Cmo crear un balance general bsico?

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1.

En una nueva hoja de clculo en Excel escriba los ttulos de las columnas de los datos que consultar posteriormente, de la siguiente forma:

FIGURA 1. Cree los ttulos para los datos a consultar

2.

En la celda A1 digite el nombre de la conexin o compaa que BIABLE necesita para consultar la informacin empresarial. Ej: Vision. (Figura 2)

FIGURA 2.

3. 4.

En la celda A2 digite el ao que corresponde a la consulta deseada. Ej: 2009. (Figura 2) En la celda A3 digite el nombre del mes que quiere consultar: Ej: 04. (Figura 2) Es recomendable que al digitar un mes que corresponde a 1 slo dgito, anteceda el cero (0) del cdigo de mes, asi: 01 (Enero) 02 (Febrero) 03 (Marzo) 04 (Abril) 05 (Mayo) 06 (Junio) 07 (Julio) 08 (Agosto)
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09 (Septiembre) Esto se hace con el fin de configurar el contenido de esa celda con formato texto, ya que Excel no toma en cuenta los ceros antecedidos de un nmero. Existen varias formas de hacerlo: a) Digite una comilla simple (), digite el cero (0) y por ltimo el nmero del mes. Ej: 04. Termine con Enter. b) En una celda digite el cdigo de mes a consultar. En la ventana Formato de celdas, en la pestaa Nmero seleccione la categora Texto y ter mine haciendo clic en Aceptar.

Digite nuevamente el cdigo del mes a consultar y Excel tomar esa celda con formato texto.
FIGURA 2.

5.

Columna Cuenta: A partir de la celda A8 hacia abajo deber digitar los cdigos de las cuentas involucradas en el balance general. (Figura 3)

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FIGURA 3.

6.

Columna Nombre Cuenta:

Funcin NOMBRECUENTA
DEFINICIN Retorna el nombre de una cuenta de una compaa especfica. SINTAXIS =NombreCuenta(Cia;Cuenta) PARMETROS Cia: Digite o referencie de una hoja de clculo el Cdigo de la Conexin creada en la ventana de configuracin de conexiones. Cuenta: Digite o referencie de una hoja de clculo el Cdigo de la Cuenta a analizar.

Ubquese en la celda B8 e inserte la funcin NombreCuenta ubicada dentro del grupo de funciones de Excel haciendo clic en el botn Insertar funcin:

En la nueva ventana, seleccione la opcin Todas para seleccionar una categora. En la seccin Seleccionar una funcin, busque en la lista la funcin NombreCuenta.

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Haga clic en el botn Aceptar. La nueva ventana le solicitar digitar o referenciar la celda donde se encuentra la Cia (conexin o compaa) y la Cuenta.

En el campo Cia dirjase a la celda donde ha digitado el nombr e de la conexin y seleccione dicha celda. Para el ejemplo ser A1. Puede fijar la celda con la tecla F4. En el campo Cuenta dirjase a la celda donde ha digitado el cdigo de la Cuenta y seleccione dicha celda. Para el ejemplo ser B8. Para este caso, fije slo la columna con F4 hasta que el signo $ anteceda la letra correspondiente a la columna. (De esta forma est fijando slo la columna)

Termine haciendo clic en el botn Aceptar

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Copie y pegue la funcin que acaba de crear a las celdas siguientes. Para el ejemplo sern las celdas B9 y B10.

Como puede notar, BIABLE traer el nombre de la cuenta que usted digit en las dems celdas.

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7.

