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AUDITORIAS

SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACION (MECI 1000:2005)

8.2.2. Auditoria interna (NTCGP1000:2009)

AUDITORIA
PROCESO SISTEMTICO INDEPENDIENTE Y

DOCUMENTADO PARA OBTENER EVIDENCIAS Y EVALUARLAS DE MANERA OBJETIVA CON EL FIN DE DETERMINAR LA EXTENSIN EN QUE SE CUMPLEN LOS CRITERIOS DE AUDITORIA.
NTC ISO 9000

8.2.2 AUDITORIA INTERNA

a) Es conforme con las disposiciones planificadas con los requisitos de esta Norma Internacional y con los requisitos del sistema de gestin de la calidad establecidos por la organizacin y b) Se ha implementado y se mantiene de manera eficaz.
Se debe planificar un programa de auditorias tomando en consideracin el estado y la importancia de los procesos y las reas a auditar, as como los resultados de auditorias previas. Se deben definir los criterios de auditoria, el alcance de la misma, su frecuencia y metodologa.

PRINCIPIOS DE AUDITORIA
RELACIONADOS CON EL PROCESO DE AUDITORIA Independencia : La base de la imparcialidad y objetividad de las conclusiones de la auditoria. Los auditores son independientes de la actividad auditada, no estn parcializados ni tienen conflicto de intereses. Evidencia : Es la base racional para llegar a conclusiones de auditoria confiables y reproducibles en un proceso de auditoria sistemtico. La evidencia de auditoria es verificable. El uso apropiado del muestreo est muy relacionado con la confianza que se puede tener en las conclusiones de las auditorias.

PRINCIPIOS DE AUDITORIA
RELACIONADOS CON LOS PROPIOS AUDITORES: Conducta tica: Fundamento del Profesionalismo. En auditoria son esenciales la confianza, la integridad, la confidencialidad y la discrecin.

Presentacin Justa: La obligacin de informar verazmente y con exactitud. Los hallazgos, conclusiones y reportes de la auditoria reflejan con veracidad y exactitud las actividades desarrolladas. Se reportan obstculos significativos, los aspectos no resueltos o las opiniones divergentes.
Debido Cuidado Profesional: La aplicacin de diligencia y juicio en la auditoria. Los auditores proceden con el cuidado requerido de acuerdo con la importancia de la tarea que realizan y la confianza depositada en ellos por los clientes.

CICLO DE VIDA DE LA AUDITORIA

PLANEAR LA AUDITORIA

PLANEACION DESARROLLO

EJECUTAR LA AUDITORIA

REPORTE DE HALLAZGOS

PROPUESTA Y EJECUCION ACCIONES CORRECTIVAS

NO OK

REVISION DE ACCIONES CORRECTIVAS

ACCIONES A SEGUIR

SI OK
CIERRE

(NTC ISO 9001:2000)

PROCESO

Proveedor

Organizacin

Cliente
BENEFICIARIO)

(DESTINATARIO- USUARIO O

CONJUNTO DE ACTIVIDADES MUTUAMENTE RELACIONADAS O QUE INTERACTUAN, LAS CUALES TRANSFORMAN ELEMENTOS DE ENTRADA EN RESULTADOS

CARACTERSTICAS DE UN BUEN AUDITOR Amable y profesional.


Puntual. Vestir Apropiadamente. Preparado. Honesto. Integro. Corts. Paciente.

Interesado.
Tenaz. Buen Receptor. Sin temor a ser el tipo malo.

Con capacidad de comunicacin.

RECOMENDACIONES
1. La pre-auditora es decisiva: preprela y preprese (Auditora 0).

