MINISTERIO DE ECONOMA Y FINANZAS PBLICAS

DIRECCIN GENERAL DE SISTEMAS DE GESTIN DE INFORMACIN FISCAL

MANUAL DE OPERACIONES DEL SISTEMA DE CONTRATACIONES ESTATALES

SICOES

ESTADO PLURINACIONAL DE BOLIVIA

Aprobado Mediante Resolucin Ministerial N 263 de 15 de julio 2009 Elaborado en base al Decreto Supremo N 0181 de 28 de junio de 2009 de las Normas Bsicas del Sistema de Administracin de Bienes y Servicios

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MANUAL DE OPERACIONES DEL SISTEMA DE CONTRATACIONES ESTATALES (SICOES)

ndicedecontenido

1 2 3 OBJETO DEL MANUAL ................................................................................................................................ 2 SISTEMA DE CONTRATACIONES ESTATALES (SICOES) ........................................................................... 2 PUBLICACIN DE INFORMACIN EN EL SICOES................................................................................... 2 3.1 TIPOS DE INFORMACIN .................................................................................................................. 2 3.1.1 INFORMACIN OBLIGATORIA .................................................................................................... 2 3.1.2 INFORMACIN CIRCUNSTANCIAL ............................................................................................. 3 3.1.3 INFORMACIN RESPALDATORIA ................................................................................................ 3 3.2 PROCEDIMIENTO EN CASO DE ERRORES EN LA INFORMACIN PUBLICADA ........................ 3 3.2.1 PUBLICACIN DE INFORMACIN ACLARATORIA................................................................... 3 3.2.2 PUBLICACIN DE INFORMACIN RECTIFICATORIA. ............................................................... 3 4 CDIGO NICO DE CONTRATACIONES ESTATALES (CUCE) .............................................................. 4 4.1 PARA PROCESOS EFECTUADOS CON CONVOCATORIA PBLICA. ......................................... 4 4.2 PARA PROCESOS DE CONTRATACIN DIRECTA O QUE NO REQUIEREN CONVOCATORIA PBLICA. .......................................................................................................................................................... 4 5 MEDIOS DE REGISTRO EN EL SICOES ...................................................................................................... 5 5.1 REGISTRO EN LNEA ........................................................................................................................... 5 5.1.1 TIPOS DE USUARIO ......................................................................................................................... 5 5.1.2 PROCEDIMIENTO PARA REGISTRO DE USUARIOS .................................................................... 6 5.1.3 INSCRIPCIN DE ENTIDADES DE RECIENTE CREACIN .......................................................... 6 5.1.4 INSCRIPCIN DE ENTIDADES DESCONCENTRADAS, PROGRAMAS Y/O PROYECTOS PARA EL REGISTRO DE CONTRATACIONES ........................................................................................... 6 5.2 REGISTRO DOCUMENTAL (MEDIANTE FORMULARIOS IMPRESOS)............................................. 7 5.2.1 PROCEDIMIENTO PARA LA AUTORIZACIN DE REGISTRO DOCUMENTAL.......................... 7 5.2.2 MEDIOS DE ENVO ......................................................................................................................... 7 5.2.3 RECHAZO DE FORMULARIOS IMPRESOS .................................................................................... 7 6 PROCEDIMIENTOS, PLAZOS Y CONDICIONES PARA EL REGISTRO EN LNEA ................................... 8 6.1 INFORMACIN OBLIGATORIA......................................................................................................... 8 6.2 INFORMACIN CIRCUNSTANCIAL ............................................................................................... 11 6.3 OTRA INFORMACIN NO RELATIVA A PROCESOS DE CONTRATACIN .............................. 15 7 FORMULARIOS, PLAZOS Y CONDICIONES PARA EL REGISTRO DOCUMENTAL ............................. 15

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MANUAL DE OPERACIONES DEL SISTEMA DE CONTRATACIONES ESTATALES (SICOES)

1 OBJETO DEL MANUAL

El presente manual tiene por objeto definir las condiciones, procedimientos y plazos para la publicacin de informacin en Sistema de Contrataciones Estatales (SICOES). Conforme lo establecido en el Artculo N 111 de las NB-SABS, las entidades pblicas debern utilizar con carcter obligatorio el presente Manual.

SISTEMA DE CONTRATACIONES ESTATALES (SICOES)

El Sistema de Contrataciones Estatales (SICOES), es el sistema oficial de publicacin y difusin de informacin de los procesos de contratacin de las entidades pblicas del Estado Plurinacional de Bolivia, establecido y administrado por el rgano Rector. La informacin publicada tiene carcter oficial y pblico, encontrndose disponible en el sitio web del SICOES (www.sicoes.gov.bo).

