Cours Access

CFCL
EDHEC 1
SEMINAIRE ACCESS2000
SOMMAIRE
INTRODUCTION ...............................................................................................................................5 LES OBJETS ..................................................................................................................................5 LES GROUPES ..............................................................................................................................6 TECHNIQUES DE BASE ..................................................................................................................7 OUVRIR UNE BASE DE DONNEES ..........................................................................................7 CONSULTER UNE TABLE OU UNE REQUETE ....................................................................8 CONSULTER DES DONNEES DANS UN FORMULAIRE ....................................................8 CREER UN GROUPE ...................................................................................................................8 FERMER UNE BASE DE DONNEES.........................................................................................9 CREER UNE BASE DE DONNEES ............................................................................................9 CREER UN OBJET .......................................................................................................................9 COMPACTER UNE BASE DE DONNEES ................................................................................9 MODIFICATION DE DONNEES ...................................................................................................11 AJOUTER DES ENREGISTREMENTS...................................................................................11 SAUVEGARDE DES DONNEES...............................................................................................11 CHAMPS NON MODIFIABLES - SAISIE IMPOSSIBLE .....................................................12 DEPLACEMENT ENTRE LES ENREGISTREMENTS ........................................................12 DEPLACEMENTS AU CLAVIER ............................................................................................12 EDITION AU CLAVIER ............................................................................................................13 LARGEUR D'UNE COLONNE EN MODE FEUILLE DE DONNEES................................13 DEPLACER UNE COLONNE ...................................................................................................14 SELECTION DES DONNEES ...................................................................................................14 FORMATS DES CARACTERES...............................................................................................15 FIGER UNE COLONNE.............................................................................................................15 TABLE SANS ASSISTANT..............................................................................................................16 CREER UNE TABLE SANS ASSISTANT ...............................................................................16 CREER UNE LISTE DE CHOIX...............................................................................................17 DEFINIR UNE CLE PRIMAIRE...............................................................................................18 ENREGISTRER LA TABLE......................................................................................................18 SAISIR LES ENREGISTREMENTS.........................................................................................18 MODIFIER UNE TABLE ................................................................................................................19 PASSER DU MODE CREATION AU MODE FEUILLE DE DONNEES ............................19 AJOUTER DES CHAMPS DANS UNE TABLE......................................................................19 DEPLACER UN CHAMP ...........................................................................................................19 INSERER UN NOUVEAU CHAMP ..........................................................................................20 SUPPRIMER UN CHAMP .........................................................................................................20 PROPRIETES DES CHAMPS.........................................................................................................21
Bernard Curzi - 2002
SOMMAIRE
DEFINIR UNE PROPRIETE DE CHAMP...............................................................................21 TAILLE D'UN CHAMP ..............................................................................................................21 FORMAT D'AFFICHAGE .........................................................................................................22 MASQUE DE SAISIE..................................................................................................................23 VALEUR PAR DEFAUT ............................................................................................................24 PROPRIETE NULL INTERDIT................................................................................................24 REGLES DE VALIDATION DES DONNEES DE CHAMP ..................................................25 IMPORTER - EXPORTER...............................................................................................................26 IMPORTER UNE FEUILLE EXCEL .......................................................................................26 EXPORTER DANS UNE FEUILLE DE CALCUL EXCEL...................................................27 LES FILTRES ...................................................................................................................................29 FILTRE PAR SELECTION .......................................................................................................29 FILTRE PAR FORMULAIRE ...................................................................................................29 FORMULAIRE AVEC ASSISTANT ...............................................................................................31 CREER UN FORMULAIRE INSTANTANE ...........................................................................31 CREER UN FORMULAIRE AVEC UN ASSISTANT ............................................................31 SUPPRIMER UN ENREGISTREMENT EN MODE FORMULAIRE .................................32 MANIPULER LES CONTROLES ...................................................................................................33 MODES D'AFFICHAGE DU FORMULAIRE.........................................................................33 SELECTION DES CONTROLES..............................................................................................33 DEPLACER DES CONTROLES ...............................................................................................34 DIMENSIONNER DES CONTROLES .....................................................................................34 ALIGNER LES CONTROLES ENTRE EUX ..........................................................................35 SUPPRIMER UN CONTROLE .................................................................................................35 PERSONNALISER UN FORMULAIRE.........................................................................................36 CONTROLES DANS UN FORMULAIRE ...............................................................................36 AJOUTER DES CONTROLES DEPENDANTS......................................................................36 AJOUTER DES CONTROLES AVEC LA BOITE A OUTILS .............................................36 CREER UNE ZONE DE TEXTE CALCULE...........................................................................37 CREER UN INTITULE...............................................................................................................38 ZONE DE LISTE OU LISTE MODIFIABLE AVEC UN ASSISTANT................................38 SAISIE DE NOUVELLES VALEURS DANS UNE LISTE MODIFIABLE .........................40 RECHERCHER UN ENREGISTREMENT .............................................................................41 INSERER UN CONTROLE ONGLET .....................................................................................42 VALEURS OUI/NON ..................................................................................................................44 GROUPE D'OPTIONS................................................................................................................44 SAUT DE PAGE...........................................................................................................................46
SOMMAIRE
PROPRIETES D'UN FORMULAIRE.............................................................................................47 AFFICHER ET MODIFIER LES PROPRIETES D'UN CONTROLE .................................47 MODIFICATION DE L'ORDRE DE SAISIE DES CONTROLES .......................................47 AJOUT DE SECTIONS...............................................................................................................48 DIMENSIONNER UNE SECTION ...........................................................................................49 AFFICHER ET MODIFIER LES PROPRIETES D'UNE SECTION ...................................49 AFFICHER ET MODIFIER LES PROPRIETES DU FORMULAIRE ................................50 FONCTION D'EDITION PAR DEFAUT .................................................................................50 MISE EN FORME D'UN FORMULAIRE......................................................................................51 FORMAT AUTOMATIQUE ......................................................................................................51 DESSINER UN RECTANGLE OU UN TRAIT .......................................................................51 STYLE - POLICE - TAILLE DE CARACTERES - ALIGNEMENT ...................................51 CHOIX DES ENCADREMENTS ET COULEURS .................................................................52 CREER DES CONTROLES EN TROIS DIMENSIONS ........................................................52 ETAT AVEC ASSISTANT................................................................................................................53 CREER UN ETAT INSTANTANE ............................................................................................53 CREER UN ETAT AVEC UN ASSISTANT .............................................................................53 MODES D'AFFICHAGE DE L'ETAT ......................................................................................56 CREATION DE REQUETES...........................................................................................................57 CREER UNE REQUETE SANS ASSISTANT..........................................................................57 AJOUTER UN CHAMP A LA REQUETE ...............................................................................57 AJOUTER PLUSIEURS CHAMPS ...........................................................................................58 CONSULTER LES ENREGISTREMENTS DE LA REQUETE ...........................................59 SAUVEGARDER LA REQUETE ..............................................................................................59 TRI DES ENREGISTREMENTS...............................................................................................59 MODIFIER UNE REQUETE ..........................................................................................................61 DEPLACER UN CHAMP ...........................................................................................................61 INSERER UNE COLONNE VIERGE.......................................................................................61 INSERER UN CHAMP ...............................................................................................................61 SUPPRIMER UN CHAMP .........................................................................................................62 EXCLURE UN CHAMP DE LA FEUILLE DE REPONSES .................................................62 REQUETE SELECTION..................................................................................................................63 DEFINIR UN CRITERE .............................................................................................................63 VISUALISER LES RESULTATS ..............................................................................................63 EXPRESSIONS COURANTES ..................................................................................................63 UTILISATION DE CARACTERES GENERIQUES ..............................................................64 SELECTION DES ENREGISTREMENTS PAR DIFFERENCE ..........................................65
SOMMAIRE
SELECTION DES ENREGISTREMENTS VIDES OU NON VIDES ...................................65 SELECTION DE LA DATE DU JOUR.....................................................................................66 CRITERES COMPRENANT UNE OPERATION...................................................................66 CRITERES COMPRENANT DES NOMS DE CHAMPS.......................................................66 COMBINAISON DE PLUSIEURS CRITERES .......................................................................66 CRITERES SUPPLEMENTAIRES ...........................................................................................67 CREATION DE CHAMPS CALCULES...................................................................................68 CHAMPS CALCULES AFFICHANT UNE PARTIE DE CHAMP TEXTE ........................68 CHAMP CALCULE AFFICHANT UNE PARTIE DE CHAMP DATE ...............................69 SELECTION DE VALEURS UNIQUES...................................................................................69 CHANGER LE NOM DU CHAMP............................................................................................70 OPERATIONS SUR TOUS LES ENREGISTREMENTS D'UNE TABLE...........................71 OPERATIONS SUR DES GROUPES D'ENREGISTREMENTS ..........................................71
INTRODUCTION
Une Base de Donnes sert stocker et traiter des informations. On peut ainsi utiliser une Base de Donnes pour grer un fichier Clients, un fichier du Personnel, un systme de Commandes et de Facturation, un systme de Gestion des Stocks, etc. ACCESS est un Systme de Gestion de Bases de Donnes Relationnelles. La particularit des Bases de Donnes Relationnelles est de pouvoir mettre en relation des fichiers (appels ici Tables) diffrents en tablissant des liens entre eux.
LES OBJETS
Une Base de Donne est compose de diffrents types d'objets ayant chacun une fonction propre. Les Tables Une Table comporte des donnes relatives une catgorie d'informations. Elle est compose de champs (colonnes) et d'enregistrements (lignes). Les Requtes Une Requte peut tre considre comme une interrogation pose la Base de Donnes. Le rsultat de la requte se prsente comme une table, en lignes et en colonnes, compose des seuls enregistrements rpondant la question pose. Les Formulaires Un Formulaire est un format d'cran destin rendre plus agrable la consultation, la saisie ou la modification des donnes d'une table. Il facilite galement le contrle des informations saisies par l'utilisateur. Un Formulaire peut galement tre bas sur une requte. On pourra galement insrer des sous-formulaires, bass sur d'autres sources, dans un formulaire principal. Les Etats Un Etat est utilis pour dfinir le format selon lequel les donnes de la table seront imprimes. Un Etat peut galement tre bas sur une requte. Les Pages Un objet Page permet la cration de pages Web accessibles par Internet ou sous un Intranet. Comme les Formulaires, les Pages sont des formats d'cran autour des donnes provenant d'une table ou d'une requtes. Les Macros Une Macro est une suite d'instructions permettant d'automatiser l'excution d'une suite d'actions rptitives.
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Les Modules Un Module est un programme rdig dans le langage Visual Basic. On utilisera un Module pour solutionner un problme trop complexe pour les macros
LES GROUPES
Ils sont assimilables aux dossiers de Windows et contiennent des raccourcis vers les objets de la Base de Donnes. Ils sont accessibles partir de la barre Groupes situe gauche de la fentre Base de Donnes.
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TECHNIQUES DE BASE
OUVRIR UNE BASE DE DONNEES
On ne peut pas avoir plus d'une base de donnes ouverte la fois. Cliquer l'icne Ouvrir ou FICHIER Ouvrir (CTRL+O) Slectionner l'unit et le dossier Cliquer la base de donnes ouvrir Cliquer le bouton ou Cliquer la flche droite du bouton
Cliquer Ouvrir en lecture seule ou Ouvrir en exclusif (empche dans un environnement multi-utilisateur, les autres utilisateurs de modifier les donnes et les objets de la base de donnes) La fentre affiche la liste des tables de la base de donnes. Les onglets d'objets offrent un accs direct chaque objet de la base.
Note: On retrouve dans ACCESS la gestion des documents Favoris, identique celle de Word et d'Excel. Idem pour les diffrentes formes d'affichage des fichiers.
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CONSULTER UNE TABLE OU UNE REQUETE

