BAB II GAMBARAN KEADAAN SEKARANG

A. Visi dan Misi 1. Visi Visi Biro umum sekretariat Provinsi Kalimantan Tengah adalah Menjadi organisasi modern yang dilandasi semangat isen mulang memberikan pelayanan prima kepada masyarakat. 2. Misi Misi Biru Umum Sekretariat daerah Provinsi Kalimantan Tengah adalah sebagai berikut : a. Memberikan pelayanan prima di bidang ketata usahaan dan kearsipan, rumah tangga perlengkapan dan pelayanan kedinasan Kepala Daerah/Wakil Kepala Daerah. b. Meningkatkan kualitas SDM aparatur agar semakin profesional, disiplin dan bertanggung jawab c. Mengembangkan system pengeolaan keuangan dan pelaporan, pencapaian kinerja yang efektif dan efesien, transparan dan akuntabel. d. Meningkatkan kulaitas pelayanan sandi dan telekomonikasi agar semakin modern dan handal. e. Mengembangkan system pengelolaan barang daerah yang efektif efisien dan profesional.

B. Tugas Pokok dan Fungsi 1. Tugas pokok Tugas pokok dan uraian tugas kepala sub bagian TataUsaha Biro umum melayani administrasi umum, surat menyurat, kearsipan, kepegawaian , perlengkapan, tata usaha, analisi jabatan, dokumentasi perundang-

undangan, rencana dan program kerja serta pelaporan. 2. Fungsi a. Penyusuanan rencana dan kegiatan Sub Bagian Tata Usaha Biro. b. Mengatur Distribuisi surat menyurat maupun kearsipan biro. c. Menyusun data kepegawaian biro, analisis jabatan biro, dokumen perundangan-undangan, pelaporan pelaksanaan kinerja biro. d. Menyiapkan datadan informasi untuk bahan telaah staf, kebutuhan administrasi umum dan kebutuhan kepegawaian. C. Program dan Kegiatan 1. Program Sesuai misi Biro Umum Sekretariat daerah Provinsi Kalimantan Tengah program yang akan dilakukan adalah Peningkatan kemampuan aparatur pengelola kearsipan. 2. Kegiatan Program tersebut yang bermasalah atau yang perlu ditingkatkan kinerjanya adalah sebagai berikut : a. Mengoptimalkan pembinaan di bidang kearsipan. b. Meningkatkan pengetahuan dan keterampilan aparatur/staf pelaksanaan. c. Menggunakan sarana dan fasilitas penunjang kerja

D. Gambaran Pencapaian Tingkat Kinerja saat ini Tingkat kinerja petugas penyusunan program dan kegiatan pada Sub Bagian Tata Usaha Sekretariat Daerah Provinsi Kalimantan Tengah adalah sebagai berikut : 1. Kegiatan pembinaan dibidang kearsipan yang dilaksanakan saat ini kinerjanya kurang lebih 75% 2. Keadaan sarana dan fasilitas kerja kurang lebih 75% 3. Koordinasi dengan unit kerja terkait kurang lebih 75 % Gambaran pencapaian tingkat kinerja tahun 2011 adalah sebagaimana pada tabel 2.1 berikut ini : Tabel 2.1 Gambaran Pencapaian Tingkat Kinerja Saat Ini No Program Indikator Kinerja Tingkat Kinerja yang Direncanak an 90% Realisas i Capaian

Peningkatan a. Kegiatan Pembinaan kemampuan aparatur dibidang kearsipan dibidang kearsipan pada Sub Bagian Tata Usaha b. Keadaan sarana dan Biro Umum Sekretaris fasilitas kerja Daerah Provinsi Kalimantan tengah c. Kegiatan Bimbingan Teknis d. Koordinasi dengan unit kerja terkait Sumber : hasil pengeloahan Data Tahun 2011

75%

75%

90%

75%

75%

2 kali

1 kali

1 kali

90%

75%

75%

E. Masalah yang dihadapi Masalah yang dihadapi oleh Kepala Sub Bagian Tata Usaha Biro Umum sektretariat Daerah Provinsi Kalimantan Tengah adalah Rendah kemampuan aparatur pengelola kearsipan dapat dilihat pada gambar 2.1 Pohon Masalah berikut ini :

