MANUAL DE PROCESSOS

D.O.C. 24 DE SETEMBRO DE 2010

1. PROCESSO 1.1 Processo a unidade documental onde so reunidos oficialmente documentos de natureza diversa no decurso de uma ao administrativa, legislativa ou judicial formando um conjunto materialmente indivisvel, com vistas obteno de uma deciso final. 1.2 O processo constitudo por: capa, documento inicial, documentos e folhas de informao juntados no decorrer da tramitao e anexos. 1.3 Os processos classificam-se em processos administrativos e processos legislativos. Os processos legislativos so aqueles que se referem a proposituras e outras matrias legislativas e devem obedecer s determinaes do Regimento Interno da Cmara Municipal de So Paulo. Os processos administrativos so aqueles que se referem a todos os demais casos. 2. AUTUAO DO PROCESSO 2.1 Autuao a reunio e registro inicial de documentos para a formao de um processo. 2.2 A autuao de um processo atividade privativa da Equipe de Protocolo e Autuao SGA.6 (quando se tratar de processos administrativos) e da Equipe de Controle do Processo Legislativo SGP.22 (quando se tratar de processos legislativos). A autuao dever ser feita de acordo com as normas deste manual e com as Instrues Normativas que regulamentam os respectivos protocolos Administrativo e Legislativo. 3. TRAMITAO DO PROCESSO 3.1 Aps a autuao, o processo remetido Unidade que deve apreciar o assunto em primeiro lugar, dando incio sua tramitao. 3.1.1 Tramitao a sequncia de etapas necessrias para a concluso de um processo realizadas atravs da movimentao do processo de uma Unidade a outra. 3.2 Cabe ao responsvel pela Unidade onde o processo estiver tramitando zelar pela sua conservao. O responsvel deve manter o processo limpo, sem folhas ou capas rasgadas, com a numerao correta das folhas e sem que falte nenhum despacho necessrio tramitao. Compete tambm ao responsvel pela Unidade verificar a juntada de folhas e documentos que antecedem o ltimo despacho. No caso de serem constatadas falhas ou incorrees, o responsvel pela Unidade deve devolv-lo Unidade remetente para que sejam efetuadas as correes necessrias e a certificao em despacho do ocorrido, caso seja necessrio. 3.3 Os processos devem sempre tramitar com carga manual ou eletrnica e com despacho. proibida a tramitao de processos em mos. 3.3.1 Carga o ato de registro onde consta o encaminhamento do processo de uma Unidade para outra.

3.3.2 Despacho a manifestao de uma Unidade dada por escrito no processo, podendo ser uma cota, um encaminhamento, uma informao, etc . 3.3.3 Os processos considerados encerrados que esto sob a guarda do Arquivo Geral SGP.33 podero ser enviados para atendimento de pedidos de consultas sem necessidade de despacho, mas devero ser enviados com carga manual ou eletrnica e com o devido registro nos sistemas automatizados (APL, TID ou equivalentes) e nas bases de dados de SGP.33 (ver item 13.7). Caso ocorra o desarquivamento de um processo encerrado, a sua tramitao dever ser feita com carga manual ou eletrnica e com o despacho adequado (ver item 13.8). 4. JUNTADA DE DOCUMENTOS E FOLHAS DE INFORMAO 4.1 Juntada a incluso definitiva de um documento ou folha de informao em um processo efetivada pelo servidor responsvel pelo seu andamento. 4.1.1 Documento toda informao registrada em um suporte material e suscetvel de consulta, estudo, prova e pesquisa. 4.1.2 Folha de informao a folha do processo onde so inscritos os despachos que impulsionam o andamento processual. Cada folha de informao tem duas faces. 4.2 Sempre que possvel, a folha de informao dever ser preenchida totalmente na frente e no verso. Quando isto no for possvel ou quando for feita uma juntada de documento ao processo, o espao em branco da folha de informao dever ser anulado riscando-se o espao restante na diagonal. Se a folha de informao tiver uma das faces sem nenhuma informao, ela dever receber um carimbo com os dizeres EM BRANCO ou ento ser riscada totalmente na diagonal, conforme modelo 1. Modelo 1