Columna Saldo Inicial:

BIABLE posee las funciones particulares para Dbitos, Crditos, Movimiento, Saldo Inicial y Saldo Final, pero tambin tiene una funcin que rene todas ellas: DatoContable

Funcin DATOCONTABLE
DEFINICIN Retorna el dato especificado en el parmetro operacin para una compaa en el rango especificado. SINTAXIS =DatoContable(Operacin;Cia;CuentaInicial;CuentaFinal;MesInicial;MesFinal;Tercero;CCostoIni;CCostoFin;S ucursalIni;SucursalFin;Mon) PARMETROS Operacin: Digite, seleccione o referencia de una hoja de clculo el dato que se quiere devolver en la funcin: Dbito, Crdito, Movimiento, Saldo Inicial, Saldo Final o sus anlogos en el presupuesto (si aplica para su sistema de informacin). Cia: Digite o referencie de una hoja de clculo el Cdigo de la Conexin creada en la ventana de configuracin de conexiones. CuentaInicial: Digite o referencie de una hoja de clculo el cdigo de la cuenta a evaluar. Este parmetro es obligatorio. CuentaFinal: Digite o referencie de una hoja de clculo el cdigo de la cuenta lmite a evaluar. Este parmetro es usado si desea consultar entre rangos de cuentas. Este parmetro es opcional, si se deja en blanco se asume la inicial como la agrupadora. MesInicial: Digite o referencie de una hoja de clculo el perodo a analizar. Este parmetro es obligatorio. MesFinal: Digite o referencie de una hoja de clculo el perodo lmite a analizar. Este parmetro es usado si desea consultar entre rangos de meses. Diligenciarlo es opcional, si se deja vaco, se asume el periodo inicial como perodo de consulta. Tercero: Digite o referencie de una hoja de clculo el cdigo del Tercero a analizar. Si la cuenta seleccionada no maneja tercero se devolver siempre 0. Este parmetro es opcional. CCostoIni: Digite o referencie de una hoja de clculo el cdigo del Centro de Costo a analizar. Si la cuenta seleccionada no maneja centro de costos, se devolver 0. Este parmetro es opcional, djelo vaco si su sistema contable no maneja centros de costos. CCostoFin: Digite o referencie de una hoja de clculo el cdigo del Centro de Costo lmite a analizar. Este parmetro es usado si desea consultar entre rangos de Centros de Costos. El diligenciamiento es opcional. SucursalIni: Digite o referencie de una hoja de clculo el cdigo de una Sucursal a analizar. Este parmetro es opcional, djelo vaco si su sistema contable no maneja sucursales. SucursalFin: Digite o referencie de una hoja de clculo el cdigo de una Sucursal lmite a analizar. Este parmetro es usado si desea consultar entre rangos de Sucursales. Mon: Permite ver los valores reales en Pesos (0) Miles (1000), Millones (1000000), dlares (TRM del da) o el cambio deseado. Digite el formato en que desea ver los valores.

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Ubquese en la celda C8 e inserte la funcin DatoContable ubicada dentro del grupo de funciones de Excel haciendo clic en el botn Insertar funcin:

En la nueva ventana, seleccione la opcin Todas para seleccionar una categora. En la seccin Seleccionar una funcin, busque en la lista la funcin DatoContable.

Haga clic en el botn Aceptar. La nueva ventana le solicitar digitar o referenciar los parmetros de consulta mencionados en el recuadro para la funcin DatoContable

En el campo Operacin referencie la celda donde se encuentra el nombre del dato a consultar (Dbitos, Crditos, Saldo Inicial, Saldo Final o Movimiento). Para nuestro
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ejemplo, ser C7. Fije la fila con la tecla F4 hasta que el signo pesos ($) anteceda el nmero. (De esta forma estar fijando slo la fila)

En el campo Cia referencie la celda donde se encuentra el nombre de la conexin o compaa. Para nuestro ejemplo, ser A1. Fije la celda con la tecla F4

En el campo CuentaInicial referencie la celda donde se encuentra el cdigo de la cuenta a consultar. Para nuestro ejemplo, ser A8. Fije la celda con la tecla F4 hasta que el signo pesos ($) anteceda la letra de la celda.

