PO12 Circuitul Documentelor Financiar Contabile

SPITALUL MUNICIPAL TURDA ____________ Compartiment Financiar Contabil
PROCEDURA OPERATIONAL privind circuitul documentelor financiarcontabile Cod: P.O.E.12
Ediia: 1 Revizia: Nr.de ex. : Pagina 1 Exemplar nr.: 1
SUMAR EXECUTIV
Procedura de fata stabileste modalitatea, etapele, departamentele implicate si responsabilitatile pentru circuitul documentelor financiar-contabile in cadrul institutiei.
CUPRINS
LISTA RESPONSABILILOR............................................................................................................. 2 SITUATIA EDITIILOR SI A REVIZIILOR PROCEDURII...................................................................2 LISTA DE DIFUZARE A PROCEDURII............................................................................................2 SCOP................................................................................................................................................ 3 DOMENIUL DE APLICARE.............................................................................................................. 3 DOCUMENTE DE REFERINTA APLICABILE .................................................................................3 DEFINITII SI ABREVIERI.................................................................................................................. 4 DESCRIEREA PROCEDURII OPERATIONALE..............................................................................5 RESPONSABILITATI........................................................................................................................ 6 ANEXE.............................................................................................................................................. 6
LISTA RESPONSABILILOR Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea i aprobarea ediiei sau, dup caz, a reviziei n cadrul ediiei procedurii operaionale: Elemente privind responsabilii/ operatiunea 1 Elaborat Aprobat
Numele si prenumele 2 Ec. Elena Rad Dr. Georgeta Antonica Bica
Functia
Data
Semnatura
1.1 1.2
3 Dir. Financiar Contabil Manager
4 03.07.2012 10.07.2012
SITUATIA EDITIILOR SI A REVIZIILOR PROCEDURII Editia/ revizia in cadrul editiei 1 2.1. Editia 1 Componenta revizuita 2 x Modalitatea reviziei 3 x Data de la care se aplica prevederile editiei sau reviziei editiei 4 01.08.2012
LISTA DE DIFUZARE A PROCEDURII

