ADMINISTRACION DE INVENTARIOS Una buena administracin de inventarios debe proveer los materiales y suministros que las operaciones vayan

requiriendo, y al mismo tiempo minimizar la inversin de inventarios, las prdidas como consecuencia de la cada en desuso de ciertos materiales, stocks deteriorados y prdidas de ventas al no contar con un nivel adecuado de existencias. Los inventarios pueden ser de tres tipos: Existencias de Materias Primas. Existencias de Productos en Proceso. Existencias de Productos Acabados.

Las principales variables que afectan al nivel de inventarios son: Nivel de ventas y durabilidad o perecibilidad del producto: (especialmente al nivel de existencia de productos acabados). Perodo y naturaleza tcnica del proceso de produccin: (especialmente al nivel de existencia de productos acabados). Eficiencia en la programacin de compras y confiabilidad de las fuentes de abastecimiento (especialmente al nivel de existencias de materias primas).

Por qu se dice que una buena administracin debe tener un nivel ptimo de inventarios?. Dado a que mantener un nivel mayor de inventarios implica inmovilizar recursos adicionales y adems se incurre en un mayor costo de mantencin (manipulacin y almacenamiento de los inventarios). Cmo se determina el nivel ptimo de inventarios? Existen dos enfoques para determinar dicho nivel. 1. Enfoque de certeza: Donde todas las variables pertinentes se conocen con un 100% de seguridad.

2. Enfoque de incertidumbre: probabilidades.

El cual est ligado a las teoras de

1. Enfoque de certeza: Aqu se encuentra el mtodo del LOTE ECONOMICO: En este mtodo, la cantidad ptima se determina conociendo: La demanda. Los costos asociados a los inventarios, aqu se distinguen dos tipos de costos: Costos de Mantenimiento Costos de la ORDEN.

i) ii)

Costos de Mantenimiento: Son aquellos costos como: Almacenaje, manipuleo. Seguros. Costos de los recursos de capital comprometidos.

Estos son constantes por unidad de inventarios y por unidad de tiempo, por lo tanto, estos costos de mantenimiento aumentan en proporcin directa con la cantidad promedio del inventario. Cul es la cantidad promedio del inventario? Si el ritmo de utilizacin de un artculo fuera constante en el tiempo y no hubiera que mantener ningn stock de seguridad, el inventario promedio, es el siguiente: Inventario promedio = Q + O =Q 2 2

donde: Q = cantidad de u de cada pedido que se supone constante y que corresponde al saldo inicial. O = saldo final de inventario. Luego el Costo de Mantenimiento, es igual al costo unitario de mantenimiento (C) multiplicado por el inventario promedio en existencia, o sea:

Costo de mantenimiento = C Q 2 2. Costos de la Orden: Estos incluyen costos tales como: Costos de colocar una orden, es decir gasto administrativo requerido para emitir las rdenes internas colejar precios, elegir al proveedor, etc. Gastos de recibir y controlar las mercaderas que llega a bodega. Costos de embarque y de acarreos.

Estos costos tienen una parte fija y variable; (los costos de un departamento de compras y de recepcin son fijos. Por ejemplo: El personal del departamento de compras en un costo fijo, pero en cambio el costo de colocar un pedido, es variable). Luego los costos totales de orden de un perodo son iguales a: Costo de ORDEN = F+ S O Q donde: F = Costo fijo de la orden. O = Demanda para un perodo de tiempo. Q = Unidades de cada pedido. O/Q = Nmero de pedidos en un perodo de tiempo. S = Costo variable de cada pedido.

Luego, los COSTOS TOTALES DEL INVENTARIO, va a ser igual al costo total de mantenimiento ms el costo total de ORDEN. C. Total: C Q + F + S O 2 Q De la frmula se desprende: Cuanto mayor es la cantidad de cada pedido (Q), tanto mayor son los costos de mantenimiento, pero menores los costos de orden.

Cuanto menor es la cantidad de cada pedido, menos son los costos de mantenimiento, pero mayores los costos de vidas.

Por lo tanto, para hallar, el nivel ptimo de inventario que minimice ambos costos es necesario hallar la derivada de la frmula del costo total, e igualar esta derivada a cero. C. Total: C Q + F + S O 2 Q

dCT = C S O dq 2 Q SO = C Q 2
2

Q=

2SO
C

Como la segunda derivada, es mayor que cero, para todos los valores posibles de Q, esto es un mnimo. Grficamente la situacin es la siguiente: Costos Costo total INVENTARIO Costo total MANTENIMIENTO Costo total del Costo ORDEN Costo fijo del costo de ORDEN Dimensin del lote de reposicin. Conclusiones del grfico Costos mantenimiento varan en forma directamente proporcional con la dimensin de cada pedido.