4.3 Todos os documentos e folhas de informao juntados a um processo devero receber numerao em ordem crescente, sem rasuras. A numerao dever ser rubricada pelo servidor responsvel pela juntada, sendo a rubrica acompanhada do seu nome e registro funcional inscritos de modo legvel. 4.3.1 A numerao da folha de informao deve ser feita sempre na frente, em cabealho prprio. O cabealho deve sempre ser preenchido de acordo com o modelo 2. No se numera o verso da folha de informao. Modelo 2

4.3.2 A numerao de documentos dever ser feita com a colocao de carimbo prprio, sempre que possvel no canto superior direito, conforme o modelo 3.

4.3.3 Caso haja alguma falha na numerao, o servidor que fez a juntada ser responsvel por todas as correes que se fizerem necessrias, de acordo com as especificaes do item 6. 4.4 Quando houver a necessidade de realizar uma juntada a uma folha de informao, a Unidade dever preencher o seu rodap conforme o texto que consta no modelo 4. Modelo 4

4.5 proibido assinar por outra pessoa. 4.6 proibido fazer assinaturas diferentes numa mesma juntada. 4.6.1 Excepcionalmente, no caso dos processos legislativos, permitida a colocao de assinaturas diferentes numa mesma juntada. 4.7 Quando houver documentos e folhas de informao numa mesma juntada, a Unidade dever sempre colocar, na sequncia do processo, primeiro os documentos juntados e em seguida as folhas de informao. 4.8 Cada um dos documentos juntados deve ser considerado como uma folha em separado do processo. Quando o documento tiver mais de uma folha, cada uma das folhas do documento deve receber numerao crescente. Quando houver juntada de mais de uma cpia de um nico documento, cada uma das cpias tambm deve receber numerao crescente. No se numera o verso das folhas dos documentos. 4.9 Quando o documento for de tamanho menor que a folha de informao do processo, ele dever ser colado em uma folha de papel tamanho A4 conforme o modelo 5. No se deve grampear o documento na folha de papel em hiptese alguma.

Modelo 5

4.9.1 Se no verso do documento a ser colado houver algum tipo de informao ou carimbo ele dever ser colado por uma das bordas, de modo a permitir a leitura do contedo do verso do documento. 4.9.2 O carimbo de numerao das folhas deve ser colocado de modo a tomar parte do documento e parte da folha onde ele foi colado, conforme o modelo 5. 4.9.3 Deve ser registrado no rodap da folha a identificao do documento, conforme o modelo 5. 4.10 Quando o documento for de tamanho maior que a folha de informao do processo, ele dever ser dobrado conforme o modelo 6, de modo a ficar dentro dos limites da capa do processo e preservar a visualizao das informaes nele contidas.

Modelo 6

4.11 Quando o documento estiver em outro tipo de suporte diferente do papel comum (exemplos: CD, DVD, pen-drive, arquivos digitais, imagens, fotografias, mapas, etc.), ele dever ser acondicionado em embalagem adequada e dever acompanhar toda a tramitao. Dentro do processo, no lugar onde deveria estar este documento, deve constar uma folha de informao certificando a juntada do documento e descrevendo-o detalhadamente. Na embalagem do documento, dever constar uma identificao do seu contedo, a indicao do processo ao qual pertence e a numerao da folha de informao que o substitui. No encerramento da tramitao, o Arquivo Geral SGP.33 efetuar as devidas anotaes no processo e arquivar o documento em local adequado sua preservao. 4.12 Todas as folhas juntadas ao processo (os documentos e as folhas de informaes) devero estar presas por grampo trilho plstico. 4.13 Quando o documento estiver impresso em papel termossensvel (mensagens de fax, comprovantes ou extratos bancrios, passagens areas, entre outros), dever ser copiado reprograficamente e apenas a cpia reprogrfica dever ser juntada ao processo. 4.14 As folhas de informao e os documentos de guarda permanente produzidos pelas Unidades da Cmara Municipal de So Paulo no podero ser feitos em papel reciclado, somente podendo ser feitos em papel de durabilidade comprovada. 5. DESENTRANHAMENTO DE DOCUMENTOS 5.1 Desentranhamento a retirada de folhas ou de documentos de um processo.

