Introduccin a CiviCRM

Jornada de formacin interna de ASF

5 de abril de 2013 Carlos Cmara Menoyo

Qu es CiviCRM?

Esquema drupal + CiviCRM

Qu es CiviCRM?

Es un programa de CRM (Contact and Resources Management) Programa modular Es un programa en la nube (alojado en nuestro servidor web) Es un programa de cdigo abierto y gratuito Es un programa pensado originalmente para ONGs
Los mdulos que trae por defecto CiviCRM son: CiviMail, CiviContribute, CiviActions

Ventajas de usar CiviCRM

Ubicuidad: Se puede acceder a l desde cualquier ordenador conectado a internet (siempre que se disponga de un usuario y password -ver a continuacin) Login nico: Se accede con el mismo usuario y password que el de la web institucional Base de datos nica: siempre actualizada

Ventajas de usar CiviCRM

Es software libre: no se depende de una empresa ni sus polticas de suscripciones Es gratuito: no supone un gasto adicional en licencias Posee una gran comunidad de desarrolladores y formadores que pueden ofrecer sus servicios en caso de necesidad Mucha documentacin disponible

Os he convencido? no?

Casos prcticos
1. Hacer un informe con los ltimos datos actualizados de todos los socios. 2. Objetivo: Enviar un email a los socios de este mes en la demarcacin de Barcelona para invitarles a una junta 3. Enviar un email a los voluntarios de todas las demarcaciones para informarles de algo

Y si os dijese que con CiviCRM esto no tiene por qu ser un infierno? Os convencera entonces?

Manos a la obra!

Caso prctico
Objetivo: Enviar un email a los socios de este mes de la demarcacin de Barcelona para invitarles a una junta Pasos a seguir 1. Creacin de contactos
Para tener los datos de los miembros de ASF actualizados Para consultar rpidamente los datos de cualquier contacto (socios, voluntarios, junta, empresas...) Enviar e-mails masivos Para generar reportes (ej: nmero de socios, voluntarios de una demarcacin) Para hacer seguimiento (donaciones, pagos, membresas, asistencias a eventos...)

2. Clasificacin de contactos

Mediante los grupos y etiquetas podremos clasificar y crear bsquedas dinmicas de nuestros contactos Redactaremos el correo, elegiremos las opciones de seguimiento y elegiremos a qu destinatarios lo enviamos (para ello usaremos las listas del punto anterior)

3. Configurar la campaa

1. Creacin de contactos
Tabla de contenidos de esta seccin
1. Vista general 2. Necesidad y Ventajas 3. Tipos de contactos 4. Creacin de contactos Veremos cmo son las pantallas de visualizacin y edicin de contactos, as como todo lo que podemos hacer con ellos. Los contactos son la parte esencial de CiviCRM y cualquier CRM. Veremos por qu es as y las ventajas que supone utilizarlos bien. CiviCRM tiene varios tipos de contactos, saber cuando usar unos u otros ser clave para utilizar el resto de funcionalidades Veremos que hay distintas formas de crear contactos y explicaremos cmo pueden crearse/editarse manualmente

Contactos: vista general

Esta es la pgina de un contacto. Aqu tenemos toda la informacin de este contacto, as como las acciones que podemos hacer con l y el histrico de cambios.

Contactos - Acciones

Contactos: Objetivo
Los contactos son la esencia de CiviCRM: para que todo lo dems funcione y para que podamos sacarle provecho es necesario mantener actualizados los contactos en la base de datos del CiviCRM en lugar de mantener archivos separados con datos de contacto en distintos formatos (Access, Excel...) y localizaciones (Demarcacin X, Demarcacin Y...).

Ventajas de este sistema:

Un solo archivo: siempre actualizado y sin duplicados. Todo el mundo puede acceder, desde cualquier ordenador conectado a Internet, a la versin ms actualizada de la base de datos Generacin de informes y consultas en tiempo real. Workflow integrado. Criterio nico (evitamos cosas como C.Valenciana , comunidad valenciana...)

Contactos: Tipos
Hay tres tipos de contactos:

Organizaciones: son personas jurdicas ya sean empresas, instituciones... Personas: son personas fsicas. Estas, as u vez pueden pertenecer a una o ms organizaciones y familias. Familias (a priori no utilizables por ASF).

Lo ms normal ser tener muchos ms contactos de personas que estn asociados a una o ms organizaciones, ya sea porque trabajan en una organizacin, porque son voluntarios... Podemos especificar el tipo de relacin que hay entre una persona y una empresa y el sistema ser capaz de establecer relaciones recprocas (ej: si decimos que alguien trabaja en una empresa, cuando veamos la informacin de esa empresa podremos ver todos los trabajadores que trabajan en ella, entre ellos el contacto anterior).

Contactos: Creacin
Hay distintas formas de aadir contactos:

Manualmente (de uno en uno) Importacin CSV (Excel, Access...) Una persona que ha rellenado el formulario de alta de socio (todava no implementado) Una persona que ha decidido darse de alta para recibir el newsletter, participar en un evento... (no implementado)

Podemos importar contactos de un archivo csv (generado a travs de hojas de clculo como Excel o Bases de datos como Access). Podemos asociar los datos del archivo csv a campos de CiviCRM y si los contactos siempre siguen la misma estructura podemos guardar esa asociacin de datos para no tener que definirlo continuamente (mapping).