2. Conctese con el auditado: comunicacin y empata


3. Ajstese a lo establecido en la convocatoria 4. Considere slo las evidencias objetivas 5. Otorgue al auditado el beneficio de la duda 6. El informe debe estar consensuado con el auditado 7. No acte como juez. Adopte el papel de asesor del auditado

CUANDO AUDITAR
CUANDO SE EFECTUE UN CAMBIO SIGNIFICATIVO AL SISTEMA DE CALIDAD CUANDO LA CALIDAD DEL PRODUCTO ESTA EN DUDA, DEBIDO A UNA DEFICIENCIA EN EL SISTEMA DE CALIDAD CUANDO SE REQUIERA MEDIR LA EFECTIVIDAD DEL SISTEMA DE CALIDAD CUANDO SEA NECESARIO VERIFICAR LA IMPLEMENTACION DE UNA ACCIN CORRECTIVA.

DEFINICIONES AMPLIADAS DE LA DEFINICIN DE AUDITORA


CONCEPTO

DEFINICIN

SISTEMATICO
INDEPENDIENTE

NO ALEATORIO. LAS AUDITORAS USUALMENTE SON UNA ACTIVIDAD PLANIFICADA Y PROGRAMADA


LOS AUDITORES DEBEN SER INDEPENDIENTES DEL PROCESO O REA AUDITADA, NO SE ENCUENTRAN INVOLUCRADOS EN NINGUNA ACTIVIDAD O TAREA

DOCUMENTADO
EVIDENCIA

EL PROCESO DE AUDITORA HA SIDO PUBLICADO COMO UN PROCEDIMIENTO ESCRITO


REGISTROS, DECLARACIONES DE HECHOS O CUALQUIER OTRA INFORMACIN QUE RECOPILADA FRENTE A LOS CRITERIOS DE LA AUDITORA Y QUE SON VERIFICABLES COMPARAR LA EVIDENCIA CON LOS CRITERIOS DE AUDITORA, USANDO HECHOS ANTES QUE PERCEPCIONES SUBJETIVAS, OPINIONES Y SENTIMIENTOS

EVALUARLA OBJETIVAMENTE

SE CUMPLEN

OCURREN REALMENTE

PARA QU HACER AUDITORIAS DE CALIDAD? PROPSITO U OBJETIVO DE UNA AUDITORA


DETERMINAR SI EL SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD ES: CONFORME A LAS DISPOSICIONES PLANIFICADAS CON LOS REQUISITOS DE LA NORMA NTC-GP 1000/04 CONFORME CON LOS REQUISITOS ESTABLECIDOS POR LA ENTIDAD. SE HA IMPLEMENTADO Y MANTIENE DE MANERA EFICAZ SE

DETECTAR OPORTUNIDADES PARA LA MEJORA CONTINUA

LA PPP
PARADOJA DE PERCEPCIN DEL PROCESO ( PPP ) Cuatro versiones de cmo trabaja un proceso: 1. La forma en que el procedimiento actual dice que trabaja. 2. La forma en que la Alta Direccin piensa que trabaja 3. La forma en que realmente trabaja. 4. La forma en que se supone que est trabajando. ( Adaptado de Kruihof & Ryall. The Quality Standard Handbook ) -La funcin del Auditor es descubrir si la Versin 3 coincide con la Versin 1. y en caso contrario comunicar a la Alta Direccin para decidir sobre las Versiones 2. y 4. - En caso de que la Alta Direccin haya documentado el procedimiento, la Versin 2. se debe comparar con las Versiones 1, 3 y 4.

DEFINICIONES SEGN NTC-ISO 19011/02

TRMINOS RELACIONADOS CON LA AUDITORA


CONCEPTO DEFINICIN

AUDITORA

PROCESO SISTEMTICO, INDEPENDIENTE Y DOCUMENTADO PARA OBTENER EVIDENCIAS DE LA AUDITORA Y EVALUARLAS DE MANERA OBJETIVA CON EL FIN DE DETERMINAR LA EXTENSIN EN QUE SE CUMPLEN LOS CRITERIOS DE LA AUDITORA
CONJUNTO DE POLTICAS, PROCEDIMIENTOS O REQUISITOS QUE SE UTILIZAN COMO REFERENCIA FRENTE A LA CUAL SE COMPARA LA EVIDENCIA DE LA AUDITORA

