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42900 2009
IRAM-SECTUR 42900
Primera edicin
2009-03-30
IRAM 2009-03-30 No est permitida la reproduccin de ninguna de las partes de esta publicacin por cualquier medio, incluyendo fotocopiado y microfilmacin, sin permiso escrito del IRAM.
Prefacio
El Instituto Argentino de Normalizacin y Certificacin (IRAM) es una asociacin civil sin fines de lucro cuyas finalidades especficas, en su carcter de Organismo Argentino de Normalizacin, son establecer normas tcnicas, sin limitaciones en los mbitos que abarquen, adems de propender al conocimiento y la aplicacin de la normalizacin como base de la calidad, promoviendo las actividades de certificacin de productos y de sistemas de la calidad en las empresas para brindar seguridad al consumidor. IRAM es el representante de la Argentina en la International Organization for Standardization (ISO), en la Comisin Panamericana de Normas Tcnicas (COPANT) y en la Asociacin MERCOSUR de Normalizacin (AMN). Esta norma IRAM es el fruto del consenso tcnico entre los diversos sectores involucrados, los que a travs de sus representantes han intervenido en los Organismos de Estudio de Normas correspondientes.
Esta norma fue elaborada en conjunto con la Secretara de Turismo de la Nacin (SECTUR) en virtud del convenio existente entre ambas entidades.
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0 INTRODUCCIN............................................................................................... 5 1 OBJETO Y CAMPO DE APLICACIN .............................................................. 5 2 DOCUMENTOS NORMATIVOS PARA CONSULTA ........................................ 5 3 TRMINOS Y DEFINICIONES.......................................................................... 5 4 PLANIFICACIN ............................................................................................... 6 5 GESTIN DE LOS RECURSOS HUMANOS.................................................... 8 6 GESTIN DEL SERVICIO ................................................................................ 9 7 RESPONSABILIDAD SOCIAL Y AMBIENTAL................................................ 11 8 MEJORA.......................................................................................................... 11 Anexo A (Informativo) Clasificacin de eventos segn su objetivo ................... 13 Anexo B (Informativo) Reglamentaciones ......................................................... 14 Anexo C (Informativo) Acciones de responsabilidad social ............................... 15 Anexo D (Informativo) Aspectos a considerar en la contratacin de proveedores ........................................................................................ 16 Anexo E (Informativo) Aspectos a considerar en la seguridad del evento ........ 17 Anexo F (Informativo) Bibliografa ..................................................................... 18 Anexo G (Informativo) Integrantes de los organismos de estudio ..................... 19
3 TRMINOS Y DEFINICIONES
Para los fines de la presente norma se aplican los trminos y definiciones siguientes: 3.1 etapas de la organizacin de eventos:
Evento: apertura. Produccin: confirmacin del servicio. Preevento: ejecucin de las tareas de produccin. Posevento: cierre. 3.2 evento. Encuentro organizado profesionalmente en pos de un objetivo convocante.
3.3 ejercicio profesional. Actividad realizada de manera habitual, demostrando presencia en el mercado y acreditando operaciones continuas durante los ltimos tres aos. 3.4 organizador de eventos o prestador. Persona fsica o jurdica que, administrando recursos propios o de terceros, se encarga de disear, planificar, organizar, implementar y supervisar aspectos de un evento de manera profesional. 3.5 validez de la oferta. Es el tiempo durante el cual se mantienen las condiciones de precios y servicios ofrecidos en la propuesta.
NOTA 1. El trmino direccin se utiliza en esta norma como sinnimo de organizacin. NOTA 2. Para el propsito de esta norma, son aplicables los trminos y definiciones dados en la IRAM-SO 9000.
aspectos de las normas que sean de aplicacin al prestador; organigrama de interrelacin de funciones, que determina jerarquas, autoridad, responsabilidades y la descripcin de cada puesto de trabajo; procedimientos requeridos por esta norma; registros que demuestren que todas las actividades descriptas en esta norma y en los procedimientos son realizadas; descripcin de procesos; programas requeridos. Este documento debe ser difundido entre todo el personal. La direccin debe revisar el documento anualmente. 4.1.2 Responsabilidad de la direccin
4 PLANIFICACIN
4.1 Documentacin La direccin debe: establecer los lineamientos para la implementacin de un sistema de gestin de la calidad, asumir un compromiso y definir la poltica, los objetivos y los planes de accin; documentar el sistema y revisarlo anualmente para verificar su eficacia. Esta norma incorpora como requisito, el compromiso social del prestador a travs de la direccin.
