Program Medallion CAPITOLUL I

1.1. Prezentarea firmei Nume: SC. PassionClub. SRL Sediul social : Adresa Strada Valea Oltului, nr. 117 A, Sector 6, Bucuresti. CUI RO 155855817 J 40/9560/2003 Capital social 3000 RON Domeninul de activitate principal: prestari servicii turistice de cazare si de alimentatie Sediul firmei este alcatuit din Hotel Passion 4*, cu 2 restaurante pentru evenimente si unul pentru oaspetii pensiunii si numai Hotelul Passion 4*,este situata in imediata vecinatate a cartierului ANL Brancusi, la 5 minute. de mers cu masina de Plazza Romania. .Este situata intr-o zona linistita si ofera conditii de cazare excelente cotate la 4*. Hotelul are si restaurant unde se poate servi micul dejun,pranzul sau cina.Dispune de parcare proprie, monitorizata video (12 masini). Firma mai presteaza si servicii de catering pentru firmele din zona sectorului 5 si 6. Hotelul dispune si de o terasa de 50 persoane deschisa in timpul verii. Tarife camere Camera Single, 1 persoane 30.00 EUR camera cu un pat ,baie proprie cu dus Camera Double, 1 persoane 38.00 EUR camera cu pat matrimonial, baie proprie, TV cablu, minibar, acces internet wirreles gratuit, 2 persoane 42.00 EUR Apartament 3 persoane 60.00 EUR Numarul total de camere 19, dispuse pe 2 etaje si o mansarda Cazarea se face in functie de numarul de persone . Facilitati generale Acces internet Camere nefumatori Loc de joaca copii Room-service

Acces internet wireless Curte Parcare Sala de conferinte

Aer conditionat Gratar n curte Restaurant propriu Seif la receptie 1

Servicii secretariat Dotari in camera Acces internet Birou de lucru Pat dublu Uscator de par Modalitati de plata MasterCard

Spalatorie rufe

Terasa

Aer conditionat Dou paturi separate Telefon

Baie proprie Minibar / Frigider TV

USD & EUR

VISA

1.2 Sistem informaional n cadrul teoriei sistemelor, un loc important l ocup sistemele deschise, sisteme ce pot realiza o stare de echilibru dinamic cu mediul exterior. Principalele caracteristici structurale rmn constante, n timp ce sistemul realizeaz un schimb continuu de informaii cu mediul. Sistemele economice sunt considerate cazuri particulare ale sistemelor deschise. Privit ca sistem, o firm poate fi structurat la rndul ei n trei mari subsisteme: subsistemul operaional (condus), subsistemul decizional (de conducere) i subsistemul informaional (de legtur).

Sistemul informaional este reprezentat de totalitatea metodelor, procedurilor i mijloacelor folosite n procesul informaional. El poate fi definit ca un ansamblu organizat i integrat de operaii de culegere, transmitere, prelucrare, sistematizare, analiz i pstrare, difuzare i valorificare a informaiilor. Permind actualizarea datelor de intrare i legarea informaiilor din toate domeniile de activitate, sistemul informaional trebuie s fie capabil s furnizeze rapoarte periodice privind desfurarea activitii, dar i rapoarte la cerere, determinate de semnalarea unor situaii neobinuite. Ele fundamenteaz activitatea de analiz i prognoz, permit luarea rapid i eficient a msurilor ce se impun. Rolul determinant al informaiilor n procesul conducerii a impus definirea unei noi noiuni, decizia, ca fiind o informaie de comand pentru sistemul operaional.. Eficiena deciziilor luate depinde de calitatea informaiilor furnizate. mpreun cu datele ce exprim nregistrarea fenomenelor i proceselor la momentul producerii lor, informaiile i deciziile realizeaz legtura ntre sistemul operaional i cel de conducere. Scopul principal al sistemului este de a furniza fiecrui utilizator toate informaiile necesare. Prelund datele de la sistemul operaional, sistemul informaional asigur pe de o parte informaiile necesare fundamentrii deciziilor, primete i transmite deciziile formulate de sistemul de conducere, iar pe de alt parte asigur legtura dintre mediul intern al firmei i cel exterior ei. Structura general a unui sistem informatic Evidenierea structurii generale a unui sistem informatic se obine pornind de la funcia acestuia de a prelucra datele n vederea obinerii informaiilor necesare unei desfurri normale a activitilor ntr-o firm. Principalele componente sunt: intrri, prelucrri, ieiri. Intrrile sunt reprezentate de mulimea datelor ncrcate, gestionate i prelucrate n cadrul sistemului. Prelucrrile reprezint un ansamblu omogen de proceduri automate cu funcie de: creare i actualizare a bazei de date; Structura general a unui sistem informatic Evidenierea structurii generale a unui sistem informatic se obine pornind de la funcia acestuia de a prelucra datele n vederea obinerii informaiilor necesare unei

