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AUDITORIA OPERATIVA
El concepto de auditoria operacional, denominado de diferentes maneras en distintos pases, fue conocido por los auditores y por los legisladores relativamente hace poco tiempo. En 1977, en la Conferencia de la Organizacin Internacional de Instituciones Superiores de Auditoria, Intosai, se reconoci oficialmente la importancia de este tipo de auditoria. All se dijo : .... existe otro tipo de auditoria orientado hacia el desempeo, la efectividad, la economa y eficiencia (...) Esta auditoria incluye no solamente aspectos especficos de la administracin, sino tambin las actividades administrativas, incluyendo la organizacin y los sistemas administrativos. La auditoria operacional se perfila como uno de los instrumentos de asesora gerencial ms efectivos para asegurar el xito de una gestin.
DEFINICIN
La auditoria operativa u operacional se ha definido como un examen integral y constructivo de la estructura orgnica de la empresa y de sus componentes, de sus planes y polticas, de sus controles financieros y operativos, de sus modos de operacin y del aprovechamiento de sus recursos fsicos y humanos. La auditora operacional es el proceso de investigacin que tiene por objeto el examen y evaluacin de la planeacin, la organizacin, la direccin y el control de gestin de las operaciones por reas funcionales o por procesos operativos en las organizaciones; su base son los criterios de economa, eficiencia, efectividad y equidad; su finalidad, emitir una opinin independiente, de asesora, a la alta direccin, acerca de la validez del sistema de control integral en las entidades auditadas.Se espera que la gerencia ordene la implementacin del sistema de control apropiado segn las recomendaciones de la auditora. La opinin del auditor, en cualquier de las modalidades de auditora, va acompaada de recomendaciones orientadas a mejorar el sistema de control vigente; al tiempo, tambin, de los estudios de costo/beneficio necesarios para la toma de decisiones gerenciales. El auditor debe dominar, en principio los conceptos, las tcnicas, las metodologas, los enfoques tericos y filosficos que permitan el ejercicio cientfico de la administracin de negocios. De no ser as, es realmente imposible que el auditor pueda acertar en sus opiniones a la direccin para mejorar las condiciones de gestin.
CARACTERSTICAS
Es un examen que evala la administracin integral de la empresa en la aplicacin del control y logro de la misin, polticas, objetivos y metas. Proceso sistemtico de evaluaciones que concluye y formula recomendaciones constructivas. Requiere personal profesional experimentado con criterio tcnico gerencial. Presenta un informe formal que contiene recomendaciones para lograr mayor eficiencia, efectividad y economa.
PRINCIPIOS
Evaluar el grado de comprensin y aceptacin de los procedimientos Todo programa de auditoria operativa deber comprender al menos el anlisis y la evaluacin de los siguientes aspectos: estructura organizativa; misin, objetivos y polticas; controles financieros y operativos; formas de operar y aprovechamiento de recursos. En la estructura organizativa se debe determinar si el organigrama de la empresa o rea es adecuado a sus necesidades y para el cumplimiento de los objetivos de la administracin. Evaluar las interrelaciones existentes en el sector examinado y las ventajas de descentralizar o centralizar funciones para obtener mayor eficiencia. Comprobar que la misin, polticas y objetivos de la empresa estn escritos con el fin de que se puedan cumplir. Evaluar la exigencia de la misin, polticas y objetivos, ya que pueden haber sido formulados con base en situaciones diferentes. Con respecto a los controles financieros y operativos, se debe evaluar si el ndice de rentabilidad es apropiado.
PRINCIPIOS
Analizar la preparacin del presupuesto, el sistema de costos y los planes operativos. Determinar la relacin existente entre los resultados y pronsticos y evaluar las desviaciones. En relacin con la forma de operar, determinar si existen procedimientos eficientes al menor costo posible y que sean adecuados a las polticas establecidas. Y su cumplimiento por parte del personal que interviene en ellos. Con respecto al aprovechamiento de recursos, se deben analizar los recursos fsicos para comprobar su adecuada utilizacin a la mxima capacidad y reducir los desperdicios. Comprobar si existen medidas de proteccin y seguridad sobre los bienes. Analizar las polticas y los procedimientos relativos al personal, los cuales deben estar escritos para facilitar su difusin, aplicacin y cumplimiento. Evaluar las causas de, las bajas y la rotacin del personal y el grado de satisfaccin que manifiestan.