Nr. Crt Scopul difuzarii 1 Informare/ Aplicare Informare/ Aplicare Informare/ Aplicare Informare/ Aplicare Informare/ Aplicare Informare/ Aplicare Informare/ Aplicare Informare/ Exemplar nr. 2 1 2 2 Compartiment 3 Manager Financiar Contabil Financiar Contabil Financiar Contabil Financiar Contabil Financiar Contabil Financiar Contabil Financiar
Functia 4 Manager Dir. Financiar Contabil Sef Serviciu Financiar Contabil Economist Economist Referent de specialitate Referent Contabil
Nume si prenume 5 Dr. Georgeta Antonica Bica Ec. Elena Rad Ec. Monica Moldovan Ec. Loredana Popa Ec. Geta Zahan Ioana Ivascan Gabriela Moldovan Monica Chetan
Data primirii 6 10.07.2012 10.07.2012 10.07.2012
Semnatura 7
3.1 3.2 3.3
3.4 3.5 3.6 3.7 3.8
2 2 2 2 2
10.07.2012 10.07.2012 10.07.2012 10.07.2012 10.07.2012
Aplicare 3.9 Informare/ Aplicare Informare/ Aplicare Informare/ Aplicare Informare/ Aplicare Informare/ Aplicare Informare/ Aplicare 3
Contabil Achizitii Publice Achizitii Publice Achizitii Publice Achizitii Publice Aprovizionare Secretariat Sef Birou Achizitii Publice Economist Economist Economist Magaziner Referent Ec. Virginia Rodica Rus Ec. Dorina Nemes Ec. Claudia Varga Ec. Velia Vlad Mihaela Pilut Mioara Lazar 10.07.2012
3.10 3.11 3.12 3.13 3.14
3 3 3 4 5
10.07.2012 10.07.2012 10.07.2012 10.07.2012 10.07.2012
SCOP Stabileste modul de realizare a activitatii, compartimentele si persoanele implicate. Da asigurari cu privire la existenta documentatiei adecvate derularii activitatii. Asigur continuitatea activitatii, inclusiv in condiii de fluctuatie a personalului prin stabilirea unor pasi de derulare a activitatii procedurate. Sprijina auditul si/sau alte organisme abilitate in actiuni de auditare si/sau control, iar pe manager, in luarea deciziilor. Permite trasabilitatea documentelor financiar-contabile prin stabilirea unui flux operational de circulare a acestora. Stabilete fluxul de lucru parcurs in primirea si difuzarea controlata a documentelor in cadrul institutiei. Sprijina activitatea de angajare, lichidare, ordonantare si plata a cheltuielilor institutiei.
DOMENIUL DE APLICARE Activitatea procedurata vizeaza compartimentul financiar-contabil al institutiei si managerul institutiei. In amonte de aceasta activitate se afla activitatea de achizitie publica iar in aval se afla activitatea de CFP si de ALOP. DOCUMENTE DE REFERINTA APLICABILE 1.1 Legislatie primara Legii contabilitatii 82/1991 republicata OMFP nr.1917/ 2005 al ministrului finanelor publice pentru aprobarea Normelor metodologice privind organizarea i conducerea contabilitii instituiilor publice
OMFP 3512/2008 pentru aprobarea documentelor financiar-contabile OMFP 522/2003 privind aprobarea Normelor metodologice generale referitoare la exercitarea controlului financiar preventiv, cu modificrile i completrile ulterioare OG 119/1999 privind controlul intern i controlul financiar preventiv, cu modificrile i completrile ulterioare 1.2 Legislatie secundara Legea 95/2006 privind reforma in domeniul sanatatii 1.3 Alte referinte Organigrama institutiei
DEFINITII SI ABREVIERI 1.4 Definitii No crt 1 Termenul Recepia Definitia si actul care defineste termenul (daca este cazul) Identificarea i verificarea cantitativ i calitativ a bunurilor, valorilor, lucrrilor i serviciilor, inclusiv concordanta cu achizitia efectuata.
1.5
Abrevieri No crt 1 2 3 4 5 6 7 8 Abrevierea PO E V A Ap Ah PAAP BVC Termen abreviat Procedura operationala Elaborare Verificare Aprobare Aplicare, implementare Arhivare Program anual al achizitiilor publice Buget de venituri si cheltuieli
DESCRIEREA PROCEDURII OPERATIONALE Activitate/ Proces PO.E.12.1 Descriere Toate documentele financiar contabile primite sau transmise prin pot, curieri sau direct de la parteneri, precum se nregistraz la registratura generala a institutiei in Registrul de Intrari-Iesiri. Personalul din secretariat rspunde personal de evidena, pstrarea i distribuirea actelor in cadrul institutiei. Secretarul institutiei receptioneaza documentele pe care le stampileaza, le dateaza si le aloca un numar unic de intrare/iesire notat atat pe documentul primit cat si in Registrul de Intrari-Iesiri. Documentele se nregistreaz cronologic, incepand cu 1 ianuarie si terminnd cu 31 decembrie al fiecrui an. a) In cazul in care documentele primite se refera la o livrare de bunuri destinata magaziei institutiei, dupa inregistrarea la secretariat, furnizorul sau reprezentantul furnizorului transmite personal factura si alte documente insotitoare la magazinerul institutiei. Magazinerul institutiei verifica daca documentele financiar-contabile care insotesc bunurile poarta stampila aplicata de secretariat, data este corecta si este alocat un numar din Registrul de Intrari-Iesiri. b) In cazul in care documentele financiar-contabile primite nu se refera la o livrare de bunuri pentru magazia institutiei, secretariatul transmite documentele financiar-contabile la managerul institutiei pentru rezolutie. Managerul institutiei primete corespondenta in mapa de la secretariat si o directioneaza ctre persoanele responsabile, cu rezoluiile respective. Magazinerul institutiei efectueaza receptia impreuna cu o Comisie de Receptie din care face parte si un reprezentant al compartimentului aprovizionare care are rolul sa verifice daca bunurile livrate corespund tehnic, cantitativ si calitativ cu achizitia efectuata anterior conform PO.E.6. Comisia de Receptie, intocmeste Proces Verbal de Receptie si transmite toate documentele compartimentului financiar contabil pentru inregistrarea in contabilitatea institutiei a operatiunii contabile aferente. Compartimentul financiar contabil verifica daca: - Documentele au fost inregistrate la secretariatul institutiei; si - Procesul Verbal de Receptie a fost corect intocmit si este semnat de membrii Comisiei de Receptie (in cazul livrarii de bunuri) sau daca poarta rezolutia managerului institutiei. - Existenta creditului de angajament aferent. Documentele sunt inregistrate in sistemul informatic financiar-contabil prin nregistrarea obligaiei de plat fa de terii creditori n evidena contabil si se indosariaza documentele si sunt inaintate spre efectuarea CFP, conform procedurii PO.E. 3 privind exercitarea CFP si catre lichidare si plata conform PO.E.4 privind ALOP. Facturile trimise spre plata vor avea anexate toate documentele justificative necesare -