desfurri normale a activitilor ntr-o firm. Principalele componente sunt: intrri, prelucrri, ieiri. Intrrile sunt reprezentate de mulimea datelor ncrcate, gestionate i prelucrate n cadrul sistemului. Prelucrrile reprezint un ansamblu omogen de proceduri automate cu funcie de: creare i actualizare a bazei de date; consultare a bazei de date; reorganizare a bazei de date; salvare/restaurare a bazei de date. Ieirile sistemului informatic sunt reprezentate de rezultatele prelucrrilor desfurate. Ieirile pot fi obinute n urma unor operaii de transfer a datelor, sau pot fi obinute n urma operaiilor de calcul ce au la baz algoritmi prestabilii. n funcie de coninutul i forma lor de reprezentare, ieirile pot fi clasificate astfel: indicatori sintetici, regsii n tablourile de bord oferite managerilor (cifra de afaceri, profitul brut, profitul net). rapoarte, situaii ce regrupeaz diferii indicatori sintetici sau analitici (balana de verificare, bilanul contabil, statul de plat). grafice, ce permit reprezentarea ntr-o form sugestiv a dinamicii indicatorilor sintetici i analitici, a modificrilor de structur. foi de calcul electronice, generate cu ajutorul procesoarelor de tabele. Rezultatul obinut poate fi furnizat direct utilizatorilor, sau poate fi obiectul importului/exportului ctre sisteme de gestiune a bazelor de date. ieiri destinate altor sisteme, reprezentate de fiiere transmise on-line sau off-line n vederea prelucrrilor ulterioare n cadrul altor sisteme informatice. ( de exemplu preluare operatiunilor de rezervari catre departamentul contabilitate.) 1.3 Proiectarea sistemelui informatic n general proiectarea desemneaz activitatea complex de dezvoltare de sisteme informatice. Indiferent de metodologie, proiectarea urmrete ntregul ciclu de via al sistemului informatic. n etape distincte, pe diferite nivele de abstractizare, sunt construite modele ce evideniaz cele trei dimensiuni: static, dinamic i funcional.

n sens restrns, proiectarea sistemelor informatice este una din etapele n care sunt grupate activitile desfurate pentru realizarea unui sistem informatic. Obiectivele unitatii presupun prestarea de servicii turistice de buna calitate, organizarea de evenimente si festivitati, satisfacerea oaspetilor si uramrirea bunei desfasurari a sejurului acestora. Analiza SWOT a programului informational Programul Medallion opereaza pentru gestinarea riguroasa a activitatilor hoteliere, in general pentru gestionarea razervarilor fiind in stransa legatura cu departamentul de contabilitate si nu numai. Punctele forte: Programul, afiseaza corect si explicit starea camerelor si rezeravarie eectuate pentru o anumita data, precum si toate detaliile necesare operatorului pentru cunoasterea gradului de ocupare la o anumita data calendaristica. Transmite corect si preciz toate inregistrarile effectuate de receptie departamentului de contabilitate Manevrarea operatiunilor este relativ usoara nefiid necesar un training de lunga durata pentru personal. Puncte slabe In cadrul firmei prezentate nu are legatura cu POS-ul restaurantului pentru urmarirea activitatii acestuia. Programul de facturare este independent de programul Medallion. Facturarera notelor de plata din restaurant nu sunt regasite in program fiind necesar accesarea unui cont nou intotdeauna cand este solicitatata una de catre client. Oportunitati Asigura o informare asupra companiilor cu care se lucreaza si care au contract cu firma, acestea fiind stocate intr- un fisier care se regaseste in accesarea rezervarilor din grupuri respectiv companii. Emite informatii necesare asupra fiecarui document ce va fii solicitat de catre operator.

Riscuri In afara de posibillitatea blocarii programului nu se cunosc alte riscuri ce pesupun utilizarea acestuia. Fluxul informational

Raport servicii sumar

Nr.Crt 1 2 3 4 5 6 7 8 ATRIBUT CodClient Denumire Client AdresaClient Profit Ultimul cl. TipDocumen t NumrDocu ment DataDocume nt SumaDocume nt Nr.Crt 10 11 12 14 15 16 17 18 ATRIBUT Numar invoice Data .. NumrFactu ra Sumancasat Alte consumatii

Diagrama de aprovizionare

Raport date facturi

DOC LATA

NrDoc TipDoc DatDoc

SumPlat

Factur pltit DataFactur

NumrFactur
FACTURI

Factura

Sc. PassionClub.Srl

Furnizor:

SC. PassionClub. SRL

Sediul social : Adresa Strada Valea Oltului, nr. 117 A, Sector 6, Bucuresti. CUI RO 155855817 J 40/9560/2003 Capital social 3000 RON

Nr.crt.