5.2 O desentranhamento ser sempre feito pela Unidade onde se encontrar o processo, mediante requerimento do interessado e com autorizao da Secretaria Geral Administrativa SGA ou da Secretaria Geral Parlamentar SGP. Para os processos legislativos, dever ser observado o estabelecido no art. 223, item VII do Regimento Interno da Cmara. 5.3 No lugar do documento desentranhado deve ser colocada uma cpia reprogrfica autenticada deste documento. Esta cpia no deve ser numerada. 5.4 A solicitao do desentranhamento autorizada pela SGA ou pela SGP dever ser juntada ao processo na seqncia natural das folhas. 5.5 O desentranhamento dever ser registrado no processo por meio de um termo que colocado na sequncia natural das folhas, conforme modelo 7. Este termo dever conter as seguintes informaes: a. o(s) nmero(s) da(s) folha(s) desentranhada(s); b. o tipo de documento retirado; c. o motivo do desentranhamento; d. data, carimbo e assinatura do servidor responsvel pelo desentranhamento; e. recibo de retirada do documento original com o nome do interessado, nmero de registro funcional ou nmero de registro geral da carteira de identidade e assinatura. Modelo 7

6. NUMERAO IRREGULAR DAS FOLHAS DO PROCESSO 6.1 Ao receber um processo, a Unidade deve conferir a sequncia numrica da paginao da ltima juntada. Se for constatada alguma falha na numerao, o processo deve ser devolvido Unidade que o remeteu. 7

6.1.1 Em casos excepcionais em que no se possa retardar por muito tempo a tramitao do processo, pode-se fazer um registro em cota do erro ou irregularidade de numerao ocorridos dando prosseguimento tramitao e recomendando o retorno do processo o mais brevemente possvel Unidade que cometeu o erro para que esta possa corrigi-lo. No entanto, sempre prefervel corrigir o erro antes de qualquer tramitao e evitar a redao deste tipo de cota. 6.2 de responsabilidade do superior imediato ou, na falta deste, da autoridade de nvel hierrquico igual ou superior a regularizao da numerao de folhas de processos cuja assinatura ou carimbo sejam de ex-servidor ou de servidor afastado. 6.3 Ao se verificar o erro, o nmero incorreto deve ser riscado com um trao, o nmero correto da folha deve ser colocado ao lado e a numerao deve ser rubricada pelo servidor responsvel pela correo, conforme modelo 8. No se deve escrever por cima do nmero anterior. Tambm aqui, proibido assinar por outra pessoa. Modelo 8

6.4 O servidor responsvel pela correo far no apenas a correo do seu erro, mas tambm a correo de erros de numerao subsequentes que forem decorrentes do seu erro. 6.5 No final da correo, o servidor deve fazer um termo de regularizao informando o intervalo de folhas corrigidas, conforme modelo 9, a ser juntado na sequncia natural das pginas do processo. Modelo 9

