Manual Buku Vot Versi 1.2 01-09-2002

`
SPEKS
SISTEM BUKU VOT
PANDUAN PENGGUNA
06hb September 2002 Versi 1.2

Panduan Pengguna Sistem Buku Vot
ISI KANDUNGAN
BAHAGIAN 1 – PENGENALAN ..........................................................................................1

1.0 OBJEKTIF ......................................................................................................................1
1.1 STRUKTUR SISTEM.....................................................................................................2
1.2 PANDUAN AM PENGGUNA .......................................................................................3
BAHAGIAN 2 – MENU SISTEM BUKU VOT ....................................................................4
2.1 PERMULAAN SISTEM .................................................................................................4
2.1.1 MEMASUKI SISTEM BUKU VOT ( SPEKS )................................................................................... 4
2.1.2 LOGIN KE SISTEM BUKU VOT ( SPEKS ........................................................................................ 5
2.1.3 LANGKAH PERMULAAN SEBELUM OPERASI BUKU VOT ...................................................... 7
2.1.3.1 SISTEM PARAMETER................................................................................................................................. 8
2.1.3.2 KOD BARANG & KOD PEMBEKAL ....................................................................................................... 11
2.1.4 ALIRAN PROSES SISTEM BUKU VOT.......................................................................................... 14
2.2 SKRIN MENU UTAMA SISTEM BUKU VOT...........................................................17
2.3 MENU KEMASUKKAN..............................................................................................20
2.3.1 SISTEM PARAMETER ...................................................................................................................... 20
2.3.2 DAFTAR KONTRAK ......................................................................................................................... 20
2.3.2.1 PROSES KEMASUKAN REKOD BARU.................................................................................................. 22
2.3.2.2 PROSES PERTANYAAN ........................................................................................................................... 23
2.3.2.3 PINDAAN PADA REKOD YANG TELAH DISIMPAN.......................................................................... 24
2.3.2.4 PEMBATALAN REKOD YANG TELAH DISIMPAN ............................................................................ 24
2.3.2.5 PENGHAPUSAN REKOD PADA MAKLUMAT TERPERINCI............................................................. 24
2.3.2.6 MAKLUMAT SUB KONTRAKTOR ......................................................................................................... 25
2.3.3 DAFTAR BAYARAN KONTRAK .................................................................................................... 27
2.3.3.1 PROSES KEMASUKAN REKOD BARU................................................................................................... 29
2.3.3.6 PROSES SEMAKAN DAFTAR BAYARAN KONTRAK........................................................................ 32
2.3.3.7 PROSES MELULUSKAN DAFTAR BAYARAN KONTRAK................................................................ 32
2.3.3.8 PERGERAKAN TRANSAKSI PERUNTUKAN ....................................................................................... 32
2.3.4 NOTA MINTA..................................................................................................................................... 33
2.3.3.3 MENCETAK REKOD ................................................................................................................................. 38
2.3.4.7 PROSES PENYEMAKAN NOTA MINTA................................................................................................ 39
2.3.4.8 PROSES MELULUSKAN NOTA MINTA ................................................................................................ 39
2.3.5 PESANAN TEMPATAN – NOTA MINTA....................................................................................... 40
2.3.5.2 PROSES MENCETAK RECORD............................................................................................................... 43
2.3.5.6 PROSES SEMAKAN PESANAN TEMPATAN – NOTA MINTA .......................................................... 45
2.3.5.7 PROSES MELULUSKAN PESANAN TEMPATAN – NOTA MINTA .................................................. 45
2.3.5.8 PERGERAKAN TRANSAKSI PERUNTUKAN ........................................................................................ 45
2.3.6 PESANAN TEMPATAN MANUAL.................................................................................................. 46
2.3.6.3 PROSES MENCETAK REKOD ................................................................................................................. 50
06hb September 2002 , Versi 1.2 iii SPEKS


2.3.6.7 PROSES SEMAKAN PESANAN TEMPATAN MANUAL ..................................................................... 51
2.3.6.8 PROSES MELULUSKAN PESANAN TEMPATAN MANUAL ............................................................. 51
2.3.7 SKRIN PENDAFTARAN INVOIS DENGAN PESANAN TEMPATAN ....................................... 53
2.3.7.6 PROSES SEMAKAN DAFTAR INVOIS DENGAN PT.......................................................................... 59
2.3.7.7 PROSES MELULUSKAN DAFTAR INVOIS DENGAN PT ................................................................... 59
2.3.8 SKRIN PENDAFTARAN BAYARAN TANPA PESANAN TEMPATAN..................................... 60
2.3.8.3 PINDAAN PADA REKOD YANG DISIMPAN ........................................................................................ 65
2.3.8.4 PEMBATALAN REKOD YANG TELAH DISIM[PAN ........................................................................... 65
2.3.8.6 PROSES SEMAKAN DAFTAR BAYARAN TANPA PT ........................................................................ 66
2.3.8.7 PROSES MELULUSKAN DAFTAR BAYARAN TANPA PT ................................................................ 66
2.3.8.8 PERGERAKAN TRANSAKSI PERUNTUKAN ........................................................................................ 66
2.3.9 BAUCAR BAYARAN ........................................................................................................................ 67
2.3.9. PROSES MENCETAK REKOD ................................................................................................................... 71
2.3.9.4 PEMBATALN REKOD YANG TELAH DISIMPAN ............................................................................... 71
2.3.9.5 PROSES SEMAKAN BAUCAR BAYARAN............................................................................................ 71
2.3.9.6 PROSES MELULUSKAN BAUCAR BAYARAN.................................................................................... 71
2.3.10 BAUCAR JURNAL........................................................................................................................... 73
2.3.10.1 PROSES KEMASUKAN REKOD BARU................................................................................................ 76
2.3.10.2 PROSES PERTANYAAN ......................................................................................................................... 76
2.3.10.3 MENCETAK REKOD ............................................................................................................................... 77
2.3.10.4 PINDAAN PADA REKOD YANG TELAH DISIMPAN........................................................................ 77
2.3.10.5 PEMBATALAN REKOD YANG TELAH DISIMPAN .......................................................................... 78
2.3.10.6 PENGHAPUSAN REKOD PADA MAKLUMAT TERPERINCI........................................................... 78
2.3.10.7 PROSES PENYEMAKAN BAUCAR JURNAL...................................................................................... 78
2.3.10.8 PROSES MELULUSKAN BAUCAR JURNAL ...................................................................................... 78
2.3.10.9 PERGERAKAN TRANSAKSI PERUNTUKAN ..................................................................................... 79
2.3.11 PENYATA PEMUNGUT.................................................................................................................. 80
2.3.11.1 PROSES KEMASUKAN REKOD BARU................................................................................................ 82
2.3.11.2 PROSES PERTANYAAN ......................................................................................................................... 83
2.3.11.3 PINDAAN PADA REKOD YANG TELAH DISIMPAN........................................................................ 84
2.3.11.4 PEMBATALAN REKOD YANG TELAH DISIMPAN .......................................................................... 84
2.3.11.5 PENGHAPUSAN REKOD PADA MAKLUMAT TERPERINCI........................................................... 84
2.3.11.6 PROSES PENYEMAKAN PENYATA PEMUNGUT............................................................................. 84
2.3.11.7 PROSES MELULUSKAN PENYATA PEMUNGUT ............................................................................. 85
2.3.11.8 PERGERAKAN TRANSAKSI PERUNTUKAN ..................................................................................... 85
2.4 MENU PERTANYAAN ................................................................................................86
2.4.1 NOTA MINTA / LPO / INVOIS......................................................................................................... 86
2.4.2 STATUS KEMASUKAN DAFTAR BAYARAN KONTRAK......................................................... 88
2.4.3 PESANAN TEMPATAN .................................................................................................................... 90
2.4.4 BAUCAR BAYARAN ........................................................................................................................ 92
2.4.6 BAUCAR JURNAL............................................................................................................................. 94
2.4.6 DOKUMEN KUIRI ............................................................................................................................. 96
2.5 MENU PROSESAN.......................................................................................................97
2.5.1 TAHUN ................................................................................................................................................. 97
BAHAGIAN 3 – LAPORAN ................................................................................................98
3.1 BORANG/SURAT.........................................................................................................98
3.1.1 SURAT PERLANJUTAN TEMPOH PESANAN TEMPATAN .................................................................. 98
3.1.2 SURAT PENAMATAN TEMPOH PESANAN TEMPATAN ................................................................... 100
3.1.3 BORANG PERMOHONANAN BELIAN ................................................................................................... 102
06hb September 2002 , Versi 1.2 iv SPEKS

3.1.4 BORANG PESANANAN TEMPATAN ...................................................................................................... 103

3.1.5 BORANG BAUCAR BAYARAN................................................................................................................ 105
3.1.6 BORANG BAUCAR JURNAL .................................................................................................................... 106
3.1.7 BORANG INDEN ......................................................................................................................................... 107
3.2 LAPORAN EDIT .........................................................................................................108
3.2.1 LAPORAN EDIT NOTA MINTA................................................................................................................ 108
3.2.2 LAPORAN EDIT DAFTAR BAYARAN TANPA PT / PENYATA TUNTUTAN................................... 110
3.2.3 LAPORAN EDIT BIL INVOIS DENGAN PESANAN TEMPATAN ....................................................... 112
3.2.4 LAPORAN EDIT PESANAN TEMPATAN................................................................................................ 114
3.2.5 DAFTAR BIL INVOIS ................................................................................................................................. 116
3.2.6 SENARAI NOTA DEBIT /KREDIT /DISKAUN........................................................................................ 118
3.2.7 LAPORAN RINGKASAN SENARAI BIL BIL PEMBEKAL TERLEWAT BAYAR ............................. 120
3.2.8 LAPORAN SENARAI BAUCAR JURNAL DIKELUARKAN ................................................................ 122
3.2.9 LAPORAN BAUCAR BAYARAN YANG DISEDIAKAN /DIKELUARKAN ....................................... 124
3.3 LAPORAN URUSNIAGA ..........................................................................................126
3.3.1 LAPORAN HARIAN BUKU VOT .............................................................................................................. 126
3.3.2 SENARAI URUSNIAGA HARIAN BUKU VOT....................................................................................... 128
3.3.3 LAPORAN RINGKASAN BULANAN AKAUN VOT.............................................................................. 130
3.3.4 LAPORAN BULANAN VOT MENGURUS............................................................................................... 132
3.3.5 LAPORAN BULANAN VOT PEMBANGUNAN...................................................................................... 134
3.3.6 LAPORAN PERBELANJAAN VOT MENGIKUT OBJEK SEBAGAI .................................................... 136
3.3.7 LAPORAN TANGGUNGAN BELUM SELESAI ...................................................................................... 138
3.3.8 LAPORAN BAYARAN KEMAJUAN KONTRAK ................................................................................... 140
3.3.9 LAPORAN PENYESUAIAN AKAUN VOT – FORMAT A .................................................................... 142
3.3.10 LAPORAN PENYESUAIAN AKAUN VOT – FORMAT A1 ................................................................. 144
3.3.11 LAPORAN PENYESUAIAN AKAUN VOT – FORMAT A2 ................................................................. 146
3.4 LAPORAN LEJAR AM...............................................................................................148
3.4.1 LAPORAN URUSNIAGA AKAUN PERBELANJAAN VOT (L201) ...................................................... 148
3.4.2 PENYATA RINGKASAN PERBELANJAAN MENGURUS MENGIKUT VOT/JAB/OSOL/AKT/PROJ
(L203) .......................................................................................................................................................... 150
3.4.3 PENYATA PRESTASI PERBELANJAAN PEMBANGUNAN MENGIKUT VOT/PROJ/BUTIRAN
RML (L204)................................................................................................................................................. 152
3.4.4 PENYATA PERBELANJAAN AKAUN MENGURUS (L205)................................................................. 154
3.4.5 LAPORAN URUSNIAGA AKAUN HASIL (L300)................................................................................... 156
3.4.6 PENYATA AKAUN HASIL MENGIKUT JABATAN/P TJ (L303) ......................................................... 158
3.4.7 PENYATA AKAUN AMANAH MENGIKUT JABATAN/PTJ (L405) .................................................... 160
3.4.8 LAPORAN URUSNIAGA AKAUN AMANAH (L400) ............................................................................ 162
3.4.4 LAPORAN PERBELANJAAN PEMBANGUNAN BERAKHIR (L608)................................................... 164
APPENDIKS 1 – CARTALIR ASAS PROSES BUKU VOT ........................................166

APPENDIKS 2 – MESEJ RALAT PROGRAM ..............................................................167
06hb September 2002 , Versi 1.2 v SPEKS

BAHAGIAN 1 – PENGENALAN
1.0 OBJEKTIF
Manual pengguna Sistem Buku Vot ini adalah sebagai panduan kepada pengguna untuk melakukan
proses-proses pengoperasian dan juga menerangkan fungsi-fungsi yang terdapat di dalam sistem
ini di mana ianya merangkumi perkara-perkara seperti berikut:
¾ Kemasukan data.
¾ Semak dan Lulus data.
¾ Proses data.
¾ Laporan-laporan berkaitan Buku Vot.
Pengguna boleh rujuk Appendiks 1 untuk mendapat gambaran secara menyeluruh mengenai
proses-proses yang terdapat di dalam Sistem Buku Vot.
06hb September 2002 , Versi 1.2 1 SPEKS

1.1 STRUKTUR SISTEM
Di Menu Sistem Buku Vot ini terdapat 4 fungsi utama yang mengandungi 44 aktiviti
membolehkan pengguna melakukan penyelenggaraan terhadap rekod-rekod baru atau yang sedia
ada. Bahagian-bahagian yang dimaksudkan adalah seperti berikut:

1.2 PANDUAN AM PENGGUNA
i. Setiap pengguna dikehendaki memahami beberapa panduan am untuk mengendalikan Sistem

Buku Vot dengan lancar dan berkesan. Panduan berkenaan adalah seperti berikut:
¾ Standad untuk kemasukan data tarikh adalah DDMMYYYY.
¾ Kod Pembekal merupakan gabungan beberapa jenis kod yang lain. Format bagi Kod
Pembekal adalah 1_6_5, rujuk jadual di bawah;
6
1 5
2 2 2
Kod Kod Kod Nombor Siri (Dijana oleh
Alphanumerik
Negeri Daerah Bandar sistem)
¾ Untuk melihat mesej ralat program yang digunakan di dalam Sistem Buku Vot, sila
rujuk Bahagian 4 Panduan Pengguna ini.
¾ Perhatian: Bagi semua medan Kod Kegunaan Pejabat pada beberapa skrin di
dalam Sistem Buku Vot bertujuan untuk kegunaan di masa hadapan. Sebarang
perkembangan mengenai perkara ini akan dimaklumkan kepada pengguna oleh
pentadbir sistem atau pegawai yang bertanggungjawab.
Perhatian: Bagi semua butang , ianya masih belum digunapakai sehingga tarikh
Panduan Pengguna ini dikeluarkan. Sebarang perkembangan mengenai perkara ini akan
dimaklumkan kepada pengguna oleh pentadbir sistem atau pegawai yang bertanggungjawab.

BAHAGIAN 2 – MENU SISTEM BUKU VOT
2.1 PERMULAAN SISTEM
2.1.1 MEMASUKI SISTEM BUKU VOT ( SPEKS )
i. Pengguna akan dibekalkan oleh Pentadbir Sistem atau pegawai yang bertanggungjawab untuk
Sistem Perakaunan Berkomputer Standad Untuk Kerajaan Negeri (SPEKS) dengan 3
maklumat penting iaitu:
Alamat URL
Kod Pengguna
Kata Laluan.
ii. Untuk memulakan sistem, pengguna dikehendaki “double-click” ikon “Internet

Explorer” dan taipkan alamat URL untuk SPEKS seperti yang dibekalkan. Contoh alamat
adalah seperti berikut; http://10.1.1.1:7777/dev60cgi/f60cgi?config=speks_prod dan
kemudian tekan kunci Enter pada papan kekunci . SKRIN LOGIN akan dipaparkan seperti
di Rajah 1.0
Rajah 1.0 : Skrin Login

2.1.2 LOGIN KE SISTEM BUKU VOT ( SPEKS
Rajah 1.1 : Skrin Login (Zoom in)
i. Pada skrin ini terdapat 3 butang arahan iaitu:

¾ Login Untuk masuk ke Menu Utama SPEKS.
Kemudahan kunci-pintas Alt-L disediakan.
¾ Tukar Kata Laluan
Untuk proses penukaran kata laluan pengguna.
¾ Keluar Untuk keluar dari Skrin Login

Kemudahan kunci-pintas Alt-K disediakan.
ii. Butang :
Langkah 1 – Apabila SKRIN LOGIN dipaparkan, kursor secara automatik berada di
medan Kod Pengguna. Masukkan maklumat Kod Pengguna (seperti yang dibekalkan
oleh pentadbir sistem) di medan yang disediakan. Kemudian tekan kunci Tab atau
gunakan tetikus untuk menggerakkan kursor ke medan Kata Laluan dan left-click
tetikus berkenaan. Teruskan dengan memasukkan maklumat Kata Laluan (seperti
yang dibekalkan oleh pentadbir sistem). Input Kata Laluan yang dimasukkan oleh
pengguna tidak akan dipaparkan di skrin dan di ganti dengan simbol ‘*’ sebagai
langkah-langkah keselamatan.
Langkah 2 – Seterusnya pengguna mempunyai pilihan sama ada menggunakan

tetikus (left-click) untuk klik pada butang arahan Login atau pengguna boleh terus
menggunakan papan kekunci dengan menekan kunci-pintas Alt-L. Sekiranya
pengguna gagal memasuki skrin Menu Utama SPEKS dan mesej seperti “Kod
Pengguna Tidak Wujud” dan “Kata Laluan Tidak Sah” dipaparkan, pengguna
hendaklah merujuk perkara tersebut dengan Pentadbir Sistem atau Pegawai yang
bertanggungjawab dengan SPEKS.

iii. Butang :
Langkah 1 – Pengguna mempunyai pilihan sama ada menggunakan tetikus (left-click)
untuk klik pada butang arahan Tukar Kata. Skrin Kata Laluan akan dipaparkan. Rujuk
Rajah 1.2.
Rajah 1.2 : Skrin Kata Laluan
Langkah 2 – Masukkan maklumat Kod Pengguna dan Kata Laluan Lama (seperti yang
dibekalkan oleh pentadbir sistem) dan kemudian masukkan maklumat Kata Laluan Baru
serta Pengesahan Kata Laluan yang dikehendaki oleh pengguna (kedua-dua medan ini
mesti mengandungi data yang sama). Input Kata Laluan Lama, Kata Laluan Baru dan
Pengesahan Kata Laluan yang dimasukkan oleh pengguna tidak akan dipaparkan di
skrin dan di ganti dengan simbol ‘*’ sebagai langkah-langkah keselamatan.
Langkah 3 – Kemudian klik butang dan jika semua maklumat yang
dimasukkan tidak mempunyai masalah, mesej “Kata Laluan Telah Dipinda” akan
dipaparkan. Jika pengguna menghadapi sebarang masalah sila ulangi Langkah 2 semula.
Langkah 4 – Setelah selesai proses penukaran kata laluan, pengguna boleh menekan
butang untuk kembali ke SKRIN LOGIN.
Peringatan: Jangan dedahkan maklumat Kata Laluan pengguna kepada individu yang lain.
Jika pengguna menghadapi sebarang masalah berhubung perkara ini, sila rujuk kepada
pentadbir sistem atau pegawai yang bertanggungjawab.
iv. Butang :
Langkah 1 – Tiada sebarang input data diperlukan untuk proses ini. Pengguna hanya
perlu menekan butang arahan Keluar sama ada dengan menggunakan tetikus (left-
click) atau papan kekunci iaitu dengan menekan kunci-pintas Alt-K dan dalam
beberapa saat pengguna tidak lagi berada dicapaian alamat URL sistem. Sekiranya
pengguna menghadapi sebarang masalah, sila rujuk dengan Pentadbir Sistem atau
Pegawai yang bertanggungjawab dengan SPEKS.

