Professional Documents
Culture Documents
AUDITORIA
PROCESO SISTEMTICO INDEPENDIENTE Y
DOCUMENTADO PARA OBTENER EVIDENCIAS Y EVALUARLAS DE MANERA OBJETIVA CON EL FIN DE DETERMINAR LA EXTENSIN EN QUE SE CUMPLEN LOS CRITERIOS DE AUDITORIA.
NTC ISO 9000
a) Es conforme con las disposiciones planificadas con los requisitos de esta Norma Internacional y con los requisitos del sistema de gestin de la calidad establecidos por la organizacin y b) Se ha implementado y se mantiene de manera eficaz.
Se debe planificar un programa de auditorias tomando en consideracin el estado y la importancia de los procesos y las reas a auditar, as como los resultados de auditorias previas. Se deben definir los criterios de auditoria, el alcance de la misma, su frecuencia y metodologa.
PRINCIPIOS DE AUDITORIA
RELACIONADOS CON EL PROCESO DE AUDITORIA Independencia : La base de la imparcialidad y objetividad de las conclusiones de la auditoria. Los auditores son independientes de la actividad auditada, no estn parcializados ni tienen conflicto de intereses. Evidencia : Es la base racional para llegar a conclusiones de auditoria confiables y reproducibles en un proceso de auditoria sistemtico. La evidencia de auditoria es verificable. El uso apropiado del muestreo est muy relacionado con la confianza que se puede tener en las conclusiones de las auditorias.
PRINCIPIOS DE AUDITORIA
RELACIONADOS CON LOS PROPIOS AUDITORES: Conducta tica: Fundamento del Profesionalismo. En auditoria son esenciales la confianza, la integridad, la confidencialidad y la discrecin.
Presentacin Justa: La obligacin de informar verazmente y con exactitud. Los hallazgos, conclusiones y reportes de la auditoria reflejan con veracidad y exactitud las actividades desarrolladas. Se reportan obstculos significativos, los aspectos no resueltos o las opiniones divergentes.
Debido Cuidado Profesional: La aplicacin de diligencia y juicio en la auditoria. Los auditores proceden con el cuidado requerido de acuerdo con la importancia de la tarea que realizan y la confianza depositada en ellos por los clientes.
PLANEAR LA AUDITORIA
PLANEACION DESARROLLO
EJECUTAR LA AUDITORIA
REPORTE DE HALLAZGOS
NO OK
ACCIONES A SEGUIR
SI OK
CIERRE
PROCESO
Proveedor
Organizacin
Cliente
BENEFICIARIO)
(DESTINATARIO- USUARIO O
CONJUNTO DE ACTIVIDADES MUTUAMENTE RELACIONADAS O QUE INTERACTUAN, LAS CUALES TRANSFORMAN ELEMENTOS DE ENTRADA EN RESULTADOS
Interesado.
Tenaz. Buen Receptor. Sin temor a ser el tipo malo.
RECOMENDACIONES
1. La pre-auditora es decisiva: preprela y preprese (Auditora 0).
CUANDO AUDITAR
CUANDO SE EFECTUE UN CAMBIO SIGNIFICATIVO AL SISTEMA DE CALIDAD CUANDO LA CALIDAD DEL PRODUCTO ESTA EN DUDA, DEBIDO A UNA DEFICIENCIA EN EL SISTEMA DE CALIDAD CUANDO SE REQUIERA MEDIR LA EFECTIVIDAD DEL SISTEMA DE CALIDAD CUANDO SEA NECESARIO VERIFICAR LA IMPLEMENTACION DE UNA ACCIN CORRECTIVA.
DEFINICIN
SISTEMATICO
INDEPENDIENTE
DOCUMENTADO
EVIDENCIA
EVALUARLA OBJETIVAMENTE
SE CUMPLEN
OCURREN REALMENTE
LA PPP
PARADOJA DE PERCEPCIN DEL PROCESO ( PPP ) Cuatro versiones de cmo trabaja un proceso: 1. La forma en que el procedimiento actual dice que trabaja. 2. La forma en que la Alta Direccin piensa que trabaja 3. La forma en que realmente trabaja. 4. La forma en que se supone que est trabajando. ( Adaptado de Kruihof & Ryall. The Quality Standard Handbook ) -La funcin del Auditor es descubrir si la Versin 3 coincide con la Versin 1. y en caso contrario comunicar a la Alta Direccin para decidir sobre las Versiones 2. y 4. - En caso de que la Alta Direccin haya documentado el procedimiento, la Versin 2. se debe comparar con las Versiones 1, 3 y 4.
