obiectivele propuse, de cadrul legislativ-normativ i de cerinele specifice ale UE. Pentru SIFC majoritatea listelor-situaiilor de ieire sunt reglementate prin lege. Aceste restricii impun un anumit coninut economic al rapoartelor, inclusiv elementelor referitoare la destinaie, utilizare, frecven i 16

form concret n care vor aprea. Coninutul i forma listelor -situaii de ieire se stabilesc de ctre UE (dac nu sunt stabilite de lege) mpreun cu colectivul care proiecteaz SI. La determinarea lor se va lua n consideraie cerinele informaionale specifice fiecrei situaii adoptate la performanele i limitele sistemului electronic de calcul i de gestiune a datelor. Pentru fiecare situaie de ieire trebuie s se stabileasc n detaliu indicatorii ppe care i va conine, modul de ordonare a lor, criteriile de totalizare, algoritmii de calcul i de gestiune a datelor. Definitivarea fiecrui raport de ieire presupune precizarea urmtoarelor elemente: titlul raportului indicatorii prezeni natura i lungimea maxim a fiecrui indicator precizarea gradului de total i subtotal cheile de determinare i de control a indicatorilor volumul estimativ al situaiei exprimat prin numrul de linii ntr -o anumit perioad de timp numrul de exemplare, destinaia fiecrui exemplar frecvena de emitere termenele de prezentare utilizatorului dispozitiv periferic de obinere. La definitivarea coninutului i formei rapoartelor se recomand de utilizat n mod optimal posibil de prelucrare oferite de echipamentul electronic de calcul . Ieirile sub form de grafice sunt foarte solicitate de utilizator, mai ales de conducerea de de vrf a UE.

Etapele ciclului de via al SI

1. 2. 3. 4. 5. 6. Ciclul de via al SI Studiul i analiza SIF existent Proiectarea general a SI Proiectarea de detaliu a SI Implementarea SI Exploatarea curent i meninerea n funciune a SI

#1. Realizarea SI reprezint o aciune complex, care mbin un numr mare de activiti eterogene (de analiz, proiectare, programare, etc.), cu un pronunat caracter creativ i la care particip mai multe uniti organizatorice. n plus, reclam resurse umane, materiale i financiare considerabile, pe o perioad ndelungat de timp. Folosirea eficient a acestor resurse, n scopul obinerii unui SI performant a impus ordonarea acestui proces complex, ntr -o succesiune bine stabilit de etape i subetape i utilizarea unor metode i tehnici speciale. ntre etapele de realizare a SI exist o legtur , reflectat prin faptul c, n mod logic i practic, calitatea realizrii unor activiti din etapele i fazele precedente, influeneaz n mod direct calitatea activitilor din etapele ce urmeaz. O alt caracteristic comun tuturor etapelor este aceea c trecerea de la o etap la alta (chiar i de la o faz la alta n cadrul aceleiai etape)se face numai dup o analiz a modului de realizare a etapei parcurse i a avizrii beneficiarului cu rezultatele obinute. Totodat, fiecare etap parcurs se ncheie cu activiti privind pregtirea condiiilor necesa re pentru desfurarea etapei urmtoare. Din punct de vedere al metodologiei de proiectare a SI, utilizate de mai mult timp, puin depit, SI au un ciclu propriu de via, care ncepe cu decizie de realizare a SI i se ncheie cu decizia de abandonare a SI n forma existent i nlocuirea lui cu un SI mai performant. Acestui ciclu de via i corespund urmtoarele etape: studiul i analiza SIF existent, proiectarea general a SI, proiectarea de detaliu a SI, implementarea SI i exploatarea curent i meninerea n funciune a SI realizat. #2. Studiul i analiza sistemului informaional existent este prima etap din ciclul de via al sistemelor informatice i este o etap absolut necesar att n cazul realizrii unui sistem nou, ct i n cazul achiziionrii unui sistem gata elaborat. Scopul etapei este de a efectua un studiu complex asupra activitilor i fluxurilor informaionale existente, a volumului de informaii prelucrate, a ariei de cuprindere a sistemului informaional i a dotrii existente cu tehnica de calcul. 17

Etapa grupeaz mai multe faze care trebuie s rspund la urmtoarele cerine: Delimitarea ariei de cuprindere a SI - nal existent, care va deveni sistemul obiect pentru conceperea i realizarea viitorului sistem informatic; Reflectarea activitilor i operaiilor de culegere, transmitere i prelucrare a datelor specifice SI nal existent; Surprinderea modificrilor care se impun n organizarea i funcionarea SI nal n viziunea unui SI; Evidenierea dotrii existente cu tehnica de calcul, prin prisma concordanei ntre sistemul electronic de calcul i viitorul SI; Fundamentarea unei soluii de principiu care s precizeze activitile i operaiile care urmeaz a fi informatizate, costul anticipat al sistemului, tipul sistemului de calcul utilizat, sistemul de operare, implicaiile n structura intern a unitii, planificarea global a realizrii SI. Analiza SIF este necesar pentru fundamentarea direciilor de perfecionare i modernizarea a SIF existent i eficacitatea nlocuirii a unor activiti din cadrul lui cu un SI care s asigure necesitile conducerii cu informaii. Analiza este oportun i n cazul agenilor economici noi, pentru fundamentarea proiectului de sistem informaional, ca parte a proiectului de nfiinare a unitii. Analiza este binevenit i n cazul achiziionrii unui sistem informatic gata elaborat pentru determinarea gradului de compatibilitate a acestuia cu sistemul informaional al UE i tipul modificrilor necesare de efectuat pentru adaptarea sistemului gata la condiiile concrete a UE. Analiza SI nal se realizeaz n urmtoarele faze: a. organizarea i conducerea analizei SIF care presupune urmtoarele activiti: pregtirea condiiilor necesare analizei SIF; constituirea colectivului pentru analiza SIF; elaborarea programului de realizare; b. realizarea analizei SIF prin: documentarea pentru analiza SIF; alegerea procedeelor de analiz a SIF; studiul componentelor SIF existent; evaluarea critic a SIF existent; elaborarea variantelor de realizare a SI; c. finalizarea analizei SIF prin: definirea documentaiei analizei SIF; avizarea analizei SIF de ctre conducerea UB; a. Organizarea i conducerea analizei SI-nal. Iniierea i declanarea analizei SI nal existent este prerogativa unitii beneficiare. Tema i scopurile analizei sunt specificate n Not de comand, n baza crei se ncheie un contract de execuie. Valoarea contractului se determin n baza unui deviz de cheltuieli care prevede: numrul de ore preconizat pentru lucrare, personalul implicat, tar ifele de realizare, termenele de execuie, obligaiile prilor contractuale i modul de decontare a lucrrii Colectivul pentru realizarea analizei poate fi constituit din: personalul unitii beneficiare, personalul unitii specializate de proiectare sau din personalul ambelor compartimente. Prima variant are avantajul cunoaterii temeinice a sistemului informaional, ceea ce asigur o analiz calitativ n termen relativ scurt. Dezavantajul variantei const n faptul c membrii colectivului de analiz nu pot sesiza toate deficienele i limitele SI nal, deoarece ei sunt deprini cu structura i modul de funcionare a SI nal. Avantajul variantei a doua se impune prin faptul c membrii colectivului de analiz sunt specialiti n domeniu, cunosc specificul analizei la alte UE similare. Dezavantajul este termenul lung de analiz, deoarece se cere o acomodarea a colectivului la condiiile UE i trecerea anumitor bariere, ntre care i cele psihologice. Varianta a treia este cea mai des utilizat. Indiferent de varianta de constituire a colectivului de analiz, din el trebuie s fac parte conducerea UE beneficiare i anume: conductorii compartimentelor funcionale, specialitii care cunosc specificul activitilor UE, uneori chiar a membrilor compartimentelor funcionale. 18

Dup constituirea colectivului de analiz se elaboreaz un program de analiz prin care se urmrete folosirea raional a personalului, se stabilesc termenii intermediari i finali, modul de control al ndeplinirii lucrrilor i procedura de avizare cu rezultatele analizei conducerii unitii beneficiare. b. Realizarea analizei SIF Realizarea fazei de analiz propriu zis a sistemului se face prin colectarea preliminar a documentelor necesare pentru analiz. Astfel se studiaz modul de organizare i conducere a UE, obiectivul activitii de baz, particularitile procesului tehnologic, activitile desfurate, principalele opiuni pentru dezvoltarea de mai departe a unitii, documentele folosite, compartimentele implicate n procesul de documentaie, frecvenele i termenii de realizare a documentelor, sistemele de clasificare i codificare existente, dotarea existent cu tehnica de calcul, posibilitatea de utilizare a acesteia n cadrul unui SI. Alegerea procedeelor utilizate n cadrul analizei se face n dependen de complexitatea analizei, condiiile concrete de lucru, experiena specialitilor implicai, etc. Din multitudinea de procedee vom meniona: a. Observarea direct a activitilor desfurate n SI nal se desfoar prin deplasarea membrilor colectivului de analiz direct n compartimentele de funcionare pentru a surprinde sfera i particularitile activitilor desfurate n fiecare compartiment. Avantajul procedeului este uor de realizat, nu implic dialogul cu membrii compartimentelor, dar nu se folosete ca procedeu de baz deoarece lipsete contactul direct ntre colectivul de analiz i personalul UE; b. Studierea documentaiei existente. Avantajul const n faptul c colectivul de analiz intr n posesia unor informaii deja culese, fr implicarea personalului UE; dezavantajul absena unui dialog cu personalul din compartimente, ceea ce ar putea conduce la lipsa de exactitate a analizei i imposibilitatea de a sesiza toate detaliile; c. Participarea la executarea activitilor executarea unor anumite operaii din cadrul SI nal n paralel cu personalul compartimentelor respective. Avantajul permite o analiz detaliat; dezavantajul un timp ndelungat de analiz; d. Inventarierea documentelor utilizate n cadrul SIF identificarea i descrierea tuturor documentelor din SIF cu ajutorul unor fie (nume document, cine l ntocmete, numrul de exemplare, destinatarul, mijloacele de calcul utilizate, verificarea veridicitii informaiei). Avantajul permite comensurarea eforturilor UE n utilizarea i vehicularea documentelor, care ar permite modificarea fluxurilor informaionale. Neajuns lipsa contactului colectivului de analiz cu personalul UE; e. Chestionarul un procedeu care are la baz o list de ntrebri adresate personalului din compartimentele implicate pentru a rspunde n scris la ele. Procedeul este indicat pentru analiza unei activiti, care ntmpin greuti la realizarea concret. Avantajul culegerea de informaii n timp scurt, pe mai multe compartimente cu un numr mic de colaboratori; dezavantajul limitarea ntrebrilor la anumite activiti; f. Interviul studiul SIF prin dialog direct ntre membrii colectivului de analiz cu personalul compartimentelor implicate. Studiul SIF existent presupune o cunoatere detaliat a UE beneficiare care const din mai multe aspecte: 1. Studiul structurii organizatorice a UE Cunoaterea cadrului juridic de funcionare; Cunoaterea obiectivului activitii de baz; Descrierea operaiilor tehnologice, a fluxului de producie i a tipului de fabricaie (mas, serie, unicat); Urmrirea dinamicii unor indicatori tehnico economici pe o perioad de cel puin 5 ani; Modul se ierarhizare a compartimentelor funcionale; Determinarea relaiilor informaionale dintre UE cu alte organe ierarhic superioare. 2. Studiul activitilor din cadrul SIF vizeaz natura i specificul activitilor desfurate, documentele n care se oglindete fiecare activitate, compartimentele care sunt implicate;