NOTA. La documentacin puede estar en cualquier formato o tipo.
4.1.2.1 Compromiso de la direccin La direccin debe asumir la responsabilidad del servicio ofrecido para asegurar que se cumplan los procesos de la prestacin del servicio y los objetivos de la calidad en forma sustentable. 4.1.2.2 Evidencia de compromiso La direccin debe evidenciar su compromiso para el desarrollo y la mejora del sistema de gestin de la calidad, para lo cual debe: identificar, disponer y cumplir las normativas vigentes de la jurisdiccin donde se encuentre registrado el prestador. Las mismas deben estar a disposicin de todo el personal; informar a todos los involucrados en la prestacin del servicio de la importancia de satisfacer tanto las necesidades del cliente como los requisitos legales y reglamentarios que sean de aplicacin al prestador; establecer una poltica que contemple los aspectos de la calidad de los servicios que asegure la sostenibilidad;
4.1.1 Manual de la calidad La direccin debe establecer y mantener un manual de gestin de la calidad, el cual debe expresar: poltica y objetivos de la calidad definidos y actualizados;
definir objetivos de la calidad de los servicios coherentes con la poltica; proveer de los recursos necesarios para la aplicacin de dicha poltica y el logro de los objetivos propuestos; realizar anualmente las revisiones del sistema de gestin de la calidad; aprobar la documentacin antes de su distribucin. 4.1.2.3 Responsable del sistema de gestin la calidad La direccin debe designar a una persona que asuma la responsabilidad y asegure el cumplimiento del sistema de la calidad. Esta persona es responsable por: asegurar que el sistema de gestin est implantado de acuerdo con lo requerido en esta norma; obtener la informacin y comunicar a la direccin sobre el funcionamiento del sistema de gestin, incluyendo las necesidades y oportunidades de mejora; facilitar la accesibilidad a la documentacin e informacin disponible derivada del sistema de gestin; apoyar e instruir al personal en la formalizacin de indicadores, procedimientos y registros de la calidad; nombrar una persona que acte a modo de suplente como responsable de la calidad en servicios, en caso de su ausencia; establecer reuniones peridicas con el personal que desempea diferentes funciones para el tratamiento de temas operativos que afectan al sistema de gestin y la calidad de los servicios incluyendo la resolucin de discrepancias en los puestos de trabajo. Las conclusiones de cada reunin deben registrarse.
NOTA. La direccin puede ejercer la funcin del responsable del sistema de gestin de la calidad.
4.1.3 Control de la documentacin La direccin debe disponer de un mtodo de control de la documentacin que asegure la disponibilidad de documentos aprobados y actualizados. Los documentos que han perdido vigencia o han sido superados, deben identificarse fehacientemente, indicando su estado para evitar confusiones con la versin vigente. La direccin debe asegurar que los documentos del sistema estn aprobados antes de ponerlos en vigencia. Debe evidenciar la aprobacin de manera fidedigna. La direccin debe determinar la disposicin de los documentos complementarios e histricos referente al sistema de gestin durante el perodo que se determine.
NOTA. Son ejemplos de documentos: Manual de la calidad, procedimientos y registros
4.1.4 Control de los registros La direccin debe establecer un mtodo para el control de los registros que determine su identificacin, proteccin y conservacin para evitar su prdida o deterioro y definir las responsabilidades de emisin, custodia y tiempos de retencin. Los registros deben permanecer legibles, fcilmente identificables y recuperables. 4.2 Planificacin del sistema de gestin 4.2.1 Poltica de la calidad La direccin debe definir la poltica de la calidad de los servicios y establecer los objetivos coherentes con la misma. Esta poltica debe ser compatible con el inters de todas las partes interesadas. La poltica y los objetivos deben estar documentados, difundidos y comprendidos por todos los integrantes de la organizacin, incluidos los externos o temporales.
