No Dokumen

Dibuat

Diperiksa
MR

Disahkan
TM

PROSEDUR MUTU
LAYANAN SIRKULASI 1. Tujuan Prosedur ini bertujuan

PDR-PST.PL.01 Tanggal Terbit 1 Mei 2009

Miyarso Dwi Ajie, S.Sos

Revisi : 00

Hal : 1 dari 8

untuk

menjelaskan

proses

sirkulasi

koleksi,

dimana

didalamnya tercakup proses peminjaman, pengembalian dan perpanjangan waktu peminjaman koleksi di titik layanan sirkulasi. 2. Ruang Lingkup Prosedur ini mencakup proses peminjaman koleksi,pengembalian koleksi, serta perpanjangan waktu peminjaman koleksi. 3. Definisi 3.1. Pustakawan: staf perpustakaan yang memiliki latar belakang pendidikan perpustakaan. 3.2. Pemustaka: Pengguna layanan perpustakaan. 3.3. Koleksi: media rekam informasi yang dapat diakses oleh pemustaka. 3.4. Peminjaman: adalah kegiatan pelayanan sirkulasi dimana sivitas akademika UPI yang telah terdaftar atau memenuhi persyaratan tertentu diperbolehkan membawa koleksi tertentu milik perpustakaan pusat UPI, keluar dari lokasi perpustakaan UPI, sesuai dengan peraturan yang berlaku. 3.5. Pengembalian: adalah kegiatan pelayanan sirkulasi dimana sivitas akademika UPI yang telah/sedang meminjam koleksi milik Perpustakaan UPI mengembalikannya melalui loket, sesuai dengan peraturan yang berlaku. 3.6. Perpanjangan waktu koleksi: adalah kegiatan pelayanan sirkulasi dimana sivitas akademika mengembalikan koleksi milik Perpustakaan UPI, lalu meminjamnya kembali. 4. Ketentuan Umum 4.1. Hanya civitas akademika UPI berhak dilayani di pelayanan sirkulasi 4.2. Pemustaka yang hendak melakukan peminjaman koleksi wajib membawa Kartu Tanda Mahasiswa milik sendiri 4.3. Koleksi yang bisa dipinjamkan hanyalah koleksi milik titik layanan sirkulasi. 4.4. Lama peminjaman maksimal dua minggu, jumlah peminjaman maksimal 5 eksemplar 5. Isi prosedur 5.1. Peminjaman Koleksi Pemustaka 5.1.1. Mengambil koleksi dari rak sirkulasi PROSEDUR MUTU PERPUSTAKAAN

Page 1

NO DOKUMEN

PROSEDUR MUTU

PDR-PST.PL.01 TANGGAL TERBIT 1 Mei 2009

LAYANAN PEMINJAMAN Atau; 5.1.3. Meminjam melalui MPS Petugas Sirkulasi

Revisi : 00

Hal : 2 dari 8

5.1.2. Menyerahkan koleksi pada petugas di Loket peminjaman

5.1.4. Menerima koleksi dan meminta KTM milik mahasiswa 5.2. Memeriksa Kelengkapan Koleksi Petugas Sirkulasi 5.2.1. Memeriksa kelengkapan koleksi yang akan dipinjam 5.2.2. Jika tidak lengkap petugas akan memisahkan koleksi tersebut untuk dilengkapi selanjutnya (transaksi gagal) Pemustaka 5.2.3. Bila atribut koleksi tidak lengkap, pemustaka mencari koleksi lainnya untuk dipinjam. 5.3. Input data pada Open Biblio Pemustaka 5.3.1. Menginput data pemustaka dan data transaksi yang dilakukan 5.3.2. Membubuhkan tanggal pengembalian pada koleksi yang dipinjam. 5.3.3. Menyerahkan koleksi yang telah selesai diproses kepada pemustaka 5.4. Peminjaman melalui MPS Pemustaka 5.4.1. Menyentuh menu BORROW pada monitor MPS. 5.4.2. Pastikan pada koleksi yang akan dipinjam terpasang stiker lambang Perpustakaan UPI. 5.4.3. Masukkan KTM pada tempatnya, seperti yang digambarkan pada monitor MPS 5.4.4. Simpan seluruh koleksi yang akan dipinjam pada pad. 5.4.5. Pastikan Nama, NIM dan koleksi yang dipinjam tertera pada monitor MPS 5.4.6. Sentuh menu PRINT RECEIPT, ambil KTM dan koleksi yang telah dipinjam 5.4.7. Perlihatkan receipt pada petugas check point. 5.5. Pengembalian koleksi yang sudah selesai dipinjam Pemustaka 5.5.1. Menyerahkan koleksi yang sudah selesai dipinjam ke loket transaksi 5.5.2. Mengganti koleksi tidak lengkap atau rusak 5.5.3. Membayar sanksi pendidikan disiplin pemustaka bila terlambat mengembalikan Petugas Sirkulasi