PUBLICACIN DE INFORMACIN EN EL SICOES

La informacin registrada en el SICOES se constituye en la informacin oficial que regir los procesos de contratacin, siendo responsabilidad de la entidad el disponer los mecanismos administrativos de control interno, para verificar que la informacin que se publique corresponda al contenido de los documentos originales autorizados por el RPC o el RPA. En caso de existir diferencias entre estos ltimos y los documentos publicados en el SICOES, prevalecern como oficiales los documentos publicados a travs del SICOES. El contenido, la veracidad y oportunidad de la informacin y los documentos registrados en el SICOES, son de completa responsabilidad de la entidad, RPC/RPA y del funcionario que se consigne como responsable de envo de la informacin. Una vez publicada la informacin en el SICOES la misma no podr ser modificada. Las publicaciones en el SICOES se constituyen en los medios de informacin oficial de las fechas de realizacin de los actos pblicos. 3.1 TIPOS DE INFORMACIN Se definen los siguientes tipos de informacin, para su publicacin en el SICOES: 3.1.1 Informacin obligatoria Se entiende por informacin obligatoria a aquella informacin que debe ser publicada para todos los procesos de contratacin conforme las condiciones establecidas en el presente manual (Ej. DBC, Resoluciones de adjudicacin, contrato, recepcin). Se incluye dentro de este tipo de informacin al Programa Anual de Contrataciones (PAC).

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3.1.2

Informacin circunstancial Se entiende por informacin circunstancial a aquella informacin que debe ser publicada en el SICOES dependiendo de los eventos que se produzcan en el proceso de contratacin (Ej. Ampliacin, anulacin, cancelacin, presentacin de recursos, etc.) La informacin circunstancial debe ser registrada obligatoriamente conforme las condiciones establecidas en el presente manual, la misma no debe entenderse como informacin opcional.

3.1.3

Informacin respaldatoria Tanto la informacin obligatoria como la informacin circunstancial deben estar sustentadas por documentacin respaldatoria (conforme lo definido en el presente manual), misma que deber ser publicada en formato digital. Excepcionalmente si la entidad no cuenta con los equipos para realizar esta tarea, las Resoluciones podrn ser publicadas en archivo de texto sin consignar las firmas de las autoridades que las emiten, debiendo el contenido corresponder a la Resolucin original. Se aceptarn copias fotostticas o impresas de las Resoluciones, nicamente de las entidades autorizadas para el uso de formularios impresos.

3.2

PROCEDIMIENTO EN CASO DE ERRORES EN LA INFORMACIN PUBLICADA En caso de que la entidad pblica advirtiese errores en la informacin publicada en el SICOES, el RPC, el RPA o el Mximo Ejecutivo de la Unidad Administrativa, segn corresponda, podr solicitar la publicacin de informacin aclaratoria y/o rectificatoria conforme las siguientes condiciones:

3.2.1

Publicacin de informacin aclaratoria. Proceder nicamente sobre aspectos de forma, que no incidan sobre las condiciones del proceso de contratacin. No son susceptibles de aclaracin las fechas y direcciones fijadas en el cronograma de ejecucin del proceso de contratacin, el contenido de las especificaciones tcnicas o trminos de referencia, la forma de adjudicacin (total, tems, lotes, tramos, etc.), el mtodo de seleccin y adjudicacin, el precio referencial, el objeto del contrato, ni ningn otro aspecto que afecte las condiciones inicialmente publicadas para la ejecucin del proceso.

3.2.2

Publicacin de informacin rectificatoria. Proceder nicamente cuando se susciten errores en la informacin de tipo histrico publicada en el SICOES, entendindose por informacin histrica a aquella de debe ser registrada una vez concluido el acto administrativo que la produce y que no tiene efecto en la continuidad del proceso. La informacin errnea inicialmente publicada permanecer publicada en el sistema. No es susceptible de rectificacin la informacin de la convocatoria e inicio del proceso, ampliacin de plazo de presentacin de propuestas, reanudacin de proceso suspendido, notificacin de adjudicacin, declaratoria desierta ni otra informacin que determine efectos en el proceso a partir de su publicacin en el SICOES.

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La solicitud de publicacin de informacin aclaratoria o rectificatoria deber estar debidamente justificada, respaldada por la documentacin que corresponda y firmada por el RPC, el RPA o el Mximo Ejecutivo de la Unidad Administrativa. Dicha solicitud deber ser remitida va correo postal, mensajera u otros medios que habilite el SICOES para el efecto, misma que ser publicada en el sistema juntamente con la aclaracin o rectificacin. Por jerarqua normativa, los procedimientos antes citados no aplican a errores en las resoluciones emitidas por la entidad.

CDIGO NICO DE CONTRATACIONES ESTATALES (CUCE)