6.5.1 No caso especfico dos processos legislativos referentes a Comisses Parlamentares de Inqurito, uma vez que o Secretrio de Comisso responsvel pela juntada dos documentos e que estes processos normalmente so divididos em grande nmero de volumes, no necessrio corrigir cada folha do processo. Como exceo, neste caso permitido ao responsvel pela juntada certificar todas as ocorrncias de irregularidades no conjunto do documento em uma folha de informao e registrando qual o nmero correto da ltima folha do processo antes de encaminh-lo para o arquivamento. 7. CAPA E CONTRACAPA 7.1 A capa do processo deve ser sempre mantida em boas condies. Durante a tramitao, deve estar sempre coberta pelo seu protetor plstico. 7.1.1 No permitido sujar ou rasgar a capa de um processo. 7.1.2 No permitido escrever, grampear qualquer documento, anexar papis com clipe ou colar papis com cola ou fita adesiva na capa de um processo. 7.2 Quando um processo tiver a sua capa danificada, a Unidade onde o processo estiver tramitando dever providenciar a sua troca antes do processo ser encaminhado a outra Unidade. Se o responsvel pela Unidade que estiver recebendo um processo verificar que a capa est danificada, dever devolv-lo Unidade remetente para que seja providenciada a troca da capa do processo. 7.2.1 Em casos excepcionais em que no se possa retardar por muito tempo a tramitao do processo, pode-se fazer um registro em cota indicando que a capa est danificada, dando prosseguimento tramitao e recomendando o retorno do processo o mais brevemente possvel Unidade onde a capa foi danificada para que seja providenciada a troca. No entanto, sempre prefervel trocar a capa danificada antes de qualquer tramitao e evitar a redao deste tipo de cota.

7.3 A confeco da capa de um processo atividade privativa da Equipe de Protocolo e Autuao SGA.6 (quando se tratar de processos administrativos) e da Equipe de Controle do Processo Legislativo SGP.22 (quando se tratar de processos legislativos). A troca de uma capa danificada dever ser solicitada a uma destas Unidades, conforme o caso. 7.4 A troca da capa danificada dever obedecer a sequncia descrita nos itens a seguir. 7.4.1 A Unidade que estiver responsvel pelo processo com a capa danificada dever retirar todas as folhas de dentro do processo, cuidando para mant-las em ordem e bem conservadas. 7.4.2 A Unidade deve fazer a solicitao de troca e enviar a capa danificada para SGA.6 ou para SGP.22, conforme o caso, para sua destruio. 7.4.3 A Equipe de SGA.6 ou de SGP.22 dever trocar a capa danificada por uma capa nova, anotando no campo Observaes o texto Capa trocada em .../.../..., indicando a data da troca. A capa nova deve ser encaminhada Unidade solicitante e a capa antiga deve ser destruda. 7.4.4 A Unidade solicitante deve colocar as folhas do processo na capa nova, cobrindo-a com o protetor de plstico. 7.5 No permitido fixar papis na contracapa do processo. Os documentos s passaro a fazer parte do processo quando forem devidamente juntados. 8. FORMAO DE VOLUMES DE PROCESSOS 8.1 O processo que ultrapassar a quantidade de 200 (duzentas) folhas includas dever ser dividido em volumes, para facilitar o manuseio e a preservao. 8.1.1 Volume de processo o nome que se d a cada uma das partes encapadas separadamente de um processo com grande quantidade de folhas. 8.2 No momento em que o processo dividido, o volume original do processo recebe a denominao de volume 1 e esta informao deve ser anotada na capa pela Equipe de SGA.6 ou de SGP.22, conforme o caso. O volume resultante da diviso do processo recebe a denominao de volume 2. Quando este ltimo volume ultrapassar a quantidade de 200 folhas includas, as folhas restantes devero ser includas num novo volume com a denominao de volume 3, e assim sucessivamente. 8.2.1 A numerao dos volumes do processo dever sempre ser feita com algarismos arbicos. 8.3 A responsabilidade pela formao de um novo volume de processo da Unidade onde o processo estiver no momento em que a juntada de folhas de informao e documentos ultrapassar o limite de 200 (duzentas) folhas por volume. 8.4 A formao de um novo volume de processo dever obedecer sequncia descrita nos itens a seguir. 8.4.1 A Unidade deve solicitar a confeco da capa do novo volume Equipe de SGA.6 ou de SGP.22, conforme o caso, informando qual o nmero do volume do processo a ser criado. 8.4.2 Dever ser elaborado o termo de encerramento do volume anterior, conforme modelo 10, em papel sem timbre e sem numerao de folha, para que o termo no interfira na contagem das folhas do volume. O termo de encerramento dever ser a ltima folha do volume anterior.