Adems de las calificaciones normales que debe reunir un auditor, deben destacarse para la auditoria operativa las siguientes condiciones: Imaginacin. Habilidad y sensibilidad suficientes para captar las relaciones, <<de persona a persona>>, <<de persona a medio>> y <<de persona a polticas establecidas>>. Representatividad. Habilidad para ofrecer una imagen adecuada de s mismo y de su trabajo, no slo a la administracin, sino aquellos directamente afectados por su tarea. Razonamiento empresarial. Habilidad para ubicarse en la posicin del responsable mximo de la empresa o rea examinada, para poder interpretar y analizar adecuadamente el sistema. Objetividad. Constituye un requisito bsico que debe guiar la apreciacin de su trabajo. Conocimientos actualizados En materia de auditoria financiera, operativa y en sistemas modernos de registros contables v de oficina, procesamiento electrnico de datos e informes:
AUDITOR
El principal papel del auditor es evaluar si las polticas de la administracin son adecuadas para cumplir con la misin, metas y objetivos de la organizacin. De la misma manera, un auditor operacional tambin evala si los procedimientos para llevar a cabo los planes y estrategias son apropiados y consistentes con los objetivos de la organizacin. No se ahorran esfuerzos para identificar las reas en donde se ha tenido xito, as como aquellas en donde los hechos no estuvieron de acuerdo con las expectativas; en cualquier caso, las conclusiones y recomendaciones se basan en hechos previamente verificados y no en suposiciones. El auditor operativo, durante el desarrollo del examen, observa la siguiente conducta: Hace lo que el administrador razonable hara. Calcula las limitaciones. Evita conocimiento parcializado. Sugiere mejoras. Trata de ser objetivo. Analiza causas de gestin inadecuada. Recolecta suficiente evidencia confiable. Desarrolla empata con el auditado.
Planeacin de la auditoria
En esta etapa, el auditor investiga la organizacin como un todo y trata de conoce la empresa. Estudia los estatutos, la organizacin, presupuestos, programas, leyes, normas aplicables y procedimientos bsicos de la administracin y de all redacta un informe de anlisis general. Esta investigacin preliminar gua al auditor hacia las reas que requieren examen y que seran de inters para los administradores. ste es un paso esencial para lograr los objetivos propuestos. Despus de identificar globalmente las reas para examen, el auditor realiza una investigacin preliminar sobre las reas seleccionadas. sta se hace con mayor detalle que en el anlisis general. La investigacin preliminar es como los planos de una obra para el arquitecto.
Ejecucin de la auditoria
Durante esta fase, corresponde al auditor realizar las pruebas de auditoria, iniciando con las reas crticas (hechos potenciales significativos) siguiendo luego con los dems aspectos, de tal manera que pueda construir una evidencia concluyente debidamente apoyada. El auditor analiza los datos y formula su juicio acerca de cada asunto. Durante la ejecucin de la auditoria, el auditor discute sus conclusiones con el personal administrativo de la empresa auditada. Esto le da confianza con respecto a sus hallazgos y credibilidad a su trabajo.
Informe de auditoria
El informe de auditoria es el producto final del trabajo de auditoria. No existe un formato especfico para los informes de auditoria operacional, pero generalmente el informe comienza con un resumen de hallazgos y recomendaciones. El texto del informe se refiere a los hechos, hallazgos y recomendaciones. Los hechos se relacionan con los antecedentes, la planeacin, el financiamiento, la ejecucin y las operaciones de un proyecto, programa, rea u organizacin. Los hallazgos estudian el grado en el cual se han logrado los objetivos, a qu costo, las mayores reas de gastos injustificados, ineficiencias y fallas en la administracin. Un informe de auditora operacional tambin resalta los logros de la administracin, as como las limitaciones bajo las cuales la organizacin ha estado funcionando. Las recomendaciones contenidas en el informe sealan de manera general las pautas de accin, tratando de cuantificar los ahorros esperados y otros beneficios.
AUDIT0RIA FINANCIERA
La auditoria financiera se define como un examen objetivo, sistemtico, profesional e Independiente, efectuado de acuerdo con normas de auditoria generalmente aceptadas ,tomando como base los estados financieros bsicos a saber: balance general, estado de resultados, estado de flujos de efectivo, estado de cambio en el patrimonio y estado de cambio en la situacin financiera.
Por lo tanto, su objetivo es evaluar y verificar las operaciones que han dado lugar a los mencionados estados financieros con el fin de emitir una opinin o dictamen sobre si presentan razonablemente la situacin financiera de las empresas, los resultados de sus operaciones y los cambios en su situacin financiera; todo ello en concordancia con principios y normas de contabilidad generalmente aceptadas o con las disposiciones legales vigentes aplicables para cada caso, y asegurndose de que dichos estados financieros hayan sido preparados en forma consistente de un periodo al otro
AUDITORIA INFORMTICA
La auditoria en informtica es la revisin y evaluacin de los controles, sistemas y procedimientos de informtica, as como de los equipos de cmputo, su utilizacin, eficiencia y seguridad. La auditoria informtica deber comprender no slo la evaluacin de los equipos de cmputo o de un sistema o procedimiento especfico, sino que adems habr de evaluar los sistemas de informacin en general, desde sus entradas, procedimientos, controles, archivos, seguridad y obtencin de informacin. Ello debe incluir los equipos de cmputo como la herramienta que permite obtener la informacin adecuada y la organizacin especfica (departamento de cmputo, departamento de informtica, gerencia de procesos electrnicos) que har posible el uso de los equipos de cmputo. La auditora informtica, debe entenderse como un rea especializada de la auditoria general.
