BAB I PENDAHULUAN

1.1

Latar Belakang
Kemajuan pesat teknologi dalam perusahaan jasa maupun manufaktur memegang

peranan yang cukup penting di negara kita dalam proses pembangunan secara menyeluruh, sejalan dengan itu pengguna komputer ini harus disesuaikan dengan kemampuan staff pelaksanaannya untuk dapat menggunakan dan memanfaatkan komputer itu sebaik mungkin. Proses pengolahan data akan dapat dilaksanakan dengan lebih cepat bila

menggunakan komputer. Dengan adanya pengembangan tekhnologi komputer semakin maju, semakin banyak perusahaan yang menggunakan jasa komputer untuk memproses datadatanya. Disatu pihak komputer merupakan alat bantu yang sangat bermanfaat dan dibutuhkan, tetapi dilain pihak dibutuhkan tehnik pengawasan yang berbeda dengan cara manual untuk menjamin ketelitian dan keamanan dalam memproses data dan menjaga harta milik perusahaan. Komputer merupakan suatu perlengkapan elektronik yang dapat mengolah data dengan ketepatan dan ketelitian yang tinggi. Komputer dapat melaksanakan banyak jenis pengolahan informasi yang dapat dilaksanakan oleh manusia dengan lebih cepat dan tingkat kesalahan lebih sedikit. Komputer juga alat yang tepat waktu dan tepat guna didalam membantu prosesproses pengolahan data seperti pencatatan analisa, perhitunngan, dokumentasi, pengarsipan, dan pembuatan laporan agar mendapat Kemudahan dalam memperoleh informasi yang sewaktu-waktu dibutuhkan oleh pimpinan. Dengan semakin berkembangnya tekhnologi komputer ini, pengguna komputer dalam usaha semakin diperlukan khususnya dalam bidang penggajian karyawan, dimana ada banyak kegiatan yang memerlukan pengolahan data berupa pencatatan, pengeditan juga penyimpanan data dalam jumlah besar. Dengan semakin banyak pekerjaan maka diperlukan suatu sistem yang mampu membantu pekerjaan tersebut menjadi lebih efektif dan efisien. Oleh karena itu diperlukan suatu sistem komputerisasi sebagai alat bantu kerja dalam pengolahan

Page 1

data, karena suatu sistem yang dikomputerisasikan akan lebih baik dalam menghasilkan laporan yang dibutuhkan oleh perusahaan. Berdasarkan hal diatas, kami terdorong untuk membangun sistem yang sudah ada menjadi sistem komputerisasi yang berjudul : Perancangan Sistem Informasi Penggajian Karyawan Pada PT.Karya Dinamika Fun Season, Jakarta

1.2

Maksud dan Tujuan

Dalam melakukan suatu kegiatan harus mempunyai maksud dan tujuan yang jelas agar suatu kegiatan itu dapat berjalan dengan baik, adapun maksud dan tujuan dari tugas ini adalah : a. Untuk memberikan gambaran atau penjelasan mengenai sistem informasi penggajian karyawan pada PT. Karya Dinamika Fun Season yang didapatkan kami selama melakukan Riset. b. Menambah Wawasan kami dalam membuat laporan sebagai bahan

perbandingan antara teori yang didapat dengan praktek dilapangan.

1.3

Metode Penelitian
Dalam penulisan Laporan Tugas ini kami menggunakan metode penelitian yaitu sebagai

berikut: a. Observasi atau pengamatan Metode ini dengan cara mengamati secara langsung terhadap sistem informasi penggajian karyawan pada PT. Karya Dinamika Fun Season untuk memperoleh informasi dan data-data yang diperlukan. b. Wawancara Wawancara ini dilakukan dengan jalan bertanya kepada sumber informasi, yaitu karyawan yang bertugas atau berwenang dalam unit PT. Karya Dinamika Fun Season tersebut, agar mendapatkan data dan informasi yang lebih akurat. c. Kepustakaan Metode ini dilakukan guna mendukung data yang telah didapat yang mengacu pada bidang-bidang yang berkaitan dengan objek riset yang ada hubungannya dengan penulisan laporan Tugas ini.

Page 2

1.4 Ruang Lingkup

Dalam penulisan Laporan Tugas ini kami memilih penelitian pada bagian penggajian karyawan. Dalam pelaksanaan operasionalnnya sistem manajemen di PT. Karya Dinamika Fun Season masih menggunakan sistem manual (penggunaan komputer dengan Ms. Excel). Dengan mempertimbangkan hal tersebut kami membatasi permasalahan dengan membahas masalah mengenai penggajian karyawa, input kesehatan, input pembayaran sampai dengan pembuatan laporan untuk pimpinan.

1.5 Sistematika Penulisan

Dalam penulisan laporan Tugas ini agar memudahkan bagi pembaca, maka kami menyajikan dalam empat bab yaitu :

BAB I PENDAHULUAN
Pada Bab ini menjelaskan tentang latar belakang Tugas, Maksud dan tujuan penulisan, metode penelitian, ruang lingkup pembahasan serta sistematika penulisan yang secara keseluruhan merupakan isi dari setiap bab.

BAB II LANDASAN TEORI

Pada Bab ini berisikan pengertian dari konsep dasar sistem, Karakteristik sistem, klasifikasi sistem dan peralatan pendukung (tool System) seperti diagram alir data (DAD), kamus data (data dictionary).

BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN

Pada Bab ini dijelaskan mengenai sejarah PT. Karya Dinamika Fun Season, tinjauan terhadap organisasi, prosedur sistem berjalan, spesifikasi sistem berjalan,

permasalahan pokok, dan alternatif pemecahan masalah.

BAB IV RANCANGAN SISTEM USULAN

Pada Bab ini menjelaskan mengenai prosedur sistem usulan, diagram alir data sistem usulan, spesifikasi rancangan sistem usulan, spesifikasi sistem computer.

Page 3

BAB V PENUTUP
Pada Bab ini berisi tentang kesimpulan dan saran-saran yang kami dapat selama kegiatan riset di PT. Karya Dinamika Fun Season.

Page 4

BAB II LANDASAN TEORI

2.1 Konsep Dasar Sistem
Secara sederhana suatu sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan dari unsur, komponen atau variabel-variabel yang terorganisir, saling berinteraksi, saling ketergantungan satu sama lainnya dan terpadu.

A.

Sistem 1. Pengertian Sistem

Pengertian sistem yang lebih menekankan pada prosedur menurut Jogiyanto (2005:1), sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu. Pengertian sistem yang lebih menekankan pada elemen atau komponennya menurut Robert G.Murdick dalam Ladjamudin (2005:3),sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Suatu sistem mempunyai maksud tertentu, ada yang menyebutkan maksud dari suatu sistem adalah untuk mencapai suatu tujuan (goal) dan ada yang menyebutkan bahwa untuk mencapai suatu sasaran (objectives). Goal biasanya dihubungkan dengan ruang lingkup yang lebih luas dan sasaran dalam ruang lingkup yang lebih sempit. Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat yang tertentu. Selain Karakteristik sistem juga dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang.

Page 5

2.

Karakteristik Sistem

Suatu sistem adalah input, proses dan output yang merupakan konsep sebuah sistem yang sederhana. Sebuah sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu yaitu : 1.Komponen sistem (Component) Suatu sistem terdiri dari komponen yang saling bekerja sama atau berinteraksi membentuk suatu kesatuan. Komponen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagianbagian dari sistem. 2. Batasan Sistem (Boundary) Merupakan daerah yang membatasi suatu sistem dengan sistem lainnya atau dengan lingkungan luarnya. 3. Lingkungan Luar Sistem (Environment) Merupakan bentuk sesuatu atau apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi berlangsungnya operasi suatu sistem. 4. Penghubung sistem (Interface) Merupakan media penghubung satu subsistem dengan subsistem yang lainnya dalam membentuk suatu kesatuan, sehingga memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem yang lainnya. 5. Masukan (Input) Menyajikan suatu energi yang dimasukkan kedalam sistem yang dapat berupa sinyal input (signal input). 6. Pengolah (Process) Merupakan bagian yang mengolah masukan menjadi keluaran. 7. Keluaran (Output) Merupakan hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan manjadi keluaran.

Page 6

8. Sasaran sistem (Objective) dan Tujuan (Goal) Merupakan suatu yang akan dicapai oleh suatu sistem baik yang bersifat deterministik maupun sasaran yang pasti. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran dan tujuan yang telah direncanakan.