19

3. Studiul deciziilor economico financiare modul de fundamentare a deciziilor, documentele pe

care sunt bazate; 4. Studierea gradului de dotare a UE cu tehnic de calcul permite aflarea gradului de dotare, modul ei de utilizare i msura de utilizare n cadrul prelucrrilor din SIF; 5. Studiul fluxurilor informaionale permite identificarea circuitului de documente care exist ntre compartimentele UE, evidenierea fluxurilor paralele, inutile i iraionale, specificarea documentelor inutile, cu informaii nefolositoare i a acelora cu un numr r idicat de exemplare, determinarea gradului de ncrcare a fiecrui compartiment ocupat n cadrul funcionrii SI nal. Fluxurile informaionale sunt reprezentate prin scheme, cu ajutorul unor simboluri speciale. 6. Studiul volumului de date urmrete comensurarea numrului de documente utilizate actual n SI nal i o estimare a evoluiei numrului mediu de documente n noul SI. Pentru aceasta se stabilete: simbolul i denumirea documentelor utilizate, frecvena lor de elaborare, numrul maxim i mediu de documente, conform frecvenei de ntocmire, numrul mediu de rnduri completate i numrul total de rnduri din fiecare document, numrul de exemplare, estimarea numrului mediu de documente pentru o perioad viitoare. 7. Studiul costurilor de funcionare a SIF asigur determinarea categoriilor de cheltuieli efectuate de UE pentru a putea specifica efortul financiar la ntreinerea sistemului existent i anume: salariile personalului implicat (salarii tarifare, contribuii la asigurarea social, pensii, etc. ), cheltuieli cu amortizarea i ntreinerea echipamentului de calcul, cota parte din amortizarea cldirilor n care au loc procese informaionale, cheltuieli de materiale (hrtie, discuri, etc.), alte cheltuieli necesare pentru funcionarea SIF. Evaluarea critic a SIF existent Obiectivul evalurii critice a SIF existent este de a evidenia performanele i limitele acestuia n raport cu cerinele sistemului de conducere pentru formularea direciilor principale privind calitatea funcionrii sistemului. Aprecierea calitii informaionale este influenat de anumii factori cum ar fi: precizia, operativitatea, frecvena de difuzare etc. Astfel, este vorba de evaluarea critic a obiectivelor SI nal, mijloacelor i metodelor tehnice pentru culegerea, transmiterea, stocarea, prelucrarea i difuzarea informaiilor, a personalului i costurilor de funcionare. Elaborarea variantelor de realizare a SI este ultima activitate din cadrul analizei propriu zis. n cadrul ei se parcurg urmtoarele activiti: Stabilirea funciilor, cerinelor i restriciilor pentru viitorul SI; Definirea soluiilor globale pentru prelucrarea automat a datelor; Evaluarea costurilor fiecrei variante de realizare. c. Finalizarea analizei SIF existent include: a) definitivarea documentatiei, care cuprinde urmatoarele tipuri de documente: 1. organigrama structurii organizatorice a UB; 2. activitati si mijloace de calcul; 3. organigrama fluxului informational; 4. descrierea si analiza documentelor; 5. descrierea codurilor utilizate. b) avizarea analizei SIF existent de catre conducerea UB se realizeaza prin intermediul unei sedinte de avizare tehnico-economica la care participa reprezentantii echipei de proiectare, compartimentelor functionale si sectoarelor de productie din UB, reprezentanti ai conducerii UB. Aici se pun in dezvoltare concluziile analizei, evaluarii critice ale SIF existent si se prezinta caracteristicile soluiei de realizare a SI care a fost considerata ca intruneste cele mai multe avantaje si criterii de eficienta tehnicoeconomica. c) trecerea la etapa urmtoare proiectarea generala sau conceptuala.

Principii recomandate la proiectarea sistemelor informatice economice 20

Realizarea i exploatarea SIE presupune respectarea unui ansamblu de principii, principalele fiind : 1. Fundamentarea realizrii SI pe criterii de eficien economic; 2. Participarea nemijlocit a beneficiarului la concepia i realizarea SI; 3. Utilizarea de soluii performante n realizarea SI. Fundamentarea realizrii SI pe criterii de eficien economic presupune evaluarea cheltuielilor necesare pentru conceperea, realizarea, implementarea i exploatarea curent a SI i compararea acestora cu efectele economice directe i indirecte obinute de unitatea beneficiar. Evaluarea eficienei SI are un caracter estimativ n faza de proiectare i altul real dup introducerea n exploatare efectiv a acestuia. De menionat c indiferent de momentul calculrii eficienei economice utilizarea acestui criteriu constituie baza selectrii soluiilor aplicate, cu meniunea c vor fi acceptate numai SI care asigur o eficien economic cert. Participarea nemijlocit a beneficiarului la concepia i realizarea SI presupune adoptarea i transpunerea n practic, de ctre beneficiar, a tuturor msurilor cu caracter organizatoric necesare desfurrii, realizrii i introducerii n exploatare a SI. De reinut c SI este realizat pentru beneficiar, de aceea unitile beneficiare stabilesc obiectivele generale i specifice ale viitorului sistem, asigur resursele materiale, umane i financiare necesare pentru realizarea, i exploatarea sistemului i elaboreaz planul de realizare a SI, pregtirea personalului din compartimentele implicate etc. Utilizarea de soluii performante n realizarea SI presupune aplicarea celor mai eficiente metode i tehnici de proiectare i specificare a unor caracteristici de calitate care s fie validate i controlate pe parcursul realizrii SI. n acest sens, se folosesc produse program generalizabile, inclusiv SGBD, sisteme de modele matematice de optimizare i simulare etc. n acelai scop, se urmrete corelarea permanent a proiectrii SI cu caracteristicile resurselor (hard i soft) existente sau prevzute a intra n dotare. Este necesar ca, simultan cu ncadrarea cu resursele materiale i umane existente, s se urmreasc integrarea i valorificarea ct mai complet a echipamentelor de calcul de diverse tipuri existente deja n dotare sau a celor care vor fi achiziionate de unitatea economic beneficiar. Proiectarea conceptual a unui sistem informatic economic. Etapa de proiectare generala a unui SI are ca obiectiv elaborarea conceptiei logice a SI, adica defineste SI atit structural cit si functional. Structura generala a unui SI este: Intrari->Prelucrari->Iesiri Intrarile SI sunt reprezentate de tranzactiile externe, care redau operatiile economice in dinamica. Prelucrarile SI sunt asigurate de un ansamblu omogen de proceduri automate care realizeaza actualizarea si exploatarea colectiilor de date ca urmare a tranzactiilor interne si externe in vederea obtinerii iesirilor solicitate de beneficiar. Iesirile SI constituie rezultatul prelucrarii colectiilor de date care se obtin prin transferarea sau calculul atributelor ca urmare a folosirii procedurilor automate. PG poate fi concretizata in 2 faze preliminare ce reprezinta coordonarea generala privind realizarea SI: 1. stabilirea colectivului pentru PG; 2. elaborarea planului pentru PG. Planul de realizare a PG include activitatile de structurare a sistemului in subsisteme si unitati functionale si definitiveaza documentatia pentru intreaga etapa de proiectare generala. PG presupune folosirea unor variante de abordare utilizate in functie de urmatorii factori: 1. complexitatea obiectivelor stabilite; 2. aria de cuprindere a noului sistem; 3. posibilitatile de modificare a iesirilor solicitate de beneficiar. Aceste variante sunt bazate pe aplicarea a 3 principii: 1. iesiri-intrari, care incepe cu precizarea obiectivelor noului SI in raport cu cerintele unitatii benefeciare. Obiectivele sunt concretizate in iesirile sistemului ale caror atribute formeaza baza informationala de iesire, care este analizata in raport cu modul de obtinere a atributelor de iesire. 2. intrari-iesiri, care porneste de la determinarea obiectivelor, apoi se determina multimea intrarilor necesare pentru a fi structurata BI de intrare, care este analizata in vederea 21

determinarii BI de iesire. 3. mixta, are in vedere definirea obiectivelor SI folosind furnizarea unui continut complet al BI de intrare, care este determinat strict pe baza iesirilor solicitate, si flexibilitatea continutului BI de intrare in conditiile aparitiei unor modificari ale iesirilor informationale. Proiectarea de detaliu a unui sistem informatic economic. Obiectivul general al proiectarii de detaliu al SI presupune transformarea modelului conceptual sau general intr-un model operational (tehnic). Obiectivele secundare sunt: 1. alegerea solutiei optime de gestiune a datelor; 2. proiectarea structurilor de date, inclusive: a) prelucrarile specifice la nivelul unitatilor functionale(UF); b) prelucrarile specifice la nivelul unitatilor de prelucrare(UP); 3. realizarea efectiva a specificatiilor pentru procedurile care vor asigura parametrii optimi de functionare ai noului sistem in etapele de implementare si exploatare curenta. In rezultatul proiectarii de detaliu sunt obtinute: un ansamblu de fisiere sau BD; proceduri de introducere-creare a datelor de actualizare si de obtinere a rezultatelor; reguli tehnice de utilizare si exploatare a intregului sistem. Sub aspect practic realizarea proiectarii de detaliu presupune: 1. proiectarea de detaliu a SI organizat pe principiul fisierilor; 2. proiectarea de detaliu a SI organizat pe principiul BD. n condiiile proiectrii unui SI pot fi folosite diferite tipuri de algoritmi: 1. expresii aritmetice(algebrice) determinate de caracterul continuu a unor functii de calcul aplicate in domeniul economic si de faptul ca pot fi folositi operatori aritmetici si logici. 2. tabele de valori corespund functiilor discontinue, care asigura calcularea anumitor valori(indicatori) pe baza unor coeficienti determinati in functie de anumite conditii; 3. tabele de decizii precizeaz intr-o form clar i concis fiecare condiie ntlnit n rezolvarea unui algoritm; 4. tabele cu aciuni condiionate conin expresii reyultate din algebra boolean, care se asociaz unei mulimi de aciuni succesive n ordinea execuiei lor; 5. organigrama o reprezentare grafica a algoritmilor BI de intrare, care utilizeaza simboluri conventionale interconectate. Implementarea i exploatarea unui SI. Implimentarea SI reprezint etapa de finalizare a activitatilor de proiectare a SI. Principalele obiective ale acestei etape sunt: 1. experimentarea sistemului proiectat testarea noului sistem din punc de vedere al functionarii; 2. finisarea noului sistem in rezultatul testarii sunt validate rezultatele obtinute; 3. punerea in functiune a noului SI, care trebuie sa se identifice cu momentul punerii in exploatare; 4. receptia SI proiectat acceptarea oficiala de catre beneficiar a SI proiectat. Pentru implimentarea eficienta a SI este foarte important sa fie prezente urmatoarele elemente: UB(asigura toate conditiile pentru implimentare), proiectantul(asigura noul sistem prin acordarea asistentei tehnice), SEC(apartine UB si asigura exploatarea UP), personalul indicat la etapa de implimentare(apartine UB si este format din cadre de conducere, personal din cadrul compartimentelor functionale, analisti de sistem etc.), cadrul organizatoric si informational (impune existenta conditiilor financiare, materiale si organizatorice pentru transmiterea datelor si obtinerea rezultatelor), fondul informational(pregatirea datelor in documentele initiale in scopul incarcarii BD), SI proiectat(include proceduri manuale, automate si de comunicatie). Implimentarea SI include urmatoarele faze: 1. asigurarea conditiilor de implimentare presupune urmatoarele activitati: a) difuzarea instructiunilor de executare a procedurilor manuale(documentele de intrare, regulile de completare si utilizare a lor, utilizarea concreta a codurilor, descrierea 22

continutului informational a iesirilor SI etc.) si a celor automate si de comunicatie (tehnica de prelucrare a datelor de intrare, elementele de operare etc.); b) elaborarea planului de implimentare presupune o repartizare in timp a lucrarilor, resurselor si sarcinilor personalului; c) asigurarea conditiilor organizatorice, financiare si materiale presupune repartizarea unor spatii de lucru pentru a putea asigura securitatea prelucrarilor; d) asigurarea datelor necesare implimentarii. 2. executarea procedurilor de conversie se realizeaza in situatia in care sistemul proiectat a fost realizat pe baza de contract de catre o societate comerciala specializata in informatica si in cazul in care unitatile de prelucrare existente vor fi executate de un alt sistem. 3. functionarea experimental a SI proiectat este verificata functionalitatea sistemului cu date reale. La aceasta faza pot fi utilizate anumite tactici si strategii. Tacticile de implimentare pot fi: a) simultan (testarea si experimentarea sistemului se efectuiaza fara abordarea anumitor prioritati); b) in serie (presupune inceperea testarii pe baza de prioritati); c) mixta (presupune combinarea primelor 2 tactici pentru a minimize timpul de implimentare si pentru o sporire a eficientei). Strategiile presupun compararea sistemului vechi cu cel proiectat sau cu un alt sistem. 4. verificarea performantelor SI proiectat este realizata exploatarea efectiva a sistemului cu date reale in vederea indeplinirii parametrilor proiectati a terminilor de executie si a duratei de exploatare. 5. elaborarea raportului de implimentare si exploatare raportul de implimentare contine obiectivul urmarit, conditiile concrete in care sa desfasurat implimentarea, resursele folosite, aria de cuprindere a sistemului si durata implimentarii. Dupa aprobarea raportului de implimentare de catre conducerea UB, SI se considera in exploatare curenta. 6. elaborarea documentatiei de utilizare a SI proiectat definitivarea intregii documentatii de utilizare si exploatare sistemul se concretizeaza in intocmirea a 2 documente: manual de prezentare(include conceptia generala a sistemului si o prezentare succinta), manual de exploatare(include descrierea generala a tuturor elementelor, mesaje si proceduri de raspuns, descrierea iesirilor specifice noului sistem). 7. omologarea SI proiectat acceptarea oficiala a noului sistem de catre UB. Exploatarea SI presupune urmatoarele operatii: a) lansarea in stare operationala a SEC; b) lansarea in executie a programelor; c) exploatarea BD d) verificarea corectitudinii rezultatelor obtinute; e) stocarea pe suporturi magnetice a ultimei versiuni a BD. Exploatarea curenta si mentinerea in functiune a SI asigura functionarea acestuia pe toatadurata de executie. El inceteaza atunci cind se renunta la sistemul existent pentru a se trece la utilizarea unui sistem mai evaluat si efficient.

Eficiena sistemelor informatice financiar -contabile.