2.1.3 LANGKAH PERMULAAN SEBELUM OPERASI BUKU VOT
Rajah 2.0 : Skrin Menu Utama SPEKS
i. Setelah pengguna berjaya memasuki sistem, skrin di atas akan dipaparkan.
ii. Capaian ke Sistem Buku Vot adalah sama ada menggunakan kunci Tab dan kunci Enter
atau tetikus (left-click). Paparan skrin berikut seperti Rajah 2.1:
Rajah 2.1 : Skrin Menu Utama Sistem Buku Vot

2.1.3.1 SISTEM PARAMETER
Untuk memulakan pengoperasian Sistem Buku Vot, setiap Jabatan atau Pusat
Tanggungjawab (PTJ) perlu memasukkan data parameter masing-masing. Kemasukan
data ke skrin Sistem Parameter hanya perlu dilakukan sekali sahaja. Ia akan dikemaskini
secara automatik apabila proses bulanan dan tahunan dilaksanakan (rujuk 2.5). Capaian
skrin kemasukan parameter adalah seperti cartalir di bawah:
Cartalir ke skrin Sistem Parameter:

Rujuk Rajah 2.0
Menu Utama SPEKS
Rujuk Rajah 2.1
BUKU VOT – Sistem Buku Vot
Sistem Parameter Rujuk Rajah.3.1
Rajah 3.1 : Skrin Sistem Parameter
Susunan medan-medan yang terkandung di dalam skrin Sistem Parameter adalah seperti
berikut:
Nama Nota Keterangan Medan

Tahun Kewangan ** Tahun perakauanan pengguna.
Bulan Kewangan ** Bulan sistem perakaunan pengguna.
Jabatan ** Jabatan pengguna.
PTJ ** PTJ pengguna.
Bulan AKB Maksimum bilangan bulan AKB. Data boleh dipinda
@ pada bila-bila masa jika perlu bergantung kepada
tempoh AKB.
Status Parameter @ Sama ada pusingan perakaunan ini aktif atau tidak.
Nota:
** Data di medan ini dijana oleh sistem.
@ Medan ini wajib diisi, tidak boleh dikosongkan.

Butang 1:
Butang ini berfungsi untuk pengguna memaparkan rekod parameter yang berkenaan dengan
Jabatan/PTJ pengguna sahaja.
Gerakkan kursor ke butang ini menggunakan papan kekunci dengan menekan kunci Tab diikuti
kunci Enter atau penggunaan tetikus (lelt-click).
Kemudian, jika rekod wujud, pengguna akan melihat paparan rekod berkenaan pada skrin
Sistem Parameter. Jika rekod tidak wujud pengguna hendaklah memaklumkan kepada pegawai
yang berkenaan untuk memasukkan rekod sistem parameter seperti keterangan Butang 2.
Butang 2:
Peringatan: Hanya pengguna yang dibenarkan sahaja yang boleh melakukan proses ini.
Ia bertujuan untuk pengguna menambah rekod baru sistem parameter yang mana proses ini
hanya dilaksanakan sekali sahaja iaitu di awal permulaan sebelum operasi SistemBuku Vot
dilaksanakan.
Kemudian, secara automatik beberapa medan akan diisi dengan data yang telah dijana oleh
sistem. Pengguna dikehendaki mengisikan data ke dalam medan yang wajib diisi dan lain-lain
medan jika perlu.
Selesai sahaja proses kemasukan data, pengguna hendaklah menyimpan data tersebut ke dalam
pangkalan data dengan menekan/klik butang arahan . Rujuk keterangan Butang 5.
Tips: Pergerakan dari suatu medan ke medan seterusnya boleh dilaksanakan dengan menekan
kunci Tab pada papan kekunci atau klik tetikus (left-click). Manakala pergerakan dari suatu
medan ke medan sebelumnya boleh dilaksanakan dengan menekan kunci Shift bersama dengan
kunci Tab (kedua-dua kunci ditekan pada masa yang sama) atau klik tetikus (left-click).
Butang 3:
Ia disediakan kepada pengguna untuk membuat sebarang pindaan kepada rekod semasa sahaja.
Sebelum proses ini, pengguna hendaklah memaparkan rekod yang hendak dipinda dengan
menekan/klik butang arahan Pertanyaan. Rujuk Butang 1.
Kemudian gerakkan kursor ke butang ini menggunakan papan kekunci dengan menekan kunci
Tab diikuti kunci Enter atau penggunaan tetikus (lelt-click).
Gerakkan kursor ke medan yang ingin dipinda dan pengguna boleh mula meminda data lama ke
data yang baru.
Selesai sahaja proses pindaan data, pengguna hendaklah menyimpan data tersebut ke dalam
pangkalan data dengan menekan/klik butang arahan . Rujuk Butang 5.

kunci Tab pada papan kekunci atau klik tetikus (left-click). Manakala pergerakan dari suatu
medan ke medan sebelumnya boleh dilaksanakan dengan menekan kunci Shift bersama dengan
kunci Tab (pada masa yang sama) atau klik tetikus (left-click).
Butang 4:
Ia berfungsi supaya pengguna boleh membatalkan rekod di dalam pangkalan data.
Sebelum proses ini dilaksanakan, pengguna hendaklah memaparkan rekod yang hendak
dibatalkan dengan menekan/klik butang arahan Pertanyaan. Rujuk Butang 1.
Kemudian gerakkan kursor ke butang ini menggunakan papan kekunci dengan menekan kunci
Tab diikuti kunci Enter atau penggunaan tetikus (lelt-click).

AMARAN: Rekod Sistem Parameter sangat penting dalam pengoperasian sistem. Pembatalan
rekod boleh melumpuhkan Sistem Buku Vot.
Butang 5:
Ia berfungsi kepada pengguna yang ingin menyimpan rekod baru atau rekod lama yang di buat
pindaan.
Proses ini akan mengarahkan sistem untuk menyimpan rekod baru atau rekod yang dipinda ke
dalam pangkalan data sistem.
Butang 6:
Ia bertujuan untuk memudah pengguna mengosongkan semua medan bagi proses seterusnya.
Kemudian semua medan akan dikosongkan bagi pengguna meneruskan proses berikutnya.
Butang 7:
Ia berfungsi untuk menutup skrin Sistem Parameter dan kembali ke skrin Menu Kemasukan.
Pengguna akan kembali ke skrin Menu Kemasukan.

2.1.3.2 KOD BARANG & KOD PEMBEKAL
Bagi kemasukan data untuk Kod Barang dan Kod Pembekal, ianya mesti dilaksanakan terlebih
dahulu sebelum mula menggunakan Sistem Buku Vot. Kemasukan kod-kod ini hanya
boleh dilakukan oleh pentadbir sistem atau pegawai yang bertanggungjawab di
Bendahari Negeri.
Ia bertujuan untuk memudahkan pengguna dan menjadikan sistem berjalan dengan lancar
dan berkesan.
Pengguna boleh memeriksa sama ada kod yang ingin digunakan telah disimpan di dalam
pangkalan data melalui skrin pertanyaan di modul Sistem Kawalan Data.
Sebagai contoh; cara-cara untuk memeriksa rekod Kod Pembekal. Rujuk Rajah 2.0 iaitu
Menu Utama SPEKS, terdapat butang yang mana mencapai ke Sistem

Kawalan Data. Klik butang tersebut, dan paparan Skrin Menu Utama Sistem Kawalan Data
seperti rajah berikut:
Rajah 2.2 : Menu Utama Sistem Kawalan Data
Pada skrin di Rajah 2.2, terdapat Butang untuk capaian ke Skrin Kod Pembekal.
Pengguna dikehendaki menekan/klik butang tersebut untuk paparan skrin seterusnya.

Rajah 2.2.1 : Skrin Kod Pembekal
Apabila skrin di atas dipaparkan, pengguna dikehendaki klik Butang dan

paparan Skrin Pertanyaan Pembekal akan dikeluarkan. Rujuk Rajah 2.2.2
Rajah 2.2.2 : Skrin Pertanyaan Pembekal

Dari sini boleh pengguna memastikan sama ada Kod Pembekal yang perlu diguna-pakai
terdapat di dalam pangkalan data atau tidak.
Jika rekod tidak terdapat di dalam senarai yang dikeluarkan, pengguna hendaklah
memaklumkan kepada pentadbir sistem atau pegawai yang bertanggungjawab. Ini kerana
hanya pengguna yang mempunyai kebenaran sahaja yang boleh melakukan proses
kemasukan rekod baru .
Pertambahan rekod mungkin berlaku pada bila-bila masa diperlukan mengikut kepada
keperluan pengguna. Jika perkara tersebut berlaku, pengguna hendaklah melaporkan kepada
pentadbir sistem atau pegawai yang bertanggungjawab ke atas sistem ini di Bendahari Negeri.

2.1.4 ALIRAN PROSES SISTEM BUKU VOT
i. Cartalir Proses Daftar Kontrak
Daftar Kontrak
Rujuk 2.3.2
Daftar Bayaran
Kontrak
Rujuk 2.3.3
Bayaran Tanpa
PT
Rujuk 2.3.8
Baucar Bayaran
Rujuk 2.3.9
Baucar Bayaran Di
Lejer Am (GL)
Tanggungjawab di
Bendahari Negeri

ii. Cartalir Proses Nota Minta
Nota Minta
Rujuk 2.3.4
Pesanan
Tempatan Nota
Minta
Rujuk 2.3.5
Pendaftaran
Invois Dgn PT
Rujuk 2.3.7
Baucar Bayaran
Rujuk 2.3.9
Baucar Bayaran Di
Lejer Am (GL)
Tanggungjawab di
Bendahari Negeri
iii. Cartalir Proses Pesanan Tempatan Manual
Pesanan
Tempatan Manual Rujuk 2.3.6
Pendaftaran
Invois Dgn PT Rujuk 2.3.7
Baucar Bayaran Rujuk 2.3.9
Baucar Bayaran
Di Lejer Am (GL) Tanggungjawab di
Bendahari Negeri

iv. Cartalir Proses Daftar Bayaran Tanpa Pesanan Tempatan
Daftar Bayaran
Tanpa PT
Rujuk 2.3.8
Baucar Bayaran
Rujuk 2.3.9
Baucar Bayaran
Di Lejer Am (GL) Tanggungjawab di
Bendahari Negeri
v. Cartalir Proses Jurnal Baucar
Jurnal Baucar
Jurnal Baucar Di
Lejer Am (GL) Tanggungjawab di
Bendahari Negeri
vi. Cartalit Proses Penyata Pemungut
Penyata Pemungut
Penyata Pemungut Tanggungjawab di

Lejer Am (GL) Bendahari Negeri

2.2 SKRIN MENU UTAMA SISTEM BUKU VOT
i. Rajah-rajah yang dipaparkan di bawah adalah skrin Menu Utama Sistem Buku Vot dan
bahagian-bahagian serta aktiviti-aktiviti yang terkandung di dalamnya.
ii. Dari Menu Utam SPEKS (Rujuk Rajah 2.0) gerakan kursor ke butang sama
ada dengan menekan kunci Tab pada papan kekunci atau tetikus (left-click). Paparan skrin
Menu Kemasukan akan dipaparkan seperti Rajah 3.0.
iii. Selain Menu Kemasukan, terdapat 3 skrin menu yang lain iaitu Menu Pertanyaan (Rajah 4.0
/ rujuk perkara 2.4), Menu Proses (Rajah 5.0 / rujuk perkara 2.5) dan Menu Laporan (Rajah
6.0 dan Rajah 6.1 / rujuk Bahagian 3)
Rajah 3.0 : Menu Kemasukan
Rajah 4.0 : Menu Pertanyaan

Rajah 5.0 : Menu Proses
Rajah 6.0 : Menu Laporan

Rajah 6.1 : Menu Laporan

2.3 MENU KEMASUKKAN
2.3.1 SISTEM PARAMETER
Sila rujuk perkara 2.1.3
2.3.2 DAFTAR KONTRAK
i. Cartalir ke skrin Daftar Kontrak:
Menu Utama
SPEKS
BUKU VOT – Sistem
Buku Vot
Daftar Kontrak
Bahagian Menu Kemasukan
ii.Skrin ini membenarkan pengguna memasukkan maklumat mengenai Kontrak atau

Sebutharga yang telah diberikan kepada Pembekal.
Rajah 3.2 : Skrin Daftar Kontrak
iii. Skrin Daftar Kontrak terbahagi kepada 2 seksyen:
¾ “Header”.
¾ Maklumat terperinci.

Rajah 3.2.1 : Seksyen Maklumat Terperinci Skrin Daftar Kontrak (Zoom in)
iv. Lingkaran hitam pada Rajah 3.2.1 merujuk kepada simbol scroll bar yang mana digunakan untuk
melihat rekod-rekod seterusnya. Dalam kes rajah di atas, hanya 2 rekod pertama yang
dipaparkan. Jika terdapat lebih dari 2 rekod, pengguna boleh menarik scroll bar untuk melihat
rekod-rekod seterusnya
v. Susunan medan-medan yang terkandung di dalam skrin Daftar Kontrak adalah seperti berikut:

“Header”
Tahun Kewangan ** Tahun perakaunan pengguna.
No. Kontrak/Sebutharga @ Nombor rujukan Kontrak/Sebutharga.
Kod Pembekal @ Ctrl-L untuk mendapatkan senarai Kod Pembekal.
Tarikh Tarikh pendaftaran kontrak. Tarikh semasa sistem
** akan dijanakan sebagai nilai default. Nilai boleh
dipinda.
Jenis Kontrak/Sebutharga @ Jenis suatu kontark/sebutharga.
Peringkat Peringkat suatu kontrak/sebutharga sama ada Pusat
@
atau Jabatan.
Perihal Kontrak/Sebutharga @ Catatan mengenai kontrak.
Tarikh Kontrak Mula @ Tarikh kontrak akan bermula.
Tamat @ Tarikh kontrak akan tamat.
No. Rujukan Pekeliling Nombor rujukan Pekeliling Kontrak Perbendaharaan
@
Kontrak Perbendaharaan bagi kontrak yang dimasukkan.
Kod Bank @ Ctrl-L untuk mendapat senarai Kod Bank.
Akaun Bank @ Ctrl-L untuk mendapatkan senarai Akaun Bank.
Amaun Kontrak @ Amaun kontrak yang diberikan.
Nama dan Alamat Bank Medan ini secara automatik diisi apabila pengguna
**
memilih Akaun Bank. Data ini tidak boleh dipinda.
Maklumat Terperinci
Bil Nilai akan dijana secara automatik apabila rekod
**
disimpan ke pangkalan data.
Kod Barang @ Ctrl-L untuk mendapatkan senarai Kod Barang.
Perihal Medan ini secara automatik diisi apabila pengguna
@
memilih Kod Barang. Data ini tidak boleh dipinda.
Nota:

vi. Pada skrin ini terdapat 9 butang arahan iaitu:
¾ Pertanyaan Untuk membuat pertanyaan mengenai rekod yang telah

wujud dan memaparkan maklumat pada skrin.
¾ Tambah
Untuk menambah rekod baru Daftar Kontrak.
¾ Edit Untuk pindaan ke atas rekod yang telah wujud. Bukan

semua medan dibenarkan untuk pindaan. Rujuk
Keterangan Medan.
¾ Batal
Untuk membatalkan suatu rekod yang wujud.
¾ Batal Line Untuk membatalkan rekod pada seksyen Maklumat

Terperinci.
¾ Simpan Untuk menyimpan rekod baru atau rekod lama yang
dipinda.
¾ Sub Kontraktor Untuk melihat/menambah/pindaan rekod suatu Sub
Kontraktor bagi Kontrak yang dipaparkan.
¾ Kosongkan Untuk mengosongkan semua medan bagi proses
seterusnya.
¾ Keluar
Untuk keluar ke Menu Kemasukan.
2.3.2.1 PROSES KEMASUKAN REKOD BARU
Langkah 1: Klik butang dengan menggunakan tetikus (left-click)

Langkah 2: Secara automatik Tahun Kewangan dan Tarikh dijana oleh sistem. Pengguna
boleh mula memasukkan data ke medan-medan yang disediakan. Jika pengguna
tidak memasukkan data ke medan yang perlu diisi, kursor tidak akan bergerak
ke medan seterusnya atau sebelumnya.
Langkah 3: Setelah kesemua data dimasukkan, pengguna boleh menyimpan rekod ke

dalam pangkalan data dengan klik butang menggunakan tetikus
(left-click).
Peringatan: Sebelum menekan butang pastikan kursor tidak berada pada baris
kosong (tanpa data) di bahagian seksyen Maklumat Terperinci.
kunci Tab pada papan kekunci atau klik tetikus (left-click). Manakala pergerakan dari
suatu medan ke medan sebelumnya boleh dilaksanakan dengan menekan kunci Shift
bersama dengan kunci Tab (pada masa yang sama) atau klik tetikus (left-click).

2.3.2.2 PROSES PERTANYAAN

Langkah 1: Klik butang dengan menggunakan tetikus (left-click). Paparan
skrin seperti berikut akan diperolehi:
Rajah 3.2.2 : Skrin Senarai Dokumen Daftar Kontrak
Langkah 2: Masukkan Tarikh jika pengguna mempunyai tujuan untuk melihat rekod Daftar
Kontrak suatu tarikh tertentu atau kosongkan medan Tarikh dan semua rekod
Daftar Kontrak akan dipaparkan. Klik butang pada skrin dan pengguna
akan dipaparkan dengan rekod-rekod yang wujud.
Langkah 3: Pengguna mesti meletakkan kursor pada rekod yang hendak dipilih sebelum
menekan butang atau pegguna juga boleh menggunakan tetikus
(double-click) pada baris rekod yang dikehendaki. Maklumat rekod yang dipilih
akan dipaparkan pada skrin Daftar Kontrak yang mana skrin Pertanyaan akan
ditutup secara automatik.
Langkah 4: Jika pengguna ingin kembali ke skrin Daftar Kontrak tanpa memilih
sebarang rekod, klik butang .