CRITERIOS DE AUDITORA

EVIDENCIA DE LA AUDITORA
HALLAZGOS DE LA AUDITORA CONCLUSIONES DE LA AUDITORA

REGISTROS, DECLARACIONES DE HECHOS O CUALQUIER OTRA INFORMACIN QUE SON PERTINENTES PARA LOS CRITERIOS DE AUDITORA Y QUE SON VERIFICABLES
RESULTADOS DE LA EVALUACIN DE LA EVIDENCIA DE LA AUDITORA RECOPILADA FRENTE A LOS CRITERIOS DE LA AUDITORA RESULTADO DE UNA AUDITORA QUE PROPORCIONA EL AUDITOR TRAS CONSIDERAR LOS OBJETIVOS Y HALLAZGOS DE LA AUDITORA

TRMINOS RELACIONADOS CON LA AUDITORA


CONCEPTO AUDITOR AUDITADO CLIENTE DE LA AUDITORA PROGRAMA DE AUDITORAS ALCANCE DE LA AUDITORA NO CONFORMIDAD OBSERVACIN DEFINICIN PERSONA CON LA COMPETENCIA PARA LLEVAR A CABO UNA AUDITORA ORGANIZACIN O PERSONA QUE ES AUDITADA ORGANIZACIN O PERSONA QUE SOLICITA UNA AUDITORA CONJUNTO DE UNA O MS AUDITORAS PLANIFICADAS PARA UN PERODO DE TIEMPO DETERMINADO Y DIRIGIDAS HACIA UN PROPSITO ESPECFICO EXTENSIN Y LIMITES DE UNA AUDITORA INCUMPLIMIENTO DE UN REQUISITO DEBILIDAD EN ELCUMPLIMIENTO DE UN REQUISITO, POSIBLE O PROBABLE NO CONFORMIDAD

El Hallazgo de Auditora
Hechos, casos, situaciones reales
que el auditor encuentra durante el examen.

Comparacin entre el criterio y la


condicin.

Los hallazgos deben incluir datos


suficientes como para convencer que el asunto merece atencin.

Los hallazgos deben tramitarse una


vez sean encontradas irregularidades. las

Si un hallazgo tiene como efecto el


dao patrimonial se debe dar inicio a la indagacin preliminar.

El Hallazgo de Auditora
Si no hay diferencia entre lo que es y
lo que debe ser, constituye un hallazgo positivo. (aspectos buenos, tiles, convenientes o destacables de la Organizacin)

Un hallazgo negativo es cuando el


auditor identifica la diferencia entre el criterio y la condicin. Los hallazgos negativos son hechos irregulares, inconvenientes, nocivos, perjudiciales o dainos en el funcionamiento de la Entidad.

El Hallazgo de Auditora
Objetivo. Debe fundamentarse en la comparacin entre el criterio y la condicin. Factual. Basado en hechos y evidencias precisas que figuran en los papeles de trabajo. Relevante. Materialidad y frecuencia que merezca su comunicacin, que interpreten el sentimiento de la percepcin colectiva del equipo de trabajo.

El Hallazgo de Auditora
Claro y Preciso. Afirmaciones inequvocas, libres de ambigedades. Verificable. Que resista las pruebas de verificacin. til.

Contribuyen a la eficiencia y eficacia en la utilizacin de los recursos.

El Hallazgo de Auditora
Todo hallazgo es principalmente de carcter administrativo. Revela una deficiencia de control interno y por lo tanto requiere de una accin correctiva que impida que se sigan generando las causas que dan origen al hallazgo.

La evaluacin de hallazgo puede conllevar a que este tenga alcance fiscal, disciplinario o penal.

Clases de Hallazgos
Administrativos.
Fiscales. Disciplinarios. Penales.

Hallazgos Administrativos
Cuando la gestin fiscal de una entidad no se est desarrollando de acuerdo con los principios generales de la funcin administrativa sin que ello implique o alcance a configurar una responsabilidad fiscal, disciplinaria o penal. Frente a los hallazgos meramente administrativos se puede amonestar o llamar la atencin a los servidores pblicos que han actuado de forma contraria a los principios generales de la funcin pblica.