Es el cdigo asignado de forma automtica a travs del SICOES a cada proceso de contratacin, para identificarlo de manera nica. Este cdigo debe ser asignado a todas las contrataciones mayores a Bs20.000.- (VEINTE MIL 00/100 BOLIVIANOS) independientemente de la fuente de financiamiento o la normativa bajo la cual se efecte el proceso de contratacin. Las contrataciones por excepcin sealadas en los incisos i) y l) del Artculo N 65 de las NB-SABS no requieren ser registradas en el SICOES, independientemente del monto, por lo que se exceptan del registro de informacin sealado en el presente Manual. La asignacin del CUCE proceder de la siguiente manera: 4.1 Para procesos efectuados con convocatoria pblica. El CUCE se asignar al inicio del proceso con la publicacin de la convocatoria pblica en las modalidades ANPE, Licitacin Pblica, Contratacin por Excepcin con convocatoria pblica, Contrataciones con Objetos Especficos, contrataciones con norma especfica de excepcin y otras modalidades definidas por el Organismo Financiador o normativa que requieran publicacin de convocatoria. 4.2 Para procesos de contratacin directa o que no requieren convocatoria pblica. El CUCE se asignar despus de la suscripcin del contrato o emisin de la orden de compra en las modalidades de Contratacin por Excepcin, Contratacin Directa de Bienes y Servicios, Contratacin por Desastres y/o Emergencias, contrataciones con norma especfica de excepcin y otras modalidades definidas por el Organismo Financiador que no requieran publicacin de convocatoria. No proceder la asignacin del CUCE en las siguientes situaciones: a) b) c) d) e) f) Si no se hubiesen remitido los requisitos para publicacin; Si la informacin no hubiera sido remitida dentro de los plazos establecidos; Si se verificasen errores u omisiones en la informacin de la solicitud de publicacin; Si la entidad no cuenta con su PAC publicado en el SICOES; Si se solicita la publicacin de una segunda o siguientes convocatorias sin haber registrado la declaratoria desierta de la anterior convocatoria; Si la entidad incumple con el registro de informacin en el SICOES. Excepcionalmente, cuando la entidad se vea imposibilitada de efectuar el registro de informacin en el SICOES, la MAE o el Mximo Ejecutivo de la Unidad Administrativa podr solicitar en forma escrita un plazo perentorio para la regularizacin de la informacin pendiente. La autorizacin de esta solicitud nicamente permitir la habilitacin del sistema, sin

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embargo, no exime de la responsabilidad por el cumplimiento de los plazos de registro establecidos.

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5.1

MEDIOS DE REGISTRO EN EL SICOES

REGISTRO EN LNEA Las entidades pblicas con acceso a Internet registrarn la informacin detallada en las NB-SABS y en el presente manual, mediante los usuarios habilitados para este efecto, utilizando los programas informticos disponibles en el sitio Web del SICOES (www.sicoes.gov.bo). Los programas de registro permiten almacenar la informacin de manera Temporal, como un borrador que podr ser editado y publicado posteriormente. La informacin que se encuentra en estado Temporal, no es de conocimiento pblico, por lo tanto no se considera informacin vlida. La informacin podr permanecer en estado Temporal por un plazo mximo de diez (10) das calendario a partir de la ltima fecha de modificacin de la informacin, transcurrido este plazo, si la informacin no hubiese sido publicada en el sistema de manera definitiva, ser eliminada. Se excepta de esta restriccin al Programa Anual de Contrataciones. Una vez que la informacin es publicada de manera definitiva, el sistema emitir automticamente una Confirmacin de Publicacin, como constancia oficial de que la entidad cumpli con el registro en el SICOES. Esta constancia tiene la misma validez que un formulario con sello de recepcin del SICOES y la entidad podr imprimirla e incluirla en el expediente del proceso. El sistema almacena el nmero de confirmacin y la fecha de generacin para fines de control. 5.1.1 Tipos de usuario Se definen los siguientes tipos de usuarios: Usuario Administrador Cada entidad deber habilitar en el sistema a un Usuario Administrador, quin deber cumplir con las siguientes funciones: a) Solicitar la inscripcin de Usuarios de Registro. b) Actualizar permanentemente los datos de la entidad. c) Dar de baja a Usuarios de Registro que hayan sido relevados de esta funcin. d) Mantener actualizado el registro de los usuarios de la entidad. e) Registrar en la Base de Datos del SICOES a empresas o personas naturales que se hubieran presentado a procesos de contratacin de la entidad y que no se encontraran registrados en el sistema.

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Usuario de Registro Los usuarios de Registro debern efectuar la publicacin en el SICOES dentro de los plazos establecidos. La entidad podr solicitar la inscripcin de la cantidad de Usuarios de Registro que considere pertinente de acuerdo al volumen de procesos, la estructura de la entidad, las unidades que intervienen en la ejecucin del proceso de contratacin u otros criterios.

5.1.2

Procedimiento para registro de usuarios El procedimiento para efectuar el registro de usuarios a travs de Internet es el siguiente: a) La entidad deber remitir el Formulario 001 (Solicitud de habilitacin de Usuarios y actualizacin de datos de la entidad), en forma impresa, va fax o correo regular, debidamente firmado por la Mxima Autoridad Ejecutiva o el Mximo Ejecutivo de la Unidad Administrativa, solicitando la inscripcin de un Usuario Administrador en el SICOES. b) Una vez registrado el Usuario Administrador, ste podr administrar las cuentas de usuarios de la entidad y solicitar la inscripcin de Usuarios de Registro a travs del sistema. c) El SICOES asignar un nombre de usuario y contrasea de acceso a cada usuario, datos que le sern remitidos en sobre cerrado.

5.1.3

Inscripcin de entidades de reciente creacin El registro de entidades de reciente creacin que cuenten con cdigo institucional se efectuar utilizando el Formulario 001 (Solicitud de habilitacin de Usuarios y actualizacin de datos de la entidad), mediante el cual proceder la habilitacin de usuarios para dicha entidad. Se deber adjuntar la documentacin que respalde su creacin y la asignacin de cdigo institucional.

5.1.4

Inscripcin de Entidades Desconcentradas, Programas y/o Proyectos para el registro de Contrataciones

Cuando la entidad cuente con entidades desconcentradas, programas y/o proyectos que ejecutan sus procesos de contratacin a travs de su propia unidad administrativa, la MAE de la entidad podr solicitar su inscripcin en el SICOES para que realicen el registro de sus procesos de contratacin independientemente de la entidad cabeza de sector. Esta solicitud deber ser realizada enviado el Formulario 001 de Solicitud de habilitacin de Usuarios y actualizacin de datos de la entidad, debidamente firmado y en original, adjuntando la documentacin legal que demuestre la desconcentracin de la entidad para la ejecucin de los procesos de contratacin.