10

Modelo 10

8.4.3 Dever ser elaborado o termo de abertura do novo volume, conforme modelo 11, em papel sem timbre e sem numerao de folha, para que o termo no interfira na contagem das folhas do volume. O termo de abertura dever ser a primeira folha do novo volume. Em seguida ao termo de abertura, deve ser feita a juntada dos documentos que ocasionaram a criao do novo volume.

Modelo 11

11

8.4.4 O ltimo volume do processo dever ter somente termo de abertura e o primeiro volume do processo dever ter somente termo de encerramento. 8.5 Em casos espordicos, o volume de um processo poder ter mais ou menos de 200 (duzentas) folhas. Estes casos so descritos a seguir. 8.5.1 Quando a folha de nmero 200 (duzentos) fizer parte de um documento em vrias pginas (pareceres, depoimentos, etc.) ou de um despacho que ocupe vrias folhas de informao, excepcionalmente possvel exceder o limite de 200 (duzentas) folhas por volume de processo para manter a integridade destas informaes. No entanto, o volume resultante deste procedimento no poder exceder a quantidade de 210 (duzentas e dez) folhas. Caso isto no seja possvel, o volume dever ser encerrado com menos de 200 (duzentas) folhas e o documento ou despacho mais longo dever ser includo no volume seguinte do processo. 8.5.2 Quando alguns documentos do processo tiverem folhas com espessura maior que o usual ou forem de tamanho maior que o usual, possvel formar um volume de processo com menos de 200 (duzentas) folhas. Isto deve ser feito quando as folhas do processo em posio fechada (ou seja, quando o processo no estiver aberto para leitura) estiverem com bordas desprotegidas pela capa. Idealmente, a capa do processo em posio fechada deve proteger todas as folhas do processo, sem nenhuma sobra que ultrapasse os limites da capa. 8.6 Se o responsvel pela Unidade que estiver recebendo um processo verificar que a quantidade de folhas est em desacordo com estas instrues, dever devolv-lo Unidade remetente para que seja providenciada a diviso do processo em volumes de forma adequada.

9. ANEXOS DE PROCESSOS 12

9.1 Anexo de processo o nome dado ao volume que rene documentos que acompanham um processo sem que a ele estejam juntados para facilitar sua tramitao e manuseio. Estes documentos servem de subsdio ao assunto do processo e so necessrios sua instruo. A incluso de um ou mais anexos em um processo deve ser consideradacomo um caso extraordinrio e deve ser evitada sempre que possvel. 9.1.1 Por sua prpria natureza, alguns tipos de processos legislativos j prevem na sua elaborao a necessidade de incluso de um ou mais anexos. So eles: a. processos de Comisses Parlamentares de Inqurito; b. processos de Planos Diretores; c. Processos de oramentos (Oramento Anual, Lei de Diretrizes Oramentrias e Plano Plurianual). 9.2 Cada volume de anexo deve ser formado de acordo com as regras para formao de volumes de processos (item 8) e para numerao de folhas (item 4), mas dever ter uma numerao prpria independente da numerao do processo, conforme o modelo 12. Modelo 12