Cliquer l'Objet Tables ou cliquer l'Objet Requtes
Cliquer deux fois sur le nom de la table ou de la requte consulter ou Cliquer sur la table ou sur la requte Cliquer le bouton ACCESS affiche la table ou la requte en mode Feuille de donnes
CONSULTER DES DONNEES DANS UN FORMULAIRE

Depuis la fentre Base de Donnes, cliquer l'Objet Formulaires
Cliquer deux fois le nom du formulaire consulter ou Cliquer le nom du formulaire Cliquer le bouton Mode d'affichage d'un Formulaire Cliquer la flche droulante droite de l'icne Affichage
Cliquer le mode d'affichage dsir
CREER UN GROUPE
Pointer un espace vide de la barre Objets ou de la barre Groupes Cliquer le bouton droit de la souris Nouveau Groupe Saisir le nom du nouveau Groupe Cliquer OK
Pour ajouter le raccourci d'un objet un Groupe Faire glisser le nom de l'objet dans le Groupe de destination.
FERMER UNE BASE DE DONNEES

Activer la fentre Base de donnes (par F11 ou l'icne Fentre Base de donnes FICHIER Fermer )
CREER UNE BASE DE DONNEES

On cre en fait un nouveau fichier dans lequel seront placs les tables et les objets de la base. ou Cliquer l'icne Nouvelle base de donnes FICHIER Nouvelle base de donnes (CTRL+N) Prendre comme modle Base de donnes Cliquer OK On pourrait aussi, par l'onglet Bases de donnes, utiliser un modle prformat Taper le nom de la base de donnes Slectionner l'unit et le dossier de destination Cliquer le bouton ACCESS affiche alors la fentre "Base de donnes" partir de laquelle on cre les objets de la base.
CREER UN OBJET
Aprs avoir cr une base de donnes, la premire tape consiste crer des tables. Aprs quoi, on cre des requtes, des formulaires, des tats, et tous les objets qui aideront exploiter les donnes contenues dans ces tables. Depuis la fentre Base de Donnes, cliquer l'Objet correspondant Cliquer le bouton
COMPACTER UNE BASE DE DONNEES

Quand on effectue des modifications dans une base de donnes (ajout ou suppression d'objets), il arrive que son fichier se fragmente et n'utilise pas l'espace disque de faon optimale. Il est donc conseill de compacter rgulirement la base de donnes afin d'en dfragmenter le fichier. Le fichier de Base de Donnes est en gnral plus petit aprs compactage. On doit fermer la Base de Donnes avant de la compacter OUTILS Utilitaires de base de donnes Compacter une base de donnes Slectionner la base de donnes compacter Cliquer le bouton
Rentrer le nom (il peut tre identique), l'unit et le dossier de la base de donnes compacte Cliquer le bouton Cliquer Oui si on utilise le mme nom
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MODIFICATION DE DONNEES
AJOUTER DES ENREGISTREMENTS
Applicable dans une table, dans une requte ou un formulaire. Chaque table, requte ou formulaire contient un enregistrement vierge rserv aux nouvelles donnes, situ en fin de liste. Le slecteur de cet enregistrement vierge contient un astrisque Saisie d'un nouvel enregistrement dans une table Ouvrir la table Cliquer dans la premire cellule de la dernire ligne de la table, prcde par Saisir le premier champ Taper TAB pour accder au champ suivant Effectuer la saisie du champ suivant Procder ainsi pour chaque champ A la fin de l'enregistement, taper TAB pour passer l'enregistrement suivant ACCESS sauvegarde alors automatiquement l'enregistrement saisi A la fin de la saisie, fermer la table
Note: Pour ajouter des enregistrements sans visualiser les enregistrements existants, activer la commande ENREGISTREMENTS/Saisie de donnes. Pour rafficher le contenu de toute la table, activer la commande ENREGISTREMENTS/Afficher tous les enregistrements.
Symboles d'enregistrements: Enregistrement en cours (contenant le pointeur) Crayon: modification de l'enregistrement en cours
SAUVEGARDE DES DONNEES

ACCESS sauvegarde automatiquement les modifications lorsque l'on passe un autre enregistrement, ou lorsque l'on ferme le formulaire ou la feuille de donnes. Sauvegarder l'enregistrement courant (sans passer au suivant) Taper MAJ+RETOUR ou ENREGISTREMENTS Sauvegarder l'enregistrement
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CHAMPS NON MODIFIABLES - SAISIE IMPOSSIBLE

Champs NumroAuto ACCESS assigne automatiquement un numro squentiel pour chaque enregistrement. Ce type de champ est souvent utilis comme numro d'enregistrement ou "cl primaire" Champs Calculs ou issus de certains types de requtes Calculs effectus par ACCESS Champs verrouills ou dsactivs (Formulaire) Si la proprit "Verrouill" d'un champ a pour paramtre "Oui" ou si sa proprit "Activ" a pour paramtre "Non", on ne peut pas modifier son contenu Si on utilise ACCESS dans un environnement multi-utilisateur, on ne peut pas modifier les donnes d'un enregistrement verrouill par un autre utilisateur Champs dans un formulaire en lecture seule ou dans une base de donnes verrouille Si la proprit "Modif autorise" du formulaire a pour paramtre "Non" ou si les donnes sous-jacentes sont dans une base de donnes verrouille, aucune modification n'est possible.
DEPLACEMENT ENTRE LES ENREGISTREMENTS

Par les menus EDITION Atteindre Cliquer Premier ou Dernier ou Suivant ou Prcdent ou Nouvel enregistrement
Par les boutons de dplacement Premier enregistrement Enregistrement prcdent Enregistrement suivant Dernier enregistrement Nouvel enregistrement Atteindre un enregistrement prcis Taper F5 ou Cliquer deux fois sur le numro d'enregistrement courant Taper le numro d'enregistrement atteindre et valider
DEPLACEMENTS AU CLAVIER
TAB MAJ+TAB Pos 1 Champ suivant Champ prcdent Premier champ de l'enregistrement (aprs slection d'un champ)
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Fin CTRL+Pg AR CTRL+Pg AV Flche Haute Flche basse CTRL+Pos 1 CTRL+Fin Pg AR Pg AV
Dernier champ de l'enregistrement (aprs slection d'un champ) Enregistrement prcdent dans un formulaire Enregistrement suivant dans un formulaire Enregistrement prcdent dans une feuille de donnes Enregistrement suivant dans une feuille de donnes Premier champ du premier enregistrement Dernier champ du dernier enregistrement Un cran vers le haut Un cran vers le bas
EDITION AU CLAVIER
F2 ECHAPP CTRL+RETOUR CTRL+" CTRL+ALT+ESPACE ALT+Flche basse MAJ+F2 F9 Slection du champ en cours ou dsactivation de cette slection Annuler les modifications en cours Insrer une nouvelle ligne dans un champ Copier la valeur du mme champ de l'enregistrement prcdent Inscrit dans le champ sa valeur par dfaut Ouvre une liste modifiable pour afficher ses valeurs Visualise et modifie le champ en cours en mode Zoom Mise jour des enregistrements affichs
Note: Pour annuler les modifications faites sur un champ, taper sur la touche ECHAP. Pour annuler toutes les modifications faites dans l'enregistrement courant, taper deux fois sur la touche ECHAP.
LARGEUR D'UNE COLONNE EN MODE FEUILLE DE DONNEES

Avec la souris: Pointer le trait vertical droite de l'tiquette de colonne
Cliquer deux fois pour ajuster automatiquement la largeur la plus grande saisie ou Presser et faire glisser pour largir ou rtrcir Avec les menus Cliquer un champ dans la colonne FORMAT Largeur de colonne
Taper une valeur et cliquer OK ou Cliquer Ajuster

Note: On peut redimensionner plusieurs colonnes en une opration, en les slectionnant par leurs tiquettes
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DEPLACER UNE COLONNE

Cliquer sur l'tiquette de colonne pour la slectionner
Pointer l'tiquette de colonne Presser et faire glisser (trait vertical) la position dsire Relcher
SELECTION DES DONNEES

Champs adjacents ou ou Cliquer dans le premier champ slectionner Taper F2 pour slectionner ce champ MAJ presse Utiliser les flches pour slectionner les champs adjacents Cliquer sur le bord gauche l'intrieur du premier champ et maintenir press Faire glisser Slectionner le premier champ MAJ presse Cliquer sur le dernier champ slectionner
Colonne entire (tous les champs) ou ou Pointer et cliquer le nom de la colonne Pointer le nom de la premire colonne Presser et faire glisser pour slectionner les colonnes adjacentes Cliquer dans un champ de la colonne Taper F2 pour slectionner ce champ Taper CTRL+ESPACE Pour slectionner les colonnes adjacentes, taper MAJ+DROITE ou MAJ+GAUCHE
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Enregistrements ou ou Pointer et cliquer le slecteur de la ligne Pointer le slecteur de la premire ligne Presser et faire glisser pour slectionner les lignes adjacentes Cliquer dans un champ de la ligne Taper F2 pour slectionner le champ Taper MAJ+ESPACE Pour slectionner les lignes adjacentes, taper MAJ+HAUT ou MAJ+BAS
Slectionner tous les enregistrements d'une feuille de donnes Cliquer sur la case vide gauche des tiquettes de colonnes
FORMATS DES CARACTERES

Ouvrir la table ou la requte en Mode Feuille de donnes FORMAT Police Slectionner une police, un style, une taille et une couleur Cliquer OK Les modifications affectent l'ensemble des donnes de la feuille
FIGER UNE COLONNE

La procdure permet de toujours conserver sur la gauche de l'cran, les colonnes slectionnes. Ouvrir la table ou la requte en Mode Feuille de donnes Slectionner les colonnes figer FORMAT Figer les colonnes
Librer les colonnes figes FORMAT Librer toutes les colonnes
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TABLE SANS ASSISTANT

Une table comporte des donnes relatives une catgorie d'informations. Elle est compose de champs et d'enregistrements que l'on peut considrer respectivement comme les colonnes et les lignes d'un tableau. Pour chaque champ, il faut dfinir son nom et le type de contenu.
CREER UNE TABLE SANS ASSISTANT

Depuis la fentre Base de donnes, cliquer l'Objet Tables Cliquer le bouton Nouveau Cliquer Mode Cration Cliquer OK Taper le nom du premier champ (64 caract. maxi.) Valider ou taper TAB (MAJ+TAB permet de revenir en arrire) Cliquer la flche vers le bas dans la zone "Type de donnes" Cliquer le type de donnes du champ cr Valider ou taper TAB Saisir un texte de commentaire, dcrivant l'objet du champ (facultatif) Valider ou taper TAB Saisir le nom du deuxime champ Valider ou taper TAB Slectionner un type de donnes Valider ou taper TAB Saisir une description Valider ou taper TAB Procder ainsi pour chaque champ de la table
Notes sur les Types de donnes: On doit choisir pour chaque champ le type de donnes qu'il contiendra, en fonction de la saisie autorise dans le champ (Texte par dfaut) Texte Mmo Numrique Date/Heure Montaire NumroAuto Oui/Non Objet OLE Caractres alphanumriques (jusqu' 255) Caractres alphanumriques (jusqu' 64000) Nombres entiers ou dcimaux (jusqu' 8 chiffres) Dates et Heures (8 caractres) Valeurs montaires (8 caractres) Valeur d'incrment par nouvel enregistrement (4 caractres) Valeurs boolennes Objets OLE, graphiques et autres donnes externes (jusqu' 1 giga-octets selon l'espace disque)
Lien hypertexte Assistant Liste de choix
Adresse URL ou adresse EMAIL Cration d'une liste droulante dans la table
On utilise le type "Montaire" si on doit excuter de nombreuses oprations sur un champ qui contient des donnes comprenant de une quatre dcimales. Les champs de type "Rel simple" et "Rel double" exigent des oprations en virgule flottante. Les champs de type "Montaire" utilisent des oprations plus rapides en virgule fixe.
CREER UNE LISTE DE CHOIX