EL COMPUTADOR
La definicin clsica de un computador pone de relieve que es una mquina cuya funcin primordial es procesar datos. Un computador ejecuta un programa que procesa determinados datos (la entrada), obteniendo unos resultados (la salida). El programa puede hacer algo tan simple como verificar qu letra del teclado se ha pulsado y representarla en la pantalla. La tecla pulsada es la entrada, el dato; la letra en la pantalla, la salida. Para el computador es indiferente que se pulse la tecla correspondiente a una letra, a un nmero, a un signo de puntuacin o una tecla que no importa nada. Todas ellas estn codificadas. En la actualidad, el costo de los equipos de cmputo ha disminuido considerablemente, en tanto que sus capacidades y posibilidades de utilizacin han aumentado en forma inversa.
CONSULTORIA
La consultora es una actividad profesional especializada dirigida a la solucin de problemas complejos en las organizaciones pblicas o privadas. Los consultores pueden ser expertos en determinadas reas, ser profesores universitarios, directivos empresariales, profesionales jubilados, profesionales independientes o miembros de empresas consultoras, en especial las establecidas para el efecto.
CONSULTORIA
La funcin de consultora est a cargo de personas naturales o jurdicas debidamente reconocidas; ellas desarrollan su trabajo principalmente en empresas estatales y privadas de gran tamao. El Instituto de Consultores de Empresas del Reino Unido define la consultora de empresas como un Servicio prestado por una persona o personas independientes y calificadas en la identificacin e investigacin de problemas relacionados con polticas, organizacin, procedimientos y mtodos; recomendacin de medidas apropiadas y prestacin de asistencia en la aplicacin de dichas recomendaciones [OIT 1993, 7]. El trabajo de consultora empieza al surgir alguna situacin juzgada insatisfactoria y susceptible de mejora, y termina, idealmente, en una situacin en la que se ha producido un cambio, una mejora.
CONSULTORIA
Las labores fundamentales de consultora pueden ser: Desarrollo de estudios dirigidos a la obtencin de informacin para mejorar los niveles de gestin: estudios de costos, de factibilidad, niveles de eficiencia, encuestas de opinin y anlisis de determinadas situaciones para saber si la empresa debe comprar o fabricar un componente, suspender una lnea de ventas, implementar polticas financieras o redisear el sistema salarial, entre otros. Realizacin de diagnsticos en los que los consultores estudian y evalan los recursos, las polticas, la organizacin y los procedimientos con miras a identificar las fortalezas y debilidades, las amenazas y oportunidades fundamentales en los entes que son objeto de estudio; a la vez, formulacin de las soluciones que estimen convenientes en cada situacin. Implementacin de soluciones a problemas concretos de naturaleza especializada: diseo e implantacin de sistemas de costos y/o de sistemas de informacin en general, organizacin del rea de impuestos, diseo e implantacin del sistema de control interno, organizacin de la funcin de auditoria interna, diseo de productos, reingeniera de la organizacin y otros. Quienes ejercen la funcin de consultora son personas naturales o jurdicas independientes de los respectivos clientes.
Asesora
La asesora empresarial es una modalidad especializada de consultora que tiene por objeto la consejera a alto nivel empresarial para favorecer la toma decisiones en la perspectiva de asegurar el xito en los resultados de la gestin. Las empresas deciden contratar los servicios de un asesor cuando necesitan: solucionar problemas complejos a nivel de Junta Directiva o de Gerencia general. Esto implica que los asesores no necesitan hacer trabajo de campo como los consultores y los auditores. Los Asesores asisten a la reunin, --cuchan el planteamiento del problema y, a partir de ah, ejercen su funcin asesora aconsejando las conductas a seguir. Los problemas planteados pueden ser de varios tipos: laboral, tributario o otra naturaleza. La asesora es una funcin profesional que puede ejercerla un personal externo o interno a la entidad asesorada; al igual que la auditoria, es una modalidad de vinculacin laboral staff. La consultora no ejerce funciones de lnea y por tanto el consultor no tiene autoridad directa para tomar decisiones y ejecutadas. En este sentido, la consultora, la asesora y la auditoria son similares
Auditoria
La auditoria es una modalidad especializada de asesora que tiene por Objeto el estudio y la evaluacin de una realidad de naturaleza financiera, Operacional o de otro tipo; su propsito es emitir una opinin independiente acerca de la validez del sistema de control interno, los resultados de una gestin, la situacin tributaria, la razonabilidad de los estados financieros o sobre otros aspectos. Como puede observarse, la auditoria le abre el camino, en muchas ocasiones, a la asesora y a la consultora: el resultado de su trabajo puede recomendar una u otra de acuerdo con la naturaleza del problema a resolver. Lo mismo sucede a la inversa: despus de una consultora o de una asesora pueden requerirse los servicios de una auditoria sobre la base de que as debe ser por efectos de tica profesional o de simple delicadeza. Por ejemplo, dando por consultora se ha implementado el sistema de control interno y luego se requiere el servicio de auditoria externa financiera, operacional o de otro tipo. Aqu lo normal es que la misma firma consultora no se responsabilice e esa auditoria. La auditoria operacional se perfila como uno de los instrumentos de asesora gerencial ms efectivos para asegurar el xito de una gestin.