BAB III GAMBARAN KEADAAN YANG DIINGINKAN

A. Sasaran, Kebijakan Operasional,Program dan Kegiatan 1. Sasaran a. Meningkatkan efesiensi dan efektivitas aparatur pelaksanaan penyusunan program dan kegiatan bidang kearsipan b. Mewujudkan aparatur bertanggung jawab 2. Kebijakan Operasional a. Melaksanakan evaluasi hasil program dan pelaporan secara periodik. b. Melaksanakan koordinasi dengan instansi terkaitoleh Sub Bagian Tata Usaha Biro Umum Sekretariat Daerah Provinsi Kalimantan Tengah c. Melaksanakan pemantauan dan monitoring terhadap pelaksanaan tugas aparatur pengelola kearsipan pada Sub Bagian Tata Usaha Biro Umum Sekretariat Daerah Provinsi Kalimantan Tengah 3. Program dan Kegiatan Adapun program yang perlu dilakukan adalah Peningkatan kemampuan aparatur pengelola kearsipan. Sedangkan kegiatan yang dilakukan adalah : a. Meningkatkan kelancaran pengelolaan dibidang kearsipan b. Meningkatkan pengetahuan dan keterampilan manajerial aparatur pengelola dibidang kearsipan melalui bimbingan teknis. yang professional, produktif, bersih dan

c. Melakukan pembinaan terhadap aparatur pelaksanaan pengelolaan kearsipan melalui bimbingan teknis. d. Meningkatkan minat aparatue staf pelasana pada Sub Bagian Tata Usaha Biro Umum Sekretariat Provinsi Kalimantan Tengah e. Menyediakan sarana dan fasilitas yang memadai f. Meningkatkan koordinasi dengan instansi terkait

B. Kerangka Pengukuran dan Indikator Kinerja Dasar kegiatan tersebut maka dapat dilakukan penilaian sebagai indikator baik waktu pelaksanaan maupun manfaat khususnya terhadap kinerja pengelola kearsipan pada Sub Bagian Tata Usaha Biro Umum Sekretariat Daerah Provinsi Kalimantan Tengah sebagai berikut : 1. 2. 3. Kegiatan pembinaan dibidang kearsipan dari 75% menjadi 90% Sarana dan fasilitas kerja dari 75% menjadi kurang lebih 90% Koordinasi dengan unit kerja dari 75% menjadi 90%

Tabel 3.1 Kerangka Pengukuran dan Indikator Kinerja No Program Indikator Kinerja Tingkat kinerja saat ini 75% Program yang Diinginkan 90%

Peningkatan a. Kegiatan pembinaan kemampuan dibidang kearsipan aparatur dibidang kearsipan pada Sub b. Sarana dan fasilitas Bagian Tata Usaha kerja Biro Umum Sekretariat Daerah c. Kegiatan Bimbingan

75%

75%

1 kali

2 kali

Provinsi Kalimantan Tengah

Teknis d. Koordinasi dengan unit kerja terkait 75% 90%

Sumber : Data Tahun 2011

Untuk melihat pencapaian kinerja dimasa yang akan datang pada Sub Bagian Tata Usaha Sekretariat Daerah Provinsi Kalimantan Tengah adalah: 1. Terwujud optimalisasi kinerja pelayanan dibidang kearsipan 2. Meningkatnya keterampilan aparatur pengelola dibidang kearsipan 3. Tersedianya formasi tenaga pegawai dibidang kearsipan 4. Tersedianya dana operasional dibidang kearsipan 5. Terwujudnya peningkatan pengetahuan pegawai dibidang kearsipan Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar 3.1 Pohon Sasaran berikut ini:

BAB IV MASALAH DAN PEMECAHANNYA

A. Identifikasi Masalah Identifikasi masalah yang actual dalam kertas kerja ini adalah sebagai berikut: 1. Belum optimalnya pelayanan dibidang kearsipan 2. Rendahnya kemampuan aparatur dibidang kearsipan 3. Belum optimalnya pengetahuan aparatur dibidang kearsipan 4. Kurangnya kesempatan mengikuti Bimbingan Teknis Kearsipan B. Analisis Masalah Dari identifikasi masalah diatas dapatlah dianalisis masalah sebagai berikut: 1. Belum optimalnya pembinaan bidang kearsipan serta rendahnya kemampuan aparatur pengelola akan menghambat kelancaran pelaksanaan tugas pokok dan fungsi 2. Kurangnya terampilnya aparatur pengelola yang ada serta rendahnya sumber daya manusia yang ada akan mengganggu kelancaran pelaksanaan pembinaan dibidang kearsipan Bahwa kegiatan yang akan dilakukan oleh Kepala Sub Bagian Tata Usaha Biro Sekretariat Provinsi Kalimantan Tengah, dapat dilihat pada pohon alternatif berikut ini