Prin efectul economic primit de la elaborarea i implementarea SI se subnelege nu numai mrimea indicilor , dar i ntregul complex de aciuni binefctoare exercitate de tehnica de calcul asupra dirijrii economice. Efectul economic se calcul n trei etape: 1. la etapa preliminar conform rezultatelor primite n rezultatul analizei. El se face n scopul argumentrii necesitii de a face de la sistemul existent la proiectarea sistemului informatic financiar-contabil. Acest efect port denumirea de efect economic preliminar. 2. se calcul efectul economic la etapa PG i PD. Acest efect poart denumirea de efect economic de evaluare. 23

3. Dup implementare, la etapa de exploatare curent a sistemului cu date reale, i se numete efect economic real. Se deosebesc dou aspecte ale efectului: eficien direct eficien indirect Eficiene direct i cea indirect sunt eficiene ale sistemului i eficiena total va fi: Et=Ei+Ed Indicii de eficien direct se mpart n trei clase: indici de munc indici de cost indici naturali Calculul acestor indici se face prin compararea a dou metode de prelucrare a informaiei. Metoda care a existat i cea nou elaborat n sistemul informatic. Din clasa indicilor de munc fac parte: 1. Indicele de economisire absolut a timpului de lucru pentru prelucrarea informaiei: Iea=T0-T unde: T0-timpul utilizat la prelucrarea informaiilor pn la implementare T- timpul utilizat n SI 2. Indicele de cheltuieli de munc: T Icm= To 3. Indice de productivitate a muncii sau coeficientul de economisire: To - T T Ipm= =1=1- Icm To To 4. Indicele de economisire absolut a muncii: Ea=Bo-B unde: Bo-mijloacele bneti suportate la prelucrarea informaiei pn la implementare (cheltuieli pentru salariu, cheltuieli indirecte, materiale, tehnic). B - cheltuieli dup implementare (cheltuieli pentru amortizarea echipamentului, energie, materiale de schimb pentru tehnic i cele din Bo). Indicii de cost: 5. 6.

7.

B Bo Coeficientul de economisire a mijloacelor bneti: Bo - B Eb= =1- Ec Bo Efectul economic anual: Ean=(Co+En ko )-(C+En k)
Indicatorul de cost: Ec=

unde: Co, C-cheltuieli anuale pn la implementare i dup implementare. ko, k-investiii capitale n prelucrarea informaiei pn la implementare i dup implementare . En- coeficientul normativ al eficienei echipamentelor electronice de calcul. Indicii naturali: 8. termenul de rscumprare a cheltuielilor la elaborarea i implementarea SI: k - ko Trasc= Co - C economisirea relativ a posturilor de lucru pentru prelucrarea informaiei: 24

9.

V V Pv Pn unde: V-volumul de informaie prelucrate conform proiectului SI. Pv- productivitatea veche a unui lucrtor Pn- productivitatea nou a unui lucrtor
Ho= 10. creterea productivitii muncii n procente: Cpm=(

Pn -1)* 100% Pv

Aspecte organizatorice privind informatizarea activitilor financiar-contabile. Produse program n domeniu. Clasificare, modaliti de alegere. Distribuirea autoritii i responsabilitii ntr -o unitate economic se realizeaz prin propria-i structur organizatoric. O bun nelegere a metodelor de stabilire a autoritii i distribuirii responsabilitii este esenial pentru determinarea necesarului de informaii dintr -o astfel de unitate. n schimb, informaiile necesare definesc structura datelor colectate i a activitilor de prelucrare dintr-un sistem informaional contabil. De aceea determinarea structurii datelor, colectate, prelucrate i activitile de raportare dintr-un sistem informaional contabil trebuie s fie aproape paralele cu structura organizatoric a unitii pe care o deservesc. Organizarea poate fi definit ca fiind calea prin care activitile oamenilor sunt coordonate pentru atingerea unui scop. n vastele organizaii complexe, scopul este, de regul, mprit n mai multe subscopuri, fiecare din ele fiind atribuite diferitelor subuniti ale organizaiei. Funcia de organizare a sistemului informatic n cadrul funciei de organizare sunt abordate dou activiti: una se refer la aspectul funcional cealalt la sistemul propriu-zis. Sub aspect funcional este tratat prelucrarea zilnic a datelor n cadrul componentelor informatizate, iar din punctul de vedere al sistemului propriu-zis se discut despre elaborarea i ntreinerea soft -ului de sistem, a celui de aplicaii, a programelor utilitare, a sistemelor de gestionare a bazelor de date, etc. n cadrul celor dou activiti exist mai multe funcii distribuite n mai multe compartimente. Aadar, n continuarea vom aborda rolul i responsabilitile diferitelor compartimente sau persoane din cadrul structurii sistemului informatic, precum i modul n care controlul intern particip la realizarea responsabilitilor compartimentelor. Alocarea responsabilitilor privind sistemele informatice depinde de mai muli factori, dar esenial este nivelul economico -financiar al unitii. Nu pot fi date reete n acest sens. De regul exist un director al sistemelor informatice care i desfoar activitatea cu ajutorul urmtoarei structuri: 1. Un responsabil cu sistemele i cu activitatea de programare care coordoneaz: - administrarea bazei de date; - programarea sistemelor; - serviciile informaionale; - responsabilii de proiect care rspund de activitatea analitilor de sistem i a programatorilor. 2. Un responsabil al activitii de prelucrare automat a datelor care conduce urmtoarele activiti: - introducerea datelor n prelucrare; - funcionarea sistemului de calcul; - controlul datelor; - bibliotecile cu fiiere. n multe sisteme exist i alte funcii, iar n sistemele mai mici nu sunt nici cele enumerate mai sus. i n privina numrului persoanelor este destul de greu s se dea anumite norme. n sistemele de prelucrare automat a datelor contabile, activitile executate de ctre persoane vor fi combinate cu funciile de prelucrare prin intermediul calculatorului. Din aceast cauz, orice persoan care are acces la calculator poate avea posibilitatea s ptrund n sistem cu scopul de a face o fraud. Pentru prevenirea acestui mare inconvenient trebuie instaurate proceduri suplimentare de control. Una dintre ele este separarea responsabilitilor din cadrul funciei de organizare a sistemelor 25

informatice. Autoritatea i responsabilitatea trebuie s fie abordate cu mare claritate n cadrul urmtoarelor funcii: - analiza aplicaiilor din sisteme i programarea lor; - operarea la calculator; - programarea sistemelor; - autorizarea tranzaciilor; - ntreinerea bibliotecilor de fiiere; - controlul datelor. Cea mai important separare de funcii trebuie fcut ntre funcia de analiz de sisteme i programarea lor, pe de o parte, i operarea la calculator, pe de alt parte. Un analist sau un programator dac are acces la calculator poate efectua cu mare uurin o modificare n programele aplicaiilor. De asemenea, dac unui operator i se las posibilitatea de a face copii ale programelor sau de a consulta documentaia aplicaiei, poate efectua modificri neautorizate n program. Deci cele dou mari categorii de personal enunate sunt total incompatibile. Independena organizaional cere ca programatorii i analitii s nu aib acces n sala calculatorului, iar operatorii s aib acces la programe i documentaie numai supravegheai i cu acordul celor care autorizeaz aceast operaiune. Pentru separarea mai departe a funciilor de analiz i programare de alte funcii, trebuie stabilit forma autorizat de modificare a programelor. Funcia de programare a sistemului este foarte vulnerabil din punctul de vederea controlului. Cu bogata lor experien n sisteme de operare i n domeniul celorlalte componente soft, programatorii de sistem au posibilitatea s efectueze modificri neautorizate n programele aplicaiilor i chiar n fii ere. Pentru minimizarea acestui risc acestora nu trebuie s li se dea voie s acceseze programele aplicaiilor i nici fiierele sau bazele de date. Vulnerabil este i activitatea operatorilor i din aceast cauz trebuie luate msuri suplimentare de control. Cea mai eficient este supravegherea strict a lor. O alt procedur const n rotirea personalului de la operare de la o aplicaie la alta i dintr -un schimb n altul, pentru a se evita acomodarea operatorilor cu aceeai aplicaie. Se recomand, de asemenea, c n sala calculatorului, n timpul prelucrrilor s nu se afle niciodat mai puin de dou persoane. O alt msur const n preluarea unui exemplar al hrtiei de la consol pentru a fi probate prelucrrile efectuate. Lista trebuie verificat periodic pentru verificarea motivelor de intervenie manual n timpul prelucrrii. Existena unei funcii speciale pentru controlul activitilor de bibliotec previne accesul neautorizat la fiierele i programele depuse n ea. Accesul la fiiere trebuie s se fac numai de anumite persoane i la momente cunoscute, prin programri ale prelucrrilor sau prin autorizri speciale. Este necesar inerea unei evidene a momentelor cnd au fost folosite fiierele i programele, precum i a persoanelor care le-au folosit. n cazul unitilor mari se recomand nfiinarea unei activiti speciale, pentru funcia de control date. Funcia de autorizare a prelucrrilor, de regul, o au persoanele din afara sistemului informatic. Responsabilii departamentelor beneficiate ale serviciilor informatice autorizeaz, prin semntur, declanarea prelucrrilor. Semntura certific buna culegere a datelor supuse prelucrrilor, conform unor msuri de control a loturilor prelucrate. Persoanele care se ocup de controlul datelor trebuie s verifice dac exist semntura autorizat. n cazul microcalculatoarelor o separare a funciei deseori este imposibil, ntruct calculatorul este plasat n acelai loc cu utilizatorii lui, care, la rndul lor, pot fi analiti, programatori i ope ratori. n astfel de condiii trebuie gsite alte modaliti de exercitare a controlului pentru prentmpinarea activitilor neautorizate. Astfel, vor fi luate msuri de interdicie a accesului la calculator, folosirea cheilor pentru blocarea accesului la sistem, utilizarea parolelor pentru accesarea programelor i fiierelor, supravegherea efectiv a celor ce utilizeaz sistemul de ctre efii compartimentelor, existena unui catalog al prelucrrii tranzaciilor, apelarea la totalurile de control. Acestora li se mai adaog probleme legate de lucrul cu personalul: mare atenie la angajarea lui, obligativitatea plecrii an de an n concediu, schimbarea ct mai des posibil a sarcinilor persoanelor care apeleaz la serviciile calculatoarelor.

26

Informatizarea activitilor financiar-contabile Automatizarea activitilor i a lucrrilor financiar -contabile presupune conlucrarea eficace a beneficiarilor (unitilor economice) cu proiectanii (firme de realizare a produselor informatice). n acest scop ntreprinderile trebuie s rspund la ntrebri determinante n analiza, programarea i integritatea de sisteme informatice financiar-contabile. Sarcinile i obiectivele n activitile financiar -contabile nu pot fi abordate fcnd abstracie de problematice celorlalte activiti (marketing, cercetare-dezvoltarea, producie, comercial, personal), ci n interdependena lor cu cerinele organizatorice i manageriale ale ntreprinderii. n strns legtur cu scopurile unitii economice i cerinele de informaii cu caracter public, obiectivele manageriale i de gestiune vizate sunt: - racordarea optimal a ntreprinderii la cerinele pieei; - creterea performanilor organizaiei n exercitarea funciilor sale, reflectat prin indicatori, cum sunt: dinamica ratei profitului, creterea vitezei de rotaie a activelor circulante, sporirea gradului de solvabilitate; - perfecionarea structurilor de producie i funcionarea urmrind armonizarea triadei competen - autoritate - responsabilitate i crearea de sisteme de structuri moderne de pia; - gestiunea i utilizarea raional a patrimoniului; - creterea calitii produselor i a serviciilor; - asigurarea rspunderii i a cointeresrii angajailor; - micorarea costurilor de producie i de desfacere i reducerea volumului imobilizrilor; - permanentizarea relaiilor contractuale cu furnizorii i clienii ntreprinderii; - creterea ponderii activitilor de export pe baza unor relaii reciproc avantajoase, etc. Astfel de obiective vizeaz exercitarea corespunztoare a funciilor ntreprinderii i manageriale prin aplicarea integrat a metodelor moderne de conducere cum sunt: managementul prin obie ctive pe ansamblul ntreprinderii, managementul prin excepie pe nivele organizatorice, managementul prin rezultate (costuri, bugete) prin sistemul informatic cu conexiune invers de la rezultate la condiii de obinere a lor, etc. Ca obiective tehnice i tehnologice, ntreprinderile vizeaz crearea i perfecionarea unui mecanism productiv funcional prin care automatizarea activitilor de natur informaional decizional s se mbine cu aciunile de automatizare i robotizare a activitii de baz producie, comer, etc. Noile structuri induse prin automatizri urmeaz s favorizeze funcionarea unui mecanism de control propice semnalrii posibilelor erori de manifestare a fiecrei componente organizatorice i a asigurrii condiiilor de reglare a funcionrii ntreprinderii. Obiectivele informaionale i informatice ale noului sistem vizeaz satisfacerea cerinelor interne de informare la toate nivele organizatorice i celor externe. Astfel de obiective, specifice sistemelor financiar-contabile sunt: - perfecionarea organizrii evidenei economice avnd n vedere organizarea de ansamblu a sistemului informaional decizional; - adoptarea formei de organizare a contabilitii care rspunde mai bine tipului i mrimii ntreprinderii; - instituirea gestiunii resurselor dup metoda inventarului permanent sau intermitent n corelare cu cerinele de informare i conducere folosind codificri adecvate (inclusiv electronice sub form de bare); - evaluarea costului produselor fabricate, a lucrrilor executate i a serviciilor prestate dup metoda de calculaie a costurilor care asigur informarea eficient a managerilor; - furnizarea informaiilor privind elaborarea i realizarea bugetelor de venituri i cheltuieli; - asigurarea gestiunii analitice a elementelor patrimoniale i a integritii acestora; - controlul rezultatelor ntreprinderii prin analize economico -financiare aprofundate, operative i oportune; - alegerea unor soluii performante de realizare a produselor informatice fie prin compartimentul specializat n informatic fie prin achiziionarea i adaptarea de programe create de firme specializate. 27