PO.E.12.2
PO.E.12.3
PO.E.12.4
PO.E.12.5
Activitate/ Proces
Descriere Contracte, Comenzi, Proces Verbal de Recepie, Devize, Convenii, Hotrri judectoreti, Titluri executorii, etc, precum si de Anexele ALOP. In caz contrar, se napoiaz compartimentului de specialitate.
RESPONSABILITATI
Departamentul/ Procesul PO.E.12.1 PO.E.12.2 PO.E.12.3 PO.E.12.4 PO.E.12.5 Manager Achizitii FinanciarContabil Secretariat Receptioneaza Inregistreaza Transmite Verifica Verifica Opereaza Indosariaz a Magaziner/ Gestionar Verifica Receptioneaza Transmite Juridic
Rezolutie
ANEXE Cod formular 1 Anexa PO.E.12.A Denumirea anexei 2 Formulare financiar-contabile i circuitul acestora
PROCEDURA OPERATIONAL privind circuitul documentelor financiar-contabile
Ediia: 1 Revizia: Nr.de ex. : -
Cod: P.O.E.12
Pagina 7 Exemplar nr.: 1
Anexa PO.E.12.A - Formulare financiar-contabile i circuitul acestora Nr. crt. Denumirea documentului Nr. exe mpla re 1 Document de stabilire a necesarului de bunuri ce urmeaz a fi aprovizionate Se utilizeaz la Compartime ntul/persoan a care l ntocmete Toate compartiment ele funcionale Data/ perioada ntocmirii nainte cu 2-3 zile de data aprovizionrii Termen de predare Persoanele care vizeaz documentul Manager Dir.fin.cont Circula la: Locul de Arhivare/ destinatar Ordonator principal de credite, persoana mputernicit sa acorde viza de CFPP Ordonator principal de credite, persoana mputernicit sa acorde viza de CFPP 1 ex. Serviciul contabilitate
1.
Anexa nr. 1 la OMFP 1792/2002 Propunere de angajare a unei cheltuieli
2.
Anexa nr. 2Angajament bugetar individual/global
Document de angajament al fondurilor bugetare, specific unei operaiuni noi care urmeaz s se efectueze pe baza bugetelor aprobate
Serviciul Contabilitate
n momentul ntocmirii referatului de necesitate
n momentul ntocmirii referatului de necesitate
Manager Dir.fin.cont
1 ex. Serviciul contabilitate mpreun cu angajamentul legal
3.
Anexa nr. 3Ordonanare de plat aferent achiziiilor publice pentru activitatea curent i de investiii, pentru
Document de confirmare a exigibilitii unei pli, reprezentnd o obligaie cert, suma datorat stabilit
Serviciul contabilitate Administrator
La fiecare operaiune economic care implic efectuarea plii
Operativ
Birou contabilitate pentru nscrierea datelor din col.1; Persoana mputernicit pentru acordarea
1 ex. Trezorerie 1 ex. Serviciul contabilitate mpreun cu documentele
Cod: P.O.E.12
Pagina 8 Exemplar nr.: 1 Termen de predare Persoanele care vizeaz documentul Circula la: Locul de Arhivare/ destinatar vizei CFPP; Ordonator de credite pentru aprobare ; Serviciul contabilitate pentru ntocmirea documentelor de plat. justificative
Nr. crt.
Denumirea documentului
Nr. exe mpla re
Se utilizeaz la
Compartime ntul/persoan a care l ntocmete
Data/ perioada ntocmirii
transferuri, prime sau alte pli din fonduri publice acordate beneficiarilor legali, pentru virarea datoriilor ctre bugetul de stat, bugetele de asigurri sociale, bugetul local 4. Angajament de plat 1 Servete ca: - angajament de plat a unei sume ce reprezint o pagub adus unitii; - titlu executoriu pentru recuperarea pagubelor; - titlu executoriu pentru executarea silit, n caz de nerespectare a angajamentului. Persoana care ii ia angajamentul n momentul lurii angajamentului de plat Manager Dir.fin.cont
Circul la persoana n faa creia s-a luat angajamentul (organ de control, jurisconsult sau alte persoane desemnate n acest scop) pentru semnare.
1 ex. Serviciul contabilitate
5.
Balana de verificare analitic
Servete: - la verificarea exactitii
Serviciul contabilitate
Lunar sau cel mai trziu la sfritul perioadei pentru
25 de zile de la finele lunii sau
Nu circul, este document de
1 ex. Serviciul
Cod: P.O.E.12
Pagina 9 Exemplar nr.: 1 Termen de predare Persoanele care vizeaz documentul Circula la: Locul de Arhivare/ destinatar nregistrare. Contabilitate
Nr. crt.
Nr. exe mpla re
Se utilizeaz la
Data/ perioada ntocmirii care se ntocmesc situaiile financiare
nregistrrilor; - la controlul concordanei dintre contabilitatea sintetic i analitic; - la ntocmirea situaiilor financiare. 6. Balana de verificare sintetic 1 Document pentru verificarea exactitii nregistrrilor contabile i controlul concordanei dintre contabilitatea sintetic i cea analitic. Document pentru eliberarea din magazie a materialelor pentru consum; Document de scdere din gestiune; Document justificativ de nregistrare n evidena magaziei i n contabilitate . 8. Bon de micare a 2 Servete ca: Sectiile si Serviciul contabilitate
perioadei
Lunar
25 de zile de la finele lunii
Nu circul, este document de sintez.
1 ex. Serviciul Contabilitate
7.
Bon de consum
Sectiile si compartemen -tele din spital
n momentul eliberrii din magazie a materialelor pentru consum
Trei zile de la ntocmirea bonului de consum
Dir.fin.cont
La gestiunea de materiale pentru eliberarea cantitilor prevzute; La serviciul financiar contabil.
1 ex. Administraie 1 ex. la cotor Serviciul contabilitate
n momentul
Trei zile de
Manager
La persoana care
Serviciul
Cod: P.O.E.12
Pagina 10 Exemplar nr.: 1 Termen de predare Persoanele care vizeaz documentul Dir.fin.cont Circula la: Locul de Arhivare/ destinatar aprob micarea mijlocului fix n cadrul unitii (ambele exemplare); La secia (serviciul, atelierul, subunitatea) predtoare(ambel e exemplare); La secia (serviciul, atelierul, subunitatea) primitoare (mpreun cu mijlocul fix (exemplarul 1); - la compartimentul financiar-contabil (exemplarul 1). Contabilitate (exemplarul 1); La sectia (serviciul, atelierul, subunitatea) predatoare (exemplarul 2).
Nr. crt.
Nr. exe mpla re
Se utilizeaz la
Data/ perioada ntocmirii predrii-primirii mijlocului fix
mijlocului fix
- document justificativ de predare-primire a mijloacelor fixe ntre dou locuri de folosin ale unitii; - document de nsoire a mijloacelor fixe pe timpul transportului de la secia sau subunitatea predtoare la cea primitoare; - document justificativ de nregistrare n evidena inut de responsabilul cu mijloacele fixe la locurile de folosin i n contabilitate.
compartemen -tele din spital
la ntocmirea bonului de micare a mijlocului fix
9.
Bugetul anual de venituri i