Denumirea serviciilor

0 1 2

1 Prestari servicii din cazare Alte servicii

U.M. Prt unitar (faraTVA ) Ron 2 3 4 1

Val Ron 4 141,24 54

Val . TVA Ron 5 26.83 10.26

Total

165,24

37,09

202,33

In funcie de poziia fa de sistemul informatic, n cadrul modelului conceptual al prelucrrilor se identific evenimente interne i evenimente externe. Evenimentele externe provin din exteriorul sistemului studiat i declaneaz n interiorul lui executarea unor activiti. Evenimentele externe nu pot fi controlate, asupra lor neputndu-se interveni. Exemplu: modificarea cursului leului, modificarea procentului de TVA, modificarea procentului n cazul impozitului pe salarii. Evenimentele interne survin la ncheierea unei operaii din cadrul sistemului studiat i se grupeaz n evenimente rezultat i evenimente intermediare. Evenimentele rezultat, reprezentate de ieiri ale prelucrrii n cadrul sistemului informatic proiectat, sunt destinate mediului extern al sistemului. Evaluarea performantelor si limitelor sistemului exitent. Definirea unui sistem informatic este o decizie determinat de avantajele tehnologiilor informaionale aduse mediului de afaceri. mprirea n subsisteme, specificarea unor prioriti sau schimbarea condiiilor concrete de lucru, se regsesc att n cerinele legate de funciile sistemului (fundamentarea deciziilor imediate, urmrirea produciei) ct i n cele nefuncionale, ce refer proprietile calitative ale sistemului( flexibilitate, portabilitate).

Diagrama de flux a documentelor de receptie Client Receptie contabilitate

Semnarea fisei Inregistrare fisa de cazare de cazare Introducerea in program a rezervarii I

ncasarea contravalorii I

ntocmire facturii si a notei de plata- predarea acestora

Preluare camera

Intocmire rapoarte

Predare contabilitate la sfarsitul zilei Analiza rapoarte

CAPITLUL II
Medallion System este singurul sistem de gestiune hoteliera in varianta Windows din Romania ce cuprinde toate modulele necesare desfasurarii activitatii intr-un hotel, fiind conceput pentru a spori eficienta, profitul si serviciile oferite clientilor. Sistemul poate fi instalat in orice tip de hotel, pornind de la proprietati cu mai putin de 30 de camere pana la hoteluri cu peste 1000 de camere. Sistemul Medallion PMS ofera o solutie software pentru administrarea integrata si facila a tuturor operatiunilor hotelului. O caracteristica esentiala a sistemului este functia sa de rezervari, care foloseste o reprezentare grafica a proprietatii, detaliata dupa Planul Camerelor, Tipul Camerelor si ecranele de Rezervari. Aceasta solutie este ideala pentru hotelurile care prefera un sistem intuitiv care sa reproduca grafic caracteristicile proprietatii. Flexibilitatea nelimitata a sistemului Medallion va ajuta sa maximizati eficacitatea operatiunilor. Caracterizat prin operatiuni simple care nu necesita folosirea mai multor ecrane simultan, Medallion este destinat in special personalului hotelier care nu dispune de timpul necesar pentru traininguri sofisticate si de lunga durata. Medallion ofera posibilitatea de a lucra asa cum doriti dumneavoastra, punand la dispozitie detalii cum ar fi tarife de sezon, rezervari de familie, note de plata nelimitate pentru client si camera, sectiuni rezervate agentiilor de turism, modalitati de plata diverse, etc. Sistemul Medallion este integrat cu programele Microsoft Office - Word, Excel, Outlook etc., ceea ce ofera posibilitatea ca toate datele continute in sistem sa poata fi reproduse in formate flexibile si usor de inteles. Sistemul va ajuta astfel sa folositi eficient informatia si sa imbunatatiti potentialul afacerii. Sistemul Medallion se bazeaza pe servere SQL si este compatibil cu Microsoft Windows NT 2000. Orice informatie de care aveti nevoie se poate obtine rapid datorita