Lorsque ce type de champ est utilis, ACCESS propose, lors de la saisie, un ensemble de valeurs sous forme de liste droulante. Les valeurs proposes dans une liste de choix peuvent tre des donnes constantes dtermines lors de la cration de la table ou des donnes variables issues d'une table ou d'une requte. Lorsque l'on cre un formulaire bas sur une table contenant un champ de type "Liste de choix", une zone de liste droulante est automatiquement cre pour le champ concern. Ouvrir la table en mode Cration Saisir le nom du champ Slectionner le type Assistant Liste de choix Liste de valeurs constantes (saisies) Activer l'option Je taperai les valeurs souhaites Cliquer Suivant Saisir le nombre de colonnes souhait dans la liste Cliquer dans la premire cellule de saisie Saisir le premier lment de la liste Se placer dans la cellule suivante Saisir l'lment suivant de la liste Se placer dans la cellule suivante Procder ainsi pour saisir tous les lments de la liste
Cliquer Suivant Conserver la mme tiquette pour le nom de champ Cliquer Terminer
Valeurs issues d'une table ou d'une requte Activer l'option Je veux que la liste de choix recherche les valeurs dans une table ou requte Cliquer Suivant Slectionner la table ou la requte contenant le champ dont les valeurs sont utiliser dans la liste de choix Cliquer Suivant
Cliquer deux fois sur le champ contenant les valeurs utiliser dans la liste de choix Afin de placer ce champ dans la zone "Champs slectionns" Cliquer Suivant Rgler la largeur de la colonne Cliquer Suivant Conserver la mme tiquette pour le nom de champ Cliquer Terminer
DEFINIR UNE CLE PRIMAIRE

Une table doit comporter au moins un champ qui identifie de manire unique chaque enregistrement. Ce champ s'appelle la cl primaire (souvent un code ou un numro, propre chaque enregistrement). Lorsque l'on visualisera les enregistrements, ACCESS les affichera en les triant sur la cl primaire. Cliquer sur la ligne du champ utilis comme cl primaire Cliquer l'icne Cl primaire
Notes: 1. Pour crer une cl primaire multichamp, maintenir CTRL presse et cliquer sur le slecteur de ligne de chaque champ concern. A utiliser lorsque la table ne contient aucun champ de valeur unique (Ex: Chambre d'htel et Date de rservation). 2. Pour supprimer une cl primaire, cliquer de nouveau sur l'icne Cl primaire.
ENREGISTRER LA TABLE
FICHIER Enregistrer sous Taper le nom de la table (64 caract. maxi.) Cliquer OK
SAISIR LES ENREGISTREMENTS

Cliquer l'icne Affichage (ou AFFICHAGE/Mode Feuille de donnes) Saisir le contenu de chaque champ, dans chaque enregistrement, en validant pour passer de l'un l'autre Cliquer la case de fermeture pour fermer la table
Note: Pour saisir les valeurs d'un champ de type "Liste de choix", accder la cellule du champ, cliquer la flche sur sa droite puis slectionner un lment de la liste droulante.
MODIFIER UNE TABLE

PASSER DU MODE CREATION AU MODE FEUILLE DE DONNEES
Chaque table peut s'ouvrir en deux modes: 1. Le Mode Cration, pour en modifier la structure 2. Le mode Feuille de Donnes, pour effectuer des oprations sur les enregistrements Cliquer l'icne Affichage ou Cliquer l'icne Affichage (ou AFFICHAGE/Cration) (ou AFFICHAGE/Mode Feuille de donnes)
AJOUTER DES CHAMPS DANS UNE TABLE

Depuis la fentre Base de Donnes, cliquer l'Objet Tables Cliquer la table dans laquelle on souhaite ajouter des champs Cliquer le bouton Cliquer dans la cellule vide sous les noms de champs Taper le nom du nouveau champ Valider pour se placer dans la zone "Type de donnes" Cliquer la flche et slectionner le type de donnes Valider pour se placer dans la zone "Description" Taper un texte de commentaire, dcrivant le champ Valider Procder de mme pour chaque nouveau champ Cliquer l'icne Enregistrer
Saisir les informations des nouveaux champs Cliquer l'icne Affichage Saisir chaque cellule des nouveaux champs Cliquer la case de fermeture pour fermer la table
DEPLACER UN CHAMP
Ouvrir la table en mode Cration Cliquer sur le slecteur de ligne gauche du nom de champ dplacer
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Pointer le slecteur Presser et faire glisser la ligne horizontale noire jusqu la position dsire Relcher
INSERER UN NOUVEAU CHAMP

Ouvrir la table en mode Cration Cliquer dans la ligne qui se retrouvera sous celle insre
Cliquer licne Insrer des lignes (ou INSERTION/Lignes) Taper le nom du champ Valider Slectionner un type de donnes Valider Saisir un texte de commentaire (facultatif)
SUPPRIMER UN CHAMP
Ouvrir la table en mode Cration Cliquer dans la ligne correspondant au champ supprimer (ou EDITION/Supprimer les lignes) Cliquer licne Supprimer les lignes Cliquer Oui pour confirmer la suppression des donnes
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PROPRIETES DES CHAMPS

Chaque champ d'une table possde un ensemble de proprits permettant de contrler avec prcision la manire dont ACCESS enregistre, manipule, et affiche les donnes dans le champ.
DEFINIR UNE PROPRIETE DE CHAMP

Ouvrir la table en mode Cration Cliquer dans la ligne du champ concern par la proprit Cliquer sur la proprit dfinir ou taper F6 et utiliser les flches pour accder la proprit
Suivant la proprit: Taper un paramtre ou Cliquer sur la flche Cliquer sur un lment de la liste propose Cliquer l'icne Enregistrer pour sauvegarder les modifications
TAILLE D'UN CHAMP

La proprit "Taille du champ" permet de spcifier la taille maximale des donnes pouvant tre contenues dans un champ pour les donnes de type "Texte", "Numrique" ou "NumroAuto". Il est conseill d'utiliser la plus petite valeur possible pour la proprit "Taille du champ" car les donnes de petite taille sont traites plus rapidement. Champs de type NumroAuto La proprit "Taille du champ" peut prendre la valeur "Entier long" ou "N rplication". Champs de type "Texte" La taille du champ (entre 1 et 255) prcise le nombre maximal de caractres autoriss. Par dfaut, la valeur utilise est 50. ACCESS utilise seulement en mmoire la saisie effectue, et non pas la place attribue. Champs de type "Numrique" La taille du champ dtermine la plage de valeurs autorises, ainsi que l'exclusion ou non des nombres dcimaux. Par dfaut, ACCESS attribue la valeur "Entier long", qui autorise tous les nombres.
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Taille du champ Octet Entier Entier long Rel simple
Valeurs 0 255 -32768 32767 -2147483648 2147483647 -3,4E38 et -1,4E-45 pour les valeurs ngatives 1,4E-45 et 3,4E38 pour les valeurs positives -1,8E308 et -4,9E-324 pour les valeurs ngatives 1,8E308 et 4,9E-324 pour les valeurs positives Identifiant globalement unique (permet d'identifier des tables, des enregistrements, des objets) Synchronisation des tables Permet de prciser le nombre de chiffres avant et aprs le sparateur dcimal (prcision gale 18)
Dcimales 0 0 0 15
Taille d'enreg. 1 octet 2 octets 4 octets 4 octets
Rel double
15
8 octets
N rplication
16 octets
Dcimal
15
Notes: 1. Pour agrandir la zone de saisie d'une proprit, taper MAJ+F2 2. On peut spcifier la taille par dfaut des champs de type "Texte" et "Numrique" en modifiant les valeurs dans la zone "Tailles de champ par dfaut" sur l'onglet "Tables/Requtes", dans le menu OUTILS/Options.
FORMAT D'AFFICHAGE
Le format n'affecte que l'affichage de la valeur du champ, et non la valeur enregistre dans la table. Une fois le format dfini, ACCESS l'applique dans les feuilles de donnes de table et de requte et affectera les nouveaux formulaires ou tats. Avec la proprit "Dcimales" en complment, on peut spcifier le nombre de dcimales affiches. Si on choisit "Auto", ACCESS affiche 0 dcimale pour le format "Fixe" et 2 dcimales pour les autres formats. On peut appliquer dans ACCESS les mmes formats personnaliss que ceux d'EXCEL. Il suffit de saisir le code de format dans la zone Format des proprits. Champs Numrique: Par exemple, un format numrique comportera quatre parties, spares par des pointsvirgules. Premire partie pour les nombres positifs, deuxime pour les nombres ngatifs, troisime pour les valeurs 0, quatrime s'il n'y a aucune valeur. Le chiffre 0 affiche les nombres tels quels. Le signe # est utilis pour des chiffres pouvant tre saisis ou non. Cliquer dans la ligne du champ concern Cliquer dans la proprit Format
Cliquer la flche droite de la proprit Format Slectionner le code de format de son choix ou Saisir le code de format dsir
Cliquer l'icne Enregistrer
pour sauvegarder les modifications
Champs Texte: Un format texte comprendra trois parties, spares par des points-virgules. Premire partie aux champs comportant du texte, la deuxime aux champs contenant des chanes vides (aucun caractre), la troisime aux champs Null (aucune valeur). @ & < > reprsente un caractre qui devra toujours tre saisi reprsente un caractre qui pourra tre saisi ou non transforme les caractres saisis en minuscules transforme les caractres saisis en majuscules
Cliquer dans la ligne du champ concern Cliquer dans la proprit Format Saisir le code de format dsir
MASQUE DE SAISIE
Le masque de saisie a pour but de faciliter la saisie d'un champ complexe, comme un numro de tlphone par exemple, en utilisant un format adquat. Applicable tous les types de champs sauf de type Mmo ou NumroAuto. Champs Numrique: Cliquer dans la ligne du champ concern Cliquer dans la proprit Masque de saisie Saisir le masque en remplaant les caractres saisir dans le champ par 0 pour des chiffres devant obligatoirement tre saisis # pour des chiffres pouvant tre saisis ou non pour sauvegarder les modifications Cliquer l'icne Enregistrer
Champs Date/Heure: Cliquer dans la ligne du champ concern

Cliquer dans la proprit Masque de saisie Cliquer sur l'icne du Gnrateur d'expression droite de la proprit Cliquer Oui pour sauvegarder la table Slectionner le format dsir Cliquer Suivant Slectionner un caractre d'espace rserv Cliquer Suivant Cliquer Terminer pour sauvegarder les modifications Cliquer l'icne Enregistrer
Champs Texte: Cliquer dans la ligne du champ concern Cliquer dans la proprit Masque de saisie droite de la proprit Cliquer sur l'icne du Gnrateur d'expression Cliquer Oui pour sauvegarder la table Slectionner le format dsir Cliquer Suivant Slectionner un caractre d'espace rserv Cliquer Suivant Slectionner un mode d'criture de stockage des donnes Cliquer Suivant Cliquer Terminer pour sauvegarder les modifications Cliquer l'icne Enregistrer Exemple d'un masque de saisie pour un champ N de tlphone
VALEUR PAR DEFAUT