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5.2 REGISTRO DOCUMENTAL (MEDIANTE FORMULARIOS IMPRESOS) Para efectuar el registro documental de informacin a travs de formularios impresos, la MAE o el Mximo Ejecutivo de la Unidad Administrativa, deber solicitar autorizacin al rgano Rector justificando que la entidad no cuenta con acceso a internet. Esta autorizacin deber ser renovada anualmente. 5.2.1 Procedimiento para la autorizacin de registro documental Para poder enviar informacin al SICOES mediante Formularios impresos la entidad deber seguir el siguiente procedimiento: a) b) c) d) La entidad deber solicitar autorizacin para el uso de formularios impresos a travs del Formulario 002 y enviarlo va correo regular o fax debidamente firmado por la MAE o el Mximo Ejecutivo de la Unidad Administrativa. En este formulario se deber sealar y justificar que no existe conexin a Internet en la entidad, ni en la localidad en la que se encuentra ubicada. Dicha solicitud tiene carcter de declaracin jurada. La respuesta a esta solicitud, ser enviada a la entidad mediante fax o correo regular. Las entidades que cuenten con autorizacin para el envo de formularios impresos, debern renovar la misma anualmente, de manera previa al inicio de las contrataciones de cada gestin.

Alternativamente si estas entidades lo desean, podrn habilitar usuario administrador /o usuarios de registro para poder enviar informacin a travs de Internet. 5.2.2 Medios de envo Se establecen los siguientes medios de envo de Formularios impresos: a) b) c) d) Va fax. Correo postal. Personalmente. Correo electrnico (nicamente para formularios digitalizados y documentacin respaldatoria).

Los formularios impresos deben contar con la firma del responsable del envo de la informacin, caso contrario no sern considerados vlidos. Los DBC debern ser remitidos en medio magntico (CD o disquete) o al correo electrnico convocatorias@sicoes.gov.bo 5.2.3 Rechazo de Formularios impresos Sern rechazados los Formularios impresos cuando: a) b) La entidad no cuente con autorizacin para el uso de medios impresos. No estuvieran correctamente llenados, existieran omisiones en la informacin requerida o no se encontraran firmados, en cuyo caso, la informacin no ser introducida al SICOES. Los Formularios con informacin incompleta no sern considerados como un envo vlido.

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El rechazo ser enviado a la entidad va fax, correo regular o correo electrnico.

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6.1

PROCEDIMIENTOS, PLAZOS Y CONDICIONES PARA EL REGISTRO EN LNEA

INFORMACIN OBLIGATORIA TIPO
A. B.

PROCEDIMIENTO, CONDICIONES Y PARTICULARIDADES DE REGISTRO

Plazo de registro: Previo al inicio de las contrataciones de cada gestin. Condiciones y particularidades: En el PAC se incluirn las contrataciones mayores a Bs20.000.- (VEINTE MIL 00/100 BOLIVIANOS), independientemente de la Fuente de Financiamiento. No corresponde el registro en el PAC de las Contrataciones por Desastre y/o Emergencia ni de las Contrataciones por Excepcin sealadas en los incisos c), i), l), p) y q) del Artculo N 65 de las NB-SABS. Si la entidad no tuviera programado realizar contrataciones en la gestin para las cuantas establecidas, se deber registrar el PAC sin consignar contrataciones. Las reformulaciones al PAC debern ser registradas en el SICOES.

Programa Anual de Contrataciones

A.

Plazo de registro: Antes de la fecha establecida para el inicio del proceso de contratacin.

B.

Condiciones y particularidades: Esta informacin deber ser registrada para todos los procesos de contratacin mayores a Bs20.000.- (VEINTE MIL 00/100 BOLIVIANOS), que se efecten mediante convocatoria pblica. Los plazos del proceso de contratacin se computarn a partir de la publicacin en el SICOES. Cuando la entidad tenga programado efectuar ferias de contratacin estatal, iniciar simultneamente una gran cantidad de procesos de contratacin u otros casos, podr efectuar una publicacin anticipada en el SICOES estableciendo la fecha de realizacin de la feria o del inicio del proceso, cuyo plazo deber ser mayor o igual a la fecha de publicacin en el SICOES. Una vez publicada la informacin de manera definitiva, el sistema asignar automticamente el CUCE al proceso y se consignar la fecha de publicacin a partir de la cual se iniciarn los plazos del proceso. Cuando se desee publicar una siguiente convocatoria de un proceso declarado desierto, previamente debe registrarse la Declaratoria Desierta de la convocatoria anterior.

Convocatorias para el Inicio de Proceso de contratacin de bienes, obras, servicios generales y servicios de consultora
C.

Documentacin Respaldatoria: Convocatoria. DBC autorizado para su entrega. Planos, diagramas, formularios u otros documentos que sean necesarios para la presentacin de propuestas y que no pudieran ser incluidos en el DBC. Autorizacin del rgano Rector, cuando el DBC publicado tenga modificaciones autorizadas por este. Aprobacin del DBC elaborado, cuando no exista modelo de DBC.