10

designului intuitiv al sistemului. Cu un singur mouse click puteti verifica informatiile despre clientii hotelului, notele de plata, ocuparea camerelor etc. Sistemul imbunatateste de asemenea productivitatea biroului de contabilitate prin posibilitatea de a opera mai multe aplicatii simultan. Prezentare plan Medallion Planul sistemului de operare medallion cuprinde ansamblul de activitati necesare bunei desfasurari a operatiunilor hoteliere si a transmiterii de informatii precise departamentului contabilitate cu care se afla in stransa legatura. In partea stanga sunt afisate tipul de camere, numarul si status-ul acestora. Adica in cazul in care camera este afisata cu rosu acest lucru semnifica faptul ca este curata si pregtita pentru inchiriere, daca apare culoarea galbena camera a fost eliberata si este murdara. In partea de sus a imaginii apare semnul x rosu care reprezinta logarea operatorului. A treia casuta reprezinta cont nou, care se poate solicita pentru orice nou eveniment sau optiune extra folosita de client. Mai departe avem casutele cu rezervari pentru individual si grup, unde se vor face rezervarile si notele de plata. corecte si

11

Rapoartele sunt folosite pentru a vizualiza toate operatiunile efectuate in ziua respectiva. Inchiderea de zi se face dupa urmatorul model: Rapoarte- servicii prestate detaliate, servicii prestate sumar. Aceatea se printeaza si se duc la departamentul contabilitate. Apoi se acceseaza casuta show raport- delogare- logare cu user si password night- si dupa inchiderea care de marcat logarea utilizatorului. Registrul de casa - serveste ca document de inregistrare operativa a incasarilor si platilor in numerar efectuate prin casieria unitatii, pe baza actelor justificative, ca document de stabilire la sfarsitul fiecarei zile a soldului de casa, ca document de inregistrare zilnica in contabilitate a operatiilor de casa. Sistemul permite intocmirea Registrului de Casa in format electronic si ofera posibilitatea de a tipari Registrul de Casa intr-un format clasic (standard). Casa este separata in functie de moneda si sediu.

12

Prin utilizarea acestui modul se va reduce timpul pierdut pentru ntocmirea de meniuri aferente meselor organizate, pentru planificarea meselor organizate i a conferinelor, pentru transmiterea informaiilor i efectuarea analizelor de rentabilitate pe proiect .-obinerea -planificarea informaiei i gestionarea corecte n n timp timp real; util; -luarea deciziilor corecte la timpul potrivit pe baza informaiilor primite; resurselor - reducere costuri de concepere, realizare, transmitere i contractare pentru meniuri, cocktail-uri, mese festive, aniversri, nuni Medallion System cuprinde toate modulele necesare informatizarii departamentului Front Office: Rezervari (individuale si de grup) Planning grafic de rezervare Managementul tarifelor Istoric clienti (individuali, companii, agentii de turism) Modul grupuri Note de plata si facturare clienti Conectivitate cu suita MS Office Confirmari automate (e-mail) Rapoarte predefinite (zilnice / lunare / anuale) Rapoarte statistice si de prognoza Modul comisioane agentii de turism Modul control sistem Tarife si scheme tarifare multi-currency Interfatare cu alte sisteme din hotel Rapoarte de inchidere de zi (Night Audit) Numar nelimitat de servicii si plati Program fidelizare bazat pe cumul de puncte Rezervari on-line

13

Cum se efectueaza o rezervare

Orice informatie necesara se poate obtine rapid datorita designului intuitiv al sistemului. Cu un singur mouse click puteti verifica informatiile despre clientii hotelului, notele de plata, ocuparea camerelor etc. Sistemul imbunatateste de asemenea productivitatea biroului de contabilitate prin posibilitatea de a opera mai multe aplicatii simultan. Datorita usurintei in utilizare pentru piata fortei de munca din sectorul hotelier, piata caracterizata de fluctuatii de personal. Sistemul necesita foarte putine ore de scolarizare chiar si pentru un utilizator neexperimentat. Designul familiar face ca orice informatii despre clienti, note de plata, disponibil camere si grad de ocupare sa fie gasite foarte usor. Medallion PMS ajuta in optimizarea rezervarilor, evaluand inteligent

14

obiceiurile clientilor pentru a putea crea campanii de marketing eficiente si pentru a preintampina si raspunde cu succes diverselor cereri ale clientilor, acestia revenind mereu in hotel.