Pour tous les champs sauf de type NumroAuto. Le champ sera automatiquement rempli d'une valeur donne. Utile lorsqu'un champ contient souvent la mme valeur. Valable pour les enregistrements venir. Exemple:
PROPRIETE NULL INTERDIT

En prcisant "Oui" la proprit "Null interdit", le champ concern devra obligatoirement contenir une valeur pour chaque enregistrement. Les champs Texte ou Memo possdent en plus la proprit "Chane vide autorise", qui dtermine si un champ peut contenir des chanes vides (""), diffrentes de la valeur Null.
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Si on attribue la valeur "Oui" aux proprits "Chane vide autorise" et "Null interdit": On pourra enregistrer des chanes vides au lieu de valeurs Null lorsqu'on laisse un champ vierge; (diffrence de traitement dans les requtes: Access n'inclut pas dans la feuille de rponses les enregistrements dont les champs critres contiennent des valeurs Null). Si on attribue la valeur "Oui" la proprit "Chane vide autorise" et "Non" "Null interdit": On peut autoriser l'enregistrement de valeurs Null et de chanes vides, afin de distinguer par exemple les valeurs inconnues (Null) des valeurs inexistantes (""). Champ vierge = Null Champ contenant "" = Chane vide
REGLES DE VALIDATION DES DONNEES DE CHAMP

Il s'agit de dfinir les conditions particulires que doivent remplir les donnes d'un champ, en plus du type de donnes que contrle ACCESS en permanence. On peut prvoir galement le texte qui s'affichera en cas de transgression de la rgle de validation. Ouvrir la table en mode Cration Cliquer dans la ligne du champ concern par la rgle de validation Cliquer dans la proprit Valide si Saisir l'expression Cliquer dans la proprit Message si erreur Taper le texte qui apparatra en cas de transgression de la rgle Valide si
Note: On pourrait utiliser les outils du Gnrateur d'expression pour crer une rgle complexe. Cliquer l'icne droite de la proprit "Valide si"
Exemples de rgles < #01/01/1995# >100 Comme "M????" >= #01/01/1993# Et < #01/01/1994#
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IMPORTER - EXPORTER
IMPORTER UNE FEUILLE EXCEL
Si dans la feuille de calcul, les noms des champs se trouvent sur la premire ligne, ACCESS peut les reprendre comme noms de champ dans la table. ACCESS affecte chaque nouveau champ cr dans la table le type le plus appropri aux donnes importes. Ouvrir la base de donnes de destination FICHIER Donnes externes Importer Slectionner le type de fichier Microsoft Excel Slectionner le lecteur et le dossier contenant le fichier Excel Slectionner le fichier Excel importer Cliquer le bouton Slectionner la feuille de calcul importer
Cliquer Suivant Loption Premire ligne contient les en-ttes de colonnes est active par dfaut Afin de reprendre comme noms de champs dans la table, ceux existants dans Excel
Cliquer Suivant
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Cliquer Dans une nouvelle table La feuille de calcul importe constituera une nouvelle table dans la base de donnes ou Cliquer Dans une table existante puis slectionner la table de rception La feuille de calcul doit alors contenir les mmes types de donnes dans chaque champ, avec le mme classement; chaque ligne comportant les mmes champs. Cliquer Suivant La suite de la procdure concerne la cration dune nouvelle table Indexation dun champ Cliquer sur ltiquette du champ (en-tte de colonne) Dans la liste droulante Index, slectionner loption dsire Ne pas importer un champ Cliquer sur ltiquette du champ (en-tte de colonne) Activer loption Ne pas importer le champ (sauter) Cliquer Suivant Choix de la cl primaire Cliquer Choisir ma propre cl primaire Slectionner le champ cl primaire dans la liste
Note: Si on clique loption Pas de cl primaire, la table nen disposera pas Si on clique loption Laisser Access ajouter une cl primaire, Access cre un nouveau champ dans la table, nomm Numro, dont il fait la cl primaire
Cliquer Suivant Saisir le nom de la nouvelle table ou conserver le nom de la feuille Excel dorigine
Cliquer Terminer Cliquer OK Access affiche la nouvelle table dans la liste des tables
EXPORTER DANS UNE FEUILLE DE CALCUL EXCEL

Cette procdure est identique pour exporter des donnes ACCESS vers un autre tableur, un fichier base de donnes, ou un traitement de texte. Ouvrir la base de donnes contenant lobjet exporter Cliquer l'Objet puis slectionner celui exporter dans Excel FICHIER Exporter
Saisir le nom du fichier de destination Ou conserver le nom dorigine de l'objet Slectionner le type de fichier Microsoft Excel 97-2000 Ou slectionner une version Excel antrieure Slectionner lunit et le dossier de destination Cliquer le bouton
Notes: 1. Si on choisit dexporter une table ou une requte vers un classeur Excel97 existant, en slectionnant le nom du fichier Excel parmi le contenu du dossier de destination, Access cre une nouvelle feuille de calcul dans le classeur et y intgre les donnes exportes. 2. Lors de la procdure d'exportation, le choix du type de fichier rsultant "Rich Text Format" permet d'ouvrir ensuite celui-ci dans un traitement de texte, en slectionnant les documents d'extension .RTF.
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LES FILTRES
Lorsque l'on souhaite n'afficher qu'une partie des donnes sans crer une requte, on peut dfinir un filtre. Les filtres fonctionnent avec les tables, les requtes, les formulaires. Lorsque l'on imprime un tat bas sur une table ou une requte filtre, il sera tenu compte du filtre si on choisit Oui dans la proprit Filtre actif de l'tat.
FILTRE PAR SELECTION

Ouvrir la table ou le formulaire en mode Feuille de donnes Slectionner le contenu d'un champ (tout ou partie), dans un enregistrement, commun tous les enregistrements afficher Exemple, pour afficher tous les enregistrements du vendeur "Montel", cliquer dans une cellule quelconque du champ Vendeur contenant "Montel" Exemple, pour afficher tous les enregistrements des clients d'un mme dpartement, slectionner les deux premiers chiffres du champ Code Postal dans une cellule contenant un code correspondant au dpartement dsir Cliquer l'icne Filtrer par slection (ou ENREGISTREMENTS/Filtre/Filtrer par slection)
Afficher tous les enregistrements Cliquer l'icne Supprimer le filtre enregistrements) (ou ENREGISTEMENTS/Afficher tous les
Appliquer de nouveau le dernier filtre Cliquer l'icne Appliquer le filtre (ou ENREGISTREMENTS/Appliquer le filtre/tri)
FILTRE PAR FORMULAIRE

Ouvrir la table ou le formulaire en mode Feuille de donnes Cliquer l'icne Filtrer par formulaire Un enregistrement vierge apparat
Saisir un critre Cliquer dans la cellule du champ concern par le critre
Cliquer la flche droulante et slectionner l'lment correspondant au critre ou Saisir le critre dans la cellule Valider Procder de mme pour chaque champ affecter d'un critre
Note: Si un mme champ doit comporter un autre critre, cliquer l'onglet Ou en bas gauche de l'cran, et slectionner ou saisir le critre supplmentaire.
Cliquer l'icne Appliquer le filtre
Afficher tous les enregistrements Cliquer l'icne Supprimer le filtre
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FORMULAIRE AVEC ASSISTANT

Les formulaires permettent de saisir, de modifier, de visualiser et d'imprimer les donnes d'une table ou d'une requte. On peut visualiser toutes les valeurs d'un enregistrement en mode Formulaire, ou tous les enregistrements d'un formulaire en mode Feuille de donnes. Toutes les donnes d'un formulaire sont affiches dans des contrles. Certains contrles sont associs aux champs de la table ou de la requte sous-jacente pour nous permettre d'afficher le contenu des champs ou d'y entrer des donnes. D'autres contrles affichent uniquement les informations enregistres dans le formulaire ou ont une fonction dcorative (tiquettes, traits, rectangles...).
CREER UN FORMULAIRE INSTANTANE

ou Dans la fentre Base de Donnes, cliquer l'Objet Formulaires Cliquer le bouton Nouveau Cliquer Formulaire Instantan: Colonnes ou Formulaire Instantan: Tableau ou Formulaire Instantan: Feuille de donnes Slectionner la table ou la requte sur laquelle se cr le formulaire Cliquer OK ACCESS cre et ouvre le formulaire FICHIER Enregistrer sous Taper le nom du formulaire Cliquer OK Depuis la fentre Base de Donnes, cliquer l'Objet Tables ou Requtes Cliquer la table ou la requte sur laquelle se cre le formulaire Cliquer la flche droite de l'icne Nouvel objet Cliquer Formulaire instantan ACCESS cre et ouvre le formulaire
CREER UN FORMULAIRE AVEC UN ASSISTANT

Dans la fentre Base de Donnes, cliquer l'Objet Formulaires Cliquer le bouton Nouveau Cliquer Assistant Formulaire Slectionner la table ou la requte sur laquelle se cr le formulaire Cliquer OK
Cliquer deux fois sur chaque champ inclure dans le formulaire ou Cliquer sur le champ inclure
Cliquer l'icne Pour inclure tous les champs Cliquer l'icne Pour retirer tous les champs Cliquer l'icne Pour retirer un champ Cliquer deux fois sur le champ dans la zone "Champs slectionns" ou Cliquer sur le champ dans la zone "Champs slectionns" Cliquer l'icne
Note : Les champs apparatront dans le formulaire dans l'ordre o ils figurent dans la zone Champs slectionns.
Cliquer Suivant Cliquer une prsentation Cliquer Suivant Cliquer un style de formulaire Cliquer Suivant Saisir le titre principal du formulaire Conserver l'option Ouvrir le formulaire pour afficher ou entrer des informations Cliquer Terminer
SUPPRIMER UN ENREGISTREMENT EN MODE FORMULAIRE

Activer l'enregistrement supprimer EDITION Supprimer l'enregistrement
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MANIPULER LES CONTROLES

MODES D'AFFICHAGE DU FORMULAIRE
Le formulaire est ouvert Cliquer la flche droite de l'icne Affichage Cliquer Mode Feuille de donnes Ce mode n'affiche pas les images, autres objets OLE et les boutons de commande
ou Cliquer Mode Formulaire Ce mode n'affiche qu'un enregistrement unique ou Cliquer Mode Cration Pour modifier la structure du formulaire Aperu avant impression Cliquer l'icne Aperu avant impression Taper ECHAP pour revenir en mode normal
SELECTION DES CONTROLES

Les procdures de slection, de dplacement, de dimensionnement et d'alignement sont les mmes pour tous les contrles ACCESS, qu'ils se trouvent dans un formulaire ou dans un tat. Le formulaire est ouvert en mode Cration
Slection d'un contrle Cliquer dans le contrle (zone contenant la valeur) Si le contrle est associ une tiquette, celle-ci est slectionne galement Ds lors, la frappe de TAB ou de MAJ+TAB, permet de se dplacer d'un contle l'autre
Slectionner des contrles adjacents Pointer l'extrieur du premier contrle slectionner Presser et faire glisser la souris pour slectionner tous les contrles
Tracer un rectangle autour des contrles slectionner - 33 Bernard Curzi - 2002
Slectionner des contrles non-adjacents ou superposs Presser MAJ Cliquer sur chaque contrle slectionner
Supprimer un contrle du groupe slectionn Presser MAJ Cliquer sur les contrles dslectionner
DEPLACER DES CONTROLES