Resolucin de aprobacin del

A.

Plazo de registro: En el plazo mximo de dos (2) das hbiles computados a partir de la fecha de emisin de la Resolucin de Aprobacin del DBC.

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TIPO
Documento Base De Contratacin DBC
B. C.

PROCEDIMIENTO, CONDICIONES Y PARTICULARIDADES DE REGISTRO

Condiciones y particularidades: Esta informacin deber ser registrada para los procesos de contratacin bajo la modalidad de Licitacin Pblica. Documentacin Respaldatoria: Resolucin de Aprobacin del DBC. Enmiendas al DBC, si existieran, conteniendo nicamente los aspectos que hubiesen sufrido modificaciones respecto al documento inicialmente publicado.

A.

Plazo de registro: En el plazo mximo de dos (2) das hbiles computados a partir de la fecha de emisin de la Resolucin/Documento de Adjudicacin/Declaratoria de Desierta. Condiciones y particularidades: Esta informacin deber ser registrada para todos los procesos de contratacin mayores a Bs20.000.- (VEINTE MIL 00/100 BOLIVIANOS), efectuados mediante convocatoria pblica. En el caso de procesos adjudicados por tems, lotes, tramos o paquetes, la entidad deber registrar los tems, lotes, tramos o paquetes adjudicados y los declarados desiertos. En el caso de contrataciones de servicios discontinuos o cuando las cantidades de consumo sean variables, se debern estimar el monto total adjudicado en base al monto presupuestado para el proceso, mismo que ser actualizado una vez que se informe acerca de la recepcin definitiva con las cantidades efectivamente consumidas. Para la adquisicin de bienes, se deber detallar el listado de bienes adjudicados, identificando claramente las cantidades y precios unitarios. Cuando se proceda a la contratacin de consultores individuales de lnea con ms de veinte (20) proponentes, se podr registrar nicamente a aquellos adjudicados o finalistas, no siendo necesario el registro del total de proponentes.

B.

Adjudicacin / Declaratoria Desierta

C.

Documentacin Respaldatoria: Documento o Resolucin de Adjudicacin/Declaratoria Desierta. Orden de Compra, en casos de adquisicin de bienes de entrega inmediata (inciso cc) del Artculo N 5 del D.S. N 0181). Informe de evaluacin y recomendacin o documentacin anloga en caso de cotizaciones. Informe fundamentado del RPC/RPA, cuando se aparte del Informe de Evaluacin y Recomendacin.

A.

Plazo de registro: En el plazo mximo de cinco (5) das hbiles computados a partir de la fecha de suscripcin del contrato por la entidad y el adjudicado. En caso de suscripcin de mltiples contratos, el plazo se computar a partir de la fecha de suscripcin del ltimo contrato. En caso de emisin de orden de compra, el plazo ser computado a partir de la aceptacin por parte del adjudicado. Condiciones y particularidades: Esta informacin deber ser registrada para todos los procesos de contratacin mayores a Bs20.000.- (VEINTE MIL 00/100 BOLIVIANOS), efectuados mediante convocatoria pblica. En el caso de contrataciones de servicios discontinuos o cuando las cantidades de consumo sean variables, se debern estimar el monto total del contrato en base al monto presupuestado para el proceso, mismo que ser actualizado una vez que se informe acerca de la recepcin definitiva con las cantidades efectivamente consumidas.

Informacin del Contrato u orden de compra

B.

C.

Documentacin Respaldatoria:

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TIPO

PROCEDIMIENTO, CONDICIONES Y PARTICULARIDADES DE REGISTRO

Contrato u orden de compra

A.

Plazo de registro: Cuatrimestralmente a partir de la fecha de suscripcin del contrato. Cada informe deber ser publicado en el plazo mximo de diez (10) das hbiles computables a partir del cuatrimestre concluido. En caso de contratos cuya vigencia fuese menor a los cuatro (4) meses, no ser necesaria la publicacin del informe peridico de avance, informndose nicamente la recepcin definitiva. Condiciones y particularidades: Esta informacin deber ser registrada para los contratos producto de procesos de contratacin mayores a Bs20.000.- (VEINTE MIL 00/1 00 BOLIVIANOS). Los informes peridicos de avance debern ser registrados para los contratos de bienes con entregas parciales, obras, supervisin tcnica y servicios de consultora para estudios a diseo final. El informe de avance deber incluir informacin sobre el destino de los bienes, estado de la ejecucin de la obra o avance de las consultoras.

B.

Informes peridicos de avance

C.

Documentacin Respaldatoria: Acta o informe de recepcin parcial para bienes. Informes de avance, informes de supervisin tcnica y fotografas en el caso de obras. Informes de avance de la consultora. La entidad podr adjuntar cualquier otra documentacin que considere pertinente para hacer pblico el estado actual de la ejecucin del contrato.

A.

Recepcin Definitiva/ Disconformidad

Plazo de registro: En el plazo mximo de cinco (5) das hbiles, computables a partir de la fecha de emisin del acta de conformidad, acta de recepcin definitiva o la aceptacin al informe final de consultora. En caso de suscripcin de mltiples contratos, se efectuar un registro individual por cada contrato. En caso de que se emita informe de disconformidad y no se proceda a la Recepcin Definitiva, el plazo se computar a partir de la aprobacin de dicho informe. Condiciones y particularidades: Esta informacin deber ser registrada para todos los procesos de contratacin mayores a Bs20.000.- (VEINTE MIL 00/100 BOLIVIANOS). Documentacin Respaldatoria: Acta o informe de recepcin definitiva. Informe de disconformidad, cuando corresponda.