2.3.2.3 PINDAAN PADA REKOD YANG TELAH DISIMPAN
Langkah 1: Sebelum proses pindaan dilaksanakan, pengguna dikehendaki memilih rekod

mana yang hendak di buat pindaan. Untuk memilih rekod rujuk arahan
proses 2.3.2.2.
Langkah 2: Setelah memperolehi paparan rekod yang ingin di buat pindaan, klik butang
dengan menggunakan tetikus (left-click) untuk membolehkan
pindaan ke atas rekod berkenaan dilaksanakan.
Langkah 3: Setelah selesai proses pindaan dilaksanakan, pengguna dikehendaki menyimpan

rekod berkenaan dengan klik butang supaya maklumat yang baru
dipinda sebentar tadi dikemaskini di dalam pangkalan data.
Peringatan: Sebelum menekan butang pastikan kursor tidak berada pada

baris kosong (tanpa data) di bahagian seksyen Maklumat Terperinci.
Tips: Pergerakan dari suatu medan ke medan seterusnya boleh dilaksanakan dengan
menekan kunci Tab pada papan kekunci atau klik tetikus (left-click).
Manakala pergerakan dari suatu medan ke medan sebelumnya boleh
dilaksanakan dengan menekan kunci Shift bersama dengan kunci Tab (pada
masa yang sama) atau klik tetikus (left-click).
2.3.2.4 PEMBATALAN REKOD YANG TELAH DISIMPAN
Langkah 1: Sebelum proses pembatalan rekod dilaksanakan, pengguna dikehendaki

memilih rekod mana yang hendak dibatalkan. Untuk memilih rekod rujuk
arahan proses 2.3.2.2.
Langkah 2: Setelah memperolehi paparan rekod yang ingin dibatalkan, klik butang
dan mesej pengesahan rekod telah dibatalkan akan dipaparkan
untuk makluman pengguna.
2.3.2.5 PENGHAPUSAN REKOD PADA MAKLUMAT TERPERINCI
Langkah 1: Sebelum proses pembatalan rekod pada seksyen maklumat terperinci

dilaksanakan, pengguna dikehendaki memilih rekod mana yang hendak
dibatalkan. Untuk memilih rekod rujuk arahan proses 2.3.2.2.
Langkah 2: Setelah memperolehi paparan rekod yang ingin dibatalkan, gerakkan kursor
pada baris rekod yang ingin dibatalkan. Kemudian klik butang
untuk membatalkan baris rekod berkenaan.
Langkah 3: Setelah selesai proses pembatalan, pengguna dikehendaki menyimpan rekod
berkenaan dengan klik butang supaya maklumat yang baru
dibatalkan sebentar tadi dikemaskini di dalam pangkalan data.


2.3.2.6 MAKLUMAT SUB KONTRAKTOR

Langkah 1: Sebelum klik butang sub kontraktor, pengguna dikehendaki memilih rekod
kontraktor mana akan atau sudah mempunyai maklumat sub kontraktor.
Untuk memilih rekod rujuk arahan proses 2.3.2.2.
Langkah 2: Setelah memperolehi paparan rekod kontraktor berkenaan, klik butang
untuk proses pada skrin sub kontraktor. Skrin seperti Rajah
3.2.3 akan dipaparkan jika kontrak belum mempunyai maklumat sub
kontraktor. Tetapi jika kontrak telah mempunyai rekod sub kontraktor,
maklumat sub kontraktor yang pertama akan dipaparkan. Jika terdapt lebih
dari satu sub kontraktor, untuk melihat maklumat sub kontraktor yang lain,
pengguna dikehendaki klik butang . Sila rujuk Keterangan
proses pertanyaan di 2.3.2.2.
Rajah 3.2.3 : Skrin Daftar Sub Kontraktor
Susunan medan-medan yang terkandung di dalam skrin Daftar Sub Kontrak adalah seperti
berikut:

No. Kontrak/Sebutharga Nombor Kontrak/Sebutharga rekod yang
@
dimasukkan.
Kod Bank @ Ctrl-L untuk mendapat senarai Kod Bank.
Akaun Bank @ Ctrl-L untuk mendapatkan senarai Akaun Bank.
Nama dan Alamat Bank Medan ini secara automatik diisi apabila pengguna
**
memilih Akaun Bank. Data ini tidak boleh dipinda.
Amaun
@ Nilai kontrak yang diberikan.
Kontrak/Sebutharga
Nota:

Langkah 3: Jika pengguna ingin menambah rekod baru, klik butang dan
masukkan data ke medan yang disediakan. Akhir sekali klik butang
untuk menyimpan rekod baru tadi ke dalam pangkalan data.
Langkah 4: Jika pengguna ingin meminda rekod lama, klik butang dan
pengguna boleh mula meminda mana-mana data yang perlu di buat pindaan.
Akhir sekali klik butang untuk mengemaskini rekod yang
dipinda tadi.
Langkah 5: Jika ingin membatalan rekod lama, klik butang dan mesej
pengesahan rekod telah dibatalkan akan dipaparkan untuk makluman
pengguna.
Langkah 6: Untuk mengosongkan semua medan, sila klik butang
Langkah 7: Untuk kembali ke skrin Daftar Kontrak, sila klik butang .

2.3.3 DAFTAR BAYARAN KONTRAK
i. Cartalir ke skrin Daftar Bayaran Kontrak:
Menu Utama
SPEKS
BUKU VOT – Sistem
Buku Vot
Daftar Bayaran Kontrak
ii. Skrin ini membenarkan pengguna memasukkan maklumat mengenai jadual pendaftaran
pembayaran ke atas kontrak/sebutharga untuk tahun tertentu bagi tempoh 1 tahun.
Rajah 3.3 Skrin Daftar Bayaran Kontrak
iii. Skrin Daftar Bayaran Kontrak terbahagi kepada 2 seksyen :
¾ “Header”.
iv. Sila rujuk keterangan lanjut mengenai scroll bar pada seksyen Maklumat Terperinci di
bahagian 2.3.2 (iv).

v. Susunan medan-medan yang terkandung di dalam skrin Daftar Bayaran Kontrak adalah
seperti berikut:

“Header”
Jenis Urusniaga Automatik nilai = 203 untuk usrusniaga Daftar
**
Bayaran Kontrak.
No Daftar Bayaran Nombor rujukan untuk Daftar Bayaran
@
Kontrak/Sebutharga Kontrak/Sebutharga yang di masukkan.
Tarikh Tarikh pendaftaran bayaran kontrak/sebutharga.
** Tarikh semasa sistem akan dijanakan sebagai nilai
default. Nilai boleh dipinda.
Jabatan Pembayar @
PTJ Pembayar @
No Kontrak/Sebutharga Nombor Kontrak/Sebutharga yang ingin di daftar
@
untuk pembayaran.
Kod Pembekal Medan ini secara automatik diisi apabila pengguna
** memasukkan No Kontrak/Sebutharga. Data ini
tidak boleh dipinda.
Bekal Kepada PTJ
Maklumat terperinci
**
Vot Jika medan Vot diisi, kursor akan automatik ke
medan Prog/Aktiviti untuk kemasukan data.
Manakala jika medan Vot tidak diisi, kursor akan
automatik ke medan Amanah untuk kemasukan
data.
Jabatan @ Ctrl-L untuk mendapatkan senarai Kod Jabatan.
PTJ/PK @ Ctrl-L untuk mendapatkan senarai Kod PTJ/PK.
Prog/Aktiviti Ctrl-L untuk mendapatkan senarai Kod
Prog/Aktvt.
Amanah Ctrl-L untuk mendapatkan senarai Kod Amanah.
Projek Ctrl-L untuk mendapatkan senarai Kod Projek.
Setia Ctrl-L untuk mendapatkan senarai Kod Setia.
CP Cara pembiayaan. Kosongkan untuk pembayaran
secara langsung dan P untuk secara kredit.
Kuantiti @ Kuantiti barangan.
Harga Seunit @ Harga seunit barangan
Harga Bersih Jumlah harga barangan mengikut kuantiti
**
barangan. Di kira secara automatik oleh sistem.
Kod Kegunaan Pejabat Untuk kegunaan di masa hadapan.
Jumlah Jumlah besar harga semua barangan yang
**
dimasukkan. Di kira secara automatik oleh sistem.
Nota:


¾ Tambah
¾ Edit Untuk pindaan ke atas rekodyang telah wujud. Bukan

Keterangan Medan.
¾ Batal

Terperinci.
¾ Tolak Untuk penolakan dokumen selepas proses Semak atau
Lulus.
* Suatu dokumen yang ditolak boleh di edit.
dipinda.
¾ Notis
Untuk kegunaan di masa hadapan.
¾ Info
Untuk maklumat checklist.
¾ Semak
Untuk penyemakan dokumen.
¾ Lulus Untuk mengesahkan kelulusan dokumen dengan had.

* Proses Lulus hanya dibenarkan selepas proses Semak
dilaksanakan ke atas dokumen tersebut.
seterusnya.
¾ Keluar
Langkah 2: Secara automatik Tahun Kewangan, Jenis Urusniaga dan Tarikh dijana oleh
sistem. Pengguna boleh mula memasukkan data ke medan-medan yang
disediakan. Jika pengguna tidak memasukkan data ke medan yang perlu diisi,
kursor tidak akan bergerak ke medan seterusnya atau sebelumnya.
Langkah 3: Setelah kesemua data dimasukkan, pengguna boleh menyimpan rekod ke dalam
pangkalan data dengan klik butang menggunakan tetikus (left-
click).


Rajah 3.3.1 : Skrin Senarai Dokumen
Langkah 2: Pengguna boleh memilih sama ada ingin melihat semua rekod atau
memilih untuk melihat rekod berpandukan status sama ada Ditolak, Belum
Disemak, Disemak atau Lulus. Pengguna juga boleh menentukan sama ada
ingin melihat rekod pada suatu tarikh tertentu. Medan Jab dan PTJ adalah
berpandukan pengguna dari Jabatan atau PTJ berkenaan. Setelah selesai
menentukan kriteria rekod, klik butang pada skrin dan pengguna
akan dipaparkan dengan rekod-rekod yang wujud.dan memenuhi kriteria yang
berkenaan.
Langkah 3: Pengguna mesti meletakkan kursor pada rekod yang hendak dipilih
sebelum menekan butang atau pegguna juga boleh
menggunakan tetikus (double-click) pada baris rekod yang dikehendaki.
Maklumat rekod yang dipilih akan dipaparkan pada skrin Daftar Bayaran
Kontrak yang mana skrin Pertanyaan akan ditutup secara automatik.
Langkah 4: Jika pengguna ingin kembali ke skrin Daftar Bayaran Kontrak tanpa
memilih sebarang rekod, klik butang .


proses 2.3.3.2.




Tips: Pergerakan dari suatu medan ke medan seterusnya boleh dilaksanakan dengan menekan kunci
Tab pada papan kekunci atau klik tetikus (left-click). Manakala pergerakan dari suatu medan
ke medan sebelumnya boleh dilaksanakan dengan menekan kunci Shift bersama dengan
kunci Tab (pada masa yang sama) atau klik tetikus (left-click).

2.3.3.6 PROSES SEMAKAN DAFTAR BAYARAN KONTRAK
Langkah 1: Sebelum proses penyemakan suatu rekod dilaksanakan, pengguna

dikehendaki memilih rekod mana yang hendak disemak. Untuk memilih rekod
rujuk arahan proses 2.3.3.2.
Langkah 2: Proses ini melibatkan butang .
2.3.3.7 PROSES MELULUSKAN DAFTAR BAYARAN KONTRAK

Langkah 1: Sebelum proses meluluskan suatu rekod dilaksanakan, pengguna
dikehendaki memilih rekod mana yang hendak diluluskan. Untuk memilih
rekod rujuk arahan proses 2.3.3.2.
2.3.3.8 PERGERAKAN TRANSAKSI PERUNTUKAN
Apabila Daftar Bayaran Kontrak diluluskan;

o Tolak Baki Sebenar, Baki Bayang
o Tambah Tanggungan
Apabila Daftar Bayaran Kontrak dibatalkan selepas diluluskan;

o Tambah Baki Sebenar, Baki Bayang
o Tolak Tanggungan

2.3.4 NOTA MINTA
i. Cartalir ke skrin Nota Minta:
Menu Utama
SPEKS
BUKU VOT – Sistem
Buku Vot
Nota Minta
ii. Skrin ini membenarkan pengguna memasukkan maklumat mengenai permintaan barang
sekaligus menghasilkan Pesanan Tempatan setelah proses Lulus berlaku.
Rajah 3.4 : Skrin Nota Minta
iii. Skrin Nota Minta terbahagi kepada 2 seksyen:
¾ “Header”.

v. Susunan medan-medan yang terkandung di dalam skrin Nota Minta adalah seperti berikut:

“Header”
Jenis Urusniaga ** Automatik nilai = 201 untuk urusniaga Nota Minta.
No. Nota Minta Nilai akan dijana secara automatik selepas rekod
**
Tarikh Nota Minta Tarikh kemasukan rekod Nota Minta. Tarikh semasa
** sistem akan dijana sebagai nilai default. Nilai boleh
dipinda.
Jab. Membayar ** Dijana oleh sistem. Data tidak boleh dipinda.
PTJ Membayar ** Dijana oleh sistem. Data tidak boleh dipinda.
Jab. Mohon ** Dijana oleh sistem. Data tidak boleh dipinda.
PTJ Mohon @ Ctrl-L untuk mendapatkan senarai PTJ Mohon.
No Ctrl-L untuk mendapatkan senarai No Kontrak/
Kontrak/Sebutharga Sebutharga.
Bekal Kepada PTJ @ Ctrl-L untuk mendapatkan senarai Bekal Kepada PTJ.
Maklumat terperinci
**
Vot/Maksud Jika medan Vot diisi, kursor akan automatik ke medan
Prog/Aktiviti untuk kemasukan data. Manakala jika
medan Vot tidak diisi, kursor akan automatik ke medan
Amanah untuk kemasukan data.
Program/Akt Ctrl-L untuk mendapatkan senarai Kod Prog/Aktvt.
CP Cara pembiayaan. Kosongkan untuk pembayaran secara
langsung dan P untuk secara kredit.
Harga Seunit @ Harga seunit barangan
Harga Bersih Jumlah harga barangan mengikut kuantiti barangan. Di
**
kira secara automatik oleh sistem.
Jumlah Jumlah besar harga semua barangan yang dimasukkan.
**
Di kira secara automatik oleh sistem.
Nota:


¾ Tambah

Keterangan Medan.
¾ Batal

Terperinci.
Lulus.
dipinda.
¾ Notis
¾ Info
¾ Semak

seterusnya.
¾ Keluar
¾ Cetak Untuk mencetak rekod dokumen. Tanpa paparan rekod

butang Cetak akan disabled. Ia akan aktif apabila rekod
dipaparkan.


Langkah 2: Secara automatik Tahun Kewangan, Jenis Urusniaga, Tarikh Nota Minta,
Jab. Membayar, PTJ Membayar dan Jab. Mohon dijana oleh sistem.
Pengguna boleh mula memasukkan data ke medan-medan yang disediakan.
Jika pengguna tidak memasukkan data ke medan yang perlu diisi, kursor tidak
akan bergerak ke medan seterusnya atau sebelumnya.
click).
Langkah 4: Panggil semula rekod yang disimpan tadi. Untuk memanggil rekod rujuk
arahan proses 2.3.4.2(viii).
Langkah 5: Setelah memperolehi paparan rekod tersebut, klik butang dengan

menggunakan tetikus (left-click) untuk membolehkan proses checklist rekod
berkenaan dilaksanakan. Skrin berikut akan dipaparkan:
Rajah 3.4.1 : Skrin Nota Minta – Info
Langkah 6: Pengguna dikehendaki menanda ‘Ya’ pada kotak Perkara yang berkaitan
dengan rekod Nota Minta. Untuk menanda ‘Ya’ pengguna perlu
menggunakan tetikus untuk membawa kursor ke dan left-click untuk
menghasilkan grafik tanda ‘Ya’ seperti ini dan sebaliknya untuk ‘Tidak’.
Langkah 7: Setelah selesai proses checklist, pastikan pengguna klik butang
supaya rekod dikemaskini di dalam pangkalan data. Kemudian pengguna boleh
klik butang untuk kembali ke skrin Nota Minta


Langkah 2: Pengguna boleh memilih sama ada ingin melihat semua rekod atau memilih
untuk melihat rekod berpandukan status sama ada Ditolak, Belum Disemak,
Disemak atau Lulus. Pengguna juga boleh menentukan sama ada ingin
melihat rekod pada suatu tarikh tertentu. Medan Jab dan PTJ adalah
akan dipaparkan dengan rekod-rekod yang wujud dan memenuhi kriteria yang
berkenaan.
sebelum menekan butang atau pengguna juga boleh
Maklumat rekod yang dipilih akan dipaparkan pada skrin Nota Minta yang
mana skrin Pertanyaan akan ditutup secara automatik.
Langkah 4: Jika pengguna ingin kembali ke skrin Nota Minta tanpa memilih sebarang
rekod, klik butang .

2.3.3.3 MENCETAK REKOD
Langkah 1: Sebelum proses mencetak dilaksanakan, pengguna dikehendaki memilih

rekod mana yang hendak di cetak. Untuk memilih rekod rujuk arahan proses
2.3.4.2.
Langkah 2: Setelah memperolehi paparan rekod yang ingin di cetak, klik butang
dengan menggunakan tetikus (left-click) untuk membolehkan dokumen.

mana yang hendak di buat pindaan. Untuk memilih rekod rujuk arahan proses
2.3.4.2.






menekan kunci Tab pada papan kekunci atau klik tetikus (left-click). Manakala
pergerakan dari suatu medan ke medan sebelumnya boleh dilaksanakan dengan
menekan kunci Shift bersama dengan kunci Tab (pada masa yang sama) atau klik
tetikus (left-click).
2.3.4.7 PROSES PENYEMAKAN NOTA MINTA

dikehendaki memilih rekod mana yang hendak disemak. Untuk memilih
2.3.4.8 PROSES MELULUSKAN NOTA MINTA

dikehendaki memilih rekod mana yang hendak dilulus. Untuk memilih rekod
Apabila Nota Minta diluluskan;

o Tolak Baki Bayang
o Tambah Baki Rizab

2.3.5 PESANAN TEMPATAN – NOTA MINTA
i. Cartalir ke skrin Pesanan Tempatan Nota Minta:
Menu Utama
SPEKS
BUKU VOT – Sistem
Buku Vot
Pesanan Tempatan Nota Minta

ii. Skrin ini membenarkan pengguna memasukkan data ke medan Tarikh Sah Laku dan Tarikh
Terima Barang sahaja semasa proses pindaan rekod hendak dilaksanakan. Skrin ini tidak
membenarkan sebarang proses kemasukan rekod dilaksanakan oleh pengguna kerana proses
tersebut dilaksanakan secara automatik oleh sistem apabila suatu Nota Minta diluluskan oleh
pegawai yang bertanggungjawab.
Rajah 3.5 : Skrin Pesanan Tempatan Nota Minta
iii. Skrin Pesanan Tempatan Nota Minta terbahagi kepada 2 seksyen:
¾ “Header”.

v. Susunan medan-medan yang terkandung di dalam skrin Pesanan Tempatan Nota Minta adalah
seperti berikut:

“Header”
Tahun Kewangan ** Dijana oleh sistem.
Jenis Urusniaga ** Dijana oleh sistem.
No. Pesanan ** Dijana oleh sistem.
Tarikh ** Dijana oleh sistem. Tarikh semasa.
No. Nota Minta ** Data dari rekod Nota Minta yang berkenaan.
Tarikh Nota Minta ** Data dari rekod Nota Minta yang berkenaan.
Tarikh Sah Laku Hingga @ Data boleh dipinda.
Jabatan Pembayar ** Data dari rekod Nota Minta yang berkenaan.
PTJ Pembayar ** Data dari rekod Nota Minta yang berkenaan.
Jab. Mohon ** Data dari rekod Nota Minta yang berkenaan.
PTJ Mohon ** Data dari rekod Nota Minta yang berkenaan.
Kod Pembekal ** Data dari rekod Nota Minta yang berkenaan.
Kod Kontrak ** Data dari rekod Nota Minta yang berkenaan.
Bekal Kepada PTJ ** Data dari rekod Nota Minta yang berkenaan.
Tarikh Terima Barang Data boleh dipinda.
Maklumat terperinci
Bil ** Data dari rekod Nota Minta yang berkenaan.
Vot ** Data dari rekod Nota Minta yang berkenaan.
Jabatan ** Data dari rekod Nota Minta yang berkenaan.
PTJ/PK ** Data dari rekod Nota Minta yang berkenaan.
Prog/Aktiviti ** Data dari rekod Nota Minta yang berkenaan.
Amanah ** Data dari rekod Nota Minta yang berkenaan.
Projek ** Data dari rekod Nota Minta yang berkenaan.
Setia ** Data dari rekod Nota Minta yang berkenaan.
CP ** Data dari rekod Nota Minta yang berkenaan.
Kod Barang ** Data dari rekod Nota Minta yang berkenaan.
Kuantiti ** Data dari rekod Nota Minta yang berkenaan.
Harga Seunit ** Data dari rekod Nota Minta yang berkenaan.
Harga Bersih ** Data dari rekod Nota Minta yang berkenaan.
Kod Kegunaan Pejabat ** Data dari rekod Nota Minta yang berkenaan.
Jumlah ** Data dari rekod Nota Minta yang berkenaan.
Nota:


¾ Tambah

Keterangan Medan.
¾ Batal
Disabled.
¾ Batal Line
Disabled.
¾ Tolak
Disabled.

dipinda.
¾ Notis
¾ Info
¾ Semak

seterusnya.
¾ Keluar

dipaparkan.