Nota: Dado que estamos en un servidor compartido es muy probable que al importar una gran cantidad de contactos el servidor se cuelgue. Para evitarlo es ms conveniente importar contactos en grupos pequeos (20-50 personas) Ms informacin en esta pgina de la intranet: https://sites.google.com/a/asfes.org/base-de-conocimiento /Home/manuales/manual-civicrm/contactos#TOC-Importar-cont actos

Creacin manual (I)

Crear un contacto requiere 2 simples pasos:

1. Elegir "Nueva persona" o "Nueva organizacin" (segn lo que prefiramos) en el men "Contactos"

Creacin manual (II)

2. Rellenar los campos que aparezcan en el formulario. Los campos estn agrupados:

Datos personales Datos de socio Demogrficos Etiquetas y grupos

2. Organizacin de contactos
Tabla de contenidos de esta seccin
1. Grupos y etiquetas 2. Grupos inteligentes 3. Buscar contactos 4. Guardar listas Veremos cmo son las pantallas de visualizacin y edicin de contactos, as como todo lo que podemos hacer con ellos. Los contactos son la parte esencial de CiviCRM y cualquier CRM. Veremos por qu es as y las ventajas que supone utilizarlos bien. CiviCRM tiene varios tipos de contactos, saber cuando usar unos u otros ser clave para utilizar el resto de funcionalidades Veremos que hay distintas formas de crear contactos y explicaremos cmo pueden crearse/editarse manualmente

Clasificar un contacto
Esta es la pgina de edicin de un contacto. Bajo la pestaa Tags and Groups veremos un listado con todas las etiquetas y grupos disponibles y podremos seleccionar aquellas aplicables al contacto. Cosas a destacar: Existen las etiquetas y los grupos Un contacto puede pertener a ms de un grupo a la vez Un contacto puede tener ninguna, una o varias etiquetas Solo se muestran los grupos estndar

Clasificar contactos por lotes

Desde la pgina de buscar contactos, podemos seleccionar varios y seleccionar la accin Aadir contactos al Grupo (luego nos preguntar a qu grupo los aadimos) y pulsar el botn Ir

Clasificar contactos por lotes

Seleccionamos el grupo existente de la lista desplegable o bien creamos uno nuevo. Pulsamos el botn Aadir al grupo

Grupos vs etiquetas
Etiquetas: describen alguna caracterstica de los Grupos: son conjuntos de usuarios que deben contactos y para facilitar encontrarlos ser tratados de forma distinta a los miembros posteriormente de otros grupos (permisos o mailing). Pueden asignarse etiquetas a contactos, contribuciones... No hay jerarquas

Posibles etiquetas: Demarcaciones (Catalua, Valencia...).

Solo se aplican a contactos Pueden conceder permisos especiales Pueden servir como destinatarios de mailings (lista de correo) Pueden organizarse jerrquicamente (un contacto que pertenezca a un grupo hijo pertenece tambin al padre) Hay dos tipos de grupos: normales o inteligentes

Ejemplos de grupos: voluntarios, trabajadores responsables de zona...

Buscar contactos
Para qu queremos buscar contactos?

Para encontrar un contacto y visualizar o editar sus datos Para construir una bsqueda que queramos utilizar con frecuencia (ver bsqueda avanzada, a continuacin) Para enviar un email a todos los contactos que cumplan las condiciones de bsqueda Para imprimir el listado de forma rpida Para crear un grupo inteligente (ver pgina Clasificar contactos - detallado para ms detalles) Para editar en lote los contactos ...

Bsqueda simple

Bsqueda avanzada

Ms informacin en https://sites.google.com /a/asfes.org/base-de-con ocimiento/Home/manuales/ manual-civicrm/contactos #TOC-Buscar-contactos

Ventajas de organizar contactos

Tener los contactos bien organizados es bsico porque nos permite lo siguiente:

Encontrar un o varios contactos determinados de forma rpida, sin perder tiempo. Enviar campaas de email a uno o ms contactos a la vez. Generar informes ...

3. Mailing
Tabla de contenidos de esta seccin
1. Elegir destinatarios 2. Opciones de seguimiento 3. Componer mensaje Mediante una serie de reglas y combinaciones elegiremos quin queremos que reciba los correos. Estas opciones nos permitirn estadsticas bsicas para ver la eficacia de las campaas o corregir posibles problemas. En esta parte redactaremos el correo y veremos cmo usar comodines para ofrecer correos personalizados y plantillas para ahorrar trabajo. Antes de mandar el correo es importante testearlo antes y evitar posibles errores. Una vez est todo listo solo tenemos que enviar el correo.

4. Probar el mensaje 5. Enviar o programar el mensaje

Crear un mailing I
Hacer clic en el men Envios de correo y seleccionar nuevo envo de correo.
Este mismo men plantea ms opciones como ver mailings en borrador, eventos programados y enviados o generar plantillas, encabezados... para reutilizar en campaas futuras

Seleccionar destinatarios: Las personas que recibirn el correo dependern de una serie de reglas que pueden combinarse: Incluir o excluir miembros de grupos Aprovechar los destinatarios de una campaa anterior Si marcamos Remove duplicate emails evitaremos que una misma persona que pertenezca a ms de una regla, reciba ms de un correo de lo mismo.

Crear un mailing II
Marcar si queremos hacer seguimiento de clics para hacer estadsticas

Importante notar que podemos ver el nmero de destinatarios que recibirn el correo

Crear un mailing III

Al seleccionar la plantilla, el contenido se rellena automticamente Podemos utilizar Tokens (o cdigos) que se sustituirn por el valor correcto cuando se envien a partir de (ej, nombre, email, direccin...)

Podemos aadir encabezados / pies de pgina con enlaces, textos... que ya hemos creado previamente

Crear un mailing IV

Crear un mailing V

Ms...

Ms informacin
Tenis ms informacin en los siguientes enlaces:

Intranet ASF (podis actualizarla y comentar vosotros mismos!) Documentacin oficial:

http://civicrm.org/participate/documentation http://wiki.civicrm.org http://book.civicrm.org/user

Pgina oficial del programa: http://civicrm.org