GARIS PANDUAN PELAKSANAAN DAN PENGAGIHAN PERUNTUKAN BAGI PROGRAM LATIHAN BERASASKAN KOMPETENSI (COMPETENCY BASED TRAINING - CBT)

KEMENTERIAN KESIHATAN MALAYSIA 1. TUJUAN Tujuan garis panduan ini disediakan adalah untuk menjelaskan kaedah pelaksanaan serta pengagihan peruntukan bagi program Latihan Berasaskan Kompetensi (CBT).

2.

LATARBELAKANG 2.1 Program CBT telah mula diperkenalkan pada tahun 2010 setelah mendapat kelulusan dari Panel Pembangunan Sumber Manusia. Program ini secara khususnya disasarkan untuk skim perkhidmatan Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) dan Pembantu Tadbir (Kewangan) di semua PTJ di bawah Kementerian ini. 2.2 Program ini merupakan satu inisiatif oleh Bahagian Pembangunan Kompetensi (BPK) memandangkan tidak pernah wujud satu program khusus untuk para Pembantu Tadbir serta Penolong Pegawai Tadbir bagi membolehkan pembangunan kompetensi asas penjawat yang disasarkan tersebut. 2.2 Objektif program ini adalah seperti berikut: i. Memberikan ilmu dan kemahiran asas kepada kumpulan sasar dalam membangunkan kompetensi pengurusan asas dalam bidangbidang yang berkaitan;

ii.

Melatih para trainer dan secara tidak langsung memperkukuhkan kemahiran sedia ada yang seterusnya menyumbang kepada peningkatan penyampaian perkhidmatan; dan

iii.

Menyediakan satu sistem latihan berasaskan tempat kerja di mana peserta Training of Trainers (TOT) menjadi jurulatih dan pakar rujuk di tempat kerja masing-masing

3.

KAEDAH PELAKSANAAN PROGRAM CBT

3.1

Program ini melibatkan 3 fasa / peringkat pelaksanaan.

3.2

Peringkat pertama iaitu Training of Trainers (TOT) dilaksanakan secara berpusat dan dikendalikan oleh Unit Competency Based Training (CBT), BPK untuk melatih penjawat yang terpilih.

3.3

Kursus TOT ini melibatkan empat (4) bidang tugas teras iaitu: i) ii) iii) iv) Pengurusan Am / Pengurusan Pejabat Pengurusan Kewangan Pengurusan Aset dan Stor Kerajaan Urusan Perkhidmatan

3.4

Trainer yang dilatih adalah dipilih dari kalangan Pembantu Tadbir Kanan (Gred N/W22 hingga N/W26), Penolong Pegawai Tadbir (Gred N27 hingga N36) serta Penolong Akauntan (Gred W27 hingga W36) yang dicalonkan oleh Ketua Jabatan masing-masing dari semua PTJ di bawah KKM.

3.5

Para trainer didedahkan dengan pelbagai teknik mengajar serta isu-isu berkaitan dengan pelaksanaan kerja mengikut peraturan yang telah ditetapkan. Semua bahan pengajaran (training kit) dalam bentuk modul dan slide disediakan dan diselaraskan oleh pihak urusetia di BPK dengan kerjasama para penceramah TOT untuk kegunaan trainer semasa mengendalikan sesi CBT masing-masing.

3.6

Para penceramah bagi kursus TOT pula dilantik dari kalangan penjawat dari ibu pejabat KKM yang melibatkan Bahagian-bahagian seperti berikut: i) ii) iii) iv) v) vi) Bahagian Kewangan Bahagian Khidmat Pengurusan Bahagian Sumber Manusia Bahagian Perolehan dan Penswastaaan Bahagian Akaun Cawangan Audit Dalam, KKM

3.7

Peringkat kedua adalah Kursus CBT berbentuk modular di peringkat JKN. Para trainer yang telah dilatih melalui TOT oleh BPK ini akan melatih kumpulan sasar di bawah program CBT dalam bentuk ceramah, pembelajaran bersemuka serta sesi coaching dan mentoring disamping bertindak sebagai mentor atau pakar rujuk di PTJ masing-masing.

3.8

Setiap JKN akan diberi peruntukan untuk menganjurkan kursus CBT di luar premis pejabat sebanyak 3 kali setahun. Penyertaan bagi setiap kursus bolehlah melibatkan di antara 35 hingga 40 orang peserta. Peserta kursus CBT yang dianjurkan oleh JKN ini perlulah merangkumi penjawat dari JKN

sendiri serta dari Hospital, Pejabat Kesihatan Daerah serta Klinik Kesihatan yang berada di bawah tanggungjawabnya. 3.9 Kumpulan sasar adalah Pembantu Tadbir (Perkeranian / Operasi) serta Pembantu Tadbir (Kewangan) yang baru dilantik serta mereka yang tidak pernah berpeluang menghadiri kursus sebelumnya. 3.10 Kursus-kursus CBT ini adalah meliputi 4 modul program CBT seperti berikut: i) Modul Pengurusan Pejabat serta modul Pengurusan Aset dan Stor Kerajaan (4 hari 3 malam) ii) iii) Modul Urusan Perkhidmatan (4 hari 3 malam) Modul Pengurusan Kewangan (3 hari 2 malam)

3.11

Pihak JKN perlulah mengutamakan trainer yang paling bekemahiran untuk dilantik sebagai penceramah semasa sesi CBT. Selain itu, pemilihan

seseorang penceramah di kalangan trainer juga perlulah mengikut giliran agar semua trainer yang bagus mendapat peluang mengendalikan sesi CBT. 3.12 Peringkat ketiga pula melibatkan PTJ-PTJ sendiri di mana kursus-kursus CBT dilaksanakan di peringkat PTJ masing-masing berasaskan kepada modul yang telah dibekalkan semasa kursus TOT. Para trainer juga

digalakkan untuk menggunakan kaedah coaching dan mentoring dengan membimbing peserta di dalam kumpulan yang kecil dan dikendalikan dalam bentuk perbincangan.