9.3 Devem ser feitos tantos anexos quantos forem necessrios. 9.4 Os anexos que se constiturem em volumes previamente elaborados em rgos estranhos estrutura da Cmara Municipal de So Paulo no precisam receber nova numerao de folhas ou de volumes, nem capa, mas devem ser 13

conferidos e certificados com a indicao de eventuais erros de paginao ou ausncia de alguma folha no anexo. No momento em que o processo for encaminhado para arquivamento no Arquivo Geral SGP.33, caso haja um nmero muito grande destes volumes eles devero ser acondicionados em caixas de arquivo morto, conforme descrito no item 13.2. 9.5 A informao de que um processo possui anexos e a indicao precisa da quantidade destes anexos devem constar tanto do despacho de arquivamento quanto da capa do processo. 9.6 permitida a juntada de novos documentos ou folhas de informao em um volume de anexo de processo que tenha sido gerado dentro da estrutura da Cmara Municipal de So Paulo desde que eles sejam devidamente certificados no processo principal com indicao da data da juntada e da quantidade de folhas. 10. PROCESSO APENSADO 10.1 Processo apensado ou anexado aquele que, por determinao em despacho, est ligado fisicamente a outro processo, com ele tramita, porm no pode receber novos despachos. O processo de unio dos dois processos chamado de apensamento. Para que o apensamento possa ser efetivado, deve haver identidade entre a matria tratada em cada um dos processos. 10.1.1 O processo que incorpora o processo apensado denominado de processo principal. 10.2 O processo apensado dever ser fixado por meio de grampo trilho plstico na contracapa do processo principal. Nunca dever ser usado grampeador para fixar um processo apensado ao processo principal. 10.3 O apensamento do processo dever ser realizado pela Equipe de Protocolo e Autuao SGA.6 (responsvel pelos processos administrativos) ou pela Equipe de Controle do Processo Legislativo SGP.22 (responsvel pelos processos legislativos). 10.3.1 A Unidade responsvel dever incluir no processo apensado o termo de apensamento conforme o modelo 13 registrando a informao no campo "Observaes" na capa do processo. A partir deste momento, o processo apensado no poder mais receber nenhum despacho ou juntada de documentos.

Modelo 13

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10.3.2 A Unidade responsvel dever incluir no processo principal a informao de apensamento conforme o modelo 14, registrando a informao no campo "Observaes" na capa do processo. Modelo 14

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10.4 Para que um processo apensado volte a tramitar, necessrio que a Equipe de Protocolo e Autuao SGA.6 (responsvel pelos processos administrativos) ou a Equipe de Controle do Processo Legislativo SGP.22 (responsvel pelos processos legislativos) realize o devido desapensamento do processo. 10.4.1 A Unidade responsvel dever incluir no processo principal a informao de desapensamento conforme o modelo 15, registrando a informao no campo "Observaes" na capa do processo. Modelo 15

10.4.2 A Unidade responsvel dever incluir no processo a ser desapensado o termo de desapensamento conforme o modelo 16, registrando a informao no campo "Observaes" na capa do processo. A partir deste momento, o processo poder voltar a receber despachos e juntada de documentos.

Modelo 16

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11. PROCESSO ACOMPANHANTE 11.1 Processo acompanhante aquele cujo andamento feito junto com outro processo, mas sem nenhuma ligao fsica, com os despachos de cada processo sendo realizados individualmente. O processo acompanhante possui relao de natureza e/ou assunto e/ou promovente com o outro processo, mas ambos possuem tramitaes independentes e so arquivados separadamente. 11.1.1 O recurso de designao como processo acompanhante pode ser utilizado quando os processos de andamento conjunto so encaminhados pela Cmara Municipal para dois ou mais rgos externos distintos. 11.1.2 Os processos acompanhantes no so apensados. 11.1.3 A ligao de um processo acompanhante com outro deve ser indicada durante toda a sua tramitao, registrando-se a respectiva informao em todos os despachos dos dois processos. 12. PROCESSO INCORPORADO 12.1 Processo incorporado aquele que teve o seu contedo juntado a outro processo, deixando de existir. No momento da incorporao, as folhas do processo so novamente numeradas e identificadas pelo nmero do processo ao qual sero juntadas. 12.2 A incorporao de um processo dever obedecer a sequncia descrita nos itens a seguir.