4.2.2 Objetivos La direccin debe fijar objetivos medibles y coherentes con la poltica de la calidad definida, respondiendo a sus necesidades, situados en un horizonte temporal. Los objetivos deben ser comunicados, comprendidos e implementados. Se debe mantener el registro de los resultados de los objetivos. 4.2.3 Planes La direccin debe identificar y planificar las acciones y recursos que permitan alcanzar los objetivos establecidos. Las acciones y sus resultados deben documentarse relacionando objetivos y tiempos de ejecucin. 4.2.4 Revisin del sistema de la calidad El sistema de la calidad debe ser revisado por la direccin anualmente, para asegurar su correcto funcionamiento y eficacia. La direccin debe analizar el funcionamiento del sistema a travs de los desvos detectados y las oportunidades de mejora identificadas, teniendo como fuentes de informacin: resultados de las auditoras internas y externas; resultados de la medicin de la satisfaccin del cliente; quejas y sugerencias realizadas por los clientes; quejas y sugerencias realizadas por los proveedores; resultados de los objetivos de la calidad; funcionamiento de los procesos de prestacin del servicio; situacin de las acciones correctivas y preventivas; plan de formacin del personal; anteriores revisiones del sistema por la direccin;
cambios internos o externos que pudieran afectar al sistema de gestin. Debe registrarse el resultado de la revisin por parte de la direccin. 4.2.5 Documentacin del sistema de la calidad La direccin debe establecer y mantener actualizado el sistema de gestin que debe expresar actividades, controles y responsabilidades, considerando la poltica y objetivos ya definidos e indicados en esta norma. 4.3 Identificacin de procesos de la prestacin La direccin debe identificar los procesos principales y de soporte de la prestacin y medirlos a efectos de conocer su desempeo.
establecer los procedimientos e instructivos necesarios para cada uno de los puestos de trabajo, tal que aseguren que las tareas se realizan de modo uniforme y adecuadas a los requerimientos del cliente y a esta norma; definir reglas de cortesa y trato con el cliente para el conjunto del personal y para cada puesto especfico de trabajo. 5.3 Seleccin e incorporacin del personal La direccin debe: definir un proceso de seleccin para la incorporacin de nuevo personal, que asegure la adecuacin a los perfiles requeridos para el puesto de trabajo; brindar informacin introductoria al nuevo personal, incluidos los eventuales, donde se transmita la poltica, los objetivos de gestin y los procesos operativos del puesto de trabajo. Esta accin debe ser registrada. 5.4 Formacin La direccin debe proporcionar la capacitacin necesaria y continua para que el personal mantenga un adecuado nivel de la calidad en la prestacin de los servicios y asegurar acciones formativas que deben cubrir las temticas siguientes: gestin de la calidad; buenas prcticas ambientales; prevencin de riesgos laborales; prevencin de crisis y riesgos. 5.5 Comunicacin interna La direccin debe: definir y asegurar un sistema de comunicacin interno que d a conocer los requisitos relativos a los productos y servicios que tengan incidencia en la calidad del servicio prestado;
comunicar a todos los integrantes el resultado del servicio y el grado de satisfaccin del cliente; establecer los medios para que el personal comunique sus comentarios y sugerencias acerca del servicio y de la organizacin en general.
6.1.3 Presentacin de la propuesta La direccin debe: presentar la propuesta al cliente en forma clara y concreta; asegurar que la propuesta presentada al cliente incluya: detalle de los servicios y/o prestaciones ofertadas;
propuesta econmica; validez de la oferta; condiciones de contratacin. 6.1.4 Acuerdo de prestacin La direccin debe asegurar que en el acuerdo de prestacin se establezcan: condiciones de contratacin; listado de productos y servicios; obligaciones de las partes; previsin para adicionales. El acuerdo de prestacin constituye un registro. 6.1.5 Produccin La direccin debe: realizar reuniones de organizacin; efectuar acciones de comercializacin y mercadeo; planificar la logstica de montaje y desmontaje; preparar los materiales; la identificacin de los proveedores crticos para la prestacin; contratar y supervisar a los proveedores; instruir a los recursos humanos; cumplir con los requisitos reglamentarios vigentes. 6.1.6 Preevento La direccin debe: ejecutar y supervisar las tareas de montaje;
controlar el ingreso de proveedores y materiales; realizar la revisin y control final antes del comienzo del evento. 6.1.7 Evento La direccin debe verificar el cumplimiento de la planificacin en los tiempos previamente establecidos. 6.1.8 Posevento La direccin debe: implementar el desarme planificado; entregar y devolver los materiales; efectuar la evaluacin de proveedores; evaluar el grado de satisfaccin del cliente; realizar el cierre final del evento. 6.2 Procesos de apoyo 6.2.1 Compras y contratacin de proveedores La direccin debe disponer de un mtodo documentado para compras y contratacin de proveedores, que asegure contar con informacin actualizada de proveedores. 6.2.1.1 Evaluacin de proveedores La direccin debe: establecer los criterios para la seleccin, la evaluacin y reevaluacin; evaluar y seleccionar proveedores en funcin de su capacidad para suministrar productos o servicios de acuerdo a sus requisitos; mantener los registros de los resultados de las evaluaciones y de cualquier accin necesaria que derive de las mismas.