3. Klasifikasi Sistem
Sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang, diantaranya sebagia berikut: a. Sistem Abstrak (Abstrak System) Merupakan suatu yang berupa pemikiran atau ide ide yang tidak tampak secara fisik. Contoh : Sistem Teologi b. Sistem Fisik (Physical System) Merupakan suatu system yang ada atau tampak secara fisik. Contoh : Sistem Komputer, Sistem produksi, dan lain lain. c. Sistem Alamiah (Natural System) Merupakan suatu sistem yang terjadi melalui alam, atau tidak dibuat oleh manusia. Contoh : Sistem perputaran bumi, pergerakan bulan dan matahari. d. Sistem Buatan Manusia ( Human Made System) Merupakan sistem yang di rancang oleh manusia. Contoh : Sistem Informasi e. Sistem Deterministik (Deterministic System) Merupakan sistem yang kondisi masa depannya, tingkah laku yang sudah dapat diprediksi. Contoh : Sistem Komputer

Page 7

f. Sistem Tak Tentu (Probabilitas System) Merupakan sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur kemungkinan. Contoh : Sistem Manusia g. Sistem Tertutup (Closed System) Merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruhi oleh lingkungan luarnya. Contoh : Sistem UPS h. Sistem Terbuka (Open System) Merupakan sistem yang berhubungan dan terpengaruh oleh lingkungan luarnya. Contoh : Sistem Mesin Genset

B.

INFORMASI 1. Pengertian informasi

Suatu sistem yang kurang mendapatkan informasi akan manjadi luluh, kerdil dan akhirnya berakhir. Kerena informasi ibarat darah yang mengalir di dalam tubuh suatu organisasi, sehingga informasi ini sangat penting di dalam suatu organisasi. Pengertian informasi itu sendiri akan dijelaskan dalam penulisan Laporan ini. Pengertian informasi menurut Ladjamudin (2005:8), informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya untuk mengambil keputusan masa kini maupun masa depan. Sumber dari informasi data. Data merupakan bentuk jamak dari bentuk tunggal atau data item. Data adalah kenyataan yang digambarkan suatu kejadian kejadian dan kesatuan nyata. Kejadian kejadian adalah suatu yang terjadi pada saat tertentu. Data merupakan bentuk yang masih mentah yang belum dapat bercerita banyak, sehingga perlu diolah lebih lanjut. Data diolah melalui suatu model untuk dihasilkan informasi. Page 8

2.

Kualitas Informasi

Kualitas dari suatu informasi tergantung dari tiga hal yaitu seperti yang akan dijelaskan bawah ini: a. Akurat Akurat bagi informasi berarti harus bebas dari kesalahan kesalahan dan tidak bisa atau menyesatkan. . b. Tepat Waktu Yang dimaksud dengan tepat waktu adalah informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat.. c. Relevan Relevan berarti informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya.

3.

Nilai Informasi

Nilai dari informasi ditemukan dari dua hal yaitu manfaat dan biaya mendapakatkannya. Suatu informasi bernilai bila manfaatnya lebih dari efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya. Informasi merupakan hal yang sangat penting bagi manajemen di dalam pengambilan keputusan. Informasi dapat diperoleh dari sistem informasi (information systems).

C. SISTEM INFORMASI
1. Pengertian Sistem informasi Perlu diketahui bahwa informasi merupakan hal yang sangat penting bagi manajemen di dalam pengambilan keputusan. Informasi dapat diperoleh dari sistem informasi. Pengertian sistem informasi menurut jogiyanto (2005:13). Sistem informasi adalah suatu sistem yang dibuat manusia yang terdiri dari komponen komponen dalam organisasi untuk mencapai suatu tujuan yaitu menyajikan informasi. Adapun yang lain mengenai Sistem Informasi adalah sekumpulan prosedur organisasi.

Page 9

2.

Pengertian Sistem Informasi Manajemen

Sistem informasi manajemen (management Information system) atau SIM Merupakan penerapan sistem informasi di dalam organisasi untuk mendukung informasi informasi yang juga dibutuhkan oleh semua tingkatan manajemen. Menurut jogiyanto (2005:700), SIM adalah kumpulan dari interaksi sistem sistem informasi yang bertanggung jawab mengumpulkan dan mengolah data untuk menyediakan informasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen didalam kegianan perencanaan dan pengendalian.

2.2

Peralatan pendukung (tools system)

Peralatan pendukung (tools system) pada perancangan sistem yaitu meliputi diagram

alir data atau data flow diagram (DFD) dan kamus data, diantaranya adalah :

A.

Diagram Alir Data atau Data Flow Diagram (DFD)

DAD adalah diagram yang menggunakan notasi notasi atau simbol simbol untuk

menggambarkan arus dari data sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa pertimbangan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir atau data tersebut akan disimpan. Atutan main yang berlaku dalam penggunaan diagram alir data adalah :

1. Tidak boleh menghubungkan antara external entity dengan external entity yang lain secara langsung. 2. Tidak boleh menghubungkan data store yang satu dengan data store yang lain secara langsung. 3. Tidak boleh menghubungkan data store dengan external entity secara langsung. 4. Setiap proses harus ada data flow yang masuk dan juga data flow keluar. Diagram ailr data memiliki komponen yang sering digunakan yaitu:

1.

Kesatuan Luar (External Entity)

Adalah merupakan kesatuan atau (entity) dilingkungan luar sistem yang berupa orang

atau organisasi atau sistem lainnya yang akan memberikan input atau menerima output dari sistem. Page 10

2.

Proses (Process)
Adalah kegiatan pengolahan, transformasi data atau kerja yang dilakukan oleh orang,

mesin atau computer dari hasil suatu arus data yang masuk kedalam proses, untuk dihasilkan arus data yang keluar dari proses harus diberikan penjelasan yang lengkap diantaranya meliput: a. Identifikasi Proses Umumnya berupa angka yang menunjukan nomor acuan dan dtulis pada bagian atas simbol proses. b. Nama Proses Menunjukan siapa atau dimana proses dilakukan. c. Pemproses Menunjukan apa yang dikerjakan oleh proses tersebut dan harus dibuat sacara jelas dan lengkap gambar kegiatan prosesnya.

3.

Arus Data (Data Flow)

Menunjukan arus data yang dapat berupa masukan untuk sistem atau hasil dari proses sistem. Arus data di DAD diberi simbol suatu panah yang mengalir diantara proses data store dan kesatuan luar.

4.

Simpanan Data (Data Store)

Yaitu digunakan untuk menggambarkan arus data yang telah disimpan atau diarsipkan. Simpanan data dapat berupa sebagai berikut : 1) Suatu file atau database disistem komputer. 2) Suatu arsip atau catatan manual. 3) Suatu table acuan manual. 4) Suatu agenda atau buku.

Diagram alir data dibagi menjadi tiga tingkatan yaitu: 1. Diagram Konteks Diagram konteks ini dibuat untuk menggambarkan tentang keseluruhan proses dan sistem. 2. Diagram Nol Diagram nol ini menggambarkan tahap proses yang ada didalam diagram konteks yang penjabarannya lebih terperinci. 3. Diagram Detail Diagram ini menggambarkan arus data secara lebih detail lagi dari tahap proses yang ada di dalam diagram nol. Page 11

Ada beberapa cara membuat diagram alir data antara lain: 1. Top down analysis, mulai dari umum sampai dengan detail. 2. Jabarkan proses sampai dengan sedetail mungkin 3. Memelihara konsistensi entity, proses, data flow, dan data store yang terjadi dalam diagram. 4. Berikan label yang bermakna untuk tiap tombol.

B.