AUDITORA
PROCESO SISTEMTICO, INDEPENDIENTE Y DOCUMENTADO PARA OBTENER EVIDENCIAS DE LA AUDITORA Y EVALUARLAS DE MANERA OBJETIVA CON EL FIN DE DETERMINAR LA EXTENSIN EN QUE SE CUMPLEN LOS CRITERIOS DE LA AUDITORA
CONJUNTO DE POLTICAS, PROCEDIMIENTOS O REQUISITOS QUE SE UTILIZAN COMO REFERENCIA FRENTE A LA CUAL SE COMPARA LA EVIDENCIA DE LA AUDITORA
CRITERIOS DE AUDITORA
EVIDENCIA DE LA AUDITORA
HALLAZGOS DE LA AUDITORA CONCLUSIONES DE LA AUDITORA
REGISTROS, DECLARACIONES DE HECHOS O CUALQUIER OTRA INFORMACIN QUE SON PERTINENTES PARA LOS CRITERIOS DE AUDITORA Y QUE SON VERIFICABLES
RESULTADOS DE LA EVALUACIN DE LA EVIDENCIA DE LA AUDITORA RECOPILADA FRENTE A LOS CRITERIOS DE LA AUDITORA RESULTADO DE UNA AUDITORA QUE PROPORCIONA EL AUDITOR TRAS CONSIDERAR LOS OBJETIVOS Y HALLAZGOS DE LA AUDITORA
El Hallazgo de Auditora
Hechos, casos, situaciones reales
que el auditor encuentra durante el examen.
El Hallazgo de Auditora
Si no hay diferencia entre lo que es y
lo que debe ser, constituye un hallazgo positivo. (aspectos buenos, tiles, convenientes o destacables de la Organizacin)
El Hallazgo de Auditora
Objetivo. Debe fundamentarse en la comparacin entre el criterio y la condicin. Factual. Basado en hechos y evidencias precisas que figuran en los papeles de trabajo. Relevante. Materialidad y frecuencia que merezca su comunicacin, que interpreten el sentimiento de la percepcin colectiva del equipo de trabajo.
El Hallazgo de Auditora
Claro y Preciso. Afirmaciones inequvocas, libres de ambigedades. Verificable. Que resista las pruebas de verificacin. til.
El Hallazgo de Auditora
Todo hallazgo es principalmente de carcter administrativo. Revela una deficiencia de control interno y por lo tanto requiere de una accin correctiva que impida que se sigan generando las causas que dan origen al hallazgo.
La evaluacin de hallazgo puede conllevar a que este tenga alcance fiscal, disciplinario o penal.
Clases de Hallazgos
Administrativos.
Fiscales. Disciplinarios. Penales.
Hallazgos Administrativos
Cuando la gestin fiscal de una entidad no se est desarrollando de acuerdo con los principios generales de la funcin administrativa sin que ello implique o alcance a configurar una responsabilidad fiscal, disciplinaria o penal. Frente a los hallazgos meramente administrativos se puede amonestar o llamar la atencin a los servidores pblicos que han actuado de forma contraria a los principios generales de la funcin pblica.
Hallazgos Administrativos
Implica que la administracin adopte correctivos para optimizar su gestin. Estos se determinan al confrontar una situacin real o determinada con el deber ser establecido en la normatividad.
El Hallazgo administrativo surge principalmente de las deficiencias del sistema de control interno y de las debilidades en los procedimientos aplicados por el sujeto o punto de control.
Hallazgos Fiscales
Se determina cuando los servidores pblicos o particulares han realizado una gestin fiscal contraria a los principios establecidos en la ley que produzcan un dao patrimonial al Estado. Una vez se logra consenso en la mesa de trabajo sobre el hallazgo fiscal, debe ser trasladado a la dependencia encargada del Proceso de Responsabilidad fiscal.
Hallazgos Disciplinarios
Se da cuando los servidores pblicos y los particulares que ejerzan funciones pblicas han incurrido en alguna conducta que la legislacin (L. 200/95 734 de 2002) tipifca como falta disciplinaria.
Frente al hallazgo disciplinario el auditor deber dar traslado a la Procuradura General de la Nacin que se encargar de determinar si existe responsabilidad disciplinaria por parte de las personas que incurrieron en las conductas tipificadas como faltas disciplinarias.
Hallazgos Penales
Se generan cuando los servidores pblicos y los particulares han incurrido en alguna conducta que la legislacin penal tipifica como hecho punible. Frente al hallazgo penal el auditor deber dar traslado a la Fiscala General de la Nacin quien se encargar de determinar si existe responsabilidad penal por parte de quienes realizaron los hechos punibles.