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El campo CuentaFinal sirve para darle un lmite de consulta a BIABLE con respecto a las cuentas: Por ejemplo: Si desea hallar el DatoContable de la cuenta 1105 hasta la cuenta 1110, deber incluir en el campo CuentaInicial la cuenta 1105 y en el campo CuentaFinal la cuenta 1110 y BIABLE automticamente le sumar los valores de todas las cuentas que van desde la cuenta 1105 hasta la cuenta 1110. Este campo puede dejarlo en blanco. En el campo MesInicial existen 2 formas de agregar este parmetro: Referencie la celda donde se encuentre el ao y concatene con el smbolo Ampersand (&) con la celda donde se encuentre el mes.

De esta forma convierte la consulta del campo Mes a PERIODO. Digite en una celda en blanco el periodo completo, por ejemplo: 200904. 2009 corresponde al ao y 04 corresponde al mes. En el asistente de la funcin DatoContable referencia la celda que acaba de crear con el parmetro PERIODO.

En el campo MesFinal referencie el PERIODO lmite a consultar. Por ejemplo: Si va a consultar el resultado de un dato en un lapso de tiempo: Desde 200904 hasta 200906, indique el periodo 200904 como MesInicial y el periodo 200906 como MesFinal.

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Este parmetro es opcional, si se deja en blanco se asume la inicial como la agrupadora.

En el campo Tercero referencie o digite el cdigo del Tercero a consultar. Si la cuenta seleccionada no maneja tercero se devolver siempre 0. Este parmetro es opcional. En el campo CCostoIni Digite o referencie el cdigo del Centro de Costo a analizar. Si la cuenta seleccionada no maneja centro de costos, se devolver 0. Este parmetro es opcional, djelo vaco si su sistema contable no maneja centros de costos. En el campo CCostoFin digite o referencie el cdigo del Centro de Costo lmite a analizar. Este parmetro es usado si desea consultar entre rangos de Centros de Costos. El diligenciamiento es opcional. En el campo SucursalIni digite o referencie el cdigo de una Sucursal a analizar. Este parmetro es opcional, djelo vaco si su sistema contable no maneja sucursales. En el campo SucursalFin digite o referencie el cdigo de una Sucursal lmite a analizar. Este parmetro es usado si desea consultar entre rangos de Sucursales. El campo Mon permite ver los valores reales en Pesos (0) Miles (1000), Millones (1000000), dlares (TRM del da) o el cambio deseado. Digite el formato en que desea ver los valores.

Termine haciendo clic en Aceptar y ver el resultado del Saldo Inicial para la cuenta seleccionada de esa compaa. Copie y pegue esta funcin en las celdas de la columna Saldo Inicial para las dems cuentas
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8.

Columnas Dbitos, Creditos, Saldo Final Debido a que la funcin DatoContable es usada para consultar el saldo inicial, los dbitos, crditos, el movimiento y el saldo final; puede copiar y pegar la funcin creada en la columna Saldo Inicial en las celdas destinadas para los dbitos, crditos y saldo final. Para el ejemplo sern las celdas D8 hasta F10.

El resultado ser el esperado si ha fijado correctamente las celdas en la funcin creada previamente. Para una mejor presentacin del informe es recomendable darle el formato de nmero a los valores arrojados, por medio del botn Formato numrico en BIABLE.

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Termine su informe agregando los ttulos correspondientes y dndole un formato para la presentacin:

Para el nombre de la compaa, puede usar la funcin NombreConexion del grupo de funciones que BIABLE le ofrece.

Para el ttulo de la fecha, es posible concatenar funciones entre s:

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BIABLE le ofrece la funcin NombreMes que devuelve el nombre de un mes a partir de una fecha. Para el ejemplo: 1. Concatenamos la funcin NombreMes que devuelve a Abril como resultado de la celda A3 2. El signo Ampersand (&) une la palabra DE y el contenido de la celda A2, que en este caso es el ao 2009. BIABLE le permitir cambiar los parmetros de consulta como la conexin, el ao, el mes o las cuentas en el momento en que desee consultar otro tipo de informacin referente a estos parmetros. Digite la informacin a consultar, y automticamente el valor habr cambiado.

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