Kamus Data (Data Dictionary)

Menurut Jogiyanto (2005:752), kamus data adalah katalog fakta tentang data dan

kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi. Kamus data dapat dibuat dan digunakan pada tahap analisis maupun pada tahap perencanaan sistem, kamus data dapat digunakan sebagai alat komunikasi antara analisis dengan pemakai sistem tentang data yang mengalir di sistem, yaitu tentang data yang masuk kesistem dan informasi yang dibutuhkan oleh pemakai sistem. Pada tahap perancangan sistem, kamus data digunakan untuk merancang masukan (Input), meracang keluaran (Output), laporan (Report), data (Database). Kamus data dapat digunakan di metodologi berorientasi data dengan menjelaskan lebih detail lagi hubungan entitas. Isi kamus data adalah sebagai berikut: 1. Nama Arus Data Karena kamus data dibuat berdasarkan arus data, maka nama arus data juga harus dicatat dikamus data, sehingga mereka yang membaca diagram alir data dan memerlukan penjelasan tentang arus data tertentu pada diagram alir data dapat dengan mudah mencarinya di kamus data. 2. Alias atau Nama Lain Alias perlu ditulis karena data yang sama mempunyai nama atau arti yang berbeda dalam suatu organisasi atau departement yang satu dengan departement yang lainnya. 3. Bentuk Data Dapat diketahui bahwa arus data mengalir dari suatu proses ke proses yang lainnya. Data yang mengalir ini biasanya dalam bentuk laporan atau dokumen hasil cetakan komputer. Dengan demikian bentuk data yang mengalir dapat berupa dokumen dasar atau format, dokumen hasil cetakan komputer tampilan layar variable parameter, dan filed field.

Page 12

4. Arus Data Arus data menunjukan dari mana data mengalir dan kemana data akan menuju, keterangan arus data perlu dicatat dikamus data supaya memudahkan pencarian arus data di dalam diagram alir data. 5. Penjelasan Untuk lebih memperjelas lagi tentang makna dari arus data yang dicatat dikamus data, maka bagian penjelasan diisi dengan keterangan keterangan tentang arus data tersebut. 6. Periode Periode ini menunjukan kapan terjadinya arus data. Periode ini perlu dicatat dikamus data karena dapat dipergunakan untuk mengidentifiikasi kapan masukan (input) data harus dimasukan kedalam sistem, kapan proses harus dilakukan dan kapan laporan laporan harus dihasilkan. 7. Volume Volume yang dicatat didalam kamus data adalah volume rata rata dan volume puncak dari arus data. Volume rata rata menunjukan banyaknya arus data yang mengalir dalam suatu periode tertentu. Sedangkan volume puncak merupakan volume yang terbanyak. 8. Struktur Data Struktur data merupakan susunan data yang dapat menunjukan data dikamus data yang terdiri dari item item atau elemen data.

Sedangkan hal tersebut diatas, kamus data juga mempunyai suatu bentuk untuk mempersingkat arti dari simbol yang dijelaskan yang disebut dengan NOTASI, dimana notasi kamus data lebih mudah menjelaskan data dibandingkan dengan notasi. Notasi yang digunakan dibagi menjadi dua, yaitu : 1. Notasi Tipe Data Notasi tipe data digunakan untuk membuat spesifikasi format masukan (input) maupun keluaran (output) suatu data. Notasi yang umum digunakan antara lain:

Page 13

TABEL 2.1. Notasi Tipe Data Notasi Arti X Setiap Karakter 9 Angka atau Numeric A Karakter Alfabet Z Angka nol ditampilkan sebagai spasi kosong . Titik, sebagai pemisah ribuan , Koma, sebagai pemisah pecahan Hypen, sebagai tanda penghubung / Slash, sebagai tanda pembagi 2. Notasi Struktur Data Notasi ini digunakan untuk membuat spesifikasi elemen data. TABEL 2.2 Notasi Struktur Data Notasi Arti = Terbentuk dari, terdiri dari atau sama dengan + Dan (and) () Pilihan boleh ya atau tidak {} Pengulangan (iterasi), beriterasi mulai dari minimum M kali dan Maksimum N kali [] Pilih salah satu dari elemen yang ada didalam bracket ini I Pemisah pilihan di dalam tanda [] * Keterangan, catatan setelah tanda ini adalah komentar @ Petunjuk (key filed) atau identifier data store Istilah kamus data untuk menjelaskan tentang semua data yang digunakan dalam sistem dengan definisi yang sesuai sehingga pemakai dan analisa sistem mempunyai pengertian yang sama tentang masukan, keluaran serta komponennya. Suatu kamus data menggambarkan dua jenis data yang mengalir dalam sistem yaitu elemen data dan struktur data. Elemen data adalah level yang paling mendasar dari kata. Beberapa elemen data bila dikumpulkan akan menjadi suatu struktur data. Sedangkan struktur data adalah suatu set elemen data yang saling berhubungan dan keseluruhannya menggambarkan suatu komponen dalam sistem, aliran data dan tempat penyimpanan data maupun struktur datanya.

Page 14

A. Normalisasi
Pertama kali diperkenalkan oleh E.F.Codd pada tahun 1997 dalam Ladjamudin (2005:168). Menurut Ladjamudin (2005:168) Normalisasi adalah suatu proses memperbaiki / membangun dengan model data relational, dan secara umum lebih tepat dikoneksikan dengan data logika Ada beberapa macam key yang dapat diterapkan pada suatu table, yaitu: a. Super key Merupakan himpunan dari satu atau lebih entitas yang dapat digunakan untuk mengidentifikasi secara unik sebuah entitas dalam entitas set. b. Kunci calon (Candidate Key) Merupakan kumpulan atribut minimal yang dapat membedakan setiap baris data dalam sebuah table secara unik. Sebuah candidate key tidak boleh berisi atribut atau kumpulan super key yang lain. c. Kunci Utama (Primary Key) Yaitu satu atribut atau satu set minimal atribut yang tidak hanya mengidentifikasi secara unik suatu ke spesifik tapi juga dapat mewakili setiap kejadian dari suatu entity. d. Kunci Alternatif (Alternate Key) Merupakan kunci kandidat yang tidak dipakai sebagai primary key seringkali kunci alternatif ini dipakai sebagai kunci pengurutan dalam pembuatan laporan. e. Kunci Tamu (Foreign Key) Yaitu satu atribut atau satu set minimal atribut yang melengkapi satu hubungan yang menunjukan ke induknya. Kunci tamu ditempatkan pada entity anak dan sama dengan induk kunci utama yang direlasikan.

Normalisasi terdapat beberapa tingkatan yaitu: 1. Bentuk Tidak Normal (Unnormal Form) Bentuk ini merupakan kumpulan data yang akan direkam, tidak ada keharusan mengikuti suatu format tertentu. Dapat saja data tidak lengkap atau terduplikasi. Data dikumpulkan apa adanya sesuai saat menginput. 2. Bentuk Normal Kesatu (First Normal Form/1NF) Bentuk normal kesatu bercirikan setiap data dibentuk dalam flat file atau file rata, data dibentuk dalam satu record demi satu record, nilai dari field berupa

Page 15

Atomic Value, tidak set yang berulang atau bernilai ganda, tiap field hanya satu pengertian. 3. Bentuk Normal Kedua (Second Normal Form/2NF) Bentuk ini mempunyai syarat yaitu bentuk data telah memenuhi bentuk normal kesatu. Atribut bukan fungsi harus bergantung secara fungsi pada kunci utama atau primary key. Sehingga untuk membentuk normal kedua haruslah sudah ditentukan kunci-kunci field. Kunci field haruslah unik dan mewakili atribut lain yang menjadi anggotanya. 4. Bentuk Normal Ketiga (Third Normal Form/3NF) Untuk menjadi bentuk normal ketiga maka relasi haruslah dalam bentuk normal kedua dan semua atribut bukan primer tidak mempunyai hubungan yang transitif. 5. Boyce-Codd Normal Form (BCNF) BCNF mempunyai paksaan yang lebih kuat dari bentuk normal ketiga. Untuk menjadi BCNF, relasi harus dalam bentuk normal kesatu dan setiap attribute harus bergantung fungsi pada attribute super key.

B.

PENGKODEAN
Kode digunakan untuk mengaktifkan data, memasukan (input) kedalam komputer dan

untuk mengambil bermacam macam informasi yang berhubungan dengannya. Kode dapat berupa kumpulan angka, huruf dan karakter khusus seperti ($,%,#,-,;,/ dan sebagainya). Angka merupakan simbol yang banyak digunakan pada sistem kode, akan tetapi yang berbentuk angka lebih besar dari enam digit akan sulit untuk diingat. Beberapa susunan angka, huruf dan karakter karakter khusus dapat dirancang ke dalam bentuk kode. Dalam merancang suatu kode harus diperhatikan beberapa hal, yaitu sebagai berikut : 1. Harus mudah diingat Untuk mempermudah dalam mengingat kode, maka dapat dilakukan dengan cara menghubungkan kode tersebut dengan objek yang diwakili dengan nama atau kodenya.

Page 16

2.

Harus unik Kode harus unik dalam masing masing item yang diwakilinya. Unik berarti tidak ada yang kembar atau duplikasi.