3.13

Program CBT di peringkat PTJ juga boleh disertai oleh penjawat dari skim perkhidmatan lain yang berkenaan termasuk Pegawai Tadbir dan Diplomatik (PTD) serta Penolong Pegawai Tadbir (PPT) lantikan baru.

3.14

Bagi semua aktiviti yang dilaksanakan di bawah program CBT, penceramah atau trainer hanya boleh dilantik dikalangan peserta kursus TOT yang dikendalikan oleh BPK.

3.15

Bayaran penceramah bagi trainer adalah mengikut peraturan kewangan yang berkuatkuasa. Bayaran hanya boleh dibuat jika khidmat seseorang trainer digunakan di luar daripada jabatan di mana trainer tersebut berkhidmat sahaja.

3.16

Pihak BPK juga hanya akan bertanggungjawab untuk membayar bayaran penceramah (jika ada) bagi trainer yang telah dilatih melalui kursus TOT tersebut. Bagi penceramah-penceramah lain selain daripada yang dilatih melalui kursus TOT, bayaran penceramah tidak boleh dibuat melalui peruntukan yang disediakan di bawah program CBT ini.

3.17

Pihak BPK akan memantau pelaksanaan CBT di peringkat JKN serta PTJ secara berterusan. Mesyuarat penyelarasan bersama-sama dengan wakil dari JKN akan diadakan sebanyak 2 kali setahun. JKN dan PTJ diminta untuk memberi maklumbalas dalam bentuk laporan pelaksanaan program ini. Laporan ini perlu mengandungi perkara-perkara yang berkaitan

dengan program seperti bilangan peserta, modul yang digunakan, implikasi kewangan (perbelanjaan) serta impak program kepada para peserta.

3.18

Ringkasan fasa / peringkat pelaksanaan program CBT adalah seperti di Lampiran 1.

4.

IMPLIKASI KEWANGAN DAN PENGAGIHAN PERUNTUKAN 4.1 Bagi pelaksanaan program CBT di JKN dan PTJ, Bahagian Pembangunan Kompetensi akan menggunakan 2 kaedah untuk menyalurkan peruntukan kepada JKN serta PTJ-PTJ dengan menggunakan Peruntukan Belanjawan Pengurusan Tahun 2011. Sebanyak RM2 juta telah dicadangkan untuk diagihkan kepada JKN serta PTJ dan jumlah pengagihan tersebut adalah bergantung kepada takwim yang telah dikemukakan oleh pihak JKN dan PTJ. 4.2 Mengikut kaedah pertama, BPK melalui Bahagian Kewangan, KKM akan mengeluarkan sub-waran kepada JKN untuk menyalurkan peruntukan bagi membiayai perbelanjaan bagi kursus CBT yang dianjurkan oleh pihak JKN seperti yang dinyatakan dalam para 3.8 di atas. 4.3 JKN perlu mengemukakan takwim kursus CBT ke BPK untuk tujuan penyelarasan. 4.4 Manakala bagi PTJ-PTJ lain yang merancang untuk mengadakan sesi CBT di PTJ masing-masing pula perlu mengemukakan takwim ke BPK dan mengemukakan permohonan peruntukan bagi setiap program yang akan dilaksanakan di peringkat PTJ mengikut takwim yang telah dicadangkan ke Unit CBT, BPK. 4.5 Pihak BPK akan menyemak permohonan peruntukan dan mencadangkan kepada Unit Kewangan di BPK untuk meluluskan permohonan tersebut.

4.6

PTJ juga perlu mengemukakan sebut harga bagi setiap perbelanjaan yang terlibat iaitu bagi keperluan bekalan makan minum serta bayaran penceramah sepanjang sesi CBT tersebut. Segala pembayaran untuk kos dan perbelanjaan tersebut akan diproses oleh pihak Unit Kewangan, BPK.

4.7

Semua prosedur dan peraturan perolehan bekalan dan perkhidmatan yang sedang berkuatkuasa perlulah dipatuhi oleh JKN dan PTJ sebelum mengemukakan sebut harga ke BPK untuk proses pembayaran.

4.8

Setiap JKN dan PTJ di bawahnya perlu membuat perancangan dengan teliti dan dikemukakan kepada BPK agar peruntukan dapat diselaraskan dengan sebaik mungkin.

4.9

JKN dan PTJ yang gagal mengemukakan takwim seperti yang telah dipohon akan menyebabkan pertimbangan untuk peruntukan tidak diproses.

5.

KESIMPULAN Secara keseluruhannya, pendekatan CBT adalah merupakan pembangunan kompetensi (pengetahuan, sikap dan amali) yang berdasarkan kepada bidang tugas teras penjawat sendiri. Kualiti anggota akan dapat dibina dan

dipertingkatkan melalui latihan. Ini kerana latihan dapat membentuk kompetensi dan keyakinan anggota dengan mengetahui tahap prestasi yang diharapkan berdasarkan kepada keupayaan kendiri dan wujudnya peluang latihan berterusan untuk mencapai prestasi yang tinggi. Adalah diingatkan peruntukan yang

disediakan hanyalah untuk tujuan program CBT di bawah BPK bagi kumpulan sasar seperti yang dinyatakan di atas. Justeru, adalah dipohon supaya semua JKN dan PTJ memanfaatkan peruntukan yang telah diberikan dan melaksanakan program-program secara efektif dan berhemah.