Costos emisin de orden: varan inversamente con la disminucin de estos: La lnea del costo total comienza declinando a medida que disminuye el costo total de ORDEN. Pero esta misma lnea comienza a elevarse cuando esa disminucin en el costo de orden, no alcanza a compensar el crecimiento en los costos de mantenimiento. El punto Q, representa la disminucin ptima de cada perodo, porque minimiza el Costo Total. Cuando la lnea del costo total, alrededor del punto Q, es ms o menos plana, puede ser mejor que en lugar de fijar una cantidad determinada, se fijen dos lmites: uno mximo uno mnimo

Entre estos lmites la cantidad de cada pedido puede variar. Cuntos pedidos se deben hacer durante un perodo de tiempo? El nmero de pedidos va a depender de la Demanda y del Lote econmico. Es decir: N de Pedidos = Demanda Q

Cada cunto tiempo se deben solicitar los pedidos? El tiempo de ordenamiento = T D/q

donde: T = horizonte de planificacin. Grficamente la situacin sera la siguiente: donde Q = lote econmico t = perodo que cubre el lote.

tiempo

La utilizacin del inventario constituye una lnea quebrada, pero se puede aproximar a una lnea recta para fines de estudio. De acuerdo al grfico, el nuevo pedido debera solicitarse cuando el inventario alcanza el punto cero, pero aqu se esta suponiendo que la empresa puede reponer el inventario sin ninguna espera, cosa que no sucede en la prctica. Por lo tanto, para calcular el momento o instante en que la empresa debe solicitar un nuevo pedido se debe determinar el plazo total de entrega. Este plazo se determina de la siguiente forma: a) Colocacin del pedido: Desde el da de la emisin de la requisicin hasta el da en que el proveedor recibe el pedido. b) Tiempo de entrega: Es el tiempo que transcurre desde el momento en que el proveedor recibe el pedido y el momento en que la mercadera es puesta en bodega de la Empresa. Por lo tanto, el plazo total de entrega es a y b. Teniendo el plazo total de entrega se puede calcular el punto de pedido, que ser igual al consumo promedio, multiplicado por el plazo total de entrega. Y cul es el consumo promedio? es el lote econmico dividido por el tiempo de ordenamiento.

De este modo, se solicitar el nuevo pedido, considerando las unidades que sern consumidas o vendidas durante el plazo total de entrega. Ejemplo: Demanda 9.000 u anuales. Costo de orden de cada pedido = $50. Costo de mantenimiento, durante el ao es de $5. Tiempo de espera total = 10 das.

i)

Determinacin del Lote Econmico 2 Q=

2 x 9.000 x 50
5

Q = 424 unidades

ii) iii) iv)

Nmeros de pedidos: D = 9000 = 22 pedidos Q 424 Tiempo de ordenamiento= 360 = 17 das 22 Punto de Pedido = 424 10 das = 249 17 Consumo promedio del lote econmico

Por lo tanto, cuando el inventario sea igual a 249 unidades, se debe solicitar el nuevo pedido de tal forma que cuando lleguen las nuevas unidades el inventario ser igual a cero, ya que las 249 unidades, sern consumidas o vendidas durante el plazo total de entrega. Hasta aqu se ha supuesto que la: demanda es totalmente predecible. gran confianza en las fuentes de aprovisionamiento.

Habitualmente esto no sucede, por lo tanto es necesario tener un margen de seguridad o stock de emergencia.

Cmo se calcula el stock de seguridad o emergencia? Una de las formas, es mediante un porcentaje que se calcula sobre la reserva de aprovisionamiento. Qu es reserva de aprovisionamiento? Es la reserva que ser consumida durante el plazo total de entrega, es decir el punto de pedido, calculado anteriormente. La reserva de emergencia se consume? No, a menos que el nuevo pedido no llegue a tiempo o que aumente el nivel de demanda esperado. La suma de la reserva de emergencia y de la reserva de aprovisionamiento, es el nuevo punto de pedido cuando existen mrgenes de seguridad. Por lo tanto, la reserva de emergencia ms el lote econmico, arroja la existencia mxima que tendr la Empresa en un momento dado. De acuerdo al ejemplo anterior, si el margen de seguridad es un 10%. La seguridad de emergencia sera igual a 25 unidades. Luego Punto de Pedido = 249 + 25 = 274 u. e Existencia Mxima = 424 + 25 = 449 u.