ntr-o structur organizatoric raional obiectivele se finalizeaz prin exercitarea funciilor sistemului informaional-decizional. Pentru ntreprinderi funcia principal a sistemelor financiarcontabile automatizate este cea de asigurare a gestiunii bazei sale informaionale, prin exercitarea creia evidena economic devine fundamentul racordrii la economia de pia prin armonizarea celor patru P: produs-pre-promovare-plasare. Realizarea acestei funcii se face prin proiectarea de proceduri i aplicaii privind: crearea, modificarea i listarea jurnalelor contabile; crearea, modificarea i listarea balanelor i a Crii Mari; crearea, modificarea i listarea conturilor contabilitii de gestiune; analiza economico-financiar a rezultatelor, etc. Nivelul integrator al prelucrrilor se poate monitoriza printr-un meniu sintetic de selecie a unui din sub-meniurile: plan contabil general, jurnale, contabilitate general, contabilitate de gestiune, analize. Pe nivelul urmtor de detaliere a prelucrrilor urmeaz a se nlnui programele sau modulele de program corespunztor fluxului prelucrrilor necesare realizrii obiectivelor. n derularea activitilor financiar-contabile, sistemul informaional asigur exercitarea funciei de prelucrare a datelor prin aplicaia i/sau procedurile privind: - culegerea notelor contabile sub un control logic i formal al coninutului; - editarea detaliat a jurnalelor; - validarea general a prelurilor, premergtor nregistrrilor sistematice din Cartea Marea; - evidenierea micrilor n conturile de teri pentru facturri i reglementri a relaiilor contractuale i financiare; - reperarea factorilor i a cauzelor generatoare de rezultate negative din punct de vedere al performanelor. Sistemele financiar-contabile prin generalizarea i sintetizarea informaiei, asigur exercitarea funciei de consultare i editare a documentelor contabile, rezultate n urma prelucrrilor, cum sunt: jurnale, Cartea Mare, balane, etc. Noile sisteme informaionale asigur realizarea unor prelucrri speciale, cum sunt: pontaje, conturi bancare-extrase de cont; gestiune efecte bancare i scontri; elaborare i editare a bilanului contabil selectat din modelele posibile; elaborarea i editarea conturilor de rezultate; reglementarea relaiilor financiare i fiscale. Conform cerinelor de informare, sistemul automatizat efectueaz prelucrri periodice, specifice nchiderii-deschiderii unui exerciiu financiar i de editare automat a decontului privind taxa pe valoarea adugat. Nu n ultimul rnd, astfel de sisteme trebuie s conin componente utilitare speciale de asigurare a securitii i a proteciei bazei informaionale, precum i de gestionare a suporturilo r magnetici de informaii. Pe lng aceste funcii de natur informaional, realizarea integral a obiectivelor ntreprinderilor presupune ca sistemele financiar -contabile s exercite funcii specifice sistemelor de asistare a deciziilor, cum sunt: - funcia de prevedere prin deducerea informaiilor necesare ntr -o situaie dat. Aceasta presupune elaborarea de previziuni asupra evoluiilor patrimoniului; - funcia de interpretare a unor informaii primite din mediul real prin care se stabilete starea sistemului realizat prin analize economico -financiare; - funcia de diagnoz prin surprinderea situaiilor de funcionare defectuoas a unor componente ale sistemului; - funcia de instruire prin familiarizarea unui cerc larg de nespecialiti cu exploatarea calculatoarelor. Aceast funcie se poate exercita prin dialoguri sub form de meniuri ierarhizate; - funcia de control proprie sistemului prin subsistem propriu i monitorizare a interfeelor. ndeplinirea tuturor acestor funcii se efectueaz sub constrngeri legislative, administrative i organizatorice. n acceptarea rezultatelor informatizrii managerii ntreprinderilor trebuie s aib n vedere cerine i criterii de calitate a sistemelor financiar -contabile, cum sunt: - mentenabilitatea sistemului, minimiznd efortul de realizare i crend un sistem propriu de corectare a erorilor; 28

personalizarea sistemului, asigurndu-i funcionalitate n maniera cerut de utilizatorii de informaii; - integralitatea realizrii prin exploatarea sistemului de la culegerea datelor i pn la obinerea rezultatelor dorite; - reutilizarea sistemului, conferit prin normalizarea i tipizarea componentelor oferind utilizatorilor poteniali o soluie omogen, ca arhitectur i funcionare; - securizarea sistemului prin aptitudinea lui de a supraveghea, proteja i controla accesele la baza informaional; - exactitatea rezultatelor furnizate i siguran n funcionare a sistemului n mediul operaional de referin i pentru o perioad de timp dat. Pe lng aceste cerine este necesar aplicarea conceptului de sistem deschis prin care s se asigure condiii de integrare a produselor informatice ntr -un tot unitar n realizarea traseelor: aciuni informare decizii, pe nivele organizatorice. Un sistem informaional financiar-contabil performant care s respecte ansamblul de constrngeri i s rspund cerinelor de calitate n exercitarea funciilor presupune ntrunirea unor atribute eseniale, ca i criterii calitative utilizabile n achiziionarea programelor informatice, cum sunt: - Autodescrierea, prin explicarea modului de ndeplinire a unei funcii. Aceasta implic asocierea de comentarii i mesaje prin care utilizatorul s aib percepia sistemului; - Coeren a informaiilor furnizate ceea ce presupune folosirea de metode, tehnici i convenii uniforma la nivelul notaiilor, terminologiei i a principiilor de utilizare; - Comunicabilitatea se exprim prin uurina nelegerii dialogurilor utilizatori calculator ceea ce induce: uurina modului de operare, comoditatea utilizrii sistemului, uurina nvrii, operrii i a exploatrii procedurilor, claritatea interfeelor, etc.; - Completitudinea sistemului care s confere unitate a ntregului i a prilor sale componente. Se obine prin folosirea unor tehnice de lucru calitative, cum sunt: tabele de decizie de tip nchis; - Concizia n dezvoltarea funciilor sistemului; - Eficacitatea este un atribut care se reflect prin timpul de rspuns la cererile de informare, rezultat din viteza de lucru folosit n realizarea funciilor sistemului. Aceas ta presupune optimizarea algoritmilor de programare n ordonarea i prelucrarea datelor i a cunotinelor stocate n baza informaional. Eficacitatea este un atribut aflat n strns corelaie cu coerena procedurilor de lucru; - Evoluionism n ceea ce privete talia sistemului i funcionalitatea lui. El presupune crearea unor rezerve de spaii de memorare, parametrizarea datelor, autonomia prelucrrilor i standardizarea interfeelor; - Uurina instruirii utilizatorilor prin minimizarea numrului de intervenii n procesul operrii, mesaje complete, inteligibile, rspunsuri standardizate ale sistemului, prin uurina pregtirii datelor introduse n prelucrri, prin lejeritatea interpretrii rezultatelor, etc. Un produs informatic performant este caracteriz at prin manipularea simpl i eficace a lui; - Generalitatea sistemului prin posibilitatea lrgirii sferei de utilizare a funciilor sale i independena lui fa de echipamentele i produsele program asociate; - Istoricul acceselor la baza informaional, astfel nct s se poat identifica cazurile de violare a acceselor admise; - Identificabilitatea i trasabilitatea pe traseul concepie programare specificaie pentru a putea stabili sau restabili responsabilitatea proiectanilor n concepia noului sistem ; - Modularitatea sistemului presupune o structur decompozabil de regsire a proprietilor pentru sisteme deschise n care sub sistemele sunt autonome comportndu -se, la rndul lor ca sisteme; - Exactitatea necesit specificarea manierei de obinere a ieirilor informaionale din intrri n condiii date i precizarea intervalelor de toleran ntre care trebuie s se ncadreze anumite rezultate; - Protecia bazei informaionale mpotriva acceselor nedorite impune: un control riguros al acceselor; instaurarea tabelelor de autorizare a accesului la coleciile de date; supravegherea 29

violrilor accesului intersarcini; autentificarea accesului cu grad de informare difuzabil, etc.; - Simplitatea este reflectat prin uurina alegerilor textuale i structurale a funci ilor; - Standardizarea realizrilor prin: folosirea standardelor de reprezentare a datelor, de interfee i a protocoalelor de comand; utilizarea de norme i reguli unitare; unicitatea intrrilor i a ieirilor modulelor; existena unor unice module de conversie a formatelor, etc.; - Tolerana la erori implic continuitatea tehnologiei chiar i dup incidente de exploatare i suprimarea efectelor unor perturbaii. Aceasta presupune aplicarea unor tehnici de asigurare a fiabilitii prin care s se asigure: recuperarea datelor invalidate, acoperirea erorilor de programare, protecia fizic a echipamentelor de calcul; Funciile, cerinele, atributele sau criteriile de calitate intern i proprietile menionate se regsesc n modul de concepie i exploatarea unor pachete de programe aplicative (elaborate de firme specializate). La fundamentarea deciziei de automatizare a evidenei financiar -contabile, orice unitate economic trebuie s aib n vedere ansamblul de criterii i proprieti care de finesc performanele n satisfacerea cerinelor de informare. Produsele program privind automatizarea evidenei contabile n ultimul timp automatizarea evidenei contabile este caracteristic nu numai ntreprinderilor mari i mijlocii, dar i celor mici. Piaa produselor program este caracterizat de un spectru larg de produse program contabile de la cele mai simple, capabile de a ndeplini un minim de operaii, necesare ntreprinderilor mici, pn la cele mai sofisticate, care ndeplinesc un set complex de operaii i la un profund nivel analitic. Produse program se elaboreaz de diferite firme, preponderent din CSI i Romnia, firmele autohtone doar adapteaz programele la specificul naional. Multe din aceste firma au acumulat destul experien i permanent prelucreaz programele elabornd versiuni noi. Anual se petrec concursuri a produselor program n domeniul contabilitii, la care particip, revistele , , --. La fel au loc deferite expoziii de produse program unde sunt evaluate cele mai performante. Trecerea la economia de pia, intensific de integrare a evidenei contabile cu alte funcii ale conducerii, ceea ce se reflect i n produsele program elaborate pentru aceste scopuri, acest proces este influenat de produsele program strine (de obicei americane), care demult tind spre alipirea funciilor contabile cu cele ale conducerii. La etapa actual pentru produsele program contabile este caracteristic dezvoltarea componenei lor tradiionale pe anumite sectoare, incluznd astfel module suplimentare cum ar fi: analiza financiar, contracte i aprovizionri, marketing i realizarea produciei, depozit, etc. La baza clasificrii produselor program contabile poate fi ansamblul de funcii pe care le ndeplinesc, ele depinznd de mrimea ntreprinderii (figura 5.1). Experiena acumulat n domeniu elaborrii i utilizrii produselor program contabile permite de a le clasifica n patru grupe: - produse program mini-contabilitate; - sisteme contabile integrate; - sisteme complexe privind evidena contabil;

30

- versiuni de reea a evidenei contabile.