PROSEDUR MUTU PERPUSTAKAAN

Page 7

NO DOKUMEN

PROSEDUR MUTU

PDR-PST.PL.01 TANGGAL TERBIT 1 Mei 2009

LAYANAN PEMINJAMAN mahasiswa

Revisi : 00

Hal : 3 dari 8

5.5.4. Menerima koleksi yang akan dikembalikan dan menanyakan KTM milik 5.5.5. Mengecek kelengkapan koleksi yang dikembalikan 5.5.6. Bila koleksi tidak lengkap, meminta pemustaka untuk mengganti koleksi sesuai ketentuan 5.5.7. Bila koleksi lengkap, cek keterlambatan. 5.5.8. Bila koleksi terlambat, meminta pemustaka untuk membayar sanksi pendidikan disiplin pemustaka, lalu menghapus data peminjaman. 5.5.9. Bila koleksi tepat waktu pengembalian, maka data peminjaman langsung dihapuskan. 5.6. Memperpanjang masa peminjaman Pemustaka 5.6.1. Menyerahkan koleksi yang sudah selesai dipinjam ke loket transaksi 5.6.2. Mengganti koleksi tidak lengkap atau rusak 5.6.3. Membayar sanksi pendidikan disiplin pemustaka bila terlambat mengembalikan Petugas Sirkulasi 5.6.4. Menerima koleksi yang akan dikembalikan dan menanyakan KTM milik mahasiswa 5.6.5. Mengecek kelengkapan koleksi yang dikembalikan 5.6.6. Bila koleksi tidak lengkap, meminta pemustaka untuk mengganti koleksi sesuai ketentuan 5.6.7. Bila koleksi lengkap, cek keterlambatan. 5.6.8. Bila koleksi terlambat, meminta pemustaka untuk membayar sanksi pendidikan disiplin pemustaka, lalu mengentri data perpanjangan koleksi. 5.6.9. Bila koleksi tepat waktu pengembalian, maka koleksi bias langsung diperpanjang dengan mengentri data perpanjangan koleksi 6. Kondisi khusus 6.1 Bila peminjam terlambat mengembalikan koleksi yang dipinjam, maka akan dikenakan sanksi pendidikan disiplin pemustaka, yang sesuai dengan jumlah yang sudah ditentukan. 6.2 Bagi peminjam yang menghilangkan koleksi yang dipinjamnya, diwajibkan untuk mengganti dengan koleksi yang sama, atau jika tidak memungkinkan diperkenankan untuk mengganti koleksi tersebut dengan koleksi yang memiliki subyek yang sama (terbitan terbaru).

PROSEDUR MUTU PERPUSTAKAAN

Page 7

NO DOKUMEN

PROSEDUR MUTU

PDR-PST.PL.01 TANGGAL TERBIT 1 Mei 2009

LAYANAN PEMINJAMAN perpustakaan tanpa membawa KTM,

Revisi : 00

Hal : 4 dari 8

6.3 Dengan alasan tertentu, Pemustaka diperbolehkan mengembalikan koleksi dengan kondisi peminjaman tidak terlambat, dan tidak berlaku untuk perpanjangan masa peminjaman koleksi. 6.4 Transaksi apapun di sirkulasi tidak dapat dilakukan bila mahasiswa tidak mempunyai KTM atau KTM belum ter update tahun terbaru 6.5 Bila mahasiswa tidak mempunyai KTM atau KTM belum ter- update tahun terbaru, maka transaksi tidak dapat dilakukan. 6.6Bila kartu mahasiswa tidak ter-detect oleh mesin MPS, maka perlu dibuatkan barcode baru untuk ditempelkan pada KTM mahasiswa tersebut. 6.7Sehubungan dengan belum semua koleksi terpasang RFID, maka koleksi yang bisa dipinjam pada MPS hanyalah koleksi yang memiliki stiker lambang Perpustakaan UPI. 7. Rekaman mutu yang digunakan 7.1. CM-PL.II/01/02-02 Date slip 7.2. Laman pencarian anggota 7.3. Laman peminjaman/perpanjangan 7.4. Laman pengembalian 7.5. Laman pembayaran denda 8. Dokumen terkait 8.1. Koleksi Perpustakaan 8.2. Database Pemustaka 9. Flowchart

