120700-601 Zarzdzanie projektami 241160-0601 Podstawy zarzdzania projektami

Pytania egzaminacyjne: 1. Istota projektw, ich miejsce i rola w zarzdzaniu Projekt jest to niepowtarzalne przedsiwzicie, ktre ma na celu wytworzenie produktu, ktry zamwia strona zamawiajca. Projekty charakteryzuj si zrnicowanym stopniem zoonoci i wielkoci. Rola projektw w przedsibiorstwie jest bardzo istotna. Zacza ona nabiera szczeglnego znaczenia po drugiej wojnie wiatowej, kiedy przedsiwzicia zaczy si charakteryzowa coraz wiksz zoonoci oraz rnorodnoci. Zaczy powstawa rne metodyki oraz koncepcje pozwalajce na usprawnienie realizacji tegom typu nietypowych, nierutynowych, czsto improwizowanych dziaa. Projektowe podejcie do rnych przedsiwzi usprawnia ich wykonanie oraz pozwala na usystematyzowane podejcie do wielu rnych zagadnie. Istot projektw jest ich okrelono dotyczca podstawowych parametrw: spenienie wymaga (dot. jakoci wyniku) koszty realizacji czas realizacji 2. Rodzaje projektw Projekty s to niepowtarzalne i nierutynowe przedsiwzicia, ktrych efektem jest produkt, zaspokajajcy potrzeb zamawiajcego. Mona podzieli je ze wzgldu na cztery podstawowe kryteria:: - ze wzgldu na pochodzenie zamwienia: - wewntrzne wytwarzaj produkt na wewntrzne potrzeby organizacji - zewntrzne wytwarzaj produkt dla zewntrznej jednostki zamawiajcej - ze wzgldu na orientacj: - procesowe ich efektem jest usprawnienie istniejcego lub wypracowanie nowego procesu dla zamawiajcego - obiektowe ich efektem jest wytworzenie pewnego konkretnego produktu lub usugi (obiektu) - ze wzgldu na stopie nowoci:

- o wysokim stopniu nowoci projekty innowacyjne, takie, ktre wczeniej nie byy realizowane. Charakteryzuj si duym ryzykiem - o niskim stopniu nowoci projekty, ktre nie s pierwszyzn dla wykonawcw, w pewnych aspektach powtarzalne - ze wzgldu na rozmiar: - projekty wielkie - projekty due - projekty mae 3. Istota i tre zarzdzania projektami Na projekt skadaj si 3 rodzaje dziaa: Dziaania wspierajce wspieraj dziaania operacyjne. S to dziaania takie jak asysta prawnikw, dziaania ksigowe, doradcze etc. Dziaania operacyjne dziaania bdce istot projektu, maj one na celu dostarczenie docelowego produktu Dziaania zarzdcze Zarzdzanie projektem. S to dziaania zwizne z planowaniem, koordynowaniem, motywowaniem, nagradzaniem etc, zwizane z realizowanym projektem. Maj one na celu harmonizowanie dziaa operacyjnych oraz wspierajcych. Stanowi one istot zarzdzania projektami. 4. Model procesowy zarzdzania projektami Zarzdzanie projekatmi mona opisa zestawem procesw, realizacja ktrych skada si na waciwe zarzdzanie projektami. Model procesowy to realizacja poszczeglnych funkcji zarzdzania: - okrelenie celw i zada - planowanie - organizowanie (motywowanie) - sterowanie (kontrolowanie i koordyniwanie) 5. Cykl ycia projektw i cykl zarzdzania projektami Cykl ycia projektu jest to uoglnione przedstawienie (model) przebiegu procesw podstawowych (wykonawczych) projektu. Oglnie cykl ycia projektu podzieli mona na kilka faz: Faze definiowania projektu, Faza planowani i organizacji wykonania projektu, Faza

wykonastwa projektu, Faza zakoczenia projektu. Te cztery fazy maj okrelony wpyw na generowanie oraz ponoszenie kosztw w projekcie.

Cykl zarzdzania projektem jest to uoglnione przedstawienie (model) przebiegu procesw zarzdzania projektem. Wyrniamy cztery fazy: Faza definiowania, Faza przygotowania, Faza wykonastwa, Faza zamknicia. Fazy te maj wpyw na wspczynnik poziomu aktywnoci w projekcie.

6. Dojrzao projektowa i jej znaczenie dla zarzdzania projektami

Dojrzao projektowa jest to stan rozwoju organizacji w zakresie stosowania profesjonalnych metod zarzdzania projektami. Organizacja niedojrzaa: spontaniczne dziaanie, improwizowane procesy, brak jasnego podziau zada i odpowiedzialnoci, przekroczenia budetw, opnienia, zastrzeenia co do jakoci Organizacja dojrzaa: planowane dziaania, zdefiniowane procesy, jasny podzia zada i odpowiedzialnoci, dyscyplina budetowa, terminowo, wymagana jako Modele dojrzaoci projektowej s to modele badania organizacji pod wzgldem jej dojrzaoci projektowej obejmujce: rejestracj stanu obecnego krytyczn analiz i ocen okrelenie przedsiwzi wspomagajcych 7. Etapy zarzdzania projektami

8. Inicjowanie i definiowanie projektu

9. Planowanie struktury projektu Struktura projektu, ktra okrela odpowiednio dobrany zesp projektowy, to zestaw czynnoci i ich wzajemnych powiza. Zaplanowanie struktury projektu obejmuje: - Sprecyzowanie celw projektu wczeniej byy okrelone dosy oglnie. Teraz naley je doprecyzowa, by moe wydzieli osobne cele czstkowe (technika drzewa celw). - Zebranie dodatkowych informacji dotyczcych projektu - Ustalenie kryteriw podziau projektu - Okrelnie struktury chierarchicznej projektu - Okrelenie struktury koordynacyjnej projektu - Zatwierdzenie projektu przez kierownictwo Wyrniamy struktury chierarchiczn i kooperacyjn (techniki sieciowe i harmonogramy) projektu.