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6.2.1.2 Alcance de la compra y la contratacin La informacin de las compras y de contratacin debe describir los bienes y servicios que incluyan, cuando sea apropiado, los requisitos: para la aprobacin de los mismos; de procedimientos que fijen pautas para las compras y niveles de autorizacin. 6.2.1.3 Verificacin de la compra y la contratacin La direccin debe establecer e implementar un mtodo para la supervisin y verificacin que asegure que el producto comprado o contratado, cumple con los requisitos de compra especificados.
8 MEJORA
8.1 Medicin 8.1.1 Generalidades La direccin debe: definir, medir y realizar el seguimiento de los indicadores de los procesos de la prestacin del servicio; medir y realizar el seguimiento de las caractersticas del producto o servicio para verificar que se cumplan los requisitos del mismo; definir e implementar un sistema de medicin documentado de la satisfaccin del cliente; medir el nivel de cumplimiento de los objetivos de la calidad definidos. Los resultados de estas mediciones son registros y deben considerarse en la revisin por la direccin. 8.1.2 Auditoras internas La direccin debe: realizar auditoras internas peridicas, para determinar si el sistema de gestin es conforme con los requisitos de esta norma. Los informes de dichas auditoras se consideran un registro; definir un procedimiento para la realizacin de las auditoras internas. 8.1.3 Quejas y sugerencias La direccin debe: implementar un sistema para el tratamiento y respuesta de quejas o reclamos de los clientes que establezca los medios y soportes que faciliten al cliente su presentacin; implementar un sistema para el tratamiento de las sugerencias.
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8.2 Mejora continua 8.2.1 Generalidades La direccin debe establecer un sistema para identificar, analizar y definir acciones que aseguren la mejora continua. Este sistema debe tener en cuenta, las fuentes de informacin siguientes: quejas, reclamos y sugerencias de los clientes; no conformidades internas detectadas; indicadores que haya determinado el establecimiento; resultados de mediciones de la satisfaccin del cliente; resultados de auditoras externas e internas.
8.2.2 Acciones correctivas La direccin debe establecer acciones correctivas ante no conformidades y desvos relacionados con requisitos y analizar sus causas, documentando: el desvo o no conformidad; el responsable de establecer acciones correctivas; el responsable de implementar acciones correctivas; el resultado de la implementacin de las mismas.
NOTA. Se recomienda establecer acciones preventivas ante no conformidades y desvos potenciales relacionados con requisitos.
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Anexo A
(Informativo)
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Anexo B
(Informativo)
Reglamentaciones
Requisitos legales de seguridad, higiene, impositivos y todos aquellos exigidos por las diferentes jurisdicciones en donde se desarrolle el evento. Personas jurdicas: acreditacin de personera (estatuto o instrumento que corresponda); acreditacin de inscripciones impositivas nacionales (administracin federal de ingresos pblicos) y provinciales (rentas); certificado del banco central de la Republica Argentina de calificacin de riesgo. La acreditacin del cumplimiento de todo otro requisito que surja para demostrar que es apto para operar en el comercio. Personas fsicas: copia de la inscripcin impositiva (por ejemplo: monotributo); copia del ltimo pago de inscripcin simplificada de rentas (si corresponde); certificado del banco central de la Republica Argentina de calificacin de riesgo.