PROSEDUR MUTU PERPUSTAKAAN

Page 7

NO DOKUMEN

PROSEDUR MUTU

PDR-PST.PL.01 TANGGAL TERBIT 1 Mei 2009

LAYANAN PEMINJAMAN

Revisi : 00

Hal : 5 dari 8

PELAKSANA

ALUR KERJA

DOKUMEN

PROSEDUR MUTU PERPUSTAKAAN

Page 7

NO DOKUMEN

PROSEDUR MUTU

PDR-PST.PL.01 TANGGAL TERBIT 1 Mei 2009

LAYANAN PEMINJAMAN MULAI

Mengambil buku dari rak Menyerahkan Menyerahkan koleksi koleksi yang yang akan akan dipinjam dipinjam ke ke petugas petugas loket loket Periksa Periksa kelengkapan kelengkapan Koleksi Koleksi
Y Lengkap Lengkap ? ?

Revisi : 00

Hal : 6 dari 8

Koleksi perpustakaan

CM-PL.II/01/02-02

(Date slip)
Meminjam Meminjam lewat lewat layanan layanan mandiri mandiri (MPS) (MPS)
T

CM-PL.II/01/02/03/04-01 (Database Pemustaka)

Menginput Menginput data data pemustaka pemustaka dan dan koleksi koleksi yang yang akan akan di di pinjam pinjam

Koleksi Koleksi dipisahkan dipisahkan untuk untuk dilengkapi dilengkapi

Membubuhkan Membubuhkan cap cap tanggal tanggal peminjaman peminjaman & & tanggal tanggal kembali kembali

Transaksi Transaksi Gagal Gagal

Menyerahkan Menyerahkan Koleksi Koleksi yang yang dipinjam dipinjam kepada kepada Pemustaka Pemustaka

SELESAI SELESAI

Mengembalikan Mengembalikan koleksi koleksi Mengembalikan Mengembalikan koleksi koleksi yang yang sudah sudah dipinjam dipinjam

memperpanjang memperpanjang masa masa pinjaman pinjaman

Periksa Periksa kelengkapan kelengkapan Koleksi Koleksi

B
Y Lengkap Lengkap ? ? T

Mengecek Mengecek status status

1
Mengganti Mengganti koleksi koleksi sesuai sesuai ketentuan ketentuan

SELESAI SELESAI
PELAKSANA ALUR KERJA DOKUMEN

PROSEDUR MUTU PERPUSTAKAAN

Page 7

NO DOKUMEN

PROSEDUR MUTU

PDR-PST.PL.01 TANGGAL TERBIT 1 Mei 2009

LAYANAN PEMINJAMAN

Revisi : 00

Hal : 7 dari 8

1
Y T Cek Cek Keterlambat Keterlambat an an

Koleksi perpustakaan

CM-PL.II/01/02-02

(Date slip)

Membayar Membayar sanksi sanksi pendidikan pendidikan pemustaka pemustaka Menghapus Menghapus data data peminjaman peminjaman
CM-PL.II/01/02/03/04-01 (Database Pemustaka)

SELESAI SELESAI

Menyentuh Menyentuh menu menu borrow borrow pada pada layar layar monitor monitor Masukkan Masukkan KTM KTM sesuai sesuai dengan dengan gambar gambar pada pada layar layar monitor monitor

Letakkan Letakkan buku buku pada pada pad/lempengan pad/lempengan MPS MPS

Sentuh Sentuh menu menu print print receipt receipt Ambil Ambil receipt receipt peminjman peminjman

SELESAI SELESAI

PELAKSANA

ALUR KERJA

DOKUMEN

PROSEDUR MUTU PERPUSTAKAAN

Page 7

NO DOKUMEN

PROSEDUR MUTU

PDR-PST.PL.01 TANGGAL TERBIT 1 Mei 2009

LAYANAN PEMINJAMAN

Revisi : 00

Hal : 8 dari 8

B
Mengecek Mengecek kelengkapan kelengkapan koleksi koleksi

Koleksi perpustakaan

CM-PL.II/01/02-02

(Date slip)

Mengecek Mengecek kesesuaian kesesuaian data data peminjaman peminjaman dengan dengan data data pemustaka pemustaka
CM-PL.II/01/02/03/04-01 (Database Pemustaka)

Membubuhkan Membubuhkan cap cap tanggal tanggal pengembalian pengembalian yang yang telah telah diperbaharui diperbaharui

Menyerahkan Menyerahkan koleksi koleksi kepada kepada pemustaka pemustaka

SELESAI SELESAI

PROSEDUR MUTU PERPUSTAKAAN

Page 7