Stabilirea pe titluri bugetare i pe articole a
Director Fin.contabil
La termenul stabilit de
Cons. Local Turda
1 ex. Cons. Judetean Cj
Cod: P.O.E.12
Pagina 11 Exemplar nr.: 1 Termen de predare Persoanele care vizeaz documentul Circula la: Locul de Arhivare/ destinatar Contabilitate aprovizionare. 1 ex. Contabilitate 1ex.Trezoreri e La data plii Dir.fin.cont Contabil La persoanele care au specimene de semnturii n trezorerie i la Trezoreria 1 ex Serviciul contabilitate
Nr. crt.
Nr. exe mpla re
Se utilizeaz la
Data/ perioada ntocmirii ordonatorul principal de credite
cheltuieli
cheltuielilor i veniturilor pe total an i pe trimestre.
10.
Carnet CEC pentru ridicare numerar
Document pentru ridicare de numerar.
Casier
Pli salarii i alte cheltuieli
11.
Carnetul de munc
nregistrarea calitii de salariat i a drepturilor salariale; Stabilirea vechimii n munc i cuantum pensie n dosarul de pensionare.
Serv.persona l
Operativ
Manager
Nu circul.
La serviciul personal Se pred sub semntur la ncetarea activitii salariatului n instituie.
12.
Centralizator stat de plat salarii
Centralizarea drepturilor de personal pentru calculul sumelor totale de ridicat din Trezorerie.
Serv.persona l
Pana in data de 4 a lunii curente;
Operativ
Manager Contabil ef
Ordonatorul de credite Dir.fin.contabil pt viza.CFPP
1 ex. personal 1 ex. Serviciul contabilitate
Cod: P.O.E.12
Pagina 12 Exemplar nr.: 1 Termen de predare Persoanele care vizeaz documentul Ordonatorul principal de credite Circula la: Locul de Arhivare/ destinatar Contabil ef pentru viza CFPP; Aprobare manager 1 ex. ordonator de credite 1 ex. Serviciul contabilitate 1 ex. Depuntor 1 ex. La cotor Serviciul contabilitate 1 ex. Anexa la registrul de casa
Nr. crt.
Nr. exe mpla re 2
Se utilizeaz la
Data/ perioada ntocmirii Lunar/trimestrial
13.
Cerere pentru deschiderea creditelor bugetare
Solicitare deschidere credite bugetare de ctre ordonatorul principal de credite.
Pn n data de 15 a lunii sau trimestrului anterior
14.
Chitan pentru operaii n lei
Document justificativ pentru depunerea unei sume n numerar la casieria unitii; Document justificativ de nregistrare n registrul de casa i n contabilitate.
Casier
La data ncasrii sumei, n funcie de operaiunile efectuate
La data ncasrii sumei
Contabil ef
La depuntor, Contabilitate
15.
Chitan pentru operaiuni n valut
Servete ca: - document justificativ pentru ncasrile i plile n valut efectuate n numerar; - document justificativ de nregistrare n registrul de cas n valut i n contabilitate.
Casier
La data ncasrii sumei, n funcie de operaiunile efectuate
La data ncasrii sumei
Contabil ef
Circul la depuntor/pltitor, exemplarul 1, cu stampila unitii; Exemplarul 2 este folosit ca document de verificare a operaiunilor nregistrate n
1 ex. Depuntor 1 ex. La cotor Serviciul contabilitate 1 ex. Anexa la registrul de casa
Cod: P.O.E.12
Pagina 13 Exemplar nr.: 1 Termen de predare Persoanele care vizeaz documentul Circula la: Locul de Arhivare/ destinatar registrul de casa n valut.
Nr. crt.
Nr. exe mpla re
Se utilizeaz la
16.
Condic de prezen Contract de concesionare, nchiriere
Document pentru evidena zilnic a personalului prezent n unitate. Document privind nchirierea de spaii.
Serv.persona l Serviciul Contabilitate n conformitate cu H.C.L.
Zilnic
Zilnic
Manager
Direciune pt.viza
Serviciul personal 1 ex. Serviciul Contabilitate 1 ex. la Concesionar, chiria
17.
n momentul concesionrii, nchirierii
n momentul concesionr ii nchirierii
Serviciul Contabilitate Beneficiar
18.
Contract/ comand de achiziii publice
Document privind achiziiile publice.
Serviciul Achizitii publice
n momentul contractrii/ comandrii de achiziii publice
n momentul contractrii/ comandrii de achiziii publice
Beneficiar
1 ex. Serviciul Contabilitate 1 ex. Beneficiar
19.
Decizia de angajare sau avansare a personalului inclusiv pentru cumulul de funcii
Document privind angajarea personalului didactic auxiliar i nedidactic
Serv.persona l
n momentul angajrii/avansri i
Manager Dir.fin.cont Dir.medical Of.juridic
Membri comitet director si of.juridic pt.viza secretariat
1 ex. personal 1 ex. Beneficiar
Cod: P.O.E.12
Pagina 14 Exemplar nr.: 1 Termen de predare Persoanele care vizeaz documentul Manager Dir.fin.cont Dir.medical Of.juridic Circula la: Locul de Arhivare/ destinatar Serviciul resurse umane Secretariat 1 ex. Secretariat 1 expersonal
Nr. crt.
Nr. exe mpla re 2
Se utilizeaz la
Data/ perioada ntocmirii n momentul acordrii/ numirii
20.
Decizie de : - acordare salariu de merit - numire cu caracter temporar a personalului de execuie pe funcii de conducere Alte drepturi salariale
Document privind angajarea personalului didactic i drepturi salariale
Serv.persona l
n momentul acordrii/ numirii
21.
Decizie de imputare
Servete ca: - document de imputare a valorii pagubelor produse; - titlu executoriu din momentul comunicrii; - document de nregistrare n contabilitate.
Manager Serviciul contabilitate
n momentul constatrii pagubei
Manager Dir.fin.cont Dir.medical Of.juridic
Circul: - la persoana desemnat pentru acordarea vizei CFPP(ambele exemplare); - la conductorul unitii, pentru semnare (ambele exemplare); - la persoana (sau persoanele)
Serviciul Contabilitate (exemplarul 1) Persoana care a produs paguba (exemplarul 2)
Cod: P.O.E.12
Pagina 15 Exemplar nr.: 1 Termen de predare Persoanele care vizeaz documentul Circula la: Locul de Arhivare/ destinatar rspunztoare de paguba adus unitii (ambele exemplare).
Nr. crt.
Nr. exe mpla re
Se utilizeaz la
22.
Declaraie privind obligaia de plat la fondul de omaj Declaraie privind obligaiile de plat ctre bugetul asigurrile sociale Declaraie privind obligaiile de plat la bugetul consolidat al statului
Document privind contribuia la asigurrile de omaj ale angajatorului i asiguratului. Document privind contribuia la asigurrile sociale ale angajatorului i asigurailor. Document privind obligaiile la bugetul consolidat al statului.
Serviciul personal
Pana la data de 25 a lunii curente pentru luna precedent Pana la data de 25 a lunii curente pentru luna precedent Pana la data de 25 a lunii curente pentru luna precedent
n data de 25 a lunii curente pentru luna precedent n data de 25 a lunii curente pentru luna precedent n data de 25 a lunii curente pentru luna precedent