Disemak atau Lulus. Pengguna juga boleh menentukan sama ada ingin melihat
rekod pada suatu tarikh tertentu. Medan Jab dan PTJ adalah berpandukan
pengguna dari Jabatan atau PTJ berkenaan. Setelah selesai menentukan kriteria
rekod, klik butang pada skrin dan pengguna akan dipaparkan
dengan rekod-rekod yang wujud.dan memenuhi kriteria yang berkenaan
Maklumat rekod yang dipilih akan dipaparkan pada skrin Pesanan Tempatan
Nota Minta yang mana skrin Pertanyaan akan ditutup secara automatik.
Langkah 4: Jika pengguna ingin kembali ke skrin Pesanan Tempatan Nota Minta tanpa
2.3.5.2 PROSES MENCETAK RECORD

2.3.5.1.


2.3.5.1.
pindaan ke atas rekod berkenaan dilaksanakan. Hanya medan Tarikh Sah
Laku dan Tarikh Terima Barang sahaja yang dibenarkan untuk pindaan.






2.3.5.6 PROSES SEMAKAN PESANAN TEMPATAN – NOTA MINTA

2.3.5.7 PROSES MELULUSKAN PESANAN TEMPATAN – NOTA MINTA

Apabila Pesanan Tempatan Nota Minta diluluskan;

o Tolak Baki Sebenar, Baki Rizab
o Tambah Tanggungan
Apabila Pesanan Tempatan Nota Minta dibatalkan sebelum lulus;

o Tambah Baki Bayang
o Tolak Baki Rizab
Apabila Pesanan Tempatan Nota Minta dibatalkan selepas lulus;

o Tolak Tanggungan

2.3.6 PESANAN TEMPATAN MANUAL
i. Cartalir ke skrin Pesanan Tempatan Manual:
Menu Utama
SPEKS
BUKU VOT – Sistem
Buku Vot
Pesanan Tempatan Manual
ii. Skrin ini membenarkan pengguna memasukkan maklumat mengenai Pesanan Tempatan
secara manual. Ia dilaksanakan secara manual apabila Pesanan Tempatan yang ingin di buat
tidak mempunyai Nota Minta. Pengguna mempunyai pilihan sama ada hendak menghasilkan
nombor yang tertera di medan No. Pesanan secara manual atau membiarkan sistem
menjanakan nombor tersebut secara automatik semasa proses menyimpan rekod.
Rajah 3.6 : Skrin Pesanan Tempatan Manual
iii. Skrin Pesanan Tempatan Manual terbahagi kepada 2 seksyen:
¾ “Header”.
Sila rujuk keterangan lanjut mengenai scroll bar pada seksyen Maklumat Terperinci di bahagian
2.3.2 (iv).

iv. Susunan medan-medan yang terkandung di dalam skrin Pesanan Tempatan Manual adalah
seperti berikut:

“Header”
Jenis Urusniaga Automatik nilai = 206 untuk urusniaga Pesanan
**
Tempatan Manual.
No. Pesanan @ Nombor rujukan untuk pesanan yang dimasukkan.
Tarikh Tarikh pesanan tempatan di buat. Tarikh semasa
** sistem akan dijanakan sebagai nilai default. Nilai
boleh dipinda.
Jabatan Pembayar ** Data dijana oleh sistem mengikut jabatan pengguna.
PTJ Pembayar ** Data dijana oleh sistem mengikut Ptj pengguna.
Jab. Mohon @ Ctrl-L untuk mendapatkan senarai Jabatan.
PTJ Mohon @ Ctrl-L untuk mendapatkan senarai PTJ.
Kod Kontrak Ctrl-L untuk mendapatkan senarai Kod Kontrak.
Bekal Kepada PTJ @ Ctrl-L untuk mendapatkan senarai PTJ.
Tarikh Sah Laku Hingga @ Data boleh dipinda.
Tarikh Terima Barang @ Data boleh dipinda.
Maklumat terperinci
**
Vot Jika medan Vot diisi, kursor akan automatik ke medan
medan Vot tidak diisi, kursor akan automatik ke
medan Amanah untuk kemasukan data.
Prog/Aktiviti Ctrl-L untuk mendapatkan senarai Kod Prog/Aktvt.
Harga Seunit Harga seunit barangan
Harga Bersih Jumlah harga barangan mengikut kuantiti barangan.
**
Di kira secara automatik oleh sistem.
Jumlah Jumlah besar harga semua barangan yang
**
dimasukkan. Di kira secara automatik oleh sistem.
Nota:

v. Pada skrin ini terdapat 14 butang arahan iaitu:

¾ Tambah

Keterangan Medan.
¾ Batal

Terperinci.
Lulus.
dipinda.
¾ Notis
¾ Info
¾ Semak

seterusnya.
¾ Keluar

dipaparkan.

Langkah 2: Secara automatik Tahun Kewangan, Jenis Urusniaga, Tarikh, Jabatan

Pembayar dan PTJ Pembayar dijana oleh sistem. Pengguna boleh mula
memasukkan data ke medan-medan yang disediakan. Jika pengguna tidak
memasukkan data ke medan yang perlu diisi, kursor tidak akan bergerak ke
medan seterusnya atau sebelumnya.
Langkah 3: Setelah kesemua data dimasukkan, pengguna boleh menyimpan rekod ke

dalam pangkalan data dengan klik butang menggunakan tetikus
(left-click).



akan dipaparkan dengan rekod-rekod yang wujud.dan memenuhi kriteria yang
berkenaan.
Maklumat rekod yang dipilih akan dipaparkan pada skrin Pesanan Tempatan
Manual yang mana skrin Pertanyaan akan ditutup secara automatik.
Langkah 4: Jika pengguna ingin kembali ke skrin Pesanan Tempatan Manual tanpa
2.3.6.3 PROSES MENCETAK REKOD

2.3.6.2.

2.3.6.2.






2.3.6.7 PROSES SEMAKAN PESANAN TEMPATAN MANUAL

2.3.6.8 PROSES MELULUSKAN PESANAN TEMPATAN MANUAL


Apabila Pesanan Tempatan Manual diluluskan;

o Tolak Baki Sebenar, Baki Bayang
o Tambah Tanggungan
Apabila Pesanan Tempatan Manual dibatalkan selepas lulus;

o Tolak Tanggungan

2.3.7 SKRIN PENDAFTARAN INVOIS DENGAN PESANAN TEMPATAN
i. Cartalir ke skrin Pendaftaran Invois Dengan Pesanan Tempatan:
Menu Utama
SPEKS
BUKU VOT – Sistem
Buku Vot
Skrin Pendaftaran Invois Dengan

Bahagian Menu Kemasukan Pesanan Tempatan
ii. Skrin ini membenarkan pengguna memasukkan maklumat mengenai pendaftaran bayaran
yang berkaitan dengan proses Pesanan Tempatan. Transaksi yang terlibat adalah untuk
menjanakan baucar sama ada baucar automatik atau baucar manual.
Rajah 3.7 : Skrin Pendaftaran Invois Dengan Pesanan Tempatan
iii. Skrin Pendaftaran Invois Dengan Pesanan Tempatan terbahagi kepada 3 seksyen:
¾ “Header”.
¾ Maklumat Terperinci 1.
¾ Maklumat Terperinci 2

iv. Susunan medan-medan yang terkandung di dalam skrin Pendaftaran Invois Dengan Pesanan
Tempatan adalah seperti berikut:

“Header”
Tahun Kewangan Tahun perakaunan pegguna. Nilai default adalah
**
tahun semasa system. Nilai boleh dipinda.
Jenis Urusniaga ** Automatik nilai = 210
Tarikh Tarikh pendaftaran invois. Tarikh semasa system
** akan dijanakan sebagai nilai default. Nilai noleh
dipinda.
No. Pesanan Tempatan @ Nombor rujukan pesanan tempatan berkenaan.
Tarikh PT/WPU/Kontrak
No. Invois/Tuntutan @ Nombor rujukan invois/tuntutan.
Tarikh Invois Tarikh invois. Tarikh semasa system akan
** dijanakan sebagai nilai default. Nilai noleh
dipinda.
Tarikh Terima Invois Di
@ Tarikh invois diterima di PTJ
PTJ
Amaun (RM) @ Amaun invois.
Tarikh Invois Disahkan @ Tarikh pengesahan invois.
AP58 (+)
Tarikh Terima Invois
@ Tarikh invois diterima di Unit Kewangan PTJ.
Unit Kew PTJ
Tahun AP 58 @
Perihal Baucar @ Perkara baucar.
Rujukan Nota
Nombor rujukan.
DT/KT/DK
Bentuk Bayaran @ Cara pembayaran dilakukan.
Dengan Pemfaktoran @ Faktor yang digunakan.
Maklumat Terperinci 1
Nama Pemfaktor @ Nama pemfaktor.
No. Daftar Syarikat
@ Nombpr pengenalan syarikat pemfaktor.
Pemfaktor
No. Akaun Bank
@ Nombor akaun bank pemfaktor.
Pemfaktor
Kod Bank @ Ctrl-L untuk mendapatkan senarai Kod Bank.
Nama/Alamat Data akan dijana secara automatik apabila Kod
**
Bank dipilih.
Rujukan Perjanjian @ Nombor rujukan perjanjian.
Tarikh Perjanjian @ Tarikh perjanjian.
Perihal Cek @ Jenis Cek
Nota:

vii. Klik butang untuk paparan seksyen Maklumat Terperinci 2. Rujuk Rajah
3.7.1.
Rajah 3.7.1 : Skrin Pendaftaran Invois Dengan Pesanan Tempatan – Maklumat Terperinci
viii. Sila rujuk keterangan lanjut mengenai scroll bar pada seksyen Maklumat terperinci 2 di
ix. Untuk kembali ke paparan skrin asal, klik butang pada skrin Maklumat
Terperinci (seksyen Maklumat terperinci 2).
x. Susunan medan-medan yang terkandung di dalam skrin Pendaftaran Invois Dengan Pesanan
Tempatan adalah seperti berikut:

Maklumat Terperinci 2
**
Vot/Maksud Jika medan Vot diisi, kursor akan automatik ke
data.
Jabatan Ctrl-L untuk mendapatkan senarai Kod Jabatan.
PTJ/PK Ctrl-L untuk mendapatkan senarai Kod PTJ/PK.
Program/Akivitit Ctrl-L untuk mendapatkan senarai Kod Prog/Aktvt.
Objek Ctrl-L untuk mendapatkan senarai Kod Sodo.
Kuantiti Invois @ Kuantiti invois.
Harga Seunit @ Harga seunit.
Amaun Invois Jumlah nilai invois.
Amaun Pesanan Jumlah nilai pesanan.
Baki Perbezaan Perbezaan nilai antara Amaun Invois dan Pesanan.
Nota:


¾ Pertanyaan Untuk membuat pertanyaan mengenai rekod yang telah wujud
dan memaparkan maklumat pada skrin.
¾ Tambah Untuk menambah rekod baru Daftar Kontrak.
¾ Edit Untuk pindaan ke atas rekodyang telah wujud. Bukan semua

medan dibenarkan untuk pindaan. Rujuk Keterangan Medan.
¾ Batal
¾ Batal Line
Untuk membatalkan rekod pada seksyen Maklumat Terperinci.
¾ Tolak Untuk penolakan dokumen selepas proses Semak atau Lulus.
¾ Simpan
Untuk menyimpan rekod baru atau rekod lama yang dipinda.
¾ Notis
¾ Semak
¾ Info
¾ Kosongkan
Untuk mengosongkan semua medan bagi proses seterusnya.
¾ Keluar

Langkah 2: Secara automatik Tahun Kewangan, Jenis Urusniaga, Tarikh dan Tarikh
Invois dijana oleh sistem. Pengguna boleh mula memasukkan data ke medan-
medan yang disediakan. Jika pengguna tidak memasukkan data ke medan
yang perlu diisi, kursor tidak akan bergerak ke medan seterusnya atau
sebelumnya.
click).



rekod pada suatu tarikh tertentu, suatu jabatan tertentu dan suatu Ptj
tertentu. Setelah selesai menentukan kriteria rekod, klik butang
pada skrin dan pengguna akan dipaparkan dengan rekod-rekod yang wujud.dan
memenuhi kriteria yang berkenaan.
Maklumat rekod yang dipilih akan dipaparkan pada skrin Pendaftaran Invois
Dengan Pesanan Tempatan yang mana skrin Pertanyaan akan ditutup secara
automatik.
Langkah 4: Jika pengguna ingin kembali ke skrin Pendaftaran Invois Dengan Pesanan
Tempatan tanpa memilih sebarang rekod, klik butang .


2.3.7.2.
Langkah 3: Setelah selesai proses pindaan dilaksanakan, pengguna dikehendaki

menyimpan rekod berkenaan dengan klik butang supaya
maklumat yang baru dipinda sebentar tadi dikemaskini di dalam pangkalan
data.



untuk membatalkan rekod berkenaan.


Tips: Pergerakan dari suatu medan ke medan seterusnya boleh dilaksanakan dengan menekan kunci
Tab pada papan kekunci atau klik tetikus (left-click). Manakala pergerakan dari suatu medan
ke medan sebelumnya boleh dilaksanakan dengan menekan kunci Shift bersama dengan kunci
Tab (pada masa yang sama) atau klik tetikus (left-click).

2.3.7.6 PROSES SEMAKAN DAFTAR INVOIS DENGAN PT

2.3.7.7 PROSES MELULUSKAN DAFTAR INVOIS DENGAN PT

Apabila Daftar Invois Dengan PT diluluskan

o Tolak Tanggungan
o Tambah Liabiliti
Apabila Daftar Invois Dengan PT dibatalkan setelah diluluskan

o Tambah Tanggungan
o Tolak Liabiliti

2.3.8 SKRIN PENDAFTARAN BAYARAN TANPA PESANAN TEMPATAN
i. Cartalir ke skrin Pendaftaran Daftar Bayaran Tanpa Pesanan Tempatan:
Menu Utama
SPEKS
BUKU VOT – Sistem
Buku Vot
Pendaftaran Daftar Bayaran Tanpa

Pesanan Tempatan
ii. Skrin ini membenarkan pengguna memasukkan maklumat mengenai daftar bayaran yang
tiada kaitan dengan proses Pesanan Tempatan, termasuklah baucar yang dijana secara
auto ataupun manual.
Rajah 3.8 : Skrin Pendaftaran Daftar Bayaran Tanpa Pesanan Tempatan
iii. Skrin Pendaftaran Daftar Bayaran Tanpa Pesanan Tempatan terbahagi kepada 2 seksyen:
¾ “Header”.
¾ Butir Cek.
iv. Sila rujuk penerangan lanjut mengenai scroll bar pada seksyen Maklumat Terperinci di

v. Susunan medan-medan yang terkandung di dalam skrin Pendaftaran Daftar Bayaran Tanpa
Pesanan Tempatan adalah seperti berikut:

“Header”
Tahun Kewangan Tahun perakaunan pegguna. Nilai default adalah tahun
**
semasa system. Nilai boleh dipinda.
Jenis Urusniaga @ Automatik nilai = 210
Tarikh Tarikh pendaftaran invois. Tarikh semasa system akan
**
dijanakan sebagai nilai default. Nilai noleh dipinda.
No. Invois/Penyata
@ Nombor rujukan Invois/Penyata Tuntutan.
Tuntutan
Tarikh Invois @ Tarikh Invois
Jabatan ** Data dijana oleh sistem mengkut Jabatan pengguna.
PTJ ** Data dijana oleh sistem mengikut PTJ pemgguna.
Tarikh Terima Invois Di
@ Tarikh menerima Invois Di PTJ.
PTJ
Amaun (RM) @ Amaun invois.
Tarikh Invois Disahkan @ Tarikh pengesahan invois.
+ AP58
AP96
Tarikh Terima Invois
@ Tarikh menerima Invois di Unit Kew PTJ
Unit Kew PTJ
Tahun AP58 (a)
Daftar Kontrak Bayaran Nombor rujukan daftar kontrak bayaran.
Kod Pembekal Ctrl-L untuk mendapatkan senarai Kod Pembekal.
No. Kad Pengenalan/No.
Nombor Kad Pengenalan atau Daftar Syarikat.
Daftar Syarikat
Bil Cek Bilangan cek yang dikeluarkan.
Bentuk Bayaran @ Bentuk bayaran yang di buat.
Perihal @ Perkara atau catatan.
Maklumat terperinci
Vot Jika medan Vot diisi, kursor akan automatik ke medan
medan Vot tidak diisi, kursor akan automatik ke medan
Amanah untuk kemasukan data.
CP Cara pembiayaan. Kosongkan untuk pembayaran secara
langsung dan P untuk secara kredit.
Objek @ Ctrl-L untuk mendapatkan senarai Kod Sodo.
Amaun @ Amaun bayaran yang di buat.
Nota :

vi. Klik butang membolehkan pengguna melihat maklumat lanjut berkaitan rekod yang dipilih.
Skrin berikut akan dipaparkan:
Rajah 3.8.1: Skrin Pendaftaran Daftar Bayaran Tanpa Pesanan Tempatan – Butir Cek
vii. Klik untuk kembali seperti Rajah 3.8
viii. Susunan medan-medan yang terkandung di dalam skrin tersebut adalah seperti berikut:

Bilangan Cek ** Nombor siri untuk mengira bilangan cek.
Nama Penerima @ Nama penerima cek berkaitan.
Amaun (RM) @ Amaun cek yang dikeluarkan.
Kod Bank @ Kod bank bagi cek.
No. Kad
@ Nombor Kad Pengenalan/Akaun Bank.
Pengenalan/Akaun Bank
Alamat/Nama Bank @ Alamat/Nama bank berkenaan.
Perihal Perkara pengeluaran cek.
Perihal Cek/EFT Perkara Cek/EFT
Akaun Penerima/Terbuka Jenis Cek

ix. Pada skrin ini terdapat 13 butang arahan iaitu:

¾ Tambah

Keterangan Medan.
¾ Batal

Terperinci.
Lulus.
dipinda.
¾ Notis
¾ Info
¾ Semak

seterusnya.
¾ Keluar

Langkah 2: Secara automatik Tahun Kewangan, Jenis Urusniaga, Tarikh dan Tarikh
Invois dijana oleh sistem. Pengguna boleh mula memasukkan data ke medan-
medan yang disediakan. Jika pengguna tidak memasukkan data ke medan
yang perlu diisi, kursor tidak akan bergerak ke medan seterusnya atau
sebelumnya.
click).


akan dipaparkan dengan rekod-rekod yang wujud.dan memenuhi kriteria
yang berkenaan.
Maklumat rekod yang dipilih akan dipaparkan pada skrin Pendaftaran
Daftar Bayaran Tanpa Pesanan Tempatan yang mana skrin Pertanyaan
akan ditutup secara automatik.
Langkah 4: Jika pengguna ingin kembali ke skrin Pendaftaran Daftar Bayaran Tanpa
Pesanan Tempatan tanpa memilih sebarang rekod, klik butang
.