3.

Harus fleksibel Kode harus fleksibel sehingga bila terjadi perubahan atau penambahan item baru dapat tetap diwakili item yang lama.

4.

Harus efisien Kode sebaliknya sependek mungkin, hal ini untuk mempermudah ingatan juga akan lebih efisien bila direkam atau disimpan diluar mesin komputer.

5.

Harus konsisten Kode harus konsisten dengan kode yang telah dipergunakan.

6.

Harus standarisasi Penggunaan kode sebaiknya standarisasi untuk selurus tingkatan departemen atau organisasi. Penggunaan kode yang tidak standar akan mengakibatkan kebingungan, menyebabkan salah pengertian dan cenderung terjadi kesalahan pada pemakaian kode dan penggunaannya.

7.

Hindari pemakaian spasi Dalam pembuatan kode, penggunaan spasi sebaiknya dihindari, karena dapat menggunakan kesalahan kesalahan dalam penggunaannya.

8.

Hindari pemakaian karakter yang mirip Karakter karakter yang hampir serupa atau mirip, baik dalam bentuk maupun pengucapannya sebaiknya tidak mengunakan didalam pembuatan kode.

9.

Panjang kode harus sama Setiap kode sama sejenis harus mempunyai panjang yang sama.

Page 17

Ada beberapa macam dari kode yang dapat digunakan dalam sistem informasi, diantaranya sebagai berikut : 1. kode Memonik Tujuan penggunaannya agar mudah diingat. Kode memonik dibuat dengan dasar singkatan atau dengan mengambil sebagian karakter dari item yang akan diwakili kode. Contoh : kode P untuk Pria Kode W untuk Wanita 2. Kode Urut Kode urut (Squential Code) disebut juga dengan kode seri (serial code), merupakan kode yang nilainya urut antara satu kode dengan kode berikutnya. 3. Kode Blok Kode blok merupakan klasifikasi dari item ke dalam kelompok blok tertentu yang mencerminkan satu klasifikasi tertentu atas dasar pemakaian maksimum yang diharapkan. 4. Kode Group Kode group merupakan kode yang berdasarkan field field dan tiap tiap field field kode telah mempunyai arti tertentu. 5. Kode Desimal Kode desimal merupakan klasifikasi dari kode atas dasar unit angka desimal dimulai dari angka nol sampai dengan sembilan atau dari 00 sampai dengan 99 tergantung banyaknya kelompok.

Page 18

BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN

3.1

UMUM
Pesatnya perkembangan tekhnologi komputer saat ini membuat perusahaan perangkat

lunak dan perangkat keras berlomba-lomba untuk merebut pangsa pasar. Hampir setiap perusahaan yang memanfaatkan teknologi komputer ini, kecepatan pengaksesan serta pengolahan data sangat diperlukan didalam berbagai bidang, sehingga data yang di sajikan dapat tepat waktu,akurat,relevan,penghematan ruang penyimpanan data dan keputusan yang di ambil supaya lebih cepat dan tepat. Maka dalam menunjang tingkat laporan penggajian yang tinggi, di perlukan suatu sistem komputerisasi, dengan menggunakan sistem komputerisasi di harapkan informasi yang diperoleh lebih cepat, tepat dan akurat serta dapat mempercepat proses pekerjaan yang dapat memperoleh hasil yang di harapkan dengan cepat. Di dalam pemanfaatan teknologi komputer ini, PT. Karya Dinamika Fun Season memerlukan sistem komputerisasi agar dapat mempercepat proses pengolahan data, dapat menyimpan data-data dengan baik dan dapat mempercepat memperhitungan dengan tepat.

3.2

TINJAUAN TERHADAP PERUSAHAAN

Dalam usahanya PT. Karya Dinamika Fun Season mempunyai visi dan misi seperti yang

tercantum di bawah ini:

VISI Menjadi pembangun perusahaan property terkemuka dan paling terpercaya di Indonesia. MISI Memaksimalkan kepuasan stakeholder melalui bekerja dan bersinergi secara professional.

Page 19

3.2.1 Sejarah Perusahaan

PT. Karya Dinamika Fun Season adalah perusahan pengembang real estate yang

menaungi PT. Karya Dinamika Fun Season, yang sudah berada dalam bisnis pengembang properti lebih dari 35 tahun. Perusahaan dan anak perusahaannya memiliki ketertarikan khusus pada rel estate dan pengembang properti termasuk didalamnya tempat tinggal (perumahan dan apartemen), komersial (mall, pusat perbelanjaan), perkantoran dan pengembangan bangunan multi fungsi di kawasan bisnis strategis. Perusahaan ini didirikan pada 1969.

Dalam perjalanannya PT. Karya Dinamika Fun Season juga telah mengambil alih beberapa perusahaan pengembang real estate di daerah Sunter yang mengalami kesulitan keuangan. Secara keseluruhan, PT. Karya Dinamika Fun Season telah mengembangkan lebih dari 500 hektar lahan menjadi residensial, gudang, dan kawasan industri.

Perusahaan ini didirikan oleh Anton Haliman sekitar tahun 1969. Pada tahun 1986 perusahaan ini dilanjutkan oleh Trihatma Kusuma Haliman. PT. Karya Dinamika Fun Season adalah salah satu pelopor dalam menciptakan konsep pemukiman lengkap dan terpadu di kawasan Sunter.

3.2.2 Struktur Organisasi dan Fungsi

1. Direktur memimpin perusahaan dan mengontrol berjalannya

Direktur bertugas operasional perusahaan.

2.

General Manager Disini seorang general manager membawahi seluruh bagian di PT. Karya

Dinamika Fun Season dan mengatur sistem kerja, serta memimpin jalannya sebuah

perusahaan. Peranan seorang general manager sangat menunjang berjalananya proses kerja dengan baik di sebuah perusahaan. 3. Finance (Keuangan) Finance (Keuangan) ini bertugas untuk mengatur keluar masuknya uang dan finance (Keuangan) ini tidak lepas dari kerja sama dengan berbagai bagian di antara accounting dan purchasing. Finance (Keuangan) bertanggung jawab langsung
Page 20

kepada general manager perusahaan. Seorang finance (keuangan) sangat di tuntut untuk seteliti mungkin, karena apabila seorang finance tidak teliti atau melakukan kesalahan dalam kerjanya dapat merugikan perusahaan, karena bagian ini

berhubungan langsung dengan keuangan perusahaan. 4. Accounting Sebagaimana biasa seorang accounting bekerja menghitung laba rugi dan lain sebagainya yang menyangkut uang ataupun kekayaan perusahaan, dan accounting ini tak lepas pula bantuan dari berbagai pihak ,diantaranya finance dan lain-lain. Dan bertanggung jawab langsung kepada general manager, seorang akunting sangat dituntut untuk teliti. Mungkin Karena, apabila seorang accounting melakukan kesalahan maka dapat bukan saja merugikan perusahaan, juga dapat menimbulkan kegagalan sebuah perusahaan dalam menjalankan perusahaan, maka dari itu seorang accounting sangat di tuntut teliti dan dapat menyimpan rahasia perubahan. 5. Training Disinilah semua calon karyawan yang sudah diterima dari penyeleksian maka mereka mendapatkan pelatihan sebelum terjun ke usaha perusahaan. Training bertugas untuk menyiapkan calon karyawan dengan melatih dan membimbing agar mampu mengoperasikan atau menjalankan bisnis perusahaan. Trainer adalah seorang yang mengajar dan membimbing calon karyawan. Training bertanggung jawab

langsung ke General Manager. 6. Quality Assurance (QA) Sebuah divisi dengan bertugas sebagai pengawas atau pengontrol sebuah toko. Pengawasan ini bertujuan untuk setiap toko apakah melakukan atau menjalankan semua sistem operasional prosedur. QA bertanggung jawab kepada General Manager.

Page 21

7.