Produse program funcionale de prelucrare automatizat a funciilor contabile

Minicontabilitate

Sisteme contabile integrate

Sisteme complexe privind evidena contabil

Versiuni de reea a evidenei contabile

Pentru ntreprinderi mici

Pentru ntreprinderi mijlocii

Pentru ntreprinderi mari

Fig.5.1. Clasificarea produselor program contabile Produsele program mini-contabilitate sunt destinate pentru contabilitatea cu un numr mic de lucrtori, care nu au o specializare concret pe anumite sectoare. Ac estea sunt programe orientate la micul business fiind destul de rspndite la etapa actual, avnd un nivel nalt de universalitate i ndeplinesc funciile evidenei sintetice i celei analitice. Pentru toate pachetele de programe este caracteristic reflectarea operaiunilor financiar-contabile n form de nregistrri contabile i alctuirea n baza lor a rapoartelor financiare necesare. Aceste programe sunt orientate la utilizatori neprofesioniti i pot fi deprinse de ctre contabil destul de uor. Cu toate c diversitatea programelor pentru micul business este destul de mare, ele au anumite caracteristici asemntoare: meniurile programelor sunt asemntoare, operarea cu aceleai taste, prezena planului de conturi, ajutorul n form de propuneri, cale ndar, calculator, utilizarea formelor tip, posibilitatea de a lucra cu diverse valute, realizarea diferitor ndrumare, crearea copiei de arhiv, primirea rapoartelor pentru diferite perioade, etc. Contabilul singur poate redacta planul de conturi, poate elimina, modifica, introduce noi operaii tip, s creeze noi scheme de coresponden a conturilor. Sistemele contabile integrate sunt utilizate de ntreprinderile mici i mijlocii. Principala caracteristic a acestor programe este lucrul pe module. Nucleul a cestor pachete este modulul principal nregistrri Cartea Mare Bilan, n care sunt incluse alte module pentru anumite sectoare ale evidenei. n general acestea sunt programe, care permit evidena analitic privind munca i salariul, bunurilor materiale, mijloacelor fixe, operaiunilor de cas, contractelor. Sistemele complexe privind evidena contabil sunt destinate ntreprinderilor mijlocii i mari, unde organizarea evidenei contabile se realizeaz cu ajutorul unui complex de locuri de munc automatizate interdependente. Trsturile caracteristice sunt: prezena complexului de eviden pe anumite sectoare aparte dar interdependente ntre ele; posibilitatea schimbului de informaie dintre sectoare pentru a primi bilanul i alte rapoarte; evidena analitic distinct pe toate sectoarele, etc. Programele contabile n reea sunt implementate la ntreprinderile de mari proporii i presupun organizarea reelei de mai multe nivele, fiind posibil schimbul de informaii dintre anumite nivele. Programele n reea sunt destul de complicate i costisitoare. La implementarea lor trebuie o reglare individual pentru fiecare ntreprindere n parte, consultarea fiecrui contabil, prezena n statele ntreprinderii a unui programator cu experien. Sistemul asigur lucrul a 50-60 locuri de munc automatizate. Versiunea de reea include un set vast de programe, scopul lor fiind automatizarea activitii economico-financiare, ndeplinirea sarcinilor contabile n concordan cu alte subdiviziuni ale ntreprinderii: comercial, tehnic, producerea, diferite secii de conducere, etc. Realizarea acestui 31

sistem este destul de anevoioas, depinznd n primul rnd de structura organizatoric a ntreprinderii, de numrul angajailor, cantitatea de documente n circulaie. Criterii de alegere a produselor program contabile Piaa produselor program sub cheie pentru automatizarea evidenei contabile este destul de variat privind att calitatea ct i preurile. Se poate de afirmat c pia produselor program n domeniul dat este deja creat, ns nc nu se supune unei coordonri clare. Utilizatorul este ngrijorat de alegerea uneia sau alteia. Reclama nu ntotdeauna corespunde coninutului real al programului, astfel ntreprinztorul, care dorete s automatizeze evidena contabil, trebuie s fac cunotin cu piaa acestor produse, s studieze practica utilizrii anumitor programe la ntreprinderi concrete, s fac cunotin cu recomandaiile altor ntreprinztori. Trebuie de atras atenie de prezena n program a funciilor care ar asigura ndeplinirea sarcinilor de eviden, caracteristice profilului firmei, specificului organizrii lucrului. Este necesar un nivel profund de detaliere a evidenei analitice, adic posibilitatea evidenei mai detaliate pe anumite sectoare, la fel posibilitatea automatizrii nregistrrilor efectuate i ndeplinirea calculelor. Programele pe sectoare aparte a evidenei trebuie procurate de la aceeai ntreprindere, pentru a se asigura legtura reciproc dintre elemente. Mare nsemntate au att calitatea materialelor de instruire, facilitnd deprinderea lucrului cu programul dat, ct i simplitatea n exploatare. Programul trebuie s aib sistemul Help, s fie stabil i sigur n procesul exploatrii. Trebuie s asigure nu numai alctuirea drilor de seam dar i formarea documentelor primare ceea ce mrete cu mult eficiena ducerii evidenei primare facilitnd astfel lucrul contabilului. Trebuie de luat n considerare c este destul de complicat de a primi o nchipuire despre posibilitile unui program numai n baza informaiei generale date pentru utilizator. Este necesar lucrul cu aceste pachete. Important este i posibilitatea de a efectua schimbri n program de ctre singur contabilul fr intervenia programatorului. Totui, implementarea contabilitii automatizate ntmpin i un ir de dificulti. Au fost evideniate cauzele acestor situaii: Factorul tehnic. Un sistem contabil complex bine integrat nainteaz cerine nalte vitezei de prelucrare i memoriei calculatorului. Astfel de utilaje sunt costisitoare. Factorul uman. O implementare reuit necesit o bun cunoatere de ctre managerii sistemelor informaionale a celor trei componente: calculatoare, contabilitate i a specificului ramurii n cadrul creia funcioneaz ntreprinderea. Analiza a demonstrat c managerii nu ntotdeauna posed cunotinele necesare n aceste domenii. n aa mod, pentru atingerea unui succes garantat n cadrul automatizrii contabilitii sunt necesare: - Sistemul ales trebuie s satisfac urmtoarelor cerine: capacitate de adaptare, materiale instructive bune i asisten tehnic. - Existena unui sistem bine reglat al contabilitii manuale n conformitate cu standardele existente, care reprezint baza automatizrii. - Numirea unuia din contabili responsabili de implementarea proiectului cu studiile necesare. - Tot personalul aferent proiectului (inclusiv cei care vor introduce datele) trebuie s participe att la planificarea sistemului, ct i la implementarea lui. - Conductorul ntreprinderii trebuie s cunoasc proiectul n detaliu. - Managerul implementrii i contabilul-ef trebuie s determine prioritile problemelor i s asigure executarea lor pe etape. Bugetul achiziiei tehnicii i soft -ului pentru sistemul informaional contabil trebuie bine planificat i s corespund politicii generale a ntreprinderii. n procesul de management, se adopt decizii de trei categorii: strategice, tactice i operative. n conformitate cu aceast clasificare, managementul, de regul, are o structur de trei nivele: superior, mijlociu i operaional. La fiecare din nivele se execut lucrri, care se numesc funcii, ele asigurnd managementul complex. n funcie de scopuri, se evideniaz funcii de diverse nivele de complexitate. Urmtoarele funcii se consider tipice: planificarea, evidena, analiza i reglarea. Coninutul acestor funcii n cadrul automatizrii se transform n anumite programe. 32

Experiena acumulat demonstreaz c L.M.A. trebuie s respecte urmtoarele cerine: - asigurarea operativ a specialistului cu necesarul de informaie i de calcul; - timpul minim pentru rspuns la cerinele utilizatorului; - adaptarea la nivelul de pregtire al utilizatorului i cerinele lui profesionale; - simplitatea metodelor de lucru la L.M.A. i posibilitatea de instruire rapid a utilizatorului, simplitatea relaiei persoan-main; - sigurana i simplitatea utilizrii; - rezistena la greeli; - posibilitatea de integrare n componena reelei. Orientarea profesional a L.M.A. contabil se determin de partea funcional a soft-ului. Exist o clasificare complex a soft -ului pentru sistemele contabile automatizate, prezentat n tabelul nr.5.1.

Tabelul nr.5.1.
Clasificarea complex a soft-ului pentru sisteme contabile automatizate Indicatorul de clasificare Grupe de clasificare - Universal; Menirea i clasificarea de ramur - Specializatizat. - De automatizare a unor sisteme de eviden; - De automatizare parial a evidenei; - De automatizare complex a evidenei; Gradul de cuprindere a funciilor contabile - Integrat cu funciile evidenei operative; - Sistem de automatizare complex a managementului. - Sisteme constituite pe baza unui nucleu unic; Modul de elaborare a pachetului de programe - Complexe de module speciale, integrate; - Sisteme cu algoritmizare direct; Tehnologia de implement are i adaptare - Sisteme cu algoritmizare parametric. - Programe cu tiraj n mas; Modul de distribuire i copiere - Programe cu tiraj redus; - Programe individuale. La alegerea soft-ului pentru automatizarea activitii contabile, trebuie luate n considerare urmtoarele criterii: - Productivitatea programei. Trebuie s se ia n calcul mrimea contabilitii sau volumul operaiilor contabile, alegerea fiind efectuat cu o anumit rezerv; - Raportul utilitii i cheltuielilor. Cheltuielile de achiziie, implementare i exploatare nu trebuie s depeasc utilitatea; - Controlul i securitatea datelor. Toate datele trebuie protejate de accesul nesancionat, tergerea ntmpltoare sau abuziv. Programul trebuie s nregistreze utilizatorii, schimbrile introduse de ei, s formeze i s foloseasc copiile de rezerv ale fiierelor cu date contabile; - Flexibilitate. Programul trebuie s lucreze i n cazurile de modificare a planului de conturi, a formulelor contabile, a documentelor tip, etc.; - Asistena autorului i documentarea. Programul trebuie s aib o documentare simpl de utilizare. Este necesar prezena contractelor cu autorul pentru a obine anumite modificri sau suplimentri. De asemenea trebuie de menionat c cerinele naintate produselor program contabile se modific considerabil, n funcie de profilul de activitate i mrimea ntreprinderii. n continuare vom prezenta cteva avantaje i dezavantaje privind achiziionarea sau elaborarea soft-ului n anumite condiii. Avantajele metodei elaborrii soft -ului de ctre client: - programele pot fi concepute astfel nct s rspund cu exactitate la cerinele prestabilite a unitii; - unitatea poate funciona conform cii dorite i nu i nu cum este prezentat prin p achetele cheie; 33

pachetele proprii sunt mult mai compatibile cu alt soft din organizaie, fiind uor de realizat integrarea; - demarajul i iniierea n tehnica de utilizare a pachetelor sunt mai uor realizabile; - moralul angajailor n prelucrarea automat a datelor este mai ridicat, loialitatea fa de propriul lor sistem este mult mai ridicat. Dezavanajele metodei soft-ului clientului pot fi: - este foarte scump; munca de elaborare este foarte mare; chiar i cele mai mici aplicaii pot costa mii de dolari; - de regul, dureaz mult, nsemnnd luni sau ani; - posibilitatea de a genera necazuri la primele ncercri de utilizare este mare; - solicit costuri deosebite, timp i control exigent. Trebuie s apeleze la o programare standard, precum i la elaborarea i documentarea pachetelor conform standardelor existente, ceea ce nsemn o mare concentrare de fore umane; - procesul de elaborare solicit prea muli utilizatori i conducerea deoarece acetia trebuie s analizeze cerinele, s spijine proiectarea, s revizuiasc, s testeze sistemul, s identifice defeciunile, etc.; - soluia cu specialitii din exterior este foarte riscant. Avantajele soft-ului la cheie: - costul este mult mai mic fa de celelalte variante deoarece costul elaborrii i ntreinerii se mpart la numeroi utilizatori; - practic, nu exist timp de ateptare pentru utilizarea lui; - cumprtorul poate s-i diminueze riscul prin testarea soft -ului mai nainte i prin chestionarea altor utilizatori ai aceluiai pachet; - utilizatorul poate s aleag pachetul care s rspund cel mai bine propriilor cerine; - programele sunt mai puin productoare de erori, ele fiind testate anterior, conform cerinelor utilizatorului; - furnizorul poate s-i actualizeze pachetul cu cheltuieli mult mai mici dect oricare client, dac ar face acelai lucru; - documentaia lor este mai bun. Dezavantajele soft-ului la cheie: - cerinele ntreprinderii-client nu pot s se regseasc perfect n ceea ce ofer pachetul-program, fiind necesare schimbri n modul de lucru, modificri ale unor forme folosite anterior; - evaluarea pachetelor disponibile pe pia nseamn consum de timp i bani, mrind astfel preul pachetului procurat; - programele ultrageneralizate nu sunt la fel de eficiente ca pachetele clientului sau cele specializate, sau modificate; - nu ofer posibilitatea includerii specialitilor ntreprinderii n caz de eec; - exist riscul c elaboratorul soft -ului s dea faliment sau s nu poat efectua actualizarea la zi. Principalii furnizori de produse program contabile n Moldova

Informaie detaliat despre produse i oferte pe site-urile www.1cmd.md, www.univermag.md, www.meta.md despre 1C: Contabilitate www.wizcontabil.md, - WIZCount, www.uniacc.md Universal Accounting Controlul i auditul sistemelor informatice contabile Controlul sistemelor informatice contabile n accepiune general, controlul este procesul de influenare direct a activitii unui obiect, organism sau sistem. Obiectivul prioritar al sistemelor financiar-contabile este de sprijinire a factorilor de conducere n aciunea de controlare a organismelor economice. Economistul-contabil poate contribui la atingerea obiectivului amintit, prin conceperea unor sisteme eficiente de control i prin sisteme de revizie contabil, asigurndu-se astfel a funcionare riguroas a sistemului. 34