2.3.8.3 PINDAAN PADA REKOD YANG DISIMPAN

proses 2.3.8.2.
Langkah 3: Setelah selesai proses pindaan dilaksanakan, pengguna dikehendaki

menyimpan rekod berkenaan dengan klik butang supaya
maklumat yang baru dipinda sebentar tadi dikemaskini di dalam pangkalan
data.
2.3.8.4 PEMBATALAN REKOD YANG TELAH DISIM[PAN





2.3.8.6 PROSES SEMAKAN DAFTAR BAYARAN TANPA PT

2.3.8.7 PROSES MELULUSKAN DAFTAR BAYARAN TANPA PT

Apabila Daftar Bayaran Tanpa PT diluluskan;

o Tolak Baki Bayang, Baki Sebenar
o Tambah Liabiliti
Apabila Daftar Bayaran Tanpa PT dibatalkan selepas lulus;

o Tambah Baki Bayang, Baki Sebenar
o Tolak Liabiliti

2.3.9 BAUCAR BAYARAN
i. Cartalir ke skrin Baucar Bayaran:
Menu Utama
SPEKS
BUKU VOT – Sistem
Buku Vot
Baucar Bayaran
ii. Skrin ini membenarkan pengguna melihat maklumat-maklumat yang telah dijana selepas
proses LULUS sama ada Daftar Invois Dengan Pesanan Tempatan atau Daftar Bayaran
Tanpa Pesanan Tempatan.
Rajah 3.9: Skrin Baucar Bayaran
iii. Skrin Baucar Bayaran terbahagi kepada 2 seksyen:
¾ “Header”.
Sila rujuk penerangan lanjut mengenai scroll bar pada seksyen Maklumat Terperinci di bahagian
2.3.2 (iv).

iv. Susunan medan-medan yang terkandung di dalam skrin Baucar Bayaran adalah seperti
berikut:

“Header”
Tahun Kewangan ** Dijana oleh sistem.
Jenis ** Dijana oleh sistem.
+ AP96 (a) **
+ AP58 (a) **
No. Baucar ** Dijana oleh sistem.
Tarikh Baucar ** Dijana oleh sistem. Tarikh semasa sistem.
Kod Jab. ** Data dari Daftar Invois Dengan/Tanpa PT.
Kod PTJ ** Data dari Daftar Invois Dengan/Tanpa PT.
Bentuk Bayaran ** Data dari Daftar Invois Dengan/Tanpa PT.
No. Bank ** Data dari Daftar Invois Dengan/Tanpa PT.
Berganda (Bil. Cek) ** Data dari Daftar Invois Dengan/Tanpa PT.
Kod Pindah Catat ** Data dari Daftar Invois Dengan/Tanpa PT.
Nama Penerima/Syarikat ** Data dari Daftar Invois Dengan/Tanpa PT.
Amaun ** Data dari Daftar Invois Dengan/Tanpa PT.
No. KP/No. Daftar
** Data dari Daftar Invois Dengan/Tanpa PT.
Syarikat
Bil. Cek ** Data dari Daftar Invois Dengan/Tanpa PT.
No. Akaun Bank ** Data dari Daftar Invois Dengan/Tanpa PT.
Kod Bank ** Data dari Daftar Invois Dengan/Tanpa PT.
Nama/Alamat Bank ** Data dari Daftar Invois Dengan/Tanpa PT.
Perihal ** Data dari Daftar Invois Dengan/Tanpa PT.
Maklumat Terperinci
Bil ** Data dari Daftar Invois Dengan/Tanpa PT.
Vot ** Data dari Daftar Invois Dengan/Tanpa PT.
Jab ** Data dari Daftar Invois Dengan/Tanpa PT.
Ptj/Pk ** Data dari Daftar Invois Dengan/Tanpa PT.
Prog/Aktiviti ** Data dari Daftar Invois Dengan/Tanpa PT.
Amanah ** Data dari Daftar Invois Dengan/Tanpa PT.
Projek ** Data dari Daftar Invois Dengan/Tanpa PT.
Setia ** Data dari Daftar Invois Dengan/Tanpa PT.
CP ** Data dari Daftar Invois Dengan/Tanpa PT.
Objek ** Data dari Daftar Invois Dengan/Tanpa PT.
Amaun ** Data dari Daftar Invois Dengan/Tanpa PT.
Kod Kegunaan Pejabat ** Data dari Daftar Invois Dengan/Tanpa PT.
Jumlah ** Data dari Daftar Invois Dengan/Tanpa PT.
Nota :

Pada skrin ini terdapat 12 butang arahan iaitu:
¾ Pertanyaan Untuk membuat pertanyaan mengenai rekod yang telah wujud

dan memaparkan maklumat pada skrin.
¾ Edit Untuk pindaan ke atas rekodyang telah wujud. Bukan semua
medan dibenarkan untuk pindaan. Rujuk Keterangan Medan.
¾ Tolak
Disabled.
¾ Simpan
Untuk menyimpan rekod baru atau rekod lama yang dipinda.
¾ Batal
¾ Notis
¾ Semak

¾ Kosongkan
Untuk mengosongkan semua medan bagi proses seterusnya.
¾ Keluar
¾ Invois
Untuk merujuk kepada invois yang berkenaan dengan rekod.
¾ Cetak Untuk mencetak rekod dokumen. Tanpa paparan rekod butang

Cetak akan disabled. Ia akan aktif apabila rekod dipaparkan.

Langkah 1: Klik butang dengan menggunakan tetikus (left-click). Paparan skrin

seperti berikut akan diperolehi:
dengan rekod-rekod yang wujud.dan memenuhi kriteria yang berkenaan.
Maklumat rekod yang dipilih akan dipaparkan pada skrin Baucar Bayaran
yang mana skrin Pertanyaan akan ditutup secara automatik.
Langkah 4: Jika pengguna ingin kembali ke skrin Baucar Bayaran tanpa memilih

2.3.9. PROSES MENCETAK REKOD

2.3.9.1.

2.3.9.1.
pindaan ke atas rekod berkenaan dilaksanakan. Hanya medan No. Bank sahaja
yang dibenarkan untuk pindaan.

2.3.9.4 PEMBATALN REKOD YANG TELAH DISIMPAN

2.3.9.5 PROSES SEMAKAN BAUCAR BAYARAN

Langkah 2 : Proses ini melibatkan butang .
2.3.9.6 PROSES MELULUSKAN BAUCAR BAYARAN


Apabila Baucar Bayaran diluluskan;

o Tolak Liabiliti
o Tambah Belanja
Apabila Baucar Bayaran dibatalkan/ditolak selepas diluluskan; (untuk Pesanan Tempatan

dan Daftar Bayaran Kontrak)
o Tambah Tanggungan
o Tolak Belanja
Apabila Baucar Bayaran dibatalkan/ditolak selepas diluluskan; (selain dari pada Pesanan
Tempatan dan Daftar Bayaran Kontrak)
o Tambah Baki Bayang, Baki Sebenar
o Tolak Belanja

2.3.10 BAUCAR JURNAL
i. Cartalir ke skrin Baucar Jurnal:
Menu Utama
SPEKS
BUKU VOT – Sistem
Buku Vot
Baucar Jurnal
Bahagian Menu Harian
ii. Skrin ini membenarkan pengguna memasukkan maklumat mengenai baucar jurnal yang
dimasukkan ke dalam sistem.
Rajah 3.10 : Skrin Baucar Jurnal
iii. Skrin Baucar Jurnal terbahagi kepada 2 seksyen:
¾ “Header”.
Sila rujuk penerangan lanjut mengenai scroll bar pada seksyen Maklumat Terperinci di bahagian
2.3.2 (iv).

iv. Susunan medan-medan yang terkandung di dalam skrin Baucar Jurnal adalah seperti berikut:

“Header”
Tahun Kewangan ** Tahun semasa pusingan perakaunan pengguna.
Jenis Urusniaga @ Jenis urusniaga.
No. Baucar Jurnal ** Dijana semasa proses meyimpan rekod dilaksana.
Tarikh ** Tarikh semasa..
Jabatan Penyedia ** Bergantung kepada pengguna.
PTJ Penyedia ** Bergantung kepada pengguna.
Perihal Perkara.
Maklumat terperinci
**
data.
Objek/Kod Hasil @ Ctrl-L untuk mendapatkan senarai Kod Sodo/Hasil.
Amaun DT @ Amaun debit..
Amaun KT @ Amaun kredit
Jab. Membayar @ Jabatan yang membayar.
PTJ Membayar @ PTJ yang membayar.
Kod Kegunaan
Pejabat
Nota :


¾ Tambah
Disabled.

Keterangan Medan.
¾ Batal
¾ Batal Line
Disabled.
¾ Tolak
Disabled.

dipinda.
¾ Notis
¾ Semak
¾ Info

seterusnya.
¾ Keluar

dipaparkan.

Langkah 2: Secara automatik Tahun Kewangan, Jabatan Penyedia, PTJ Penyedia dan
Tarikh dijana oleh sistem. Pengguna boleh mula memasukkan data ke medan-
medan yang disediakan. Jika pengguna tidak memasukkan data ke medan yang
perlu diisi, kursor tidak akan bergerak ke medan seterusnya atau sebelumnya.
click).



dengan rekod-rekod yang wujud.dan memenuhi kriteria yang berkenaan.
Maklumat rekod yang dipilih akan dipaparkan pada skrin Baucar Jurnal yang
mana skrin Pertanyaan akan ditutup secara automatik.
Langkah 4: Jika pengguna ingin kembali ke skrin Baucar Jurnal tanpa memilih
2.3.10.3 MENCETAK REKOD

2.3.10.2.

2.3.10.2


Langkah 1: Sebelum proses pembatalan rekod dilaksanakan, pengguna dikehendaki memilih

rekod mana yang hendak dibatalkan. Untuk memilih rekod rujuk arahan proses
2.3.10.2
Langkah 2: Setelah memperolehi paparan rekod yang ingin dibatalkan, klik butang dan
mesej pengesahan rekod telah dibatalkan akan dipaparkan untuk makluman pengguna.

dibatalkan. Untuk memilih rekod rujuk arahan proses 2.3.10.2


2.3.10.7 PROSES PENYEMAKAN BAUCAR JURNAL

rujuk arahan proses 2.3.10.2
2.3.10.8 PROSES MELULUSKAN BAUCAR JURNAL


Apabila Baucar Jurnal diluluskan;

o Tolak alloc_vot.Baki Bayang, alloc_vot.Baki_Sebenar , Tambah Belanja ( Untuk
Debit)
o Tambah alloc_vot.Baki Bayang, alloc_vot.Baki_Sebenar , Tolak Belanja ( Untuk
Kredit)
Apabila Baucar Jurnal dibatalkan selepas lulus

o Tambah alloc_vot.Baki Bayang, alloc_vot.Baki_Sebenar , Tolak Belanja ( Untuk
Debit)
o Tolak alloc_vot.Baki Bayang, alloc_vot.Baki_Sebenar , Tambah Belanja ( Untuk
Kredit)

2.3.11 PENYATA PEMUNGUT
i. Cartalir ke skrin Penyata Pemungut:
Menu Utama
SPEKS
BUKU VOT – Sistem
Buku Vot
Penyata Pemungut
Bahagian Menu Harian
ii. Skrin ini membenarkan pengguna memasukkan maklumat mengenai transaksi yang
berkaitan dengan Penyata Pemungut.
Rajah 3.11 : Skrin Penyata Pemungut
iii. PERHATIAN: Skrin kemasukan Penyata Pemungut yang wujud adalah untuk
kemasukkan data secara keseleluruhan .

vi. Susunan medan-medan yang terkandung di dalam skrin Penyata Pemungut adalah seperti
berikut:

“Header”
Tahun Kewangan ** Tahun semasa pusingan perakaunan pengguna.
Jenis Urusniaga @ Jenis urusniaga.
No. Penyata Pemungut ** Dijana semasa proses meyimpan rekod dilaksana.
Tarikh ** Tarikh semasa..
Jabatan Pembayar ** Bergantung kepada pengguna.
PTJ Pembayar ** Bergantung kepada pengguna.
Tempoh Pungutan
Julat Tempoh (Tarikh) pungutan Dari / Hingga
Dari/Hingga
Bank AN/BN Bergantung kepada No Kod Bank Penerima
Bendahari Negeri
Amaun Resit Jumlah Amaun bagi resit setiap pungutan
Tarikh Di Bank
No. Slip Bank
Perihal Perkara.
Maklumat terperinci
**
data.
Objek/Kod Hasil @ Ctrl-L untuk mendapatkan senarai Kod Sodo/Hasil.
Amaun DT @ Amaun debit..
Amaun KT @ Amaun kredit
Jab. Membayar @ Jabatan yang membayar.
PTJ Membayar @ PTJ yang membayar.
Nota :

vii. Pada skrin ini terdapat 14 butang arahan iaitu:

¾ Tambah
Disabled.

Keterangan Medan.
¾ Batal
¾ Batal Line
Disabled.
¾ Tolak
Disabled.

dipinda.
¾ Notis
¾ Semak
¾ Info

seterusnya.
¾ Keluar
Langkah 2: Secara automatik Tahun Kewangan, Jabatan Pembayar, PTJ Pembayar dan
Tarikh dijana oleh sistem. Pengguna boleh mula memasukkan data ke medan-
medan yang disediakan. Jika pengguna tidak memasukkan data ke medan yang
perlu diisi, kursor tidak akan bergerak ke medan seterusnya atau sebelumnya.
click).





2.3.11.2

Langkah 1: Sebelum proses pembatalan rekod dilaksanakan, pengguna dikehendaki memilih

rekod mana yang hendak dibatalkan. Untuk memilih rekod rujuk arahan proses
2.3.11.2
Langkah 2: Setelah memperolehi paparan rekod yang ingin dibatalkan, klik butang dan
mesej pengesahan rekod telah dibatalkan akan dipaparkan untuk makluman pengguna.

dibatalkan. Untuk memilih rekod rujuk arahan proses 2.3.11.2


2.3.11.6 PROSES PENYEMAKAN PENYATA PEMUNGUT


2.3.11.7 PROSES MELULUSKAN PENYATA PEMUNGUT

Apabila Penyata Pemungut diluluskan;

o Tambah alloc_vot.baki_bayang, alloc_vot.baki_sebenar,alloc_vot.terimaan_mtd
Apabila Penyata Pemungut dibatalkan selepas lulus;

o Tolak alloc_vot.baki_bayang, alloc_vot.baki_sebenar,alloc_vot.terimaan_mtd

2.4 MENU PERTANYAAN
2.4.1 NOTA MINTA / LPO / INVOIS
i. Cartalir ke skrin pertanyaan Nota Minta/LPO/Invois:
Menu Utama
SPEKS
BUKU VOT – Sistem
Buku Vot
Nota Minta/LPO/Invois
Bahagian Menu Pertanyaan
ii. Skrin ini membenarkan pengguna membuat pertanyaan mengenai rekod berkaitan Nota
Minta/Pesanan Tempatan/Invois (Daftar Bil) melalui pilihan kriteria tertentu.
Rajah 4.1 : Skrin Pertanyaan Nota Minta/LPO/Invois
iii. Susunan medan-medan yang terkandung di dalam skrin Pertanyaan Nota Minta / LPO / Invois
adalah seperti berikut:
Nama Keterangan Medan

CARIAN MENGIKUT Kategori yang disediakan.
BERSTATUS Status dokumen.
RUJUKAN DOKUMEN: DARI Nombor rujukan dokumen bermula.
RUJUKAN DOKUMEN:
Nombor rujukan dokumen berakhir.
HINGGA
TARIKH: DARI Tarikh dokumen bermula.
TARIKH: HINGGA Tarikh dokumen berakhir.

iv. Pada skrin ini terdapat 2 butang arahan iaitu:
¾ Senaraikan
Untuk menyenaraikan rekod-rekod yang wujud.
¾ Keluar
Untuk keluar ke Menu Pertanyaan.
v. Untuk membuat pertanyaan, pengguna dikehendaki mengikuti langkah-langkah berikut:
Langkah 1: Pilih jenis dokumen (CARIAN MENGIKUT) yang hendak disenaraikan sama
ada Nota Minta, Pesanan Tempatan, Daftar Invois Dengan PT atau Daftar
Invois Tanpa PT.
Langkah 2: Pilih status dokumen (BERSTATUS) atau biarkan pilihan default Semua
Rekod untuk sistem menyenaraikan semua rekod yang wujud.
Langkah 3: Jika pengguna mempunyai nombor rujukan yang tertentu untuk dicari,
masukkan nombor rujukan dokumen terbabit (RUJUKAN DOKUMEN: DARI
dan HINGGA). Nombor rujukan mestilah dari nombor yang terendah hingga
tertinggi atau biarkan kosong sahaja untuk sistem memeriksa semua rekod
berkenaan.
Langkah 4: Jika pengguna mempunyai tarikh dokumen yang tertentu untuk dicari,
masukkan tarikh tersebut (TARIKH: DARI dan HINGGA). Tarikh mestilah
dari tarikh terdahulu hingga tarikh terkini atau biarkan kosong sahaja untuk
sistem memeriksa semua rekod berkenaan.
Langkah 5: Klik butang untuk penyenaraian rekod yang dikehendaki.
Langkah 6: Klik butang untuk keluar ke Menu Pertanyaan.

2.4.2 STATUS KEMASUKAN DAFTAR BAYARAN KONTRAK
i. Cartalir ke skrin pertanyaan Status Kemasukan Daftar Bayaran Kontrak:
Menu Utama
SPEKS
BUKU VOT – Sistem
Buku Vot
Status Kemasukan Daftar Bayaran
Bahagian Menu Pertanyaan Kontrak
ii. Skrin ini membenarkan pengguna membuat pertanyaan terhadap status kemasukan
daftar bayaran kontrak melalui pilihan kriteria tertentu.
Rajah 4.2 : Skrin Pertanyaan Status Kemasukan Daftar Bayaran Kontrak
iii. Susunan medan-medan yang terkandung di dalam skrin Pertanyaan Status Kemasukan Daftar
Bayaran Kontrak adalah seperti berikut:

Status Dokumen Status dokumen.
RUJUKAN DOKUMEN: HINGGA Nombor rujukan dokumen berakhir.