Human Resource Development (HRD) Disinilah semua penyeleksian calon karyawan yang akan bergabung

dengan perusahaan PT. Karya Dinamika Fun Season. HRD ini bertanggung jawab kepada General Manager. Struktur Organisasi
Direktur

General Manager

Finance

Accounting

Training

Quality Assurance

HRD

Staff

Staff

Staff

Staff

Staff

Gambar 3.1 Bagan struktur organisasi PT. Karya Dinamika Fun Season

Page 22

3.3 Prosedur Sistem Berjalan Prosedur sistem penggajian karyawan PT. Karya Dinamika Fun Season yang berjalan saat ini terdiri atas: 1. Proses Rekap Absen Bagian karyawan melakukan absen lalu melakukan rekap absen oleh HRD. 2. Proses Pembuatan Rekap Gaji. Berdasarkan dari arsip data karyawan dan rekap absen menjadi acuan untuk melakukan pembuatan rekap gaji. 3. Proses Penggajian Penyajian bagian keuangan dengan daftar gaji untuk melakukan penggajian yang dilakukan oleh General Manager dengan cara transfer ke semua karyawan. 4. Proses Pembuatan Laporan Karena penggajian di lakukan oleh General Manager maka laporan penggajian dilakukan oleh General Manager. 3.4 Diagram Alir Data (DAD) Sistem Berjalan Untuk menggambarkan sistem yang berjalan secara logika, kami mencoba

menggunakan dua flow diagram (DFG) fungsinya dimaksudkan untuk mempermudah pemahaman tentang sistem sedang berjalan ini. Adapun data flow diagram sistem berjalan ini adalah sebagai berikut:

Page 23

absensi

Lap gaji

Karyawan

Manager HRD

Struk gaji

Rekap gaji

Sistem penggajian kayawan PT.Karya Dinamika Funseason

Data gaji Data gaji

General Manager
Lap gaji Lap gaji

Finance

Gambar 3.2 Diagram Konteks Sistem Berjalan Penggajian PT. Karya Dinamika Fun Season

Page 24

Absen

CC rekap absen

Karyawan

1.0 Rekap

Manager HRD

Rekap absen

Arsip Absen
Rekap Absen Rekap Gaji Data krywn

Arsip Data Karyawan

2.0 Perhitungan Gaji

Struk Gaji

3.0 Penyerahan Gaji

Finance
Daftar Gaji

Data Gaji

Daftar Gaji

Arsip Daftar Gaji

General Manager

Laporan Gaji

4.0 Pembuatan Laporan

Laporan Gaji

Gambar 3.3 Diagram Nol Sistem Berjalan Penggajian PT. Karya Dinamika Fun Season

Page 25

Rekap Absen

Data Karyawan

Rekap Absen

Data Karyawan

2.1 Pengumpulan Data Gaji

Rekap Kesehatan Data Gaji

Data Kesehatan

Data Gaji

2.2 Rekap Gaji

Data Gaji

Finance

Rekap Gaji

Rekap Gaji

File Gaji

Gambar 3.4 Diagram Detail Sistem Berjalan Penggajian PT. Karya Dinamika Fun Season

3.5 Kamus Data Sistem Berjalan a. Kamus data rekap absen Nama arus data Alias Bentuk data Arus data Penjelasan Periode : Rekap absen : RA : File absen : Karyawan rekap absen (1.0)-Manager HRD : Untuk mengetahui kehadiran karyawan :Satu kali dalam perbulan
Page 26

b. Kamus data daftar gaji Nama arus data Alias Bentuk data Arus data Penjelasan Periode c. Kamus data struk gaji Nama arus data Alias Bentuk data Arus Data Penjelasan Periode :Struk gaji :SG :Transfer : Finance-penyerahan gaji(3.0)-General Manager-karyawan :Melakukan transfer :Satu kali dalam perbulan :Daftar gaji :DG :File daftar gaji :Finance-penyerahan gaji(3.0) :Rincian gaji yang harus dibayar :Satu kali dalam perbulan

d. Kamus Data laporan Gaji Nama arus data Alias Bentuk Data Arus Data Penjelasan Periode :Laporan gaji : LG :Cetakan komputer : Finance-pembuatan laporan(4.0)-General Manager : Sebagai laporan penggajian karyawan : Satu kali dalam perbulan

Page 27

3.6

Spesifikasi Sistem Berjalan

Dalam spesifikasi sistem berjalan ini menggunakan beberapa dokumen input dan

output.

3.6.1 Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan ( Input )

Pada sistem berjalan ini terdapat beberapa bentuk atau input yang di perlukan dalam sistem analisa penggajian ini. Adapun bentuk dokumen masukan yang di perlukan adalah sebagai berikut : a. Nama Dokumen Fungsi Sumber Tujuan Media Frekuensi b. Nama Dokumen Fungsi Sumber Tujuan Media Frekuensi : Data karyawan : Sebagai data karyawan perusahaan : Karyawan : HRD : Kertas rangkap 1 (satu) : 1 (satu) kali : Absen : Sebagai data absen karyawan : Karyawan : HRD : Ketas rangkap 1 (satu) : 1 (satu) kali

Page 28

3.6.2 Spesifikasi Rancangan Dokumen Keluaran

Dokumen keluaran dihasilkan berdasarkan hasil pengelolahan dari dokumen masukan. Adapun bentuk dokumen keluaran adalah sebagai berikut : a. Nama Dokumen Fungsi Sumber Tujuan Media Frekuensi b. Nama Dokumen Fungsi Sumber Tujuan Media Frekuensi : Daftar gaji : Sebagai list yang akan ditransfer : Bagian keuangan : Mengetahui biaya yang akan di keluarkan : Ketas rangkap 1 (satu) : 1 (satu) kali : Laporan gaji : Sebagai laporan penggajian : Finance (keuangan) : General Manager : Ketas rangkap 2 (dua) : 1 (satu) kali

3.7

Permasalahan Pokok
Dari hasil pengamatan, kami memperoleh kesimpulan beberapa masalah yang sering

dihadapi dalam penggajian karyawan pada PT. Karya Dinamika Fun Season adalah : a. b. c. Sistem penggajian karyawan masih menggunakan microsoft excel dan word Arsip pada PT. Karya Dinamika Fun Season masih menggunakan cara manual Arsipnya belum menggunakan sistem pengkodean

Page 29

3.8.

Aternatif Pemecahan

Untuk meningkatkan mutu dan keakuratan data PT. Karya Dinamika Fun Season, dirasakan perlu adanya sistem baru yang mampu mengatasi dan membantu masalah-masalah tersebut di atas. Komputerisasi sebagai suatu solusi atau altenatrif pemecahan masalah, diharapkan akan memberikan informasi yang lebih cepat, akurat, dan tepat waktu, dan dalam hal ini akan sangat membantu kinerja perusahaan juga produktifitas pekerja dan efektifitas pekerja. Secara garis besar alternative pemecahan masalah-masalah tersebut di atas adalah sebagai berikut: a. Dengan adanya komputerisasi dalam pengerjaan pengolahan data akan lebih cepat dibandingkan dengan cara manual. b. Dengan sistem komputerisasi data akan tersimpan kedalam file, sehingga dalam pencarian tidak membutuhkan waktu yang lama. c. Dengan digunakannya pengkodean akan memudahkan dalam pencarian maupun penggunaannya.

Page 30

BAB IV RANCANGAN SISTEM USULAN

4.1 Umum Sistem komputerisasi yang disulukan berupa suatu sistem informasi yang bertujuan untuk meningkatkan efektifitas kerja untuk menghasilkan data menjadi lebih akurat. Pengembangan sistem penggajian dalam perusahaan sangat berguna sekali dalam meningkatkan efisiensi waktu juga hasil kinerja terutama dalam pengolahan data yang sudah ada dalam bidang penggajian karyawan. 4.2 Prosedur Sistem Usulan

Pada sistem usulan ada hal-hal yang berbeda dengan proses berjalan yang sudah ada, Tahap proses penggajian karyawan adalah sebagai berikut : a. Proses Absensi dan Lembur. Absensi dilakukan karyawan setiap hari kerja dan mengisi from lembur yang telah disediakan jika karyawan diminta bekerja oleh atasannya dan dikumpulkan pada Human Research Development (HRD). b. Proses Rekap Absen dan Lembur Proses absen dan from lembur diperiksa dan di input kedalam basis data untuk pembuatan laporan absensi dan lembur pada bagian HRD. C. Proses Hitung Gaji Bagian keuangan setiap tanggal 25 menerima laporan absen dan lembur dari bagian HRD, lalu diinput untuk melakukan perhitungan gaji yaitu gaji pokok ditambah tunjangan dan lembur kemudian di kurangi pajak dan total potongan sehingga di dapat gaji bersih, yang kemudian diserahkan ke bagian keuangan.

Page 31

d.

Proses Pembayaran Gaji Setelah menerima rekap gaji dari bagian HRD maka bagian keuangan melakukan pembayaran gaji karyawan melalui transfer rekening bank.

e.