Obiectivul controlului este de prevenire sau recuperare a pierderilor posibile ale unitii, cauzate de factori diveri, dintre care amintim: - utilizarea ineficient a resurselor; - sistem deficitar de luare a deciziilor; - erori neintenionate de nregistrare a fenomenelor i proceselor economice; - pierderea accidental sau distrugerea nregistrrilor; - pierderi de valori patrimoniale din neglijena angajailor; - slaba aderen a angajailor la metodele manageriale sau la legislaia n vigoare; - escrocheria, prin care angajaii sustrag intenionat bunuri din patrimoniu, cuplat cu falsificarea nregistrrilor contabile pentru acoperirea faptei; - alte acte ilegale ale angajailor. Necesitatea abordrii separate a controlului n mediile informatizate se datoreaz infuziei calculatoarelor n activitile organismelor economice. Se pare c exercitarea controlului n astfel de medii provoac numeroase probleme celor ce se ocup de ele. Chiar dac problemele generale ale controlului rmn aceleai, ca metod de verificare a procesului de prelucrare a datelor financiar-contabile, se apeleaz la proceduri specifice exercitrii controlului sistemelor informatice. Diferenele dintre cele dou sisteme, prezentate n literatura american de specialitate, sunt: - Proba tranzaciei. Unele sisteme sau aplicaii informatice sunt concepute astfel nct proba existenei unei tranzacii economice este foarte scurt pentru a fi verificat prin aciunile de control, iar dac exist, are forma accesibil numai prin intermediul calculatorului; - Prelucrarea uniform a tranzaciilor. Calculatoarele prelucreaz uniform elementele supuse prelucrrii, prin acelai set de instruciuni, care de fapt reprezint algoritmul dat de factorul uman pentru cazul respectiv. n consecin, calculatorul va elimina posibilele erori umane di n cadrul unui tip de operaii, dar lucrurile trebuie de vzut invers: dac a fost descoperit o eroare n interpretarea unei operaiuni, atunci toate elementele care intr n categoria respectiv au fost tratate la fel, adic greit; - Separarea funciilor. Multe proceduri manuale, care n sistemele de control clasice constituiau obiective de control distincte, fiind exercitate de persoane diferite, n noul cadru vor fi regsite sub forma unor aplicaii informatice distincte. De aceast dat trebuie pus prob lema persoanelor care au acces la calculator n momente diferite ale prelucrrii datelor, evitndu -se exercitarea unor funcii incompatibile ntre ele. Ca atare, se impun alte proceduri de control pentru urmrirea modului n care au loc separarea funciilo r de sistem .pentru evitarea aspectelor noi, se impune crearea unor grupe specializate n verificarea datelor, iar utilizatorii trebuie s aib parole diferite de accesare i posibiliti limitate de lucru, n deplin concordan cu sarcinile ce le revin. - Posibilitatea apariiei noilor erori i neregulariti . Posibilitatea persoanelor din sistem, inclusiv a celora care exercit funcii de control, de a obine accesul neautorizat la date fr a se lsa urme, precum i a altora care doresc ctiguri bneti din patrimoniul unitii, este mult mai mare dect n sistemele manuale. Trecerea multor operaiuni pe seama calculatoarelor face imposibil descoperirea unor erori, iar unele schimbri n procedurile programelor pot neobservate mult vreme. - Iniiative declanrii unei operaiuni sau a continurii alteia dat de calculator. Anumite operaiuni economice pot fi declanate automat de calculator sau, dac anumite condiii sunt ndeplinite, alte operaiuni vor fi declanate n lan, iar evidenierea lor nu se mai face n condiii manuale, ceea ce face s se obin accesul factorilor de conducere pentru o nou form de autorizare prin calculator. Aadar, managerul va delega autorizarea sistemului s exercite operaiuni pe care nainte le exercitau oamenii; - Dependena unor forme de control de controlul exercitat asupra prelucrrii automate. Prelucrrile prin calculator genereaz rapoarte i alte ieiri care vor fi utilizate n diverse forma ale procedurilor de control manual. Eficiena acestora depinde de eficiena cu care s-a exercitat controlul asupra modului de prelucrare a datelor pentru obinerea rapoartelor respective. De exemplu, procedura de control care se refer la verificarea unei liste creat pe principiile conducerii prin excepie depinde de controlul modului n care s-a nlocuit lista respectiv. Controlul exercitat n noile condiii este catalogat fie ca un control general, fie ca un control al aplicaiilor. Controlul general cuprinde toate activitile supuse prelucrrii pe calculator, n timp ce 35

controlul aplicaiilor se refer la aspectele concrete ale domeniilor informatizate, cum ar fi aplicaiile contabile. n continuare vom prezenta unele forma de control care se refer la sistemul de lucru bazat pe calculator, cum sunt: 1. Standardele de documentaii. ntotdeauna o bun documentaie reprezint un factor esenial al funcionrii eficiente i al exercitrii unui control riguros al sistemelor informatice. Prelucrarea automat a datelor trebuie s fie urmrit prin intermediul unor standarde care s specifice documentaia necesar att n faza de proiectare a sistemelor, ct i dup implementarea lor. Documentaia poate fi clasificat n trei categorii principale: - documentaia administrativ realizeaz o descriere a tuturor standardelor i proc edurilor folosite n prelucrarea automat a datelor, incluzndu -se aici i politicile referitoare la justificarea i autorizarea de noi sisteme sau de schimbare a lor; standarde de analiz, proiectare i programare ale sistemelor; proceduri de ntrebuinarea a fiierelor i bibliotecilor. - documentaia sistemelor include o descriere detaliat a tuturor aspectelor unei aplicaii de sistem, fie sub form narativ, prin scheme, fie prin listinguri ale programelor. - documentaia operaii conine toate informaiile necesare operatorilor pentru a lansa n execuie programele, inclusiv configuraia echipamentelor folosite, date variabile, precum i condiii care pot duce la erori, specificndu-se modul de rezolvare a acestora. 2. Protecia fizic a sistemului. Investiiile fcute n sistemele electronice de calcul nseamn, de multe ori, sute sau milioane de dolari, motiv de realizare a unei protecii fizice deosebite. Accesul la calculator sau la componentele lui trebuie s fie facilitat numai pe baz de autorizaie n orice moment. Un calculator electronic nu se expune la intrarea n unitate ca ntr -o vitrin, ci el trebuie s fie folosit n zone ale cldirii care s-l fereasc de intenii distructive. O alt msur se refer la protecia echipamentului n caz de calamiti sau greve. 3. Securitatea datelor. Un control intern eficient al componentelor sistemului de prelucrare automat a datelor necesit luarea unor msuri de prevedere pentru pregtirea fiierelor i programelor mpotriva accesului utilizatorilor neautorizai sau a cauzelor generatoare de distrugeri. O prim soluie o constituie eliberarea discurilor care conin fiiere numai pe baza unor aprobri speciale ale personalului autorizat. Att sala cu calculatoare, ct i locul de depozitare a fiierelor, trebuie s fie protejate mpotriva focului, prafului, excesului de temperatur i umiditate, precum i a altor cauze ce pot afecta datele supuse prelucrrii sau pstrrii. Etichetarea fiierelor, att cea intern ct i cea extern, reprezint un mijloc de protejare mpotriva unor utilizri eronate. Etichetarea extern este realizat pe o hrtie ce se ataeaz suportului extern de informaie, pe care vor fi scrise identificatorii fiierelor, datele prelucrate i alte informaii. Etichetele interne sunt realizate prin nscrierea pe suporta unor date care pot fi de trei feluri: etichete de volum, etichete de nceput de fiier i etichete de sfrit de fiier. Protejarea fiierelor se realizeaz i prin soft, prin introducerea unor parametri care s ofere posibilitatea numai de citire sau, cnd este cazul, de citire i scriere. Se recomand utilizarea unor proceduri de restaurare a fiierelor de date sau specificarea operaiunii de efectuat asupra fiierului: distrugere sau pstrare. De o deosebit importan sun t copiile de siguran, pstrate n alte locuri dect n sala calculatorului. Procedura general este de trecere pe disc a tuturor fiierelor utilizabile ntr -o sesiune de lucru i de salvare a copiilor de siguran pe anumii supori. Dac se utilizeaz sisteme de gestiune a bazelor de date, se apeleaz la msuri suplimentare de securitate asigurate de ctre administratorul bazei de date, prin utilizarea dicionarelor de date i a unor forma specifice de control concurenial. Datele strict secret trebuie s fie protejate mpotriva accesrii neautorizate, fie prin citirea listei de la imprimant, n acest caz se recomand distrugerea listelor inutile sau utilizarea proteciei criptografice, apelndu -se la coduri secrete de transformare a datelor. Criptografia se recomand n cazul datelor transmise prin linii de telecomunicaii. 4. Controlul prin echipamente. Sunt cteva posibiliti de control incluse n configuraia sistemelor electronice de calcul. Una const n utilizarea circuitelor de duplicare din u nitatea aritmetico-logic a procesorului central, care permite posibilitatea duplicrii calculelor i comparrii celor dou rezultate. Citirea dual este un alt mijloc de control prin echipamente, care asigur citirea datelor de pe suportul de memorare de dou ori i compar rezultatele celor dou citiri. O alt 36

posibilitate este oferit de aa-zisa verificare de ecou, prin care sigurana transmiterii corecte la un echipament de ieire este verificat prin compararea unui semnal transmis calculatorului de ctre echipamentul periferic de ieire cu datele transmise iniial. ntreinerea preventiv implic testarea regulat a tuturor componentelor sistemului i nlocuirea celora ce pot genera defeciuni. Sistemele de alimentare nentrerupt cu energie const n utilizarea unor generatoare de energie n cazul ntreruperii sistemului normal de alimentare, ele trebuie s asigure sistemul cel puin un timp suficient pentru salvarea datelor aflate n curs de prelucrare. 5. Asigurarea. ntruct, dup cum arat practica, accidentele sunt inerente, se recomand apelarea la serviciile companiilor specializate n asigurri mpotriva incendiilor, inundaiilor, altor calamiti naturale. 6. Sisteme copii procedurilor de siguran. Procedurile de siguran se refer la stabilirea cu exactitate a ceea ce trebuie de fcut n cazul n care apar anumite incidente. Cea mai sigur metod const n utilizarea echipamentelor suplimentare care s intervin n momentul defectrii altora asemntoare. 7. Controlul aplicaiilor. Se refer la modul de execuie al unor elemente specifice din cadrul aplicaiilor informatice, cum sunt: introducerile de date, fiierele, programele, ieirile din prelucrare, fr s intre n prea multe detalii despre sistemul electronic de calcul. Controlul aplicaiilor cuprinde totalurile de control, diverse forme de controlare a surselor de date, forma de validare a introducerii datelor, controlul erorilor i al excepiilor, proceduri de reluare din punctele de control, precum i controlul introducerii datelor n regim on-line. Auditul i mediul informatic Evaluarea auditului intern n mediul informatizat. n condiiile unui sistem financiar -contabil de prelucrare a datelor informatizate apar probleme mai deosebite, cum ar fi: - concentrarea funciilor care provoac riscul unei defectuoase separri a funciilor; - concentrarea programelor i a datelor care mresc riscul de acces neutorizat; - absena eventual a materializrii pe un suport informaional, pe hrtie, a intrrilor, a prelucrrilor a ieirilor; - consecvena metodelor de prelucrare; eventual consecvena n efectuarea erorilor. Utilizarea de calculatoare i reele de calculatoare face ca n mod autonom s existe riscuri ridicate n ceea ce privete: - absena separrii funciunilor; - fragilitatea controalelor programate; - insuficiena documentrii; - slbiciunea dispozitivelor de protecie; - uurina n introducerea datelor neautorizate i acionarea programelor. n aceast situaie se procedeaz ntr-un cadru neinformatizat, procednd la o evaluare preliminar a punctelor forte i a punctelor slabe a controlului intern n special, controalele generale informatice (accesul la date, parole de acces, numerotare i datare automatizat, validarea datelor intrate, etc.). Verificarea funcionrii sistemelor. Dup ce au fost descrise controalele existente, se efectueaz verificarea prin sondaj a funcionrii procedurilor realiznd prelucrri i teste diverse: - Editarea unor situaii de excepie sau selectarea unor eantioane. Aceasta const n extragerea din fiierele clientului a unor date, situaii pentru a descoperi anomalii sau pentru a seleciona eantioanele construite dup diferite criterii, la o dat sau pentru o anumit dat. Exemple de extrageri: soldurile clienilor superioare anumitor sume; soldurile clienilor pe vechimi, soldurile clienilor creditori etc. Exemple de selecii: facturi superioare unei anumite sume, lista articolelor n stoc mai vechi dect un anumit termen etc. - Controlul calculelor const n verificarea aritmetic a operaiunilor. Exemple: calcul ul amortizrii, totalul balanelor, totalul registrelor, totalul stocurilor, corelarea conturilor analitice cu cele sintetice etc. - Compararea fiierelor const n confruntarea datelor comparabile existente n fiiere. Exemple: compararea fiierelor de mijloace fixe cu fiierul de amortizare lunar, compararea fiierului de personal cu fiierul cheltuielilor personalului dintr -o lun etc. 37