Hallazgos Administrativos
Implica que la administracin adopte correctivos para optimizar su gestin. Estos se determinan al confrontar una situacin real o determinada con el deber ser establecido en la normatividad.

El Hallazgo administrativo surge principalmente de las deficiencias del sistema de control interno y de las debilidades en los procedimientos aplicados por el sujeto o punto de control.

Hallazgos Fiscales
Se determina cuando los servidores pblicos o particulares han realizado una gestin fiscal contraria a los principios establecidos en la ley que produzcan un dao patrimonial al Estado. Una vez se logra consenso en la mesa de trabajo sobre el hallazgo fiscal, debe ser trasladado a la dependencia encargada del Proceso de Responsabilidad fiscal.

Hallazgos Disciplinarios
Se da cuando los servidores pblicos y los particulares que ejerzan funciones pblicas han incurrido en alguna conducta que la legislacin (L. 200/95 734 de 2002) tipifca como falta disciplinaria.

Frente al hallazgo disciplinario el auditor deber dar traslado a la Procuradura General de la Nacin que se encargar de determinar si existe responsabilidad disciplinaria por parte de las personas que incurrieron en las conductas tipificadas como faltas disciplinarias.

Hallazgos Penales
Se generan cuando los servidores pblicos y los particulares han incurrido en alguna conducta que la legislacin penal tipifica como hecho punible. Frente al hallazgo penal el auditor deber dar traslado a la Fiscala General de la Nacin quien se encargar de determinar si existe responsabilidad penal por parte de quienes realizaron los hechos punibles.

Anlisis de Causa-Efecto
Un aspecto importante en la auditora lo constituyen los efectos, es decir las razones y la importancia de estas. Una determinacin precisa de las causas y los efectos es poco factible puesto que estos trminos son relativos y no absolutos. Las evidencias que apoyan los hallazgos y los resultados de los anlisis causa-efecto, deben ser discutidas en las mesas de trabajo.

Pruebas de

Control fsico.

Tipos de Prueba

Control de legalidad.
Sistema de la calidad. Control medioambiental. Control al capital humano. Control de mercadeo y ventas

Sistema de control de gestin.


Control financiero, presupuestal. tecnologa relacionada. contable y

Control a los sistemas de informacin y la

Obtencin de las Evidencias


Debe obtenerse evidencia suficiente, competente y relevante para fundamentar razonablemente los hallazgos, conclusiones que formulen los auditores respecto al objeto auditado.

Para obtener evidencias, el auditor debe tomar en cuenta los criterios de importancia relativa y el riesgo probable.
El riesgo probable es la posibilidad de error que representa el dejar una evidencia con deficiencias de comprobacin.

Cualidades de las Evidencias


Suficiente.
Cuando es objetiva, convincente y sirve para sustentar los hallazgos, conclusiones y recomendaciones del informe. El auditor no pretende una evidencia absoluta, sino la suficiente para formarse el juicio profesional.

Cualidades de las Evidencias


Competente.
Cuando es vlida y confiable para formar el juicio.

Relevante.
Cuando guarda una relacin lgica y patente con el hecho a demostrar o a refutar.

Clasificacin de las Evidencias


Evidencia Fsica.
Se obtiene mediante inspeccin u observacin directa de las actividades, bienes, documentos, registros y hechos relacionados con el objeto a evaluar.

Evidencia Documental.
Hace referencia a la informacin documental originada tanto interna como externa.

Clasificacin de las Evidencias


Evidencia Testimonial. Se obtiene a travs de las declaraciones efectuadas en el curso de las investigaciones, conversatorios, entrevistas. Evidencia Analtica. Se obtiene al analizar o verificar la informacin mediante clculos, comparaciones y razonamientos.