¾ Senaraikan
¾ Keluar
Langkah 1: Pilih status dokumen yang hendak disenaraikan sama ada Semua Rekod,
Belum Disahkan, Telah Disahkan, Telah Diluluskan atau Dibatalkan.
masukkan nombor rujukan dokumen terbabit (RUJUKAN DOKUMEN:
DARI dan HINGGA). Nombor rujukan mestilah dari nombor yang terendah
hingga tertinggi atau biarkan kosong sahaja untuk sistem memeriksa semua
rekod berkenaan.

2.4.3 PESANAN TEMPATAN
i. Cartalir ke skrin pertanyaan Pesanan Tempatan:
Menu Utama
SPEKS
BUKU VOT – Sistem
Buku Vot
Pesanan Tempatan
ii. Skrin ini membenarkan pengguna membuat pertanyaan rekod berkaitan status pesanan
tempatan melalui pilihan kriteria tertentu.
Rajah 4.3 : Skrin Pertanyaan Pesanan Tempatan
iii. Susunan medan-medan yang terkandung di dalam skrin Pertanyaan Pesanan Tempatan adalah
seperti berikut:


¾ Senaraikan
¾ Keluar
rekod berkenaan.

2.4.4 BAUCAR BAYARAN
i. Cartalir ke skrin pertanyaan Baucar Bayaran:
Menu Utama
SPEKS
BUKU VOT – Sistem
Buku Vot
Baucar Bayaran
ii. Skrin ini membenarkan pengguna membuat pertanyaan rekod berkaitan status Baucar
Bayaran melalui pilihan kriteria tertentu.
Rajah 4.4 : Skrin Pertanyaan Baucar Bayaran
iii. Susunan medan-medan yang terkandung di dalam skrin Pertanyaan Baucar Bayaran adalah
seperti berikut:



¾ Senaraikan
¾ Keluar
rekod berkenaan.
Langkah 5 : Klik butang untuk keluar ke Menu Pertanyaan

2.4.6 BAUCAR JURNAL
i. Cartalir ke skrin pertanyaan Baucar Jurnal:
Menu Utama
SPEKS
BUKU VOT – Sistem
Buku Vot
Baucar Jurnal
ii. Skrin ini membenarkan pengguna membuat pertanyaan rekod berkaitan status Baucar
Jurnal melalui pilihan kriteria tertentu.
Rajah 4.5 : Skrin Pertanyaan Baucar Jurnal
iii. Susunan medan-medan yang terkandung di dalam skrin Pertanyaan Baucar Jurnal adalah
seperti berikut:

RUJUKAN DOKUMEN:
Nombor rujukan dokumen berakhir.
HINGGA

¾ Senaraikan
¾ Keluar
rekod berkenaan.

2.4.6 DOKUMEN KUIRI
i. Cartalir ke skrin pertanyaan Baucar Jurnal:
Menu Utama
SPEKS
BUKU VOT – Sistem
Buku Vot
Dokumen Kuiri
ii. Skrin ini membenarkan pengguna membuat pertanyaan rekod berkaitan status transaksi
yang telah di kuiri di Lejar Am melalui pilihan kriteria tertentu.
Rajah 4.6 : Skrin Dokumen Kuiri
iii. Pada skrin ini terdapat 2 butang arahan iaitu:
¾ Senaraikan
¾ Keluar
¾ Pilih
Untuk memilih rekod
Pilih

2.5 MENU PROSESAN
2.5.1 TAHUN
i. Cartalir ke skrin Proses Tahun:
Menu Utama
SPEKS
BUKU VOT – Sistem
Buku Vot
Tahun
Bahagian Menu Prosesan
ii. Proses ini adalah untuk aktiviti-aktiviti “housekeeping” dan juga proses penukaran
parameter bulan semasa kepada parameter bulan seterusnya.
iii. Proses Tahunan dilaksanakan pada setiap tahun apabila pengoperasian Sistem Buku Vot
pada tahun tersebut telah selesai.
iv. Rujuk Rajah 5.0, pengguna dikehendaki klik butang untuk melaksanakan proses tahunan
pada setiap penghujung tahun bagi memastikan setiap transaksi Sistem Buku Vot pada tahun
tersebut di proses.
v. Pengguna boleh menyemak transaksi tahunan Buku Vot melalui beberapa laporan tertentu
(rujuk Bahagian3).

BAHAGIAN 3 – LAPORAN
i. Terdapat 3 kategori laporan iaitu Borang/Surat, Laporan Edit dan Laporan Urusniaga.
Pengguna boleh merujuk kepada Rajah 6.0 dan 6.1 untuk melihat Menu Laporan Sistem Buku
Vot.
ii. Selepas menekan mana-mana butang arahan pada skrin Menu Laporan, paparan skrin
seterusnya akan mengandungi medan-medan berikut:
¾ Jenis Destinasi - memilih cara untuk mencetak laporan.
¾ Nama Destinasi - memilih saluran untuk laporan dihantar untuk dicetak.
3.1 BORANG/SURAT
3.1.1 SURAT PERLANJUTAN TEMPOH PESANAN TEMPATAN
Rajah 6.2 Skrin Surat Perlanjutan Tempoh Pesanan Tempatan
¾ Laporan ini akan dicetak jika pembekal tidak dapat menghantar pesanan pada tarikh yang
ditetapkan.
¾ Dari Menu Laporan, tekan butang Surat Perlanjutan Tempoh Pesanan Tempatan akan
memaparkan skrin di atas. Pengguna dikehendaki memasukkan input di medan yang
disediakan.
Contoh laporan pada mukasurat sebelah.

SURAT PERLANJUTAN TEMPOH PESANAN TEMPATAN

3.1.2 SURAT PENAMATAN TEMPOH PESANAN TEMPATAN
Rajah 6.3 Skrin Surat Penamatan Tempoh Pesanan Tempatan
¾ Laporan ini akan dicetak sekiranya pembekal gagal menghantar pesanan setelah tamat tempoh
lanjutan yang diberikan.
¾ Dari Menu Laporan, tekan butang Surat Penamatan Tempoh Pesanan Tempatan akan
memaparkan skrin di atas. Pengguna dikehendaki memasukkan input di medan yang
disediakan.

SURAT PENAMATAN TEMPOH PESANAN TEMPATAN

3.1.3 BORANG PERMOHONANAN BELIAN

3.1.4 BORANG PESANANAN TEMPATAN


3.1.5 BORANG BAUCAR BAYARAN

3.1.6 BORANG BAUCAR JURNAL

3.1.7 BORANG INDEN

3.2 LAPORAN EDIT
3.2.1 LAPORAN EDIT NOTA MINTA
Rajah 6.4 Skrin Laporan Edit Nota Minta
¾ Laporan ini dikeluarkan untuk memudahkan pengguna menyemak senarai input Nota Minta
yang telah dimasukkan oleh pengguna berkenaan. Laporan hanya memaparkan data yang
belum dikemaskini dan ia juga hanya memaparkan data yang berkaitan dengan Jabatan dan
Ptj yang berkaitan pengguna berkenaan sahaja. Laporan edit ini hanya akan di cetak jika
perlu.
¾ Dari Menu Laporan, tekan butang Laporan Edit Nota Minta akan memaparkan skrin di atas.

LAPORAN EDIT NOTA MINTA
06hb September 2002, Versi 1.2 109 SPEKS

3.2.2 LAPORAN EDIT DAFTAR BAYARAN TANPA PT / PENYATA TUNTUTAN
Rajah 6.5 Skrin Laporan Edit Daftar Bayaran Tanpa PT/Penyata Tuntutan
¾ Laporan ini dikeluarkan untuk memudahkan pengguna menyemak senarai input Daftar
Bayaran yang telah dimasukkan pengguna berkenaan. Laporan hanya memaparkan data yang
belum dikemaskini dan ia juga hanya memaparkan data yang berkaitan dengan Jabatan dan
Ptj yang berkaitan pengguna berkenaan sahaja. Laporan edit ini akan hanya di cetak jika
perlu.
¾ Dari Menu Laporan, tekan butang Laporan Edit Daftar Bayaran Tanpa PT/Penyata Tuntutan
akan memaparkan skrin di atas.
06hb September 2002, versi 1.2 110 SPEKS

LAPORAN EDIT DAFTAR BAYARAN TANPA PT/PENYATA TUNTUTAN
06hb September 2002 , versi 1.2 111 SPEKS

3.2.3 LAPORAN EDIT BIL INVOIS DENGAN PESANAN TEMPATAN
Rajah 6.6 Skrin Laporan Edit Bil Invois Dengan Pesanan Tempatan
¾ Laporan ini dikeluarkan untuk memudahkan pengguna menyemak senarai input Bil Invois
yang telah dimasukkan pengguna berkenaan. Laporan hanya memaparkan data yang belum
dikemaskini dan ia juga hanya memaparkan data yang berkaitan dengan Jabatan dan Ptj yang
berkaitan pengguna berkenaan sahaja. Laporan edit ini akan hanya di cetak jika perlu.
¾ Dari Menu Laporan, tekan butang Laporan Edit Bil Invois Pesanan Tempatan akan
memaparkan skrin di atas.

LAPORAN EDIT BIL INVOIS DENGAN PESANAN TEMPATAN

3.2.4 LAPORAN EDIT PESANAN TEMPATAN
Rajah 6.7 Skrin Laporan Edit Pesanan Tempatan
¾ Laporan ini dikeluarkan untuk memudahkan pengguna menyemak senarai input Pesanan
Tempatan yang telah dimasukkan oleh pengguna berkenaan. Laporan hanya memaparkan data
yang belum dikemaskini dan ia juga hanya memaparkan data yang berkaitan dengan Jabatan
dan Ptj yang berkaitan pengguna berkenaan sahaja. Laporan edit ini akan hanya di cetak jika
perlu.
¾ Dari Menu Laporan, tekan butang Laporan Edit Pesanan Tempatan akan memaparkan skrin di
atas.

LAPORAN EDIT PESANAN TEMPATAN

3.2.5 DAFTAR BIL INVOIS
Rajah 6.8 Skrin Daftar Bil Invois
¾ Laporan ini adalah berkenaan senarai bil invois yang dikeluarkan.

¾ Dari Menu Laporan, tekan butang Daftar Bil Invois akan memaparkan skrin di atas. Medan
Tarikh Mula dan Tarikh Akhir hendaklah tidak mendahului bulan dan tahun sistem.

DAFTAR BIL INVOIS

3.2.6 SENARAI NOTA DEBIT /KREDIT /DISKAUN
Rajah 6.9 Skrin Senarai Nota Debit/Kredit/Diskaun
¾Laporan ini berkenaan urusniaga bayaran dengan Pesanan Tempatan yang melibatkan Nota
Debit/Kredit/Diskaun. Ia boleh dicetak pada setiap bulan berakhir.
¾Dari Menu Laporan, tekan butang Senarai Nota Debit/Kredit/Diskaun akan memaparkan
skrin di atas. Medan Bulan dan Tahun hendaklah tidak mendahului bulan dan tahun sistem.

SENARAI NOTA DEBIT/KREDIT/DISKAUN

3.2.7 LAPORAN RINGKASAN SENARAI BIL BIL PEMBEKAL TERLEWAT BAYAR
Rajah 6.10 Skrin Laporan Ringkasan Senarai Bil-bil Pembekal Terlewat Bayar
¾ Laporan ini adalah berkenaan senarai pembekal yang tidak dibayar oleh pejabat pembayar
mengikut tempoh yang ditetapkan.
¾ Dari Menu Laporan, tekan butang Laporan Ringkasan Senarai Pembekal Terlewat Dibayar
akan memaparkan skrin di atas. Medan Tarikh Mula dan Tarikh Akhir hendaklah tidak
mendahului bulan dan tahun sistem.

LAPORAN RINGKASAN SENARAI BIL-BIL PEMBEKAL TERLEWAT DIBAYAR

TARIKH : 06/05/2002 MASA : 10:10:AM KERAJAAN NEGERI PERLIS MUKA SURAT : 1/1
SISTEM PERAKAUNAN BUKU VOT
RINGKASAN SENARAI BIL-BIL PEMBEKAL TERLEWAT DIBAYAR BAGI TEMPOH 01/05/2002 HINGGA 31/05/2002
JABATAN MEMBAYAR : 0230 JABATAN PERHUTANAN

PTJ MEMBAYAR : 02000100 JABATAN PERHUTANAN
BIL BAUCER CEK TEMPOH
NO. RUJUKAN TARIKH DITERIMA AMAUN NOMBOR TARIKH DISEDIAKAN TARIKH DITERIMA AMAUN NOMBOR TARIKH TARIKH POS AMAUN
INV0001 01/05/2002 01/05/2002 500.00 V000001 05/05/2002 05/05/2002 500.00 12345678 10/05/2002 12/05/2002 500.00 12
INV0002 01/05/2002 01/05/2002 500.00 V000002 05/05/2002 05/05/2002 500.00 12345678 10/05/2002 12/05/2002 500.00 12
INV0003 01/05/2002 01/05/2002 500.00 V000003 05/05/2002 05/05/2002 500.00 12345678 10/05/2002 12/05/2002 500.00 12
INV0004 01/05/2002 01/05/2002 500.00 V000004 05/05/2002 05/05/2002 500.00 12345678 10/05/2002 12/05/2002 500.00 12
INV0005 01/05/2002 01/05/2002 500.00 V000005 05/05/2002 05/05/2002 500.00 12345678 10/05/2002 12/05/2002 500.00 12
INV0006 01/05/2002 01/05/2002 500.00 V000006 05/05/2002 05/05/2002 500.00 12345678 10/05/2002 12/05/2002 500.00 12
JUMLAH BAUCAR DISEDIAKAN KURANG 10 HARI DARI TARIKH BIL DITERIMA 999
JUMLAH BAUCAR DISEDIAKAN MELEBIHI 10 HARI DARI TARIKH BIL DITERIMA 999
JUMLAH CEK DISEDIAKAN KURANG 5 HARI DARI TARIKH BAUCAR DISEDIAKAN 999
JUMLAH CEK DISEDIAKAN MELEBIHI 5 HARI DARI TARIKH BAUCAR DISEDIAKAN 999
JUMLAH CEK DIPOSKAN KURANG 15 HARI DARI TARIKH BIL DITERIMA 999
JUMLAH CEK DIPOSKAN MELEBIHI 15 HARI DARI TARIKH BIL DITERIMA 999

3.2.8 LAPORAN SENARAI BAUCAR JURNAL DIKELUARKAN
Rajah 6.11 Skrin Laporan Senarai Baucar Jurnal Dikeluarkan
¾ Laporan ini bertujuan untuk menyemak senarai baucar jurnal yang telah dikeluarkan kepada
individu/badan tertentu pada jangka masa tertentu.
¾ Dari Menu Laporan, tekan butang Senarai Baucar Jurnal Dikeluarkan akan memaparkan
skrin di atas. Medan Tarikh Mula dan Tarikh Akhir hendaklah tidak mendahului bulan dan
tahun sistem.

SENARAI BAUCAR JURNAL DIKELUARKAN

SENARAI BAUCAR JURNAL YANG DIKELUARKAN BAGI TEMPOH 01/05/2002 HINGGA 15/05/2002
------------- Baucar ----------- ----------------------------------------- Pindahan/Pelarasan Di Masukira ----------------------------------------- Amaun(DT) (RM) Amaun (KT) (RM) --------------------- Membayar ---------------------
No. Tarikh Vot Jab Ptj/Pk Prog/Akt Amanah Projek Setia Cp Objek Jab Ptj/Pk Pej.Perakaunan
J00001 01/05/2002 B23 0230 02000100 200000 21101 500.00 500.00 0230 02000100
J00002 01/05/2002 B23 0230 02000100 200000 21101 550.00 550.00 0230 02000100
J00003 01/05/2002 B23 0230 02000100 200000 21101 600.00 600.00 0230 02000100
----------------------------------------------------------
Jumlah Besar 2150.00 2150.00
-------------------------------------------

3.2.9 LAPORAN BAUCAR BAYARAN YANG DISEDIAKAN /DIKELUARKAN
Rajah 6.12 Skrin Laporan Baucar Bayaran Yang Disediakan Dikeluarkan
¾ Laporan ini bertujuan untuk menyemak senarai baucar bayaran yang disediakan yang mana
telah dikeluarkan kepada individu/badan tertentu.
¾ Dari Menu Laporan, tekan butang Laporan Baucar Bayaran Yang Disediakan/Dikeluarkan
akan memaparkan skrin di atas. Medan Tarikh Mula dan Tarikh Akhir hendaklah tidak

LAPORAN BAUCAR BAYARAN YANG DISEDIAKAN/DIKELUARKAN

3.3 LAPORAN URUSNIAGA
3.3.1 LAPORAN HARIAN BUKU VOT
Rajah 6.13 Skrin Laporan Harian Buku Vot
¾ Ini merupakan laporan yang paling penting dalam transaksi harian sistem buku vot kerana ia
memaparkan semua transaksi yang melibatkan perubahan dalam buku vot sesuatu PTJ. Ia
biasanya dicetak setelah semua proses bagi hari yang berkenaan selesai dilaksanakan.
¾ Laporan harian ini mempunyai 2 jenis format cetak iaitu:
Normal – Bagi laporan yang pertama kali dicetak. Tidak perlu masukkan data di medan-
medan tarikh.
Cetak Semula – Bagi laporan yang pernah dicetak. Pengguna diminta untuk mengisi data
di medan tarikh mula dan tarikh akhir
¾ Dari Menu Laporan, tekan butang Laporan Harian Buku Vot akan memaparkan skrin di atas.

LAPORAN HARIAN BUKU VOT

3.3.2 SENARAI URUSNIAGA HARIAN BUKU VOT
Rajah 6.14 Skrin Senarau Urusniaga Harian Buku Vot
¾ Laporan ini dikeluarkan untuk menyemak senarai transaksi yang dilaksanakan bagi tempoh
yang ditentukan oleh pengguna berkenaan.
¾ Dari Menu Laporan, tekan butang Senarai Urusniaga Harian Buku Vot akan memaparkan
skrin di atas. Pengguna perlu memasukkan tarikh mula dan tarikh akhir yang dikehendaki.

SENARAI URUSNIAGA HARIAN BUKU VOT

3.3.3 LAPORAN RINGKASAN BULANAN AKAUN VOT
Rajah 6.15 Skrin Laporan Ringkasan Bulanan Akaun Vot
¾ Laporan ini dicetak untuk menyemak ringkasan perbelanjaan bagi Jabatan yang berkenaan. Ia
boleh dicetak pada bila-bila masa diperlukan.
¾ Dari Menu Laporan, tekan butang Laporan Ringkasan Bulan Akaun Vot akan memaparkan

LAPORAN RINGKASAN BULANAN BUKU VOT

3.3.4 LAPORAN BULANAN VOT MENGURUS
Rajah 6.16 Skrin Laporan Bulanan Vot Mengurus
¾Laporan bulanan ini bertujuan untuk menyemak perbelanjaan mengurus bagi Jabatan dan
PTJ yang berkenaan. Ia boleh dicetak pada bila-bila masa diperlukan.
¾Dari Menu Laporan, tekan butang Laporan Bulanan Vot Mengurus akan memaparkan skrin
di atas. Medan Bulan dan Tahun hendaklah tidak mendahului bulan dan tahun sistem.