Le formulaire est ouvert en mode Cration
Dplacer un contrle et son tiquette ventuelle Slectionner les contrles dplacer Pointer le bord d'un contrle slectionn (main ouverte) Presser et faire glisser jusqu' l'emplacement dsir
Dplacer une tiquette seule ou un contrle seul Cliquer dans l'tiquette ou dans le contrle dplacer Pointer la poigne de dplacement (angle suprieur gauche = main avec index)
Presser et faire glisser l'emplacement dsir Pour dplacer un contrle seul ou une tiquette seule dans une autre section, passer par COUPER/COLLER
Dplacement sur la ligne ou sur la colonne Presser MAJ et cliquer les contrles dplacer Au dernier contrle slectionn, ne pas relcher la souris Presser faire glisser verticalement ou horizontalement
DIMENSIONNER DES CONTROLES

Dimensionner des contrles Slectionner les contrles redimensionner Pointer la poigne de redimensionnement correspondante Presser et faire glisser pour obtenir la taille dsire
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Ajuster la dimension des tiquettes leur contenu Slectionner les tiquettes (ou boutons) FORMAT Taille Cliquer Au contenu
Dimensionner les contrles les uns par rapport aux autres ou ou ou Slectionner les contrles FORMAT Taille Cliquer Au plus grand (la mme hauteur que le plus grand contrle slectionn) Cliquer Au plus petit (la mme hauteur que le plus petit contrle slectionn) Cliquer Au plus large (la mme largeur que le plus large contrle slectionn) Cliquer Au plus troit (la mme largeur que le contrle le plus troit slectionn)
ALIGNER LES CONTROLES ENTRE EUX

ou ou ou ou Le formulaire est ouvert en mode Cration Slectionner les contrles d'une mme ligne ou d'une mme colonne FORMAT Aligner Cliquer Gauche (aligne les bords gauches des contrles sur celui le plus gauche) Cliquer Droite (aligne les bords droits des contrles sur celui le plus droite) Cliquer Haut (aligne les bords suprieurs des contrles sur celui le plus en haut) Cliquer Bas (aligne les bords infrieurs des contrles sur celui le plus en bas) Cliquer Sur la grille (alignement des contrles sur la grille = maillage gal 0,25 cm)
SUPPRIMER UN CONTROLE
Lorsque l'on supprime un contrle, l'tiquette associe est automatiquement supprime. A l'inverse, en ne slectionnant que l'tiquette, on peut supprimer celle-ci tout en conservant le contrle associ.
PERSONNALISER UN FORMULAIRE
CONTROLES DANS UN FORMULAIRE
Un contrle peut tre de trois types: Contrle Dpendant (ou li) Affiche une donne provenant d'une table ou d'une requte. Il permet d'afficher, de saisir, et de mettre jour les valeurs des champs. Contrle indpendant Affiche une information non lie une table ou une requte. Cela peut aussi tre une figure gomtrique ou une image. Il n'y a donc pas de source de donnes. Contrle calcul Affiche une valeur provenant d'une expression et non pas d'un champ. On doit donc dfinir une expression comme source des donnes. Une expression peut utiliser les donnes issues d'un champ de la table ou de la requte sous-jacente, ou d'un contrle du formulaire. A chaque ouverture du formulaire, ACCESS calculera la valeur de l'expression en utilisant la dernire version des donnes.
Conseil: Dans le formulaire, placer tout d'abord les contrles dpendants, puis les contrles indpendants et calculs l'aide de la barre d'outils.
AJOUTER DES CONTROLES DEPENDANTS

Le formulaire est ouvert en mode Cration (ou AFFICHAGE/Liste des champs) Cliquer l'icne Liste des champs Slectionner les champs ajouter au formulaire Pour slectionner tous les champs, cliquer deux fois sur le titre de la liste Pointer un champ slectionn Presser et faire glisser dans le formulaire Prendre en compte le placement de l'tiquette Cliquer licne Liste des Champs
AJOUTER DES CONTROLES AVEC LA BOITE A OUTILS

La bote outils est utilise pour crer des contrles indpendants ou calculs, ainsi que des contrles dpendants autres que "Zone de texte". Le formulaire est ouvert en mode Cration
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Afficher ou masquer la bote outils Cliquer l'icne Bote outils (ou AFFICHAGE/Bote outils)
Crer un contrle avec un outil Cliquer l'outil correspondant au type de contrle crer Crer un contrle dpendant autre que "Zone de texte" Cliquer l'icne Liste des champs Pointer le champ correspondant au contrle Presser et faire glisser le nom de champ dans le formulaire Cliquer licne Liste des Champs
Crer un contrle indpendant Cliquer dans le formulaire la position du coin suprieur gauche du contrle La taille est alors dfinie par dfaut
ou Pointer dans le formulaire la position du coin suprieur gauche du contrle Presser et faire glisser pour dfinir la taille
CREER UNE ZONE DE TEXTE CALCULE

Un contrle calcul est en rgle gnrale une zone de texte dans laquelle on tape directement l'expression pour l'attribuer la proprit "Source contrle" du contrle. Le formulaire est ouvert en mode Cration Cliquer l'outil Zone de texte dans la bote outils Cliquer dans le formulaire la position du coin suprieur gauche de la zone de texte La taille est alors dfinie par dfaut
ou Pointer dans le formulaire la position du coin suprieur gauche de la zone de texte Presser et faire glisser pour dfinir la taille
Cliquer l'intrieur de la zone de texte (contrle et non tiquette)
Taper le signe = et l'expression dsire
Valider Cliquer sur le nom temporaire de l'tiquette (ou cliquer deux fois sur l'tiquette) Cliquer l'icne Proprits Dans la liste des proprits qui apparat, slectionner le texte de lgende
Taper un libell plus explicite
Cliquer l'icne Proprits pour refermer la bote des proprits Redimensionner la largeur de l'tiquette, si ncessaire
CREER UN INTITULE
On utilise un contrle de type "Intitul" pour afficher un titre, une lgende, ou des instructions. Les intituls sont toujours indpendants, n'tant pas associs un champ. Le formulaire est ouvert en mode Cration Cliquer l'outil Intitul Dans le formulaire, cliquer la position du dbut de saisie Taper le texte dsir La taille de l'intitul s'ajuste automatiquement au fur et mesure de la saisie
ou Dans le formulaire, pointer la position du dbut de saisie Presser et faire glisser pour dfinir la taille Relcher et taper le texte dsir
Note: Pour saisir un texte sur plusieurs lignes dans une tiquette, taper CTRL+RETOUR pour passer la ligne.
ZONE DE LISTE OU LISTE MODIFIABLE AVEC UN ASSISTANT

Il est plus simple de slectionner une valeur dans une liste que de la taper. Une zone de liste comprend une srie de valeurs toujours affiches parmi lesquelles on peut faire son choix. Une liste modifiable est la combinaison d'une zone de texte et d'une zone de liste; on peut taper une valeur dans la partie zone de texte du contrle, ou slectionner une valeur dans sa liste aprs avoir cliqu la flche. Le formulaire est ouvert en mode Cration Vrifier que l'outil Assistants Contrle est activ ("enfonc") Cliquer l'outil Zone de liste ou l'outil Zone de liste modifiable dans la bote outils Dans le formulaire, cliquer la position dsire du coin suprieur gauche de la liste Zone de liste ou Liste modifiable dpendant d'une table ou d'une requte Permet de slectionner et conserver un lment d'un seul champ Conserver le premier choix relatif la table ou requte
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ou
Cliquer Suivant Cliquer la table ou la requte contenant les valeurs de la liste Cliquer Suivant Cliquer le champ contenant les valeurs inclure dans la liste Cliquer le bouton Procder ainsi pour chaque champ Les champs slectionns deviendront les colonnes dans la liste Cliquer Suivant Dfinir la largeur des colonnes des champs slectionns Cliquer Suivant Cliquer Stocker la valeur dans ce champ Slectionner le champ qui contiendra la valeur slectionne dans la liste Cliquer Suivant Taper le nom de l'tiquette de la liste cre Cliquer Terminer
Zone de liste ou Liste modifiable contenant des valeurs saisies Cliquer Je taperai les valeurs souhaites
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Cliquer Suivant Saisir le nombre de colonnes qui composeront la liste Cliquer dans la premire cellule Saisir le premier lment de la liste Taper la touche TAB (ou utiliser la flche) pour accder la deuxime cellule Saisir le deuxime lment de la liste Taper TAB Procder ainsi pour chaque lment saisir dans la liste
Dfinir la largeur des colonnes des champs Cliquer Suivant Cliquer Stocker la valeur dans ce champ Slectionner le champ qui contiendra la valeur slectionne dans la liste Cliquer Suivant Taper le nom de l'tiquette de la liste cre Cliquer Terminer
SAISIE DE NOUVELLES VALEURS DANS UNE LISTE MODIFIABLE

La procdure suivante est employe uniquement pour les listes modifiables ayant t conues en saisissant les valeurs qui les composent. Le formulaire est ouvert en mode Cration Cliquer sur la liste modifiable concerne
Cliquer l'icne Proprits Cliquer dans la proprit Limiter liste Slectionner Non (par dfaut) pour autoriser la saisie de nouvelles donnes ou Slectionner Oui pour limiter les valeurs utilises celles de la liste Cliquer dans la proprit Contenu Saisir entre guillemets, chaque nouvelle valeur, espace d'un point-virgule
Cliquer l'icne Proprits
RECHERCHER UN ENREGISTREMENT
Il s'agit d'inclure dans le formulaire une liste modifiable dont la slection d'un lment permet l'affichage de l'enregistrement correspondant. Le formulaire est ouvert en mode Cration Cliquer l'outil Zone de liste modifiable Cliquer dans la zone Dtail la position dsire pour l'insertion de la liste Activer l'option Rechercher un enregistrement dans mon formulaire
Cliquer Suivant Slectionner le champ utilis pour effectuer la recherche d'enregistrement Cliquer le bouton Cliquer Suivant Rgler la largeur de la colonne Cliquer Suivant Saisir le texte de l'tiquette de la liste cre Cliquer Terminer Redimensionner ventuellement la largeur de l'tiquette
INSERER UN CONTROLE ONGLET