Proses Laporan Gaji Bulanan Bagian HRD membuat laporan gaji yang kemudian diserahkan ke General Manager sebagai laporan gaji bulanan.

4.3

Diagram Alir Data (DAD) Sistem Usulan

Untuk menggambarkan sistem yang berjalan secara logika penulis mencoba menggunakan Data Flow Diagram (DFD) fungsinya dimaksudkan untuk mempermudah pemahaman tentang sistem sedang berjalan ini. Adapun data flow diagram sistem berjalan ini adalah sebagai berikut.

Absen Lembur Karyawan

Slip Gaji

Finance (Keuangan)

Slip Gaji

Sistem Penggajian Karyawan PT. Karya Dinamika Fun Season

Rekap Gaji

General Manager

Laporan Gaji

Gambar 4.1 Diagram Konteks Sistem Usulan Penggajian Karyawan

Page 32

Karyawan

Absensi dan Lembur 1.0 Permintaan Absensi dan Lembur

Form Absensi dan Lembur

File Absensi, Lembur

File Data Karyawan Data Karyawan Form Absensi dan Lembur 2.0 Penghitungan Absensi dan Lembur

Rekap Absensi, Lembur Karyawan

Rekap Absensi,Lembur

File Absensi, Lebur

Kesehatan Karyawan

3.0 Penghitungan Gaji dan Lembur

Data Gaji

File Kesehatan Karyawan

Rekap Gaji Finance (Keuangan)

File Gaji

Pembayaran Gaji Slip Gaji 4.0 Pembayaran Gaji Karyawan Data Gaji Data Gaji

General Manager

Laporan Gaji Bulanan

5.0 Laporan Bulanan

Data Gaji

File Gaji

Gambar 4.2 Diagram Nol Sistem Usulan Penggajian Karyawan

Page 33

3.1 Perhiutungan Biaya Lembur

Data Lembur Data Karyawan

File Gaji 3.2 Perhitungan Gaji File Kesehatan

Finance (Keuangan)

Gambar 4.3 Diagram Detail 3.0 Sistem Usulan Penggajian Karyawan

Ket : Diagram Gaji kami detailkan karena dalam penulisan kami ambil tema SISTEM PENGGAJIAN pada PT.KARYA DINAMIKA FUN SEASON sehingga mulai dari diagram konteks di buat simple lalu kami detailkan dengan membuat diagram nol dan terakhir kami ambil kesimpulan dengan menggunakan diagram detail.
Page 34

4.4

Kamus Data Sistem Usulan

4.4.1 Kamus Data Dokumen Masukan a. Data Karyawan Nama Arus Data Alias Bentuk Data Arus Data Penjelasan Periode Volume b. Kartu Absensi Nama Arus Data Alias Bentuk Data Arus Data Penjelasan Periode Volume c. Rekap Absensi Nama Arus Data Alias Bentuk Data Arus Data Penjelasan Periode : Rekap Absensi Karyawan : Rekap Absensi : Cetakan Komputer : Bagian Umum Bagian HRD : Sebagai Rekap Kehadiran Karyawan : Setiap Periode Penggajian
Page 35

: File Data Karyawan : Data Karyawan : Cetakan Komputer : Bagian Umum HRD : Sebagian Data Jumlah Karyawan : Setiap Periode Kontrak : Rata rata 2 lembar

: Data Absensi Karyawan : Data Absensi : Cetakan Manual : Karyawan Bagian Umum : Sebagai Tanda Kehadiran Karyawan : Setiap Periode Penggajian : 1 Lembar

Volume d. Form Lembur Nama Arus Data Alias Bentuk Data Arus Data Penjelasan Periode Volume e. Rekap Lembur Nama Arus Data Alias Bentuk Data Arus Data Penjelasan Periode Volume

: Rata rata 2 Lembar

: Form Lembur Karyawan : Form Lembur : Cetakan Komputer : Bagian Umum Bagian HRD : Sebagai Data Lembur Karyawan : Setiap Periode Penggajian : Rata rata 2 Lembar

: Rekap Lembur Karyawan : Rekap Lembur : Cetakan Komputer : Bagian Umum Bagian HRD : Sebagai Data Lembur Karyawan : Setiap Periode Penggajian : Rata rata 2 Lembar

4.4.2 Kamus Data Dokumen Keluaran a. Slip Gaji Nama Arus Data Alias Bentuk Data Arus Data Penjelasan : Slip Gaji : Slip Gaji : Cetakan Komputer : Bagian Umum Bagian HRD : Sebagai Data Rinci Gaji
Page 36

Periode Volume b. Laporan Kehadiran Nama Arus Data Alias Bentuk Data Arus Data Penjelasan Periode Volume
c. Laporan Lembur Nama Arus Data Alias Bentuk Data Arus Data Penjelasan Periode Volume d. Laporan Kesehatan Nama Arus data Alias Bentuk Data Arus Data Penjelasan Periode

: Setiap Periode Penggajian : 1 Lembar Tiap Karyawan

: Laporan Kehadiran Karyawan : Laporan hadir : Cetakan Komputer : Bagian HRD General Manager : Sebagai Rekap Data Gaji : Setiap Periode Penggajian : Rata rata 2 Lembar

: Laporan Lembur Karyawan : Laporan Lembur : Cetakan Komputer : HRD General Manager : Sebagai Laporan Lembur Karyawan : Setiap Periode Penggajian : Rata-rata 2 Lembar

:Laporan Kesehatan :Laporan Kesehatan : Cetakan Komputer : Rumah sakit HRD :Sebagai Laporan Kesehatan :Setiap 1 Tahun Page 37

Volume e. Laporan Data karyawan Nama Arus Data Alias Bentuk Data Arus Data Penjelasan Periode Volume f. Laporan Gaji Nama Arus data Alias Bentuk Data Arus Data Penjelasan Periode Volume

: Rata-rata 2 Lembar

: Laporan Data Karyawan : Laporan Data karyawan : Cetakan Komputer :Bagian Umum HRD : Sebagai Data Jumlah karyawan : Setiap Periode Kontrak : Rata-rata 2 Lembar

: Laporan Gaji Karyawan : Laporan Gaji : Cetakan Komputer : Bagian Keuangan General Manager : Sebagai Laporan data gaji : Setiap Periode Penggajian : Rata-rata 2 Lembar

4.5.

Spesifikasi Rancangan Sistem Usulan

Dalam kegiatan penggajian karyawan PT. Karya Dinamika Fun Season ini digunakan, Beberapa dokumen input dan output.

4.5.1. Bentuk Dokumen Masukan a. Nama Dokumen Fungsi Sumber Tujuan : Data Karyawan :Sebagai Catatan Data Karyawan :Karyawan :HRD Page 38

Frekuensi Kondisi Media b. Nama Dokumen Fungsi Sumber Tujuan Frekuensi Kondisi Media c. Nama Dokumen Fungsi Sumber Tujuan Frekuensi Kondisi Media d.

:Setiap Periode Kontrak :Rata-rata 1 Lembar :Kertas :Data Absensi :Sebagai Kehadiran Karyawan :Karyawan :Bagian Umum :Harian :Satu Lembar :Kertas :Rekap Absensi :Sebagai Rekap Absensi : Bagian Umum :Bagian HRD :Setiap Periode Penggajian :Rata-rata 1 Lembar :Kertas

Nama Dokumen:Form Lembur Fungsi Sumber Tujuan Frekuensi Kondisi Media :Sebagai bukti adanya perintah lembur :Karyawan :HRD :Setiap Periode Penggajian :Rata-rata 1 Lembar :Kertas

Page 39

e.

Nama Dokumen:Rekap Lembur Fungsi Sumber Tujuan Frekuensi Kondisi Media :Sebagai Rekap Lembur :Bagian Umum :Bagian HRD :Setiap Periode Penggajian :Rata-rata 1 Lembar : Kertas

4.5.2 a.

Bentuk Dokumen Keluaran Nama Dokumen Fungsi Sumber Tujuan Kondisi Media Frekuensi : Slip Gaji :Sebagai rincian data gaji :HRD :Karyawan :1(satu) Lembar :Kertas :Setiap Periode Penggajian :Laporan Hadir :Sebagai Laporan Hadir Karyawan :HRD :General Manager :Rata-rata 1 Lembar :Kertas :Setiap Periode Penggajian :Laporan Lembur :Sebagai Laporan adanya lembur

b.