LAPORAN BULANAN VOT MENGURUS

3.3.5 LAPORAN BULANAN VOT PEMBANGUNAN
Rajah 6.17 Skrin Laporan Laporan Bulanan Vot Pembangunan
¾ Laporan ini bertujuan untuk menyemak perbelanjaan pembangunan bagi Jabatan dan PTJ
yang berkenaan. Ia boleh dicetak pada bila-bila masa diperlukan.
¾ Dari Menu Laporan, tekan butang Laporan Bulanan Vot Pembangunan akan memaparkan

LAPORAN BULANAN VOT PEMBANGUNAN

Laporan Bulanan Vot Pembangunan Bagi Bulan Berakhir APRIL 2002 Seperti Pada 06/05/2002
Membayar Kod Perihal Dipertanggungkan Kod Perihal
Jabatan : 0230 JABATAN PERHUTANAN Nombor Vot : P23

Agensi : 0230 JABATAN PERHUTANAN
PTJ/PK : 02000100 JABATAN PERHUTANAN
Ptj/Pk : 02000000 JABATAN PERHUTANAN
Projek : 01002 PENGUKURAN SEMPADAN SIMPAN KEKAL
Setia : 10000
CP :
Butiran Perbelanjaan Peruntukan Asal Peruntukan Kemaskini Perbelanjaan Kemaskini Peratus Rizab Tanggungan Kemaskini Liabiliti Kemaskini Baki Sebenar Peratus
(RM) (RM) (RM) (%) (RM) (RM) (RM) (RM) (%)
Cara Langsung 20,000,000.00 20,000,000.00 5,000,000.00 0.00 1,000,000.00 0.00 14,000,000.00
Cara Pinjaman 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00
Jumlah Projek : 01002 20,000,000.00 20,000,000.00 5,000,000.00 0.00 1,000,000.00 0.00 14,000,000.00
Jumlah Besar Vot Pembangunan : P23 20,000,000.00 20,000,000.00 5,000,000.00 0.00 1,000,000.00 0.00 14,000,000.00

3.3.6 LAPORAN PERBELANJAAN VOT MENGIKUT OBJEK SEBAGAI
Rajah 6.18 Skrin Laporan Bulanan Vot Mengurus Mengikut Objek Sebagai
¾ Laporan bulanan bertujuan menyemak perbelanjaan mengurus mengikut Objek Sebagai

bagi Jabatan berkenaan. Ia boleh dicetak pada bila-bila masa diperlukan.
¾ Dari Menu Laporan, tekan butang Laporan Bulanan Vot Mengurus Mengikut Objek
Sebagai akan memaparkan skrin di atas. Medan Bulan dan Tahun hendaklah tidak

LAPORAN PERBELANJAAN VOT MENGIKUT OBJEK SEBAGAI

3.3.7 LAPORAN TANGGUNGAN BELUM SELESAI
Rajah 6.19 Skrin Laporan Tanggungan Belum Selesai
¾ Laporan ini adalah berkenaan urusniaga Pesanan Tempatan yang belum selesai. Ia boleh
dicetak pada bila-bila masa diperlukan.
¾ Dari Menu Laporan, tekan butang Laporan Tanggungan Belum Selesai akan memaparkan
tahun sistem.

LAPORAN TANGGUNGAN BELUM SELESAI

3.3.8 LAPORAN BAYARAN KEMAJUAN KONTRAK
Rajah 6.20 Skrin Laporan Bayaran Kemajuan Kontrak
¾ Laporan ini adalah berkenaan rekod bayaran yang dikeluarkan oleh PTJ kepada Kontraktor
berkenaan.
¾ Dari Menu Laporan, tekan butang Laporan Bayaran Kemajuan Kontrak akan memaparkan
tahun sistem.

LAPORAN BAYARAN KEMAJUAN KONTRAK

LAPOTAN BAYARAN KEMAJUAN KONTRAK BAGI TEMPOH 03/05/2002 HINGGA 06/05/2002
Jab. Bayar : 0230 JABATAN PERHUTANAN

Ptj/Pk Bayar : 020001 JABATAN PERHUTANAN
NO. TEMPOH KONTRAK JUMLAH KONTRAK BAUCAR BAYARAN INVOIS BAKI SEMASA EFT/CEK
BIL
KONTRAK (RM) (RM)
MULA AKHIR NO. TARIKH AMAUN (RM) NO. TARIKH NO TARIKH
1 P01/2002 01/01/2002 01/01/2003 200,000.00 V0070007 03/05/2002 500.00 INV0001 03/05/2002 150,000.00 12345678 03/05/2002
2 P02/2002 01/01/2002 01/01/2003 500,000,00 V0070010 03/05/2002 100,000.00 INV0002 03/05/2002 300,000.00 12345679 03/05/2002

3.3.9 LAPORAN PENYESUAIAN AKAUN VOT – FORMAT A
Rajah 6.21 Skrin Laporan Penyesuaian Akaun Vot (Format A)
¾ Tujuan laporan ini adalah untuk menyemak penyesuaian akaun perbelanjaan di dalam
Format A.
¾ Dari Menu Laporan, tekan butang Laporan Penyesuaian Akaun Vot (Format A) akan

LAPORAN PENYESUAIAN AKAUN VOT (FORMAT A)

3.3.10 LAPORAN PENYESUAIAN AKAUN VOT – FORMAT A1
Rajah 6.22 Skrin Laporan Penyesuaian Akaun Vot (Format A1)
Format A1.
¾ Dari Menu Laporan, tekan butang Laporan Penyesuaian Akaun Vot (Format A1) akan

LAPORAN PENYESUAIAN AKAUN VOT (FORMAT A1)

3.3.11 LAPORAN PENYESUAIAN AKAUN VOT – FORMAT A2
Rajah 6.23 Skrin Laporan Penyesuaian Akaun Vot (Format A2)
Format A2.
¾ Dari Menu Laporan, tekan butang Laporan Penyesuaian Akaun Vot (Format A2) akan

LAPORAN PENYESUAIAN AKAUN VOT (FORMAT A2)

FORMAT A2 URUSNIAGA DI AKAUN VOT YANG TIDAK TERDAPAT DI LAPORAN TERPERINCI PERBELANJAAN BAGI BULAN MMMMMMMMM
MEMBAYAR KOD PERIHAL

JABATAN : XXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
PUSAT TANGGUNGJAWAB /PUSAT KOS : XXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
VOT : XXX
JAB : XXX
PTJ/PK : XXXXXX
PROG/AKT/PROJ/AMANAH : XXXXXX
OBJEK : XXXXX
BIL NO.RUJUKAN TARIKH JENIS PTJ/PK PROG/AKT AMANAH PROJ/SETIA CP OBJEK DEBIT KREDIT
999 XXXXXXXXXX DD/MM/YYYY XXXX XXXXXXXX XXXXXX XXXXXX XXXXXXXX X XXXXX 999999999.99 999999999.99
--------------------------------------------
JUMLAH 999999999.99 999999999.99
--------------------------------------------

3.4 LAPORAN LEJAR AM
3.4.1 LAPORAN URUSNIAGA AKAUN PERBELANJAAN VOT (L201)
Rajah 6.24 Skrin Laporan Urusniaga Akaun Perbelanjaan VOT (L201)
¾ Dari Menu Laporan Lejar Am , tekan butang Skrin Laporan Urusniaga Akaun
Perbelanjaan VOT akan memaparkan skrin di atas.


3.4.2 PENYATA RINGKASAN PERBELANJAAN MENGURUS MENGIKUT

VOT/JAB/OSOL/AKT/PROJ (L203)
Rajah 6.25 Skrin Penyata Perbelanjaan Mengurus Mengikut Vot/Jab/Osol/Akt/Proj
¾ Dari Menu Laporan Lejar Am , tekan butang Skrin Penyata Perbelanjaan Mengurus
Mengikut Vot/Jab/Osol/Akt/Proj akan memaparkan skrin di atas.

TARIKH : DD/MM/YYYY MASA: SS:MM:HH LAPORAN : L303

MUKASURAT : 999
PENYATA AKAUN HASIL MENGIKUT JABATAN/ PUSAT TANGGUNGJAWAB

PADA BULAN MM YYYY
JAB. DIPERTANGGUNGKAN : XXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

PTJ. DIPERTANGGUNGKAN : XXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
KOD PERIHAL BELANJAWAN BULAN SEMASA KEMASKINI BERISH VARIAN %

HASIL ASAL DISEMAK DEBIT/KREDIT DEBIT/KREDIT
XXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXX 99999999.99 9999999.99 9999999999.99 9999999999.99 9999999999.99 9999999999.99 999

9999999999.99 9999999999.99
9999999999.99 9999999999.99
9999999999.99 9999999999.99
9999999999.99 9999999999.99
JUMLAH 99999999.99 9999999.99 9999999999.99 9999999999.99 9999999999.99 9999999999.99 999

9999999999.99 9999999999.99

3.4.3 PENYATA PRESTASI PERBELANJAAN PEMBANGUNAN MENGIKUT

VOT/PROJ/BUTIRAN RML (L204)
Rajah 6.26 Skrin Penyata Prestasi Perbelanjaan Pembangunan Mengikut

Vot/Proj/Butiran RML
¾ Dari Menu Laporan Lejar Am , tekan butang Skrin Skrin Penyata Prestasi
Perbelanjaan Pembangunan Mengikut Vot/Proj/Butiran RML akan memaparkan
skrin di atas.


MUKASURAT : 999
PENYATA PRESTASI BELANJA PEMBANGUNAN MENGIKUT VOT/PROJ/BUTIRAN RML

PADA BULAN MM YYYY
VOT : XXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

HARGA JUMLAH ------PERBELANJAAN------- BAKI %

PROJEK PROJEK SETIA CP PERIHAL OSOL PERUNTUKAN SEMASA KEMASKINI PERUNTUKAN PERBELLANJAAN
XXXXX 99999999.99 XXXXX X XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

999999999.99 999999999.99 999999999.99 999999999.99 999999999.99
XXXXX 999999999.99 999999999.99
XXXXX 999999999.99 999999999.99
XXXXX 999999999.99 999999999.99
JUMLAH PROJEK XXXXX 999999999.99 999999999.99 999999999.99 999999999.99 999999999.99
XXXXX 99999999.99 XXXXX X XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

999999999.99 999999999.99 999999999.99 999999999.99 999999999.99
XXXXX 999999999.99 999999999.99
XXXXX 999999999.99 999999999.99
XXXXX 999999999.99 999999999.99

3.4.4 PENYATA PERBELANJAAN AKAUN MENGURUS (L205)
Rajah 6.27 Skrin Penyata Perbelanjaan Akaun Mengurus
¾ Dari Menu Laporan Lejar Am , tekan butang Skrin Penyata Perbelanjaan Akaun
Mengurus akan memaparkan skrin di atas.


MUKASURAT : 999
PENYATA PRESTASI BELANJA MENGURUS MENGIKUT AKT/OBJEK/OBJEK AM

PADA BULAN MM YYYY
VOT : XXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

KOD OBJEK JUMLAH ------------------PERBELANJAAN-------------- BAKI

OS PERIHAL LANJUT PERUNTUKAN SEMASA KEMASKINI PERUNTUKAN
PROG/AKT : XXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

XXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
XXXXX 999999999.99 999999999.99
XXXXX 999999999.99 999999999.99
JUMLAH OBJEK SEBAGAI XXXXX 999999999,99 999999999.99 999999999.99 999999999.99
XXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
XXXXX 999999999.99 999999999.99
XXXXX 999999999.99 999999999.99
JUMLAH OBJEK SEBAGAI XXXXX 999999999,99 999999999.99 999999999.99 999999999.99
JUMLAH OBJEK AM XXXXX 999999999,99 999999999.99 999999999.99 999999999.99
JUMLAH PROG/AKT XXXXX 999999999,99 999999999.99 999999999.99 999999999.99
JUMLAH PTJ XXXXX 999999999,99 999999999.99 999999999.99 999999999.99
JUMLAH VOT XXXXX 999999999,99 999999999.99 999999999.99 999999999.99

3.4.5 LAPORAN URUSNIAGA AKAUN HASIL (L300)
Rajah 6.28 Skrin Laporan Urusniaga Akaun Hasil ( L300)
¾ Dari Menu Laporan Lejar Am , tekan butang Skrin Laporan Urusniaga Akaun Hasil (
L300) akan memaparkan skrin di atas.


3.4.6 PENYATA AKAUN HASIL MENGIKUT JABATAN/P TJ (L303)
Rajah 6.29 Penyata Akaun Hasil Mengikut Jabatan/Pusat Tanggungjawab
¾ Dari Menu Laporan Lejar Am , tekan butang Skrin Penyata Akaun Hasil Mengikut
Jabatan/Pusat Tanggungjawab akan memaparkan skrin di atas.


3.4.7 PENYATA AKAUN AMANAH MENGIKUT JABATAN/PTJ (L405)
Rajah 6.30 Skrin Penyata Akaun Amanah Mengikut Jabatan/Ptj
¾ Dari Menu Laporan Lejar Am , tekan butang Skrin Penyata Akaun Amanah Mengikut
Jabatan/Ptj akan memaparkan skrin di atas.


3.4.8 LAPORAN URUSNIAGA AKAUN AMANAH (L400)
Rajah 6.31 Skrin Laporan Urusniaga Akaun Amanah
¾ Dari Menu Laporan Lejar Am , tekan butang Skrin Laporan Urusniaga Akaun Amanah
akan memaparkan skrin di atas.


3.4.4 LAPORAN PERBELANJAAN PEMBANGUNAN BERAKHIR (L608)
Rajah 6.32 Skrin Laporan Perbelanjaan Pembangunan Berakhir
¾ Dari Menu Laporan Lejar Am , tekan butang Skrin Laporan Perbelanjaan

Pembangunan Berakhir akan memaparkan skrin di atas.


MUKASURAT : 999
PEJABAT PEMBANGUNAN PADA YYYY
TAHUN YYYY
(DALAM RM)
VOT JABATAN DIPERTANGGUNGKANPERUNTUKAN PERUNTUKAN PERBELANJAAN BAKI %

TAHUNAN KEMASKINI SEHINGGA PERUNTUKAN BELANJA
XXX XXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 999999999.99 999999999.99 999999999.99 9999999999.99 999999999.99

JUMLAH PERBELANJAAN
PEMBANGUNAN YYYY 999999999.99 999999999.99 999999999.99 999999999.99 999.99

APPENDIKS 1 – CARTALIR ASAS PROSES BUKU VOT
Parameter Sistem
BUKU
Nota Permintaan Daftar Kontrak VOT
Lu lu s Daftar Bayaran
Kontrak Harian Bulanan Tahunan
Pesanan Tempatan Baucar Jurnal Penyata

Lulus Pemungut
Lu lu s Daftar Bil Tanpa Lu lu s Lu lu s

Lulus
Pesanan Tempatan
Daftar Bil Dengan LEJAR

Lu lu s Baucar Bayaran Lu lu s
Pesanan Tempatan AM

APPENDIKS 2 – MESEJ RALAT PROGRAM
Kod Ralat
Perihal Bahasa Melayu Perihal Bahasa Inggeris
Program
A00003 AMAUN CEK MELEBIHI AMAUN DI CHEQUE AMOUNT MORE THAN
“CHARGE LINE” TOTAL AMOUNT
A00031 KOD BANK DARI DAN KOD BANK BANK FROM AND BANK TO
KEPADA TIDAK BOLEH SAMA CANNOT BE THE SAME
A00088 TARIKH TIDAK BOLEH MELEBIHI CANNOT ACCEPT FUTURE DATES
TARIKH SEMASA
A00135 AMAUN DEBIT ATAU KREDIT DEBIT OR CREDIT AMOUNT
DIPERLUKAN REQUIRED
A00141 AMAUN TAMBAH DAN AMAUN TAMBAH AMOUNT AND KURANG
KURANG TIDAK SAMA AMOUNT NOT EQUAL
A00143 AKAUN AMANAH TIDAK WUJUD BAGI RECORD NOT FOUND IN TRUST
BANK DARI TABLE FOR (DARI BANK)
A00144 AKAUN AMANAH TIDAK WUJUD BAGI RECORD NOT FOUND IN TRUST
BANK KEPADA TABLE FOR (KE BANK)
A00146 TAHUN MESTI TAHUN PERAKAUNAN YEAR MUST BE THE CURRENT
SEMASA ACCOUNTING YEAR
A00222 AMAUN CEK DIPERLUKAN CHEQUE AMOUNT REQUIRED
A00245 REKOD TELAH WUJUD DALAM RECORD ALREADY EXISTS FOR
TAHUN HADAPAN NEXT YEAR
D00001 PERIHAL KOD JABATAN PERLU DIISI DEPARTMENT DESCRIPTION
REQUIRED
D00002 STATUS REKOD PERLU DIPILIH RECORD STATUS NOT SELECTED
D00003 PERIHAL KOD PTJ PERLU DIISI PTJ DESCRIPTION REQUIRED
D00004 PERIHAL KOD PROG/AKT PERLU DIISI PROG/ACTV DESCRIPTION
REQUIRED
D00005 PERIHAL KOD OSOL PERLU DIISI OSOL DESCRIPTION REQUIRED
D00006 PERIHAL KOD AM PERLU DIISI AM CODE DESCRIPTION
REQUIRED
D00007 PERIHAL KOD SEBAGAI PERLU DIISI SEBAGAI CODE DESCRIPTION
REQUIRED
D00008 PERIHAL KOD KUMPULAN OBJEK KUMPULAN OBJEK LANJUT CODE
LANJUT PERLU DIISI DESCRIPTION REQUIRED
D00009 PERIHAL KOD VOT PERLU DIISI VOTE CODE DESCRIPTION
REQUIRED
D00010 PERIHAL KOD AMANAH PERLU DIISI AMANAH CODE DESCRIPTION
REQUIRED
D00011 AMAUN CEK UNTUK T/TANGAN CEK
KETIGA TIDAK SAH
D00012 PERIHAL BARANG PERLU DIISI

Kod Ralat
Program
D00013 NAMA KERAJAAN NEGERI PERLU DIISI
D00014 NAMA PEJABAT AKAUNTAN NEGERI
PERLU DIISI
D00015 NAMA AKAUNTAN NEGERI PERLU
DIISI
D00016 NAMA PEGAWAI KEWANGAN NEGERI
PERLU DIISI
D00017 PERIHAL GRED PERJAWATAN PERLU
DIISI
D00018 KUMPULAN GRED PERJAWATAN
PERLU DIISI
D00019 KUMPULAN SKIM PERJAWATAN
PERLU DIISI
D00020 PERIHAL SKIM PERJAWATAN PERLU
DIISI
D00021 PERIHAL KOD SEKTOR PERLU DIISI
D00022 PERIHAL URUSNIAGA PERLU DIISI
D00023 NAMA PEMBEKAL BARANG PERLU
DIISI
EL0001 AKAUN AMANAH TIDAK WUJUD BAGI TRUST RECORD FOR PTJ NOT
PTJ INI FOUND
EL0002 AKAUN HASIL TIDAK WUJUD BAGI PTJ REVENUE RECORD FOR PTJ NOT
INI FOUND
EL0003 BAKI PERUNTUKAN TIDAK BUDGET BALANCE NOT
MENCUKUPI SUFFICIENT
EL0004 PERUNTUKAN TELAH WUJUD BUDGET RECORD ALREADY
EXISTS
EL0005 REKOD PERUNTUKAN TIDAK WUJUD BUDGET RECORD NOT FOUND
EL0006 TAMBAH AMOUNT AND KURANG TAMBAH AMOUNT AND
AMOUNT MUST BE EQUAL KURANG AMOUNT MUST BE
EQUAL
EL0007 JUMLAH TRANSAKSI (DT) TIDAK SAMA TOTAL CHEQUE AMOUNT AND
DENGAN JUMLAH CEK/TT/DERAF DETAIL AMOUNT NOT EQUAL
BANK
U00017 KOD JABATAN TELAH WUJUD DEPARTMENT CODE ALREADY
EXISTS
U00018 KOD AKTIVITI TELAH WUJUD ACTIVITY CODE ALREADY
EXISTS
U00019 KOD PTJ TELAH WUJUD PTJ CODE ALREADY EXISTS
U00027 KOD OBJEK LANJUT TIDAK WUJUD DETAIL OBJECT CODE NOT
FOUND
U00047 KOD BANK TELAH WUJUD BANK CODE ALREADY EXISTS
U00048 KOD OBJEK AM TELAH WUJUD GENERAL OBJECT CODE
ALREADY EXISTS
U00052 KOD OBJEK SEBAGAI MESTI DIAKHIRI STANDARD OBJECT CODE MUST
DENGAN 000 START WITH 000