Lorsque les contrles sont trop nombreux, ils risquent de ne pas tenir sur une zone limite d'un cran. Il est alors prfrable de les disposer l'intrieur d'onglets, semblables certains menus. Ce systme permet de crer des formulaires de plusieurs pages, facilement manipulables. Ouvrir le formulaire en mode Cration Amnager une zone suffisamment grande pour recevoir le contrle onglet Cliquer l'icne Contrle Onglet Dans le formulaire, pointer le coin suprieur gauche du contrle onglet crer Presser et faire glisser pour crer le contrle onglet puis relcher
Ajouter un onglet Cliquer sur un onglet quelconque afin de slectionner le contrle onglet Cliquer le bouton droit de la souris Cliquer Insrer une page (ou INSERTION/Page Contrle onglet) Un nouvel onglet apparat droite de ceux existants
Supprimer un onglet Cliquer sur l'onglet supprimer Cliquer le bouton droit de la souris Cliquer Supprimer la page
Dplacer un onglet Cliquer sur un onglet quelconque afin de slectionner le contrle onglet Cliquer le bouton droit de la souris Cliquer Ordre des pages Slectionner l'onglet dplacer
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Cliquer le bouton Dplacer vers le haut ou Dplacer vers le bas
Cliquer OK
Renommer un onglet Cliquer deux fois sur l'onglet renommer La feuille de proprits de l'onglet apparat Saisir le nom dsir dans la proprit Lgende Cliquer l'icne Proprits
Placer les contrles dans les onglets Slectionner les contrles du formulaire placer dans le premier onglet Cliquer l'icne Couper Cliquer sur l'onglet de destination Cliquer l'icne Coller Dplacer et redimensionner les contrles si besoin Procder de mme pour insrer les autres contrles dans les autres onglets
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VALEURS OUI/NON
Les cases cocher, les boutons d'options et les boutons bascule sont utiliss comme contrles autonomes pour dfinir des valeurs Oui/Non ou Vrai/Faux.
Case cocher Bouton d'option Bouton bascule
Lorsque ces boutons sont activs ou dsactivs, ACCESS enregistre la valeur dans la table sousjacente, et l'affiche en fonction de la proprit "Format" dfinie pour le champ. Lorsque ces contrles sont associs des champs autres que de type Oui/Non, ACCESS inscrit "-1" (Oui ou Vrai) en cas de slection, sinon "0" (Non ou Faux). Crer un bouton dpendant d'un champ Le formulaire est ouvert en mode Cration ou Bouton d'option Cliquer l'outil Case cocher Cliquer l'icne Liste des champs Pointer le champ Oui/Non correspondant au bouton Presser et faire glisser dans le formulaire Cliquer l'icne Liste des champs
ou Bouton bascule
GROUPE D'OPTIONS
Un groupe d'options est constitu d'un cadre de groupe contenant plusieurs cases cocher, boutons d'options ou boutons bascule. Un groupe d'options facilite la slection, car il ncessite un simple clic sur l'option de son choix. Un groupe d'options dpendant d'un champ, c'est le cadre du groupe qui dpend du champ, et non ses options. Le groupe peut galement dpendre d'une expression, ou tre indpendant. Chaque option d'un groupe a sa proprit "Valeur contrle", laquelle on attribue une valeur obligatoirement numrique correspondant au champ associ au cadre de groupe. Lorsque l'on slectionne l'une des options d'un groupe, ACCESS affecte au champ dont le groupe d'options dpend, la valeur de la proprit "Valeur contrle" de l'option slectionne. Ouvrir le formulaire en mode Cration Cliquer l'icne Groupe d'options Pointer dans le formulaire la position du coin suprieur gauche du groupe d'options Presser et faire glisser la souris pour crer le groupe d'options et relcher Saisir le texte de l'tiquette de la premire option du groupe Taper la touche TAB Saisir le texte de l'tiquette suivante Taper la touche TAB
Procder ainsi pour saisir toutes les tiquettes du groupe d'options
Cliquer Suivant Slectionner Oui ou Non pour avoir ou pas une valeur par dfaut Si on clique Oui, slectionner ensuite la valeur par dfaut dans la liste droulante Cliquer Suivant Modifier si besoin les valeurs attribues chaque option Lors de la slection d'une option, ACCESS stocke dans le champ sous-jacent la valeur correspondante. Appliquer -1 ou 0 pour les valeurs d'un champ de type Oui/Non.
Cliquer Suivant Cliquer Stocker la valeur dans ce champ Slectionner dans la liste droulante le champ de la table qui contiendra la valeur assigne l'option choisie Cliquer Suivant Slectionner un type de contrle et un style
Cliquer Suivant Saisir le texte de la lgende Cliquer Terminer
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SAUT DE PAGE
En mode formulaire, un saut de page n'est actif que si on a attribu la valeur "Mode simple" la proprit "Affich par dfaut" au formulaire. En mode Formulaire, ACCESS utilise un saut de page pour marquer une zone spcifique accessible avec les touches PGUP et PGDN. Le formulaire est ouvert en mode Cration Cliquer l'icne Saut de page Dans le formulaire, cliquer la position dsire du saut de page
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PROPRIETES D'UN FORMULAIRE

AFFICHER ET MODIFIER LES PROPRIETES D'UN CONTROLE
Cliquer deux fois sur le contrle (et non son tiquette ventuelle) ou Cliquer le contrle Cliquer l'icne Proprits (ou AFFICHAGE/Proprits) Slectionner une catgorie de proprits par l'onglet appropri Cliquer sur la proprit dfinir Taper la valeur ou la slectionner dans la liste aprs avoir cliqu la flche pour refermer la zone de dialogue Cliquer sur l'icne Proprits
Notes: 1. Si on modifie la proprit d'un contrle, celle du champ reste inchange dans la table ou la requte sousjacente. 2. Si on modifie la proprit d'un champ dans une table ou une requte aprs avoir cr un formulaire utilisant ce champ, on doit mettre cette proprit jour dans tous les contrles dpendants du champ. 3. Si on dfinit deux rgles de validation (proprit "Valide si") diffrentes dans un formulaire et dans la table sous-jacente, elles seront toutes deux appliques. 4. On devra par contre dfinir toutes les proprits d'un champ calcul d'un formulaire, s'il ne correspond pas un champ de requte sous-jacente. 5. Dans le cas de zone de texte faisant rfrence un champ de type "Mmo", affecter la valeur "Oui" aux proprits "Auto extensible" et "Auto rductible", qui ajustent la hauteur du contrle en fonction de la longueur des donnes l'impression. Ces proprits n'ont aucune incidence sur la taille de la zone de texte affiche en mode formulaire. 6. Choisir Non la proprit "Visible" si on veut que le contrle n'apparaisse pas l'cran lors de la saisie. 7. Choisir Non la proprit "Activ" si on souhaite que le contrle soit visible mais pas accessible en saisie. 8. Choisir Oui la proprit "Verrouill" si on souhaite que le contrle soit accessible mais non modifiable en saisie. 9. Saisir le texte dans la proprit "Message si erreur" qui apparatra dans une bote de dialogue si les rgles de saisie ou de validit ne sont pas respectes.
MODIFICATION DE L'ORDRE DE SAISIE DES CONTROLES

ACCESS affecte automatiquement un ordre de saisie tous les contrles que l'on ajoute dans un formulaire. Cet ordre correspond l'ordre d'ajout des contrles dans le formulaire. On peut crer un ordre d'entre automatique qui active les contrles de gauche droite et de haut en bas, ou personnaliser l'ordre. Le formulaire est ouvert en mode Cration AFFICHAGE Ordre de tabulation Cliquer Ordre automatique Cliquer OK
ou Cliquer le slecteur du contrle dplacer, gauche de la ligne Pour slectionner plusieurs contrles, presser et faire glisser sur les slecteurs
Pointer de nouveau le slecteur du contrle Presser et faire glisser vers la position souhaite
Cliquer OK
AJOUT DE SECTIONS
En-tte de formulaire Zone du titre du formulaire, des boutons ventuels de commande. En mode formulaire, il ne figure qu'au dbut du formulaire. Il est imprim en haut de la premire page. Si on ne souhaite pas l'imprimer, attribuer la valeur "A l'cran" sa proprit "Afficher". En-tte de page Figure en haut de chaque page du formulaire. Il apparat uniquement l'impression.
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Section Dtail Contient les enregistrements. Pied de page Figure au bas de chaque page du formulaire, et peut contenir le numro de page. Il n'apparat qu' l'impression. Pied de formulaire S'affiche au bas de l'cran en mode Formulaire et s'imprime au bas de la dernire page. Ajouter ou supprimer un En-tte/pied de formulaire ou En-tte/pied de page Le formulaire est ouvert en mode Cration AFFICHAGE Activer/Dsactiver En-tte et pied de page et/ou En-tte/pied de formulaire
DIMENSIONNER UNE SECTION

On peut dfinir une hauteur diffrente pour chaque section. En revanche, lorsque l'on modifie la largeur d'une section, elle s'applique au formulaire tout entier. Le formulaire est ouvert en mode Cration Pointer le bord suprieur ou droit de la section dimensionner Faire glisser pour obtenir la hauteur ou la largeur souhaite
AFFICHER ET MODIFIER LES PROPRIETES D'UNE SECTION

Cliquer deux fois dans la section hors de tout contrle ou Cliquer dans la section hors de tout contrle Cliquer l'icne Proprits Slectionner une catgorie de proprits par l'onglet appropri Modifier les proprits Cliquer l'icne Proprits
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AFFICHER ET MODIFIER LES PROPRIETES DU FORMULAIRE

Les proprits du formulaire dfinissent leur aspect gnral et leur fonctionnement. Le formulaire est ouvert en mode Cration Cliquer deux fois dans la zone grise hors des sections ou sur la case grise l'intersection des rgles
ou EDITION Slectionner le formulaire Cliquer l'icne Proprits Slectionner une catgorie de proprits par l'onglet appropri Modifier les proprits Cliquer l'icne Proprits
FONCTION D'EDITION PAR DEFAUT

On peut dfinir la fonction principale d'un formulaire de faon l'activer ds son ouverture. Le formulaire est ouvert en mode Cration Slectionner le formulaire Cliquer l'icne Proprits Slectionner la valeur Oui la proprit Entre donnes si l'on veut que le formulaire soit utilis exclusivement pour la saisie de nouveaux enregistrements et/ou Slectionner Non la proprit Ajout autoris pour empcher l'utilisateur de crer de nouveaux enregistrements partir du formulaire et/ou Utiliser les proprits Modif autorise et Suppr autorise pour autoriser ou non l'utilisateur modifier ou supprimer des enregistrements Cliquer l'icne Proprits
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MISE EN FORME D'UN FORMULAIRE

FORMAT AUTOMATIQUE
Ouvrir le formulaire en mode Cration Cliquer l'icne Format automatique Slectionner un format Cliquer OK Cliquer l'icne Enregistrer
DESSINER UN RECTANGLE OU UN TRAIT

Le formulaire est ouvert en mode Cration ou Trait Cliquer l'outil Rectangle Dans le formulaire, pointer la position du coin suprieur gauche du rectangle ou du trait tracer Presser et faire glisser pour crer le rectangle ou le trait Relcher
Selon les attributs de dessin, une figure comme un rectangle peut masquer les contrles sur lesquels elle est place. Pour placer la figure l'arrire plan Slectionner la figure en mode formulaire FORMAT Mettre en arrire-plan
STYLE - POLICE - TAILLE DE CARACTERES - ALIGNEMENT

Utiliser les polices de l'imprimante Cliquer dans la zone grise, hors des sections Cliquer l'icne Proprits Slectionner Oui dans la proprit Polices imprimante Cliquer l'icne Proprits ACCESS affiche alors les polices et tailles de caractres disponibles sur l'imprimante.
Choix des styles, polices et tailles Slectionner les contrles mettre en forme Slectionner une police (on peut saisir aussi une taille inexistante) Slectionner une taille Activer ou non, Gras, Italique et Soulign
Alignement des contrles Slectionner les contrles aligner L'alignement concerne la valeur (texte ou nombre) dans le cadre du contrle Cliquer une icne d'alignement
CHOIX DES ENCADREMENTS ET COULEURS

Le formulaire est ouvert en mode Cration Slectionner les contrles concerns ou une section Cliquer la flche droite de l'icne Epaisseur de bordure/trait Slectionner une bordure Cliquer la flche droite de l'icne Couleur d'arrire-plan/remplissage Slectionner une couleur Cliquer la flche droite de l'icne Couleur de police/premier plan Slectionner une couleur Cliquer la flche droite de l'icne Couleur de bordure/trait Slectionner une couleur
CREER DES CONTROLES EN TROIS DIMENSIONS

Le formulaire est ouvert en mode Cration Slectionner les contrles concerns Cliquer la flche droite de la dernire icne de la barre d'outils "Mise en forme" Slectionner une option dans la liste
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ETAT AVEC ASSISTANT

Un tat permet de prsenter des donnes sous la forme d'un document imprim. Par rapport un formulaire que l'on pourrait imprimer, un tat offre davantage de flexibilit quant la prsentation d'informations de synthse. Par exemple, il est possible d'inclure des totaux par catgories d'enregistrements. Un tat regroupe les donnes partir d'une table unique. Si les donnes proviennent de plusieurs tables, l'tat doit se baser sur une requte unique, charge d'extraire les donnes. Une fois la structure de l'tat cre, on peut l'utiliser l'infini sans la modifier, les donnes tant mises jour chaque impression. L'Assistant Etat instantan gnre un tat prformat une colonne, sans question pose l'utilisateur. Les autres assistants posent des questions et crent l'tat en fonction des rponses fournies. Ils acclrent le processus de cration d'un tat en prenant en charge les oprations essentielles. L'tat de base ainsi obtenu peut ensuite ventuellement tre modifi.
CREER UN ETAT INSTANTANE