C. Menetapkan Prioritas Masalah Berdasarkan analisis masalah diatas maka dapatlah dipilih dan ditetapkan prioritas masalah yaitu Rendahnya Kemampuan aparatur pengelola dibidang kearsipan

D. Memilih menetapkan Program yang di tingkatkan Memilih, menetapkan program yang di tingkatkan adalah mengirimkan 1 (satu) orang petugas mengikuti Bimbingan Teknis kearsipan pada BKPP Provinsi Kalimantan Tengah di Palangka Raya.

E. Rencana Kegiatan Langkah-langkah tindakan yang akan dilakukan adalah membuat Sasaran, Kegiatan, Pokok Kerja, Pokok Akhir dan Penanggung jawab. Sasaran adalah Terwujudnya peningkatan kemampuan aparatur di bidang kearsipan; sedangkan kegiatan adalah mengirimkan 1 (satu) orang PNS dari sekretariat Daerah Provinsi Kalimantan Tengah untuk mengikuti Bimbingan Teknis kearsipan pada BKPP Provinsi Kalimantan Tengah di Palangka Raya ; Pokok kerja terdiri dari persiapan, pelaksanaan dan pengendalian ; Pokok akhir terdiri dari pengusulan peserta, pembuatan surat tugas, penentuan sumber dana, pengiriman peserta, pemantauan, penilaian, dan pelaporan serta penanggung jawab terdiri dari Sekretariat Daerah, Kepala BKPP, Kepala Biro Umum, Kepala Sub Bagian Tata Usaha, pemegang kas peserta dan staf. Untuk jelasnya dapat dilihat pada Matrik Rincian Kerja (MRK) berikut ini :

Setelah dibuat Matrik Rincian Kerja (MRK) maka disusunlah paket kerja yaitu pengususlan peserta, Pembuatan surat Tugas, Penentuan sumber Dana, Pengiriman Peserta, Pemantauan, Penilaian, dan pelaporan. Untuk jelasnya dapat dilihat pada Paket kerja berikut :

Pokok Akhir Penanggung Gugat

: Pengusulan Peserta : Kepala sub Bagian tata Usaha Biro Umum

Paket Kerja : 1 No 1. Uraian kerja Menghubungi panitia Bimtek Kearsipan di Palangka Penanggung jawab Kepala Sub Bagian Tata Usaha Biro Umum Kepala biro umum Waktu (hari) Biaya (Rp)

2.

Melaporkan hasil kepastian Bimtek kepala Pimpinan

3.

Menginformasikan kepala calon peserta Bimtek untuk mempersiapkan diri dan pemenuhan syarat-syarat yang diperlukan Membuat surat pengantar Peserta Bimtek kearsipan JUMLAH

Sekretariat daerah Provinsi Kalimantan tengah Staf (Doni)

2 hari

4.

4 orang

2 hari

BAB V PENUTUP

Kesimpulan Berdasarkan uraian pada bab-bab terdahulu maka dapatlah diambil kesimpulan sebagai berikut : 1. Secara sederhana, arsip dapat diartikan sebagai segala bentuk naskah yang mengandung berbagai macam informasi/ fakta yang relavan bagi organisasi dan diputuskan untuk disimpan karena kemungkinan ada kegunaan pada masa yang akan datang. 2. Keadaan yang sekarang sedang dihadapi oleh kepala Sub Bidang tata Usaha Biro Umum Sekretariat Daerah Provinsi Kalimantan Tengah adalah Meningkatkan kemampuan aparatur pengelola di bidang kearsipan. 3. Keadaan yang diinginkan oleh Kepala Sub Bagian Tata Usaha Biro Umum sekretariat daerah Provinsi Kalimantan Tengah adalah Meningkatkan kemampuan aparatur pengelola dibidang kearsipan. 4. Upaya yang dilakukan oleh sekretariat daerah Provinsi Kalimantan Tengah adalah mengirim 1 (satu) orang PNS mengikuti Bimbingan Teknis Kearsipan pada BKKP Provinsi Kalimantan tengah selama 5 (lima) hari, dengan biaya sebesar
Rp

.3.500.000,-.