Manager Dir.fin. contabil Manager Dir.fin. contabil Manager Dir.fin. contabil
A.J.O.F.M.
1 ex. Serviciul Contabilitate 1 ex. AJOFM
23.
Serviciul personal
Casa Judeean de Pensii
1 ex. Serviciul Contabilitate 1 ex. C.J.P.
24.
Serviciul personal
Administraia Financiar
1 ex. Serviciul Contabilitate 1 ex. Administraia Financiara
25.
Declaraie privind obligaiile de plat la fondul asigurarilor de
Document privind contributia la asigurrile sociale de santate ale angajatorului i
Serviciul personal
Pana la data de 25 a lunii curente pentru luna precedent
n data de 25 a lunii curente pentru luna
Manager Dir.fin. contabil
Casa Judeean de Asigurri de Sntate
Cod: P.O.E.12
Pagina 16 Exemplar nr.: 1 Termen de predare Persoanele care vizeaz documentul Circula la: Locul de Arhivare/ destinatar 1 ex. C.J.A.S.
Nr. crt.
Nr. exe mpla re
Se utilizeaz la
sntate
asiguratului.
precedent
26.
Decont de cheltuieli pentru deplasri externe
Servete ca: - document pentru decontarea de ctre titularul de avans a cheltuielilor efectuate (n valut i n lei), cu ocazia deplasrii n strintate; - document pentru stabilirea diferenelor de primit sau de restituit de titularul de avans; - document justificativ de nregistrare n registrul de cas (n valut) i n contabilitate.
Titularul deplasrii
La ntoarcerea din deplasare
3 zile de la ntoarcerea din deplasare
Circul: - la persoanele autorizate s verifice legalitatea actelor justificative de cheltuieli, exactitatea calculelor privind sumele decontate la ntoarcerea din deplasare i calculul eventualelor penalizri de ntrziere, care semneaz de verificare; - la persoanele autorizate s exercite CFPP; - la casieria unitii .
Cod: P.O.E.12
Pagina 17 Exemplar nr.: 1 Termen de predare Persoanele care vizeaz documentul Manager Dir.fin. contabil Circula la: Locul de Arhivare/ destinatar Circul: - la persoana autorizat s exercite CFPP; - la persoanele autorizate s aprobe plata sumelor respective; - la casierie; - la compartimentul financiar-contabil. 1 ex. Serviciul contabilitate
Nr. crt.
Nr. exe mpla re 1
Se utilizeaz la
Data/ perioada ntocmirii n momentul plii
27.
Dispoziie de plat ctre casierie
Dispoziie pentru casierie, n vederea achitrii n numerar a unor sume, potrivit dispoziiilor legale, inclusiv a avansurilor aprobate pentru cheltuieli de deplasare, precum i a diferenei de ncasat de ctre titularul de avans n cazul justificrii unor sume mai mari dect avansul primit, pentru procurare de materiale etc.; Document justificativ de nregistrare n registrul de casa i n contabilitate, n cazul plilor n numerar efectuate fr alt document justificativ.
n momentul plii
28.
Dispoziia de ncasare ctre casierie
Dispoziie pentru casierie, n vederea ncasrii n numerar a unor sume care nu reprezint venituri din activitatea de exploatare, potrivit dispoziiilor legale; Document justificativ de
n momentul ncasrii
n momentul ncasrii
Circul: - la persoana autorizat s exercite CFPP; - la persoanele autorizate s
Cod: P.O.E.12
Pagina 18 Exemplar nr.: 1 Termen de predare Persoanele care vizeaz documentul Circula la: Locul de Arhivare/ destinatar aprobe ncasarea sumelor respective; - la casierie; - la compartimentul financiar-contabil.
Nr. crt.
Nr. exe mpla re
Se utilizeaz la
nregistrare n registrul de casa i contabilitate.
29.
Document pentru efectuarea, ncepnd cu trimestrul al IIIlea, a virrilor de credite bugetare de la un capitol la alt capitol sau ntre subdiviziuni Extras de cont nebancar
Virarea ntre capitole cu respectarea Legii Finanelor Publice sau a Legii Finanelor Publice Locale a creditelor pe baza unor justificri, detalieri i necesiti privind execuia bugetar pn la finele anului. Servete la comunicarea i solicitarea de la debitor a sumelor pretinse, rmase neachitate, provenite din relaii economicofinanciare i ca instrument de conciliere prearbitral.
La solicitarea ordonatorului de credite, cnd este cazul
Contabil ef pentru viza CFPP ; Aprobarea ordonatorului de credite.
1 ex. la ordonatorul principal de credite 1 ex. Serviciul contabilitate Serviciul Contabilitate al unitii emitente (exemplarul 3, exemplarul 2); Serviciul Contabilitate al unitii
30.
Circul: - la conductorul compartimentului financiar-contabil i conductorul unitii emitente, pentru semnare (toate
Cod: P.O.E.12
Pagina 19 Exemplar nr.: 1 Termen de predare Persoanele care vizeaz documentul Circula la: Locul de Arhivare/ destinatar exemplarele); - la unitatea debitoare (exemplarele 1 i 2). debitoare (exemplarul 1).
Nr. crt.
Nr. exe mpla re
Se utilizeaz la
31.
Factur
Document pentru decontarea serviciilor prestate (nchirieri de spaii)
Operativ
Semntur i tampil furnizor; Semnturi de primire de la beneficiar. Nu circul, este document de nregistrare.
1 ex furnizor 1 ex Serviciul Contabilitate
32.
Fia de eviden a obiectelor de inventar n folosin
Servete ca document de eviden a materialelor de natura obiectelor de inventar, a echipamentului i materialelor de protecie date n folosina personalului, pn la scoaterea lor din uz. Servete ca document pentru eviden analitic a mijloacelor fixe. Servete ca: - document de eviden
La darea n folosin a obiectelor de inventar
33.
Fia mijlocului fix
La darea n folosin a mijlocului fix La achiziionarea bunurilor
Nu circul, este document de nregistrare contabil. La comp.contabilitate
1 ex. Serviciul Contabilitate 1 ex. gestionar
34.
Fi de magazie
gestionari
Cod: P.O.E.12
Pagina 20 Exemplar nr.: 1 Termen de predare Persoanele care vizeaz documentul Circula la: Locul de Arhivare/ destinatar pentru confruntare
Nr. crt.
Nr. exe mpla re
Se utilizeaz la
la locul de depozitare a intrrilor, ieirilor i stocurilor bunurilor, cu una sau cu dou uniti de msur, dup caz; - document de contabilitate analitic n cadrul metodei operativcontabile (pe solduri); - surs de informaii pentru controlul operativ curent i contabil al stocurilor de valori materiale. 35. Fiele fiscale F1 i F2 2 Documentul pentru stabilirea impozitului pe venitul global. Serv.persona l Pn la data de 28 februarie a anului n curs pentru anul fiscal anterior Cu 5 zile nainte de plecarea salariatului n concediu Cu 5 zile nainte de plecarea salariatului n concediu manager
La instituie i la salariat.
1 ex. personal 1 ex. salariat
36.
List de avans pentru concediul de odihn