Depuis la fentre Base de donnes, cliquer l'Objet Tables ou Requtes Cliquer la table ou la requte sur laquelle se fonde l'tat crer Cliquer la flche droite de l'icne Nouvel objet Dans la liste, cliquer Etat Instantan
CREER UN ETAT AVEC UN ASSISTANT

Dans la fentre Base de donnes, cliquer l'Objet Etats Cliquer le bouton Nouveau Cliquer sur l'assistant dsir Slectionner dans la liste droulante la table ou la requte sur laquelle se basera l'tat Cliquer OK Suite pour le choix "Assistant Etat" ou ou Cliquer deux fois sur chaque champ intgrer l'tat Cliquer le champ intgrer l'tat Cliquer l'icne Rpter l'opration pour chaque champ Cliquer pour intgrer tous les champs l'tat
pour retirer un champ de la zone "Champs slectionns" pour retirer tous les champs
Rappel: Utiliser l'icne Utiliser l'icne
Cliquer Suivant
Slectionner le champ sur lequel s'effectuera le regroupement (l'tat comportera ainsi des sous-ensembles gnrs par le regroupement des lignes sur ce champ) Cliquer l'icne
Cliquer le bouton Slectionner un intervalle de regroupement Cliquer OK Cliquer Suivant Slectionner les champs utiliss comme critres de tri pour les donnes d'un mme sous-ensemble Cliquer l'icne pour passer du mode de tri croissant au mode de tri dcroissant (et vice-versa) Cliquer le bouton Activer les oprations effectuer
Cliquer OK Cliquer Suivant Slectionner une prsentation et une orientation

Activer l'option Cliquer Suivant Slectionner un style de prsentation Cliquer Suivant Saisir le titre de l'tat (en mme temps son nom de sauvegarde) Cliquer Terminer
Suite pour le choix "Assistant Etiquette" ou Slectionner la taille d'tiquettes utiliser Cliquer le bouton Cliquer Nouveau Rentrer le nom du nouveau format d'tiquettes Activer les options et saisir les dimensions exactes des tiquettes utilises
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Cliquer OK Cliquer Fermer Cliquer Suivant Slectionner la police et les autres attributs du texte de l'tiquette Cliquer Suivant Cliquer deux fois sur le premier champ intgrer dans l'tiquette Sparer du champ suivant par un espace ou valider Insrer le champ suivant puis saisir un sparateur Renouveler la procdure afin de placer dans l'tiquette tous les champs dsirs Dans la zone "Etiquette prototype", pour supprimer un champ et/ou un sparateur, effectuer la slection ncessaire puis taper SUPPR
Cliquer Suivant Cliquer deux fois sur chaque champ utiliser comme critres de tri Cliquer Suivant Saisir le nom de sauvegarde de l'tat tiquettes Cliquer Terminer
Conseil: Crer un tat avec un assistant puis le modifier afin de le personnaliser. On gagne ainsi du temps par rapport la cration d'un tat qui oblige passer par toutes les phases.
MODES D'AFFICHAGE DE L'ETAT

Ouvrir l'tat Cliquer la flche droite de l'icne Affichage Cliquer Mode cration Pour modifier la structure de l'tat
ou Cliquer Aperu avant impression Pour vrifier l'ensemble des donnes de l'tat ou Cliquer Aperu du format C'est une variante du mode Aperu avant impression o seuls quelques enregistrements sont visualiss. Ce mode est utiliser lorsque la masse des informations traites entrane un ralentissement de l'affichage.
CREATION DE REQUETES
Une requte est une interrogation pose la base de donnes. Le rsultat d'une requte, appel feuille de rponses, se prsente sous la forme d'un tableau regroupant les seuls enregistrements rpondant la question pose. Les donnes de la feuille de rponses d'une requte sont automatiquement mises jour, en cas de modification dans la table sous-jacente. Inversement, si on modifie les donnes de la feuille de rponses d'une requte, ACCESS met automatiquement jour les donnes de la table. Utilit des requtes Slectionner les champs afficher Restreindre l'affichage aux seuls enregistrements qui satisfont aux critres Trier des enregistrements Calculer des totaux Crer des formulaires, des requtes et des tats partir de requtes Modification des donnes des tables
CREER UNE REQUETE SANS ASSISTANT

Depuis la fentre Base de Donnes, cliquer l'Objet Requtes Cliquer le bouton Nouveau Cliquer Mode Cration Cliquer OK Cliquer l'onglet Tables ou l'onglet Requtes ou l'onglet Les deux dans la zone "Ajouter une table" Cliquer la premire table ou premire requte utiliser Cliquer Ajouter (ou Cliquer deux fois sur la table ou la requte) Procder ainsi pour chaque table ou requte utiliser Cliquer Fermer
AJOUTER UN CHAMP A LA REQUETE

ou Faire glisser le nom du champ dsir, de la table la cellule de la ligne Champ de la grille Relcher Procder ainsi pour chaque champ utiliser dans la requte Dans le cadre de la table, pointer le nom du champ utiliser dans la requte Cliquer deux fois Procder ainsi pour chaque champ utiliser
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ou Cliquer dans la cellule de la zone Champ de la grille Cliquer la flche vers le bas
Cliquer le champ de la table insrer dans la requte
AJOUTER PLUSIEURS CHAMPS

Cliquer le premier champ dans le cadre de la table Presser CTRL et cliquer les autres champs (ou MAJ pour prendre un bloc de champ) Pointer un des champs slectionns Presser et faire glisser jusqu' la premire cellule de destination (ligne Champ), dans la grille
Ajouter tous les champs d'une table Cliquer deux fois dans la barre de titre du cadre de la table Tous les champs sont slectionns
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ou
Pointer un des champs slectionns Faire glisser sur la premire cellule Champ de la grille
Cliquer deux fois sur l'astrisque (*)
Note: L'astrisque inclut tous les champs de la table ou de la requte, sans les afficher individuellement.. De ce fait, les champs ajouts la grille ne peuvent tre ni tris ni affects de critres de slection.
CONSULTER LES ENREGISTREMENTS DE LA REQUETE

Cliquer l'icne Affichage
Note : La liste droulante Premires valeurs la requte. spcifie le nombre d'enregistrements auquel doit se limiter
(ou AFFICHAGE/Mode Feuille de donnes)
SAUVEGARDER LA REQUETE
FICHIER Enregistrer sous Taper le nom de la requte (64 caract. max.) Cliquer OK
TRI DES ENREGISTREMENTS

On peut trier les enregistrements d'une requte sur un ou plusieurs champs. Pour prciser un ordre de tri sur plusieurs champs, ACCESS commence le tri partir du premier champ gauche. On doit donc ventuellement redisposer les champs trier de gauche droite sur la grille. Ouvrir la requte en Mode Cration Cliquer dans la cellule Tri du champ utilis comme critre de tri Cliquer la flche vers le bas Cliquer Croissant ou Dcroissant
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Cliquer dans la cellule Tri du champ utilis comme autre critre de tri Cliquer la flche vers le bas Cliquer Croissant ou Dcroissant Procder de mme pour un autre champ utilis comme critre de tri
Visualiser les rsultats: Cliquer l'icne Affichage
Enregistrer la requte: Cliquer l'icne Enregistrer
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MODIFIER UNE REQUETE

DEPLACER UN CHAMP
Ouvrir la requte en mode Cration Cliquer le slecteur en haut de la colonne dplacer Ligne grise au-dessus du nom du champ - On obtient une flche noire pointant vers le bas
Pointer de nouveau le slecteur Presser et faire glisser la ligne verticale noire l'endroit dsir Relcher
INSERER UNE COLONNE VIERGE

Ouvrir la requte en mode Cration Cliquer le slecteur de la colonne qui sera droite de celle insre INSERTION Colonnes
INSERER UN CHAMP
Ouvrir la requte en mode Cration Dans le cadre de la table, pointer le nom de champ rajouter Presser et faire glisser dans la grille sur le nom du champ qui sera aprs celui insr
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SUPPRIMER UN CHAMP
Ouvrir la requte en mode Cration Cliquer le slecteur de la colonne du champ supprimer Taper SUPPR (ou EDITION/Supprimer ou EDITION/Supprimer colonnes)
Supprimer tous les champs de la grille EDITION Effacer la grille
EXCLURE UN CHAMP DE LA FEUILLE DE REPONSES

La slection d'un champ dans une requte n'implique pas forcment son affichage dans la feuille de rponses. On peut ainsi slectionner les enregistrements d'une mme ville, sans afficher la ville. Ouvrir la requte en mode Cration Dsactiver la case Afficher de chaque champ exclure
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REQUETE SELECTION
Pour que la feuille de rponses d'une requte ne prenne en compte que certains enregistrements, il est ncessaire de spcifier des critres de slection.
DEFINIR UN CRITERE
Ouvrir la requte en mode Cration Dans la grille, cliquer dans la cellule Critres du champ concern
Saisie directe Saisir directement le critre Valider
Note: Pour afficher la cellule "Critres" en mode Zoom: Taper MAJ+F2 (Mode Zoom) Cliquer OK pour revenir
Gnrateur d'expression Cliquer l'icne Crer pour appeler le Gnrateur d'expression Gnrer l'expression en utilisant les fonctions, les champs et les oprateurs Cliquer OK
VISUALISER LES RESULTATS

EXPRESSIONS COURANTES
Mot Saisir Dupont dans le champ de type texte concern. La saisie de critres de type texte peut s'effectuer indiffremment en majuscules ou en minuscules. Phrase Saisir "Juan les Pins" dans le champ de type texte concern.
Les guillemets sont obligatoires pour prendre en compte un texte comprenant des espaces. Valeur Saisir 100 dans le champ de type numrique concern. Tranche de valeurs Saisir >40000 dans le champ de type numrique concern. La feuille de rponses affichera tous les enregistrements dont le champ utilis une valeur strictement suprieure 40000.
La feuille de rponses affichera tous les enregistrements dont le champ DATE une valeur strictement suprieure au 01/01/2002. Valeurs entre deux bornes
La feuille de rponses affichera tous les enregistrements dont le champ TOTAL une valeur comprise entre 20000 et 40000.
La feuille de rponses affichera tous les enregistrements dont le champ DATE une valeur comprise entre le 01/01/2002 et le 31/03/2002. Valeurs boolennes Saisir Non ou Faux ou Inactif ou 0 dans le champ de type Oui/Non concern. La feuille de rponses affichera tous les enregistrements dont le champ utilis une valeur correspondant Non (Oui, Vrai, Actif ou 1 pour Oui).
UTILISATION DE CARACTERES GENERIQUES

Pour slectionner des champs sur la base d'un ou de plusieurs caractres (type Texte et Date/Heure).
? *
Remplace un seul caractre quelconque, au mme emplacement Remplace un ou plusieurs caractres quelconques au mme emplacement dans la valeur
Exemple Saisir Log* dans le champ PRODUIT et valider.
La feuille de rponses affichera tous les enregistrements dont le champ PRODUIT a un contenu qui commence par les trois lettres "Log". Autres exemples Dupon? Dupont Dupond Du*d Durand Dupond
*ton *fr* */*/2002
Menton Mouton Confrence Indiffrence Toutes les dates en 2002
Notes: 1. Avec les caractres gnriques, l'criture des lettres est la mme en majuscule comme en minuscule (du* = Du*). 2. A la validation, ACCESS entoure la saisie de guillemets, et la fait prcder de l'expression Comme (Exemple: Comme "*/*/2002").
SELECTION DES ENREGISTREMENTS PAR DIFFERENCE