B.

C.

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6.2

Informacin circunstancial

Esta informacin debe ser registrada de acuerdo con los acontecimientos que se susciten en el proceso de contratacin1: TIPO
A. B.

PROCEDIMIENTO, CONDICIONES Y PARTICULARIDADES DE REGISTRO

Plazo de registro: Antes de la fecha y hora inicialmente fijadas para la presentacin de propuestas. Condiciones y particularidades: Esta informacin deber ser registrada para todos los procesos de contratacin bajo la modalidad de Licitacin Pblica y aquellos cuya normativa establezca la posibilidad de efectuar ampliacin del plazo de presentacin de propuestas. El plazo ampliado se computar a partir de su publicacin en el SICOES, debiendo la entidad actualizar el cronograma de actividades del proceso.

Ampliacin de fecha de Presentacin de Propuestas

C.

Documentacin Respaldatoria: Resolucin/Nota/Otro Documento que autorice la ampliacin. Aviso de Ampliacin (opcional).

A. B.

Plazo de registro: En el plazo mximo de cinco (5) das hbiles computados a partir de la fecha de emisin de la Resolucin/documento de suspensin. Condiciones y particularidades: Esta informacin deber ser registrada para todos los procesos de contratacin mayores a Bs20.000.- (VEINTE MIL 00/100 BOLIVIANOS), efectuados mediante convocatoria pblica. Documentacin Respaldatoria: Resolucin/documento de suspensin.

Suspensin
C.

A. B.

Plazo de registro: Antes de la fecha fijada para la reanudacin del proceso. Condiciones y particularidades: Esta informacin deber ser registrada para todos los procesos de contratacin mayores a Bs20.000.- (VEINTE MIL 00/100 BOLIVIANOS), efectuados mediante convocatoria pblica. Los plazos para la reanudacin se computarn a partir de la fecha de publicacin en el SICOES, debiendo efectuarse la reprogramacin del cronograma de ejecucin.

Reanudacin

C.

Documentacin Respaldatoria: Resolucin/documento de reanudacin. Aviso de reanudacin (opcional).

A.

Plazo de registro: En el plazo mximo de cinco (5) das hbiles computados a partir de la fecha de emisin de la Resolucin/documento de anulacin. Condiciones y particularidades: Esta informacin deber ser registrada para todos los procesos de contratacin mayores a Bs20.000.- (VEINTE MIL 00/100 BOLIVIANOS),

Anulacin

B.

1 La informacin circunstancial debe ser registrada obligatoriamente de acuerdo con los eventos que tengan lugar en el proceso de contratacin. No debe entenderse como informacin opcional.

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TIPO

PROCEDIMIENTO, CONDICIONES Y PARTICULARIDADES DE REGISTRO

efectuados mediante convocatoria pblica. La anulacin deber publicarse en caso de incumplimiento o inobservancia a la normativa de contrataciones vigente o cuando se presente error en el DBC publicado. La entidad deber actualizar el cronograma de ejecucin del proceso. Si el proceso se anula desde la convocatoria, la reprogramacin de plazos se efectuar cuando se realice la nueva publicacin. Las anulaciones parciales debern publicarse especificando las causales de anulacin de cada tem, lote, tramo o paquete anulado.

C.

Documentacin Respaldatoria: Resolucin/documento de anulacin (total o parcial).

A. B.

Plazo de registro: En el plazo mximo de cinco (5) das hbiles computados a partir de la fecha de emisin de la Resolucin/documento de Cancelacin. Condiciones y particularidades: Esta informacin deber ser registrada para todos los procesos de contratacin mayores a Bs20.000.- (VEINTE MIL 00/100 BOLIVIANOS), efectuados mediante convocatoria pblica. Las cancelaciones parciales debern publicarse especificando las causales de cancelacin de cada tem, lote, tramo o paquete cancelado.

Cancelacin
C.

Documentacin Respaldatoria: Resolucin/documento de cancelacin (total o parcial).

A. B.

Plazo de registro: Mnimo un (1) da hbil antes de la fecha fijada para la Aclaracin de Propuestas. Condiciones y particularidades: Esta informacin deber ser registrada para todos los procesos de contratacin mayores a Bs20.000.- (VEINTE MIL 00/100 BOLIVIANOS), efectuados mediante convocatoria pblica Esta informacin deber ser publicada cuando se requiera la aclaracin sobre el contenido de una o ms propuestas. La convocatoria a dicho acto debe efectuarse a todos los proponentes.

Convocatoria para aclaracin de propuestas

C.

Documentacin Respaldatoria: Convocatoria a aclaracin de propuestas.

A.