Kod Ralat
Program
U00053 KOD OBJEK MESTILAH BAGI KOD OBJEK DETAIL OBJECT CODE MUST
SEBAGAI MATCH WITH STANDARD
OBJECT CODE
U00054 KOD OBJEK SEBAGAI TIDAK WUJUD STANDARD OBJECT CODE NOT
FOUND
U00055 NOMBOR BANK TELAH WUJUD BANK NO ALREADY EXISTS
U00057 KOD PROJEK TELAH WUJUD PROJECT CODE ALREADY
EXISTS
U00059 KOD OBJEK MESTI 5 DIGIT
U00063 KOD OBJEK LANJUT TIDAK BOLEH OBJEK LANJUT MUST NOT BE
DIAKHIRI DENGAN 000 000
U00073 KOD JABATAN BERMULA DENGAN 0100 DEPARTMENT CODE START
WITH 0100
U00074 KOD VOT TELAH WUJUD VOTE CODE ALREADY EXISTS
U00075 KOD VOT MESTI DIMULAI DENGAN B, T, VOTE CODE MUST START WITH
ATAU P B, T OR P
U00077 KOD JABATAN TIDAK WUJUD DEPARTMENT CODE NOT
FOUND
U00078 KOD PTJ TIDAK WUJUD DI DALAM PTJ CODE NOT FOUND
JADUAL PTJ
U00079 KOD AMANAH TIDAK WUJUD TRUST CODE NOT FOUND
U00080 TARIKH TIDAK SAH INVALID DATA ENTERED
U00081 KOD AKTIVITI PERLU DIISI ACTIVITY CODE REQUIRED
U00082 KOD PTJ PERLU DIISI PTJ CODE REQUIRED
U00084 JENIS TRANSAKSI TELAH WUJUD TRANSACTION TYPE ALREADY
EXISTS
U00085 JENIS TRANSAKSI TIDAK SAH TRANSACTION TYPE NOT IN
THE VALID RANGE
U00147 KOD AMANAH TELAH WUJUD TRUST CODE ALREADY EXISTS
U00148 KOD HASIL TELAH WUJUD REVENUE CODE ALREADY
EXISTS
U00159 KOD HASIL TIDAK WUJUD REVENUE CODE NOT FOUND
U00160 KOD OBJEK TIDAK WUJUD OBJEK NOT FOUND
U00161 KOD OBJEK ATAU KOD AMANAH/HASIL EITHER OBJEK OR
PERLU DIKUNCI MASUK TRUST/REVENUE CODE MUST
BE ENTERED
U00164 TAHUN HADAPAN TIDAK SAH FUTURE DATES NOT ACCEPTED
U00170 KOD JABATAN TIDAK SAMA DENGAN DEPARTMENT CODE NOT SAME
FAIL INDUK AS IN PAY MASTER
U00182 KOD BANK TIDAK SAH INVALID BANK
U00183 KOD JABATAN TIDAH SAH UNTUK KOD DEPARTMENT CODE NOT
VOT INI FOUND FOR THIS VOTE
U00194 REKOD SUDAH WUJUD RECORD ALREADY EXISTS
U00201 KOD JABATAN TIDAK SAH DEPARTMENT CODE INVALID
U00230 TAHUN MESTI TAHUN SEMASA TAHUN MUST BE CURRENT
YEAR
U00231 TAHUN MESTI TAHUN SEBELUM TAHUN MUST BE PREVIOUS
YEAR

Kod Ralat
Program
U00239 TAHUN PERLU DIMASUKKAN TAHUN REQUIRED
U00240 PROFIL PTJ PERLU DIISI
U00241 PROFIL PROG/AKT PERLU DIISI
U00242 PROFIL SODO PERLU DIISI
U00243 TAHAP KAWALAN PTJ PERLU DIISI
U00244 TAHAP KAWALAN PROG/AKT PERLU
DIISI
U00245 TAHAP KAWALAN SODO PERLU DIISI
U00246 JUMLAH KOMBINASI PROFIL PTJ TIDAK
SAH. FORMAT SAH ANTARA 1 HINGGA 8
U00247 TAHUN TIDAK SAH INVALID YEAR
U00248 JUMLAH KOMBINASI PROFIL PROG/AKT
TIDAK SAH. FORMAT SAH ANTARA 1
HINGGA 5
U00249 JUMLAH KOMBINASI PROFIL SODO
TIDAK SAH. FORMAT SAH ANTARA 1
HINGGA 5
U00250 TAHAP KAWALAN PTJ TIDAK SAH.
FORMAT SAH > 0 DAN < 9
U00251 TAHAP KAWALAN PROG/AKT TIDAK
SAH. FORMAT SAH > 0 DAN < 7
U00252 TAHAP KAWALAN SODO TIDAK SAH.
FORMAT SAH > 0 DAN < 6
U00303 REKOD TAHUN HADAPAN HANYA BOLEH
DIKEMASKINI MASUK
U00304 KOD PTJ TIDAK SAH INVALID PTJ CODE
U00305 KOD JABATAN PERLU DIISI DEPTCODE CODE REQUIRED
U00306 TIADA DATA/REKOD DIJUMPAI NO RECORD FOUND
U00307 TIADA REKOD UNTUK DIEDIT NO RECORD TO EDIT
U00308 TIADA REKOD UNTUK DIBATAL NO RECORD TO DELETE
U00309 KOD VOT PERLU DIISI VOT CODE REQUIRED
U00310 KOD VOT TIDAK SAH VOTE CODE INVALID
U00311 KOD VOT PERLU MULA DENGAN ABJAD VOTE CODE START WITH 'T' / 'B' /
'T' / 'B' / 'P' 'P'
U00312 KOMBINASI TIDAK SAH UNTUK KOD VOT COMBINATION IS INVALID FOR
DAN JABATAN VOTE AND DEPARTMENT
U00313 KOD PROG/AKT TIDAK SAH PROG/ACTV CODE INVALID
U00314 KOD SEKTOR TIDAK WUJUD DI DALAM SECTOR CODE NOT EXIST IN
JADUAL SEKTOR SECTOR FILE
U00315 KOD SEKTOR TIDAK SAH SECTOR CODE INVALID
U00316 KOD OSOL PERLU DIISI OSOL CODE REQUIRED
U00317 KOD OSOL TIDAK SAH OSOL CODE INVALID
U00318 KOD JABATAN UNTUK HASIL PERLU DEPARTMENT CODE FOR REVN
DIISI REQUIRED
U00319 KOD JABATAN UNTUK HASIL TIDAK DEPARTMENT CODE FOR REVN
PERLU DIISI NOT REQUIRED
U00320 KOD PROJEK PERLU DIISI PROJECT CODE REQUIRED
U00321 KOD PROJEK TIDAK SAH PROJECT CODE INVALID

Kod Ralat
Program
U00322 CARA PEMBIAYAAN PERLU DIPILIH FUNDING SOURCE TYPE
REQUIRED
U00323 KOD SETIA TIDAK SAH SETIA CODE INVALID
U00324 KOD SETIA TIDAK WUJUD SETIA CODE NOT FOUND
U00325 KOD AMANAH PERLU DIISI AMANAH CODE REQUIRED
U00326 KOD AMANAH TIDAK SAH AMANAH CODE INVALID
U00327 JENIS AMANAH PERLU DIPILIH AMANAH TYPE REQUIRED
U00328 AKAUN PERUNTUKAN TIDAK PERLU DIISI AKAUN PERUNTUKAN NOT
REQUIRED
U00329 AKAUN KAWALAN TIDAK PERLU DIISI AKAUN KAWALAN NOT
REQUIRED
U00330 AKAUN PERUNTUKAN PERLU DIISI AKAUN PERUNTUKAN
REQUIRED
U00331 AKAUN KAWALAN PERLU DIISI AKAUN KAWALAN REQUIRED
U00332 AKAUN KAWALAN TIDAK SAH AKAUN KAWALAN INVALID
U00333 AKAUN PERUNTUKAN TIDAK SAH AKAUN PERUNTUKAN INVALID
U00334 DEBIT/KREDIT AKAUN PERLU DIPILIH DEBIT/CREDIT REQUIRED
U00335 REKOD TIDAK AKTIF UNTUK RECORD NOT ACTIVE FOR
DIBATALKAN DELETION
U00336 KOMBINASI TIDAK SAH UNTUK KOD COMBINATION IS INVALID FOR
JABATAN DAN PTJ DEPARTMENT AND PTJ
U00337 REKOD BELUM WUJUD RECORD NOT EXIST
U00338 REKOD TELAH WUJUD, HANYA BOLEH RECORD EXIST, ONLY CAN EDIT
EDIT
U00339 HANYA NUMERIK SAHAJA DIBENARKAN ACCEPT NUMERIC ONLY
U00340 KOD PROGRAM/AKTIVITI TIDAK SAH PROGRAM/ACTIVITY INVALID
U00341 RMK TIDAK SAH RMK NOT INVALID
U00342 KOD KUIRI PERLU DIISI QUERY CODE REQUIRED
U00343 PERIHAL KOD KUIRI PERLU DIISI QUERY CODE DESCRIPTION
REQUIRED
U00344 KOD KUIRI TIDAK SAH QUERY CODE INVALID
U00345 KOD HASIL TIDAK SAH REVENUE CODE INVALID
U00346 KOD OBJEK LANJUT TIDAK SAH KOD OBJEK LANJUT INVALID
U00347 TARIKH TIDAK SAH. FORMAT TARIIKH : INVALID DATE. DATE FORMAT :
DD-MM-YYYY DD-MM-YYYY
U00348 JENIS PERLU DIPILIH
U00349 NO AKAUN PERLU DIISI
U00350 JENIS PEMBAYARAN PERLU DIISI
U00351 NAMA BANK PERLU DIISI
U00352 KOD SODO BARANG PERLU DIISI
U00353 KOD BIDANG BARANG PERLU DIISI
U00354 KOD DETAIL BARANG PERLU DIISI
U00355 SUMBER DATA PERLU DIISI
U00356 KOD BANK AN/BN PERLU DIISI

Kod Ralat
Program
U00357 KOD SODO TIDAK SAH SODO CODE INVALID
U00358 KOD BIDANG TIDAK SAH BIDANG CODE INVALID
U00359 DETAIL TIDAK SAH INVALID DETAIL CODE
U00360 TAHUN PERALIHAN MESTI > TAHUN SEMASA
U00361 KOD JABATAN LAMA PERLU DIISI UNTUK
PROSES PERALIHAN
U00362 KOD JABATAN LAMA TIDAK SAH
U00363 KOD JABATAN LAMA BERMULA DENGAN 0100
U00364 KOD JABATAN LAMA TIDAK WUJUD
U00365 KOD JABATAN BARU PERLU DIISI UNTUK
PROSES PERALIHAN
U00366 KOD JABATAN BARU TIDAK SAH
U00367 KOD JABATAN BARU TIDAK WUJUD
U00368 TAHUN LAMA PERLU DIISI
U00369 TAHUN PERALIHAN MESTI >= TAHUN SEMASA
U00370 TAHUN BARU UNTUK KOD PERALIHAN PERLU
DIISI
U00371 KOD JENIS DOKUMEN PERLU DIISI
U00372 PERIHAL JENIS DOKUMEN PERLU DIISI
U00373 KOMBINASI REKOD TIDAK WUJUD DI DALAM
JADUAL VOT
U00374 KOMBINASI REKOD DI DALAM JADUAL VOT
TIDAK AKTIF
U00375 GRED PERJAWATAN PERLU DIISI
U00376 KOD RALAT PROGRAM PERLU DIISI
U00377 PERIHAL KOD RALAT PROGRAM PERLU DIISI
U00378 KOMBINASI REKOD DI DALAM JADUAL PUSAT
TANGGUNGJAWAB TIDAK AKTIF
JADUAL PUSAT TANGGUNGJAWAB
U00380 KOMBINASI REKOD DI DALAM JADUAL
JABATAN TIDAK AKTIF
JADUAL JABATAN
U00382 KOD PTJ BARU PERLU DIISI
U00383 KOD PTJ BARU TIDAK SAH
PROJEK TIDAK AKTIF
JADUAL PROJEK
U00386 KOD BANK PERLU DIISI
DOKUMEN TIDAK AKTIF
JADUAL DOKUMEN
U00389 KOD HASIL LAMA PERLU DIISI
U00390 KOD HASIL BARU PERLU DIISI
U00391 SKIM PERJAWATAN PERLU DIISI
U00392 KOD SEKTOR PERLU DIISI
U00393 KOD JENIS URUSNIAGA PERLU DIISI
U00394 KOD DOKUMEN PERLU DIISI
U00395 KOD PEMBEKAL BARANG PERLU DIISI
U00396 KOMBINASI REKOD DI DALAM JADUAL PTJ
TIDAK AKTIF

Manual Buku Vot Versi 1.2 01-09-2002

Uploaded by

Document Information

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Manual Buku Vot Versi 1.2 01-09-2002

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

`

SISTEM BUKU VOT

06hb September 2002 Versi 1.2

BAHAGIAN 1 – PENGENALAN ..........................................................................................1

06hb September 2002 , Versi 1.2 iii SPEKS

2.3.6.6 PENGHAPUSAN REKOD PADA MAKLUMAT TERPERINCI............................................................. 51

06hb September 2002 , Versi 1.2 iv SPEKS

3.1.4 BORANG PESANANAN TEMPATAN ...................................................................................................... 103

APPENDIKS 1 – CARTALIR ASAS PROSES BUKU VOT ........................................166

06hb September 2002 , Versi 1.2 v SPEKS

¾ Semak dan Lulus data.

¾ Laporan-laporan berkaitan Buku Vot.

06hb September 2002 , Versi 1.2 1 SPEKS

1.1 STRUKTUR SISTEM

06hb September 2002 , Versi 1.2 2 SPEKS

1.2 PANDUAN AM PENGGUNA

i. Setiap pengguna dikehendaki memahami beberapa panduan am untuk mengendalikan Sistem

¾ Standad untuk kemasukan data tarikh adalah DDMMYYYY.

06hb September 2002 , Versi 1.2 3 SPEKS

BAHAGIAN 2 – MENU SISTEM BUKU VOT

2.1 PERMULAAN SISTEM

2.1.1 MEMASUKI SISTEM BUKU VOT ( SPEKS )

ii. Untuk memulakan sistem, pengguna dikehendaki “double-click” ikon “Internet

Rajah 1.0 : Skrin Login

06hb September 2002 , Versi 1.2 4 SPEKS

2.1.2 LOGIN KE SISTEM BUKU VOT ( SPEKS

Rajah 1.1 : Skrin Login (Zoom in)

i. Pada skrin ini terdapat 3 butang arahan iaitu:

¾ Keluar Untuk keluar dari Skrin Login

 Langkah 2 – Seterusnya pengguna mempunyai pilihan sama ada menggunakan

06hb September 2002 , Versi 1.2 5 SPEKS

Rajah 1.2 : Skrin Kata Laluan

06hb September 2002 , Versi 1.2 6 SPEKS

2.1.3 LANGKAH PERMULAAN SEBELUM OPERASI BUKU VOT

Rajah 2.0 : Skrin Menu Utama SPEKS

i. Setelah pengguna berjaya memasuki sistem, skrin di atas akan dipaparkan.

Rajah 2.1 : Skrin Menu Utama Sistem Buku Vot

06hb September 2002 , Versi 1.2 7 SPEKS

2.1.3.1 SISTEM PARAMETER

 Cartalir ke skrin Sistem Parameter:

Sistem Parameter Rujuk Rajah.3.1

Rajah 3.1 : Skrin Sistem Parameter

Nama Nota Keterangan Medan

06hb September 2002 , Versi 1.2 8 SPEKS

06hb September 2002 , Versi 1.2 9 SPEKS

06hb September 2002 , Versi 1.2 10 SPEKS

2.1.3.2 KOD BARANG & KOD PEMBEKAL

Menu Utama SPEKS, terdapat butang yang mana mencapai ke Sistem

Rajah 2.2 : Menu Utama Sistem Kawalan Data

06hb September 2002 , Versi 1.2 11 SPEKS

Rajah 2.2.1 : Skrin Kod Pembekal

 Apabila skrin di atas dipaparkan, pengguna dikehendaki klik Butang dan

Rajah 2.2.2 : Skrin Pertanyaan Pembekal

06hb September 2002 , Versi 1.2 12 SPEKS

06hb September 2002 , Versi 1.2 13 SPEKS

2.1.4 ALIRAN PROSES SISTEM BUKU VOT

i. Cartalir Proses Daftar Kontrak

06hb September 2002 , Versi 1.2 14 SPEKS

ii. Cartalir Proses Nota Minta

iii. Cartalir Proses Pesanan Tempatan Manual

Baucar Bayaran Rujuk 2.3.9

06hb September 2002 , Versi 1.2 15 SPEKS

iv. Cartalir Proses Daftar Bayaran Tanpa Pesanan Tempatan

v. Cartalir Proses Jurnal Baucar

Langkah 2 – Seterusnya pengguna mempunyai pilihan sama ada menggunakan

Cartalir ke skrin Sistem Parameter:

Apabila skrin di atas dipaparkan, pengguna dikehendaki klik Butang dan

Langkah 1: Klik butang dengan menggunakan tetikus (left-click)

Langkah 3: Setelah kesemua data dimasukkan, pengguna boleh menyimpan rekod ke

Langkah 1: Sebelum proses pindaan dilaksanakan, pengguna dikehendaki memilih rekod

Langkah 3: Setelah selesai proses pindaan dilaksanakan, pengguna dikehendaki menyimpan

Peringatan: Sebelum menekan butang pastikan kursor tidak berada pada

Langkah 1: Sebelum proses pembatalan rekod dilaksanakan, pengguna dikehendaki

Langkah 1: Sebelum proses pembatalan rekod pada seksyen maklumat terperinci

Peringatan: Sebelum menekan butang pastikan kursor tidak berada pada

Langkah 6: Untuk mengosongkan semua medan, sila klik butang

Langkah 7: Untuk kembali ke skrin Daftar Kontrak, sila klik butang .

Langkah 1: Klik butang dengan menggunakan tetikus (left-click)

Langkah 1: Sebelum proses pindaan dilaksanakan, pengguna dikehendaki memilih rekod