Oprateur PAS Exemples de critres dans un champ NOM Pas Dupont Affiche tous les enregistrements dont le nom n'est pas Dupont Pas D* Affiche tous les enregistrements dont le nom ne commence pas par la lettre D
SELECTION DES ENREGISTREMENTS VIDES OU NON VIDES

Oprateur NULL ou EST NULL Pour rechercher les champs vides. Oprateur PAS NULL ou EST PAS NULL Pour rechercher les champs qui contiennent une valeur.
Note: Pour rechercher des chanes vides (suivant les proprits dfinies), taper un double guillemet ("")
SELECTION DE LA DATE DU JOUR

Pour slectionner les enregistrements comportant la date du jour (fournie par l'horloge de l'ordinateur). Oprateur DATE()
CRITERES COMPRENANT UNE OPERATION
La feuille de rponses affichera tous les enregistrements dont le champ DATE a une valeur correspondant aux trente derniers jours.
CRITERES COMPRENANT DES NOMS DE CHAMPS

Si un calcul, dans un critre, porte sur un nom de champ, on doit placer celui-ci entre crochets ([]).
La feuille de rponses affichera tous les enregistrements dont la valeur du champ TOTAL est strictement suprieure la valeur de PX_UNIT*2.
COMBINAISON DE PLUSIEURS CRITERES

Utilisation des oprateurs ET ou OU dans un champ. L'oprateur ET Est utilis lorsqu'un champ doit satisfaire deux critres ou plus Exemple: >=01/01/2002 Et <01/04/2002 Toutes les dates du premier trimestre 2002
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L'oprateur Entre Permet d'identifier une plage dans une expression sans utiliser les oprateurs de comparaison (<, >, <=, >=, <>). Exemple: Entre 01/01/2002 Et 01/03/2002 Entre le 1er janvier et le 1er mars 2002 L'oprateur OU Est utilis lorsqu'un champ doit satisfaire au mois un des critres spcifis. Exemple:
La feuille de rponses affichera tous les enregistrements dont le champ PRODUIT contient les valeurs Micros ou Logiciel.
CRITERES SUPPLEMENTAIRES
Rgle: Deux ou plusieurs critres sur des lignes diffrentes sont unis par un OU logique Deux ou plusieurs critres sur la mme ligne sont unis par un ET logique Exemple: Si on dfinit plus d'un critre pour un mme champ Les critres sont saisis sur plusieurs lignes du champ dans la grille d'interrogation. On slectionne les enregistrements qui rpondent l'un OU l'autre critre du champ.
Exemple: Si on dfinit des critres pour plusieurs champs Les critres sont saisis sur la mme ligne On slectionne les enregistrements qui rpondent tous les critres de la ligne
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CREATION DE CHAMPS CALCULES

1. 2. 3. 4. Dans une requte, on peut crer de nouveaux champs partir de champs existants. On pourra ensuite trier ces champs, rajouter des critres ou utiliser les rsultats obtenus. Un champ calcul peut galement combiner du texte de deux champs, grce l'oprateur &. Dans la feuille de rponses de la requte, il est impossible de modifier les rsultats d'un champ calcul. En revanche, le recalcul se fait automatiquement si on modifie une valeur de champ qui intervient dans l'opration. 5. Si on souhaite utiliser souvent un champ calcul dans un formulaire ou un tat, on peut crer une requte effectuant le calcul et fonder le formulaire ou l'tat sur cette requte et non sur une table. Ouvrir la requte en mode Cration Cliquer sur la premire cellule de champ vide Ou insrer une colonne Taper l'expression dsire Valider
Slectionner l'expression Expr(chiffre) (sans la formule qui suit ni les :) Taper un nom plus significatif Ds la saisie du champ calcul, on pourrait inscrire le nom du champ
CHAMPS CALCULES AFFICHANT UNE PARTIE DE CHAMP TEXTE

Fonction Gauche(expression;valeur) Extrait un nombre ("valeur") de caractres depuis la gauche du champ (entre crochets), du texte ou du nombre ("expression").
Fonction Droite(expression;valeur) Extrait un nombre ("valeur") de caractres depuis la droite du champ (entre crochets), du texte ou du nombre ("expression"). Fonction ExtracChane(expression;dbut;valeur) Extrait un nombre ("valeur") de caractres depuis la position ("dbut") du champ (entre crochets), du texte ou du nombre ("expression"). Exemple: soit la saisie d'un numro de tlphone (04) 93 31 25 18 dans le champ TEL Gauche([TEL];4) donne (04) Droite([TEL];8) donne 31 25 18 ExtracChane([TEL];2;2) donne 04
CHAMP CALCULE AFFICHANT UNE PARTIE DE CHAMP DATE

Utile lorsque l'on souhaite obtenir uniquement l'anne par exemple, partir d'un champ contenant une date complte. Fonction PartDate(Partie Date;date) Affiche la partie de date dsire ("Partie Date"), savoir le jour ("j"), le mois ("m"), le trimestre ("t") ou l'anne ("aaaa"), sous forme de chiffres. "Date" est soit un nom de champ (entre crochets), soit une date. Exemple: soit la saisie d'une date (23-fv-95) dans le champ DATE PartDate("aaaa";[DATE]) donne 1995
Note: PartDate("a";[DATE]) donne le nombre de jours couls entre le 1er janvier et la date
SELECTION DE VALEURS UNIQUES

Une requte affiche tous les enregistrements qui rpondent aux critres spcifis. Ainsi donc, par exemple, plusieurs lignes peuvent faire apparatre le mme client ou le mme pays. Dans certains cas, il peut tre intressant de n'obtenir que des valeurs uniques, afin de lister les diffrents clients par exemple. La requte ne doit contenir que le(s) champ(s) permettant dobtenir des valeurs uniques. Ouvrir la requte en mode Cration Cliquer dans la partie suprieure de la fentre Requte, en-dehors de la liste de champs
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Cliquer l'icne Proprits Cliquer dans la proprit Valeurs distinctes Slectionner Oui aprs avoir cliqu la flche Cliquer l'icne Proprits pour refermer la zone de dialogue
Ds lors, si la requte retourne habituellement deux ou plusieurs lignes identiques, ACCESS n'en affichera qu'une. De plus, ACCESS trie automatiquement les champs (ordre croissant) par la gauche. Non Valeurs distinctes Oui Valeurs distinctes
Note: Autre exemple de proprit, si un champ numrique dans la requte est dot d'un tri par ordre dcroissant, on peut afficher les premires valeurs dans la feuille de rponses, en utilisant la proprit "Premires valeurs" de la fentre de requte.
CHANGER LE NOM DU CHAMP

Il est possible dans la requte de renommer les champs, qui figureront en titre dans la feuille de rponses. Les noms d'origine demeurent intacts dans la table. Ouvrir la requte en mode Cration Dans la grille, cliquer gauche de la premire lettre du nom de champ modifier Taper le nouveau nom suivi de :
Cliquer l'icne Affichage Il est inutile d'effacer l'ancien nom.
OPERATIONS SUR TOUS LES ENREGISTREMENTS D'UNE TABLE

Ouvrir la requte en mode Cration Placer dans la grille les seuls champs pour lesquels on effectue un calcul (ou AFFICHAGE/Oprations) Cliquer l'icne Oprations Chaque cellule de la nouvelle ligne Opration contient le mot "Regroupement" Cliquer dans la cellule Opration du champ de calcul Cliquer la flche vers le bas Cliquer la fonction dsire

Notes: 1. Pour effectuer des oprations portant sur l'ensemble des enregistrements, aucune cellule Opration ne doit indiquer "Regroupement" 2. Pour annuler l'opration, slectionner "Regroupement" en mode Cration, dans le champ utilis pour le calcul. 3. Pour dsactiver les oprations, Cliquer l'icne Oprations
OPERATIONS SUR DES GROUPES D'ENREGISTREMENTS

Exemple, dans un fichier de factures, calculer le montant total des factures par produit. Dans la requte, on doit spcifier les champs destins au regroupement, et ceux utiliser pour les oprations. Slectionner "Regroupement" dans la ligne Opration des champs utiliss pour le regroupement, et choisir un type de calcul pour les champs utiliss pour les oprations. On peut regrouper plusieurs champs. ACCESS regroupe les champs dans leur ordre d'apparition de gauche droite.
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Spcifier des critres dans les champs de regroupement Exemple, somme des factures par produits renseigns.
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CFCL

Bernard Curzi - 2002

Bernard Curzi - 2002

Bernard Curzi - 2002

CONSULTER UNE TABLE OU UNE REQUETE

CONSULTER DES DONNEES DANS UN FORMULAIRE

Cliquer le mode d'affichage dsir

FERMER UNE BASE DE DONNEES

CREER UNE BASE DE DONNEES

COMPACTER UNE BASE DE DONNEES

Bernard Curzi - 2002

SAUVEGARDE DES DONNEES

Bernard Curzi - 2002

CHAMPS NON MODIFIABLES - SAISIE IMPOSSIBLE

DEPLACEMENT ENTRE LES ENREGISTREMENTS

Fin CTRL+Pg AR CTRL+Pg AV Flche Haute Flche basse CTRL+Pos 1 CTRL+Fin Pg AR Pg AV

LARGEUR D'UNE COLONNE EN MODE FEUILLE DE DONNEES

Taper une valeur et cliquer OK ou Cliquer Ajuster

Bernard Curzi - 2002

DEPLACER UNE COLONNE

SELECTION DES DONNEES

Bernard Curzi - 2002

FORMATS DES CARACTERES

FIGER UNE COLONNE

Librer les colonnes figes FORMAT Librer toutes les colonnes

Bernard Curzi - 2002

TABLE SANS ASSISTANT

CREER UNE TABLE SANS ASSISTANT

Lien hypertexte Assistant Liste de choix

CREER UNE LISTE DE CHOIX

DEFINIR UNE CLE PRIMAIRE

SAISIR LES ENREGISTREMENTS

MODIFIER UNE TABLE

AJOUTER DES CHAMPS DANS UNE TABLE

Bernard Curzi - 2002

INSERER UN NOUVEAU CHAMP

Bernard Curzi - 2002

PROPRIETES DES CHAMPS

DEFINIR UNE PROPRIETE DE CHAMP

TAILLE D'UN CHAMP

Bernard Curzi - 2002

Taille du champ Octet Entier Entier long Rel simple

Taille d'enreg. 1 octet 2 octets 4 octets 4 octets

Cliquer l'icne Enregistrer

pour sauvegarder les modifications

Cliquer l'icne Enregistrer

pour sauvegarder les modifications

Champs Date/Heure: Cliquer dans la ligne du champ concern

VALEUR PAR DEFAUT

PROPRIETE NULL INTERDIT

Bernard Curzi - 2002

REGLES DE VALIDATION DES DONNEES DE CHAMP

Cliquer l'icne Enregistrer

pour sauvegarder les modifications

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Bernard Curzi - 2002

EXPORTER DANS UNE FEUILLE DE CALCUL EXCEL

Bernard Curzi - 2002

FILTRE PAR SELECTION

FILTRE PAR FORMULAIRE

Saisir un critre Cliquer dans la cellule du champ concern par le critre

Cliquer l'icne Appliquer le filtre

Afficher tous les enregistrements Cliquer l'icne Supprimer le filtre

Bernard Curzi - 2002