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Anexo C
(Informativo)
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Anexo D
(Informativo)
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Anexo E
(Informativo)
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Anexo F
(Informativo)
Bibliografa
En el estudio de esta norma se han tenido en cuenta los antecedentes siguientes: IRAM - INSTITUTO ARGENTINO DE NORMALIZACIN Y CERTIFICACIN IRAM-ISO 9001:2000 - Sistemas de gestin de la calidad. Requisitos. IRAM-SECTUR 42200:2008 - Hotelera. Sistema de gestin de la calidad, la seguridad y el ambiente. Requisitos. ISO INTERNATIONAL ORGANIZATION FOR STANDARDIZATION ISO 18513:2003 - Tourism services. Hotels and other types of tourism accommodation. Terminology.
ICTE - INSTITUTO PARA LA CALIDAD TURSTICA ESPAOLA Normas de calidad. Eventos especiales. Ref- unificacin. Mayo 2001. INEN - INSTITUTO ECUATORIANO DE NORMALIZACIN NTE-INEN 2 448:2007 Coordinador de Eventos. Requisitos de Competencia Laboral.
Otras publicaciones:
IAPCOs Membership Programme Congress Checklist - events 2006. Arceo, Jos Luis, Las Relaciones Pblicas en Espaa, McGraw Hill Madrid, 2004, p.217-225. Maure Agero, G. Definiciones y tendencias del turismo de eventos" en Contribuciones a la Economa, N 82, julio 2007. Expo Zaragoza 2008 - Organizacin de eventos sostenibles.
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Anexo G
(Informativo)
Tambin asistieron Integrante Lic. Lic. Sr. Sra. Sr. Lic. Sr. Sr. Dr. Alejandro AGULLA Marcelo BARBERO Julio BARCHUK Anglica BENITEZ Rodrigo BISBAL Mara Amanda BISCARO Jos CANTALEANO Juan Cruz CARREGA Gonzalo CASANOVA Representa a: SUBSECRETARA DE TURISMO DE SANTA CRUZ GRUPO TRANSATLNTICA DIRECCIN DE TURISMO OBERA AGUAS GRANDES AZUL PAMPA FORO DE PROFESIONALES DE TURISMO CUENCA DEL PLATA HOTEL CASA REAL SECRETARA DE TURISMO DE LA NACIN
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Integrante Sr. Sr. Sra. Miguel CHESANI Ivn CORNEJO Jorgelina DUHART
Representa a: LA ARIPUCA LEVENT S.R.L. SECRETARA DE TURISMO DE LA PROVINCIA DE JUJUY BUREAU DE CONVENCIONES Y CONGRESOS SALTA ESTANCIA LAS MERCEDES ASOCIACIN DE ORGANIZADORES DE FIESTAS, REUNIONES EMPRESARIALES Y PROVEEDORES DE LA REPBLICA ARGENTINA ENTE DE TURISMO BUENOS AIRES EVENTOS PANORAMIC LOS VENCEJOS V y T LOS VENCEJOS V y T AZUL PAMPA UNIVERSIDAD DE LA MARINA MERCANTE ENTE DE TURISMO BUENOS AIRES CENTRO DE ESTUDIOS SOCIALES Y TECNOLGICOS HOTEL CASA REAL CULTURA- MISIONES ON LINE TODO DELTA LA ARIPUCA IRAM
Sra. Adriana Mnica FORTONI Sra. Cristina GRNDLER Cdra. Graciela MARCHESANO Lic. Sr. Sra. Sr. Sr. Lic. Sra. Lic. Sra. Sra. Sr. Sr. Lic. Claudia MARTINO Juan MAURI Yamila OSTENEROS Ramn PAREDES Gary PEKAREK Noem POLONSKI Stella Maris RIVAS Claudio RUFFINATTI Michele SAFAR Alicia SOSA Juan Carlos VAZQUEZ Otto WAIDELICH Mariela WAGNER
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Integrante Lic. Tca. Arq. Ing. Lic. Ing. Pablo WEIL Gladys WOITES Daniel BELTRAMI Alejandro FARINA Mara Soledad PEREIRA Cristian VAZQUEZ
Representa a: IT&C EVENT PLANNERS / ASOCIACIN ARGENTINA DE ORGANIZADORES Y PROVEEDORES DE EXPOSICIONES Y CONGRESOS. INVITADA ESPECIAL IRAM IRAM IRAM IRAM
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* Corresponde a la Clasificacin Nacional de Abastecimiento asignada por el Servicio Nacional de Catalogacin del Ministerio de Defensa.