Document justificativ de nregistrare n contabilitate; Document pentru stabilirea drepturilor bneti privind indemnizaiile curente ale salariailor pe timpul
Serv.persona l
La persoana mputernicit s exercite viza de CFPP; La casieria unitii pentru efectuarea
1 ex. Serviciul contabilitate 1 ex. personal
Cod: P.O.E.12
Pagina 21 Exemplar nr.: 1 Termen de predare Persoanele care vizeaz documentul Circula la: Locul de Arhivare/ destinatar plilor sumelor cuvenite.
Nr. crt.
Nr. exe mpla re
Se utilizeaz la
efecturii concediului de odihn. 37. List de inventariere 2 Servete ca: - document pentru inventarierea bunurilor aflate n gestiunile unitii; - document pentru stabilirea lipsurilor i plusurilor de bunuri (imobilizri, stocuri materiale) i a altor valori (elemente de trezorerie etc.); - document justificativ de nregistrare n evidena magaziilor (depozitelor) i n contabilitate a plusurilor i minusurilor constatate; - document pentru ntocmirea registruluiinventar; - document pentru stabilirea provizioanelor pentru deprecieri; Comisia de inventariere Anual sau n situaiile prevzute de lege
Circul: - la comisia de inventariere; - la gestionar; - la compartimentul financiar-contabil; - la conductorul unitii; - la unitatea creia i aparin valorile materiale primite n custodie (exemplarul 2).
Serviciul Contabilitate (exemplarul 1) Compartimen tul de verificri gestionare (exemplarul 2)
Cod: P.O.E.12
Pagina 22 Exemplar nr.: 1 Termen de predare Persoanele care vizeaz documentul Circula la: Locul de Arhivare/ destinatar
Nr. crt.
Nr. exe mpla re
Se utilizeaz la
- document centralizator al operaiunilor de inventariere. 38. Not de contabilitate 1 Document de nregistrare a tuturor operaiunilor financiar contabile (analitic i sintetic). Serviciul contabilitate La fiecare operaiune n momentul ntocmirii Dir.fin. contabil Circul: - la persoana autorizat s verifice i s semneze documentul; - la persoana care asigur contabilitatea sintetic i analitic n cadrul compartimen-tului financiar-contabil. 39. Not de recepie i constatare diferene 2 Document pentru recepia bunurilor aprovizionate; Document pentru ncrcarea n gestiune; Act de prob n litigii cu furnizorii; Document justificativ de nregistrare n contabilitate. Comisia de recepie i gestionar La achiziionarea bunurilor 24 ore de la ntocmirea notei de recepie La gestionar pentru ncrcarea cu bunurile materiale recepionate; La serviciul financiar pentru nregistrarea n contabilitatea 1 ex. la factura la contabilitate 1 ex. la cotor getionar 1 ex. Serviciul Contabilitate
Cod: P.O.E.12
Pagina 23 Exemplar nr.: 1 Termen de predare Persoanele care vizeaz documentul Circula la: Locul de Arhivare/ destinatar sintetic i analitic.
Nr. crt.
Nr. exe mpla re
Se utilizeaz la
40.
Ordin de deplasare
Dispoziie ctre persoana delegat s efectueze deplasarea; Document pentru decontarea de ctre titularul de avans a cheltuielilor efectuate; Document justificativ de nregistrare n contabilitate.
De persoana care urmeaz s efectueze deplasarea. Secretariat
nainte cu o zi de data deplasrii
nainte cu o zi de data deplasrii
La persoana mputernicit s dispun deplasarea; La persoana care efectueaz deplasarea; La persoanele autorizate de la unitatea unde s-a efectuat deplasarea sa confirme sosirea i plecarea persoanelor n delegaie; Verificarea decontului la financiarcontabilitate .
41.
Proces verbal de predareprimire(transferar
Document bunuri; Document
de
transfer de
justificativ
Serviciul contabilitate si gestionar
n momentul predrii-primirii
Manager Dir.fin.
Serviciul Contabilitate
Cod: P.O.E.12
Pagina 24 Exemplar nr.: 1 Termen de predare Persoanele care vizeaz documentul contabil Circula la: Locul de Arhivare/ destinatar 1 ex. Gestionar 1 ex. beneficiar
Nr. crt.
Nr. exe mpla re
Se utilizeaz la
ea bunului fr plat)
nregistrare n contabilitate.
42.
Proces verbal de recepie, proces verbal de recepie provizorie, proces verbal de punere n funciune
Servete ca: - document de nregistrare n evidena operativ i n contabilitate; - document de consemnare a stadiului n care se afl obiectivul de investiii; - document de apreciere a calitii lucrrilor privind obiectivul de investiii; - document de aprobare a recepiei (cod 14-2-5); - document de constatare a ndeplinirii condiiilor de recepie provizorie a obiectivului de investiii (cod 14-2-5/a); - document de aprobare a recepiei provizorii a
Serviciul investitii
Manager Dir.fin. Contabil
Circul: - la persoanele care fac parte din comisie (exemplarele 1, 2 i 3); - la compartimentul care efectueaz operaiunea de CFPP (exemplarul 2); - la compartimentul financiar-contabil pentru verificarea i nregistrarea procesului-verbal de recepie (exemplarele 2 i 3).
La furnizor (antreprenor): - la compartimentul financiarcontabil (exemplarele 2 i 3). La beneficiar: - la compartimentul financiarcontabil (exemplarul 1).
Cod: P.O.E.12
Nr. crt.
Nr. exe mpla re
Se utilizeaz la
obiectivului de investiii (cod 14-2-5/a); - document de punere n funciune a obiectivului de investiii (cod 14-2-5/b). 43. Proces verbal de scoatere din funciune a mijlocului fix/de declasare a bunurilor materiale 2 Servete ca: - document de constatare a ndeplinirii condiiilor scoaterii din funciune a mijloacelor fixe, de scoatere din uz a materialelor de natura obiectelor de inventar n folosin i de declasare a altor bunuri materiale dect mijloacele fixe, potrivit dispoziiilor legale; - document de consemnare a scoaterii efective din funciune a mijloacelor fixe, de scoatere din uz a materialelor de natura obiectelor de inventar n folosin sau de declasare Serviciul contabilitate n momentul scoaterii din funciune Manager Dir.fin. contabil Circul : - la persoana autorizat s aprobe scoaterea din funciune a mijloacelor fixe, scoaterea din uz a materialelor de natura obiectelor de inventar sau declasarea bunurilor materiale (ambele exemplare); - la secie (serviciu, subunitate (ambele exemplare); - la magazie Serviciul Contabilitate (exemplarul 1); La compartimentul care ine evidena mijloacelor fixe (exemplarul 2).
Cod: P.O.E.12
Pagina 26 Exemplar nr.: 1 Termen de predare Persoanele care vizeaz documentul Circula la: Locul de Arhivare/ destinatar (depozitul de materiale), pentru descrcarea gestiunii, respectiv nregistrarea n eviden a bunurilor materiale declasate (ambele exemplare); - la magazia primitoare, pentru semnare de (ambele exemplare); - la compartimentul financiar-contabil, (exemplarul 1); - la compartimentul care a fcut propunerile de scoatere din