Plazo de registro: Dentro del plazo de cinco (5) das hbiles computados a partir de la fecha del desistimiento del proponente o del vencimiento del plazo otorgado para la presentacin de documentos, segn corresponda. Condiciones y particularidades: Esta informacin deber ser registrada para todos los procesos de contratacin mayores a Bs20.000.- (VEINTE MIL 00/100 BOLIVIANOS). Se debern registrar las causas del desistimiento/incumplimiento para la suscripcin del contrato y si las mismas fueron aceptadas o no por la entidad contratante. Si producto del desistimiento/incumplimiento se hubiera procedido a la adjudicacin de la siguiente propuesta, se deber registrar los datos de la nueva adjudicacin o en su defecto de la declaratoria desierta. En caso de que en forma posterior al registro, se inicien acciones judiciales o administrativas, en contra del registro efectuado por la entidad convocante, estas no sern causal suficiente para dejar sin efecto el

Desistimiento de suscribir contrato o incumplimiento en la presentacin de documentos para la suscripcin del contrato

B.

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TIPO

PROCEDIMIENTO, CONDICIONES Y PARTICULARIDADES DE REGISTRO

registro efectuado, siendo de entera responsabilidad de la entidad el responder por el mismo. C. Documentacin Respaldatoria: Carta o nota de desistimiento remitida por el proponente a la entidad contratante en la que se exponen las causales para el desistimiento o incumplimiento en la presentacin de documentos (en caso de que el proponente hubiese presentado dicha documentacin). Resolucin o documento de adjudicacin a la siguiente propuesta o declaratoria desierta (segn corresponda)

A.

Plazo de registro: Recursos Interpuestos: En el plazo mximo de dos (2) das hbiles computables a partir de la fecha de interposicin del recurso administrativo de impugnacin. Resolucin del Recurso: En el plazo mximo de dos (2) das hbiles computables a partir de la fecha de emisin de la Resolucin que resuelve el recurso administrativo de impugnacin.

Recursos Administrativos Interpuestos y Resueltos

B.

Condiciones y particularidades: Esta informacin deber ser registrada para los procesos de contratacin bajo la modalidad de Licitacin Pblica y Apoyo Nacional a la Produccin y Empleo para montos mayores a Bs200.000.- (DOSCIENTOS MIL 00/100 BOLIVIANOS). Los proponentes que interpongan Recursos Administrativos de Impugnacin, podrn remitir al SICOES para su difusin, una copia del mismo con sello de recepcin de la entidad.

C.

Documentacin Respaldatoria: Recurso de impugnacin. Resolucin que resuelve el recurso administrativo de impugnacin.

A.

Plazo de registro: En el plazo mximo de cinco (5) das hbiles computados a partir de la fecha de suscripcin del contrato modificatorio/adenda por la entidad y el contratista. Condiciones y particularidades: Esta informacin deber ser registrada para los contratos producto de procesos de contratacin mayores a Bs20.000.- (VEINTE MIL 00/100 BOLIVIANOS), siempre y cuando existan modificaciones al monto y plazo del contrato. En caso de que las modificaciones al contrato no afecten el plazo ni el monto del contrato, no es necesaria su publicacin.

B.

Modificaciones al Plazo y Monto del Contrato

C.

Documentacin Respaldatoria: Contrato modificatorio.

A.

Plazo de registro: En el plazo mximo de cinco (5) das hbiles computados a partir de la fecha Resolucin de contrato. Condiciones y particularidades: Esta informacin deber ser registrada para los contratos producto de procesos de contratacin mayores a Bs20.000.- (VEINTE MIL 00/100 BOLIVIANOS). La informacin deber ser registrada consignando los causales de

Resolucin de Contratos

B.

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TIPO

PROCEDIMIENTO, CONDICIONES Y PARTICULARIDADES DE REGISTRO

resolucin, el causante de la resolucin (a quin es atribuible la resolucin), la fecha de resolucin y dems informacin relevante. Cuando la resolucin de contrato sea parcial, la entidad deber registrar la recepcin definitiva de los bienes o servicios entregados a conformidad del contratante. Se deber informar la causal de Resolucin de Contrato, respaldando la misma. En caso de que en forma posterior al registro, se inicien acciones judiciales o administrativas, en contra del registro efectuado por la entidad contratante, estas no sern causal suficiente para dejar sin efecto el registro efectuado, siendo de entera responsabilidad de la entidad el responder por el mismo.

C.

Documentacin Respaldatoria: Carta/documento de resolucin de contrato. Otra documentacin que la entidad considere pertinente.

A. B.

Plazo de registro: En el plazo mximo de cinco (5) das hbiles computados a partir de la fecha de suscripcin del contrato de cesin o subrogacin. Condiciones y particularidades: Esta informacin deber ser registrada para los contratos producto de procesos de contratacin mayores a Bs20.000.- (VEINTE MIL 00/100 BOLIVIANOS). La informacin deber ser registrada consignando los causales para la cesin o subrogacin, informacin de la empresa que asume el contrato y dems informacin relevante.

Cesin o subrogacin de contratos

C.

Documentacin Respaldatoria: Contrato de cesin o subrogacin. Autorizacin de la MAE.

A.

Plazo de registro: En el plazo mximo de cinco (5) das hbiles computados a partir de la fecha de suscripcin de contrato por la entidad y el adjudicado Condiciones y particularidades: Esta informacin deber ser registrada para procesos de contratacin mayores a Bs20.000.- (VEINTE MIL 00/100 BOLIVIANOS) que no requieran efectuarse a travs de convocatoria pblica segn la normativa que los rige. Tambin en el caso de contrataciones bajo normas del financiador u otras normas especficas que no requieran convocatoria pero que se efecten por invitaciones directas.