Tcnicas de Auditora
Definicin
Mtodos y prcticas de investigacin y prueba que utiliza el auditor en la aplicacin de los sistemas de control fiscal, para obtener la evidencia necesaria suficiente y competente que fundamente sus opiniones y conclusiones. Su empleo se basa en su criterio o juicio profesional, segn las circunstancias.

Tcnicas de Auditora
Naturaleza.
Durante la fase de planeacin y en la preparacin de los programas de auditora, el auditor determina cules tcnicas va a emplear, cundo debe hacerlo y de qu manera. Las tcnicas seleccionadas para una auditora, al ser aplicadas se convierten en los procedimientos de auditora.

Ocular Verbal

Tcnicas de Auditora

Escrita
Documental

Inspeccin Fsica
Entrevistas Encuesta Diagrama de Flujo

Tcnicas de Auditora
Desdoblamiento
Complejidad de

Matriz Dofa
Causa-Efecto.
de Pescado. Espina

Anlisis Horizontal y
Vertical.

Pruebas selectivas

Muestreo estadstico.

Tcnica Ocular
Verificar en forma directa y paralela la manera como los responsables desarrollan y documentan los procesos o procedimientos mediante los cuales la organizacin ejecuta las actividades objeto de control.
Esta tcnica permite visualizar la organizacin desde el ngulo que el auditor lo requiera, esto es su organizacin, sus directivos, sus instalaciones fsicas, sus movimientos diarios, su relacin con el entorno.

Tcnica Verbal
Obtener informacin verbal mediante averiguaciones o indagaciones dentro o fuera de la entidad sobre posibles puntos dbiles en la aplicacin de los procedimientos, prcticas de control interno u otras situaciones que el auditor considere relevantes para su trabajo. La evidencia que se tenga a travs de esta tcnica debe documentarse mediante memorandos preparados por el auditor en el cual se describen las partes involucradas y los aspectos tratados.

Tcnica Escrita
Consiste en registrar o plasmar informacin que a juicio del auditor sea importante dentro de su trabajo. Esta tcnica puede realizarse de las siguientes formas:

Anlisis. Conciliaciones. Circularizacin o Confirmacin.

Tcnica Documental
Consiste en obtener informacin escrita que permita soportar las afirmaciones, anlisis o estudios realizados por los auditores. Pueden ser:

Comprobacin.

Estudio General.
Revisin Analtica.

Computacin.

Inspeccin Fsica
Consiste en examinar planes, programas o proyectos, contratos, indicadores, registros, documentos o activos tangibles, la confiabilidad proporcionada por la inspeccin de documentos y registros depende de su naturaleza, fuente y eficacia de los controles internos sobre su procesamiento. Es el reconocimiento real sobre hechos o situaciones dadas en tiempo y espacio determinados.

Papeles de Trabajo
Son todos los documentos elaborados por el equipo auditor durante el curso de la auditora, que fundamentan y respaldan el informe; constituye la evidencia de las tareas y conclusiones realizadas.

Papeles de Trabajo
Propsitos.

Registrar las labores de auditora y los

resultados Respaldar el informe de auditora. Indicar el grado de confianza del SCI. Servir como fuente de informacin. Mejorar la calidad del examen. Facilitar la revisin y supervisin. Ayudar al desarrollo profesional.

Documentacin. Deben mostrar objetivos y planificacin de la auditora, procedimientos y evidencias.

Papeles de Trabajo
Archivo Permanente.
Incluye toda la informacin y datos relacionados con la entidad: leyes, estatutos, escrituras, decretos, reglamentos, planes, programas, manuales y otros.

Papeles de Trabajo
Archivo General.
Incluye la documentacin y correspondencia que se origina en el ejercicio de la auditora, soportan la organizacin, planificacin y administracin de la auditora: correspondencia, estados financieros, cronogramas.

Papeles de Trabajo
Archivo Corriente Se conforma con todos los papeles de trabajo que muestra la evidencia obtenida: revisiones de control interno, programas de auditora, flujogramas por ciclos, certificaciones y confirmaciones, materiales que soportan la preparacin del informe, pruebas documentales.

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