Nr. crt.
Nr. exe mpla re
Se utilizeaz la
a bunurilor materiale; - document de predare la magazie a ansamblelor, subansamblelor, pieselor componente i materialelor rezultate din scoaterea efectiv din funciune a mijloacelor fixe, precum i din scoaterea din uz a bunurilor materiale propuse pentru declasare; - document justificativ de nregistrare n evidena magaziilor (depozitelor) i n contabilitate.
Cod: P.O.E.12
Pagina 27 Exemplar nr.: 1 Termen de predare Persoanele care vizeaz documentul Circula la: Locul de Arhivare/ destinatar funciune, din uz sau de declasare, pentru nregistrare (exemplarul 2).
Nr. crt.
Nr. exe mpla re
Se utilizeaz la
44.
Raport privind activitatea de C.F.P.P. pe trimestru
Se evalueaz activitatea de control financiar preventiv, responsabilitile manageriale prin dezvoltarea unui sistem de control intern eficient, se identific i se evalueaz riscurile privind patrimoniul i fondurile publice, se formuleaz opinii cu privire la aciunile ce trebuie ntreprinse n plan legislativ i administrativ pentru utilizarea ct mai corect i eficient a fondurilor publice; Documentul prezint totalul operaiunilor supuse vizei de CFPP, numr operaiuni i valoare, din care refuzate la viz
Responsabil C.F.P.P.
Trimestrial
Data de 22 a lunii urmtoare trimestrului raportat
Ordonator principal de credite (Cons. Judetean CJ) Manager
1 ex. Serviciul Contabilitate 1 ex. Ordonatorul principal de credite
Cod: P.O.E.12
Pagina 28 Exemplar nr.: 1 Termen de predare Persoanele care vizeaz documentul Dir.fin.conta bil Circula la: Locul de Arhivare/ destinatar Nu circul, este document de nregistrare contabil. 1 ex. Serviciul Contabilitate
Nr. crt.
Nr. exe mpla re 1
Se utilizeaz la
Data/ perioada ntocmirii La sfritul lunii (perioadei)
45.
Registrul cartea mare
Servete: - la stabilirea rulajelor lunare i a soldurilor pe conturi sintetice, la unitile care aplic forma de nregistrare "pe jurnale"; - la verificarea nregistrrilor contabile efectuate; - la ntocmirea balanei de verificare.
46.
Registrul de casa n valuta
Servete ca: - document de nregistrare operativ a ncasrilor i plilor n valut, efectuate prin casieria unitii pe baza actelor justificative; - document de stabilire, la sfritul fiecrei zile, a soldului de cas; - document de nregistrare n contabilitate a operaiunilor de cas n
Casier
Zilnic
Zilnic
Sef SFC
La serviciul contabilitate (un exemplar) cu documente de ncasare sau de plat; Casier.
Casierie (exemplarul 1) Serviciul Contabilitate (exemplarul 2)
Cod: P.O.E.12
Nr. crt.
Nr. exe mpla re
Se utilizeaz la
valut. 47. Registrul de cas n lei 2 Document de nregistrare a ncasrilor i plilor n numerar efectuate prin casieria unitii; Document de stabilire la sfritul fiecrei zile a soldului de cas; Document de nregistrare zilnic n contabilitate a operaiunilor de cas. Casier Zilnic Zilnic Sef SFC La serviciul contabilitate (un exemplar) cu documente de ncasare sau de plat; Casier. Casierie (exemplarul 1) Serviciul Contabilitate (exemplarul 2)
48.
Registrul inventar
Servete ca document contabil obligatoriu de nregistrare a rezultatelor inventarierii elementelor de activ i de pasiv; Prob n litigii.
Se ntocmete la nceputul activitii, la sfritul exerciiului financiar sau cu ocazia ncetrii activitii
31 decembrie sau dup caz
Sef SFC
Nu circul, este document de nregistrare contabil.
1 ex. la Serviciul Contabilitate mpreun cu documentele justificative care au stat la baza ntocmirii lui
Cod: P.O.E.12
Pagina 30 Exemplar nr.: 1 Termen de predare Persoanele care vizeaz documentul Dir.fin.conta bil Circula la: Locul de Arhivare/ destinatar Nu circul, este document de nregistrare contabil. 1 ex. la Serviciul Contabilitate mpreun cu documentele justificative care au stat la baza ntocmirii lui
Nr. crt.
Nr. exe mpla re 1
Se utilizeaz la
Data/ perioada ntocmirii Zilnic sau lunar
49.
Registrul jurnal
Servete ca document contabil obligatoriu de nregistrare cronologic i sistematic a modificrii elementelor de activ i de pasiv ale unitii; Prob n litigii.
50.
Registrul numerelor de inventar la mijloace fixe Situaii financiare trimestriale i anuale (bilan contabil i anexele prevzute de
Servete ca document de atribuire a numerelor de inventar mijloacelor fixe existente n unitate, n vederea identificrii lor. Document contabil de sintez prin care se prezint elementele de activ, datorii i capital proprii ale instituiei la sfritul perioadei de
n momentul drii n folosin
Nu circul, este document de nregistrare contabil. Data de 15 a lunii pentru trimestrul anterior Manager Dir.fin contabil Trezorerie, pentru confirmare solduri, conturi de disponibil, ordonator principal de
51.
Trimestrial i anual
1 ex. Serviciul Contabilitate 1 ex. Ordonatorul
Cod: P.O.E.12
Pagina 31 Exemplar nr.: 1 Termen de predare Persoanele care vizeaz documentul Circula la: Locul de Arhivare/ destinatar credite, contabil ef. principal de credite 1 ex. Serviciul Contabilitate 1 ex. Ordonatorul principal de credite
Nr. crt.
Nr. exe mpla re
Se utilizeaz la
lege) 52. Situaia privind monitorizarea cheltuielilor de personal pe lun 2
raportare, precum i n alte situaii prevzute de lege. Centralizarea plilor la cheltuielile de personal pe luna n curs i pentru lunile anterioare. Serviciul contabilitate Data de 4 a lunii n curs Data de5 a lunii urmtoare
Manager si dir.fin.contabil
53.
Stat de plat ajutoare sociale
Document pentru calculul drepturilor bneti pentru plata burselor i a ajutoarelor sociale ctre elevii care ndeplinesc condiiile legale de acordare a acestor drepturi bneti cuvenite. Document pentru calculul drepturilor bneti cuvenite salariailor precum i al contribuiilor aferente; Document justificativ de nregistrare n contabilitate.
Serviciul personal
Data de 30 a lunii n curs, iar plata la nceputul lunii urmtoare
Data de 2 a lunii urmtoare
Contabil ef i la casierie pentru plat
1 ex. Serviciul contabilitate 1 ex. personal
54.
Stat de salarii
Serviciul personal
Lunar
Data de 2 a lunii urmtoare
Circul: - la persoanele autorizate sa exercite CFPP i s aprobe plata (exemplarul 1);
Serviciul contabilitate (exemplarul 1) personal (exemplarul 2)
Cod: P.O.E.12
Pagina 32 Exemplar nr.: 1

