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Consejos Para Presentar Licitaciones (tips for submitting a winning proposal)

Consejos Para Presentar Licitaciones (tips for submitting a winning proposal)

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Published by German Urdaneta H
Una compilacion de breves reflexiones orientadas a mejorar la presentación de licitaciones.
Una compilacion de breves reflexiones orientadas a mejorar la presentación de licitaciones.

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ALGUNAS CONSIDERACIONES ÚTILESPARA LA PREPARACIÓN DE PROPUESTAS.Breve compilación de pensamientos escritos en el tiempo
Ing. Germán Urdaneta HDecano Ingeniería CivilUniversidad La Gran Colombia
Una serie de píldoras breves
Una propuesta, lejos del concepto popular, no es un presupuesto acompañado de algunos documentos.Es todo lo contrario, se trata de presentar muchos documentos, adjuntando un presupuesto que debe co-rresponder al deseo expreso del cliente... y al rango que me permite ofrecer la competencia.Se presentan algunos consejos para mejorar las opciones que tenemos al proponer.
Su propuesta debe desarrollarse con un enfoque sistemático, para poder gerenciar eficientemen-te el proyecto
La redacción de una propuesta es un proceso, Y como tal, puede ser ya sea desorganizado y caótico opor el contrario puede ser ordenado y sistemático.La redacción de una propuesta es una empresa demoniacamente compleja. Es nece-sario expresar como se soluciona la necesidad del cliente mientras que se debe de-mostrar que tal solución supera de manera significativa los planteamientos de la com-petencia. Y de una vez se debe esforzar por no aparecer indebidamente arrogante!Cuando se dá respuesta a las exigencias de un pliego de condiciones, es necesarioenfrentarse a una cantidad agobiadora de requisitos por cumplir, algunos definidos cla-ramente pero en otras ocasiones enredados entre una maraña de frases, en casi todala extensión del pliego.En otras ocasiones, se limita la extensión de su presentación ,ya sea en cantidad de páginas o de pala-bras. Y casi siempre el tema reviste una gran complejidad técnica. O al menos eso creemos.Y añádale la angustiosa reducción en la disponibilidad de tiempo que se asigna a la reparación de la pro-puesta, y que yo mismo me preocupo de acortar.Ciertamente, al adopción de un proceso sistemático y ordenado en la preparación, le permitirá incremen-tar sus oportunidades de evitar perder la propuesta.
La Propuesta debe estar centrada en el cliente..... nó en Usted.
Un severo problema que se encara hoy en día en el tema de la redacción de las propuestas, es que seescribe para "uno mismo". Con frecuencia se escribe "nos parece muy apropiado" ó "es nuestra experien-cia particular" , "consideramos que se debe hacer..." y otras expresiones similares que solamente reflejanla interpretación personal y que de un modo u otro pretenden imponer nuestro punto de vista. Nunca senos ocurre escribir frases tales como "La evidencia del mercado es...", "Según interpretamos susolicitud...", "Para cumplir con su exigencia....". No nos hemos dado cuenta de que esta es una de lasprincipales razones del fracaso en la correcta transmisión del pensamiento.Si se nos ocurre una "excelente solución" para el problema del cliente, debemos exponérsela al clientemismo, para validar su pensamiento o para hacer los ajustes que nos pueda sugerir. Nunca le presente-mos nuestra ideas brillantes "en frío"
 
Si nuestro cliente nos considera débiles en un área determinada, no se lo discutimos. Simplemente, le de-mostramos que somos fuertes.Si al cliente le encanta ver muchas tablas, cuadros y gráficas, pues démosle muchas tablas, cuadros ygráficas, y muchas menos palabras.Si al estudiar el pliego de condiciones descubrimos que aparentemente el cliente no tiene claridad acercade sus necesidades, de todas maneras le debemos ofrecer lo que quiere, ya es muy tarde para tratar decambiar su punto de vista al respecto.Definitivamente, una propuesta no se escribe respecto a nosotros. Es acerca del cliente. Y no debe haber más discusión, o mejor no le propongamos. Talvez este es el mejor punto de partida en el esfuerzo deevitar la eliminación en el concurso.
La propuesta debe construirse específicamente para el cliente y el proyecto objetivo.
Esto es apenas de sentido común. Solamente piense en su reacción ante una carta circu-lar que se inicie así : "... Querido señor(a) ..." . No es cierto que se va derecho al cesto dela basura? Ciertamente el cliente debe pensar lo mismo acerca de las propuestas formula-rio. Y esto sin considerar el riesgo de cometer errores al fusilar los términos de un docu-mento modelo. Lo mismo sucede con la técnica del "cut-and-paste" que puso en boga lacultura del procesador de palabra. Y cuídese de usar hojas de vida y relaciones de expe-riencia tomadas directamente del archivo.Al cliente no le gustará sentirse tratado como un objeto, foco de una acometida comercial.Al encontrar tratamientos automatizados, se irritará necesariamente, pues no se considera un contestador automático o una grabadora. Y la reacción será poner la propuesta a un ladito. Y eso si no se consideraofendido por el tratamiento.Esto, no es por cierto un inicio auspicioso en la búsqueda de trabajo, no creen?
La propuesta debe ser muy fácil de leer... y de seguir.
Si ud ha incluido información valiosa, especifica y convincente en su propuesta, debe presentarla d eunamanera fácil de leer. De otro modo, no la leerán y se perderá el efecto que se perseguía al incluir la infor-mación. No arruine una buena propuesta llena de beneficios para el cliente simplemente por el apresura-miento, usando las mismas frases de cajón y el tono que se ha convertido en un grave cliché dentro de sucultura de redacción.Y lo peor sería llenar la propuesta con una terminología "tecnicistica " con palabras raras y acrónimos in-comprensibles.La legibilidad de sus propuestas se logra usando frases y párrafos cortos , usando el tiempo activo como"hagamos esto" en vez del pasivo como sería "se debe hacer esto". Use palabras simples , como "habi-tación" , en vez de otras mas impresionantes tal como "aposento".También significa usar medios gráficos que realmente comuniquen los conceptos. Significa usar un for-mato, o estilo, amigableObviamente, este es otro factor critico en la presentación de una propuesta.
Recuerde que una propuesta se pierde cuando lo eliminan y no puede participar.De resto, se la ganan. Y este evento es el mas frecuente, ya que en cada concur-so hay un solo ganador, que supera a todos los demas, que no ganan.
 