- Comparaii n timp compararea unei perioade cu alta pentru a sesiz fluctuaiile ori situaiile neobinuite i dac sunt justificate aceste stri etc. - Jocuri de ncercare pentru a controla aplicaiile informatice. Tehnicile jocurilor de ncercare pun n funciune proceduri de control constnd n introducerea de date ntr -un sistem informatic al ntreprinderii i compararea rezultatelor obinute cu cele ateptate. Jocul de ncercare cuprinde operaii reprezentnd toate condiiile de validitate sau nevaliditate, care se doresc a fi controlate. Scopul jocurilor de ncercare este de a obine elemente probante suficiente pentru a convinge c un sistem i controalele sale funcioneaz conform prevederilor. Nu trebuie uitat faptul c utilizarea jocurilor de ncercare implic programe corespunztoare unei aplicaii la un moment dat n timp. n cazul n care programele au fost modificate jocurile de ncercare nu mai pot corespunde necesitilor controlului. n plus controlul se exercit asupra procedurii de prelucrare i nu asupra datelor de intrare, ceea ce implic proceduri de control suplimentare asupra acestora din urm ,acest tip de control, este n mod deosebit utilizat atunci cnd: - o parte important a auditului intern este ncorporat n programele ntreprinderii; - volumul nregistrrilor este important. Atunci cnd este utilizat reeaua de calculatoare aparinnd ntreprinderii este necesar fie s se controleze efectele jocurilor de ncercare i de a extrage ulterior fiierele datelor create pentru prelucrarea jocului de ncercare, fie, de preferin i n msura posibilitilor, de a opera asupra unei copii prealabile de fiiere i programe. n cazul constatrii de puncte slabe a acestor programe, este recomandat ca auditorul s gseasc alte proceduri prin care s se realizeze obiectivele propuse. Auditorul poate s amelioreze utilizarea i eficacitatea testelor de conformit ate utiliznd, de asemenea, tehnica jocurilor de ncercare. Un aspect deosebit de important este acela c auditorul trebuie s se asigure c aceste controale au funcionat efectiv pe tot parcursul perioadei auditate. Noi rspunderi pentru auditorul ce i desfoar activitatea ntr-un mediu informatizat. n condiiile actuale, cnd informaiile circul cu vitez nebniut, calculatorul a devenit un instrument la mod n realizarea fraudelor financiar-contabile. Apar astfel mai multe probleme pe care managementul trebuie s le rezolve. Cine trebuie s controleze sistemul informatic financiar -contabil al firmei? Ce tehnici de auditare sunt disponibile? De ce este sau nu folosit calculatorul n auditare? Cnd anume trebuie de fcut auditarea? Ce pri ale sistemului sunt controlate i auditate? Necesitatea abordrii separate a controlului i auditrii n mediile informatizate se datoreaz tocmai acestei infuzii de calculatoare n activitatea organizaiilor. Dei problemele generale ale controlului rmn aceleai ca metod de verificare a procesului de prelucrare a datelor financiar contabile se apeleaz la tehnici i proceduri specifice exercitrii controlului sistemelor informatice. Modificri n domeniul auditului. Schimbrile care au avut loc n domeniul hardware, software i de amplasare au modificat abordarea conceptual a auditrii. ntr -o prim faz auditorul ignor n esen calculatorul tratndu-l ca pe o cutie neagr, iar auditarea se efectua n jurul acestuia. Complexa dezvoltare a calculatoarelor i gradul ridicat de specializare a auditorilor au trasat dou direcii de utilizare a calculatoarelor: - ca unealt a auditorului, contribuind la realizarea auditrii propriu -zise; - ca sarcin a auditrii, acolo unde datele sunt supuse prelucrrii calculatorului i rezultatele sunt analizate cu acuratee i siguran de ctre programele calculatorului; Auditarea pe lng calculator. Prima reacie a auditorilor fa de calculatoare a fost tratarea acestora ca simple sisteme contabile manuale n care nu -i interesau dect datele de intrare i cele de ieire. n aceste condiii auditorii nu au fost preocupai de mecanismele interne prin care se realizau nregistrrile contabile, deoarece le era de ajuns c aveau acces rapid la documente i nregistrri. Chiar dac auditorii acceptau imput-urile i producerea output -urilor, calculatorul era considerat o cutie neagr. Se realiza astfel o auditare pe lng calculator. Auditarea cu ajutorul calculatorului. Utilizarea calculatorului ca un instrument de lucru al auditorului n ndeplinirea sarcinii acestora este cunoscut ca fiind auditarea cu ajutorul calculatorului. Auditorii utilizeaz astzi calculatorul pentru a-i ndeplini sarcinile imediat ce utilizatorii prelucreaz automat datele contabile. 38

Pentru nlesnirea utilizrii calculatorului ca un instrument de auditare mare firme de audit au dezvoltat un soft de auditare generalizat. Un astfel de soft ndeplinete sarcini multiple cum ar fi compararea coninutului a dou fiiere, examinarea coninutului unui fiier, calcularea unei depiri etc. Auditarea cu un astfel de soft este mult mai eficient deoarece nu trebuie scrise programe separate de auditare pentru fiecare utilizator sau client auditat, ci trebuie numai adaptat soft-ul general. Trebuie remarcat faptul c nici n aceast faz auditorul nu era interesat de mecanismele de funcionare a calculatorului i de modul n care se realiza procesarea datelor. Auditarea prin calculator. Gradul de dezvoltare a calculatoarelor a ajuns la punctul n care auditorii nu mai pot audita fr a ine cont de acesta. Ei au fost forai s trateze calculatorul ca pe int a auditrii i s auditeze prin el. Procesul auditrii prin calculator solicit auditorului s introduc datele n calculator pentru prelucrare. El va verifica modul n care sunt prelucrate datele de ctre calculator, structura fiierelor, a bazelor de date i altele. Rezultatele sunt apoi analizate pentru a se constata dac utilizatorii se pot baza pe prelucrarea i acurateea programelor. Dezvoltrile tehnologice i de alt natur care cer aceast abordare includ: - intrrile de date on-line. n unele sisteme comenzile clienilor sunt primite telefonic i introduse direct n sistem prin intermediul tastaturii fr a se mai crea documentele surs. Auditorul este o bligat s intre n sistem pentru a determina gradul de siguran i acutratee a procesrii i controlului, deoarece nu mai poate parcurge traseul documente surs documente de ieire. - Eliminarea sau reducerea ieirilor tiprite. Exist cazuri n care ieirile tiprite nu sunt disponibile la trasarea tranzaciilor. Auditorul va fi obligat s intre n sistem pentru a determina acurateea procesrii i coninutul fiierelor. - Actualizarea fiierelor n timp real. Cu aceast actualizare tranzaciile apar imed iat ce au loc. O ieire tiprit prezentnd coninutul unor astfel de fiiere i furnizat auditorului ar putea s nu fie corect. Acest lucru se ntmpl deoarece pn cnd imprimanta ajunge la jumtatea listrii coninutului unui fiier, datele de la nceputul acestuia s-ar putea s fie schimbate. Prin urmare auditorul este obligat s intre n sistem pentru a face auditarea. O problem actual a auditului n condiiile utilizrii calculatoarelor i reelelor de calculatoare o presupune auditarea prin Internet, auditarea unor clieni virtuali, etc. Reguli generale ale auditrii sistemului informatic. Principala caracteristic a auditrii este faptul c opereaz n procesele de comunicare i informare. Activitatea de auditare garanteaz tuturor categoriilor de utilizatori integritatea, regularitatea, sinceritatea i fidelitatea datelor. n general auditarea poate fi definit, ca fiind o examinare profesional a unei informaii n vederea exprimrii unei opinii responsabile i independente prin raportarea ace steia la un criteriu de calitate. Este foarte important ca auditorul sistemului informatic s neleag procesul auditrii i conceptele care stau la baza sa. Auditarea este structurat ca o activitate dinamic ntr -o manier logic. O abordare sistematic a acestui proces este dificil ntr-un sistem informatic n care auditorul nu poate descoperi vizual procesarea care are loc sau coninutul fiierelor. Pe de alt parte, o abordare a auditrii sistemului informatic hazardant, neplanificat i nestructurat poate duce la trecerea cu vederea a unor segmente importante din prelucrarea datelor sau din coninutul fiierului. n obinerea i evaluarea probelor privind afirmaiile despre aciunile i evenimentele economice auditorul este interesat de acele info rmaii care sunt legate de sigurana structurii controlului i de coninutul fiierelor realizate prin prelucrarea datelor pe calculator. Probele vor fi strnse prin testri ale controlului pentru a se determina dac structura controlului funcioneaz aa cu a fost prescris i prin testri ale controlului pentru a determina dac coninutul fiierelor reflect cu exactitate tranzaciile firmei. Procedurile folosite n auditarea pe calculator sunt similare cu cele folosite n auditarea sistemelor manuale sau mecanice, dar mult mai complexe, aceste proceduri sunt similare deoarece se cere o judecat obiectiv din parte auditorilor cu privire la ceea ce constituie o lips de concordan n structura controlului sau o eroare n balanele de verificare. 39

Pe de alt parte ele sunt mai complexe deoarece structura controlului este mai sofisticat i este greu s descoperi dac programul calculatorului i fiierele furnizate auditorului sunt cele folosite n realitate sau sunt copii false care de fapt nu sunt folosite n sistemul de prelucrare a datelor. Auditorii sunt responsabili de comunicarea rezultatelor aciunilor lor, aciuni ngreunate ns de terminologia PAD, care nu se ntlnete n alte domenii. Diferena dintre auditarea sistemului informatic i auditarea altor tipuri de sisteme apare datorit tehnicilor i procedurilor adiionale aplicate n acest caz. Auditorul trebuie s ia n considerare utilizarea tehnicilor adiionale procedurilor mecanice i manuale. La etapa actual nu este nchipuit activitatea economic fr utilizarea calculatorului, care ridic noi probleme i presupune dobndirea de noi cunotine. Prin urmare economitii contabili trebuie s se specializeze i n tehnica prelucrrii automatizate a datelor (PAD) pentru a efectua o auditare corect i eficient, n noul context n care toate firmele care solicit auditarea sau sunt obligate s fie auditate, in evidena contabil cu ajutorul calculatorului.

Securitatea sistemelor informatice Probleme de cercetare a infraciunilor informatice Dezvoltarea tehnologiilor informaionale au sporit considerabil eficiena afacerilor n cele mai diferite sfere de activitate (economie, medicin, drept etc.), reelele de telecomunicaii, permit efectuarea tranzaciilor n regim real de timp, viteza de proce sare a sporit considerabil, iar companiile sunt capabile s pstreze i s prelucreze masive enorme de date. ns, pe lng aspectele pozitive, a aprut un ir de fenomene negative infraciunile informatice, adic realizarea unor aciuni directe sau indirecte, fizice sau logice, premeditate sau nepremeditate, ce au scop modificarea uneia sau mai multor stri (confidenialitate, integritate, accesibilitate, non repudiere) ale unui sistem sau subistem informaional. Acest fapt a dus la apariia unei noi ramuri a dreptului, care necesit elaborarea concepiei de infraciune informatic, definirea noiunii i elucidarea tipurilor infraciunilor, clasificarea lor i stabilirea msurilor de constrngere, elaborarea metodelor, tehnicilor i metodologiilor de cer cetare a infraciunilor i, nu n ultimul rnd, elaborarea programelor de studiu pentru pregtirea specialitilor n domeniu. Aflndu-se ntr-o etap iniial de maturitate n domeniu, att specialitii, ct i prile vtmate ntmpin probleme majore n cercetarea acestui tip de infraciuni. De multe ori, din cauz c prile vtmate nu cunosc ce aciuni trebuie s ntreprind i cum trebuie s asigure statutul juridic al probelor existente, organele de drept sunt incapabile s demonstreze vina n instanele de judecat, chiar i fiind cunoscut infractorul. Agenii economici, fiind, de obicei, inta rufctorilor, adesea au reineri n a anuna structurile competente despre faptul constatrii unor infraciuni. n plus, n majoritatea cazurilor, acetia nici nu realizeaz c, de facto, a avut loc o infraciune. Prin urmare, dac organizaia este victim a unei infraciuni informatice, este necesar s se reacioneze rapid i ferm pentru a minimiza pierderile, asigura imposibilitatea distrugerii dovezilor i a facilita descoperirea rufctorului. Scopul primar al lucrrii este de a evidenia aciunile necesar de a fi ntreprinse, care sunt aspectele-cheie la care este nevoie s se atrag atenia pentru a fi siguri c nu au fost distruse dovezile i, nu n ultimul rnd, necesitatea pregtirii cadrelor capabile s efectueze o expertiz juridic calitativ. Infraciunile informatice, la fel ca i n cazul infraciunilor obinuite, au un subiect i obiect al infraciunii. Subiectul infraciunii informatice poate fi definit ca persoana care, motivat de anumii factori (necunoatere, curiozitate, interes material etc.), realizeaz aciuni ce contravin normelor legale sau etice. Infraciunile informatice pot fi separate n dou categorii: infraciuni, svrirea crora a fost facilitat de tehnologiile informaionale, i infraciunile unde calculatoarele i reelele de calculatoare reprezint inta atacului. 40