12.2.1 A Unidade solicitante dever encaminhar, com despacho, o processo incorporador e o processo a ser incorporado Equipe de Protocolo e Autuao SGA.6 (responsvel pelos processos administrativos) ou Equipe de 17

Controle do Processo Legislativo SGP.22 (responsvel pelos processos legislativos). 12.2.2 A Unidade responsvel proceder primeira etapa da incorporao, que se constitui em: a. registro nas bases de dados da Unidade; b. confeco de nova folha de rosto para a capa do processo incorporador, com o devido registro da informao de incorporao no campo "Observaes"; c. eliminao da capa do processo incorporado; d. devoluo do processo final Unidade solicitante. 12.2.3 A Unidade solicitante proceder segunda etapa da incorporao, que se constitui em: a. nova numerao e nova identificao das folhas retiradas do processo incorporado seguindo a numerao do processo incorporador (no necessrio anular a numerao original das folhas); b. registro da incorporao atravs de termo especfico conforme o modelo 17; c. incluso das folhas do processo incorporado no processo incorporador. Modelo 17

13. ARQUIVAMENTO DE PROCESSO 13.1 Aps o encerramento da tramitao, o processo deve ser encaminhado ao Arquivo Geral SGP.33 com um despacho conforme o modelo 18. 18

Modelo 18

13.2 O processo s deve ser encaminhado para arquivamento se atender s condies descritas nos itens a seguir. a. A numerao das folhas deve estar na sequncia correta. b. As juntadas devem estar todas indicadas nos rodaps dos versos das folhas de informao. c. Deve existir um despacho decisrio. d. Deve existir um despacho de encerramento de tramitao do processo (conforme o modelo 18) feito pela Unidade que conferiu os itens anteriores antes de encaminhar o processo ao Arquivo Geral. e. A capa deve estar em boas condies de conservao. f. No caso de haver um grande nmero de anexos que se constituam em volumes previamente elaborados, eles devem estar acondicionados em caixas para arquivo morto com etiquetas de identificao indicando o nmero do processo e o nmero dos anexos que constam em cada caixa. 13.3 O despacho de encerramento de tramitao do processo deve informar a existncia de anexos, se for o caso, e a sua quantidade. 13.4 O encaminhamento do processo para arquivamento sem as providncias indicadas nos itens anteriores implicar na sua devoluo imediata (s) Unidade(s) responsvel(is) pelo(s) equvoco(s) para as devidas correes.

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13.5 O processo considerado encerrado a partir do momento em que registrada a sua entrada no Arquivo Geral. Em seguida, todas as suas folhas so conferidas e, uma vez que no haja nenhum erro, colocado na ltima folha do processo um termo de encerramento conforme o modelo 19. Modelo 19

13.6 Aps a incluso do termo de encerramento,fica proibido o acrscimo de qualquer outra cota, carimbo, despacho ou encaminhamento, ressalvados os casos de solicitao de volta tramitao e juntada de documentos cuja existncia tenha sido constatada aps o arquivamento. 13.7 No caso de um processo ser requisitado para consulta, o Arquivo Geral dever encaminh-lo diretamente Unidade requisitante e o recebimento dever ser feito por um funcionrio da Cmara devidamente identificado pelo nmero do seu registro funcional. O processo poder ficar em consulta por um prazo de 30 (trinta) dias, renovveis por mais 30 (trinta) dias caso haja manifestao por escrito do interessado. Vencidos estes prazos, o Arquivo Geral expedir pedido de devoluo imediata do processo. ] 13.8 No caso de um processo ser requisitado para voltar tramitao, o Arquivo Geral dever incluir um despacho indicando o nmero do memorando e a data da requisio, conforme modelo 20, e encaminh-lo Secretaria de Documentao para ser enviado Unidade solicitante. Quando o processo for

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devolvido ao Arquivo Geral, dever ser includo um novo despacho indicando a data da requisio, a data da devoluo e o nmero total de folhas do processo aps a tramitao, conforme o modelo 21. Modelo 20