Nama Dokumen Fungsi Sumber Tujuan Kondisi Media Frekuensi

c.

Nama Dokumen Fungsi

Page 40

Sumber Tujuan Kondisi Media Frekuensi d. Nama Dokumen Fungsi Sumber Tujuan Kondisi Media Frekuensi e. Nama Dokumen Fungsi Sumber Tujuan Kondisi Media Frekuensi f. Nama Dokumen Fungsi Sumber Tujuan Kondisi

:HRD :General Manajer :Rata-rata 1 Lembar :Kertas :Setiap Periode Penggajian :Laporan kesehatan :Sebagai Laporan kesehatan :finance :HRD :Rata-rata 1 Lembar :Kertas :Setiap Bulan :Laporan Data Karyawan :Sebagai Laporan Data Karyawan :HRD :General Manager :Rata-rata 1 Lembar :Kertas :Setiap Periode Kontrak :Laporan Gaji :Sebagai Laporan Penggajian :HRD :General Manager :Rata-rata 1 Lembar

Page 41

Media Frekuensi

:Kertas :Perperiode Penggajian

4.5.3

Normalisasi File Adapun normalisasi file adalah sebagai berikut: a. Bentuk Tidak Normal (Unormalized Form) NIK Keperluan Nama Waktu Jabatan Hari Departemen No_Kesehatan Agama NIK Tgl_lahir Nama Kelamin Jabatan Pendidikan Departemen Alamat Tgl_kesehatan Telepon kesehatan Status Anak No_slip Tgl_kerja NIK Status_kerja Nama No-rekening Jabatan Bank Departemen No_absensi Gaji-pokok NIK Tunj_jabatan Nama Tunj_istri Jabatan Tunj_anak Departemen Gaji_kotor Tgl_absensi PPH_21 Jam_masuk Jamsostek Jam_selesai Gaji_bersih Keterangan Lembur No_lembur Lainnya NIK Adm_bank Nama finance Jabatan kesehatan

Kehadiran Pot_ lain Gaji_diterima Kd_jabatan Jabatan Tunj_jabatan Tunj_istri Tunj_anak

Gambar 4.4 Normalisasi File Tidak Normal

Page 42

b.Bentuk Normalisasi Kesatu (First Normalized form) NIK* No_slip Nama Gaji_pokok Jabatan Gaji_kotor Departemen PPH_21 Agama Jamsostek Tgl_lahir Gaji_bersih Kelamin Lembur Pendidikan Lainnya Alamat Adm_bank Telepon Finance Status Kehadiran Anak Pot_lain Tgl_kerja Gaji_diterima Status_kerja Kd_jabatan* No_rekening Jabatan Bank Tunj_jabatan No_absensi* Tunj_istri Tgl_absensi Tunj_anak Jam_masuk Jam_selesai Keterangan No_lembur* Keperluan Waktu Hari No_kesehatan* Tgl_kesehatan kesehatan

Keterangan: *:Candidat Key Gambar 4.5 Bentuk Normalisasi Kesatu

Page 43

c.Bentuk Normalisasi Kedua ( Second Normalized Form ) Tabel Absensi

No_Absensi* Bulan Ijin Cuti Alfa

Tabel Karyawan
NIK* Nama Jabatan Agama Tgl_lahir Kelamin

Tabel Gaji
No_Slip* Gaji_pokok Gaji_kotor PPH_21 Jamsostek Gaji_bersih Lembur Lainnya Adm_bank Finance Kehadiran Pot_lain Gaji_diterima NIK** Kd_jabatan** No.kesehatan**

NIK**

Pendidikan Alamat Telpon Status Anak Tgl_kerja Status_kerja No.Rekening Bank

Tabel Lembur

No_lembur* Tgl_lembur Jam_mulai Jam_selesai Keperluan NIK**

Tabel Kesehatan
No_kesehatan* Tgl_kesehatan kesehatan Kd_jabatan* Jabatan Tunj_jabatan Tunj_istri Tunj_anak Page 44

Ket : Bentuk tidak normal di buat apa adanya tanpa membuat kata kuncinya, lalu di buat lagi normalisasi ke satu dengan membuat kata kuncinya tapi masih ada kekurangan yaitu pengkategorian pada kata kunci itu tersebut, sehingga di buat normalisasi ke dua dengan membuat table tablenya sehingga memudahkan kategorinya.

4.5.4 SPESIFIKASI FILE Spesifikasi file sebagai pendukung agar pemakai sistem mengetahui segala yang berhubungan dengan file atau field nama pada pengolahan basis data. a Spesifikasi Tabel Karyawan Nama Akronim Tipe Akses data Record size Organisasi data Record key Software : Tabel karyawan : Karyawan : File master : Random : 238 karakter : Index sequential : NIK : Microsoft Visual basic 6.0

Page 45

SPESIFIKASI TABEL KARYAWAN NO 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. ELEMEN DATA No.Induk Karyawan Nama Karyawan Nama Jabatan Agama Tanggal Lahir Jenis Kelamin Pendidikan Alamat Tinggal Telepon Status Perkawinan Jumlah Anak Tanggal Kerja Status Kerja No.rekening Nama Bank AKRONIM NIK Nama Jabatan Agama Tgl_lahir Kelamin Pendidikan Alamat Telpon Status Anak Tgl_kerja Status_kerja No_rekening Bank TIPE Character Character Character Character Date Character Character Character Character Character Numeric Date Character Numeric Character PANJANG 8 50 20 10 8 10 5 50 10 10 4 8 10 15 20 KET Primary Key

Tabel 4.1 Spesifikasi Tabel Karyawan

SPESIFIKASI TABEL ABSENSI Nama Akronim Tipe Akses Data Record Size Organisasi data Record key Software : Tabel Absensi : Absensi : File Transaksi : Random : 35 karakter : Index sequential : NIK : Microsoft Visual basic 6.0

Page 46

SPESIFIKASI TABEL ABSENSI NO 1. 2. 3. 4. 5. 6. ELEMEN DATA Nomor Absensi Bulan Absensi Cuti Ijin Alpa No.Induk Karyawan AKRONIM No_absensi Bulan Cuti Ijin Alpa NIK TIPE Numeric Character Numeric Numeric Numeric Numeric PANJANG 8 10 3 3 3 8 KET Primary Key

Foreign Key

Tabel 4.2 Spesifikasi Tabel Absen

SPESIFIKASI TABEL LEMBUR Nama Akronim Tipe Akses Data Record Size Organisasi data Record key Software : Tabel Lembur : Lembur : File Transaksi : Random : 240 karakter : Index sequential : NIK : Microsoft Visual Basic 6.0

SPESIFIKASI TABEL LEMBUR NO 1. 2. 3. 4. 5. 6. ELEMEN DATA Nomor Lembur Tanggal Lembur Waktu Awal Waktu Selesai No.Induk Karyawan Keperluan AKRONIM No_lembur Tgl_lembur Waktu Awal Waktu Selesai NIK Keperluan TIPE Character Date Time Time Numeric Character PANJANG 8 8 8 8 8 200 KET Primary Key

Foreign Key

Tabel 4.3 Spesifikasi Tabel Lembur

Page 47

SPESIFIKASI TABEL JABATAN Nama Akronim Tipe Akses Data Record Size Organisasi data Record key Software : Tabel Jabatan : Jabatan : File Master dan Transaksi : Random : 54 karakter : Index sequential : Kd_jabatan : Microsoft Visual Basic 6.0

SPESIFIKASI TABEL JABATAN NO 1. 2. 3. 4. 5. 6. ELEMEN DATA AKRONIM TIPE PANJANG Kode Jabatan Kd_jabatan Character 2 Nama Jabatan Jabatan Character 20 Gaji Pokok Gaji_pokok Currency 8 Tunjangan Jabatan Tunj_jabatan Currency 8 Tunjangan Istri Tunj_istri Currency 8 Tunjangan Anak Tunj_anak Currency 8 Tabel 4.4 Spesifikasi Tabel Jabatan KET

SPESIFIKASI TABEL KESEHATAN Nama Akronim Tipe Akses Data Record Size Organisasi data Record key Software : Tabel Kesehatan : Kesehatan : File Transaksi : Random : 26 karakter : Index sequential : No_kesehatan : Microsoft Visual basic 6.0
Page 48

SPESIFIKASI TABEL KESEHATAN NO 1. 2. 3. ELEMEN DATA Nomor kesehatan Tanggal kesehatan Kesehatan AKRONIM No_kesehatan Tgl_kesehatan Kesehatan TIPE Character Date Numeric PANJANG 2 8 8 KET Primary Key