Atunci cnd un calculator este utilizat pentru svrirea unei infraciuni, pe suportul de date pot fi gsite nregistrri despre frauda comis care include informaie despre identificarea fals, reproducerea i distribuirea informaiei, informaie-subiect al proprietii intelectuale, colectarea i distribuirea pornografiei i multe altele (acces nesancionat la resurse, instrumente de ocolire/nlturare a protectiei logice etc.). Infraciunile la care calculatoarele i reelele de calculatoare reprezint obiectul infraciunii const, de obicei, n distrugeri de date i resurse tehnice. Adesea, calculatoarele compromise sunt utilizate pentru compromiterea altor calculatoare i/sau reele -obiect al infraciunii (aplicaii malefice virui, instrumente de organizare a atacurilor direcionate DDoS etc.). Noile tehnologii i mediul digital sofisticat au facilitat posibilitile de ascundere a informaiei despre infraciunile realizate, iar dovezile sunt colectate i pstrate ntr -un mod diferit, chiar utiliznd tehnologii legale. Prin urmare, n cazul cercetrilor infraciunilor informatice, apare necesitatea de a elabora noi tehnici de cercetare i analiza. n prezent, n practica juridic o mare problem o reprezint anume pstrarea statutului de dovad juridic a dovezilor. Acest fapt este aproape imposibil atunci cnd nu exist norme elaborate i instruciuni clare, general valabile, de ridicare i documentare a dovezilor. Acest fapt este ngreunat i de faptul necunoaterii de ctre prile vtmate a msurilor elementare de conservare a dovezilor ce atest svrirea infraciunilor informatice. n acest caz, iniiativele i responsabilitatea primar revin conducerii de vrf a organizaiilor. Pentru a se asigura c organizaia va reaciona eficient i oportun n cazul oricror incidente, aceasta trebuie s ia n considerare crearea unui sistem de reaciune la incidente. Aceasta presupune crearea unei subdiviziuni de securitate, implementarea mecanismelor de securitate i elaborarea, comunicarea i implementarea instruciunilor i procedurilor de reacie la incidente. De asemenea, colaboratorii trebuie s cunoasc autoritatea responsabil de asigurarea securitii organizaiei i s posede coordonatele de contact ale acesteia. De asemenea, este foarte important ca responsabilii de securitate din organizaie s cunoasc aciunile necesar de a fi efectuate i minimul necesar de informaie, necesar de a fi colectat i prezentat organelor ce vor fi solicitate pentru a constata i cerceta infraciunea. Dintre acestea pot fi specificate: 1. Conservarea resurselor n momentul depistrii incidentului sau, dac nu este posibil acest fapt (n cazul serverelor), efectuarea copiilor exacte ale sistemelor (full back -up). 2. Limitarea accesului la resurse. 3. Dac infraciunea este n curs de derulare, este necesar s fie activate aplicaiile i mecanismele de monitorizare. 4. Este necesar s fie documentate toate daunele suportate n urma incidentului. Dintre acestea pot fi specificate: numrul estimat de ore, necesar pentru recuperarea funcionalitii (numrul de persoane implicate x rata x nr. ore ) costurile suportului temporar (dac exist) costul echipamentului deteriorat valoarea datelor distruse venitul ratat pierderea imaginii pierderi suportate n urma nendeplinirii condiiilor contractuale etc. 5. Pentru a obine un rezultat final pozitiv, conductorii organizaiilor trebuie s ia toate msurile necesare pentru a face posibil raportarea organelor competente i se prezint urmtoarea informaie: Informaia detaliat referitoare la incident/infraciune cum a fost depistat cazul, care au fost aciunile ntreprinse, ce aciuni mai sunt necesare de ntreprins etc. Informaia despre potenialul rufctor; Idei referitoare la posibilele motive. Datorit specificului tehnologiilor informatice, este foarte dificil asigurarea statutului de dovad juridic n instanele de judecat a instrumentelor utilizate pentru svrirea infraciunii. Pentru 41

aceasta, posesorul de resurse (compania) trebuie s respecte un set de msuri, care ar asigura veridicitatea informaiei i imposibilitatea denaturrii ei ulterioare. Conducerea trebuie s ncerce a evalua natura infraciunii (interior sau exterior) i, n cazul cnd exist probabilitatea unor aciuni malefice din interior, s limiteze la maximum accesul la resursele informatice. O aciune uzual de restartare a calculatorului poate duce la pierderea informaiei i, prin urmare, a unor dovezi juridice. n procesul de cercetare a infraciunilor, orice component este foarte semnificativ. Prin urmare, orice component a infrastructurii informatice va fi supus cercetrii. Dintre acestea pot fi speci ficate unitile centrale de procesare, dispozitive interne de pstrare a datelor, dispozitive optice i magnetice, discuri optice, dischete, camere digitale, fiiere log, aplicaii, instruciuni, manualele de specialitate, echipament de telecomunicaii etc. O importan asemntoare o au notiele personale ce conin numere de telefoane, adrese, adrese e-mail, adrese web, parole de acces. Dezvoltarea societii informatice depinde direct de dezvoltarea resurselor informaionale, de cultura informaional a membrilor societii, de nivelul pregtirii cadrelor corespunztoare activitii informaionale n societate. Odat cu dezvoltarea tehnologiilor informaionale se dezvolt infraciunile n acest domeniu, iar succesul depistrii infractorului i redarea statutului juridic al dovezilor n instan nu depinde de fiecare persoan ce utilizeaz noile tehnologii. Republica Moldova se afl n prima etap de dezvoltare a ramurii respective i ntmpin mari greuti n dezvoltarea de mai departe. Prin urmare, pent ru a construi o societate informaional sntoas, Statul, n primul rnd, trebuie s ia toate msurile necesare pentru a asigura securitatea subiecilor participani la relaiile informaionale. n concluzie, consider c succesul crerii unei societi informatice depinde, n mare parte, de soluionarea unui spectru de probleme juridice, economice i organizaionale, cum ar fi: Elaborarea i definirea unei terminologii unice n domeniul securitii informatice i a dreptului informatic; Analiza practicilor moderne i armonizarea actelor normative n vigoare cu practicile internaionale i anume armonizarea n materie de documentare a dovezilor i n chestiunile de reproducere a nregistrrilor informatice Societatea Informaional are nevoie de un drept specific evoluat; Reglementarea tranzac iilor electronice. Elaborarea unui cadru legal adecvat pentru afaceri, care s reglementeze nu numai comerul electronic i semntura electronic, ci i aspectele referitoare la banii electronici, fiscalitatea i modul de ncheiere a contractelor n Internet; Elaborarea tehnicilor i metodologiilor de cercetare a infraciunilor informatice. Datorit caracterului transfrontalier al criminalit ii informatice, armonizarea legisla iei cu cea interna ional trebuie s vizeze, n principal: dreptul de autor, confiden ialitatea datelor, prevenirea i combaterea criminalit ii informatice, precum i promovarea standardelor tehnice care s asigure intercomunicarea noilor reele de comunica ii. Crearea programelor de studiu i pregtirea specialitilor n domeniul securitii informatice; Crearea n structurile de stat a funciilor, responsabile pentru implementarea i administrarea mecanismelor de securitate informaional; Organizarea seminarelor de aprofundare a cunotinelor i de schimb de experien cu specialitii n domeniu, din alte ri. CREAREA CULTURII SECURITII INFORMAIONALE N CADRUL UNEI COMPANII Studierea materialelor si practicii de pana acum din domeniul protectiei informatiei arata ca metodele tehnice si program de aplicare a principiilor securitatii informationale sunt bine documentate si este foarte greu de ales vre-un domeniu unde aceste metode nu sunt subiectul unei carti sau articol. Necesitatea pentru instruirea adecvata a angajatilor in domeniul securitatii informationale a fost recunoscuta nu cu mult timp in urma. In cadrul unor organizatii din Statele Unite ale Americii aceasta instruire a devenit obligatorie. In orice caz in urma analizei informatiei din cadrul Intreprinderilor din Moldova si unor organizatii din strainatate instruirea nu este privita ca o prioritate de majoritatea din cei intervievati. Ca exemplu Organizatia Ernst & Young in anul 2003 a intervievat 1400 de companii din 66 de tari, dintre care numai 29% [1] din organizatii ofereau instruire angajatilor in domeniul securitatii informationale. Similar un alt studiu arata ca 13% din businessul din Anglia nu detine proceduri pentru educarea angajatilor privitor la responsabilitatile lor in acest domeniu. 42

Cu toate acestea, majoritatea literaturii publicate este concentrata la descrierea domeniilor tehnice a securitatii informationale si foarte putine materiale analizeaza acest domeniu din punct de vedere al instruirii personalului in domeniul securitatii informationale si crearea culturii securitatii informationale in cadrul unei organizatii. De exemplu in aceiasi carte "Information Security Management Handbook, Fifth edition" [2] din 1000 de pagini dedicate securitatii informationale crearii culturii securitatii informationale au fost dedicate in jur de 15 pagini. Plus la aceasta in orice publicatie este indicata importanta instruirii personalului si statisticile arata ca majoritatea incidentelor legate de furtul de mijloace banesti au fost depistate de personalul companiilor ce nu era direct implicat direct in aplicarea securitatii informationale o imagine clara cum trebuie de efectuat aceasta instruire nu exista. Problemele ce influenteaza personalul sa nu reactioneze adecvat la instruirea in domeniul securitatii informationale: Angajatii pot sa intalneasca dificultati din cauza vitezei mari de dezvoltare a companiei; Angajatii pot avea dificultati din cauza complexitatii sistemelor din prezent; Initiativele in urma analizei eficientei pot impune angajatii sa se concentreze la obligatiunile principale de serviciu, cele legate de SI raman pe ultimul plan; Cei ce au organizat reorganizarea companiei pot sa subestimeze viteza de invatare a angajatilor a noilor obligatiuni si responsabititati, cat si a noilor tehnologii desigur; parte de angajati detin cunostinte minime in domeniul tehnologiilor informationale(calculatoarelor); Rezistenta pe care o opun angajatii este un fenomen cunoscut, dar in domeniul securitatii informationale situatia este si mai grava din cauza neintelegerii de catre utilizatori de ce sunt necesare aceste modificari in domeniu. Aditional, elementele de control pot fi cateodata "greoaie" si impun o anumit lucru de rutina si activitati in plus. Daca angajatii nu sunt convinsi de necesitatea acestor pasi, ei probabil vor ignora pasii si initiativele managementului de varf. Pentru modificarea acestei situatii se propun urmatoarele masuri Pentru asigurarea crearii mediului de securitate in cadrul Companiei managerul responsabil de SI are la dispozitie patru tehnici prezentate in figura (Fig. 6.1):

Fig.6.1 Sectia de marketing cuprinde activitatile indreptate spre promovarea departamentului securitatii informationale si serviciile prestate in organizatie. Personalul tinta vor a mesajului transmis va fi mai degraba toata compania, de cat fiecare angajat in parte. Activitatile de suport si raspuns, pe de alta parte, sunt indreptate spre cerintele specifice ale utilizatorului(angajatului) si pot fi utilizate spre intarirea relatiilor dintre angajatii responsabili de securitatea informationala si utilizatori. Metodele de instruire au fost divizate in doua clase, reflectand distinctia dintre instruirea ce ofera cunostinte generale despre securitatea informationala si instruirea 43

specifica unor domenii a SI. "Cerintele catre trainingul angajatilor" publicat de catre NIST in anul 1998 [3] efectueaza o divizare asemanatoare si defineste urmatoarele etape succesive: Educare de baza; Instruirea; Educarea; Educare de baza bazata este bazata pe competenta angajatilor si este indreptata spre dezvoltarea acestor capacitati necesare pentru indeplinirea activitatilor zi de zi. Instruirea si educarea in domeniul SI este cu mult mai specializata si in special este recomandata specialistilor in domeniu. Aceasta distinctie dintre Educarea de baza, instruire si educare este foarte importanta deoarece, fiecare din aceste domenii sunt indicate diferitor grupe de angajati din cadrul Companiei, respectiv diferite grupe de angajati vor avea nevoie de diferite cunostinte din domeniul SI. Scopul final a crearii culturii securitatii informationale din Companie este obtinerea participarii, prin intermediul initiativelor, angajatilor la procesul de dezvoltare a SI. //// Obiectivul principal al msurilor de protecie ntr-un sistem de calcul l constituie eliminarea posibilitilor de distrugere accidental sau voit a informaiilor, precum i de consultare nesancionat a acestora. Accesul nesancionat la informaii poate provoca serioase daune prin afectarea caracterului privat al transmisiilor, introducerea unor date false sau denaturate, falsificarea identitii unor calculatoare, terminale ori utilizatori. Dintre obiectivele importante, care trebuie avute n vedere la proiectarea unor mecanisme-hardware i software pentru protecia informaiilor ntr-o reea, le menionm pe cele de prevenire a dezvluirii coninutului clar al mesajelor, a inserrii de mesaje false, a analizei traficului de mesaje, precum i pe cele de detectare a modificrii, tergerii sau nlocuirii coninutului mesajelor, a ncercrilor de conectare neautorizat la reea. Pentru rezolvarea problemelor asigurrii securitii n reelele informaionaltelecomunicaionale este necesar: 1. A proteja informaia la pstrarea, prelucrarea i transmiterea ei prin reea; 2. A confirma veridicitatea obiectelor de date i a utilizatorilor (autentificarea prilor care fac legtura); 3. A descoperi i a preveni nclcarea integritii obiectelor de date; 4. A proteja mijloacele tehnice i ncperile; 5. A proteja informaia confidenial de scurgere de date; 6. A proteja aplicaiile de program de virui; 7. A proteja resursele informaionale i mijloacele tehnice ale reelei de accesul nesancionat; 8. A organiza aciunile necesare orientate spre pstrarea datelor confideniale. Una dintre cele mai vechi metode de protejare a informaiei este criptografia. Criptografia se ocup cu cifrarea(codificarea) informaiei pentru a exclude accesul nesancionat de alte persoane. Ca rezultat, prin canalele de telecomunicaii se transmite rezultatul modificat al informaiei iniiale, adic n urma aplicrii unui algoritm de cifrare electronic.

44