10. Planowanie terminw projektu Poprzez planowanie terminw projektu rozumie si powizanie elementw struktury projektu z ich terminem realizacji. Planowanie to obejmuje czynnoci: - Okrelenie czasu realizacji czynnoci projektu - Planowanie terminw realizacji czynnoci projektu - Obliczanie rezerw czasu - Okrelenie krytycznych elementw projektu - Weryfikacja przebiegu projektu - Zatwierdzenie planu terminw projektu przez kierownictwo Punktem wyjcia przy planowaniu terminw projektu jest oszacowanie dugoci trwania poszczeglnych czynnoci wchodzcych w skad projektu. W przypadku hierarchicznej struktury projektu, planowanie terminw projektu ma charakter bardzo oglny technika LOB i technika drzewa zaleznoci. W przypadku struktury kooperacyjnej projektu okrelenie terminw realizacji poszczeglnych czci projektu jest bardziej istotne. Stosowane s w takim przypadku techinki takie jak harmonogramy i techniki sieciowe. 11. Planowanie zasobw projektu Planowanie zasobw niezbdnych do realizacji projektu. W jego skad wchodzzi: - Okrelenie zapotrzebowania na zasoby w trkacie realizacji poszczeglnych czynnoci projektu - Planowanie zasobw ludzkich i materialnych projektu - Planowanie kosztw projektu - Planowanie finansowania projektu - Budetowanie projektu - Zatwierdzanie planu zasobw przez kierownictwo - Podjcie decyzji do wykonastwa projektu Etap ten jest czsto okrelany jako etap planowania kosztw projektu. Koszty s wanym, lecz nie jedynym skadnikiem zasob. Oprcz nich pod uwag bierze si rwnie zasoby ludzkie oraz materialne. Kady zasb, jaki bdzie nam potrzebny do realizacji czynnoci wchodzcych w skad projektu, mona zaplanowa, wizualizujc go na dwuwymiarowym wykresie, gdzie o pionowa to o jednostek danego zasobu, a o pozioma to o czasu. Jest to przydatna technika,

naley bowiem bra pod uwag fakt, i zazwyczaj mamy do czynienia z zasobami skoczonymi, odpowiednia ich alokacja wic stanowi bardzo istotny czynik sukcesu realizacji projektu. 12. Sterowanie projektem: kontrola i koordynacja projektu Kontrola jest podstawowym dziaaniem we wszelkich typach zarzdzania, rwnie w zarzdzaniu projektami. W jej skad wchodz nastpujce czynnoci: - Kontrola terminw wykonastwa oraz przygotowania projektu - Kontrola zuycia zasobw w trakcie przygotowania i wykonastwa projektu - Kontrola kosztw przygotowania i wykonastwa projektu - Kontrola dostaw i podwykonastwa - Kontrola ryzyka projektu - Kontrola jakoci projektu - Kontrola pracy zespou projektowego Kontrola polega na ustalaniu, mierzeniu oraz porwnywaniu wynikw z normami, a nastpnie ich ocenie i odpowiedniemu reagowaniu (korekcja odchyle, zmiana norm etc) Podstawowym dziaaniem w fazie przygotowani projektu jest ustalenie norm kontroli, czyli parametrw, z ktrymi porwnywane bd pniejsze wyniki. Koordynacja projektu polega na scalaniu (integracji) czynnoci wchodzcych w skad projektu. Konieczno scalania wynika z tego, e projekty realizowane s w systemie pracy podzielonej pomidzy rnymi podwykonawcami. Znaczenie koordynacji jest szczeglnie due, jeeli dziaania maj charakter nierutynowy i trudno przewidywalny oraz gdy istnieje dua wspzalezno zada. Koordynacja przygotowania i wykonastwa projektu obejmuje nastpujce czynnoci: - Koordynacja terminw przygotowania i wykonastwa projektu - Koordynacja zuzycia zasobw w trkacie przygotowania i wykonastwa projektu - Koordynacja kosztw przygotowania i wykonastwa projektu - Koordynacja dostaw i podwykonastwa - Koordynacja innych dziaa (ryzyko, jakos etc) - Koordynacja pracy zespou projektowego Koordynacja presytuacyjna (projekty systemw dziaania, plany wspdziaania). Koordynacja sytuacyjna ad-hoc (znaczenie uzupelniajce) 13. Zamknicie projektu

Zamknicie projektu jest ostatnim etapem zarzdzania projektami. Obejmuje ono nastpujce czynoci: - Odbir projektu przez zamawiajcego (osignicie zaoonych wynikw jakociowych) odbir bezwarunkowy lub warunkowy, jeli wynik projektu wymaga poprawy. - Rozliczenie projektu - Opracowanie raportu z realizacji projektu - Podjcie decyzji o zakozeniu projektu - Rozwizanie zespou projektowego