PO12 Circuitul Documentelor Financiar Contabile

Uploaded by

Document Information

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

PO12 Circuitul Documentelor Financiar Contabile

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

SPITALUL MUNICIPAL TURDA ____________ Compartiment Financiar Contabil

PROCEDURA OPERATIONAL privind circuitul documentelor financiarcontabile Cod: P.O.E.12

Ediia: 1 Revizia: Nr.de ex. : Pagina 1 Exemplar nr.: 1

SPITALUL MUNICIPAL TURDA ____________ Compartiment Financiar Contabil

PROCEDURA OPERATIONAL privind circuitul documentelor financiarcontabile Cod: P.O.E.12

Ediia: 1 Revizia: Nr.de ex. : Pagina 2 Exemplar nr.: 1

Numele si prenumele 2 Ec. Elena Rad Dr. Georgeta Antonica Bica

3 Dir. Financiar Contabil Manager

LISTA DE DIFUZARE A PROCEDURII

Data primirii 6 10.07.2012 10.07.2012 10.07.2012

3.1 3.2 3.3

3.4 3.5 3.6 3.7 3.8

10.07.2012 10.07.2012 10.07.2012 10.07.2012 10.07.2012

SPITALUL MUNICIPAL TURDA ____________ Compartiment Financiar Contabil

PROCEDURA OPERATIONAL privind circuitul documentelor financiarcontabile Cod: P.O.E.12

Ediia: 1 Revizia: Nr.de ex. : Pagina 3 Exemplar nr.: 1

3.10 3.11 3.12 3.13 3.14

10.07.2012 10.07.2012 10.07.2012 10.07.2012 10.07.2012

SPITALUL MUNICIPAL TURDA ____________ Compartiment Financiar Contabil

PROCEDURA OPERATIONAL privind circuitul documentelor financiarcontabile Cod: P.O.E.12

Ediia: 1 Revizia: Nr.de ex. : Pagina 4 Exemplar nr.: 1

SPITALUL MUNICIPAL TURDA ____________ Compartiment Financiar Contabil

PROCEDURA OPERATIONAL privind circuitul documentelor financiarcontabile Cod: P.O.E.12

Ediia: 1 Revizia: Nr.de ex. : Pagina 5 Exemplar nr.: 1

SPITALUL MUNICIPAL TURDA ____________ Compartiment Financiar Contabil

PROCEDURA OPERATIONAL privind circuitul documentelor financiarcontabile Cod: P.O.E.12

Ediia: 1 Revizia: Nr.de ex. : Pagina 6 Exemplar nr.: 1

SPITALUL MUNICIPAL TURDA ____________ Compartiment Financiar Contabil

PROCEDURA OPERATIONAL privind circuitul documentelor financiar-contabile

Ediia: 1 Revizia: Nr.de ex. : -

Pagina 7 Exemplar nr.: 1

Anexa nr. 1 la OMFP 1792/2002 Propunere de angajare a unei cheltuieli

Anexa nr. 2Angajament bugetar individual/global

n momentul ntocmirii referatului de necesitate

n momentul ntocmirii referatului de necesitate

1 ex. Serviciul contabilitate mpreun cu angajamentul legal

Serviciul contabilitate Administrator

La fiecare operaiune economic care implic efectuarea plii

1 ex. Trezorerie 1 ex. Serviciul contabilitate mpreun cu documentele

SPITALUL MUNICIPAL TURDA ____________ Compartiment Financiar Contabil

PROCEDURA OPERATIONAL privind circuitul documentelor financiar-contabile

Ediia: 1 Revizia: Nr.de ex. : -

Nr. exe mpla re

Compartime ntul/persoan a care l ntocmete

Data/ perioada ntocmirii

1 ex. Serviciul contabilitate

Balana de verificare analitic

Servete: - la verificarea exactitii

Lunar sau cel mai trziu la sfritul perioadei pentru

25 de zile de la finele lunii sau

Nu circul, este document de

SPITALUL MUNICIPAL TURDA ____________ Compartiment Financiar Contabil

PROCEDURA OPERATIONAL privind circuitul documentelor financiar-contabile

Ediia: 1 Revizia: Nr.de ex. : -

Nr. exe mpla re

Compartime ntul/persoan a care l ntocmete

Data/ perioada ntocmirii care se ntocmesc situaiile financiare

25 de zile de la finele lunii

Nu circul, este document de sintez.

1 ex. Serviciul Contabilitate

Sectiile si compartemen -tele din spital

n momentul eliberrii din magazie a materialelor pentru consum

Trei zile de la ntocmirea bonului de consum

La gestiunea de materiale pentru eliberarea cantitilor prevzute; La serviciul financiar contabil.