Contrataciones por Excepcin, Emergencias, Contrataciones Directas u otras modalidades que no requieran publicacin de convocatoria

B.

C.

Documentacin Respaldatoria: Resolucin Administrativa de Adjudicacin (si corresponde). Contrato.

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6.3

Otra informacin no relativa a procesos de contratacin

Esta informacin no corresponde a procesos de contratacin. Para este efecto se han definido los siguientes procedimientos para la remisin de informacin: TIPO
A. B.

PROCEDIMIENTO, CONDICIONES Y PARTICULARIDADES DE REGISTRO

Plazo de registro: Antes de la fecha establecida para la publicacin de la convocatoria Condiciones y particularidades: C. Para el subsistema de Disposicin de Bienes la entidad pblica deber registrar las convocatorias de Remate, Arrendamiento y Permuta. Se debern publicar las segundas y siguientes convocatorias de Remates declarados desiertos.

Convocatorias para el subsistema de Disposicin de Bienes

Documentacin Respaldatoria: Convocatoria. Condiciones del Remate, Arrendamiento o Permuta. Opcionalmente otros documentos que la entidad considere pertinentes.

A. B.

Plazo de registro: Antes de la fecha establecida para la publicacin de la convocatoria para requerimiento de personal. Condiciones y particularidades: La publicacin en el SICOES se constituye en un medio alternativo de publicacin para estas convocatorias, sin embargo, no sustituye los requisitos establecidos en la Norma Bsica de Administracin de Personal. Documentacin Respaldatoria: Convocatoria. POAI. Opcionalmente otros documentos que la entidad considere pertinentes.

Convocatorias para Requerimiento de Personal

C.

FORMULARIOS, PLAZOS Y CONDICIONES PARA EL REGISTRO DOCUMENTAL

El registro de informacin documental deber efectuarse completando y enviando los Formularios SICOES (impresos) diseados para tal efecto, dentro de los plazos definidos en el punto anterior (procedimientos, plazos y condiciones para el registro en lnea), salvo lo siguiente: Convocatorias para inicio de proceso de contratacin, que debern ser remitidas al SICOES dos (2) das hbiles antes de la fecha establecida para su publicacin. Ampliacin de plazo de presentacin de propuestas, que deber ser remitida al SICOES un (1) da hbil antes de la fecha establecida inicialmente para la presentacin de propuestas. Convocatoria para aclaracin de propuestas, que deber ser remitida al SICOES un (1) da hbil antes de la fecha establecida para su publicacin. Reanudacin, que deber ser remitida al SICOES un (1) da hbil antes de la fecha establecida para la reanudacin del proceso.

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El envo de los Formularios SICOES deber considerar los mismos procedimientos, condiciones y documentacin de respaldo definidas en el punto anterior (procedimientos, plazos y condiciones para el registro en lnea). La documentacin de respaldo sealada en el punto 6 deber ser remitida en fotocopia simple o medio magntico. Los Documentos Base de Contratacin o aquellos documentos que superen las veinte (20) hojas debern remitirse obligatoriamente en medio magntico (CD o similar). Los Formularios SICOES a ser utilizados por las entidades que no tengan acceso a internet son los siguientes: Informacin del proceso de contratacin FORMULARIO
Formulario PAC Formulario 100 Formulario 110 Formulario 120 Formulario 130 Formulario 140 Formulario 150 Formulario 160 Formulario 170 Formulario 180 Formulario 200 Formulario 230 Formulario 240 Formulario 250 Formulario 280

INFORMACIN
Programa Anual de Contrataciones Inicio de Proceso de contratacin de bienes, obras, servicios generales y servicios de consultora Ampliacin de Fecha de Presentacin de Propuestas Resolucin de aprobacin del Documento Base de Contratacin y enmiendas Suspensin de proceso de contratacin Reanudacin de Proceso de Contratacin Suspendido Anulacin de Proceso de Contratacin Cancelacin de Proceso de Contratacin Convocatoria para aclaracin de propuestas Desistimiento de suscribir contrato o incumplimiento en la presentacin de documentos Adjudicacin / Declaratoria Desierta Informacin del Contrato/Orden de Compra Informes peridicos de avance Informacin de Modificaciones al Plazo o Monto del Contrato Cesin o subrogacin de contratos

TIPO DE INFORMACIN
Obligatoria Obligatoria Circunstancial Obligatoria Circunstancial Circunstancial Circunstancial Circunstancial Circunstancial Circunstancial Obligatoria Obligatoria Obligatoria Circunstancial Circunstancial

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FORMULARIO
Formulario 300 Formulario 350 Formulario 400 Formulario 500 Formulario 600

INFORMACIN
Recursos Administrativos Interpuestos Resultados de los Recursos Administrativos Interpuestos Contrataciones por Excepcin, Emergencias, Contrataciones Directas u otras modalidades que no requieran publicacin de convocatoria Recepcin Definitiva/Disconformidad Resolucin de Contratos

TIPO DE INFORMACIN
Circunstancial Circunstancial Circunstancial Obligatoria Circunstancial

Otra informacin no relativa a procesos de contratacin FORMULARIO

Formulario DB-RP

INFORMACIN
Convocatorias de Remate, Arrendamiento, Permuta y Requerimientos de Personal

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