Anlisis de Causa-Efecto
Un aspecto importante en la auditora lo constituyen los efectos, es decir las razones y la importancia de estas. Una determinacin precisa de las causas y los efectos es poco factible puesto que estos trminos son relativos y no absolutos. Las evidencias que apoyan los hallazgos y los resultados de los anlisis causa-efecto, deben ser discutidas en las mesas de trabajo.
Pruebas de
Control fsico.
Tipos de Prueba
Control de legalidad.
Sistema de la calidad. Control medioambiental. Control al capital humano. Control de mercadeo y ventas
Para obtener evidencias, el auditor debe tomar en cuenta los criterios de importancia relativa y el riesgo probable.
El riesgo probable es la posibilidad de error que representa el dejar una evidencia con deficiencias de comprobacin.
Relevante.
Cuando guarda una relacin lgica y patente con el hecho a demostrar o a refutar.
Evidencia Documental.
Hace referencia a la informacin documental originada tanto interna como externa.
Tcnicas de Auditora
Definicin
Mtodos y prcticas de investigacin y prueba que utiliza el auditor en la aplicacin de los sistemas de control fiscal, para obtener la evidencia necesaria suficiente y competente que fundamente sus opiniones y conclusiones. Su empleo se basa en su criterio o juicio profesional, segn las circunstancias.
Tcnicas de Auditora
Naturaleza.
Durante la fase de planeacin y en la preparacin de los programas de auditora, el auditor determina cules tcnicas va a emplear, cundo debe hacerlo y de qu manera. Las tcnicas seleccionadas para una auditora, al ser aplicadas se convierten en los procedimientos de auditora.
Ocular Verbal
Tcnicas de Auditora
Escrita
Documental
Inspeccin Fsica
Entrevistas Encuesta Diagrama de Flujo
Tcnicas de Auditora
Desdoblamiento
Complejidad de
Matriz Dofa
Causa-Efecto.
de Pescado. Espina
Anlisis Horizontal y
Vertical.
Pruebas selectivas
Muestreo estadstico.
Tcnica Ocular
Verificar en forma directa y paralela la manera como los responsables desarrollan y documentan los procesos o procedimientos mediante los cuales la organizacin ejecuta las actividades objeto de control.
Esta tcnica permite visualizar la organizacin desde el ngulo que el auditor lo requiera, esto es su organizacin, sus directivos, sus instalaciones fsicas, sus movimientos diarios, su relacin con el entorno.
Tcnica Verbal
Obtener informacin verbal mediante averiguaciones o indagaciones dentro o fuera de la entidad sobre posibles puntos dbiles en la aplicacin de los procedimientos, prcticas de control interno u otras situaciones que el auditor considere relevantes para su trabajo. La evidencia que se tenga a travs de esta tcnica debe documentarse mediante memorandos preparados por el auditor en el cual se describen las partes involucradas y los aspectos tratados.
Tcnica Escrita
Consiste en registrar o plasmar informacin que a juicio del auditor sea importante dentro de su trabajo. Esta tcnica puede realizarse de las siguientes formas:
Tcnica Documental
Consiste en obtener informacin escrita que permita soportar las afirmaciones, anlisis o estudios realizados por los auditores. Pueden ser:
Comprobacin.
Estudio General.
Revisin Analtica.
Computacin.
Inspeccin Fsica
Consiste en examinar planes, programas o proyectos, contratos, indicadores, registros, documentos o activos tangibles, la confiabilidad proporcionada por la inspeccin de documentos y registros depende de su naturaleza, fuente y eficacia de los controles internos sobre su procesamiento. Es el reconocimiento real sobre hechos o situaciones dadas en tiempo y espacio determinados.
Papeles de Trabajo
Son todos los documentos elaborados por el equipo auditor durante el curso de la auditora, que fundamentan y respaldan el informe; constituye la evidencia de las tareas y conclusiones realizadas.
Papeles de Trabajo
Propsitos.
resultados Respaldar el informe de auditora. Indicar el grado de confianza del SCI. Servir como fuente de informacin. Mejorar la calidad del examen. Facilitar la revisin y supervisin. Ayudar al desarrollo profesional.
Papeles de Trabajo
Archivo Permanente.
Incluye toda la informacin y datos relacionados con la entidad: leyes, estatutos, escrituras, decretos, reglamentos, planes, programas, manuales y otros.
Papeles de Trabajo
Archivo General.
Incluye la documentacin y correspondencia que se origina en el ejercicio de la auditora, soportan la organizacin, planificacin y administracin de la auditora: correspondencia, estados financieros, cronogramas.
Papeles de Trabajo
Archivo Corriente Se conforma con todos los papeles de trabajo que muestra la evidencia obtenida: revisiones de control interno, programas de auditora, flujogramas por ciclos, certificaciones y confirmaciones, materiales que soportan la preparacin del informe, pruebas documentales.