Tabel 4.5 Spesifikasi Tabel Kesehatan

SPESIFIKASI TABEL GAJI Nama Akronim Tipe Akses Data Record Size Organisasi data Record key Software : Tabel Gaji : Gaji : File Transaksi : Random : 41 karakter : Index sequential : NIK : Microsoft Visual Basic 6.0

SPESIFIKASI TABEL GAJI NO 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. ELEMEN DATA Nomor Slip Gaji Gaji Kotor Potongan Gaji Bersih Nomor Induk Karyawan Kode Jabatan Nomer Kesehatan AKRONIM No_slip Gaji_kotor Potongan Gaji_bersih NIK TIPE Numeric Currency Currency Currency Numeric PANJANG 5 8 8 8 8 2 2 KET Primary Key

Foreign Key Foreign Key Foreign Key

Kd_jabatan Character No_kesehatan Character

Tabel 4.6 Spesifikasi Tabel Gaji

Page 49

4.5.5 STRUKTUR KODE Dalam perancangan aplikasi program terdapat elemen elemen yang dibentuk menjadi kode kode, tujuan dari pemakaian kode ini adalah untuk mengklasifikasikan data dan memasukkan data ke dalam komputer dan memudahkan kembali dalam pengambilan data yang dibutuhkan tanpa memakan waktu yang lama. Adapun struktur kode dari spesifikasi program yang kami usulkan adalah sebagai berikut : a.Kode Nomor Induk karyawan disusun berupa alpha numeric sepanjang 8 digit Digit 1 2 : menyatakan kode bagian Digit 3 4 : menyatakan tahun masuk Digit 4 8 : menyatakan nomor urut pegawai

NIK Tahun Masuk

Kode Bagian

Contoh : 30101234 Ket : 30 : Kode Bagian 10 : Tahun Masuk ( 2010 ) 1234 : Nomor urut pegawai

Page 50

b. Kode Jabatan Disusun berupa alpha numeric sepanjang 2 digit Digit 1 : kode jabatan Digit 2 : tingkat golongan X 9 Tingkat golongan Kode jabatan

Contoh : B1 Ket : B : Kode jabatan 1 : Tingkat golongan

c.No Absen Disusun berupa character sepanjang 8 digit Digit 1 2 : menyatakan tahun Digit 3 4 : menyatakan bulan Digit 5 8 : menyatakan nomor urut pegawai

Bulan Tahun

No.urut peg

Page 51

Contoh : 10020059 Ket : 10 : tahun 2010 02 : bulan februari 0059 : menyatakan nomor urut kartu absen

d. Nomer Slip Disusun berupa alpha numeric sepanjang 5 digit Digit 1-2 Digit 3-5 = menyatakan bulan = menyatakan no urut pegawai

No.urut peg Bulan gaji Contoh : 03125 Ket : 03 125 = Bulan Maret = No urut pegawai

Page 52

e. Nomor lembur Disusun berupa alpha numeric sepanjang 8 digit Digit 1 Digit 2-3 Digit 4-5 Digit 6-8 = menyatakan inisial = menyatakan tahun = menyatakan bulan = menyatakan nomor urut lembur

Nomor Urut Pegawai Bulan

Tahun Inisial Contoh : L 10020049 Ket : L 10 02 0049 = Lembur = Tahun 2010 = Bulan Februari = Menyatakan Nomor Urut Pegawai

Page 53

f. Nomor Kesehatan Disusun berupa alpha numeric sepanjang 2 digit Digit 1-2 = Menyatakan no urut kesehatan

No Urut Kesehatan Contoh : 11 Ket : Urutan Kesehatan Ke 11 4.5.6 Spesifikasi Program Dalam spesifikasi program ini menerangkan program program yang digunakan untuk proses penggajian karyawan, untuk lebih jelasnya penjabaran dari spesifikasi program ini dapat diliat sebagai berikut :

Page 54

HIPO ( Hirarki Input-Procces-Output )

0.0 Menu Utama

1.0 Master 0.0 1.1 Data Karyawan 1.0

2.0 Transaksi 2.0 2.1 Data Absen 2.0 2.2 Data Lembur 2.0 2.3 Data kesehatan

3.0 Laporan 3.0 3.1 Lap. hadir 3.0 3.2 Lap. Lembur 3.0 3.3 Lap. kesehatan 3.0 3.4

4.0 Index 4.0 4.1 Data Backup 4.0

5.0 Exit 5.0

1.2 Data Jabatan 1.0

2.0 2.4 Data Kehadiran 2.0 2.5 Data Penggajian 2.0

Lap.Dat.Karywn 3.0 3.5 Lap. Gaji 3.0 3.6 Slip Gaji 3.0

Gambar 4.7 Diagram HIPO

Page 55

4.6.

Spesifikasi Sistem Komputer

4.6.1. Umum
Suatu sistem dikatakan baik dan akan berhasil bila digunakan atau diterapkan jika didukung oleh beberapa unsur diantaranya adalah perangkat lunak, perangkat keras, dan user. Diantara ketiga unsur tersebut merupakan prasarana atau peralatan pendukung yang dibutuhkan dalam perancangan dan menginplementasikan suatu program.

4.6.2. Perangkat Keras

Perangkat keras merupakan salah satu perubahan pendukung yang sangat dibutuhkan dalam menunjang proses pengolahan data, adapun perangkat keras yang diusulkan oleh kami adalah: 1. Microprocessor 2. Memory size 3. Hard disk 4. Flashdisk 5. CD Room 6. Type Monitor 7. Keyboard 8. Mouse 9. Type Printer : Dual Core : 2GB : 80GB : 4GB : 32x : SVGA (Super Video Graphic Adapor) : 108 key : Scroll : Deskjet

4.6.3. Perangkat Lunak

Ada beberapa bahasa pemprograman yang kami sudah pelajari, maka dalam sistem usulan ini kami memilih menggunakan program bahasa Microsoft Visual Basic 6.0 dengan sistem operasi Windows XP, adapun perangkat lunak yang digunakan dalam usulan yang penulis ajukan adalah sebagai berikut: a. Sistem Operasi (Operation System) b. Application Software : Windows XP : Microsoft Visual Basic 6.0

Page 56

4.6.4. KonfigurasiSistemKomputer

Keyboard

Hard Disk

Central Processing Unit (CPU)

Compact Disk

Monitor

Printer

Gambar 4.8. KonfigurasiSistemKomputer

Page 57

BAB V PENUTUP
5.1 Kesimpulan Dari pembahasan system analisa data karyawan didepan , kami dapat mengambil beberapa kesimpulan sebagai berikut : a. Komputerisasi adalah cara yang tepat sebagai jawaban atas pemecahan masalah dan sebagai media bantu yang dapat mengolah data dalam jumlah yang besar dan dengan tingkat ketelitian yang tinggi. b. Pengolahan data dengan system komputerisasi dapat menghasilkan informasi yang akurat, tepat waktu, dan relevan. c. Penyimpanan data dalam bentuk harddisk maupun CD-R dapat menghemat tempat, rapih, dan aman. 5.2 Saran Dari kesimpulan diatas, maka kami mencoba memberikan saran saran dengan harapan dapat bermanfaat bagi pengguna system analisa data karyawan PT. Karya Dinamika Funseason yaitu : a. Dalam pengisian data haruslah dilakukan dengan teliti untuk menghindari terjadinya kesalahan yang akan membuat kekacauan pelaporan dokumen dan pemakaian informasi. b. Perlu dibuat back up file agar data yang sudah ada tidak mudah rusak atau hilang akibat virus. c. Kerjasama personil untuk memaksimalkan hasil kerja. d. Pemeliharaan computer secara berkala supaya terhindar dari kerusakan computer. e. Memberikan pelatihan, keterampilan, kedisiplinan yang ada pada sumber daya manusia.

Page 58

DAFTAR PUSTAKA

Anoname, 2012. Company Profile. Jakarta : PT. Karya Dinamika Fun Season
Haranto, Jogiyanto. 2005. Analisa dan Desain Sistem Informasi Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta. Andi

Kasmoni. 2004.7 Jam Belajar Visual Basic 6.0 Untuk Orang Awam. Palembang : CV. Maxicom

Komputer, Wahana. 2007. Panduan Praktis Pemprograman database dengan Visual Basic 6.0. Yogyakarta: Andi

Page 59