Rezervarea se poate realiza in 2 moduri 1 rezervare cu confirmare ( check in confirmat ) cand rezervarea a fost confirmata si efectuata cu plata contravalorii serviciilor la receptie 2 rezervare neconfirmata cand nu se cunosc detalii asupra sosirii clientului In cazul in care o rezervare poate fi confirmata dar se poate intampla ca oaspetele sa nu ajunga pentru efectuarea acesteia , rezervarea se anuleaza prin no show. La preluarea camerei de catre client se va completa un chestionar cu numele si cateva date din bulletin La eliberarea camerei acesta va primi chitanta si factura conform cu serviciile consummate si optionale de care a beneficiat pe durata sederii. 2.1. Principiile proiectrii i realizrii sistemului Principalele functii ale softului pentru hotel putem enumera: - operarea poate fi facuta din unul sau mai multe calculatoare simultan pentru una sau mai multe unitati de cazare aflate in retea (in cazul complexurilor hoteliere cu 2 sau mai multe locatii de cazare apropiate si legate in retea); - poate fi folosita atat in sistem hotelier de tranzit cat si pentru turism organizat (grupuri) putandu-se emite foarte usor documente de plata (bunuri fiscal sau facturi); - in cazul grupurilor se emit automat, pe baza unor criterii specificate de utilizator, borderouri de prestatii, factura precum si invoice unde este cazul; - prelucreaza bilete de odihna si tratament, note de plata, vauchere, intrari pe cont propriu; restriciile impuse de mediul n care va funciona sistemul. Introduce elemente noi necesare trecerii la implementare.

15

La ora actual, tendina de standardizare n conceperea sistemelor informatice determin o diminuare a fazei de proiectare, prioritate avnd modalitile de implementare i identificarea efectele pe care noul sistem le poate avea asupra unitii beneficiare. Faza de proiectare se reduce la elaborarea unor specificaii tehnice de implementare. - tine evidenta ocuparii camerelor si editeaza diagrame si liste pe criterii diverse: perioade, nationalitate, agentie, tip intrare, etc; - permite rezervarea in avans a camerelor (atat pentru grupuri cat si individual) si listeaza diagrama cu camere disponibile intr-o perioada data; - listeaza raportul de gestiune si registrul jurnal precum si o serie de situatii care furnizeaza informatii despre activitatea hoteliera zilnica sau periodica precum si situatia financiara; - permite introducerea de avansuri de la parteneri si stornarea acestora pe masura prestarii serviciilor turistice; - permite definirea definirea de tarife si pachete turistice; - tine evidenta produselor vandute din minibar pe fiecare camera si total pe zi sau perioada; - permite vanzarea de la receptie cu emitere de bon fiscal pentru produse si servicii diverse; - listeaza bonuri fiscale si rapoartele fiscale (X, Z, lunar) pe o imprimanta fiscala avizata legata la calculator; - listeaza facturi fiscale pe listing pretiparit autocopiant, pentru clienti diversi sau agentiile de turism; - scoate rapoarte (monetare) paralele cu rapoartele fiscale (X, Z) pentru verificare ulterioara; - permite preluarea automata in contabilitate a bonurilor si a facturilor fiscale emise cu ajutorul aplicatiei; - in situatia existentei unei centrale telefonice digitale permite preluarea informatiilor din centrala si trimiterea telefoanelor pe camere precum si liste zilnice sau periodice cu telefoanele date; - in situatia existentei unui sistem de de intrare in camera cu cartela magnetica permite preluarea gestionarii si emiterii cartelelor magnetice;

16

- operarea softului pentru restaurant se poate face atat cu mouse-ul cat si cu tastatura. Eficienta economica Folosind Medallion, puteti reduce costurile de operare call center rezervari si devine mult mai usor pentru clienti sa-si faca rezervari in hotelul sau in lantul de hoteluri pe care il administrati. WBE reprezinta o serie de pagini web si componente software ce pot fi incorporate in site-ul hotelului, sau lantului, pentru a le oferi oaspetilor cotatii si disponibilitati de rezervare online. Odata implementat, oaspetii pot face rezervari specificandu-si preferintele, exact ca si cand ar discuta cu un reprezentat call center/ hotel. WBE le permite oaspetilor sa-si personalizeze alegerea si le recunoaste profilul la urmatoarea utilizare. Sistemul de rezervari va permite sa transmiteti din sistemul de gestiune hoteliera, tarifele si tipurile de camere si sa controlati prin intermediul WBE disponibilitatea acestora. Noua economie, specific societii informaionale, transform informaia digital n valoare economic i social, creeaz noi industrii modificndu-le pe cele existente, afectnd profund viaa cetenilor. Informaiile traduse ntr-un limbaj universal (computerizat) sunt privite ca o materie prim strategic, fundamental dezvoltrii economice i sociale.

17