Modelo 21

14. EXTRAVIO DE PROCESSO 14.1 No momento em que uma Unidade perceber que um processo consta em registro localizado nesta Unidade, mas l no se encontra fisicamente, deve imediatamente iniciar buscas minuciosas e exaustivas em suas instalaes e no mbito da sua rea de atuao com o fim de localiz-lo. 14.2 Se o processo no for localizado, a Unidade responsvel deve comunicar o extravio Unidade superior hierrquica imediata. A Unidade superior 21

comunicar o fato Secretaria Geral Parlamentar ou Secretaria Geral Administrativa, conforme o caso, que determinar as providncias cabveis (como abertura de sindicncia, instalao de processo administrativo disciplinar, reconstituio do processo, etc.). 14.3 O extravio do processo deve ser informado Equipe de Protocolo e Autuao SGA.6 (quando se tratar de processos administrativos) e Equipe de Controle do Processo Legislativo SGP.22 (quando se tratar de processos legislativos) para que se proceda reconstituio do processo. 15. RECONSTITUIO DE PROCESSO 15.1 Uma vez confirmado o extravio de um processo ou a existncia de um dano irreparvel, necessrio que ele seja reconstitudo para que continue a sua tramitao normal. 15.1.1 Processo reconstitudo aquele cujo contedo a recomposio de um processo extraviado ou irremediavelmente danificado. 15.2 O responsvel pela reconstituio deve resgatar as informaes que constavam do processo extraviado e obter cpias dos documentos que o constituam, na medida do possvel. 15.3 O responsvel pela reconstituio deve incluir como folha inicial do novo processo o memorando que deu origem reconstituio do processo extraviado. 15.4 O processo reconstitudo deve receber a mesma numerao do processo extraviado. 15.5 Se o processo extraviado for encontrado, ele dever ser apensado ao processo reconstitudo em carter permanente.

REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS BRASIL. Arquivo Nacional. Dicionrio brasileiro de terminologia arquivstica. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2005.Disponvelem:http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/Media/p ublicacoes/dicionrio_de_terminologia_arquivostica.pdf . Acesso em:11 jun 2010.

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BRASIL. Ministrio do Planejamento, Oramento e Gesto. Secretaria de Logstica e Tecnologia da Informao. Dispe sobre os procedimentos gerais para utilizao dos servios de protocolo, no mbito da Administrao Pblica Federal, para os rgos e entidades integrantes do Sistema de Servios Gerais - SISG. Portaria normativa n. 5, 19 dez 2002. Disponvel em: http://www.comprasnet.gov.br/legislao/portarias/pn05_02. pdf . Acesso em: 25 mar 2010. SO PAULO (cidade). Cmara Municipal de So Paulo. Aprova o Manual Sobre Processos da CMSP e d outras providncias. Ato n. 740, 9 nov 2001. Dirio Oficial do Municpio, So Paulo, v. 46, n. 214, p. 48-52, 14 nov 2001. SO PAULO (cidade). Cmara Municipal de So Paulo. Comisso de Avaliao de Documentos. Relatrio n. 4. So Paulo, 2000. Disponvel no processo da Cmara Municipal de So Paulo n. 782/1992, vol. 1, p. 115-127. SO PAULO (cidade). Lei n. 14.141, 27 mar 2006. Dispe sobre o processo administrativo na Administrao Pblica Municipal. Dirio Oficial da Cidade de So Paulo, So Paulo, v. 51, n. 58, p. 1, 28 mar 2006. SO PAULO (cidade). Secretaria Municipal de Gesto Pblica. Departamento Administrativo Financeiro. Diviso Tcnica de Processos Municipais. Manual sobre processos. So Paulo, [2005?]. Disponvel em: http://ww2.prefeitura.sp.gov.br//arquivos/ secretarias /gestaopublica/processos/0003/Manual_Processos. pdf . Acesso em: 25 mar 2010.

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