Quienes pueden licitar en Colombia?
Tienen capacidad de ofrecer sus productos, bienes o servicios a más de tres mil entidades que en repre-sentación del Estado Colombiano deben utilizar esta sistema para comprar, todas las empresas o perso-nas legalmente inscritas en el Registro Único de Proponentes, de nivel nacional. También pueden hacerlolas empresas extranjeras de cualquier parte del mundo siempre que cumplan con los requisitos exigidos alas nacionales y adicionalmente tengan en el país un agente legalmente representativo de sus activida-des.
Que son las adendas?
Las entidades que abren licitaciones están en la obligación, algunas veces y en la posibilidad otras, dehacer variaciones a las condiciones inicialmente fijadas en los pliegos de condiciones de una licitación ylo hacen mediante un adendo (
addendum
en latín) que debe ser públicamente conocido y oficialmenteenviado a quienes hayan adquirido los pliegos y por lo tanto estén participando en el proceso Dicho aden-do pasa a ser parte integral del pliego del proceso y lo que se determina en él es obligación para las par-tes. Puede ser la simple variación de las fechas o inclusive cambios serios de los bienes a adquirir o delas condiciones para hacerlo. En plural, se usa la corrupción el término latino
addenda
diciendo adenda(nunca se debe decir adendo, pues esto es un barbarismo gramatical)
Que es capacidad de contratación?
Como consecuencia de la presentación de los datos en el Registro Único de Proponentes, de obligatoriocumplimiento para poder participar en las licitaciones con el Estado, y que son de responsabilidad decada empresa, se obtiene una auto calificación K que determina, en salarios mínimos mensuales legalesvigentes (SMMLV) , la capacidad de contratación hasta la cual puede comprometerse un proponente enel proceso de ofrecimiento de bienes y servicios con una entidad estatal. Esa misma capacidad de contra-tación, que puede ser residual en los casos en que una misma empresa adquiere más de un compromisocon otras tantas entidades, debe ser obligatoriamente tenida en cuenta por dichos entes oficiales que de-berán sancionar a quienes los incumplan. La violación a normas del Registro es causal de graves sancio-nes pecuniarias y de suspensión de actividades para las empresas afectadas. A poartir de Junio 2009, sehará precalificación con el tema
Como informarse sobre licitaciones en colombia?
La forma más sencilla de hacerlo es consultando elportal de contratación (www.contratos.gov.co ) Así mismo, se hacen publicaciones en la prensa nacional (principalmente EL TIEMPO) Aunque puedan existir varias formas de informarse en forma parcial de las licitaciones que permanente están abiertas en Colom-bia también se puede suscribir al semanario Licitaciones al Día, basado en Bogota, que dá derecho auna versión digital, También se encuentran enwww.losconstructores.comSon más de sesenta licitacio-nes semanales nuevas aproximadamente y si bien algunas de ellas pueden conocerse aisladamente serequiere una gestión distinta para cada una mientras que en los portales están todas, debidamente clasifi-cadas, a disposición de los visitantes. El boletín de Licitaciones que publica mensualmente la cámara decomercio se refiere a intenciones de licitar y nó corresponde a convocatorias reales.
Que es una propuesta plural ( consorcio o unión temporal)?
Es la opción plural de participación en la cual cuando dos o más personas presentan una propuesta con- junta en busca de una adjudicación y el contrato correspondiente. Se diferencian en cuanto al alcance dela responsabilidad jurídica y tributaria de lso asociados. No es en sí una persona jurídica.En el consorcio la responsabilidad jurídica y tributaria es solidaria para todas y cada una de las obligacio-nes derivadas de la propuesta y del contrato. Las actuaciones, hechos u omisiones que se presentenafectarán a todos los miembros que lo conformen.Para las concesiones existe la promesa de sociedad futura, que es asimilable en su naturaleza al consor-cio.

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